Esquema de Metadatos E-EMGDE-Publicacion Oficial-2012

ESQUEMA DE METADATOS PARA LA GESTIN DEL DOCUMENTO ELECTRNICO (e-EMGDE)
Documentacin complementaria a la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos
TTULO: Esquema De Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE). Documentacin complementaria a la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos Elaboracin y coordinacin de contenidos: Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica Caractersticas: Adobe Acrobat 5.0 Responsable edicin digital: Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones 1a edicin electrnica: mayo 2012 Disponible esta publicacin en el Portal de Administracin Electrnica (PAe): http://administracionelectronica.gob.es/ Edita: Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas Secretara General Tcnica Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones Centro de Publicaciones Coleccin: administracin electrnica NIPO: 630-12-167-9
NDICE
1. 2. DEFINICIN Y CARACTERSTICAS PRINCIPALES DEL E-EMGDE..................... 8 MODELO CONCEPTUAL.......................................................................................... 9 2.1. Modelo entidad-relacin.................................................................................... 9 2.2. Alcance y aplicacin del esquema .................................................................. 14 3. DESCRIPCIN GENERAL DEL ESQUEMA E-EMGDE......................................... 15 3.1. Caractersticas del esquema........................................................................... 15 3.2. Estructura del esquema .................................................................................. 16 3.3. Consideraciones de uso.................................................................................. 17 4. DESARROLLO DEL E-EMGDE .............................................................................. 18 4.1. Tabla resumen del e-EMGDE ......................................................................... 18 4.2. Descripcin de elementos y sub-elementos ................................................... 20 4.3. Esquema de metadatos .................................................................................. 22 5. APNDICES ............................................................................................................ 71
Apndice 1. Tipos de entidad ............................................................................................71 Apndice 2. Esquema de categoras Documento .............................................................71 Apndice 3. Esquema de categoras Agente ....................................................................72 Apndice 4. Esquema de categoras Actividad .................................................................72 Apndice 5. Esquema de categoras Relacin (extensible) ..............................................72 Apndice 6. Esquema de nombres de relaciones de procedencia (extensible)................73 Apndice 7. Esquema de nombres de relaciones de acciones de gestin de documentos (extensible).........................................................................................................................75 Apndice 8. ISO 8601: Representacin de fechas y horas...............................................77 Apndice 9. Lista de esquemas de identificador (extensible) ...........................................77 Apndice 10. Esquema de roles de relacin .....................................................................78 Apndice 11. Esquema de clasificacin de informacin ...................................................78 Apndice 12. Clasificacin de sensibilidad........................................................................78 Apndice 13. Niveles de seguridad segn el ENS ............................................................79 Apndice 14. Esquema de categoras de advertencias de seguridad ..............................79 Apndice 15. Esquema de tipos de acceso.......................................................................79 Apndice 16. Esquema de tipos de contacto (extensible).................................................80 Apndice 17. Etiquetas para la identificacin de lenguas (esquema externo)..................80 Apndice 18. Esquema de valores de los documentos.....................................................80 Apndice 19. Esquema de clases de tipos de dictamen. ..................................................81 Apndice 20. Esquema del soporte orgene del documento.............................................81 Apndice 21. Esquema de unidades digitales (extensible) ...............................................82 Apndice 22. Esquema de Prioridad (extensible)..............................................................82 Apndice 23. Esquema de Estado (extensible).................................................................82
Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)
Apndice 24. Esquema de tipo de copia (extensible)........................................................82 Apndice 25. Esquema de tipo documental ......................................................................83 Apndice 26. Compatibilidad con PREMIS .......................................................................84 Apndice 27. Concordancias entre e-EMGDE y AGRkMS ...............................................88
6.
REFERENCIAS........................................................................................................ 91 6.1. Legislacin ...................................................................................................... 91 6.2. Estndares y buenas prcticas ....................................................................... 92 6.3. Documentos de trabajo y referencias ............................................................. 95
NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Cobertura de los metadatos para la gestin de documentos electrnicos. ............11 Figura 2. Aproximacin sistmica. .........................................................................................12
NDICE DE TABLAS
Tabla 1. Categoras del tipo de entidad Documento. ...............................................................9 Tabla 2. Categoras del tipo de entidad Agente. ....................................................................10 Tabla 3. Categoras del tipo de entidad Actividad..................................................................10 Tabla 4. Categoras del tipo de entidad Relacin. .................................................................10 Tabla 5. Ejemplo de los agentes, actividades y regulaciones implicadas en una licencia de obra menor. ............................................................................................................................11 Tabla 6. Listado de elementos de metadato que componen el e-EMGDE. ...........................20 Tabla 7. Plantilla de descripcin de elementos y sub-elementos...........................................21 Tabla 8. Descripcin Metadato eEMGDE0 - Tipo de entidad. ...............................................22 Tabla 9. Descripcin Metadato eEMGDE1 - Categora. ........................................................23 Tabla 10. Descripcin Metadato eEMGDE2 - Identificador....................................................23 Tabla 11. Descripcin Metadato eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador. .........................24 Tabla 12. Descripcin Metadato eEMGDE2.2 - Esquema de identificador............................24 Tabla 13. Descripcin Metadato eEMGDE3 - Nombre. .........................................................25 Tabla 14. Descripcin Metadato eEMGDE3.1 - Nombre natural. ..........................................26 Tabla 15. Descripcin Metadato eEMGDE3.2 - Esquema de nombre...................................26 Tabla 16. Descripcin Metadato eEMGDE4 - Fechas. ..........................................................27 Tabla 17. Descripcin Metadato EMGDE4.1 - Fecha inicio. ..................................................27 Tabla 18. Descripcin Metadato eEMGDE4.2 - Fecha fin. ....................................................28 Tabla 19. Descripcin Metadato eEMGDE5 - Descripcin. ...................................................28 Tabla 20. Descripcin Metadato eEMGDE6 - Entidad relacionada. ......................................29 Tabla 21. Descripcin Metadato eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada. ..........................30 Tabla 23. Descripcin Metadato eEMGDE6.3 - Rol de la relacin. .......................................31 Tabla 24. Descripcin Metadato eEMGDE7 - Jurisdiccin. ...................................................31
Tabla 25. Descripcin Metadato eEMGDE8 - Seguridad.......................................................32 Tabla 26. Descripcin Metadato eEMGDE8.1 - Clasificacin de seguridad. .........................33 Tabla 27. Descripcin Metadato eEMGDE8.1.1 - Clasificacin de acceso............................33 Tabla 28. Descripcin Metadato eEMGDE8.1.2 - Cdigo de la Poltica de control de acceso. ...............................................................................................................................................34 Tabla 29. Descripcin Metadato eEMGDE8.2 - Advertencia de seguridad. ..........................35 Tabla 31. Descripcin Metadato eEMGDE8.2.2 - Categora de la advertencia. ....................36 Tabla 32. Descripcin Metadato eEMGDE8.3 - Permisos. ....................................................36 Tabla 33. Descripcin Metadato eEMGDE8.4 - Sensibilidad datos de carcter personal. ....37 Tabla 34. Descripcin Metadato eEMGDE8.5 - Clasificacin ENS........................................38 Tabla 36. Descripcin Metadato eEMGDE9.1 - Condiciones de acceso, uso y reutilizacin.39 Tabla 37. Descripcin Metadato eEMGDE9.2 - Tipo de acceso............................................39 Tabla 38. Descripcin Metadato eEMGDE10 - Contacto.......................................................40 Tabla 39. Descripcin Metadato eEMGDE10.1 - Tipo de contacto........................................40 Tabla 40. Descripcin Metadato eEMGDE10.2 - Dato de contacto. ......................................41 Tabla 41. Descripcin Metadato eEMGDE10.3 - Puesto. ......................................................41 Tabla 42. Descripcin Metadato eEMGDE11 - Idioma. .........................................................42 Tabla 43. Descripcin Metadato eEMGDE12 - Puntos de acceso.........................................42 Tabla 44. Descripcin Metadato eEMGDE12.1 - Trmino punto de acceso..........................43 Tabla 45. Descripcin Metadato eEMGDE12.2 - ID punto de acceso. ..................................43 Tabla 46. Descripcin Metadato eEMGDE12.3 - Esquema de punto de acceso...................44 Tabla 47. Descripcin Metadato eEMGDE13 - Calificacin...................................................45 Tabla 48. Descripcin Metadato eEMGDE13.1 - Valoracin. ................................................45 Tabla 49. Descripcin Metadato eEMGDE13.2 - Dictamen. ..................................................46 Tabla 50. Descripcin Metadato eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen....................................47 Tabla 51. Descripcin Metadato eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada. ...............................48 Tabla 52. Descripcin Metadato eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas. ..............................49 Tabla 53. Descripcin Metadato eEMGDE14.1 - Soporte origen...........................................49 Tabla 54. Descripcin Metadato eEMGDE14.2 - Nombre de formato. ..................................50 Tabla 55. Descripcin Metadato eEMGDE14.3 - Versin de formato....................................50 Tabla 56. Descripcin Metadato eEMGDE14.4 - Nombre de la aplicacin de creacin. .......51 Tabla 57. Descripcin Metadato eEMGDE14.5 - Versin de la aplicacin de creacin.........51 Tabla 58. Descripcin Metadato eEMGDE14.6 - Registro de formatos.................................52 Tabla 59. Descripcin Metadato eEMGDE14.7 - Resolucin. ...............................................52 Tabla 60. Descripcin Metadato eEMGDE14.8 - Tamao. ....................................................53 Tabla 61. Descripcin Metadato eEMGDE14.8.1 - Dimensiones fsicas. ..............................53 Tabla 62. Descripcin Metadato eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico. .....................................54 Tabla 63. Descripcin Metadato eEMGDE14.8.3 - Cantidad.................................................54 Tabla 64. Descripcin Metadato eEMGDE14.8.4 - Unidades. ...............................................55 Tabla 65. Descripcin Metadato eEMGDE15 - Ubicacin. ....................................................56 Tabla 66. Descripcin Metadato eEMGDE15.1- Soporte.......................................................56
Tabla 67. Descripcin Metadato eEMGDE15.2 - Localizacin. .............................................57 Tabla 68. Descripcin Metadato eEMGDE16 - Verificacin de integridad.............................57 Tabla 69. Descripcin Metadato eEMGDE16.1 - Algoritmo. ..................................................58 Tabla 70. Descripcin Metadato eEMGDE16.2 - Valor..........................................................59 Tabla 71. Descripcin Metadato eEMGDE17 - Firma. ...........................................................59 Tabla 72. Descripcin Metadato eEMGDE17.1 - Tipo de firma. ............................................60 Tabla 73. Descripcin Metadato eEMGDE17.2 - Formato de firma.......................................60 Tabla 75. Descripcin Metadato eEMGDE18 - Tipo documental...........................................61 Tabla 76. Descripcin Metadato eEMGDE19 - Prioridad.......................................................62 Tabla 77. Descripcin Metadato eEMGDE20 - Estado. .........................................................62 Tabla 78. Descripcin Metadato eEMGDE20.1 - Denominacin del estado..........................62 Tabla 79. Descripcin Metadato eEMGDE20.2 - Caractersticas de la copia........................63 Tabla 80. Descripcin Metadato eEMGDE20.2.1 - Tipo de copia..........................................63 Tabla 81. Descripcin Metadato eEMGDE20.2.2 - Motivo.....................................................64 Tabla 82. Descripcin Metadato eEMGDE21 - Trazabilidad..................................................64 Tabla 83. Descripcin Metadato eEMGDE21.1 - Accin. ......................................................65 Tabla 84. Descripcin Metadato eEMGDE21.2 - Motivo reglado...........................................65 Tabla 85. Descripcin Metadato eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin. ................................66 Tabla 86. Descripcin Metadato eEMGDE21.4 - Descripcin. ..............................................66 Tabla 87. Descripcin Metadato eEMGDE21.5 - Modificacin de los metadatos..................67 Tabla 88. Descripcin Metadato eEMGDE21.6 - Historia del cambio....................................67 Tabla 89. Descripcin Metadato eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento.............................68 Tabla 90. Descripcin Metadato eEMGDE21.6.2 - Valor anterior..........................................69 Tabla 91. Descripcin Metadato eEMGDE22 - Clasificacin. ................................................69 Tabla 92. Descripcin Metadato eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin. ............................70 Tabla 93. Descripcin Metadato eEMGDE22.2 - Denominacin de clase.............................70 Tabla 94. Tipos de entidad.....................................................................................................71 Tabla 95. Esquema de categoras de Documento. ................................................................71 Tabla 96. Esquema de categoras Agente. ............................................................................72 Tabla 97. Esquema de categoras Actividad..........................................................................72 Tabla 98. Esquema de categoras Relacin (extensible).......................................................72 Tabla 99. Esquema de nombres de relaciones de procedencia. ...........................................74 Tabla 100. Esquema de acciones de gestin de documentos (extensible). ..........................77 Tabla 101. Lista de esquemas de identificador (extensible). .................................................78 Tabla 102. Esquema de roles de relacin..............................................................................78 Tabla 103. Esquema de clasificacin de informacin. ...........................................................78 Tabla 104. Clasificacin de sensibilidad de la LOPD.............................................................78 Tabla 105. Niveles de seguridad segn el ENS.....................................................................79 Tabla 106. Esquema de categoras de advertencias de seguridad. ......................................79 Tabla 107. Esquema de tipos de acceso. ..............................................................................80 Tabla 108. Esquema de tipos de contacto (extensible). ........................................................80
Tabla 109. Esquema de valores de los documentos. ............................................................81 Tabla 110. Esquema de clases de tipos de dictamen............................................................81 Tabla 111. Esquema del soporte origen del documento........................................................81 Tabla 112. Esquema de unidades digitales. ..........................................................................82 Tabla 113. Esquema de prioridad. .........................................................................................82 Tabla 114. Esquema de Estado. ............................................................................................82 Tabla 115. Esquema de tipo de copia....................................................................................83 Tabla 115. Esquema de tipo documental...............................................................................84 Tabla 116. Tabla de concordancias PREMIS y e-EMGDE. ...................................................88 Tabla 117. Correspondencia e-EMGDE con AGRkMS..........................................................90 Tabla 118. Correspondencia de los metadatos mnimos obligatorios de Documento electrnico con el e-EMGDE. .................................................................................................99 Tabla 119. Correspondencia de los metadatos mnimos obligatorios de Expediente electrnico con el e-EMGDE. ...............................................................................................101 Tabla 120. Correspondencia de metadatos complementarios de Digitalizacin de documentos con el e-EMGDE..............................................................................................102 Tabla 121. Correspondencia de metadatos complementarios de Conversin entre documentos electrnicos con el e-EMGDE..........................................................................102
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Nombre del documento
20120210_ENI_eEMGDE_Documen tacionComplementaria_NTI_Politica GestionDocElect.doc
Fecha
10/02/2012
Descripcin
Primera versin.
1.
1.
DEFINICIN Y CARACTERSTICAS PRINCIPALES DEL e-EMGDE
Segn el Real Decreto 4/2010, un esquema de metadatos es un instrumento que define la incorporacin y gestin de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida. El Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE), que se desarrolla en este anexo, establece: i. El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus propiedades y su lgica subyacente.
2.
ii. Descripcin de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos, a travs de la descripcin de cada una de sus caractersticas: definicin, propsito, obligatoriedad, etc. iii. Los esquemas de valores necesarios para cumplimentar los valores de los elementos de metadatos pertinentes. iv. Las referencias a las normas utilizadas como base, as como a otras normas de posible utilidad.
2.
MODELO CONCEPTUAL
2.1. Modelo entidad-relacin

3. El presente esquema de metadatos se basa en el propuesto y utilizado por el Archivo Nacional de Australia Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0, del que se han excluido y adaptado nicamente aquellos componentes nacionales que no tienen sentido en el mbito espaol, e incorporando los componentes necesarios para hacerlo compatible con los requisitos de las restantes Normas Tcnicas de Interoperabilidad y la legislacin vigente. Esto ha implicado adems la reordenacin de alguno de los elementos de metadatos de origen. En el Apndice 27 se incluye la compatibilidad entre ambos esquemas. El esquema se basa en un modelo entidad-relacin que reconoce la existencia de las siguientes entidades: i. Documento: Informacin estructurada en cualquier formato creada, recibida y mantenida como evidencia por una organizacin o persona en cumplimiento de obligaciones legales o para actuaciones de gestin. Las categoras que pueden contemplarse para este tipo de entidad son, por ejemplo: Categora
Grupo de fondos Fondo Serie
4. 5.
Descripcin
Conjunto de fondos que estn vinculados por pertenecer a una jurisdiccin o sector especfico, por realizar unas funciones similares o por razones de custodia. Conjunto de documentos producidos o recibidos por un Agente en el ejercicio de sus funciones o actividades. Conjunto de documentos producidos o recibidos por uno o varios agentes, que son testimonio continuado de una o varias actividades. Conjunto de documentos creado al margen de un procedimiento reglado, que ha sido formado mediante agregacin como secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado especfico Conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de informacin que contenga. Unidad mnima de la entidad Documento. Tabla 1. Categoras del tipo de entidad Documento.
Agregacin
Expediente Documento simple
ii. Agente: Institucin, sistema, persona fsica o jurdica responsable o involucrada en la creacin, produccin, custodia o gestin de documentos. Las categoras que pueden contemplarse para este tipo de entidad son, por ejemplo:
Categora
Institucin rgano Persona Dispositivo
Descripcin
Organizacin o grupo de personas identificado con un nombre propio y que acta o puede actuar como una unidad. Unidad administrativa que realice un ejercicio de funciones con trascendencia jurdica en nombre de su organizacin u rgano superior. Individuo que lleva a cabo actuaciones de gestin o se relaciona con una institucin. Mecanismo fsico, sistema electrnico o sistema de informacin que lleva a cabo actuaciones de gestin. Tabla 2. Categoras del tipo de entidad Agente.
iii. Actividad: Responsabilidad ejecutada por o asignada a una entidad Agente. Las categoras que pueden contemplarse para este tipo de entidad son, por ejemplo: Categora
Funcin marco Funcin Actividad Accin
Descripcin
Responsabilidad de alto nivel que agrupa o puede agrupar funciones de una o varias instituciones. Responsabilidad primaria gestionada por una entidad Agente para cumplir sus fines. Conjunto de acciones realizadas por uno o varios agentes para cumplir una determinada funcin. Unidad ms pequea de una actividad. Tabla 3. Categoras del tipo de entidad Actividad.
iv. Regulacin: Marco normativo, incluidos los requisitos de gestin de documentos, tales como ordenamiento jurdico, normativa, poltica, etc. Las posibles categoras para este tipo de entidad son definidas por cada organizacin en funcin de sus necesidades y normativas especficas. v. Relacin: Asociacin entre dos o ms entidades que tiene relevancia en un contexto de gestin y/o de gestin de documentos. A efectos de interoperabilidad, en el presente esquema es deseable su aplicacin en implantaciones especficas. Las categoras que forman parte de este tipo de entidad son: Categora
Relacin procedencia de
Descripcin
Una relacin que proporciona el contexto de cre acin y uso de lo s documentos, como p or ejemplo las relaciones de p ropiedad, de sucesin o asociativas. Aunque la s relaciones de pro cedencia pueden aplicarse a cualquier entidad y en cualquier capa de agregacin. Un proceso u operacin de gestin, actual o planeada, que s e lleva a c abo sobre un documento, como la clasificacin, la calificacin, la conservacin o la transferencia. Tabla 4. Categoras del tipo de entidad Relacin.
Evento de gestin de documentos
10
6.
Este modelo se expresa en la Figura 1:
Figura 1. Cobertura de los metadatos para la gestin de documentos electrnicos.
7. 8.
Los tipos de entidad y sus categoras que intervienen en este modelo pueden quedar explicadas mediante el siguiente ejemplo: Un procedimiento Licencia de obra menor puede contener varios documentos, que conforman un expediente, en esencia: Documento instancia solicitando el permiso de obra (puede incluir adjuntos, como un presupuesto o fotografas). ii. Informe tcnico. iii. Concesin de la licencia. i.
9.
Las entidades implicadas en el expediente seran: Agente

Ayuntamiento (Institucin) Ciudadano (Persona) Aparejador (Persona) Asesor Jurdico (Persona)
Rol
Responsable expediente del
Funcin/Actividad
Gestionar las solicitudes de licencia de obra menor. Solicitar permiso obra menor. para
Regulacin
Normativa municipal de tramitacin de licencias. Normas de procedimiento y de competencia. Normativa municipal tramitacin de licencias. de
Inicia el expediente. Responsable de la Evaluacin tcnica de solicitudes. Responsable de conceder o denegar la licencia
Determinar las condiciones tcnicas para la gestin de obras. Aplicar la legislacin sobre intervencin urbanstica.
Normas tcnicas que indican los mejores materiales, mtodos, etc., para la obra. Legislacin urbana, sanitaria, etc.
Tabla 5. Ejemplo de los agentes, actividades y regulaciones implicadas en una licencia de obra menor.
10.
De este modo,
11
i.
A un primer nivel de anlisis, tenemos un solo tipo de entidad, el Documento.
ii. A un segundo nivel de anlisis, tenemos dos tipos de entidad: Documentos y Agentes. Por ejemplo, un documento es creado por un agente, y un agente crea un documento. iii. A un tercer nivel de anlisis, tenemos tres tipos de entidad: Documentos, Agentes y Actividades. Por ejemplo, un documento es creado por un agente, y un agente crea un documento, en el ejercicio de una funcin. La funcin permite u obliga al agente a crear el documento; el agente es obligado a, o se le permite, crearlo; y el documento da cuenta de que se ha ejecutado la funcin. iv. A un cuarto nivel de anlisis, tenemos cuatro tipos de entidad: Documentos, Agentes, Actividades y Regulaciones. Por ejemplo, un documento es creado por un agente, y un agente crea un documento, en el ejercicio de una funcin que la regulacin permite o a la que obliga. La actividad permite u obliga al agente a crear el documento, en el ejercicio de competencias dadas por regulacin; el agente es obligado a, o se le permite, crearlo, porque ejerce una funcin regulada; y el documento da evidencia de la actividad y de que sta es conforme con la regulacin. 11. En definitiva, en gestin de documentos el documento es slo una entidad ms del modelo de gestin que lo explican y le dan valor. Un documento sin contexto no es un documento en el que asegure su valor probatorio o su fiabilidad como evidencia de las actividades y procedimientos. Este modelo permite considerar los metadatos de manera global, interrelacionando todas las Normas Tcnicas de Interoperabilidad, lo que proporciona una visin integradora del documento en sus diversos niveles y atendiendo a sus distintos orgenes, as como en sus relaciones con otras entidades de los sistemas de gestin de documentos y de los sistemas de gestin, como se muestra en la Figura 2.
12.
Figura 2. Aproximacin sistmica.
12
13.
A pesar de su clara orientacin multi-entidad, el esquema propuesto facilita su implementacin mono-entidad a documentos ya que proporciona herramientas no relacionales para el tratamiento de sus parmetros fundamentales. Por tanto, aunque no se trata de un modelo docucntrico, s reconoce que muchas organizaciones articulan su gestin de documentos alrededor de la nocin de documento, y se hace cargo de esta realidad. Sirva como aclaracin la siguiente aproximacin: Las Administraciones pblicas actan e interaccionan entre s y con los ciudadanos mediante la ejecucin de los denominados procesos de gestin, orientados en cada caso al desarrollo de las actividades que les han sido encomendadas. En este marco, los procesos de gestin de recursos humanos hacen que las administraciones puedan, entre otras acciones, contratar a su personal y gestionar sus incidencias laborales; los procesos de gestin econmica hacen que las administraciones ejecuten sus presupuestos. Otros procesos de gestin especficos, como los de investigacin o de estudiantes en las Universidades pblicas, por ejemplo, contribuyen a que los investigadores participen en programas los de investigacin y los estudiantes se matriculen en determinados estudios universitarios. Todos esos procesos se materializan en documentos, tanto creados como recibidos, que actan como testimonio escrito de las diferentes actuaciones administrativas que tienen lugar a lo largo de cada procedimiento administrativo. Los documentos se producen en un contexto determinado, el de los procesos de gestin, en el que interactan diferentes entidades concretas: i. Agentes (las unidades administrativas que intervienen en la tramitacin, sus responsables, los interesados, otras organizaciones).
14.
15.
16.
17.
ii. Actividades (incluyendo tanto los diferentes procesos de gestin en los que se insertan los documentos como los propios procesos necesarios para una correcta gestin documental: captura, clasificacin, descripcin y calificacin). iii. Regulaciones (esto es, el marco normativo que habilita para que una determinada actuacin administrativa tenga lugar). 18. En la prctica, Agentes, Actividades y Regulaciones se completan mutuamente, aportando valor a los documentos al enriquecer su contexto a travs de las relaciones que tejen entre s. Estos participantes de los procesos de gestin documental se denominan entidades, y como tales constituyen la esencia del "modelo entidad-relacin", que aparece descrito a continuacin, incluyendo la definicin y creacin de la estructura de elementos, subelementos y esquema de valores descritos en el esquema de metadatos de gestin de documentos. Es importante destacar que en el entorno digital los sistemas de gestin de las organizaciones (incluidos los sistemas de gestin de documentos) estn interconectados, lo que evita la repeticin innecesaria de informacin y ofrece, a su vez, ahorro en tiempo y coste. Asimismo facilita el control documental mediante la asignacin de metadatos, desde la misma creacin del documento e incluso antes, en el momento del diseo del sistema As, puede producirse un escenario en el que el ciudadano, desde su hogar, inicia un trmite en la sede electrnica de una organizacin. Es posible que esta sede haya sido diseada de manera independiente, de modo que tiene que conectar adecuadamente con una aplicacin de registro, diseada tambin de manera independiente de conformidad con SICRES 3.0
19.
20.
21.
13
(vase la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales). Quiz esta aplicacin de registro haya incluido datos procedentes de la migracin o conversin de la base de datos de una aplicacin antigua, con el peligro de incoherencias o prdidas que todo proceso de migracin o conversin implica. 22. Dependiendo del tamao y la complejidad de la organizacin, sta puede haber diseado un solo sistema moderno, pero tambin contar con sistemas relativamente recientes que todava son tiles, o sistemas obsoletos (tambin conocidos como legacy) que a su vez es preciso migrar o convertir al nuevo sistema. Tales sistemas con toda probabilidad contendrn numerosos componentes de diversa naturaleza, pero todos imprescindibles para que los sistemas funcionen: herramientas de flujos de tareas, formularios para la introduccin de datos por parte del personal, distintos tipos de bases de datos, herramientas de control de versiones o de conversin a PDF y de insercin de metadatos, directorios LDAP o diferentes sistemas de autenticacin que deben conectarse para evitar molestias al usuario, etc. Por ltimo, el hecho de que la Ley 11/2007, de 22 de junio, impulse la utilizacin de medios electrnicos no significa que el soporte papel quede excluido. El esquema pretende dar solucin a este tipo de escenarios y otros ms complejos, por ejemplo aquellos que generan informacin de manera distribuida (sistemas policiales, sanitarios, judiciales, etc.).
23. 24.
2.2. Alcance y aplicacin del esquema

