rea de Marketing

Elaboracin de la publicidad

Distribucin de la publicidad

Reparticin de Invitacione

rea de Documentacin

Elaboracin de Invitaciones

Inscripciones y Certificacin

Profesor del Curso

Consejo de Facultad

Presidente

Vicepresidente

rea de Logstica

Reparticin de Invitaciones

Diplomacia

Logstica Interna

rea de Finanzas

Documentacin Interna

Elaboracin del Presupuesto. Distribucin y Flujo de Caja

Bsqueda de auspiciadores

de Logstica

Logstica Interna

Protocolo

Bajada de Salones

rea del Programa

Bsqueda de auspiciadores

Elaboracin del programa

Direccin del Programa

el Programa

n del Programa

Especiales

Comisiones: Presidencia y Vicepresidencia

RESP.

Nmero

Aixa Ta

Monitoreo total de todas y cada una de las comisiones. N Personas en total 1 2 2 1 David Mendo Npers. x funcin 1 Responsable Aixa Tanco Cargo Presidente Vicepresiden te.

rea de Marketing
Elaboracin de la publicidad:
N Personas en total 3 1

RESP.

Patricia Alv

Diseo y produccin de la promocin, desde volantes hasta banner publicitari Npers. x funcin 1 Responsable Patricia Alvarado Ubicacin Evento -

Distribucin de la publicidad:
N Personas en total 4 1

Distibuir y pormocionar la publicidad elaborada. Npers. x funcin 1 Responsable Ubicacin Evento VARIANTE

rea de Lgstica
Reparticin de Invitaciones:
N Personas en total 5 1

RESP.
Redaccin e impresin de invitaciones personales. Npers. x funcin 1 Responsable Ubicacin Evento -

Diplomacia:
N Personas en total

Funcin de edecn. Npers. x funcin Responsable Ubicacin Evento

N Personas en total

Npers. x funcin

Responsable

Ubicacin Evento

Leonardo Lara Junto al Csar Jimnez, conferencista Federico Montoro, . Martn Ramirez

Logstica Interna:
N Personas en total 7 8 9 4

Distribucin y manejo de los instrumentos a utilizar. Npers. x funcin 2 1 1 Responsable Ubicacin Evento VARIANTE Ambiente externo Junto a la mesa de C.B.

Protocolo:
N Personas en total 10

Recepcin y vigilancia de asistentes. Npers. x funcin 1 Responsable Ubicacin Evento Puerta Principal Puerta de acceso 1 Puerta de acceso 2

11

12

Llamada a los Salones:

N Personas en total

En caso de que sea necesario ms asistentes Npers. x funcin Responsable Ubicacin Evento VARIANTE

13

rea de Documentacin

RESP.

Meylin C

Elaboracin de Invitaciones:
N Personas en total

Redaccin e impresin de invitaciones. Npers. x funcin Responsable Ubicacin Evento

14

Meylin Chung

VARIANTE

Inscripciones y Certificacin:
N Personas en total 15 1

Listado de personas para la certificacin y entrega de diplomas. Elaboracin d Npers. x funcin 1 Responsable Ubicacin Evento Entrada principal.

Documentacin Interna:
N Personas en total 16 1

Elaboracin de todo tipo de documentos, permisos, etc. Npers. x funcin 1 Responsable Ubicacin Evento VARIANTE

rea de Finanzas
Elaboracin del Presupuesto, Distibucin y Flujo de caja:
N Personas en total 17 2 Npers. x funcin 2

RESP.

Responsable Nidia Yataco, Kathy Villafuerte

Elaboracin de un presupuesto detall del dinero. Ubicacin Evento VARIANTE

rea del Programa

Elaboracin del Programa:
N Personas en total 18 1

RESP.
Redaccin del programa oficial y el de contingencia. Npers. x funcin 1 Responsable Ubicacin Evento VARIANTE

Direccin del Programa:

N Personas en total 19 20 21 3

Direccin del programa a seguir. Npers. x funcin 1 1 1 Responsable Ubicacin Evento -

Especiales:
N Personas en total 22 2 23

Elaboracin y presentacin de los nmeros especiales. Npers. x funcin 1 1 Responsable Alexis Jara Ubicacin Evento -

Nmero de personas requeridas en total: Aixa Tanco

Funcin Antes Coordinacin, adistramiento y monitoreo de todas las comisiones.

Asistencia en coordinacin, adistramiento y monitoreo de todas las comisiones al pres

Patricia Alvarado

de volantes hasta banner publicitario. Funcin Antes Diseo y produccin de volantes, banners, publicidad para murales y redes sociales. Diseo de los certificados.

orada. Funcin Antes Pegado de afiches y volantes.Entrega de publicidad en general. Publicidad por redes sociales. Colocacin de banners antes del evento.

sonales. Funcin Antes Distribucin de invitaciones personales a Docentes (hacerles recordar su asistencia), Conferencistas y Auspiciadores.

