Sistema de control de inventario Los sistemas de control de inventarios, de acuerdo a lo expresado por Krajewski (2000), son los encargados

de responder como Qu cantidad se debe pedir? y Cundo se debe hacer el pedido?. Cuando se selecciona un sistema de control de inventario, la ndole de la demanda sobre los artculos es un factor crucial, debido a que los artculos con demanda dependiente son deben tener un sistema distinto de los que tienen demanda independiente. El inventario de demanda independiente incluye: La mercanca al mayor y detal El inventario de las industrias de servicio Inventario para la distribucin de artculos finales y partes de sustitucin Suministros para mantenimiento, reparacin y operacin Tipos de inventario Los inventarios, segn Van Horne (2002), representan el eslabn entre la produccin de un bien o servicio y su venta. Una empresa de fabricacin debe mantener cierta cantidad de inventario, que se conoce como trabajo en proceso, durante la produccin. Aun cuando otros tipos de inventario, no son estrictamente necesarios para la flexibilidad de la empresa. Inventario en transito El inventario de transito son los productos que se encuentran en la fase de produccin, es el que se presenta entre distintas etapas de la produccin o el almacenamiento, permite la programacin eficiente de la produccin y el aprovechamiento de los recursos. Sin este tipo de inventario habra que esperar que cada una de las etapas previas de produccin completara una unidad. Inventario de materias primas Es el inventario de los recursos que se requieren en el proceso productivo, permite a las empresas tener flexibilidad en sus compras. Sin l, se tendra que comprar materias primas da a da para mantener el ritmo de sus esquemas de produccin Inventario El inventario, son todos aquellos bienes que adquiere las empresas comerciales o industriales para, su posterior venta. El mismo puede funcionar o no como mediador entre los procesos de transformacin lo que constituye el objetivo de las medidas primarias y normales de las entidades, es decir, la obtencin de las ganancias derivadas de la venta del inventario que satisfaga las necesidades del consumidor (Lpez, 1995). Los inventarios son la suma de aquellos artculos tangibles, de propiedad personal los cuales estn disponibles para la venta, en una operacin ordinaria comercial y estn en un proceso de produccin para tales ventas. El inventario es uno de los activos en las empresas de ventas del mayor y al por menor, las ventas de estas mercancas con un presin por encima del costo, es fuente principal del ingreso (Meigs & Meigs, 1992). Objetivos de los inventarios 12

Segn Buffa y Tamberrt (1988) los objetivos son: Determinar la existencia mxima y mnima, que se debe tener en existencia de un artculo. Otorga un mayor beneficio en los estados financieros. Asegurar artculos en cantidades suficientes, como para satisfacer las demandas. Estabilizar el ritmo de produccin para obtener economa. Regularizar el volumen de los materiales de manera que no resulte, ni un exceso, ni un defecto. Predeterminar los costos y requerimientos. Regularizar las polticas de compras y similares. Programar los requerimientos del personal. Sealar las necesidades de financiamiento de la empresa. Clases de inventarios Los inventarios estn clasificados segn las caractersticas de la empresa y las condiciones de pertenencia de los bienes. Kennedy y Mullen (1989). Entre los cuales tenemos: Inventario de mercanca: es el inventario de los bienes de la empresa comercial o mercantil que a sta pertenecen, y de las compras para venderlas sin modificarlas. En dichas cuentas deben de aparecer todas las mercancas que la empresa tenga en sus depsitos disponibles para la venta, pero que sean su propiedad. Inventario de producto terminado: lo forman productos fabricados por la empresa industrial mediante la transformacin de materia prima y que tienen destinado para la venta. Inventarios de productos en proceso de fabricacin: formado por los productos en proceso de elaboracin, sin terminar aun. De all que lo formarn una cierta materia prima semielaborada, mano de obra y gastos de fabricacin. Inventario de materia prima: el cual comprenden todos aquellos elementos bsicos que la empresa compra para la manufactura, para obtener productos terminados. Inventario Perpetuo Continuo: consistes en mantener un registro constantes de las existencias en base a las entradas, menos las salidas de las entradas. Tambin se lleva mediante tarjetas, con una distribucin de columnas para mantener un registro completo de entradas, salidas y existencias; as como fechas, precios, unidades, caractersticas, cantidades mximas y mnimas que se han de mantener, siempre en existencia de cada producto. Curva de inventario tiempo Esta curva conocida como curva de variacin de inventarios en el tiempo ms popularmente como diente de sierra, permita visualizar de manera simple el problema de los inventarios.