25. En lo que concierne al alcance y aplicacin del esquema, ste incorpora los elementos de metadatos que las organizaciones pueden adoptar para describir las diferentes entidades que participan en sus procesos de gestin y en sus procesos de gestin de documentos. Ha sido diseado para acotar no slo documentos, sino tambin otras entidades (agentes, actividades, regulaciones) que proporcionen el contexto necesario a los documentos, as como las relaciones entre ellas. El esquema describe los elementos de metadatos mnimos necesarios que contribuyen a que los documentos sean autnticos, fiables, ntegros y disponibles, en un momento determinado y a lo largo del tiempo, garantizando su interoperabilidad. Tambin describe algunos de los metadatos necesarios para la conservacin a largo plazo. A este respecto, para necesidades de conservacin especficas, el esquema es compatible con el PREMIS Data Dictionary.
26.
14
3.
DESCRIPCIN GENERAL DEL ESQUEMA E-EMGDE
3.1. Caractersticas del esquema

27. El esquema tiene las siguientes caractersticas: i. Aproximacin multi-entidad, entendida sta como la aplicacin del esquema a los diferentes tipos de entidad (documento, agente, actividad, regulacin, relacin), resulta particularmente relevante a efectos de gestin de documentos. No obstante, la implantacin puede ser modular, es decir, se puede implantar para tipos de entidad especficos, como el documento, aunque siempre se debera tener en cuenta la necesidad de contextualizar ste mediante sus relaciones con otras entidades de distinto tipo. Tngase en cuenta que en un entorno de gestin de documentos stos no se crean por azar, sino porque existen determinados vnculos con otras entidades: As, un documento es creado, controlado, versionado, etc., por un agente, y un agente lo crea, controla, versiona, etc., en el ejercicio de una funcin que una regulacin permite o a la que obliga. La funcin permite u obliga al agente a crear el documento, en el ejercicio de competencias dadas por regulacin; el agente es obligado a, o se le permite, crearlo, porque ejerce una funcin regulada; y el documento da evidencia de la actividad y de que sta es conforme con la regulacin.
ii. Uso de relaciones y eventos para dejar constancia del contexto. Un componente central de la aproximacin multi-entidad de este esquema es el uso de la entidad Relacin para describir los eventos que tienen lugar. La entidad Relacin vincula dos o ms entidades concretas (por ejemplo, una Serie de documentos identificada como A3525, y poseda por una Institucin llamada Ayuntamiento IP, con un rgano llamado Archivo Municipal); y proporciona informacin acerca de la accin mediante la cual esas entidades estn vinculadas (en el ejemplo anterior, posee y transfiere). Utilizando las categoras de la entidad Relacin, los nombres predefinidos de las relaciones, y los elementos Fechas, Nombre, Entidad relacionada y Trazabilidad, la entidad Relacin puede registrar informacin acerca de los eventos a medida que stos suceden. Los metadatos de relacin, como otros metadatos de gestin de documentos, estn destinados a ser permanentes Esto significa que deberan conservarse en los sistemas, sin sobrescribirse, permaneciendo vinculados a, o almacenados con, la entidad particular a la que se refieren. iii. Especificacin de obligacin de uso, considerando las tipologas de metadatos de uso obligatorio, condicional y opcional. iv. Aplicacin de esquemas de valores segn los apndices, si bien, se deja a libre decisin del personal responsable la implantacin especfica de otros esquemas de valores 1 y de su extensibilidad para los metadatos condicionales y opcionales. v. Es independiente de la tecnologa. El esquema prescribe una serie de elementos de metadatos, pero no el procedimiento, o la combinacin de procedimientos, para su implantacin especfica en diferentes entornos de produccin. Como se indica
En el caso de implementar nuevos esquemas, deben mantenerse, como mnmo los valores actuales para los metadatos mnimos obligatorios.
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posteriormente, esto implica que expresiones como un elemento de metadatos es automatizable dependen del contexto de una implantacin especfica. Por ejemplo, algunas implantaciones entendern por automatizado la configuracin de un listado desplegable, otras una referencia sientonces, otras un puntero, etc. Adems, algunos metadatos se presentarn incrustados en un fichero, otros vinculados al mismo mediante su inclusin en una base de datos o puede que se combinen ambos procedimientos. El esquema no hace previsiones al respecto, siempre que el mtodo o la combinacin de mtodos elegida respete los principios bsicos de relacin y de vinculacin permanente entre los metadatos de una entidad y la entidad concreta. vi. Flexibilidad suficiente para permitir su implantacin en sistemas de diferente tipo, sin dejar de respetar los criterios mnimos obligatorios del esquema. Por ejemplo, su estructura jerrquica y relacional no impide una implantacin plana o lineal. vii. Definicin de la repetibilidad de los elementos de metadatos. viii. Extensibilidad, mediante la autorizacin para su uso en implantaciones especficas. ix. Interoperabilidad entre distintos sistemas y a lo largo del ciclo de vida de los documentos. x. Compatibilidad con otras normas tcnicas nacionales, por ejemplo NEDA para la descripcin de documentos o internacionales, como ISAD (G), ISAAR (CPF); ISDF y particularmente ISO 23081. En este sentido, el esquema no se estructura en bloques, puesto que los elementos de metadatos pueden tener significados distintos en diversos entornos, pero admite la estructuracin mediante los bloques de ISO 23081, si se considera necesaria en implantaciones especficas. La concordancia con ISO 23081, dada la generalidad de esta norma, se realiza slo en los elementos de nivel superior. xi. Posibilidad de reutilizacin de los elementos de metadatos dentro de un dominio organizativo y entre dominios.
3.2. Estructura del esquema

El esquema de metadatos consta de 23 elementos. Dependiendo del tipo de implantacin se dividen en: i. Obligatorios (esenciales): 8 elementos
eEMGDE1 - Categora, eEMGDE2 - Identificador, eEMGDE4 - Fechas, eEMGDE6 - Entidad relacionada, eEMDGDE14 - Caractersticas tcnicas, eEMGDE17 - Firma, eEMGDE18 - Tipo documental y eEMGDE20 - Estado de elaboracin.
ii. Condicionales (su uso depende del tipo de entidad que se est describiendo y el contexto en que sta funciona): 10 elementos.
eEMGDE0 - Tipo de entidad, eEMGDE3 - Nombre, eEMGDE8 - Seguridad, eEMGDE9 - Derechos de acceso, uso y reutilizacin, eEMGDE10 - Contacto, eEMGDE11 - Idioma, eEMGDE13 - Calificacin, eEMGDE16 - Verificacin de integridad, eEMGDE21 - Trazabilidad y eEMGDE22 - Clasificacin.
iii. Opcionales (Pueden utilizarse bajo circunstancias en que se requiera una descripcin ms detallada): 5 elementos.
eEMGDE5 - Descripcin, eEMGDE7 - Jurisdiccin, eEMGDE12 - Puntos de acceso, eEMGDE15 Ubicacin y eEMGDE19 - Prioridad.
16
28.
Parte de los elementos se subdividen en sub-elementos, hasta un total de 49, y stos a su vez son susceptibles de comprender otros, mediante la aplicacin del principio de extensibilidad. Existen 14 sub-sub-elementos. Al igual que los elementos, los sub-elementos y sub-sub-elementos pueden ser obligatorios, condicionales u opcionales, aunque esta posibilidad est condicionada por la aplicacin del elemento del nivel superior. Es decir, no pueden utilizarse los sub-elementos por s solos, sino en dependencia del correspondiente elemento continente. Por ejemplo, para que el sub-elemento 2.1 - Secuencia del identificador, sea utilizado como obligatorio, es preciso utilizar el elemento 2 - Identificador, del que depende.
29.
3.3. Consideraciones de uso

30. En el proceso de implantacin del esquema de metadatos las organizaciones deben considerar lo siguiente: i. Las organizaciones que utilicen el presente esquema de metadatos deben implantar los elementos y sub-elementos obligatorios en las condiciones citadas ms arriba, y con las condiciones de uso que se indican a continuacin.
ii. Las condiciones de implantacin de estos elementos y sub-elementos se indican en las descripciones tcnicas que siguen bajo cada uno de ellos. iii. Deben implantarse los elementos y sub-elementos condicionales, bajo las circunstancias descritas en los mismos en los correspondientes apartados. iv. Las organizaciones no estn obligadas a implantar los elementos y sub-elementos opcionales, a menos que tengan motivos particulares para hacerlo. v. Los sub-elementos de elementos opcionales definidos como obligatorios slo deben utilizarse si se implanta el elemento contenedor. vi. Si se incluyen sub-elementos condicionales bajo elementos opcionales, esos subelementos deben utilizarse bajo las circunstancias particulares especificadas en las descripciones tcnicas que siguen, bajo la denominacin de cada elemento.
17
4.
DESARROLLO DEL E-EMGDE
4.1. Tabla resumen del e-EMGDE

31. A continuacin se muestra una tabla resumen del esquema de metadatos, con sus condiciones de obligatoriedad y tipos de entidad sobre los que aplicar cada elemento, subelemento y sub-sub-elemento.
OBLIGATORIEDAD Condicional Documento Obligatorio Opcional APLICABILIDAD Regulacin Actividad Relacin Agente
ELEMENTO
EEMGDE0 - TIPO DE ENTIDAD EEMGDE1 - CATEGORIA 2 - IDENTIFICADOR eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador eEMGDE2.2 - Esquema de identificador EEMGDE3 - NOMBRE eEMGDE3.1 - Nombre natural eEMGDE3.2 - Esquema de nombre EEMGDE4 - FECHAS eEMGDE4.1 - Fecha inicio eEMGDE4.2 - Fecha fin EEMGDE5 - DESCRIPCION EEMGDE6 - ENTIDAD RELACIONADA eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada eEMGDE6.2 - Esquema de ID de entidad relacionada eEMGDE6.3 - Rol de la relacin EEMGDE7 - JURISDICCIN EEMGDE8 - SEGURIDAD eEMGDE8.1 - Clasificacin de seguridad eEMGDE8.1.1 - Clasificacin de acceso eEMGDE8.1.2 - Cdigo de Poltica de control de acceso eEMGDE8.2 - Advertencia de seguridad eEMGDE8.2.1 - Texto de la advertencia eEMGDE8.2.2 - Categora de la advertencia eEMGDE8.3 - Permisos eEMGDE8.4 - Sensibilidad datos de carcter personal eEMGDE8.5 - Clasificacin ENS EEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN eEMGDE9.1 - Condiciones de acceso, uso y reutilizacin eEMGDE9.2 - Tipo de acceso EEMGDE10 - CONTACTO eEMGDE10.1 - Tipo de contacto
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OBLIGATORIEDAD Condicional Documento Obligatorio Opcional
APLICABILIDAD Regulacin Actividad Relacin Agente
ELEMENTO
eEMGDE10.2 - Dato de contacto eEMGDE10.3 - Puesto EEMGDE11 - IDIOMA EEMGDE12 - PUNTOS DE ACCESO eEMGDE12.1 - Trmino punto de acceso eEMGDE12.2 - ID de punto de acceso eEMGDE12.3 - Esquema EEMGDE13 - CALIFICACIN eEMGDE13.1 - Valoracin eEMGDE13.2 - Dictamen eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada EEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS eEMGDE14.1 - Soporte origen eEMGDE14.2 - Nombre de formato eEMGDE14.3 - Versin de formato eEMGDE14.4 - Nombre de la aplicacin de creacin eEMGDE14.5 - Versin de la aplicacin de creacin eEMGDE14.6 - Registro de formatos eEMGDE14.7 - Resolucin eEMGDE14.8 - Tamao eEMGDE14.8.1 - Dimensiones fsicas eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico eEMGDE14.8.3 - Cantidad eEMGDE14.8.4 - Unidades EEMGDE15 - UBICACIN eEMGDE15.1 - Soporte eEMGDE15.2 - Localizacin EEMGDE16 - VERIFICACIN DE INTEGRIDAD eEMGDE16.1 - Algoritmo eEMGDE16.2 - Valor EEMGDE17 - FIRMA eEMGDE17.1 - Tipo de firma eEMGDE17.2 - Formato de firma eEMGDE17.3 - Rol de firma EEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL EEMGDE19 - PRIORIDAD EEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN eEMGDE20.1 - Denominacin del estado eEMGDE20.2 - Caractersticas de la copia eEMGDE20.2.1 - Tipo de copia eEMGDE20.2.2 - Motivo
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OBLIGATORIEDAD Condicional Documento Obligatorio Opcional
APLICABILIDAD Regulacin Actividad Relacin Agente
ELEMENTO
EEMGDE21 - TRAZABILIDAD eEMGDE21.1 - Accin eEMGDE21.2 - Motivo reglado eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin eEMGDE21.4 - Descripcin eEMGDE21.5 - Modificacin en los metadatos eEMGDE21.6 - Historia del cambio eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento eEMGDE21.6.2 - Valor anterior EEMGDE22 - CLASIFICACIN eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin eEMGDE22.2 - Denominacin de clase
Tabla 6. Listado de elementos de metadato que componen el e-EMGDE.
32.
Al final del esquema se incluyen, en forma de Apndices, los esquemas de valores propuestos correspondientes a los elementos y sub-elementos en los que son de aplicacin.
4.2. Descripcin de elementos y sub-elementos

33. La identificacin y la descripcin de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos se realizan a travs de la siguiente plantilla, en la que se explica el significado de cada uno de los campos: REFERENCIA - ETIQUETA
Referencia: Identificador nico asignado a cada elemento y sub-elemento. Etiqueta: Un nombre, legible por humanos, para el elemento o el sub-elemento. Una versin procesable por mquina del nombre del metadato. Puesto que el esquema puede utilizarse entre dominios, su sintaxis pretende identificarlo de manera nica en un entorno global. Su sintaxis es la siguiente: Nombre formal nombreEsquema.nombreElemento.nombreSubelemento.nombreSubSubelemento Por ejemplo, el nombre formal del sub-sub-elemento Tamao lgico sera: eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.TamanoLogico. Si se aaden mediante el procedimiento de extensibilidad otros esquemas de metadatos en todo o en parte, deben adaptarse para utilizar la misma sintaxis. Debe evitarse el uso de acentos, diacrticos, caracteres extraos o nacionales, espacios, etc. Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad En descripciones de sub-elementos, indica el elemento o contenedor del que depende, y sin el cual no puede utilizarse. Describe la informacin contenida en el metadato. Especifica los tipos de entidad y, en su caso categoras, objeto de aplicacin.
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REFERENCIA - ETIQUETA
Referencia: Identificador nico asignado a cada elemento y sub-elemento. Etiqueta: Un nombre, legible por humanos, para el elemento o el sub-elemento. Especifica el nivel de obligatoriedad 2 : Obligatorio: esencial. Condicional: dependiente de otros metadatos, valores o circunstancias particulares. En este caso, se deben especificar las condiciones o circunstancias reales que deben darse antes de usarlo. Opcional: las organizaciones individuales pueden decidir si utilizarlo o no, dependiendo de sus necesidades especficas.
Especifica si puede utilizarse ms de una vez para describir la misma entidad. Momento de asignacin del valor 4 :
Obligacin
Indicacin acerca de la posibilidad de automatizar la asignacin del valor 3 :
:
Automatizable
Susceptible cumplimentado automticamente.
de
ser
: Debe cumplimentarse de manera manual. Contiene sub-elementos tanto automatizables como no automatizables.
-:
Repetible
: Repetible de manera no limitada.

: repetible.
En el : En un momento punto de posterior. captura
En el punto de captura.
No
-: Contiene subelementos tanto en el punto de captura como en otro momento.
Sub-elementos
En los metadatos contenedores, indica los sub-elementos contenidos en los que se almacenan realmente los valores de los metadatos. Esquema Indica normas definidas, vocabularios controlados o esquemas de codificacin que pueden o deben utilizarse para cumplimentar el valor. Valor pre-seleccionado, que seguir siendo el valor por defecto, a menos que cambie en respuesta a otras condiciones u otros requisitos.
Valores Valor por defecto
Compatibilidad
Indica si el elemento se puede englobar bajo uno de los bloques de metadatos de la norma ISO 23081. ISO 23081
Finalidad Comentarios Ejemplos
Seala el propsito u objetivo a conseguir con la utilizacin del metadato. Informacin adicional para la comprensin del propsito y uso del metadato. Ejemplo de uso.
Tabla 7. Plantilla de descripcin de elementos y sub-elementos.
Los metadatos con nivel de obligatoriedad mayor que el asignado a los elementos de los que forman parte, deben aplicarse de forma obligatoria slo si se decide la aplicacin del elemento superior.
3 4
Siempre que sea posible, los valores deberan ser asignados por mquina, no por humanos. Siempre que sea posible, los metadatos deberan cumplimentarse de manera automtica en el momento en que se generan.
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4.3. Esquema de metadatos

eEMGDE0 - TIPO DE ENTIDAD
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Comentarios Documento, Agente, Actividad, Regulacin, Relacin. Ver Apndice 1. Sin definir. Identificacin. eEMGDE.TipoEntidad No aplica. Especifica el tipo de entidad que se describe. Todas las entidades. Condicional: Debe utilizarse para indicar el tipo de entidad en entornos multi-entidad. Es opcional en entornos mono-entidad.
Repetible
En el punto de captura
Finalidad
Categorizar entidades. Hacer posible que las bsquedas se restrinjan a categoras particulares de entidades, o a entidades a un nivel particular de agregacin, si procede. Hacer posibles bsquedas basadas en tipos de entidad.
Este elemento no sera necesario en entornos mono-entidad. Para entidades Documento: Documento. Para entidades Agente: Agente. Para entidades Actividad: Actividad. Para entidades Regulacin: Regulacin. Para entidades Relacin: Relacin.
Ejemplos
Tabla 8. Descripcin Metadato eEMGDE0 - Tipo de entidad.
eEMGDE1 - CATEGORIA
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Comentarios Ver Apndice 2, Apndice 3, Apndice 4 y Apndice 5. Sin definir. Identificacin. eEMGDE.Categoria No aplica. Valor del tipo de entidad que se est describiendo. Todas las entidades. Obligatorio.
Repetible
Finalidad
Sub-categorizar entidades. Hacer posible que las bsquedas se restrinjan a categoras particulares de entidades o a entidades a un nivel particular de agregacin, si procede. Hacer posibles bsquedas basadas en tipos de categoras.
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eEMGDE1 - CATEGORIA
Para tipo de entidad Documento: Documento, Serie, Grupo de Fondos. Para tipo de entidad Agente: Persona, rgano, Dispositivo. Para tipo de entidad Actividad: Funcin, Accin Para tipo de entidad Regulacin: Normativa, Procedimiento. Para tipo de entidad Relacin: Relacin de procedencia, Evento de gestin de documentos.
Ejemplos
Tabla 9. Descripcin Metadato eEMGDE1 - Categora.
eEMGDE2 - IDENTIFICADOR
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad eEMGDE.Identificador No aplica. Identificador nico asignado a una entidad. Todas las entidades. Obligatorio.
Esquema Valor por defecto ISO 23081 -
Repetible
eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador eEMGDE2.2 - Esquema de identificador No aplica. No aplica. Identificacin.
Finalidad
Identificar de manera nica la entidad dentro de un dominio, con independencia del tipo de entidad. Hacer posible la localizacin de las entidades. Actuar como punto de acceso a ms informacin acerca de la entidad. Proporcionar informacin contextual acerca de la norma, mtodo o convencin utilizados para identificar entidades.
Comentarios
sese este elemento para identificar la entidad dentro de un dominio especfico, local o global, o ambos, si procede. En algunos casos el identificador ser asignado por el sistema, adoptando la forma probablemente de un contador previamente configurado. Las entidades concretas pueden tener ms de un identificador, que sea nico dentro de su propio contexto y de ser posible entre contextos o dominios, por ejemplo, asignando antes del identificador, el propio identificador nico de la organizacin en la que acta o tiene lugar la entidad. En condiciones ideales, el identificador debera ser nico de manera global, es decir, entre dominios. En cualquier caso, con independencia de que en un dominio existan varios identificadores para una entidad, a efectos de interoperabilidad y entre dominios, debe seleccionarse un solo identificador nico. -
Ejemplos
Tabla 10. Descripcin Metadato eEMGDE2 - Identificador.
eEMGDE2.1 - SECUENCIA DE IDENTIFICADOR

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin eEMGDE.Identificador.SecuenciaIdentificador eEMGDE2 - Identificador Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global. Todas las entidades. Obligatorio.
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eEMGDE2.1 - SECUENCIA DE IDENTIFICADOR

Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Identificacin.
Repetible
Identificar la entidad dentro de un dominio. Habr ocasiones en que el nico identificador disponible para una entidad sea su nombre. En tales circunstancias, puede contener el mismo valor que el sub-elemento eEMGDE3.1 - Nombre natural. Para una entidad Documento simple, ES_E00003901_2011_MPTAP000000000000000020110420A. Para una entidad Agente, E00003901. Para una entidad Actividad, Transmisin y distribucin o su cdigo asociado. Para una entidad Regulacin, Reglamento de Administracin Electrnica o su cdigo asociado. Para una entidad Relacin, siguiente en secuencia o su cdigo asociado. Para una entidad Documento expediente, ES_E00003901_2011_EXP_MPTAP000000000000000020110512E. Para una entidad Agente, 12.345.678A. Para una entidad Actividad, FU00101 (esto es, funcin 101 dentro del sistema de clasificacin). Para una entidad Regulacin, Ley 11/2007. Para una entidad Relacin, RP40101 (esto es, relacin de procedencia 40101).
Ejemplos
Tabla 11. Descripcin Metadato eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador.
eEMGDE2.2 - ESQUEMA DE IDENTIFICADOR

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Identificacin. eEMGDE.Identificador.EsquemaIdentificador eEMGDE2 - Identificador Esquema utilizado para crear la secuencia de que caracteres que identifica la entidad. Todas las entidades. Condicional: Debe utilizarse cuando se asigna un identificador a una entidad, de acuerdo con algn esquema definido a nivel externo o local.
Repetible
Concretar el esquema del que procede el identificador de la entidad. Se utiliza para listar el esquema utilizado para identificar la entidad, pero no proporciona informacin acerca de cmo se estructura el identificador de acuerdo con ese esquema. Para una entidad Documento, ES_<Organo>_<AAAA>_<ID_especifico>, ES_<Organo>_<AAAA>_EXP_<ID_especifico>. Para una entidad Agente, el Nmero de Registro de Personal de una Administracin Para una entidad Actividad, el cuadro de clasificacin funcional de una organizacin. Para una entidad Regulacin, la estructura de denominacin de los dictmenes dentro de una organizacin. Para una entidad Relacin, el vocabulario controlado de las relaciones en una organizacin o la configuracin del sistema de contador de relaciones de una aplicacin dada.
Ejemplos
Tabla 12. Descripcin Metadato eEMGDE2.2 - Esquema de identificador.
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eEMGDE3 - NOMBRE
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad eEMGDE.Nombre No aplica. Ttulo o nombre dado a una entidad. Todas las entidades. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible
eEMGDE3.1 - Nombre natural eEMGDE3.2 - Esquema de nombre No aplica. No aplica. Descripcin.
Finalidad
Ayudar a identificar la entidad. Actuar como punto de acceso para la recuperacin de los recursos por los usuarios Describir las funciones y/o asuntos de los documentos. Hacer posible la bsqueda de un nombre en su totalidad. Proporcionar informacin contextual acerca de la norma, mtodo o convencin utilizados para nombrar entidades.
Comentarios Ejemplos
Los nombres de entidades pueden extraerse de esquemas de valores. Si existen tales esquemas, debera indicarse en el sub-elemento eEMGDE3.2 - Esquema de nombre. -
Tabla 13. Descripcin Metadato eEMGDE3 - Nombre.
eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos No Para los tipos de entidad Documento, Agente, Actividad y Regulacin no se definen esquemas de valores. Para el tipo de entidad Relacin, los esquemas de valor se indican en Apndice 6 y Apndice 7. Sin definir. Descripcin. eEMGDE.Nombre.NombreNatural eEMGDE3 - Nombre Nombre real que se da a la entidad. Todas las entidades. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible
Valores
Esquema
Valor por defecto Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad
Determinar la identificacin de la entidad. Proporcionar a los usuarios un punto de acceso para la localizacin de recursos. Identificar las funciones y/o asuntos de los documentos. Facilitar la bsqueda de un nombre.
Comentarios
Si el nombre se extrae de un vocabulario controlado con estructura, deben reproducirse todos los componentes de esa estructura dentro de la secuencia de caracteres de 3.1Nombre natural. En los casos en que el nombre de la entidad sea tambin su identificador, el valor tendr que replicarse en el sub-elemento eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador.
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eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL

Para una entidad Documento: Instancia de solicitud de licencia de obras, Expediente de concesin de licencia de obras, Serie de licencias de obras. Para una entidad Agente: Juan Nadie, Ministerio de Cultura, Gerencia de Urbanismo. Para una entidad Actividad: Gestin del suelo, Concesin de licencias, Presentacin de instancias. Para una entidad Regulacin: Ley del Suelo, Plan de Ordenacin Urbana. Para una entidad Relacin: Precede en secuencia (por ejemplo, en una secuencia de concesin de licencias, la entidad Documento Informe tcnico precede en secuencia a la entidad Documento Informe jurdico).
Ejemplos
Tabla 14. Descripcin Metadato eEMGDE3.1 - Nombre natural.
eEMGDE3.2 - ESQUEMA DE NOMBRE

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Descripcin. eEMGDE.Nombre.EsquemaNombre eEMGDE3 - Nombre Tipo de esquema de valor utilizado para nombrar la entidad. Todas las entidades. Condicional: Debe utilizarse cuando se cuenta con un esquema de valor para asignar nombre a la entidad.
Repetible
Proporcionar informacin contextual acerca de la norma, mtodo o convencin utilizados para nombrar entidades. No debera utilizarse cuando se nombra la entidad en texto libre. Pueden utilizarse diferentes esquemas para nombrar a las entidades, como ficheros de autoridad, tesauros funcionales, tesauros temticos, vocabularios controlados, etc. Para una entidad Documento: la definicin de tipos documentales de una organizacin dada. Para una entidad Agente: un fichero de autoridades. Para una entidad Actividad: un cuadro de clasificacin funcional. Para una entidad Regulacin: la convencin de denominacin de disposiciones en el Boletn Oficial del Estado. Para una entidad Relacin: el esquema de valores de los correspondientes apndices del presente esquema de metadatos.
Comentarios
Ejemplos
Tabla 15. Descripcin Metadato eEMGDE3.2 - Esquema de nombre.
eEMGDE4 - FECHAS
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos eEMGDE.Fechas No aplica. Fecha asociada a un evento concreto relacionado con la entidad que se describe. Todas las entidades. Obligatorio
Repetible
eEMGDE4.1 - Fecha inicio eEMGDE4.2 - Fecha fin
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eEMGDE4 - FECHAS
Valores Compatibilidad Esquema Valor por defecto ISO 23081 No aplica. No aplica. Descripcin 5 .
Finalidad
Proporcionar evidencia electrnica de autenticidad. Registrar informacin de fecha acerca de las asociaciones de unas entidades con otras. Registrar informacin de fecha acerca de la existencia o validez de una entidad. Asegurar que las relaciones de procedencia entre documentos y agentes se documentan por completo.
Comentarios
Debe utilizarse este elemento siempre que se asignen fechas a una entidad, incluidas las fechas asociadas a eventos o procesos especficos, que proporcionan fiabilidad a ese evento o proceso, por ejemplo una accin dictaminada o la asignacin de una firma. Si la descripcin de una entidad precisa de ms de una fecha debe repetirse todo el elemento continente eEMGDE4 - Fechas, dado que sus sub-elementos no son repetibles. -
Ejemplos
Tabla 16. Descripcin Metadato eEMGDE4 - Fechas.
eEMGDE4.1 - FECHA INICIO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios No Esquema Valor por defecto ISO 23081 [<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. Ver Apndice 8. Sin definir. Descripcin. eEMGDE.Fechas.FechaInicio eEMGDE4 - Fechas Fecha en la que una entidad inicia su existencia. Todas las entidades. Obligatorio.
Repetible
Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha del inicio de la existencia de una entidad. Registrar informacin de fecha de inicio de las asociaciones de unas entidades con otras.
Los valores pueden ser una fecha, o una fecha y una hora, pero nunca slo una hora. Puede aadirse una zona horaria, si procede. Para una entidad Documento: 20110227, 20110227T131805. Para una entidad Agente: 1964. Para una entidad Actividad: 20010102. Para una entidad Regulacin: 20070622. Para una entidad Relacin: 20110227.
Ejemplos
Tabla 17. Descripcin Metadato EMGDE4.1 - Fecha inicio.
eEMGDE4.2 - FECHA FIN

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.Fechas.FechaFin eEMGDE4 - Fechas Fecha en que una entidad finaliz su existencia, se disolvi o se destruy. Todas las entidades.
No aparece en ISO 23081 como tal, pero cumple esta funcionalidad.
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eEMGDE4.2 - FECHA FIN

Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 [<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. Ver Apndice 8. Sin definir. Descripcin. Condicional: Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se disuelve, se borra o se destruye.
Repetible
Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha en que finaliz la existencia o efecto de una entidad. Registrar informacin de la fecha de finalizacin de las asociaciones de unas entidades con otras.
Comentarios
Los valores pueden ser una fecha, o una fecha y una hora, pero nunca slo una hora. Puede aadirse una zona horaria, si procede. Para una entidad Documento: 20110327, 20100227T131805. Para una entidad Agente: 2009. Para una entidad Actividad: 20010102. Para una entidad Regulacin: 20070622. Para una entidad Relacin: 20110327.
Ejemplos
Tabla 18. Descripcin Metadato eEMGDE4.2 - Fecha fin.
eEMGDE5 - DESCRIPCION
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Descripcin. eEMGDE.Descripcion No aplica. Informacin adicional en texto libre relativa una entidad. Todas las entidades. Opcional.
Repetible
- Hacer posible la recuperacin de la informacin sobre entidades. - Facilitar la seleccin de la informacin por parte de los usuarios. - Proporcionar contexto adicional a las entidades. Se consigna nicamente la informacin pertinente no incluida en otros elementos. Para una entidad Documento: la serie se inici con motivo del cambio de poltica interna de la organizacin, y su definicin fue realizada, a partir de los informes previos, por. Para una entidad Agente: Las Gerencias Municipales de Urbanismo se consolidan como rgano especial de administracin de los entes locales de conformidad con lo dispuesto en el artculo 85.3 a) de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases de Rgimen Local; Para una entidad Actividad: la actividad de concesin de licencias de obras se remonta a los primeros aos de existencia de la organizacin, aunque la forma de concesin ha ido cambiando en el tiempo Para una entidad Regulacin: la norma tcnica en cuestin sufri un largo proceso de desarrollo debido a discrepancias Para una entidad Relacin: el agente A crea el documento B en el ejercicio de la actividad C, que tiene derecho a ejercer en virtud de la regulacin D.
Ejemplos
Tabla 19. Descripcin Metadato eEMGDE5 - Descripcin.
28
eEMGDE6 - ENTIDAD RELACIONADA

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos eEMGDE.EntidadRelacionada No aplica. Medio para identificar a otras entidades en una relacin. Slo a la entidad Relacin Obligatorio.
Repetible
eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada eEMGDE6.2 - Esquema de ID de entidad relacionada eEMGDE6.3 - Rol de la relacin Esquema Valor por defecto ISO 23081 No aplica. No aplica. Relacin.
Valores Compatibilidad
Finalidad
- Establecer el contexto para las relaciones entre entidades. - Dejar evidencia de las vinculaciones entre las entidades relacionadas - Vincular entidades relacionadas y proporcionar una descripcin o imagen completa de las actividades de una organizacin. - Facilitar la comprensin y el uso de los documentos. - Asegurar que todas las entidades implicadas en las relaciones estn identificadas y vinculadas unas con otras. Las relaciones son fundamentales en todo esquema de metadatos de gestin de documentos. Todas las descripciones de metadatos de relacin de este esquema implican a una entidad Relacin ms otras dos entidades en cualquier combinacin (esto es, AgenteAgente, Agente-Documento, Regulacin-Documento, Actividad-Documento, RelacinAgente, Actividad-Agente, etc.). Todas las entidades implicadas en una relacin deben describirse, as como la relacin misma. Este elemento, por tanto, es un componente esencial de las descripciones de metadatos, y debe utilizarse para describir el rol de cada entidad implicada en la relacin y para identificarlas (pero no para describirlas). Las descripciones de las entidades implicadas figurarn como descripciones independientes, vinculadas por la relacin. -
Comentarios
Ejemplos
Tabla 20. Descripcin Metadato eEMGDE6 - Entidad relacionada.
eEMGDE6.1 - ID DE ENTIDAD RELACIONADA

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Relacin. eEMGDE.EntidadRelacionada.IdEntidadRelacionada eEMGDE6 - Entidad relacionada Identificador nico para una entidad implicada en una relacin. Slo a la entidad Relacin. Obligatorio
Repetible
Identificar cada entidad implicada en las relaciones de gestin de documentos, de acuerdo con el nombre dado a dicha entidad dentro de un dominio.
29
eEMGDE6.1 - ID DE ENTIDAD RELACIONADA

Comentarios Las entidades relacionadas deben vincularse a la relacin en la que participan. Para cada entidad implicada en una relacin, el contenido ser idntico al que se registre en el sub-elemento eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador de la descripcin de la entidad objeto de la relacin. Para una entidad Documento: CA1234/2009, que tambin figurar en eEMGDE2.1 Secuencia de identificador del Documento participante en la relacin. Para una entidad Agente: 12.345.678A, que tambin figurar en eEMGDE2.1 Secuencia de identificador del Agente participante en la relacin. Para una entidad Actividad: FU00101, que tambin figurar en eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador de la Actividad participante en la relacin. Para una entidad Regulacin: RE00030, que tambin figurar en eEMGDE2.1 Secuencia de identificador de la Regulacin participante en la relacin.
Ejemplos
Tabla 21. Descripcin Metadato eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada.
eEMGDE6.2 - ESQUEMA DE ID DE ENTIDAD RELACIONADA

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Ver Apndice 9. Sin definir. Relacin. eEMGDE.EntidadRelacionada.EsquemaIdEntidadRelacionada eEMGDE6 - Entidad relacionada Esquema utilizado para elaborar el cdigo que identifica a una entidad implicada en una relacin. Slo a la entidad Relacin. Condicional: Debe utilizarse cuando se asign un identificador a una entidad de acuerdo con algn esquema definido a nivel externo o local.
Repetible
Concretar el esquema del que procede el identificador de la entidad implicada en las relaciones de gestin de documentos. Registra el esquema utilizado para identificar una entidad participante en una relacin. Para cada entidad implicada en una relacin, el contenido ser idntico al registrado en el sub-elemento eEMGDE2.2 - Esquema de identificador de la descripcin de esa entidad. Para un Documento: la configuracin del sistema de contador de una aplicacin dada. Para un Agente: nmero de registro de personal de una administracin Para una Actividad: el cuadro de clasificacin funcional de una organizacin. Para una Regulacin: la estructura de denominacin de los dictmenes dentro de una organizacin. Para una Relacin: la estructura de denominacin de las relaciones en una organizacin o la configuracin del sistema de contador de relaciones en una aplicacin dada.
Ejemplos
Tabla 22. Descripcin Metadato eEMGDE6.2 - Esquema de ID de entidad relacionada.
eEMGDE6.3 - ROL DE LA RELACIN

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos No eEMGDE.EntidadRelacionada.RolRelacion eEMGDE6 - Entidad relacionada Tipo de participacin de la entidad definida en eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada. Slo a la entidad Relacin. Obligatorio.
Repetible
30
eEMGDE6.3 - ROL DE LA RELACIN

Valores Compatibilidad Esquema Valor por defecto ISO 23081 Finalidad 1 2. Ver Apndice 10. Sin definir. Relacion.
Establecer el tipo de relacin que existe entre la entidad referida y la entidad a la que se refiere en el elemento eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada. Identificar el origen y el destino de la relacin entre dos entidades. Proporcionar contexto temporal a la eficacia de las relaciones entre las entidades mediante la vinculacin al elemento eEMGDE4 - Fechas.
Comentarios
Todas las relaciones de este esquema son relaciones binarias, esto es, slo hay una entidad a cada lado de la relacin. Es necesario indicar el sentido que cada entidad en este tipo de relacin. Para ello, slo existen dos valores que indican el sentido dentro de cada relacin: - Un valor 1 indica que la relacin se lee desde la entidad. - Un valor 2 indica que la relacin se lee en direccin hacia la entidad. Puede resultar necesario que, en determinados casos, este sub-elemento se vincule al elemento eEMGDE4 - Fechas, donde debe quedar indicado cundo fue eficaz una relacin. Para entidad Agentes, en el caso de que un Agente A cree un documento B, el valor ser 1 (creador del documento) Para entidad Documentos, en el caso de que un documento B sea recibido por un Agente A, el valor ser 2 (recibido por el agente) Para entidades Funcin, en el caso de que una actividad C sea desarrollada por un Agente A, el valor ser 2 (ejecutada por el agente).
Ejemplos
Tabla 23. Descripcin Metadato eEMGDE6.3 - Rol de la relacin.
eEMGDE7 - JURISDICCIN
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Descripcin. eEMGDE.Jurisdiccion No aplica. Determinacin de la jurisdiccin o el mbito dentro del cual opera, existe o es vlida una entidad. Todas las entidades excepto Relacin. Opcional.
Repetible
- Facilitar la recuperacin por parte del usuario. - Proporcionar informacin contextual acerca de entidades. La jurisdiccin no hace referencia a un lugar en trminos geogrficos, sino ms bien al rea donde una entidad ejerce las funciones o actividades que tiene encomendadas. Para una entidad Documento: Espaa. Para una entidad Agente: Cartagena. Por ejemplo, un Decreto emitido por el Ayuntamiento de Cartagena no tiene por qu producir efectos en la Generalitat de Catalunya, de tal modo que el valor del elemento, en este caso, sera Cartagena, en el sentido de que es el rea donde el Decreto produce efectos. Para una entidad Actividad: Comunidad Autnoma de la Regin de Murcia. Para una entidad Regulacin: Comunidad Autnoma de Catalunya.
Ejemplos
Tabla 24. Descripcin Metadato eEMGDE7 - Jurisdiccin.
31
eEMGDE8 - SEGURIDAD
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable eEMGDE.Seguridad No aplica. Conjunto de valores que, una vez articulados, ayudan a determinar las medidas adoptadas para proteger los documentos, la informacin y los datos de un acceso, cambio, destruccin no autorizados, as como de otras amenazas. Slo a las entidades Documento, Actividad, Regulacin y, en su caso, Agente. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible
Sub-elementos
eEMGDE8.1 - Clasificacin de seguridad 8.2 - Advertencia eEMGDE8.3 - Permisos eEMGDE8.4 - Sensibilidad datos de carcter personal eEMGDE8.5 - Clasificacin ENS Esquema Valor por defecto ISO 23081 No aplica. No aplica. Uso.
Finalidad
La finalidad de este elemento es establecer un conjunto de criterios que determinen, de conformidad con la legislacin vigente, los privilegios y restricciones de acceso a las diferentes entidades con el objeto de facilitar la proteccin de las mismas, ya sea de manera fsica, ya de manera lgica. -
Tabla 25. Descripcin Metadato eEMGDE8 - Seguridad.
eEMGDE8.1 - CLASIFICACIN DE SEGURIDAD

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.Seguridad.ClasificacionSeguridad eEMGDE8 - Seguridad Nivel de seguridad o sensibilidad de un documento, regulacin o actividad Slo a las entidades Documento, Actividad y Regulacin. Condicional: - Debe utilizarse si el documento o la regulacin tienen un nivel de seguridad en su jurisdiccin. - Puede utilizarse para indicar el valor de No clasificado. Puede utilizarse para funciones, actividades y actuaciones a discrecin de la organizacin.
Obligacin
Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad
Repetible
eEMGDE8.1.1 - Clasificacin de acceso eEMGDE8 1.2 - Cdigo de la Poltica de control de acceso Sin definir. Sin definir. Uso.
Finalidad
Hacer posible el que los documentos sujetos a determinados criterios de seguridad queden adecuadamente protegidos. Facilitar o restringir el acceso a los documentos, o a funciones, actividades o actuaciones particulares, por agentes como el personal de la organizacin o el ciudadano. Hacer posible que las entidades Documento, Actividad y Regulacin sujetas a seguridad sean adecuadamente identificadas y gestionadas.
32
eEMGDE8.1 - CLASIFICACIN DE SEGURIDAD

Comentarios Ejemplos Alertar a los agentes acerca de las restricciones de seguridad en el acceso a los documentos y regulaciones. Evitar que la naturaleza de una informacin o actividad protegida por determinados criterios de seguridad pueda ser revelada. Evitar que sistemas, departamentos, personas o determinadas reas, gestionen documentos indebidamente. Facilitar al sistema el control de documentos que comportan advertencias de seguridad o permisos de acceso particulares.
Tabla 26. Descripcin Metadato eEMGDE8.1 - Clasificacin de seguridad.
eEMGDE8.1.1 - CLASIFICACIN DE ACCESO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad
eEMGDE.Seguridad.ClasificacionSeguridad.ClasificacionAcceso
eEMGDE8.1 - Clasificacin de seguridad Trmino normalizado de acuerdo con un esquema de valores que indica el nivel de acceso de la entidad. Slo a las entidades Documento, Actividad y Regulacin. Condicional: - Debe utilizarse si el documento o la regulacin tienen asignado un nivel determinado de seguridad en su jurisdiccin o mbito de actuacin. - Puede utilizarse para indicar el valor de No clasificado. Puede utilizarse para funciones, actividades y actuaciones a discrecin de la organizacin.
Obligacin
Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad No
Esquema Valor por defecto ISO 23081
Repetible 6
En el punto de captura 7
Secreto, Reservado, Confidencial, Clasificado, No clasificado. Ver Apndice 11. No clasificado. Sin compatibilidad.
Especificar la categora concreta de clasificacin de seguridad de manera que se pueda asegurar la proteccin adecuada a cada nivel de acceso. Este sub-elemento no hace referencia a los datos, sino a la entidad misma con independencia de que el nivel de acceso sea el mismo que el establecido en el metadato eEMGDE8.4 - Sensibilidad datos de carcter personal. Para una entidad Documento: Reservado. Para una entidad Regulacin: Confidencial. Para una entidad Actividad: No clasificado.
Comentarios
Ejemplos
Tabla 27. Descripcin Metadato eEMGDE8.1.1 - Clasificacin de acceso
eEMGDE8.1.2 - CDIGO DE LA POLTICA DE CONTROL DE ACCESO

Nombre formal Sub-elemento de eEMGDE.Seguridad.ClasificacionSeguridad.CodigoPoliticaControlAcceso eEMGDE8.1 - Clasificacin de seguridad
6 7
Repetible slo para documentos confidenciales, actividades y regulaciones.
El modo en que se asigne un valor en el punto de captura a este sub-elemento depender de implantaciones especficas. En cualquier caso, debe tenerse en cuenta que, con independencia del valor que se asigne en el punto de captura, la clasificacin de seguridad experimentar modificaciones en el curso del tiempo, y stas deben quedar reflejadas en 21.6 - Historia del cambio.
33
eEMGDE8.1.2 - CDIGO DE LA POLTICA DE CONTROL DE ACCESO

Definicin Aplicabilidad Clasificacin de la Poltica de control de acceso de organizaciones individuales o, si se desarrolla, de la Poltica de control de acceso nacional, autonmica, local, sectorial, etc. Slo a las entidades Documento, Actividad y Regulacin. Condicional: - Debe utilizarse si el documento o la regulacin tienen un nivel determinado de seguridad en su jurisdiccin o mbito de actuacin. - Puede utilizarse para indicar el valor de No clasificado. Puede utilizarse para funciones, actividades y actuaciones a discrecin de la organizacin.
Obligacin
Repetible 8
A, B, C, D, E. Ver Apndice 11. E. Sin compatibilidad.
Asegurar la proteccin adecuada de las entidades, determinando los valores, que se deben aplicar en cada caso, de los establecidos en la clasificacin de la poltica de control de acceso. Slo debera utilizarse en entornos mono-entidad; en entornos multi-entidad debera establecerse una relacin con la entidad Regulacin pertinente. Para una entidad Documento: A (Secreto). Para una entidad Regulacin: B (Reservado). Para una entidad Actividad: C (Confidencial).
Comentarios
Ejemplos
Tabla 28. Descripcin Metadato eEMGDE8.1.2 - Cdigo de la Poltica de control de acceso.
eEMGDE8.2 - ADVERTENCIA DE SEGURIDAD

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad eEMGDE.Seguridad.AdvertenciaSeguridad eEMGDE8 - Seguridad Advertencia de que un Documento, Actividad o Regulacin requiere un tratamiento especial, y que slo las personas autorizadas pueden tener acceso. Slo a las entidades Documento, Regulacin y Actividad. Condicional: Debe utilizarse cuando es necesaria una advertencia o alerta de seguridad para el acceso a un Documento, Actividad o Regulacin con una clasificacin de seguridad en su respectiva organizacin.
Repetible
eEMGDE8.2.1 - Texto de la advertencia eEMGDE8.2.2 - Categora de la advertencia No aplica. No aplica. Sin compatibilidad.
Finalidad
Facilitar o restringir el acceso a los documentos y las regulaciones. Hacer posible que las entidades afectadas por restricciones de acceso, uso y reutilizacin sean adecuadamente identificadas y gestionadas. Alertar a los agentes acerca de las advertencias de seguridad de acceso a las entidades Documento y Regulacin. Impedir revelar la naturaleza de la informacin o la actividad.
34
eEMGDE8.2 - ADVERTENCIA DE SEGURIDAD

Comentarios Aunque los documentos, actividades y regulaciones con clasificacin de seguridad no estn necesariamente sujetos a advertencias de seguridad, este elemento slo puede utilizarse si el elemento eEMGDE8.1.1 - Clasificacin de acceso, contiene un valor diferente a No clasificado. -
Ejemplos
Tabla 29. Descripcin Metadato eEMGDE8.2 - Advertencia de seguridad.
eEMGDE8.2.1 - TEXTO DE LA ADVERTENCIA

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.Seguridad.AdvertenciaSeguridad.TextoAdvertencia eEMGDE8.2 - Advertencia de seguridad Palabra o palabras que conforman la advertencia de seguridad de que un Documento, Actividad o Regulacin requiere un tratamiento especial, y que slo las personas autorizadas pueden tener acceso. Slo a las entidades Documento, Actividad y Regulacin. Condicional: Debe utilizarse cuando es necesaria una advertencia o alerta de seguridad para el acceso a un documento, actividad o regulacin con una clasificacin de seguridad en su respectiva organizacin.
Repetible
Aadir informacin pertinente a la clasificacin de seguridad a los efectos de asegurar una proteccin adecuada Aunque los documentos, regulaciones y actividades con clasificaciones de seguridad no estn necesariamente sujetos a advertencias de seguridad, este elemento slo puede utilizarse si al elemento eEMGDE8.1.1 - Clasificacin de acceso se le ha asignado un valor diferente a No clasificado. Estas advertencias de seguridad son un aviso adicional a la clasificacin de seguridad. Las advertencias de seguridad son a menudo especficas de una organizacin y, deben ser determinadas por los productores. Accesible slo al personal del Departamento de Finanzas.
Comentarios
Ejemplos
Tabla 30. Descripcin Metadato eEMGDE8.2.1 - Texto de la advertencia.
eEMGDE8.2.2 - CATEGORA DE LA ADVERTENCIA

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos No Palabra clave, Fuente de la palabra clave, Slo persona autorizada, Slo acceso gubernamental, Publicidad, Advertencia de tratamiento especial. A, B, C, D, E, F. Ver Apndice 14. eEMGDE.Seguridad.AdvertenciaSeguridad.Categoria eEMGDE8.2 - Advertencia de seguridad Naturaleza de una advertencia de seguridad. Slo a las entidades Documento y Regulacin. Condicional: Debe utilizarse si el texto de la advertencia se ajusta a alguna de las subcategoras de seguridad establecidas en el Apndice 14.
Repetible
Valores
Esquema
35
eEMGDE8.2.2 - CATEGORA DE LA ADVERTENCIA

Valor por defecto Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos ISO 23081 Sin definir. Sin compatibilidad.
Codificar de manera normalizada las advertencias de seguridad con vistas a su identificacin y recuperacin inmediatas. Para una entidad Documento: A Para una entidad Regulacin: B
Tabla 31. Descripcin Metadato eEMGDE8.2.2 - Categora de la advertencia.
eEMGDE8.3 - PERMISOS
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.Seguridad.Permisos eEMGDE8 - Seguridad Autorizacin o acreditacin de un agente o actividad, que determina sus derechos de acceso, uso y reutilizacin de los documentos. Slo a las entidades Agente y Actividad. Condicional: Debera utilizarse en organizaciones en las que las autorizaciones o acreditaciones de seguridad de los agentes regulan a qu documentos pueden acceder o mantener, o si el acceso a y el uso de documentos est restringido a actividades particulares.
Obligacin
Repetible
Sin definir. Sin definir. Uso.
Facilitar autorizaciones o acreditaciones para el acceso, uso y reutilizacin de los documentos adecuadas al nivel de seguridad. Esta autorizacin se concreta en la una acreditacin especfica de seguridad y/o en el permiso de gestin de documentos o el permiso de gestin asignado a una entidad Agente o Actividad. Debe repetirse el elemento para cada permiso adicional asignado a una entidad Agente o Actividad. En cualquier caso, los valores sern paralelos a las clasificaciones de seguridad que se hayan aplicado a los documentos. Las instrucciones de seguridad y los permisos de gestin son especficos del dominio o entorno y tienen que ser definidos por cada organizacin. Los permisos de gestin de documentos puede que ya existan o sean configurables dentro del sistema de gestin de documentos de una organizacin. Para un Agente de tipo Persona: No clasificado. Para un Agente de tipo Dispositivo: Restringido.
Comentarios
Ejemplos
Tabla 32. Descripcin Metadato eEMGDE8.3 - Permisos.
eEMGDE8.4 - SENSIBILIDAD DATOS DE CARCTER PERSONAL

