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Cuestionarios de control interno INDICE:

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TEMA Cuestionarios de control interno: Cuestionario Compras Cuestionario Crditos y Cobranzas Cuestionario Cuentas por pagar Cuestionario Personal Cuestionario Tesorera

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CIRCUITO DE COMPRAS

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Empresa:

Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Entrevistado: Cargo:

Confeccion: Fecha: Revis: Versin:

Circuito: COMPRAS

1) OBJETIVOS: 1.1) Deteccin de Controles Clave (por desconocimiento de los circuitos) 1.2) Prueba de Controles Clave (hallados en 1.1.) 1.3) Determinar el alcance, frecuencia y oportunidad del trabajo de auditora. 1.4) Observar las debilidades de control e informarlas a la Direccin. 2) CUESTIONARIO 2.1) Circuito de Compras 2.1.1) Organizacin
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. a) b)
Dnde y por quin se efectan las operaciones de compra? Dichas operaciones estn centralizadas? En caso contrario, existen motivos qu e justifiquen la descentralizacin de la funcin de compras? Depende la funcin de compras de un nivel jerrquico adecuado? De quin? Estn las funciones de compra, debidamente separadas de las funciones de: Recepcin? Expedicin? Caja - Desembolsos? Contadura - Control de Existencias? Contadura - Cuentas a pagar? Almacenes? Existen normas o procedimientos para comprar? Son claros y precisos? Son adecuados? Estn por escrito?

2. a) 3. a) b) c) d) e) f) 4. a) b) c)

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AUDITORIA 2.1.2) Sistema de compras

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1.
Se usan tcnicas que permitan determinar que las adquisiciones presentan la mejor relacin entre costo y utilidad? Se realizan las compras nicamente a base de solicitudes o peticiones firmadas por funcionarios autorizados? Se necesita la Solicitud de Compra para: Materias primas? Productos semielaborados? Materiales de reventa? Materiales de construccin? Bienes de Uso? Suministros de fbrica? Papelera y tiles de escritorio? Son las cantidades requeridas determinadas en base a mtodos cuantitativos adecuados? Son establecidos en forma adecuada los momentos en los que se realizarn los pedidos por mtodos adecuados? Se mantiene informacin actualizada y estadsticas de precios que permitan detectar los momentos oportunos de compra? Se solicitan cotizaciones de precios a los proveedores? Se mantiene un registro de cotizaciones realizadas y las recibidas? Se exigen explicaciones por escrito en aquellos casos en los que no se pidieron cotizaciones, o que la compra fue realizada a quien no ofreci la cotizacin ms baja? Consideran las compras: Proveedores oficiales? Antecedentes de proveedor? Calidad de producto? Precio? Condiciones de venta? Plazo de entrega? Forma de pago? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

2.

3. a) b) c) d) e) f) g) 4.

5.

6.

7. a) b)

8. a) b) c) d) e) f) g)
Ref.

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O
h) 9. a) b) c) 10. a) b) 11. a) b) c) d) 12.
Descuento o bonificaciones especiales? Hay constancia por escrito de: La seleccin practicada? La adjudicacin? La fundamentacin de la adjudicacin? Se utilizan adecuados medios de transporte de los productos adquiridos? Por transportes propios? Por transporte de terceros? En el transporte se tiene en cuenta: Seguridad? Velocidad? Costo? Forma de pago? Existe una poltica de seguro adecuada para la mercadera en trnsito?

2.1.3) Ordenes de compra

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI
1. a) 2. a) b) c) d) e) 3. a) b) c) c) 4.
Ref. Se preparan Ordenes de Compra para todas las Adquisiciones? Indique en qu casos no se hace Se indica en las Ordenes de Compra: Descripcin detallada del artculo y su calidad? El precio? La cantidad? Plazos de entrega? Condiciones de pago? Estn las Ordenes d Compra: Selladas? Prenumeradas? Autorizadas? Por quin? Cuntas copias se preparan de la Orden de Compra? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
5. a) b) c)
Reciben copia: Contadura? Produccin (planeamiento Almacenes)? Recepcin?

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d) e) f) 6. a) b) c) d) e) f) 7.
Solicitante? Seguimiento? Compras? Son controladas numricamente las Ordenes de Compra en los sectores: Compras? Contadura? Recepcin? Almacenes? Produccin? Seguimiento? Existen normas sobre autorizaciones de compra basadas en el monto o lmite de la misma? Ese monto es ajustado por inflacin? Indique cmo

a) b)

2.1.4) Sistema de revisin

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI
1.
Son los precios de las compras revisados por un funcionario ajeno a las compras con el fin de determinar si las mismas fueron efectuadas a los precios y condiciones ms favorables para la empresa? Quin lo hace? Con qu frecuencia? Si se requieren aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase, cantidad u otras limitaciones: Quin hace el control? Con qu frecuencia?

a) b) 2.

a) b)

2.1.5) Seguimiento de las compras

Ref.

1.
Ref.

PREGUNTA Se mantienen por separado los pedidos no cumplidos en: PREGUNTA

NO

SI

N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI

N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
a) b) c) d) e) f) 2. a)
Compras? Contadura? Recepcin? Almacenes? Produccin? Seguimiento? Aseguran los procedimientos y normas vigentes: Un adecuado seguimiento de las compras?

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AUDITORIA
b) c)
Un sistema de reclamos a proveedores? Una informacin peridica de las Ordenes de Compra no cumplidas? Existen archivos adecuados que contengan: Antecedentes de los proveedores? Pedidos realizados? Ordenes de Compra emitidas? Informes de Recepcin? Informes de Control de Calidad? Cotizaciones recibidas? Listas de precios recibidas?

3. a) b) c) d) e) f) g)

2.1.6) Personal
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. a) b) 2.
Los empleados de sector de compras rotan por otros sectores: Dentro del mismo departamento? Por otros sectores de la organizacin? Se obtienen manifestaciones de los funcionarios y empleados asegurando que no tienen intereses en conflicto con su funcin?

a)

Con qu periodicidad?

2.1.7) Cambios en la negociacin

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1.
Ref. Son los cambios surgidos en la negociacin: PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
a) b) b) 2.
Gestionados por el sector de compras? Autorizados? Por quin? Todos los que recibieron copia de la Orden de Compra reciben los cambios ocurridos sobre la misma?