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Figura 5. Curva inventario tiempo. Fuente: Matalobos (1994) Analicemos la curva con ms detalles: A: es la cantidad con la que iniciamos el inventario. B: entre A y B se produce una disminucin progresiva de la cantidad de inventario. La curva en realidad es continua debido a que el consumo de los materiales ocurre directamente en t1, t2, entre otros. B: en este punto se recibe un lote del material y se lleva al inventario al punto C. C D E: repite el ciclo. F: la cantidad de material llega a 0. Se produce una ruptura del inventario. F G: en este periodo no se puede atender las demandas del material y la efectividad del sistema disminuye. G: se recibe el material y se lleva el inventario hasta el punto H y se reanuda el proceso. Elementos del inventario 1. Consumo: Es la cantidad de una artculo que son retirados de un almacn en un periodo de tiempo dado (Matalobos, 1994a). 2. Demanda: El concepto de demanda es similar al de consumo, pero a diferencia de este, se refiere a la cantidad de unidades solicitadas y no las despachadas. Si existe suficiente inventario, el consumo es igual a la demanda, ya que cada unidad solicitada es despachada. Si se presenta de ruptura de inventario y durante ste periodo se requieren materiales, la demanda ser superior al consumo (Matalobo, 1994b). Normalmente se prefiere calcular los inventarios de seguridad usando la demanda en lugar del consumo, bajo el principio de la demanda representa las necesidades reales de los usuarios. La demanda de un material asume un valor discreto, a intervalos prefijados aproximadamente iguales. 3. Tiempo de reposicin: El tiempo de reposicin (lead time en ingles) es el tiempo comprendido entre la deteccin de la necesidad de compra de una cierta cantidad de material en el momento en que se llega fsicamente al almacen. El tiempo de reposicin puede descomponerse fundamentalmente en dos partes (dependiendo del sistema administrativo de cada empresa). Matalobos (1994c). El tiempo que se transcurre desde la deteccin de la necesidad de realizar la compra hasta que se emite la orden de compra. El tiempo que trascurre desde la emisin de la orden de compra hasta la reposicin fsica del material. Costos 14

Es necesario conocer el costo de cada material en inventario a fin de: Prever el monto de las rdenes de compra que se emitan. Estimar el presupuesto en lo concerniente a perdidas de materiales. Retroalimentar el presupuesto en lo concerniente al consumo de materiales. Alimentar el sistema de contabilidad de costos.

Factores de costos en control de inventario. El objeto primordial del control de inventario es tener la cantidad apropiada de materia prima u otros materiales y productos terminados en lugar adecuado, en el tiempo oportuno y con el menor costo posible. Los costos excesivos en inventarios pueden ser por malas decisiones en el establecimiento de un sistema. Los factores de costos en el control de inventario son: Costos del artculo: se refieren al precio de compra de algn artculo que la empresa adquiera o sta produzca. Para bienes comprados, el precio total incluye el precio de lista, costos de transporte y envo, impuestos, y aranceles. En caso de artculos manufacturados, incluyen el costo de materias primas, mano de obra y gastos de distribucin. Pueden ser constantes, o se pueden ofrecer con un descuento que depende del volumen del pedido. Costos de colocacin del pedido: son los ocasionados por el transporte de un pedido de artculos. Abarcan actividades de compra, preparacin de especificaciones y documentos, rdenes de compra, seguimiento a los proveedores e inspeccin de pedidos cuando llegan. Costos de organizacin del proceso: son los costos de cambiar el proceso de produccin de un producto a otro. Los costos de colocacin y organizacin. Costos de mantenimiento: son los gastos en que se incurre al mantener inventarios, por ejemplo: alquiler, electricidad, impuestos, prdidas, obsolescencia, primas de seguros y costos de mano de obra. Costos de agotamiento (escasez) de existencias: se causan cuando la empresa no puede satisfacer por completo el pedido de un cliente. La compaa pierde el margen de aportacin de esa venta y puede perderlo en ventas futuras. Modelo clsico de inventario El modelo clsico de inventario tambin conocido como modelo de cantidad optima de compra (o en ingles economic orden quantity o EOQ). Este modelo consiste, simplemente, en establecer un punto de pedido y cada vez que las existencias llegan a ste punto, colocar un pedido por una cantidad que se estima como optima. (Matalobos, 1994d). El objetivo del modelo clsico es determinar el tamao del lote (Q) en condiciones casi ideales (Buffa, 1992). En la Figura 6, pg. 47, aparece una estructura de inventarios en relacin con el tiempo. Se pide Q unidades. Cuando el nivel de pedido baja al punto de reorden (P). Los pedidos se colocan precisamente en el punto tal que la demanda durante la dotacin (L) reducir el inventario a cero. El pedido previo de Q unidades se hacen el momento adecuado, para recibirlo exactamente en ese punto el cual eleva el inventario a Q y el ciclo se repite. El tamao ptimo del lote se determina de la siguiente manera: 15

