UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Catlica de Loja

MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS DE LA COMPUTACIN

Gua Didctica

P ROYECTOS INFORMTICOS
18602
CICLO

DATOS DE IDENTIFICACIN:
CARRERA PROFESOR TELFONO E-MAIL TUTORA : : : : : Ingeniera en Informtica Ing. Nelson Piedra (07) 2 570 275 Ext. 2222 nopiedra@utpl.edu.ec Lunes a jueves de 08h30 a 09h30

Estimado Estudiante, dgnese confirmar la informacin aqui sealada llamando al Call Center 072588730, lnea gratuita 1800 887588 o al mail callcenter@utpl.edu.ec

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OCTUBRE 2007 - FEBRERO 2008

MATERIAL DE USO DIDCTICO PARA ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA, PROHIBIDA SU REPRODUCCIN TOTAL O PARCIAL POR CUALQUIER MEDIO

PROYECTOS INFORMTICOS
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Nelson Piedra UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA Diagramacin, diseo e impresin: EDITORIAL DE LA UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA Call Center: 593 - 7 - 2588730, Fax: 593 - 7 - 2585977 C. P.: 11- 01- 608 www.utpl.edu.ec San Cayetano Alto s/n Loja - Ecuador Segunda edicin Tercera reimpresin ISBN-978-9978-09-191-3 Derechos de Autor No. 021311 Reservados todos los derechos conforme a la ley. No est permitida la reproduccin total o parcial de esta gua, ni su tratamiento informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, por registro u otros mtodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Julio, 2007

NDICE
INTRODUCCIN. .................................................................................................................... 5 OBJETIVOS GENERALES. ...................................................................................................... 8

BIBLIOGRAFA............................................................................................................9 ORIENTACIONES GENERALES...........................................................................11 PRIMER BIMESTRE

OBJETIVOS ESPECFICOS................................................................................................... 13 CONTENIDOS........................................................................................................................ 14 DESARROLLO DEL APRENDIZAJE.................................................................................. 16 CAPTULO 1 CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS........................................ 16 CAPTULO 2 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES............................................................................. 26 CAPTULO 3 SOLUCIONES PROPUESTAS.............................................................................................. 35 CAPTULO 4 EL PROYECTO....................................................................................................................... 45 ACTIVIDADES DE FIN DE BIMESTRE. ............................................................................. 61

SEGUNDO BIMESTRE
OBJETIVOS ESPECFICOS................................................................................................... 63 CONTENIDOS........................................................................................................................ 64 DESARROLLO DEL APRENDIZAJE.................................................................................. 65 CAPTULO 5 EL GERENTE DE PROYECTOS........................................................................................... 65 CAPTULO 6 EL EQUIPO DE PROYECTOS.............................................................................................. 71 CAPTULO 7 TIPOS DE ORGANIZACIN DE PROYECTOS. ............................................................... 82 ACTIVIDADES DE FIN DE BIMESTRE. ............................................................................. 88 SOLUCIONARIO................................................................................................................... 89 ANEXOS.................................................................................................................................. 95

a EVALUACIONES A DISTANCIA

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INTRODUCCIN
L
os proyectos de desarrollo de software se diferencian de los otros proyectos de ingeniera tradicional en la naturaleza lgica del producto software. Recordemos que el software se desarrolla, no se fabrica en un sentido clsico. En todos los proyectos de ingeniera la buena calidad se adquiere mediante un buen diseo, pero en el caso del software, la etapa de construccin incide pobremente en su calidad, no as en la construccin de hardware o de una obra civil. Otra diferencia es que el software no se estropea, el paso del tiempo o males del entorno no inciden en el aumento de la tasa de fallas. As, no se puede gestionar un proyecto de desarrollo de software como si se tratara de un proyecto de fabricacin. La direccin de un proyecto de ingeniera de software Dirigir un proyecto de ingeniera de software consiste en aquellas actividades de gestin que involucran aspectos interpersonales y de motivacin por medio de las cuales el personal del proyecto entiende y contribuye a alcanzar los objetivos del proyecto. Una vez que los subordinados son entrenados y orientados, el jefe de proyecto tiene una responsabilidad continua por clarificar sus asignaciones, guindolos hacia la mejora de la productividad, y motivndolos a trabajar con entusiasmo y confianza hacia las metas del proyecto. Los principales problemas en la direccin son: Fallas para tener una comunicacin efectiva entre las entidades del proyecto y aquellas que no pertenecen al proyecto. El dinero no es un motivador suficiente para los desarrolladores de software. Las compaas y los jefes no poseen las tcnicas y herramientas apropiadas para motivar a los ingenieros de software. Los clientes y gerentes no reconocen el impacto potencial en el software causado por un aparentemente cambio trivial, por ejemplo, ellos creen que es slo un problema simple de programacin.

Durante el desarrollo del curso, le dotaremos de herramientas que mejoren su desempeo y xito en las actividades de direccin: proveer liderazgo, supervisar personal, delegar autoridad, motivar personal, construir equipos, coordinar actividades, facilitar comunicaciones, resolver conflictos, manejar cambios y documentar las decisiones de direccin.

