Instituto Tecnolgico De Mrida Campus Poniente Fundamentos de Gestin Empresarial Prof.

Bernardino Arguelles Planeacin T1U3 IG2 Integrantes Ceh Arjona Neri Deyanira Gonzlez Guay Vivian Loretta Martnez Chiclin Abner Isaac Miranda Cobos Fernanda Danae Romn Lima Gerardo

22 de octubre del 2012

3. PLANEACIN Las organizaciones sean productoras de bienes materiales como alimentos, vestidos, calzados o prestadoras de servicios como luz, telfono o educacin, son sistemas o interrelaciones de trabajo, cuya razn de ser es la de satisfacer las necesidades de una sociedad. El concepto de organizacin en sentido amplio, refiere a estructura, orden, armona, equilibrio, bienestar. Si nos centramos en el mundo de las instituciones o de las empresas, una organizacin se basa en relaciones de trabajo (que implican orden, armona, equilibrio), para producir bienes o servicios. Una organizacin est constituida por recursos humanos personas; por recursos materiales (equipos, mobiliario) y por recursos financieros, lo cual le permite funcionar como un sistema y lograr sus objetivos dentro de la comunidad donde se encuentra ubicada.

Las empresas pueden tambin clasificarse por su tamao, as tendremos la gran empresa (con cientos o miles de empleados), la mediana (hasta con doscientos empleados), la pequea (hasta veinte empleados) y la microempresa (hasta cinco empleados).

Componentes de una Organizacin: Independientemente del tamao y de quien sea el dueo de la organizacin, bien sea el Estado, el Sector Privado, una Cooperativa o una Microempresa, para que sta pueda funcionar debe ser rentable y/o cumplir con sus objetivos y metas, pero para ello primero se debe crear una planeacin y/o estrategia.

3.1 Concepto e importancia de la planeacin. Con esta denominacin se trata de englobar los aspectos relativos a planificacin organizacional, es decir, cuando se habla de estrategia se hace referencia al conjunto de acciones orientadas al logro de los objetivos, tomando en cuenta el entorno y las caractersticas internas de la misma empresa. La importancia de la planeacin consiste en el proceso a travs de cual se analiza la situacin actual (dnde estamos), se establecen objetivos (dnde queremos llegar), y se definen las estrategias y cursos de accin (cmo vamos a llegar) necesarios para alcanzar dichos objetivos. A la Planeacin se le puede aceptar como tcnica para resolver problemas relacionados con sistemas creados por el hombre, principalmente en las reas de direccin, ingeniera y administracin; problemas identificados al existir una discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea.

En la solucin de problemas resulta estril ganar conocimientos cuando estos no se acompaan de una gran capacidad imaginativa, misma que lleve a inventar nuevos arreglos, a implementar soluciones pensadas; aunque tampoco ello es suficiente, pues esa capacidad creativa y esos conocimientos tambin son intiles si no existe un genuino deseo de cambio

3.2 Principios de planeacin. As pues, la estrategia comprende la misin, la visin, los objetivos, las estrategias propiamente dicha y los planes de accin. Las organizaciones son creadas para producir algo, conociendo su estrategia y todo lo que ella abarca, podemos conocer la naturaleza y orientacin de una empresa u organizacin.

Misin La Misin es definicin de la empresa en el momento presente. Es la razn de ser como organizacin. Contiene la identificacin de sus competencias (producto, mercado y alcance geogrfico) Visin La Visin es la ubicacin de la empresa en escenarios futuros. Es ms que un sueo, puesto que debe ser viable, realista y medible en el tiempo. Es la imagen clara del estado deseado, que logra motivar a los miembros de la organizacin a convertirlo en realidad. Objetivos Son las guas que le dan direccionalidad a la empresa, describen el futuro deseado, de all que tengan una relacin estrecha con la visin de la organizacin. La empresa de

consumo masivo, defini uno de sus objetivos: Constituirse en una empresa productora a nivel subregional de detergente industrial, exportadora y competitiva. Metas Es el resultado especfico, esperado en el corto, mediano o largo plazo y que responde al progreso deseado hacia un objetivo. Se expresa en el cunto y cundo. Procesos Otro elemento de la organizacin es el proceso de la Planificacin y todos sus componentes. Se entender por procesos la secuencia de actividades diseadas y ejecutadas de forma coordinada para lograr producir segn lo previsto .Los procesos son la manera, el cmo, la organizacin concibe sus relaciones de trabajo productivo. Es el trayecto que ocurre entre el ingreso de los insumos y la salida de productos o servicios. Estos procesos tienen que ser congruentes o responder a la misin, visin, objetivos y planes de la empresa u organizacin.

3.3 Tipos De Planeacin. Desde su aceptacin en el mundo occidental, han existido diferentes corrientes de la Planeacin, en trminos prcticos podemos considerar importantes las siguientes:

Planeacin Prospectiva

Ante un entorno cambiante e incierto, la Planeacin prospectiva ha venido cobrando cada vez mayor importancia. Hoy da empresas, gobiernos e instituciones acadmicas de todos los pases desarrollados y an, un gran nmero de los menos desarrollados realizan o comisionan estudios de prospectiva de manera sistemtica.

Los estudios de prospectiva, insumo de gran importancia y utilidad para los procesos de planeacin, permiten entre otras cosas:

Identificar tendencias y posibles cambios en ellas, as como la posible ocurrencia de eventos de gran impacto potencial sobre el futuro ; Explorar futuros alternos, elaborando escenarios posibles y/o deseables del futuro; Identificar estrategias alternativas de largo plazo, detectando decisiones clave y estimando su posible efecto.

Planeacin Normativa

Tiene una orientacin sistmica, participativa y fuertemente orientada hacia el futuro deseado, a los ideales o fines ltimos. El primer resultado del ejercicio de Planeacin es el diseo de la imagen deseada, la cual es producto de de los valores y estilos de la organizacin. Los ideales conforman una serie de criterios para la seleccin de objetivos, se conciben como aproximaciones operativas de los ideales. Posteriormente se definen las polticas, estrategias y tcticas que procuren lograr la imagen propuesta.

Planeacin de investigacin-accin.

Transforma el conocimiento en accin por medio de una secuencia ininterrumpida de relaciones interpersonales. Promueve el aprendizaje mutuo e efectivo mediante el

dialogo de las personas interesadas. Se concentra en los cambios organizacionales con una orientacin bsica hacia la accin y la movilizacin de los recursos necesarios.

3.4 Proceso de planeacin Los pasos necesarios para realizar una planeacin o planificacin, son los siguientes: 1. Anlisis de la situacin actual

En primer lugar debemos hacer un anlisis externo, que nos permita conocer la situacin del entorno y detectar oportunidades y amenazas, y un anlisis interno, que nos permita conocer el estado o capacidad de la empresa y detectar fortalezas y debilidades.

En el anlisis externo evaluaremos las fuerzas econmicas, sociales, gubernamentales, tecnolgicas; as como a la competencia, clientes y proveedores. Evaluaremos aspectos que ya existan, as como aspectos que podran existir (tendencias). Y en el anlisis interno evaluaremos los recursos con que cuenta la empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnolgicos, etc.

2. Establecer objetivos Una vez realizado el anlisis de la situacin, pasamos a establecer los objetivos de la empresa, de acuerdo a los recursos o la capacidad que sta posea, y de acuerdo al entorno externo que hemos analizado.

3. Formular estrategias

Una vez que hemos establecido los objetivos, pasamos a determinar las estrategias o las acciones que vamos a tomar, necesarias para alcanzar dichos objetivos. Las estrategias propiamente son un conjunto amplio de orientaciones y programas con un horizonte de mediano plazo, representa como ya se indic, la razn de ser de la empresa (misin), los objetivos (visin) y sus planes de accin Algunas estrategias pudieran ser:

Conocer la oferta y demanda del producto en la subregin. Consolidar la marca. Disear nuevos productos o innovar en los ya existentes. Abarcar el mayor mercado posible

4. Disear programas o planes de accin Una vez determinadas las estrategias o las acciones que vamos a tomar, pasamos a desarrollar los programas o planes de accin, que consisten en documentos en donde se especifica cmo se van a alcanzar los objetivos propuestos, es decir, cmo se va a implementar o ejecutar las estrategias o acciones formuladas. Este es la programacin de actividades para cumplir las metas, responde a preguntas operativas de cunto (inversin), cundo (tiempo), quin (recurso humano), ello a fin de lograr lo establecido en las estrategias. En dichos programas o planes, debemos especificar: Los pasos a seguir, qu tareas se van a realizar, necesarias para implementar o ejecutar las estrategias o acciones; la asignacin de recursos, qu recursos se van a utilizar y cmo se van a distribuir. Los responsables: quines sern los encargados de llevar a cabo,

implementar o ejecutar las estrategias o acciones. El cronograma con fechas y tiempos: cundo se implementarn o ejecutarn las estrategias o acciones, y en qu tiempo se obtendrn resultados y el presupuesto: cunto se invertir en la implementacin o ejecucin de las estrategias o acciones.

3.5 Tipos de planes La planeacin en una empresa, bsicamente puede ser de dos tipos: planeacin estratgica y planeacin tctica:

Planeacin estratgica

En la planeacin estratgica se analiza la situacin actual, se establecen los objetivos generales de la empresa, y se disean estrategias, cursos de accin y planes estratgicos necesarios para alcanzar dichos objetivos; planes que afectan una gran variedad de actividades y que parecen simples y genricos. La planeacin estratgica se realiza a nivel de la organizacin, es decir, considera un enfoque global de la empresa, por lo que debe ser elaborada por la cpula de la empresa, y ser realizada a largo plazo, en teora, para un periodo de 5 aos a ms, aunque en la prctica se suele realizar para un periodo de 3 a 5 aos, debido a los cambios del mercado.

Planeacin tctica

En la planeacin tctica se analiza la situacin actual, se establecen los objetivos especficos o metas de la empresa, y se disean estrategias, cursos de accin y planes tcticos necesarios para lograr dichos objetivos; planes que a diferencia de los planes estratgicos, tienen un alcance ms estrecho y limitado, y se establecen con mayor detalle.

La planeacin tctica se realiza a un nivel funcional, es decir, considera solamente cada departamento o rea de la empresa, por lo que debe ser elaborada por los responsables o jefes de cada rea, y ser realizada a mediano plazo, para un periodo de 1 a 3 aos.

3.6 Aplicacin de una tcnica

1. Tcnicas Cuantitativas: En estos tipos de tcnicas se presentan la aplicacin de mtodos racionales (matemticos y lgicos), esto implicara estudiar el modelo matemtico establecido por la tcnica que se desee aplicar, resultando siempre una cantidad numrica (ndice) que puede ser comparado con otros ya establecidos.

Las tcnicas cuantitativas ms utilizadas en los negocios son:

Investigacin de operaciones Redes CPM (Mtodo de Ruta Critica) Redes PERT (Evaluacin de Programa y Tcnica de Revisin) Arboles de Decisiones Estudio de factibilidad Simulacin La siete herramientas bsicas de Ishikawa Anlisis de Entorno Grafica de Gantt (de Barras) Diagrama de Proceso y de Flujo

2.

Tcnicas Cualitativas:

Estos tipos de tcnicas se presentan mtodos no matemticos basados en confrontaciones, comparaciones, consensos, entre otros. Las tcnicas cualitativas ms utilizadas en los negocios son: Crculos de calidad y equipos de mejora

Tormenta o lluvia de ideas Sinectica Decisin por Consenso Delphi Pecera Grupos TGN Negociacin Colectiva

3.

Tcnicas Generales:

Son tcnicas que se aplican a todo el proyecto.

4.

Tcnicas Especficas:

Son tcnicas que solo se aplican en un rea funcional y/o particular.

Estructura La estructura organizativa de la empresa es el conjunto de relaciones formales de trabajo, que remiten a una funcin, rol o responsabilidad de las personas dentro de la empresa, habla del grado de divisin del trabajo que hay en la organizacin. Existen diferentes tipos de estructura dependiendo igualmente del tipo de organizacin y del

producto o servicio que prestan; del tamao y de quien sea el dueo, es decir, si es pblica, privada, etc.

Sistemas Los sistemas gerenciales en sentido amplio son el conjunto de procedimientos que ponen a funcionar la organizacin. Los sistemas son la manera como la organizacin disea y pone en marcha relaciones interconectadas, normalizadas, que le permiten conducir ordenadamente la organizacin. En una empresa se pueden ubicar, los siguientes sistemas: Sistema de planificacin: Permite darle direccionalidad y rumbo a la organizacin. Sistema de presupuesto: Sirve para la estimacin de los recursos necesarios (inversiones, gastos, equipos). Sistema administrativo: Sirve para la ejecucin y el manejo de las compras, los pagos, los inventarios, los cobros, mercadeo de los productos. Sistema de recursos humanos: Para la seleccin, empleo, entrenamiento, promocin, evaluacin y desarrollo del personal de la empresa. Sistema de control: Para el monitoreo, seguimiento, evaluacin, control de inventarios, de gestin, de produccin.

Sistema de informacin: Medios de comunicacin (informatizada, manual, verbal, etc.) que hacen que las relaciones entre los diferentes sistemas de la organizacin sean fluidas, oportunas, tiles.

Infraestructura: Las organizaciones adems de relaciones de trabajo, son un espacio fsico, entindase fbrica, oficina, equipos, en fin, elementos materiales donde se realizan los procesos. La planta fsica, infraestructura o edificacin para el trabajo, debe ser cnsona con los objetivos de la organizacin y respetuosa del bienestar de su recurso humano. La calidad de vida laboral no es solamente motivacin y moral para desempearse en un puesto y contribuir al logro de la meta de la empresa, incluye tambin las condiciones de las edificaciones, los servicios de luz, agua, ventilacin, instalaciones sanitarias, la proteccin y la seguridad del personal, el mantenimiento de los equipos, los alarmas y seguros contra incendios y accidentes, reglas y normas de seguridad industrial, que contribuyen al cuido, proteccin y mejor desempeo de los empleados.

Desempeo De forma general desempearse (liberarse de lo empeado), es cumplir con lo acordado, de all que en las organizaciones, el desempeo es la traduccin tangible (real) de los compromisos laborales, a los fines de cumplir con las metas. Es decir, el desempeo es la expresin real de la productividad de la organizacin, dice del comportamiento coordinado de sus diferentes sistemas, mide el cumplimiento en la entrega de los productos o servicios, ofertados a los clientes o usuarios.

El superar sus niveles de desempeo, hace de los grupos de trabajo verdaderos equipos de mejoras, ya que el superar el nivel de produccin esperado, habla de procesos de calidad, correctivos y ajustes -ahorros y beneficios- para la organizacin, el usuario, el trabajador.

Finanzas Este es un elemento clave en las organizaciones, ya que la salud financiera, o el manejar acertadamente las finanzas, nos habla de empresas que se mantendrn en el mercado. El recurso financiero como el dinero, las cuentas, son realidades de la organizacin. El control de este aspecto permite inversiones, adquisicin de insumos y equipos, mejoramiento de los sueldos y salarios, mayores ganancia. Una organizacin financieramente bien manejada, abre posibilidades de crditos externos para el desarrollo de nuevos productos, ampliacin de la planta fsica, consolidacin de la empresa en el mercado. La planificacin financiera, el cumplimiento de sus estrategias y planes, en concordancia con la planificacin general de la empresa, es una de las principales fortalezas que poseen las organizaciones. El saber realizar un presupuesto y ejecutarlo, as como invertir, o como se dice comnmente colocar el dinero en los bancos por lapsos para que se capitalice, son algunas acciones financieras elementales que unidas a un buen sistema de informacin de soporte, beneficiar grandemente a la organizacin.

Personal y Conocimiento El recurso humano y el conocimiento que este personal aporta a la organizacin es uno de los principales capitales de la empresa. El capital humano es fuente de innovacin, creatividad, movilizacin y liderazgo, hacia el logro de los objetivos. En los hombres y mujeres de las organizaciones, se personifica el saber y el conocimiento que hace progresar a las empresas, unido claro est, a otros elementos de naturaleza tcnica. El conocimiento del negocio y el planificar y desarrollar la capacitacin del personal a mediano y largo plazo en los asuntos, conocimientos y el hacer relacionado con la organizacin, constituye uno de sus principales capitales: el poder de la experticia (experiencia, habilidad, experimentacin). En los ltimos aos, dada la velocidad de los cambios en las sociedades y las organizaciones, el conocimiento como proceso que agrega valor a la empresa, ha tenido que contratarse en algunas reas fuera de la organizacin, es decir, asesores, bancos de informacin sobre la competencia, empresas contratistas que apoyan temporalmente a las organizaciones en el cumplimiento de sus objetivos. La Cultura Organizacional es el repertorio de conductas, la manera de proceder y actuar una organizacin en concordancia con los objetivos y metas. La cultura en cuanto conducta habla de las caractersticas, propiedades, tipologa y forma de conducirse de los diferentes miembros de la empresa, la cultura refleja la imagen de la organizacin. Los valores son los principios-guas que orientan y comparten los miembros de una organizacin, son creencias que energizan o motivan al cumplimiento de acciones. Los valores son factores, convicciones que agrupan, cohesionan y pueden lograr que una empresa sea ms o menos competitiva.

En conclusin la traduccin de lo planificado en actividades concretas, su ejecucin, por estar tan relacionado con el tema del tiempo productivo en la empresa, se retomar para suministrar herramientas que permitan chequear el previsto y normal desarrollo. Las actividades y/o tareas son las acciones concretas, las cuales segn el tiempo y los recursos asignados y pautados permitirn el logro de las metas en la empresa. El Plan de Accin es la programacin anual de estas actividades, previstas en las estrategias e incluye a las personas responsables en su realizacin, el tiempo a requerir para ello y la inversin. Es importante destacar que la esencia de la ejecucin de tareas y de la administracin eficaz del tiempo, radica en la capacidad del recurso humano de organizar y llevar a cabo las prioridades de forma equilibrada. El saber establecer prioridades en la marcha y hacer balances y diferenciar lo administrativo de lo estratgico, es de gran utilidad, no es solamente ser disciplinado sino estar conectado con los objetivos y las metas. El autor Stephen Covey seala la necesaria estructuracin del tiempo y recomienda un cuadro o matriz de doble entrada donde se cruzan lo urgente y lo no urgente con lo importante y no importante. Su chequeo peridico permite retomar el equilibrio en la jerarqua, ya que si aceptamos tareas que no aportan nada significativo, se queda en segundo plano lo prioritario, y entonces es una entrega que no es oportuna o un servicio prestado fuera de tiempo.

El Cronograma Con esta denominacin se unifican dos conceptos que son tiempo (crono) programa (secuencia ordenada de actividades). El cronograma es una herramienta que permite visualizar y seguir en el tiempo el progreso de los proyectos o tareas.

Herramientas para el seguimiento de tareas o actividades As como el cronograma existen otras herramientas de seguimiento. Dentro del enfoque de Calidad Total, se habla del mejoramiento continuo de los procesos, este es considerado el hilo conductor que permite medir el desempeo actual y las mejoras de los productos o servicios, tanto en calidad y diseo como en cantidad.

As pues se conocen herramientas como el histograma de frecuencia o el diagrama de barras que muestran el comportamiento de los procesos en las empresas. Igualmente existen otros recursos sencillos para desagregar las actividades, y tomando la semana como unidad de tiempo, este nivel de seguimiento va de lo sencillo a lo complejo dependiendo de la empresa. El tener la nocin de medir y seguir los procesos es importante tenerlo en cuenta, as como visualizar la necesaria y el til empleo de los indicadores Otro aspecto de gran importancia es la evaluacin de los procesos y actividades, lo cual permite establecer correctivos, aprender de la experiencia, analizar el rendimiento obtenido. En el caso de evaluacin de productos, el enfoque y/o rea de control de calidad tiene mucha injerencia, al desarrollar chequeos y ceirse a normas internacionales para nivelar la calidad esperada de los productos. Para las organizaciones de servicio los instrumentos de verificacin o mejoramiento ms utilizados son las entrevistas, los cuestionarios, las encuestas y sugerencias de los clientes, donde de forma directa se verifica el nivel de satisfaccin. En sentido general, son muy conocidas algunas herramientas para la medicin y el mejoramiento de los procesos y resultados en la empresa, herramientas tales como:

Histograma de frecuencia Grfico de control Diagrama de Pareto Diagrama Causa-Efecto

Bibliografa
Escorche Vctor (1990) Gerencia de Equipos, Caracas, Holos Consultores, 54 p. SENAFAD (1985) Administracin de pequeas empresas, Colombia. 14-60 p. Chiavenato, Idalberto. Administracin De Recursos Humanos. Editorial: Mcgrawhill.