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INFORMACION GENERAL ORGANIZACIN

TERMINAL DE TRANSPORTES DE VILLAVICENCIO S.A.

Sitio web: www.terminalvillavicencio.gov.co LOCALIZACIN

Carrera 1A No. 15-05 Anillo Vial, Villavicencio, Meta, Colombia

ALCANCE:

Organizacin y control de la operatividad del transporte terrestre intermunicipal e interdepartamental de pasajeros de la terminal. Pendiente por traducir
EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de Sistema de Gestin de la Calidad)

7.3 Diseo y desarrollo, ya que la prestacin del servicio se realiza de acuerdo a los parmetros de la Legislacin Colombiana vigente para el sector
CDIGO SECTOR: EA 31/1 REQUISITOS: ISO 9001:2008 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN Nombre: Cargo: Correo electrnico: Auditoria Etapa 1 EQUIPO AUDITOR Audito Lder: Experto Tcnico

Julio Csar Herrera Morales Gerente de la Terminal terminalvillavicencio@gmail.com

FECHA 2010-12-16 Fernando ngel Botero ------------------------------DURACIN (total das auditora) 0,5

OBJETIVOS

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a terceros sin autorizacin de la empresa.

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Confirmar el alcance de la certificacin Auditar la documentacin del sistema de gestin de la organizacin y su suficiencia frente a los criterios. Evaluar la organizacin y las condiciones especficas de su sitio e intercambiar informacin con el personal de la organizacin con el fin de determinar el estado de preparacin para la auditoria en Etapa 2. Revisar el estado de la organizacin, su comprensin de los requisitos especificados, en particular en lo que concierne a la identificacin del desempeo clave o de aspectos, procesos, objetivos y operacin significativos del sistema de gestin; Reunir la informacin necesaria correspondiente al alcance del sistema de Gestin, a los procesos y a los sitios de la organizacin, as como a los aspectos reglamentarios y jurdicos conexos y su capacidad de cumplimiento; Revisar la asignacin de recursos para la auditora Etapa 2 y acordar con la organizacin los detalles para su realizacin; Brindar un enfoque para la planificacin de la auditoria Etapa 2, mediante la comprensin suficiente del sistema de gestin y de las operaciones del sitio en un contexto en el que pueden haber aspectos significativos del Sistema de Gestin de la organizacin; Evaluar si las auditoras internas y la Revisin por la Direccin han sido planificadas y realizadas y si el nivel de implementacin del Sistema de Gestin garantiza que la organizacin est preparada para la auditoria Etapa 2. Establecer las conclusiones en relacin con la viabilidad de realizar la Etapa 2. Identificar hallazgos que podran ser clasificados como no conformidades en la Etapa 2 e informar a la organizacin acerca de los riesgos asociados para iniciar la Etapa 2. Establecer el plan para la auditoria Etapa 2, si los resultados lo ameritan

3
-

ACTIVIDADES DESARROLLADAS:
La auditora correspondiente a la Etapa 1 se realiz en las instalaciones de la empresa con la participacin del Gerente y la Coordinadora de Calidad. Previamente se envi al auditor la documentacin requerida, manual de calidad, caracterizaciones, procedimientos obligatorios, registros de la ltima auditora interna y de la revisin por la direccin. Se elabor un plan para la Etapa 1 que se present a la Institucin y al considerarlo apropiado, se desarroll en su totalidad. En el Manual de Calidad se evidencia la identificacin de los clientes, que de acuerdo con el alcance documentado, son las empresas transportadoras y los usuarios de los servicios de transporte, aunque tambin se considera como clientes a los conductores y a los comerciantes de los locales con que se cuenta en la Terminal. Los requisitos de los clientes estn descritos en la legislacin aplicable, referenciada en las caracterizaciones de los procesos, en los requisitos de la norma indicados en el manual de calidad, captulo 9 y en los procedimientos e instructivos. Se revis la justificacin de la exclusin documentada del requisito 7.3 Diseo y desarrollo, encontrndose adecuada y vlida. Se verific la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales entre los cuales se cuenta principalmente con el Decreto 2762 de 2001, la Resolucin 014 de 2009 Manual Operativo de la Sociedad Terminal de Transportes de Villavicencio, la Resolucin 002222 de 2002, por la cual se fijan las Tasas de Uso y la Resolucin 6398 de 2002 sobre la base de clculo de las tasas de uso, entre otros. Al finalizar la auditora inicial, se acord de manera consensuada con los participantes, de la viabilidad de realizar la auditora de otorgamiento, Etapa 2, para la cual se elabor el plan respectivo que se present a la Institucin para su revisin y divulgacin. Se realizaron las explicaciones y aclaraciones necesarias para que la organizacin tenga claridad de todas las actividades realizadas y por hacer para la Etapa 2 de la auditora.

