Influencia organizacional

LA ORGANIZACIN

Estructura organizacional
organizacin estructurada alrededor de proyectos
vive de proyectos o gestin por proyectos, suelen tener sistemas de gestin para facilitar la gestin de un proyecto y controlar varios proyectos simultneos

organizacin no basada en proyectos

Ms. Carlos Vargas Crdenas

cvargasc@upao.edu.pe

sistemas de gestin poco adecuados para gestionar proyectos a veces tienen departamentos organizados por proyectos

Organizacin funcional
Gerente General Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional

Matricial dbil
Gerente General Gerente Funcional Gerente Funcional

staff staff staff

staff staff staff

staff staff staff

staff staff staff

staff staff staff

staff staff staff

personal asignado al proyecto

personal asignado al proyecto

Coordinacin del proyecto

Matricial balanceada
Gerente General Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional

Matricial fuerte
Gerente General Gerente Funcional Gerente de gerentes de Proyecto

staff staff Gerente de Proyecto

staff staff staff

staff staff staff

staff staff staff

staff staff staff

Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto

personal asignado al proyecto

Coordinacin del proyecto

personal asignado al proyecto

Coordinacin del proyecto

Proyectizada
Gerente General Gerente Proyecto A Gerente Proyecto B Gerente Proyecto C

Heterogneas
A menudo una organizacin compleja tiene algo de todas estas estructuras:
parte funcional parte proyectizada variantes de estructura matricial en algunas reas

staff staff staff

staff staff staff

staff staff staff

Estructuras organizacionales
\Tipo organizacin Caractersticas proy. Autoridad del gerente de proyecto % de personal asignado al proyecto tiempo completo dedicacin del gerente de proyecto ttulos comunes para el gerente de proyecto Poca o ninguna Casi ninguno Limitada Funcional Matricial dbil Matricial balancea da Baja a moderada 15-60% Matricial Fuerte Moderada a alta 50-95% Proyectizada Alta a casi total 85-100%

ADMINISTRACIN POR PROCESOS

OBJETIVO PRINCIPAL: Fortalecer y consolidar las acciones de desarrollo administrativo de Bectek, a travs de la identificacin, revisin, y mejora de sus procesos; a fin de satisfacer las necesidades de los clientes, contribuir a ordenar y facilitar la gestin de la empresa, as como prevenir, corregir prcticas ineficientes; as incrementar el valor de la empresa. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

0-25%

Part-time

Part-time

Full-time

Full-time

Full-time

Asegurar la supervivencia, rentabilidad y el crecimiento de la empresa. Satisfacer mejor al cliente. Modernizar procesos complejos o que son obsoletos. Eliminar las causas que generan ineficiencia o fallas en los procesos y servicios. Promover la simplificacin de actividades. Aprovechar al mximo los recursos existentes. Identificar la disponibilidad de recursos. Orientar los procesos al cumplimiento de los objetivos empresariales.

Coordinador/ Lder del proyecto

Coordinado r/Lder del proyecto Part-time

Gerente/ Jefe de Proyecto Part-time

Gerente de Gerente de Proyecto/ Proyecto/ Programa Programa Full-time Full-time

personal administrativo Part-time para la gestin del proyecto

ADMINISTRACIN POR PROCESOS Premisas

Factores clave de xito

Reducir costos para obtener mayores utilidades. Garantizar o superar las expectativas de los clientes en las obras que se les ofrece. Comprometer al personal. Uso de Tecnologa en la gestin para trabajar con ms velocidad. Controlar el riesgo.

La alta direccin de la organizacin debe sentirse convencida y tomar compromiso para el cambio. Se requiere una labor de informacin y sensibilizacin en todos los niveles de la empresa, a efecto de lograr su involucramiento y participacin. El proceso debe ser evaluado con acciones y responsabilidades claramente definidas. Es importante definir con precisin lo que se quiere cambiar para hacer factible la obtencin de resultados. El proceso debe ser sujeto de un seguimiento permanente y sus resultados evaluarlos siempre. Las acciones de modernizacin deben atender criterios de racionalidad de recursos, incremento de productividad y satisfaccin del usuario.

ADMINISTRACIN POR PROCESOS

RESULTADOS QUE SE OBTIENEN: ACTIVIDADES Y PROCESOS QUE NO AGREGAN VALOR SON ELIMINADOS. LAS ACTIVIDADES QUE REALIZA LA EMPRESA PARA LLEVAR A CABO SUS OBJETIVOS SON RELEVANTES EN LA TOMA DE DECISIONES.
GRADO DE CAMBIO

Herramientas de gestin
REINGENIERIA MEJORA CONTINUA

SE DEJAN DE LADO PROCESOS INEFICIENTES COMO IMPRIMIR NUEVAMENTE PLANOS. AL INTEGRAR LOS PROCESOS Y HACERLOS MENOS DEPENDIENTES DE DECISIONES DISCRECIONALES INCREMENTA LA CLARIDAD DE LOS MISMOS. INTEGRA LOS PROCESOS EN LA EMPRESA Y CON EL ENTORNO EXTERNO.

