EL PMBOK GUIDE CON MICROSOFT PROJECT SERVER

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SOBRE EL SEMINARIO
El contenido de este seminario combina una introduccin al PMBOK Guide (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) con la descripcin de las caractersticas principales de la herramienta Microsoft Project Server 2010

Lic. Patricia Bus Lic. Ral Martnez

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CONTENIDO
Introduccin Qu es un proyecto? Qu es la administracin de proyectos? El rol del Jefe de Proyecto La influencia de la organizacin y los interesados en el proyecto El ciclo de vida del proyecto El ciclo de vida de un producto y sus proyectos relacionados Los procesos de la administracin de proyectos Las reas de conocimiento Enterprise Project Management con Microsoft Project Server La cartera de proyectos Referencias

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DEBATE
Qu opinan de las siguientes afirmaciones?

1.
2. 3.

El objetivo de un proyecto se define en trminos de recursos, calendario y costos

Un proyecto es ejecutado a travs de una serie de tareas independientes La definicin del xito de un proyecto es cumplir el presupuesto y el calendario

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QU ES UN PROYECTO? - Definicin
Un proyecto es un emprendimiento

temporario llevado a cabo para crear un

producto, servicio o resultado nico

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QU ES UN PROYECTO? - Anlisis
Tiene un objetivo especfico: crear un producto, crear un servicio, o crear un resultado nico Comprende una serie de tareas interrelacionadas desarrolladas utilizando elaboracin progresiva del plan de proyecto Debe completarse dentro de ciertas especificaciones Tiene lmites presupuestarios

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QU ES UN PROYECTO? - Anlisis
Es un emprendimiento temporario con fechas de comienzo y fin definidas Consume recursos de distinto tipo y reas Implica incertidumbre

Tiene un cliente principal

Tiene un sponsor que usualmente provee una direccin y fondos

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QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS?
Administrar un proyecto incluye: Identificar los requerimientos de negocio

Abordar varias necesidades, preocupaciones y expectativas de los

interesados

Balancear las restricciones del proyecto

Triple restriccin

Satisfaccin del Cliente

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DEBATE
Qu opinan de la siguiente afirmacin?

1. Las siguientes son habilidades que debera tener un Jefe de Proyecto, en este orden de prioridad: de comunicacin de organizacin de formacin de equipos de liderazgo tecnolgicas

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EL ROL DEL JEFE DE PROYECTO

El Jefe de Proyecto es la persona asignada por la organizacin ejecutora para lograr los objetivos del proyecto Conduce el Equipo de Trabajo Es el principal comunicador Es el responsable directo de: los resultados el calendario el presupuesto el control del alcance crear y administrar el plan del proyecto

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EL ROL DEL JEFE DE PROYECTO

Las competencias del Jefe de Proyecto:

(CONT.)

Dominar el Arte de la Administracin de Proyectos

Comunicacin efectiva Confianza, Valores, Integridad, Honestidad Sociabilidad Liderazgo, Desarrollo del equipo Flexibilidad Toma de decisiones Resolucin de problemas Comprensin del negocio Negociacin, Relacin con el cliente Manejo del cambio Manejo de expectativas Consultora

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EL ROL DEL JEFE DE PROYECTO

Las competencias del Jefe de Proyecto:

(CONT.)

Dominar la Ciencia de la Administracin de Proyectos

Planificacin WBS Gantt Estndares CPM/ diagramas de precedencia Anlisis de variaciones Mtricas Earned Value Administracin de riesgos Reportes de avance Estimacin y nivelacin de recursos

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ENTONCES QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS?

La administracin de proyectos es la aplicacin de

conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a

las actividades del proyecto para alcanzar los objetivos del proyecto

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DEBATE
Qu opinan de las siguientes afirmaciones?

1. El Jefe de Proyecto siempre tiene autoridad sobre las decisiones del proyecto, el presupuesto y los recursos 2. La organizacin del proyecto es independiente de la estructura de la organizacin ejecutora del proyecto

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LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN EN EL PROYECTO

Organizacin funcional
El personal reporta a su jefe funcional Los proyectos se encaran en cada rea en forma separada El rol de Jefe de Proyecto es compartido por los Jefes Funcionales Los jefes funcionales coordinan y administran el presupuesto
Coordinacin del proyecto

Gerencia
Decisiones del proyecto

Jefe funcional

Jefe funcional

Jefe funcional Personal Personal

Personal
Personal Personal

Personal Personal
Equipo del proyecto

Personal Personal

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LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN EN EL PROYECTO (CONT.)

