ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PREVISION Prever significa ver anticipadamente, por lo que implica la idea de cierta anticipacin de acontecimientos y situaciones futuras, que los seres humanos somos capaces de realizar, haciendo los respectivos planes para cualquier actividad que vayamos hacer. Importancia. La previsin le muestra a los administradores, cules son las necesidades de la empresa, la disponibilidad de los recursos financieros, calidad y cantidad de recursos humanos y equipo. Principios. - Principio de la previsibilidad: consiste en que la previsin administrativa debe realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzara certeza completa, porque el nmero de factores y la intervencin de las decisiones humanas, siempre va a existir en la empresa un RIESGO. - Principio de la objetividad: dice que las previsiones deben descansar en hechos ms bien que en opiniones subjetivas, porque stas nos sirven para apreciar y relacionar los hechos. - Principio de la medicin: dice que las previsiones sern ms seguras, cuanto ms las podamos apreciar, no slo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.

PLANEACION La planeacin es un instrumento que sirve de orientacin para no desviar el curso de las acciones, indica de antemano qu hacer, cmo hacerlo, cundo y quin debe realizarlo. Importancia. La planeacin es de suma importancia en la empresa porque nos sirve de gua para la realizacin de las actividades que se piensan ejecutar. Nos permite conocer, qu se puede hacer a corto y largo plazo, los recursos financieros que se tienen para realizar las actividades, cmo efectuar un adecuado programa de inversin. Principios. - Principio de la precisin: que los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino que deben tener la mayor precisin posible. - Principio de la flexibilidad: todo plan debe dejar margen para hacerle los cambios que surjan durante el desarrollo del mismo, tambin tiene por objeto dar a los planes cierta facilidad al cambio de direccin. - Principio de la unidad: dice que los planes deben ser de tal naturaleza, para que pueda decirse que existe uno slo para cada funcin.

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Tcnicas. - Manuales de objetivos y polticas, departamentales, del empleado y de organizacin. - Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar y explicar un procedimiento. - Grficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecucin en forma simultanea de varias actividades que se realizan coordinadamente. - Programas de varias formas, especialmente los presupuestos no financieros, presupuestos financieros y pronsticos. - Otros sistemas. Pasos. Establecer la misin global de la organizacin. Analizar el contexto o medio ambiente: cultura, poltica, economa, mercado, fuentes de financiamiento. Evaluar tanto fortalezas y debilidades internas como las oportunidades y amenazas externas. Establecer objetivos generales. Seleccionar estrategias para lograr los objetivos generales. Plantear objetivos especficos. Seleccionar actividades para cada objetivo especfico y desarrollar los planes de trabajo. Preparar un plan financiero de acuerdo con las estrategias establecidas. Otros pasos que debemos tener en cuenta: Tener conciencia de la oportunidad. Determinacin de objetivos. Establecimiento de premisas. Determinacin de vas opcionales. Evaluacin de vas opcionales. Seleccin de una va. Formulacin de planes derivados. Expresin numrica de los planes a travs de presupuestos.

ORGANIZACIN La organizacin agrupa las actividades para llevar a cabo los planes a travs de las unidades administrativas y define para ello, las relaciones de autoridad entre el gerente y los empleados de la empresa. Importancia. - Recoge, complementa y lleva hasta sus ltimos detalles lo que es la previsin y la planeacin. - Constituye el punto de enlace entre los aspectos tericos y los prcticos. - Algunos autores la confunden con la integracin.

