EJERCICIO 11 DE ACCESS

ACCESS
EJERCICIO 11 CREACIN DE UNA BASE DE DATOS

La academia Bodhi Yoga, con sede en Palma, encarga a su personal de oficina la creacin de una base de datos para almacenar informacin sobre:

Los cursos ofertados para el prximo semestre Los alumnos matriculados hasta el momento Los profesores que impartirn los cursos Las aulas o espacios en que se realizarn

A la hora de disear una base de datos, el orden a seguir, en lneas generales es:

1. Decidir qu tablas vamos a crear: lo que depender de los elementos sobre los
que queramos guardar informacin. En general, cualquier elemento sobre el que queramos guardar ms de un dato (o campo) requerir una tabla aparte. En nuestro caso presente, dichos elementos son: los cursos los alumnos matriculados los profesores las aulas

2. Decidir qu datos o campos vamos a incluir en cada tabla: lo que depender:

de las consultas que queramos realizar (p.ej, si deseamos poder saber la media de edad de nuestros alumnos, deberemos incluir el campo Edad en la tabla Alumnos). Antes de disear la tabla, por tanto, es necesario tener en cuenta las consultas que tendrn que realizar los usuarios de la base de datos. de las relaciones que queramos establecer entre las tablas, ya que para relacionar dos tablas es necesario que tengan un campo en comn. (p.ej, el campo Cdigocurso en las tablas Cursos y Alumnos)

EJERCICIO 11 DE ACCESS

ACTIVIDAD
Crea la base de datos para la academia Bodhi Yoga, siguiendo las instrucciones que se indican a continuacin.

PROCEDIMIENTO Creacin de la base de datos en blanco

Inicia el Access y, en el apartado Nueva base de datos en blanco, haz clic en el icono Base de datos en blanco.

Haz clic en el icono de carpeta y busca y selecciona tu pendrive. Luego, escribe el nombre de la nueva base de datos (Academia de yoga) y haz clic en Crear.

La nueva base de datos se abre directamente en la tabla 1, en modo hoja de datos, para que empecemos a introducir informacin. De momento, no lo vamos a hacer. Guarda la tabla 1 con el nombre Cursos y luego, cirrala.

EJERCICIO 11 DE ACCESS

Creacin de las tablas y configuracin de los campos

De acuerdo con el procedimiento indicado en el ejercicio 10 de Access, crea, a continuacin, las tablas correspondientes a: Alumnos, Profesores y Aulas (con estos mismos nombres), y configura los campos de las 4 tablas de acuerdo con los siguientes cuadros CURSOS

ALUMNOS

EJERCICIO 11 DE ACCESS La propiedad Tamao del campo para el campo Nombre ser de 20; para Apellidos, de 50. PROFESORES

La propiedad Tamao del campo para el campo Nombre ser de 20; para Apellidos, de 50. AULAS

La propiedad Tamao del campo para el campo Tipo ser de 30. 4

EJERCICIO 11 DE ACCESS Establece en cada tabla como campo principal o clave aquel que presenta el dibujo de una llave a su izquierda. Configura los campos de fecha de la tabla Cursos con el formato Fecha media (en el cuadro de Propiedades del campo)

Relacionar las tablas

Una vez creadas las tablas, el siguiente paso es establecer las relaciones entre ellas. De acuerdo con el procedimiento explicado en el ejercicio 10, relaciona: Cursos con Alumnos Profesores con Cursos Aulas con Cursos

En todos los casos, recuerda activar las casillas de integridad referencial y actualizacin en cascada:

El resultado final presentar aproximadamente este aspecto:

EJERCICIO 11 DE ACCESS Guarda las relaciones establecidas (clic en el icono rpido de Office) y cierra el cuadro Relaciones. de la barra de acceso

Creacin de formularios

ACTIVIDAD
Crea, para la base de datos, un panel inicial de distribucin y formularios de datos (uno para cada tabla).

Panel inicial
Su aspecto ser como el que se muestra a continuacin.

EJERCICIO 11 DE ACCESS CONFIGURACIN: Modelo de autoformato: Access 2007. Texto: Calibri, 12 ptos., en negrita, color azul oscuro. La del encabezado puede ser cualquiera que se parezca a la de la imagen (aplica el tamao a ojo). Imagen: archivo yoga.jpg, incluido en la web del mdulo (Archivos para ejercicios de Access) Botones - Los botones ALUMNOS, CURSOS, AULAS y PROFESORES cerrarn el panel inicial y abrirn el formulario respectivo (ser necesario recurrir a las macros). - El botn Cerrar Panel Inicial simplemente cerrar este formulario (basta con el asistente). Este formulario ser lo primero que aparezca al abrir la base de datos. Asimismo, en la barra de ttulo del programa aparecer el nombre de la academia (BODHISATTVA).

Nota importante: crea y guarda en primer lugar todos los formularios, sin darles formato de ningn tipo. Los necesitars para poder crear los botones y las macros.

Alumnos:

CONFIGURACIN: Modelo de autoformato: Access 2007. Texto: Calibri, 12 ptos., en negrita, color azul oscuro (el de los botones, negro). La del encabezado puede ser cualquiera que se parezca a la de la imagen (el tamao depender un poco del tipo de letra; rondando los 36 ptos.)

