GESTION DE PRODUCCIN ACTIVIDAD No. 6 TRABAJO COLABORATIVO No.

MNICA GONZLEZ MOSQUERA C.C. 36.069.802 MIREYA URUEA BERRIO CODIGO: 37.546.924

DIRECTOR Ing. scar Mayorga Torres Director de Curso UNAD

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD PROGRAMA: INGENIERA INDUSTRIAL 2013

INTRODUCCION

Las actividades a desarrollar en este trabajo tienen como objetivo principal desarrollar habilidades y competencias de estudio en nuestra formacin acadmica. Tambin tiene como finalidad ms especfica empezar con las aplicaciones del conocimiento adquirido en el curso, pasando de la teora a la prctica y dejando ms claro los conceptos adquiridos en la Unidad 1 Otra finalidad del presente trabajo escrito, es contribuir a la adquisicin de conocimientos gracias a la interaccin con nuestros compaeros de trabajo, al anlisis crtico de los aportes y la eficiente consolidacin del producto exigido.

OBJETIVOS

Interactuar oportunamente para el desarrollo eficaz del producto. Llegar a la exitosa aplicacin de los conocimientos adquiridos en la primera Unidad didctica. Introducir los conocimientos adquiridos a las prcticas de plan de ventas y operaciones para cuando necesitemos calcular los objetivos cuantitativos a alcanzar. Apropiarnos y crear estrategias para lograr el control de las variables de la produccin.

1. MAPA CONCEPTUAL PLANEACIN DE VENTAS Y OPERACIONES (S&OP)

2. EJERCICIO PLANEACION DE VENTAS Y OPERACIONES (S&PO)

Desarrollar el siguiente ejercicio del tema de Planeacin de Ventas y Operaciones (S&OP). La compaa NJTP desea realizar su plan de produccin para los siguientes 6 meses y cuenta con la siguiente informacin:
MES Demanda (unidades) Das laborados 1 3000 2 4500 3 6000 4 4000 5 5000 6 7000

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La empresa cuenta con 50 empleados, los cuales trabajan 8 horas/da en tiempo normal y no se permite laborar ms del 20% en tiempo extra. El salario de los trabajadores es 8 $/hora en tiempo normal y 13 $/hora en tiempo extra. El costo de contratar y despedir un operario es de $600 y $1000 respectivamente. Cada unidad de producto necesita 5 horas para su produccin. Se puede subcontratar a un costo de 90 $/unidad y se tienen subcontratados 200 unidades en el mes 1, 300 en el mes 3 y 400 en el mes 5. La empresa posee 400 unidades de inventario en el mes 0 y desea terminar el mes 6 con 600 unidades. Los costos de mantener inventario son 36 $/unidad*ao. El nivel mnimo de inventario en los meses 1 a 5 debe ser de 200 unidades. Desarrolle el Plan de Ventas y Operaciones utilizando una estrategia de mano de obra nivelada. Nmero de empleados= 50 Horario= 8 horas/da Horas extras= 50% tiempo extra Salario= 8$/hora tiempo normal 13$/hora tiempo extra Costo de contratar= $600 Costo de despedir= $1000 Cada unidad de producto necesita 5 horas para su produccin Se puede subcontratar a un costo 90$/unidad Subcontratados: o Mes 1=200 o Mes 3=300 o Mes 5= 400 400 unidades de inventario inicial 600 unidades inventario final Costo de mantener inventario 36$/unidad*ao El nivel mnimo de inventario deben ser 200 unidades. Capacidad Produccin por da= 2und/da

 Desarrolle el Plan de Ventas y Operaciones utilizando una estrategia de persecucin de la demanda.

Ac buscamos satisfacer la demanda de cada mes sin tener en cuenta la mano de obra nivelada, sino ms bien alcanzar de forma exitosa la cantidad de unidades demandadas, para esto se contrata al personal necesario y trabajan todos directamente sin subcontratar, aunque al final con un pico en el costo resulta ms barato producir de esta manera para satisfacer una demanda conocida.