RESULTADOS COSTO COMPROMISO USO DE T.I. RIESGO

TIEMPO

ADMINISTRACIN POR PROCESOS

1. Definir los lmites del proceso
P.E.P.S.U. Diagnstico

ADMINISTRACIN POR PROCESOS

Analizar las fuerzas y debilidades de los siguientes factores:

2. Observar actividades del proceso

Hoja de trabajo Ser

3. Recolectar los datos relativos al proceso

Hoja de trabajo Ser

Retroalimentacin

METODOLOGA DE ANLISIS DE PROCESOS

4. Analizar los datos recolectados.

Causa -efecto Diagrama de Pareto

7. Implementar y vigilar las mejoras

Grfica de Gantt

6. Desarrollar las mejoras

Registro de acciones de mejora

5. Identificar las reas de mejora

Causa efecto invertido Hoja Deber Ser Hoja resumen

ADMINISTRACIN POR PROCESOS

METODO
EXCESIVOS TRASLADOS

ADMINISTRACIN POR PROCESOS

EQUIPO
REGISTROS INNECESARIOS PLANEACION INADECUADA CAPTURA INEFICIENTE EXCESIVOS TRAMITES INFORMACION ERRONEA ELEVADOR LENTO COMPUTADORA S OBSOLETAS INSUFICIENCIA INADECUADOS

MATERIALES

CENTALIZACION DE INFORMACION TRIANGULACION DE INFORMACION NORMATIVIDAD INADECUADA

PERSONAL INSUFICIENTE MALA ACTITUD DEL PERSONAL

MUCHO TRAFICO DISPERSION GEOGRAFICA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESTACINAMIENTO LLENO DESCONFIANZA

BAJO NIVEL DE VALOR AGREGADO Y EFICIENCIA EN EL PROCESO

PERSONAL

MEDIO AMBIENTE

ADMINISTRACIN POR PROCESOS

ADMINISTRACIN POR PROCESOS

10 95% 9 8 76% 7 6 5 4 3 2 1 0 49% 62% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 84% 89% 97% 100% 100% 90% 80%

27%

AL IZ AC IO N

ADMINISTRACIN POR PROCESOS

PERSONAL
DETERMINAR PERFIL REDISTRIBUIR DETERMINAR NECESIDADES DE CAPACITACIN ELABORAR PROGRAMA EJECUTAR PROGRAMA

CE NT R

ADMINISTRACIN POR PROCESOS Comparativo ser-deber ser

Antes Paso
Operacin Traslado

NO

EQUIPO

ELABORAR INVENTARIO REDISTRIBUIR DAR MANTENIMIENTO INSTALAR RED DAR SEGUIMIENTO

PROMOVER EL USO DE MEDIOS ELECTRONICOS PARA LA PRESENTACIN DE QUEJAS

EVALUAR PROGRAMA

DEFINIR POLTICAS DISEAR PROCEDIMIENTOS IMPLANTAR PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICAR MEDIOS SELECCIONAR MEDIOS DISEAR CAMPAA EJECUTAR CAMPAA EVALUAR IMPACTO

Demora Verificacin Archivo Correccin

R

O N TR AS LA DO S AD IN AD IN EC FO U RM AD AC A IO N ER R O NE M A UC HO DI TR SP AF ER IC SI O O N G EO G RA FI CA DE SC O N FIA EX NZ C ES A IV O S TR PE AM R SO IT ES NA L IN SU FI C IE NT E VO S RM AT I VID

DE

IN EX C

ES I

FO RM AC I

Ejemplo
Despus

Pasos Minutos Pasos Minutos 15 15 13 20 1 1 65 1210 1200 2880 510 150 30 5980 13 6 3 1 1 0 24 800 315 123 58 12 0 1308

METODO

DIFUSIN

Total

ADMINISTRACIN POR PROCESOS

Registro de acciones de mejora
REGISTRO DE ACCIONES DE MEJORA NOMBRE DEL PROCESO PRIORITARIO: NOMBRE DEL EQUIPO DE ANLISIS DE PROCESO: INTEGRANTES DEL EQUIPO DE ANLISIS DE PROCESO: FACILITADOR: DESCRIPCIN DE LA ACCIN DE MEJORA: PLANES DE ACCIN: OBJETIVO: INDICADORES: META: NOMBRE DE LA ACCIN DE MEJORA:

ADMINISTRACIN POR PROCESOS

ANLISIS DE COSTO BENEFICIO: REAS DE APOYO:

Anlisis de Resultados
Flujo de efectivo
Ventas, costos, utilidades.

Asignacin de responsabilidades por procesos

PROCESOS Crdito a clientes Inversiones y Financiamiento
- Gestin Bancaria - Seguimiento - Tasacin

Marketing y Ventas
- Recopila documentos de clientes - Valor precio venta, inicial y financ - Cobranzas - Identifica predio -Contrato cliente

Contabilidad y Recursos
- Precalificacin - Regist. pblicos

Obras
- Identif. Vivienda - Imprime planos -Memoria descrip -Especif tcnicas -Area techada, construida y/o terreno - Diseo de la propiedad - Desarrolla planos - Presupuestos - Espec. Tcnicas -Memoria descrip - Programacin de obras

Calidad
Nmero de obras entregadas sin problemas. Nmero de reclamos en obras. Calidad de trabajo del personal.

Tiempo del proceso

Duracin de etapa del proceso por persona. Duracin de las obras.

Expediente tcnico de obras

- Recepcin inicial del cliente -Licencia de construccin

PROCESOS Construccin de obras

Inversiones y Financiamiento
- Gestin Bancaria - Verificacin de desembolsos

Marketing y Ventas
- Visitas guiadas

Contabilidad y Recursos
- Compra de materiales - Pago contratistas - Control presupuestal - Control almacn

Obras
- Valorizaciones - Supervisin - Control presupuestal - Cuaderno obras - Estndar calidad en partidas - Rendimientos de obra - Dosificacin de insumos - Valorizaciones - Programacin de obras valorizada - Pert-CPM

Flujo de Caja

- Financiamiento de proyectos - Reestructuracin de pasivos

- Pronstico de ventas - Control de iniciales pactadas con el cliente

- Servicio deuda - Tributos - Programacin de compras - Gastos operativos