Organizacin matricial dbil
Tiene muchas de las caractersticas de la organizacin funcional Existe el rol de Coordinador o Facilitador El Coordinador tiene autoridad limitada
Gerencia
Decisiones del proyecto

Jefe funcional Personal Personal Personal

Jefe funcional Personal Personal Personal

Equipo del proyecto

Jefe funcional Personal Personal Personal

Coordinacin del proyecto

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LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN EN EL PROYECTO (CONT.)

Organizacin matricial balanceada
Reconoce la necesidad de un Jefe de Proyecto, pero no provee la autoridad total sobre el proyecto y su presupuesto
Gerencia

Jefe funcional Personal

Coordinacin del proyecto Decisiones del proyecto

Jefe funcional Personal Personal Personal

Jefe funcional Personal Personal Personal

Personal Jefe de Proyecto

Equipo del proyecto

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LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN EN EL PROYECTO (CONT.)

Organizacin matricial fuerte
Tiene muchas de las caractersticas de la organizacin por proyectos Los jefes de proyecto estn asignados full-time y tienen autoridad total sobre el proyecto
Gerencia

Jefe funcional Personal

Coordinacin del proyecto

Jefe funcional Personal Personal Personal

Director de Jefes de Proyecto

Jefe de Proyecto
Jefe de Proyecto Jefe de Proyecto
Decisiones del proyecto

Personal Personal

Equipo del proyecto

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LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN EN EL PROYECTO (CONT.)

Organizacin por proyectos
El personal reporta al Jefe de Proyecto, que tiene mucha independencia y autoridad sobre el proyecto La organizacin est estructurada en torno a proyectos
Coordinacin del proyecto

Gerencia

Decisiones del proyecto

Jefe de Proyecto Personal Personal Personal

Jefe de proyecto Personal Personal Personal

Jefe de Proyecto Personal Personal Personal

Equipo del proyecto

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DEBATE
Qu opinan de las siguientes afirmaciones?

1. Los interesados de un proyecto son aquellos que tienen inters en que ste concluya con xito 2. Un usuario final que no fue involucrado en el proyecto no es un interesado 3. Las expectativas de los interesados slo interesan al principio del proyecto

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LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO

Los interesados son personas u organizaciones que estn activamente involucradas en el proyecto, o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente por el desarrollo o finalizacin del proyecto Pueden ejercer influencia sobre el proyecto, sus entregables o los integrantes del equipo de proyecto

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LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO

Es tarea del Jefe de Proyecto:

(CONT.)

Identificar a todos los interesados detectar su inters y expectativas en el proyecto determinar su poder para actuar sobre el proyecto manejar su influencia en relacin a los requerimientos del proyecto, para asegurar un resultado exitoso

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LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO

La relacin entre los interesados y el proyecto
Los interesados
Oficina de Proyectos
Jefe de Cartera de Proyectos Jefe de Programa Otros interesados Equipo de administracin del proyecto

(CONT.)

Clientes/ Usuarios
Jefes funcionales

Sponsor

El equipo de proyecto
Jefe de proyecto
Otros integrantes

Jefe de Operaciones

Proveedores / Vendedores

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DEBATE
1. Den un ejemplo de ciclo de vida de un proyecto 2. Cmo se relaciona el ciclo de vida con la administracin del proyecto?

