MINISTERIO DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES COLCIENCIAS

DOCUMENTO 5 MANUAL DE CONTRATACIN VIVE DIGITAL REGIONAL GOBIERNO EN LNEA

2013

1. Presentacin y Objetivo El presente Manual es de obligatoria aplicacin para el ejecutor, establece las pautas mnimas para realizar los procesos contractuales que se den en el marco de la iniciativa Vive Digital Regional. Va dirigido a ejecutores regidos en el mbito del derecho privado y empresas de economa mixta en las que el Estado tenga una participacin inferior al 50%. El ejecutor tendr en cuenta que los recursos que se le entregan son pblicos y en consecuencia en su ejecucin, tendr en cuenta los postulados de la funcin administrativa sealados en el artculo 209 de la Constitucin Poltica, como son los de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad; y los principios de la contratacin pblica sealados en las Leyes de contratacin estatal, como lo son el de seleccin objetiva, libre competencia, transparencia, trato justo e igualitario, eficiencia y contradiccin. El cumplimiento de los fines estatales establecidos en la Constitucin Poltica Colombiana, la continua y eficiente prestacin de los servicios ofrecidos, y la efectividad de los derechos e intereses de los ciudadanos, sern un postulado constante en el ejercicio de la labor de ejecutor. 2. REGLAS MNIMAS APLICABLES A LOS PROCESOS CONTRACTUALES QUE SE DESARROLLEN EN EL MARCO DE LA INICIATIVA VIVE DIGITAL REGIONAL. 2.1. Seleccin de proveedores de bienes y servicios. La seleccin de los proveedores de bienes y servicios asociados a la ejecucin del proyecto es responsabilidad directa del ejecutor, que deber desarrollar procesos de seleccin objetiva que garanticen el cumplimiento de las actividades y la calidad de los bienes y servicios a suministrar para el correcto desarrollo del proyecto que los requiere. Para la contratacin de cualquier bien o servicio para el proyecto regional, por regla general, sin importar la cuanta y salvo en los casos especiales de contratacin, el ejecutor debe adelantar una convocatoria pblica, para la que tendr en cuenta las siguientes reglas: Presentar con al menos 5 das hbiles de anterioridad a la fecha de apertura de la convocatoria pblica, los trminos de referencia para verificacin y aprobacin por parte del Comit Regional del proyecto. Abrir la convocatoria pblica por un trmino no inferior a 5 das hbiles, la cual debe estar disponible tanto en la pgina web de Vive Digital Regional, el Proponente, como en la del Ejecutor.

Presentar el acta de cierre de la convocatoria a la que se refiere el numeral anterior, con el informe de propuestas recibidas y la evaluacin al Comit Regional antes de su adjudicacin, la cual se deber llevar a cabo de acuerdo al proceso publicado en los trminos de referencia. Publicar el acta de adjudicacin de todas las convocatorias realizadas en la pgina web del Vive Digital Regional, en la del Proponente y en la del Ejecutor Celebrar contratos y solicitar plizas de cumplimiento a todos los proveedores, quienes a su turno deben presentarla dentro de los 8 das hbiles siguientes a la fecha de adjudicacin. 2.2. Documentos de la convocatoria:

Cada proyecto de convocatoria que sea presentado al Comit Regional debe ir acompaada de la siguiente documentacin: Unos estudios previos, que deben contener como mnimo un anlisis de mercado de los bienes o servicios a contratar, un mapa de riesgos y la necesidad de la contratacin, estableciendo para el efecto el alcance de la contratacin y su resultado. Un modelo de trminos de referencia de la convocatoria que incluir -por lo menos- (1) el objeto de la contratacin; (2) el cronograma de la convocatoria; (3) las condiciones jurdicas, financieras, de experiencia, tcnicas y econmicas que los proponentes deben tener en cuenta para elaborar y presentar las propuestas y que harn parte integral del contrato que resulte del proceso de seleccin; (3) el presupuesto asignado, que debe incluir todos los gastos directos e indirectos en que deba incurrir el proponente (valores adicionales, impuestos, etc.); (4) el rgimen jurdico aplicable, la tipologa del contrato que se suscribir y su termino de ejecucin; (5) las condiciones de presentacin de la propuesta; (6) las causales de rechazo; (7) el domicilio de correspondencia, (8) los criterios de calificacin de la oferta, los anexos tcnicos y el cronograma que debe incluir la propuesta; y, (9) las exigencias documentales que soporten la propuesta. 3. Reglas del trmite de la convocatoria: Una vez autorizada la convocatoria por parte del Comit Regional, el ejecutor deber: Publicar en un diario de amplia circulacin regional el anuncio de apertura de la convocatoria; dicho aviso contendr como mnimo el objeto de la contratacin y la fecha de apertura del proceso. Esta misma invitacin deber hacerse en la pgina web del ejecutor y en la pgina de Vive Digital Regional.

Tres (3) das hbiles despus de publicado el aviso de la convocatoria, el ejecutor deber publicar los trminos de referencia en la pgina web del ejecutor, el proponente y en la pgina de Vive Digital Regional. Una vez publicados los trminos de referencia el ejecutor deber dar un plazo no inferior a dos (2) das hbiles para que los interesados formulen observaciones y se contesten sus inquietudes. Terminado el plazo establecido en el literal anterior, el ejecutor mantendr abierta y publicada la convocatoria con todos sus documentos por un trmino no inferior a 5 das hbiles, al cabo de los cuales la convocatoria y la recepcin de propuestas estarn cerradas. Seguir la etapa de evaluacin de las propuestas, que tendr una duracin mxima de tres (3) das hbiles y al trmino de la cual debe presentarse al Comit Regional y publicarse en la pgina web del ejecutor, el proponente y en la pgina de Vive Digital Regional, el informe de evaluacin.

Finalizado el anterior procedimiento y en la reunin de presentacin del informe de la Convocatoria al Comit Regional, se dar la apertura de la propuesta econmica formulada por los oferentes, momento en el que se determinar el ganador del proceso y se dar la adjudicacin del contrato o declarar desierta la Convocatoria. 4. Casos especiales de contratacin. En los casos en los que no exista pluralidad de oferentes, el ejecutor debe presentar al Comit Regional, para su conocimiento y aprobacin, un estudio que certifique la inexistencia de otros proveedores y que justifique la contratacin del nico proveedor. En los casos en que el ejecutor desee ser el proveedor de uno o varios de los componentes del proyecto, debe manifestarlo en ese sentido desde la propuesta, indicando puntualmente los bienes y servicios que pretenda suministrar. Si el proyecto es admitido, el ejecutor debe presentar -para aprobacin del Comit Regional- un estudio en el que sustente las razones de calidad, precio y oportunidad del bien o servicio que ofrece, antes de que se lleve a cabo su ejecucin.