Las estrategias de ventas deben estar articuladas a la programacin logstica de la produccin y de esta forma conocer y si es del caso sacrificar algo de rentabilidad para estimular la salida de algn producto, para mover un inventario y rotar la mercanca, las estrategias de ventas deben estar bien dirigidas para no trastornar negativamente la gestin de produccin. En caso de ser necesario cambios, poder hacerlos sin que se salga de control la produccin, pero siempre buscando satisfacer la demanda a modo de buscar el crecimiento econmico de la empresa, el mercado y los trabajadores.

3. PLANEACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) DEFINICION EVOLUCION.

ERP-Planeacin de Recursos Empresariales Si consideramos al sistema ERP como un sistema de clase mundial que involucra las mejores prcticas con estndares de excelencia, y que la organizacin que adopte esta filosofa, podr como resultado obtener una reduccin significativa de costos, un aumento de la productividad, planificar y realizar la automatizacin de sus procesos, as como la integracin completa del negocio e incorporar las mejores prcticas mundiales de la industria. As, estos beneficios sern considerados vitales para la organizacin. El gran integrador es el cerebro, pero, en una empresa, tambin puede haber un integrador de informacin: un sistema capaz de ordenar todo el conjunto de reas que, al igual que los sistemas vitales del ser humano, la suma de su funcionamiento mantienen con vida a la empresa de la cual forman parte. Estos sistemas se denominan planeacin de recursos empresariales o Enterprise Resource Planning (ERP) y son de historia realmente reciente. La eleccin de un sistema ERP debe hacerse luego de un anlisis exhaustivo y detallado de la situacin actual de la empresa, la cual deber estar alineada a la estrategia de la organizacin, revisando la disponibilidad de recursos con experiencia, as como aspectos vinculados con liderazgo y conocimiento de la organizacin, madurez y credibilidad en los procesos existentes y el grado de confiabilidad de los datos. Entonces, implantar un ERP permite a cualquier organizacin una respuesta adecuada y que estara a la medida de sus necesidades. Consecuentemente, una solucin que permitir una integracin total entre sus diferentes mdulos y el

intercambio de datos entre ellos, con el fin de gestionar adecuadamente cada una de las reas de la empresa. Debemos reconocer que, aunque las soluciones que tiene cada empresa Implantada para la gestin de cada una de las reas de su negocio funcionen muy bien y sus posibilidades de crecimiento sean bastante aceptables, los entornos y su intercomunicacin son muy complicados. Una premisa indispensable en toda implantacin de sistemas ERP, es que la alta gerencia de la empresa debe brindar los requerimientos, medios y recursos necesarios al equipo de trabajo, para evitar las clsicas respuestas: No hay tiempo o No hay soporte por parte de la organizacin y el desfase entre lo que se desea del producto y lo que realmente se obtiene del mismo. El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa Los antecedentes de los ERP datan de la Segunda Guerra Mundial, cuando el gobierno estadounidense emple programas especializados que se ejecutaban en las enormes y complejas computadoras recin surgidas en el principio de la dcada de los aos 40 para controlar la logstica u organizacin de sus unidades en acciones blicas. Estas soluciones tecnolgicas, conocidas como los primeros sistemas para la planeacin de requerimiento de materiales (Material Requirements Planning Systems o MRP Systems), son el antecedente histrico ms remoto de los actuales ERP. Pero la historia no para all. Para el final de los aos 50, los sistemas MRP brincaron las trincheras del ejrcito para hallar cabida en los sectores productivos en especial de los Estados Unidos de Amrica. Las compaas que los adoptaron se dieron cuenta de que estos sistemas les permitan llevar un control de diversas actividades como control de inventario, facturacin, y pago y administracin de nmina. De manera paralela, la evolucin de las computadoras favoreci el crecimiento de estos sistemas en cuanto al nmero de empresas que optaban por ellos. Claro que esas computadoras eran muy rudimentarias pero contaban con la capacidad de almacenamiento y recuperacin de datos que facilitaban procesar transacciones, es decir, manejar informacin y canalizarla de manera apropiada a aquellas reas que, al integrarla, podan ejecutar acciones mucho ms rpidas. En las dcadas de los aos 60 y 70, los sistemas MRP evolucionaron para ayudar a las empresas a reducir los niveles de inventario de los materiales que usaban, esto porque, al planear sus requerimientos de insumos con base en lo que

