UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA UDESC CENTRO DE CINCIAS HUMANAS E DA EDUCAO CCHE/FAED CURSO DE BIBLIOTECONOMIA HABILITAO EM GESTO DA INFORMAO

CAIO FARIA DA FONSECA

PROPOSTA DE RECOMENDAO DE PROCEDIMENTOS PARA IMPLANTAO DE WORKFLOW

FLORIANPOLIS-SC 2009

CAIO FARIA DA FONSECA

PROPOSTA DE RECOMENDAO DE PROCEDIMENTOS PARA IMPLANTAO DE WORKFLOW

Trabalho de Concluso de Curso apresentado ao curso de Biblioteconomia Habilitao em Gesto da Informao como requisito parcial para obteno do grau de Bacharel em Biblioteconomia com Habilitao em Gesto da Informao Orientao: Professor MSC. Divino Ignacio Ribeiro Jnior

FLORIANPOLIS-SC 2009

CAIO FARIA DA FONSECA

PROPOSTA DE RECOMENDAO DE PROCEDIMENTOS PARA IMPLANTAO DE WORKFLOW

Trabalho

de

Concluso

de

Curso

apresentado ao curso de

Biblioteconomia Habilitao em Gesto da Informao como requisito parcial para obteno do Grau de Bacharel em Biblioteconomia com Habilitao em Gesto da Informao

Banca Examinadora

Orientador:

Professor MSC. Divino Igncio Ribeiro Jnior Universidade do Estado de Santa Catarina

Membro:

Professora Dra. Ana Maria Pereira Universidade do Estado de Santa Catarina

FLORIANPOLIS, 25/11/2009

AGRADECIMENTOS Agradeo primeiramente aos meus pais, que me geraram, me criaram, e me apoiaram durante todo este percurso, bem como minha famlia como um todo. Agradeo a todas as oportunidades que apareceram, sem as quais seria impossvel chegar at aqui. Agradeo a todos os professores do curso, sem exceo, que ajudam a construir e defender a boa imagem do profissional bibliotecrio, e que mais do que me oferecerem conhecimento ao longo do curso, me forneceram uma identificao com uma classe profissional de uma forma que eu nunca havia tido antes. Agradeo ao professor Glaucio Fontana por me preparar durante a fase de projeto do TCC, e ao professor Divino Igncio, um orientador na acepo da palavra, que atravs da sabedoria transmitida e das conversas inteligentes, possibilitaram a criatividade e as percepes que elevaram o substancialmente o nvel deste TCC, bem como pelo contato que este possibilitou com a empresa Tractebel, atravs da bibliotecria Pmela Tamanini, a quem agradeo muito por ter me ajudado, sem cobrar pelo seu tempo livre. Por fim, agradeo a todos que porventura posso no ter citado, por me ajudarem a ter perseverana e pacincia nos momentos difceis, e que espero continuar tendo, pois a jornada est longe de ter acabado.

RESUMO

FONSECA, Caio Faria da. Proposta de recomendao de procedimentos para implantao de workflow. 2009. 47 f. Monografia (Graduao em Biblioteconomia com Habilitao em Gesto da Informao) Universidade do Estado de Santa Catarina UDESC, Florianpolis, SC, 2009. A motivao para este trabalho foi a necessidade de se desenvolver uma proposta de recomendao de procedimentos para implantao de workflow, a fim de facilitar a implantao de workflow em organizaes, tendo em vista a ausncia da mesma. O mtodo da pesquisa foi o levantamento e anlise de definies e tipos de tecnologias de Gesto Eletrnica de Documentos na literatura, com enfoque especfico em workflow, juntamente com a observao de uma empresa atravs de entrevista, a fim de compilar uma proposta de recomendaes que possam servir para futuros projetos de workflow associado com Gesto Eletrnica de Documentos. Por meio da discusso e identificao de semelhanas entre conceitos e tcnicas vistos na literatura e na observao da empresa, se obteve o resultado da proposta de recomendao de procedimento para implantao de workflow. A recomendao permite fornecer um ponto de partida para propostas de novas recomendaes no futuro. PALAVRAS-CHAVE: Gesto Eletrnica de Documentos; Gerenciamento Eletrnico de Documentos; GED; Workflow

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Mtodo em espiral de Gane e Sarson (1983, p. 243)......................................32 Figura 2 - Modelo em espiral do processo de software definido por Boehm (1988 apud SOMMERVILLE, 2006, p. 49).......................................................................................32 Figura 3 - Ciclo de implantao do GED........................................................................35 LISTA DE QUADROS Quadro 1 - Vantagens e desvantagens do modelo em cascata de acordo com Pressman (2006) .........................................................................................................................................29 Quadro 2 - Vantagens e desvantagens do desenvolvimento evolucionrio de acordo com Guerra e Alves (2004).....................................................................................................30 Quadro 3 - Vantagens e desvantagens da entrega incremental, apontadas por Sommervile (2007) e Pressman (2006)................................................................................................31 Quadro 4- Relao entre impacto documental e etapas de implantao de workflow, construdo com base em Silva (2001), Avedon (2002) e Pazin (2005)...........................39 Quadro 5 - Passos identificados em diferentes modelos.................................................42 Quadro 6 - Proposta de recomendao final obtida com base na sntese do levantamento bibliogrfico e entrevista, em Pressman (2006) e em Thives Jr. (2001).........................43

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS AIIM - Association for Information and Image Management COLD - Computer Output to Laser Disk ou Computer On-Line Data CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos ERM - Enterprise Report Managment GED Gesto Eletrnica de Documentos ou Gerenciamento Eletrnico de Documentos HTML - HyperText Markup Language ISAD(G) - General International Standard Archival Description NOBRADE - Norma Brasileira de Descrio Arquivstica RIM - Records and Information Management RM - Records Management UNESCO - United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization

SUMRIO 1 INTRODUO.............................................................................................................9 1.1 Apresentao do problema de pesquisa.......................................................................9 1.2 Objetivos desta Pesquisa...........................................................................................12 1.3 Objetivos especficos.................................................................................................12 1.4 Justificativa................................................................................................................12 2 FUNDAMENTAO TERICA...............................................................................14 2.1 Gesto documental....................................................................................................14 2.2 Conceitos sobre gesto eletrnica de documentos....................................................16 2.3 Tipos de ferramentas de GED...................................................................................20 3 ANLISE DE TEORIAS DE PROCEDIMENTOS DE IMPLANTAO...............25 3.1 Processo de desenvolvimento de software................................................................25 3.2 Processo de desenvolvimento de GED......................................................................33 4 METODOLOGIA DA PESQUISA..............................................................................36 4.1 Universo da pesquisa.................................................................................................36 4.2 Instrumentos de coletas de dados..............................................................................37 4.3 Anlise e interpretao dos dados............................................................................37 5 PROPOSTA DE RECOMENDAO DE PROCEDIMENTOS PARA IMPLANTAO DE WORKFLOW...........................................................................................................38 5.1 Indicaes do levantamento bibliogrfico.................................................................38 5.2 Sobre a entrevista......................................................................................................39 5.3 Pontos em comum entre levantamento bibliogrfico e entrevista.............................40 5.4 Proposta de recomendao de procedimentos para implantao de workflow.........41 6 CONSIDERAES FINAIS.......................................................................................44 7 REFERNCIAS...........................................................................................................45 APNDICE A QUESTIONRIO APLICADO.........................................................50

INTRODUO

1.1

Apresentao do problema de pesquisa A diferena entre fechar ou no um grande negcio, entre procedimentos

administrativos executados corretamente ou incorretamente, reside no uso de uma ferramenta de gesto que torne a informao barata, acessvel e acima de tudo visvel para o gestor, no momento em que mais precisa. Somado a este fator de urgncia informacional, est o cenrio de uma forte crise econmica que ameaa a estabilidade de todo o mercado. importante que os mtodos que permitam maior qualidade e quantidade de circulao de informao dentro das organizaes, permitindo que estas sobrevivam turbulncia, mantendo e conquistando novos clientes por meio do uso estratgico da informao. Antes do aparecimento do computador pessoal havia maior dificuldade no uso estratgico da informao, pois as empresas utilizavam apenas com tipos limitados de suporte fsico, principalmente em ambiente de escritrio. Em certa medida, o suporte se limitava apenas ao papel, e em raros casos, microfilme e outros tipos de mdia. Isto trazia uma srie de problemas administrativos, devido a custos relacionados ao armazenamento deste material, alm das despesas inclusas na realizao de triagens constantes para se avaliar a pertinncia daqueles documentos na esfera legal. Em relao ao processo de tomada de deciso havia srios obstculos, principalmente se a informao de um concorrente, cliente, fornecedor ou funcionrio se encontrava em um documento perdido em meio a uma massa desordenada de papis. Quando o computador pessoal comeou a ser distribudo comercialmente, se esperava que finalmente esta tecnologia colocasse um fim ao caos, racionalizando todos os processos, disponibilizando a informao para os funcionrios no momento certo e reduzindo gastos com papel. De fato, havia esta possibilidade, mas com o decorrer do tempo se verificou que isto no vinha ocorrendo. Alm das empresas continuarem produzindo muitos documentos em papel, havia um problema adicional ligado diretamente ao advento do computador pessoal nas organizaes, que era o descontrole da produo e armazenamento de documentos na prpria mdia de armazenamento vinculada ao