Informacin sobre los sitios por auditar y el personal que realiza trabajo en el alcance del sistema de gestin
Nmero de personas incluidas en el alcance del Sistema de Gestin (Incluye empleados, subcontratados, de temporada, en misin temporal, en todos los turnos) Si existe una diferencia mayor a ms o menos al 10% del reportado en la solicitud de certificacin, se

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Nmero de sitios permanentes diferentes al principal que estarn cubiertos por la certificacin Nmero de sitios que se tomaran como muestra en la Etapa 2, si es aplicable la toma de muestra como mltiple sitio

0 1

3.

DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTION

Fecha del manual de gestin o documento que describe los elementos centrales del sistema de 04/11/2010 gestin: Fecha de aprobacin del manual: 04/11/2010 Exclusiones reportadas de requisitos en el manual de Gestin (aplicable a SGC): indicar las exclusiones reportadas

7.3 Diseo y desarrollo, ya que la prestacin del servicio se realiza de acuerdo a los parmetros de la Legislacin Colombiana vigente para el sector

4.

OBSERVACIONES A LA ADECUACION DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION

Indicar cada una de las inadecuaciones, omisiones, inconsistencias o debilidades identificadas en la Etapa 1 o en la Documentacin. Si se identifica una deficiencia relevante, a juicio del auditor, se puede solicitar documentacin adicional para verificar la adecuacin del sistema de gestin. Si se identifican serias deficiencias, se deben comunicar y resolver con la organizacin antes de la Auditora Etapa 2. Si no se resuelven, el auditor lder, en acuerdo con la organizacin, puede aplazar la Auditora Etapa 2. Reportar las debilidades significativas a la adecuacin de la documentacin, con los criterios de auditoria. No se han identificado inadecuaciones en la documentacin ni en el sistema de gestin de la calidad.

5.

RESULTADOS DE LA AUDITORA ETAPA 1

SI X

NO

Las exclusiones son adecuadas y justificadas, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.2 de la norma ISO 9001 ? (Aplica solo para SGC) Existen procesos de origen externo con incidencia en el alcance de la certificacin ? Est definido el control sobre los procesos de origen externo? Se cuenta con la capacidad de cumplir con los requisitos legales y reglamentarios aplicables? Se cuenta con informacin acerca de los resultados del seguimiento (monitoreo) y la medicin ? Se han realizado auditorias internas al Sistema de Gestin para determinar su conformidad con los requisitos especificados y si el Sistema se ha implementado y mantenido eficazmente? Se han realizado Revisiones por la Direccin para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del Sistema? Se cuenta con resultados de acciones tomadas para los resultados de monitoreo, auditoras internas y revisiones por la direccin.

X NA X NA

X X X

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Se cuenta con los recursos y condiciones para la auditoria Etapa 2? El representante de la alta direccin tiene la autoridad y la responsabilidad definida acorde con los requisitos establecidos en la norma de requisitos de gestin.

X X

6.

HALLAZGOS IDENTIFICADOS

Describir los hallazgos identificados que podran constituirse como no conformidades en la Etapa 2 En la descripcin de los requisitos de la norma ISO 9001:2008 aplicables a los procesos, en el captulo 9 del manual de calidad no se incluyen los requisitos 5.6.1, 7.5.5 ni 7.6

7.