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.Seguridad.SensibilidadDatosCaracterPersonal eEMGDE8 - Seguridad Trmino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacin de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal y normativa de desarrollo. Slo a las entidades Documento, Actividad y Regulacin.
36
eEMGDE8.4 - SENSIBILIDAD DATOS DE CARCTER PERSONAL

Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Bsico, Medio, Alto. Ver Apndice 12. Bsico. Uso. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible 9
Indicar los niveles de proteccin de datos sensibles de carcter personal de los ficheros de acuerdo con la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, y normativa de desarrollo Este elemento se asigna tomando en consideracin los datos de los ficheros que concurren a la conformacin de una entidad, como el documento. El nivel de sensibilidad de las entidades que contienen datos se regulan en legislacin especfica y debe utilizarse el subelemento eEMGDE8.1.1 - Clasificacin de acceso. Para una entidad Documento: Bsico. Para una entidad Regulacin: Medio. Para una entidad Actividad: Alto.
Comentarios
Ejemplos
Tabla 33. Descripcin Metadato eEMGDE8.4 - Sensibilidad datos de carcter personal.
eEMGDE8.5 - CLASIFICACIN ENS

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Bajo, Medio, Alto. Ver Apndice 13. Bajo. Uso. eEMGDE.Seguridad.ClasificacionENS eEMGDE8 - Seguridad Trmino normalizado que denota el nivel de seguridad de un sistema de informacin de conformidad con los criterios del Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Todas las entidades excepto Relacin. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible
Indicar el nivel de seguridad del sistema de informacin en el que opera el sistema de gestin de documentos, de acuerdo con el ENS. La clasificacin de seguridad de conformidad con el ENS no se aplica en sentido estricto a ninguna de las entidades que componen o participan en un sistema, sino al sistema de informacin como un todo. Es decir, se aplica a todos los activos existentes en un sistema y, de ah, a todas las entidades mediadas por el sistema. Esto significa que el ENS se aplica, por ejemplo, a un documento o un agente, pero no como tales, sino en tanto participan en un sistema. En realidad, lo que se clasifica es el sistema, en funcin de las necesidades de seguridad ponderadas de sus activos, y los resultados parciales de esta ponderacin general son los que deben reproducirse como valor de este elemento donde resulte pertinente.
Comentarios
37
eEMGDE8.5 - CLASIFICACIN ENS

Para la definicin de niveles de seguridad con un mayor grado de especificidad, debe consultarse el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica. Ejemplos Para una entidad Documento: Medio.
Tabla 34. Descripcin Metadato eEMGDE8.5 - Clasificacin ENS.
eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion No aplica. Polticas y requisitos que regulan o restringen el acceso, uso y reutilizacin por terceros de documentos, cuando no se refieren a cuestiones que afecten a la seguridad. Slo a la entidad Documento. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible
eEMGDE9.1 - Condiciones de acceso, uso y reutilizacin eEMGDE9.2 - Tipo de acceso No aplica. No aplica. Uso.
Finalidad
Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones particulares de acceso, uso y reutilizacin por terceros. Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso, uso y reutilizacin por terceros de los documentos no relacionados con la seguridad, e informarles de los plazos de cambio o finalizacin de tales condiciones
Comentarios
El acceso, uso y reutilizacin por terceros de los documentos debe gestionarse de acuerdo con la normativa legal y las polticas de acceso, uso y reutilizacin pertinentes, para proteger la intimidad de los ciudadanos y los intereses de gestin de las organizaciones, o los derechos de propiedad intelectual o industrial de unos y otras, as como la integridad fsica, si procede, de los documentos, por ejemplo, aquellos en un estado de conservacin precario. -
Ejemplos
Tabla 35. Descripcin Metadato eEMGDE9 - Derechos de acceso, uso y reutilizacin.
eEMGDE9.1 - CONDICIONES DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Uso. eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CondicionesAccesoUsoReutilizacion 9 -Derechos de acceso, uso y reutilizacin Descripcin acerca del modo en que se regula o restringe el acceso, uso y reutilizacin por terceros de los documentos. Slo a la entidad Documento. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible
38
eEMGDE9.1 - CONDICIONES DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN

Finalidad Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones particulares de acceso, uso y reutilizacin por terceros. Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso, uso y reutilizacin por terceros de los documentos no relacionados con la seguridad, e informarles de los plazos de cambio o finalizacin de tales condiciones.
Comentarios
sese para proporcionar informacin acerca de la naturaleza de la limitacin al acceso, uso y reutilizacin y de cualquier obligacin en vigor para el usuario o receptor de los documentos. Accesible sin derecho a reproduccin. No accesible hasta la estabilizacin de la versin de la aplicacin. Reutilizacin autorizada con sujecin a condiciones generales
Ejemplos
Tabla 36. Descripcin Metadato eEMGDE9.1 - Condiciones de acceso, uso y reutilizacin.
eEMGDE9.2 - TIPO DE ACCESO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 A, B, B.1, B.2, C, D E, F. Ver Apndice 15. A (Acceso libre). Uso. eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.TipoAcceso 9 -Derechos de acceso, uso y reutilizacin. Determinacin del tipo de derecho de acceso que se est describiendo. Slo a la entidad Documento. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible
Sealar el tipo de acceso correspondiente al Documento al que se pretende acceder o gestionar. Deben utilizarse los valores del esquema de valores indicado y utilizarse en conjuncin con los valores establecidos en el elemento eEMGDE9.1 - Condiciones de acceso, uso y reutilizacin. B.1.
Tabla 37. Descripcin Metadato eEMGDE9.2 - Tipo de acceso.
eEMGDE10 - CONTACTO
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos eEMGDE.Contacto No aplica. Informacin acerca de cmo contactar con un Agente. Slo a la entidad Agente. Condicional: Debe utilizarse excepto si la entidad Agente es un Dispositivo, en cuyo caso su uso es opcional.
Repetible
eEMGDE10.1 - Tipo de contacto eEMGDE10.2 - Dato de contacto eEMGDE10.3 - Puesto Esquema Valor por defecto No aplica. No aplica.
Valores
39
eEMGDE10 - CONTACTO
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin 10 . Facilitar una identificacin inequvoca de los agentes. Proporcionar contexto a los agentes. Proporcionar un punto de contacto para los agentes. Facilitar la bsqueda y recuperacin de informacin sobre agentes en una localizacin particular.
Finalidad
No se prescribe el tipo especfico de informacin de contacto, sino que puede ser elegida por las organizaciones. -
Tabla 38. Descripcin Metadato eEMGDE10 - Contacto.
eEMGDE10.1 - TIPO DE CONTACTO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos No Esquema Valor por defecto Compatibilidad Finalidad ISO 23081 Direccin fsica, Correo electrnico, Fax, Telfono, Direccin Web. Ver Apndice 16. Sin definir. Descripcin. eEMGDE.Contacto.TipoContacto eEMGDE10 - Contacto Tipo de detalles de contacto, como una direccin profesional o un correo electrnico, proporcionados para contactar con un Agente. Slo a la entidad Agente. Condicional: Debe utilizarse cuando se ha instanciado el elemento eEMGDE10 Contacto.
Repetible
Valores
Identificar el modo de contacto con un Agente. No se prescribe el tipo de informacin de contacto, sino que puede ser elegida por las organizaciones. Si se proporciona ms de un tipo de informacin de contacto, debe repetirse todo el elemento eEMGDE10 - Contacto. Correo electrnico, Telfono.
Comentarios
Ejemplos
Tabla 39. Descripcin Metadato eEMGDE10.1 - Tipo de contacto.
eEMGDE10.2 - DATO DE CONTACTO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos No eEMGDE.Contacto.DatoContacto eEMGDE10 - Contacto Informacin especfica de contacto con un Agente. Slo a la entidad Agente. Condicional: Debe utilizarse cuando se ha instanciado el elemento eEMGDE10 Contacto.
Repetible
10
No aparece en ISO 23081, pero cumple esta funcionalidad para Agentes.
40
eEMGDE10.2 - DATO DE CONTACTO

Valores Compatibilidad Finalidad Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Descripcin.
Identificar de forma concreta el contacto con un Agente (su direccin electrnica, postal, telfono, fax, etc.). No se prescribe la informacin especfica de contacto que debe ser dada para un agente, sino que puede ser elegida por las organizaciones. Si se proporciona ms de un tipo de informacin de contacto, debe repetirse todo el elemento eEMGDE10 - Contacto. nombre.apellido@organizacion.es, +34 968123456
Tabla 40. Descripcin Metadato eEMGDE10.2 - Dato de contacto.
eEMGDE10.3 - PUESTO
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos No. Esquema Valor por defecto ISO 23081 Administrador de sistemas, Jefe de documentos electrnicos. Vocabularios controlados especficos de la organizacin o el dominio. Sin definir. Descripcin. eEMGDE.Contacto.Puesto eEMGDE10 - Contacto Denominacin del puesto actual ocupado por un agente. Slo a la entidad Agente Persona. Condicional: Debe utilizarse cuando se ha instanciado el elemento eEMGDE10 Contacto y se trata de un Agente Persona.
Repetible
Ayudar a una identificacin inequvoca de los agentes. Proporcionar contexto adicional acerca de los agentes.
Tabla 41. Descripcin Metadato eEMGDE10.3 - Puesto.
eEMGDE11 - IDIOMA
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.Idioma No aplica. Idioma o lengua utilizada en un Documento, hablada o usada por un Agente al realizar una Actividad. Slo a los tipos de entidad Documento y Agente. Condicional: - Debe utilizarse para indicar el idioma de un Documento si este es distinto a espaol. - Cada Institucin puede utilizarlo para indicar tambin las lenguas cooficiales empleadas.
Obligacin
Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No
Repetible
RFC 4646:2006. Ver Apndice 17. Sin definir. Uso.
41
eEMGDE11 - IDIOMA
Finalidad - Facilitar la bsqueda y recuperacin de documentos. - Proporcionar informacin contextual adicional acerca de un agente. La especificacin RFC 4646:2006 proporciona una sintaxis para construir descripciones de idioma utilizando los cdigos de lengua de ISO 639, los cdigos de pas de ISO 3166 y los cdigos de escritura de ISO 15924. Para una entidad Documento en gallego, gl Para una entidad Agente que usa el cataln, ca
Comentarios
Ejemplos
Tabla 42. Descripcin Metadato eEMGDE11 - Idioma.
eEMGDE12 - PUNTOS DE ACCESO

Nombre formal Sub-elemento de eEMGDE.PuntosAcceso No aplica. Palabras claves normalizadas, segn tesauros o lenguajes controlados, utilizadas por una organizacin o entorno con el fin de recuperar el asunto o materia, el nombre de personas, de organizaciones, de jurisdicciones, de perodos temporales y mbitos geogrficos, etc., contenidos en un documento o regulacin. Slo a las entidades Documento y Regulacin. Opcional.
Definicin
Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos
Repetible
eEMGDE12.1 - Trmino punto de acceso 12.2 - ID de punto de acceso eEMGDE12.3 - Esquema de punto de acceso Esquema Valor por defecto ISO 23081 No aplica. No aplica. Descripcin.
Finalidad
- Facilitar la bsqueda y la recuperacin. - Permitir que una bsqueda pueda restringirse a una cierta materia o asunto, mbito geogrfico o temporal, persona, institucin, etc. - Proporcionar informacin acerca del (de los) esquema(s) de los que las palabras clave se han extrapolado. - Proporcionar informacin contextual adicional acerca de los documentos o las regulaciones. Un punto de acceso puede ser cualquier palabra clave o dato normalizado contenido en un Documento o una Regulacin: asuntos o materias, lugares, perodos de tiempo, personas, organizaciones, regulaciones, etc. Por tanto, si se utiliza este elemento se deben tomar precauciones para distinguir entre una entidad, cuando es participante activa en un proceso de gestin o de gestin de documentos, y esa misma entidad cuando es aquello de lo que trata un documento o una regulacin. -
Comentarios
Ejemplos
Tabla 43. Descripcin Metadato eEMGDE12 - Puntos de acceso.
eEMGDE12.1 - TRMINO PUNTO DE ACCESO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable eEMGDE.PuntosAcceso.TerminoPuntoAcceso eEMGDE12 - Puntos de acceso Palabra clave que describe el contenido del documento o de la regulacin. Slo a las entidades Documento y Regulacin. Opcional.
Repetible
42
eEMGDE12.1 - TRMINO PUNTO DE ACCESO

Sub-elementos No Esquema Valor por defecto Compatibilidad ISO 23081 Aquellos ya existentes elegidos por cada organizacin, o los elaborados ex profeso por stas de conformidad con sus necesidades. Sin definir. Descripcin.
Valores
Finalidad
Facilitar la bsqueda y la recuperacin. Permitir que una bsqueda pueda restringirse a una materia, persona, lugar, tiempo etc. Proporcionar informacin adicional, acerca de los documentos o las regulaciones
Comentarios
Algunos esquemas basados en materias son jerrquicos; otros permiten el uso de un cierto nmero de palabras clave ponderadas como iguales. Si el esquema es jerrquico, la estructura debe quedar reflejada utilizando caracteres delimitadores en la cadena misma de trminos de palabras clave. Si los trminos se ponderan como iguales, debe repetirse todo el elemento eEMGDE12 - Puntos de acceso. Farmacia, Urbanismo, Administracin de Empresas, Siglo XIX, Guerra de Iraq, Madrid, Ley 11/2007, Calificacin de documentos.
Ejemplos
Tabla 44. Descripcin Metadato eEMGDE12.1 - Trmino punto de acceso.
eEMGDE12.2 - ID PUNTO DE ACCESO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos No Esquema Valor por defecto Compatibilidad Finalidad ISO 23081 Aquellos ya existentes elegidos por cada organizacin, o los elaborados ex profeso por stas de conformidad con sus necesidades. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.PuntosAcceso.IdPuntoAcceso eEMGDE12 - Puntos de acceso Identificador asignado a una palabra clave dentro de un esquema. Slo a las entidades Documento y Regulacin. Condicional: Debe utilizarse si se utiliza una taxonoma (tesauro, ndice, lista de autoridades, lenguaje o vocabulario controlado, etc.) para proporcionar un valor al subelemento eEMGDE12.1 - Trmino punto de acceso.
Repetible
Valores
Facilitar la bsqueda y la recuperacin. Permitir que una bsqueda pueda restringirse a una materia, persona, lugar, tiempo etc.
Comentarios
La forma del identificador ser definida por el esquema del que se ha tomado el trmino. Si los trminos del punto de acceso tienen identificadores, las organizaciones pueden decidir recoger y utilizar los identificadores como un mtodo abreviado para acceder a los trminos mismos. 521.3, 72, 636 (si se estuviera usando, por ejemplo, la Clasificacin Decimal Universal).
Ejemplos
Tabla 45. Descripcin Metadato eEMGDE12.2 - ID punto de acceso.
eEMGDE12.3 - ESQUEMA PUNTO DE ACCESO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin eEMGDE.PuntosAcceso.EsquemaPuntoAcceso eEMGDE12 - Puntos de acceso Referencia al esquema del que el punto de acceso se ha extrado.
43
eEMGDE12.3 - ESQUEMA PUNTO DE ACCESO

Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos No Existen muchos esquemas de valores y algunos tendrn que ser definidos localmente por cada organizacin por lo que no se prescribe ningn esquema, y se deja a eleccin de cada organizacin. Sin definir. Sin compatibilidad. Slo a las entidades Documento y Regulacin. Condicional: Debe utilizarse si se utiliza una taxonoma (tesauro, ndice, lista de autoridades, lenguaje o vocabulario controlado, etc.) para proporcionar un valor a los subelementos eEMGDE12.1 - Trmino punto de acceso, o 12.2 - ID de punto de acceso.
Repetible
Valores
Esquema
Valor por defecto Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos ISO 23081 -
Proporcionar informacin acerca de los esquemas de los que se han tomado los puntos de acceso. Proporcionar informacin de contexto adicional acerca de los documentos o las regulaciones.
Listado de materias de la Biblioteca Nacional, Clasificacin Decimal Universal, listado de puntos de acceso en la plataforma PARES
Tabla 46. Descripcin Metadato eEMGDE12.3 - Esquema de punto de acceso.
eEMGDE13 - CALIFICACIN
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad eEMGDE.Calificacion No aplica. Informacin acerca de los plazos de conservacin de los documentos en atencin a sus valores, a lo largo de su ciclo de vida, as como acerca de las acciones dictaminadas regladas a emprender sobre los mismos, tomadas a partir de la ponderacin de esos valores. Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible
11
eEMGDE13.1 - Valoracin eEMGDE13.2 - Dictamen No aplica. No aplica. Plan de eventos, Historial de eventos.
Finalidad
Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores. Identificar los requisitos legales o normativos aplicables a los documentos. Identificar las autoridades competentes en la determinacin de los valores de los documentos. Identificar las normas de conservacin aplicables a los documentos. Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documentos producidos. Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros procesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el dictamen realizado sobre los documentos y las series documentales.
11
Repetible slo para la categora Serie.
44
eEMGDE13 - CALIFICACIN
Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y de gestin de documentos, y los ciudadanos y sus intereses. Proporcionar una referencia temporal a las acciones dictaminadas sobre los documentos. Asegurar que se han adoptado las acciones dictaminadas correctas sobre los documentos. Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.
Comentarios
Puede que no sea posible proporcionar la informacin requerida por este elemento en el momento de creacin o incorporacin de la entidad al sistema de gestin documental por diversos motivos, incluidos la no disponibilidad de autoridades calificadoras de documentos o una poltica organizativa que excluye la determinacin de los valores en el momento de la creacin. En estos casos debe utilizarse el valor por defecto Sin cobertura de calificacin para el sub-elemento eEMGDE13.1 - Valoracin, hasta que las entidades pertinentes estn cubiertas por una norma de conservacin. -
Ejemplos
Tabla 47. Descripcin Metadato eEMGDE13 - Calificacin.
eEMGDE13.1 - VALORACIN
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No Esquema ISO 23081 Finalidad Comentarios Ejemplos Ver Apndice 18. Plan de eventos, Historial de eventos. Valor por defecto Sin cobertura de calificacin. Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores. Identificar los requisitos legales o normativos aplicables sobre los documentos. Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas por las autoridades competentes en la determinacin de los valores de los documentos. Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas en las normas de conservacin aplicables sobre los documentos. Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documentos producidos. Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros procesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el dictamen realizado sobre los documentos y las series documentales. Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y de gestin de documentos, y los ciudadanos y sus intereses. Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo. eEMGDE.Calificacion.Valoracion eEMGDE13 - Calificacin Determinacin de los valores y plazos a los que los documentos estn sometidos a lo largo de su ciclo de vida. Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible 12
Este campo se repetir tantas veces como sea necesario en funcin de los diferentes valores de las entidades pertinentes a lo largo de su ciclo de vida. Valor legal: Permanente, Valor fiscal: Cinco aos.
Tabla 48. Descripcin Metadato eEMGDE13.1 - Valoracin.
12
Repetible slo para la categora Serie.
45
eEMGDE13.2 - DICTAMEN
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad eEMGDE.Calificacion.Dictamen eEMGDE13 - Calificacin Decisiones emitidas por la autoridad calificadora relativas a la conservacin o a la eliminacin de documentos de acuerdo con la evolucin de sus valores conforme avanza su ciclo de vida. Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible
eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada No aplica. No aplica. Sin compatibilidad.
Finalidad
Comentarios
Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en relacin a sus diferentes valores. Identificar la entidad responsable de su gestin y conservacin. Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo. Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos de la administracin con los ciudadanos y sus intereses. Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas. Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.
Cuando implica la retirada de documentos de los sistemas en uso, en el momento en que stos no son necesarios, debe prevenirse que no quede ninguna labor pendiente de ejecucin y no exista ningn proceso o investigacin judicial en marcha que pudiera requerir el documento como evidencia electrnica. -
Ejemplos
Tabla 49. Descripcin Metadato eEMGDE13.2 - Dictamen.
eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No. Esquema Valor por defecto ISO 23081 Ver Apndice 19. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.Calificacion.Dictamen.TipodeDictamen eEMGDE13.2 - Dictamen Tipo de decis in emitida por la a utoridad calificadora que d ebe aplicarse sobre los documentos a lo largo de su ciclo de vida y una vez realizada su valoracin. Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos. Condicional: Debe utilizarse a menos que el valor del sub-elemento eEMGDE13.1 Valoracin, sea Sin cobertura de calificacin.
Repetible
13 En el punto de captura en el caso de que existan normas de conservacin aprobadas.
46
eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN

Comentarios Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en relacin a sus diferentes valores. Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y la entidad responsable de su gestin y conservacin. Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo. Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos de la administracin con los ciudadanos y sus intereses. Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas. Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.
Finalidad
Los documentos simples, expedientes, agregaciones y series pueden verse afectados, a lo largo de su ciclo de vida, por distintas decisiones hasta su eliminacin o conservacin permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando mltiples instanciaciones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen. Eliminacin parcial, Conservacin permanente.
Ejemplos
Tabla 50. Descripcin Metadato eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen.
eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No. Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.Calificacion.Dictamen.AccionDictaminada eEMGDE13.2 - Dictamen Accin concreta que se aplica al documento en base al dictame n adoptado por una autoridad calificadora. Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos y entidad Actividad. Condicional: Debe utilizarse a m enos que el valor del sub-elemento eEMGDE13.1 Valoracin, sea Sin cobertura de calificacin.
Repetible
Finalidad
Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en relacin a sus diferentes valores. Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la entidad responsable de su gestin y conservacin. Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo. Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos de la organizacin con los ciudadanos y sus intereses. Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas. Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.
Comentarios
Se utiliza para registrar la accin dictaminada que se pretende realizar de manera reglada sobre el documento. No debe utilizarse para registrar los detalles de la accin real cuando se emprende. En este esquema, todas las acciones y eventos se documentan utilizando la entidad Relacin. La accin dictaminada se registra en las normas de conservacin, donde se concreta la accin que tiene que emprenderse sobre un documento una vez que ha pasado el perodo de tiempo especificado desde el evento desencadenante indicado.
14 En el punto de captura en el caso de que existan normas de conservacin aprobadas.
47
eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA

Los documentos simples, expedientes y agregaciones pueden verse afectados, a lo largo de su ciclo de vida, por distintos tipos de decisin, hasta su eliminacin o conservacin permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando mltiples instanciaciones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen. El tipo de dictamen Eliminacin puede requerir la conservacin de un muestreo especfico, a efectos de trazabilidad de la tramitacin del procedimiento, adaptado a las caractersticas del documento. Destruir a los tres aos desde la finalizacin del contrato. Destruir a los siete aos despus del ltimo asiento. Destruir a los setenta y cinco aos despus de la fecha de nacimiento del empleado. Retener permanentemente. Transferir pasados cincos aos desde su creacin.
Ejemplos
Tabla 51. Descripcin Metadato eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada.
eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable eEMGDE.CaracteristicasTecnicas No aplica. Informacin acerca de la forma lgica y otras caractersticas tcnicas lgicas y fsicas de un documento digital o digitalizado. Slo a la entidad Documento simple. Obligatorio.
Repetible
Sub-elementos
eEMGDE14.1 - Soporte origen eEMGDE14.2 - Nombre de formato eEMGDE14.3 - Versin de formato eEMGDE14.4 - Nombre de la aplicacin de creacin eEMGDE14.5 - Versin de la aplicacin de creacin eEMGDE14.6 - Registro de formatos eEMGDE14.7 - Resolucin eEMGDE14.8 - Tamao
Sin definir. Sin definir. Uso.
Finalidad -
Proporcionar informacin especfica acerca de las decisiones que pueden adoptarse en relacin al almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos. Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular a efectos de gestin o de localizacin de recursos. Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento. Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc. Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca del formato de un documento digital o digitalizado o el software utilizado para crear un documento digital o digitalizado. En el caso de documentos digitalizados, proporcionar garantas de la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos resultantes de un proceso de digitalizacin.
Comentarios
La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las estrategias de conservacin sobre los documentos digitales y debera ser lo ms completa posible para asegurar que las caractersticas tcnicas se identifican con exactitud.
48
eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS

En el caso de que el valor del sub-elemento 14.1 Soporte origen, sea Digitalizado, entonces deben crearse dos valores en eEMGDE6 - Entidad relacionada, uno para el ID del documento resultante de la digitalizacin del documento fuente en papel y otro para la identificacin de la localizacin fsica del propio documento fuente en papel. En el caso de que la digitalizacin suponga la eliminacin del documento fuente en papel, la relacin de la localizacin fsica no sera necesaria. Ejemplos -
Tabla 52. Descripcin Metadato eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas.
eEMGDE14.1 - SOPORTE ORIGEN

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad No. Esquema Valor por defecto ISO 23081 Analgico, Digital, Digitalizado. Ver Apndice 20. Digital. Sin compatibilidad. eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.SoporteOrigen eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas Indicacin acerca de si la entidad ha nacido digital o ha sido digitalizada a partir de una fuente analgica. Slo a la entidad Documento. Obligatorio.
Repetible
Proporcionar informacin de contexto en relacin al origen del documento. El valor Analgico se aplica a documentos analgicos que conviven con documentos digitales en sistemas hbridos. El valor Digital se aplica a documentos nacidos digitales. El valor Digitalizado se aplica a entidades Documento que proceden de un proceso de digitalizacin. Digitalizado.
Comentarios
Ejemplos
Tabla 53. Descripcin Metadato eEMGDE14.1 - Soporte origen.
eEMGDE14.2 - NOMBRE DE FORMATO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.NombreFormato eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas Formato lgico de fichero del documento. Slo a la entidad Documento. Obligatorio.
No Esquema
Repetible
Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de Estndares (extensible). Sin definir. Sin compatibilidad.
Valor por defecto ISO 23081 -
Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de gestin o de localizacin de recursos. Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
49
eEMGDE14.2 - NOMBRE DE FORMATO

Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Comentarios
No est orientado a incluir especificaciones tcnicas detalladas de los formatos de datos. Esta informacin est disponible en otros lugares, por ejemplo en registros de formatos. En situaciones en que se necesite la informacin (por ejemplo, para tomar una decisin relativa a estrategias de migracin), deberan proporcionarse los vnculos a la descripcin tcnica en el sub-elemento eEMGDE14.6 - Registro de formatos. XML, TXT, PNG.
Ejemplos
Tabla 54. Descripcin Metadato eEMGDE14.2 - Nombre de formato.
eEMGDE14.3 - VERSIN DE FORMATO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No Esquema Valor defecto ISO 23081 Finalidad por Sin definir. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.VersionFormato eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas Versin del formato lgico de fichero del documento. Slo a la entidad Documento. Opcional.
Repetible
Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de gestin o de localizacin de recursos. Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento. Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Comentarios
Debera utilizarse para registrar informacin sobre la versin del formato, cuando se conozca. La versin facilita que los documentos digitales puedan migrarse, convertirse, conservarse y representarse correctamente. Si no existe medio para conocerla, el subelemento debera cumplimentarse con el valor Desconocida. Si la informacin sobre la versin del formato se extrae de un registro de formatos, los detalles del asiento en el registro deben registrarse en el sub-elemento eEMGDE14.6 Registro de formatos. PDF 1.7, XHTML 1.0
Ejemplos
Tabla 55. Descripcin Metadato eEMGDE14.3 - Versin de formato.
eEMGDE14.4 - NOMBRE DE LA APLICACIN DE CREACIN

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.NombreAplicacionCreacion eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas Denominacin de la aplicacin de software con la que se cre el documento. Slo a la entidad Documento. Condicional: - Este sub-elemento es opcional en entornos mono-entidad. - En entornos multi-entidad se recomienda establecer la relacin pertinente entre la entidad Documento afectada y la entidad Agente Dispositivo que interviene en el proceso.
50
eEMGDE14.4 - NOMBRE DE LA APLICACIN DE CREACIN

Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Sin compatibilidad.
Repetible
Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca software utilizado para crear un documento digital o digitalizado. Los nombres de las aplicaciones deberan extraerse de registros de formatos, como el Global Digital Format Registry o el servicio PRONOM del Archivo Nacional del Reino Unido, o, cuando se cree, de un registro nacional. Adobe Acrobat Professional.
Tabla 56. Descripcin Metadato eEMGDE14.4 - Nombre de la aplicacin de creacin.
eEMGDE14.5 - VERSIN DE LA APLICACIN DE CREACIN

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.VersionAplicacionCreacion eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas Versin de la aplicacin de software con la que se cre el documento. Slo a la entidad Documento. Condicional: - Este sub-elemento slo debe aplicarse en entornos mono-entidad. - En entornos multi-entidad se recomienda establecer la relacin pertinente entre la entidad Documento afectada y la entidad Agente Dispositivo que interviene en el proceso.
Obligacin
Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad No.
Repetible
Sin definir. Sin definir. Sin compatibilidad.
Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca software utilizado para crear un documento digital o digitalizado. Si la informacin acerca de la versin de la aplicacin de software se extrae de un registro de formatos, los detalles del asiento del registro deben registrarse en el subelemento eEMGDE14.6 - Registro de formatos. 8.0
Tabla 57. Descripcin Metadato eEMGDE14.5 - Versin de la aplicacin de creacin.
eEMGDE14.6 - REGISTRO DE FORMATOS

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.RegistroFormatos eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas Registro a partir del cual se extraen detalles acerca de los formatos y las aplicaciones de creacin. Slo a la entidad Documento. Condicional: Debe utilizarse cuando la informacin acerca de los formatos o las aplicaciones de creacin se extrae de un registro de formatos.
Repetible
51
eEMGDE14.6 - REGISTRO DE FORMATOS

Sub-elementos Valores Compatibilidad No. Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Sin compatibilidad.
Finalidad
Proporcionar informacin especfica para definir qu decisiones relativas al almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos pueden adoptarse. Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento. Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc. Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca del formato o el software utilizado para crear un documento digital o digitalizado.
Debe incluir el nombre del registro de formatos utilizado. Tambin debera utilizarse un identificador nico del asiento pertinente en el registro. PRONOM x-sfw/146.
Tabla 58. Descripcin Metadato eEMGDE14.6 - Registro de formatos.
eEMGDE14.7 - RESOLUCIN
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos 200 ppp No. Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. 200 Sin compatibilidad. eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Resolucion eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas Medida de la capacidad para capturar los detalles del documento original, a menudo cuantificada en pxeles por pulgada. Slo a la entidad Documento. Condicional. Debe utilizarse si el valor del sub-elemento eEMGDE14.1 - Soporte origen, es Digitalizado.
Repetible
Proporcionar informacin especfica para definir qu decisiones relativas al almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos pueden adoptarse. Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Tabla 59. Descripcin Metadato eEMGDE14.7 - Resolucin.
eEMGDE14.8 - TAMAO
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas Dimensiones fsicas, tamao lgico o duracin del documento. Slo al tipo de entidad Documento. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
52
eEMGDE14.8 - TAMAO
Automatizable
Repetible
Sub-elementos
eEMGDE14.8.1 - Dimensiones fsicas eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico eEMGDE14.8.3 - Cantidad eEMGDE14.8.4 - Unidades Esquema Valor por defecto ISO 23081 No aplica. No aplica. Sin compatibilidad.
Finalidad
Proporcionar informacin especfica acerca del almacenamiento, conservacin y representacin de los documentos. Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento. Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Debe actualizarse cada vez que se conviertan los documentos a un nuevo formato. Los cambios deben quedar reflejados en eEMGDE21.6 - Historia del cambio. -
Tabla 60. Descripcin Metadato eEMGDE14.8 - Tamao.
eEMGDE14.8.1 - DIMENSIONES FSICAS

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Finalidad Sin definir. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.DimensionesFisicas eEMGDE14.8 - Tamao Dimensiones de un documento fsico, incluidas longitud, anchura y profundidad y, si es pertinente, peso y volumen. Slo a la entidad Documento. Condicional: Obligatorio para los documentos fsicos que lo requieran segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible
Comentarios
Se aplica slo a documentos fsicos, y ha sido diseado para facilitar la gestin de sistemas hbridos, as como la integracin de la gestin de documentos analgicos y documentos digitales. No debe utilizarse en sistemas que slo gestionen documentos digitales. Los valores tendrn la forma de cadena de texto que describa las dimensiones de los documentos fsicos. Si se registran la longitud, la anchura y la profundidad, las medidas deben darse en ese orden, separadas por comas. La unidad fsica de medida debe especificarse en el sub-elemento eEMGDE14.8.4 - Unidades. 20, 12, 5.
Ejemplos
Tabla 61. Descripcin Metadato eEMGDE14.8.1 - Dimensiones fsicas.
53
eEMGDE14.8.2 - TAMAO LGICO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Finalidad Sin definir. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.TamanoLogico eEMGDE14.8 - Tamao Tamao lgico o duracin del documento. Slo a la entidad Documento. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin
Repetible
Slo registra nmeros, sin las unidades asociadas, para facilitar el procesamiento por mquina de los valores. Las unidades deben especificarse en el sub-elemento eEMGDE14.8.4 - Unidades. 20,5
Tabla 62. Descripcin Metadato eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico.
eEMGDE14.8.3 - CANTIDAD
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Finalidad Sin definir. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.Cantidad eEMGDE14.8 - Tamao Nmero o cantidad total de elementos contenidos en una determinada entidad. Slo a las entidades Expediente, Agregacin, Serie, Fondo y Grupo de fondos. Opcional.
Repetible
Proporcionar informacin especfica acerca del almacenamiento, conservacin y representacin de los documentos. Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento. Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Por ejemplo, registra el nmero de documentos simples en un expediente, el nmero de documentos en una serie, o el nmero de series en un fondo. Es aplicable a sistemas analgicos, digitales o hbridos. 100 pginas, 4 ficheros.
Tabla 63. Descripcin Metadato eEMGDE14.8.3 - Cantidad.
54
eEMGDE14.8.4 - UNIDADES
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Finalidad Ver Apndice 21. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.Unidades eEMGDE14.8 - Tamao Elemento de medida utilizado para registrar las dimensiones de un documento fsico o el tamao o la duracin lgicos de un documento digital. Slo a la entidad Documento. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin
Repetible
Comentarios
Para especificar las unidades utilizadas para registrar la extensin digital, deberan tomarse los valores definidos en el esquema. Las unidades utilizadas para anchura, volumen, duracin, etc., deberan ser determinadas por cada organizacin. La separacin de las unidades de medida de los nmeros reales de unidades facilita el tratamiento automatizado de los valores de los metadatos eEMGDE14.8.1 Dimensiones fsicas, y eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico. Dado que el elemento eEMGDE14.8 - Tamao es aplicable para sistemas digitales, analgicos e hbridos, tambin puede ser conveniente la utilizacin en este elemento de un esquema de unidades fsicas para documentos analgicos (cajas, libros, legajos) cm, Mb, cajas
Ejemplos
Tabla 64. Descripcin Metadato eEMGDE14.8.4 - Unidades.
eEMGDE15 - UBICACIN
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad eEMGDE.Ubicacion No aplica. Localizacin fsica y/o lgica donde reside un documento. Slo a la entidad Documento. Opcional.
Repetible
eEMGDE15.1 - Soporte eEMGDE15.2 - Localizacin No aplica. No aplica. Uso.
Finalidad
Mantener la historia de la custodia y almacenamiento de un documento. Proporcionar informacin acerca de la capacidad o limitaciones de tamao de un soporte de almacenamiento. Hacer posible la planificacin de acciones de conservacin, como la migracin de documentos desde un soporte a otro.
55
eEMGDE15 - UBICACIN
Facilitar el desarrollo de estrategias eficaces para el almacenamiento y la conservacin a lo largo del ciclo de vida de los documentos. Planificar la seleccin de un soporte de almacenamiento para cantidades de documentos grandes o pequeas, documentos con tamaos de fichero grandes o documentos a los que se accede frecuentemente. Mantener la historia de la custodia y almacenamiento de los documentos de los que la organizacin es responsable. Actuar como herramienta de gestin del almacenamiento. Hacer posible la localizacin actual del documento, para recuperarlo cuando se requiera.
Comentarios
Debera utilizarse cuando: - El documento no est localizado dentro de un sistema de gestin de documentos, sino que se mantiene en algn otro tipo de almacenamiento virtual o fsico. - Sea necesario distinguir la localizacin del documento a efectos de gestin y de acceso. -
Ejemplos
Tabla 65. Descripcin Metadato eEMGDE15 - Ubicacin.
eEMGDE15.1 - SOPORTE
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Finalidad Comentarios Ejemplos Sin definir. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.Ubicacion.Soporte eEMGDE15 - Ubicacin Objeto fsico sobre el que se almacena un documento. Slo al tipo de entidad Documento. Condicional: Obligatorio para documentos analgicos cuya descripcin se integre en sistemas electrnicos de gestin de documentos y opcional para documentos digitales.
Repetible
Mantener la historia de la custodia y almacenamiento de un documento. Proporcionar informacin acerca de la capacidad o limitaciones de tamao de un soporte de almacenamiento. Hacer posible la planificacin de acciones de conservacin, como la migracin de documentos desde un soporte a otro. Facilitar el desarrollo de estrategias eficaces para el almacenamiento y la conservacin a lo largo del ciclo de vida de los documentos. Planificar la seleccin de un soporte de almacenamiento para cantidades de documentos grandes o pequeas, documentos con tamaos de fichero grandes o documentos a los que se accede frecuentemente. Mantener localizados los documentos de los que la organizacin es responsable.
Debe utilizarse obligatoriamente en el caso de documentos analgicos incorporados a sistemas electrnicos de gestin de documentos CD-ROM, DVD, unidad de disco duro externo, caja AGA
Tabla 66. Descripcin Metadato eEMGDE15.1- Soporte.
eEMGDE15.2 - LOCALIZACIN
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.Ubicacion.Localizacion eEMGDE15 - Ubicacin Localizacin actual (fsica o de sistema) del documento. Slo a la entidad Documento.
56
eEMGDE15.2 - LOCALIZACIN
Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Comentarios Sin definir. Sin definir. Sin compatibilidad. Opcional.
Repetible 15
Finalidad
Hacer posible la planificacin de acciones de conservacin, como la migracin de documentos desde un soporte a otro. Facilitar el desarrollo de estrategias eficaces para el almacenamiento y la conservacin continuada de los documentos. Mantener localizados los documentos de los que la organizacin es responsable. Hacer posible la localizacin actual del documento, para recuperarlo cuando se requiera o solicite
Debe utilizarse en el caso de documentos analgicos incorporados a sistemas electrnicos de gestin de documentos http://www.cartagena.es/recursos/urbanismo/132007.pdf \\archivo\deposito\132007.xml ftp://recursos/regla01.txt Archivo Central, caja 12546
Ejemplos
Tabla 67. Descripcin Metadato eEMGDE15.2 - Localizacin.
eEMGDE16 - VERIFICACIN DE INTEGRIDAD

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.VerificacionIntegridad No aplica. Mtodo para determinar si los bits que conforman un documento digital han sufrido algn cambio en el curso de la transmisin o del almacenamiento. A veces se le denomina fijeza. Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin. Condicional: - Requerido para documentos digitales que se transmiten, transfieren o de alguna otra manera se migran entre sistemas o dentro de un solo sistema. - En entornos mono-entidad que empleen Cdigos Seguros de Verificacin como sistema de firma del documento, incluye el valor de ste.
Obligacin
Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos
Repetible
eEMGDE16.1 - Algoritmo eEMGDE16.2 - Valor No aplica. No aplica. Uso.
Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada. Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo, facilitando su conservacin.
Tabla 68. Descripcin Metadato eEMGDE16 - Verificacin de integridad.
15
Si el volumen es muy grande y debe repartirse en varias localizaciones.
57
eEMGDE16.1 - ALGORITMO
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.VerificacionIntegridad.Algoritmo eEMGDE16 - Verificacin de integridad Mtodo algortmico reproducible que transforma la secuencia de caracteres que forma un Documento, en un valor de longitud fija, que representa el valor digital de dicho Documento. Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin. Condicional: - Requerido para documentos digitales que se transmiten, transfieren o de alguna otra manera se migran entre sistemas o dentro de un solo sistema. - En entornos mono-entidad que empleen Cdigos Seguros de Verificacin como sistema de firma del documento, incluye el valor de ste.
Obligacin
Repetible
Excepto en el caso de CSV, definido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de Estndares. No aplica. Sin compatibilidad.
- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada. - Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo Este metadato debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE16.2 - Valor, para especificar el valor calculado a partir del algoritmo empleado. Este sub-elemento debe utilizarse en combinacin con el elemento eEMGDE4 - Fechas, cuyo sub-elemento eEMGDE4.1 - Fecha inicio debe incorporar la fecha y hora en que se aplica el algoritmo. En este sub-elemento estn comprendidos los cdigos seguros de verificacin (CSV). Los valores deberan tomarse de un vocabulario controlado que debe ser definido por cada organizacin. SHA-1, CSV.
Comentarios
Ejemplos
Tabla 69. Descripcin Metadato eEMGDE16.1 - Algoritmo.
eEMGDE16.2 - VALOR
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.VerificacionIntegridad.Valor eEMGDE16 - Verificacin de integridad Valor real, generado por el algoritmo definido en eEMGDE16.1 - Algoritmo que representa el documento simple o conjunto de documentos a que hace referencia. Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin. Condicional: - Requerido para documentos digitales que se transmiten, transfieren o de alguna otra manera se migran entre sistemas o dentro de un solo sistema. - En entornos mono-entidad que empleen Cdigos Seguros de Verificacin como sistema de firma del documento, incluye el valor de ste.
Obligacin
Repetible
Esquemas desarrollados por cada organizacin. No aplica. Sin compatibilidad.
Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada. Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo
58
eEMGDE16.2 - VALOR
Este elemento es conocido informalmente como suma de verificacin o checksum. El valor ser una cadena de longitud fija. Debe utilizarse en conjuncin con el elemento eEMGDE16.1 - Algoritmo, para especificar el nombre del algoritmo utilizado para generar el valor. Si el elemento eEMGDE16.1 - Algoritmo contiene el valor CSV, en este sub-elemento contendr el valor del cdigo seguro de verificacin utilizado para firmar el documento. DFCD3454
Comentarios
Ejemplos
Tabla 70. Descripcin Metadato eEMGDE16.2 - Valor.
eEMGDE17 - FIRMA
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos eEMGDE.Firma No aplica. Mtodo para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento. Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin. Obligatorio.
Repetible
eEMGDE17.1 - Tipo de firma eEMGDE17.2 - Formato de firma eEMGDE17.3 - Rol de firma Esquema Valor por defecto ISO 23081 No aplica. No aplica. Uso.
Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos
Determinar que un documento es autntico, ntegro y fiable en el momento de su creacin, mediante su validacin por la persona fsica o jurdica con autoridad para ello. Encapsular los componentes de un documento en un punto del tiempo, a fin de garantizar sus condiciones de autenticidad y fiabilidad en ese momento.
Tabla 71. Descripcin Metadato eEMGDE17 - Firma.
eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Definido en el Captulo II De la identificacin y autenticacin de la Ley 11/2007, de 22 de junio. Firma electrnica avanzada. Sin compatibilidad. eEMGDE.Firma.TipoFirma eEMGDE17 - Firma Indicador normalizado que refleja el grado de confianza de la firma utilizado. Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin. Obligatorio
Repetible
Sealar el tipo de firma electrnica empleada para la autenticacin del Documento Simple, Expediente o Agregacin. Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma. En caso de utilizar CSV se utilizar el elemento eEMGDE16 - Verificacin de integridad.
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eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA

Nick, PIN ciudadano, Firma certificada, Firma electrnica avanzada, Certificado electrnico, Claves concertadas, Firma electrnica avanzada basada en certificados. Perfil de firma (si es basada en certificados electrnicos reconocidos): EPES (basada en poltica), T (sellado de tiempo), C (completa), X (extendida), XL (extendida largo plazo), A (archivo).
Ejemplos
Tabla 72. Descripcin Metadato eEMGDE17.1 - Tipo de firma.
eEMGDE17.2 - FORMATO DE FIRMA

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos No Esquema Valor por defecto Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos ISO 23081 Definido en las Normas Tcnicas de Interoperabilidad de Poltica de firma electrnica y de certificados de la Administracin y de Catlogo de estndares. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.Firma.FormatoFirma eEMGDE17 - Firma Denominacin normalizada del formato de firma utilizado. Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin. Condicional: De aplicacin si el elemento eEMGDE17.2 - Formato de firma contiene el valor Firma electrnica avanzada basada en certificados.
Repetible
Valores
Sealar el formato de firma electrnica empleado para la autenticacin del Documento simple, Expediente o Agregacin. Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma. PAdES, CAdES detached, CAdES attached, XAdES internally detached, XAdES enveloped.
Tabla 73. Descripcin Metadato eEMGDE17.2 - Formato de firma.
eEMGDE17.3 - ROL DE FIRMA

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Esquemas desarrollados a nivel local y que pueden incluir valores como vlida, autentica, refrenda, visa, representa, testimonia, etc. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.Firma.RolFirma eEMGDE17 - Firma Indicador normalizado de la funcin que desempea la firma utilizada. Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin. Condicional: De aplicacin si se utiliza ms de una firma y cada una de ellas tiene una funcin diferente.
Repetible
Sealar la accin que ejerce el titular de la firma electrnica utilizada para la autenticacin del Documento Simple, Expediente o Agregacin. Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma. Valida, Refrenda, Testimonia.
Tabla 74. Descripcin Metadato eEMGDE17.3 - Rol de firma.
60
eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.TipoDocumental No aplica. Modelo estructurado y reconocido que adopta un Documento, en el desarrollo de una competencia concreta, en base a una Regulacin y cuyo formato, contenido informativo o soporte son homogneos. Slo al tipo de entidad Documento, excepto Fondo y Grupo de fondos. Condicional: - Debe utilizarse en implantaciones mono-entidad. - Obligatorio para la entidad Documento Simple. - Opcional para la entidades Expediente, Agregacin y Serie.
Obligacin
Repetible
Ver Apndice 25. Sin definir. Identificacin 16 .
Facilitar la bsqueda y la recuperacin. Proporcionar informacin adicional acerca de la actividad o propsito de un documento. Mejorar la comprensin o interpretacin de un documento.
En entornos multi-entidad el tipo documental debe relacionarse con la Actividad que se documenta y representa un modelo que puede coincidir con la entidad Accin. Acta, Convenio, Denuncia, Factura.
Tabla 75. Descripcin Metadato eEMGDE18 - Tipo documental.
eEMGDE19 - PRIORIDAD
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Ver Apndice 22. (Tambin especficos del dominio). Sin definir. Uso. pueden utilizarse esquemas eEMGDE.Prioridad No aplica. Mecanismo mediante el cual se establece el carcter de urgente o prioritario de un documento o actividad de forma reglada y contando con las garantas adecuadas de que se utiliza de forma correcta Slo a las entidades Actividad excepto Funcin y Funcin Marco y a Documento, excepto Fondo y Grupo de Fondos. Opcional.
Repetible
Facilitar mecanismos de organizacin para tratar actividades y documentos que requieren atencin y accin urgentes. sese este elemento para indicar la posible urgencia de la tramitacin de un documento o la ejecucin de una actividad. Los valores deberan tomarse de una lista controlada de trminos con las definiciones adecuadas. Inmediato, Prioritario, Rutinario.
Tabla 76. Descripcin Metadato eEMGDE19 - Prioridad.