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La gestin del proyecto de software es el primer nivel del proceso de ingeniera de software, porque cubre todo el proceso de desarrollo. Para conseguir un proyecto de software fructfero se debe comprender el mbito del trabajo a realizar, los riesgos en los que se puede incurrir, los recursos requeridos, las tareas a llevar a cabo, el esfuerzo (costo) a consumir y el plan a seguir. Este apunte cubre los tpicos ms relevantes de la gestin de proyectos aplicada al rea especfica de la ingeniera de software, de modo de proveer las bases conceptuales necesarias para ejercer competentemente el cargo de jefe de proyectos de desarrollo de software u otro cargo similar. Por gestin se entiende todas las actividades y tareas ejecutadas por una o ms personas con el propsito de planificar y controlar las actividades de otros para alcanzar un objetivo o completar una actividad que no puede ser realizada por otros actuando independientemente. A travs del presente curso insistiremos las actividades de gestin: Planificacin: Predeterminacin de un curso de accin para alcanzar los objetivos organizacionales. Organizacin: Arreglo de las relaciones entre las unidades de trabajo para el cumplimiento de objetivos y el otorgamiento de responsabilidad y autoridad para obtener esos objetivos. Staffing: Seleccin y entrenamiento de personas para puestos en la organizacin. Direccin: Creacin de una atmsfera que apoye y motive a la gente para alcanzar los resultados finales deseados. Y, control: Establecimiento, medicin y evaluacin del desempeo de las actividades a travs de los objetivos planeados. La planificacin involucra la especificacin de objetivos y metas para un proyecto y las estrategias, polticas, planes y procedimientos para alcanzarlos. Todo proyecto de ingeniera de software debe partir con un buen plan. La planificacin es necesaria por la existencia de certezas sobre el ambiente del proyecto software y sobre fuentes externas. La planificacin enfoca su atencin en las metas del proyecto, riesgos potenciales y problemas que puedan interferir con el cumplimiento de esas metas. Los principales problemas en la planificacin de un proyecto de ingeniera de software incluyen los siguientes: Requerimientos incorrectos e incompletos. Muchas especificaciones de requerimientos son inestables y sujetas a cambios mayores. La planificacin no se lleva a cabo por la creencia errnea de que es una prdida de tiempo y los planes cambiarn de todos modos. La planificacin de costos y plazos no es actualizada y se basa en necesidades de mercadeo y no de los requerimientos del sistema. Es difcil estimar el tamao y complejidad del proyecto de software de modo de realizar una estimacin de costos y plazos realista.

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Los costos y plazos no son re estimados cuando los requerimientos del sistema o el ambiente de desarrollo cambia. No se manejan factores de riesgo. La mayora de las organizaciones de desarrollo de software no recolectan datos de proyectos pasados. Las compaas no establecen polticas o procesos de desarrollo de software.

Felicitaciones por su esfuerzo!!

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OBJETIVOS GENERALES
COGNOSCITIVOS Adquirir las destrezas y conocimientos relevantes para ejercer eficazmente todas las actividades relacionadas con la gerencia y gestin de proyectos informticos, desde las funciones de la administracin: planificacin, organizacin, administracin, control e integracin de personal. Por captulos, los objetivos que nos planteamos son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Adquirir el conocimiento de los conceptos fundamentales de la administracin de proyectos. Desarrollar destrezas para identificar oportunidades de proyectos. Potenciar las soluciones de ingeniera con aspectos relevantes de la gestin de proyectos. Interiorizar las habilidades necesarias que se demandan de los gerentes de proyectos. Disear estructuras de equipos de alto desempeo. Ejecutar actividades de planeacin y control de Proyectos.

FORMATIVOS. Incentivar el valor del formacin integral para la gestin exitosa de proyectos informticos, promocionando la productividad de las personas como dimensin fundamental de la industria de software.

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BIBLIOGRAFA
TEXTO BSICO:

GIDO J. CLEMENTS J. (1999) Administracin exitosa de proyectos, South Western Collage Publishing. Internacional Thompson Editores S.A. de C.V.
COMPLEMENTARIA: McCONNELL S. (1997). Desarrollo y Gestin de Proyectos Informticos. Mc Graw Hill. Madrid. PMI Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Edicin 2000. Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 USA DIRECCIONES ELECTRNICAS

APARICIO F. (2005). Anlisis y Gestin de Riesgos. Disponible en http://www. fistconference.org/data/presentaciones/AnalisisyGestiondeRiesgos.pdf. [julio del 2005]. CROSSTALK (2004). Software Project Management Practices: Failure versus Success. Disponible en http://www.stsc.hill.af.mil/crosstalk/2004/10/0410Jones. html. [julio del 2005]. Gua PMBOK (2004). Tercera edicin Disponible en http://www.pmi.org/prod/ groups/public/documents/info/pp_pmbokguidethirdexcerpts.pdf. [julio del 2005]. MANIASI S. Identificacin de riesgos en proyectos de software en base a taxonomas, Disponible en http://www.itba.edu.ar/capis/webcapis/proyectodetesisdemagis ter/Maniasi-Anteproyectodetesis.pdf. [19 de julio del 2005]. NUCHERA A. (2004). Una introduccin a la gestin de riesgos tecnolgicos. Disponible en http://www.madrimasd.org/revista/revista23/tribuna/tribuna1. asp. [julio del 2005]. PC-NEWS (2005). Riesgos Asociados a Proyectos de Tecnologa de Informacin. Disponible en http://www.pc-news.com/detalle.asp?sid=&id=11&Ida=1389. [julio del 2005]. PINAR A. (). Conceptos introductorios de Gestin de Riesgos. Disponible en http:// www.inf.utfsm.cl/~lhevia/asignaturas/proyectos/lecturas/9%20Riesgos-Pinar. pdf. [julio del 2005].