Funcin

Antes

Recojo de conferencistas.

a utilizar. Funcin Antes Compra y disposicin de elementos a usar en el evento(bateras, botellas y vasos para el agua, rtulos con nombre de los ponentes y otros. Alistar la mesa de honor, ambiente de recepcin de conferencistas y la mesa de inscripcin. Compra y colocacin de Coffee Break.

Funcin Antes Recepcin de alumnos, docentes y conferencistas

Recepcin de alumnos y docentes

Recepcin de conferencistas

es Funcin Antes Reconocimiento de aulas posibles para que bajen al auditorio. Coordinacin con profesores para el otorgamiento de permisos. Coordinar con el director de Escuela si es necesario. Meylin Chung

Funcin Antes Redaccin de las invitaciones a ttulo personal. Impresin. Elaboracin de identificaciones para cada comisionado. Tener invitaciones "en cartera" para posibles profesores asistentes en caso de ausencia de los preestablecidos.

entrega de diplomas. Elaboracin de stos. Funcin Antes Elaborar e imprimir fichas de inscripcin para todo aquel que desee recibir certificado. Bsqueda de la posible imprenta.

permisos, etc. Funcin Antes Elaboracin de solicitudes, permisos, plan de trabajo. Monitoreo de alumnos encargados de las comisiones.

aboracin de un presupuesto detallado de todo el evento. Manejo l dinero. Funcin Antes Elaboracin del presupuesto. Bsqueda de precios bajos. Distribucin del dinero presupuestado.

tingencia. Funcin Antes Elaboracin del programa oficial y el de contingencia a seguir desde el podio para el evento.

Funcin Antes Elaborar las hojas de vida de los conferencistas. Preparacin de videos introductorios y de cierre.

s especiales. Funcin Antes Ensayos respectivos. Bsqueda y alquiler (o compra) de la vestimenta respectiva y materiales a utilizar.

29

Funcin Durante Coordinacin, adistramiento y monitoreo de todas las comisiones.

ncia en coordinacin, adistramiento y monitoreo de todas las comisiones al presidente.

Funcin Durante -

Funcin Durante Distribucin de publicidad restante.

Funcin Durante Bsqueda de otros docentes en caso de ausencia de los invitados al evento.

Funcin

Durante Relacionarse cordialmente con los conferencistas mientras espera por su ponencia (antes y despus).

Funcin Durante Proporcionar al ponente un nuevo micrfono en caso de avera. Reparticin de agua. Asistencia a los conferencistas durante su estancia en el ambiente previo al auditorio. Vigilar el orden durante el Coffee Break

Funcin Durante Vigilar el orden en la puerta principal, indicando que una vez empezado el evento nadie puede salir. Vigilar el orden en la puerta de acceso 1, indicando que una vez empezado el evento nadie puede salir. Vigilar el orden en la puerta de acceso 2, indicando que una vez empezado el evento nadie puede salir.

Funcin Durante Bajar a los alumnos junto con el profesor al auditorio. Invitar tambin al profesor siguiente del saln a bajar.

Funcin Durante En caso de la ausencia de los profesores preestablecidos, proporcionar a los encargados de la Bajada de Salones las invitaciones requeridas.

Funcin Durante Repartir las fichas para recopilar datos de todos los alumnos asistentes.

Funcin Durante Monitoreo de alumnos encargados de las comisiones.

Funcin Durante Distribucin del dinero faltante o recoleccin del sobrante.

Funcin Durante En caso de cambios inesperados, proporcionar el programa de contingencia al maestro de ceremonia.

Funcin Durante Direccin del evento (maestro de ceremonia). Manejo del micrfono para las preguntas de los asistentes. Asistir al conferencista. Presentacin de videos introductorios. Manejo de diapositivas durante las ponencias y todo lo concerniente al sistema.

Funcin Durante Presentacin de los especiales en el escenario. -

Despus

s las comisiones. las comisiones al presidente.

Despus -

Despus Guardado de publicidad usada en el evento. Publicacin de entrega de certificados.

Despus Agradecimiento a los docentes por su asistencia al evento.

Despus Agradecimiento al conferencista por su participacin. Llevarlo de regreso.

Despus Retiro de los instrumentos y materiales usados. Retiro de los instrumentos y materiales usados. Retirar todos los utensilios usados en el Coffee Break.

Despus Vigilar la correcta salida por la puerta principal

Vigilar la correcta salida por la puerta de acceso 1

Vigilar la correcta salida por la puerta de acceso 2

Despus Agradecimiento al profesor.

Despus

Despus Elaborar una lista digital con los datos de los asistentes. Mandar a imprimir los certificados, recogerlos y repartirlos.

Despus Monitoreo de todos los alumnos encargados de las comisiones. Elaboracin de un informe para el profesor.

Despus Elaboracin de un informe de todo lo presupuestado, lo gastado y la variacin. Adjuntar comprobantes de pago. Arreglar cuentas.

Despus -

Despus Presentacin de videos de cierre de evento.

Despus Si es alquiler: devolucin de la vestimenta.