16
No aparece como tal en ISO 23081, pero cumple esta funcionalidad.
61
eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos eEMGDE.EstadoElaboracion No aplica. Indicacin del estado de la situacin de elaboracin de un documento, a saber, original o los distintos tipos identificados de copia. Slo a la entidad Documento. Obligatorio.
Repetible
eEMGDE20.1 - Denominacin del estado eEMGDE20.2 - Caractersticas de la copia No aplica. No aplica. Uso.
Proporcionar un mecanismo que indique el estado de elaboracin del documento en atencin a su aproximacin como evidencia de la actividad y que asegure su valor probatorio. -
Tabla 77. Descripcin Metadato eEMGDE20 - Estado.
eEMGDE20.1 - DENOMINACIN DEL ESTADO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Original, Copia. Ver Apndice 23. Original. Sin compatibilidad. eEMGDE.EstadoElaboracion.DenominacionEstado eEMGDE20 - Estado de elaboracin Indicador normalizado de la situacin de un documento. Slo a la entidad Documento. Obligatorio.
Repetible
Informar sobre la eficacia de un documento en atencin a su aproximacin como evidencia de la actividad y que asegure su valor probatorio. -
Tabla 78. Descripcin Metadato eEMGDE20.1 - Denominacin del estado.
eEMGDE20.2 - CARACTERSTICAS DE LA COPIA

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin eEMGDE.EstadoElaboracion.CaracteristicasCopia eEMGDE20 - Estado de elaboracin Informacin relativa al proceso de copiado de un documento. Slo a la entidad Documento. Condicional: Obligatorio en el caso de no exista el valor Original en eEMGDE20.1 -
62
eEMGDE20.2 - CARACTERSTICAS DE LA COPIA

Denominacin del estado. Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos
Repetible
eEMGDE20.2.1 - Tipo de copia eEMGDE20.2.2 - Motivo No aplica. No aplica. Sin compatibilidad.
Informar del tipo y circunstancias de la elaboracin de una copia.
Tabla 79. Descripcin Metadato eEMGDE20.2 - Caractersticas de la copia.
eEMGDE20.2.1 - TIPO DE COPIA

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Copia simple, Copia electrnica autntica. Ver Apndice 24. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.EstadoElaboracion.CaracteristicasCopia.TipoCopia eEMGDE20.2 - Caractersticas de la copia Indicador normalizado del tipo de copia de un documento Slo a la entidad Documento. Condicional: Obligatorio en el caso de que no se aplique el valor Original en el subelemento eEMGDE20.1 - Denominacin del estado
Repetible
Sealar el tipo de copia, a efectos de eficacia, de acuerdo con la legislacin vigente.
Tabla 80. Descripcin Metadato eEMGDE20.2.1 - Tipo de copia.
eEMGDE20.2.2 - MOTIVO
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Sin compatibilidad. eEMGDE.EstadoElaboracion.CaracteristicasCopia.Motivo eEMGDE20.2 - Caractersticas de la copia Informacin acerca del motivo del proceso de copiado. Slo a la entidad Documento. Condicional: Este sub-elemento slo debe aplicarse en entornos mono-entidad. En entornos multi-entidad debe aplicarse la relacin adecuada entre la entidad Documento y la entidad Regulacin pertinente.
Repetible
Informar de las circunstancias que rodean al proceso de emisin de cualquier tipo de
63
eEMGDE20.2.2 - MOTIVO
copia. Comentarios Ejemplos Copia realizada para auditora del Tribunal de Cuentas, Copia por solicitud de la parte interesada.
Tabla 81. Descripcin Metadato eEMGDE20.2.2 - Motivo.
eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable eEMGDE.Trazabilidad No aplica. Informacin acerca de las acciones realizadas sobre las distintas entidades y metadatos de las mismas, las fechas de realizacin, la base normativa para realizarlas, y el usuario que las realiz. Todas las entidades. Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Repetible
eEMGDE21.1 - Accin eEMGDE21.2 - Motivo reglado eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin eEMGDE21.4 - Descripcin eEMGDE21.5 - Modificacin en los metadatos eEMGDE21.6 - Historia del cambio Esquema Valor por defecto ISO 23081 No aplica. No aplica. Historial de eventos.
Sub-elementos
Valores Compatibilidad Finalidad
Mantener una pista de auditora inalterable de las acciones realizadas en el sistema. Los sub-elementos eEMGDE21.1 - Accin, eEMGDE21.2 - Motivo reglado, eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin y eEMGDE21.4 - Descripcin slo deben aplicarse en entornos mono-entidad. En entornos multi-entidad deben establecerse las adecuadas relaciones con las entidades Actividad, Regulacin y Agente pertinentes. La trazabilidad equivale a lo que se conoce como pista de auditora de tal modo que la implantacin de este elemento y sus subelementos depender de implantaciones especficas que deben respetar las buenas prcticas y normas tcnicas relativas a seguimiento de acciones. -
Comentarios
Ejemplos
Tabla 82. Descripcin Metadato eEMGDE21 - Trazabilidad.
eEMGDE21.1 - ACCIN
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad
eEMGDE.Trazabilidad.Accion
eEMGDE21 - Trazabilidad Indicador del tipo de accin realizada sobre una o varias entidades del sistema Todas las entidades. Condicional: - Este sub-elemento slo debera aplicarse en entornos mono-entidad. - En entornos multi-entidad debera establecerse una relacin con la entidad Actividad pertinente.
Obligacin
Automatizable
Repetible
64
eEMGDE21.1 - ACCIN
Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Historial de eventos.
Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un momento determinado del tiempo. Para definir el esquema de valores se puede tomar como base el Apndice 7. Consulta, Modificacin, Borrado.
Tabla 83. Descripcin Metadato eEMGDE21.1 - Accin.
eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.Trazabilidad.MotivoReglado eEMGDE21 - Trazabilidad Razn por la que se lleva a cabo la accin asociada expresada en eEMGDE21.1 Accin. Todas las entidades. Condicional: - Este sub-elemento slo debera aplicarse en entornos mono-entidad. - En entornos multi-entidad debera establecerse una relacin con la entidad Regulacin pertinente.
Obligacin
Repetible
Sin definir. Sin definir. Historial de eventos.
Informar acerca de la motivacin reglada por la que se ha llevado a cabo una determinada accin sobre una entidad. Toda accin realizada sobre las entidades del sistema debe tener una motivacin, particularmente si es una accin de gestin de documentos o que pueda afectar a las propiedades de los mismos, o de alguna otra de las entidades del sistema. Este motivo puede ser una ley o disposicin de rango legal, una norma tcnica, un procedimiento interno, etc. Si no se satisface simultneamente con el resto de sub-elementos de este elemento, existen indicios de que la accin es irregular, o de que de manera maliciosa o no intencionada afecta a las propiedades de las entidades implicadas. A efectos de economa de medios, en entornos multi-entidad este sub-elemento debera estar relacionado con la correspondiente entidad Regulacin, para evitar redundancias y sobrecarga de informacin en la pista de auditora. En virtud de la Orden CUL/2165/2009, de delegacin de competencias. Sin motivo reglado.
Comentarios
Ejemplos
Tabla 84. Descripcin Metadato eEMGDE21.2 - Motivo reglado.
eEMGDE21.3 - USUARIO DE LA ACCIN

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.Trazabilidad.UsuarioAccion eEMGDE21 - Trazabilidad Identificacin del usuario que ha realizado la accin determinada en eEMGDE21.1 Accin. Todas las entidades.
65
eEMGDE21.3 - USUARIO DE LA ACCIN

Obligacin Condicional: Este subelemento debe aplicarse en entornos mono-entidad. En entornos multi-entidad debe establecerse una relacin con la entidad Agente pertinente.
Repetible
Mantener una pista de auditora inalterable de las personas que ejecutan las acciones realizadas en el sistema. El usuario puede ser un nombre de usuario, el nombre completo de la persona que realiza o realiz la accin, la direccin IP del equipo del usuario, etc., dependiendo de implantaciones especficas. En cualquier caso, la persona que realiza una determinada accin en una fecha y hora determinadas debe quedar suficientemente identificada. 12.345.678A, 172.16.0.45
Comentarios
Ejemplos
Tabla 85. Descripcin Metadato eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin.
eEMGDE21.4 - DESCRIPCIN
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Sin definir. Sin definir. Historial de eventos. eEMGDE.Trazabilidad.Descripcion eEMGDE21 - Trazabilidad Explicacin detallada en texto libre de la accin determinada en eEMGDE21.1 - Accin. Todas las entidades. Opcional.
Repetible
Ofrecer una explicacin ms detallada en texto libre de la accin realizada sobre una determinada entidad. Este elemento puede utilizarse si el usuario quiere introducir consideraciones adicionales para explicar o justificar la accin llevada a cabo. En 5 de junio de 2010 el agente 12.345.678A, accedi al documento 1332007511, a las 12:15:25 horas, para modificar el campo Nombre.
Tabla 86. Descripcin Metadato eEMGDE21.4 - Descripcin.
eEMGDE21.5 - MODIFICACIN DE LOS METADATOS

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin eEMGDE.Trazabilidad.ModificacionMetadatos eEMGDE21 - Trazabilidad Informacin que registra la autora y fecha de los posibles cambios que han sufrido los metadatos de una entidad una vez realizada la accin determinada en eEMGDE21.1 Accin. Todas las entidades. Condicional: Slo debe utilizarse si los metadatos de una entidad han sufrido algn tipo de modificacin.
66
eEMGDE21.5 - MODIFICACIN DE LOS METADATOS

Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos
No Esquema
Repetible
Valor por defecto ISO 23081
Mantener una pista de auditora inalterable de las acciones realizadas en el sistema. Este subelemento debe utilizarse cuando se haya realizado alguna modificacin sobre alguno de los metadatos de una entidad determinada. Deber usarse en conjunto con el elemento eEMGDE21.6 - Historia del cambio Modificacin realizada el 2 de junio de 2010 a las 12:14:23 por parte del usuario 172.16.0.15,
Tabla 87. Descripcin Metadato eEMGDE21.5 - Modificacin de los metadatos.
21.6 -HISTORIA DEL CAMBIO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.Trazabilidad.HistoriaCambio eEMGDE21 - Trazabilidad Informacin que registra el elemento de metadato que ha sido modificado sobre una determinada entidad y su valor anterior. Slo a la entidad Relacin. Condicional: Este subelemento debe aplicarse en entornos multi-entidad en los que una relacin (evento) entre dos entidades da como resultado cambios en los valores de uno o ms elementos o sub-elementos de metadatos que describen esas entidades. En entornos mono-entidad deben aplicarse convenciones locales que den cuenta de estos cambios.
Obligacin
Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad
Repetible
21.6.1 Nombre del elemento 21.6.2 Valor anterior Sin definir. Sin definir. Historial de eventos.
Finalidad
Registrar/rastrear los cambios sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo. Hacer posible el que se realice y mantenga una historia completa de las acciones de las entidades. Ayudar a documentar los efectos o resultados de las relaciones entre entidades. Identificar aquellos elementos o sub-elementos que han cambiado como resultado de una relacin. Proporcionar una historia de los cambios a los elementos y sub-elementos de metadatos resultantes de las relaciones entre entidades. Facilitar la comprensin de los cambios realizados sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo.
Comentarios
Este sub-elemento se utiliza para almacenar los valores anteriores de los elementos o subelementos cuando una relacin entre dos entidades (esto es, un evento) da como resultado cambios en uno o ms de los valores actuales. No todas las relaciones dan como resultado cambios a los valores actuales de los elementos o sub-elementos. El nuevo valor de un elemento o sub-elemento se registrar en ese elemento o sub-elemento como el valor actual, sobrescribiendo por tanto el valor anterior. Si de una sola relacin entre dos entidades resultan mltiples cambios, este sub-elemento debe repetirse para documentar cada cambio. -
Ejemplos
Tabla 88. Descripcin Metadato eEMGDE21.6 - Historia del cambio.
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eEMGDE21.6.1 - NOMBRE DEL ELEMENTO

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad eEMGDE.Trazabilidad.HistoriaCambio.NombreElemento eEMGDE21.6 - Historia del cambio Nombre de un elemento o subelemento de metadato cuyo valor ha sufrido algn tipo de modificacin. Slo entidad Relacin. Condicional: Este subelemento debe utilizarse cuando se produzca algn tipo de modificacin sobre los elementos o subelementos de metadatos de una determinada entidad.
No Esquema
Repetible
Las etiquetas de elemento y sub-elemento utilizadas en este esquema. Sin definir. Historial de eventos.
Valor por defecto ISO 23081
Identificar aquellos elementos o sub-elementos que han cambiado como resultado de una relacin. Debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE21.6.2 - Valor anterior para registrar qu metadato ha cambiado como resultado de una relacin, y su valor real antes del cambio. Tambin debe utilizarse en situaciones en las que no se registr ningn valor anterior en el elemento o sub-elemento afectado. -
Comentarios
Ejemplos
Tabla 89. Descripcin Metadato eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento.
eEMGDE21.6.2 - VALOR ANTERIOR

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad Obligacin Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad No Esquema Valor por defecto ISO 23081 Finalidad Sin definir. Sin definir. Historial de eventos. eEMGDE.Trazabilidad.HistoriaCambio.ValorAnterior eEMGDE21.6 - Historia del cambio Contenido anterior de un elemento o subelemento de metadato de una determinada entidad que ha sido modificado en un momento del tiempo. Slo entidad Relacin. Condicional: Este subelemento debe utilizarse cuando se produzca algn tipo de modificacin sobre los elementos o subelementos de metadatos de una determinada entidad.
Repetible
Registrar y rastrear los cambios sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo. Hacer posible el que se realice y mantenga una historia completa de las acciones de las entidades. Ayudar a documentar los efectos o resultados de las relaciones entre entidades. Proporcionar una historia de los cambios realizados sobre los elementos y subelementos de metadatos resultantes de las relaciones entre entidades. Facilitar la comprensin de los cambios realizados sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo.
68
eEMGDE21.6.2 - VALOR ANTERIOR

Debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento para identificar casos individuales de un elemento o sub-elemento que ha cambiado como resultado de una relacin, y para registrar el valor real de ese elemento o sub-elemento antes del cambio. Este sub-elemento tambin debe utilizarse en situaciones en las que no se registr ningn valor anterior en el elemento o subelemento afectado. En cada caso, este sub-elemento registrar un valor nulo (un campo en blanco) o la cadena de texto Sin valor anterior. -
Comentarios
Ejemplos
Tabla 90. Descripcin Metadato eEMGDE21.6.2 - Valor anterior.
eEMGDE22 - CLASIFICACIN
Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.Clasificacion No aplica. Codificacin por categoras que permite gestionar todas las entidades dentro de un sistema de gestin de documentos Todas las entidades. Condicional: Es obligatorio en entornos mono-entidad. En entornos multi-entidad debe utilizarse una entidad Relacin con la Actividad o Agente correspondiente.
Obligacin
Automatizable Sub-elementos Valores Compatibilidad Finalidad
Repetible
eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin eEMGDE22.2 - Denominacin de clase Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin. No aplica. Descripcin.
Vincular el Documento con las entidades Actividad o Agente correspondientes a efectos de garantizar la gestin y la fiabilidad del mismo. La clasificacin puede realizarse de manera unidimensional, incorporando sus subelementos en la descripcin del documento, o, preferiblemente de manera multi-entidad, utilizando tales elementos como punteros, vnculos o enlaces a las correspondientes descripciones de funciones, actividades, actuaciones, etc. -
Comentarios
Ejemplos
Tabla 91. Descripcin Metadato eEMGDE22 - Clasificacin.
eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.Clasificacion.CodigoClasificacion eEMGDE22 - Clasificacin Identificador nico codificado que determina una categora en un cuadro de clasificacin. Todas las entidades. Condicional: Es obligatorio en entornos mono-entidad. En entornos multi-entidad debe utilizarse una entidad Relacin con la Actividad o Agente correspondiente.
Obligacin
Automatizable Sub-elementos Valores
No Esquema
Repetible
Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin.
69
eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN

Valor por defecto Compatibilidad Finalidad Comentarios Ejemplos ISO 23081 Sin definir. Descripcin
Vincular, a travs de un identificador codificado nico, el Documento con entidades Actividad o Agente correspondientes a efectos de garantizar la gestin y la fiabilidad del mismo. FO001. AG00711
Tabla 92. Descripcin Metadato eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin.
eEMGDE22.2 - DENOMINACIN DE CLASE

Nombre formal Sub-elemento de Definicin Aplicabilidad eEMGDE.Clasificacion.DenominacionClase eEMGDE22 - Clasificacin Indicador en lenguaje natural que identifica de forma unvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacin. Todas las entidades. Condicional: Es obligatorio en entornos mono-entidad. En entornos multi-entidad debe utilizarse una entidad Relacin con la Actividad o Agente correspondiente.
Obligacin
Repetible
Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin. Sin definir. Descripcin.
Reflejar la denominacin de la Actividad o Agente que tiene asignado el identificador unvoco que se representa en el subelemento eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin. Representar en lenguaje natural la clase sealada dentro de un Cuadro de Clasificacin. Puede ser generado automticamente a partir de la asignacin del subelemento eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin. Para una entidad Documento: Gestin del suelo. Para una entidad Agente: Administrar sistemas de informacin. Para una entidad Actividad: Imponer multas. Para una entidad Regulacin: Definicin de competencias. Para una entidad Relacin: Establecimiento de secuencias.
Comentarios
Ejemplos
Tabla 93. Descripcin Metadato eEMGDE22.2 - Denominacin de clase.
70
5.
APNDICES
Apndice 1. Tipos de entidad

Entidad
Documento Agente Actividad Regulacin
Descripcin
Informacin estructurada en cualquier formato creada, recibida y mantenida como evidencia por una organizacin o persona en cumplimiento de obligaciones legales o para actuaciones de gestin. Institucin, persona fsica o jurdica responsable o involucrada en la creacin, produccin, custodia o gestin de documentos. Responsabilidad ejecutada por o asignada a una entidad Agente. Marco normativo, incluidos los requisitos de gestin de documentos, tales como ordenamiento jurdico, normativa, poltica, etc. Las posibles categoras para este tipo de entidad son definidas por cada organizacin en funcin de sus necesidades y normativas especficas. Asociacin entre dos o ms entidades que tiene relevancia en un contexto de gestin y/o de gestin de documentos. Tabla 94. Tipos de entidad.
Relacin
Apndice 2. Esquema de categoras Documento

34. sese cuando el valor de eEMGDE0 - Tipo de entidad, es Documento.
Categora Grupo de fondos Descripcin Conjunto de fondos que estn vinculados por pertenecer a una jurisdiccin o sector especfico, por realizar unas funciones similares o por razones de custodia. Conjunto de documentos producidos o recibidos por un Agente en el ejercicio de sus funciones o actividades. Conjunto de documentos producidos o recibidos por uno o varios agentes, que son testimonio continuado de una o varias actividades. Conjunto de documentos creado al margen de un procedimiento reglado, que ha sido formado mediante agregacin como secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado especfico. Conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de informacin que contenga. Unidad mnima de la entidad Documento. Tabla 95. Esquema de categoras de Documento.
Fondo Serie
Agregacin
Expediente Documento simple
71
Apndice 3. Esquema de categoras Agente

35. sese cuando el valor de eEMGDE0 - Tipo de entidad, es Agente.
Categora Institucin rgano Persona Dispositivo Descripcin Organizacin o grupo de personas identificado con un nombre propio y que acta o puede actuar como una unidad. Unidad administrativa que realice un ejercicio de funciones con trascendencia jurdica en nombre de su organizacin u rgano superior. Individuo que lleva a cabo actuaciones de gestin o se relaciona con una institucin. Mecanismo fsico, sistema electrnico o sistema de informacin que lleva a cabo actuaciones de gestin. Tabla 96. Esquema de categoras Agente.
Apndice 4. Esquema de categoras Actividad

36. sese cuando el valor de eEMGDE0 - Tipo de entidad, es Actividad.
Categora Funcin marco Funcin Actividad Accin Descripcin Responsabilidad de alto nivel que agrupa o puede agrupar funciones de una o varias instituciones. Responsabilidad primaria gestionada por una entidad Agente para cumplir sus fines. Conjunto de acciones realizadas por uno o vario s agentes para cumpli r una determinada funcin. Unidad ms pequea de una actividad. Tabla 97. Esquema de categoras Actividad.
Apndice 5. Esquema de categoras Relacin (extensible)

37. sese cuando el valor de eEMGDE0 - Tipo de entidad, es Relacin. Categora
Accin de gestin de documentos
Descripcin
Un proceso u operacin de gestin, actual o planeada, que se lleva a cabo sobre un documento, como la clasificacin, la calificacin, la conservacin o la transferencia. Una relacin que proporciona el contexto de creacin y uso de los documentos, como por ejemplo las relaciones de propiedad, de sucesin o asociativas. Aunque las relaciones de procedencia pueden aplicarse a cualquier entidad y en cualquier capa de agregacin. Tabla 98. Esquema de categoras Relacin (extensible).
Relacin procedencia
de
72
Apndice 6. Esquema de nombres de relaciones de procedencia (extensible)

38. 39. sese cuando el valor del elemento eEMGDE0 - Tipo de entidad, es Relacin y el valor del elemento 1, Categora, es Relacin de procedencia. En entornos multi-entidad, deben establecerse relaciones entre las diversas entidades. Cada relacin tiene dos valores que indican el sentido dentro de dicha relacin. 40. Un valor (1) indica que la relacin se lee desde la entidad referida. Un valor (2) indica que la relacin se lee en direccin hacia la entidad referida.
Los tipos de relacin existentes son los reflejados en el siguiente esquema de valores: Relacin Descripcin
La asociacin es una relacin indefinida, disponible para hacer otras relaciones de procedencia entre o dentro de entidades. Es una relacin imprecisa, a ser utilizada a discrecin de la organizacin y de acuerdo con reglas locales. [Dentro de entidades, no entre ellas] Contiene 17 Contenido en / Las relaciones de Contiene (tambin conocidas como relaciones es parte de o tiene parte) indican a menudo particin o segmentacin y a me nudo reflejan una jerarqua obligatoria.
Aplicabilidad
Asociada con
Todas las entidades (todas las agregaciones).
Controla / Es controlado por
Las relaciones de control definen las reglas que afectan a otra entidad o agregacin.
De Documento a Documento (todas las agregaciones). De Agente a Agente (todas las agregaciones). De Actividad a Actividad (todas las agregaciones). De Regulacin a Regulacin (todas las agregaciones). De Documento a Documento. De Agente a Documento (todas las agregaciones). De Actividad a Documento (todas las agregaciones). De Regulacin a Documento (todas las agregaciones). De Agente a Agente (todas las agregaciones). De Agente a Actividad (todas las agregaciones). De Agente a Regulacin (todas las agregaciones). De Actividad a Actividad (todas las agregaciones). De Actividad a Regulacin (todas las agregaciones). De Regulacin a Regulacin (todas las agregaciones). De Agente a Documento (todas las agregaciones).
Custodia Es
[Restringido a relaciones de Agente a
Las agregaciones de regulaciones no son estrictamente jerrquicas, y esta relacin es menos comn para las regulaciones, de las que es ms probable que se establezcan relaciones de control (gobierno).
17
73
Relacin
custodiado por
Descripcin
Documento] Las relaciones de custodia son vinculaciones existentes entre una entidad Documento con el Agente responsable de su custodia con el fin de conservar su contexto a lo largo de su ciclo de vida [Restringido a relaciones que implican a Regulaciones] Las relaciones de Establece configuran y definen el propsito de las entidades Actividad y Agente. [Restringido a relaciones que implican a agentes] Las relaciones de propiedad implican la responsabilidad de emprender una accin o la posesin pero no siempre el control o la custodia. [Restringido a relaciones que implican a agentes] Las relaciones de produccin son vinculaciones existentes entre una entidad Documento con el agente responsable de su produccin con el fin de conservar su contexto de creacin, recepcin y uso de las entidades documentos. Este tipo de relacin se considera fundamental puesto que permite la vinculacin directa con el rgano creador o receptor de Documentos Electrnicos (segn art. 21 del RD 4/2010) Las relaciones de sucesin son relaciones cronolgicamente vinculadas entre un predecesor y un sucesor. Son siempre una fecha nica, ms que un rango de fechas, y se restringen a relaciones dentro, no entre entidades. Las relaciones de sucesin son usualmente, pero no siempre, aplicables a lo largo de una sola capa de agregacin. Son diferentes a la Relacin de Accin de Gestin de Documentos es siguiente a/es anterior a, que est dirigida a documentar vnculos entre acciones que tienen lugar en secuencia o dos partes de algo que se crean en secuencia, sin substitucin.
Aplicabilidad
Establece / Establecido por
De Regulacin a Actividad (todas las agregaciones). De Regulacin a Agente (todas las agregaciones).
Posee / Es propiedad de
De Agente a Documento (todas las agregaciones). De Agente a Agente. De Agente a Actividad.
Produce / es producido por
De Agente a Documento (todas las agregaciones).
Sucede Precede
De Documento a Documento (todas las agregaciones). De Agente a Agente (todas las agregaciones). De Actividad a Actividad (todas las agregaciones). De Regulacin a Regulacin (todas las agregaciones).
Tabla 99. Esquema de nombres de relaciones de procedencia.
74
Apndice 7. Esquema de nombres de relaciones de acciones de gestin de documentos (extensible)

41. 42. sese cuando el valor del elemento eEMGDE0 - Tipo de entidad, es Relacin y el valor del elemento 1, Categora, es Evento de gestin de documentos. Los tipos de acciones de gestin de documentos pueden ser los reflejados en el siguiente esquema de valores: Accin de gestin Descripcin de documentos
Accede a Adjunta a Anida en Ejecuta el proceso de acceso a documentos. Crea un enlace entre dos objetos, generalmente documentos. Proceso de incorporar un objeto susceptible de permanecer de manera independiente en otro documento. Distribuye permisos y responsabilidades de trabajo a agentes. Distribuye clasificaciones y advertencias de seguridad, as como derechos, a los documentos. Proporciona facultad o derecho para llevar a cabo una actividad. Accin que elimina (no modifica) los valores de un elemento de metadatos. Proceso de asignar un dictamen a un documento especfico utilizando una norma de conservacin aprobada. Modificacin del valor o estado de un elemento de metadatos o el contenido de un documento (incluye adiciones). Declara finalizada o terminada una agregacin o actuacin, cuando ya no puede contener ms documentos o datos, o el valor no puede aplicarse a documentos actuales. Proceso de minimizar el espacio digital ocupado por un recurso. Realizacin de una aportacin al contenido del documento. Cambio del documento digital de un formato a otro. Acto o proceso de duplicar un objeto, a partir de un proceso de reproduccin Responsabilidad de redactar el contenido del documento. Autoriza a otro agente, incluido un mecanismo, a actuar en su nombre. Proceso de copiar datos de su localizacin de almacenamiento a un dispositivo local (o interno o externo a la organizacin). una Provoca, de manera regulada, una accin dictaminada prevista. Proceso de volver a convertir datos encriptados a su forma original para que puedan comprenderse. Proceso de destruir fsicamente el contenido de una entidad documento. Proceso de convertir un documento a formato digital. Representa, en forma registrada, evidencia de que se llev a cabo una accin. Emprende una accin. sese tambin para administra y emprende.
Asigna Autoriza Borra Califica Cambia Cierra Comprime Contribuye a Convierte Copia Crea Delega en Descarga Desencadena accin decidida Desencripta Destruye Digitaliza Documenta Ejecuta
75
Accin de gestin Descripcin de documentos

Ejecuta una decidida Elimina Encripta Enva Es versin de Valora Finaliza Firma Hace referencia a Imprime Incorpora Microfilma Migra accin Lleva a cabo, de manera regulada, una accin dictaminada prevista. Destruccin de un documento. Proceso de aplicar un protocolo de encriptacin que representa datos digitales no legibles, excepto para aquellos que poseen la clave para desencriptarlos. Proceso de distribuir copias de un documento a uno o mltiples receptores. Creacin de un enlace entre dos documentos, donde el documento posterior cambia el anterior y ambos se conservan. Proceso de determinar el perodo de tiempo durante el que los documentos deberan conservarse, basndose en requisitos legales y en su utilidad actual y potencial. Momento en que una entidad deja de existir, se cierra, se destruye. Acto o proceso de adjuntar, incrustar o vincular un documento con un mecanismo que le da validez, en sus distintas variantes. Proceso de asociar, dentro o entre entidades, mediante una cita. Proceso de representar un documento sobre papel. Aade una entidad a un determinado nivel de agregacin del que debe formar parte. Proceso de convertir un documento en papel o digital a una representacin almacenada sobre microfilm. Proceso de transferir documentos de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad y sin conversin ni introduccin de datos relevantes. Establecimiento de un enlace entre una actuacin o actividad y la actuacin o actividad siguiente, donde tienen lugar en secuencia; o entre un documento simple, expediente u otra agregacin o serie y el documento simple, expediente u otra agregacin o serie siguientes, cuando se crean en secuencia. Diferente de la Relacin de Procedencia Sucesin, que est orientada a reflejar algo que toma el lugar o reemplaza a otro algo. Facilita informacin, de conformidad con privilegios y restricciones de acceso pre-establecidos. Copia una entidad documento (de cualquier agregacin) a alguna forma de soporte de almacenamiento para la proteccin contra prdida o corrupcin de la entidad documento. Proceso de recepcin (en tanto opuesto a creacin) de un documento. Proceso de volver a copiar fsicamente un documento a su almacenamiento despus de su reutilizacin o edicin por un agente particular. Proceso de copiar una pieza en un soporte a un soporte nuevo. Proceso de capturar los metadatos iniciales acerca de un documento u otra entidad en el sistema y asegurar que tiene un identificador nico. Acto o proceso de establecer un vnculo fechado entre dos entidades. Proceso de transformacin requerido para hacer posible que un documento en un formato especfico se lea en un equipo particular.
Precede en secuencia
Proporciona acceso a Realiza copia seguridad Recibe Reemplaza Refresca Registra / Captura Relaciona Representa de
76
Accin de gestin Descripcin de documentos