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RUIZ-BERTOL F. DOLADO J. (2004). Gestin activa de eventos en Proyectos de Software. Disponible en http://www.sc.ehu.es/jiwdocoj/remis/docs/ FranAdis2004.pdf. [junio del 2005]. VENTURA M. (2002). Fallas con el Software. Disponible en http://www.enterate. unam.mx/Articulos/dos/septiembre/fallas.htm. [julio del 2005]. ZAVALA J. (2004). Por qu fracasan los Proyectos de Software?; Un enfoque organizacional. Disponible en http://www.consol.org.mx/2004/material/63/ por-que-fallan-los-proy-de-soft.pdf. [julio del 2005].

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ORIENTACIONES GENERALES
Estudiar a distancia es un reto que requiere esfuerzo, dedicacin y sobre todo de organizacin, por ello debe hacer de esta actividad un trabajo continuo y sistemtico, organice su tiempo de manera que pueda verdaderamente aprovechar los contenidos que se le estn ofreciendo. Le sugiero hacer vida esta frase, que aunque le puede parecer trillada, es la que ms se adapta a la realidad de las personas que estudian a distancia: No deje para maana lo que puede y debe hacer hoy Le propongo algunas orientaciones que le servirn en su proceso de aprendizaje:
1. Materiales

Para su estudio usted dispondr del texto bsico, mencionado en la bibliografa y la gua didctica. La gua didctica ser quien oriente su camino en el proceso de enseanza-aprendizaje; por lo que, la debe tener siempre a la mano y seguir las pautas y sugerencias que se darn para todo el proceso educativo. Inicie su estudio leyendo la gua didctica con gran atencin, ponga especial inters en los objetivos especficos que se plantean al inicio de cada captulo. Esta gua cuenta con algunos recursos didcticos que le apoyarn en su aprendizaje como son: resmenes, cuadros, ejemplos, auto evaluaciones y solucionario. Adems, a lo largo del contenido se han insertado algunas preguntas y frases para completar, con la finalidad de que en el transcurso de su estudio, se d cuenta del nivel de captacin que est alcanzando, sta misma finalidad tienen las auto evaluaciones, por lo que lo invito a que no las desaproveche.
2. Cmo estudiar?

Para ayudarse en el proceso de aprendizaje utilice las tcnicas de estudio que ms se adapten a su manera de aprender: subrayado, resmenes, cuadros sinpticos y trate, en lo posible, de buscar un ambiente adecuado. Estudie detenidamente los contenidos que se presentan en la gua y en el texto bsico, no se conforme nicamente con leerlos, trate de asimilarlos en profundidad, integrarlos y darles una elaboracin personal; slo as podr llegar a la aplicacin y transferencia de los conocimientos. Trate de organizar su tiempo de tal manera que pueda dedicar al estudio de esta materia por lo menos 4 horas semanales.

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El ambiente en donde usted estudie influye mucho en su proceso de asimilacin de contenidos, por lo que, trate en lo posible que ste sea el ms adecuado especialmente en lo que se refiere a iluminacin, temperatura y ventilacin.
3. Apoyo tecnolgico

Para usted ya es familiar, que cuenta con el apoyo tecnolgico de una plataforma o entorno virtual de aprendizaje (EVA) www.utplonline.edu.ec este entorno, accesible nicamente para los estudiantes de la UTPL, le permite interactuar con el docente y sus compaeros. Consulte con frecuencia el espacio ANUNCIOS donde encontrar informacin y orientaciones sobre el desarrollo de esta asignatura. Lo invito, adems, a que ingrese y participe en el rea de FOROS, en sta rea se plantearn algunas preguntas, que d su opinin y as enriquecernos todos con sus criterios. Finalmente recuerde que aunque estudia a distancia, esto no significa que est sola o solo, llmenos o escrbanos al correo electrnico las veces que sea necesario, ser muy grato aclarar cualquier duda o interrogante que tuviera.

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P RIMER

BIMESTRE

OBJETIVOS ESPECFICOS
v v v v v v v v v v v v v v v v v Visin general de conceptos de la administracin de proyectos Abstraer el ciclo de vida de un proyecto Ejecutar los pasos en el proceso de administracin de proyectos Conocimiento general sobre lnea base. Identificar necesidades, problemas y oportunidades Fortalecer el conocimiento necesario para preparar una solicitud de propuesta Adquirir habilidades y conocimientos para solicitar propuestas Revisar los factores necesarios para la preparacin de una solicitud de propuesta del desarrollo de un proyecto de implementacin webMotivar una actitud preactiva de mercadotecnia que permita desarrollar propuestas competitivas Reflexionar sobre la importancia de decidir licitar y no licitar Disear propuestas con criterios suficientes para que la propuesta sea ganadora Refinar las consideraciones mnima para la fijacin de propuestas competitivas y rentables Validar el conjunto de factores que se deben observar en un contrato que garantice la comunicacin y permanencia de las relaciones entre clientes y contratista Adquirir destrezas para desarrollar planes de proyectos Analizar los elementos necesarios que la realizacin de un proyecto supone Conocer los factores que se deben tener en cuenta para un control adecuado de proyectos Practicar las distintas actividades que el cierre de un proyecto implica.

