TABLAS

Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas (listas basadas en asuntos que contienen datos organizados en registros). Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones de correo electrnico y nmeros de telfono. En este artculo se proporciona informacin general acerca de las tablas en Microsoft Access 2010 y se describen las caractersticas de tabla nuevas y las caractersticas que ya no se incluyen. Adems, se explica cmo crear una tabla, agregar campos a una tabla, establecer la clave principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) de una tabla y establecer las propiedades de campo y de tabla.

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Para empezar a disear una base de datos, debe planear todas sus tablas y decidir de qu modo se relacionarn entre s. Antes de crear tablas, estudie detenidamente los requisitos y determine todas las tablas que necesita. Para ver una introduccin a la planeacin y el diseo de una base de datos, vea el tema sobre los conceptos bsicos del diseo de una base de datos y los vnculos de la seccin Vea tambin.

Nota

La vista Diseo no est disponible para las tablas web. En lugar de ella,

puede usar caractersticas de diseo que se incluyen ahora en la vista Hoja de datos. Para obtener ms informacin acerca del diseo de una base de datos web, vea el artculo sobre cmo compilar una base de datos para compartir en la web.

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En este artculo se encuentra informacin

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Informacin general

Novedades

Especificaciones de tabla

Crear una tabla

Agregar un campo a una tabla

Guardar una tabla

Establecer la clave principal de una tabla

Establecer las propiedades de una tabla

establecer las propiedades de un campo

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Informacin general Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto en particular, como los empleados o productos. Una tabla est compuesta por registros y campos.

Cada registro contiene datos acerca de una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro se denomina normalmente fila o instancia.

Cada campo contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la direccin de correo electrnico. Un campo se denomina normalmente columna o atributo.

Un registro se compone de valores de campo, como ejemplo Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo se denomina normalmente hecho.

Un valor de campo Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con informacin sobre un asunto diferente. Cada tabla puede contener a su vez muchos campos de distintos tipos de datos, como texto, nmeros, fechas e hipervnculos.

Datos externos

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Se puede establecer un vnculo a distintos tipos de orgenes de datos externos, como otras bases de datos, archivos de texto y libros de Excel. Al establecer un vnculo a datos externos, Access puede usar ese vnculo como una tabla. Segn el origen de datos externo y el modo en el que se crea el vnculo, puede modificar los datos en la tabla vinculada y crear relaciones que involucren a la tabla vinculada. Sin embargo, no puede usar el vnculo para cambiar el diseo de los datos externos.

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Propiedades de tabla y campo Las tablas y los campos tienen propiedades que se pueden establecer para controlar sus caractersticas o su comportamiento.

Tabla abierta en la vista Diseo, Propiedades de tabla Propiedades de campo En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o el comportamiento de la tabla en su totalidad. Las propiedades de tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla en la vista Diseo. Por ejemplo, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para especificar el modo en el que se muestra la tabla de forma predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo de la tabla concreto y define una de las caractersticas del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en la vista Hoja de datos (vista

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Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.). Adems, puede establecer cualquier propiedad de campo en la vista Diseo con el panel Propiedades del campo.

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Tipos de datos Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica la clase de datos almacenados en el campo, como grandes cantidades de texto o archivos adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero se diferencia de las dems propiedades de campo por lo siguiente:

El tipo de datos de un campo se establece en la cuadrcula de diseo de la tabla y no en el panel Propiedades del campo. El tipo de datos de un campo determina qu otras propiedades tiene el campo. El tipo de datos de un campo se debe establecer al crear el campo. Nota Para crear un nuevo campo en Access, puede escribir datos en una

columna nueva en la vista Hoja de datos. Cuando crea un campo de esta forma, Access asigna un tipo de datos para el campo automticamente segn al valor especificado. Si la entrada no implica ningn otro tipo de datos, Access establece el tipo de datos en Texto. Si es necesario, puede cambiar el tipo de datos mediante el uso de la cinta, que forma parte de la nueva Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