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AUDITORIA 3) PROCEDIMIENTO
1. Procedimiento:
Ref. Sector / Responsable Qu Cmo / Frecuencia Doc. emitido / cant. ejemplares / tipo de soporte

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CIRCUITO DE CREDITOS Y COBRANZAS

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Empresa:

Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Entrevistado: Cargo:

Confeccion: Fecha: Revis: Versin:

Circuito: CREDITOS Y COBRANZAS

1) OBJETIVOS: 1.1) Deteccin de Controles Clave (por desconocimiento de los circuitos) 1.2) Prueba de Controles Clave (hallados en 1.1.) 1.3) Determinar el alcance, frecuencia y oportunidad del trabajo de auditora. 1.4) Observar las debilidades de control e informarlas a la Direccin. 2) CUESTIONARIO 2.1) Circuito de Crditos y Cobranzas 2.1.1) Organizacin
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. a) b) 2.
Existe un manual de funciones y procedimientos? Est escrito? Es claro y preciso? Se encuentran claramente definidas las lneas de autoridad y responsabilidad? Estn fiiadas por escrito? Estn definidas las funciones de: Gerencia de Ventas? Jefe de producto? Vendedores? Servicios y atencin a clientes? Publicidad? Investigacin de mercado? Nuevos productos? Ventas especiales? Se encuentran claramente separadas las funciones de:

a) 3. a) b) c) d) e) f) g) h) 4. a) b) c) d) e) f)

Ventas? Expedicin? Crditos? Facturacin?

Gestin de cobros? Cobranzas?

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AUDITORIA
g) h) i)
Registracin? Custodia de documentos? Seguimiento de la cobranza? Existen polticas referentes al circuito? Estn claramente expresadas? Estn claramente expresadas? Estn por escrito? Hay polticas referentes a: Condiciones generales de venta? Otorgamiento de crditos? Condiciones generales de cobranza? Determinacin de precios?

5. a) b) c) 6. a) b) c) d)

2.1.2) Ventas
Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI
1.
El sistema de operacin de ventas es apropiado o adecuado? El mismo abarca todo el pas? Se vende en el exterior? Son los formularios de Nota de Pedido: Prenumerados? Se controla la correlatividad? Quien lo realiza? Produccin se entera de la cantidad de productos solicitados? Son autorizados? Por quin? Son los pedidos de los Clientes revisados y Aprobados por un Funcionario independiente de: Expedicin? Facturacin? Contadura? Se cuenta con un sistema de informacin que permita tomar decisiones adecuadas? Se est seguro que no se pierden Ventas? Existen presupuestos de Ventas? Quin los prepara? Se compara la realidad contra el presupuesto? Se estudian las variaciones?

2. 3. 4. a) b) b) c) d) d) 5.

a) b) c) 6. 7. 8. a) b) c)

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AUDITORIA
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
d)
A quin se informa sobre las variaciones?

2.1.3) Crditos
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. a) b) 2. a) b) c)
Existen normas y procedimientos? Son adecuados y claros? Estn expresados por escrito? Con respecto a la concesin de crditos a clientes: Se estudian los antecedentes del cliente? Que aprobaciones se requieren? Se encuentra definido el monto que como crdito puede concederse a cada cliente sin la aprobacin expresa del sector de crditos? Se ajusta ese monto por inflacin? Mediante qu sistema? Se deja constancia escrita de la aprobacin? En que formularios? Los montos de los crditos otorgados son revisados? Por quin? Con que frecuencia? Son aumentados automticamente? Mediante que sistema? Es el sector de Crditos independiente de: Contadura? Cuentas Corrientes? Ventas? Caja? Se requiere la previa aprobacin del sector, para el pago de saldos acreedores a los clientes?

c) c) d) d) e) e) e) f) f) 3. a) b) c) d) 4.

2.1.4) Despacho o Expedicin

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1.
Ref. Existen normas y procedimientos? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

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AUDITORIA
O
a) b) 2. a) b) c) d) e) 3. a) b) 4. a) b) c) 5. a) b) c) 6. a) b) 7.
Son claros y precisos? Estn expresados por escrito? Estn las funciones del sector separadas de las de: Recepcin? Facturacin? Contadura Crditos? Cobranzas? Son todos los despachos realizados con la debida autorizacin? De Ventas? De Crditos? Se efectan los despachos en base a ordenes de Expedicin, o Remitos? Son prenumerados? Quin los confecciona? Quin los autoriza? Es controlada la correlatividad de los formularios? Por expedicin? Por facturacin? Por Contadura? Existe prueba del despacho de las mercaderas? En que consiste? Quin lo efecta? Existe prueba de la recepcin de las mercaderas o servicios por el cliente? Se obtiene constancia a travs de la firma y sello? En qu formulario? La mercadera viaja por cuenta y riesgo del cliente? En caso contrario, hay una adecuada cobertura de seguros sobre el trnsito de los productos? Hay programas de distribucin, en funcin de: Numrica? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

a) b) 8. 9.

10. a)
Ref.

N O
b) c) d) 11.
De la importancia de los clientes? De la zona de distribucin? Costos? Se mantiene un sistema adecuado de control sobre los

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AUDITORIA
despachos a realizar? Quin lo efecta? Con que frecuencia?

a) b)

2.1.5) Devoluciones
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. a) b) 2. a) b) c)
3. Hay establecidas normas o procedimientos al efecto? Son adecuadas, claras y precisas? Estn expresadas por escrito? Hay algn formulario utilizado para el caso? Como se denomina? Quin lo confecciona? A quin se le da copia? Son las mercaderas recibidas o reingresadas: Controlada su cantidad? Detallado el tipo de producto? Controlada la calidad? Determinado el remitente? La mercadera que regresa de un viaje de Expedicin y que por algn motivo del cliente o de la empresa no pudo ser entregada, tiene un tratamiento especial? ,Cul es? Se hace recepcin? Se detalla en algn formulario el motivo? Se detalla en algn formulario el motivo? Se realizan informes sobre las devoluciones? Quin los recibe? Es el sector de Ventas: Informado? Investiga las razones? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

a) b) c) d) 4.

a) b) c) d) 5. a) 6. a) b)
Ref.

N O
c) 7. a) b) c)
Autoriza la devolucin? El sector de control de calidad recibe la mercadera? Realiza algn informe? En qu formulario? Quin es informado?

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AUDITORIA 2.1.6) Facturacin

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. a) b) 2.
Existen normas o procedimientos al efecto? Son claros y adecuados? Estn por escrito? Son las funciones del sector independientes de: Expedicin? Cobranzas? Contadura? Recibe el sector copia de la Nota de Pedido Completamente autorizada? Recibe el sector copia del Remito conformado por el cliente? Se controla la correlatividad numrica de: Las Notas de Pedidos? Los Remitos? Son los Remitos y las Facturas preparadas al unsono? Se cerciora la empresa que todo despacho de productos fue facturado? Mediante qu sistema? Quin lo hace? Los precios y condiciones de venta se obtienen de listas debidamente autorizadas? Por quin? La facturacin a clientes se limita a los productos despachados? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

3.

4.

5. a) b) 6.

7. a) b) 8.

a) 9.

Ref.

N O
a) 10. a) b) b) c) c) 11. a) b)
En caso contrario, -detalle los conceptos que se incorporanSon las facturas: Prenumeradas? Aprobadas? Por quin? Revisadas? Por quin? Se controlan las facturas en cuanto a: Cliente? Precios?