Diferenciar los elementos de proyectos de software que los diferencias de proyectos en otros campos.
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CONTENIDOS
CAPTULO 1 CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS v v v v v v

Introduccin Actividades previas Atributos de un proyecto Ciclo de vida del proyecto

Proceso de la administracin del proyecto Conceptos de lnea base Qu es una lnea de base? Lnea base en MS Project v Beneficios de la administracin de proyectos v Caso para estudio v Resumen v Ejercicios de auto evaluacin
CAPTULO 2 Identificacin de Necesidades v v v v v v v v v

Fase I: identificar una necesidad Fase II: desarrollar una solucin propuesta Fase III: Realizar el proyecto Fase IV: Terminar el proyecto

Introduccin Actividades previas Identificar necesidades, problemas u otras necesidades Preparar una solicitud de propuesta solicitar propuestas Ejemplo de preparacin de una solicitud de propuestas y precios de diseo de pginas Web
cmo se prepara una solicitud de propuesta? Caso para estudio Resumen Ejercicios de auto evaluacin

CAPTULO 3 Soluciones propuestas v Introduccin v Actividades previas v Mercadotcnica previa a la SDP/Propuesta v Decisin de licitar / no licitar v Desarrollo de una propuesta ganadora v Preparacin de la propuesta

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Consideraciones de fijacin de precios Presentacin de la propuesta y seguimiento Evaluacin de las propuestas por el cliente Tipos de contrato Contratos de precio fijo Contratos de reembolso del costo Clusulas del contrato Caso para estudio Resumen Ejercicios de auto evaluacin
CAPTULO 4 EL PROYECTO

Contenido de la propuesta

v v v v v v

v v v

Introduccin Actividades previas Planificacin del proyecto Realizacin del proyecto Control del proyecto Terminacin del proyecto Evaluacin interna posterior a la terminacin del proyecto Retroalimentacin del cliente Cancelacin del proyecto La Parbola de la Gestin de Proyectos de Software Los requisitos La arquitectura La estimacin La Gestin la Interventora y las Pruebas En la obra en construccin se presentan varias actividades que son claves para el xito del proyecto Caso para estudio Resumen Ejercicios de auto evaluacin 64

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DESARROLLO DEL APRENDIZAJE

CAPTULO 1 CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Introduccin En el presente captulo se aborda una visin general de los conceptos de la administracin de proyectos, esto es: Definicin de un proyecto y sus atributos Restricciones clave dentro de las cuales se tiene que administrar un proyecto Cmo nace un proyecto? Los pasos que existen en el proceso de administracin del proyecto Los beneficios de la administracin del proyecto Actividades previas Se recomienda dar lectura a los dos casos que se presentan en el texto base: Las estrellas de la msica, en proyectos de caridad y El departamento del trabajo e industrias. En el primer caso se resalta que cada uno de los proyectos de caridad requiri de una seria planificacin, programacin, organizacin, trabajo en equipo, comunicaciones y liderazgo. En el segundo caso se destaca un proyecto accidentado que con un administrador experimentado pudo cumplir con las expectativas, esta es la historia de muchos proyectos cuyo xito es producto de uno de los componentes crticos: la administracin del proyecto.

Atributos de un proyecto GIDO y CLEMENTES [1999], seala que: Un proyecto es un intento por lograr un objetivo especfico mediante un juego nico de tareas interrelacionadas y el uso efectivo de los recursos. Algunos ejemplos de proyectos informticos son:

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Poner en produccin un sistema de gestin administrativa financiera para una empresa determinada. Desarrollar un software para el alineamiento de secuencias genticas. El diseo e implementacin de un sistema de back bone en fibra ptica y el cableado estructura de un campus universitario. La implementacin de una oficina de capacitacin y consultora para la ingeniera de software y de procesos de mejora de procesos de software El diseo de un sistema electrnico para la impresin de microcircuitos. El desarrollo de un software para la digitalizacin de documentacin y work flor para una empresa estatal. El desarrollo de un web service de consulta de informacin financiera de una persona en el Ecuador. Planificar la formacin tcnica de un equipo de desarrolladores de software en base a distintos perfiles. El desarrollo de un software que debe presentar un estudiante universitario a su profesor al final de un ciclo de estudios.

n n

n n

Los atributos de un proyecto estn sealados en el texto base. Por lo general alcanzar el propsito de un proyecto esta limitado por los siguientes cuatro factores: el alcance, costo, programa y satisfaccin del cliente.

Objetivo bien definido., en trminos de alcance, costo y programa

Incluye un grado de incertidumbre

Serie de tareas independientes

Cliente, quien proporciona los fondos necesarios: personas, organizaciones

ATRIBUTOS DE UN PROYECTO

Marco de trmino especfico

Pueden ser un intento nico (ciertas especificacines especiales)

Utiliza varios recursos: personas, equipos organizaciones, materiales

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Una vez que se inicia un proyecto pueden ocurrir circunstancias imprevistas que pongan en peligro el logro del objetivo fijado con relacin al alcance, el costo o el programa. El costo de algunos de los materiales puede ser ms alto de lo estimado originalmente. La inclemencia del tiempo puede ocasionar una demora. Quiz se requiera disear de nuevo y hacer modificaciones a una maquinaria automtica y compleja para lograr que cumpla con las especificaciones de desempeo.

El gerente del proyecto es el responsable de prevenir y superar este y cualquier otro tipo de circunstancias que pueda ir en contra del proyecto, sea en cronograma, calidad, costo o satisfaccin del cliente.

Satisfaccin del cliente

Alcance

Limitantes de un proyecto

Programa

Costo

Ciclo de Vida del Proyecto En el texto base, en la figura 1.2 se muestran las cuatro fases del ciclo de vida del proyecto y la cantidad relativa de esfuerzo y tiempo dedicados a cada fase. Se recomienda revisar cuidadosamente este apartado en el texto base, y reflexionar las etapas que se presentan en el ciclo de vida del proyecto con su experiencia en proyectos especficos en temas informticos: software, hardware, telecomunicaciones, diseo, etc.

