Subformularios

Definicin: Es el empleo de dos formularios o ms, uno dentro del otro, de tal manera que nos permita visualizar con ms detalle los registros de una base de datos. Son tambin llamados Formularios Jerrquicos, debido a que uno depende fundamentalmente del otro. Se los emplea por lo general cuando la relacin entre ambas tablas es del tipo UNO a MUCHOS, ya que cada categora tiene ms de un registro para mostrar.

Mtodo Access:

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Crear un formulario usando el asistente para formularios, con la tabla Compras. Al llegar al men que dice: Qu distribucin quiere aplicar al formulario?, seleccionamos de entre las opciones la que dice TABULAR. Luego elegimos el estilo a aplicar y finalizamos el formulario, dejando el resto de las opciones que aparecen tal cual estaban. Le colocamos un nombre. Si el formulario se abri lo cerramos. Ahora crearemos un nuevo formulario, usando la tabla Clientes. Nuevamente al llegar a la distribucin que le daremos al formulario, esta vez elegimos EN COLUMNAS. Seleccionamos el estilo que ms nos guste y pasamos al men siguiente donde le colocaremos el nombre, y cerramos el formulario. Ahora crearemos el subformulario propiamente dicho, y para eso abrimos en Vista Diseo el formulario creado con la tabla Clientes, (el ltimo que hicimos) extendemos hacia abajo el pie de formulario, para lograr ms espacio, que es donde colocaremos el otro formulario. Ahora nos dirigiremos a la solapa Diseo, y buscaremos en el grupo de los controles aquel que nos indica SUBFORMULARIO. Aplicamos el control Subformulario, y nos desplazamos con el puntero del mouse sobre el lugar que ampliamos previamente y creamos un rectngulo. Inmediatamente se abrir un men emergente, donde nos dar la opcin de elegir tablas, consultas o formularios. Seleccionamos esta ltima opcin, y all elegimos el formulario creado con la tabla Compras y pasamos al prximo men. Dejamos marcada la opcin "Elegir de una lista" y de la ventana inferior NO cambiamos nada. Pasamos as en donde debemos colocar el nombre del formulario, para luego dar por terminado el asistente. Guardamos todo y comprobamos que funcione correctamente.

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NOTA: Tener presente que si deseamos modificar un subformulario primero debemos ejecutarlo para poder abrirlo en Vista Diseo. Por otra parte si legamos a modificar la consulta que afecta de manera directa al formulario, para que esa correccin se vea reflejada en el formulario, debemos crear otro formulario, ya que el anterior no tomar los cambios que realizamos.

En el siguiente grfico se detallan los diferentes controles que utilizaremos a partir de ahora con cualquier formulario o informe que vayamos a crear. As como se entreg oportunamente un apunte en hoja oficio, con una gran variedad de criterios y su empleo, as tambin este cuadro se debe tener siempre a mano (al igual que el anterior) para poder trabajar en Access sin confusiones o contratiempos.

Ejercicio N 13
Resolver las siguientes situaciones creando una consulta, y o un formulario segn corresponda.

1.

Un cliente quiere saldar sus deudas con el Mayorista y pide un resumen, donde se especifiquen los productos que compr y el valor de cada uno. La consultora Bureau Veritas lleva adelante una auditora de cuentas y desea conocer la procedencia de todos los productos que han sido comprados por todos los clientes de este Mayorista. Segn el calendario impositivo, la Agencia N 22 de la AFIP desea poder ver un listado de aquellos clientes que han comprado por un valor superior a $ 7000. El estudio contable de este Mayorista desea cancelar todas las cuentas que estn comprendidas entre el 01/01/2011 al 20/05/2011, y quiere ver el listado de clientes que cumplan este requisito. Una agencia de publicidad quiere mandarles correo con publicidad a todos aquellos clientes que han comprado por un valor inferior a $500 en el ltimo mes.

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