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c) d) e) f) 12. a) b) c) 13. a) 14.
Condiciones y descripcin de la venta? Clculos? Correlatividad numrica? Fecha? Incluyen las Facturas: Las discriminaciones provenientes de leyes impositivas? Los recaudos legales? Los nmeros de inscripcin de la empresa? Se pasa al sector Contadura algn resumen de la facturacin? Con qu frecuencia? Se preparan resmenes o estadsticas de ventas en un sector ajeno al contable? Son controladas numricamente (en su correlatividad) las facturas emitidas, en los sectores: Facturacin? Contadura? Cuentas Corrientes?

15.

a) b) c)

2.1.7) Ventas al contado

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. a) b)
Ref. Existen normas o instrucciones al respecto? Son adecuadas, claras y precisas? Estn expresadas por escrito? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
2.
Indique en cuntos sectores o lugares se efectan ventas al mostrador. Se emiten facturas para toda venta al contado? Se encuentran separadas las funciones de: Ventas? Cobranzas? Despacho? Llevan las Notas de Venta numeracin correlativa preimpresa? Se controla la numeracin correlativa en los sectores: Contadura?

3. 4. a) b) c) 5.

6. a)

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AUDITORIA
b) c) d) 7. 8.
Cobranzas? Caja? Ventas? Se enva a Contadura un resumen de las ventas diarias? Son aprobadas las ventas al contado por algn funcionario que no tiene ingerencia en la venta?

a) 9.

Indique quines.
Las Notas de Venta renen todos los requisitos legales que se exigen a las Facturas? Los talonarios de venta: Son controlados? Son adecuadamente Custodiados los que estn en blanco? Quin los custodia? Est prohibido al vendedor el acceso a las Fichas o Registros de las Existencias o Mercaderas? La mercadera que ingresa al local de ventas es debidamente controlada? Por quin? Cuando se entrega la mercadera al cliente: PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

10. a) b) b) 11.

12. a) 13.
Ref.

N O
a) b) c)
Se controla que la misma fue pagada? Se controla que la mercadera a entregar es la que fue facturada? Quin realiza el control?

2.1.8) Notas de Crdito

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. a) b) c) 2. 3. a)
Existe una norma, mtodo o procedimiento para su confeccin? Est por escrito? Es adecuado? Es claro y preciso? El sector facturacin es el encargado de su confeccin? Se recibe la informacin en forma directa? Recepcin le comunica las devoluciones de clientes?

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b) c) d) d) d) 4. a) b) c)
Ventas le informa que la devolucin est autorizada? Recibe informacin de Control de Calidad? Recibe informacin de sectores que solicitan hacer una Nota de Crdito? Contienen la causa? Estn debidamente aprobadas? Son las Notas de Crdito: Aprobadas por un funcionario independiente de Cobranzas y de Cuentas Corrientes? Estn los formularios Numerados en forma preimpresa? Contienen todos los requisitos legales?

2.1.9) Comisiones por ventas

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. a) b)
Ref. Hay una poltica de incentivos para los vendedores Es clara y precisa? Est por escrito? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
c) 2. a) b) c) 3.
Promueve las alzas de las ventas? El programa de incentivos cumple: Con suministrar buena informacin al sector de la liquidacin de salarios? Se respetan todas las disposiciones legales vigentes? Con una adecuada estructura de control? Son las liquidaciones controladas por una persona ajena a quien la confeccion? Son las liquidaciones aprobadas? Por quin?

4. a)

2.1.10) Deudores por Ventas o en Cuenta Corriente

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1.
Los funcionarios que

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AUDITORIA
autorizan el otorgamiento de crditos son independientes de los sectores: Ventas? Cobranzas? Contadura? Es el importe de crdito acordado expresado por escrito en la Ficha o Cuenta del Deudor? Las fichas o Cuentas abiertas en "Deudores por Ventas" se limitan a incluir solamente este concepto? Los empleados y funcionarios encargados de los registros de deudores por Ventas, desempean esta funcin en forma exclusiva? Es el sector Crditos, o algn funcionarios que no tenga ingerencia en las cobranzas el encargado de aprobar los descuentos tomados indebidamente por los clientes? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

a) b) c) 2.

3.

4.

5.

Ref.

N O
a) b) c) 6. a) b) c) d) e) f) g) 7. 8. a) b) 9. 10. a)
En caso de no estar autorizado, es reclamado su pago? Quin hace el reclamo? Quin efecta el seguimiento de recupero de esos fondos? Son confeccionados anlisis peridicos de: Antigedad de deuda? Cuentas vencidas? Comparacin con el monto de Crdito asignado? Anticipos de clientes? Saldos acreedores? Con qu frecuencia se hace el anlisis? Quin lo hace? A qu funcionario se le informas obre el anlisis? Se controla la sumatoria de las cuentas analticas con la cuenta del Mayor General? Con qu frecuencia? Quin lo hace? Se gestiona la recuperacin de las cuentas atrasadas? Se conocen -en forma claralas vas legales para recuperar montos de cuentas dudosas? Se ejercen las acciones

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AUDITORIA
legales correspondientes? Quin se encarga de realizarlas? Se envan a los clientes Resmenes de Cuentas? Con qu frecuencia? Quin los confecciona es una persona o sector responsable ajeno a los sectores de Deudores por Ventas y de Cobranzas? Qu sector es? Los Resmenes de Cuenta los despacha una persona o sector ajeno a los sectores de Deudores por Ventas y de Cobranzas? Quin lo hace?

b) 11. a) b)

c) 12.

a)
Ref.

PREGUNTA

SI

N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
13.
Los discrepancias informadas por los clientes, son investigadas y aclaradas por una persona responsable no relacionada con el manejo de las Cuentas Corrientes y de las Cobranzas? Quin lo hace? Se cerciora la gerencia de que fueron enviados los Resmenes de Cuenta a todos los clientes? Mediante qu sistema? Se efecta durante el Ejercicio alguna confirmacin de saldos de Clientes por funcionarios ajenos a los sectores de Ctas Ctes y de Cobranzas? Quin lo hace? Con qu frecuencia? Existe autorizacin en forma expresa para la cancelacin de cuentas consideradas incobrables? Quin lo lleva? Se lleva un control posterior sobre dichas cuentas incobrables? Quin lo hace? Con qu periodicidad?

a) 14.

a) 15.

a) b) 16.

a) 17. a) b)

2.1.11) Documentos a cobrar

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1.
Qu tipo de documentos son?

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AUDITORIA
a) b) c) 2. a) b) c) d)
Pagars? Letras de Cambio? Prendas?

La aceptacin de obligaciones es: De acuerdo con las Condiciones de ventas? Autorizada por escrito? Quin la autoriza? Qu constancia queda de la autorizacin?

Ref.