CONCLUSIN DE LA ETAPA 1 X

RECOMENDACIN PARA REALIZAR ETAPA 2, RECOMENDACIN PARA REALIZAR UNA NUEVA ETAPA 1

COMENTARIOS DEL EQUIPO AUDITOR, por favor indique comentarios relacionados con la presentacin de los resultados de la etapa 1 y de los detalles explicados a la empresa para su continuacin, de manera que se evidencie aqu que las actividades realizadas y las que se realicen posteriormente hayan sido claras para la organizacin. La documentacin revisada, las actividades realizadas segn las evidencias suministradas y la comprensin por parte de los participantes en la Etapa 1 de los requisitos de la norma y de la importancia de su cumplimiento, han permitido dar concepto favorable para continuar con la Etapa 2 de la auditora de otorgamiento.
Notas: La decisin para la continuacin del proceso y realizacin de la auditora etapa 2 es de la organizacin, sin embargo la organizacin debe revisar los resultados obtenidos en la etapa 1 y los riesgos que implica realizar una etapa 2 sin implementar acciones para los hallazgos detectados. En cualquier caso, la etapa 2 de auditora debe ser realizada antes de 90 das a partir de la fecha de realizacin de la Etapa 1. El auditor lder en la reunin de cierre de la Etapa 1, explicar los detalles relacionados con la continuacin del proceso y las alternativas para la organizacin.

Nombre auditor lder:

FERNANDO NGEL BOTERO

FECHA:

2010

12

16

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PLAN DE AUDITORA ETAPA 1

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EMPRESA: Direccin: Representante de la direccin: Cargo: Correo electrnico Alcance:

TERMINAL DE TRANSPORTES DE VILLAVICENCIO S.A.

Carrera 1A No. 15-05 Anillo Vial, Villavicencio, Meta, Colombia Julio Csar Herrera Morales Gerente de la Terminal terminalvillavicencio@gmail.com

Organizacin y control de la operatividad del transporte terrestre intermunicipal e interdepartamental de pasajeros de la terminal.
CRITERIOS DE AUDITORIA TIPO DE AUDITORA: Reunin de Apertura: Reunin de Cierre: ISO 9001:2008 ETAPA 1 2010-12-16 2010-12-16 AUDITORA INICIAL Hora: Hora: AUDITORA DE RENOVACIN 8:00 8:15 11:45 12:00

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para remitir la propuesta de Plan de Auditora de la etapa 1 que se realizar en el Sistema de Gestin de la organizacin. Srvase por favor indicar en la columna, el nombre y ttulo de las personas que asistirn a cada reunin y enviarlo por favor a mi correo electrnico. Asimismo, para la sesin de apertura de la auditora agradezco por favor invitar a las personas que la organizacin considere relevantes de las reas a auditar. En trminos de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organizacin, por favor informarnos el da de la visita y organizar el suministro de equipos de proteccin personal que sean necesarios. La informacin que se obtenga por la realizacin de esta auditora ser tratada confidencialmente por el equipo auditor y por parte del ICONTEC. El lenguaje de la auditora y su informe ser el espaol. Los objetivos de la Etapa 1 de la auditoria son: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Confirmar el alcance de la certificacin Auditar la documentacin del sistema de gestin de la organizacin y su adecuacin a los criterios. Evaluar la organizacin y las condiciones especficas de su sitio e intercambiar informacin con el personal de la organizacin con el fin de determinar el estado de preparacin para la auditoria en Etapa 2. Revisar el estado de la organizacin, su comprensin de los requisitos especificados, en particular en lo que concierne a la identificacin del desempeo clave o de aspectos, procesos, objetivos y operacin significativos del sistema de gestin; Reunir la informacin necesaria correspondiente al alcance del Sistema de Gestin, a los procesos y a los sitios de la organizacin, as como a los aspectos reglamentarios y jurdicos conexos y su capacidad de cumplimiento; Revisar la asignacin de recursos para la auditora Etapa 2 y acordar con la organizacin los detalles para su realizacin; Brindar un enfoque para la planificacin de la auditoria Etapa 2, mediante la comprensin suficiente del sistema de gestin y de las operaciones del sitio en un contexto en el que pueden haber aspectos significativos del Sistema de Gestin de la organizacin; Evaluar si las auditorias internas y la Revisin por la Direccin han sido planificadas y realizadas y si el nivel de implementacin del Sistema de Gestin garantiza que la organizacin est preparada para la auditoria Etapa 2 Elaborar un informe de Auditora Etapa 1, que incluya los resultados y conclusiones en relacin con la viabilidad de realizar la Auditora Etapa 2. Establecer el plan para la auditoria Etapa 2, si los resultados lo ameritan.