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Fase I: identificar una necesidad

Incluye la identificacin de una necesidad, un problema, o una oportunidad, y puede dar como resultado que el cliente solicite propuestas a personas, a un equipo de proyectos u organizaciones (contratistas) para resolver el problema identificado. Solicitud de propuesta: documento en los que el cliente redacta requisitos y solicitudes; aunque no toda situacin implica un documento formal, y la mayora de veces es producto de reuniones informales.
Fase II: desarrollar una solucin propuesta

Esta fase da como resultado la presentacin de una propuesta al cliente, su deseo es que el cliente les contrate para poner en prctica la solucin. El contratista desarrolla la propuesta de manera documentada y la presenta por escrito al cliente. Contrato: el cliente revisa las propuestas y elige la ganadora, luego procede a negociarla y firma el contrato o acuerdo.
Fase III: Realizar el proyecto

Negociado y firmado el contrato se desarrolla el proyecto, incluye hacer la planeacin detallada del proyecto y despus poner en prctica ese plan para lograr el objetivo del proyecto. En esta fase se hace uso de distintos tipos de recursos.
Fase IV: Terminar el proyecto

Cuando el proyecto est terminado se deben realizar ciertas actividades de cierre. Por ejemplo: firmar todas las entregas, validar todos los cobros y pagos; evaluar el desempeo; obtener la retroalimentacin del cliente y su nivel de satisfaccin; recoger la retroalimentacin del equipo de proyecto. En general, el ciclo de vida del proyecto se sigue de manera ms formal y estructuradas cuando el proyecto se realiza en un ambiente de negocios. Tiende a ser menos formal cuando el proyecto lo lleva a cabo una sola persona o un grupo de voluntarios. Proceso de la Administracin del Proyecto
Este apartado es desarrollado en la pgina 11 de texto; de forma resumida, el proceso de administracin del proyecto significa planear el trabajo y despus llevar a cabo ese plan para lograr el objetivo del proyecto. El esfuerzo principal en la administracin de un proyecto tiene que estar centrado en establecer un plan de lnea base, que proporcione un plan de ruta para indicar cmo se lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. El esfuerzo de planeacin incluye los siguientes pasos:
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Definir con claridad el objetivo del proyecto

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Dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas importantes, o paquetes de trabajo. Una estructura de divisin del trabajo EDT es presentada en la figura 1.3 del texto base como un rbol jerrquico. Se recomienda desarrollar una estructura de descomposicin de trabajo de un proyecto de implementacin de un diseo web del portal para una cadena de hoteles que se ubican en la famosa Ruta del Sol, en el Ecuador.

Definir las actividades especficas que son necesarias de realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto
n

Presentar grficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red. La figura 1.4 presenta un ejemplo de este tipo de estructura. Se recomienda analizar cuidadosamente la figura y esquematizar un diagrama de red de las actividades que se involucraran en el desarrollo de un software por medio del ciclo clsico de vida

n n n

Hacer un estimado de tiempo Hacer un estimado de costos para cada actividad Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles.

La informacin que se debe indicar en un plan con lnea base es:

n n n

Las fechas de inicio y terminacin de cada actividad Las cantidades de los diversos recursos que se necesitarn durante cada periodo. El presupuesto para cada periodo, as como el presupuesto acumulado desde el inicio del proyecto a travs de cada periodo.

Establecida la lnea base, se debe usarla de tal manera que el trabajo realizado sea de acuerdo al plan (presupuesto, tiempo, actividades planeadas y buscando la satisfaccin del cliente). A esta supervisin se le llama el proceso de administracin del proyecto e incluye medir la evolucin real y compararlo con el planeado. La clave para el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el planeado sobre un base oportuna y peridica y, si es necesario, realizar la accin correctiva de inmediato. El confiar que un problema desaparecer sin la intervencin correctiva es de ingenuos y necios. El intentar realizar un proyecto sin establecer primero un plan de lnea base es arriesgado. Es como comenzar unas vacaciones sin un mapa de carreteras, itinerario ni presupuesto, Se puede terminar en un lugar remoto: sin dinero y sin tiempo.

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En el texto base se especifica el tema de lnea base, por lo que se adjuntan algunos conceptos adicionales al respecto, as como su aplicacin y significado en una herramienta de administracin de proyectos tal como MS Project.

Conceptos de Lnea Base

Qu es una lnea de base?

Una lnea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original. Este conjunto consta de las estimaciones originales de tareas, recursos, asignaciones y costos que se especifican en el plan del proyecto. Por qu se debe crear una lnea de base? Una lnea de base es fundamental para llevar a cabo un seguimiento del progreso. Las estimaciones originales que contiene son puntos de referencia permanentes con los que puede comparar la informacin actualizada de tareas, recursos, asignaciones y costos en el plan del proyecto a medida que ste progresa, incluida la informacin real registrada. Ejemplos de informacin real son duraciones de tarea reales, costos de los recursos de fase temporal y trabajo completado en la asignacin. Por qu se debe crear una lnea de base? Si crea una lnea de base, controla el progreso viendo las variaciones entre las estimaciones de la lnea de base y los datos programados. Por ejemplo, si estima un costo de tarea de 50 $ pero registra un costo programado de 60 $, la variacin del costo es 10 $. Mediante el control peridico de las variaciones, puede tomar medidas para asegurarse de que el proyecto se ajusta a las estimaciones originales. No obstante, debe tener en cuenta que slo podr ver variaciones de los elementos para los que haya especificado estimaciones en la lnea de base. Por ejemplo, si no se han especificado costos de recursos antes de guardar una lnea de base, no se podr ver variaciones de costos de recursos.
Lnea base en MS Project

Qu informacin de tareas se guarda en una lnea de base?

