CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES CON EL ESTADO

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Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria

CURSO:
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO

ALUMNA:
Abg. MELISSA LIZ MARTINEZ TARAZONA

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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO SEGUNDO EXAMEN

1.- Explique brevemente las Fases de la Contratacin Estatal que comprende los Actos Precontractuales y la Etapa Contractual

FASES DE LA CONTRATACIN ESTATAL: Son dos: Actos Precontractuales (los Actos Preparatorios y la Seleccin) Etapa Contractual (la Ejecucin Contractual)

1.- LOS ACTOS PRECONTRACTUALES:Estos comprenden: - Los Actos Preparatorios: Este consiste en el Plan Operativo Institucional, el Presupuesto Institucional, el Plan Anual de Contrataciones, el Expediente de Contratacin, laDesignacin de Comit Especial, la Elaboracin de Bases. - La Seleccin:En esta etapa se encuentra a: la Convocatoria, a las Consultas, las Observaciones, las Presentacin de Propuestas, la Evaluacin de Propuesta,la Adjudicacin de Buena Pro, las Impugnaciones, el Perfeccionamiento del Contrato.

1.1. Fase de Actos Preparatorios: La primera fase implica la formacin de la voluntad del Estado para contratar. Esta voluntad comprende diversas actividades que se inician con la definicin de necesidades que tiene una Entidad, es decir, con la determinacin de los bienes, servicios u obras que debe contratar en cada ejercicio presupuestal para cumplir con sus funciones y metas trazadas.Una vez programados los bienes, servicios u obras a contratar, stos deben ser incorporados a un instrumento de gestin de uso obligatorio, denominado Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.

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Debe tenerse en cuenta que los recursos que cada Entidad estime gastar en el ao deben tener correspondencia con el presupuesto que le ha sido asignado. Este instrumento de gestin debe publicarse en el Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, que es un sistema electrnico que contiene toda la informacin referida a las contrataciones del Estado, independiente de la aplicacin de regmenes especiales de contratacin. Todas las entidades estatales estn obligadas de publicar en dicho sistema todos los actos y acciones efectuadas durante las tres fases de la contratacin. En la determinacin de las necesidades de la Entidad, se deben precisar las caractersticas tcnicas mnimas o requisitos tcnicos mnimos que deben tener los bienes, servicios u obras que va a contratar, para asegurar la operatividad y uso destinado para su adquisicin. Muchas veces, la eficiencia en la compra radica justamente en un correcto detalle de los elementos o caractersticas mnimas de sus necesidades. Sobre este aspecto, Alejandro lvarez Pedroza seala:En principio las caractersticas tcnicas constituyen parte de las caractersticas fundamentales de los bienes o suministros a adquirir. Las caractersticas tcnicas deben incidir los objetivos, funciones y operatividad de los bienes, servicios u obras requeridos; sujetndose a criterios de razonabilidad, objetivos congruentes con el bien, servicio u obra requerido con su costo o precio. Est prohibido establecer caractersticas tcnicas desproporcionadas o incongruentes en relacin con el mercado y con el objeto de convocatoria. Determinada las necesidades de la Entidad, sta debe establecer el valor referencial, es decir, el costo de contratar los bienes, servicios u obras con terceros. Este valor debe ser real, actual y de mercado. Es obligatorio establecer un valor referencial en consideracin a que el Estado va a generar una erogacin de fondos pblicos. Sobre este aspecto, el artculo 12 de la Ley establece que la dependencia encargada de las Contrataciones es la que tiene como funcin determinar el valor referencial en base a indagaciones o estudios de mercado. Esta dependencia es la responsable de planificar los procesos de adquisicin y contratacin, por lo que le corresponde solicitar al rea de Presupuesto de cada Entidad, la asignacin presupuestal para cada contratacin que se realice.