donde: a: es la demanda. k: costo de preparacin por promedio. b: Costo de mantener el inventario. y por ltimo, el tiempo para reordenar se calcula as: T=

Figura 6. Estructura de los niveles de inventario en relacin con el tiempo en el modelo clsico de inventario. Fuente: Buffa (1992) Planificacin y control de inventario De acuerdo con Stoner y Charles (1989), el inventario incluye materia prima, trabajo en proceso, productos terminados y suministros. El sistema de planeacin y control de inventario es un conjunto de polticas y normas, de tomas de decisiones para mantener estos productos en los niveles adecuados. Las reglas de decisiones sobre los inventarios especifican cuando ordenan los materiales, y como pedirlos. Los inventarios cumplen muchas funciones, hacen posible un sistema racional de produccin, ya que a menudo no pueden confiarse que los materiales lleguen en el momento exacto en que se necesiten. Los inventarios suplen las incertidumbres respecto al suministro de material, o la demanda de los clientes al servicio como vlvula de seguridad. Adems, son un mtodo para crear un flujo suave de produccin. Cuando se encuentran las suficientes existencias de un producto terminado, el sistema de operaciones no debe aplicarse sbitamente para atender las nuevas demandas. Sin embargo los inventarios tambin conllevar costos, suponen almacenamiento, deterioro, inversin, robos y otros gastos de mantenimiento. Ordenar materiales o productos conservados en inventarios, requiere costos administrativos y tal vez gastos de transporte. Un inventario insuficiente puede ocasionar escasez o prdidas de ventas. Con el objeto de minimizar estos costos y conservar los inventarios en un nivel ptimo, se han ideado numerosos modelos matemticos y basados en la computadora cuyo fin es ayudar a los gerentes a decidir como y cuando hacer los pedidos. 16

Los inventarios corrigen notablemente los problemas del sistema de operaciones; existe la probabilidad de mejorar la productividad y calidad, es un aspecto ms resaltante, cuando se aplican tcnicas modernas en la administracin de las operaciones. Funcin del control de inventarios De acuerdo con Lloris (1989), la funcin de control de inventario, consiste en equilibrar lo niveles de materia prima, trabajos en procesos y artculos terminados, con respecto al costo de mantener eso niveles. Los gerentes de control de inventarios, utilizan a menudo un componente computarizado de inventario perpetuo dentro de un sistema de apoyo operativo y practico a fin de supervisar y actualizar constantemente la cantidad y ubicacin de los principales artculos de inventario. Los gerentes introducen en la computadora sus posiciones acerca de diferentes niveles de inventario, tiempo de anticipacin para ordenar, y costos de oportunidad en caso de que las existencia se agoten. Los programas les permiten entonces experimentar con varias estrategias, a fin de determinar los niveles de inventario. Modelos de Control de Inventario 1. Clasificacin de Materiales por Pareto o ABC: segn Fucci (1999), un aspecto importante para el anlisis y la administracin de un inventario es determinar qu artculos representan la mayor parte del valor del mismo midindose su uso en dinero y si justifican su consecuente inmovilizacin monetaria. Estos artculos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se consumen en mayor proporcin, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario consumo o demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total. Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artculos, representan un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artculos inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total. El grfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una herramienta que permite visualizar esta relacin y determinar, en forma simple, cules artculos son de mayor valor, optimizando as la administracin de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones ms eficientes. Segn ste mtodo, se clasifican los artculos en clases, generalmente en tres (A, B o C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos: Artculos A: Los ms importantes a los efectos del control. Artculos B: Aquellos artculos de importancia secundaria. Artculos C: Los de importancia reducida. La designacin de las tres clases es arbitraria, pudiendo existir cualquier nmero de clases. Tambin el % exacto de artculos de cada clase vara de un inventario al siguiente. Los factores ms importantes son los dos extremos: unos pocos artculos significativos y un gran nmero de artculos de relativa importancia. Esta relacin emprica formulada por Vilfredo Pareto, ha demostrado ser una herramienta muy til y sencilla de aplicar a la gestin empresarial. Permite concentrar la atencin y los esfuerzos sobre las causas ms importantes de lo que se quiere controlar y mejorar. Tabla 1. Ejemplo de Pareto. 17