realmente les demandaban, los costos se reducan, ya que se compraba slo lo necesario. Si hacemos una comparacin con la preparacin de un atleta, podemos decir que era como administrarle la dieta al competidor, evitando desperdiciar en la comida que no le hiciera falta. As, a principios de los aos 90, haba dos posiciones en el escenario de soluciones tecnolgicas para empresas: por un lado los MRP y por otro los MRP II. Pero el mundo haba cambiado y estas soluciones nacidas en los ambientes de manufactura ya eran insuficientes para un mercado donde haba organizaciones de todo tipo: de servicios, financieras, comerciales, entre otras, que tambin necesitaban una solucin para controlar sus procesos y, en consecuencia, ser ms competitivas. Haba surgido una nueva clase de competidores. Si nos referimos a nuestro atleta, ahora ya no slo se buscaba el entrenamiento para un deporte especfico, sino para todas las disciplinas. Otro factor que favoreci la creacin de opciones para satisfacer las nuevas necesidades fue, sin duda, el crecimiento de la industria del software o de programas para computadoras. Nacieron modernas aplicaciones empresariales y abarcaron reas de creacin reciente de la empresa. Si los MRP y los MRP II eran como los controladores de los brazos y piernas de un atleta, los ERP integraban no slo eso, sino todos los rganos y msculos del mismo, o mejor dicho de la empresa. As, se inici el control de reas como contabilidad, finanzas, administracin de rdenes de venta y logstica, entre otras, bajo un solo y transparente sistema de informacin. En este escenario surgen visionarios que no slo desarrollan, sino venden e implantan estas soluciones que, al ser tan exitosas, logran expandirse de manera rpida por el mundo empresarial. As, en la vida prctica, el ERP de Baan no slo implicaba una solucin tecnolgica, sino empresarial. Con una consistente metodologa de implantacin y con modelos probados y comprobados, Baan demostr el valor de un ERP al proporcionarles a sus clientes resultados claros y visibles en corto plazo. Cuando una empresa requiere de un ERP e inicia los ajustes para seleccionar uno en particular, debe aceptar que introducir un orden interno donde diversas reas se vern afectadas por el cambio. Sin embargo, los resultados se ven desde un principio. Por ejemplo, los cierres contables que llegan a hacerse hasta con un mes de retraso se generan de manera casi automtica al final del mes en curso. El acortamiento de estos ciclos trae consigo informacin muy valiosa que facilita tomar decisiones a favor, no slo de un rea, sino de toda la empresa. Otro beneficio se nota en la recuperacin de la inversin en corto tiempo ya que la organizacin se ha hecho eficiente y altamente productiva al tener su informacin al da y en orden. En consecuencia, sus procesos de produccin y