PREGUNTA

SI

N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
3.
Las renovaciones de documentos, requieren la aprobacin de un funcionario responsable? Quin es? Se usan formularios prenumerados de ingreso de documentos? Queda reflejado por escrito la recepcin del documento por parte del custodio? En dnde? Es el custodio de los documentos funcionario: Caja? Contadura? Quin es? Se mantiene un registro o Fichero de las obligaciones a cobrar? Hay un correcto control de fechas para que no se pase el da vencimiento? Hay un libro de vencimientos? Son las obligaciones a cobrar controladas peridicamente con los saldos de las cuentas de control del Mayor General por un funcionario que no sea el custodio? Quin es? Con qu frecuencia? Efecta el custodio arqueos de documentos? Con qu frecuencia? Deja constancia escrita? Se practican arqueos por parte de terceros ajenos a la custodia? Quin lo hace? Con qu periodicidad? Hay constancia escrita?

a) 4.

5. a) 6. a) b) c) 7.

8. a) 9.

a) b) 10. a) b) 11. a) b) c)

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AUDITORIA

12.

Son adecuadas las medidas de proteccin y seguridad contra robo o incendio de documentos?

Ref.

PREGUNTA

SI

N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
13. 14. a) b) c) d) e) 15.
Son los documentos debidamente sellados? Es todo endoso o descuento de documentos Debidamente autorizado? Por escrito? Quin lo autoriza? Hay constancia escrita de la autorizacin? Indique quines pueden Endosar Si las obligaciones son descontadas en bancos o instituciones financieras o entregados en pago a terceros se registra este hecho contablemente? Mediante cuentas de orden? Con otro procedimiento? Indique cul es. Se usan formularios prenumerados de salida o Egreso de Documentos? Indique cules. Quin los confecciona? Se controla por parte del custodio la correlatividad numrica de los formularios de Ingreso y Egreso de Documentos? Son los documentos vencidos y pagados: Cancelados con algn sello? Devueltos al firmante? Los pagos parciales: Son anotados en el reverso del documento? Se adjunta un recibo provisorio? Hay algn sistema especfico? Los documentos vencidos e impagos se someten -de inmediato- a la atencin de un funcionario responsable? Quin es? Qu acciones se toman? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

a) b) b) 16. a) b) 17.

18. a) b) 19. a) b) c) 20.

a) b)
Ref.

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AUDITORIA
O
c) 21. a) 22.
Existe un registro de Documentos Vencidos? Son enviados Resmenes de Cuenta a los clientes? Con qu frecuencia? Son tales resmenes preparados y enviados por personas independientes de: Custodia de documentos? Cobranzas? Quin lo hace? Son las diferencias debidamente analizadas? Por quin? Se efecta durante el ao alguna confirmacin de las obligaciones pendientes de cobro por una persona que no sea el custodio? Con qu frecuencia? Quin es? Las prendas son debidamente inscriptas en el Registro respectivo? Quin lo hace? Se cerciora adecuadamente la empresa de la existencia fsica de los bienes prensados?

a) b) c) 23. a) 24.

a) b) 25. a) 26.

a)

Quin lo hace?

3) PROCEDIMIENTO Procedimiento:
Ref. Sector / Responsable Qu Cmo / Frecuencia Doc. emitido / cant. ejemplares / tipo de soporte

4) ORGANIGRAMA

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CIRCUITO DE CUENTAS A PAGAR

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AUDITORIA

Empresa:

Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Entrevistado: Cargo:

Confeccion: Fecha: Revis: Versin:

Circuito: CUENTAS POR PAGAR 1) OBJETIVOS: 1.1) Deteccin de Controles Clave (por desconocimiento de los circuitos) 1.2) Prueba de Controles Clave (hallados en 1.1.) 1.3) Determinar el alcance, frecuencia y oportunidad del trabajo de auditora. 1.4) Observar las debilidades de control e informarlas a la Direccin. 2) CUESTIONARIO 2.1) Circuito de Cuentas por pagar 2.1.1) Organizacin
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1.
Existen normas y procedimientos para el Sistema de Cuentas a Pagar? Son claros y precisos? Son adecuados? Son escritos? Contemplan tales normas y procedimientos la asignacin de responsabilidades para la imputacin de comprobantes? Tales normas y procedimientos aseguran que toda Factura aprobada sea contabilizada de inmediato? Se encuentra el sector separado de: Recepcin? Caja o Tesorera?

a) b) c) 2.

3.

4. a) b)

2.1.2) Informacin recibida

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. 2.
Recibe el sector copia de la Orden de Compra? Recibe el sector copia del informe de recepcin?

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AUDITORIA

3. a) b)
Ref.

Recibe el sector la Factura del proveedor: Directamente? Del sector encargado de abrir la correspondencia? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
c)
En caso contrario indique la forma en que se recibe la documentacin Se controlan las Facturas inmediatamente despus de que son recibidas? Se retienen las Facturas o se envan a otro sector para su aprobacin? Se comprueban las Facturas en el sector, ms bien que en los sectores de Tesorera o Compras? Se comparan las facturas con: Las Ordenes de Compra en cuanto a cantidad, precio y condiciones? Los Remitos del proveedor? Los Ingresos de Recepcin en cuanto a cantidad? Los informes de Control de Calidad? Incluye la comparacin: Clculos y sumas? Disposiciones legales e impositivas? Cantidades? Calidad? Precios? Condiciones de pago? Autorizaciones o aprobaciones? Se deja constancia de tales verificaciones o controles? Se deja constancia en la Orden de Compra y en el Informe de Recepcin de haberse aprobado la factura correspondiente a los efectos de evitar la presentacin de copias de Facturas con la consiguiente duplicacin de pagos? Se estampa el sello, en las copias de las Facturas, de la palabra "DUPLICADO"?

4.

5.

6.

7. a) b) c) d) 8. a) b) c) d) e) f) g) 9.

10.

11.

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AUDITORIA
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
12.
Estn los comprobantes, justificativos o documentacin de respaldo agrupados en un legajo? El sistema de archivo est organizado en funcin del vencimiento?

13.

2.1.3) Pagos
Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI
1. a) b) c) 2.
Son las Facturas para el pago: Aprobadas? Por quin? Con qu frecuencia? Se concilia la cuenta de control del Mayor General con los comprobantes pendientes de pago? Quin lo hace? Con qu frecuencia? De qu forma se archivan los comprobantes? Son aprovechados los descuentos concedidos por los proveedores? Hay un sistema adecuado Para registrar y controlar las entregas parciales de Ordenes de Compra?

a) b) 3. 4.

5.

6. a) a) b) b') c) c) 7. a)

Si se efectan pagos a cuenta o adelantados a los proveedores: Se usa un comprobante adecuado? Cul es? Son aprobados por un funcionario? Quin es? Se contabilizan en una cuenta especial? Cul es?