ES-P-SG-02-F-024 Version 01

Aprobado 2010-04-23

PLAN DE AUDITORA ETAPA 1

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Auditor Fernando ngel Botero Lder: Fecha de generacin de este plan:

Correo electrnico 2010-12-16

fangel@icontec.net

FECHA 2010-11-16

HORA 8:00 8:15

PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR Reunin de Apertura Confirmacin del alcance del sistema de gestin de la calidad Identificacin y aplicacin de los requisitos especificados y de los reglamentarios aplicables. Informacin de los procesos del SGC y de su desempeo Adecuacin de la documentacin: Manual, Procedimientos obligatorios Registros del SGC: Satisfaccin del Cliente, Quejas y Reclamos, Auditoras Internas, Revisin por la Direccin Recursos para la Etapa 2, viabilidad de la Etapa 2, Informe de Etapa 1 y elaboracin de plan de la Etapa 2 Reunin de Cierre

AUDITOR FA FA

CARGO Y NOMBRE Gerente - Julio Csar Herrera Mnica Ramrez Coord de Calidad Gerente - Julio Csar Herrera Mnica Ramrez Coord de Calidad

FA Gerente - Julio Csar Herrera Mnica Ramrez Coord de Calidad FA FA Gerente - Julio Csar Herrera Mnica Ramrez Coord de Calidad Gerente - Julio Csar Herrera Mnica Ramrez Coord de Calidad Gerente - Julio Csar Herrera Mnica Ramrez Coord de Calidad Viviana Pinzn Secretaria de Gerencia

8:30

8:45

9:15

FA

10:15

FA Gerente - Julio Csar Herrera Mnica Ramrez Coord de Calidad FA Gerente - Julio Csar Herrera Mnica Ramrez Coord de Calidad

11:15

11:45

Observaciones:

ES-P-SG-02-F-024 Version 01

Aprobado 2010-04-23

INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2

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1. INFORMACIN GENERAL ORGANIZACIN

TERMINAL DE TRANSPORTES DE VILLAVICENCIO S.A.

SITIO WEB: www.terminalvillavicencio.gov.co LOCALIZACIN Carrera 1A No. 15-05 Anillo Vial, Villavicencio, Meta, Colombia ALCANCE

Organizacin y control de la operatividad del transporte terrestre intermunicipal e interdepartamental de pasajeros de la terminal.
Organization and control of the inter-municipal and inter -departmental transport operability of the bus terminal passengers. EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestin de calidad) 7.3 Diseo y desarrollo, ya que la prestacin del servicio se realiza de acuerdo a los parmetros de la Legislacin Colombiana vigente para el sector CDIGO SECTOR: EA 31/1 REQUISITOS: ISO 9001:2008 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN Nombre: Julio Csar Herrera Morales Cargo: Gerente de la Terminal Correo electrnico terminalvillavicencio@gmail.com TIPO DE AUDITORIA: OTORGAMIENTO FECHA AUDITORIA ETAPA 2 AUDITORIA COMPLEMENTARIA (Si aplica) EQUIPO AUDITOR Auditor lder Fernando ngel Botero Auditor ------------------------------Experto Tcnico ------------------------------DATOS DEL CERTIFICADO No Aplica Cdigo No Aplica Fecha de emisin inicial Fecha ltima renovacin (si aplica) No Aplica No Aplica Fecha vencimiento: 2010-12-16 al 18 DURACIN (das auditora) 3,0

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Determinar la conformidad del sistema de gestin con los criterios de auditora. Evaluar la capacidad del sistema de gestin para asegurar el cumplimiento de los requisitos contractuales, legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestin y a la norma de requisitos de gestin Determinar la eficaz implementacin y mantenimiento del sistema de gestin Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestin

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

En fecha 2010-12-16 y en las instalaciones de la empresa, el auditor lder realiz la Etapa 1 de la auditora, de acuerdo con informe presentado. Con base en los resultados obtenidos de esta Etapa 1 la Gerencia determin continuar con la Etapa 2, tal como se haba programado inicialmente. Como resultado de la Etapa 1 se elabor el Plan de la Auditora (Etapa 2), en el cual se incluyeron todos los procesos del sistema de gestin de la calidad, a saber: Direccionamiento, Atencin al usuario, Gestin de calidad, Gestin operativa, Gestin financiera, Gestin de la informacin y Gestin Administrativa. Los criterios de la auditoria incluyen la documentacin desarrollada por la organizacin en respuesta a los requisitos de la norma ISO 9001:2008. Para el desarrollo de la auditora se sigui la metodologa del ciclo P-H-V-A. Durante la auditora se verific la capacidad de la entidad por el cumplimiento de la legislacin aplicable al sector, entre los cuales se cuentan: el Decreto 2762 del 20 de diciembre de 2001, la Resolucin de Mintransporte 1555 de 2005, entre otros. La auditoria se realiz por muestreo selectivo de evidencias de las actividades de la organizacin en los procesos. El plan de la auditora se desarroll en su totalidad y como resultado de la auditora se detectaron 4 no conformidades menores asociadas a los requisitos siguientes de la norma ISO 9001:2008: 5.4.2, 7.4.1, 8.2.2 y 8.5.2/8.5.3 En la reunin de cierre se mencionaron los aspectos relevantes, las oportunidades de mejora y las no conformidades, verificando la total aceptacin y entendimiento por parte de los asistentes. La entidad envi oportunamente los planes de accin para las 4 no conformidades menores para los cuales se solicitaron algunos ajustes en la identificacin adecuada de las causas y el establecimiento de las correcciones y acciones correctivas y finalmente se aprobaron en fecha 2010-12-27. Las 4 no conformidades menores se deben cerrar en la prxima auditora de seguimiento.

4. INFORMACIN RELACIONADA CON LOS SITIOS AUDITADOS Nmero de sitios permanentes incluidos en el alcance de la auditoria Nmero de sitios auditados diferentes a la sitio principal 5. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIN Nmero de no conformidades detectadas en esta auditoria Nmero de no conformidades solucionadas de esta auditoria Nmero de no conformidades solucionadas que estaban pendientes de la auditoria anterior. Nmero total de no conformidades pendientes Comentario adicionales: Mayores Menores Mayores Menores Mayores Menores Mayores Menores

1 0

0 4 0 0 NA NA 0 4

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6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIN El compromiso y la actitud demostrados por todo el personal de la Terminal por los resultados de la auditora y la mejora de los procesos. El manejo de los productos no conformes, con la identificacin y tratamiento oportunos, generando las acciones correctivas respectivas cuando se ha considerado pertinente.

La poltica establecida de pago a proveedores en mximo 5 das despus de recibida la factura, ya que asegura a los proveedores el recaudo y favorece las relaciones mutuamente beneficiosas. El servicio especial contratado con Cootransmeta para el transporte sin costo de los usuarios desde el centro de la ciudad hacia La Terminal, fomentando la utilizacin de los servicios de la Terminal, como sitio preferencial para el ingreso de pasajeros. Las actividades de verificacin de la eficacia de las capacitaciones realizadas mediante evaluaciones, con calificacin y retroalimentacin de las fortalezas y observaciones a cada evaluado, para facilitar el logro de los resultados.

7. OPORTUNIDADES DE MEJORA La revisin por la direccin de manera que se analicen las entradas de informacin con la orientacin de revisar la gestin y no los resultados La conservacin de los registros de las acciones tomadas por el comit de mensual de lderes de procesos sobre los resultados de la encuestas de satisfaccin para facilitar el seguimiento. Los anlisis de las encuestas de satisfaccin de los clientes internos, identificando de manera separada las encuestas de las empresas y las de los conductores de las de los otros, como comerciantes, contratistas y funcionarios, que no son clientes directos para facilitar la identificacin de las insatisfacciones y tomar las acciones correspondientes para la mejora.

La separacin de las quejas recibidas, para concentrar los esfuerzos en las quejas de los clientes de la institucin y no en los clientes de terceros como los de los comerciantes o las quejas por los servicios prestados por las empresas transportadoras. La determinacin explcita de la periodicidad de realizacin de las auditoras internas para facilitar la elaboracin del programa anual de auditoras y su planificacin. La utilizacin de la norma ISO 19011, Gua para la realizacin de las auditoras internas de calidad y ambiental ayudara para asegurar la confiabilidad de las auditoras. La identificacin de los posibles productos / servicios no conformes generados en los procesos, para determinar el tratamiento que se debe realizar y los responsables de su ejecucin y de esta manera dar soluciones oportunas y eficaces cuando los productos o servicios no conformes se presenten. Los indicadores de los procesos, para asegurar que midan la eficacia mas que el cumplimiento de los requisitos, para facilitar la mejora continua y que las mediciones no correspondan a promedios ya que no permiten detectar la dispersin de los datos.
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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