Requiere Retira Revisa Enlace que hace notar que el documento, la actividad o la regulacin necesita otro documento, actividad o regulacin para que su contenido sea comprendido o tramitado. Proceso de copiar fsicamente un documento y anotar su ausencia para reutilizacin o edicin por un agente particular. Proceso de examen que implica un chequeo del contenido contra criterios externos establecidos. Establecimiento de un enlace entre una actuacin o actividad y la actuacin o actividad precedente, donde tienen lugar en secuencia; o entre un documento simple, expediente u otra agregacin o serie y el documento simple, expediente u otra agregacin o serie precedentes, cuando se crean en secuencia. Diferente de la Relacin de Procedencia Sucesin, que est orientada a reflejar algo que toma el lugar o reemplaza a otro algo. Proceso de mover un documento de una localizacin de almacenamiento a otra, incluida la transferencia fuera de lnea. Acto o proceso de establecer una correspondencia entre los valores de salida y de entrada en una transmisin. Proceso de recuperar informacin en pantalla (no de copiarla ni de descargarla a un almacenamiento local). Tabla 100. Esquema de acciones de gestin de documentos (extensible).
Sigue en secuencia
Transfiere Verifica la integridad Visualiza
Apndice 8. ISO 8601: Representacin de fechas y horas

43. Todos los elementos, sub-elementos y, en su caso, sub-sub-elementos que requieren informacin numrica de fecha y hora deben utilizar la norma internacional ISO 8601:2004, que especifica representaciones numricas de fecha y hora. El formato general es: [<AAAAMM-DD>T<hh:mm:ss>]. Por ejemplo, 2007-04-03; 2007-04-03T09:31:07, o 2007-0403T08:30+08. Para mayor informacin, vase http://www.iso.org.
Apndice 9. Lista de esquemas de identificador (extensible)

Nombre y esquema abreviatura del Descripcin
Un sistema, desarrollado por la Intern ational DOI Foundation, para identificar e intercambiar propiedad intelectual en un entorno digital. (Dublin Core Metadata Glossary) Una aproximacin al problema de la permanencia de las URLs propuesto por OCLC, un PURL es un alias p blico para u n documento. Un PURL p ermanece estable, aunque la URL original del documento cambie a medida que se gestiona (por ejemplo, se mueve) a l o largo del tiempo. Un P URL es una forma de URN. (Adaptado de Dublin Core Metadata Glossary) Un identificador asignado automticamente a una entidad por un sistema, una apli cacin, una ba se de datos, etc. Los departamentos pueden decidir nombrar (o pro porcionar un enlace a la informacin acerca de) el sistema que asigna el ID.
Identificador de Objeto Digital (DOI)
Localizador Persistente Uniforme de Recurso (PURL)
[Nombre] ID Sys
77
Nombre y esquema
abreviatura
del
Descripcin
La sintaxis para tod os los nombres o direccio nes que se refieren a recursos en la World Wide Web. (Dublin Core Metadata Glossary) Una tcnica para in dicar el nombre y la lo calizacin de recursos en Internet. La URL especifica el nomb re y tipo del recurso, as como el o rdenador, dispositivo y directorio donde puede encontrarse. (Dublin Core Metadata Glossary) Un tipo de URI (nom bre y direccin en Internet) que asegura hasta cierto punto la p ersistencia ms all de la n ormalmente asociada con un dominio o nombre de servidor en Internet. (Dublin Core Metadata Glossary)
Identificador Uniforme de Recurso (URI)
Localizador Uniforme de Recurso
Nmero Uniforme de Recurso
Tabla 101. Lista de esquemas de identificador (extensible).
Apndice 10. Esquema de roles de relacin

Nmero de rol de relacin
1 2
Descripcin
La relacin se lee desde la entidad. La relacin se lee hacia (en direccin a) la entidad.
Tabla 102. Esquema de roles de relacin.
Apndice 11. Esquema de clasificacin de informacin

Cdigo
A B C D E
Clasificacin
Secreto Reservado Confidencial Clasificado No clasificado
Comentario
Categora empleadas en la Ley de Secretos Oficiales. Categora empleadas en la Ley de Secretos Oficiales. Usado en tratados internacionales. Genrico. Cuando no existe una accin dictaminada de seguridad e interesa indicarlo.
Tabla 103. Esquema de clasificacin de informacin.
Apndice 12. Clasificacin de sensibilidad

Nivel de sensibilidad
Bsico. * (* La Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal y normativa de desarrollo, determina la existencia de obligaciones distintas segn este nivel, que determinarn el contenido de las etiquetas de permisos o advertencia) Medio. Alto. Tabla 104. Clasificacin de sensibilidad de la LOPD.
78
Apndice 13. Niveles de seguridad segn el ENS

Nivel
Bajo.
Descripcin
Se utilizar cuando las consecuencias de un incidente de seguridad que afecte a l a entidad supongan un perjuicio limitado sobre las funciones de la organizacin, sobre sus activos o sobre los individuos afectados. Se utilizar cuando las consecuencias de un incidente de seguridad que afecte a l a entidad supongan un perjuicio grave sobre las funciones de la organizacin, sobre sus activos o sobre los individuos afectados. Se utilizar cuando las consecuencias de un incidente de seguridad que afecte a l a entidad supongan un perjuicio muy grave sobre las funciones de la organizacin, sobre sus activos o sobre los individuos afectados. Tabla 105. Niveles de seguridad segn el ENS.
Medio.
Alto.
Apndice 14. Esquema de categoras de advertencias de seguridad

ID Categora advertencia de seguridad
A B C D E F
Categora de advertencia de seguridad

Palabra clave Fuente de la palabra clave Slo persona autorizada Slo acceso gubernamental Publicidad Advertencia de tratamiento especial
Tabla 106. Esquema de categoras de advertencias de seguridad.
Apndice 15. Esquema de tipos de acceso

Cdigo
A
Categora
Acceso libre
Comentario
El documento est a bierto al acce so pblico por aplicacin de la normativa. Determinado por la Ley Orgnica 15/1999, de 13 d e diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal y normativa de desarrollo, pero tambin en L ey 30/1992, norm ativa sectorial (propiedad industrial, datos sanitarios, estadstica, etc.). Se aplica cuando el acceso es posible para algunas personas, pero no en general: interesados, por ser titular de un inters legtimo...
Acceso reservado a los titulares de los datos, por contener datos que afectan a su seguridad, honor o intimidad, segn artculo 37.2 Ley 30/1992. Acceso limitado a sus titulares y a terceros con inters legtimo y dir ecto, por contener datos nominativos que n o afectan al h onor ni la intimid ad, segn artculo 37.3 Ley 30/1992.
Acceso restringido
B.1 B.2
Acceso reservado Acceso limitado
Acceso excluido
Determinado por la legislacin aplicable: Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal y normativa de desarrollo, pero tambin Ley 30/1992, normativa sectorial (propiedad industrial, datos sanitarios, estadstica, etc.).
79
Cdigo
Categora
Comentario
Se aplica a los documentos excluidos de la consulta pblica por tratarse de materias protegidas que afectan a la seguridad y defensa del Estado o de las Administraciones Pblicas.
Documento sujeto a derechos de propiedad intelectual Fuente accesible al pblico Acceso regido por disposiciones especficas
Determinado por la Ley de Propiedad Intelectual.
Determinado por la Ley Orgnica 15/1999, de 13 d e diciembre, de

Proteccin de Datos de Carcter Personal y normativa de desarrollo. Determinado por la Ley 30/1992 (artculo 37.6).
Tabla 107. Esquema de tipos de acceso.
Apndice 16. Esquema de tipos de contacto (extensible)

Nombre del tipo
Direccin fsica (calle, nmero, cdigo postal, poblacin, pas) Correo electrnico Fax Telfono Direccin web (URL) Direccin IP Tabla 108. Esquema de tipos de contacto (extensible).
Apndice 17. Etiquetas para la identificacin de lenguas (esquema externo)

44. RFC4646:2006 proporciona una sintaxis para construir descripciones de lenguas utilizando ISO 639 para cdigos de lenguas, ISO 3166 para cdigos de pas, e ISO 15924 para cdigos de escrituras. Vase: http://www.ietf.org/rfc/rfc4646.txt.
Apndice 18. Esquema de valores de los documentos.

Categora
Valor legal Valor jurdico Valor fiscal
Descripcin
Valor de los documentos sealado por la legislacin de aplicacin en cada caso, a contar desde la fecha de produccin. Valor legal de los documentos cuando stos pueden ser utilizados como prueba en un juicio. Valor de los documentos en aplicacin de la legislacin de carcter econmico, a contar desde la fecha de produccin. Valor de los documentos para la Administracin y las personas administradas como constancia o prueba material de las acciones administrativas y de sus efectos.
Valor administrativo
80
Categora
Valor histrico investigacin Valor social o
Descripcin
de Valor de los documentos en atencin a su representatividad como testimonio para la investigacin Valor de los documentos en cuanto testimonio de las interacciones entre una organizacin y los ciudadanos. Tabla 109. Esquema de valores de los documentos.
Apndice 19. Esquema de clases de tipos de dictamen.

Categora
Conservacin permanente
Descripcin
Situacin derivada de la fase de valoracin que afecta a los documentos que han desarrollado valores histricos o de investigacin y que en consecuencia no pueden ser eliminados. Destruccin fsica de unidades o series documentales por el rgano responsable, empleando cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de su uso posterior. Proceso de destruccin fsica, una vez analizados sus valores, en el cual se acuerda la conservacin de ejemplares a efectos testimoniales (muestreo). Determinacin del plazo de permanencia de los documentos en cada uno de los depsitos o repositorios que, en su caso, existan en la organizacin. Puede implicar el traspaso de las responsabilidades sobre el tratamiento y custodia de dicha documentacin.
Eliminacin
Eliminacin parcial
Transferencia
Muestreo
Conservacin selectiva de documentos, cuya accin decidida es eliminacin, a efectos meramente informativos. Proceso de copia de unidades o series documentales en razn del carcter esencial de la informacin que contienen, de acuerdo con las actividades especficas de la organizacin. Equivalente a sin cobertura de calificacin. Situacin en la que la decisin no puede ser tomada y se pospone. Tabla 110. Esquema de clases de tipos de dictamen.
Duplicacin por esencial Sin calificacin Revisin posterior
Apndice 20. Esquema del soporte orgene del documento

Nombre origen
Analgico Digital Digitalizado
del
soporte Descripcin
Se aplica a documentos analgicos que conviven con do cumentos digitales en sistemas hbridos. Se aplica a documentos nacidos digitales Se aplica a d ocumentos resultantes de un proceso de digitalizacin de documentos fuente analgicos. Tabla 111. Esquema del soporte origen del documento.
81
Apndice 21. Esquema de unidades digitales (extensible)

Cdigo
B KB MB GB TB PB EB ZB YB
Nombre
Bytes Kilobytes Megabytes Gigabytes Terabytes Petabytes Exabytes Zettabytes Yottabytes
Descripcin
Una unidad de datos que tiene una longitud de ocho dgitos binarios usualmente utilizada para representar un solo carcter. 1 024 bytes 1 024 kilobytes 1 024 megabytes 1 024 gigabytes 1 024 terabytes 1 024 petabytes 1 024 exabytes 1 024 zettabytes Tabla 112. Esquema de unidades digitales.
Apndice 22. Esquema de Prioridad (extensible)

Identificador
I P R
Nombre
Inmediato Prioritario Rutinario
Marco temporal
Respuesta en 1-3 horas Respuesta en un da laborable Respuesta en dos semanas
Tabla 113. Esquema de prioridad.
Apndice 23. Esquema de Estado (extensible)

Nombre Descripcin
Original Copia Versin definitiva, genuina, que se remonta a su autor y que ha sido validada por ste. El documento original sera eficaz por s mismo, sin referencia a otro documento anterior. Vese artculo 30 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, Duplicado de un objeto, resultante de un proceso de reproduccin. Tabla 114. Esquema de Estado.
Apndice 24. Esquema de tipo de copia (extensible)

45. Para ms informacin consltese la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos. Nombre
Copia simple Copia autntica
Descripcin
Copia que slo reproduce el contenido del documento, mero valor informativo. Documento expedido por un rgano con competencias atribuidas para ello, y con un valor pro batorio pleno sobre los he chos o a ctos que documente, equivalente al documento original.
82
Nombre
Copia electrnica parcial autntica Copia electrnica autntica con cambio de formato Copia electrnica autntica de documento papel Copia papel autntica de documento pblico administrativo electrnico Copia digitalizada
Descripcin
Copia autntica en la que tanto el documento origen como l a copia generada tienen naturaleza electrnica, pero su cont enido, por motivos de confidencialidad, representa slo parcialmente el del documento original. Copia autntica en la que tanto el origen como el nuevo documento generado destino tienen naturaleza electrnica y adems, para la o btencin de la copia se requiere un cambio de formato. (Artculo 30.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio). Copia resultante de un original en soporte papel sobre el que se crea un nu evo documento electrnico con calidad de copia autntica para lo que es necesario aplicar un proceso de digitalizacin. (Artculos 30.2 y 30.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio).
Copia cuyo origen es un documento pblico administrativo electrnico y la copia se manifiesta en soporte papel.
Imgenes electrnicas aportadas por los ciudadanos, que deben garantizar su fidelidad con el original, mediante firma electrnica avanzada, pero no tendrn carcter de copia autntica. Copia resultante de un original en soporte papel y firmada electrnicamente. No acredita la autenticidad del documento original y no es de aplicacin el procedimiento de comprobacin (cotejo) establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio. S determina que coinciden original y copia. (Artculos 44 y 50 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre). Copia exacta de un documento sobre la que se han escrito explicaciones acerca de cosas que pudieron copiarse o no. Por ejempl o, la firma escrita podra ser reemplazada en la copia conformada con una anotacin acerca de que fue firmado por la persona cuya firma aparece en el original. Copia que reproduce tanto el contenido como la forma del do cumento original, pero de tal modo que siempre es posible discernir la copia del original. Tabla 115. Esquema de tipo de copia.
Copia compulsada
Copia conformada
Copia imitativa
Apndice 25. Esquema de tipo documental

Esquema de valores extrado de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico. Cdigo
TD01 TD02 TD03 TD04 TD05 TD06
Tipo Documental
Resolucin. Acuerdo. Contrato Convenio. Declaracin. Comunicacin.
83
Cdigo
TD07 TD08 TD09 TD10 TD11 TD12 TD13 TD14 TD15 TD16 TD17 TD18 TD19 TD20 TD99
Tipo Documental
Notificacin. Publicacin. Acuse de recibo. Acta. Certificado. Diligencia. Informe. Solicitud. Denuncia. Alegacin. Recursos. Comunicacin ciudadano. Factura. Otros incautados. Otros. Tabla 116. Esquema de tipo documental.
Apndice 26. Compatibilidad con PREMIS

46. PREMIS se refiere a unidades semnticas donde este esquema (e-EMGDE) se refiere a elementos de metadatos. Sin embargo, significan lo mismo, esto es, las caractersticas de los objetos digitales que tienen que ser descritas para asegurar que los objetos siguen siendo accesibles y utilizables a lo largo del tiempo. En PREMIS, a todas las unidades semnticas por encima del nivel inferior de la jerarqua se hace referencia como Contenedores. e-EMGDE slo tiene tres niveles de jerarqua elementos, sub-elementos y sub-sub-elementos-, aunque esto es extensible. PREMIS tiene jerarquas de contenedores y unidades semnticas que pueden llegar a cuatro niveles de profundidad. En la siguiente concordancia, slo se muestran las unidades semnticas de PREMIS y su nmero de referencia. Se establece la concordancia tanto para los tipos de entidad como para los niveles de elementos pertinentes. Puesto que PREMIS es ms amplio que e-EMGDE y tiene una orientacin diferente, se propone un modelo de extensibilidad para la conservacin de documentos, a efectos no prescriptivos, sino puramente informativos. La siguiente tabla de concordancias es aproximativa y tiene valor informativo. Debe tenerse en cuenta que la orientacin de e-EMGDE y de PREMIS son diferentes, el primero orientado hacia la gestin de documentos y la segunda orientada hacia la conservacin. Esta tabla se ha elaborado segn la equivalencia incluida en la norma fuente AGRkMS.
47.
48.
49.
50.
51.
84
PREMIS
Entidad
OBJETO
e-EMGDE
Entidad
DOCUMENTO
N
1.1.1
Unidad semntica
objectIdentifierType
Elemento
Identificador
Subelemento
Tipo de identificador Secuencia del identificador
Sub-subelemento
1.1.2 1.2 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.5.1 1.5.2.1 1.5.2.2 1.5.2.3 1.5.3
objectIdentifierValue objectCategory preservationLevelValue preservationLevelRole preservationLevelRationale preservationLevelDateAssigned significantPropertiesType significantPropertiesValue significantPropertiesExtension compositionLevel messageDigestAlgorithm messageDigest messageDigestOriginator size
Identificador
Verificacin de integridad Verificacin de integridad
Algoritmo Valor
Caractersticas tcnicas Caractersticas tcnicas
Tamao Tamao Nombre formato Versin formato de de
Tamao lgico Unidades
1.5.4.1.1 1.5.4.1.2 1.5.4.2.1 1.5.4.2.2 1.5.4.2.3 1.5.5.1
formatName formatVersion formatRegistryName formatRegistryKey formatRegistryRole creatingApplicationName
Caractersticas tcnicas Caractersticas tcnicas Caractersticas tcnicas
Registro de formatos
Caractersticas tcnicas Caractersticas tcnicas Fechas
Nombre de la aplicacin de creacin Versin de la aplicacin de creacin Fecha inicio de
1.5.5.2
creatingApplicationVersion
1.5.5.3 1.5.5.4 1.5.6.1 1.5.6.2 1.5.6.3 1.5.7 1.6 1.7.1.1 1.7.1.2 1.7.2
dateCreatedByApplication creatingApplicationExtension inhibitorType inhibitorTarget inhibitorKey objectCharacteristicsExtension originalName contentLocationType contentLocationValue storageMedium
Nombre
Nombre natural
Ubicacin Ubicacin
Localizacin Soporte
85
PREMIS
Entidad N
1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.8.4.1 1.8.4.2.1 1.8.4.2.2 1.8.5.1 1.8.5.2 1.8.5.3 1.8.5.4 1.8.5.5 1.8.6.1 1.8.6.2 1.8.6.3 1.8.7 1.9.1.1 1.9.1.2 1.9.1.3 1.9.1.4 1.9.1.5 1.9.1.6 1.9.1.7 1.9.2 1.10.1 1.10.2 1.10.3.1 1.10.3.2
e-EMGDE
Entidad Elemento Subelemento Sub-subelemento
Unidad semntica
environmentCharacteristic environmentPurpose environmentNote dependencyName dependencyIdentifierType dependencyIdentifierValue swName swVersion swType swOtherInformation swDependency hwName hwType hwOtherInformation environmentExtension signatureEncoding signer signatureMethod signatureValue signatureValidationRules signatureProperties keyInformation signatureInformationExtension relationshipType relationshipSubType relatedObjectIdentifierType relatedObjectIdentifierValue
Firma Firma Firma Firma Firma Firma Firma Firma Categora Nombre Nombre natural
Entidad relacionada Entidad relacionada RELACIN Identificador
ID de entidad relacionada Rol de relacin la
1.10.3.3. 1.10.4.1
relatedObjectSequence relatedEventIdentifierType
Tipo de identificador Secuencia del identificador
1.10.4.2 1.10.4.3 1.11.1 1.11.2 1.12.1 1.12.2 1.13.1
relatedEventIdentifierValue relatedEventSequence linkingEventIdentifierType linkingEventIdentifierValue linkingIntellectualEntityIdentifierType linkingIntellectualEntityIdentifierValue linkingRightsStatementIdentifierType DOCUMENTO
Identificador
Derechos de acceso, uso y reutilizacin
Tipo acceso
de
86
PREMIS
Entidad N Unidad semntica Entidad
e-EMGDE
Elemento
Derechos de acceso, uso y reutilizacin Identificador
Subelemento
Condiciones de acceso, uso y reutilizacin Tipo de identificador Secuencia del identificador
Sub-subelemento
1.13.2
linkingRightsStatementIdentifierValue
2.1.1
eventIdentifierType
2.1.2 2.2
eventIdentifierValue eventType
Identificador Categora Nombre
Nombre natural Fecha inicio de
2.3
eventDateTime
Fechas Fechas
Fecha de fin
2.4 EVENTO 2.5.1 2.5.2.1 2.5.2.2 2.6.1 2.6.2
eventDetail eventOutcome eventOutcomeDetailNote eventOutcomeDetailExtension linkingAgentIdentifierType linkingAgentIdentifierValue RELACIN
Descripcin
Trazabilidad
Historia del cambio
Valor anterior
Entidad relacionada Entidad relacionada
ID de entidad relacionada Rol de relacin la
2.6.3 2.7.1 2.7.2 2.7.3 3.1.1
linkingAgentRole linkingObjectIdentifierType linkingObjectIdentifierValue linkingObjectIdentifierRole agentIdentifierType
Entidad relacionada
ID de relacin
la
Identificador
Tipo de identificador Secuencia del identificador Nombre natural
AGENTE
3.1.2
agentIdentifierValue
AGENTE
Identificador
3.2 3.3 DERECHOS 4.1.1.1 4.1.1.2 4.1.2 4.1.3.1 4.1.3.2 4.1.3.3 4.1.3.4 4.1.4.1.1 4.1.4.1.2
agentName agentType agentType rightsStatementIdentifierValue rightsBasis copyrightStatus copyrightJurisdiction copyrightStatusDeterminationDate copyrightNote licenseIdentifierType licenseIdentifierValue DOCUMENTO
Nombre Categora
Tipo acceso
de
87
PREMIS
Entidad N Unidad semntica Entidad
e-EMGDE
Elemento
Subelemento
Condiciones de acceso, uso y reutilizacin
Sub-subelemento
4.1.4.2
licenseTerms
4.1.4.3 4.1.5.1 4.1.5.2 4.1.5.3 4.1.5.4 4.1.6.1 4.1.6.2 4.1.6.3.1 4.1.6.3.2 4.1.6.4 4.1.7.1 4.1.7.2 4.1.8.1 4.1.8.2 4.1.8.3 4.2
licenseNote statuteJurisdiction statuteCitation statuteInformationDeterminationDate statuteNote act restriction startDate endDate rightsGrantedNote linkingObjectIdentifierType linkingObjectIdentifierValue linkingAgentIdentifierType linkingAgentIdentifierValue linkingAgentRole rightsExtension AGENTE Seguridad Permisos Jurisdiccin Identificador Secuencia del identificador
REGULACIN
Tabla 117. Tabla de concordancias PREMIS y e-EMGDE.
Apndice 27. Concordancias entre e-EMGDE y AGRkMS