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A continuacin debe designarse a los encargados de conducir un proceso de seleccin. Al respecto, el artculo 23 de la Ley establece que se debe designar a un rgano colegiado, denominado Comit Especial que debe conducir el proceso de seleccin. Este rgano colegiado cuenta con las caractersticas de autonoma, especialidad, solidaridad y responsabilidad, las que le permiten desarrollar un proceso de seleccin y tomar decisiones, sin injerencia de terceros; pero con sujecin a las normas aplicables. El Comit Especial debe establecer cules son las reglas del juego, reglas que estn insertas en un documento denominado Bases del Proceso de Seleccin. Este documento contiene los requisitos, reglas, derechos y obligaciones que les corresponden a los participantes en un proceso y al Estado en su papel de contratante. En las Bases se deben incluir dos aspectos importantes pero distintos: i) Los Requerimientos Tcnicos Mnimos, que son las caractersticas mnimas del objeto de contratacin, que obligatoriamente debe cumplir el postor; ii) Los Factores de Evaluacin a aplicarse, con la finalidad de seleccionar al mejor postor mediante la asignacin de puntajes. Sobre la distincin de estos aspectos, Mario Linares precisa:Mientras que las especificaciones tcnicas cumplen la funcin de asegurar que el postor ofrezca lo mnimo necesario que asegure la funcionalidad y operatividad de lo requerido, equiparndose por tanto los requisitos tcnicos mnimos a requisitos de admisibilidad de la propuesta; los factores de evaluacin tienen la funcin de asegurar la calidad de la propuesta, de esto ltimo se desprende la imposibilidad de que se tenga al mismo tiempo como factor de evaluacin a un requerimiento tcnico a menos que ste sea evaluado en torno a parmetros que superen el mnimo requerido. Adicionalmente, las Bases deben contener un mtodo objetivo de evaluacin y calificacin de propuestas tcnica y econmica, segn el cual se asignar los puntajes a cada uno de los ofertantes; para luego determinar al postor que sea adjudicado con la buena pro (postor ganador). En lo que respecta a los factores de evaluacin, la normativa establece que deben ser objetivos, razonables y congruentes con el objeto de contratacin, y sobretodo, deben sujetarse a los principios de libre competencia y trato justo e igualitario; a fin de no restringir la participacin de los postores y, permitir que todos compitan sometidos a las mismas reglas. En ese sentido, el artculo 31 de la Ley seala que: El mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas que ser establecido

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en el Reglamento, debe objetivamente permitir una seleccin de la calidad y tecnologa requeridas dentro de los plazos ms convenientes y al mejor valor total. El mtodo deber exigir la presentacin de los documentos estrictamente necesarios por parte de los postores.El Reglamento establecer los criterios, el sistema y los factores aplicables para cada tipo de bien, servicio un obra a adquirirse ocontratarse. De acuerdo a dicha norma, el Reglamento establece factores y criterios de evaluacin tcnicos a aplicarse para cada objeto de contratacin (bienes, servicios u obras), los cuales resultan obligatorios en algunos casos y facultativos en otros. Asimismo, establece el mtodo de calificacin de las propuestas econmicas, las frmulas y coeficientes a aplicarse para la determinacin del puntaje total.

1.2.Fase de Seleccin: Una vez que el Comit Especial cuenta con las Bases debidamente aprobadas debe realizar un proceso de seleccin para determinar al postor que va a contratar con la Entidad. Los Procesos de Seleccin Los procesos de seleccin estn regulados en la Ley y se definen en funcin del monto del valor referencial y del objeto de contratacin, (bienes, servicios y obras). Existen cuatro tipos de procesos de seleccin: -Licitacin Pblica -Concurso Pblico -Adjudicacin Directa (Pblica o Selectiva) -Adjudicacin de Menor Cuanta. De conformidad con el artculo 15 de la Ley, la Licitacin Pblica se convoca para la contratacin de obras, para la adquisicin de bienes y suministros. Asimismo, el artculo 16 de la Ley establece que el Concurso Pblico se convoca para la contratacin deservicios de toda naturaleza. Finalmente el artculo 17 de la Ley seala que las Adjudicaciones Directas (Pblicas o Selectivas) y las Adjudicaciones de Menor Cuanta se convocan para todo tipo de contratacin estatal.