En MS Project, una lnea base guarda la siguiente informacin:

n n n n

Fechas de comienzo y fin Duraciones Trabajo Costos

n n n

Tareas divididas Trabajo de fase temporal Costos de fase temporal

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Qu informacin de recursos se guarda en una lnea de base?

n n n n

Trabajo Costos Trabajo de fase temporal Costos de fase temporal

Qu informacin de asignacin se guarda en una lnea de base?

n n n n n

Fechas de comienzo y fin Trabajo Costos Trabajo de fase temporal Costos de fase temporal

Qu hace Microsoft Project con los datos de la lnea de base?

Cuando se guarda una lnea de base, Microsoft Project guarda los datos de la misma como parte del archivo del proyecto. Una lnea de base no es un archivo independiente. Por ejemplo, cuando guarda una lnea de base, Microsoft Project copia la informacin de los campos Comienzo y Fin en los campos Comienzo previsto y Fin previsto. Puede modificar los datos de la lnea de base para ajustar los cambios realizados en el proyecto como combinar, agregar o eliminar tareas. Tambin puede eliminar todos los datos de una lnea de base, borrando sta, si, por ejemplo, el proyecto ha concluido y desea utilizar el plan como plantilla de futuros proyectos. Cundo se debe crear una lnea de base? Lo ideal es crearla despus de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto. Dado que la lnea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el progreso del proyecto real, debe incluir las mejores estimaciones de duracin de las tareas, de las fechas de comienzo y fin, de los costos y de otras variables del proyecto que desee controlar. Si la informacin de la lnea de base difiere de los datos actuales, significar que el plan original no es preciso. Normalmente, esta diferencia se produce si ha cambiado el mbito o la naturaleza del proyecto. Si los participantes del proyecto estn de acuerdo en que la diferencia lo justifica, entonces en cualquier momento durante el proyecto podr modificar o adaptar la lnea de base. Cundo NO debe crearse una lnea de base? Aunque la creacin de una lnea de base sirve para que el proyecto sea lo ms til posible al permitir comparar la informacin programada con la informacin de la lnea de base, en determinadas ocasiones la lnea de base no resulta muy til. Por ejemplo, puede que

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no tenga motivo o tiempo para comparar el plan programado con el plan previsto. El proyecto puede tener un nmero de tareas tan reducido que puede controlar su progreso mentalmente. O bien, la duracin del proyecto puede ser tan corta que no tiene tiempo o necesidad de realizar un seguimiento de las tareas. Beneficios de la Administracin de Proyectos El beneficio definitivo de poner en prctica tcnicas de administracin de proyectos es tener un cliente satisfecho, y se debe tener en cuenta que por cliente tanto al interno como al externo.

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Caso para Estudio Se recomienda dar lectura del caso de estudio que consta en la pgina 19 del texto base. Y resolver las siguientes preguntas:
n

Cules son las necesidades que se han identificado? Cul es el objetivo del proyecto? Qu suposiciones, si es que hay alguna, se deben hacer con relacin al proyecto a realizar? Cules son los riesgos existentes en el proyecto?

n n n

Resumen Un proyecto es un intento por lograr un objetivo especfico mediante un grupo nico de tareas interrelacionadas y la utilizacin efectiva de los recursos. Los factores restrictivos de los proyectos son: alcance, programa, costo y por supuesto satisfaccin del cliente. En este captulo, tambin se coment sobre las cuatro fases de ciclo de vida de un proyecto: Identificar una necesidad, desarrollar una solucin propuesta, realizar el proyecto y terminar el proyecto. La administracin de proyectos incluye primero establecer un plan y despus ponerlo en prctica para el logro del objetivo del proyecto. La clave para el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el planeado sobre una base oportuna y peridica y, si es necesario, llevar a cabo de inmediato la accin correctiva. El beneficio definitivo de poner en prctica tcnicas de administracin de proyectos es tener a un cliente satisfecho: interno y externo.

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Ejercicios de Autoevaluacin a. b. c. d. Cules son algunos atributos de un proyecto? Identifique cinco proyectos en los que usted particip durante su vida profesional. Cules son los cuatro factores que limitan el logro del objetivo de un proyecto? Relaciones las fases del ciclo de vida del proyecto, de la columna izquierda, con las descripciones de la columna derecha:

___

Primera fase Segunda fase Tercera fase Cuarta fase

A. Desarrollar la solucin propuesta B. Poner en prctica la solucin propuesta C. Identificar la necesidad o problema D. Terminar el proyecto

___ ___ ___

e. f.

