http://www.slideshare.net/cursoeconomia/proyectos-inversion http://foundationcenter.org/getstarted/tutorials/prop_budgt/pbb_span.html http://www.slideshare.

net/willianrrs/el-presupuesto-de-un-proyecto

PRESUPUESTOS EN UN PROYECTO DE INVERSION

PRESUPUESTOS DE INGRESOS, COSTOS Y GASTOS La palabra Presupuesto, se deriva del verbo presuponer, que significa "dar previamente por sentado una cosa. Se acepta tambin que presuponer es formar anticipadamente el cmputo de los gastos o ingresos, de unos y otros, de un negocio cualquiera. "El presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones, basado en una eficiencia razonable. Aunque el alcance de la "eficiencia razonable" es indeterminado y depende de la interpretacin de la poltica directiva, debe precisarse que un proyecto no debe confundirse con un presupuesto, en tanto no prevea la correccin de ciertas situaciones para obtener el ahorro de desperdicios y costos excesivos. OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO Consideracin del futuro, para que los planes trazados, permitan la obtencin de la utilidad mxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten. La coordinacin de todas las actividades, para obtener se fin. Asegurar la liquidez financiera de la empresa. Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la direccin que se lleva con relacin a los objetivos establecidos. TIPOS 1. PRESUPUESTO DE INGRESOS

Definicin: Es aquel presupuesto que permite proyectar los ingresos que la empresa va a generar en cierto periodo de tiempo. Para poder proyectar los ingresos de una empresa es necesario conoce las unidades a vender, el precio de los productos y la poltica de ventas implementadas. Polticas de ventas Son disposiciones que se fijan en cuanto a la forma de realizar los cobros de los productos vendidos, teniendo en cuenta que lo ideal es vender al contado, pero como estrategia ente ventas bajas y el bajo poder adquisitivo de los agentes econmicos, se procede vender al crdito. Ejemplo Resuelto Una empresa ha proyectado sus ventas mensuales para el segundo semestre del ao: Meses Julio Agosto Ventas (unidades) 4500 4620

Septiembre 4200 Octubre 3800

Noviembre 4300 Diciembre 4800 El precio del producto es de S/. 30 y al inicio del periodo no existen cuentas por cobrar y la poltica de ventas es la siguiente: 60% al contado, 30% a 30 das y el saldo a 60 das. Proyectar los ingresos de dicha empresa a lo largo del horizonte temporal. mes Ventas S/. Contado 30 das 60 das Ingreso Total J 135000 81000 ------81000

A S O N D

138600 126000 114000 129000 144000

83160 75600 68400 77400 86400

40500 ----

123660

41580 13500 130680 37800 13860 120060 34200 12600 124200 38700 11400 136500

Ejemplo Propuesto a. En base al ejemplo anterior, proyectar los ingresos de la empresa, sabiendo que la poltica de ventas es la siguiente: 55% al contado, del saldo, el 60% a 30 das y la diferencia a 60 das. b. Una Empresa ha proyectado sus ventas mensuales para el primer semestre del ao, se estima que para el primer mes las ventas deben ser de 6500 unidades, y se espera que en los prximos 3 meses dichas ventas aumenten en 15% mensual, para luego decaer en 5% mensual los ltimos meses, si el precio del producto es de S/. 45.00, proyectar los ingresos para dicho periodo de tiempo, si la poltica de ventas que se aplicar ser la siguiente: 65% al contado, del saldo el 70% a 30 das y la diferencia a 60 das.

2. PRESUPUESTO DE COSTOS En toda actividad productiva al ofrecer fabricar un producto o prestar un servicio se generan costos, entendindose que los costos son desembolsos monetarios relacionados justamente con la fabricacin del producto o la prestacin del servicio ya sea en forma directa o indirectamente. Dentro los elementos del costo tenemos (los cuales constituyen el costo de produccin): COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA Relacionado con el personal que trabaja directamente con la fabricacin del producto y la remuneracin que percibe por dicha actividad, as tenemos a los operarios, obreros, ayudantes, etc.

COSTO DE INSUMOS Constituida por el valor monetario de la materia prima o insumos que se consume en el proceso de produccin COSTO INDIRECTO DE FABRICACIN (CIF) Son aquellos recursos que participan indirectamente en la fabricacin del producto o del servicio, as tenemos: seguro, mantenimiento, artculos de limpieza, depreciacin, etc. DESARROLLO DE UN CASO INTEGRAL DE COSTO DE PRODUCCIN Proyectar el costo anual de produccin de una empresa teniendo en cuenta la siguiente informacin: - Las ventas proyectada para dicho ao se ha estimado en 6500 unidades - La poltica de inventarios es la siguiente: Productos Terminados: inventario final es equivalente al 20% de las ventas Insumos: inventario final es equivalente al 10% de las unidades a consumir - Mano de Obra En planta labora el siguiente personal: 4 operarios y 3 obreros: los primeros ganan mensualmente S/. 1400 y los segundos ganan S/. 1100, todos en planillas y los obreros todos tienen hijos (los importes antes mencionados no incluyen asignacin familiar) - Insumos Cada unidad producida consume los siguientes insumos: Insumo Cantidad Costo/unitario A B 3.2 lt 1.4 lt S/. 2.50 S/. 1.80

- En cuanto a los CIF tenemos:: Seguro = S/. 420 mensual; Mantenimiento = S/. 820 semestral; Depreciacin = S/. 2500 anual; Servicios pblicos = S/. 970 mensual

Solucin: - Mano de Obra Directa Salario mensual Salario anual Asignacin familiar (*) Aporte empleador

Trabajador

Gratificacin

CTS

Total

S/. 1633 S/. Operario 1 S/. 1400 Operario 2 S/. 16800 ---S/. 2800 1633 S/. 1911 S/. 1633 S/. 1633 S/. S/. 1911 S/. 1911 S/. 1911 S/. 1564

S/. 23144 S/. 23144 S/. 23144 S/. 23144 S/. 18945 S/. 18945 S/. 18945 S/. 149411

---S/. 16800 S/. 1400 S/. S/. 2800 S/. Operario 3 1400 S/. 16800 ---S/. 2800 S/. 2800 S/. S/. 16800 Operario 4 1400 ---S/. 2200 1100 S/. 13200 Obrero 1 S/. 644 S/. 2200 S/. 1100 S/. 13200 Obrero 2 S/. 644 S/. 2200 S/. 1100 S/. 13200 Obrero 3 S/. 644

1337 S/. 1564 S/. 1337 S/. 1337 S/. 1564

Total

(*) 10% del sueldo mnimo legal, por 14 veces CTS = (salario anual + gratificacin + asign. Famil.) / 12 Aporte empleador = 9.75% (salario anual + asignacin familiar + gratificacin) En el caso de las empresas industriales el aporte del empleador es del 11.75% (9% prestaciones de salud, 2% IES y 0.75% Senati)

 Las gratificaciones no estn afectas al IES - Insumos Para proyectar el costo de los insumos, tenemos que tener presente primero las unidades a producir, que no necesariamente sern las mismas de loas unidades a vender, en nuestro caso se presenta este hecho (las ventas no son iguales a la produccin, por la poltica de inventarios para productos terminados en este caso), Ao 1 Mes Ventas 6500