EJERCICIO 11 DE ACCESS Logo: imagen yoga.jpg, incluida en la web del mdulo (Archivos para ejercicios de Access)

Botones: Panel inicial: asociado a una macro que abra el formulario Panel inicial y cierre el formulario Alumnos. Nuevo alumno: aade un nuevo registro y permite introducir los datos del mismo (en el primer paso del asistente para la creacin de botones de comando, elige Operaciones con registros, Agregar nuevo registro). La propiedad Cursor al activar en ambos botones tendr el valor Mano de hipervnculo,

Aulas:

CONFIGURACIN: Las opciones son las mismas que en el formulario Alumnos con las siguientes diferencias: Se crear un control de ficha con dos fichas: en la 1 (Aula) se incluirn los campos de la tabla Aulas; en la 2 (Cursos por aula), el subformulario con los datos de la tabla Cursos. El funcionamiento de los botones ser el mismo que en Alumnos, pero adaptado, lgicamente, al formulario Aulas.

EJERCICIO 11 DE ACCESS

Cursos:

CONFIGURACIN: Las opciones son las mismas que en los formularios anteriores con las siguientes diferencias: Se crear un control de ficha con dos fichas: en la 1 (Curso) se incluirn los campos de la tabla Cursos; en la 2 (Alumnos por curso), el subformulario con los datos de la tabla Alumnos. El funcionamiento de los botones ser el mismo que en Alumnos y Aulas, pero adaptado al formulario Cursos.

Profesores

EJERCICIO 11 DE ACCESS CONFIGURACIN: Las opciones son las mismas que en los formularios anteriores con las siguientes diferencias: Se crear un control de ficha con dos fichas: en la 1 (Profesor/a) se incluirn los campos de la tabla Profesores; en la 2 (Curso por profesor/a), el subformulario con los datos de la tabla Cursos. El funcionamiento de los botones ser el mismo que en los formularios anteriores, pero adaptado al formulario Profesores.

Introduccin de los datos

El ltimo paso ser introducir los datos o registros correspondientes de cada tabla, usando para ello los formularios creados.

A la hora de introducir los datos, es fundamental el orden en que lo hagamos. Hay que introducir primero aquellos elementos que aparezcan como campo secundario (no principal) en otra tabla. En nuestro caso, el orden ser el siguiente:

Primero: las aulas y los profesores (o al revs, es indiferente). Ya que tanto aula (Cdigoaula) como profesor (Nmprofesor) aparecen como campo secundario en la tabla Cursos. Segundo: los cursos, ya que el curso (Cdigocurso) aparece como campo secundario en la tabla Alumnos. Tercero: los alumnos, ya que el alumno no aparece como campo secundario en ninguna otra tabla.

El sentido de esto es que, si intentramos introducir en la tabla Cursos el cdigo de un aula o el nmero de un profesor an no introducido en la base de datos, el programa no nos lo permitira. Y lo mismo si intentramos matricular a un alumno en un curso que an no figurase en la tabla Cursos. As se protege la coherencia de la informacin (la integridad referencial)

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EJERCICIO 11 DE ACCESS Los datos a introducir son los siguientes: AULAS

Cdigoaula CO1 ME1 YO1 YO2 Tipo De cocina De meditacin De yoga De yoga Capacidad (n de alumnos) 15 25 30 20

PROFESORES
Nmprofesor 1 2 3 4 Nombre Rabindranath Saratcandra Pedro Magadhi Apellidos Thakur Cattopadhyay Lpez Lpez Apabhramsa Direccin Aragn, 12 Passeig Mallorca, 34 Tagore, 5 Capitn Salom, 34 Telfono 971712356 619334455 971123456 651357901

CURSOS
N del curso 1 2 3 4 5 Nombre Yoga normal Yoga prenatal Yoga para la 3 edad Meditacin Cocina vegetariana Duracin (en horas) 70 50 40 60 20 Fecha de Fecha de inicio finalizacin 01-jul-12 30-nov-12 01-sep-12 02-nov-12 01-oct-12 03-dic-12 15-sep-12 15-dic-12 05-jul-12 30-jul-12 Aula YO1 YO2 YO1 ME1 CO1 Profesor/a 1 1 2 4 3 Precio 100,00 75,00 60,00 80,00 50,00

ALUMNOS
N del alumno 1 2 3 4 5 6 7 8 Nombre Sara Jorge L. Herclito Helena Elisabeth Sergio Miranda Plcida Apellidos Garca Bernat Amancio Garau Panza Barn Torres Gonzlez Woodhouse Oliver Menda Pniker Paz Segura Curso a realizar 1 4 2 2 4 1 1 3 Entrada pagada S No S S No No S S

ACTIVIDAD
Para acabar, personaliza el panel izquierdo creando (bajo el nombre BODHISATTVA) 4 grupos: Alumnos, Aulas, Cursos y Profesores. Redistribuye los objetos de la base de datos incluyendo cada uno en su grupo respectivo.

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