PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN INTERNA

Cdigo: P-001 Edicin: 0 Pgina: 1 de 6 Fecha de Revisin: Junio 2013

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN INTERNA

I.

OBJETIVO El objetivo de este Procedimiento es establecer los lineamientos y las actividades que permitan una eficaz comunicacin interna entre los diferentes niveles y funciones de la empresa DE LA VILLA.

II.

ALCANCE Este procedimiento aplica para la difusin de toda comunicacin interna que tenga relacin a los aspectos operativos, ambientales u otros; de la empresa DE LA VILLA.

III. POLITICAS DE OPERACIN La Direccin General es la responsable de llevar a cabo la difusin interna y el diseo de la presentacin de la informacin (Podr nombrar un rea o persona encargada). Los responsables de los procesos y/o procedimientos solicitaran al encargado de Comunicacin las necesidades de comunicacin interna que requiera, esta informacin debe incluir: vigencia, responsable de la emisin y responsable del retiro de la misma. Los medios de comunicacin pueden ser a travs de la Pgina Web, correos electrnicos, trpticos, folletos, carteles, lonas impresas y capacitaciones; su eleccin depender del material a difundir.

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN INTERNA

Cdigo: P-001 Edicin: 0 Pgina: 2 de 6 Fecha de Revisin: Junio 2013

IV.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO Jefe Inmediato Superior Encargado de Comunicacin y Difusin (Direccin General)

Direccin, Subdirecciones, Jefaturas O Responsables de procesos y/o procedimientos Inicio

Identifican necesidades de comunicacin interna

Revisa y valida informacin a difundir

No Cumple ?

Si Elabora bitcora para comunicacin Verifica la comunicacin

Difunde comunicacin

Fin

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN INTERNA

Cdigo: P-001 Edicin: 0 Pgina: 3 de 6 Fecha de Revisin: Junio 2013

V.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Secuencia Actividad El personal que realiza actividades relacionadas con los aspectos de procesos y/o procedimientos determina la informacin que debe darse a conocer internamente y recomienda los medios de difusin y comunicacin a utilizar. Recibe las necesidades de difusin de las diferentes reas. Revisa y valida que la informacin a publicar sea acorde a la Poltica de la Empresa, para la elaboracin del programa de comunicacin o su publicacin inmediata. Si no cumple, informa al rea solicitante y regresar al punto 1. Si Cumple, informa al rea solicitante y enva al Encargado de Comunicacin para su difusin. La informacin se enva al Departamento de Comunicacin y Difusin a travs de documento (fsico y/o electrnico). Recibe la informacin validada para difusin y comunicacin. Difunde y comunica la informacin. Registra la solicitud de comunicacin en la Bitcora. Verifica si la comunicacin ha sido eficaz, para la toma de acciones correspondientes. Responsable Direccin, Subdirecciones, Jefaturas O Responsables de procesos y/o procedimientos

Identifican necesidades de comunicacin interna

Revisa y valida informacin a difundir

Jefe Inmediato Superior

Elabora bitcora para comunicacin Difunde comunicacin

Jefe Inmediato Superior Encargado de Comunicacin Difusin (Direccin General)

Verifica la comunicacin

Jefe Inmediato Superior

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN INTERNA

Cdigo: P-001 Edicin: 0 Pgina: 4 de 6 Fecha de Revisin: Junio 2013

VI.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual HACCP de la empresa. Manual POES de la empresa. Otros manuales de la empresa empleados en las reas de produccin.

VII. REGISTROS Registros Formato de capacitaciones Bitcora para comunicacin VIII. GLOSARIO Comunicacin Interna: Son todas aquellas publicaciones que son exclusivas de un rea, departamento y/o la Empresa que solo se comunican al interior de las instalaciones de la Empresa. Canales de Comunicacin: Reuniones en grupo La reunin surge cuando personas para comunicar, y/o acuerdos. Tiempo de retencin 1 ao 1 ao Responsable de Conservarlo RR.HH Encargado de comunicacin Cdigo F-XXX F-XXX

se convoca a dos o ms debatir, tomar decisiones

Publicaciones internas Es toda aquella informacin que se publica y difunde para informacin exclusiva de la Empresa. Circulares internas La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta direccin comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la institucin, es unidireccional.

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN INTERNA

Cdigo: P-001 Edicin: 0 Pgina: 5 de 6 Fecha de Revisin: Junio 2013

Vitrina o tablero de anuncios Son lugares de visualizacin y lectura de informacin facilitada por la alta direccin. Se distribuyen estratgicamente ubicados para colocar informacin variada, en los que se colocan escritos, cuadros, grficos, fotografas, carteles o similares. Cartel o manta Son elementos grficos de informacin, sobre algo concreto, ms o menos puntual, dotados de diseo para atraer la atencin de personal y usuarios, hacia el mensaje y la informacin. La comunicacin es unilateral y descendente. Videos Son producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir informacin aprovechando las posibilidades de estos medios. Encuestas Es un elemento de comunicacin unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la opinin de los empleados o usuarios sobre algunos aspectos de la gestin, de sus actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre stos. Buzn de observaciones, quejas y/o sugerencias Es un espacio fsico o virtual, se usa para recabar quejas, sugerencias y opiniones de empleados y usuarios, se usa para la comunicacin unidireccional ascendente. Correo electrnico Forma de comunicacin virtual, donde la informacin se realiza de manera personal, permitiendo una comunicacin bidireccional, donde el inconveniente es que puede ser tardada. Puede ser utilizado como foros de opinin y debate, buzn de sugerencias y similares, el e-mail permite una comunicacin

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN INTERNA

Cdigo: P-001 Edicin: 0 Pgina: 6 de 6 Fecha de Revisin: Junio 2013

bidireccional, ascendente y descendente mandos y el resto de los usuarios.

entre

los

Pgina web o internet Tecnologa de alcance mundial de comunicacin virtual por medio de redes interconectadas; al utilizarse para comunicacin interna, da la posibilidad de accesar a contenidos informativos, resultados, informes generales, productos o actividades, etc. Intranet Tecnologa de internet para compartir dentro de una organizacin parte de sus sistemas de informacin mediante una red privada; Es una opcin ms de la comunicacin entre las partes involucradas, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicacin en general, se realizan de una forma ms rpida y eficiente. IX. ANEXOS X. Formato de Capacitacin Bitcora para comunicacin

CAMBIOS DE VERSION Fecha de Actualizacin Junio del 2013 Descripcin del cambio ----

Numero de Revisin 0