Inventario final 1300 Unidad. Requer. 7800 Invent. Inic. Produccin (0) 7800

Las unidades requeridas es la suma de ventas con inventario final La produccin es la diferencia entre unidades requeridas con el inventario inicial Como es un negocio nuevo el inventario inicial es cero, pero en negocios en marcha, no necesariamente ser cero Como ya tenemos la cantidad ha producir, podemos entonces establecer el costo de los insumos, el cual en este caso al existir una poltica de inventarios para insumos se establecern dos valores: el primero es el costo de los insumos consumidos en el proceso de produccin y el segundo es el costo de los insumos ha comprar (el primero se utiliza en el costo de produccin y el segundo en el flujo de caja para proyectar los egresos, sumando a ello la poltica de compras o de pago que implemente la empresa) Insumo A:

Ao 1 Mes Unidades a consumir 24960 Inventario final Unidad. Requer. Invent. Inic. Total a comprar 2496 27456 (0) 27456

Costo de ins. comprar S/. 68640 Las unidades a consumir se determina multiplicando la produccin con la cantidad unitaria de cada insumo Insumo B: Ao 1 Mes Unidades a consumir 10920 Inventario final Unidad. Requer. Invent. Inic. Total a comprar 1092 12012 (0) 12012

Costo de ins. comprar S/. 21621.6 Costo total de los insumos a comprar Insumo 1

A B Total

S/. 68640.0 S/. 21621.6 S/. 90261.6

Costo total de los insumos a consumir en la produccin Insumo 1 A B Total S/. 62400 S/. 19656 S/. 82056

Para determinar el costo de los insumos a consumir, lo que se hace es multiplicar las unidades a consumir por el costo unitario del insumo (10920 x 1.8 = 19656) - Costo Indirecto de Fabricacin (CIF) Segn la informacin proporcionada podemos determinar el CIF de la siguiente manera: Concepto Seguro Importe parcial Importe anual 420 mens 5040 9840 2500 11640 29020

Mantenimiento 820 semest Depreciacin 2500 anual

Serv. Pblicos 970 mens. Total

RESUMEN DEL COSTO DE PRODUCCIN CONCEPTO Mano de obra 1 S/. 149411

Insumos CIF

S/. 82056 S/. 29020

Costo de Produccin S/. 260487 Ejemplo Propuesto a. Proyectar el costo anual de produccin de una empresa teniendo en cuenta la siguiente informacin: - Las ventas proyectada para dicho ao se ha estimado en 3800 unidades - La poltica de inventarios es la siguiente: Productos Terminados: inventario final es equivalente al 5% de las ventas Insumos: inventario final es equivalente al 8% de las unidades a consumir - Mano de Obra En planta labora el siguiente personal: 5 operarios y 2 obreros: los primeros ganan mensualmente S/. 1300 y los segundos ganan S/. 950, todos en planillas y los operarios todos tienen hijos (los importes antes mencionados no incluyen asignacin familiar) - Insumos Cada unidad producida consume los siguientes insumos: Insumo Cantidad Costo/unitario A B 0.9 lt 2.1 lt S/. 4.50 S/. 3.20

- En cuanto a los CIF tenemos:: Seguro = S/. 520 mensual; Mantenimiento = S/. 520 trimestral; Depreciacin = S/. 2800 semestral; Servicios pblicos = S/. 690 mensual b. Proyectar el costo anual de produccin de una empresa teniendo en cuenta la siguiente informacin:

- Las ventas proyectada para dicho ao se ha estimado en 5800 unidades - La poltica de inventarios es la siguiente: Productos Terminados: inventario final es equivalente al 12% de las ventas Insumos: inventario final es equivalente al 10% de las unidades a consumir - Mano de Obra En planta labora el siguiente personal: 4 operarios y 5 obreros: los primeros ganan mensualmente S/. 1150 y los segundos ganan S/. 730, todos en planillas y los obreros todos tienen hijos (los importes antes mencionados no incluyen asignacin familiar y otros beneficios) - Insumos Cada unidad producida consume los siguientes insumos: Insumo Cantidad Costo/unitario A B 2.4 lt 1.8 lt S/. 1.50 S/. 2.10

- En cuanto a los CIF tenemos:: Seguro = S/. 1200 mensual; Mantenimiento = S/. 1420 trimestral; Depreciacin = S/. 530 mensual; Servicios pblicos = S/. 850 mensual

3. PRESUPUESTOS DE GASTOS OPERATIVOS Los gastos operativos son desembolsos monetarios relacionados con la parte administrativa de la empresa y la comercializacin del producto o del servicio. Por tanto estos gastos operativos pueden ser: GASTOS ADMINISTRATIVAS Estos gastos comprenden por ejemplo el sueldo del gerente, las secretarias, auxiliares de oficina, contador, tiles de oficina, servicios pblicos, etc.

GASTOS DE VENTAS Los gastos de ventas estn relacionados con la distribucin y comercializacin del producto o del servicio, as tenemos a los vendedores, gastos de publicidad, comisiones, etc. Ejemplo resuelto Proyectar los gastos operativos para un proyecto de 3 aos, sabiendo que los gastos administrativos equivalen al 15% de las ventas y los gastos de ventas equivalen al 10% de las ventas. El precio del producto es de S/. 30 y las ventas proyectadas son: Venta s

Aos

Unid. S/. 1 2 3 8,500 255,000 8,993 269,790 9,515 285,450

Teniendo en cuenta la informacin sobre las ventas proyectadas y la condicin establecida para establecer los gastos administrativos y de ventas, los gastos operativos se proyectan: Aos Gastos Operativos Total

Administrativos Ventas 1 2 3 Nota: La proyeccin de los gastos operativos, sean estos administrativos o de ventas se pueden proyectar en forma similar en el caso de los trabajadores de planta, tambin se le puede 38250 40468.5 42817.5 25500 63750 26979 674475 28545 71362.5

agregar los diferentes recursos que se consumen en las reas mencionadas (administrativo y ventas) como consumo de agua, tiles de oficina, etc, en este caso para facilitar el proceso de calculo, se ha establecido que dichos valores se determinen en funcin de las ventas

ELEMENTOS DEL PRESUPUESTO DE INVERSIONES INVERSION FIJA INVERSION DIFERIDA Gastos Terrenos, de instalacin, CAPITAL DE TRABAJO

construcciones, organizacin y constitucin requeridos todo gasto para de

Inventarios

de

materias

maquinaria y equipos de jurdica, patentes, estudios oficina, equipo de transporte, previos auxiliares. de laboratorios y dems equipos pagos anticipados y general preoperacin. Presupuesto de operacin.

primas y productos en proceso y terminados. Cuentas pro cobrar y pagar, dinero en efectivo imprevistos. para cubrir

Se forma a partir de los ingresos y egresos de operacin y tiene como objetivo pronosticar un estimado de las entradas y salidas monetarias de la empresa, durante uno o ms perodos mismos que estn en relacin directa con la vida til del proyecto. Presupuesto de ingresos de operacin. Tiene por objeto agrupar a todas aquellas operaciones generadoras de ingresos, sean stas de carcter sustantivo y cotidiano, o simplemente operaciones marginales y ocasionales. Presupuesto de egresos. Estn integrados fundamentalmente por los siguientes rubros: costos de produccin, costos de operacin, gastos administrativos y venta y gastos financieros.