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Ejemplo de deteccin automtica de tipos de datos

En la tabla siguiente se indica cmo funciona la deteccin automtica de tipos de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos de: Juan Texto http://www.contoso.com Puede usar cualquier prefijo de protocolo de Internet vlido. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos vlidos. Hipervnculo 1 Nmero, entero largo 50.000 Nmero, entero largo 50.000,99 Nmero, doble 50000,389 Nmero, doble 12/67 Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuracin regional del usuario. Fecha/Hora 31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora 10:50:23 Fecha/Hora

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10:50 a.m. Fecha/Hora 17:50 Fecha/Hora 12,50 $ El smbolo de moneda reconocido es el de la configuracin regional del usuario. Moneda 21,75 Nmero, doble 123,00% Nmero, doble 3,46E+03 Nmero, doble

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Relaciones de tabla Aunque cada tabla almacena datos acerca de un asunto diferente, las tablas de una base de datos generalmente almacenan datos acerca de asuntos que se relacionan entre s. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones. Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imgenes de cada artculo Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes Dado que los datos de los diferentes asuntos se almacenan en tablas independientes, es necesario encontrar la manera de relacionar los datos de modo que pueda combinar fcilmente los datos relacionados pertenecientes a esas tablas independientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes,

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se crean relaciones. Una relacin es una conexin lgica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en comn.

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Claves Los campos que forman parte de una relacin de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por ms de un campo. Existen dos tipos de claves:

Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal est compuesta por uno o ms campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Por lo general, hay un nmero de identificacin nico, como un nmero de serie o un cdigo que funciona como la clave principal. Por ejemplo, puede tener una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un nmero de identificacin de cliente nico. El campo de identificacin de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene ms de un campo, generalmente est compuesta de campos preexistentes que, en su conjunto, proporcionan valores nicos. Por ejemplo, puede usar una combinacin de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla para personas. Clave externa Una tabla puede tener adems una o ms claves externas. Una clave externa contiene valores que se corresponden con valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un nmero de identificacin de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos. La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relacin de una tabla. La relacin de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla

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Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador).

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Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuacin, se crea una relacin entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver informacin acerca del cliente de un pedido, usa la relacin para identificar con qu datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.

Relacin de tabla en la ventana Relaciones Una clave principal identificada con el icono de clave junto al nombre de campo

Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave) Ventajas de las relaciones Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla acerca

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de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos. Eficacia Registrar los datos en una sola ubicacin implica el uso de menos

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espacio en disco. Adems, las tablas de menor tamao tienden a proporcionar datos ms rpidamente que las tablas de mayor tamao. Por ltimo, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especifica valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estar desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento. Comprensibilidad El diseo de una base de datos es ms fcil de comprender si los asuntos est separados en tablas de manera apropiada. Sugerencia Para planear las tablas, tenga en cuenta las relaciones. Puede usar el Asistente para bsquedas para crear un campo de clave externa si ya existe la tabla que contiene la clave principal correspondiente. El Asistente para bsquedas crea la relacin.

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Especificaciones de tabla En Access 2010, una tabla tiene las siguientes limitaciones prcticas:

Atributo Mximo Nmero de caracteres del nombre de una tabla 64 Nmero de caracteres del nombre de un campo 64

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Nmero de campos de una tabla 255 Nmero de tablas abiertas 2048 (este lmite incluye las tablas que Access abre de forma interna) Tamao de tabla 2 gigabytes menos el espacio necesario para los objetos del sistema Nmero de caracteres de un campo de texto 255 Nmero de caracteres de un campo Memo 65.535 cuando se escriben los datos mediante la interfaz de usuario. 2 gigabytes de almacenamiento de caracteres cuando se escriben los datos mediante programacin. Tamao de un campo Objeto OLE 1 gigabyte Nmero de ndices de una tabla 32 Nmero de campos de un ndice 10 Nmero de caracteres de un mensaje de validacin 255 Nmero de caracteres de una regla de validacin 2.048 Nmero de caracteres de una descripcin de tabla o campo 255 Nmero de caracteres de un registro (sin incluir los campos Memo y Objeto OLE) si la propiedad UnicodeCompression de los campos est establecida en S 4.000 Nmero de caracteres del valor de una propiedad de campo 255