comercializacin se hacen ms eficientes, evitando o minimizando prdidas y aumentadas ganancias. Ahora, el reto es extender y complementar la eficiencia interna con otros sistemas capacitados para comunicarse y aprovechar la informacin generada por el ERP actual que abarquen todos los elementos que, en el fondo, determinan el rumbo de las actividades empresariales, entre los principales estn: la cadena de suministro, la satisfaccin y comportamiento del cliente, as como la toma de decisiones ejecutivas. Al igual que en una competencia deportiva, donde el desempeo del atleta se mide en el campo de accin es da a da donde la tecnologa demuestra su utilidad. El mejor ejemplo de los beneficios que generan estas soluciones tecnolgicas son las mltiples empresas, lderes en diversos sectores, que han comprobado la importancia de contar con sistemas empresariales. Beneficios e impactos Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementacin de un ERP, as como los impactos que este tendr en la organizacin. Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la mayora de los ERP tienen en comn varios beneficios: Aqu algunos de los beneficios que podran adquirirse al implementar cualquiera de ellos: Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales Integracin entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia Incrementa el retorno de inversin Fuente de Infraestructura abierta Integracin de la informacin financiera. - El CEO (Chief Executive Officer) siempre busca tener informacin financiera vers, en su bsqueda financiera se puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus propios nmeros financieros, finanzas tiene su propio juego de nmeros, el rea de ventas tiene otra versin y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus nmeros propios referente a cuanto estn contribuyendo para la empresa. Con la implementacin de los ERP todos tendrn solo una versin de los nmeros, con esto no habr vuelta de hojas, todo estar unificado.

Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes - Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercanca. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicacin entre los sistemas. Con los ERP esto ser ms fcil. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin Compaas manufactureras los sistemas de ERP vienen con los mtodos estndares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricacin. Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informtico, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta principal. Minimiza el inventario - Los ERPs agilizan el flujo del proceso industrial ms fcilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos, ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Claro est que para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, sera necesario implementar un sistema que administre dicha, sin embargo los ERPs ayuda en gran parte. Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos) Especialmente en compaas con mltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple mtodo unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de eso. Para arreglar estos problemas, las compaas a menudo pierden de vista el hecho de que los sistemas o paquetes ERP no son ms que unas representaciones genricas de las formas tpicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la mayora de los paquetes son exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus caractersticas que lo hacen nico. La mayora de los sistemas de ERP fueron diseados para ser usados para las compaas industriales discretas. Sin embargo hay industrias que se han relacionado fuertemente con los vendedores de ERP para que estos desarrollen su centro de negocios en base a las necesidades de la empresa SOLUCIONES ERP En el mercado se encuentran diferentes soluciones ERP, es decir, empresas proveedoras, entre las que se encuentran a nivel mundial, SAP, Oracle, QAD, PeopleSoft, SSA, IBM entre otras, en general todas presentan los mismos mdulos (aplicaciones especficas dentro de la suite)/ la diferencia radica en la experiencia de la empresa proveedora en determinadas reas, por ejemplo QAD es lder en manejo de manufactura y PeopleSoft en manejo de personal.

Aunque los elevados costos impiden que las Pymes vinculen estas herramientas a sus organiza- ciones, existen soluciones ERP algo ms modestas, entre las que se conocen, NAVISION, Dimoni, SP software, Aqua ERP, Logic Control entre otros. BENEFICIOS ERP Implementar una solucin ERP en la empresa aportar grandes benficos, como una mayor productividad, informacin integrada y a tiempo para una mejor toma de decisiones, etc. Sin embargo, algunos directivos comentaron que lo primero es considerar cundo una empresa est lista para utilizar un sistema tipo ERP. "Hctor Eminence de IBM seal tres factores principales que determinan si una empresa que est lista para utilizar un sistema ERP, o no: 1) La necesidad de crecimiento, un factor fundamental; saber que la empresa crece, que sus pedidos aumentan, si existen nuevos proveedores, etc. 2) La necesidad de informacin actualizada. 3) La urgencia de mantener un nivel competitivo respecto a otro tipo de empresas DIFICULTADES DEL PROCESO ERP Problemas de Implantacin A pesar de las promesas de una total integracin entre sistemas, las organizaciones enfrentan tremendos obstculos en la implantacin de los paquetes del ERP. La literatura especializada, particularmente la de divulgacin ms comercial, recoge muchos casos sobre implantaciones fracasadas o de consecuencias insatisfactorias, adems de diversos problemas a lo largo de las implantaciones. Algunos de los aspectos/obstculos en las implantaciones ERP son los siguientes: elevadas tasas de implantaciones fracasadas, elevados costes y la duracin del proyecto, dificultad en llevar a cabo la gestin del cambio en la organizacin. FUNCIONALIDAD DE UN ERP Mediante la figura perteneciente al ERP, lder del mercado SAP R/3, mostraremos los principales mdulos de un Sistema Gerencial Integrado y sus principales funciones. Podemos diferenciar tres conjuntos de mdulos: Negocio: comercial, materiales, produccin, calidad, mantenimiento