UNIDAD II. PRESUPUESTOS DE INVERSIN EN UN PROYECTO Objetivo de la unidad: El alumno elaborar los presupuestos de inversin y el cronograma de inversiones a travs de la clasificacin de los conceptos de inversin para determinar el monto de los recursos necesarios para iniciar el proyecto. Tema 1. Los presupuestos de inversin I.1 Objetivo de aprendizaje: SER: Reconocer el concepto, clasificacin e importancia del presupuesto para el estudio financiero. Identificar el concepto, clasificacin (tiempo, rea) y partidas de un presupuesto de inversin (inversiones fijas, inversiones diferidas y capital de trabajo). HACER: Elaborar los presupuestos de inversin para el proyecto en hoja de clculo. Determinar el monto de la inversin inicial del proyecto. Los tres tipos de inversin que se analizarn son: a) Fija b) Diferida c) Capital de trabajo Inversin fija. Comparten las caractersticas que no son objeto de transacciones corrientes, son tangibles, se usan a lo largo de la vida tl del proyecto y algunas de ellas se deprecian al paso del tiempo. Algunos de sus componentes son: Valor de la compra de los equipos del proceso Instalacin de equipos del proceso y gastos en la construccin

de los elementos usados para dicho fin. Instrumentacin y control Tuberas, instalaciones elctricas, aislamientos. Edificios e instalaciones Urbanizacin del terreno Inversin diferida. En ocasiones tambin se le conoce como inversin fija indirecta, son de naturaleza duradera, intangibles y se usan en el proyecto. Algunos componentes son: Investigaciones y estudios previos de ingeniera. Estudios de factibilidad del mercado, tcnica o de evaluacin. Gastos de organizacin de la empresa. Ingeniera y supervisin Honorarios de contratistas Inversin en capital de trabajo Comnmente definido como la diferencia entre la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante, est representado por el capital adicional necesario para hacer funcionar una empresa. A continuacin se muestra un ejemplo hipottico para formar una empresa, la cual requiere una inversin inicial.

NDICE INTRODUCCIN 3 CAPTULO I: Presupuestos Segn El Programa de Fortalecimiento Institucional del MIDA 4 PRESUPUESTOS DE INGRESOS: PRESUPUESTO DE EGRESOS (GASTOS Y COSTOS) CAPTULO II: Presupuesto Segn Walter Andia Valencia 8 IMPORTANCIA ANALISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO ANALISIS DE COSTOS VOLUMEN UTILIDAD CAPTULO III: El Presupuesto de un Proyecto segn William Ramrez 16 CAPTULO IV: Presupuestos segn Jorge Burbano y Alberto Ortiz 21 CAPTULO V: Presupuesto segn Juan Pablo Beltrn Baque 28 CAPITULO VI: Presupuestos de Ingresos y Egresos segn Marcial Crdoba Padilla 37 CONCLUSIN 47 BIBLIOGRAFA 48

INTRODUCCIN El presupuesto es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. El presupuesto es una herramienta administrativa esencial. Sin un presupuesto, eres como un barco sin timn. La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin. El presente trabajo contiene la definicin, naturaleza y caractersticas del presupuesto del proyecto desde la visin de ocho diferentes autores, lo que nos permitir hacer una comparacin de definiciones y establecer nuestra propia conclusin. CAPTULO I: Presupuestos Segn El Programa de Fortalecimiento Institucional del MIDA 1. PRESUPUESTOS DE INGRESOS: Son los clculos estimados del beneficio que recibir el proyecto durante las fases de ejecucin y operacin, los mismos que pueden ser ingresos monetarios e ingresos no monetarios o imputados. Para la determinacin del Presupuesto de Ingresos del Proyecto en la etapa de ejecucin se considerar los ingresos por capital (aportaciones de los socios o contrapartidas), prstamos u otras fuentes con que es financiado el proyecto. En la etapa de operacin los ingresos que se esperan percibir son por concepto de ventas de la produccin estimada. Informacin Bsica: * Volumen de productos que se espera vender. * Estimacin de los productos utilizados en el auto-consumo 2. PRESUPUESTO DE EGRESOS ( GASTOS Y COSTOS) Es el clculo anticipado de los gastos de los gastos de inversin y los costos de produccin que habr de realizarse para la obtencin de un bien o servicio en un periodo determinado, tales como la mano de obra, materia prima bsica y otros insumos y materiales, energa elctrica,

combustible, agua seguros, alquileres, intereses, gastos de ventas, imprevistos, depreciacin y obsolescencia (depreciacin lineal y fondo acumulativo de amortizacin), etc. Principalmente.

FORMA DE DESARROLLO: Para determinar los presupuestos de egresos, en general se obtiene multiplicando los volmenes anuales de produccin del bien o servicio por el consumo y costos unitarios de los insumos, mano de obra, etc. Que intervienen en la produccin, los mismos que dan origen a los costos de produccin, que adicionadas a sus gastos de administracin, distribucin, venta y financiamiento, dan origen al egreso total de la unidad de produccin. 3. COSTOS DE ESTABLECIMIENTO: * DEPRECIACIN LINEAL: Que consiste en dividir el valor de activo fijo (v) entre el nmero de aos de vida til estimado (N). DEPRECIACIN = V/N Cuando se logra estimar el valor residual del bien (VR) este se resta del valor inicial (VI) y se divide entre el nmero de aos de vida til del bien (N) obteniendo de esta manera la depreciacin anual. DEPRECIACIN = VI VR N * FONDO DE AMORTIZACIN: Que consiste en calcular un monto fijo al inters compuesto que se supone se depositar al final de cada ao, de tal forma que al ltimo ao del mismo se haya acumulado un monto igual a su valor inicial. 4. COSTOS DE PRODUCCIN: Incluyen las inversiones iniciales que se efectan en la fase de establecimiento, como los costos de explotacin. Para el clculo del costo de produccin anual, se suma al costo de explotacin, una cuota anual de recargo por las inversiones iniciales. Para el clculo de la cuota anual de recargo por las inversiones iniciales se puede optar por: * Acumular todos los costos de la fase de establecimiento, menos la produccin obtenida en esos aos y dividindola entre el nmero de aos de la fase de produccin, se obtiene la cuota respectiva. En este mtodo no se considera ningn inters a las inversiones efectuadas.