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Novedades Diferencias con respecto a Access 2007 Crear una tabla en Access 2010 es un proceso muy similar a la creacin de una tabla en Access 2007. Sin embargo, en Access 2010 existen algunas caractersticas nuevas relacionadas con las tablas:

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Macros de datos Ahora puede adjuntar macros a eventos en las tablas. Esto le permite ejecutar acciones siempre que se modifique, inserte o elimine un registro. Estas macros se pueden usar para validar datos o ejecutar un clculo por ejemplo. Tipo de datos Calculado Este nuevo tipo de datos le permite crear un campo basado en un clculo de otros campos de la misma tabla. Por ejemplo, puede crear un campo Total de lnea que contenga el producto de un campo Cantidad y un campo Precio. A continuacin, si actualiza el campo Cantidad o el campo Precio, el campo Total de lnea se actualiza automticamente. Conectividad del servicio web Adems de establecer vnculos a orgenes de datos externos, como libros de Excel o listas de SharePoint, ahora puede conectarse a datos que se encuentran en sitios web que ofrecen una interfaz de servicios web. Por ejemplo, puede establecer un vnculo a datos que se encuentran en el sitio web de un comerciante en lnea y crear su propia aplicacin para ver los productos o iniciar pedidos. Las plantillas de tablas y campos se reemplazan por modelos Access 2007 inclua plantillas de tablas y campos. Las plantillas de tablas eran tablas vacas que se podan usar para crear nuevas tablas diseadas para ser compatibles con estas listas integradas de SharePoint: 1. Contactos 2. Tareas 3. Problemas

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4. Eventos 5. Activos Si desea agregar partes creadas previamente a la base de datos de Access 2010, debe usar modelos. Los modelos pueden incluir tablas y tambin otros tipos de objetos de base de datos como consultas y formularios.

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Nota

En este tema no se describen los modelos. Para obtener ms informacin,

consulte la seccin Vea tambin.

Diferencias con respecto a Access 2003 Los modelos han reemplazado al Asistente para tablas En las versiones de

Access anteriores a la versin 2007, se usaba el Asistente para tablas para crear una tabla rpidamente despus de responder a algunas preguntas. En Access 2007, el Asistente para tablas ha sido reemplazado por plantillas de tablas y campos. En Access 2010, los modelos reemplazan a las plantillas de tablas y campos. Nota En este tema no se describen los modelos. Para obtener ms informacin,

consulte la seccin Vea tambin.

Crear una hoja de datos Ahora puede crear y modificar tablas y campos mientras trabaja en la vista Hoja de datos. Volver al principio

Crear una tabla nueva

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Cree una tabla nueva si tiene un nuevo origen de datos que no pertenece a ninguna de las tablas existentes.

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Para crear una tabla, puede crear una base de datos nueva, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o establecer un vnculo a una tabla de otro origen de datos , como un libro de Microsoft Office Excel, un documento de Microsoft Office Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos.

Qu desea hacer? Crear una tabla en una nueva base de datos

Crear una tabla en una base de datos existente

Importar o vincular para crear una tabla

Usar el sitio de SharePoint para crear una tabla

Usar un servicio web para crear una tabla

Crear una tabla en una nueva base de datos Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.