El esfuerzo principal de la administracin de un proyecto incluye establecer un __________. El poner en prctica el plan de lnea base para un proyecto incluye ___________ el trabajo de acuerdo al plan y ___________ el trabajo en forma tal que se logre el alcance del proyecto dentro del ___________ y el ___________

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CAPTULO 2 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES

Introduccin

Una vez revisado los conceptos del captulo 1, en el que se revis conceptos relacionados con las cuatro fases de un proyecto, en el presente captulo se aborda la primera de estas fases identificacin de necesidades, y se revisarn los siguientes conceptos y se apoyar en el fortalecimiento de habilidades relacionadas con: Identificar necesidades y seleccionar proyectos Desarrollar solicitudes de propuestas El proceso de solicitar propuestas

Ejemplo de solicitud de propuesta para el desarrollo de un sitio web Actividades Previas Se recomienda dar lectura a los dos casos que se presentan al inicio del captulo, en el texto base: La feria estatal de Minnesota y El Banco de Boston. En el primer caso se resalta la actitud del lder del proyecto frente a los comentarios pesimistas que reciba y su actitud y deseo de seguir adelante a pesar de aquello. En el segundo caso la leccin a asimilar es que el aplicar por anticipado la disciplina y las tcnicas de la administracin de proyectos a una propuesta da como resultado una Solicitud de Proyectos ms amplia. Identificar Necesidades, Problemas u Oportunidades La identificacin de necesidades es la fase inicial del ciclo de vida del proyecto. Se comienza con el reconocimiento de una necesidad, un problema, o una oportunidad y termina con la emisin de una solicitud de propuesta (SDP). Antes de que se prepare la solicitud de propuesta, se debe definir con claridad el problema o la necesidad, una buena tctica es recopilar informacin, cuantificar la potencial ganancia y los costos en los que se ha de incurrir. Una vez que se ha estimado la magnitud del beneficio de la mejora, el cliente puede determinar el presupuesto para un proyecto para poner en prctica la mejora. Las compaas tienen normalmente un nmero limitado de fondos disponibles y con frecuencia quieren gastar esos fondos en proyectos que proporcionarn el mayor rendimiento sobre la inversin.

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Una vez que se ha determinado que existe un beneficio global al enfrentar el problema, la necesidad o la oportunidad, el cliente prepara una solicitud de propuesta. Preparar una Solicitud de Propuesta El propsito de preparar una solicitud de propuesta es exponer, en forma amplia y detallada, lo que se requiere, desde el punto de vista del cliente, para resolver la necesidad identificada. Una buena Solicitud de Propuesta permite a los contratistas o al equipo de proyectos comprender qu espera el cliente, de modo que puedan elaborar una propuesta bien preparada que satisfaga los requisitos del cliente a un precio realista. Esta solicitud de propuesta debe ser amplia y proporcionar informacin suficientemente detallada para que el contratista o el equipo del proyecto pueda preparar una propuesta inteligente que corresponda a las necesidades del cliente. En la figura 2.2 del texto base, se recoge los aspectos mnimos que debera tener una solicitud de propuesta, se recomienda analizar cada punto y ejercitar en lo que se debera describir si usted fuese un jefe de proyecto informtico o consultor independiente encargado de hacer la solicitud de propuesta para la implementacin de un sistema informtico para una empresa que se encarga de la comercializacin de productos de aseo y limpieza que funciona a nivel nacional. Se debe observar que en muchas situaciones quiz no se prepare una Solicitud de Propuesta formal; en lugar de ello, la necesidad se comunica de un modo informal y en ocasiones en forma oral y no por escrito - Con frecuencia esto sucede cuando el proyecto ser puesto en prctica por el personal interno de la empresa y no interviene un contratista externo. Algunas pautas para un proyecto de una solicitud de propuesta formal a contratistas externos:
n

Una SDP tiene que proporcionar una descripcin del trabajo (DDT), que se relaciona con el alcance del proyecto, exponiendo las tareas o los elementos de trabajo que el cliente quiere que realice el contratista o el equipo del proyecto. La SDP tiene que incluir los requisitos del cliente, que definen las especificaciones y los atributos. Los requisitos abarcan el tamao, la cantidad, el color, el peso, la rapidez y otros parmetros fsicos o de operacin que tienen que satisfacer la solucin propuesta por el contratista. Algunos requisitos se refieren al desempeo y pueden ser utilizados como criterios de aceptacin por el cliente. La SDP debe especificar las entregas que el cliente espera que le proporcione al contratista o el equipo del proyecto. La SDP debe relacionar cualesquiera artculos suministrados por el cliente. La SDP podr expresar las aprobaciones que requiere el cliente. Algunas SDP mencionan el tipo de contrato que piensa usar el cliente.

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Una SDP podra expresar las condiciones de pago que piensa usar el cliente. La SDP puede expresar el programa requerido para la terminacin del proyecto. La SDP debe proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las propuestas del contratista La SDP debe sealar la fecha de vencimiento para la cual el cliente espera que los posibles contratistas presenten sus propuestas. Una SDP quiz incluya los criterios de evaluacin, que podran incluir: la experiencia con proyectos similares del contratista, el enfoque propuesto por el contratista, el programa y los costos En algunos casos raros, una SDP sealar los fondos que tiene disponible el cliente para gastar en el proyecto En el texto base, pgina 27 y 28, se presentan algunas pautas para un proyecto en el que se va a realizar una solicitud de propuesta formal a contratistas externos. Se recomienda su lectura y reflexin cuidadosas, as como evaluar la forma como se evaluara objetivamente y de manera econmica que estos elementos puedan ser evaluados.

Solicitar Propuestas Una vez que se ha preparado la SDP, el cliente solicita propuestas al notificar a los posibles contratistas que tiene disponible la SDP. Una forma en que los clientes pueden hacer esto, es identificando por anticipado un grupo seleccionado de contratistas, envindole a cada uno de ellos una copia de la SDP. Los clientes y los contratistas de la empresa consideran el proceso de SDP/Propuesta, como una situacin competitiva. Los clientes tienen que ser cautos de no proporcionar a uno o ms de los contratistas informacin que no se entregue a todos los contratistas interesados. Tenga en cuenta que no todos los ciclos de vida de proyectos incluyen la preparacin de una solicitud de propuesta por escrito y las posteriores propuestas de los contratistas. Aunque los proyectos puedan ser sistemticos o informales, todos se inician con la identificacin de una necesidad, un problema, o una oportunidad y despus se pasa a que el cliente defina (por escrito o en forma verbal) el alcance, los requisitos, el presupuesto y el programa de lo que se tiene que lograr.