Principios. Principio de la especializacin: la organizacin debe fundamentarse en la divisin de trabajo, dndole a cada empleado una actividad limitada y concreta, provocando as la especializacin de las personas en determinadas actividades. - Principio de la definicin funcional: se debe definir claramente por escrito el trabajo de cada persona, la actividad de cada organismo y las relaciones de autoridad y responsabilidad. - Principio de igualdad de la autoridad y responsabilidad:indica que debe haber un equilibrio entre el volumen de la autoridad y de responsabilidad atribuido a cada persona u organismo de la empresa. - Principio de gradacin: cada persona debe saber exactamente a quin debe responder por su trabajo y sobre quin posee autoridad. - Principio de funciones de lnea y de staff: las funciones de lnea son aquellas que estn directamente ligadas a los objetivos de la empresa y las funciones de staff son aquellas que no se encuentran directamente ligadas a esos objetivos. - Principio de unidad de objetivo: la estructura de una organizacin es efectiva si permite la contribucin de los objetivos de la empresa. - Principio de eficiencia: la estructura de una organizacin es eficiente si facilita la obtencin de los objetivos deseados, con el costo monetario mnimo o con el menor nmero de imprevistos. Sistemas. Son las diversas combinaciones de la divisin de funciones y la autoridad a travs de las cuales se realiza la organizacin, por medio de un organigrama. La estructura de una entidad se representa grficamente por el organigrama que se establezca y las relaciones que existan entre los diferentes elementos y niveles previstos en el mismo. El organigrama es una tcnica que sirve para representar una organizacin, sus principales elementos son: a) La funcin que expresa. b) La posicin jerrquica y la dependencia de los cargos. c) La relacin que une a las dependencias entre s. Normas para elaborar los organigramas: 1. Cada posicin o cargo debe ir en una casilla o rectngulo. 2. Las relaciones entre las diversas posiciones deben ser claras. 3. Se debe seguir un criterio uniforme.

INTEGRACION Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organizacin y la planeacin sealan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. Esta funcin es responsabilidad del administrador.

Importancia. - Por ser el primer paso en la etapa dinmica, de ella depende que la teora formulada en la etapa esttica, tenga la eficiencia prevista y planeada. - Es el punto de contacto entre lo esttico y lo dinmico, lo terico y lo prctico. - Es una funcin permanente porque en forma constante hay que estar integrando al organismo, porque tiene que proveer para su crecimiento, ampliacin, etc., para sustituir a los hombres que se han ido por distintas causas; a las mquinas que se han deteriorado, los sistemas que resultan obsoletos, etc. Principios. - Principio de la adecuacin de hombre y funciones: las personas que han de desempear cualquier funcin dentro de una empresa u organismo social, deben buscarse siempre bajo el criterio que renan los requisitos mnimos. - Principio de la provisin de elementos administrativos: se debe proveer a cada miembro de la empresa, de los elementos administrativos necesarios para hacerle frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto. - Principio de la importancia de la introduccin adecuada: se debe tener el cuidado de darle la induccin adecuada a cada elemento humano que entre a la empresa para que comience hacer su trabajo de forma eficiente. Tcnicas. - Reclutamiento: es hacer de personas extraas a la empresa candidatos para ocupar un puesto en ella. - Seleccin: los medios usados para seleccionar personal y el orden en que se emplean es el siguiente: La hoja de solicitud de empleo. La entrevista. Las pruebas psicomtricas. La encuesta. El examen medico. - Induccin o introduccin: para inducir u orientar al personal, el administrador debe preparar un manual de personal, un manual de normas y procedimientos de la empresa y una lista de orientacin. - Desarrollo: consiste en el desarrollo de las aptitudes y capacidades que posea el empleado, para adaptarlo a lo que el puesto va a requerir de l. El desarrollo puede ser terico y practico.

DIRECCION Es aquel elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya con ms frecuencia, delegando dicha autoridad y se vigila simultneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las ordenes emitidas.

Importancia. Si se prev, planea, organiza, integra y controla, de nada nos serviran tener tcnicas complicadas en cualquiera de los cinco elementos, si no se logra tener una efectiva ejecucin, la que depende de una buena direccin. La direccin es la parte esencial y central de la administracin, en la que se deben subordinar y ordenar todos los dems elementos. Principios. - Unidad de mando: dice que cada subalterno debe subordinarse solo a un superior. O sea que debe haber una autoridad nica sobre cada persona en la empresa, evitando as la duplicidad de rdenes. - Delegacin: para lograr una adecuada delegacin deben definirse las decisiones a delegar, una poltica gua, los controles pertinentes y realizar capacitacin del personal. Pero no debemos olvidar que se delega autoridad y no la responsabilidad. - Impersonalidad de Mando: la autoridad en una empresa debe ejercerse, como producto de una necesidad de todo el organismo social u no como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. - Coordinacin de Intereses: el logro de los fines en comn se har mas fcil, cuanto mejor se coordinen los interese del grupo y los individuales, de quienes participan en la bsqueda de aquel. - Amplitud de control: cada jefe debe tener un nmero adecuado de subalternos para supervisarlos en forma adecuada. - Resolucin de conflictos: debe procurarse que los conflictos que vayan apareciendo sean resueltos lo ms pronto, de tal modo que sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto de las partes.