10 computador. Tambm havia poucos critrios em relao aos tipos de documentos que deveriam ser digitalizados e gravados, e da infra-estrutura requerida para isso. Millar (2004), em relatrio elaborado para a UNESCO (United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization), afirmava que a autenticidade dos documentos eletrnicos corria srio risco no mundo todo, especialmente em pases em desenvolvimento, devido ao fato de que havia dificuldade na aplicao de padres tcnicos e operacionais na criao, gerenciamento e preservao de documentos eletrnicos, isto quando estes padres no estavam completamente ausentes. Desta forma, todas as preocupaes que envolviam a organizao e o acesso da informao, antes encontradas apenas no armazenamento de documentos em papel, passaram tambm a serem observadas no armazenamento de documentos eletrnicos. Isto refletiu na criao de padres para documentos eletrnicos como o e-Arq Brasil, em 2006, embora padres internacionais como o MoReq j existissem desde 2001. O desenvolvimento do GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos) tambm motivado por preocupaes desta natureza, ocasionado pelo surgimento de diferentes tipos de GED, entre os quais pode se citar o workflow, no qual quase no h metodologias definidas para sua implantao. Conforme afirma Barros (200?, p. 36), no existe atualmente um conjunto de metodologias e tcnicas estabelecidas para planejar e implantar workflow, principalmente porque existem diferentes tipos de processos e solues. Cruz (2006, p.4), ressalta que a implantao de workflow nas organizaes dificilmente executada atravs de uma metodologia bem definida. Nesse sentido, afirma que:
Outro problema recorrente que a anlise e modelagem dos processos de negcio raramente so feitas com base em uma metodologia que detalhe processos da forma necessria para que este tipo de software possa ser minimamente implantado. Cremos ser este um dos principais problemas que afligiram e/ou afligem equipes responsveis por implantar Workflow, pois sem os dados oriundos da anlise e modelagem de processos de negcio no h como o software funcionar.

No basta haver computadores, scanners e redes de ltima gerao conectando toda a empresa, pois tambm preciso que haja um software, implantado de acordo com uma metodologia bem consolidada e sintonizada com toda a vida organizacional,

11 atuando por meio desta estrutura de forma sistemtica, permitindo a gesto de documentos digitalizados ou gerados digitalmente.. Ainda, to importante quanto os documentos, so as informaes neles contidas, que por sua vez, so cruciais empresa, em conformidade com Alvim (1998),
os esforos que esto sendo feitos no sentido de organizar e analisar dados, de forma a que sejam disponibilizados como informao, com valor agregado, para subsidiar processos de tomada de deciso, a estrutura orgnica da nova sociedade do conhecimento.

Dentro desta sociedade do conhecimento, o bibliotecrio assume o papel de gestor da informao empresarial, agregando valor informao, transformando-a em ferramenta estratgica acessvel, til, exata e oportuna para os processos decisrios da organizao, com vistas competitividade empresarial (PIZZARO; DAVOK, 2007, p. 3). Neste contexto, sendo o GED uma ferramenta de gesto informacional, supe-se que deveria haver grande interesse dos bibliotecrios nesta rea. De fato, na rea de Biblioteconomia h estudos sobre gesto eletrnica de documentos, que procuram descrever esta tecnologia e suas aplicaes. No entanto, pesquisa recente realizada por Werlich (2007, p.33), aponta a ausncia do bibliotecrio no mercado de GED:
sabe-se que neste trabalho foram pesquisadas apenas vinte empresas, mas existem muito mais que vinte delas no Brasil e com certeza muitas delas ainda no possuem bibliotecrios frente ao GED.

Esta ausncia do bibliotecrio no mercado de GED indica a necessidade deste profissional, bem como de acadmicos de biblioteconomia, a se aprofundarem nesta tecnologia e conhec-la melhor, a fim de suprir as demandas das organizaes. Entretanto, permanece a dvida sobre como o bibliotecrio efetivamente ir implantar solues de GED em empresas, especificamente de workflow. Um fator de dificuldade neste sentido o fato de no haver estudos, no contexto da literatura revisada, que visam a desenvolver uma recomendao de um conjunto de processos e recursos especfico para aplicaes de workflow, cujo alvo no seja o software ou o hardware, mas sim a organizao. O desenvolvimento da recomendao deste conjunto de processos e recursos no pode ser baseado apenas em tecnologia, e deve contemplar toda a dinmica da chamada

12 espiral do conhecimento, que envolve a socializao (processo de compartilhamento de experincias), externalizao (processo de articulao do conhecimento tcito em conceitos explcitos), combinao (sistematizao de conceitos em um sistema de conhecimentos) e internalizao (processo de incorporao do conhecimento explcito no conhecimento tcito) de conhecimentos dos indivduos da organizao, conforme enunciado por Nonaka e Takeuchi (1997), o que fundamental para a estruturao em torno de processos que o workflow exige (THIVES JR, 2001, p. 29). Diante das dificuldades na gesto documental, seja de documentos eletrnicos ou em papel, do pouco envolvimento do bibliotecrio na rea de GED, e da pouca quantidade de padres de mtodos e tcnicas estabelecidos para projetos de workflow, esta pesquisa procura responder: como se define a proposta de recomendao de procedimentos para implantao de workflow? 1.2 Objetivos desta Pesquisa O objetivo geral deste trabalho desenvolver uma recomendao de um conjunto de processos para projetos de workflow associado com gesto eletrnica de documentos, esperando que essa contribuio possa ajudar a definir um padro futuramente. 1.3 Objetivos especficos a) Identificar na literatura sobre projetos de workflow elementos tericos para sua construo; b) Observar a prtica de empresas na realizao de projetos de workflow associado com gesto eletrnica de documentos em organizaes; c) Identificar pontos em comum para o desenvolvimento de uma recomendao de um conjunto de processos e recursos para projetos de workflow associados com gesto eletrnica de documentos. 1.4 Justificativa As organizaes de hoje esto diante de um grande desafio, que aliar rpido e adequado atendimento s necessidades do cliente, em um ambiente no qual se produz

13 quantidades cada vez maiores de informao que precisa ser devidamente tratada e separada para atender com qualidade esta demanda. Pena e Silva (2008), sinalizam bem o momento atual quando afirmam que em 50 anos foi produzida a mesma quantidade de informao que nos 5 mil anos anteriores. A chamada exploso documental ocorreu em todas as reas, no s na rea cientficatcnica, mas inclusive na rea administrativa, conforme pontuam Delgadillo e Oliveira (2006). Por isso, importante haver um melhor entendimento de como o GED pode auxiliar em uma gesto documental mais equilibrada e eficiente. A informao o ativo mais valioso de uma empresa, posto que sem ela impossvel a tomada de deciso, seja no mbito interno, quando essa deciso diz respeito a processos administrativos que requerem eficincia, seja no mbito externo, quando se precisa reagir ao impacto da concorrncia, s oscilaes econmicas e polticas, e tambm aos sempre cambiantes anseios do cliente, que mudam a partir da sua anlise de todo este cenrio. O uso desta ferramenta facilita no somente o acesso informao e a reduo do prejuzo da estocagem e produo de papel, bem como permite a maior visibilidade das informaes organizacionais que acabam por escapar do alvo de projetos tradicionais de sistemas de informao, que tem por foco somente manipular a informao que originalmente estruturada em bancos de dados. No caso do GED, o tipo de informao com a qual ele pode trabalhar inclui documentos em papel, tais como contratos, notas fiscais, ordens de servio, plantas arquitetnicas, faxes, atas de reunio, etc, e tambm todo tipo de documento eletrnico, tais como planilhas, textos, correspondncias de email, etc. Toda esta informao que antes era invisvel aos olhos dos sistemas de informao convencionais, e que constituem parte considervel das informaes de uma empresa, pode ser rapidamente acessada a partir de ndices devidamente estruturados em um sistema apropriado de GED, dinamizando todo o processo decisrio da organizao. diante de todo este contexto que se justifica a relevncia deste estudo, que tem por meta clarificar aspectos do funcionamento das aplicaes de GED na prtica.