5. GASTOS DE FABRICACIN: En el que incluyen: * Mano de obra indirecta (sueldos y salarios). * Depreciaciones, amortizaciones y seguro del rea de produccin. * Insumos auxiliares (fuerza motriz, agua para el proceso y otros materiales de consumo). 6. GASTOS ADMINISTRATIVOS: Se incluyen los gastos que se derivan directamente de la funcin de direccin y control de las diferentes actividades del proyecto, se pueden agrupar en: * Sueldos, honorarios, prestaciones del personal administrativo. * Depreciacin, amortizacin y seguro del rea administrativa. * Abastecimiento de la oficina (papelera, enseres, improvistos, etc.). * Servicio de luz elctrica, agua, telfono, alquileres de local, etc. 7. GASTOS DE VENTAS: Son los agregados por las actividades tendientes a realizar la funcin de venta o bien la distribucin del producto se incluir los siguientes rubros: * Promocin y publicidad 8. GASTOS FINANCIEROS: Que incluyen informacin sobre los intereses y otros gastos en relacin al capital prestado, las que sern fijadas de acuerdo a la institucin financiera. 9. PUNTO DE EQUILIBRIO: Denominado tambin punto de nivelacin econmica del proyecto, en donde la cantidad de los ingresos recibidos es igual a los costos de operacin, es decir, que indica el volumen mnimo de produccin y ventas necesarias para que los ingresos, se igualen a los egresos. FORMA DE DESARROLLARLO: Para determinar el punto de equilibro se utiliza el mtodo analtico, el que es calculado matemticamente, siendo tambin posible utilizar el mtodo grfico. El requisito indispensable es el separar los costos de produccin en fijos y variables. Mtodo Grfico.

10. ESTADOS FINANCIEROS: Son documentos que muestran total o parcialmente, el origen y aplicacin de los recursos empleados para realizar el proyecto o cumplir un objeto determinado del mismo, con la finalidad de poner en conocimiento de los intereses de la estructura econmica de la empresa, sus resultados y posibilidades. 11.1 BALANCE GENERAL: Es el estado financiero a travs del cual se muestran los recursos y obligaciones de una unidad econmica en una fecha determinada. 11.2 ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS: Denominado tambin estados de resultados, rendimientos o de operacin, que viene a ser un estado dinmico que muestra los costos, ingresos, prdidas o utilidades correspondientes a cada periodo determinado. CAPTULO II: Presupuesto Segn Walter Andia Valencia PRESUPUESTO: En el funcionamiento del proyecto se brindar servicios al mercado, ello originar el uso de recursos, los que tendrn que ser clasificados y cuantificados de tal forma que se incluya en la evaluacin Para nuestro propsito los costos pueden ser clasificados en funcin a: * Su importancia con el nivel de actividad: Costos fijos: Son costos que no tienen relacin, con el volumen de produccin y estn referidos a periodos de tiempo y rangos de produccin, por ejemplo, los alquileres, sueldos fijos, etc. Costos Variables: stos varan en relacin directa con el nivel de produccin, aqu se puede mencionar a la materia prima, la mano de obra directa, etc.

* Por su relacin con el bien: Costos Directos: Son aquellos costos que pueden identificarse como parte del costo de un producto determinado, por lo tanto se cargan directamente, as tenemos la materia prima, mano de obra directa, etc. Costos Indirectos: Son de naturaleza ms general que no pueden identificarse como parte primordial del costo, por tanto tienen que asignarse usando algn mtodo equitativo aproximado, por ejemplo, lubricantes, iluminacin, sueldo de supervisores, etc. La estructura de costos del proyecto en los periodos de operacin debe estar conformado por: a) Costos de produccin: * Costos de materiales directos * Costos de mano de obra directa * Costos indirectos de fabricacin -Materiales Indirectos (aceites lubricantes, materiales de limpieza, etc.) -Mano de obra indirecta (salario de supervisores, personal de mantenimiento, etc.) -Gasto Generales de Fabricacin (depreciaciones de equipos, alquileres, etc.) b) Gastos Administrativos y de ventas. c) Gastos Financieros IMPORTANCIA La elaboracin de un presupuesto resulta clave para la administracin financiera. Esta herramienta te ayudar a planificar, desarrollar y usar presupuestos de manera efectiva en tu organizacin. Si tienes un firme entendimiento de principios sobre elaboracin de

presupuestos, entonces estars bien situado para una firme administracin financiera. Si utilizas esta herramienta junto con otras, como se ha indicado, aumentars la capacidad de tu organizacin a la hora de dirigir su efectividad financiera. Asimismo, incrementars su capacidad de supervivencia a lo largo del proceso de previsin y planificacin ANALISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO El anlisis del Punto de Equilibrio permite determinar el nivel de operaciones que debe mantener la empresa para cubrir todos los costos de funcionamiento, por lo tanto, en este nivel, los ingresos totales por ventas y los costos operativos totales son iguales. Utiliza el supuesto que el nmero de unidades vendidas es igual al nmero de unidades producidas. Esto ayudar a la administracin ya que proporciona informacin sobre el nivel de operacin referencial en el desarrollo de las actividades. Sea: Q = Cantidad de unidades P = Precio de venta por unidad V = Costo variable por unidad CF: Costo Fijo Total Q=. C.F P- v Donde (P v) es denominado margan de contribucin: Q(soles) = CF 1-v P El denominador de la ecuacin se denomina coeficiante del margan de contribucin. ANALISIS DE COSTOS VOLUMEN UTILIDAD

El anlisis del punto de equilibrio indica el nivel de ventas en el cual las utilidades sern igual a cero. Con frecuencia, la gerencia requiere informacin en cuanto a la utilidad para determinado nivel de ventas. Ventas para lograr una = utilidad objetivo + costo fijo total Utilidad objetivo margen de contribucin por unidad EJEMPLO 1. Un negocio tiene una produccin de 30000 unidades anuales de su producto. Si piensa obtener una utilidad de s/ 24000, teniendo costos fijos por s/ 40000. Cul es el punto de equilibrio en unidades? SOLUCION Se tiene: 30000 = 24000 + 40000 M.C M.C = 2.133 Pto. Equilibrio = 40000 = 18759 unidades 2.133 LIMITACIONES El anlisis del punto de equilibrio supone la linealidad del precio de venta y del costo variable por unidad, sabemos que un aumento en las ventas ms all de cierto punto slo se logra al reducir el precio por unidad. Tambin a niveles de produccin muy bajos la empresa deja de aprovechar los descuentos por cantidad al comprar materiales; por estos motivos el grfico de las variables se debe representar mediante funciones no lineales.