Control Es la medicin y la correccin del desempeo de los empleados con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa u los diseados para alcanzarlos. Trata de lograr una unidad de propsito de los diversos esfuerzos de una multitud de sub-unidades organizacionales, de tal manera que pueda conducir la organizacin en su totalidad y a los administradores hacia sus objetivos y fines. El proceso del control puede ser: Formal: toma como elemento esencial las decisiones y los programas de la entidad, los cuales son previos a la ejecucin de las operaciones. - Informal: aqu se encuentran los memorndums, reuniones, conversaciones, etc. Que se presentan en forma ordinaria en las entidades. Proceso Bsico del control. Comprende tres pasos:

Establecer estndares: los estndares son simples criterios de desempeo. Son los puntos que se seleccionaron en el programa de planeacin para realizar las mediciones de desempeo para que los administradores conozcan como van las cosas. Medicin del desempeo: debe hacerse en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurra y se eviten mediante acciones apropiadas. Correccin de las desviaciones: en este paso el control se puede ver como una parte del sistema de la administracin y relacionarse con las dems funciones administrativas.

LICEO HUEHUETECO ADMINISTRACION III PROF. JUAN CARLOS ALVARADO 6to. PAE

ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

MATIAS HERNADEZ, JOSEPH GERARDO CLAVE: 14

HUEHUETENANGO 28 DE MAYO DE 2013

INTRODUCCION En la administracin de una empresa se requiere de planes estrategias para realizar las actividades establecidas, pero adems de estas, existen diferentes elementos administrativos que ayudas al administrador a poder realizar su funcin de la mejor manera posible. La previsin nos ayuda a ver anticipadamente que debemos hacer, la planeacin nos permite analizar las estrategias a utilizar para lograr los planes, la organizacin nos permite dar las responsabilidades a cada empleado, la integracin ayuda a que los trabajadores se adapten a la empre, la direccin coordina que se cumpla con lo establecido y el control permite al administrador velar porque todo se haga correctamente. Cada uno de los elementos del proceso administrativo tiene una importancia, principios, pasos, tcnicas y sistemas que sirven para que el administrador tenga herramientas para dirigir a los empleados.

CONCLUSIONES La planeacin indica qu hacer, cmo hacerlo, cundo y quin debe realizarlo. El control es la medicin y la correccin del desempeo de los empleados con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa. Para hacer una previsin debemos fijar los objetivos o fines que perseguimos. En la direccin el administrador impulsa y modera la voluntad de cada elemento de la empresa, con el propsito de que los planes se realicen conforme a lo establecido.

JUICIO CRTICO Para que una empresa tenga un desarrollo perfecto y que todo se realice conforme a lo que han establecido, se necesita tener conocimiento de cada uno de los elementos del proceso administrativo, ya que para que una empresa no tenga errores se necesita PREVISION en sus planes, para que una empresa no est desordenada se necesita ORGANIZACIN, para que una empresa sepa a dnde quiere llegar se necesita PLANEACION, para que la empresa tenga elemento humano sirve la INTEGRACION, tambin para que la empresa tenga un objetivo establecido se necesita de la DIRECCION, y por ultimo para que la empresa cumpla con todo lo establecido en sus planes se necesita del CONTROL. Cada elemento administrativo nos sirve para mantener un orden en nuestro trabajo, por ejemplo: para que un empleado se sienta a gusto en la empresa se debe de integrar a la empresa para que realice correctamente su trabajo. Estos elementos los utilizamos da a da en las tomas de decisiones que a diario se dan en la empresa, ya que debemos fijar fines y objetivos que queramos alcanzar. La importancia de estos elementos radica en que cada uno aporta lo necesario para que el administrador cumpla con su funcin en la empresa.