En el caso de tomarse servicios recurrentes: Se contabilizan separadamente el devengamiento y el pago? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

Ref.

N O
8.
En los casos de adquisiciones efectuadas donde el producto es enviado

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AUDITORIA
directamente al cliente: Se relaciona la Factura del proveedor con la factura del cliente? Quin lo realiza? Las devoluciones de productos a proveedores: Son relacionadas con las notas de crdito correspondiente? Quin lo hace?

a) b) 9. a) b) 10.

a) a') b) b)

En el caso de Facturas por los siguientes conceptos: seguros, fletes, publicidad honorarios, alquileres, etc.: Son aprobadas y revisadas? Por quin? Se controlan las facturas con contratos, presupuestos, etc. aprobados? Quin lo hace?

2.1.4) Saldos deudores

Ref.

1. a) b) c) 2. a) b) c) 3. a) 4. a)

PREGUNTA Es todo adelanto a proveedores: Debidamente autorizado? Controlada la aplicacin del anticipo en el momento del pago? Quin lo hace? Son los saldos deudores: Vigilados y controlados? Se reclaman pasado un tiempo prudencial? Quin lo hace? Maneja el sector de Crditos los saldos deudores? De qu forma o manera? La imputacin de los dbitos es revisada y aprobada? Quin lo hace?

NO

SI

N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

2.1.5) Libros
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. 2.
Se usa Subdiario de Compras? Se adapta el mismo a los requisitos irnpositivos en el caso de estar la empresa responsable inscripta en el impuesto al valor agregado?

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AUDITORIA

3. a) b) 4. a) b) 5. a) 6. a) b)

Los Asientos de Diario que afecten los saldos de proveedores: Son debidamente autorizados? Por quin? Se llevan saldos individuales por proveedor? Son estos conciliados con el Mayor General? Con qu frecuencia? Se prepara un balance de saldos: Con qu periodicidad? Se concilian los resmenes de Cuenta enviados por el proveedor? Quin lo hace? Se investigan las diferencias?

3) Procedimiento:
Ref. Sector / Responsable Qu Cmo / Frecuencia Doc. emitido / cant. ejemplares / tipo de soporte

4) ORGANIGRAMA

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AUDITORIA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CIRCUITO DE PERSONAL

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AUDITORIA

Empresa:

Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Entrevistado: Cargo:

Confeccion: Fecha: Revis: Versin:

Circuito: Personal

1) OBJETIVOS: 1.1) Deteccin de Controles Clave (por desconocimiento de los circuitos) 1.2) Prueba de Controles Clave (hallados en 1.1.) 1.3) Determinar el alcance, frecuencia y oportunidad del trabajo de auditora. 1.4) Observar las debilidades de control e informarlas a la Direccin. 2) CUESTIONARIO 2.1) Circuito de Personal 2.1.1) Administracin de personal
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. a) b) c) 2. 3. a) b) 4. a) b) c) d) e) 5. a) b)
Existen normas y procedimientos sobre la funcin de personal? Son claras y precisas? Son adecuadas? Estn por escrito? De quin depende el sector de Personal? La funcin dentro de la organizacin est: Centralizada? Descentralizada? Son independientes las funciones de administracin de personal de: Control de prestaciones de servicios? Liquidacin d remuneraciones? Pago de remuneraciones? Libramiento del cheque de pago? Conciliacin de cuentas de pago bancarias al personal? Se llevan archivos o legajos sobre: Disposiciones legales? Convenciones colectivas de trabajo?

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AUDITORIA
c) d) 6.
Ref. Contratos particulares?

Disposiciones generales propias de la empresa? Existen fichas o legajos por: PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
a) b) c) d) e) 7. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)
Directores? Ejecutivos? Funcionarios? Empleados? Operarios? Se mantienen constancias individuales autorizadas de: Ingresos? Entrenamientos? Examen mdico? Capacitacin? Evaluaciones? Remuneracin? Transferencias? Deducciones por impuestos? Deducciones por jubilaciones y retenciones? Documentos requeridos para el pago de los subsidios familiares? Se mantienen dichas constancias separadas e inaccesibles para las personas a cuyo cargo estn las siguientes funciones:

8.

a) b) c) 9.

Preparacin de Planillas? Aprobacin? Pago?

Son los procedimientos vigentes, lo suficientemente giles de modo que permiten que todas las autorizaciones, en especial las notas de cesanta de funciones, sean remitidas con prontitud al sector de sueldos y jornales?

10.

Las constancias del sector de personal, contienen las firmas de los operarios y empleados? Se mantienen archivos? Son adecuados? Estn bien dotados de seguridad? Estn actualizados? Quin es el responsable de los mismos?

11. a) b) c) d)

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AUDITORIA
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
12. a) b) c) d) e) f) g) h)
Contienen los archivos los siguientes datos: Antecedentes de cada individuo en relacin de dependencia? Copia firmada por el beneficiario de cada recibo de haberes? Liquidaciones mensuales, quincenales? Autorizaciones de horas complementarias? Elementos de control de funciones? Comprobantes de aportes y retenciones? Fichas de reloj? Datos requeridos para las asignaciones familiares?

2.1.3) Control de funciones

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. a) b) c) 2.
Existen normas sobre los controles a realizarse? Son claras y precisas? Estn por escrito? Son adecuadas? Quin es el responsable del control de funciones?

3. a) b) c) 4.

Qu formularios se usan para dejar constancia de los controles? Indique el nombre. Quin lo confecciona? A quin se le enva copia? Son las constancias o comprobantes de tiempo, preparados por personal independiente de los que liquidan sueldos y jornales?

5.

a) b)
Ref.

Son las Ordenes de Produccin, etc., sobre las que se basa la liquidacin, aprobadas por un funcionario que no tenga relacin La preparacin de las planillas? El pago?

PREGUNTA

SI

N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
6.
Se controla que la dotacin

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AUDITORIA
actuante est debidamente autorizada para hacerlo?

7.

a) b)

Son las horas complementarias y otros sobre pagos autorizados por un funcionario responsable? Quin es? Dicho funcionario no tienen ninguna reaccin con la preparacin y pago de la nmina?

8.

En los casos de personal temporario contratado: Su incorporacin es a) debidamente: a') Justificada? a") Autorizada? a"') Por quin? Se controla su actuacin b) mediante qu funcionarios que no tienen ingerencia en que forma? En los casos de liquidaciones a destajo, se cuenta con una informacin gil, confiable y eficiente respecto de: Comisiones sobre ventas? Cual es la fuente? Comisiones sobre cobranzas? Cul es la fuente? Premios de produccin? Cul es la fuente?

9.

a) a) b) b) c) c)

2.1.4) Liquidacin de salarios

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI
1.
Existen normas y Procedimientos para la liquidacin de sueldos y jornales? Son claros y precisos? Son adecuados? Estn por escrito? Las personas a cargo de la liquidacin son completamente independientes de las encargadas de la incorporacin y despido de personal? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

a) b) c) 2.