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Ejemplo de preparacin de una solicitud de propuesta y precios de diseo de pginas Web

http://www.informaticamilenium.com.mx/paginas/mn/articulo65.htm

Probablemente la principal fuente de confusin y causa de problemas entre clientes y empresas de desarrollo de tecnologas de Internet es una solicitud de propuesta mal elaborada (SDP o RFP por sus siglas en ingls Request for Proposal). Resultara muy fcil decir que por lo general el cliente sabe lo que l desea y que su nico apuro es poner sus necesidades por escrito. La realidad es que con frecuencia los clientes no tienen una idea clara de lo que desean o necesitan. En ocasiones reconocen esta carencia de una visin acerca de los alcances del proyecto, pero en la mayora de los casos creen saber lo que buscan. Sin embargo, el desarrollador, que cuenta con experiencia en el campo tecnolgico, de ingeniera o especficamente de diseo web, es el que conoce mucho ms del tema. Tambin en ocasiones los desarrolladores creen tener una idea mucho ms clara de las necesidades del proyecto cuando en realidad no es as. Su objetivo debe ser entonces crear una solicitud de propuesta que permita recibir ofertas bien estructuradas y suficientemente razonables. Usted desea crear una solicitud de propuesta que fije las bases para una relacin satisfactoria alrededor de un proyecto en ocasiones complicado y costoso. Gran parte del problema es que no es fcil poner por escrito todos los detalles y posibilidades de un proyecto de desarrollo web antes de que usted adquiera experiencia y tenga una idea clara de lo que necesita y de cmo va a integrarse todo una vez implementado el sitio. Las tecnologas web son relativamente nuevas, as que no debe sorprendernos que la mayora de los clientes tengan poca experiencia en preparar el tipo de solicitudes de propuesta que se requieren para proyectos de desarrollo en Internet. Cabe mencionar que por ejemplo una solicitud para instalar un conmutador o una red de cmputo es totalmente diferente a una solicitud para proyectos de diseo web. Idealmente, una compaa debiera acudir a un consultor con experiencia en tecnologas de Internet para ayudarles a visualizar y a definir lo que debe incluir su proyecto antes de preparar su solicitud de propuesta. Un buen consultor puede ayudarle a producir una solicitud que logre que el proceso de desarrollo sea ms fcil para ambas partes, cliente y desarrollador.
Cmo se prepara una solicitud de propuesta?

Sugerimos un proceso en dos etapas. La primera de ellas consiste en seleccionar de entre un gran volumen de ofertas, una breve lista de compaas que presentarn su solucin una vez que usted haya preparado su solicitud de propuesta. La idea es encontrar a tres o cuatro compaas de desarrollo con las que usted se sienta identificado aunque no hayan presentado todava una oferta con nmeros. Para hacer esto, necesita elaborar un documento inicial que las agencias interesadas puedan utilizar como punto de partida para comentar el proyecto con usted.

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Este primer documento debe ser rico en objetivos y visin - Qu deseara usted que su sitio hiciera? Cul es el propsito de implementar un Sitio Web en su empresa?. No necesita ser un documento extenso y quiz con esta breve descripcin pueda ser suficiente: Productos ACME busca un socio tecnolgico para el desarrollo de un Sitio Web con el que se planea llevar a cabo las siguientes funciones: 1. 2. Construir y reforzar nuestras marcas alrededor del mundo Vender los productos XYZ

3. Proveer soporte al cliente. Las compaas de desarrollo interesadas favor de ponerse en contacto con la Srta. Ruth Granda antes del dd/mm/aaaa. Se debe describir la compaa y los productos, conviene dar un poco de informacin sobre el tiempo que usted tiene en mente para el proyecto, as como los recursos que piensa dedicar al mismo. Es recomendable comunicarse con la gente que responde, as como programar breves reuniones con las compaas que vengan recomendadas o con aquellas que han comenzado a ser de confianza. Si no se piensa utilizar a un consultor en estrategias de Internet, lo que conviene es preparar una apropiada solicitud de propuesta. Se debe restringir la lista de licitadores a tres o, a la sumo, cuatro compaas. Si se trata de un proyecto grande, es recomendable que se considere el pago de una comisin. Ofrezca a las agencias finalistas una cierta cantidad para compensar el costo de preparar sus ofertas. Aunque puede sonar como una idea absurda, pngase en los zapatos de las agencias por un momento. Una oferta bien preparada para un proyecto extenso exige una cantidad considerable de tiempo y de recursos. Bastantes propuestas acaban en la nada. Con frecuencia los rumores pueden hacer ver como que la compaa que est solicitando las propuestas tiene ya un desarrollador preferido y nicamente desea otras propuestas para propsitos de comparacin o simplemente por cumplir un requisito del proceso de licitacin. Aunque puede darse el caso, usted no puede esperar ofertas cuidadosamente preparadas en tal situacin. Una comisin puede hacer que las compaas de desarrollo de prestigio dediquen el tiempo necesario para presentar las mejores soluciones. Sugerimos que especifique que las ofertas estn presentadas de modo que pueda compararlas fcilmente. Usted debe solicitar alcances y precios especficos en el formato y orden necesarios para hacer una buena comparacin. Puede ser que diga algo como: Las propuestas debern contener los siguientes puntos:

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