Universidad Autnoma Metropolitana Anlisis estratgico y diseo de sistemas en comunicacin organizacional. Mtro. J.

Alfredo Andrade Garca Propuestas de estrategias de comunicacin para Instituto Madre Asunta A.C. Prez Carmona Christian Uriel

El Instituto Madre Asunta A.C., es una institucin dedicada a ofrecer albergue temporal a mujeres y nios migrantes que intentan cruzar hacia Estados Unidos de manera ilegal. As mismo tambin atiende a mujeres y nios deportados del Estado de California. Da asistencia mdica, legal y plticas sobre riesgo en cruce fronterizo. En el presente trabajo se expondrn algunas estrategias de comunicacin que permitan mejoras en el funcionamiento de la institucin. Tambin se abordar de forma resumida, con el fin de contextualizar, el diagnstico que arroj la auditora realizada en el Instituto Madre Asunta A.C. As mismo es relevante conceptualizar algunos elementos que intervienen en el diseo de las estrategias de comunicacin. En los ltimos aos dentro de las organizaciones est resultando, cada vez ms importante disear y planear estrategias de comunicacin. La importancia de la implementacin de dichas estrategias en el campo de la comunicacin, radican en su aporte al cumplimiento de los metas y objetivos que se impone la empresa u organizacin. Para implementar un programa, plan, o estrategias de comunicacin dentro de la empresa es importante, llevar un proceso como el que propone Thier Libaert (2005), el cual consiste, segn este autor, en tres pasos. El primero de los pasos, aborda el estudio de la situacin (auditoria), despus en definir el objetivo estratgico y por ltimo en planear las modalidades de accin. El primer paso que propone Libaert (2005; p. 104) para disear estrategias de comunicacin en las organizaciones, (o un plan de comunicacin), la auditoria. La

auditoria en comunicacin tiene como fin obtener un diagnstico que permita conocer la
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situacin, las circunstancias que interfieren en el funcionamiento y desempeo

de la

empresa tanto en el mbito interno como en el externo. La auditoria en comunicacin tiene una finalidad general, la identificacin de una situacin en sus aspectos interdisciplinarios, econmicos, polticos o sociales.tambin en una vertiente propia de la comunicacin, psicosociologa, estilos sociales, valores (Libaert, T. 2005 p. 105).

La auditoria en comunicacin en Madre Asunta. La informacin se obtuvo por medio de la implementacin de tcnicas de investigacin cualitativas, como, observacin no participante, entrevistas, historias de vida., y se gui bajo los siguientes objetivos: Objetivos Generales. Evaluar procesos de comunicacin interna, dentro del Instituto Madre Assunta, mediante la utilizacin diversas tcnicas de investigacin y anlisis, que sirvan para encontrar posibles reas de oportunidad para intervenir estratgicamente en todos aquellos elementos que conlleven o participen dentro de la organizacin y se involucren en el mbito comunicacional. Objetivos Especficos. Analizar los procesos de comunicacin interna, cultura y clima organizacional. Flujos de comunicacin dentro de la organizacin Investigar el contexto socio demogrfico, econmico y cultural de las migrantes.

Diagnstico. El diagnstico arrojado por la auditoria en comunicacin es el siguiente: Existe una nula cultura organizacional. dentro de la organizacin, carecen de una declaracin de misin, visin y valores.