El control para asegurar la permanente funcionalidad del aplicativo SADPI y la validacin de los conteos realizados en las 3 puertas de ingreso para asegurar la veracidad de la informacin suministrada. La documentacin de los criterios de seleccin de proveedores de menor cuanta, para asegurar la adecuada seleccin con objetividad. Las actividades de seleccin de personal de manera que no se limite a la revisin de los requisitos establecidos y documentados en la hoja de vida, para determinar otros aspectos que aseguren la seleccin de la persona indicada. La planificacin y seguimiento a la implementacin de los compromisos adquiridos resultantes de las evaluaciones de desempeo, para garantizar el fortalecimiento del personal y la mejora del desempeo.

8. CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA La nica auditora interna de calidad realizada por auditores externos el 22 de julio no se considera confiable en la determinacin de la conformidad con todos los requisitos de la norma ISO 9001 y de la eficacia de los procesos y del sistema de gestin de la calidad, ya que la organizacin no se asegura de auditar todos los requisitos aplicables y no se evidencia la competencia de los auditores. No se evidencia la utilizacin de los resultados reportados en los informes.

9. RESULTADO DE LA REVISIN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR No aplicable por ser auditora de otorgamiento.

10. INFORMACIN COMPLEMENTARIA 10.1. Anlisis de la eficacia del sistema de gestin certificado Aunque se reciben de 3 a 5 quejas diarias de los clientes, la mayora corresponden a quejas por los servicios prestados por las empresas transportadoras y por los locales comerciales de La Terminal . Todas las quejas son reenviadas a los responsables para su solucin y respuesta. Se evidencia que quejas sobre los servicios prestados por La Terminal, como la recibida de un conductor por demora en la realizacin de la prueba de alcoholemia, tambin se reenvi al contratista que la realiza y no se realiz el respectivo seguimiento. No se evidencia la necesidad de establecer acciones correctivas sobre las quejas recibidas. 10.2. Uso del certificado de sistema de gestin y autenticidad del certificado: No aplicable por ser auditora de otorgamiento. 10.3. Cambios en la organizacin con incidencia en el sistema de gestin desde la anterior auditora: No aplicable por ser auditora de otorgamiento. 10.4. Aspectos por verificar en la siguiente auditoria: Para la prxima auditora se recomienda revisar los procesos de. Direccionamiento, Atencin al usuario,

Gestin de calidad y Gestin operativa y revisar los aspectos por mejorar reportados en este informe.

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DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD

CLASIFICACIN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIN

ANLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RACES)

ACCIN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIN Establecer y documentar procedimiento para planificacin del Sistema Gestin de Calidad. Fecha Propuesta: Enero de 2011. el la de 15 el la de 20

ACEPTACIN DEL PLAN DE ACCIN POR AUDITOR LIDER

La alta direccin no asegura que la planificacin del sistema de gestin de la calidad se realiza con el fin de cumplir los objetivos de la calidad

Menor

5.4.2

Documentar la planificacin del Sistema de Gestin de Calidad que asegure el cumplimiento de la poltica y objetivos de calidad Fecha Propuesta: Enero 15 de 2011

No hay un procedimiento claro y documentado que permita identificar las actividades y productos para realizar la planificacin y seguimiento a la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad

Socializar e implementar procedimiento para Planificacin del Sistema Gestin de Calidad. Fecha Propuesta: Enero de 2011.

SI X NO Fecha: 2010-12-22

Evaluar la efectividad de la implementacin del sistema de gestin de calidad a travs del seguimiento de los indicadores que miden los objetivos de calidad. Fecha Propuesta: Marzo 30 de 2011. Incluir dentro del Plan de Capacitacin del 2011 los temas bsicos de capacitacin en calidad para los lderes de proceso: Norma ISO 9001:2008; NTC ISO 19011 Fecha Propuesta: Realizar capacitacin terico prctica frente a la norma ISO 9001:2008 y NTC ISO 19011 Fecha Propuesta: Iniciar ciclo de capacitacin en Febrero 02 de 2011.