Ref.

N O
3. a) b) 4. a)
Las personas a cargo de la liquidacin rotan de puestos: Con otras secciones? Con diferentes liquidaciones de remuneraciones? Quin prepara: Los sueldos?

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AUDITORIA
b) c) d) e) f) g) 5.
Los jornales? Los salarios a destajo? Las cargas sociales? El sueldo anual complementario? Las remuneraciones especiales? Las liquidaciones finales? Para realizar las liquidaciones se examinan los controles sobre el cumplimiento de las funciones? Se controlan los clculos por una persona ajena a la confeccin? Por recibos? Por planillas? Son las liquidaciones aprobadas por funcionarios que no tienen ingerencia en: Su preparacin? Su pago? Quin las aprueba? Cundo sea posible, se concilian los totales del mes o quincena actual con los del perodo anterior para demostrar los cambios? Las Planillas son revisadas en cuanto a horas, jornal, deducciones y asignaciones familiares? Se mantienen para los sueldos confidenciales controles adecuados?

6. a) b) 7.

a) b) c) 8.

9.

10.

2.1.4) El pago de los salarios

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI
1.
Ref. El pago lo efecta personal que: PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
a) b) c) 2. a) b) 3.
No tiene ingerencia en la confeccin de las nminas ni en su control? No es responsable por la incorporacin o despido de personal? No aprueba las constancias de tiempo trabajado? Es el pago: En efectivo? En cheque? Si el pago fue efectuado en efectivo, coinciden monto neto a pagar con el total del

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AUDITORIA
retiro o cheque?

4.

Cuando se paga en efectivo existe un adecuado control en el llenado de los sobres de salarios? Si se paga con cheque, es conciliada la cuenta bancaria por un funcionario no conectado con: La confeccin de sueldos y jornales? El pago de cheques por sueldos y jornales? Es el pago efectuado directamente al beneficiario? Indique en qu casos se le abona a otra persona. Se exige la identificacin del beneficiario? Se obtiene constancia firmada del pago? En la copia del recibo? Se comparan las firmas con los legajos personales por un funcionario ajeno a la liquidacin? Con qu frecuencia? Quin es el funcionario? Los salarios no reclamados son devueltos a un funcionario responsable y no al sector de liquidaciones? A quin se le entrega? El pago posterior de los salarios no reclamados se realiza slo mediante. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

5.

a) b) 6. a) 7. 8. a) 9.

a) b) 10.

a) 11.

Ref.

N O
a)
La presentacin de prueba eficiente de que el beneficiario forma parte de la dotacin? La aprobacin de un funcionario responsable? Quin es? Los salarios no reclamados son: Mantenidos en caja? Durante qu tiempo? Depositados? Se rota el personal encargado del pago? En qu forma? Deposita la empresa regularmente y dentro de los lmites legales: Las retenciones? Los aportes?

b) b) 12. a) a) b) 13. a) 14. a) b)

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AUDITORIA
c) d)
Los subsidios familiares? Las retenciones impositivas?

2.1.5) Contabilidad
Ref.

1.

a) b) c) 2. a) 3. 4.

PREGUNTA Existen normas y procedimientos relacionados con la contabilizacin de las remuneraciones y cargas sociales? Son claros y precisos? Son adecuados? Estn por escrito? Es controlada la apropiacin por una persona responsable ajena a su preparacin? Quin es? Es correcta la imputacin a resultados? Es correcta la imputacin por Centros de Responsabilidad o Costos? Se llevan los registros requeridos por las leyes? Estn actualizados? Se llevan registros adecuados sobre los pasivos provenientes de la relacin laboral? PREGUNTA

NO

SI

N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

5. a) 6.

Ref.

SI

N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
7.
Se contabilizan por separado los pagos de las deudas laborales? Son las provisiones llevadas en forma correcta?

8.

2.1.6) Legales
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1.
Posee la empresa un sistema de informacin adecuado que contemple las modificaciones laborales vigentes? Son los salarios encuadrados dentro de los convenios? Se abona en los plazos legales el Sueldo Anual Complementario? Se otorgan las vacaciones anuales pagas de acuerdo con la ley? Se realiza todas las retenciones y aportes

2. 3.

4.

5.

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AUDITORIA
exigidos? Son depositados en los plazos legales? Se presentan a los organismos reguladores las informaciones solicitadas? Quin es el responsable de la confeccin? Quin las controla? Los Recibos de Remuneraciones: Estn de acuerdo con las disposiciones legales? Se realizan por duplicado? Se conservan hasta su prescripcin?

a) 6. a) b) 7. a) b) c)

8. a) b) c) d) 9.
Ref.

Son los siguientes pagos hechos en recibos separados: Vacaciones? Licencias Pagas? Preaviso? indemnizaciones? Se exige al personal en relacin de dependencia: PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
a) b) 10. a) b) 11. a) b) c)
Documentacin necesaria para el cobro de las asignaciones familiares? Declaraciones juradas en materia impositiva? Se llevan los libros exigidos por ley? Detalle los que se deben llevar en forma obligatoria. Estn actualizados? En el caso de despidos: Est precedido de preaviso? Es el preaviso abonado sin trabajar? Las indemnizaciones son calculadas de acuerdo con la ley?

3) PROCEDIMIENTO

Ref.

Sector / Responsable

Qu

Cmo / Frecuencia

Doc. emitido / cant. ejemplares / tipo de soporte

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AUDITORIA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CIRCUITO DE TESORERIA

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AUDITORIA

Empresa:

Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Entrevistado: Cargo:

Confeccion: Fecha: Revis: Versin:

Circuito: TESORERIA

1) OBJETIVOS: 1.1) Deteccin de Controles Clave (por desconocimiento de los circuitos) 1.2) Prueba de Controles Clave (hallados en 1.1.) 1.3) Determinar el alcance, frecuencia y oportunidad del trabajo de auditora. 1.4) Observar las debilidades de control e informarlas a la Direccin. 2) CUESTIONARIO 2.1) Circuito de Tesorera 2.1.1) General
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
1. 2.
Se halla el sector separado de otros? Estn las funciones dentro del sector de Caja- segregadas de tal modo, que faciliten al mximo el control interno posible dentro de l? Estn claramente definidas las lneas de autoridad y responsabilidad? Existen Manuales de Funciones y Procedimientos escritos? Hay normas o instrucciones por escrito?

3.

4.

5.

6.

a) b) b)

Se encuentra todo el personal que participa en cobros, pagos, manejo de efectivo y valores: Debidamente afianzado? Obligado a tomar vacaciones anuales? En tal caso, son sus funciones realizadas por otros empleados?

7.

Estn las cuentas

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AUDITORIA
bancarias autorizadas por el Directorio?