 Financiero: gestin financiera, controlling, activos fijos, proyectos Propsito especial: RR.HH., workflow, soluciones sectoriales. Estos mdulos tienen funciones especficas, orientadas a cada una de las etapas en que se divide un proceso de negocio. Estas funciones, llamadas transacciones permiten bsicamente la incorporacin, modificacin, consulta o eliminacin de informacin del negocio. Las transacciones en que el usuario interacta con el sistema se denominan on-line (el sistema muestra una plantilla de informacin con o sin datos y el usuario debe resolver la transaccin dependiendo del objetivo buscado). Hay otro conjunto de transacciones denominadas en batch (por lotes u off-line) que permiten actualizar la base de datos, corazn de todo ERP, y que aseguran: integridad de la informacin, replicacin de la informacin en diferentes mdulos con propsitos especficos, liberacin de recursos del sistema (el sistema funciona, desde el punto de vista del usuario, de forma ms eficiente y rpida). Sistemas ERP (Planificacin de recursos empresariales) Los sistemas de planificacin de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en ingls, Enterprise resource planning) son sistemas de informacin gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa comprometida en la produccin de bienes o servicios. La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la Planificacin de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificacin de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario, envos, facturas y contabilidad de la compaa. Sin embargo, la Planificacin de Recursos Empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y la administracin de recursos humanos. Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relacin administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales como comercio electrnico, administracin electrnica, telecomunicaciones electrnicas y finanzas electrnicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos (SRM). Los ERP estn funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que estn involucrados en la operacin o produccin estn integrados en un solo sistema. Adems de la manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, incluyen adems

la contabilidad, y suelen incluir un Sistema de Administracin de Recursos Humanos, y herramientas de mercadotecnia y administracin estratgica. Definicin Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Slo podemos definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo". Los objetivos principales de los sistemas ERP son: Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera. El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin. Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

 Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida. Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacn, recursos humanos, etc. Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa. Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son: Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones. En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es necesario.

 Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un nico programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso s) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definicin de un ERP con la de una suite de gestin. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados). Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrizacin inicial de la aplicacin que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin. Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas. No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en funcin. Por ello, antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente: Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP. Definicin del modelo de negocio. Definicin del modelo de gestin. Definicin de la estrategia de implantacin. Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP. Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas. Anlisis del cambio organizativo. Entrega de una visin completa de la solucin a implantar. Implantacin del sistema. Controles de calidad. Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.