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En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos. Para guardar la base de datos en otra ubicacin, haga clic en el icono de carpeta. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos y se crea una nueva tabla denominada Tabla1, la cual se abre en la vista Hoja de datos. Crear una tabla en una base de datos existente Haga clic en el botn de Office. Se muestra el espacio de comandos contextuales. Seleccione Abrir y realice uno de estos pasos: Si la base de datos que desea usar aparece en Bases de datos recientes, haga clic en la base de datos en esa lista. - O bien -

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Si la base de datos no aparece en Bases de datos recientes, en Abrir documento, haga clic en la opcin que desee. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione la base de datos que desee y haga clic en Abrir. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Principio de seccin

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Importar o vincular para crear una tabla Puede importar o vincular datos almacenados en otra ubicacin para crear una tabla. Puede importar datos o establecer un vnculo a los datos de una hoja de clculo de Excel, una lista de Windows SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook, etc.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarn a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarn los datos de origen. Despus de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseo de una tabla importada.

Cuando se establece un vnculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vnculo activo a la informacin existente almacenada en otra ubicacin. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, tambin se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarn en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseo de una tabla vinculada.

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Nota No se pueden modificar los datos de una hoja de clculo de Excel mediante una tabla vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una base de datos de Access y, a continuacin, se pueden vincular a una base de datos desde Excel. Para obtener ms informacin acerca de cmo establecer vnculos a Access desde Excel, busque en la Ayuda de Excel o consulte los vnculos de la seccin Vea tambin.

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Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orgenes de datos disponibles.

Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo que aparecen en cada paso. Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegacin.

Sugerencia

Adems, puede importar o establecer un vnculo a una lista de

SharePoint mediante un comando de la ficha Crear.

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Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla Puede crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista. Adems, puede crear una nueva lista de SharePoint mediante una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas de Access 2010 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.

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En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Listas de SharePoint.

Siga uno de estos pasos: Crear una lista de SharePoint basada en una plantilla

Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos. En el cuadro de dilogo Crear nueva lista, escriba la direccin URL del sitio de SharePoint en el que desea crear la lista. Escriba un nombre para la nueva lista y su descripcin en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripcin. Para abrir la tabla vinculada una vez creada, active la casilla de verificacin Abrir la lista al finalizar (activada de forma predeterminada).

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Crear una nueva lista personalizada

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Haga clic en Personalizado. En el cuadro de dilogo Crear nueva lista, escriba la direccin URL del sitio de SharePoint en el que desea crear la lista. Escriba un nombre para la nueva lista y su descripcin en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripcin. Para abrir la tabla vinculada una vez creada, active la casilla de verificacin Abrir la lista al finalizar (activada de forma predeterminada).

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Importar los datos de una lista existente

Haga clic en Lista de SharePoint existente. En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, escriba la direccin URL del sitio de SharePoint que contiene los datos que desea importar. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a continuacin, haga clic en Siguiente. Active la casilla de verificacin situada junto a la lista de SharePoint que desea importar.

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Vincular a una lista existente

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Haga clic en Lista de SharePoint existente. En el cuadro de dilogo Obtener datos externos - Sitio de SharePoint, escriba la direccin URL del sitio de SharePoint que contiene la lista con la cual desea establecer el vnculo. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuacin, haga clic en Siguiente. Active la casilla de verificacin situada junto a la lista de SharePoint con la cual desea establecer el vnculo.

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Usar un servicio web para crear una tabla Puede crear una tabla en la base de datos que se conecte a los datos de un sitio web que proporcione una interfaz de servicio web.

Nota

Las tablas de servicio web son de solo lectura.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Servicio web.

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Si la conexin que desea usar ya est instalada, omita el paso 5. De lo contrario, contine con el paso siguiente. Haga clic en Instalar una nueva conexin. Seleccione el archivo de conexin que desee usar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Crear vnculo a datos de servicios web, expanda la conexin que desea usar. Seleccione la tabla con la que desea establecer el vnculo. Access muestra los campos a la derecha del cuadro de dilogo.

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De forma opcional, puede escribir un nombre para la tabla vinculada en el cuadro Especificar el nombre del vnculo. Access usar este nombre para la tabla vinculada en el panel de navegacin. Haga clic en Aceptar. Access crea la tabla vinculada.