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Trmite del Proceso de Seleccin

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El Comit Especial debe publicitar dicho proceso a travs de la convocatoria, a fin de que los potenciales proveedores tomen conocimiento del mismo y, si estn interesados participen segn las reglas establecidas en las bases. El acto de convocatoria se realiza a travs del SEACE. Con el acto de convocatoria del proceso e seleccin se inicia la segunda fase del complejo proceso de contratacin del Estado. Esta fase, denominada fase de seleccin, es entendida como la evidencia formal de la voluntad del Estado de contratar con terceros. En esta fase de seleccin, se manifiestan las voluntades de las partes que intervienen en una contratacin pblica, la Entidad convocando a proceso de seleccin y los participantes presentando sus propuestas tcnicas y econmicas en el plazo establecido en las bases. Cada uno de los postores que haya presentado sus ofertas tcnica y econmica se debe sujetar al mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas que establecen las bases. La aplicacin de dicha metodologa est a cargo del Comit Especial, en su calidad de rgano colegiado encargado de la conduccin del proceso de seleccin. Al respecto, el artculo 69 del Reglamento establece lo siguiente:La evaluacin de propuestas es integral, realizndose en dos etapas. La primera es la evaluacin tcnica. Cuya finalidad es calificar la calidad de la propuesta, y la segunda es la evaluacin econmica, cuyo objeto es calificar el monto de la propuesta. Las propuestas tcnicas y econmicas se evalan asignndoles puntajes de acuerdo a los factores y criterios de evaluacin y calificacin que se establezcan en las Bases del proceso. En ningn caso, y bajo responsabilidad del Comit Especial y del funcionarios que aprueba las Bases se establecern factores cuyos puntajes se asignen utilizando criterios subjetivos. Adicionalmente, el citado artculo establece las siguientes reglas: Se debe verificar que las ofertas cumplancon los requerimientos tcnicos mnimos establecidos en las bases a fin de admitir la propuesta tcnica. Se deben asignar puntajes a las ofertastcnicas de acuerdo a los factores de evaluacin establecidos, a fin de verificar si la oferta obtiene el puntaje tcnico mnimo para poder pasar al siguiente acto que es la evaluacin econmica. Las propuestas que no obtengan este puntaje tcnico mnimo sern descalificadas. En la evaluacin econmica se asigna elmximo puntaje al menor monto ofertado y al resto de ofertas econmicas se les asigna un puntaje resultado de la aplicacin de la frmula establecida en el artculo 69 del Reglamento.

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Conforme a lo antes sealado, una vez que se han evaluado las propuestas tcnica y econmica de los postores, debe establecerse cul va a ser el puntaje total. Para ello, se debe aplicar las reglas establecidas en el artculo 72 del Reglamento. Una vez determinado los puntajes totales, se establece cual es el orden de prelacin, a fin de saber quin sera el postor adjudicado con la Buena Pro y el orden de prelacin de los postores restantes. Este acto que debe publicarse a travs del SEACE, segn lo establecido en el artculo 135 del Reglamento. No obstante haberse adjudicado la Buena Pro, sta puede ser materia de impugnacin antes de que quede consentido dicho acto; segn lo establecido en el artculo 149 del Reglamento. En este caso, la Entidad debe suspender el proceso de seleccinhasta que el Tribunal emita pronunciamiento, momento en el que recin se determinara el consentimiento de la buena pro. Una vez que la Adjudicacin de la Buena Pro queda consentida, con o sin impugnacin, significa que ya se determin al postor ganador que va a contratar con la Entidad. Este procedimiento se sujeta a plazos y requisitos establecidos en el artculo 203 del Reglamento.