 Benchmarking de la implantacin. Implementacin Debido a que cubre un espectro de aspectos de la gestin de una empresa, un sistema de software ERP est basado en algunos de los productos de software de mayor tamao y complejidad en la industria. Al implementar tales sistemas en una compaa la metodologa tradicional sola involucrar a un grupo de analistas, programadores y usuarios. Este fue el esquema que se emple, por lo menos, hasta el desarrollo de Internet. Esta permite a los consultores tener acceso a las computadoras de la compaa con el fin de poder instalar los datos actualizados y estandarizados de implementacin del ERP, sin ayuda profesional. Este tipo de proyectos pueden llegar a ser muy caros para grandes compaas, especialmente para las transnacionales. Las compaas especializadas en la implementacin del ERP, sin embargo, pueden agilizar estos procesos y completar la tarea en menos de seis meses con un slido examen piloto. A la hora de realizar la implementacin de los sistemas ERP, las compaas muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compaas consultoras. La consultora en materia de ERP es de dos tipos, la consultora de negocios y la consultora tcnica. La consultora de negocios estudia los procesos de negocios actuales de la compaa y evala su correspondencia con los procesos del sistema ERP, lo cual generalmente incluye la personalizacin de ciertos aspectos de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consultora tcnica muchas veces implica programacin. La mayora de los vendedores de ERP permiten modificar su software para las necesidades de los negocios de sus clientes. Muchas de las empresas que buscan la implantacin de un ERP comenten el error de buscar soluciones a bajo coste, o no contratar a una empresa integradora. Este tipo de empresa, no solamente les ayuda en la implantacin sino que les apoya a visualizar a su cliente en todos los aspectos de su negocio tanto en hardware, software y en la administracin del cambio. Algunas de las empresas integradoras ms importantes son Deloitte, EDS, PricewaterhouseCoopers, IBM, Steria, GETI, Neoris, o AVANADE. Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos paquetes no estn diseados para su personalizacin, as que muchos negocios implementan sus sistemas ERP siguiendo las mejores prcticas de la industria. Algunos paquetes ERP son muy genricos en sus reportes e informes; la personalizacin de dichos elementos se debe hacer en cada implementacin. Es importante tener en cuenta que en ciertas ocasiones tiene mucho ms sentido la compra de paquetes de generacin de reportes fabricados por terceros y que estn hechos para interactuar directamente con el ERP. Hoy en da, un buen nmero de sistemas ERP tienen una interfaz Web. La ventaja de este tipo de interfaz es que no requiere la instalacin de una aplicacin cliente.

Mientras se tenga una conexin a Internet (o a la red local de la empresa, segn sea el caso), se puede acceder a los ERP basados en Web a travs del tpico navegador web. ERP versus software de gestin La clasificacin de un determinado software de gestin como ERP determina que disponga de una serie de requisitos y funcionalidades que posibiliten su diferenciacin. En el mercado del software de hoy en da es habitual que cualquier suite de gestin pretenda un mayor reconocimiento (por lo general irreal, dado que es igualmente necesario un software de gestin normal que un ERP, slo que para niveles diferentes) por el hecho de ser conocida como ERP en lugar de como software de gestin. As podemos ver como estrategias de marketing que determinados programas de gestin que llevan en el mercado varios aos, cambian bruscamente su denominacin a ERP, buscando un nicho de trabajo superior (por lo general acompaado de una mayor remuneracin, reconocimiento, etc.) sin incrementar proporcionalmente la funcionalidad. La principal diferencia estriba en la definicin. Un ERP es una aplicacin que integra en un nico sistema todos los procesos de negocio de una empresa. Adicionalmente se pretende que todos los datos estn disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la empresa (obviando por el momento permisos sobre disponibilidad, etc.) de una manera centralizada. Esto descarta como ERP aquellos programas basados en mltiples aplicaciones (denominados comnmente suites) independientes o modulares que duplican la informacin (aun cuando la enlacen automticamente) o no la centralizan en una nica base de datos. Tambin elimina aquellos programas que se basan en sistemas de base de datos de ficheros independientes (sin motor de base de datos). Por otra parte la definicin tradicional nos dice que los ERP estn diseados para modelar y automatizar todos los procesos bsicos con el objetivo de integrar informacin a travs de la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas distintos. Un ERP es una arquitectura de software que facilita el flujo de informacin entre las funciones de manufactura, logstica, finanzas y recursos humanos de una empresa. As que a la caracterstica de la base de datos centralizada y de que los componentes del ERP interacten entre s, consolidando todas las operaciones, se debe aadir que en un sistema ERP los datos se introducen una sola vez, debiendo mantener la consistencia, y ser completos. Como caracterstica colateral se puede aadir que, normalmente, las empresas deben de modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Es lo que se conoce como Reingeniera de Procesos.