No existe un organigrama que permita conocer cul es la funcin y que puesto, jerarqua (y en prctica tampoco lo tienen) ocupa cada uno de los integrantes de la organizacin. Lo que ocasiona que las migrantes no sepan con quien dirigirse para resolver alguna inquietud, duda o solicitar algn apoyo de cualquier ndole. El flujo de las migrantes es demasiado contante, no permanecen mucho tiempo en la casa hogar. Los soportes de comunicacin, utilizados dentro de la institucin, resultan poco eficaces para la difusin y entendimiento de los mensajes. o El principal soporte de comunicacin es la verbal, comunicacin cara a cara. Se les brinda toda la informacin de su estancia al ingresar, el reglamento, tiempo permitido de residencia, se les comenta que tienen opcin de asesora legal y psicolgica. Lo problemtico de proporcionar la informacin, cara a cara, resulta que las migrantes no recuerdan lo que se les dijo, echan en saco roto todo la informacin que se les propo rcion. o Existen folletos, revistas pero con informacin de poco inters para las migrantes, adems de tener aos de publicada, as mismo se encuentran en lugares poco visibles. o Peridico mural ubicado en un lugar poco visible, con informacin vieja y obsoleta y de poco inters, pocas son las migrantes que lo conocen y saben su ubicacin. o Telfono como principal soporte de comunicacin de migrantes con sus familiares. Existe muy poca interaccin, tanto entre los mismos miembros de la organizacin como entre los migrantes. La percepcin y opiniones de las migrantes sobre el servicio y apoyo que reciben del Instituto Madre Asunta es dividida o Antes de llegar a la casa hogar tienen una mala imagen del lugar, que aunque no lo conocen, se debe a malas experiencias en otros lugares que se dedican a la misma actividad que Madre Asunta.

o Existe la percepcin de preferencias entre las migrantes, en cuanto a permisos de salida, asignacin de tareas, reparticin de alimentos, trato con los miembros del instituto. o No conocen las funciones del personal de la casa hogar. O en el peor de los casos no conocen al personal. o Las migrantes se sienten recluidas dentro del Instituto, ya que no se les permite salir a determinadas horas. o Los sentimientos generalizados de las migrantes dentro del instituto es de depresin, ansiedad, aburrimiento, tristeza, agradecimiento. o Les gustara que se les apoyara con algunas actividades dentro de la casa hogar, ya que mientras estn dentro de esta, es poco lo que pueden hacer para distraerse. Caractersticas y expectativas de las migrantes. o Todas ya han radicado en E.U. y fueron deportadas o regresaron por su voluntad a Mxico, slo a visitar a familiares. o Su experiencia en E.U fue buena, aunque sufrieron carencias, en un principio, y su vida solamente gira alrededor del trabajo. o Todas tienen el objetivo de regresar a E.U, aunque pocas tienen el recurso para hacerlo. o Su motivo para regresar radica en buscar un estilo de vida diferente al que puede vivir en Mxico, o dejaron hijos o familia en el vecino pas.

Propuestas para mejorar la comunicacin y el funcionamiento de la organizacin denominada Instituto Madre Asunta A.C. Basados en el planteamiento de Thier Libaert , quien dice que las propuestas y acciones de comunicacin deben de estar definidas por un objetivo central de comunicacin y que este a su vez debe de apoyar el cumplimiento del objetivo estratgico de la empresa. Los objetivos de comunicacin slo pueden definirse una vez que se haya establecido el objetivo de la empresa, el cual puede ser estratgico o de comunicacin (Libaert, T. 2005 p. 133).
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En el caso

de madre Asunta la propuesta nmero uno y de mayor urgencia sera,

implementar el diseo de una cultura organizacional, que deber guiar las acciones de los miembros de la organizacin. Atendiendo la premisa de Francisco Javier Garrido sobre la importancia de la cultura dentro de las organizaciones.Cuando una compaa tiene una cultura corporativa fuerte, la administracin y gestin estratgica se reduce en gran medida a motivar y estimular a los trabajadores, respecto al logro de objetivos y valores inspiradores(Garrido, F. 2004; p 150). Asumiendo esta postura es necesario declarar en un documento: Misin Visin Valores Objetivos y metas. Una vez establecidos los objetivos y metas, la cultura organizacional, en el instituto deber trabajarse en un plan de comunicacin, que busque el cumplimiento del objetivo general de la empresa. La cultura organizacional que se planea implementar dentro de la misma institucin tambin trabajar para crear esas sinergias en el cumplimiento de la misin de la empresa. El plan de comunicacin que se desarrollar para el instituto tendr que girar en torno a la funcin, objetivo y razn de ser de la institucin. Dado que la institucin no busca otro fin por el momento, el objetivo,(centro del plan de comunicacin) tiene que ver precisamente con las acciones que realiza, Madre Asunta, Ofrecer albergue temporal a mujeres y nios migrantes que intentan cruzar hacia Estados Unidos de manera ilegal. As mismo tambin atiende a mujeres y nios deportados del Estado de California. Da asistencia mdica, legal y plticas sobre riesgo en cruce fronterizo. El diagnostico arroj que las acciones que realiza la organizacin no cumplen del todo con su objetivo. Entonces en el plan de comunicacin se tendrn que trabajar puntos como:

La revalorizacin de los soporte de comunicacin para la difusin de los mensaje. Dada la poca efectividad que tiene la comunicacin cara a cara para la difusin de mensajes es importante buscar otras opciones que tengan mayor impacto en la difusin de informacin tanto para las migrantes como para los integrantes que laboran en la casa hogar. Para seleccionar el canal de difusin es menester tomar en cuenta Qu se quiere comunicar? y tambin a Quin se va a comunicar?, por ello el mensaje el destinatario y el medio o soporte comunicacin es una estrategia que se tiene que disear en conjunto, tambin tomando en cuenta el objetivo de comunicacin y de la organizacin en general. Conocer con precisin el objetivo que se quiere alcanzar permite deducir los mensajes, los destinatarios y los medios (Libaert, T. 2005; p. 161). o Las migrantes en su mayora saben leer, sera til para la difusin de informacin, crear una pequea gua donde se explique el reglamento general de la estancia en el albergue. Entregrselo a su llegada para que tenga tiempo de leerlo con detenimiento. o La colocacin de pantallas en la sala de estar, comedor, recamaras donde se difundan las reglas generales, y transmitir contantemente documentales sobre derechos humanos, peligros de cruzar la frontera ilegalmente, etc. El replanteamiento de las funciones de cada uno de los colaboradores de la organizacin. Establecer un organigrama, donde se especifique el puesto de cada integrante y las acciones concretas de apoyo a la institucin que realizarn. Es importante que al llegar al instituto, las migrantes conozcan la funcin de cada colaborador, para saber a quin dirigirse en casos especficos donde necesiten ayuda especializada. o Presentacin de todo el personal a la migrante que llegue, explicando su puesto, y funcin dentro de la organizacin. o Portacin de una identificacin, gafete, que permita conocer su nombre y funcin en todo momento. o Generar un acercamiento ms personal hacia las migrantes para que tengan la confianza de acercarse a platicar sus problemas.

Emprender acciones que busquen mejorar la percepcin que tienen las migrantes sobre la institucin. Lo anterior, con la finalidad que una vez que las mujeres salgan al mundo exterior sean portavoces del buen funcionamiento, del compromiso y de la entrega del Instituto Madre Asunta A.C. o Establecer protocolos para la asignacin de tareas. permisos de entrada y salida. o Para la reparticin de alimentos, ropa, etc. o Procurar que las migrantes dejen observaciones sobre su estancia, antes su partida, para que con esta informacin se concreten acciones para mejorar los servicios. Los puntos que se contemplan en el plan de comunicacin, son exclusivamente de ndole interna. Por el momento resulta imposible, conociendo la nula cultura organizacional, disear un plan que tambin abarca la comunicacin con el exterior. La finalidad de reforzar la buena comunicacin interna, radica en conformar un funcionamiento adecuado y una buena identidad hacia el interior, y con ello en un futuro reflejar una buena imagen hacia el exterior. Contar con una buena imagen permitir a madre Asunta, ampliar sus objetivos, que ahora abarcar aspectos con sus pblicos externos e internos. Entonces, cuando ese momento llegue, se tendr que redisear el plan de comunicacin que integre aspectos de la comunicacin interna y externa.

BIBLIOGRAFIA. 1. Garrido, F. (2004). Comunicacin estratgica. Espaa; Gestin 2000. 2. Libaert, T. (2005). El plan de comunicacin organizacional. Como definir y organizar la estrategia de comunicacin. Mxico, D.F; Limusa ediciones. 3. Mintzberg, H. (1993). El proceso estratgico. Mxico, D.F; Prentice-hall Hispanoamrica.