8.

Cuntas cuentas bancarias estn abiertas y cul es el propsito de cada una? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

Ref.

N O
9.
Si existen cuentas bancarias abiertas inactivas, por qu se mantienen? Los firmantes de las cuentas bancarias, estn autorizados por el Directorio? Es informado el Banco cuando un firmante autorizado deja de pertenecer a la firma? Estn todas las cuentas bancarias registradas en el Mayor General, en el SubDiario de Caja y en el Libro Bancos? Son registradas las transferencias de uno a otro banco en los libros contables, utilizndose una cuenta del Mayor General para Las funciones del cajero estn limitadas a las especficas de la Caja? Tiene prohibido el cajero el acceso a la registracin contable y las Cuentas de Deudores o Clientes? El cajero lleva solamente la documentacin y registros oficiales de Caja? Recae sobre un funcionario ajeno al sector la responsabilidad por la custodia de: Ttulos negociables? Documentos a cobrar? Otros valores negociables? Quin es ese funcionario? Est centralizada la responsabilidad de los cobros y depsitos de efectivo en el menor nmero posible de personas? Se encuentran los empleados de otros sectores (Expedicin, Despacho, Facturacin, Crditos, Cobranzas, Compras, Recepcin, etc.) que pudieran estar en situacin de participar en irregularidades relacionadas

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

a) b) c) d) 18.

19.

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AUDITORIA
con el efectivo u otros? PREGUNTA

Ref.

SI

N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
20.
No se realiza por el personal del sector, alguna de las siguientes funciones: Confeccin de Facturas, Notas de Dbito o Crdito o llevar registraciones de las mismas? Llevar o tener acceso a los registros de Cuentas a Cobrar; ayudar a balancear y analizar la antigedad de los saldos, o participar en la preparacin y envo de los saldos de cuentas? Autorizar crditos o aprobar descuentos, devoluciones o bonificaciones? Gestionar la cobranza de saldos o aprobar y dar de baja las partidas incobrables? Obtener extractos bancarios o cheques pagados de los depositarios, tener acceso a esos resmenes y cheques o conciliar las cuentas de los bancos? Tener la custodia de valores o documentos? Llevar el Mayor General, Subdiario de Caja? Preparar o aprobar Ordenes de Pago? Preparar, firmar o enviar por correo cheques? Firmar o endosar obligaciones (pagars, letras)? Preparar sueldos y jornales, hacer los cheques y entregar los cobros al personal? Tener bajo su custodia salarios no reclamados? Se efectan controles o revisiones internas de las operaciones? Quin lo hace? Con qu frecuencia? Se realiza diariamente un arqueo de fondos? Se deja constancia expresa de los mismos? Efecta algn funcionario ajeno al sector el arqueo de los fondos: Quin lo hace? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

a)

b)

c) d)

e)

f) g) h) i) j) k) l) 21. a) b) 22. a) 23. a)

Ref.

N O
b) c)
Con qu frecuencia? Deja constancia escrita?

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AUDITORIA

24. a) b)

Es poltica de la empresa no aceptar cheques con fecha adelantada? En caso negativo, se lleva control de los cheques con fecha adelantada por cliente? Quin lo hace?

2.1.2) Operatoria de los fondos

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI
1. a) b) c) c) c) d) e) f) g) 2.
Hay polticas con respecto a: Descuentos otorgados? Descuentos a tomar? Mximos y mnimos de: Efectivo? Saldo en Cuenta Corriente bancaria? Colocaciones temporarias de los excedentes monetarios? Centralizacin o descentralizacin de los fondos? Descuento de documentos en bancos o instituciones financieras? Solicitud de crditos de dinero? Hay lmites monetarios en la autorizacin del movimiento de los fondos? Existe un Presupuesto Financiero o de Caja? Hay medidas de seguridad y proteccin de fondos adecuados a los valores en cartera? Hay funcionarios responsables a cargo de la custodia de: Recaudaciones a Depositar? Cajas chicas o fondos fijos? Otros valores? Existe un seguro sobre los valores en trnsito de la empresa?

3. 4.

5. a) b) c) 6.

2.1.3) Cobranzas - Ingreso de Fondos

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI
1.
Hay normas o instrucciones sobre el procedimiento de cobranzas? La correspondencia es abierta por personal no relacionado con el manejo de

2.

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AUDITORIA
fondos y cuentas a cobrar?

a) 3.

Indique quin lo hace. Se lleva un registro o listado en el que se anotan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia? Quin lo hace? Son entregados los valores recibidos por correspondencia al cajero contra una constancia o firma de su recepcin? Son comparados el registro de cheques y valores con las anotaciones en el registro de cobranzas? Cules son las fuentes fundamentales u orgenes del efectivo recibido? Dnde y cmo se recibe el efectivo? Incluyen los ingresos de caja cantidades superiores de dinero efectivo, ms bien que cheques u otros valores? Qu clase de registros de ingresos de Caja se usan? No tienen acceso a los ingresos de caja personas ajenas al sector? Son los cheques cruzados y estampados, inmediatamente de recibirse, con un sello de depsito restrictivo? Es solicitado e indicado a los clientes que efecten sus pagos con cheques emitidos a la orden de la empresa con el aditamento "no a la orden", o endosados restrictivamente? Se depositan las cobranzas diariamente? En su totalidad? Con la misma composicin que se recibi? Cuntas veces en el da? Se cerciora la gerencia que las cobranzas fueron depositadas en los bancos? Los dbitos efectuados por el banco como consecuencia de depsitos que no fueron acreditados por falta de fondos, endosos, cuenta cerrada, etc., son entregados a un funcionario

a) 4.

5.

6.

7. 8.

9. 10.

11.

12.

13. a) b) c) 14.

15.

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AUDITORIA
independiente del cajero?

16.

Se pagan cheques con dinero en efectivo proveniente de las cobranzas? Se le han dado instrucciones por escrito a los bancos de no canjear o cambiar o pagar directamente cheques pagaderos de la empresa? Le est prohibido el canje de cheques de funcionarios y empleados de la Empresa?

17.

18.

19. a) b)

Se preparan recibos por toda cobranza? Son prenumerados? Son confeccionados el original y las copias en forma simultnea? Figura en los recibos: Detalle del pago? Descuentos otorgados? Valores recibidos? Son legibles las copias? El formulario es adecuado? Son los descuentos controlados contra las condiciones de venta? Se efecta el control numrico de los recibos antes del depsito? PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

20. a) b) c) d) e) 21.

22.

Ref.

N O
23.
.En los casos de cobranzas al mostrador, el recibo es preparado y controlado por una persona ajena a la caja? Si se utilizan cajas registradoras, Boletas de Ventas al Mostrador, Recibos de cobradores, etc., se hace una comprobacin de dichos cobros por una persona independiente del cajero? En el caso de cobranzas por cobradores o viajantes:

24.