14

2 2.1

FUNDAMENTAO TERICA Gesto documental De acordo com o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, a gesto

de documentos um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento. (BRASIL, 2005). Na viso de Schellenberg (2005, p.41), documentos so
Todos os livros, papis, mapas, fotografias ou outras espcies documentrias, independentemente de sua apresentao fsica ou caractersticas, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pblica ou privada no exerccio de seus encargos legais ou em funo das suas atividades e preservados ou depositados para preservao por aquela entidade ou por seus legtimos sucessores como prova de suas funes, sua poltica, decises, mtodos, operaes ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.

Embora a questo do suporte seja importante em relao a aspectos tcnicos da gesto documental, o que norteia todo este conjunto de procedimentos e operaes tcnicas documentais, a preocupao com os documentos enquanto prova das atividades de entidades pblicas privadas. Como tambm aponta Schellenberg (2005, p.44), o acervo de uma biblioteca visa a fins culturais. Nos arquivos, por sua vez, toda importncia do documento reside na relao orgnica com a entidade que a gerou. O valor cultural que esse documento pode vir a possuir secundrio. Pazin (2005, p. 8) indica cincos princpios arquivsticos bsicos:
a) princpio da provenincia: toda identidade do documento se relaciona a seu produtor; b) princpio da organicidade: todo arquivo deve refletir a estrutura, as funes e a atividade do produtor; c) princpio da unicidade: todo arquivo nico porque produzido por uma instituio, cumprindo uma funo sobre um determinado assunto, em um dado momento; d) princpio da indivisibilidade: a produo documental possui uma lgica, e um arquivo deve ser integrado logicamente, sem poder ser desmembrado; e) princpio da acumulao: as instituies produzem continuamente documentos

Estes princpios indicam uma forte dependncia do documento com sua entidade geradora. A gesto documental apenas pode ser eficaz e eficiente se houver um entendimento do contexto institucional que envolve a produo do documento.

15 Conforme definem Silva e Ribeiro (2002, p. 214), ao discorrer sobre o campo da arquivstica:
A Arquivstica uma cincia da informao social, que estuda os arquivos (sistemas de informao (semi-)fechados), quer na sua estruturao interna e na sua dinmica prpria, quer na interaco com os outros sistemas correlativos que coexistem no contexto envolvente.

O estudo do contexto ajuda a entender ou definir padres envolvidos na produo de documentos da instituio focada, relacionados principalmente a tipologia documental, auxiliando na organizao documental. Alm disso, h a Teoria das Trs Idades, que indica a destinao de cada documento de acordo com o uso que se faz do mesmo no momento pela entidade, ou tambm de acordo com aspectos legais, podendo este ficar no arquivo corrente (se for usado frequentemente), no arquivo intermedirio (usado ocasionalmente) ou no arquivo permanente (usado raramente, possuindo valor histrico, informativo e probativo). Dependendo do caso, o documento segue um destes destinos ou descartado (BRASIL, 1991). No entanto, tambm necessrio haver a padronizao da descrio dos documentos arquivsticos, de modo a facilitar a localizao dos mesmos. Para isso, foram criadas normas reconhecidas tanto em mbito nacional, como a ISAD (G) (General International Standard Archival Description - Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica), quanto em carter nacional, como a NOBRADE (Norma Brasileira de Descrio Arquivstica). Estas normas criam uma estrutura bsica que prov ao usurio pontos de acesso para a recuperao dos documentos. Para Hagen (1998, p. 4):
O conceito de pontos de acesso vem da biblioteconomia, e fundamental para o estabelecimento das normas da descrio arquivstica. Pontos de acesso so os nomes ou termos atravs dos quais se pode recuperar a informao sobre um livro, no caso da biblioteconomia, ou sobre os registros descritos do ponto de vista arquivstico.

Desta forma, das etapas de gesto documental listadas no Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (BRASIL, 2005), aquelas que tratam a respeito da produo, tramitao, e avaliao se relacionam diretamente com os princpios arquivsticos descritos por Pazin (2005) e com a Teoria das Trs Idades, que trata a

16 respeito da destinao dos documentos, porm durante a etapa de arquivamento deve haver a observncia da correta descrio arquivstica do documento, que permita a sua localizao e consequentemente viabilize a etapa de uso.

2.2

Conceitos sobre gesto eletrnica de documentos Na viso de Avedon (2002), o GED uma configurao de equipamento e

software, destinada a armazenar e gerenciar imagens de documentos. Gartner Group apud Baldan et. al. (2002) tem um entendimento mais amplo, concebendo o GED como uma tecnologia que armazena, localiza e recupera informaes existentes em documentos e dados eletrnicos. Para a AIIM International (2008), o GED um termo abrangente e que se refere integrao de vrias tecnologias de gesto eletrnica documental. Dentre vrias vantagens que o GED oferece, h duas muito importantes, que a diminuio do espao de armazenagem (Baldan et. al., 2002) e maior velocidade de acesso ao documento. Em relao velocidade de acesso, Avedon (2002), afirma que qualquer documento em meio eletrnico localizado em alguns segundos entre milhares de documentos, e no excede 30 segundos entre milhes de documentos. Em contrapartida, o documento em papel pode levar at 5 minutos para ser localizado, e horas se este estiver em um local remoto. O tempo gasto, bem como o custo de localizao de um documento pode ter um grande peso na administrao de uma organizao. Coopers & Lybrand apud Fantini (2001) relatam que um executivo pode gastar at quatro semanas por ano com busca documental, fazendo em mdia dezenove cpias por documento, com um custo de US$ 120,00 na sua localizao e US$ 250 para a recriao de cada um deles. A questo da reduo de espao e da rapidez na localizao so pontos chaves em uma gesto documental de qualidade. A respeito disso, Schellenberg (2005), observa que documentos so administrados eficientemente se puderem ser localizados rapidamente e sem confuso, no momento em que se precisa, e com um custo mnimo de espao e manuteno. Ao se referir problemtica da grande produo e demanda de papel nas organizaes, Dutra (2001) destaca o GED como soluo entendendo que naquele

17 momento os sistemas de GED j convertiam informaes de texto e imagem para o formato digital h pelo menos dez anos com grande vantagem. O GED no oferece suporte apenas a digitalizao de papis ou com o controle de documentos digitalizados. Ele tambm utilizado para gerenciar a produo controlada e o uso seguro de documentos criados diretamente em meio digital. Pena e Silva (2008), afirmam que h o costume de se fazer vrias cpias de documentos digitais sem controle de verso, acarretando em desperdcio de espao em disco, o que ocasiona custos desnecessrios de armazenamento. Para fazer frente a este problema, o GED tambm manipula estes documentos gerados eletronicamente, que so documentos produzidos em editores de texto, bem como planilhas, desenhos de engenharia e emails (PENA E SILVA, 2008). Para Fantini (2001), o tipo de informao encontrada nestes documentos pode ser classificada como informao no-estruturada, ou seja, informao que no possui estrutura definida de armazenamento e no pode ser facilmente gerenciada por meio de um repositrio de dados. A esta categoria so agrupadas informaes contidas em relatrios, faxes, vdeos e email, que constituem a maior parte dos dados manipulados pelas organizaes, e que cujo contedo pode ser separado destes documentos por meio da utilizao de ferramentas de software. A informao estruturada, por sua vez, aquela que trata de informaes que podem ser inseridas e tratadas por banco de dados. O eARQ Brasil, que um modelo de requisitos para sistemas em GED elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), descreve o GED como um conjunto de tecnologias que organiza qualquer tipo de informao no-estruturada, ou seja, qualquer tipo de informao que no esteja armazenada em banco de dados, tais como correio eletrnico (email), arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc, capturando, gerenciando, armazenando e distribuindo esta informao (BRASIL, 2006). Portanto o GED gerencia, acima de tudo, documentos no-estruturados, no importando seu formato fsico ou apresentao. Alis, conforme lembra o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005), o conceito de documento no depende do tipo de suporte ou formato, mas deve ser visto como uma unidade de informao. A respeito da informao, Angeloni (2003, p.18), a v como dados com significado, e dados, como elementos sem significado. Le Coadic (1996, p.5) mais abrangente e considera a informao um conhecimento gravado, sob quaisquer formas.

18 Robredo (2005, p.4-5), por outro lado, acredita que a informao tudo aquilo que pode ser registrado, duplicado, transmitido, conservado, medido, quantificado, adicionado a outras informaes, e recuperado de acordo com regras preestabelecidas. Para Terra e Gordon (2003, p.60), a informao se diferencia do conhecimento, justamente porque no pode ser medido como um recurso, diferenciando-se das informaes ou dados, sendo desta forma intangvel. Apenas a informao, que tangvel, pode ser registrada no documento. Estas consideraes fazem emergir a dvida se o GED deveria ser enquadrado como uma ferramenta de gesto da informao ou do conhecimento. Tanto para Santiago apud Brtoli Jnior (2005, p.22) quanto para Back (2004. p.15) , evidente que a organizao e disponibilizao de documentos proporcionada pelo GED apia ou oferece bases para a gesto do conhecimento, entendendo que o conhecimento que est registrado naquele documento, e no a informao. Porm, esta viso contraria o aspecto de materialidade da informao, que a situa enquanto algo que tangvel. Desta forma, a gesto documental, no importando o suporte fsico, sempre gesto de informao. O documento uma unidade de informao, e as mesmas caractersticas da informao que afirmam a sua tangibilidade, acabam por se repetir no documento, com a diferena que a primeira passa a ser vista dentro do prisma de unidade. A idia do documento enquanto unidade est ligada ao princpio de unicidade que, de acordo com Pazin (2005, p. 7), estabelece que aquilo que torna o documento nico o fato de ser produzido por uma determinada instituio, cumprindo uma funo especfica e tratando sobre determinado assunto em um certo momento. Esta combinao de peculiaridades, que nunca se repetem, atuam como o cdigo gentico do documento, tornando-o diferente de todos os demais. Assim, o princpio de unicidade afirma que um documento s se torna nico em relao ao que este representa dentro de uma instituio e s suas respectivas funes. Por conseguinte, todo gerenciamento documental inclusive o gerenciamento eletrnico de documentos - no deve se abster do estudo da organizao e da anlise do trabalho que esta desenvolve. Neste ponto, Schellenberg (2005), enfatiza que a anlise do trabalho desenvolvido na empresa consegue simplificar e racionalizar mtodos, permitindo reduzir a produo documental. Este fato no pode ser esquecido em qualquer projeto que envolva qualquer mudana nos mtodos de gesto documental, sob o risco de se informatizar processos documentais e documentos que no estejam

19 devidamente planejados. A respeito desta questo, importante considerar a afirmao de Baldan et. al (2002, p.36), que argumenta com muita propriedade que quem informatiza uma baguna ter uma baguna informatizada. A anlise do trabalho desenvolvido na empresa permitir identificar qual das diversas tecnologias de GED se adapta melhor ao ambiente organizacional analisado e ao objetivo que se deseja buscar. Em termos estratgicos, o GED pode ser visto como uma ferramenta que permite uma maior vantagem competitiva s empresas que a utilizam, ao otimizar as comunicaes e o fluxo informacional das organizaes. Nesse sentido, Silva (2001) considera que o uso desta tecnologia muda as formas de criao, armazenamento e distribuio de documentos, entendendo que este tipo de gerenciamento o resultado da aplicao de um conjunto de tecnologias para otimizao de fluxo documental. O GED tambm pode ajudar na adequao das organizaes normas tcnicas de qualidade. Macedo (2003) ressalta que pelo fato das ferramentas de GED controlarem sistematicamente o acervo de documentos, elas acabam sendo usadas para dar suporte necessidade de registros requerida pela certificao ISO 9000. A crescente conscientizao dos benefcios que o GED pode oferecer s organizaes est incentivando alguns rgos a buscar a regulamentao do uso desta ferramenta. H por exemplo a resoluo n 20 do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) de 16 de julho de 2004, que no seu artigo terceiro resolve que toda gesto arquivstica de documentos digitais deve prever a implantao de um sistema eletrnico de gesto arquivstica documental. Esta resoluo, tem por objetivo, criar meios que permitam que o GED evolua e expanda sua implantao nas organizaes, sempre visando a segurana por meio de parmetros tcnicos definidos por lei. O Conselho Federal de Medicina, por sua vez, na sua resoluo nmero 1.821 de 2007, estabelece no segundo pargrafo do artigo segundo, que os pronturios digitalizados dos pacientes devem ser controlados por um sistema de GED. Outro fato que atesta a importncia da gesto eletrnica de documentos sua utilizao em grandes organizaes. A Transpetro, subsidiria da Petrobrs, implantou um sistema de gesto eletrnica de documentos que abrange 1,3 milho de documentos, contendo desenhos isomtricos, folhas de dados, listas de materiais, manuais, memorial descritivo, memorial de clculo, parecer tcnico e data-books (B2B MAGAZINE, 2003).

20 A Companhia do Vale do Rio Doce investiu 8 milhes de reais para a digitalizao de 2 milhes de documentos tcnicos tais como mapas, desenhos, fotos areas e de satlite, contratos e catlogos (SPOSITO, 2008). A empresa catarinense Netprecision responsvel pelo Sistema de Gerenciamento de Documentos para Projetos de Engenharia (SGDPE) relacionado Usina de Jirau, orada em aproximadamente R$ 10 bilhes (ACATE, 2009), que ir gerenciar 60 mil documentos at o trmino de sua construo. A Aeronutica e o Exrcito Brasileiro, por sua vez, desenvolveram em conjunto o SIGAD (Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica e Documentos), que permite gerenciar a temporariedade de documentos e processos eletrnicos (SERPRO, 2009). O GED corresponde a uma categoria que abrange diversos tipos de tecnologias de gerenciamento eletrnico de documentos, conforme ser analisado em seguida. 2.3 Tipos de ferramentas de GED

a) Workflow: O tipo de GED do qual esse trabalho trata especificamente o workflow. Avedon (2002) afirma que, o workflow se refere ao modo como os documentos so processados. O GED integra e roteia o fluxo dos documentos eletrnicos entre as estaes de trabalho da organizao. Tal processo, se desenvolve mais rapidamente por meio de uma LAN (rede local), na qual h o compartilhamento de arquivo entre todos. AIIM International (2008) afirma que o workflow possibilita a automatizao de processos de negcios e o controle da lgica desses processos pelos usurios, permitindo que as aplicaes de negcios essenciais centradas em documento operem em ambientes que, sem o uso dessa ferramenta, seriam difceis de se gerenciar. Para Baldan et. al. (2002, p. 46), o workflow est associado ao GED devido aos processos em andamento necessitarem de documentos, sendo que neste caso comum o workflow ser associado a uma ferramenta de GED que oferece o suporte documental ao processo. Back (2004, p. 38) descreve o workflow como, uma tecnologia que permite gerenciar processos de negcio, visando automatiz-los por meio do fluxo de dados. Desta forma, se o GED for associado ao workflow, pode simplificar e tornar mais rpido o processo de racionalizao documental.

21 Ainda no h um modelo de recomendaes para implantao de workflow. H uma iniciativa de desenvolver um modelo, denominado Workflow Reference Model, por parte da Workflow Management Coalition, que se resume basicamente a trs categorias: a) um vocabulrio comum para descrever os processos de negcios b) uma descrio funcional dos componentes de software essenciais em um sistema de gerenciamento de workflow c) uma definio em termos funcionais (ou abstratos), da interface entre vrios componentes de software envolvidos com workflow. (AIIM INTERNATIONAL, 2008). No entanto, este modelo possui um enfoque estritamente tecnolgico, se preocupando apenas com definies de software, em detrimento de uma viso que leve em conta todas as variveis de ambiente organizacional complexo, que envolve no apenas a infra-estrutura tecnolgica da empresa, mas tambm os recursos humanos. O usurio em potencial da ferramenta visto de forma genrica e impessoal. No h qualquer preocupao, por parte deste modelo, em estudar o usurio e entender suas expectativas e anseios em relao ao workflow. Porm, a metodologia para implantao de workflow nas empresas deve prever a abordagem a ser adotada em relao a todos aqueles que utilizaro o sistema, o que fundamental para o sucesso da ferramenta. Conforme assinala Thives (2001, p. 82):
Constatamos que as etapas seguidas para implementao do prottipo com a aplicao da tecnologia de Workflow tm na captura do conhecimento tcito um pr-requisito fundamental, pois somente o conjunto das pessoas que esto envolvidas no dia-a-dia da Instituio podem fornecer informaes fiis quanto ao funcionamento do processo informaes requeridas, prazos, entre outras -, fundamentais para a definio do Workflow.

Ao implantar novas tecnologias de gesto, tambm imprescindvel contar com o apoio dos altos escales da organizao, conforme afirmam Rosseti et. al. (2008), que lembram da importncia de haver um suporte que estimule a gesto do conhecimento, partindo da alta gerncia e atingindo todos os nveis da organizao. Neste contexto, a palavra final sobre a utilizao da nova tecnologia de responsabilidade dos nveis superiores, que iro compreender a importncia desta a partir dos resultados satisfatrios que a mesma vir a apresentar. Se o resultado esperado, que o atendimento de suas necessidades informacionais, no for satisfatrio, haver descrena

22 do gestor em relao a tecnologia e como consequncia prejuzo para toda a organizao. b) Document Imaging: de acordo com Baldan et. al (2002, p.43), esta tecnologia trabalha com imagens que foram digitalizadas, automatizando o arquivo ativo da empresa. Imaging. Back (2004, p. 33) ressalta que a tecnologia de Document Imaging manipula a imagem do documento captada pelo scanner, convertendo os documentos em papel ou microfilme para a mdia digital, gerando um mapa de bits sem que haja a codificao por caracteres. c) Document Managment: para Baldan et. al. (2002, p .43), esta tecnologia permite o controle do documento desde a sua criao at o descarte. Back (2004, p.34), afirma que o Document Management atribui ao documento, localizadores lgicos tais como a indexao, e controla seu acesso oferecendo maior segurana. d) EDMS (Engineering Document Managment System): para Baldan et. al. (2002, p. 44), esta tecnologia se aplica a documentos tcnicos, tais como plantas, desenhos, especificaes, relatrios, listas de materiais, normas de qualidade, etc. Brtoli Jnior (2005, p.44) considera que uma organizao que trabalhe com documentao tcnica, tal como uma refinaria de petrleo, precisa do EDMS. Para Back (2004, p. 36), o EDMS o Document Managment, porm oferecendo suporte ao gerenciamento de documentos tcnicos. e) Image Enable: Baldan et. al (2002, p. 44) entende que a funo desta tecnologia disponibilizar a imagem do documento junto ao seu respectivo processo. Back (2004, p. 37) afirma que o Image Enable associa documentos a aplicativos que os utilizam. f) ERM / COLD (Enterprise Report Managment / Computer Output to Laser Disk ou Computer On-Line Data): para Baldan et. al (2002, p.45), esta aplicao de GED gerencia relatrios feitos em sistemas antigos utilizados pela organizao, tanto em mainframes como em plataformas de sistemas integrados, gerando relatrios de milhares de pginas, que so preparados e indexados para serem acessados facilmente pelo usurio. Segundo AIIM International (2008, p. 22-23) o ERM uma soluo integrada de software e hardware que permite o armazenamento e a indexao de milhares de Para AIIM International (2008, p.19-20) captao, identificao, armazenamento e recuperao so componentes bsicos para os sistemas de Document

23 pginas de documentos produzidas em computador e gravadas em disco ptico, disco magntico ou fita magntica. Estando o documento armazenado no subsistema de ERM, este pode ser recuperado e distribudo por todas as estaes e terminais do empreendimento. Back (2004, p.41) afirma que o ERM tratado como sinnimo de COLD, que armazena relatrio em discos pticos e sucessor do COM (Computer Output to Microfilm), que transforma relatrios digitais em microfilme. g) Processamento de formulrios (forms processing): Baldan et. al (2002, p. 45), pontua que estas tecnologias so aplicadas na captura de dados de formulrios. A partir destes, os dados so colhidos automaticamente por meio de padres de reconhecimento como o Reconhecimento ptico de Caracteres (OCR), o Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR), cdigo de barras e marcas. Os dados colhidos servem para indexar imagens de formulrios usados, por exemplo, em grandes pesquisas como o censo. Back (2004), entende esta ferramenta como um recurso que reconhece e interpreta formulrios, agilizando a digitalizao de dados. Os campos relevantes destes formulrios so extrados e relacionados com campos no banco de dados. O OCR e o ICR empregados no processamento de formulrios so de extrema importncia na reduo do tempo de indexao dos documentos processados. Conforme AIIM International (2008, p. 24), o OCR e o ICR reduzem o tempo necessrio para indexar documentos e habilitam as organizaes a criar bancos de dados facilmente navegveis. h) Gerenciamento de formulrios: para AIIM International (2008, p. 24), esta tecnologia trata da criao e utilizao de formulrios eletrnicos, que torna possvel a coleta de dados em formulrios padronizados. Estes formulrios so criados por meio de pacote de desenhos de formulrios ou editores de HTML (Hypertext Markup Language). As aplicaes de desenho de formulrios tambm permitem a identificao de cada campo no formulrio para posterior relacionamento ao banco de dados. i) Tecnologias de Servios de Documentao/Biblioteca: De acordo com a AIIM International (2008, p.20), este tipo de tecnologia permite o gerenciamento de documentos em formato eletrnico a partir de aplicaes web que utilizam miniaplicativos para controle de autoria, de verso e de check-in/out de documentos feitos em ambiente colaborativo. j) Gerenciamento de registros (Records and Information Management - RIM): Back (2004, p. 32), considera o RM (Records Management) como uma tecnologia que gerencia todo o ciclo de vida do documento, incluindo polticas e procedimentos para criao, distribuio, reteno, arquivo e pesquisa de documentos.

24 k) Gerenciamento de contedo (Content Managment): Back (2004, p. 34) categoriza o gerenciamento de contedo como uma tecnologia de GED, e afirma que este recurso tambm gerencia o documento durante todo o ciclo de vida, salientando que esta a ferramenta de GED que mais cresce devido aos recursos de Internet que utiliza. l) Gerenciamento de Contedo Web (Web Content Management): Back (2004, p. 35) afirma que o Web Content Management o Content Management dos documentos web, que necessita de constantes alteraes, vnculos e associaes entre os vrios documentos. Devido ao fato da tecnologia de workflow estar mais disseminada nas organizaes, aliado ao fato de no haver sido estabelecida uma proposta de recomendao para implantao desta ferramenta, necessrio analisar teorias que viabilizem a elaborao desta proposta.

25

ANLISE DE TEORIAS DE PROCEDIMENTOS DE IMPLANTAO Para permitir a criao da proposta de recomendao de procedimentos para

implantao de workflow, ser analisado por meio da reviso de literatura, teorias em outras reas que definem propostas de procedimentos, tais como a rea de engeharia de software e a prpria rea de GED, e que contribuiro para a elaborao da proposta final de procedimentos de workflow.

3.1

Processo de desenvolvimento de software

O entendimento do conceito de processo de desenvolvimento de software requer o entendimento do conceito de software. Faure (1987), afirma que, do prisma do usurio, o computador visto como software, e do ponto de vista do seu construtor, visto como hardware. Sommervile (2007), descreve software como programas de computador associados com sua respectiva documentao, cujos produtos so desenvolvidos para um cliente especfico ou mercado geral. Pressman (2006), indica sete categorias de software: a) software de sistema, que se constitui numa coleo de programas usados para escrever outros programas; b) software de aplicao, que consiste em programas isolados que resolvem uma necessidade especfica do negcio, processando dados comerciais e tcnicos que facilitam as tomadas de deciso da organizao; c) software cientfico e de engenharia, que so aplicativos que antigamente processavam nmeros, e que operavam em reas tais como astronomia e vulcanologia, mas que atualmente esto se afastando do processamento numrico convencional; d) software embutido, que reside dentro de um produto ou sistema, usado para implementar e controlar caractersticas para o usurio final e para o sistema; e) software para linhas de produtos, que projetado para fornecer uma capacidade especfica a ser usada por muitos clientes diferentes, se

26 focalizando num mercado limitado e especial, como por exemplo, produtos de controle de estoque; f) aplicaes da Web, que cobrem uma vasta linha de aplicaes, e envolvem tanto um conjunto de arquivos ligados por hipertexto, quanto sofisticados ambientes computacionais integrados ao banco de dados e s aplicaes da empresa; g) Software para inteligncia artificial, que faz uso de algoritmos nonumricos para resolver problemas complexos incapazes de serem resolvidos pela computao direta. Em relao ao processo de software, Fernandes (1995) afirma que este um conjunto de atividades, mtodos e prticas, que so usados na produo de software. Nesta perspectiva, o processo define a forma como o projeto executado e gerenciado, e o conjunto de atividades, numa seqncia preestabelecida, determina a arquitetura do processo de software, que tambm pode ser entendida como a sua metodologia de desenvolvimento. O processo pode ser informal ou altamente padronizado. Sommervile (2007), entende o processo de software enquanto um conjunto de atividades e resultados que leva a um produto de software. H quatro atividades fundamentais relacionadas ao software, que englobam: a) b) c) d) especificao, na qual os clientes e engenheiros o definem; desenvolvimento, na qual este projetado e programado; validao, em que este verificado para se ajustar necessidade do cliente; evoluo, em que este modificado para se adaptar aos requisitos do cliente e do mercado. Pressman (2006), destaca que o processo de software o arcabouo necessrio para as tarefas de sua construo. Este arcabouo estabelece todo o alicerce para o processo de software, e inclui: a) a comunicao, que envolve a comunicao e a colaborao com o cliente e demais interessados;

27 b) o planejamento, que um plano para a engenharia de software e descreve as tarefas tcnicas, os riscos provveis, os recursos necessrios, os produtos a serem elaborados e o cronograma; c) a modelagem, que inclui a criao de modelos, que possibilitam ao desenvolvedor e ao cliente o entendimento dos requisitos de software e o projeto em si; d) a construo, que combina gerao de cdigo com testes para descobrir erros neste cdigo; e) a implantao, na qual o software, enquanto entidade completa, entregue ao cliente que o avalia. Guerra e Alves (2004) e Gane e Sarson (1983) identificam as atividades de anlise, projeto, codificao e teste enquanto fases de desenvolvimento do software ou sistema. Uma considerao a ser feita que, antes de se iniciar o processo de desenvolvimento de software, preciso verificar qual modelo de processo se adapta melhor quilo que a organizao necessita. Nem sempre ser possvel seguir todas as fases de forma linear. De acordo com Sommerville (2007), h os seguintes modelos de processo: a) Modelo em cascata, que descrito desta forma pelo fato de uma fase ser encadeada com a outra, sendo tambm conhecido como ciclo de vida do software. Possui os seguintes estgios: anlise e definio de requisitos, no qual servios, restries e objetivos do sistema so definidos por meio dos usurios; projeto de sistema e software, que divide os requisitos em sistemas de hardware ou de software, estabelecendo uma arquitetura geral do sistema; implementao e teste de unidade, em que o projeto de software feito como um conjunto de unidades de programa, seguido de testes unitrios;

28 integrao e teste de sistema, em que as unidades individuais de programa so integrados e testados como um sistema completo, garantindo o atendimento aos requisitos e a liberao do software; operao e manuteno, que a fase mais longa do ciclo de vida, na qual o sistema instalado e colocado em operao (SOMMERVILE, 2007). O resultado de cada fase consiste em um ou mais documentos aprovados, e cada fase no deve comear antes que a anterior tenha terminado. Este modelo considerado vantajoso nos casos em que os requisitos forem bem compreendidos, sem que haja probabilidades de mudanas radicais durante o desenvolvimento do sistema. Guerra e Alves (2004), considera este modelo apropriado para projetos grandes e com requisitos bem definidos e conhecidos. Entretanto, o seu maior problema a diviso inflexvel do projeto em estgios distintos. Pressman (2006) considera o modelo em cascata como a sequncia linear das fases de comunicao (iniciao do projeto e levantamento de requisitos), planejamento (estimativas, cronogramao e monitorao), modelagem (anlise e projeto), construo (codificao e teste) e implantao (entrega, manuteno e feedback). Afirma tambm que este modelo possui vrios problemas, dentre eles: Vantagens Desvantagens til quando os requisitos de um problema Projetos reais raramente seguem o fluxo so razoavelmente bem conhecidos. sequencial e a medida que o projeto prossegue, as modificaes podem causar Vantajoso quando adaptaes confuso. bem O modelo em cascata tem dificuldade em sempre o cliente consegue

definidas ou aperfeioamentos de um acomodar a incerteza natural e nem sistema existente precisam ser feitos. estabelecer todos os requisitos de forma explcita. o paradigma mais antigo da engenharia Requer pacincia do cliente, pois uma de software. verso executvel do programa no se torna disponvel at o ltimo perodo do projeto. Podem ocorrer desastres se erros ocorridos em uma fase inicial passar

29 despercebido. Quadro 1 - Vantagens e desvantagens do modelo em cascata de acordo com Pressman (2006) b) Desenvolvimento evolucionrio, que se fundamenta na idia de

desenvolvimento de uma implementao inicial, permitindo que o usurio comente os resultados em cada verso entregue, at culminar no sistema adequado. A especificao, desenvolvimento e validao so intercaladas, e no separadas. H dois tipos de desenvolvimento evolucionrio:

desenvolvimento exploratrio, em que o objetivo do processo trabalhar com o cliente ao explorar os requisistos e entregar um sistema final prototipao throwaway, na qual o objetivo do processo compreender melhor os requisitos do cliente e desenvolver a melhor definio para os requisitos do sistema (SOMMERVILE, 2007, p.45-46)

Para Guerra e Alves (2004), o cliente pode esperar vrias vantagens e desvantagens desta abordagem, dentre elas: Vantagens Permitir o atendimento das Desvantagens suas A invisibilidade do processo, na qual os gerentes precisam de produtos regulares para medir o progresso, o que torna invivel produzir documentos que reflitam cada verso do sistema

necessidades imediatas

Rpido desenvolvimento, desde que o A constante mudana tende a corromper a custo de produo da documentao em estrutura do software, tornando cara a cada fase no seja alto incorporao de novas mudanas

Ter a oportunidade de amadurecer e desenvolver um melhor entendimento do

30 problema

Quadro 2 - Vantagens e desvantagens do desenvolvimento evolucionrio de acordo com Guerra e Alves (2004)

c) Engenharia de software baseada em componentes uma abordagem orientada a reuso de componentes de software. Em certos casos esses componentes podem ser sistemas comerciais independentes, que fornecem funcionalidades especficas. Nesta abordagem, o estgio de especificao inicial de requisitos e validao so semelhantes aos outros modelos, diferenciando os processos intermedirios, que se definem como: anlise de componentes, na qual feita uma busca pelos componentes para serem implementados de acordo com uma especificao; modificao de requisitos, na qual estes requisitos so analisados usando informaes sobre os componentes encontrados, que so modificados para refletir os componentes disponveis projeto de sistema com reuso, em que o framework do sistema projetado, ou usado um framework j existente. Algum software novo pode ser projetado caso no estejam disponveis os componentes reusveis. (SOMMERVILE, 2007) d) Entrega incremental, que uma mistura do modelo em cascata com o desenvolvimento evolucionrio. Neste modelo, o cliente identifica em linhas gerais quais so os servios mais ou menos importantes a serem oferecidos pelo sistema. Parte do sistema se torna funcional a medida que novos incrementos so desenvolvidos. Pressman (2006, p.40), define o primeiro incremento como o ncleo do produto, no qual as caractersticas bsicas so satisfeitas, mas muitas caractersticas suplementares deixam de ser elaboradas. Essa abordagem apresenta as seguintes vantagens:

Vantagens

Desvantagens

31 Os clientes usam os incrementos iniciais Desnecessrio como prottipos e ganham experincia Existe um risco menor de falha geral do projeto Menor probabilidade do cliente encontrar falhas nas partes mais importantes do sistema (SOMMERVILE, 2007) Quadro 3 - Vantagens e desvantagens da entrega incremental, apontadas por Sommervile (2007) e Pressman (2006) e) Desenvolvimento em espiral, no qual cada loop na espiral representa uma fase do processo de software, sendo que o mais interno est relacionado viabilidade do sistema, o prximo definio de requisitos, o seguinte ao projeto de sistema e assim por diante. Cada loop est dividido em quatro setores: 1) Definio de objetivos, no qual os objetivos especficos, as restries, o plano detalhado de gerenciamento, os riscos e as estratgias so definidas; 2) Avaliao e reduo de riscos, em que para cada risco de projeto identificado realizada uma anlise; 3) Desenvolvimento desenvolvimento e de validao, sistema em que um A modelo de selecionado. prototipao disponvel para se h uma mo-de-obra implementao

completa (PRESSMAN, 2006)

evolucionria, por exemplo, pode ser adequada em caso de haver riscos na interface com o usurio, o modelo de transformaes formais mais apropriado em caso de riscos de segurana e assim por diante; 4) Planejamento, no qual o projeto revisado e uma deciso tomada para se seguir ao prximo loop, caso haja planos para a prxima fase do projeto. (SOMMERVILE, 2007) A diferena do modelo em espiral para os demais o reconhecimento de riscos que podem causar problemas no projeto, tal como ultrapassar cronogramas e custos. Pressman (2006), define este modelo como um modelo evolucionrio, que combina a natureza iterativa da prototipagem com aspectos controlados do modelo em cascata.

32 Embora o modelo em espiral tenha sido originalmente proposto por Boehm em 1988, Gane e Sarson (1983) argumentavam que mesmo que o desenvolvimento do sistema seja bem administrado por uma equipe competente, necessrio adotar um mtodo em espiral que alterne, por exemplo, entre as fases de anlise e projeto, em um movimento de idas e vindas.

Figura 1 - Mtodo em espiral de Gane e Sarson (1983, p. 243)

Figura 2 - Modelo em espiral do processo de software definido por Boehm (1988 apud SOMMERVILLE, 2006, p. 49)

33 Aps verificar os vrios tipos de processo de desenvolvimento de software, ser visto como este processo concebido especificamente para o GED, a fim de oferecer mais elementos para a construo da proposta de recomendao de procedimentos para implantao de workflow. 3.2 Processo de desenvolvimento de GED

The Rheinner Group apud Haddad (2000, p.20-22) indica uma metodologia que tem por objetivo estruturar um Processo de Gesto da Informao (PGI) para a implantao da tecnologia de GED numa empresa, em 5 etapas: 1. descoberta - introduo dos conceitos de GED na organizao, como intuito de acostumar os profissionais com o processo e qualific-los; 2. levantamento - identifica o primeiro processo com potencial para ser automatizado, analisando os documentos envolvidos, volumes, permisses de acesso, principais usurios, necessidade de manter os originais (papel), e o nvel hierrquico do funcionrio na organizao. Essa anlise oferecer subsdio ao projeto e o viablizar atravs de uma anlise custo-benefcio. O levantamento deve observar trs conceitos bsicos: processo, qualidade e controle. O processo um conjunto de condies e causas que produzem um resultado. A qualidade reflete as caractersticas do processo e o controle visa manter o processo dos limites. No levantamento, necessrio identificar como a informao criada, acrescentada a outras informaes, documentada e armazenada; 3. anlise - nesta etapa se avalia a aplicabilidade da tecnologia com base nos dados obtidos. Nesse ponto especfico do projeto se consideram as solues hbridas. Esse aspecto muito importante pois a constante evoluo das mdias implica em futuras migraes. H tambm a questo legal que obriga o uso de mdias tradicionais como papel e microfilme que no oferecem as facilidades de recuperao informacional do meio eletrnico. Essa etapa tambm envolve racionalizao dos processos;

34 4. projeto - nesta fase o projeto efetivamente detalhado, caracterizando-se os recursos de hardware (scanner, armazenamento, exibio, impresso, redes de comunicao), software (produto, estrutura de indexao, gerenciamento de mdias), servios de digitalizao, customizao de produtos e treinamento de usurios para implantao do projeto. Os procedimentos operacionais sero revistos, pois no h mais necessidade protocolos ou aguardar a liberao de documentos por terceiros. Ser gerado um documento registrando o projeto do sistema contendo os seguintes itens: fluxograma de processos; descrio narrativa de processo; necessidades e configuraes de hardware e software; necessidades de pessoal treinado; estimativas de custos; resumo do impacto nos escritrios; cronograma.

Desta forma, a documentao do projeto permitir uma anlise concreta dos requisitos. 5. construo - nesta fase, o projeto implementado, instalando-se o hardware e o software. feito o desenvolvimento da aplicao ou compra de aplicativo, a converso do acervo e a produo assistida. O treinamento dos usurios ser essencial para que no haja resistncia cultural. A metodologia apresenta um ciclo entre as fases, podendo ser representada pelo diagrama abaixo:

35

Figura 3 - Ciclo de implantao do GED

Tendo verificado os modelos de processo de desenvolvimento de software e de GED, ser mostrada a metodologia que determina a forma pela qual as contribuies tericas e as observaes de casos reais auxiliaram na construo da proposta de recomendao de procedimentos para implantao de workflow.

36

METODOLOGIA DA PESQUISA O mtodo cientfico empregado foi o mtodo estruturalista que

parte da investigao de um fenmeno concreto, eleva-se, a seguir, ao nvel abstrato, por intermdio da constituio de um modelo que represente o objeto de estudo, retornando, por fim, ao concreto, dessa vez como uma realidade estruturada e relacionada com a experincia do sujeito social (MARCONI E LAKATOS, 2007, p.95)

Para o desenvolvimento desta pesquisa, o uso deste mtodo foi importante, pois havia a necessidade de se analisar e relacionar entre si os elementos existentes na realidade, no caso a proposta de recomendao de procedimentos para implantao de workflow, e por meio desta anlise, construir um modelo, partindo do concreto para o abstrato. Conforme afirma Marconi e Lakatos (2007, p. 96):
Utilizando-se o mtodo estruturalista, no se analisam, mais os elementos em si, mas as relaes que entre eles ocorrem, pois somente elas so constantes, ao passo que os elementos podem variar; dessa forma, no existem fatos isolados passveis de conhecimento, pois a verdadeira significao resulta da relao entre eles

A pesquisa do tipo estudo descritivo (SELLTIZ et. al. apud MARCONI E LAKATOS, 2006), que descreve um fenmeno e situao mediante um estudo realizado em determinado espao-tempo, e foi desenvolvida por meio da observao direta intensiva, que realizada por meio de duas tcnicas: observao e entrevista (MARCONI E LAKATOS, 2006, p.87). O mtodo de observao foi individual, no qual o pesquisador anota os dados, indicando quais so os eventos reais e quais so as observaes (MARCONI E LAKATOS, 2006). A entrevista ser padronizada ou estruturada, que se caracteriza por seguir um roteiro previamente estabelecido com perguntas estruturadas (MARCONI E LAKATOS, 2006). 4.1 Universo da pesquisa Esta pesquisa observa uma empresa que utiliza soluo de workflow associadas com gesto eletrnica de documentos (GED), por meio da obteno de informaes de um indivduo envolvido diretamente nas fases do processo de desenvolvimento deste tipo de software.

37 4.2 Instrumentos de coletas de dados Os dados foram coletados atravs de um questionrio utilizado em entrevista com uma pessoa envolvida direta ou indiretamente nas fases do processo de desenvolvimento de software de gesto eletrnica de documentos na empresa. 4.3 Anlise e interpretao dos dados Nesta pesquisa procedeu-se tcnica de anlise de contedo, compreendida por Selltiz et. al apud Marconi e Lakatos (2007, p. 130) como uma tcnica de pesquisa para a descrio objetiva, sistemtica e quantitativa do contedo evidente da comunicao, procurando comparar as informaes obtidas na empresa Tractebel e fazendo paralelos com os conceitos expostos na literatura da rea.

38

5 5.1

PROPOSTA DE RECOMENDAO DE PROCEDIMENTOS PARA IMPLANTAO DE WORKFLOW Indicaes do levantamento bibliogrfico O levantamento bibliogrfico permitiu entrever trs facetas pelas quais a

tecnologia de GED com workflow pode ser observada, relacionadas s mudanas que esta promove nas formas de criao, armazenamento e distribuio de documentos (SILVA, 2001). Isto permite identificar as seguintes indicaes na anlise de recomendaes: Criao: na medida que o GED promove alteraes nos modos de produo dos documentos, se torna necessrio entender o contexto no qual os mesmos so criados, o que envolve o entendimento da histria da organizao, o ramo no qual esta atua e a sua cultura, pois conforme afirma o princpio de provenincia, toda identidade do documento se relaciona a seu produtor (PAZIN, 2005); Armazenamento: pelo fato do GED impactar na diminuio do espao de armazenagem (BALDAN et al., 2002, p. 38), se torna necessria a anlise do volume ocupado pela armazenagem documental atual, bem como a anlise da forma pela qual os documentos so armazenados, o que servir para o dimensionamento dos recursos de software e hardware necessrios para o projeto; Distribuio: Silva (2001, p.11-12) afirma que um dos objetivos do GED otimizar o fluxo de documentos em empresas e organizaes assim como agilizar as comunicaes. Isso especialmente vlido para o workflow, que redefine o fluxo de documentos e das tarefas para a melhoria geral da qualidade e produtividade em todos os nveis de uma organizao (AVEDON, 2002, p. 133). Desta forma, se torna vlido observar a forma pela qual os documentos so enviados e recebidos atualmente na organizao, com o fim de facilitar o desenvolvimento de um modelo prvio de funcionamento para o processo.

39 Desta forma, o fato do workflow impactar na criao, armazenamento e distribuio de documentos, tornar possvel a seguinte correspondncia com etapas de implantao de workflow em organizaes: Impacto documental provocado pelo GED Etapa (SILVA, 2001) Criao necessria ao projeto de

implantao de workflow - Definio da natureza da organizao, pois conforme afirma o princpio de provenincia toda identidade do documento se relaciona a seu produtor (PAZIN, 2005), o que envolve a etapa de comunicao com a organizao. - Envolve a etapa de modelagem de processos documentais, pois o workflow redefine o fluxo dos documentos (AVEDON, 2002, p.133) - Definio de recursos necessrios, o que

Distribuio

Armazenamento

envolve etapas de anlise e projeto Quadro 4- Relao entre impacto documental e etapas de implantao de workflow, construdo com base em Silva (2001), Avedon (2002) e Pazin (2005) Ser observado a seguir as contribuies proporcionadas pela entrevista que, juntamente com as contribuies do levantamento bibliogrfico sintetizadas neste tpico, permitir a elaborao da proposta de recomendao de procedimentos para implantao de workflow.

5.2

Sobre a entrevista

Em entrevista realizada na empresa Tractebel, se pde identificar aspectos relacionados implantao e uso de workflow nas organizaes, que engloba o mapeamento dos seguintes elementos: Necessidades da organizao: na empresa h um sistema denominado Geoweb, que possui o cadastro dos proprietrios das usinas e das plantas. Havia necessidade de digitalizar esta documentao, e oferecer um link s mesmas

40 atravs do GED. Alm disso, a rea contbil possuia muitos documentos, o que motivou a contratao de servios terceirizados no s de digitalizao, bem como de guarda dos documentos. Processos: no qual se inclui a bibliotecria, que atua como administradora do sistema, realizando o redesenho dos processos em cada rea, bem como definindo critrios de indexao e temporalidades. Atributos necessrios ferramenta de GED: foram enviados questionrios a vrios fornecedores de software, levantando questes que procuram identificar se as suas ferramentas preenchem as necessidades da organizao. Em seguida, os fornecedores fizeram um teste-piloto da ferramenta na prpria instituio. Fluxo de aprovao de documentos: cada setor definiu o seu fluxo, que em seguida foi encaminhado a rea de TI (Tecnologia da Informao), que o aprovou, observando a harmonia com o conjunto do sistema. No software Lotus Notes, foi inserida a configurao do departamento, autor, revisores, destinatrios e leitores, que se tornam pr-definidos para cada rea. No software tambm possvel acompanhar o histrico. Um revisor que esteja fora da configurao pode ser adicionado, bem como o documento pode ser enviado para uma pessoa especfica que no esteja definida na configurao do departamento.

5.3

Pontos em comum entre levantamento bibliogrfico e entrevista O mapeamento das necessidades da organizao, conforme observado na

entrevista, est diretamente relacionado s mudanas que o workflow ir proporcionar em termos de novas formas de criao de documentos, o que torna a observao da forma atual pela qual a organizao cria estes documentos extremamente importante. O mapeamento de processos, que conforme a entrevista, inclui o redesenho destes processos para cada rea, por parte da bibliotecria, se relaciona diretamente com as mudanas que a soluo de workflow provocar no regime de distribuio de documentos, que est implcito na capacidade do workflow redefinir fluxos documentais (AVEDON, 2002, p.133). O mapeamento do fluxo de aprovao de documentos e as configuraes que geram as pr-definies no software para o fluxo tambm se incluem neste quesito.

41 O mapeamento dos atributos necessrios ferramenta de GED est relacionado com as etapas de anlise e projeto, e se relaciona com as mudanas que o workflow propiciar a criao, armazenagem e distribuio de documentos.

5.4

Proposta de recomendao de procedimentos para implantao de workflow A proposta de uma recomendao de procedimentos para implantao de

workflow requer a observao de diferentes enfoques. A partir dos pontos em comum encontrados no levantamento bibliogrfico e na entrevista possvel identificar trs fases para implantao de workflow: mapeamento das necessidades da organizao: identificar o que a empresa possui em termos de gerenciamento documental, e como ela produz seus documentos, de forma a propor melhorias por meio da ferramenta de workflow sintonizadas com o contexto da organizao; mapeamento de processos: identificar os processos atuais e redesenh-los de acordo com as mudanas no fluxo de distribuio documental que o workflow promover; mapeamento dos atributos da ferramenta de GED: verificar se a ferramenta de workflow possui atributos que estejam em conformidade com as necessidades organizacionais. Partindo do enfoque do workflow enquanto tecnologia de aplicao empresarial, a proposta de uma recomendao de procedimentos para implantao de workflow pode envolver sondagens tanto em tecnologia quanto administrao. Em engenharia de software, se encontra o modelo em cascata de desenvolvimento de software descrito por Pressman (2006, p. 39) considerado como sequncia linear das seguintes fases: comunicao (iniciao do projeto e levantamento de requisitos) planejamento (estimativas, cronogramao e monitorao) modelagem (anlise e projeto) construo (codificao e teste) implantao (entrega, manuteno e feedback).

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Por meio do estudo de caso de implantao de workflow de Thives Jr. (2001, p.57-64), identificou-se estes passos: Definio da natureza e competncias da organizao Definio dos processos existentes na organizao Definio de um modelo prvio de funcionamento do processo escolhido, atravs das informaes coletadas na etapa anterior Realizao de reunies com todos os participantes do processo (quantas forem necessrias), com o objetivo de validar e detalhar o fluxo definido anteriormente
Modelo obtido da sntese de levantamento bibliogrfico e entrevista Passos identificados Pressman (2006) Comunicao Thives Jr. (2001) Definio da natureza e competncias da organizao Definio dos processos Definio de um modelo prvio do processo Realizao de reunies para validao do fluxo

mapeamento das necessidades da organizao mapeamento de processos mapeamento dos atributos da ferramenta de GED

Planejamento Modelagem

Construo Implantao

Quadro 5 - Passos identificados em diferentes modelos Realizando um paralelo entre o modelo obtido da sntese do levantamento bibliogrfico e da entrevista, do modelo em cascata de Pressman (2006) e do modelo obtido por Thives Jr. (2001), se prope a seguinte modelo:
Etapa Definio da natureza/competncias da organizao, comunicao e mapeamento de suas necessidades Definio e mapeamento dos processos e planejamento Descrio Nesta etapa, realizada a comunicao com a organizao, procurando definir sua natureza e competncias (THIVES JR., 2001, p.57-64), e se levanta os requisitos necessrios para a implantao do projeto iniciado (PRESSMAN, 2006, p. 39), bem como o mapeamento de suas necessidades. Os processos da empresa so mapeados e separados entre atividadesmeio e atividades-fim. Em seguida, se escolhe o processo no qual o workflow ser implantado. Entrevistas so feitas com a diretoria da organizao para macro-definio das atividades do processo escolhido (THIVES JR., 2001, p.57-64). Esta etapa acompanhada pela definio

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de estimativas, cronogramao e monitorao do projeto (PRESSMAN, 2006, p. 39). definido um modelo prvio de funcionamento do processo escolhido, atravs das informaes coletadas na etapa anterior (THIVES JR., 2001, p.57-64). Esta fase envolve anlise e projeto (PRESSMAN, 2006, p. 39). Etapa de finalizao, na qual atravs da construo o projeto codificado e testado pelos desenvolvedores, e depois feita a implantao, em que o sistema entregue ao usurio final, que dever utiliz-lo e contribuir com o feedback, possibilitando a manuteno do sistema (PRESSMAN, 2006, p. 39). Em sistemas de workflow, so realizadas reunies constantes para validao do fluxo (THIVES JR., 2001, p.57-64). Em relao aos atributos da ferramenta de GED, importante verficar se estes esto de acordo com as necessidades da organizao, por meio de questionrios e testes-piloto

Modelagem Construo, implantao e mapeamento dos atributos da ferramenta de GED

Quadro 6 - Proposta de recomendao final obtida com base na sntese do levantamento bibliogrfico e entrevista, em Pressman (2006) e em Thives Jr. (2001)

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CONSIDERAES FINAIS

Ao se realizar este trabalho, havia a inteno em se definir um modelo que permitisse agir como um guia para futuras implementaes de workflow associado com o GED. O primeiro obstculo encontrado foi na literatura, que descrevia vrios tipos de GED, sem no entanto se deter em um tipo especfico. H poucos livros que tratam o tema de workflow com muita profundidade, o que de certa forma j era previsto, por se escolher de antemo a realizao de entrevista em uma empresa para enriquecer o contedo. A proposta de recomendao para implantao de workflow possui coerncia, sendo auxiliada por teorias de vrias reas, como administrao, arquivologia e informtica. Certamente existe a conscincia de que este modelo de recomendaes no algo pronto e acabado que deva ser seguido risca, tendo em conta a diversidade de tipos de empresas e solues que estas buscam. No entanto, um ponto de partida para clarificar futuros estudos que podem buscar tanto um nvel maior tanto de generalizao, quanto de especificao, partindo das recomendaes de passos para implementao de workflow aqui expostos. Futuramente, se sugerem pesquisas em outros tipos de organizao, visando no somente descrever uma implantao de workflow, mas implantar o workflow em uma organizao, enquanto se relata todas as possveis dificuldades do processo e os benefcios obtidos, o que demandaria uma pesquisa mais extensa. A contribuio para a rea de Biblioteconomia importante, tendo em vista que h um poucos bibliotecrios atuando na rea de implantao de workflow, que envolve relaes entre documentos, usurios e processos, sendo portanto de notvel importncia para o bibliotecrio dos dias de hoje, que atua mais amplamente como gestor da informao.

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REFERNCIAS

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APNDICE A QUESTIONRIO APLICADO 1) Qual era motivao para a implantao de um Sistema de GED? 2) Quais as reas ou competncias das pessoas envolvidas no Projeto de implantao do GED? 3) Caso tenha havido a participao de um bibliotecrio, quais eram suas atribuies 4) Quais foram os critrios de avaliao da ferramenta GED? 5) Como foi feita a definio de quais documentos sero necessrios no workflow? 6) Quais as dificuldades encontradas no processo de definio dos documentos necessrios no workflow? 7) Como foi definido o fluxo de aprovao de documentos? 8) Que fatores foram considerados no processo de planejamento da capacitao dos usurios do Workflow