Adems, su naturaleza a corto plazo limita el uso, dado que no se tiene en cuenta la periodicidad de los ingresos y los costos. DIRECTRICES PRESUPUESTARIAS Aunque la elaboracin del presupuesto depende en cierta manera de las particularidades de tu organizacin, hay ciertas directrices que se pueden aplicar transversalmente en proyectos y organizaciones. REGLAS PRESUPUESTARIAS Estas reglas no se fijan de manera permanente, sino que ofrecen una serie de directrices que te ayudarn a tratar situaciones habituales. * Para proyectos y organizaciones a largo plazo resulta normal preparar un presupuesto que pronostique varios aos de una misma vez. Aunque los ms frecuente sea que el presupuesto del ao venidero resulte el ms preciso, el pronstico para los prximos aos aporta algn indicio sobre los niveles de financiacin que podran necesitarse. A menudo se tiene en cuenta cierta reserva para la inflacin de los aos posteriores y para las actividades previstas con posibilidad de cambio. Un presupuesto de tres aos debera basarse en un plan de tres aos de duracin. *Las contribuciones en especie (sin dinero, con mercancas) deberan incluirse a modo de anotacin aparte dentro del presupuesto (para obtener ms informacin sobre anotaciones dirgete a Presupuestos consolidados, en Ejemplos). Aunque no forman parte del presupuesto, reducen sus costes, por eso deberan sealarse. Tambin se incluye dentro de este tipo de contribuciones aquellas aportaciones de voluntarios a modo de esfuerzo participativos *Algunos gastos que se tienen que calcular pero que se olvidan frecuentemente: * Costes iniciales: suponen gastos para una nueva organizacin o proyecto como la bsqueda a

gran escala de personal, la mudanza, las alteraciones inmobiliarias, el lanzamiento del proyecto u organizacin. * Investigacin y desarrollo: asesoramiento, evaluacin de las necesidades, procesos de planificacin. * Democracia y gobierno: el establecimiento de la estructura, la bsqueda de personal, el desarrollo y aceptacin de unos estatutos, la formacin de los miembros de voluntariados. * Marketing o relaciones pblicas: la construccin de una imagen pblica. * Sustitucin de bienes de capital. * Costes de seguimiento y evaluacin para proyectos. *Los clculos no son meras valoraciones, sino conjeturas hechas con fundamento. Haz tus deberes, obtn presupuestos, utiliza el telfono para llegar a obtener un coste prometedor. Comprueba cualquier cifra que tengas de aos anteriores que te puedan aportar informacin de utilidad. Anota cualquier aumento de precio del que hayas odo hablar (ej. un aumento salarial del 10% que ya se haya aprobado). Toma notas de cualquier gasto poco corriente que pudiera ocurrir (ej. mudanza de tus oficinas). Una pequea cantidad de dinero puede que parezca una ridiculez, pero multiplicada repetidamente por este tipo de discrepancias puede cambiar en gran medida tu presupuesto. DIFERENTES TIPOS DE PRESUPUESTOS Adems de tu presupuesto de trabajo principallo que esperas generar o recaudar de manera realista y cmo se gastartambin puedes tener opciones presupuestarias que tengan en cuenta posibles condicionantes. Estos presupuestos con condicionantes te permiten estar preparado para lo inesperado, ya sea bueno o malo. Entre este tipo de presupuestos se podran incluir:

* Un presupuesto de supervivencia: el mnimo necesario para que la organizacin o proyecto sobreviva y tenga un funcionamiento til. * Un presupuesto garantizado: se basa en los ingresos garantizados en el momento en el que se planifica el presupuesto. Con frecuencia las garantas se encuentran a modo de promesas por parte de los donantes. Sin embargo, las situaciones inesperadas, como las donaciones que llegan demasiado tarde, pueden obligar a que retomes tu presupuesto de supervivencia. * Un presupuesto ptimo: cubre lo que te gustara hacer en caso de que recaudaras dinero extra. Una vez que este dinero extra se recibe o promete, pasa a formar parte de tu presupuesto de trabajo. CAPTULO III: El Presupuesto de un Proyecto segn William Ramrez 1. QU ES UN PRESUPUESTO? Documento que traduce los planes en dinero. * Gasto dinero que necesita gastarse para conseguir las actividades planificadas * Ingresosdinero que necesita generarse para cubrir los costes de finalizacin del trabajo. Consiste en una estimacin con fundamento sobre las necesidades en trminos monetarios para realizar tu trabajo.

2. POR QU ES NECESARIO UN PRESUPUESTO? * Indica cunto dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades. * Obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu planificacin de actividades. * Permite controlar tus ingresos y gastos. * Una buena prctica para la contabilidad y transparencia financiera. 3. QUIN DEBERA PARTICIPAR EN LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO? * El Director financiero y/o contable * El Director del proyecto 4. LOS PLANES OPERACIONALES

5. CLCULO DE COSTES: Categoras Clculo de costes de operaciones 6. DE DNDE VIENE EL PRESUPUESTO 7. REGLAS PRESUPUESTARIAS (PARTE I) * El presupuesto se calcula por toda la duracin del proyecto. * Las contribuciones en especie (sin dinero, con mercancas) deberan incluirse a modo de anotacin aparte dentro del presupuesto. * Calcular siempre: Costes iniciales, Investigacin y desarrollo, Democracia y gobierno y Marketing o relaciones pblicas 8. REGLAS PRESUPUESTARIAS (PARTE II) * Los clculos no son meras valoraciones, sino conjeturas hechas con fundamento. * Documentar todo el presupuesto. 9. TIPOS DE PRESUPUESTOS a) Presupuesto de supervivencia * Mnimo necesario para que la organizacin o proyecto sobreviva y tenga un funcionamiento til. b) Presupuesto garantizado * Se basa en los ingresos garantizados en el momento en el que se planifica el presupuesto. c) Presupuesto ptimo * Lo que gustara hacer en caso de que recaudaras dinero extra. 10. ENTRADAS, HERRAMIENTAS/TCNICAS Y SALIDAS

11. PASOS PARA LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO 1. Enumerar los artculos en los que gastas el dinero 2. Calcular el coste de unidad de los artculos de referencia, seguido de los costes anuales 3. Enumera tus posibles fuentes de ingreso o entradas brutas, y despus categorzalas. 4. Preparar tu formato de presupuesto. 5. Realizar la suma de lo presupuestado. 6. Aadir anotaciones para explicar los artculos que no estn claros. 7. Obtener una respuesta sobre tu presupuesto. 8. Concluir tu presupuesto. CAPTULO IV: Presupuestos segn Jorge Burbano y Alberto Ortiz 1. Qu es un presupuesto Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. 2. Funciones de los presupuestos * La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin. * El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. * Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin. 3. Importancia de los presupuestos * Presupuestos: Son tiles en la mayora de las organizaciones como: Utilitaristas (compaas de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas empresas * Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin. * Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables.

* Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. * Facilitan que los miembros de la organizacin * Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. * Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas. * Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria * Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis. * Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relacin con el desenvolvimiento del presupuesto. 4. Objetivos de los presupuestos * Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. * Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. * Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. 5. Finalidades de los presupuestos * Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes. * Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. * Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin. * Lograr los resultados de las operaciones peridicas. 6. Clasificacin de los presupuestos Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:

1) Segn la flexibilidad. 2) Segn el periodo de tiempo que cubren. 3) Segn el campo de aplicabilidad de la empresa. 4) Segn el sector en el cual se utilicen. 6.1 Segn la flexibilidad 6.1.1 Rgidos, estticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico. 6.1.2 Flexibles o variables Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la presupuestacin moderna. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y costosos. 6.2 Segn el periodo de tiempo 6.2.1 A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias. 6.2.2 A largo plazo Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas. 6.3 Segn el campo de aplicacin en la empresa 6.3.1 De operacin o econmicos Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: * Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos. * Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los materiales.

* Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. * Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados. * Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compaa. Debe ser preparado luego de que todas los dems presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. * Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el presupuesto de presupuestos 6.3.2 Financieros En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorera y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables. * Presupuesto de Tesorera Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente. * Presupuesto de erogaciones capitalizables Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo. 6.4 Segn el sector de la economa en el cual se utilizan 6.4.1 Presupuestos del Sector Pblico Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones. 6.4.2 Presupuestos del Sector Privado Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen tambin como presupuestos

empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa. 7. PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACION 7.1 Principios de Previsin Son tres: 1) Predictibilidad, 2) Determinacin cuantitativa y, 3) Objetivo. 7.2 Principios de Planeacin Se destacan: 1) Previsin. 2) Costeabilidad, 3) Flexibilidad, 4) Unidad, 5) Confianza, 6) Participacin, 7) Oportunidad y, 8) Contabilidad por reas de responsabilidad. 7.3 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN Son: 1) Orden y 2) Comunicacin. 7.4 PRINCIPIOS DE DIRECCIN Se destacan: 1) Autoridad y 2) Coordinacin. 7.5 PRINCIPIOS DE CONTROL Son: 1) Reconocimiento, 2) Excepcin, 3) Normas y, 4) Conciencia de Costos. 8. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIN La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. La presupuestacin puede fracasar por diversas razones: * Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. * Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. * Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organizacin. * Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. * Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. * Cuando se tiene la ilusin del control es decir, que los directivos se confan de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. * Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin.

* Cuando no se siguen las polticas de la organizacin. 9. CALENDARIO PRESUPUESTAL Es la agenda en la cual se definen a travs del tiempo la ejecucin y el control (evaluacin) del presupuesto. Depende del tipo de organizacin y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual. 10. ORGANIZACIN DEL PRESUPUESTO Toda organizacin al formular sus planes, deber delimitar especficamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cmo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las dems personas. Un plan orgnico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha CAPTULO V: Presupuesto segn Juan Pablo Beltrn Baque Qu es un presupuesto? Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en trminos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos por la alta gerencia. Objetivos * Ser una gua de accin * Permitir comparar lo real con lo planificado * Evaluar la actuacin de la compaa * Optimizar el empleo econmico de los recursos * Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos FINALIDADES ELABORACIN DE UN PRESUPUESTO DESCRIPCIN GENERAL Resumen Este conjunto de herramientas proporciona las directrices para desarrollar y controlar un

presupuesto. Tambin te ayudar con la elaboracin de un presupuesto global para una organizacin y para un proyecto especfico. Contiene diversas herramientas para calcular costes y consejos para asegurarte de que tus presupuestos cumplen las necesidades de tu organizacin o proyecto. En el apartado de ejemplos te ofrecemos casos reales de presupuestos y el modo en el que pueden ser controlados. Por qu es necesaria una herramienta sobre la elaboracin del presupuesto? La elaboracin de un presupuesto resulta clave para la administracin financiera. Esta herramienta te ayudar a planificar, desarrollar y usar presupuestos de manera efectiva en tu organizacin. Si tienes un firme entendimiento de principios sobre elaboracin de presupuestos, entonces estars bien situado para una firme administracin financiera. Si utilizas esta herramienta junto con otras, como se ha indicado, aumentars la capacidad de tu organizacin a la hora de dirigir su efectividad financiera. Asimismo, incrementars su capacidad de supervivencia a lo largo del proceso de previsin y planificacin. Quin debera utilizar esta herramienta? Esta herramienta est dirigida expresamente a aquellas personas que han tenido poca o ninguna experiencia en el campo presupuestario. Quiz no has estado nunca implicado en la direccin de una organizacin, proyecto o departamento; o bien, nunca has participado en la administracin financiera. Pero ahora te enfrentas a la tarea de desarrollar un presupuesto, o presupuestos, y no ests muy seguro de cmo empezar. Si te encuentras en esta situacin, esta herramienta te ser de gran utilidad. Cundo ser til esta herramienta? * Despus de acabar la planificacin estratgica y de accin de tu organizacin (ver las herramientas sobre planificacin) y necesites saber cunto dinero te har falta para hacer lo que has planificado. * Cuando necesites averiguar cunto costar dirigir un proyecto o departamento en particular. * Cuando quieras pedir a un donante que apoye un aspecto especfico de tu trabajo. PRINCIPIOS BSICOS ANTES DE DESARROLLAR UN PRESUPUESTO Cuando ests desarrollando un presupuesto, no deberas improvisar a medida que lo realizas. Al igual que en todo buen ejercicio de administracin de una organizacin, un buen ejercicio presupuestario implica claridad de propsito, planificacin detallada y pensamiento considerable.

stas son algunas de las preguntas que debers responder a lo largo de las distintas fases de preparacin presupuestaria y el desarrollo real del presupuesto: * Podramos haber gastado menos el ao pasado y an haber conseguido los mimos o mejores resultados? * Hemos despilfarrado dinero en el pasado? Si fuera as, podemos evitarlo en el futuro? En este apartado de esta herramienta prestamos especial atencin a: * Qu es un presupuesto, quin debera participar en su elaboracin y por qu presupuestamos? * Los planes operacionales * Clculo de costes * Fuentes de financiacin PRESUPUESTO Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de finalizacin del trabajo (ingresos). Consiste en una estimacin o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en trminos monetarios para realizar tu trabajo. Un presupuesto no es: * Inamovible: cuando sea necesario, un presupuesto puede cambiarse, siempre que tomes medidas para tratar las consecuencias del cambio. As, por ejemplo, si has presupuestado diez nuevos ordenadores pero descubres que realmente lo que necesitas es un generador, entonces podras comprar menos ordenadores y adquirir el generador. * Un simple registro de los gastos del ltimo ao, con un 15% extra aadido para cubrir la inflacin: cada ao es distinto (ver tambin el apartado sobre Diferentes tcnicas presupuestarias) y las organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario para examinar lo que realmente es necesario para poner en prctica sus planes. * Slo un requerimiento administrativo y financiero de los donantes: el presupuesto no debera formar parte de una propuesta financiera y luego desestimada y olvidada a la hora de realizar un informe financiero para los donantes; es una herramienta viviente que se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar constantemente y usar con creatividad. * Un cuadro optimista e irreal del coste real de las cosas: no subestimes el coste real de las cosas con la esperanza de que te ayudar a recaudar el dinero que necesitas; es mejor

devolver a los donantes el dinero que no se ha empleado, que pedir un poco ms para poder acabar el trabajo. stas son dos de las preguntas clave que deberas ser capaz de contestar sobre la elaboracin de un presupuesto: * Por qu es necesario un presupuesto? * Quin debera participar en la elaboracin del presupuesto? Por qu es necesario un presupuesto? Por qu es importante para una organizacin, proyecto o departamento tener un presupuesto? El presupuesto es una herramienta administrativa esencial. Sin un presupuesto, eres como un barco sin timn. * El presupuesto te indica cunto dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades. * El presupuesto te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu planificacin de actividades. Hay momentos en los que la realidad del proceso presupuestario te obliga a replantearte tus planes de accin. * Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto te indica cundo necesitars ciertas cantidades de dinero para llevar a cabo tus actividades. * El presupuesto te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de problemas. * El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia financiera. Cuando todos pueden ver cunto debera haberse gastado y recibido, pueden plantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias. * No puedes recaudar dinero de donantes a menos que tengas un presupuesto. Los donantes utilizan el presupuesto como base para decidir si lo que solicitas es razonable y est bien planificado. Quin debera participar en la elaboracin del presupuesto? La elaboracin de un presupuesto es una tarea difcil y responsable. La capacidad de tu organizacin para conseguir lo que haba planificado y para sobrevivir econmicamente, depende del proceso presupuestario. Quienquiera que elabore el presupuesto debe: * Comprender los valores, estrategia y planes de la organizacin o proyecto; * Comprender el significado de rentabilidad y coste-eficiente (ver Glosario de trminos);

* Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos. Para asegurarte de que comprendes todo esto, es a menudo una buena idea tener un equipo presupuestario. Esto slo supone que una persona hiciera un borrador del presupuesto que, a continuacin, es comentado y discutido por todo el equipo. Cuando el personal tiene competencia para tomar plena responsabilidad de la actividad financiera de la organizacin o proyecto, los siguientes participantes deberan participar en el proceso presupuestario: * El Director financiero y/o contable; * El Director del proyecto y/o Director de la organizacin o departamento. En caso de que el personal no cuente con la suficiente confianza como para elaborar un presupuesto, los miembros de la Junta pueden ser implicados. Algunas Juntas tienen a su disposicin un Comit de Finanzas o un Subcomit Presupuestario. Resulta una buena idea contar con alguien en tu Junta con destrezas financieras, de modo que pueda asesorar al personal con la elaboracin del presupuesto. El presupuesto es asunto de cada uno de los miembros de la organizacin. Al final, el personal de categora superior debe comprender el presupuesto: cmo se ha preparado, por qu es importante y cmo hay que controlarlo. En caso de que la organizacin tenga sucursales y/o regiones o distintos departamentos, cada sucursal, regin o departamento debera preparar el presupuesto para su propio trabajo. Estos presupuestos han de ser consolidados (puestos en comn) dentro de un presupuesto general para la organizacin. Cada una de estas sucursales, regiones o departamentos deben ser capaces de ver cmo sus presupuestos encajan en el presupuesto general. Adems tienen que ser capaces de controlar su presupuesto mensualmente. El seguimiento financiero funciona de mejor manera cuando aquellos ms prximos a los gastos se responsabilizan del presupuesto. LOS PLANES OPERACIONALES Los tambin conocidos planes de accin o planes empresariales constituyen los planes para el trabajo real. En un ciclo normal de planificacin, la organizacin o proyecto empezar con un proceso de planificacin estratgica, donde se estudia el problema que necesita tratarse y el papel especfico de tu organizacin o proyecto para abordarlo. Entonces, esto se relaciona con las actividades reales que se tiene que emprender para lograr el impacto planificado. De este modo se constituye el plan operacional, que ms tarde ha de ser presupuestado. No se puede preparar un presupuesto hasta que sepas lo que ests planificando, pues tan slo se incurrir

en gastos operacionales cuando hagas el trabajo real. Tambin se conocen como costes directos. Podras plantearte la siguiente pregunta: no se podra al menos preparar un presupuesto para aquellos gastos que ya se saben que van a tener lugar de todos modosalquiler, telfono, material de papeleraantes de iniciar una planificacin estratgica? La respuesta es no. Tus gastos generales deberan depender de lo que pretendas hacer. As, por ejemplo, si decides poner tu atencin en las reas rurales, puede que decidas que necesitas oficinas mucho ms pequeas en las reas urbanas, las cuales antes han sido tu base de trabajo. As pues, podemos decir que tus planes operacionales afectan a tus gastos generales o bsicos. El ciclo de planificacin debera tener el siguiente aspecto: CAPITULO VI: Presupuestos de Ingresos y Egresos segn Marcial Crdoba Padilla PRESUPUESTOS DE INGRESOS Y EGRESOS Presenta el anlisis descriptivo de los ingresos y gastos presupuestados en el tiempo de tal forma que facilite el establecimiento del flujo de caja proyectndolo durante la vida til del proyecto. En la elaboracin de los presupuestos se tiene en cuenta la informacin recolectada en los estudios de mercado, estudio tcnico y la organizacin del proyecto ya que unos originan los ingresos y otros los gastos e inversiones. Las proyecciones de los ingresos financieros obedecen a otras variables adicionales tales como: colocacin de excedentes de caja en el mercado financiero, los cual genera intereses rendimientos que sirven para aumentar los ingresos del proyecto. En la elaboracin de los presupuestos se deben seguir los siguientes pasos: * Revisin de la informacin bsica: estudio de mercado, situacin econmica general, perspectiva del sector y tendencia histrica. * Formulacin de las bases para las proyecciones: a partir de la proyecciones del estudio de mercado y teniendo e cuenta las polticas financieras fijadas se establecen se establecen los criterios para la preparacin de los presupuestos. * Preparacin de los principales presupuestos: gastos de inversin, gastos de operacin, ingresos de capital, ingresos de operacin, ingresos no operacionales y necesidades de financiamiento que comprenden entre otros, ventas, costos de venta, gastos de administracin

y ventas, gastos financieros, otros ingresos y egresos provisiones para impuesto de renta, activos fijos, capital, reservas, dividendos. * Presentacin de los estados financieros: entre los que se tienen estado de perdidas y ganancias, flujo de caja, balance general y flujo neto. POLITICAS FINANCIERAS Se deben establecer las estrategias que utilizara la administracin en aspectos como: * Las ventas * Manejo de efectivo * Manejo del inventario * Las inversiones temporales * Los mtodos de depreciacin de activos * Las provisiones * Las compras * Administracin de cartera * Las inversiones temporales * Los dividendos * Las amortizaciones Las polticas financieras nos dan una explicacin de las cifras que aparecen en los presupuestos y que sirven de base para la elaboracin de los estados financieros proyectados. PROYECCION DE LOS INGRESOS Acorde al programa de produccin se efectan las estimaciones de ingresos para el periodo de vida previsto a precios constantes y/o corrientes. Se debe elaborar durante la vida til del proyecto una proyeccin de los ingresos que garanticen el cumplimiento de las obligaciones que se generan con la Ejecucin del proyecto, clasificando los ingresos en cuatro grupos como son: * Ingresos de operacin.- esta informacin parte de las variaciones de la demanda y de los precios del producto previstos en el estudio del mercado y presenta la estimacin de los ingresos por ventas ao por ao. * Ingresos no operativos.- indican todos los dems tipos de ingresos que no corresponden a las operaciones normales del negocio tales como la colocacin de activos financieros, ventas de activos fijos y valor de salvamento entre otros.

