UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA MODALIDAD A DISTANCIA

TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIN DEL TTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA CP MODALIDAD A DISTANCIA

TTULO DE LA TESIS DE GRADO: LA AUDITORA FINANCIERA COMO INSTRUMENTO DE CONTROL CONTABLE Y FINANCIERO. CASO PRCTICO AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA
ELABORADO POR: MARIA ELISA SOLEDISPA SALTOS DIRECTOR DE TESIS ING. CARLOS MONAR MERCHAN MANTA ECUADOR AGOSTO 2007

AGRADECIMIENTO
Agradezco a todas las personas que hicieron posible este trabajo, a mi familia, a mi hermana y compaera de estudios Candy Soledispa por el incentivo, apoyo y gua brindados para la culminacin de este proyecto.

Gracias tambin a la empresa Automotores y Anexos S.A. Sucursal Manta, que me prest todas las facilidades para realizar este trabajo profesional. Mara Elisa Soledispa Saltos. investigativo y obtener as mi ttulo

DEDICATORIA
Dedico el presente trabajo que representa la culminacin de mi carrera universitaria y el inicio de mi vida como profesional a mis padres Cpa. Luis Soledispa Lucas y Lcda. Dolores Saltos Macas, a mis hermanos Candy, Danny y Luis, que siempre me apoyaron a lo largo de mis estudios. En especial lo dedico a mi mam Lolita, porque siempre est a mi lado en mis triunfos y fracasos, impulsndome a seguir adelante en todos los retos que me he propuesto alcanzar. Mara Elisa Soledispa Saltos.

Yo, MARIA ELISA SOLEDISPA SALTOS, soy la responsable de la elaboracin e investigacin de esta tesis, para lo cual he utilizado procedimientos tcnicos, debidamente autorizados por Automotores y Anexos S.A. Manta o por las Normativas de Contabilidad NEA o NIC, etc. En tal virtud declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y acadmicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva responsabilidad de la autora. Mara Elisa Soledispa Saltos.

CERTIFICO
Que el presente trabajo de prctica profesional realizado por la alumna: MARIA ELISA autorizo su presentacin. Manta,

SOLEDISPA SALTOS, ha sido orientado y revisado durante su ejecucin, por tanto,

Agosto del 2007.

ING. CARLOS MONAR MERCHAN DIRECTOR DE TESIS

INDICE:
CAPTULO I
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 Pg.

Introduccin.1 Antecedentes. .1 Planteamiento del Problema2

Justificacin e importancia del tema4 Alcance del Trabajo .....4 Objetivos..5

Hip tesis 5

Variables...5

CAPTULO II
2.1 2.1.1. 2.1.1.1 2.1.1.2 2.1.1.3 2.1.1.4 2.1.1.5 2.1.1.6 2.1.1.7 2.1.2. 2.1.2.1. 2.1.2.2 2.1.2.3 2.1.2.4 2.1.2.5 2.2 Base Conceptual...7 Auditora de los Estados Financieros.11 Tipos de Auditores.14 Responsabilidad Legal de los auditores.17 Auditora...7 Tipos de Auditora y sus objetivos.13 Normas de Auditora..16 Evidencia de Auditora...20 Fases de Auditora..23 Control interno ...31 Ambiente de Control..32 Evaluacin del riesgo.36 Sistema de Informacin Contable y de comunicacin...36

Actividades de Control...37 Base Legal..39

Consideracin del control Interno por parte de los auditores38

2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8

Ley de Rgimen Tributario Interno y el Reglamento para su aplicacin...39 Normas Ecuatorianas de Auditora.41 Normas Ecuatoriana de Contabilidad .43 Ley Orgnica Aduanera.46 Ley Orgnica de Defensa del Consumidor.48 Ley de Compaas..49 Normas Internacionales de Contabilidad ...60 Normas Internacionales de Auditora.58

CAPTULO III

3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8

Diagnstico de la empresa Automotores y Anexos Manta62 Antecedentes Generales.........62 Base Legal..66

Objetivo.. ...................68 Productos que ofrece..69 Estructura Corporativa...70 Estructura Administrativa y Operativa del Dep. Contable-Financiero ...77

Misin y Visin..68

Anlisis FODA del rea Contable Financiera....79

CAPTULO IV
4.1 4.1.1. 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 Auditora financiera a la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta.80

Presentacin de la propuesta de auditora al Gerente.80 Recopilacin de informacin preliminar81 Elaboracin del programa de auditora..82 Elaboracin y evaluacin del cuestionario de control interno ...89

Preparacin y elaboracin de papeles de trabajo ..101 Elaboracin del informe de auditora...122

CAPTULO V
5.1 5.2 Conclusiones136 Recomendaciones.137

BIBLIOGRAFA139

ANEXO

CAPTULO I
1.1 Introduccin. La tesis que presento para el trabajo de grado se trata de una Auditora Financiera realizada en la empresa Automotores y Anexos S.A. en Manta Manab, con la finalidad de demostrar que esta puede ser un instrumento de control contable y financiero para los directivos de esta organizacin. La estructura de la tesis est compuesta por cuatro captulos. En el captulo primero est el procedimiento metodolgico de la investigacin para la propuesta de mi tesis. En el cap tulo segundo presenta contenidos bibliogrficos para el desarrollo de la tesis como es la base conceptual de la auditora; tipos de auditora, tipos de auditores, las fases de la auditora; en esta fase de auditora hace mencin del control interno para la eficacia de la auditora, y el marco regulatorio que sirve para el buen desenvolvimiento a cualquier tipo de compaa como son: la Ley de Rgimen Tributario Interno, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Normas Ecuatorianas de Auditora, etc. En el captulo tercero est una descripcin general de la compaa como es la base legal, la estructura corporativa, los En el captulo cuarto se ha desarrollado un programa de auditora a las cuentas ms importantes de los estados financieros consolidados con el objetivo de presentar una razonabilidad del resultado de estos estados, y por ltimo, el captulo cinco se encuentran las conclusiones y recomendaciones. 1.2 Antecedentes Automotores y Anexos S.A., se constituy en Quito el 23 de Marzo de 1963, es una

objetivos, misin y visin y de la lnea de negocio que ofrece en el mercado de Manab.

empresa dedicada a la importacin y comercializacin de vehculos y repuestos Nissan y Renault, llantas Pirelli y Lubricantes y Aditivos Cyclo. Mantiene relaciones comerciales con pases como Japn, Francia, Espaa, Mxico, EE.UU., Brasil, Colombia, Corea y Turqua.

Se encuentra conformada por cinco sucursales: Quito, Guayaquil, Ambato, Cuenca y Manta, y por cinco lneas de negocios que son: Vehculos Nuevos, Repuestos, Llantas, Lubricantes/Aditivos y Talleres, cabe resaltar que el negocio de talleres es manejado en forma individual por la empresa subsidiaria Talleres Nissan-Renault S.A. Automotores y Anexos S.A. Sucursal Manta, comenz sus labores en el ao 1975, al momento se encuentra conformada por los siguientes departamentos: Departamento Administrativo: Gerente de Sucursal Departamento de Ventas: Jefes de Ventas y Vendedores Departamento de Contabilidad: Contadora y Asistente contable-cajera Departamento de Logstica: Encargado de logstica Departamento de Mantenimiento: Conserje y Mensajero El departamento de contabilidad de la Sucursal Manta se encuentra conformado por una contadora y una asistente contable-cajera. Posee un sistema contable integrado a nivel nacional, que le permite el ingreso de datos, mayorizacin, emisin de reportes por cuentas y los respectivos Balances mensuales y anuales, los cuales son consolidados por el Contador General que se encuentra en la Matriz ubicada en la ciudad de Quito. 1.3 Planteamiento del problema La informacin contable que se genera en la Sucursal Manta no es auditada peridicamente y no es utilizada como una herramienta de estricto control interno. Los auditores externos se han regido a la informacin que le enva todos los aos la contadora de la sucursal, pero transacciones comerciales. La situacin refleja lo siguiente: nunca se ha realizado la constatacin fsica de los documentos contables que soportan las

Falta de una auditora a los estados financieros de la sucursal que permita verificar la

correcta aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y diferentes regulaciones con respecto a la Ley Rgimen tributario Interno.

Contratacin de auditora contable externa slo para las sucursales de Quito, Guayaquil y Cuenca. Falta de coordinacin e instruccin del personal que tiene que ver con el manejo de la informacin contable.

Esta problemtica tanto individual como en conjunto no permite que se logre obtener una la medicin de resultados financieros.

informacin contable veraz que pueda ser utilizada tanto para el control interno como para

Si continuaba sta situacin la sucursal podra ser presa fcil de robos y desfalcos, as como de glosas por parte del SRI al descubrirse que no se estaba aplicando las leyes tributarias correctamente, adems la gerencia hubiese tomado decisiones erradas ante la presentacin de balances equivocados.

Para la obtencin de buenos resultados se hizo indispensable, que un auditor externo vista con respecto a los controles internos De acuerdo a lo antes mencionado se plantearon las siguientes preguntas interrogantes:

verificara los Estados Financieros, que evaluara la informacin contable y de su punto de

Qu efectos produce en la empresa Automotores y Anexos Sucursal Manta la ausencia de una auditora externa? Se estn aplicando correctamente los principios y normas contables? contables? Se estn aplicando correctamente las leyes tributarias? tributarias? Existe un programa de capacitacin para el contador? Automotores y Anexos S.A. Manta? Se estn obteniendo resultados ptimos y confiables con estas herramientas? Cules son sus fortalezas y debilidades? Cules son los puntos crticos? Qu tipos de fenmenos se presentan? 3 Cules son las herramientas de control contable y financiero que actualmente aplica Cul es el nivel de capacitacin del personal en cuanto a normas y leyes contables y

La presentacin de los estados financieros estn de acuerdo a las normas y principios

Qu aspectos del problema se desconocen?

1.4 Justificacin e Importancia del tema La investigacin realizada busca, mediante la aplicacin de la teora y los conceptos bsicos de Contabilidad y Auditora encontrar explicaciones a los resultados contables, lo realidad como Automotores y Anexos Sucursal Manta. La aplicacin y utilizacin de las Tcnicas de Auditora permiti realizar la auditora de los estados financieros de la empresa. El resultado de la investigacin es el informe de auditora que permitir medir el grado de eficiencia, seguridad y orden en la gestin financiera y contable para as salvaguardar los activos, la fidelidad del proceso de informacin y registros, y el cumplimiento de las normas contables, leyes tributarias y polticas definidas. cual permitir contrastar los diferentes conceptos de Contabilidad y Auditora en una

Adems a travs del resultado de la auditora permitir encontrar soluciones concretas a problemas de control interno que pueda presentar esta empresa. 1.5 Alcance del trabajo Este trabajo investigativo se realiz en la empresa Automotores y Anexos Sucursal Manta, la cual se encuentra ubicada en el Barrio La Paz, la avenida 4 de noviembre # 1003, en el departamento contable-financiero, las muestras objeto de anlisis fueron los estados financieros, comprobantes contables, respaldos, documentos mercantiles, etc., correspondientes al Ejercicio Econmico del 2006. El caso prctico y demostrativo de Auditora Financiera se encuentra encaminado a identificar oportunidades de mejora en cuanto a: mantenimiento de los registros contables y los sistemas de control interno adecuados, la eleccin y aplicacin de los principios y normas contables apropiadas y la salvaguardia de los activos de dicha sucursal. Adems de la auditora a los estados financieros se realiz trabajos de revisin y verificacin de documentos contables, los cuales tiene como objetivo la emisin de un informe dirigido a poner en manifiesto una opinin tcnica frente a terceros sobre si dichos

estados o documentos contables reflejan adecuadamente los hechos econmicos acaecidos en la sucursal que deberan contener aquellos. 1.6 1.6.1 Objetivos Objetivo General:

1.6.1.1 Demostrar que la auditoria financiera es un instrumento vlido de control contable y financiero. 1.6.2 1.6.2.1 1.6.2.2 1.6.2.3 1.6.2.4 1.7 1.7.1 Objetivos Especficos. Determinar si los estados financieros han sido elaborados de acuerdo con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados. Comprobar si se han aplicado correctamente las leyes tributarias. Realizar un ejercicio prctico que consiste en la auditora financiera al ejercicio econmico del ao 2006. Emitir un informe de auditora externa por el ejercicio econmico 2006. Hiptesis Hiptesis Central

La auditora a los estados financieros de Automotores y Anexos Manta permitir conocer el grado de control interno y cumplimiento de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Normas Ecuatorianas de Auditora y dems leyes tributarias aplicables a las actividades que realiza la empresa. 1.7.2 Hiptesis Secundaria

La carencia de controles internos en la empresa Automotores y Anexos Manta provoca un incremento de gastos innecesarios, la posibilidad de fraudes y robos y la presentacin de informes financieros errneos. 1.8 Variables.

Las variables que se introducen en el estudio son:

1.8.1

Variable Independiente.

Auditora de los estados financieros de Automotores y Anexos. S.A. Manta. 1.8.2 Variable Dependiente.

Conocer el grado de control interno y cumplimiento de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Normas Ecuatorianas de Auditora y dems leyes tributarias. 1.8.3 Indicadores. Estados financieros del Ejercicio Econmico 2006 Herramientas de control interno Polticas Internas de control interno Comprobantes contables y respaldos Documentos mercantiles Funciones del contador Funciones del cajero Disposiciones Legales Indicadores Financieros ndices de Gestin ndices de Ventas ndice de Personal-Recurso Humano Informe final del auditor Manual de funciones del personal

CAPTULO II
2.1 Base conceptual

2.1.1 Auditora Aunque los objetivos y conceptos que guan las auditoras de hoy en da eran casi desconocidos en los primeros aos del siglo XX, se han realizado auditoras de diferentes tipos a travs de la historia registrada del comercio y de las finanzas de los gobiernos.

El significado original de la palabra auditor fue persona que oye, y fue apropiado para la solamente despu s de su lectura pblica en la cual las cuentas eran ledas en voz alta.

poca durante la cual los registros de contabilidad gubernamental eran aprobados

Desde tiempos medievales, y durante la Revolucin Industrial, se realizaban auditoras para determinar si las personas en posiciones de responsabilidad oficial en el gobierno y en el comercio estaban actuando y presentando informes en forma honesta. Durante la Revolucin Industrial, a medida que el tamao de las empresas aumentaba, sus propietarios empezaron a utilizar los servicios de gerentes contratados. Con esta separacin de grupos de propiedad y gerencia, los propietarios ausentes acudieron cada vez con mayor frecuencia a los auditores para protegerse contra el peligro de errores no intencionales, lo mismo que contra los fraudes cometidos por gerentes y empleados. Los banqueros fueron los principales usuarios externos de los informes financieros (generalmente, slo balances generales) y se preocuparon tambin por saber si los informes estaban distorsionados debido a errores o fraude. Antes de 1900, de manera consecuente con este objetivo principal de detectar errores y fraudes, con frecuencia las auditoras inclu an un estudio de todas, o casi todas, las transacciones registradas.1

En la primera mitad del siglo XX, el enfoque del trabajo de auditora tendi a alejarse de la financieros presentaban un panorama completo y razonable de la posicin financiera. Este
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deteccin de fraude y se dirigi hacia la nueva meta de determinar si los estados

WHITTINGTON O. RAY, Auditora un enfoque Integral. Editorial Mc Graw Hill. Colombia 2001.

desplazamiento en el nfasis fue una respuesta al nmero creciente de accionistas y al accionistas, los auditores se tornaron ms responsables frente a las agencias gubernamentales, frente a terceros que pudieran depender de la informacin financiera. informacin financiera auditad a. La razonabilidad de las ganancias reportadas se convirti en un asunto de primordial importancia. A medida que las entidades corporativas en gran escala se desarrollaban rpidamente en transacciones seleccionadas, en lugar de estudiar todas las transacciones. Gradualmente, los auditores y los gerentes de negocios llegaron a aceptar la proposicin de que el examen cuidadoso de relativamente pocas transacciones seleccionadas dara un nivel confiable, efectivo en trminos de costos, de la precisin de otras transacciones similares. Los banqueros haban dejado de ser los nicos usuarios externos importantes de la

mayor tamao correspondiente de las entidades corporativas. Adems de los nuevos

Gran Bretaa y Estados Unidos, los auditores empezaron a obtener muestras de

Adicionalmente al muestreo, los auditores tomaron conciencia de la importancia de un control interno efectivo. El control interno de una compaa consiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una confiabilidad razonable que los objetivos de la compaa sern alcanzados, incluido el objetivo de preparar estados financieros precisos. Los auditores encontraron que al estudiar el control interno del cliente, podan identificar las reas de fortaleza, lo mismo que las reas de debilidad. Cuanto ms fuerte sea el control interno, menos pruebas de los saldos de las cuentas de estados financieros son requeridas por los auditores. Para aquellas cuentas o fases de las operaciones financieras en las cuales los controles fueron d biles, los auditores aprendieron que deban expandir la naturaleza y alcance de sus pruebas del saldo de la cuenta.

Con la mayor dependencia en el muestreo y en el control interno, las normas profesionales empezaron a enfatizar en las limitaciones de la capacidad de los auditores de detectar el fraude. La profesin reconoci que las auditoras diseadas para descubrir fraude seran muy costosas. Un buen control interno y los bonos de garanta fueron reconocidos como mejores tcnicas de proteccin de fraude que las auditoras.2

WHITTINGTON O. RAY, Auditora un enfoque Integral. Editorial Mc Graw Hill. Colombia 2001.

A partir de la dcada de los sesenta, en los Estados Unidos la deteccin de fraude en gran escala asumi un papel ms grande, en el proceso de auditora. Las normas profesionales, que utilizaron el trmino irregularidades en lugar de fraude, describieron la presentacin de

informes financieros fraudulentos y malversacin de activos. Este desplazamiento en el nfasis para tomar una mayor responsabilidad en la deteccin del fraude fue el resultado de: Un incremento sustancial en la presin del Congreso para asumir una mayor responsabilidad por los fraudes en gran escala. Una diversidad de procesos judiciales exitosos que reclamaban que los informes financieros fraudulentos haban quedado inapropiadamente sin deteccin por parte de los auditores independientes y La conviccin por parte de los contadores pblicos de que debera esperarse de las auditoras la deteccin de fraude material.

En el ao de 1996, en respuesta a una brecha de expectativas continuas entre las exigencias

de los usuarios y el desempeo de los auditores, se reuni la Junta de Normas de Auditora

(Auditing Standard Board, ASB), emiti una gua para los auditores, requiriendo una debido al fraude. A los auditores se les exigi la modificacin de sus procedimientos de auditora, cuando fuera necesario, para reflejar los resultados de esa evaluacin.

evaluacin explcita del riesgo de error en los estados financieros en todas las auditoras,

El uso creciente de sistemas sofisticados de computacin no ha alterado la responsabilidad

del auditor en la deteccin de errores y fraude. La naturaleza de los procedimientos de auditora se ha visto afectada, sin embargo, a medida que se ha exigido a los auditores financieros. A finales de la d cada de los ochenta y principios de los noventa, los miles de millones de dlares en fondos federales requeridos para rescatar la industria de ahorro y prstamo ocasionaron una tendencia hacia una mayor regulacin de las instituciones financieras aseguradas federalmente. El Congreso y las agencias reguladoras estaban convencidos de que la clave para evitar esos problemas era la reglamentacin de leyes efectivas y la exigencia de informes de los auditores, en cumplimiento de las provisiones de estas leyes y desarrollar nuevos enfoques para evaluar el control interno y los saldos de los estados

regulaciones.

Mejoramiento de la Corporacin Federal de Seguro de Depsito (Federal Deposit Insurance Corporation, FDIC) de 1991. Esta ley exige que la gerencia de las grandes instituciones financieras comprometa a sus auditores en la atestacin de las afirmaciones de la gerencia sobre el cumplimiento por parte de la institucin de las leyes y regulaciones relacionadas con su seguridad y solidez. Como resultado de un diverso nmero de casos de informes financieros fraudulentos, las principales organizaciones de contabilidad patrocinaron la Comisin Nacional sobre la Presentacin de Informes Financieros Fraudulentos (Treadway Commission) para estudiar las causas incidencia. de los informes fraudulentos y hacer recomendaciones para reducir su El informe final de la comisin, emitido en 1987, haca diversas

Un ejemplo importante de este tipo de legislacin es la Ley de

recomendaciones a los auditores, a las compaas pblicas, a los reguladores y a los educadores. Muchas de las recomendaciones a los auditores fueron reglamentadas por la Junta de Normas de Auditora en un grupo de Declaraciones sobre normas de auditora, conocidas como las normas de la brecha de expectativas. Las recomendaciones de la Comisin sobre control interno condujeron al desarrollo de un marco de referencia del control interno, titulado Control Interno: Marco de referencia integrado, que sera utilizado para evaluar el control interno de una organizacin. El desarrollo de estos criterios de control interno ha aumentado la demanda de atestacin por parte de los auditores sobre la efectividad del control interno. Por ejemplo, la ley de mejoramiento Federal Deposit Insurance Corporation, FDIC, exige tambin a la gerencia de las grandes instituciones financieras que comprometan a sus auditores para certificar o atestar sobre la efectividad de las afirmaciones hechas por la gerencia acerca de la efectividad de los controles de la institucin y sobre la presentacin de los informes financieros. En resumen los aspectos principales del desarrollo de la auditora del siglo XX son: Un desplazamiento en el nfasis, hacia la determinacin de la razonabilidad de los estados financieros. Una mayor responsabilidad del auditor hacia terceros, como agencias gubernamentales, bolsas de valores y millones de inversionistas. Un cambio en el mtodo de auditora, del examen detallado de las transacciones individuales hacia el uso de tcnicas de muestreo, incluido el muestreo estadstico.

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Reconocimiento de la necesidad de considerar la efectividad del control interno como gua de direccin y cantidad de las pruebas y muestreo que deben realizarse. y el uso del computador como una herramienta de auditora. protegerse de la ola actual de litigios Un incremento en la demanda de una pronta revelacin de la informacin favorable y desfavorable concerniente a cualquier compaa de propiedad del pblico. Mayor responsabilidad para evaluar el riesgo de fraude material Mayor demanda de atestacin por parte de los CPA de las afirmaciones de la gerencia sobre el cumplimiento de las leyes y regulaciones y sobre la efectividad del control interno.3 Desarrollo de nuevos procedimientos de auditora aplicables a sistemas de computacin Reconocimiento de la necesidad que tienen los auditores de encontrar medios para

2.1.1.1 Auditora de los estados financieros El objetivo principal de la auditora de los estados financieros de una sociedad, considerados en su conjunto, es la emisin de un informe dirigido a poner de manifiesto una opinin tcnica sobre si dichos estados financieros expresan, en todos los aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio y la situacin financiera de la sociedad, as principios y normas de contabilidad generalmente aceptados. El auditor examina los estados financieros, que son de la sociedad y constituyen manifestaciones de su direccin. El auditor de cuentas es responsable de formar y expresar una opinin sobre los estados financieros. Sin embargo, es responsabilidad de los administradores de la sociedad la formulacin de dichos estados financieros, lo que incluye:
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como del resultado de sus operaciones en el perodo examinado, de conformidad con

El mantenimiento de los registros contables y los sistemas de control interno adecuados. La eleccin y la aplicacin de los principios y normas contables apropiadas. La salvaguarda de los activos de dicha sociedad.
WHITTINGTON O. RAY, Auditora un enfoque Integral. Editorial Mc Graw Hill. Colombia 2001.

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Adems de la auditora d e estados financieros existen trabajos de revisin y verificacin de otros estados y documentos contables, trabajos a realizar por un auditor de cuentas. Estos trabajos tiene como objetivo la emisin de un informe dirigido a poner de manifiesto una adecuadamente los hechos econmicos acaecidos en la sociedad que deberan contener aquellos. El auditor determinar el alcance de su trabajo de acuerdo con las normas tcnicas de opinin tcnica frente a terceros sobre si dichos estados o documentos contables reflejan

auditora. Al aplicar dichas normas, y al decidir los procedimientos de auditora que llevar a cabo, el auditor emplear su juicio profesional teniendo en cuenta los conceptos de importancia y riesgos relativos. El concepto de importancia relativa es fundamental en el trabajo del auditor. En base a ello, los procedimientos a aplicar en aquellas reas ms significativas y en las que sea ms se den estas circunstancias. Los procedimientos de auditora se disean para que el auditor pueda obtener una evidencia suficiente en la que basar la opinin de auditora, no se disean con el objetivo de detectar errores o irregularidades de todo tipo que hayan podido cometerse. No obstante cuando el auditor detecte algn error o irregularidad que no afecte a su probable la existencia de errores debern ser ms amplios que en aquellas reas donde no

opinin de auditora por no tener un efecto significativo sobre los estados financieros resolver la situacin detectada. Cabe distinguir, por tanto, entre error e irregularidad. Una definicin podra ser la siguiente:

deber comunicar sta circunstancia al rgano de la sociedad que tenga competencias para

Se entiende por ERROR una equivocacin no intencionada en los estados financieros, tanto matemtica o administrativa como de aplicacin o interpretacin de principios o normas contables o debida al descuido o mala comprensin de hechos o por un fallo humano. Se entiende por IRREGULARIDAD una distorsin o una omisin intencionada de cifras o de informacin en los estados financieros. Las irregularidades incluyen manipulacin o

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falsificacin de documentos contables, omisin intencionada de hechos importantes, aplicacin indebida e intencionada de normas y principios contables, etc.4 2.1.1.2 Tipos de auditora y sus objetivos. Las auditoras se clasifican en tres grandes categoras: Auditoras de estados financieros. Auditoras de cumplimiento. Auditoras operacionales.

2.1.1.2.1 Auditoras de Estados Financieros.- Una auditora de Estados Financieros cubre ordinariamente el balance general y los estados relacionados de resultados, ganancias retenidas y flujos de efectivo. La meta es determinar si estos estados han sido preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Las auditoras de estados financieros son realizadas normalmente por firmas de contadores pblicos certificados; los usuarios de los informes de los auditores incluyen la gerencia, los inversionistas, los banqueros, los acreedores, los analistas financieros y las agencias gubernamentales. 2.1.1.2.2 Auditoras de cumplimiento.- El desempeo de una auditora de cumplimiento

depende de la existencia de informacin verificable y de criterios o normas reconocidas, como las leyes y regulaciones establecidas o las polticas y procedimientos de una organizacin. Un ejemplo tpico es la auditora de una declaracin de renta (o impuestos) por parte de un auditor del Servicio de Rentas Internas (SRI). Estas auditoras buscan determinar si una declaracin de renta est cumpliendo con las leyes de impuestos y las regulaciones del SRI.

Los hallazgos de los auditores del SRI son transmitidos al

contribuyente a travs del informe del auditor del SRI. Otro ejemplo de un auditora de cumplimiento es la revisin peridica del banco por parte de los examinadores de ste, las leyes y regulaciones bancarias, y de las normas tradicionales de la prctica bancaria sana. empleados por la Superintendencia de Bancos. Estas auditoras miden el cumplimiento de

WHITTINGTON O. RAY, Auditora un enfoque Integral. Editorial Mc Graw Hill. Colombia 2001.

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2.1.1.2.3 Auditoras operacionales.- Una auditora operacional es un estudio de una Las operaciones del departamento receptor de una compaa manufacturera, pueden ser responsabilidades establecidas.

unidad especfica, rea o programa de una organizacin, con el fin de medir su desempeo. evaluadas en trminos d e su efectividad, es decir, de su xito en lograr sus metas y eficiencia, es decir, el xito en utilizar de la mejor manera los recursos disponibles para el departamento. claramente establecidos como lo estn los principios de contabilidad generalmente Debido a que los criterios de efectividad y eficiencia no estn tan El desempeo tambin se juzga en trminos de su

aceptados y muchas leyes y regulaciones, una auditora operacional tiende a exigir un juicio ms subjetivo del que exigen las auditoras de cumplimiento. Por ejemplo, con frecuencia los auditores deben desarrollar criterios cuantificables para utilizarlos en la medicin de la efectividad o eficiencias del departamento. 2.1.1.3 Tipos de auditores Adems de la auditora de los estados financieros realizadas por los contadores pblicos certificados, otros grupos de profesionales realizan programas de auditora en gran escala. de la Contralora General del Estado y los auditores del Servicio de Rentas Internas. 2.1.1.3.1 Entre esto otros tipos de auditores bien conocidos estn los auditores internos, los auditores

personal de auditora interna. Los auditores internos tambin son empleados ampliamente

Auditores internos y externos.- Casi toda gran corporacin mantiene un

por las organizaciones gubernamentales y sin nimo de lucro. Una meta principal de los auditores internos es investigar y evaluar la efectividad con la cual las diversas unidades organizacionales de la compaa estn realizando las funciones asignadas. Los auditores internos prestan mucha atencin al estudio y evaluacin del control interno.

El personal de auditora interna con frecuencia reporta al comit de auditora de la junta directiva y tambin al presidente u otro alto ejecutivo. Esta ubicacin estratgica en la estructura organizacional ayuda a asegurar que los auditores internos tengan fcil acceso a todas las unidades de la organizacin y que sus recomendaciones sean atendidas independientes de los jefes de departamentos y de otros ejecutivos de lnea cuyo trabajo rpidamente por los jefes de departamento. Es imperativo que los auditores internos sean ellos revisan. Por tanto, generalmente, no sera deseable que el personal de auditora

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interna estuviera bajo la autoridad del contador jefe. Sin importar el nivel del informe, sin embargo, los auditores internos no son independientes en el mismo sentido que los auditores independientes. Los auditores internos son empleados de la organizacin en la empleado. Una gran parte del trabajo de los auditores internos consiste en las auditoras operacionales; adicionalmente, pueden realizar diversas auditoras de cumplimiento. cual trabajan, y estn sujetos a las restricciones inherentes en la relacin empleador-

El nmero y la clase de proyectos de investigacin varan de un ao a otro. A diferencia financieros anuales, los auditores internos no estn obligados a repetir auditoras cada ao.

de los CPA, que se comprometen a verificar todo rengln significativo en los estados

En el caso de los auditores externos son aquellos que de manera individual o perteneciendo a una firma, prestan servicios profesionales a una determinada empresa por un lapso de tiempo indicado en la carta de compromiso o contrato. 2.1.1.3.2 Auditores de la Contralora General del Estado.- Estos auditores estn encabezados por el contralor general del estado, sus tareas incluyen las auditoras de las del estado y las auditoras operacionales para evaluar la efectividad y eficiencia de los agencias gubernamentales para determinar que los programas de gasto sigan la intencin programas gubernamentales seleccionados. Los auditores de la Contralora General del Estado tambin realizan exmenes a las corporaciones que tienen contratos con el gobierno, para verificar que han sido hechos apropiadamente. 2.1.1.3.3 Auditores del Servicio de Rentas Internas.- El Servicio de Rentas Internas de cumplimiento de las declaraciones de renta de los individuos y de las corporaciones para determinar que el ingreso ha sido calculado y los impuestos pagados en la forma requerida por la ley tributaria. Aunque las auditoras del SRI contemplan algunas

(SRI) es responsable de hacer cumplir las leyes tributarias. Sus agentes realizan auditoras

declaraciones de renta individuales sencillas que pueden ser elaboradas en una hora aproximadamente en una oficina del SRI, stas tambin incluyen auditoras de campo de

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las corporaciones ms grandes de la nacin, y comprenden temas tributarios altamente complejos.5 2.1.1.4 Normas de Auditora El auditor desempea una actividad profesional mediante la aplicacin de una serie de conocimientos especializados. En el desarrollo de esta actividad adquiere responsabilidad no slo con la direccin de la sociedad auditada, sino tambin con todos aquellos terceros que puedan hacer uso del informe de auditora emitido.

Debido a la importancia de la responsabilidad del auditor ante terceros, las corporaciones profesionales de todos los Estados han optado por definir unas normas de auditora que regulen la actuacin profesional del auditor.

Estas normas son distintas de los procedimientos de auditora, que son tcnicas o

actuaciones de revisin e inspeccin aplicables a partidas, transacciones o hechos relativos a los estados financieros sujetos a examen. A travs de los cuales el auditor obtiene la evidencia suficiente para fundamentar su opinin de auditora.

Sin embargo, las normas de auditora son los requisitos mnimos que deben cumplir el auditor en el desempeo de su actuacin profesional para expresar una opinin tcnica responsable. Existen tres tipos de normas: Normas tcnicas de carcter general.

Normas tcnicas sobre la ejecucin del trabajo.

Normas tcnicas sobre preparacin de informes.

2.1.1.4.1 Normas tcnicas de carcter general.- Determina las condiciones que deben reunir los auditores de cuentas, regulando las siguientes cuestiones:
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Regulacin de los criterios que deben seguir los auditores en el desarrollo de su actividad, a fin de garantizar su independencia, integridad y objetividad. Secreto profesional. Remuneraciones.
WHITTINGTON O. RAY, Auditora un enfoque Integral. Editorial Mc Graw Hill. Colombia 2001.

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Formacin y experiencia mnima. Sistemas de control que deben establecer todo auditor a fin de garantizar el cumplimiento de las normas de auditora en el desarrollo de su actividad profesional.

2.1.1.4.2 Normas tcnicas sobre la ejecucin del trabajo.- Regulan el conjunto de tcnicas de investigacin e inspeccin aplicables a partidas, transacciones o hechos fundamenta su opinin resp onsable e independiente, haciendo referencia a: Trabajos necesarios para conocer los sistemas de control interno de la sociedad auditada, cuya evaluacin servir de base para determinar la amplitud de las pruebas de auditora a desarrollar. Planificacin y programacin de los trabajos. evidencia. Contenido, custodia y otros principios relativos a la documentacin justificativa del trabajo realizado. Revisin por el auditor de sus propios trabajos. relativos a documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales el auditor

Ejecucin de los trabajos, incluyendo los mtodos y pruebas adecuados para obtener

2.1.1.4.3 Normas tcnicas sobre preparacin de informes.- Regulan los principios relativos a la elaboracin y presentacin del informe de auditora, estableciendo la modelo a utilizar a cada caso. 2.1.1.5 Responsabilidad legal de los auditores Debido al creciente nmero de demandas o quejas reales o imaginarias, acerca de negligencia profesional, los auditores deben enfocar cada contrato con la perspectiva de que puede exigrseles defender su trabajo en un juicio. An si la corte falla a favor de los auditores, los costos de defender una accin legal pueden ser gigantescos. Como resultado, el costo del seguro de responsabilidad profesional ha aumentado a una tasa alarmante. Los costos no son la nica preocupacin en esta rea; las demandas legales pueden ser extensin y el contenido sus diferentes tipos, as como los criterios que fundamenten el

extremadamente dainas para la reputacin de un profesional y su firma de contadores-

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auditores.

En casos extremos, los auditores pueden ser enjuiciados penalmente por

negligencia. Quien considere la posibilidad de seguir la carrera de contadura pblica debe ser consciente de la responsabilidad legal inherente en el ejercicio de esta profesin. la auditora son: Algunos de los trminos utilizados en derecho comercial sobre la responsabilidad legal de

Negligencia ordinaria o simple.- Es la violacin del deber legal de ejercer cierta medida

de cuidado que una persona prudente comn ejercera bajo circunstancias similares. Para el auditor, negligencia es la incapacidad de desempear un deber en concordancia con las normas aplicables. Para fines prcticos, puede considerarse como la incapacidad de ejercer el debido cuidado profesional. Negligencia grave.- Se denomina a la falta de cuidado an sutil, que indica un abandono imprudente de las responsabilidades de un profesional. La incapacidad sustancial por parte de un auditor de ajustarse a las normas de auditora generalmente aceptadas podra ser interpretada como negligencia grave. Fraude.- Es la tergiversacin de un hecho material o importante por parte de una persona, del cual esa persona sabe que es falso o inexacto o ha sido obtenido con indiferencia imprudente con respecto a la veracidad del hecho, con la intencin de engaar a la otra parte y, como resultado, la otra parte se ve perjudicada. Un auditor que sea encontrado tergiversando adrede los hechos podra ser demandado por el cliente o por la otra parte perjudicada por fraude. Fraude implcito.- Es aquel fraude que no comprende una tergiversacin con la intencin como fraude implcito.

de engaar. La negligencia grave por parte de un auditor ha sido interpretada por las cortes

Privacidad contractual.- Es la relacin que existe entre las partes que han firmado un contrato. Una firma de auditores est en privacidad con el cliente al que est sirviendo, lo mismo que con cualquier tercer beneficiario. Tercer beneficiario.- Es una persona mencionada en un contrato o a quienes las partes contratantes les otorgan derechos y beneficios definidos bajo el contrato. Por ejemplo, si

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un banco desea una copia de un informe de auditora para sustentar un prstamo, este se convierte en un tercer beneficiario Carta o contrato de compromiso.- Es el contrato escrito que resume las relaciones contractuales entre el auditor y el cliente. Este especifica tpicamente al alcance de los servicios profesionales que el auditor debe prestar, las fechas de terminacin esperadas y la base para la determinacin de sus honorarios.

Incumplimiento de contrato.- Es la incapacidad de una de las partes, o de ambas, de desempear en concordancia con las disposiciones del contrato. Una firma de auditores podra ser demandada por incumplimiento de contrato, por ejemplo, si sta no logra parte del auditor tambin constituye un incumplimiento del contrato. Causa prxima.- Es cuando el dao es directamente atribuible a un acto de un Aunque una firma de auditores podra haber sido negligente en la prestacin de servicios, prxima de la prdida.

desarrollar el contrato en concordancia con la carta de compromiso. La negligencia por

delincuente. El tema de causa prxima puede plantearse como defensa en un pleito. sta no ser responsable por la prdida del demandante, si su negligencia no fue causa

Demandante.- Es la persona que reclama por lo daos y entabla la demanda contra el acusado. Negligencia contribuyente.- Es la negligencia por parte del demandante que ha

contribuido para que se presente la prdida. La negligencia contribuyente puede ser de un demandante cuya propia negligencia contribuy a la prdida.

utilizada como defensa, porque la corte puede limitar o prohibir la recuperacin por parte

Ley comn.- Se refiere a la ley no escrita que se ha desarrollados a travs de decisiones de la corte; sta representa una interpretacin judicial del concepto de justicia de una legal. Ley reglamentaria.- Es la ley que ha sido adoptada por una unidad gubernamental. sociedad. Por ejemplo, el derecho a demandar a una persona por fraude es una ley comn

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En cualquier firma grande de auditores, que realiza miles de auditoras al ao encontrarn en un momento u otro que ha emitido un informe no calificado sobre estados financieros que en retrospectiva llevan conclusiones errneas. En algunas ocasiones la responsabilidad auditora inadecuada, o si se debe a otros factores. del auditor puede ser obvia. En otros, no ser tan obvia, si la situacin se debe a una

2.1.1.5.1 Responsabilidad de los auditores ante sus clientes bajo la ley comn. Los auditores al aceptar un contrato estn obligados a prestar debido cuidado profesional,

esta obligacin existe aunque sta haya sido expresada o no en el contrato escrito con el cliente, que ordinariamente es la compaa misma, en contraste con los accionistas. La responsabilidad de los auditores frente a los clientes puede estar basada en: El incumplimiento de contrato. Una accin por responsabilidad extracontractual por negligencia Ambos.

Para establecer la responsabilidad de un auditor, un cliente debe demostrar: Deber.- El auditor acept el deber de cuidar el ejercicio de su labor con habilidad, prudencia y diligencia. Quebramiento del deber.- El auditor quebrant su deber de cuidado mediante desempeo negligente. Prdida.- El cliente sufri una prdida.

Causa prxima.- La prdida fue resultado del desempeo negligente del auditor.

La responsabilidad de los auditores con los clientes surge con frecuencia de una incapacidad de descubrir una malversacin de desfalco perpetuado contra el cliente por negligencia, al no descubrir el plan engaoso o ardid, y demandar a los auditores por la cuanta de la prdida. sus empleados. Un cliente que ha sufrido p rdidas puede acusar a los auditores de

2.1.1.5.2 Responsabilidad de los auditores con terceros.- Los clientes tienen un recurso incumplimiento de contrato y por demandas de responsabilidad extracontractual.

contra los auditores por perjuicios ocasionados por una auditora inapropiada a travs del

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La responsabilidad de los auditores con terceros surge cuando estos se han servido de un informe de auditora producto de una auditora inadecuada. 2.1.1.6 Evidencia de Auditora Los auditores evalan evidencias para saber si los estados financieros siguen los criterios apropiados, usualmente los principios de contabilidad generalmente aceptados. Se debe reunir evidencia suficiente y competente para obtener una base adecuada para expresar su opinin sobre los estados financieros. La evidencia competente y suficiente se obtiene mediante inspeccin, observacin indagaciones y confirmaciones para obtener una base razonable para expresar una opinin relacionada con los estados financieros bajo auditora. Los procedimientos

afirmaciones de la gerencia que acompaan los estados financieros. Cuando los auditores han reunido suficiente evidencia de auditora sobre cada afirmacin importante de los estados financieros, cuentan con bastantes evidencias que sustentar su opinin. afirmaciones en los estados financieros: Existencia u ocurrencia.- Los activos, pasivos y patrimonio de los accionistas presentados en los estados financieros existen; las ocurrido. Totalidad.- Estn incluidas todas las transacciones, activos, pasivos y patrimonio de los propietarios, que deben ser presentadas en los estados financieros. Derechos y obligaciones.- El cliente tiene derecho en los activos y la obligacin de pagar los pasivos que estn incluidos en los estados financieros. Valuacin o asignacin.- Los activos, pasivos, patrimonio de los propietarios, ingresos y gastos estn presentados en valores determinados, en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Presentacin y revelacin.- Las cuentas estn descritas y clasificadas en los estados financieros, en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y se presentan todas las revelaciones materiales. transacciones registradas han Las

de auditora estn diseados para obtener evidencia sobre las

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2.1.1.6.1 Materia o asunto de evidencia.- La evidencia debe ser relevante y vlida. Para que la evidencia sea relevante, sta debe relacionarse con el objetivo de la auditora que se est probando. La validez de la evidencia depende de las circunstancias en las cuales sta se obtiene. factores, generalmente, afectan la validez de la materia de evidencia: Cuando los auditores obtienen evidencia de fuentes independientes externas a la compaa del cliente, esto proporciona mayor seguridad que la que se obtiene nicamente dentro de la compaa. Cuanto ms efectivo sea el control interno, mayor ser la confiabilidad de los registros de contabilidad y otros documentos generados internamente. La evidencia obtenida directamente por los auditores a travs del examen fsico, la observacin, el clculo y la inspeccin es ms persuasiva que la informacin obtenida indirectamente o de segunda mano. 2.1.1.6.2 Tipos de evidencia.- Con la finalidad de limitar o reducir adecuadamente el riesgo de auditora, los auditores renen una combinacin de muchos tipos de evidencia de auditora, los tipos principales pueden resumirse de la siguiente manera: Mientras esto hace que las generalizaciones sean difciles, los siguientes

Evidencia Fsica .- Es lo que pueden ver, existencia de propiedades, equipos, de oficina, autos, edificaciones, maquinarias de fbrica, co nteo de dinero, etc. Declaraciones de terceros.- Estas pueden ser por parte de distribuidores, Instituciones

financieras, abogados, etc. Las solicitudes de confirmacin se utilizan en la auditora de una diversidad de cuentas, incluido efectivo, cuentas y documentos por cobrar, cuentas de deuda y cuentas de acciones de capital, cartas a abogados encargados de

procesos judiciales, informes de especialistas, etc. Evidencia documentaria.- Esta incluye cheques, facturas, contratos y minutas o actas de reuniones. La competencia de un documento como evidencia depende en parte si ste fue creado dentro de la compaa como facturas de ventas o por fuera de la compaa por ejemplo facturas de proveedor. Algunos documentos creados dentro de la compaa son enviados fuera de la organizacin para ser endosados y procesados; como una evidencia muy confiable.

debido a esta revisin crtica de personas externas, estos documentos son considerados

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Clculos.- Se realizan con la finalidad de demostrar la precisin matemtica de los anlisis y registros del cliente. Relaciones recprocas o interrelaciones de informacin.- Es la relacin entre informacin financiera y algunas veces no financiera. Declaraciones o representaciones del cliente.Las declaraciones orales son

preguntas formuladas al cliente, puede ser de empleados de todos los niveles, son tiles para revelar situaciones que requiere investigacin o para corroborar otras formas de evidencia. Las representaciones del cliente constituyen un resumen de las declaraciones orales ms importantes hechas por la gerencia durante el contrato. Registro de contabilidad.- lo realizan a travs de los libros diarios hasta los de mayor, documentos y lo comparan con tal evidencia documentaria de respaldo como cheques pagados, facturas u otros documentos fuentes. 2.1.1.7 Fases de auditora

Las fases para realizar una auditora financiera son las siguientes: 2.1.1.7.1 Fase 1.- Planificacin Inicial En esta etapa obtenemos o actualizamos nuestros conocimientos sobre el cliente y su entorno econmico y de control, que finaliza con la elaboracin de un plan de trabajo basado en este conocimiento del cliente y su negocio, y por tanto en el conocimiento del nivel de riesgo existente, de forma que el trabajo se centrar en aquellas reas de los estados financieros auditados donde la posibilidad de que exista un error importante sea mayor. La planificacin inicial est compuesta de las siguientes subfases: 2.1.1.7.1.1 Carta de encargo.- El primer paso a dar ante la peticin de un cliente para que presentemos nuestros servicios es tan elemental como importante. Debemos preguntarnos: Qu servicio espera el cliente de nosotros? En el entorno econmico actual hay cierto desconcierto a la hora de entender la finalidad

que persigue la realizacin de una auditora de los estados financieros de una empresa.

Ante la solicitud de una auditora, lo primero que hay que aclarar es si la persona que nos realiza el encargo espera como resultado del trabajo un informe de auditora o, por el contrario, espera algn otro tipo de informe econmico. Una vez aclarado este aspecto y

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llegado a un preacuerdo con el cliente, el segundo paso a dar ser plasmar el acuerdo por escrito, para proporcionar una evidencia que permita definir el alcance, objetivo y otros aspectos entre el cliente y el auditor y, por tanto, evitar malos entendidos con respecto al encargo. La carta de encargo debe contener: Objetivo y alcance del trabajo. Honorarios profesionales y nmero de horas estimadas en la realizacin del trabajo. Perodo de contratacin. Indicacin de limitaciones al alcance ya conocidas y el previsible efecto de estas salvedades sobre el informe de auditora. Indicacin de que los estados financieros a auditar, preparados de acuerdo con principios y normas contables generalmente aceptadas (u otro principios), son responsabilidad de los administradores de la entidad. Indicacin sobre que no deber haber limitaciones al alcance en las pruebas a realizar (distintas de las que pudieran existir por motivos ajenos a la entidad), por tanto, que se tendr acceso a todos los registros contables, documentacin u otra informacin necesaria para realizar el encargo. Otros aspectos, tales como: Contacto con anteriores auditores, fechas de entrega del informe, grado de ayuda que se espera recibir de la entidad, condiciones de pago. Es importante que antes de aceptar un encargo, el auditor considere si existe alguna razn tica o tcnica que aconseje rechazar el trabajo. 2.1.1.7.1.2

entorno econmico.- Es necesario para una auditora eficaz que el personal que interviene negocio del cliente. Este conocimiento nos permite: Las reas en la auditora con ms riesgo potencial de problemas. financieros, y, por tanto, con mayor riesgo potencial de errores. Si hay asuntos de contabilidad y auditora especialmente significativos, as como si se dan transacciones importantes pero inusuales. 24

Aprendizaje o actualizacin de las particularidades del cliente y su

en ella conozca adecuadamente el funcionamiento interno de la empresa y entorno del

Qu grado de subjetividad aplica el cliente en las distintas reas de los estados

Para entender el negocio del cliente tenemos que conocer como afectan sobre la empresa dos tipos de factores: 2.1.1.7.1.2.1 Factores externos. Factores externos econmicos, es la situacin econmica en la que se desenvuelve el negocio del cliente Competencia o grado de liderazgo o falta de l en el mercado en que acta. regulacin por parte de los Organismos de Control Oficiales. Factores Internos: Normativa fiscal y contable es la que se ve sometida la empresa, y otras prcticas de

2.1.1.7.1.2.2

Situaciones que caen dentro del rea de control de la empresa y que afecta a sus operaciones internas. El conocimiento de estos factores nos va a permitir una primera aproximacin a las reas de los estados financieros con un mayor riesgo potencial de errores.

2.1.1.7.1.3 Revisin analtica general de los estados financieros y otra informacin financiera de inters.- Tenemos los estados financieros que estamos auditando. Ya siguiente paso es comentar con los responsables del departamento econmico -financiero de la empresa sobre las principales magnitudes que afectan a los estados financieros. Los procedimientos de revisin analtica ms comunes son los siguientes: Comparacin de datos absolutos Revisin de ndices Comparacin con presupuestos y proyecciones Estudio del punto de equilibrio Aplicacin de tcnicas de regresin. conocemos su actividad y entorno econmico en el que se desenvuelve el cliente. El

Dada la gran variedad de estudios de revisin analtica que podemos realizar, es necesario

que centremos stos en aquellos que nos permitan obtener un adecuado conocimiento de los aspectos generales ms importantes de la empresa; por ello, podemos preguntar a la

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direccin de la entidad qu magnitudes controlan habitualmente para empezar el trabajo sobre stas. 2.1.1.7.1.4

planificacin vamos a estimar una cifra, un importe que llamamos Importancia Relativa

Determinacin de cifras de importancia relativa.-

En esta fase de la

(IR), que podemos definir como aquel importe de un error en los estados financieros que mientras no sea superado estamos dispuestos a considerar que no es necesario que sea comentado en nuestra opinin como auditores porque no desvirta la imagen fiel en el conjunto de los estados financieros. No existe una frmula mgica para estimar este importe, pues debe ser un importe que el auditor considere a la vista general de los estados financieros. Sin embargo, en la siguiente tabla se define unas magnitudes y frmulas de clculo para realizar esta estimacin. Concepto Sobre actividades ordinarias Sobre fondos propios Sobre cifras de ventas
Cuadro # 1

% Min. Y Mx. 5 - 10 3 - 7 0.8 - 1.5

Autora: Maria Elisa Soledispa.

2.1.1.7.1.5

adems de documentar ciertas decisiones sobre aspectos generales de la auditora, va a

Memorndum de planificacin de la auditora.- Este papel de trabajo,

servir para comunicar de forma gil las decisiones generales de la auditora, as como otra informacin significativa de la planificacin, a los distintos miembros del equipo de trabajo que intervienen en el proyecto. Luego de los pasos anteriores, se debe plasmar en este papel de trabajo un resumen de los aspectos ms importantes de la fase de planificacin, que nos ha permitido tomar una decisin sobre la estrategia de auditora a seguir en nuestro trabajo. El contenido mnimo de ste memorndum es el siguiente: Descripcin del cliente, su negocio y servicio que vamos a prestar. Identificacin de los asuntos importantes de auditora detectados. Plan de trabajo a seguir

Una evaluacin preliminar del entorno de control existente en la empresa. Resumen de la estimacin de la cifra de importancia relativa (IR).

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Otros aspectos significativos aparecidos en la planificacin no cubiertos en los puntos anteriores.

2.1.1.7.2 Fase 2.- Anlisis del riesgo En sta fase se identifica el riesgo de qu e se produzcan errores en las distintas reas de los estados financieros a auditar, de modo que podamos concentrar nuestro trabajo en aquellas reas que, adems de ser la ms significativa, sean las que mayor riesgo tengan. Las comprobaciones que el auditor va a realizar sobre los estados financieros van a cubrir un porcentaje de la totalidad de documentos, transacciones, hechos econmicos, etc., en los que la empresa se ha desenvuelto durante el ejercicio econmico; no analizamos, por tanto, la totalidad de la informacin econmica sobre la empresa. Necesitamos, realizar aquellas comprobaciones de auditora que mayor evidencia nos proporcionen sobre la razonabilidad

de los estados financieros, es decir, debemos disear un plan de trabajo basado en comprobaciones parciales que nos permita asegurar que los estados financieros estn de acuerdo con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados. Si

concentramos nuestro trabajo en las reas ms importantes, y dentro de estas reas en las ms conflictivas, el conocimiento final que obtendremos de los estados financieros ser tanto mejor. Esta fase se divide en las siguientes subfases: 2.1.1.7.2.1 Identificacin de los epgrafes de los estados financieros ms importantes.En esta etapa se va a realizar un papel de trabajo que rena e identifique las reas de balance y de la cuenta de prdidas y ganancias ms significativas. Un rea puede ser significativa por los siguientes motivos: 2.1.1.7.2.1.1 reas cuantitativamente significativas.- Se define por el hecho de ser superior a la cifra de importancia relativa (IR) predeterminada. 2.1.1.7.2.1.2 rea cualitativamente significativa .- Son aquellas que no han alcanzado la cifra de importancia relativa (IR), y deben ser identificadas como importantes por su naturaleza intrnseca. 2.1.1.7.2.2 Identificacin de los sistemas que afectan a las reas ms significativas de los estados financieros.- Una vez definidas las reas de los estados financieros ms

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significativas para la auditora, necesitamos identificar que sistema de control interno ms un hecho econmico se traduzca en un apunte contable. Por ejemplo, el sistema de ventas,

importantes estn asociadas a ellas. Es decir, qu sistema interno de la empresa hace que en una empresa es el que debe traducir el hecho econmico de que un envo de mercanca a un cliente se traduzca en un apunte en las cuentas de Clientes, IVA y Ventas. Hay dos clases de sistemas: 2.1.1.7.2.2.1 Sistemas ms significativos vivos.- Son sistemas de control interno que consigue que los hechos econmicos que afectan a un rea de los estados financieros se dependen del tipo de negocio y naturaleza de la empresa, y pueden ser: sistemas de ventas, cobros, compras, pagos, nminas, produccin (control de cortes de produccin) y sistemas de activo fijo. 2.1.1.7.2.2.2 Sistemas ms significativos no vivos.- Son aquellos que proporcionan traduzcan inmediatamente en apuntes contables en los libros de la empresa. Estos sistemas

entradas de apuntes en la contabilidad que no estn vivos continuamente y slo actan cuando la empresa los activa peridicamente. Por ejemplo, en una empresa que calcula a final del ao la provisin de morosos en base a la antigedad de la deuda de clientes, un vencimiento de una factura, no afecta al sistema y no se traduce en un apunte contable hasta que la empresa no active el sistema al cierre del ao y realice el clculo de provisin de morosos. Ejemplos de estos sistemas son: sistema de realizacin de conteos fsicos, sistema de valoracin de stock (siempre y cuando no exista un sistema vivo que mantenga un inventario permanente) sistema de clculo de las provisiones de insolvencias, sistema de clculo de las amortizaciones, sistema de clculo de las provisiones de gastos, sistemas de clculo del impuesto a la renta y sistemas de estimacin de obsoletos. Todos estos ejemplos son vlidos siempre y cuando no estn funcionando continuamente, ya que esto puede variar por la naturaleza de la empresa. 2.1.1.7.2.3 Evaluacin preliminar del riesgo. Luego de identificar los sistemas vivos y no vivos ms importantes, hay que tomar la decisin de estudiar detalladamente los sistemas identificados, una parte de ellos o ninguno. Esta decisin es una de las ms importantes a tomar en la fase de planificacin,

hecho econmico que afecta a este sistema, como es que un cliente no pague al

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pues de ella va a depender directamente al alcance y momento de realizacin de nuestras pruebas. En el siguiente cuadro se demuestra la relacin entre estos conceptos. Sistema Analizado Sistema Analizado
Calidad de Controles Riesgo de Error Alcance de pruebas de auditora. Cuadro # 2 Soledispa. Controles Buenos Pequeo Menor Controles Malos Medio alto Mayor

Controles no investigado Desconocido Mayor Autora: Maria Elisa

Sistema no Analizado

Para cada sistema identificado en la fase anterior dos situaciones de partida que son: 2.1.1.7.2.3.1 Sistema Analizado.- Elegidos los sistemas que se desean estudiar en Para plasmar en nuestros papeles este

profundidad, deberemos reunirnos con los distintos responsables de la empresa, quienes nos contarn como funcionan estos sistemas. trabajo, podemos utilizar dos tcnicas:

Flujograma: tcnica que recoge la descripcin de un sistema mediante grficos, apoyados por una breve explicacin narrativa. Narrativa: expresamos en un Memorndum el funcionamiento del sistema.

Independientemente de la tcnica que se vaya a utilizar tenemos que lograr entender claramente el funcionamiento del sistema; para ello se debe documentar las explicaciones con la finalidad de llegar a conocer bien su funcionamiento interno, mediante la indagacin, observacin y recorrido podemos determinar como estn definidos los flujos de transacciones, logrando una adecuada comprensin del sistema.

Luego el siguiente paso es determinar si ste es un buen o un mal sistema. Uno bueno es aquel que contempla controles adecuados que permiten que cualquier entrada finalice en la salida deseada. Por tanto podemos identificar los controles ms significativos bajo nuestro punto de vista (auditora). Para ellos vamos a identificar los controles que nos aseguren que cualquier transaccin econmica dentro del sistema se convierte en un apunte contable en el sistema queda contabilizado razonablemente en la cuenta correcta, en el perodo correcto y por el importe correcto. razonable en cuanto a cuenta, perodo e importe. Es decir, el hecho econmico procesado

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Se presentan dos aspectos: 1. Los controles son buenos en general, y confiamos en que el hecho econmico

procesado en el sistema quede contabilizado razonablemente en la cuenta, perodo e financieros en el que este sistema vuelca informacin es pequeo, y si el riesgo es pequeo, el alcance de las pruebas de auditora que realicemos ser menor.

importe correcto. En tal caso el riesgo de que haya un error en las reas de los estados

2. Los controles no son buenos en trminos generales; por tanto, no confiamos en que el hecho econmico procesado en el sistema quede contabilizado razonablemente. En tal caso el riesgo de que hay un error en las reas de los estados financieros en el que este sistema vuelca informacin es medio o alto, dependiendo del grado de desconfianza realicemos deben ser mayores. 2.1.1.7.2.3.2 Sistema no Analizado.- Otra posibilidad es que una vez identificados los de los sistemas, o de algunos de ellos. En tal caso la situacin es parecida a la comentada sistema quede contabilizado razonablemente y, por tanto, no podemos afirmar que el riesgo sea pequeo, con lo que al alcance de las pruebas de auditora debern ser mayores. 2.1.1.7.2.4 Pruebas sobre sistemas de control interno.- Si hemos optado por la primera situacin comentada anteriormente (analizar sistemas), y hemos llegado a la conclusin de Si una vez finalizadas estas pruebas tenemos que cambiar de opinin porque los controles no funcionan tan bien como nos han comentado inicialmente, tenemos que replantearnos nuestra posicin y pasar a la situacin dos descrita anteriormente. 2.1.1.7.2.5 Evaluacin definitiva de riesgo.- Ahora hemos llegado a un estado en el trabajo en el que hemos analizado o no los sistemas, y hemos comprobado o no los controles. Slo nos queda evaluar el riesgo que hay en cada rea de los estados financieros a la vista del resultado del trabajo, en su conjunto, realizado hasta ahora. 2.1.1.7.3 Fase 3.- Ejecucin del trabajo que ste tiene buenos controles, deberemos realizar pruebas que evidencien esta calidad.

que tengamos. Y si el riesgo es medio o alto, el alcance de las pruebas de auditora que

sistemas significativos que afectan a las cuentas ms importantes, no se realice un estudio en el punto 2 anterior, pues no se puede asegurar que un hecho econmico procesado en el

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2.1.1.7.3.1 Elaboracin de los programas de trabajo.- Dado que conocemos el nivel de riesgo de errores que hay en cada rea de los estados financieros, debemos definir las pruebas, el alcance y momento de realizacin de las mismas. financieros. 2.1.1.7.3.2 Ejecucin de los programas de trabajo.- Esta es la fase en la que realizamos las pruebas definidas en los programas de trabajo. Esta fase, que conceptualmente parece pequea en el conjunto total de las fases de una auditora, es generalmente la fase de mayor nuestros papeles de trabajo, la opinin que vayamos a emitir en nuestro informe. 2.1.1.7.4 Fase 4.- Resultado Final 2.1.1.7.4.1 Memorndum Resumen de la Auditora Una vez finalizados todos los procedimientos de auditora, vamos a realizar un papel de duracin, pues cuando finalice debemos de tener soportado, con una clara evidencia en Estas pruebas sern

recogidas en un programa de trabajo independiente para cada rea de los estados

trabajo donde resumiremos todos los aspectos ms significativos surgidos en la auditora, que har de puente entre todas las secciones de trabajo y el informe de auditora. El contenido mnimo de este memorndum debe ser el siguiente: Antecedentes con la descripcin del trabajo realizado. Temas importantes de auditora Conclusin.

Comentarios generales sobre la evolucin de la cuenta de prdidas y ganancias. Resumen de los ajustes detectados que no son significativos individualmente

2.1.1.7.4.2 Informe Ya slo nos queda emitir nuestro informe, que acompaar a los estados financieros auditados.6 2.1.2. Control interno

AUDITORIA I, Normas Tcnica, Control Interno, Planificacin del trabajo, Objetivos y Procedimientos, DIDACTICA MULTIMEDIA, Edici n 2001, Madrid, Espaa.
6

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Muchos expertos interpretan el trmino control interno como los pasos que da un negocio financieros fraudulentos.

para evitar el fraude, tanto por malversacin de activos como por presentacin de informes prevencin del fraude, considerando que desempea un papel igual en asegurar el control sobre el proceso de manufactura y otros procesos. La definicin es completa ya que considera el logro de objetivos en las reas de presentacin de informes financieros, operaciones y cumplimiento de leyes y regulaciones. Esto abarca los mtodos mediante los cuales la alta gerencia delega autoridad y asigna Otros, a la vez reconocen la importancia de ste para la

responsabilidad para funciones como venta, compra, contabilidad y produccin. Tambin incluye el programa para preparar, verificar y distribuir en los diversos niveles de la gerencia aquellos informes y anlisis actuales que permite a los ejecutivos conservar el control durante una diversidad de actividades y funciones realizadas en una empresa de gran tama o. laboratorios de inspeccin, los estudios de tiempos y movimientos y los programas de capacitacin de empleados involucran ingenieros y muchas otras personas dedicadas a actividades muy alejadas del rea contable y financiera; sin mecanismos hacen parte de este concepto. Los controles que son pertinentes en una auditora son aquellos relacionados con la embargo, todos estos El uso de las tcnicas presupuestales, las normas de produccin, los

confiabilidad de la presentacin de estado financieros, es decir, aquellos que afectan la

preparacin de informacin financiera que va a ser presentada en informes externos. Sin auditores utilizan para realizar procedimientos de auditora. Por ejemplo, los controles aplicables a la informacin no financiera que los auditores utilizan al realizar los procedimientos analticos (estadsticas de produccin) pueden ser pertinentes en una auditora. Los diseados para salvaguardar los activos de la organizacin son pertinentes ejemplo, los que limitan el acceso a los inventarios de la compaa pueden ser pertinentes excesivo de materiales en la produccin generalmente no los son. Siempre que los estados directamente por las ineficiencias de produccin.

embargo, puede haber otros que afectan la confiabilidad de la informacin que los

para una auditora si afectan la confiabilidad de la presentacin de estados financieros. Por para una auditora de estados financieros, mientras que los controles para evitar el uso financieros reflejan el costo de los materiales utilizados, los auditores nos se preocupan

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2.1.2.1 Ambiente de Control El ambiente de control fija el tono de una organizacin al influir en la concientizacin del personal. Este puede considerarse como la base de los dems componentes, los factores incluyen integridad y valores ticos; compromiso de ser competentes; junta directiva o asignacin de autoridad y responsabilidad, y polticas y prcticas de los recursos humanos. comit de auditora; filosofa y estilo operacional de la gerencia; estructura organizacional;

La efectividad del control interno depende directamente de la integridad y de los valores ticos del personal que es responsable de crear, administrar y monitorear los sistemas de empleados de dedicarse a actos que seran considerados deshonestos, no ticos o ilegales. apropiados, como las polticas oficiales, los cdigos de conducta y el buen ejemplo. Otra forma de reducir la incidencia de un comportamiento inapropiado es retirar o reducir los incentivos y tentaciones que conducen a ese comportamiento. Por ejemplo, con frecuencia la presentacin de informes financieros fraudulentos es el resultado de situaciones en las cuales los empleados fueron colocados bajo una presin indebida para satisfacer metas de desempeo irreales. Se ha encontrado que presentan acciones ingresos de la compaa. Una mayor tentacin de cometer actos inapropiados cuando la Cometer actos inapropiados puede ser el resultado de controles inadecuados o ineficaces, como una falta de distribucin de los deberes o una junta directiva que no proporciona una vigilancia objetiva de la alta gerencia. Los empleados deben poseer las destrezas y el conocimiento esenciales para el desempeo de su trabajo. Si a los empleados les falta destreza o conocimiento, pueden ser ineficaces en la realizacin de los deberes asignados. Esto es especialmente crtico cuando los empleados estn involucrados en la realizacin de controles. Idealmente, la gerencia debe a proporcionales la supervisin y la capacitacin adecuadas. comprometerse a contratar empleados con niveles apropiados de educacin y experiencia y control. La gerencia debe establecer normas de conducta y de tica que desestimulen a los Para ser efectivas, estas normas deber ser comunicadas efectivamente por los medios

inapropiadas cuando la remuneracin de la gerencia est fuertemente atada al informe de remuneracin de la gerencia est fuertemente atada al informe de ingresos de la compaa.

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2.1.2.1.1 Junta directiva o Comit de auditora.- Debe estar compuesta de directores externos que no sean empleados de la organizacin. El ambiente de control est significativamente influido por la efectividad de su junta directiva o el comit de auditora, adems por su medida de independencia frente a la gerencia, experiencia, nivel de sus miembros y por su interaccin con los auditores internos y externos.

2.1.2.1.2 Filosofa y estilo operacional da la gerencia.- Las gerencias difieren en cuanto

a las filosofas relacionadas con la presentacin de informes financieros y con sus actitudes hacia la toma de riesgos de negocios. Algunas gerencias son extremadamente agresivas en la presentacin de estados financieros y asignan gran nfasis al logro o superacin de las proyecciones de ganancias. Pueden estar dispuestas a incurrir en actividades de alto riesgo con la perspectiva de un retorno o utilidad altos. La filosofa de la gerencia y el estilo operacional tambin se reflejan en la forma como la organizacin es manejada. Con frecuencia, los controles en una organizacin informal son implementados mediante contacto directo entre los empleados y la gerencia. excepcin para controlar sus diversas actividades. Una organizacin ms formal establecer polticas escritas, informes de desempeo y de

Una estructura organizacional bien diseada proporciona una base para la planificacin, la

direccin y las operaciones de control. Esta divide los miembros de una organizacin al manejar aspectos como la toma de decisiones centralizadas versus descentralizada y una distribucin apropiada de deberes entre los diversos departamentos. Cuando la toma de del individuo y su carcter moral son extremadamente importantes para los auditores. decisiones de gerencia est centralizada y es dominada por un individuo, las capacidades

Cuando se utiliza un estilo descentralizado, los procedimientos para monitorear la toma de decisiones en la cual participan muchos gerentes involucrados se torna igualmente importante. La estructura organizacional de una entidad debe separar apropiadamente las responsabilidades de: Autorizar transacciones Registrar transacciones y,

34

Custodiar los archivos.

Adicionalmente en lo posible, la ejecucin de la transaccin debe ser separada de estas otras responsabilidades. La efectividad de esa estructura se obtiene generalmente habiendo nombrado jefes de departamentos respectivos. 2.1.2.1.3 Responsabilidad de los departamentos financieros y de contabilidad.- Los departamentos financieros y de contabilidad son los dos departamentos involucrados directamente en los asuntos financieros de una empresa. La divisin de responsabilidades entre estos departamentos ilustra la separacin de la funcin de contabilidad de las operaciones y tambin de la custodia de los activos. Bajo la direccin del tesorero, el departamento financiero es responsable de las operaciones financieras y de la custodia de los activos lquidos. Las actividades de este departamento incluyen la planificacin de los requerimientos futuros de efectivo, el establecimiento de polticas de crdito al cliente y la realizacin de los arreglos para satisfacer las necesidades de financiacin a corto y a largo

plazo del negocio. Adicionalmente, el departamento de finanzas tiene la custodia de las cuentas bancarias y otros activos lquidos, invierte el efectivo disponible, maneja los departamento de finanzas es quien realiza las actividades financieras. El departamento de contabilidad, bajo la autoridad del contralor, es responsable de todas las funciones de contabilidad y del diseo e implementacin del control interno. Con respecto a la actividad financiera, el departamento de contabilidad registra las transacciones financieras, pero no maneja los activos financieros. Los registros de contabilidad establecen la responsabilidad sobre los activos y proporcionan la informacin necesaria para los informes financieros, las declaraciones de renta y las decisiones de operacin diarias. Con respecto al control interno, el departamento de contabilidad recibos de efectivo y efecta los desembolsos en efectivo. En pocas palabras, el

mantiene registros independientes con los cuales se comparan las cantidades de activos y los resultados operacionales. Con frecuencia, esta funcin de conciliacin es realizada por el grupo de control de operaciones u otros subdepartamentos dentro de la contabilidad. Para muchos de estos subdepartamentos es importante ser relativamente independientes entre s. Por ejemplo, si el grupo de control de operaciones concilia los activos disponibles con los registros de contabilidad, es esencial que el personal de control de operaciones no lleve estos registros.

35

2.1.2.1.4

organizacin necesita tener clara comprensin de sus responsabilidades y de las reglas y regulaciones que gobiernan sus acciones. Por consiguiente, para aumentar el ambiente de control, la gerencia desarrolla descripciones del trabajo de los empleados y define claramente la autoridad y la responsabilidad dentro de la organizacin. Tambin puede establecerse polticas que describan las prcticas de negocios apropiadas, el conocimiento y la experiencia del personal clave y el uso de los recursos. 2.1.2.2 Evaluacin de Riesgo El segundo componente importante del control interno es la evaluacin del riesgo. La gerencia debe identificar y analizar cuidadosamente los factores que afectan el riesgo de que los objetivos de la organizacin no sean alcanzados, y luego tratar de manejar esos riesgos. El proceso de evaluacin del riesgo por parte de la gerencia es similar a la de auditora por parte del auditor. Sin embargo, el alcance de la evaluacin de gerencia es todos los objetivos de la organizacin.

Asignacin de autoridad y responsabilidad.-

El personal dentro de una

ms completo en el sentido de que comprende la consideracin de factores que afectan

Los auditores estn preocupados por los riesgos asociados con el objetivo de una

presentacin financiera confiable, es decir, las amenazas a una preparacin de estados financieros en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los siguientes factores podran ser indicativos del mayor riesgo de presentacin de informes financieros para una organizacin.

Cambio en el ambiente regulador u operacional de la organizacin Cambios en el personal Implementacin de un sistema de informacin nuevo o modificado. Rpido crecimiento de la organizacin informacin. Cambios en tecnologa que afectan los procesos de produccin o los sistemas de Introduccin de nuevas lneas de negocios, productos o procesos. Reestructuraciones corporativas.

2.1.2.3 Sistema de Informacin Contable y de Comunicacin

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Para ayudar a la gerencia a cumplir los objetivos de la organizacin se necesita

informacin en todos sus niveles. El sistema de informacin contable y la forma como se comunican a lo largo de la organizacin las responsabilidades del control interno en la presentacin de informes financieros son de gran importancia para los auditores.

Un sistema de informacin contable de una organizacin consiste en los mtodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos, pasivos y patrimonio relacionados. Por tanto un sistema de informacin contable debe: Identificar oportunamente las transacciones vlidas Describir oportunamente las transacciones, con suficiente detalle para permitir su clasificacin apropiada de las transacciones en la presentacin de informes financieros. Medir el valor de las transacciones en una forma que permita registrar su valor monetario apropiado en los estados financieros Determinar el perodo en el cual ocurrieron las transacciones en el perodo de contabilidad apropiado Presentar apropiadamente las transacciones y las revelaciones relacionadas en los estados financieros. 2.1.2.4 Actividades de Control Las actividades de control son polticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las acciones relacionadas con los riesgos que enfrentan la organizacin. Aunque en una

directrices de la gerencia se llevan a cabo. Estas polticas y procedimientos promueven organizacin se realizan muchos tipos de actividades de control, solamente los siguientes organizacin:

son generalmente pertinentes en una auditora de los estados financieros de la

2.1.2.4.1 Revisin de desempeo.- Estos controles incluyen revisin del desempeo real, en comparacin con presupuestos, proyecciones y desempeos de perodos anteriores, relaciones entre s de conjuntos de informacin diferentes; y revisiones globales de desempeo. Las revisiones de desempeo proporcionan a la gerencia una indicacin

global de la forma como el personal en los diversos niveles est adelantando los objetivos

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de la organizacin. Al investigar las razones de un desempeo no esperado, la gerencia puede hacer cambios oportunos en las estrategias y planes o tomar otras acciones correctivas apropiadas. 2.1.2.4.2 Procesamiento de la informacin.- Para confirmar la precisin, inclusin Las dos amplias categoras de los controles de procesamiento de informacin incluyen utilizan solamente en una actividad particular. 2.1.2.4.3 Controles fsicos.- Estos controles incluyen aquellos que proporcionan una

completa y autorizacin de las transacciones, se realizan diversas actividades de control. actividades generales, que se aplican a todas las actividades, y las de aplicacin que se

seguridad fsica sobre los registros y sobre los dems activos. Las actividades de prenumerados no emitidos, lo mismo que otros programas de computador y a los archivos de datos. Solamente debe permitirse a individuos autorizados el acceso a los activos valiosos de la empresa. El acceso fsico directo a los activos puede ser controlado a travs del uso de cajas de seguridad, candados, vallas y guardas.

proteccin pueden incluir y mantener el control en todo momento sobre documentos

2.1.2.4.4 Separacin de funciones.- Un concepto fundamental de control interno es que ningn departamento o persona debe manejar todos los aspectos de una transaccin desde el principio hasta el final. Se ha analizado ya la divisin de responsabilidades entre departamentos. En forma similar, ningn individuo debe realizar ms de una de las

funciones de las transacciones que autorizan registran, y las que mantiene la custodia de los activos. Adems, en lo posible, los individuos que ejecutan la transaccin especfica deben ser separados de estas funciones. La meta es reducir las oportunidades para que cualquier persona est en una posicin de perpetrar y esconder errores o irregularidades en el curso normal de sus deberes. 2.1.2.4.5 Monitoreo.- Es un proceso que evala la calidad del control interno en el tiempo. Es importante monitorear para determinar si ste est operando en la forma permanentes o mediante evaluaciones separadas. esperada y si es necesario hacer modificaciones. Puede lograrse realizando actividades

38

Las actividades permanente incluyen actividades de supervisin y gerencia realizadas en forma regular, como el monitoreo continuo de quejas de cliente o la revisin de la forma no rutinaria, como las auditoras peridicas efectuadas por los funcionarios internos. 2.1.2.5 Consideracin del Control Interno por parte de los Auditores. Para planificar la auditora y para determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de las pruebas los auditores deben comprender suficientemente el control interno del cliente. Esto abarca tanto una comprensin del diseo de las polticas, procedimientos y registros, como imaginar el diseo de las pruebas de los saldos en los estados financieros sin una un conocimiento de si stos han sido puestos en operacin por el cliente. Es difcil comprensin de ese tema. Por ejemplo, los auditores que no conocen los controles del cliente sobre la ejecucin y el registro de las ventas a crdito tendran dificultad en sustentar los saldos de las cuentas por cobrar, y de las ventas. La consideracin del control interno por parte de los auditores tambin proporciona una parte del cliente. razonabilidad de los informes de gerencia. Las evaluaciones separadas se realizan en

base para la evaluacin del riesgo de que no se eviten o se detecten errores materiales por

Si los auditores determinan que el control interno del cliente es efectivo en evitar o detectar errores, ellos evaluarn como bajo el riesgo de control. Pueden aceptar entonces un nivel contrario, si los controles son d biles, el riesgo es alto y los auditores deben aumentar el alcance de sus pruebas sustantivas para limitar el nivel de riesgo deteccin. 2.2 Base Legal ms alto de riesgo de deteccin, y las pruebas sustantivas pueden disminuir. Por el

2.2.1 Ley de Rgimen Tributario Interno y el reglamento para su aplicacin Segn la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, Art. 256 indica que el

Rgimen Tributario se regular por los principios bsicos de igualdad, proporcionalidad y generalidad. Los tributos, adems de ser medios para obtencin de recursos presupuestarios, servirn como instrumento de poltica econmica general.

39

Las leyes tributarias estimularn la inversin, la reinversin, el ahorro, y su empleo para desarrollo nacional. Procurarn una justa distribucin de las rentas y de la riqueza entre todos los habitantes del pas.

El art. 257 Principio de Reserva de Ley, de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, dice que slo por acto legislativo de rgano competente se podr establecer, modificar o extinguir tributos. No se dictarn leyes tributarias con efecto retroactivo en perjuicio de los contribuyentes. regularn de acuerdo con la ley.

Las tasas de contribuciones especiales se crearn y

Segn la ley de Rgimen tributario Interno la empresa Automotores y Anexos Manta debe cancelar los siguientes tributos: 2.2.1.1 Impuesto al Valor Agregado (IVA).- Corresponde al 12% de valor de la compra o venta de mercaderas, salvo el caso de los productos que se encuentran exentos de este impuesto, su declaracin es mensual.

2.2.1.2 Anticipo al impuesto a la Renta.- Debe retener el porcentaje de impuesto a la renta que corresponda segn el producto que este comprando, este puede ser del 2%, 5%, 8%, estos valores deben ser declarados mensualmente en el formulario respectivo. 2.2.1.3 Impuesto a la Renta para Sociedades.Las sociedades constituidas en el

Ecuador, as como las sucursales de sociedades extranjeras domiciliadas en el pas y los

establecimientos permanentes de sociedades extranjeras no domiciliadas en el pas que obtengan ingresos gravables de conformidad con las disposiciones de la Ley de Rgimen imponible, el pago de este impuestos es anual. 2.2.1.4 Impuesto a los Consumos Especiales.- El artculo 71 de la Ley de Rgimen tributario Interno establece el Impuesto a los Consumos Especiales ICE, el mismo que se aplica al consumo de: cigarrillo, cerveza, bebidas gaseosas, alcohol, productos alcohlicos y bienes suntuarios de procedencia nacional o importados, detallados en el Art. 78 de esta Ley. Tributario Interno, estarn sometidas a la tarifa impositiva del 25% sobre su base

40

En caso de importaciones, la liquidacin del ICE se efectuar en la declaracin de aduanas correspondiente.

importacin y el pago se realiza previo al despacho de los bienes por parte de la oficina de

2.2.1.5 Retencin del Impuesto al Valor Agregado.- Segn resolucin #5368 del 02 de junio de 1995 del Servicio de Rentas Internas (SRI), Automotores y Anexos fue designado Contribuyente Especial por lo cual tiene la obligacin de retener el porcentaje que

corresponda del IVA de las compras que realice, estos porcentajes pueden ser del 30%, 70% y 100% del valor del IVA, estos valores debe ser declarados mensualmente en el formulario 104 de Declaracin del Impuesto al Valor Agregado. 2.2.2 Normas Ecuatorianas de Auditora. La Federacin Nacional de Contadores del Ecuador, decidi adoptar los contenidos

bsicos de las Normas Internacionales de Auditora, emitidas por el Comit Internacional (IFAC) y las adopt a las necesidades del pas. Con lo cual se mejorara el grado de uniformidad de las prcticas de auditora y servicios relacionados, de est manera se di torno a este tema.7 El 31 de marzo del 2000, la adaptacin de las 31 Normas Ecuatorianas de Auditora, fue un esfuerzo desplegado del Instituto de Investigaciones Contables de Ecuador, organismo un gran paso en la modernizacin de esta profesin al unificar el criterio profesional en

de Prcticas de Auditora del Consejo de la Federacin Internacional de Contadores

tcnico de la Federacin de Contadores del Ecuador, entidad que vi fortalecidos sus Comits Tcnico y de Pronunciamientos, con la participacin, en calidad de miembros permanentes, de los principales socios de siete importantes firmas de contadores pblicos Romero & Asociados y Willi Bamberg), y de los delegados de la Superintendencia de Bancos y Seguros, Superintendencia de Compaas y del Servicio de Rentas Internas, patritica como tesorera labor en bien de la Normativa Auditora del pas. quienes conjuntamente con la federacin nacional de contadores, desarrollaron una (Arthur Andersen, BDO Ster, Deloitte & Touche, KPMG, Pricewaterhouse Coopers,

Corporaci n de Estudios y Publicaciones, Normas Ecuatorianas de Auditoria NEA codificada, Ecuador 2006.
7

Legislacin

41

Este enorme esfuerzo de coordinacin y anlisis interinstitucional, permiti, con la firma

de las respectivas resoluciones, la vigencia de las Normas Ecuatorianas de Auditora, situacin que puso fin a la controversia permanente que se presentaba en resoluciones pero conducentes a un mismo objetivo. Las NEA contienen los principios b sicos y los procedimientos esenciales junto con los lineamientos relacionados en forma de material explicativo y de otro tipo. Los auditores debern considerar a las NEA como principios bsicos que debern seguir en la realizacin de su trabajo. Los procedimientos precisos requeridos para aplicar estas normas se dejan a juicio profesional del auditor en particular y dependern de las circunstancias de cada caso. El Instituto de Investigaciones Contables de la Federacin Nacional de Contadores del Ecuador determin que las Normas Ecuatorianas de Auditora sean adoptadas a partir del 01 de octubre de 1999. Las NEA estn conformada por las siguientes normas: Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 1: Ob jetivo y principios generales que regulan una auditora de estados financieros. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 2: Trminos de los trabajos de auditora. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 4: Documentacin. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 5: Fraude y error. auditora de estados financieros. individuales por parte de cada entidad, muchas veces interpretadas de diferente forma,

Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 3: Control de calidad para el trabajo de auditora.

Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 6: Consideracin de leyes y reglamentos en una Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 7: Planificacin.

Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 8: Conocimiento del negocio.

Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 9: Carcter significativo de la auditora.

Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 10 Evaluacin de riesgo y control interno. informacin por computadora.

Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 11: Auditora en un ambiente de sistemas de

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Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 12: Consideraciones de auditora relativa a entidades que utilizan organizaciones de servicio. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 13: Evidencia de auditora. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 14: Trabajos iniciales, Balances de apertura. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 15: Procedimiento analticos Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 16: Muestreo de auditora. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 18: Partes relacionadas. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 19: Hechos posteriores. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 20: Negocio en marcha

Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 17: Auditora de estimaciones contables.

Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 21: Representacin de la administracin. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 22: Uso del trabajo de otro auditor. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 24: Uso del trabajo, financieros. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 26: Otra informacin en documentos que contienen estados financieros auditados. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 27: El dictamen del auditor sobre trabajos de auditora con propsito especial. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 28: Examen de informacin financiera prospectiva. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 29: Trabajos de revisin de los estados financieros. convenidos respecto de informacin financiera. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 30: Trabajos para realizar procedimientos Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 31: Trabajos para compilar informacin financiera. 2.2.3 Normas Ecuatorianas de Contabilidad La Federacin Nacional de Contadores del Ecuador como Organismo Patrocinador y miembro de la Federacin Internacional de Contabilidad, IFAC, es responsable de regular el marco profesional para el ejercicio de la contabilidad en el pas, mediante Resolucin FNCE 09.01.96. del 28 de septiembre de 1996, adopt las Normas Internacionales de Contabilidad, NIC base para la emisin de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC, relacionadas con la preparacin y presentacin de estados financieros d e entidades sujetas 43 Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 23: Consideracin de trabajos de auditora interna. Norma Ecuatoriana de Auditora, NEA 25: El dictamen del auditor sobre los estados

al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros, Superintendencia de Compaas y Servicio de Rentas Internas.8 Era fundamental para el desarrollo empresarial del pas utilizar y armonizar los procedimientos contables universales para la preparacin de los estados financieros de las empresas, lo cual se logr por medio de la emisin de las NEC, Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Los estados financieros se preparan y presentan para ser utilizados por usuarios externos de muchas empresas, a pesar de que estos pueden parecer similares a los de otros pases, existen diferencias que probablemente han sido causadas por una gran variedad de circunstancias de ndole social, econmica y legal, y por las consideraciones locales respecto de las necesidades de los diferente usuarios de estos informes, al establecer regulaciones nacionales. Tales circunstancias de diversa naturaleza han provocado la utilizacin de una variedad de definiciones de los elementos de los estados financieros; esto es, por ejemplo: activos, pasivos, capital, resultados, ingresos y gastos. As mismo han resultado en la utilizacin de diversos criterios para el reconocimiento de partidas en estos, y a la preferencia por determinadas bases de valuacin. De la misma manera se ha afectado el alcance y las aclaraciones hechas a los mismos. El instituto de Investigaciones Contables de la Federacin Nacional de Contadores Pblicos del Ecuador tiene como objetivo eliminar en la medida de lo posible tales procedimientos relativos a la preparacin y presentacin de estados financieros. Una mejor diferencias mediante la bsqueda de la armonizacin de normas, principios contables y armonizacin se puede lograr mediante la preparacin de estados financieros, con el propsito de proporcionar informacin, que sean tiles en la toma de decisiones de naturaleza econmica.

El Instituto de Investigaciones Contables de la Federacin Nacional de Contadores Pblicos del Ecuador considera que los estados financieros preparados con este propsito

Corporaci n de Estudios y Publicaciones, Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC Legislacin codificada, Ecuador 2006.
8

44

satisfacen las necesidades comunes de la mayora de los usuarios. Lo anterior es debido a que la mayora de los mismos toman decisiones de ndole econmica, por ejemplo: La decisin de cuando comprar, mantener o vender una inversin de capital; Evaluar la responsabilidad de la gerencia; Evaluar la habilidad de la empresa para pagar y otorgar otros beneficios a sus empleados. Evaluar la solvencia de la empresa para cumplir con el pago de los prstamos otorgados a la misma; Determinar polticas fiscales; Determinar utilidades distribuibles y dividendos; Preparar y utilizar estad sticas nacionales de ingresos; o, Regular las actividades de las empresas.

El Instituto de Investigaciones Contables de la Federacin Nacional de Contadores Pblicos del Ecuador reconoce sin embargo, que el gobierno en particular, puede especificar requerimientos adicionales o diferentes para sus propios fines. Tales requerimientos no deben sin embargo, afectar los estados financieros publicados para el beneficio de otros usuarios, a menos que dichos requerimientos sastifagan las necesidades informativas de estos otros usuarios. Los estados financieros comnmente se preparan de acuerdo a modelos contables basados en costos histricos recuperables y el concepto de mantenimiento financiero del capital nominal, sin embargo se pueden escoger otros modelos y conceptos ms apropiados para alcanzar el objetivo de proporcionar la informacin necesaria para la toma de decisiones econmicas.

Los usuarios de los estados financieros incluyen inversionistas, empleados, prestamistas, proveedores y otros acreedores comerciales, clientes, ya sean actuales o de naturaleza potencial, as como agencias gubernamentales, y el pblico. Dichos usuarios utilizan los estados financieros a fin de satisfacer algunas de sus diferentes necesidades informativas. Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad emitidas hasta la fecha son las siguientes:

45

NEC 1: NEC 2: NEC 3: NEC 4: NEC 5:

Presentacin de estados financieros Estados de Flujo de Efectivo

Revelacin en los estados financieros de bancos y otras instituciones similares. Contingencias y sucesos que ocurren despus de la fecha del balance. polticas contables.

Utilidad o p rdida neta por el perodo, errores fundamentales y cambios en Revelaciones de partes relacionadas. Efectos de las variaciones en tipos de cambios de moneda extranjera. Reportando informacin financiera por segmentos. Ingresos. Costos de financiamiento. Inventarios. Propiedades, plantas y equipos. Contabilizacin de la depreciacin. Contratos de construccin. Costos de investigacin y desarrollo. Correccin monetaria integral de estados financieros. dolarizacin.

NEC 6: NEC 7: NEC 8: NEC 9: NEC 10: NEC 11: NEC 12: NEC 13: NEC 14: NEC 15: NEC 16:

NEC 17: Conversin de estados financieros para efectos de aplicar el esquema de

NEC 18: NEC 19:

Contabilizacin de inversiones. Estados Financieros consolidados y contabilizados de inversiones en subsidiarias. Contabilizacin de inversiones en asociadas. Combinacin de Negocios. Operaciones discontinuas. Utilidades por accin. Contabilizacin de subsidios del gobierno y revelaciones de informacin referente a asistencia gubernamental. Activos Intangibles. Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes. Deterioro del valor de los activos.

NEC 20: NEC 21: NEC 22: NEC 23: NEC 24:

NEC 25: NEC 26: NEC 27:

2.2.4 Ley Orgnica Aduanera

46

Todas las personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, que inicien o realicen actividades econmicas en el pas en forma permanente u ocasional debern registrar en su declaracin aduanera el nmero de RUC, mismo que ser vlido por el sistema informtico aduanero. Para iniciar una importacin a consumo se debe determinar si la mercadera es o no de prohibida importacin, las mismas que se encuentran establecidas en la Resolucin No.182 mercanca, por que dependiendo de la naturaleza, deber cumplir con el requisito correspondiente (licencias de importacin). del COMEXI publicado en el R.O. 57 de abril 2003, determinar la subpartida de la

Si el valor del FOB detallado en la factura de la mercadera es igual o mayor que USD4.000,00, requiere visto bueno de los bancos corresponsales en el Ecuador, previo al embarque, as como tambin el importador debe solicitar y realizar la inspeccin en origen a travs de unas de las empresas verificadoras autorizadas por la Aduana (I.T.S, Bureau presentacin de la Declaracin nica Aduanera son: Veritas, Cotecna, S.G.S., BALTIC Control). Los documentos de acompaamiento para la

Original o copia negociable del conocimiento de embarque, carta de porte o gu a area. Factura Comercial y p liza de seguro. Certificado de origen (de ser el caso). Certificado de inspeccin en origen o procedencia (de ser el caso).

Visto bueno del Banco Central del Ecuador (BCE) o de sus bancos corresponsales, previo al embarque de las mercancas en las importaciones a consumo, y los dems exigibles por regulaciones expedidas por el Directorio del BCE. Una vez compilada la documentacin arriba detallada, y previa transmisin electrnica de la misma en el SICE, se ingresa fsicamente los documentos por el Distrito de llegada de la mercanca para el trmite de nacionalizacin de las mercancas pertinentes. Es obligatoria la intervencin del Agente de Aduanas en los siguientes casos:

Para importaciones efectuadas por entidades del sector pblico. USD 2.000,00

En los despachos de las importaciones de mercancas cuyo valor ser igual o mayor de

47

2.2.4.1 Requisitos para importar un vehculo en general.- Segn el Registro Oficial N.157 del jueves 28 de agosto de 2003 mediante Resolucin 203 del COMEXI indica que se elimine en la Resolucin 184 del COMEXI en su literal a) el texto siguiente: al ao ao siguiente al ao actual. Requisitos: inmediato anterior, esto significa que el ao modelo del vehculo debe ser del ao actual o

Obtener el Certificado de Calidad INEN. Obtener visto bueno en un banco corresponsal del Banco Central del Ecuador. Realizar la verificacin en origen con una de las verificadoras. Obtener pliza de seguro de Transporte Nacional(obligatorio) Realizar el trmite de nacionalizacin con un agente de aduana

Las importaciones de vehculos, repuestos, llantas y aditivos de Automotores y Anexos son regidas por la ley orgnica aduanera, debiendo cumplir con todos los requisitos establecidos para poder importar, desaduanizar y nacionalizar sus productos para la venta. 2.2.5 Ley Orgnica de Defensa del Consumidor La ley Orgnica de defensa del consumidor fue creada debido a que los ciudadanos ecuatorianos son victimas permanentes de todo tipo de abusos por parte de empresas pblicas y privadas de las que son usuarios y consumidores. De conformidad con lo dispuesto por el numeral 7 del artculo 23 de la Constitucin servicios pblicos y privados, de ptima calidad; a elegirlos con libertad, as como a recibir informacin adecuada y veraz sobre su contenido y caractersticas.

Poltica de la Repblica, es deber del estado garantizar el derecho a disponer de bienes y

El artculo 92 de la Constitucin Poltica de la Repblica dispone que la ley establecer los mecanismo de control de calidad, los procedimientos de defensa del consumidor, la reparacin e indemnizacin por deficiencias, daos y mala calidad de bienes y servicios y por la interrupcin de los servicios pblicos no ocasionados por catstrofes, caso fortuito o fuerza mayor, y las sanciones por la violacin de estos derechos.

El artculo 244, numeral 8 de la Carta Fundamental seala que al Estado le corresponder proteger los derechos de los consumidores, sancionar la informacin fraudulenta, la 48

publicidad engaosa, la adulteracin de los productos, la alteracin de pesos y medidas, y el incumplimiento de las normas de calidad. La Ley de Defensa del Consumidor publicada en el Registro Oficial N.520 de septiembre 12 de 1990, a consecuencia de todas sus reformas se ha tornado inoperante e impracticable; ms an si se considera que dicha ley atribua competencia para su ejecucin a diversos organismos; sin que ninguno de ellos haya asumido en la prctica tales funciones.

La Constitucin Poltica de la Repblica en su artculo 96 faculta al Defensor del Pueblo para proteger y excitar la observancia de los derechos fundamentales consagrados en ella, as como para observar la calidad de los servicios pblicos. En la actualidad la Defensora del Pueblo, pese a sus limitaciones, ha asumido de manera Adjunta del Consumidor y Usuario. El objeto de esta Ley es normar las relaciones entre proveedores y consumidores promoviendo el conocimiento y protegiendo los derechos de los consumidores y procurando la equidad y la seguridad jurdica en las relaciones entre las partes. 2.2.6 Ley de Compaas. La Ley de compaas es un conjunto de normas que rigen a las compaas. Un contrato de Compaa es aquel por el cual dos o ms personas unen sus capitales o industrias, para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus utilidades. Un contrato de compaas se rige por las disposiciones de la Ley de Compaas, por las del Cdigo de Comercio, por los convenios de las partes y por las disposiciones del cdigo civil. 2.2.6.1 Clases de Compaas

eficiente la defensa de los intereses del consumidor y el usuario, a travs de la Defensora

2.2.6.1.1 Compaa en nombre colectivo.- Conformada por dos o ms personas que hacen el comercio bajo una razn social, la cual es la frmula enunciativa de los nombres de todos los socios ms las palabras y compaa)

49

2.2.6.1.2 Compaa en comandita simple y dividida por acciones.- Se contrae entre uno o varios socios solidaria e ilimitadamente responsables y otros u otros, simples suministradores de fondos, llamados socios comanditarios, cuya responsabilidad se limita al monto de sus aportes. La razn social ser el nombre de uno o varios de los socios solidariamente responsables, al que se agregar siempre las palabras compaa en comandita, escritas con todas las letras o las abreviaturas que comnmente suelen usarse.

2.2.6.1.3 Compaa de responsabilidad limitada.- Se contrae entre tres o ms personas, que solamente responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales y hacen el comercio bajo una razn social o denominacin objetiva, a las que aadir, las palabras compaa limitada

2.2.6.1.4 Compaa annima: Es una sociedad cuyo capital se encuentra dividido por corresponden nicamente por el monto de sus acciones.

acciones negociables, est formado por las aportaciones de los accionistas que

2.2.6.1.5 Compaa de economa mixta.- Es una sociedad formada por capital privado y del estado, con la finalidad de prestar nuevos servicios pblicos o mejorar los ya existentes.

Estas cinco especies de compaas constituyen personas jurdicas. La ley de compaas, reconoce adems, la compaa accidental o cuentas en participaci n.

2.2.6.2 Normas sobre Montos Mnimos de activos en los casos de auditora externa obligatoria.

Segn la ley de compaas Art. 318. Las compaas nacionales de economa mixta y annimas con participacin de personas jurdicas de derecho pblico o de d erecho privado Unidos de Amrica. con finalidad social o pblica, cuyos activos excedan de $50.000,00 dlares de los estados

Las sucursales de compaas u otras empresas extranjeras organizadas como personas

jurdicas que se hubieran establecido en el Ecu ador y las asociaciones que stas formen entre s o con compaas nacionales, siempre que los activos excedan los $50.000, 00 dlares de los Estado Unidos de Amrica.

50

Las compaas nacionales annimas, en comandita por acciones y de responsabilidad Unidos de Amrica.

limitada, cuyos montos de activos excedan el $500.000,00 de dlares de los Estados

Los estados financieros auditados se presentarn obligatoriamente para solicitar crditos a las instituciones que forman parte del sistema financiero ecuatoriano, negociar sus acciones y obligaciones en Bolsa, solicitar los beneficios de las leyes de Fomento, intervenir en concursos pblicos de precios, de ofertas y de licitaciones, suscripcin de contratos con el estado y declaracin del impuesto a la renta.

Las personas naturales o jurdicas que ejercen la auditora, para fines de esta Ley debern ser calificadas por la Superintendencia de Compaas y constar en el Registro expida. El Superintendente de Compaas podr disponer excepcionalmente que una compaa con activos inferiores a los establecidos en el inciso primero, pero superiores a los $1.600,00 dlares de los Estados Unidos de Amrica someta sus estados financieros a auditora externa, cuando existan dudas fundadas sobre su realidad financiera, a base de un informe previo de inspeccin que justifique tal auditora o a solicitud de los comisarios de la compaa. correspondiente que llevar la superintendencia, de conformidad con la Resolucin que

Se considera activos el monto al que asciende el activo total constante en el estado de situacin, presentado por la sociedad o asociacin respectiva a la Superintendencia de Compaas, en el ejercicio econmico anterior.

Segn el artculo 319 la funcin de la auditora externa ser la de emitir un dictamen sobre los estados financieros de las compaas a que se refiere esta Ley, sin perjuicio de la mantiene la Superintendencia de Compaas. fiscalizacin que realicen los comisarios u otros rganos de fiscalizacin y del control que

La seleccin de los auditores segn el artculo 320 se realizar del Registro de firmas de Accionistas o de Socios de la compaa, segn el caso, o el Apoderado General de

auditoras calificadas por la Superintendencia. Esta seleccin la efectuar la Junta General

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Sucursales de Compaas u otras empresas extranjeras organizadas como personas jurdicas.

2.2.6.3 Normas de Registro de Entidades Jurdicas y de Personas Jurdicas que ejercen auditora externa

La contratacin de los auditores externos se efectuar hasta noventa das antes de la fecha

de cierre del ejercicio econmico, debiendo la compaa informar a la superintendencia de compaas, en el plazo de treinta das contados desde la fecha de contratacin, el nombre, articulo 321. De acuerdo al artculo 322 los auditores externos tendrn acceso en todo tiempo a la facultados para requerir a los administradores; la informacin, documentos, anlisis, mismas. Los administradores pondrn a disposicin de los auditores externos, por lo menos con estados financieros de la compaa y todas las informaciones mencionadas en el artculo la razn social o denominacin de la persona natural o jurdica contratada, esto segn el

contabilidad y libros de la compaa con el objeto de cumplir sus funciones y estn conciliaciones y explicaciones que consideren necesarios para el cumplimiento de las

cuarenta y cinco das de anticipacin a la fecha que estos deban presentar su informe, los 322, que dichos auditores requieran. Igualmente, notificarn por escrito a los auditores, con un mnimo de veinte d as de anticipacin, la fecha de reunin de la Junta General que debe conocer el informe de aquellos. El informe de auditora externa estar a disposicin de los socios o accionistas por lo menos ocho das antes de la Junta General que lo conocer.

La Superintendencia de Compaas mediante resolucin, determinar los requisitos el artculo 323.

mnimos que deber contener los informes que presenten los auditores externos, esto segn

El artculo 324 nos dice que los auditores externos podrn ser llamados a la Junta General por el Directorio o por los socios o accionistas que representen por lo menos el diez por ciento del capital social pagado, para aclarar aspectos relacionados con su informe.

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Los administradores de la compaa remitirn a la Superintendencia copia del informe de auditora juntamente con los documentos sealados en el art. 20, estas son: copias autorizadas del Balance General anual, del Estado de Prdidas y Ganancias, memorias e socios o accionistas. Los auditores remitirn a la Superintendencia de Compaas, copia del informe, hasta ocho das despus de su presentacin a la compaa.

informes de los administradores, nmina de ad ministradores, representantes legales y

La compaa que no contrate auditora externa sin causa justificada, calificada por la

Superintendencia de Compaas, ser sancionada de acuerdo al art. 325, la multa ser por equivalente a cuarenta d as, cumplidos los cuales y en caso de no haberse contratado la auditora, la Superintendencia ordenar la intervencin de la compaa.

cada d a de retraso, a partir de la fecha lmite para su contratacin, hasta un mximo del

2.2.6.4 Requisitos para la Calificacin y Registro de auditores externos. Para obtener la calificacin de auditores externos, el interesad o, persona natural o jurdica, deber presentar la siguiente documentacin: 2.2.6.4.1 Persona Natural Solicitud de calificacin dirigida al Superintendente de Compaas, la que podr presentarse en la oficina matriz o en cualquiera de las intendencias provinciales. Hoja de vida y copia certificada del ttulo de Contador Pblico autorizado, Economista o Doctor en Ciencias Econmicas. Documentacin certificada que pruebe una experiencia de un lapso no menor a tres aos, en auditoras externas realizadas a compaas y entes sujetos a control de esta compaa auditora calificada. Superintendencia, ya sea directamente o habiendo pertenecido al personal de una Nmina y hoja de vida del personal de apoyo; y, Direccin, nmero telefnico, e-mail y fax.

2.2.6.4.2 Persona Jurdica Solicitud de calificacin dirigida al Superintendente de Compaas, la que podr presentarse en la oficina matriz o en cualquiera de las intendencias provinciales.

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Ser una sociedad constituida o domiciliada en el pas, en los trminos de la Ley de Compaas, en cuyo objeto social conste la actividad de auditora externa y se encuentre al da en el cumplimiento de las obligaciones para con esta Superintendencia.

Hoja de vida de la compaa o de sus administradores y personal de apoyo, quienes adjuntarn copia certificada del ttulo de Contador Pblico autorizado, Economista o Doctor en Ciencias Econmicas.

Documentacin certificada que acredite que la compaa ha adquirido una experiencia sujetos a control de esta Superintendencia. En el caso de que la persona jurdica a

de un lapso no menor a tres aos, en auditoras externas realizadas a compaas y entes calificarse no rena este requisito, se presentar tales certificaciones de al menos tres requerimiento sealado en el numeral anterior Nmina y hoja de vida del personal de apoyo

de sus administradores o personal de apoyo, quienes adems cumplirn con el

Nmina actualizada de accionistas o socios y administradores o apoderados; y, Direccin domiciliaria, nmero telefnico, e-mail y fax.

No podrn calificarse como auditores externos, las personas naturales o jurdicas que se encuentren comprendidas en los siguientes casos: Los accionistas o socios, administradores y empleados de la compaa o ente auditado

Los cnyuges y personas dependientes de los administradores y comisarios de los entes cuarto grado de consanguinidad o segundo grado de afinidad Las personas que no tuvieren domicilio dentro del pas Los que se hallen en mora con instituciones financieras del Estado Quienes hubieren sido declarados judicialmente responsables de irregularidades en la administracin de entidades pblicas y compaas privadas.

auditados y quienes estn con respecto a tales administradores y comisarios dentro del

Los titulares de cuentas corrientes sancionadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros que no hubieran obtenido la respectiva rehabilitacin Las personas contra quienes se hubieren dictado sentencia ejecutoriada condenatoria por cometimiento de delitos Las personas contra quienes se hubiere dictado sentencia ejecutoriada condenatoria por uno o ms delitos previstos en el Captulo I, del ttulo V de la Ley sobre Sustancias Estupefacientes o Psicotrpicas.

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Las personas naturales o jurdicas que hayan sido sancionadas con la supresin o de Bancos, mientras se encuentre vigente tal sancin.

cancelacin de la calificacin de auditores externos concedidas por la Superintendencia Las personas naturales o jurdicas cuya calificacin fue cancelada por esta Superintendencia al haber verificado falsedad en la documentacin presentada o comprobado falta de idoneidad y tica en el ejercicio profesional. Los peritos de las compaas auditadas; y

Los funcionarios y empleados de la Superintendencia de Compaas o quienes perciban sueldo, honorarios o remuneracin con cargo al presupuesto de la institucin.

En los casos de personas jurdicas, no se las calificar si la compaa o uno o ms de sus administradores o personal de apoyo se encontraren incursos en cualquiera de las circunstancias descritas en los literales d), g) y h) que anteceden. El Superintendente de Compaas o su delegado, previo el informe del Intendente de

Control e Intervencin, informe que ser realizado sobre la base al anlisis y verificacin la publicacin de la resolucin correspondiente en uno de los peridicos de mayor circulacin del domicilio de la persona natural o jurdica calificada; y, previa su presentacin ordenar la inscripcin en el Registro Nacional de Auditores Externos.

de la documentacin presentada, calificar como Auditor Externo al solicitante; dispondr

El Registro Nacional de Auditores Externos, estar a cargo del Secretario General de la

oficina matriz de la Superintendencia de Compaas. La inscripcin de los auditores externos calificados se efectuar una vez que se hubiere presentado el ejemplar de la publicacin referida en el artculo cuarto de esta resolucin. Cumplido este requisito el Externo, asignndole el nmero de registro correspondiente. 2.2.6.5 Renovacin de la Calificacin Las personas naturales o jurdicas calificadas como auditores externos debern renovar su requisitos:

Secretario General otorgar al beneficiario el certificado de calificacin como Auditor

registro hasta el 30 de junio de cada cinco aos, previo el cumplimiento de los siguientes

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Lista de compaas auditadas en los ltimos cinco aos, cuyos informes hubieren sido presentados en la Superintendencia de Compaas. Esta lista debe referirse a aquellas empresas obligadas a contratar auditora externa en los trminos del artculo 318 de la Ley de compaas. pasaporte. Declaracin de que se mantienen las condiciones y requisitos con los cuales se otorg la calificacin. Direccin, casilla, nmero telefnico, e-mail y fax actualizados

Listado del personal de apoyo, con indicacin del nmero de cdula de identidad o

Las personas jurdicas presentarn adicionalmente la nmina de los administradores, de obligaciones para con esta Superintendencia.

socios o accionistas, y debern encontrarse al da en el cumplimiento de sus

2.2.6.6 Funciones de los Auditores Externos Las personas naturales o jurdicas calificadas como auditores externos, tendrn las siguientes funciones: Realizar el examen de auditora con sujecin a las Normas Ecuatorianas de Auditora y mantener por cinco aos la custodia de los papeles de trabajo que reflejarn la aplicacin de procedimientos y pruebas de auditora. la evidencia resultante del examen practicado. Cumplir con las condiciones y especificaciones del contrato de presentacin de servicios. Formular sugerencias, recomendaciones y brindar el asesoramiento tcnico tendiente a mejorar los sistemas contables y de control interno de sus clientes. Emitir opiniones sobre consultas contables, econmicas y financieras que efectuaren los clientes u otras empresas. Informar a las autoridades competentes los casos de dolo, fraude o estafa y revelarlos en los informes de auditora externa, y Llevar contabilidad de compaas no auditadas por ellos.

Emitir una opinin tcnica, profesional, responsable e independiente, fundamentada en

2.2.6.7 Prohibiciones y Sanciones

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Las personas naturales o jurdicas calificadas para ejercer las funciones de auditora externa, estn prohibidas de:

Formar parte de los organismos de administracin y fiscalizacin de la compaa auditada Ser socios o accionistas de la compaa auditada. Delegar el ejercicio de su cargo Representar a los accionistas o socios en juntas generales de la compaa auditada Desempear las funciones de contadores de las compaas auditadas Desempear y auspiciar, por s o por interpuesta persona, las funciones de asesor legal de las compaas en general, an cuando fueren sus auditores externos. Rgimen Tributario Interno y sus reglamentos. Excepcionalmente pueden hacerlo en los casos sealados en el artculo 99 de la Ley de

Prestar servicios de consultora por s o por interpuesta persona.

Si con anterioridad a la inscripcin de auditor externo por parte de una persona natural o jurdica, se comprobare la falsedad en cualquiera de sus documentos, al auditor involucrado, se le cancelar en forma definitiva su calificacin, sin perjuicio de las acciones civiles o penales a que se hubiere lugar.

Las personas naturales o jurdicas que no hubieren renovado su calificacin, sern suspendidas en la calificacin. Esta suspensin se la efectuar mediante resolucin, pudiendo la persona natural o jurdica sancionada obtener su rehabilitacin previa la transcurrido este tiempo, la persona sancionada no obtuviere su rehabilitacin, la Superintendencia proceder a cancelar la calificacin. En este caso la persona natural o cumplimiento de los requisitos establecidos. Cuando el auditor externo no justifique, dentro del plazo otorgado, las observaciones o requerimientos que haga la Superintendencia de Compaas, respecto de los informes de Auditores Externos. En el futuro no tendr opcin de solicitar una nueva calificacin. auditora externa o de los papeles de trabajo, ser eliminado del Registro Nacional de

justificacin correspondiente, dentro de los seis meses posteriores a la suspensin. Si

jurdica, podr solicitar una nueva calificacin luego de transcurrido dos aos y previo el

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La falta de presentacin de los papeles de trabajo y ms documentos requeridos por esta Superintendencia, por parte del auditor, ser causa para su eliminacin del Registro Nacional de Auditores Externos y no tendr opcin para solicitar una nueva calificacin.

Cuando un auditor incurriere en el incumplimiento de sus obligaciones contractuales o se comprobaren irregularidades auspiciadas o toleradas por l, que afecten a los estados financieros, la Superintendencia de Compaas cancelar definitivamente la calificacin concedida, independiente de las dems sanciones y responsabilidades civiles o penales a las que hubiere lugar. Cuando esta Superintendencia, de oficio o por denuncia, comprobare que un auditor externo, persona natural o jurdica, por s o por interpuesta persona, se encuentra realizando actividades de consultora y asesora legal, ser cancelada definitivamente su caso no habr opcin de renovacin. calificacin, sin perjuicio de las acciones civiles o penales a que hubiere lugar. En este

Los auditores externos que contravinieren los principios de tica profesional, fueren corresponsables de falsedades o violaciones a la ley o no guardaren la reserva de la informacin que tuvieren conocimiento en el incumplimiento de su labor, sern Externos y no tendr opcin de una nueva calificacin. sancionados con la cancelacin de su inscripcin en el Registro Nacional de Auditores

A los auditores externos, persona natural o jurdica, que se les hubiere suspendido o

retirado la calificacin concedida por la Superintendencia de Bancos y Seguros o por la Direccin Nacional de Cooperativas, se les aplicar igual sancin por parte de la Superintendencia de Compaas. En este caso de suspensin, esta calificacin ser y justifique tal circunstancia en esta institucin.

habilitada, cuando el auditor sancionado obtenga la respectiva rehabilitacin y comunique

Las suspensiones de las que tratan los puntos anteriores se anotarn al margen del respectivo registro; y, adems el auditor involucrado deber publicar tal circunstancia, en uno de los diarios de mayor circulacin de su domicilio. Igual procedimiento se seguir para los casos de cancelacin.

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La suspensin o cancelacin de un auditor externo lo inhabilita para el ejercicio de labores consecuentemente, todo trabajo de auditora realizado, carecer de validez, y en tal caso, de ese perodo

de auditora externa, en los trminos del artculo 318 de la Ley de Compaas; los entes debern contratar una nueva auditora para el dictamen de los estados financieros

Adems, se ordenar la cancelacin de la calificacin de auditor externo a la persona natural o jurdica que incurriere en incumplimiento de sus obligaciones contractuales frente a la compaa auditada.

La suspensin o cancelacin de la calificacin de un auditor externo, ser comunicada a la Superintendencia de Bancos y Seguros. 2.2.7 Normas Internacionales de Auditora. La existencia de las normas de auditora generalmente aceptadas (Generally Accepted

Auditing Standard, GAS) es evidencia de que los auditores estn muy interesados en el los contadores pblicos independientes. Si cada contador pblico certificado posee un entrenamiento tcnico adecuado y realiza auditoras con habilidad, cuidado y juicio importancia a la opinin de los auditores que acompaa los estados financieros. profesional, el prestigio de la profesin aumentar y el pblico le atribuir una creciente

mantenimiento de una alta y uniforme calidad del trabajo de auditora por parte de todos

El AICPA (American Institute of Certified Public Accountants, Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados) ha expuesto el marco de referencia en las siguientes 10 normas de auditora generalmente aceptadas: 2.2.7.1 Normas Generales. La auditora debe ser realizada por una persona o personas que tengan una capacitacin tcnica adecuada e idoneidad como auditores. En todos los asuntos relacionados con la labor asignada, el auditor o los auditores deben mantener una actitud mental de independencia. Debe ejercerse el debido cuidado profesional en la planeacin y desempeo de la auditora y en la preparacin del informe.

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2.2.7.2 Normas del trabajo de campo. El trabajo debe ser planeado adecuadamente y los asistentes, si existen, debe ser supervisados apropiadamente. Para planear y determinar la naturaleza, periodicidad y medida de las pruebas que deben realizar, la auditora debe obtener una compresin suficiente del control interno. Debe obtenerse suficiente evidencia competente o vlida a travs de la inspeccin, la razonable que permita dar una opinin relacionada con los estados financieros bajo auditora.

observacin las indagaciones y las confirmaciones para proporcionar una base

2.2.7.3 Normas de los Informes. El informe debe establecer si los estados financieros han sido presentados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. El informe debe identificar aquellas circunstancias bajo las cuales dichos principios no han sido observados consistentemente en el perodo actual en relacin con el perodo anterior. Debe considerarse si las revelaciones informativas en los estados financieros son razonablemente adecuadas, a menos que en el informe se especifique lo contrario. El informe debe contener bien sea la expresin de una opinin relacionada con los estados financieros, tomados como un todo, o una declaracin en el sentido de que no es posible expresar una opinin. Cuando no se pueda expresar una opinin global, deben establecerse las razones para ello. En todos los casos en los cuales el nombre de un auditor est asociado con los estados financieros, el informe debe contener una identificacin inequvoca clara de la clase de trabajo del auditor, si existe, y del grado de responsabilidad que est aceptando.

Las 10 normas de auditora expuestas por el Instituto Americano de Contadores Pblicos

Certificados, incluyen trminos de medicin tan subjetivos como planeacin adecuada, revelacin adecuada. Para decidir bajo las circunstancias de cada contrato de auditora lo

suficiente comprensin del control interno , evidencia competente y suficiente y que es adecuado, suficiente y competente se requiere el ejercicio del juicio profesional. La auditora no puede convertirse en algo rutinario; el juicio del auditor es vital en las diversas

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etapas de cada contrato. Sin embargo, la formulacin y publicacin de las normas de trabajo de auditora, aunque su aplicacin requiera el juicio profesional.

auditora cuidadosamente redactadas son de inmensa ayuda para elevar la calidad del

Las 10 normas de auditora fueron la base para crear las Normas Internacionales de Auditora las cuales son aplicadas en caso de que no exista una Norma Ecuatoriana de Auditora para su aplicacin.

2.2.8 Normas Internacionales de Contabilidad Los estados financieros se preparan y presentan para ser utilizados y conocidos por usuarios externos de todo el mundo. A pesar de la similitud de unos pases y otros, existen hace necesario que el marco sea lo suficientemente flexible sin perder uniformidad. La normativa contable internacional se caracteriz en la dcada de los noventa por su diferencias que son causadas por circunstancias de ndole social, econmica y legal, lo que

dinmica y cambio constante, todas las normas internacionales de contabilidad, fueron reformadas, revisadas, reordenadas y/o derogadas en la mencionada dcada; sufriendo el organismo mismo una gran reorientacin en el ao 2000 -2001 que llev precisamente a que la IASC fuera sustituida por la IASCF, de donde depende el AISB como organismo emisor de estndares internacionales de reportes de desempeo financiero. Las normas internacionales han dado un giro trascendental hacia el valor razonable, estas plantean una necesidad para potenciar el proceso armonizador, con el objeto bsico de favorecer la comparabilidad de la informacin financiera de los entes-empresas que actan en un mismo mercado. Orientacin que responde a las necesidades de la globalizacin privilegiando las necesidades de los usuarios de entidades que participan en mercados pblicos de valores. El valor razonable tiene su esp ritu en la economa de mercado libre, esquema que ha sido Europea.

contemplado en el FABS como por el IASB y recientemente por las directivas de la Unin

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En nuestro pas en el caso de que no exista una Norma Ecuatoriana de Contabilidad

especfica para el tratamiento de ciertas transacciones o partidas de los estados financieros se recomienda aplicar los lineamientos contenidos en las Normas Internacionales de Contabilidad hasta que se emita una Norma Ecuatoriana de Contabilidad.

CAPTULO III
3.1 Diagnostico de la Empresa Automotores y Anexos S.A. Manta.

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Foto # 1

Autor: http://www.nissan.com.ec

3.1.1 Antecedentes Generales. Automotores y Anexos S.A. se constituy legalmente en la ciudad de Quito el 23 de marzo

de 1963 con la finalidad de brindarle a la familia ecuatoriana una de las marcas ms prestigiosas del mercado automotriz mundial como es NISSAN. Fue expandiendo el mercado nacional a travs de la apertura de sus cinco sucursales: Guayaquil, Cuenca, Ambato y Manta. En cuanto a la sucursal Manta fue abierta en un principio con la finalidad de servir de centro de logstica de importacin, para descongestionar un poco a la de Guayaquil, sin embargo con el pasar de los aos se fue implementando infraestructura y personal para la venta, y as poder ofrecer a los Manabitas y Mantenses un vehculo confortable y seguro.

Liderar la comercializacin automotriz en el Ecuador con sus productos y servicios de la ms alta calidad y valor al mejor precio, retribuyendo con excelencia la confianza de nuestros clientes, colaboradores y comunidades en las que operamos, con esta visin ha crecido Automotores y Anexos desde el 23 de marzo de 1963. Naci con la representacin de la marca japonesa Nissan, cuyo derecho era exclusivo para Quito, ya que en ese entonces existan las representantes para Guayaquil y Cuenca. En comercializadora que operaba en el Puerto Principal y se crea la red Quito-Guayaquil. En 1975, gracias a su fortalecimiento y solidez, se abri una sucursal en Ambato y otra en negocio sobrevivi gracias a la entrega hacia el cliente y los proveedores. Con el respaldo de repuestos y servicios AYASA sigui creciendo, hasta que en 1994 adquiri Intercambio Automotriz S. A., la representante de Nissan en Cuenca. AYASA creci al igual que Nissan en el Ecuador. En sus inicios fue reconocida gracias a los modelos Datsun, nombre comercial de la fbrica nipona. El crecimiento sostenido se logr gracias a la entrega de repuestos, servicios y respaldo total hacia los clientes. Todo camin bien hasta el cierre de las importaciones, los ingresos por las ventas cayeron 63 1967, luego de un arduo trabajo, caminando por terreno firme, AYASA compr la empresa

Manta. En la dcada de los ochenta, con la prohibicin de la importacin de automviles el

vertiginosamente y el negocio cambi. La empresa nunca se olvid de sus clientes, siempre fuimos, una de las razones de la confianza. En ningn momento un usuario sufri la falta de una refaccin y eso es lo que la gente aprecia, asegura Gil Malo, Subgerente General.

mantuvo la respectiva provisin de repuestos y estuvo alerta con el servicio, Nunca nos

En la misma poca arranc el proyecto del CKD de la camioneta Datsun 1200, ensamblada producto local, no era muy rentable pero se hacia presencia en el mercado. Al abrirse nuevamente las importaciones, b sicamente, AYASA tuvo que relanzar una Datsun. La etapa de transicin nunca se vivi en el Ecuador. En Estados Unidos el cambi dur cerca de tres aos, los anuncios advertan Datsun by Nissan. En Ecuador se lo hizo

por Aymesa. Las leyes no permitan una competencia abierta, por eso la decisin de un

marca. Para ese entonces Nissan decidi desaparecer del mercado el nombre comercial

mediante un solo anuncio luego de la apertura de las importaciones Datsun ahora es

Nissan. La transicin en Ecuador tuvo que realizarse en una semana, siendo un gran

impacto para el pblico, ya que las camionetas y automviles eran muy queridas, lo cual caus un poco de rechazo inicialmente a la marca, pese a que el distribuidor era el mismo, la gente crea que era una nueva marca, incluso se adujo que era coreana.

Desde 1964 hasta inicio de los 90s la empresa se debi a una sola lnea de productos y con un manejo bastante familiar, sus administradores eran primos, hermanos, padres. Pero las exigencias del mercado requirieron la profesionalizacin e ingreso de gente nueva, con nuevas percepciones. La nueva generacin de la administracin, realmente la tercera, siempre vi con preocupacin el manejo de una sola marca. Fueron necesarios cambios internos para afrontar las nuevas necesidades, con el bagaje adquirido se tuvo que cambiar la perspectiva, pero manteniendo su visin y misin hacia el cliente. La inquietud fue constante, una dependencia de ese nivel y el riesgo de un nuevo cierre de las importaciones o factores externos como la crisis afrontada por Nissan a mediados de d cada de los 90 s, en la que la empresa nipona estuvo mal y afect directamente a las ventas de AYASA.

El cmo cambiar la estructura fue lo ms complicado. Todo inici con analizar el mismo huevos dentro de una misma canasta afirma Gil Malo.

nombre. Pero dnde estaban los anexos?, si slo era Nissan, es decir, tenamos todos los

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Alguien pens desde su fundacin que Automotores y Anexos deba diversificarse. As empez, desde hace cinco aos el trabajo con Pirelli, en asociacin con Italcaucho, empresa especializada en neumticos. Inicialmente slo era subdistribuidor, pero el buen

manejo en la distribucin al por mayor y su buen xito sirvi para que desde noviembre del 2002 por decisin de Italia, sea nombrada como representantes exclusivos para la Costa y en el 2004 se aprob la distribucin para todo el pas.

Por otro lado, el negocio de las llantas no es tan bueno como el automotriz. Con una estructura de manejar hasta 7 mil unidades al ao se present la crisis econmica en Ecuador, a raz de la guerra con el Per, en 1995, y si se suma la mala racha de la marca sus transacciones en una sola marca, restringiendo sus ventas a mil vehculos por ao. sin poder renovar los modelos y costos muy altos, AYASA volvi a la encrucijada de basar

Hasta que en 1999 Renault compr el 35% de Nissan. La incertidumbre fue ms grande, la duda de que al d a siguiente se poda amanecer con un nuevo dueo en Nissan, la gerencia estaba demasiado inquieta. Mientras el pas vivi la mayor cada econmica cada lunes se derrumbaba un banco durante la crisis bancaria. Una slida red de distribucin era nuestra gran fortaleza. Lo ms importante para una

fbrica es como llegar al cliente y no poda dejar aun lado a las empresas con el mejor sistema. AYASA en sus inicios se desarroll en un mercado de vehculos norteamericanos y construy la transicin hacia los modelos japoneses. tenamos miedo, pero ramos gerentes y debamos seguir buscando alternativas. Buscar algo, una marca. La resolucin de la alianza Renault-Nissan era que donde estaba bien la representacin de Nissan y ms la de Renault, la primera se haca cargo de la segunda, o viceversa. Pero en caso de que las dos estn bien cada una se manejaba independiente; ah lleg la propuesta de hacernos cargo de la marca francesa. Luego del anlisis de la diversificacin de marcas, observar la situacin en el Pacto

Andino: por su origen no se cruzaban ni en productos ni en fuentes de produccin. Adems, cules eran los valores de Automotores y Anexos. La visin estaba clara, nunca abandonar a sus clientes. Sumado a la posibilidad de dejar una puerta abierta para que otra empresa se haga cargo de la marca francesa. La gama de Renault era complementaria ya que existan modelos pequeos como el Clo o el Twingo que no tenamos con Nissan. 65

El proceso llev a una total apertura de las dos partes, pero la realidad del entorno no presentaba opciones de crecer. Por otro lado se analiz que en las peores pocas se crean oportunidades. Fueron audaces, En las peores circunstancias abrimos una de nuestras mejores oportunidades, estbamos empeados en iniciar nuevos negocios y la oportunidad

estaba dentro de lo que hab amos definido que necesitbamos. El trabajo fue de ms de un personal involucrado. El punto de quiebre de la economa durante el proceso de dolarizacin se convirti la fecha de lanzamiento. La forma era clara, tena que mantenerse el nombre de AYASA, se tena

ao iniciando con el entrenamiento del personal, una capacitacin necesaria para todo el

un nombre que brindaba respaldo y credibilidad y no crear una empresa asociada al grupo. Todo apuntaba a noviembre del 2000, el pas tena que recuperarse, ya no poda ir ms abajo. No tenamos la certeza ni la bola de cristal pero nos arriesgamos en el Auto Show Automundo 2001. La presentacin cont con todos los modelos nuevos: Megane, Clio, Scenic y Twingo, precio competitivo, renovacin total de la marca, mejor tecnologa. Haba que decir que decidir si nos sentamos a rezar para que el pas le cambie las cosas a uno o que nosotros seamos los que hagamos cosas para que el pas comience a cambiar.

As se tom el reto, con una campaa informativa de que se invirti en entrenamiento, locales nuevos y stock de repuestos. Adems de informar los acontecimientos mundiales modelos y estaba por iniciar el aumento en la demanda y la reduccin en la sobreoferta, la jugada fue matemtica pero con mucho riesgo, la economa deba activarse y se tuvo ao, un logro histrico. Afrontamos muchos retos con Renault, fue un proceso de aprendizaje tanto nuestro como de la marca, debieron adaptar una empresa que estaba acostumbrada a trabajar con japoneses a una mentalidad muy diferente como la francesa, distinto tipo de productos y nuevas estrategias, luego del rotundo xito la marca se estabiliz, supero una curva ardua servicio y repuestos, la tecnologa no pudo ser descuidada para el mejor manejo de empresa. Al momento cuentan con un sistema informtico con conexin en red permitiendo el movimiento de la compaa desde cualquier computadora a nivel nacional. de aprendizaje y exigi que AYASA crezca en su estructura, tanto comercial como de suerte, se proyectaron 300 ventas y superamos las 1300 unidades de Renault en el primer sobre la nueva alianza. Favorecidos adems de que el resto del sector no renov sus

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El nuevo reto planteado es culminar un proceso de mejoramiento continuo enfocado en la optimizacin de recursos y lograr la certificacin ISO 9000 para el ao 2006.9 3.1.2 Base Legal. En la ciudad de San Francisco de Quito, capital de la Rep blica del Ecuador, a veintitrs de Marzo de mil novecientos sesenta y tres, ante el notario doctor Mario Zambrano Sa, en casado, abogado, Doctor Rodrigo Cordero Crespo, casado, mdico, Doctor Ignacio Malo cargado de la Notaria Primera, comparecen los seores Doctor Gonzalo Cordero Crespo, Crespo, casado, abogado y Doctor Leonardo Malo Borrero, casado, mdico; las seoritas Luca Malo Borrero y Teresita Malo Borrero, solteras, dedicadas a quehaceres domsticos; y los seores Alfredo Correa Escobar, casado, pblicas y sociales. funcionario pblico, Conto Patio

Martnez, casado, comerciante y Esteban Cordero Borrero, soltero, licenciado en ciencias

Segn la CLAUSULA PRIMERA, la denominacin de la empresa es Automotores y Anexos S.A (A.Y.A.S.A.) y con el objeto de realizar cualesquiera de las actividades comerciales e industriales previstas por la Ley, se constituye, con domicilio en la cuidad de Quito, una sociedad annima de nacionalidad ecuatoriana. Segn la CLAUSULA SEGUNDA, El capital social inicial de la compaa fue de un milln

doscientos mil sucres (S/.1 200.0000,00), divididos en ciento veinte acciones de diez mil sucres cada una ms acciones, a voluntad de los accionistas y stas sern nominativas o al portador. La CLASULA TERCERA, indica que son autoridades de la compaa, en su orden: La junta General, el Directorio, el Presidente, el Vicepresidente y el Gerente. El 10 de octubre del ao dos mil cinco se realiz un incremento de capital autorizado y suscrito y reforma de los estatutos social de la compaa Automotores y Anexos S.A. ciento tres con sesenta y ocho centavos de dlares. $6.816.103,68. AYASA, la cuanta del Capital Autorizado fue de seis millones ochocientos diez y seis mil

http://www.nissan.com.ec

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En este Incremento de Capital comparece el seor Ingeniero Nicols Aurelio Espinosa Maldonado, en su calidad de Gerente General y Representante Legal actual de la compaa. Mediante una serie de actos societarios la compaa ha realizado varios aumentos de capital social y reforma de estatutos en la parte pertinente, siendo el ltimo el efectuado mediante escritura pblica otorgada ante el Notario Vigsimo Noveno del Cantn Quito, el da veinte y siete de agosto del ao dos mil tres, posterior al aumento de capital descrito, la compaa efecto un aumento de capital, mediante la capitalizacin de las utilidades del ejercicio econmico del ao dos mil tres, aumento que se lo efecto dentro del monto del capital autorizado de la compaa, mediante protocolizacin del Acta de Junta General Extraordinaria y Universal de Accionistas de fecha veinte y tres de agosto del ao dos mil cuatro, que resolvi dicho aumento, protocolizacin que se inscribi en el Registro Mercantil del Cantn Quito, con fecha dieciocho de octubre del mismo ao, La junta

General celebrada el dieciocho de julio del ao dos mil cinco, resolvi fijar el capital autorizado e incrementar el capital suscrito y pagado y reformar el estatuto social, todo de conformidad con el Acta habilitante. 3.1.3 Objetivo Las empresas son ciertas clases de organizaciones o unidades sociales que buscan alcanzar objetivos especficos, y su razn de ser es cumplirlos. Es una situacin deseada que ella pretende alcanzar. Desde esta perspectiva, los objetivos empresariales cumplen muchas funciones. El objetivo de Automotores y Anexos es alcanzar una rentabilidad mnima del 9% por Negocio y Sucursal, tener un personal altamente desarrollado y satisfecho para alcanzar el mximo desarrollo comercial y de servicio. 3.1.3.1 Objetivos Estratgicos Econmicos.- Rentabilidad neta mnima 9% por negocio sucursal y plaza Desarrollo Personal.- Calificado, entrenado, motivado, satisfecho Comercial y Servicio Ser la 2da. Compaa Automotriz Nacional

68

Ser la 1ra. Compaa en Servicio

Ser la 1ra. En tasa de satisfaccin al cliente Los objetivos definidos tanto para los negocios como para las ciudades y los objetivos corporativos debern ser gua para el trabajo de todos quienes hacen Automotores y Anexos S.A., as mismo los objetivos sern los que garanticen el cumplimiento de la misin y la visin.

3.1.4 Misin y Visin. La misin es la razn esencial de ser y existir de una organizacin y de su papel en la sociedad.

Automotores y Anexos S.A. inici un proceso llamado Estrategia y

Mejoramiento Continuo, que busca la excelencia operativa de tal forma que se garantice la supervivencia de la compaa por ser la preferida en el mercado ecuatoriano.
Componentes
Objetivo Actores Factor Clave del xito Responsabilidad Social

Detalles
Calidad total para el cliente Excelencia en repuestos, vehculos y servicios Gerente, administradores, empleados y clientes Comunidad mantense, manabita y ecuatoriana

Cuadro # 3

Autora: Maria Elisa Soledispa.

3.1.4.1 La Misin. Provee a los clientes vehculos, repuestos, llantas, lubricantes, aditivos y servicios de talleres, todos de reconocida excelencia optimizando en cada uno de nuestros procesos la ms alta calidad, la relacin costo beneficio, la oportunidad de entrega, pensando siempre una adecuada rentabilidad para nuestros accionistas. Componentes Valores Confianza Detalles en exceder sus expectativas y lograr con nuestra accin la satisfaccin de nuestra gente y

Principios ticos en cada uno de nuestros empleados Nivel de solvencia y seriedad Cumplir los objetivos Organizacionales para el 2007
Autora: Maria Elisa Soledispa.

Situacin futura
Cuadro # 4

3.1.4.2 La Visin. 69

Liderar la comercializacin automotriz en el Ecuador con productos y servicios de la nuestros clientes.

ms alta calidad y valor al mejor precio retribuyendo con excelencia la confianza de Proyectar ante nuestros clientes, colaboradores y comunidad con la que operamos los ms altos niveles de solvencia, seriedad y solidaridad. Marcaremos la diferencia en los negocios imponiendo honestidad y transparencia en nuestras acciones. Contaremos con el compromiso de nuestros empleados a travs de su desarrollo profesional, proporcionndole bienestar social.

3.1.5 Productos que ofrece. Automotores y Anexos es una comercializadora de vehculos con una red completa de productos y servicios en las cinco principales ciudades del pas: Quito, Guayaquil, Cuenca, Ambato y Manta, con concesionarios ubicados en forma estratgica.

Se dedica a la importacin y venta de vehculos, repuestos, llantas y aditivos. Las marcas

de vehculos y Repuestos que comercializa son Nissan, de origen Japons y Mexicano y Renault de origen Francs y Colombiano. Las llantas son marca Pirelli, importadas desde Brasil y Venezuela, y, los Aditivos y Lubricantes marca CYCLO, importados de EE.UU. 3.1.6 Estructura Corporativa. La Empresa Automotores y Anexos S.A., tiene cinco sucursales a nivel nacional, Quito, Guayaquil, Cuenca, Ambato y Manta. La matriz se encuentra en la ciudad de Quito que es el centro de control de toda la organizacin.

70

Posicin Geogrfica
Manta Quito

Guayaquil

Cuenca

Ambato

Matriz Sucursales Subdistribuidor

Grfico # 1

Autor: Automotores y Anexos.

Organigrama General de la Empresa Automotores y Anexos S.A.

Junta General Directorio Presidencia Ejecutiva Vicepresidencia Ejecutiva

Administracin Comercializacin

Nissan Renault

Vehculos Usados Talleres Llantas Repuestos

Vehculos Nuevos

Quito Guayaquil Ambato Manta Cuenca

Lubricantes y Aditivos

Negocios

Sucursales

71

Grfico # 2

Autor: Automotores y Anexos.

La empresa dirigida por la Junta General de Accionistas, Directorio, Presidente Ejecutivo y Vicepresidente Ejecutivo, con el apoyo de los departamentos de Administracin y Comercializacin, debajo de estas lneas de mandos se encuentran las cinco sucursales y los cinco negocios que conforman la empresa en forma de triangulo El departamento de Administracin se encuentra conformado por los Departamentos de Finanzas, sistemas, contabilidad, compras, personal e importaciones.

Grfico # 3

Autor: Automotores y Anexos.

3.1.6.1 Departamento de Finanzas.- Es el encargado de controlar el flujo de fondos de la organizacin.

3.1.6.2 Departamento de Sistemas.- Es el encargado de controlar los equipos de computacin y solucionar problemas del sistema.

3.1.6.3 Departamento de Contabilidad.- Es el encargado de registrar las transacciones comerciales de la compaa.

El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la informacin financiera generada por la empresa. Su funcin es llevar a cabo los asuntos contables y financieros del rea, entre ellos el control y supervisin de los presupuestos anuales, asesora y anlisis a la Direccin sobre las polticas financieras y de gastos, asesora a los Programas, Secciones y Departamentos

72

en su manejo administrativo de tal modo que se logre una ejecucin gil y eficiente de las actividades, adems de un gasto racional en el presupuesto, etc.

El Departamento labora bajo la filosofa de ser facilitador y amigable ya que proporciona informacin financiera a todos ellos que sirve de apoyo para la toma de decisiones.

3.1.6.4 Departamento de Compras.- Es el encargado de realizar las compras locales de suministros, materiales, y dems.

3.1.6.5 Departamento de Personal.- Es el encargado de controlar, seleccionar, inducir, capacitar, comunicar y motivar al recurso humano de la organizacin.

3.1.6.6 Departamento de Importaciones.- Es el encargado de la importacin de los productos, pedidos, documentos, desaduanizacin y nacionalizacin.

3.1.6.7 El departamento de comercializacin.- Esta conformado por los departamentos de Ventas, Logstica y Marketing.

3.1.6.7.1 Departamento de Ventas.- Es el encargado de asesorar a los clientes sobre los productos que ofrece la organizacin.

La funcin del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades de pblico en general.

ventas, sirve como el punto de exposicin de una firma ante sus clientes potenciales y el

Los miembros de la fuerza de ventas son los representantes de la compaa. Su honradez, conocimientos y personalidades, as como su eficacia en el trabajo, pueden transmitir una buena imagen de la compaa, una imagen o algo peor: una imagen negativa. 3.1.6.7.1.1 Cuatro principales objetivos. Primero: Incrementar las ventas rentables. Segundo: Optimizar las actividades de ventas. Tercero: Obtener de los recursos humanos y materiales rendimientos con el mnimo esfuerzo. mediocre,

73

Cuarto:

Corregir la problemtica surgida al ejecutar dichos planes y organizaciones.

El departamento de Ventas es el generador de recursos, ninguna otra actividad o funcin de una empresa comercial es ms importante para su viabilidad que la funcin de ventas. ventas. 3.1.6.7.2 Departamento de logstica.- Es el encargado de movilizar los productos a los puntos de ventas a nivel nacional, controlar el stock en las sucursales y en las almaceneras. Se define oficialmente a la logstica como el proceso de planificar, llevar a la prctica y controlar el movimiento y almacenamiento de forma eficaz y costos efectivos de materias primas, productos en fabricacin y terminados y la informacin con ellos relacionada, desde el punto de origen hasta el lugar de consumo, con el fin de actuar conforme a las necesidades del cliente. Sencillamente es la ciencia (y el arte) de que la mercadera adecuada llegue al lugar adecuado en la cantidad adecuada en el momento adecuado para satisfacer las demandas del cliente. "The United Kingdom Institute of Logistics" (Instituto de Logstica del Reino Unido) lo define de forma ms sencilla como "la colocacin de recursos en relacin con el tiempo". Tambin se ha definido como "la gestin de inventario en movimiento y estacionario". La disciplina de marketing comprende, almacenamiento, distribucin y gestin de la informacin. Incluye tambin la gestin del menor. El Departamento de Logstica es la puerta de entrada de todos los productos provenientes suministro internacional en cadena y servicios de valor aadido / previos a la venta al por Todas las dems actividades de una firma estn subordinadas a la funcin de generacin de

de las fbricas. A su llegada al puerto, luego a nuestras instalaciones y despus de pasar transporte, es debidamente almacenado en la bodega para su distribucin a las dems sucursales. por estos puertos llegan los vehculos a distribuir al pas.

un riguroso control para descartar cualquier dao que hubieran podido sufrir debido al Manta y Guayaquil son puntos estratgicos de la logstica nacional por que

3.1.6.7.3 Departamento de Marketing.- Es el encargado de promocionar los productos que ofrece la organizacin en los medios de prensa escrita, televisin, radio, ferias nacionales e internacionales.

74

3.1.6.8 Organizacin de Sucursales Las sucursales se encuentran dirigidas por un Gerente de Sucursal que se encarga de controlar los cinco negocios de la organizacin Vehculos Nuevos (Nissan y Renault), Vehculos Usados, Aditivos. El negocio de Vehculos Usados no se encuentra todava estructurado en Talleres, Repuestos (Nissan y Renault), llantas y lubricantes y

ninguna de las Sucursales, sin embargo en la planeaci n estratgica se lo defini como un futuro negocio a desarrollar.

Grfico # 4

Autor: Automotores y Anexos.

El Gerente de la Sucursal maneja el Departamento de Comercializacin y Administrativo, con algunas modificaciones con el esquema nacional debido a que por ejemplo los departamentos de Marketing en el caso de Departamento de Comercializacin y de Finanzas, Personal, Compras, Importaciones y Sistemas son manejados slo en la Matriz por ser de carcter nacional.

La sucursal Manta est conformada por los siguientes departamentos: Departamento de Comercializacin: comprende los Departamentos de Ventas y Logstica.

75

Mantenimiento

Grfico # 5

Autor: Automotores y Anexos.

3.1.6.8.1 Personal que labora en la sucursal Manta. Gerente Sucursal: Alberto lvarez Departamento Administrativo Contabilidad

Contador Sucursal: Mara Elisa Soledispa Cajera - Asistente de Contabilidad: Mayra Garcia

Departamento de Comercializacin Ventas

76

Vehculos.-

Asesores Ventas Vehculos Nissan: Mariana Garca y Francisco San Lucas Asesores Ventas Vehculos Renault: Liseth Delgado y Gabriel Barcia Asesores de Ventas Llantas: Stalin Castro y Lorena Cobea Asesores de Ventas Repuestos Nissan y Renault y Lubricantes y Aditivos: Carlos Espinoza y Freddy Arauz

Llantas

Repuestos y Lubricantes y Aditivos

Logstica

Logstica y Cartera: Leticia Andrade Ayudante de Patio y mantenimiento: Manuel Barcia

Taller.- El Taller esta considerado como un negocio de Automotores y Anexos, sin embargo es una empresa subsidiaria llamada Talleres Nissan-Renault S.A., la cual tiene su propia estructura en la sucursal y su contabilidad es manejada en forma independiente. Jefe Tcnico Mecnicos Caja

Asesor de Servicios

Contabilidad 3.1.7 Estructura Administrativa y Operativa del Departamento Contable-Financiero. El departamento de contabilidad est conformado por las siguientes personas: Mara Elisa Soledispa, que realiza las funciones de contadora de la sucursal Manta y Mayra Garca Pita, que realiza las funciones de cajera y asistente de contabilidad. 3.1.7.1 Funciones Cajera - asistente contabilidad Emisin de facturas: Los pickets de ventas de vehculos, repuestos y llantas son generados desde los respectivos mdulos por los vendedores, a continuacin dicha informacin es enviada al mdu lo de caja para imprimir la factura al cliente, al contado

77

(efectivo y cheque a la fecha) o crdito con orden de compra para el caso de empresas y personas naturales con cheques posfechados. Recepcin de pagos de clientes de facturas de repuestos, llantas, vehculos y aditivos. Al trmino del da se realiza el reporte de caja diario en el cual se indica los valores d a.

recaudados de facturas al contado y a crdito, as como las ventas realizadas durante el Este reporte es enviado a contabilidad para la constatacin fsica de los documentos y su registro contable.

3.1.7.2 Funciones contadora: Revisin de reportes de caja diarios con sus respectivas papeletas de depsito y contabilizacin de las mismas. Recepcin de facturas de proveedores: En contabilidad se reciben las facturas de los autorizadas por la Gerencia de la Sucursal. Luego de aprobadas se realiza el registro contable de las facturas con sus respectivos cheques y retenciones. Realizar conciliaciones bancarias mensuales. Realizar conciliaciones mensuales de las cuentas de transferencia con matriz. Controlar gastos locales de la sucursal. Realizar depreciaciones de activos. Realizar inventarios de productos. Realizar inventario de activos fijos. Presentacin de los balances a la Matriz todos los ocho de cada mes, y una vez

proveedores, para su respectiva revisin y esta se cancelan una vez revisadas y

revisados por ellos deben ser remitidos los informes al gerente de la Sucursal para su revisin.

78

3.1.8 Anlisis FODA del rea Contable Financiera.

79

CAPTULO IV
4.1 Auditora Financiera a la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta

4.1.1 Presentacin de la propuesta de auditora al Gerente.

Se present la propuesta verbal de realizar una auditoria financiera en la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta, la cual fue aceptada por el gerente Ab. Alberto lvarez, luego para formalizar este pedido mediante la carta de compromiso que a continuacin se adjunta.

Manta, 15 Febrero 2007 Seor AB. ALBERTO ALVAREZ CARDENAS GERENTE AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA Ciudad.De mi consideracin: La solicitud de Usted es que se auditen el estado de situacin financiera y de resultados de Automotores y Anexos S.A. Manta del ejercicio econmico 2006. Por medio del presente tengo el beneplcito de confirmar la aceptacin a este compromiso. La auditora se efectuar de acuerdo con los pronunciamientos aplicables en el Ecuador con el objeto de expresar una opinin sobre los estados financieros.

En virtud de la naturaleza de las pruebas y de otras limitaciones inherentes a una auditoria, junto con las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno, existe un riesgo ineludible de que pueda permanecer sin ser descubierta alguna distorsin importante.

80

Adems del dictamen sobre los estados financieros se conferir el contenido de las debilidades importantes del control interno de lo que tenga conocimiento. Me permito recordarle que la responsabilidad por la preparacin de los estados financieros,

incluyendo las revelaciones suficientes, recae en la administracin de la institucin. Esto incluye el mantenimiento de los registros contables y controles internos adecuados, la seleccin y aplicacin de polticas de contabilidad y la salvaguarda de los activos de la compaa.

Espero colaboracin de su parte la realizacin de la auditora.

proporcionarn los registros, documentacin y cualquier informacin que se requiera para

y del personal contable; y confo en que me

La aceptacin de la presente carta, tendr como indicacin de que concuerda con su entendimiento en cuanto al acuerdo de la auditoria de los estados financieros.

Atentamente,

Srta. Ma. Elisa Soledispa 4.1.2 Recopilacin de informacin preliminar. La informacin objeto de anlisis provino del organigrama institucional, manuales de

funciones, presupuestos peridicos elaborados por la entidad, los estados financieros, los manuales de polticas institucionales, manual de contabilidad de control interno y los cdigos de cuentas.

Tambin se consider las actas de reuniones, los cuerpos legales que afecten a la empresa, manual de procedimiento, los informes internos de administracin financiera, el archivo general y reportajes de revistas automotrices. Toda la informacin que se ha indicado posibilit la realizacin de esta investigacin.

81

4.1.3 Elaboracin del Programa de Auditora

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PROGRAMA DE AUDITORIA OBJ ETIVOS Y PROCEDIMIENTOS

No. OBJETIVOS EJECUTADO SI NO PERSONA OBSERVACIONES

P.T./A-1

EJECUTORA

Determinar la razonabilidad de los estados financieros presentados por la entidad y expresar nuestra opinin. Establecer el grado de solidez del sistema de control interno. Comprobar legalidad y ingresos y recursos financieros selectivamente la veracidad de los egresos de los materiales y

Verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias que regulan a al empresa. Comprobar si la utilizacin de los recursos asignados a la entidad se orientan a la consecucin de los objetivos y metas previstas
PROCEDIMIENTOS

Prepare el cuestionario Control Interno. Aplique el cuestionario control interno. Evale el cuestionario control interno.

de

M.E.S.S

M.E.S.S.

de de

M.E.S.S.

Cuadro # 5

Autora: Maria Elisa Soledispa.

82

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PROGRAMA DE AUDITORIA

No. PROCEDIMIENTOS EJECUTADO SI NO PERSONA OBSERVACIONES

EJECUTORA

CAJA CHICA - BANCOS 4 Comprobar la existencia de dinero en efectivo, disponibilidad y que el balance incluya todos los fondos que sean propiedad de la empresa. Efecte arqueos a los fondos que se mantengan en efectivo. Prepare la sumaria de saldo y las analticas que sean necesarias. Examine los comprobantes de egresos y verifique su autorizacin y su razonabilidad. Comprobar la existencia de fianza para el manejo de fondo de Caja Chica. Determinar si las personas encargadas del efectivo estn caucionadas. Solicite la confirmacin del saldo de la cuenta corriente que mantiene la empresa en al entidad bancaria. Efecte bancaria. la conciliacin

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

10

M.E.S.S

11

M.E.S.S

12

Realice un anlisis de cheques por la empresa

M.E.S.S

Cuadro # 6

Autora: Maria Elisa Soledispa.

83

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PROGRAMA DE AUDITORIA

No. PROCEDIMIENTOS EJECUTADO SI NO PERSONA OBSERVACIONES

EJECUTORA

CUENTAS POR COBRAR 13 Ejecute un anlisis de vencimientos de las cuentas por cobrar. Concilie los libros auxiliares con los libros mayores de cuentas por cobrar. Indague las razones de los saldos acreedores de cuentas por cobrar. Verifique si el contador ha recuperado los valores de las cuentas por cobrar de los empleados. Verifique si el contador establece provisiones para deudas malas. Corrobore si el departamento legal de la empresa ha iniciado los juicios coactivos para la recuperacin de cuentas vencidas. Determine si las facturas por cuentas por cobrar se encuentran debidamente custodiadas. Determinar si el contador registra los prstamos obtenidos por la empresa. Envi confirmaciones de los saldos a los deudores de la empresa. M.E.S.S

14

M.E.S.S

15

M.E.S.S

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M.E.S.S

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M.E.S.S

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M.E.S.S

Cuadro # 7

Autora: Maria Elisa Soledispa.

84

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PROGRAMA DE AUDITORIA

No. PROCEDIMIENTOS EJECUTADO SI NO PERSONA OBSERVACIONES

EJECUTORA

INVENTARIOS 22 Establezca en la programacin y planificacin de la constatacin de los inventarios fsicos. Efecte pruebas selectivas de los conteos fsicos realizados por los empleados de la Empresa a la cuenta de inventarios. Compare los saldos del inventario fsico con los saldos en libros de inventario y de haber diferencias proponga los asientos de ajustes. Compare los saldos del inventario fsico con los saldos de kardex a fin de establecer posible diferencias. Determine si la prdida de los inventarios es cobrado a los empleados responsables de su custodio. Determine si el contador tiene registrado por separado los inventarios de los bienes de buen estado y los obsoletos Investigue si se llevan auxiliares para los inventarios. Revise las operaciones autnticas del inventario fsico de mercaderas. Verifique la valoracin de los inventarios.

M.E.S.S

23

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M.E.S.S

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M.E.S.S

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M.E.S.S

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Cuadro # 8

Autora: Maria Elisa Soledispa.

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PROGRAMA DE AUDITORIA

No. PROCEDIMIENTOS EJECUTADO SI NO PERSONA OBSERVACIONES

EJECUTORA

ACTIVOS FIJOS 31 Ejecute una verificacin de los activos fijos. Establezca si los activos fijos estn realmente valorados y registrados. Examine si los activos fijos han sido depreciados, amortizados y agotados. Estipule si los activos fijos estn a nombre de la empresa. Compruebe si los activos fijos obsoletos son dados de baja conforme a las situaciones existente y si luego de estas bajas se preparan las actas correspondientes. Verifique si las prdidas de los activos fijos son denunciadas las autoridades o forma oportuna Determine si los activos fijos se encuentran asegurados en condiciones razonables para la empresa. Verifique si existen activos fijos hipotecados o prendados. Verifique si los vehculos se encuentran matriculados, si llevan logotipos de la empresa y si son manejados por choferes profesionales de la empresa. M.E.S.S

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M.E.S.S

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Cuadro # 9

Autora: Maria Elisa Soledispa.

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AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PROGRAMA DE AUDITORIA

No. PROCEDIMIENTOS EJECUTADO SI NO PERSONA OBSERVACIONES

EJECUTORA

40

Verifique si los libros auxiliares de los activos fijos contiene informacin relativa a la fecha de la compra, el nombre de la casa vendedora, del costo histrico, el mtodo de depreciacin a utilizar se si se han realizado reparaciones extraordinarias, etc. Investigue si los activos fijos son objetos de mantenimiento preventivo y correctivo previamente. En caso de existir diferencias entre el inventario fsico y el saldo contable realice los ajuste correspondientes Verifique si todas las transacciones realizadas con la compra, venta son registradas por el contador. Verifique si realiza las cotizaciones u ofertas necesarias para la compra de los activos fijos. Determine si se firma contratos para la compra de activos fijos Verifique si se elabora actas de entrega-recepcin cuando se han adquirido o constituido un activo fijo. En caso de construcciones verifique la legalidad de los registros de precios.

M.E.S.S

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M.E.S.S

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AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PROGRAMA DE AUDITORIA

No. PROCEDIMIENTOS EJECUTADO SI NO PERSONA OBSERVACIONES

EJECUTORA

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CONTRATOS Realice un anlisis contratos.

de

M.E.S.S

49

Verifique el proceso de control de desembolsos. Comprobar propiedad. su legalidad y

M.E.S.S

50

M.E.S.S

51

GENERALES Prepare la sumaria y analticas que considere necesarias para cada una de las cuentas a ser intervenidas. Prepare los papeles de trabajo de todas las desviaciones encontradas a lo largo del examen. Elaboracin del Borrador del informe. Realice la lectura del borrador del informe de auditora a los empleados responsables. Prepare el informe definitivo de auditora acompaado de cualquier tipo de anexos que el equipo de auditoria considere necesario.

M.E.S.S

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M.E.S.S

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M.E.S.S

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Cuadro # 10

Autora: Maria Elisa Soledispa.

4.1.4 Elaboracin y evaluacin del cuestionario de control interno

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE CAJ A CHICA Y BANCOS P.T./A-2

No.

PREGUNTAS

RESPUESTA

REALIZADO

OBSERVACIONES

89

SI

NO

POR

Se realiza arqueos sorpresivos a las cuentas de caja chica. Existen normas de control interno implementadas por la empresa para el manejo de las cuentas caja chica y bancos Se realizan depsitos intactos dentro de las veinticuatro horas de recibido los valores. Estn caucionados empleados encargados manejo de los fondos. los del

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

Se realizan conciliaciones bancarias mensuales. Se cambian cheques personales con los fondos de la empresa. Se hace control previo o concurrente para los desembolsos o egresos. Se encuentran pre-impresos y prenumerados los comprobantes de ingreso y egresos.

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

Cuadro # 11

Autora: Maria Elisa Soledispa.

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PRUEBA DE CUMPLIMIENTO DE CAJ A CHICA Y BANCOS P.T./A-2

90

1. Se revisaron los arqueos de fondo de caja chica que lo respaldan con documentacin consistente, a dems se realiz un seguimiento y control adecuado al dinero de caja chica. 2. Se determin mediante indagacin y revisin de documentos la existencia de normas de control interno para el correcto manejo del control del fondo de caja chica. 3. Mediante la revisin de las respectivas papeletas de depsitos que respaldan los reportes de caja y banco diarios que los depsitos se realizan dentro del plazo completa. 4. Al indagar sobre la caucin en el manejo de caja chica se solicit documentos que garantizan que el empleado cuenta con el mismo y se comprob que estaba asentada en los registros contables. estipulado, esto es al d a siguiente de recibido los valores en forma ordenada y

5. Se obtuvo las conciliaciones inicial y final del mes o meses y se hicieron pruebas, se compararon los saldos con el mayor y auxiliar, de manera que se verific la suma.

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PRUEBA DE CUMPLIMIENTO DE CAJ A CHICA Y BANCOS P.T./A-2

91

6. Se procedi a revisar los registros de manejo de caja chica y se verific por medio de un anlisis que no existen operaciones que registren cambios de cheques personales de los empleados en la caja chica. 7. En el manejo y control de los egresos se determin mediante indagaciones y documentos que demuestran que existen en este aspecto un debido, apropiado y adecuado control para las salidas de dinero en efectivo. 8. Se revis selectivamente por medio de muestreo el archivo de ingresos y egresos de caja chica y se obtuvo la legalidad y propiedad de la misma.

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR P.T./A-3
No. PREGUNTAS RESPUESTA SI NO REALIZADO POR OBSERVACIONES

92

Se ejecutan anlisis de vencimientos para las cuentas por cobrar. Se llevan auxiliares para las cuentas por cobrar Existen normas de control interno para el manejo de las cuentas por cobrar Se provisionan valores para las cuentas malas. Se concilian mensualmente los saldos de bienes auxiliares con el libro mayor de las cuentas por cobrar. Se calculan y se registran los intereses devengados en las cuentas por cobrar. Se solicita a los clientes algn documento en garant a en los crditos directos de vehculos. Se solicita a los clientes documentos de respaldo en los crditos de repuestos y llantas.

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

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M.E.S.S

Cuadro # 12

Autora: Maria Elisa Soledispa.

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PRUEBA DE CUMPLIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR P.T./A-3.1 1. Se procedi a hacer una inspeccin a los informes de anlisis de vencimientos que confirmaron la ejecucin de los mismos.

93

2. Al examinar los registros contables se estableci que llevan un registro auxiliar de las cuentas por cobrar. 3. Se verific la existencia de normas de control interno indagando y solicitando documentos pertinentes de cuentas por cobrar y se determin su cumplimiento.

4. Se comprob al revisar los registros de cuentas por cobra que no se realizan provisiones para esta cuenta. 5. Al indagar sobre la conciliacin y solicitar los libros respectivos se verific el cumplimiento de conciliar mensualmente. 6. Se comprob al revisar los informes de anlisis de vencimientos que todos estn debidamente con fecha de vencimiento. 7. Al revisar los anlisis de vencimientos se pudo percatar que se calculan intereses a los embargo en los crditos a corto plazo de repuestos 30 das y llantas 30, 60 y 90 das no se cobra intereses por la financiacin si no por mora.

crditos de vehculos y se registran los intereses devengados de los mismos, sin

8. Se solicit los documentos que respaldan lo registrado con el objeto de comprobar la

existencia de algn documento como garanta encontrndose pagars y contratos de reserva de dominio en los crditos automotrices y pagars y cheques posfechados en los crditos de repuestos y llantas. En vehculos se encontraron crditos directos de en llantas pagars y tres cheques a 30, 60 y 90 das plazo.

hasta 36 meses plazo, en repuestos se encontraron pagars y cheques a 30 das plazo y

94

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS P.T./A-4

No. PREGUNTAS RESPUESTA SI NO REALIZADO POR OBSERVACIONES

95

Se realizan inventarios fsicos en forma peridica. Existen normas de control interno implantadas por la empresa para la cuenta de inventarios Se comparan los inventarios fsicos con los contables y en caso de haber diferencia se realizan los ajustes correspondientes. Se dan de baja los inventarios obsoletos. Se encuentran caucionados los responsables del manejo de los inventarios. Qu mtodos emplean para la valoracin de inventarios. Se contabiliza las compras y las ventas de los inventarios tan pronto como se estas se producen. Se encuentran codificados los inventarios. Existen polticas generales para las compras y ventas de los inventarios. Se encuentran asegurados los inventarios. Se encuentras debidamente custodiadas las mercancas.

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S M. PROMEDIO PONDERADO

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

10

M.E.S.S

11

M.E.S.S

Cuadro # 13

Autora: Maria Elisa Soledispa.

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PRUEBA DE CUMPLIMIENTO DE INVENTARIOS P.T./A-4.1

96

1. A travs de la inspeccin fsica se solicit los documentos pertinentes que evidenciaron el desarrollo de inventarios fsicos, as como la delegacin de responsabilidad a quienes lo efectuaron. 2. Se estableci a travs de indagaciones y documentos comprobatorios que determinan Normas de Control Interno de Inventarios y se verific la efectividad de los controles implantados por la administracin.

3. En base a los resultados obtenidos del inventario fsico se efectu un seguimiento a los informes que justifican dichos resultados as como los ajustes realizados y la autorizacin del funcionario respectivo.

4. Se pudo verificar mediante informes de bodega que hay un listado de repuestos obsoletos que no han sido dados de baja. 5. En base a la documentacin de respaldo de los registros contables se verific que el responsable de bodega se encontraba caucionado. 6. Por medio de indagacin y de los registros de inventarios se pudo constatar que el mtodo de valoraci n es el promedio ponderado.

7. Se pudo comprobar el oportuno y correcto registro contable de las compras y las ventas. 8. Al realizar una inspeccin al inventario se pudo comprobar que se encuentra codificado, las transacciones de ingresos de bodega, egresos de bodega, compras, ventas y devoluciones se manejan en los respectivos mdulos de repuestos-llantasaditivos y vehculos.

9. Al indagar y solicitar documentacin concerniente se pudo establecer que la empresa si tiene polticas generales de compras y ventas de inventario.

97

10. Las bodegas de repuestos, llantas y vehculos se encuentran con las seguridades normales y adems estos bienes se encuentran asegurados segn documentacin revisada. 11. La mercadera se encuentra debidamente custodiada por los bodegueros de repuestoslubricantes-aditivos, llantas y los vehculos que se encuentran a cargo de la almacenera Almesa S.A. y el encargado de logstica.

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJ OS P.T./A-5

98

No.

PREGUNTAS

RESPUESTA SI NO

REALIZADO POR

OBSERVACIONES

Existen normas de control para la cuenta de activos fijos. Se deprecian los activos fijos Se encuentran codificados los activos fijos. Se llevan auxiliares para los activos fijos Se contabilizan las compras de activos fijos en forma oportuna. Se solicitan cotizaciones u ofertas para la compra de activos fijos. Se encuentran asegurados los activos fijos. En caso de prdida de activos fijos se reponen los mismos al precio actual. Cuando se producen prdidas de activos fijos se denuncian a las autoridades pertinentes. Los vehculos contiene logotipo de la empresa. el

M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S

2 3

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

M.E.S.S

10

M.E.S.S

11

Se encuentran matriculados los vehculos de la empresa. Disponen de licencia profesional los choferes de la empresa. Los activos fijos son dados de baja de conformidad con las disposiciones legales.

M.E.S.S

12

M.E.S.S

13

M.E.S.S

Cuadro # 14

Autora: Maria Elisa Soledispa.

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PRUEBA DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

99

P.T./A-5.1 1. Se comprob al revisar los documentos que respaldan la existencia de normas de control interno del correcto manejo de los activos fijos de la entidad y su cumplimiento. 2. Al revisar los registros contables se determin que se realizan las depreciaciones de los activos fijos de manera mensual y se realizan los ajustes necesarios a fin de ao.

3. Al realizar una inspeccin se pudo constatar fsica y contablemente que se encuentran debidamente codificados los activos de la empresa. 4. Al pedir los mayores de las cuentas de activos fijos se verific que existen libros auxiliares para su control. 5. Por medio de la verificacin de los registros contables se determin la debida mismos. 6. Tomando una muestra de bienes se verific que las mismas han cumplido todo el proceso de compra hasta su respectiva cancelacin.

contabilizacin de los activos fijos demostrando el correcto y oportuno registro de los

7. Mediante la revisin de documentos se comprob que los activos fijos de la empresa se encuentran debidamente asegurados. 8. Se revisaron los registros concernientes a reposiciones y se verific por medio del respectivo clculo que se registran de acuerdo al precio actual establecido.

9. Al examinar los documentos de reportes de p rdidas se obtuvo que por alguna prdida que se produce se realiza un informe de lo sucedido con justificativo aprobado por las autoridades pertinentes.

100

10. A travs de la observacin se determin que los vehculos de propiedad y de uso exclusivo de la empresa llevan el respectivo logotipo de la entidad. 11. Al verificar la evidencia que respalda la matriculacin se comprob la legalidad de los activos fijos en cuestin.

12. Se pidi los documentos de soporte de la capacidad profesional y se verific la disponibilidad de los documentos comprobatorios. 13. Se requiri los documentos referentes a los informes de bajas de activos fijos por obsoletos, daados o de otra ndole y con su respectiva autorizacin de conformidad con las disposiciones legales respectivas y el cumplimiento de las mismas.

4.1.5 Preparacin y elaboracin de papeles de trabajo. AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA SUMARIA DE AUDITORIA AL 28 marzo 2007

101

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA ANALITICA DE CAJA CHICA 102

P.T./A-6

ARQUEO DE CAJA CHICA Arqueo de Fondo de caja chica en poder de la Srta. Mayra Garcia, a las nueve horas del diecinueve de febrero del 2007. EFECTIVO BILLETES Cantidad 5 3 6 10 Denominacin $20,00 $10,00 $5,00 $1,00 Valor $100,00 $30,00 $30,00 $10,00

$170,00

MONEDAS FRACCIONARIAS Cantidad Denominacin 10 $1,00 4 $0,50 7 $0,25 15 $0,10 25 $0,05 9 $0,01 FACTURAS Y RECIBOS Fecha 10.02.07 12.02.07 12.02.07 12.02.07 Proveedor Librera Horizontes F/.5263 Cevicheria La Paz F/.858 Nueva Olmedo F/.659 Servientrega F/.7775669

Valor $10,00 $2,00 $1,75 $1,50 $1,25 $0,09

$16,59

$63.41 Valor $10,25 $9,75 $30,00 $13,41

TOTAL ARQUEADO$250,00 La cantidad de $250,00, representa la totalidad de los valores propiedad de la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta, confiados a mi custodia, los cuales fueron contados en mi presencia por un representante y devueltos a mi entera satisfaccin. Manta, 19 de febrero 2007.

103

MARCAS = Comprobado CONDICIN: La persona encargada de custodiar y manejar los fondos de caja chica, es independiente del que maneja las cobranzas. Los desembolsos de caja chica se encuentran debidamente respaldados por facturas y recibos. Las facturas de caja chica se cancelan con un sello fechador que dice Pagado. CRITERIO: Se ha encontrado que las responsabilidades de la persona encargada de manejar los fondos de caja chica es autnomo y adecuado, adems que todos los egresos de dicho fondo estn respaldados por los respectivos comprobantes. EFECTO:

El buen desempeo de la encargada del fondo de caja chica se ha logrado debido al establecimiento de un correcto sistema de control interno y al cumplimiento de los procedimientos y normas de contabilidad generalmente aceptadas. CAUSA:

Los principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas, adems del continuo control de parte de las autoridades de la entidad ha originado que el fondo de caja chica se lleve de una forma adecuada.

104

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA ANLISIS DE COMPROBANTES DE FONDO DE CAJA CHICA P.T./A-6.1

CONCEPTO Compra de tiles de oficina Refrigerio vendedor

#FACTURA O RECIBO F/.5263

ESTABLECIMIENTO Librera Horizontes Cevicheria La Paz COMERCIAL

VALOR $10,75

AUTORIZACIN

CALIFICACIN GASTOS

F/.858

$9,75

Francisco San Lucas Flete llantas Envio repuestos de paquete F/.659 F/.7775669 Nueva Omedo Servientrega $30,00 $13,41

Cuadro # 16

Autora: Maria Elisa Soledispa.

MARCAS

Visto, Verificado, Comprobado.

Ma. Elisa Soledispa AUDITOR

105

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA TIPO NARRATIVO VERIFICACION DE FIANZA DE CAJA CHICA P.T./A-6.2

Se solicit al contador de Automotores y Anexos S.A. Manta, la garanta del fondo de caja esta a cargo del fondo de caja chica, la Srta. Mayra Garcia y cuyo monto es de $250,00.

chica, por la cual se estableci, que existe la documentacin que respalda a la persona que

Por lo cual se establece que el fondo de caja chica tiene un control y uso adecuado y tambin est debidamente respaldado.

106

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA ANALTICA DE BANCOS P.T./A-7 CONCILIACIN BANCIARIA BANCO DEL PACFICO CTA. CTE. # 92638-8 AL 31 DE DICIEMBRE 2006 Saldo segn Estado Bancarios al 31.12.06 ( - ) Cheques girados y no cobrados ..$9.897,66 ($5.399,35)

CHEQUES FECHA BENEFICIARIO VALOR 16120 10.12.06 Nueva Olmedo $250,85 16135 16.12.06 Gamabussines $2.562,00 16136 30.12.06 Conauto $1.251,50 16138 30.12.06 Automilano $885,45 16139 31.12.06 Petrolider $449,55 ( + ) Depsitos en trnsito

TOTAL SEGN ESTADO BANCARIO$4.498,31

Saldo segn libro banco de la empresa al 31.12.06$4.122,41 ( + ) Notas de crdito no contabilizadas N/C Cheque devuelto por mal giro Ch# 16114 Transportes los Andes

375,90

TOTAL SEGN LIBRO BANCO$4.498,31 MARCAS

$375,90

Conciliado

Verificado con documento del banco y la empresa. CONDICIN: Las funciones de contabilizacin estn desempeadas por empleados competentes y completamente independientes. Se encuentran debidamente registradas todas las cuentas y transferencias.

107

La persona autorizada a firmar los cheques es el gerente de la sucursal el Ab. Alberto lvarez, el cual tiene registrada slo su firma en el banco del pacifico. Cabe destacar que el fondo rotativo de la sucursal es de $5.000,00 el cual es utilizado en aproximadamente una semana, todos los viernes es enviado a la Matriz el detalle de los cheques girados con su respectivo concepto y valores para solicitar la reposicin de fondo rotativo a matriz, este reporte de gastos es enviado al jefe financiero (Quito) para que autorice la transferencia de valores a la cuenta local del banco del pacifico. La cuenta del banco del pacifico es slo para realizar los pagos a los proveedores, los depsitos diarios los realiza Caja en la cuenta nacional del Produbanco segn instrucciones del Jefe Financiero, en Manta se realiza la conciliacin bancaria de la cuenta corriente del banco

del Pacifico y en Quito de la cuenta corriente de Produbanco. Los depsitos de Caja han sido realizados en forma intacta y dentro del tiempo estipulado para esta operacin que es al da siguiente de recibido los valores, segn respaldos revisados. CRITERO:

La empresa auditada cumple todos los parmetros adecuados que exige un buen control, pues existe un manejo correcto de la cuenta corriente del banco del Pacifico. EFECTO:

Los desembolsos hechos de manera justificada y las condiciones ptimas tanto de los comprobantes de ingresos como de egresos as como tambin los depsitos realizados en contabilidad generalmente aceptadas son aplicados por la empresa correctamente. CAUSA: forma total y dentro del tiempo establecido, demuestra que los procedimientos y normas de

Los resultados obtenidos de la evaluacin de la cuenta bancos nos ha hecho deducir que los principio y normas de contabilidad generalmente aceptadas se cumplen a cabalidad.

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA CONFIRMACIN DE LA CUENTA BANCARIA 108

P.T./A-7.1 Seores

BANCO DEL PACIFICO Ciudad.-

De mis consideraciones: Srvase ustedes a proporcionar informacin de la cuenta corriente # 92638-8 que la

empresa Automotores y Anexos S.A. Manta mantiene en su banco, dicha empresa esta siendo auditada por mi persona Mara Elisa Soledispa Saltos. Adems necesito que determine si existen otras operaciones realizadas por la empresa que se mantienen a la fecha. Por la atencin que le preste a la presente quedo de usted agradecida. La informacin ser recibida en la casilla # 2109. Atentamente Ma. Elisa Soledispa Auditora

109

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA ANALTICAS DE CHEQUES GIRADOS P.T./A-7.2

Beneficiario # Cheque Fecha Tiempo Firma Dctos. Disponible

Emisin

Nueva Olmedo Gamabussines Conauto Automilano Petrolider

Cuadro # 17

16120 16135 16136 16138 16139

10.12.06 16.12.06 30.12.06 30.12.06 31.12.06

21 d as 15 d as 1 d a 1 d a

De Ant.

Autorizada

Soporte

Fondo Cta.

0 d as

Autora: Maria Elisa Soledispa.

Correcto, sin novedad

Analizada la informacin con documentacin de respaldo de los cheques Cruzada la informacin con los registros auxiliares

Ma. Elisa Soledispa Auditora

ANALITICA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

110

ANALITICA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

111

ANALITICA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

112

CONDICIN: El rubro de las cuentas y documentos por cobrar a clientes se encuentra debidamente registrado, llevando adems un auxiliar de dichas cuentas por lnea de producto: Vehculos

113

Nissan, Vehculos Renault, Llantas y Repuestos-Aditivos, en el balance no se han realizado las provisiones por cuentas incobrables. CRITERIO:

La empresa Automotores y Anexos S.A. Manta, objeto de esta auditora, cumple con todas las normas de control interno, ya que una vez realizado los anlisis de vencimientos se ha una parte ya estn cancelados y otros se encuentran en el departamento legal. EFECTO: Las deudas que mantienen los clientes con la empresa auditada, han sido registrados y documentados de manera correcta, con los justificativos necesarios, dando como resultado un cumplimiento de las normas y procedimientos de contabilidad generalmente aceptados. CAUSA: Un buen manejo de parte del departamento de contabilidad, han hecho posible que las cuentas por cobrar de los clientes se encuentren dentro de las condiciones y plazos con que se otorgaron. podido establecer que el plazo de dichas deudas an tiene vigencia, y los que han vencido

ANALITICA DE LA CUENTA INVENTARIOS PT. A-9

114

115

116

117

CONDICIN:

El mtodo utilizado por la empresa para la valoracin, el registro y control de sus existencias es el mtodo Promedio Ponderado, la persona encargada de llevar los registros

118

de inventario es el bodeguero de cada seccin, es decir, hay un encargado de la bodega de repuestos, llantas y otro para vehculos (bodegas Almesa y encargado de logstica).

Cabe destacar que los inventarios de repuestos-aditivos, llantas y vehculos se encuentran inventarios a matriz de manera mensual para transferir el costo de los bienes vendidos. CRITERIO: La empresa auditada, en lo que respecta a los inventarios guarda coherencia y exactitud tanto en el registro y la contabilizacin, as como tambin en la constancia fsica , por esto

contabilizados en la Matriz, en la sucursal slo se maneja la cuenta de transferencia de

se puede afirmar que la cuenta inventarios es llevada de acuerdo a las normas de control interno. EFECTO: Automotores y Anexos realiza inventarios generales en todas sus sucursales al mismo tiempo en forma anual, se encontr un listado de repuestos obsoletos que no se han procedido a dar de baja segn las polticas internas de la empresa lo que trae como las normas, tcnicas y procedimientos de contabilidad generalmente aceptados. consecuencia una sobre valoracin de la cuenta objeto de estudio y el no cumplimiento de

Segn las polticas internas esta baja de inventario por obsolencia debe ser aprobada por las autoridades de la empresa y luego debe ser remitida a contabilidad para realizar el respectivo ajuste. CAUSA: El establecimiento de funciones adecuadas y claras que permitan el buen desenvolvimiento de las persona encargadas de manejar las cuentas de inventarios

119

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA ANALTICA CUENTA ACTIVOS FIJ OS P.T./A-10

Valor Actual Activo Fijo Depreciable Edificios Equipos de oficina Muebles y enseres Equipo de computacin Vehculos Maquinarias Depreciacin Acumulada Edificios Equipos de oficina Muebles y enseres Equipo de computacin Vehculos Maquinarias Costo histrico 232.742,28 21.496,77 20.795,36 28.898,27 53.445,62 667,68 Gasto 96.935,96 13.930,13 13.501,46 27.610,20 47.056,78 384,14 358.045,98

158.627,31

199.418,67

Observaciones: Los activos fijos han sido depreciados y constan en el libro y en el balance general.
Cuadro # 20 Autora: Maria Elisa Soledispa.

DEPRECIACION ACUMULADA.

120

CUADRO #21

CONDICIN:

121

Se encuentran contabilizadas las depreciaciones mensuales y acumuladas al cierre del balance del 31 de diciembre 2006, se verific la existencia de libros auxiliares, los activos se encuentran debidamente codificados mediante cdigo de barras. CRITERIO: Los valores registrados en las depreciaciones mensuales se encuentran cuadradas mes a mes con los libros auxiliares. EFECTO: No se encontr errores en los saldos finales de las cuentas de depreciacin acumulada, y los registros, bajas y dems movimientos se encuentran registrados de manera correcta y oportuna. CAUSA: Los valores que refleja el balance general se encuentran verificados con los auxiliares de activos fijos.

4.1.6 Elaboracin del Informe de Auditora.

122

INFORME

AUDITORIA FINANCIERA

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA

PERODO DEL 01 ENERO AL 31 DICIEMBRE 2006.

123

CONTENIDO Carta de dictamen CAPTULO I

Informacin introductoria CAPTULO II Sistema de Control Interno CAPTULO III Sistema Financiero CAPTULO IV

Relacin de rubros examinados

124

Manta, 15 de abril 2007.

Seores

GERENTE SUCURSAL MANTA Y MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA. Manta.Se ha realizado la auditoria a los Estados de Situacin Financiera de Automotores y Anexos S.A. Manta, por el perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 2006, y los estados de resultados correspondientes al mismo perodo. La preparacin de estos estados financieros es de responsabilidad de la administracin de la entidad, la muestra, a base de financieros indicados anteriormente y su conformidad o disconformidad con las disposiciones legales. la auditora realizada, es expresar una opinin sobre la razonabilidad de los estados

El examen fue efectuado de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas, aplicables al sector privado y las NEA, las cuales requieren que la revisin sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que los estados financieros auditados no contiene exposiciones errneas de carcter administrativo. La auditora comprende el examen a base de pruebas de la evidencia que respaldan las cifras e informaciones presentadas en los estados financieros, incluye tambin la evaluacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables al sistema de contabilidad ecuatoriano, y de las estimaciones importantes hechas por la administracin de la empresa, as como una evaluacin de la presentacin general de los estados financieros. Comprende adems, la dems normas aplicables a las operaciones financieras y administrativas ejecutadas por la expresada a continuacin: verificacin del cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, polticas y entidad. Considero que la auditora provee una base razonable para fundamentar la opinin

En mi opinin, se revela que durante el perodo examinado, esto es desde el 01 de enero al 31 de diciembre del 2006, los estados financieros preparados, se presentan razonablemente

125

en todos los aspectos de importancia, los registros se encuentran de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas ecuatorianas de contabilidad, las operaciones financieras y administrativas guardan conformidad en los aspectos de importancia con las disposiciones legales, reglamentarias, polticas y dems normas aplicables a la empresa, excepto en el rubro de inventarios que se encontr la novedad que no se han dado de baja repuestos que se encuentran obsoletos, slo se ha procedido a realizar un listado extracontable para separarlos pero no se cumplido la poltica de la empresa para proceder a dar de baja en el sistema de repuestos y en el sistema contable.

Atentamente,

Ma Elisa Soledispa Auditora

126

CAPTULO I Motivo del Examen La auditoria practicada a la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta con domicilio en la avenida 4 de noviembre #1003, se realiz por pedido del gerente de la sucursal Ab. Alberto lvarez, de conformidad con lo dispuesto en el oficio del 15 de febrero 2007. Objetivos del Examen

Determinar la razonabilidad de los Estados Financieros presentados por la entidad y Establecer el grado de solidez del sistema de control interno. recursos materiales y financieros. expresar una opinin al respecto.

Comprobar selectivamente la legalidad y veracidad de los ingresos y egresos de los Verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias que regulan a la Comprobar si la utilizacin de los recursos asignados a la entidad, se orientaron a las Emitir recomendaciones para mejorar los procedimientos administrativos y financieros que presenten desviaciones. Alcance del Examen consecucin de los objetivos y metas previstas, y empresa.

La presente auditora abarca el perodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre 2006, Las cuentas objeto del examen han sido las siguientes:

Caja Chica Bancos Cuentas y Documentos por cobrar a clientes Inventarios de Vehculos, Repuestos-lubricantes y aditivos y Llantas. Activos fijos depreciables. Depreciaciones acumuladas activos fijos.

BASE LEGAL, OBJETIVOS Y ORGANIZACIN INSTITUCIONAL a) Base legal de la empresa

127

La base legal de creacin y funcionamiento de la empresa Automotores y Anexos S.A. se fundamenta en las siguientes disposiciones legales: Ley de compaas

Ley de Rgimen Tributario Interno. Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Normas Ecuatorianas de Auditora. Ley orgnica aduanera. Ley de defensa al consumidor

b) Objetivos

El objetivo de Automotores y Anexos es alcanzar una rentabilidad mnima del 9% por Negocio y Sucursal, tener un personal altamente desarrollado y satisfecho para alcanzar el mximo desarrollo comercial y de servicio. c) Estructura Orgnica

La empresa Automotores y Anexos S.A. Manta, tiene la siguiente organizacin estructural: Presidente Ejecutivo Vicepresidente Ejecutivo Gerente Sucursal Departamento Administrativo Departamento de Comercializacin

128

CAPTULO II EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Seguimiento de recomendaciones R.1. El

obligatoria al fin de cada trimestre, realice las constataciones fsicas de todos los activos fijos de la empresa de cuyos resultados se dejar constancia en una acta suscrita por los los respectivos saldos contables: igualmente dispondr al encargado de mantenimiento

gerente de sucursal ordenar al contador que peridicamente y en forma

empleados que en ella intervengan, con las novedades que se obtengan y se conciliarn con proceda a cambiar los cdigos de barras que estn a punto de caerse o de borrarse, de tal forma que cuando se realicen los inventarios se facilite su identificacin y ubicacin correspondiente. R.2. El gerente debe proceder junto con los jefes de ventas a revisar la cartera de clientes

de manera semanal, ya que al cierre del balance se obtuvo un ndice de vencimiento de 3.55%, con estas reuniones se compromete ms a los jefes de ventas a que colaboren con las cobranzas a sus clientes. R.3. El contador de la sucursal debe proceder en forma peridica y sorpresiva a realiza arqueos de caja, dejando constancia de dicha diligencia por escrito. El gerente de la sucursal deber exigir permanentemente que el contador cumpla adecuada y oportunamente esta recomendacin.

R.4. El contador se abstendr de autorizar y dar trmite a los gastos que no estn debidamente respaldados con las respectivas firmas de responsabilidad de la persona que los solicita. El gerente exigir el cumplimiento estricto de esta recomendacin. R.5. El gerente de la sucursal elaborar un reglamento interno para el proceso de la obtencin de las cotizaciones de precios en la adquisicin de bienes y la prestacin de servicios para la empresa, documento que una vez aprobado ser difundido y vigilado debidamente por l mismo.

129

R.6. El control interno financiero ser aplicado obligatoriamente por el gerente de sucursal y todos los empleados del rea financiera, verificando en el desembolso de los fondos que pertenencia de las transacciones realizadas. R.7. El gerente de la sucursal ordenar al contador se realicen inventarios peridicos (cada tres meses) de las bodegas de repuestos, llantas y vehculos, y que realice en trmite para que los registros se realicen a tiempo. Conclusin pertinente para las bajas de inventario por obsolencia segn las polticas de la empresa, toda la documentacin de soporte sea autentica, comprobando la legalidad, veracidad y

La falta de observacin y cumplimiento de las recomendaciones emitidas por el Contralor (Matriz) de la empresa no permitieron mejorar el sistema de control interno. Recomendacin # 1 Al Gerente de la Sucursal. Informes de Auditora.

Adoptar las medidas correctivas sealadas en las recomendaciones constantes en los

Las polticas internas permiten regular y controlar las actividades de la empresa Se evidencia que la empresa Automotores y Anexos S.A., cuenta con un conjunto de polticas internas que regulan las actividades administrativas. Sin embargo, dicho documento no ha sido actualizado desde el ao 2000 a pesar de que desde el ao 2001 la

empresa ha iniciado el camino hacia la obtencin del certificado de calidad ISO, desde esta fecha se encuentra creciendo a pasos a agigantados pero con algunos puntos de control interno que estn quedndose fuera o faltan actualizar a la situacin actual de la empresa. Cabe indicar que para una eficiente marcha administrativa y financiera, la institucin

requiere que las referidas polticas internas sean revisadas y modificadas para que contengan entre otros aspectos lo concerniente a los diferentes procedimientos que se deben seguir para las reuniones semanales de los departamentos de la sucursal.

130

Conclusin

La falta polticas internas actualizadas que regulen las actividades administrativas y financieras de la institucin, originan que muchos departamentos dupliquen labores, reportes, utilizacin de recursos, consumo de bienes, etc, desordenado de la empresa. debido al crecimiento

Recomendacin # 2

A los jefes de departamentos. Que la reuniones de trabajo a establecerse en las polticas internas de la empresa se cumplan a cabalidad para poder resolver los problemas a tiempo y crecer de forma ordenada, y colaborar as para la consecucin de objetivos que se ha trazado la empresa como es la obtencin del certificado ISO.

Inadecuada seleccin del personal para el desempeo de labores

Se ha determinado que funciones de suma importancia vienen siendo desempeadas por

empleados que no cumplen los requisitos mnimos, que para el efecto establece el manual de seleccin de personal, tal es el caso de las funciones de jefe de ventas de repuestos, control general de bodega, reportes a fbrica, garantas de repuestos, etc. El mencionado empleado tiene nicamente el ttulo de Bachiller. quien desempea funciones de promocin y comercializacin de repuestos, as como el

Lo comentado se presenta por cuanto se ha incumplido con lo dispuesto en el manual de seleccin de personal que dice que los individuos deben ser evaluados por su capacidad profesional, estudios, experiencia, honestidad, carcter y habilidad. Conclusin

El desempeo de funciones por parte del personal que no rene los requisitos mnimos indispensables establecidos por el manual de seleccin de personal debe capacitarse ya con stos requisitos. que esta situacin genera inconformidad por parte de aquellos empleados que si cuentan

131

Recomendacin # 3

Al Gerente de Sucursal

Solicitar por escrito la intervencin del departamento de recursos humanos nacional a fin verificar de esta manera si el empleado que est desempeando sus funciones, cuenta con los requisitos mnimos indispensables que le permitan acceder a ese cargo.

de que proceda a realizar un estudio de los hechos comentados en las lneas anteriores y

Deber observar que l o los aspirantes a cargos de jefatura cumplan con los requisitos que se establecen para desempear con eficiencia las tareas que exige el puestos

SISTEMA FINANCIERO SISTEMA CONTABLE.- La empresa Automotores y Anexos S.A. Manta cuenta con un sistema computarizado de contabilidad acorde a sus necesidades que le permiten obtener informacin financiera que facilita la toma de decisiones por parte de la Gerencia de Sucursal. Adems cabe recalcar que dicha institucin ha seguido las recomendaciones efectuadas en financieros, ya que no se presentaban ni los estados de flujo de efectivo y de ejecucin presupuestaria. SISTEMA DE PRESUPUESTO.- La empresa cuenta con un sistema de presupuesto, que permite controlar cada una de las cuentas del balance de resultado, con excepcin de los responsabilidad exclusiva mantiene de cada una de las cuentas tanto sus incrementos, disminuciones y disponibilidades. Valores pagados, no considerados en el presupuesto del ao 2006. casos emergentes, control este, que es llevado por el contador quien bajo su

CAPTULO III

informes anteriores en los que se informaba de una incompleta presentacin en los estados

El 15 de agosto del 2006 se firma contrato con la compaa Public S.A., para realizar una

campaa publicitaria agresiva por radio, televisin y prensa con un costo a nivel nacional

132

de $780.000,00, el costo invertido slo en los medios de comunicacin de la zona de tuviera una variacin con el presupuesto de $38.628,04.

Manab fu de $40.000,00, esto hizo que la cuenta de gastos de publicidad y propaganda

Segn el departamento nacional de marketing esta campaa era necesaria de urgencia ya

que la competencia estaba arrasando el mercado con modelos de vehculos similares a los el cliente debido a la falta de publicidad y propaganda

que comercializa Automotores y Anexos pero con caractersticas inferiores que no conoca

Segn el jefe financiero nacional estos valores tuvieron que ser cancelados por la empresa con dinero que estaba destinado para la ampliacin de una de las agencias de Quito, pero debido a la disminucin de ventas, por solicitud del departamento de marketing y autorizacin del presidente y vicepresidente ejecutivo y los gerente de sucursales se ventas nacionales y locales. Conclusin Se establece que si bien el proceso del gasto tuvo como objetivo precautelar e incrementar las ventas no se cumpli con el presupuesto aprobado. procedi a realizar la campaa publicitaria con excelentes resultados reflejados en las

Recomendacin # 4 Al gerente de sucursal

Cumplir estrictamente con la autorizacin previa para cualquier gasto que no se presidente ejecutivo y el contralor. En el caso de que el gasto sea de ndole nacional debe ser aprobado por la presidencia ejecutiva, gerentes de sucursal y contralor. Conclusin.

encuentre proyectado en el presupuesto anual, dicha autorizacin deber ser firmada por el

133

Se establece que si bien el proceso del gasto tuvo como objetivo mantener e incrementar las ventas de la empresa, no cumpli con los valores PUBLICIDAD Y PROPAGANDA en el presupuesto del ao 2006. Recomendacin # 5 Al Gerente de sucursal asignados en la cuenta de

Cumplir estrictamente con las polticas internas de presupuesto previa a la utilizacin de los valores, deber contar con las autorizaciones correspondientes, para el efecto har conocer de este particular a los jefes de departamentos. CAPTULO IV RUBROS EXAMINADOS PAGOS EN EXCESO DETERMINADOS EN VARIOS CONTRATOS

Del anlisis efectuado al proceso de contratacin, se comprob que la empresa siguientes contratos de obra cierta: Contrato a.- 02-2006 b.- 03-2006 Contratistas Obra Valor

Automotores y Anexos S.A. Manta, en abril del ao 2006 procedi a celebrar los

Carlos Garca

Alfredo Velz

Mantenimiento patio de exhibicin $1.800,00 Mantenimiento instalaciones elctricas en la bodega de repuesto

$1.100,00

Anlisis de contratos

a) Lo pagos efectuados al contratista que realiz la obra de mantenimiento del patio de exhibicin por un valor de $ 1.800,00, se efectuaron en dos dividendos as: Fecha 05.04.06 30.04.06 Cheque 15839 15864 Valor $ 1.000,00 $800,00

Comprob. 26 35

134

Los desembolsos

instalaciones elctricas, se los realiz en dos dividendos as. Comprob. 26 35 Fecha 15.04.06 15.05.06 Cheque 15845 15876 Valor $ 800,00 300,00

efectuados al contratista que ejecut la obra de mantenimiento de

Sobre estos contratos se estableci a base de precios referenciales que estuvieron vigentes en el mercado en los meses de abril y mayo del 2006, la existencia de valores pagados en exceso por el monto de $300,00, segn se demuestra a continuacin:

Descrip. De la Obra

Mant. Patio Exhibicin SUMAN

Rubros Pagados $1.800,00 $1.100,00 $2.900,00

V. Cotizado $1.000,00 $2.600,00

Mant. Instal. Elctricas bodega

$1.600,000

Diferencia

$200,00 $100,00 $300,00

Por los hechos expuestos, se evidencia que la institucin, pese a contar con una poltica interna de adquisiciones

y obras, no se procedi a solicitar varias cotizaciones

independientes de los trabajos a realizar a fin de efectuar comparaciones de precios. Limitndose nicamente a calificar las proformas presentadas por el gerente de sucursal, quien en forma directa procedi a solicitarlas a profesionales de la localidad, inobservando desembolso, as como la responsabilidad de los participantes en los contratos. lo dispuesto en las polticas internas de adquisiciones, que trata sobre el control previo al

Los valores pagados en exceso fueron comunicados al gerente de la sucursal, contadora y contralor nacional. Conclusin

Se demuestra que la empresa sufri un perjuicio econmico de $ 300,00, al haberse estuvieron vigentes en el mercado.

contratado y pagado estos trabajos en precios mayores a los que a la fecha de contratacin

135

Recomendacin # 6 Al gerente de sucursal.

Dispondr previo a la ejecucin de desembolsos, proceder a comparar precios con casas control aplicado por la empresa previa a los compromisos y desembolsos.

comerciales y profesionales de garantizada solvencia, lo que viabilizar el proceso de

Ma. Elisa Soledispa Auditora

136

CAPTULO V
5.1 Conclusiones Una vez culminado el trabajo investigativo, se puede establecer en forma precisa y puntual algunos aspectos de mayor relevancia: En Automotores y Anexos S.A. Manta no se realizan reuniones peridicas para evaluar el funcionamiento administrativo, financiero y comercial que permitan tomar y aplicar correctivos necesarios para el eficiente desarrollo de la empresa. La investigacin posibilit el hallazgo de gastos sin el debido soporte de documentos y polticas internas que justifiquen el manejo de estos gastos en forma presupuestaria. 3

Se ha determinado la falta de aplicacin de la poltica interna de adquisicin cuando caso del mantenimiento del patio de exhibicin y las instalaciones elctricas de la bodega de repuestos.

no se estn solicitando las respectivas ofertas para elaborar ciertos trabajos, como el

En el balance de resultados de Automotores y Anexos Manta se presenta un rubro denominado distribucin de gastos nacionales, el cual esta conformado por una subdivisin de gastos de ventas, administrativos y financieros, estos corresponden a gastos que son transferidos por la matriz de acuerdo a un porcentaje asignado para cada sucursal de acuerdo a las ventas, sin embargo cuando hay gastos que han sido efectuados desde matriz pero que corresponden a la sucursal este estos valores son cargados al cien por ciento.

Existe una poltica de distribucin de gastos nacionales de ventas y administrativos que determina un porcentaje de acuerdo a las ventas de cada sucursal, en el caso de Manta le toca asumir el 5% de dichos gastos, dichos gastos son autorizados directamente por los jefes de negocios que se encuentran en la matriz.

En el rubro de gastos nacionales de ventas y administracin no hay control interno de la sucursal debido a que son realizados directamente desde la matriz, cabe destacar que

137

slo son enviados a Manta un resumen de los valores egresados para contabilizar en las respectivas cuentas contables. 7 De acuerdo al balance comparativo en formato para el comit rector en el ao 2005 los gastos nacionales de ventas y administrativos se encontraban contabilizados en las mismas cuentas locales, en parte por este motivo al momento de realizar el presupuesto hay ciertas diferencias que repercuten en la comparacin de los resultados del ao 2006. 8

En el grupo de gastos nacionales de ventas y administrativos slo se presupuest la coherente.

cuenta Publicidad, por tal motivo no se puede realizar una comparacin y control

El informe de auditora ser un documento de soporte que permitir a la gerencia tomar decisiones que permitan el desarrollo y crecimiento ordenado y controlado de la sucursal.

10 La auditora financiera practicada a la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta, ha permitido establecer que los estados financieros han sido elaborados de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados contabilidad. 11 Las normas ecuatorianas de auditora han sido base sustancial al momento de ejecutar la auditoria en la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta. y normas ecuatorianas de

5.2 Recomendaciones 1 Se recomienda al gerente de la sucursal que convoque a reuniones semanales para realizar evaluaciones y determinar el funcionamiento adecuado de la empresa. Se sugiere a la gerencia de sucursal que determine las polticas que respalden el manejo de los gastos extrapresupuestarios y el contador que tome las previsiones debidas en cuanto a la documentacin que justifique los mencionados gastos.

138

Para la contratacin de servicios tcnico en mantenimiento o reparacin del local se deben de aplicar las polticas internas respectivas.

Se propone se contrate los servicios de un auditor interno, para que cumpla con las funciones y objetivos que permitan evaluar y controlar las operaciones administrativas, contables y financieras de la empresa. Tambin es recomendable que dentro de la administracin financiera se apliquen los

principios ticos. Frente a los acontecimientos que se suscitan en las empresas donde los problemas de corrupcin son recurrentes, el profesional en contabilidad y auditora deben de guardar fielmente todos los principios de una conducta intachable. No solamente se califica el buen profesional o tcnico, sino tambin a su conducta o comportamiento personal.

Se aconseja a la gerencia solicite a los jefes nacionales de negocio presupuesten y controlen sus gastos correctamente, ya que esto afecta la utilidad final de la sucursal.

A la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta que cumpla con las recomendaciones emitidas para que se mejore el desempeo de las funciones y optimicen sus recursos.

139

BIBLIOGRAFA:

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Planificacin del trabajo, Objetivos y Procedimientos, AUDITORIA II: Desarrollo y

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140

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141

GLOSARIO DE TERMINOS Amortizacin: Accin y efecto de amortizar, redimir, pagar el capital de un prstamo, recuperar los fondos invertidos, desvalorizarse peridicamente los bienes por su uso. Atestacin: Deposicin de testigo, testimonio. Qu se da fe de un hecho. Beneplcito: Aprobacin, permiso. Caucionados: Caucin, precaucin, prevencin. Fianza que da una persona por otra, garanta.

Comanditarios: El que suministra los fondos en una sociedad en comandita. Comit: Reunin de miembros escogidos en una asamblea para examinar ciertos asuntos: Comit administrativo.

Custodia: Accin de custodiar o vigilar. Persona que custodia a otra. Diligencia: Esmero en ejecutar una cosa. Prisa, aseguramiento Estupefacientes: Qu produce estupefaccin. Sustancia narctica como la morfina, cocana.

Evidencia: certeza clara, manifiesta, de una cosa. Fianza: Prenda que da uno en seguridad del buen cumplimiento de su compromiso. Fiador, el que garantiza lo que promete. Fiscalizacin: Accin de fiscalizar. Averiguar o criticar

142

Fraude: Se refiere a un acto intencional por uno o ms individuos dentro de la administracin, empleados, o terceros, qu e da como resultado una representacin errnea de los estados financieros. Implcito: Qu se incluye en una proposicin sin que haya necesidad de explicarlo: la libertad es la condicin implcita de la responsabilidad moral.

ndole: Condicin e inclinacin natural propia de cada uno: ser de mala ndole. Condicin o calidad de las cosas. Inherente: Que por su naturaleza est unido inseparablemente con otra cosa Litigio: Pleito, altercacin judicial. Discusin, contienda: intereses en litigio. Malversacin: Accin de disponer ilcitamente de los caudales ajenos que administra uno. Medievales: Relativo a la edad media. Muestreo de auditora: Implica la aplicacin de procedimientos de auditora a menos del 100% de las partidas dentro del saldo de una cuenta o clase de transacciones para que el auditor pueda obtener y evaluar la evidencia de auditora sobre algunas caractersticas de respecto a la poblacin. las partidas seleccionadas, para formar o ayudar en la formacin de una conclusin con

Negligencia : Falta de cuidado, de aplicacin o de exactitud. Obsoletos: Anticuado, cado en desuso. Omisin: Accin y efecto de omitir: la omisin de un acento puede modificar el sentido de una palabra. Olvido, dejadez. Falta por haber omitido la ejecucin de una cosa. Optimizar: Buscar la mejor manera de ejecutar una actividad.

143

Papeles de Trabajo: Pueden ser en forma de datos almacenados en papel, pelcula, medios electrnicos u otros medios.

Perpetrar: Ejecutar o consumar un delito: perpetrar un crimen. Presupuesto: Es informacin financiera prospectiva prevista sobre la base de supuestos sobre los eventos futuros que la administracin espera tengan lugar y las acciones que la de estimado ptimo). administracin espera realizar a la fecha en que la informacin es preparada (suposiciones

Programa de auditora: Un programa de auditora expone la naturaleza, oportunidad y grado de los procedimientos de auditora planificados que se requieren para implementar el plan de auditora global. El programa de auditora sirve como un conjunto de instrucciones para los auxiliares involucrados en la auditora y como un medio para controlar la ejecucin apropiada del trabajo. Suntuario: Relativo al lujo. Tergiversacin: Accin y efecto de tergiversar. Forzar las razones, relatar un hecho deformndolo intencionadamente. Falsear.

144

ANEXOS

ANEXO # 1

145

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A.

Al 31 de Diciembre del 2006

BALANCE GENERAL

ACTIVOS

Activo Corriente Caja Chica Bancos Documentos por cobrar Cuentas por cobrar
Cheques protestados

960956.5 250,00 4.498,31 597.218,47 324.871,88 7.329,44 18.000,00 8.714,20 0,00 74,20 15.704,88 358.045,98 199.418,67 0,00
TOTAL ACTIVOS

Otras cuentas por cobrar Prestamos y anticipos Pagos anticipados Otros activos corrientes Activo Fijo Activo fijo no depreciable Activo fijo depreciable Depreciacin acumulada (-) Inversiones y deudores largo plazo

174.332,19

PASIVOS

1.135288,69 492.860.94 6.739,37 10.929,80 467.987,99 7.203,78 37.094,82 14.933,12 22.161,70 17.562,78

Pasivo Corriente Anticipos de clientes Provisiones Transferencias cruce anual (acreedoras) Otros pasivos Pasivo no Corriente Seguros vehculos Provisiones Otro Pasivo

PATRIMONIO: CAPITAL

TOTAL PASIVOS

547.518,54 587.770,15 1.135288,69

TOTAL RESULTADO PERODO

TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO ANEXO # 2

146

BALANCE DE RESULTADOS
INGRESOS Ventas brutas Descuentos (-) Ventas netas Costo de ventas (-) Utilidad bruta Otros ingresos operacionales Resultado Bruto EGRESOS Gastos de ventas (locales y matriz) Sueldo de ventas Comisiones por ventas (propios) Beneficios sociales Comisiones por ventas (particulares) Publicidad propaganda Revisin garanta tcnica Otros gastos revisin vehculos Traslado de vehculos y flete Pagos por servicios Otros gastos de venta Gastos administrativos (locales y matriz) Sueldos administrativos Beneficios sociales Depreciacin de activos fijos Otros gastos administrativos Utilidad Operacional Gastos financieros (-) Utilidad despus de gastos financieros Ingresos y gastos no operacionales (+) Utilidad Sucursal Distribucin de Gastos Nacionales Gastos de ventas nacionales Sueldos y salarios Publicidad Propaganda Mantenimiento soporte tcnico Almaceneras Movilizaciones al exterior Fletes Vehculos, Repuestos y Llantas Seguros Honorarios profesionales Capacitacin 87.576,53 6.807,35 33.718,42 9.831,78 6.016,61 14.322,25 1.385,37 6.656,92 4.277,51 3.785,60 66,97
ENE A DIC 2006

AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A.

6.046.134,83 423.781,91 5.622.352,92 4.501.537,20 1.120.815,72 82.335,33

1.203.151,05 434.388,30

52.439,92 72.127,62 55.452,72 5.015,87 52.023,04 23.159,36 20.483,57 42.465,93 31.533,44 79.686,84 84.613,80

15.297,12 7.839,64 26.220,68 35.256,36

684.148,95 6.843,19 677.305,76 14.108,80 691.414,56 103.644,40

147

Otros gastos conexos vehculos. Gastos de administracin nacionales Sueldos y salarios Movilizaciones al exterior Honorarios profesionales Utilidad antes de Impuestos y Distribucin de Utilidades....

707,75 16.067,87 10.692,02 351,28 5.024,57 587.770,15

148

ANEXO # 4

1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 5 6 7 8 9 1 2 3

Automotores y Anexos S.A Polticas de crditos de Vehculos Documentacin para persona natural Dependientes: Solicitud de crdito completa, legible y firmada. Copia de cdula de identidad legible, deudor y cnyuge. Copia de papeletas de votacin, deudor y cnyuge. Originales de los tres ltimos roles de pago, deudor y cnyuge. Copias legibles de respaldo patrimonial (pago de impuesto predial, escrituras, matriculas de vehculo, acciones. Certificados bancarios o copias de los tres ltimos estado de cuenta, deudor y cnyugue (cuentas ahorros, corrientes y tarjeta de crdito) Certificados comerciales si los hubiere. Planilla de servicio pblico original. Independientes: Solicitud de crdito completa, legible y firmada. Copia de cdula de identidad legible, deudor y cnyuge. Copia de papeletas de votacin, deudor y cnyuge. Copia legible del RUC. Pago de los tres ltimos pagos del IVA o la declaracin del Impuesto a la renta de los dos ltimos aos. Copias legibles de respaldo patrimonial (pago de impuesto predial, escrituras, matriculas de vehiculo, acciones, etc. Certificados bancarios o copias de los tres ltimos estado de cuenta, deudor y cnyuge (cuentas ahorros, corrientes y tarjeta de crdito) Dos certificados originales comerciales que acrediten una relacin de por lo menos 1 ao. Contratos de arrendamiento notarizados, si tuviera una relacin de por lo menos 1 ao. Planilla de servicio pblico original. Documentacin para persona jurdica Solicitud de crdito completa, legible y firmada. Copia del RUC. Escritura de la constitucin de la compaa y/o escrituras de reforma de estatutos o capital social. 149

4 5 6 7 8 9 10

Copias de estados financieros declarados a la SIB y/o SRI (3 ltimos aos) Certificados bancarios. Copia del nombramiento actualizado y legalizado del representante legal. Copia de cedula del representante legal. En caso de que los estatutos as lo estipulen, autorizacin de la Junta General de Accionistas para endeudamiento. Certificacin de cumplimiento de obligaciones. Planilla de servicio pblico general.

150

ANEXO # 5

Ejemplos de tablas de Amortizacin Referencial

Financiamiento por la empresa Automotores y Anexos-Crdito Directo Modelo de Auto: Almera. Versin de este modelo: 1.6 / T.M, Airbaq & A/C Precio del vehculo: USD 17450,00 Tasa de inters anual: 14.27 %. Tasa de inters activa referencial del B.C.E. Financiado a 24 meses. Polticas de crdito a persona natural o jurdica. Pago de cuota mensual: USD 2595.77 Automotores y Anexos S.A Tabla de amortizacin-Crdito Directo # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Capital Inters 17.450,00 2.490 $17.344,34 2.475 $17.223,61 2.458 $17.085,65 2.438 $16.928,00 2.416 $16.747,86 2.390 $16.542,01 2.361 $16.306,78 2.327 $16.037,99 2.289 $15.730,84 2.245 $15.379,86 2.195 $14.978,79 2.137 $14.520,49 2.072 $13.996,80 1.997 $13.398,37 1.912 $12.714,54 1.814 $11.933,14 1.703 $11.040,23 1.575 $10.019,90 1.430 $8.853,97 1.263 $7.521,66 1.073 $5.999,23 856 Cuota Amortizacin $2.595,77 $105,66 $2.595,77 $120,73 $2.595,77 $137,96 $2.595,77 $157,65 $2.595,77 $180,14 $2.595,77 $205,85 $2.595,77 $235,23 $2.595,77 $268,79 $2.595,77 $307,15 $2.595,77 $350,98 $2.595,77 $401,07 $2.595,77 $458,30 $2.595,77 $523,70 $2.595,77 $598,43 $2.595,77 $683,82 $2.595,77 $781,41 $2.595,77 $892,91 $2.595,77 $1.020,33 $2.595,77 $1.165,93 $2.595,77 $1.332,31 $2.595,77 $1.522,43 $2.595,77 $1.739,68 Saldo $17.344,34 $17.223,61 $17.085,65 $16.928,00 $16.747,86 $16.542,01 $16.306,78 $16.037,99 $15.730,84 $15.379,86 $14.978,79 $14.520,49 $13.996,80 $13.398,37 $12.714,54 $11.933,14 $11.040,23 $10.019,90 $8.853,97 $7.521,66 $5.999,23 $4.259,55

151

23 24

$4.259,55 $2.271,61

608 $2.595,77 324 $2.595,77

$1.987,93 $2.271,61

$2.271,61 $0,00

Financiamiento bancario. Modelo de Auto: Almera. Versin de este modelo: 1.6 / T.M, Airbaq & A/C Precio del vehculo: USD 17.450,00 Tasa de inters anual: 14 %. Financiado a 48 meses. Pago de cuota mensual: USD 2.447,54

Automotores y Anexos S.A Tabla de amortizacin-Banco # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Capital Inters 17.450,00 2.443 $17.445,46 2.442 $17.440,28 2.442 $17.434,38 2.441 $17.427,65 2.440 $17.419,97 2.439 $17.411,23 2.438 $17.401,26 2.436 $17.389,89 2.435 $17.376,93 2.433 $17.362,16 2.431 $17.345,32 2.428 $17.326,12 2.426 $17.304,24 2.423 $17.279,29 2.419 $17.250,84 2.415 $17.218,42 2.411 $17.181,46 2.405 $17.139,32 2.400 $17.091,28 2.393 $17.036,52 2.385 $16.974,09 2.376 $16.902,92 2.366 $16.821,78 2.355 $16.729,29 2.342 $16.623,85 2.327 $16.503,64 2.311 Cuota Amortizacin $2.447,54 $4,54 $2.447,54 $5,18 $2.447,54 $5,90 $2.447,54 $6,73 $2.447,54 $7,67 $2.447,54 $8,75 $2.447,54 $9,97 $2.447,54 $11,37 $2.447,54 $12,96 $2.447,54 $14,77 $2.447,54 $16,84 $2.447,54 $19,20 $2.447,54 $21,89 $2.447,54 $24,95 $2.447,54 $28,44 $2.447,54 $32,42 $2.447,54 $36,96 $2.447,54 $42,14 $2.447,54 $48,04 $2.447,54 $54,76 $2.447,54 $62,43 $2.447,54 $71,17 $2.447,54 $81,13 $2.447,54 $92,49 $2.447,54 $105,44 $2.447,54 $120,20 $2.447,54 $137,03 Saldo $17.445,46 $17.440,28 $17.434,38 $17.427,65 $17.419,97 $17.411,23 $17.401,26 $17.389,89 $17.376,93 $17.362,16 $17.345,32 $17.326,12 $17.304,24 $17.279,29 $17.250,84 $17.218,42 $17.181,46 $17.139,32 $17.091,28 $17.036,52 $16.974,09 $16.902,92 $16.821,78 $16.729,29 $16.623,85 $16.503,64 $16.366,61 152

28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48
.

$16.366,61 $16.210,39 $16.032,31 $15.829,29 $15.597,84 $15.334,00 $15.033,22 $14.690,33 $14.299,43 $13.853,81 $13.345,80 $12.766,66 $12.106,46 $11.353,82 $10.495,81 $9.517,68 $8.402,61 $7.131,43 $5.682,29 $4.030,27 $2.146,97

2.291 2.269 2.245 2.216 2.184 2.147 2.105 2.057 2.002 1.940 1.868 1.787 1.695 1.590 1.469 1.332 1.176 998 796 564 301

$2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54 $2.447,54

$156,22 $178,09 $203,02 $231,44 $263,84 $300,78 $342,89 $390,90 $445,62 $508,01 $579,13 $660,21 $752,64 $858,01 $978,13 $1.115,07 $1.271,18 $1.449,14 $1.652,02 $1.883,30 $2.146,97

$16.210,39 $16.032,31 $15.829,29 $15.597,84 $15.334,00 $15.033,22 $14.690,33 $14.299,43 $13.853,81 $13.345,80 $12.766,66 $12.106,46 $11.353,82 $10.495,81 $9.517,68 $8.402,61 $7.131,43 $5.682,29 $4.030,27 $2.146,97 $0,00

ANEXO # 6

153

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIN DE PERSONAL Y PARA REALIZAR SEGN EL MANUAL DE FUNCIONES INTERNAS CARGO: JEFE DE REPUESTOS NATURALEZA DEL TRABAJO pedidos a fbrica, garantas, etc. TAREAS TIPICAS: Organizar proyecciones de ventas con vendedores de mostrador y externos. Supervisar a los vendedores de mostrador y externos. Organizar y supervisar la bodega. Supervisar la preparacin del presupuesto anual. Supervisar que las actividades del rea presupuestaria se cumplan a cabalidad. Elaborar polticas de presupuestos tanto de ventas como de gastos. Supervisar el cumplimiento de metas y objetivos presupuestarios. Presentar semanal y mensualmente los reportes de ventas de repuestos. CARACTERISTICAS DE LA CLASE: ACTIVIDADES LABORALES.

Organizacin, supervisin y ejecucin de las ventas, promociones, control de stock,

Responsabilidad administrativa y econmica por el manejo de documentacin de ventas, financieras y por la aplicacin de normas y procedimientos internos. El trabajo requiere de liderazgo y colaboracin. REQUISITOS MINIMOS:

Titulo en Economa, Auditoria, Finanzas o Administracin.

Experiencias profesionales de dos aos como jefe de venta de repuestos. Haber aprobado cursos de ventas, marketing, liderazgo, etc.

154

155