25.

a) b) c) d) e) f)

Hay controles efectivos? Se comparan los valores recibidos con los recibos rendidos? Se controla la correlatividad? Quin realiza estos controles? Rinden los cobradores con una correcta periodicidad? Cada cunto tiempo?

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AUDITORIA
26. a) b) c) d) 27.
En los casos de cobranzas por sucursales, agencias, etc.: Hay controles efectivos? Depositan en bancos locales? Se utilizan cuentas Recaudadoras? Con qu frecuencia rinden su cobranza? Existe control contable independiente fuera del sector de caja sobre los siguientes cobros: Alquileres? Intereses? Dividendos? Ventas al contado? Ventas al personal? Venta de rezagos, Desperdicios, fuera de lnea, etc.? Se depositan y contabilizan rpidamente: Los depsitos de clientes? Los pagos por adelantado?

a) b) c) d) e) f)

28. a) b)

2.1.4) Egresos de fondos - Desembolsos con cheques

Ref.

1. 2. 3.

PREGUNTA Existen normas para el pago con cheque? Qu tipo de registros y formularios se realizan? Son todos los pagos, excepto gastos menores, efectuados mediante cheque? Para efectuar un egreso se requiere una Orden de Pago? Previamente autorizada? Por quin? Se encuentran separadas las siguientes funciones?

NO

SI

N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

4. a) b) 5. a) b) c) d) 6. 7.

Autorizacin de pago? Preparacin de la Orden de Pago? Firma del cheque? Pago al acreedor? Se utiliza una mquina protectora de cheques? Son los talonarios de cheques o chequeras que no estn en uso, controlados en forma tal que impidan su utilizacin indebida? Dnde se guardan?

a)

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AUDITORIA

8. 9.

Est prohibida la firma de cheques en blanco? Se preparan simultneamente con el cheque, una copia (en la chequera) o un registro de cheques? Se requiere para la emisin de un cheque ms de una firma? La autorizacin para firmar cheques es concedida por el Directorio? Hay suficiente independencia entre los funcionarios autorizados a firmar cheques para que exista una eficiente garanta 5 seguridad? Ninguno de los funcionarios autorizados a firmar cheques cumple alguna de las siguientes funciones: Apertura de Correspondencia o Relacionar ingresos recibidos por correspondencia? Actuar como cajero, o tener acceso a la caja? Realizar las conciliaciones bancarias? Aprobar o preparar Comprobantes de pago? Tener a su cargo el fondo fijo?

10.

11.

12.

13.

a)

b) c) d) e)

14. a)

Se comunica a los bancos cuando un firmante autorizado deja de serio? Se guarda una constancia del banco como que fue comunicado? Se efectan los egresos de fondos solamente en base a comprobantes debidamente autorizados, aprobados y con los justificativos adjuntados? Revisan quines firman el cheque, la Orden de Pago y los comprobantes que la respaldan? Se anotan los datos del pago en los comprobantes para evitar duplicacin de pagos? Cmo se hace? Cundo se hace? Quin lo hace? Se coloca un sello que dice "pagado"? Se coloca un sello fechador?

15.

16.

17. a) b) c) d) e)

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AUDITORIA

18.

Se deja constancia de la firma mediante el estampe de la inicial del firmante en los comprobantes? Est prohibida la emisin de cheques al portador?

19.

Ref.

PREGUNTA

SI

N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
20. 21.
Se cruzan los cheques emitidos? Se emiten los cheques a la orden del beneficiario con el aditamento "no a la orden" o con endoso restrictivo? Se conservan los cheques anulados o mal redactados a fin de controlar la correlatividad numrica?

22.

2.1.5) Desembolsos en dinero en efectivo

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI
1.
Se realizan los pagos de gastos menores por medio de fondos fijos? Existen normas o procedimientos al efecto? Indique la cantidad de fondos Fijos o cajas chicas que hay distribuidos en la empresa y quines son sus representantes. Los montos de los fondos son adecuados? Est el fondo fijo bajo la responsabilidad del cajero? Se ha establecido una suma mxima o lmite a pagar en efectivo? Es una sola persona la responsable de cada caja chica? Se confunden o mezclan los ingresos de caja con el fondo fijo? Se comprueban correctamente los comprobantes de pago por fondo fijo antes de efectuar el reembolso? Al realizarse el reembolso s e deja constancia del

2. 3.

4. 5.

6.

7.

8.

9.

10.

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AUDITORIA
pago en los comprobantes para evitar duplicacin de pagos? Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
11.
Cuando se presentan gastos para ser reintegrados se acompaan los comprobantes respaldatorios? Se usan los formularios denominados "Vales" para retirar fondos para efectuar gastos? Se expiden los cheques de reembolso a la orden de los custodios de los fondos? Se les presenta a los firmantes de los cheques de reembolso los comprobantes justificatorios de los pagos realizados? No se realizan con el fondo anticipos de salarios? Se comprueban frecuentemente los fondos mediante arqueos sorpresivos?

12.

13.

14.

15.

16.

2.1.6) Movimientos Bancarios

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI
1.
Son las cuentas bancarias conciliadas regularmente por la sociedad?

a) 2.

Con qu frecuencia? Se usa un formulario especial para efectuar las conciliaciones? Son las conciliaciones preparadas y supervisadas por un empleado que no tiene intervencin en la preparacin, aprobacin o firma de los cheques emitidos ni que maneja dinero? Obtiene la persona que efecta las conciliaciones, directamente del banco o del sector correspondencia, los extractos bancarios y los cheques pagados si son devueltos por el banco?

3.

4.

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AUDITORIA
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O
5.
Incluye el procedimiento administrativo de conciliacin:

a)

b) c)

d) d)

e) f) g)

h) h) h) h)

La comparacin de todos los movimientos de un perodo entre los extractos bancarios y los registros de la contabilidad? La comparacin de los saldos bancarios con los saldos del mayor general? Comparacin de los cheques con el libro de egresos en cuanto a nmero, fecha, beneficiario e importe? Examen de las firmas y Endosos? Se devuelven al banco los cheques indebidamente endosados para su correccin? Revisin de los cheques anulados? Llevar cuenta del nmero de serie de los cheques? Comparacin de fechas e Importes de los depsitos diarios, segn caja ingresos con los extractos bancarios? Se investigan los cheques Pendientes de cobro? En cuanto a antigedad? Vencidos? Se ordena al banco la suspensin del pago y se efecta un asiento de diario correctivo? Son las conciliaciones revisadas por un funcionario responsable? Los importes conciliatorios no usuales son investigados? Se realizan cartas reclamatorias a los bancos?

6.

7.

8.

3) PROCEDIMIENTO

Ref.

Sector / Responsable

Qu

Cmo / Frecuencia

Doc. emitido / cant. ejemplares / tipo de soporte

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4) ORGANIGRAMA

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