ARTICULO 1 ARTICULO 2 ARTICULO 3 Fuente: Buffa (1992)

Demanda 100 1 1.000

P. unitario 100 1.000 0,1

VALOR DE USO 10.000 1.000 100

Una manera sencilla de realizar una clasificacin de pareto es la siguiente, la cual puede hacerse con la ayuda de una tarjeta de cartn, una por artculo o ms fcilmente con ayuda de Microsoft Excel. 2. Modelo de Cantidad Econmica de Pedido: ste modelo parte de una serie de supuestos fuertes, los cuales se van suavizando a medida que se avanza en la teora, sin embargo sus aplicaciones y utilidad son importantes y los desarrollos posteriores que han permitido, lo hacen un punto de referencia obligados en todos los campos donde se hable de inventarios. Por eso no es extrao encontrar menciones a ste modelo en mltiples modelos de costos, de administracin de operaciones, de logstica, de clculo y otros temas. Los supuestos sobre los que este modelo se construye son: a. La demanda se conoce con certidumbre y es constante. b. Los costos relacionados con el modelo permanecen constantes. c. La cantidad de pedido por ordenar es la misma. d. El pedido se recibe en el momento que se ordena. e. El inventario se restablece en el momento que se agota. f. El proveedor nos surten las cantidades solicitadas en un solo lote. g. Se considera un horizonte infinito y continuo en el tiempo. El comportamiento de este modelo se aprecia fcilmente en la siguiente grafica:

Figura 7. Grafica del modelo de cantidad econmica de pedido . Fuente: Buffa (1992) Para poder tomar una decisin: sobre la altura del triangulo (cantidad de pedido), el numero del triangulo (numero de pedidos), la base del triangulo (tiempo entre pedidos) y conocer los valores asociados con estas decisiones es necesario conocer los siguientes datos: Demanda, normalmente se trabaja anual, aunque el modelo permite otros manejos, se calcula a partir de los presupuestos de la empresa. Costo de pedido, ste se genera cada vez que la empresa efecta una compra, en su clculo debe de involucrarse desde que el tiempo que se toma para efectuar los pedidos, hasta los gastos de transporte y recepcin de la mercanca, sin olvidar los gastos administrativos, que permite el pago de la factura. Costos de mantenimiento (conservacin), ste nos indica cunto vale tener la unidad de inventario en el almacn. Se debe tener en cuenta desde del costo del dinero, hasta los 18

seguro en caso de tenerlo, el del almacen y el del personal que maneja los inventarios, ste costo se debe dar en la misma unidad de tiempo en la que se estima la demanda. La parte completa del modelo es precisamente la definicin de los costos anteriores, se calculan objetivamente el modelo de unos resultados validos as no sean absolutamente exactos. El objetivo del modelo no es minimizar uno de stos costos, ya que su comportamiento es inverso y en caso de minimizar uno solo de ellos, el otro se dispara por lo que los costos asociados sern ms altos, lo importante es minimizar la suma de los costos de pedir y de mantener, lo que se conoce con el nombre de costo asociado. En la anterior grfica observamos como dicho costo en los valores cercanos al mnimo, no cambia considerablemente, sin embargo si nos alejamos de ste los costos pueden incrementarse de forma importante, por lo que la idea consiste en pedir un valor muy cercano a la cantidad econmica de pedido. Clasificacin de materiales por criticidad Un factor adicional que se debe tomar en cuenta a la hora de disear un sistema de gestin de inventarios es la criticidad de los materiales, el impacto que produce la carencia del producto sobre el nivel de ventas de una empresa. El asignar a cada producto un orden de prioridades permitir: Fijar altos factores de servicio deseados solo a productos crticos, compensando los altos costos que esto conllevar y fijar factores de servicio ms bajos a productos menos crticos. Hacer matrices de valor de uso criticidad, de manera de obtener elementos de decisin a la hora de escoger las polticas ms adecuadas en gestin de inventarios.

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