La auditora interna realizada no permite determinar la conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2008

Menor

8.2.2

Establecer el Plan de Auditoria Interna para la vigencia 2011, tomando como referencia la totalidad de los requisitos de la norma que aplican a la Terminal de Transportes, en coherencia con lo establecido por el Manual de Calidad de la Institucin Fecha Propuesta: Enero 15 de 2011

Desconocimiento del personal frente a las etapas que se deben cumplir de manera ordenada en la planificacin e implementacin del SGC as como de la programacin, planeacin y realizacin de auditorias internas

SI X NO Fecha: 2010-12-22

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Evaluar la eficacia de la capacitacin. Fecha Propuesta: Marzo 15 de 2011 Establecer acciones de mejora frente a los resultados de la evaluacin de la eficacia de la Capacitacin. Fecha Propuesta: Marzo 16 de 2011. Revisar el procedimiento de auditoras internas y confrontar el cumplimiento de la totalidad de los requisitos y de las actividades establecidas dentro de la Organizacin. Fecha Propuesta: Febrero 10 de 2011 Actualizar el procedimiento de evaluacin y revaluacin de proveedores incluyendo en la evaluacin del proveedor una actividad que establezca el cumplimiento de los requisitos establecidos (perfil de los auditores) en otros documentos diferentes al manual de contratacin. Fecha Propuesta: Febrero 10 de 2011 Crear una lista de chequeo con los requisitos para los diferentes tipos de contratos, el cual deber reposar en el expediente del proveedor. Lo anterior con el fin garantizar el cumplimiento de los mismos. Capacitar involucrado al en personal el

La organizacin no selecciona los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar los servicios de acuerdo con los requisitos establecidos

Menor

7.4.1.

Solicitar las evidencias del cumplimiento de los requisitos frente a idoneidad y experiencia de los auditores externos que realizaron el primer ciclo de auditoras internas en la Organizacin, con base en lo establecido en el procedimiento de auditorias

El procedimiento de evaluacin y revaluacin de proveedores no contempla la verificacin de los requisitos (perfiles) establecidos en otros documentos diferentes al manual de contratacin.

SI X NO Fecha: 2010-12-27

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INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2

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procedimiento de la evaluacin de proveedores y uso del formato lista de chequeo para los diferentes tipos de contratos Realizar el respectivo seguimiento al cumplimiento de los requisitos y actividades del procedimiento de auditoras internas. Fecha Propuesta: Junio 30 de 2011

Actualizar el procedimiento y formatos de acciones correctivas y preventivas con las metodologas seleccionadas (por cada m seleccionada realizar tres porqus). Enero 20 de 2011. La metodologa que se utilizo (5 m) no son suficientes para asegurar cual es causa raz de la no conformidad y garantizar la eficacia del plan de accin. Capacitar y realizar talleres con los lderes de proceso en los temas de procedimiento de acciones correctivas y preventivas, objetivo y modo de uso de la metodologa de las 5 m y tres porqus. Enero 26 de 2011. Implementar la metodologa concertada en las acciones correctivas, preventivas y de mejora que sean abiertas a partir del 2011. Fecha Propuesta: Febrero 1 de 2011 Realizar seguimiento mensual a la apertura de las acciones correctivas de los Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a terceros sin autorizacin de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Aprobado 2010-03-23 Versin 01

La organizacin no previene la ocurrencia o recurrencia de las no conformidades potenciales y reales, respectivamente

Menor

8.5.2 8.5.3

Identificar e implementar las metodologas de anlisis de causa raz para la definicin de las acciones correctivas derivadas del proceso de auditoria externa

SI X NO Fecha: 2010-12-26 Se deben conservar evidencias de la eficacia de las acciones correctivas.

INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2

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diferentes procesos. Fecha Propuesta: 01 Marzo de 2011

de

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a terceros sin autorizacin de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Aprobado 2010-03-23 Versin 01

INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 DE SISTEMAS DE GESTIN

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11. CONCEPTO DEL AUDITOR LIDER DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-01 Se recomienda otorgar la Certificacin del Sistema de Gestin Se recomienda no otorgar la Certificacin del Sistema de Gestin Se recomienda renovar la Certificacin del Sistema de Gestin Se recomienda reactivar la Certificacin del Sistema de Gestin Se recomienda ampliar / reducir la Certificacin del Sistema de Gestin Se recomienda no ampliar la Certificacin del Sistema de Gestin Se recomienda suspender la Certificacin del Sistema de Gestin Mantener la Certificacin del Sistema de Gestin Se recomienda cancelar la Certificacin del Sistema de Gestin Comentarios adicionales: Nombre auditor lder: FECHA:
2011 01

04

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PLAN DE AUDITORIA EN SITIO

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EMPRESA: Direccin:

TERMINAL DE TRANSPORTES DE VILLAVICENCIO S.A.

