Introduccin

Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentacin de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisin constante sobre los sistemas, mtodos y procedimientos en la ejecucin operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Toda empresa necesita en algn momento documentar el trabajo que realizan los empleados, para poder llevar a cabo un proceso. La necesidad de establecer manuales administrativos surge por varias razones y llevan a las organizaciones a plasmar todos los procedimientos que se siguen en el desarrollo del trabajo diario. Con frecuencia muchas empresas se ven en la situacin de absoluto desconocimiento del trabajo que es llevado a cabo por un empleado que se enferma, es despedido o se retira de la empresa quedando la posicin sin posibilidades de ser cubierta inmediatamente, por cuanto no hay quien entrene o capacite al suplente o nuevo trabajador sobre las labores a realizar.

Definicin de manuales administrativos Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Ventajas y desventajas de los manuales administrativos Ventajas: 1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin. 2. Facilita el estudio de los problemas de organizacin. 3. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. 4. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave. 5. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin. 6. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien. 7. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos. 8. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar. . 9. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. 10. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo.

11. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal. 12. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo. 13. Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin. Desventajas: 1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da. 3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez. 4. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. 5. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto. 6. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad. 7. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. 8. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

Clasificacin de los Manuales administrativos Existen diversas clasificaciones de los manuales, pero que pueden resumir de la siguiente manera: Por su contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Manual de organizacin: Su propsito es dar en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Por su funcin especfica: Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar que pueden ser: Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin. Manual de compras: Consiste en definir el alcance de compras y los mtodos a utilizar que afectan sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada.

Por su funcin General: Se refiere a todo el organismo en su conjunto, los cuales pueden ser: Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo. Manual general de procedimientos: Tambin es el resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo social. Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin superior.

Manual especifico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de un rea especfica (personal). Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad, Manual especifico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", en un rea especfica de la organizacin. Manual especifico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo.

Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos

Diseo del proyecto La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusin en interpretacin de su contenido por parte de quien los consulta. Responsables Es indispensable prever que no quede diluida la responsabilidad de la conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe asignarse a un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. Delimitacin del universo de estudio Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una

organizacin tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en l; para ello, deben realizar: Estudio preliminar Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea donde se va a actuar. Fuentes de informacin Hace referencia de las instrucciones, reas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de informacin de donde se pueden obtener datos para la investigacin. Entre las ms representativas se puede mencionar: Preparacin del proyecto conseguido los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:

Propuesta tcnica, que a su vez debe incluir: - Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos preparados con anterioridad. - Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar. - Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las ventajas que ello reportara a la organizacin. - Objetivos: logros que se pretenden alcanzar. - Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecucin. - Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organizacin, sus productos y/o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno. - Alcance: rea de aplicacin que cubre el estudio en trminos de ubicacin en la estructura orgnica y/o territorial.

- Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para desarrollarlo.

- Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros que demanda su ejecucin. - Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de accin y asignacin de recursos. - Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

Programa de trabajo, que debe especificar: - Identificacin: nombre del manual. - Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del manual. - rea(s): universo bajo estudio. - Clave: numero progresivo de las actividades estimadas. - Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar la informacin. - Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades. - Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase. - Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes. - Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo. - Reportes de avance: seguimiento de las acciones. - Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avance.

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Conclusin Los manuales son la excelencia de documentos organizados y herramientas utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos, cada una de las tcnicas de documentacin poseen sus ventajas y desventajas por lo que ello deber ser tomado en cuenta al tomar decisiones al respecto al cual usar apoyo para los empleados de la gerencia. A medida que las empresas crecen estn van estableciendo normas y pautas acerca de cmo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Por esta razn los manuales son de suma importancia, ya que, en ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organizacin; a travs de ellos se logra evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Adems son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su resea histrica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

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Anexos

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Bibliografa

Normas APA (2002), Normas APA- UNERMB (2004), Normas APA-UPEL (2006).Transcripcin y Diseos: Prof. Marcelo Ballester B. / febrero, 2007 Fernando Catacora. Sistema y procedimientos contables. Universidad Catlica Andrs Bello. Editorial Mc Graw Hill.

http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-19.htm http://es.wikipedia.org/wiki/

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