Estas caractersticas bsica debieran permitir diferenciar bsicamente entre una suite de gestin (habitualmente compuesta de programas o mdulos de facturacin y contabilidad) y un ERP puro que debiera incluir todas aquellas funcionalidades que una empresa pueda necesitar (gestin de proyectos, gestin de campaas, comercio electrnico, produccin por fases, trazabilidad, gestin de la calidad, gestin de cajas descentralizadas o centralizadas (TPVs), pasarelas de pago electrnico, gestin de la cadena de abastecimiento, logstica, etc.) integradas y enlazadas entre s. No basta con tener algunas de esas funcionalidades. Realmente es necesario tener todas, aun cuando no siempre las empresas las necesiten en este momento. Pero deben de estar disponibles internamente para suplir las necesidades futuras. El saber si una empresa necesita o no un ERP o una simple suite de gestin es otro asunto, no obstante la definicin y caractersticas de un ERP debieran quedar claros. As por ejemplo la gestin correcta de la cadena de abastecimientos es vital para una empresa que precise de un ERP (una gran parte de los procesos de negocio dependen de la cadena de abastecimiento y su logstica asociada), pero puede no serlo tanto para otra que necesite nicamente automatizar una parte de sus procesos de negocio. El que la primera debe de utilizar un ERP es claro, que a la segunda le basta una suite de gestin ms simple, puede ser ms discutible (en funcin de las necesidades reales de la empresa tras pasar por una reingeniera de procesos), lo que no es justo ni real, es denominar comercialmente ERP a la suite de gestin utilizada por la segunda empresa. En definitiva, las suites de gestin y los ERP ocupan dos nichos de mercado, claramente distinguibles desde un punto de vista tcnico, pero comercial y publicitariamente cruzables desde abajo hacia arriba. Esto ltimo es lo que hace que muchas empresas medianas o grandes, se enfrenten con graves problemas de gestin al implementar un software que crean ERP y que deja fuera de sus necesidades, bien sean actuales o futuras, muchos de los procesos de negocio bsicos que la empresa usa o que ha pasado a usar con el devenir del tiempo. Qu son los ERP? El ERP (Enterprise ResourcePlanning) es una aplicacin de Gestin Empresarial diseada para cubrir todas las reas funcionales de la empresa. Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada uno diseado para cubrir las exigencias de cada rea funcional de la empresa, de tal manera que crea un flujo de trabajo (workflow) entre los distintos usuarios. Este flujo permite agilizar considerablemente el trabajo cotidiano, permitiendo evitar esas tareas cotidianas tan repetitivas, y permitir el aumento de comunicacin entre todas las reas que integran la empresa. Adems y muy importante a considerar, la informacin que el usuario puede disponer es en tiempo real. Su propia concepcin organiza todo por ciclos. Si alguien no cumple

su paso se detiene el proceso. Adems, fuerza la colaboracin entre las reas, permite compartir la informacin y generarla de forma oportuna para la toma de decisiones. Qu permite el Sistema ERP? Este Sistema (paquete de Software para negocios) permite a las compaas: Automatizar e integrar la mayora de los procesos de la empresa. Tener datos y prcticas comunes a lo largo de toda la empresa. Acceso a la informacin en tiempo real. Objetivo fundamental de los Sistemas ERP Objetivo de los ERP es coordinar los negocios de la empresa, de la evaluacin de proveedores hasta la facturacin de los clientes. Adems se utiliza para centralizar la base de datos ayudando a que el flujo de informacin circule por las diferentes reas de la empresa como lo son produccin, mercadeo, finanzas, y recursos humanos. Cmo funcionan los Sistemas ERP El funcionamiento de un sistema ERP se compone de un servidor el cual alimenta a los nodos de los diferentes departamentos de la empresa que cuenten con este programa, el encargado del servidor puede ver todas las ventanas de todos los departamentos y los directivos tambin tienen una computadora en la cual pueden ingresar a todas las ventanas, cada departamento que cuente con este sistema solo puede ingresar a su ventana de trabajo y solo pueden ver lo que las otras estaciones estn realizando. Implementacin de los Sistemas ERP Organizar el proyecto: Los sistemas ERP se podran catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que stos representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposicin de personal para la implementacin de este tipo de sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dar una nueva funcionalidad y visin de los recursos y procesos de la organizacin a cada rea de la empresa. Definir las medidas de desempeo:

Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el ms mnimo detalle para la implementacin del sistema ERP. Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto, la implementacin de un Sistema ERP implica una adecuada distribucin de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a cabo, que se construya una bitcora que gue cada uno de los pasos a seguir. Capacitar al equipo para el proyecto: Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitacin en la cual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante ste se van a desenvolver. Esta implantacin se torna en una situacin nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano. Para la implementacin de sistemas tan avanzados como ste, muchas veces se debe ensear a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo especfico, este tipo de tareas no son muy conocidas por las personas. Revisar la integridad de la base de datos: La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos ms importantes en la implementacin de cualquier sistema de informacin, pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la informacin que se va a manejar en los distintos niveles de la organizacin. Instalar el nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empresa. Se deben abolir la vieja tecnologa utilizada por la empresa, para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema. Instalar el nuevo Software (montar sala piloto): El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la medula espinal del sistema. Capacitar masa crtica:

La masa crtica se refiere al personal de la empresa. Se define como crtica ya que se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulacin del mismo. Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilizacin de la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le dar en ella. Integracin de datos: La integracin de datos consiste en la recopilacin de la informacin proveniente de diferentes fuentes o reas organizacionales, que hasta el momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema. Ejecucin: Poner en marcha el Sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecucin del sistema. Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentacin de ste e implementar un mejoramiento continuo son las caractersticas de las compaas que han sido victoriosas en la implementacin de este tipo de sistemas. Ventajas Sistemas ERP Las principales ventajas de este tipo de sistema son las siguientes: Integracin de la cadena de suministro, produccin y proceso administrativo. Creacin de una base de datos comn. Se pueden incorporar mejoras, rediseando mejor los procesos. Reduccin de costos. Agilizacin en las operaciones del Negocio. Mejor administracin de la informacin. Incrementa la comunicacin y la colaboracin mundial.

 Ayuda a integrar mltiples sitios y unidades de negocio. Puede proveer una ventaja estratgica sobre los competidores. El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una empresa, por supuesto tomando en cuenta que se ha implementado efectivamente es que un sistema ERP en la principal FUENTE de informacin para otros sistemas crticos del negocio. En otras palabras un ERP sirve como base o plataforma para implementar otros sistemas que se alimentarn de la adecuada informacin que un ERP administre. Adems sirve de plataforma o base para la implementacin de otros sistemas que permitan que la empresa evolucione a un negocio electrnico. Entre los sistemas que estn sobre un ERP podemos mencionar: Datawarehouses Sistemas de Soporte a las Decisiones CRM SCM E-Procurement Sistemas Expertos Sistemas de Informacin Ejecutivos Otros Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los directivos de las empresas pueden conocer la situacin en la planta de produccin, en el almacn de productos terminados y de materias primas, por mencionar algunos, con lo cual pueden tomar decisiones ms acertadas y en menos tiempo.

CONCLUSIONES

Las empresas grandes que manipulan un gran volumen de datos, usuarios y complejidad de transacciones escogen este tipo de soluciones, porque establecen que el aumento en el rendimiento de las actividades corporativas y mejora en el servicio al cliente, calidad de la produccin, provocan una mejora en la imagen corporativa, manejo de la integracin de procesos y calidad de los mismos. Al menos en teora, la compra de un sistema ERP no es realmente un gasto sino una inversin. Las ventajas de un sistema ERP son innegables, pero antes de iniciar un proyecto de tan amplios alcances, es necesario hacer un buen estudio de todas las alternativas en el mercado.

BIBLIOGRAFIA Cesar augusto Figueredo Garzn, modulo gestin de la produccin - universidad nacional abierta y a distancia - escuela de ciencias bsicas tecnologa e ingeniera industrial, Duitama, julio de 2009
teragest.com/Gestin-Comercial-PYME/