Carrera 1A No. 15-05 Anillo Vial, Villavicencio, Meta, Colombia Telfono:

Representant Julio Csar Herrera Morales e: Cargo: Gerente de la Terminal Correo electrnico

0386606535

terminalvillavicencio@gmail.com

Alcance: Organizacin y control de la operatividad del transporte terrestre intermunicipal e

interdepartamental de pasajeros de la terminal.

CRITERIOS DE AUDITORIA Tipo de auditoria: EXTRAORDINARIA Reunin de Apertura: Reunin de Cierre: PRE AUDITORIA AMPLIACIN

ISO 9001:2008
OTORGAMIENTO RENOVACION SEGUIMIENTO ACTUALIZACIN

2010 12 16 2010 12 - 18

Hora: Hora:

13:30 14:30 14:00 15:00

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para remitir la propuesta del plan de la auditoria que se realizar al Sistema de Gestin de la Calidad de su organizacin. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las personas que atendern cada entrevista y devolverlo a mi correo electrnico. As mismo, para la reunin de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas pertinentes de los procesos que sern auditados y disponer de videobeam y computador para la presentacin de Icontec. Para el balance diario de informacin del equipo auditor le agradezco disponer de una oficina o sala, as como tambin de acceso a la documentacin del sistema de gestin. En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organizacin, favor informarlas el da de la visita y disponer el suministro de los equipos de proteccin personal necesarios. La informacin que se conozca por la ejecucin de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor e Icontec. El idioma de la auditoria y su informe ser el espaol.
Auditor Lder: Auditor: Fecha:

Fernando ngel Botero [FA] -------------------------------------2010 12 16

3102950147 Experto Tcnico

fangel@icontec.net ----------------------------

ES-P-SG-02-F-002 Version 00

Aprobado 2006-12-28

PLAN DE AUDITORIA EN SITIO

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PLAN DE AUDITORA
FECHA 2010-12-16 HORA 13:30 - 14:30 PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR REUNIN DE APERTURA Direccionamiento (5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6) Atencin al Usuario (7.2.3, 8.2.1) Balance de Informacin Reunin con el Representante de la Direccin Gestin de Calidad (4.2.3, 4.2.4, 8.2.2) Gestin Operativa (6.3, 7.1, 7.2, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8.2.4, 8.3) Almuerzo AUDITOR FA Gerente Julio Cesar Herrera Morales Secretaria de gerencia Carmen Viviana Pinzn ------------------------------CARGO Y NOMBRE

14:30 - 16:00

FA FA

16:00 17:30

17:30 - 18:00

FA FA

2010-12-17

7:30 8:00

Coordinador de calidad Mnica Andrea Ramrez

8:00 9:30

FA

Coordinador de calidad Mnica Andrea Ramrez Jefe de divisin operativa Luz Dary Herrera

9:30 12:00

FA

12:00 - 13:30

FA FA FA

&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& Jefe divisin operativa Luz dary herrera< Ingeniero de sistemas Otoniel Baquero Borda ----------------------------------------------

13:30 15:00 Gestin Financiera (6.1, 6.3) Gestin de la Informacin (6.3)

15:00 16:30

16:30 17:00 Balance de Informacin Reunin con el Representante de la Direccin

FA FA

2010-12-18

7:30 8:00

Coordinador de calidad Mnica Andrea Ramrez

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Aprobado 2006-12-28

PLAN DE AUDITORIA EN SITIO

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FECHA

HORA 8:00 11:00

PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR Gestin Administrativa (6.2.1, 6.2.2, 6.4, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3)

AUDITOR FA

CARGO Y NOMBRE Jefe de divisin administrativa Eliana Garca Arias &&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& ---------------------------------------------

11:00 12:00 Balance Final de Informacin 12:00 13:30 Almuerzo Reunin con el Representante de la Empresa

FA FA

13:30 - 14:00

FA

Gerente Julio cesar Herrera Morales

14:00 15:00 REUNIN DE CIERRE

FA

---------------------------------------------

Observaciones: En todos los procesos se revisarn los requisitos: 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

ES-P-SG-02-F-002 Version 00

Aprobado 2006-12-28