La siguiente tabla muestra la correspondencia entre los modelos de metadatos e-EMGDE y AGRkMS, del que parte el primero. e-EMGDE
EEMGDE0 - TIPO DE ENTIDAD EEMGDE1 - CATEGORIA EEMGDE2 - IDENTIFICADOR eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador eEMGDE2.2 - Esquema de identificador EEMGDE3 - NOMBRE eEMGDE3.1 - Nombre natural eEMGDE3.2 - Esquema de nombre EEMGDE4 - FECHAS eEMGDE4.1 - Fecha inicio eEMGDE4.2 - Fecha fin EEMGDE5 - DESCRIPCION EEMGDE6 - ENTIDAD RELACIONADA eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada eEMGDE6.2 - Esquema de ID de entidad relacionada eEMGDE6.3 - Rol de la relacin EEMGDE7 - JURISDICCIN
AGRkMS
0 ENTITY TYPE 1 CATEGORY 2 IDENTIFIER 2.1 Identifier String 2.2 Identifier Scheme 3 NAME 3.1 Name Words 3.2 Name Scheme 4 DATE RANGE 4.1 Start Date 4.2 End Date 5 DESCRIPTION 6 RELATED ENTITY 6.1 Assigned Entity ID 6.2 Assigned Entity ID Scheme 6.3 Relationship Role 8 JURISDICTION
88
e-EMGDE
EEMGDE8 - SEGURIDAD eEMGDE8.1 - Clasificacin de seguridad eEMGDE8.1.1 - Clasificacin de acceso eEMGDE8.1.2 - Cdigo de Poltica de control de acceso eEMGDE8.2 - Advertencia de seguridad eEMGDE8.2.1 - Texto de la advertencia eEMGDE8.2.2 - Categora de la advertencia eEMGDE8.3 - Permisos eEMGDE8.4 - Sensibilidad datos de carcter personal eEMGDE8.5 - Clasificacin ENS EEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN eEMGDE9.1 - Condiciones de acceso, uso y reutilizacin eEMGDE9.2 - Tipo de acceso EEMGDE10 - CONTACTO eEMGDE10.1 - Tipo de contacto eEMGDE10.2 - Dato de contacto eEMGDE10.3 - Puesto EEMGDE11 - IDIOMA EEMGDE12 - PUNTOS DE ACCESO eEMGDE12.1 - Trmino punto de acceso eEMGDE12.2 - ID de punto de acceso eEMGDE12.3 - Esquema EEMGDE13 - CALIFICACIN eEMGDE13.1 - Valoracin eEMGDE13.2 - Dictamen eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada EEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS eEMGDE14.1 - Soporte origen eEMGDE14.2 - Nombre de formato eEMGDE14.3 - Versin de formato eEMGDE14.4 - Nombre de la aplicacin de creacin eEMGDE14.5 - Versin de la aplicacin de creacin eEMGDE14.6 - Registro de formatos eEMGDE14.7 - Resolucin eEMGDE14.8 - Tamao eEMGDE14.8.1 - Dimensiones fsicas eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico eEMGDE14.8.3 - Cantidad eEMGDE14.8.4 - Unidades EEMGDE15 - UBICACIN eEMGDE15.1 - Soporte eEMGDE15.2 - Localizacin EEMGDE16 - VERIFICACIN DE INTEGRIDAD eEMGDE16.1 - Algoritmo eEMGDE16.2 - Valor EEMGDE17 - FIRMA
AGRkMS
9 SECURITY CLASSIFICATION
10 SECURITY CAVEAT 10.1 Caveat Text 10.2 Caveat Category 11 PERMISSIONS 11.1 Permission Text 11.2 Permission Type
12 RIGHTS 12.1 Rights Statement 12.2 Rights Type 12.3 Rights Status 13 CONTACT 13.2 Contact Type 13.1 Contact Details 14 POSITION 15 LANGUAGE 17 KEYWORD 17.1 Keyword Term 17.2 Keyword ID 17.3 Keyword Scheme 17.4 Keyword Scheme Type
18 DISPOSAL 18.2 Disposal Class ID 18.3 Disposal Action 18.4 Disposal Trigger Date 18.5 Disposal Action Due
19 FORMAT 19.1 Format Na-me 19.2 Format Version 19.3 Creating Application Name 19.4 Creating Application Version 19.5 Format Registry 20 EXTENT 20.1 Physical Dimensions 20.2 Logical Size 20.3 Quantity 20.4 Units 21 MEDIUM 23 LOCATION 22 INTEGRITY CHECK 22.1 Hash Function Name 22.2 Message Digest
89
e-EMGDE
eEMGDE17.1 - Tipo de firma eEMGDE17.2 - Formato de firma eEMGDE17.3 - Rol de firma EEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL EEMGDE19 - PRIORIDAD EEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN eEMGDE20.1 - Denominacin del estado eEMGDE20.2 - Caractersticas de la copia 20.2.1 Tipo de copia 20.2.2 Motivo EEMGDE21 - TRAZABILIDAD eEMGDE21.1 - Accin eEMGDE21.2 - Motivo reglado eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin eEMGDE21.4 - Descripcin eEMGDE21.5 - Modificacin en los metadatos eEMGDE21.6 - Historia del cambio eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento eEMGDE21.6.2 - Valor anterior EEMGDE22 - CLASIFICACIN eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin eEMGDE22.2 - Denominacin de clase
AGRkMS
24 DOCUMENT FORM 25 PRECEDENCE
7 CHANGE HISTORY 7.1 Property Name 7.2 Prior Value
Tabla 118. Correspondencia e-EMGDE con AGRkMS.
90
6.
6.1.
i.
REFERENCIAS
Legislacin
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf
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http://www.boe.es/boe/dias/20 12 / 07 / 26 /pdfs/BOE-A-201 2 - 10048 .pdf
i.
Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13169
ii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13170.pdf iii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13168.pdf iv. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13172.pdf v. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la Administracin. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13171.pdf vi. Ley orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal. http://www.boe.es/boe/dias/1999/12/14/pdfs/A43088-43099.pdf
91
vii. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal. http://www.boe.es/boe/dias/2008/01/19/pdfs/A04103-04136.pdf
6.2.
i.
Estndares y buenas prcticas
AGRkMS - Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0. National Archives of Australia. Canberra, 2008. http://www.naa.gov.au/records-management/publications/AGRkMS.aspx
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6.3.
i.
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http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeepingmanual/introduction/glossary-of-recordkeeping-terms/glossary-of-recordkeepingterms/?searchterm=glossary xxvii. Gua para la aplicacin de la Ley 11 en materia de gestin de documentos electrnicos, expediente electrnico y archivo electrnico del Ministerio de la Presidencia.
96
xxviii. Guidelines for Implementing the Functional Specifications for Electronic Records Management Systems Software: Exposure Draft. National Archives of Australia, 2006. xxix. iARXIU: Servicio de archivo electrnico desarrollado por la Agencia Catalana de Certificacin (CATCert). xxx. International Records Management Trust: Training in Electronic Records Management / General Editor, Laura Millar. Module 3: Managing the Creation, Use and Disposal of Electronic Records. London: IRMT, 2009. xxxi. LIBRARY OF CONGRESS. Preservation Directorate: Digitizing Libray Collections for preservation and archiving. A handbook for curators. Washington, DC. (1997). xxxii. Llans, Joaquim (Dir.); Costanilla, Luca; Garca, Olivia; Zabalza, Itziar: Buenas prcticas en gestin de documentos y archivos. Manual de normas y procedimientos archivsticos de la Universidad pblica de Navarra.- Pamplona: Servicio de Publicaciones. http://www.unavarra.es/servicio/archivo.htm xxxiii. LUPOVICI, C. & MASANS, J.: Metadata for the long term preservation of electronic publications. The Hague, Koninklijke Bibliothek. NEDLIB report series 2, 2000. xxxiv. Manual de documentos administrativos. Editorial Tecnos, S.A., 1994.(ISBN: 84-3092503-1) . xxxv. Metadata in Preservation: Selected Papers from an ERPANET Seminar at the Archives School Marburg (2003, septiembre, 3-5). Revista del Instituto de Archivstica de Marburgo, n 40. xxxvi. Modelado de documentos de la Administracin Pblica. http://www.tcs.uni-luebeck.de/downloads/papers/2004/studienarbeit-johannes-textor.pdf xxxvii. NARA Code of Federal Regulations. Part 1234 Electronic Records Management. http://www.archives.gov/about/regulations/part-1234.html xxxviii. National Archives of Australia: Australian Governments' Interactive Functions Thesaurus (AGIFT). Canberra: NAA, 2007. http://www.naa.gov.au/records-management/create-capturedescribe/describe/agift/index.aspx xxxix. National Archives of Australia: Secure, Store & Preserve. http://www.naa.gov.au/records-management/secure-and-store/index.aspx xl. National Library of Australia: PADI: Preserving Access to Digital Information. Canberra, 2003. http://www.nla.gov.au/padi/topics/32.html xli. NOARK-4: Norwegian recordkeeping system Version 4. The National Archives of Norway, 1999. xlii. Planets, Preservation and Long-term Access through Networked Services. http://www.planets-project.eu xliii. Preservation exclusively in electronic form of permanent records in case management systems. National Archives of Finland, 2005.
97
xliv.
Preserving Digital Information: The CASPAR Way.
http://www.casparpreserves.eu/publications/deliverables xlv. Proyecto UK-GovTalk: e-Government Metadata Standard Version 3.1. xlvi. Recordkeeping Metadata Project. http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/spirt/index.html xlvii. SITTS, M.K.: Handbook for digital projects: A Management tool for preservation and access. Andover, MA. Northeast Document Conservation Center. 2000 xlviii. State Records Authority of New South Wales: The DIRKS Manual - Strategies for Documenting Government Business. State Records Authority of New South Wales, 2003. http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/dirks-manual xlix. Study on electronic documents and electronic delivery for the purpose of the implementation of Art. 8 of the Services Directive. http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Doc?id=32145 l. The Joint Information Systems Committee. http://www.jisc.ac.uk/ li. The National Archives: Guidelines for management, appraisal and preservation of electronic records. http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/guidelines.htm lii. University of Pittsburgh. School of Information Sciences: Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping. http://web.archive.org/web/20000818163633/www.sis.pitt.edu/~nhprc/ liii. Vocabularis de Metadades. Departament de Cultura i Mitjans de Comunicaci, Generalitat de Catalunya, 2008. liv. Workflow Management Coalition: XPDL Support and Resources. http://www.wfmc.org/xpdl.html
98
ANEXO I CORRESPONDENCIA DE LOS METADATOS MNIMOS OBLIGATORIOS CON EL e-EMGDE EN ENTORNOS MULTIENTIDAD
DOCUMENTO ELECTRNICO Metadato
Versin NTI
Elemento / Sub-elemento e-EMGDE

eEMGDE2.1 Secuencia de identificador (URI) d e la Norm a Tcnica de Interoperabilidad de Do cumento electrnico, entendida como "Regulacin", que a travs de una "Relacin" del tipo documenta" est vinculada al "Documento". eEMGDE2.1 Secuencia de identificador. Nota: Siendo el eEMGDE2.2 Esquema de identificador del Documento = ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_especfico> 2.1 Secuencia de identificador del "Agente" de tipo Organizacin que, a travs de un a "Relacin" tipo "posee/controla/ es responsable de/ produce" est vinculado al "Documento". Nota: Siendo el eEMGDE2.2 Esquema de identificador de la Organizacin = <rgano> eEMGDE4.1 Fecha de inicio del Documento. Elemento lgico que indicar el tipo de Agente que a trav s de un a Relacin de tipo crea est relacionado con el documento: - 0: Si es un ciudadano, el Agente ser de tipo Persona con su identificador normalizado (DNI, NIF, CIF, NIE o similar). - 1: Si es una Administracin, el Agente ser de tipo Organizacin con su identificador normalizado (<rgano>). Elemento que indicar el estado de elaboracin del documento, siendo sus posibles valores: -Si Original: eEMGDE20.1 Denominacin del estado. -Si existe u na Relacin de tipo copia e ntre el Documento y otro Documento que acta de Original: eEMGDE20.2.1 Tipo de copia, siendo eEMGDE20.1 Denominacin del estado=Copia. eEMGDE14.2 Nombre de formato lgico de cada fichero de contenido. eEMGDE18 Tipo documental del Documento. Si CSV, CSV. Si Firma Electrnica basada en certificados: eEMGDE17.1 - Tipo de firma. Siendo eEMGDE17- Firma = Firma electrnica basada en certificados eEMGDE16.2 - Valor =Valor CSV. Siendo: eEMGDE16.1 Algoritmo = CSV. eEMGDE2.1 Secuencia de identificador de la "Actividad" qu e, mediante la "Relacin" correspondiente, aplica a la generacin del CSV del Documento.
Identificador
rgano
Fecha de captura
Origen
Estado elaboracin
de
Nombre de formato Tipo documental
Tipo de firma
Valor CSV Definicin generacin CSV
Tabla 119. Correspondencia de los metadatos mnimos obligatorios de Documento electrnico con el e-EMGDE.
99
EXPEDIENTE ELECTRNICO Metadato

Versin NTI

eEMGDE2.1 Secuencia de identificador (URI) de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico, entendida como "Regulacin", que a travs de una "Relacin" del tipo documenta" est vinculada al "Expediente". eEMGDE2.1 Secuencia de identificador. Nota: Siendo el eEMGDE2.2 Esquema de identificador del Expediente= ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_especfico> eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador del "Agente " de tipo Organizacin que, a travs d e una "Relacin" tipo "posee/controla/ es responsable/produce de" est vinculado al "Expediente". Nota: Siendo el eEMGDE2.2 Esquema de identificador de la Organizacin = <rgano> eEMGDE4.1 Fecha de inicio del Expediente.
Identificador
rgano
Fecha apertura del expediente
Clasificacin
eEMGDE2.1 Secuencia de identificador de la "Actividad" qu e, mediante la "Relacin" correspondiente, aplica al "Expediente". Nota: Siendo el eEMGDE2.2 Esquema de identificador de la Actividad = <Esquema_procedimientos_organizacion> Elemento que indicar el estado del expediente, siendo sus posibles valores: - Abierto: Si no existe eEMGDE4.2 Fecha de fin del expediente. - Cerrado: Si existe eEMGDE4.2 Fecha de fin del expediente. Si ciudadano o persona jurdica: eEMGDE2.1 Secuencia de identificador del " Agente" de t ipo Persona que, a travs de una "Relacin" tipo "solicita" est vinculado al "Expediente". Si organizacin: eEMGDE2.1 Secuencia de identificador del " Agente" de t ipo Organizacin que, a tra vs de una "Relacin" tipo "soli cita" est vinculado al "Expediente". Nota: Siendo el eEMGDE2.2 Esquema de identificador de l a Organizacin = <rgano>
Estado
Interesado
Funcin foliado
resumen
eEMGDE16.1 Algoritmo empleado para la ge neracin de las huellas de los documentos incluidos en el expediente. Elemento que indicar el tipo de firma del ndice del expediente electrnico, siendo sus posibles valores: -Si CSV: eEMGDE17.1 Tipo de firma = CSV. - Si Firma electrnica basada en certificados: eEMGDE17.2 Formato de firma siendo eEMGDE17.1 Tipo de firma = Firma electrnica avanzada basada en certificados. Si eEMGDE17.1 Tipo de firma = CSV: eEMGDE16.2 Valor =Valor CSV. Siendo: eEMGDE16.1 Algoritmo = CSV. eEMGDE17.1 Tipo de firma = CSV.
Tipo de firma
Valor CSV
100
EXPEDIENTE ELECTRNICO Metadato

Definicin generacin CSV

eEMGDE2.1 Secuencia de identificador de la "Actividad" qu e, mediante la "Relacin" correspondiente, aplica a la generacin del CSV del Expediente. Nota: Siendo el eEMGDE17.1 Tipo de firma = CSV.
Tabla 120. Correspondencia de los metadatos mnimos obligatorios de Expediente electrnico con el e-EMGDE.
101
ANEXO II CORRESPONDENCIA DE LOS METADATOS COMPLEMENTARIOS CON EL e-EMGDE

DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS Metadato
Resolucin Tamao Idioma

eEMGDE14.7 - Resolucin. eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico. eEMGDE14.8.4 - Unidades. eEMGDE11 - Idioma.
Tabla 121. Correspondencia de metadatos complementarios de Digitalizacin de documentos con el e-EMGDE.
CONVERSIN ENTRE DOCUMENTOS ELECTRNICOS Metadato

Identificador del documento origen

eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador del "Documento" que, a travs de una "Relacin" tipo "convierte" indica el documento origen de la copia. Nota: Siendo el eEMGDE2.2 - Esquema de identificador del Documento origen= ES_<rgano_responsable>_<AAAA>_<ID_especfico> eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador que identifique la Poltica, tratada como una Regulacin que se relaciona con tipo "Co nversin" con el Documento. Nota: Siendo el eEMGDE2.2 - Esquema de identificador de la Regulacion = <Esquema_regulaciones_organizacion>
Poltica de conversin
Tabla 122. Correspondencia de metadatos complementarios de Conversin entre documentos electrnicos con el e-EMGDE.
102
ANEXO III EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO

Coordinador del proyecto
Amutio Gmez, Miguel A. MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA
Grupo de expertos: Administracin General del Estado

Agurruza Mutuberra, Jokin Alburquerque Pernas, Francisco lvarez-Cienfuegos Rico, Carmen lvarez Rodrguez, Miguel Amores Molero, Felipe Aragons Arribas, Flix Jess Arancn Carnicero, Concha Arranz Pumar, Candelas Arribas Tiestos, Manuel Arriero Salcedo, Gabriel Barrn Basterrechea, Jos Luis Beriso Gmez-Escalonilla, Pilar Berral Lpez, Alfonso Cabezas Manso, Laura Cancio Meli, Jorge Caero Villegas, Ismael Carrascal Bravo, Guillermo Casado Robledo, M Jess Cornejo Zahonero, Carlos Corral Guinea, Myriam Crespo Snchez, Juan Cubo Contreras, Aitor Cueva Calabia, Jos Luis Desantes Fernndez, Blanca Daz Fraile, Eduardo Escapa Castro, Luca Escudero Rivas, Carlos Esteban de la Torre, Alfredo Eusamio Mazagatos, Jos Antonio Fabeiro Sanz, Jorge Fernndez, Luis Fradua Garcia-Soto, Idoia Franco Espino, Beatriz Galindo Alonso, Olga Garcs Prez, Juan Carlos Garca Celada, Joseba Garca Garca, Emilio Garca Jimnez, Alfonso Garca Martn, Jos Aurelio Garca Martn, M Jess Gendive Rivas, Miguel INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. DE POLICIA y GUARDIA CIVIL MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. DE TRFICO MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DEL INTERIOR MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MEH TRIBUNAL ECONMICO ADMINISTRATIVO CENTRAL MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. POLICA Y GUARDA CIVIL MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO MINISTERIO DE PRESIDENCIA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE EDUCACIN MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA CENTRO CRIPTOLGICO NACIONAL MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE CULTURA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL CONSEJO GENERAL DEL PODER JUDICIAL MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE PRESIDENCIA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN
103
Gijn Romero, Francisco Gmez Raya, Jos Ignacio Gonzlez Corral, Isabel Gonzlez Rufo, M ngeles Gonzlez Brea, Julio Hernndez Carrin, Jos Luis Hernndez Gallardo, Diego Hernndez Jimnez, Francisco Hernndez Lpez, Juan Pablo Hernndez Maroto, M Dolores Hernndez Vicente, Severiano Iglesias Quintana, Manuel Igualada Gmez, Rafael Jaqueti Fuster, Francisco Javier Lapuente Perea, Jos Luis Lpez Crespo, Francisco Lpez Montilla, Borja Lucas Vegas, M Jos Manuel de Villena Cabeza, Luis Maes Guerras, Santos Marcos Martn, Carlos Martin Gordo, Flix Alberto Martn Lzaro, Francisco Jos Martn Marcos, Miguel Martnez Muoz, David Martnez Vidal, Miguel ngel Merchn Arribas, Montaa Moliner Aznar, Flix Montes Antona, Javier Muoz Montalvo, Juan Fernando Muoz Salinero, Elena Nieto Barrantes, Prado Ortiz Tovar, Eva Mara Otheo de Tejada, Josefina De Pablo Martn, Fernando De la Paz Rincn, Antonio Prez Galindo, Rafael Prez-Olea Meyer-Doner, Claudio Prez Fernndez, Francisco Prez Vzquez, Manuel Carlos Quesada Peas, Juan Luis Quintero Villarroya, Jos Luis Ramos, Juan Francisco Requejo Zalama, Javier Robledo Pascual , scar Rodrguez Hervs, Francisco Javier Rodrguez Escolar, Nimia Romera Iruela, Luis Enrique
MINISTERIO DE FOMENTO MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA AGENCIA ESTATAL DE METEOROLOGA MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN SERVICIO PBLICO DE EMPLEO ESTATAL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y COOPERACIN MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y COOPERACIN MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE SANIDAD Y CONSUMO MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE JUSTICIA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DEL INTERIOR MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA
Rodrguez Ramos, Miguel ngel MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO
104
Rubio Martnez, Javier Ruiz del Corral, Manuel Ruiz Madueo, Eloy Snchez Abad, M Pilar Snchez Dorronsoro, Gabriel Snchez Valle, Juan Norberto Santiago Freijanes, Marta Sanz Pulido, Antonio Serrano Merinero, Ana Mara Sim Ruescas, Leopoldo Triguero Garrido, Mario Turn Turn, ngeles Valcrcel Lucas, Pedro-Castor Valdivieso Snchez, Jos Luis Vallejo Echevarra, Maite Vega Fidalgo, Luis Miguel Vlez Fraga, Santiago Vinagre Bachiller, Jos Mara Viado Villuendas, Pilar Zapico Alonso, Alberto
MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE DE TRABAJO E INMIGRACIN GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE JUSTICIA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE JUSTICIA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE SANIDAD, POLTICA SOCIAL E IGUALDAD MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA
Comunidades Autnomas
Sez de Vicua Ortueta, Asier Espejo Martnez, Enric Garca Sexto, Mara Jos Forjn Gmez, Carlos Fernndez Lineros, Francisco Jos Salmern Portero, Jos Leal Zubiete, Juan Domnguez Murillo, Francisco Javier Ojeda, Juan Sebastin Garca de Bringas Javier Perera Domnguez, Manuel Rodrguez Rodrguez, Juan Carlos Gonzlez Alonso, Borja Gutirrez Lecue, Miguel ngel Olivares Snchez, Pedro Gonzlez, Elena Gil Palmero, Fernando Quereda Rdenas, Rosa Gil Herrero, Francisco Javier Borque Almajano, Julio Puyoles Hernandez, Santiago Cantabrana Gonzlez, Ricardo Lozano Cantn, Mara ngeles Pascual Nobajas, Ana Navasa Martnez, M de los ngeles
GOBIERNO VASCO (EJIE SOCIEDAD INFORMTICA DEL GOBIERNO VASCO) GENERALITAT DE CATALUA (CONSORCI ADMINISTRACI OBERTA ELECTRNICA DE CATALUNYA) XUNTA DE GALICIA
XUNTA DE GALICIA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA GOBIERNO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS GOBIERNO DE CANTABRIA GOBIERNO DE CANTABRIA GOBIERNO DE LA REGIN DE MURCIA GOBIERNO DE LA REGIN DE MURCIA GENERALITAT VALENCIANA GENERALITAT VALENCIANA GENERALITAT VALENCIANA GOBIERNO DE ARAGN GOBIERNO DE ARAGN GOBIERNO DE ARAGN GOBIERNO DE ARAGN JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA-LA MANCHA GOBIERNO DE CANARIAS
105
Eugenio Baute, Francisco Garca Alberto, Juan Carlos del Rosario Verd, Rafael Carlos Ferrer Quintana, Jos Damin Milln Muoz, Mara Jess Alfaro Duarte, Fernando Arlegui Ochoa, Luis Gragera Rodrguez, Jaime Arroyo Prez, Rafael Esteban, Jos Luis Marn, Pepa Lpez-Manzanares Beltrn, Nicols Snchez Melero, Arturo Ords Alonso, Jorge
GOBIERNO DE CANARIAS GOBIERNO DE CANARIAS GOBIERNO DE CANARIAS GOBIERNO DE CANARIAS GOBIERNO DE CANARIAS GOBIERNO DE NAVARRA GOBIERNO DE NAVARRA JUNTA DE EXTREMADURA JUNTA DE EXTREMADURA GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID (AGENCIA DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES DE LA COMUNIDAD DE MADRID) GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID (AGENCIA DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES DE LA COMUNIDAD DE MADRID) JUNTA DE CASTILLA Y LEN
Corporaciones Locales
Gonzalo Muoz, Javier Serrano Quintana, Juan Manuel FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS
Universidades
Ario, Luis Alfons Guijarro Coloma, Luis
CONFERENCIA DE RECTORES DE LAS UNIVERSIDADES ESPAOLAS, UNIVERSITAT ROVIRA I VIRGILI UNIVERSIDAD POLITCNICA DE VALENCIA
Otras Instituciones
de Ocaa Lacal, Daniel TRIBUNAL CONSTITUCIONAL
Con la participacin especial de los expertos

Delgado Gmez, Alejandro Llans Sanjuan, Joaquim AYUNTAMIENTO DE CARTAGENA UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA
Consultor externo
Instituto Nacional de Tecnologas de la Comunicacin S.A. (INTECO)
106

Esquema de Metadatos E-EMGDE-Publicacion Oficial-2012

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ESQUEMA DE METADATOS PARA LA GESTIN DEL DOCUMENTO ELECTRNICO (e-EMGDE)

Documentacin complementaria a la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

Histrico de versiones del documento

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

DEFINICIN Y CARACTERSTICAS PRINCIPALES DEL e-EMGDE

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

2.1. Modelo entidad-relacin

Expediente Documento simple

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

Evento de gestin de documentos

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

Este modelo se expresa en la Figura 1:

Figura 1. Cobertura de los metadatos para la gestin de documentos electrnicos.

Las entidades implicadas en el expediente seran: Agente

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

A un primer nivel de anlisis, tenemos un solo tipo de entidad, el Documento.

Figura 2. Aproximacin sistmica.

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

2.2. Alcance y aplicacin del esquema

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

DESCRIPCIN GENERAL DEL ESQUEMA E-EMGDE

3.1. Caractersticas del esquema

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

3.2. Estructura del esquema

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

3.3. Consideraciones de uso

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

DESARROLLO DEL E-EMGDE

4.1. Tabla resumen del e-EMGDE

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

OBLIGATORIEDAD Condicional Documento Obligatorio Opcional

APLICABILIDAD Regulacin Actividad Relacin Agente

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

OBLIGATORIEDAD Condicional Documento Obligatorio Opcional

APLICABILIDAD Regulacin Actividad Relacin Agente

Tabla 6. Listado de elementos de metadato que componen el e-EMGDE.

4.2. Descripcin de elementos y sub-elementos

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

Indicacin acerca de la posibilidad de automatizar la asignacin del valor 3 :

Susceptible cumplimentado automticamente.

: Repetible de manera no limitada.

En el : En un momento punto de posterior. captura

-: Contiene subelementos tanto en el punto de captura como en otro momento.

Valores Valor por defecto

Finalidad Comentarios Ejemplos

Tabla 7. Plantilla de descripcin de elementos y sub-elementos.

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

4.3. Esquema de metadatos

Tabla 8. Descripcin Metadato eEMGDE0 - Tipo de entidad.

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

Tabla 9. Descripcin Metadato eEMGDE1 - Categora.

Esquema Valor por defecto ISO 23081 -

eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador eEMGDE2.2 - Esquema de identificador No aplica. No aplica. Identificacin.

Tabla 10. Descripcin Metadato eEMGDE2 - Identificador.

eEMGDE2.1 - SECUENCIA DE IDENTIFICADOR

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE)

eEMGDE2.1 - SECUENCIA DE IDENTIFICADOR

Tabla 11. Descripcin Metadato eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador.