El observador | SAP Club 23

Beneficios de la estandarizacin en la pequea y mediana empresa

El retorno de la estandarizacin
El impacto de pasar de un entorno independiente a uno estndar es claro: establecer mayor visibilidad y control de todos los procesos de negocio. La consultora Forrester analiza en el estudio El impacto econmico de la estandarizacin en la plataforma SAP las ventajas de adoptar una plataforma estndar para las pequeas y medianas empresas. La principal, un rpido retorno de la inversin.

Cuando las compaas se plantean renovar sus sistemas y adquirir una plataforma estndar, una de sus principales preocupaciones es saber cundo van a recuperar esa inversin que, para muchas de estas empresas, suele suponer un esfuerzo importante. Y es que, decidirse por un sistema estndar es algo que siempre se tiene en consideracin, ya que stos ofrecen un mayor ahorro desde el primer momento en que la nueva plataforma comienza a funcionar, adems de un mejorado y completo control de todos los procesos de negocio para, finalmente, recibir el retorno de la inversin de manera rpida. El estudio de la consultora Forrester sobre el impacto econmico de las plataformas estndar en la pyme demuestra que este paso a plataformas nicas permite fortalecer sus recursos de software y hardware, a la vez que se reduce el gasto en ellos, haciendo que necesiten dedicar menos recursos a la administra6

cin de sistemas y reduciendo los costes operativos. El proceso de cambio de plataforma se traduce en reduccin de costes en formacin, disminucin del tiempo de reaccin ante incidencias, cambios de la compaa y alteraciones del mercado. Adems, se reduce drsticamente el tiempo de respuesta y se consigue maximizar la disponibilidad de la plataforma. SAP seleccion a la consultora Forrester para el desarrollo de este estudio por su experiencia en herramientas ERP y su metodologa Total Economic Impact (TEI), que no slo mide los costes y su reduccin, sino que tambin estudia y calcula el valor que aporta la tecnologa a todos los procesos del negocio. Para este estudio Forrester emple tres elementos fundamentales de su metodologa TEI para estudiar el impacto financiero de la estandarizacin en las pymes: 1. Coste y reduccin de costes

2. Beneficios para toda la organizacin 3. Riesgo por el incremento de las inversiones en TI Por qu estandarizar? El estudio de Forrester demuestra que las pymes que se deciden por adoptar plataformas estndar encuentran un fuerte impulso en todos sus procesos de negocio. La idea de que las plataformas estndar slo estn disponibles para la gran empresa y a precios muy elevados simplemente ya no es real. Ahora la tecnologa estndar diseada especficamente para la pyme es muy potente y puede cubrir las necesidades de estas empresas. Hoy en da los productos ERP son mucho ms completos y ofrecen a las pymes soluciones mucho ms exhaustivas que las que existan antes. Los antiguos sistemas ERP no contaban normalmente con mdulos para dar soporte a todas las reas del negocio y, si existan, solan requerir un desarrollo adicional para

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llevar a cabo el trabajo que la compaa necesitaba. Actualmente los completos ERP dedicados a la pyme existentes en el mercado reducen la necesidad de adquirir muchas y diferentes soluciones para las distintas reas de negocio. Para estas reas concretas las empresas suelen seleccionar aplicaciones independientes entre un amplio abanico de soluciones disponibles por los distribuidores. Menor gasto en todas las reas Uno de los factores clave que empuja a las compaas a cambiar sus plataformas a medida y adoptar una estndar es que obtienen un gran ahorro a medio y largo plazo en todos los departamentos de la compaa y de manera muy rpida. Asimismo, este estudio de Forrester demuestra que las pymes que se deciden por estandarizar reducen ampliamente sus costes operacionales y de soporte. Una de las compaas estudiadas, Ditan,

descubri que era capaz de reducir los gastos de soporte a travs de la consolidacin de entre el 23% y el 24% del equipo de soporte durante los picos ms altos de demanda. As, esta compaa fue capaz de conseguir mayores ahorros en este mbito ya que no tuvo la necesidad de contratar otro equipo adicional de apoyo cuando ms soporte necesitaba. Otra de las empresas estudiadas por Forrester para desarrollar este estudio, Entegris, fue capaz de ahorrar en torno al 33% de los costes de soporte ya que, durante su proceso de fusin con otra compaa, pudo integrar rpidamente su infraestructura gracias a que las plataformas de las dos empresas son estndar. Los ahorros de contratacin de personal externo e interno en este tipo de procesos de integracin y fusin pueden ser muy grandes si las plataformas con las que cuentan ambas compaas no son estndar. Por otra parte, el uso de una plataforma estndar tambin supone un fuerte

ahorro en el rea relativa a la formacin del equipo de TI. Teniendo en cuenta que los equipos de tecnologa requieren formacin especfica y continuada (habitualmente muy cara y que necesita dedicar mucho tiempo), contar con una nica plataforma, de un nico proveedor, permite a las organizaciones ahorrar porque los usuarios no tienen la necesidad de recibir esa formacin sobre diferentes productos, slo en esa plataforma nica que ha adoptado la empresa. Menos equipos Siguiendo con las ventajas detectadas por el informe de Forrester, otra consecuencia comn de la estandarizacin es el ahorro de costes en equipos de hardware. La compaa en este nuevo entorno no necesita disponer de tanto material para controlar el nuevo sistema estndar al estar centralizado en un nico equipo. Adems, se pueden aglutinar los equipos de todas las reas y departamentos
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pudiendo ser reutilizados en otras. Por ejemplo, una de las compaas estudiadas, SUMCO, descubri a travs de la consolidacin de su hardware que era capaz de ahorrar en torno al 30% de sus costes de equipos a travs de la integracin de sus servidores en una nica plataforma. Para conseguir estos beneficios, el modelo supone que el sistema requiere menos servidores que los combinados requerimientos de un sistema de mltiples plataformas. A travs de la adopcin de plataformas estndar se demuestra que una tercera parte del hardware (bsicamente servidores y equipos de almacenamiento) puede ser reutilizado. El uso de una plataforma nica elimina tambin la necesidad de integracin entre sistemas, siendo la recopilacin y recuperacin de datos mucho ms sencilla. Por su parte, este uso racionalizado del tratamiento de datos hace que los usuarios necesiten menor inversin de tiempo y dinero en la gestin del inventario, produciendo mucho ahorro en recursos tanto econmicos como de personal y de tiempo. Concienciacin ante el cambio Pero uno de los factores determinantes para que el proceso de estandarizacin sea firme y por tanto el retorno de la inversin sea rpido y efectivo es la concienciacin por parte de la direccin de necesidad de cambio y adopcin de plataformas estndar. Contar con un

equipo directivo consciente de los beneficios y de la necesidad de estandarizacin es bsico para que los plazos se cumplan y el proceso se lleve a cabo con xito. Adems, para las compaas estudiadas, cumplir los plazos de implantacin marcados es imprescindible para que el retorno de la inversin sea efectivo y rpido. Aquellas compaas que cumplan los plazos de implantacin en un periodo de entre tres y nueve meses son las que mayores xitos consiguen y el retorno de la inversin es ms efectivo. Este equipo de direccin tambin debe tener en cuenta que el proceso de integracin de una plataforma estndar no es gratuito ni sencillo. Han ser conscientes tambin de que puede haber incrementos de costes durante el proceso que hay que prever, junto con otros riesgos como los relacionados con la viabilidad del distribuidor de continuar ofreciendo la tecnologa que requiere el crecimiento de la compaa o si va a poder cumplir las necesidades a largo plazo y podr soportar el crecimiento de la empresa. Velocidad de adaptacin Para lograr ese ansiado retorno de la inversin en corto tiempo y de la manera ms eficaz es necesario contar con un equipo de TI capaz de adaptarse a las nuevas exigencias con suficiente capacidad para llevar a cabo los cambios que requiere la compaa. Este estudio ha demostrado que los retornos ms altos

estn asociados a las organizaciones que demuestran suficiente habilidad para estandarizar y adaptarse rpidamente a los cambios, tanto de la compaa como del mercado, y que cuentan con una direccin capaz de dirigir ese cambio hacia plataformas estndar. El estudio ha demostrado tambin que las compaas que lograron el retorno de la inversin ms rpidamente fueron aquellas que implantaron en menor tiempo estas nuevas plataformas y que reaccionaron ms rpidamente a esta integracin. Como conclusin, este estudio de Forrester demuestra que las pymes que adoptan plataformas estndar obtienen beneficios muy marcados desde el primer da de implantacin del nuevo sistema. Esos beneficios se ven desde el inicio en la reduccin de costes en software y hardware. La mejora de las eficiencias operativas y administrativas tambin es palpable con la adopcin de estas plataformas nicas, a la vez que hay un mayor aumento de respuesta en cuanto a cambios organizativos y de mercados tanto internos como externos. Adems, estas plataformas permiten tener un perfecto mantenimiento y clara transparencia de los datos de la compaa. Aunque tambin hay costes marcados e imprescindibles, como el aumento de gastos en adquisicin de licencias o costes de mantenimiento, el retorno de la inversin por adquirir estas plataformas estndar es muy rpido y eficaz.

Costes de adopcin en cinco aos

Beneficios obtenidos a los cinco aos de implantacin

Reduccin de personal 26%

8% Ahorro en inventario 1% Ahorro en hardware 4% Reconocimiento de retorno 3% Ahorro en formacin 1% Mejora del proceso financiero

Ahorro en adquisicin de mltiples licencias 58%

Fuente: Forrester Research Inc.