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EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Consiste en un conjunto de fases Generalmente secuenciales y a veces solapadas Se determinan por: la naturaleza del proyecto su rea de aplicacin necesidades de administracin y control Permiten segmentar al proyecto en conjuntos lgicos para su mejor administracin, planificacin y control

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EL CICLO DE VIDA DE UN PRODUCTO Y SUS PROYECTOS RELACIONADOS

Ciclo de vida de un producto Introduccin al mercado Crecimiento Madurez Saturacin y deterioro Retiro del mercado

Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

Ciclo de vida de un proyecto Investigacin Diseo Construccin Implementacin

La administracin del proyecto

Seguimiento y Control Inicio

Planificacin
Ejecucin

Cierre RMY A.BIZ

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27

DEBATE
1. Los siguientes, son procesos de administracin de proyectos?
Planificacin estratgica
Confirmacin de inters en el producto

Investigacin
Confirmacin de comercializacin

Prototipado
Confirmacin de produccin

Factibilidad
Confirmacin de lanzamiento

Implementacin
Finalizacin del proyecto

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LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Los procesos de un proyecto se clasifican en dos categoras principales: Procesos de administracin de proyectos: intentan llevar el proyecto hacia su objetivo abarcan las tcnicas y herramientas descriptas en el PMBOK Guide aplicables a cualquier tipo de proyecto Procesos orientados al producto: definidos por el ciclo de vida del proyecto varan segn el rea de aplicacin No son independientes e interactan entre ellos
Procesos de la administracin de proyectos Procesos orientados al producto

Tiempo de existencia del proyecto

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LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

(CONT.)

La propuesta del PMI incluye: 42 procesos de administracin de proyectos Agrupados en 5 grupos de procesos: Inicio Planificacin Ejecucin Inicio Planificacin Seguimiento y control Cierre Por ejemplo:
Grupo de procesos

Seguimiento y Control
Ejecucin Cierre RMYA.BIZ

Inicio

Desarrollar el acta del proyecto Identificar a los interesados

Procesos

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LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

(CONT.)

Los procesos y los grupos de procesos: Interactan entre s a lo largo del proyecto o la fase del proyecto
Nivel de Interaccin Ejecucin Planificacin Inicio Cierre Seguimiento y Control

Comienzo del proyecto o fase

Final del proyecto o fase

No son fases del proyecto No son el ciclo de vida del proyecto

No son secuenciales

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LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

(CONT.)
Nivel de costo y recursos afectados

Ejecucin

Cierre

Planificacin

Inicio

Avance del proyecto

Charter Plan del Proyecto Entregables Aceptados Documentos del proyecto archivados

Salidas de la Administracin de Proyectos

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LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

(CONT.)

Al comienzo del proyecto, es mayor:

la influencia de los interesados el riesgo la incertidumbre

Alto

Influencia de los interesados Riesgo Incertidumbre

Al comienzo del proyecto, es menor: el costo de los cambios

Grado Costo de los cambios Bajo Avance del proyecto

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34

DEBATE
1. Adems del alcance, el calendario y el presupuesto, qu otros aspectos debera tener en cuenta el Jefe de Proyecto al planificar, ejecutar y controlar el proyecto?

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LAS REAS DE CONOCIMIENTO

Son una propuesta para agrupar los conocimientos requeridos para administrar un proyecto El PMI sugiere 9 reas de conocimiento o aspectos a conocer
buscar proveedores para colaborar en el proyecto, y realizar el control y seguimiento determinar y administrar el trabajo a realizar por el proyecto

Alcance

coordinar todos los procesos y actividades de modo que ocurran correctamente

Adquisiciones

Tiempo

determinar cunto tiempo tomar el trabajo, desarrollar un calendario y administrarlo

pensar qu problemas pueden ocurrir y determinar cmo protegerse de ellos

Riesgos

Integracin

Costo

preparar y administrar el presupuesto del proyecto

Comunicaciones
lograr que todos los interesados conozcan lo que deben hacer y el estado del proyecto

Calidad
Recursos Humanos

asegurar que el trabajo que se hace cumple las expectativas de los interesados

crear el equipo de proyecto, ayudar, dirigir y motivar al mismo

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LAS REAS DE CONOCIMIENTO

(CONT.)

Cada uno de los 42 procesos de administracin de proyectos: Pertenece a un rea de conocimiento Pertenece a un grupo de procesos Por ejemplo:
Grupo de procesos reas de conocimiento

Inicio

Desarrollar el acta del proyecto Identificar a los interesados

Integracin Comunicaciones

Procesos

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ALCANCE
Cmo nos aseguramos de que incluimos todos los requerimientos?

no estamos trabajando en algo que el usuario no necesita?

estimamos todo el esfuerzo a realizar para poder concluir el proyecto exitosamente?

. todos conocen y entienden el alcance?

todos saben cul es su participacin en el proyecto?

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ALCANCE - Procesos
Planificacin
Definir los requerimientos

Definir el alcance del proyecto

Definir la WBS del proyecto

Seguimiento y control
Verificar el alcance Controlar el alcance
Relacionado con la aceptacin Relacionado con el estado y los cambios

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ALCANCE Salidas o resultados

Algunas salidas o resultados
Matriz de trazabilidad de requerimientos WBS Diccionario de la WBS Lnea base del alcance Entregables aceptados

Pedidos de cambio

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TIEMPO
Cmo nos aseguramos de que la estimacin del proyecto es realista?

todos estamos de acuerdo con el calendario del proyecto?

vamos a detectar y manejar los desvos? el calendario representa la situacin actual del proyecto?

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TIEMPO - Procesos
Planificacin
Definir las actividades Secuenciar las actividades Estimar los recursos para las actividades Estimar la duracin de las actividades Definir el cronograma

Seguimiento y control
Controlar el cronograma

42

TIEMPO Salidas o resultados

Algunas salidas o resultados
Lista jerrquica de recursos Lnea base del calendario Estimacin de duracin de actividades Pedidos de cambio

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COSTOS
Cmo nos aseguramos de que el cliente est de acuerdo con el presupuesto del proyecto?

.... vamos a detectar y manejar los desvos?

incluimos un fondo de reserva en el presupuesto?

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COSTOS - Procesos
Planificacin
Estimar los costos

Determinar el presupuesto

Seguimiento y control
Controlar los costos

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COSTOS Salidas o resultados

Algunas salidas o resultados
Lnea base del costo Estimacin de costo de actividades Pronsticos de presupuesto Pedidos de cambio

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CALIDAD
Cmo nos aseguramos de que el resultado de nuestro proyecto tiene la calidad requerida

por el usuario?
sabemos cul es la calidad requerida por el usuario? seguimos los procesos que nos aseguran la calidad del

producto?
estamos considerando el impacto de la calidad en el plan de proyecto?

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CALIDAD - Procesos
Planificacin
Planificar la calidad

Ejecucin
Ejecutar el aseguramiento de calidad

Seguimiento y control
Ejecutar el control de calidad

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CALIDAD Salidas o resultados

Algunas salidas o resultados
Plan de calidad Mtricas de calidad Mediciones de control de calidad Entregables validados Pedidos de cambio

49

RECURSOS HUMANOS
Cmo nos aseguramos de que tenemos identificados a todos los roles y perfiles

requeridos para nuestro proyecto?

las personas sern asignadas al proyecto a medida que se las necesite?

conocemos el desempeo del equipo y podemos

mejorarlo?

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RECURSOS HUMANOS - Procesos

Planificacin
Desarrollar el plan de recursos humanos

Ejecucin
Adquirir el equipo de proyecto Desarrollar el equipo de proyecto Conducir el equipo de proyecto

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RECURSOS HUMANOS Salidas o resultados

Algunas salidas o resultados
Plan de recursos humanos Asignaciones al proyecto Evaluaciones de desempeo Calendarios de recursos Pedidos de cambio

52

COMUNICACIONES
Cmo nos aseguramos de que conocemos las necesidades de comunicacin de cada

interesado?
informamos en tiempo y forma el estado del proyecto? invitamos a una reunin slo a los que deben ser

invitados?
tenemos la informacin del proyecto disponible cuando la necesitamos?

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COMUNICACIONES - Procesos
Inicio
Identificar a los interesados

Planificacin
Planificar la comunicacin

Ejecucin
Distribuir la informacin Manejar las expectativas de los interesados

Seguimiento y control
Reportar el desempeo

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COMUNICACIONES Salidas o resultados

Algunas salidas o resultados
Registro de interesados Plan de comunicaciones Reportes de desempeo Pedidos de cambio

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RIESGOS
Cmo nos aseguramos de que manejamos la incertidumbre durante el proyecto?

conocemos la tolerancia al riesgo que tiene la

organizacin? estamos contemplando el impacto de mitigar un riesgo?

la estrategia frente a un riesgo no provoque nuevos riesgos

inesperados?