* Ingresos de capital.- cuantificando los aportes que se han fijado los inversionistas y las disponibilidades de capital sumndolas y presentado la informacin anual durante la vida del proyecto. * Ingresos totales.- que consiste en la cuantificacin ao por ao de los ingresos que se percibirn durante la vida til del proyecto. Esta informacin es base para la evaluacin a trminos reales (VPN) proyecto, as como para conocer el supervit o dficit que arrojara la diferencia entre los ingresos totales y los costos totales, facilitando dos tipos de decisiones: si hay supervit en polticas de inversin y mejoramiento de la rentabilidad y si por el contrario se presenta dficit se dan las bases para el financiamiento adicional. PROYECCION DE LOS EGRESOS Aqu se presenta la secuencia de los egresos previstos a partir de la fase de ejecucin del proyecto. Para ellos se toma como base el calendario de las inversiones contempladas y las previsiones para la vida til del proyecto; en los cuales los egresos de operacin y los otros egresos se comportan de modo aproximadamente constante. * Los egresos de operacin.- partiendo de los datos que sirvieron de base para el clculo de la capacidad instalada, en el estudio tcnico, se puede prever el costo operacional en los aos de vida til del proyecto (costo de venta, gastos administrativos y gastos de venta). La suma debe presentarse para cada ao. * Egresos de inversin.- para los cuales se utilizan los datos que estn discriminados en el calendario de inversiones y montaje analizados en el estudio tcnico; se hacen las sumas anuales y se establecen los diferentes rubros para aos respectivos. * Otros egresos.- son aquellos gastos que no obedecen a las operaciones habituales de la empresa tales como multas, demandas, perdidas en colocacin de activos financieros entre otros. PRESENTACION DE LOS PRESUPUESTOS Para la elaboracin de los presupuestos se parte del estudio de mercado, el estudio tcnico, la organizacin del proyecto, las polticas financieras y de los precios de los bienes o servicios que se ofrecern. Presupuesto de venta. Es la determinacin de la cantidad de artculos que la empresa desea vender y que el consumidor estara en capacidad de adquirir a un precio determinado, tal

como se muestran en los siguientes cuadros: * Cantidades a vender Tomadas del programa de ventas, establecido en el estudio de mercado, ejemplo: * Precios de los productos o servicios A partir de la proyeccin de los precios tal como se muestra en este ejemplo, donde el incremento es del 15% anual: * Ingresos por ventas Que resultan de las cantidades a vender por el precio de venta, as: Presupuesto de produccin. Hace referencia a la cantidad que se debe producir para satisfacer las ventas planadas, dejando un margen razonable para satisfacer las futuras ventas o ventas no previstas, teniendo en cuenta las siguientes variables: Ventas esperadas segn el presupuesto de ventas El inventario final esperado teniendo en cuenta las polticas de inventario El inventario inicial que se haya estimado El siguiente ejercicio muestra el procedimiento seguido en el clculo para el primer ao: Presupuesto de materiales. Determina el nmero de unidades de materiales que sern necesarios para la produccin de una cantidad de bienes prestacin de servicios teniendo en cuenta. Nmero de unidades a producir Nmero de unidades de cada tipo de materiales necesarios en cada producto. Inventario final esperado Inventario inicial de materiales Precio de compre de los materiales Se elabora el cuadro que resume el presupuesto de los materiales, teniendo en cuenta los

artculos a producir, tal como se muestra en el siguiente ejemplo: Presupuesto de mano de obra directa. Comprende la determinacin de los requerimientos de personal por el tiempo necesario para la produccin de los bienes o servicios requeridos, a partir del proceso de produccin con sus movimientos y tiempos definidos en la ingeniera del proyecto, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: * Produccin requerida * Personal necesario * Tiempo empleado * Remuneracin al personal por el tiempo requerido El costo de la mano de obra se incluye todos los factores salariales, tal como se ilustra en el siguiente ejemplo: Presupuesto de costos indirectos de fabricacin. Incluye aquellos elementos que participan en el proceso de produccin, pero que no son ni materia prima ni mano de obra directa e incluye una gran variedad de conceptos con caractersticas heterogneas y que se clasifican como variables y fijos, tal como se ilustra en el siguiente cuadro: Presupuestos de gastos de administracin y ventas. Incluyen los diferentes elementos que conforman esos gastos, los cuales son de distinta naturaleza y entre los que se encuentran: Como la ilustracin que se presenta en el siguiente ejemplo: GASTOS DE ADMINISTRACION Y VENTAS Presupuestos de gastos financieros. Contempla aquellos intereses que se originan en la financiacin de las inversiones de la empresa y los resultados deficitarios durante la vida til del proyecto. Esta informacin se obtiene de las tablas de amortizacin de los crditos, tal como se muestra a continuacin: PUNTO DE EQUILIBRIO En el anlisis de punto de equilibrio se quiere resaltar su importancia dentro del estudio del

proyecto, en el manejo de los egresos de operacin, para sacar conclusiones que faciliten la toma de decisiones, en relacin con su manejo financiero. El punto de equilibrio es un elemento ms para el anlisis y la planeacin empresarial y sirve para respaldar la toma de decisiones en situaciones poco complejas y adems permite captar con mayor facilidad muchos aspectos econmicos de los negocios; sin embargo el sistema en si es bastante esquemtico y sus aplicaciones necesitan adaptacin a las circunstancias especificas. Producto del anlisis y su formula CONCLUSIN * Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de finalizacin del trabajo (ingresos). Consiste en una estimacin o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en trminos monetarios para realizar tu trabajo. * Los presupuestos de ingresos son los clculos estimados del beneficio que recibir el proyecto durante las fases de ejecucin y operacin, los mismos que pueden ser ingresos monetarios e ingresos no monetarios o imputados. * El presupuesto de egresos es el clculo anticipado de los gastos de los gastos de inversin y los costos de produccin que habr de realizarse para la obtencin de un bien o servicio en un periodo determinado, tales como la mano de obra, materia prima bsica y otros insumos y materiales, energa elctrica, combustible, agua seguros, alquileres, intereses, gastos de ventas, imprevistos, depreciacin y obsolescencia (depreciacin lineal y fondo acumulativo de amortizacin), etc. * El presupuesto te indica cunto dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades y te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu planificacin de actividades; si se utiliza de manera correcta, el presupuesto te indica cundo necesitars ciertas cantidades de dinero para llevar a cabo tus actividades; te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de problemas; constituye una buena base para la contabilidad y

transparencia financiera. Cuando todos pueden ver cunto debera haberse gastado y recibido, pueden plantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias. BIBILIOGRAFIA ANDIA VALENCIA, WALTER Formulacin y evaluacin estratgica de proyectos BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeacin y Control de Recursos. Mc Graw Hill Bogot. Segunda Edicin. CORDOBA PADILLA, Marcial Formulacin y Evaluacin de Proyectos El Programa de Fortalecimiento Institucional del MIDA - Instructivo para la IDENTIFICACIN, PRIORIZACIN, FORMULACIN Y EVALUACIN DE PRESUPUESTOS SAPAG CHAIN, Nassir Formulacin y evaluacin de Proyectos de Inversin, segunda edicin. RAMIREZ, Willian. El presupuesto de un proyecto. http://www.slideshare.net/willianrrs/elpresupuesto-de-un-proyecto