2.- La Etapa Contractual: 2.1. La Ejecucin Contractual: Es esta etapa contractual se ve lo que es la Ejecucin de Prestaciones, los Adicionales, las Reducciones, los Gastos Generales, las Penalidades, las Multas y las Moras, la Declaracin de Conformidad y la Liquidacin. Una vez que la Administracin pblica suscribe un contrato, las partes contratantes se sujetan a las reglas establecidas en dicho documento y en la Ley y su Reglamento. Estos actos corresponden a la tercera fase, denominada fase de ejecucin contractual. No obstante contar con un contrato, existen muchas figuras administrativas que se pueden aplicar en la fase de ejecucin contractual. Tambin puede haber controversias que se susciten entre las partes, las que deben sujetarse a la aplicacin de los mecanismos de solucin de controversias regulados en la Ley y su Reglamento, que son la Conciliacin y el Arbitraje. Esta fase culmina cuando el contrato se cumple, es decir, cuando las partes contratantes han cumplido el ntegro de sus obligaciones. Con este ltimo acto se han realizado todas las fases de una contratacin pblica.

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2.- En qu consiste el Plan Anual de Contratacin PAC? y Cules son sus finalidades y caractersticas?

El Plan Anual de Contratacin (PAC) El Plan Anual de Contrataciones es el documento de gestin donde se consigna la programacin de los procesos de seleccin, debe obedecer en forma estricta y exclusiva a la satisfaccin de las necesidades de la Entidad, las que a su vez provienen de todos los rganos y dependencias de aqulla, en atencin al cumplimientos de sus funciones y al logro de sus metas institucionales durante el ao fiscal. El Plan Anual de Contrataciones comprende todas las contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirn durante el ao fiscal, con independencia del rgimen que las regule o fuente de financiamiento; as como de los montos estimados y tipos de procesos de seleccin previstos. El Plan Anual de Contratacin de una Entidad es el programa detallado de todas las licitaciones, concursos y adjudicaciones directas que van a ejecutarse durante un ejercicio presupuestal en una determinada Entidad, pudiendo o no incluir a las adjudicaciones de menor cuanta. Su importancia radica en que permite prever y organizar una eficiente administracin de los recursos de la Entidad. Es el documento de gestin que contiene las contrataciones de bienes, servicios y obras previstas para el corto plazo (ao fiscal). Es el documento de gestin que contiene las contrataciones de bienes, servicios y obras previstas para el corto plazo (ao fiscal). El PAC como instrumento para la programacin, monitoreo y evaluacin de las contrataciones, repercute en los resultados de gestin.

Los montos estimados a ser ejecutados durante el ao fiscal correspondiente debern estar comprendidos en el presupuesto de la entidad pblica. Asimismo, para la elaboracin del PAC se establece un cuadro de necesidades donde las reas usuarias solicitan bienes, servicios u obras. Luego de aprobado el Presupuesto Inicial de Apertura (PIA), se aprueba el PAC que materializa la programacin de compras de bienes y servicios en el ao, registrando los tipos de procesos de seleccin con fecha estimada de convocatoria.

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El PAC como Instrumento de Gestin Logstica: *Sus Finalidades y Caractersticas:

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3.- En qu casos se puede modificar el Plan Anual de Contratacin?

Los montos estimados a ser ejecutados durante el ao fiscal correspondiente debern estar comprendidos en el presupuesto de la entidad pblica. Asimismo, para la elaboracin del PAC se establece un cuadro de necesidades donde las reas usuarias solicitan bienes, servicios u obras. Luego de aprobado el Presupuesto Inicial de Apertura (PIA), se aprueba el PAC que materializa la programacin de compras de bienes y servicios en el ao, registrando los tipos de procesos de seleccin con fecha estimada de convocatoria. Puede ser modificado en cualquier momento, de conformidad con la asignacin presupuestal o en caso de reprogramacin de metas institucionales: - Para incluir o excluir procesos de seleccin - El valor referencial difiera en ms del 25% del valor estimado y ello vare el tipo de proceso de seleccin.

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4.- En su opinin personal Cul es la finalidad del Expediente de Contratacin?

Es necesario saber: 1.- Qu es un Expediente de Contratacin?

2.- Por qu es necesario contar con un Expediente de Contratacin? Es necesario contar con la informacin tcnica, econmica y selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta idnea, con la calidad requerida o mejorada y a precio adecuado, lo cual se encontrar dentro del Expediente de Contratacin.

3.- Cul es la finalidad del Expediente de Contratacin? La finalidad del Expediente de Contratacin es reunir todas las actuaciones del proceso de contratacin, desde el requerimiento del rea usuaria hasta la culminacin del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras. El Expediente de Contratacin Debe estar bajo custodia del rgano Encargado de la Contratacin (OEC). El rea Usuaria es la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras a contratar, las que deben encontrarse descritas en las especificaciones tcnicas o trminos de referencia. Debe definir la finalidad pblica de la contratacin.

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5.- Diferencie Ud. los casos en que culmina (una vez elaborado el expediente de contratacin) un Contrato de Bienes y Servicios, y los Contratos de Ejecucin o Consultora?
Una vez aprobado el Expediente de Contratacin, se incorporarn a este todas las actuaciones que se realicen desde la designacin del Comit Especial hasta la culminacin del contrato. *Casos en que culminan: - En el caso de los Contratos de Bienes y Servicios, stos culminan con: o La Conformidad de Recepcin de la ltima Prestacin y o El Pago Correspondiente. - Tratndose de Contratos de Ejecucin o Consultora de Obras, ste culmina con: o La Liquidacin y o Pago Correspondiente.

6.- Indique Ud. la diferencia entre un Comit Especial (Ad Hoc) y el Comit Especial Permanente:

EL COMIT ESPECIAL

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*El Comit Especial esta conformado por:

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-Tres miembros: uno del rea usuaria y otro del OEC. Por lo menos 01 debe conocer tcnicamente el objeto de la contratacin. -La designacin debe cuidar que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente (efecto espejo). -Debe instalarse al da siguiente de la designacin, notificada junto con el Expediente de Contratacin. NOTA: En la conformacin del Comit Especial Permanente slo se exige que 01 sea representante del rgano Encargado de Contrataciones.

*Tipos de Comit Especial: o Comit Especial (Ad Hoc): -Se forma para cada proceso de seleccin. -Es el encargado de llevar adelante los procesos de seleccin que por su monto correspondan a una Licitacin Publica o Concurso Publico. -La Adjudicacin de Menor Cuanta deriva de un proceso de seleccin declarado desierto ser conducida por el mismo Comit Especial que llevo a cano el proceso desierto. o Comit Especial Permanente: - Se forma para varios procesos de seleccin. - Est designado para las Adjudicaciones Adjudicaciones Directas Selectivas. Directas Pblicas y

- Tratndose de Adjudicaciones de Menor Cuanta, estarn a cargo del rgano Encargado de Contrataciones de la Entidad (Logstica), sin perjuicio que el Titular de la Entidad pueda designar un Comit Especial Ad Hoc o Permanente para que conduzca las Menores Cuantas. NOTA: Cundo no es necesario conformar Comit Especial? Para procesos de Menor Cuanta y en las Contrataciones Exoneradas.

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7.- Quienes se encuentran impedidos de integrar un Comit Especial como parte de la Etapa Preparatoria?

Impedidos de Conformar el Comit Especial: El Titular de la Entidad. Todos los Funcionarios que tengan las atribuciones de Control o Fiscalizacin tales como regidores, consejeros regionales, directores de empresas, auditores, entre otros, salvo que el rgano de Control Institucional d ela Entidad sea el rea Usuaria. Los Funcionarios que por delegacin hayan aprobado el Expediente de Contratacin, designado el Comit Especial, aprobado las Bases, o tengan facultades para resolver el Recurso de Apelacin. Los Funcionarios que hayan sido sancionados pro su actuacin como integrantes de un Comit Especial. Al respecto, debe indicarse que el funcionario o servidor no podr ser designado en tanto su sancin se encuentre vigente. As por ejemplo, si solamente fue sancionado con una amonestacin, el impedimento culminar cuando reciba la amonestacin, luego podr ser designado como miembro del comit especial.