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RIESGOS - Procesos
Planificacin
Planificar la administracin de riesgos
Identificar riesgos Realizar el anlisis cualitativo de riesgos Realizar el anlisis cuantitativo de riesgos Planificar las respuestas a los riesgos

Seguimiento y control
Monitorear y controlar las respuestas a los riesgos

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RIESGOS Salidas o resultados

Algunas salidas o resultados
Plan de administracin de riesgos Registro de riesgos Pedidos de cambio

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ADQUISICIONES
Cmo nos aseguramos de que elegimos el proveedor ms adecuado para el proyecto?

conocemos el grado de avance de las actividades de

nuestro proveedor? el proveedor cumpli con todo lo que fue pactado?

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ADQUISICIONES - Procesos
Planificacin
Planificar las adquisiciones

Ejecucin
Conducir las adquisiciones

Seguimiento y control
Administrar las adquisiciones

Cierre
Cerrar las adquisiciones

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ADQUISICIONES Salidas o resultados

Algunas salidas o resultados
Plan de administracin de adquisiciones Definicin de alcance de adquisiciones Contrato Calendario de recursos Pedidos de cambio

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INTEGRACIN
Cmo nos aseguramos de que el proyecto est debidamente autorizado?

las actividades definidas en el plan de proyecto se estn

ejecutando? slo se incorporan cambios al alcance si estn aprobados

por quien corresponde?

todos trabajan con la ltima versin de los documentos del proyecto?

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INTEGRACIN - Procesos
Inicio
Desarrollar el acta del proyecto

Planificacin
Desarrollar el plan de administracin del proyecto

Ejecucin
Dirigir y administrar la ejecucin del proyecto

Seguimiento y control
Monitorear y controlar el trabajo del proyecto Realizar el control integrado de cambios

Cierre
Cerrar el proyecto o la fase

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INTEGRACIN Salidas o resultados

Algunas salidas o resultados
Acta de proyecto (Charter) Plan de administracin del proyecto Entregables Informacin de desempeo Pedidos de cambio Producto, servicio o resultado final

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PROCESOS Y REAS DE CONOCIMIENTO - RESUMEN

rea de conocimiento Grupos de procesos Inicio 4.1 Desarrollar el acta del proyecto Planificacin Ejecucin Seguimiento y Control 4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto 4.5 Realizar el control integrado de cambios 5.4 Verificar el alcance 5.5 Controlar el alcance 6.6 Controlar el cronograma Cierre 4.6 Cerrar el proyecto o fase

4. Integracin

4.2 Desarrollar el plan de administracin del proyecto

4.3 Dirigir y administrar la ejecucin del proyecto

5. Alcance

5.1 Definir los requerimientos 5.2 Definir el alcance del proyecto 5.3 Crear la WBS del proyecto 6.1 Definir las actividades 6.2 Secuenciar las actividades 6.3 Estimar los recursos para las actividades 6.4 Estimar la duracin de las actividades 6.5 Desarrollar el cronograma 7.1 Estimar los costos 7.2 Determinar el presupuesto 8.1 Planificar la calidad 9.1 Desarrollar el plan de recursos humanos 8.2 Realizar el aseguramiento de calidad 9.2 Adquirir el equipo de proyecto 9.3 Desarrollar el equipo de proyecto 9.4 Gestionar el equipo de proyecto 10.3 Distribuir la informacin 10.4 Gestionar las expectativas de los interesados

6. Tiempo

7. Costo 8. Calidad

7.3 Controlar los costos 8.3 Realizar el control de calidad

9. Recursos Humanos 10. Comunicaciones 10.1 Identificar los interesados

10.2 Planificar la comunicacin

10.5 Reportar el desempeo 11.6 Monitorear y controlar las respuestas a los riesgos

11. Riesgos

11.1 Planificar la administracin de riesgos 11.2 Identificar riesgos 11.3 Realizar el anlisis cualitativo de riesgos 11.4 Realizar el anlisis cuantitativo de riesgos 11.5 Planificar las respuestas a los riesgos 12.1 Planificar las adquisiciones 12.2 Conducir las adquisiciones

12. Contrataciones

12.3 Administrar las adquisiciones RMYA.BIZ

12.4 Cerrar las adquisiciones

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QU ES LA SOLUCIN MICROSOFT ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT (EPM)

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CARACTERSTICAS DE MICROSOFT EPM

Una solucin Microsoft Enterprise Project Management es un entorno de colaboracin Ayuda a las organizaciones a: obtener ms visibilidad y control del trabajo mejorar la toma de decisiones mejorar la alineacin con la estrategia empresarial maximizar la utilizacin de los recursos mejorar la ejecucin de los proyectos para optimizar el retorno de la inversin

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CARACTERSTICAS DE MICROSOFT EPM (CONT.)

Visibilidad del estado de los proyectos Visibilidad de la asignacin de las personas

Equipo de proyecto

Jefes de recursos

Interesados

Administracin y control de los Proyectos

TI
Jefes de Proyectos
Configuracin y escalamiento de la plataforma

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CARACTERSTICAS DE MICROSOFT EPM (CONT.)

Project Central

Interesados

Jefes de recursos

Project Workspace

Jefes de Proyectos

Equipo de proyecto

Project Professional
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CARACTERSTICAS DE MICROSOFT EPM (CONT.)

Administracin de la demanda Administracin de Programas Anlisis negocio (BI) Anlisis y seleccin de cartera Administracin de recursos

EPM
Microsoft Enterprise Project Management

Colaboracin de equipo Reportes de avance

Administracin del cronograma

Administracin financiera Administracin de riesgos e issues

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CMO SOPORTA LA SOLUCIN MICROSOFT EPM A LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

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ALCANCE
Algunas salidas o resultados Matriz de trazabilidad de requerimientos WBS Diccionario de la WBS Lnea base del alcance Entregables aceptados Pedidos de cambio WBS Matriz de trazabilidad de requerimientos

Lnea base del alcance (versiones) Diccionario de la WBS WBS con cambios de alcance

Lnea base del alcance (Documentos)

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TIEMPO
Algunas salidas o resultados Lista jerrquica de recursos Lnea base del calendario Estimacin de duracin de actividades Timeline Cronograma Pedidos de cambio del proyecto Estimacin de recursos

Lnea base del Cronograma del proyecto

Nivelacin de recursos

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TIEMPO
Algunas salidas o resultados Lista jerrquica de recursos Lnea base del calendario Estimacin de duracin de actividades Pedidos de cambio Camino crtico Visualizacin y actualizacin de tareas asignadas al recurso

Aprobacin de las actualizacin de tareas

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COSTOS
Algunas salidas o resultados Lnea base del costo

Estimacin de costo de actividades

Pronsticos de presupuesto Pedidos de cambio

Reportes sobre presupuesto y costo

Indicadores sobre el presupuesto y costo

Reporte de Earned Value

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CALIDAD
Algunas salidas o resultados Plan de calidad Mtricas de calidad Mediciones de control de calidad Entregables validados Pedidos de cambio Procesos Sistema de Gestin de Calidad

Resultados de auditoras
Indicadores de estado del proyecto Plantillas de WBS

Registro y administracin de no conformidades al producto Plantillas de Documentos

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RECURSOS HUMANOS
Algunas salidas o resultados Plan de recursos humanos Asignaciones al proyecto Evaluaciones de desempeo Calendarios de recursos Pedidos de cambio Asignacin de los recursos a los proyectos Asignacin diaria de los recursos

Disponibilidad de los recursos

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COMUNICACIONES
Algunas salidas o resultados Registro de interesados Plan de comunicaciones Reportes de desempeo Pedidos de cambio Indicadores de estado de tareas Visualizacin de tareas asignadas Central de Proyectos

Espacio de trabajo de proyecto

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COMUNICACIONES
Algunas salidas o resultados Registro de interesados Plan de comunicaciones Reportes de desempeo Pedidos de cambio Reportes de avance

Anlisis de datos

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RIESGOS
Algunas salidas o resultados Plan de administracin de riesgos Registro de riesgos Pedidos de cambio Gestin de riesgos

Gestin de riesgos

Riesgos vinculados a las actividades del proyecto

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ADQUISICIONES
Algunas salidas o resultados Plan de administracin de adquisiciones Definicin de alcance de adquisiciones Contrato Calendario de recursos Pedidos de cambio

Todos los aspectos de la contratacin pueden administrarse en la herramienta, como se describi para las otras reas de conocimiento: Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos
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INTEGRACIN
Algunas salidas o resultados Acta de proyecto (Charter) Plan de administracin del proyecto Entregables Actas de proyecto

Informacin de desempeo
Pedidos de cambio Producto, servicio o resultado final Gestin de pedidos de cambio Documentos de planificacin Lecciones aprendidas

Gestin de entregables

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PROYECTO, PROGRAMA Y CARTERA DE PROYECTOS

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LA RELACIN ENTRE PROYECTO, PROGRAMA Y CARTERA DE PROYECTOS

Cartera de ms alto nivel Proyectos Cartera de bajo nivel Programas de alto nivel Proyectos Proyectos Programas de bajo nivel Proyectos Proyectos Programas de bajo nivel

Grupo de proyectos o programas, gestionados en forma coordinada para alcanzar objetivos estratgicos de negocios

Programas de alto nivel

Grupo de proyectos relacionados, gestionados en forma coordinada para obtener beneficios y control, que no seran alcanzables si se gestionaran individualmente

Proyectos

Autorizados como resultado de una o ms consideraciones estratgicas: - Demanda de mercado - Oportunidad estratgica o necesidad de negocio - Pedido del cliente - Avance tecnolgico - Requisito legal

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CARACTERSTICAS DE MICROSOFT EPM

Las soluciones EPM administran el ciclo completo de los proyectos, desde la estrategia hasta la planificacin de los proyectos

Enterprise Project Management

Create
Demand Management

Select
Portfolio Selection

Plan
Work Planning

Manage
Collaboration & Reporting

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CREACIN DE LA CARTERA DE PROYECTOS

Iniciativa Caso de Negocio Workflow
Posible usuario: Analista de Negocio
Iniciativas

Flujo completo desde iniciativa a proyecto

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DRIVERS ESTRATGICOS Y ALINEACIN DE LAS PROPUESTAS

Drivers Alineacin
Posible usuario: PMO

Alineamiento proyectos propuestos / drivers

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SELECCIN DE LA CARTERA DE PROYECTO MS CONVENIENTE

Anlisis de escenarios
Posible usuario: PMO y Controller

Bsqueda de la mezcla ptima de cartera

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TABLERO DE CONTROL DE LA CARTERA DE PROYECTOS

Posible usuario: Direccin y PMO

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LAS PRINCIPALES LECCIONES APRENDIDAS DE LOS PROYECTOS DE IMPLEMENTACIN DE UN EPM

Segn nuestra experiencia

y corroborado con el libro Microsoft Office Project Server 2007 Unleashed

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LECCIONES APRENDIDAS
Encarar la implementacin EPM como un proyecto Tener en cuenta que es un proyecto complejo Utilizar un esquema evolutivo (por etapas) Minimiza la incertidumbre, ansiedad y frustracin mientras se planifica, ejecuta y despliega la implementacin EPM

Focalizarse en los cambios La implementacin EPM afecta a las personas, los procesos y la organizacin Prestar atencin al entorno organizacional, ms all del tcnico

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LECCIONES APRENDIDAS

(CONT.)

Esforzarse en las habilidades de Administracin de Proyectos La herramienta de software no garantiza el xito La administracin de proyectos es compleja y requiere de personas con habilidad Establecer expectativas realistas La implementacin EPM tomar tiempo Planificar en forma evolutiva para obtener logros rpidamente No esperar que se aproveche toda la capacidad en forma inmediata

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REFERENCIAS
PMI - www.pmi.org
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fourth Edition The Standard for Program Management Second Edition
The Standard for Portfolio Management Second Edition

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REFERENCIAS
Microsoft http://msdn.microsoft.com
Microsoft Office Project Server 2007 Unleashed - Copyright 2008 by Sams Publishing
Microsoft Enterprise Project Management EPM Solution Guide 2010 - 2010 Microsoft Corp.

Excelza http://excelza.biz/

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