MANUAL DEL USUARIO

VINCI 4.5

Contabilidad y Bancos

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PRESENTACIN DEL SISTEMA VINCI:

Vinci es un sistema diseado en concordancia con las Normas Internacionales de Contabilidad, absorbidas por las NIIF, as como las polticas y procedimientos contables que aplican nuestra empresa comercial. Permite la operacin de varias subdivisiones contables, como unidades de informacin independientes, con su consolidacin a una contabilidad matriz o empresa consolidadora, que suele ser nuestra entidad contable reportable ante la SAT. Es un sistema verstil que permite al contador definir la nomenclatura segn sus criterios, aunque respetando la estructura de acumulacin de balances, adems nos proporciona una ayuda pata obtener o copiar un catalogo de una empresa a otra dentro del men catalogo en la opcin llamada obtener catalogo externo.

CAPITULO 1. INSTALACIN DE VINCI

En este captulo dar a conocer temas importantes que se deben tomar en cuenta antes y durante la instalacin del sistema. Requerimientos mnimos de sistema operativo y equipo de cmputo: Procesador: Memoria RAM: ms) Disco duro: Sistema de video: Operativo: Otros: 486 o superior 16 Mega bites (recomendado 32 Mega bites o 20 Mega bites de espacio libre VGA a colores (Resolucin recomendada 800x600) Sistema Windows 95, 98, Me, 2000, NT y XP, Windows 7 Ratn, Unidad CD-ROM para instalacin.

INICIO

Introducir el CD de Vinci en la Unidad CDROM

En el men de inicio de Windows seleccionar el comando "ejecutar"

Al iniciar dos cuadros en ingles los cuales elegimos el boton next

Seleccionar el programa Setup y clic en el boton abrir

En la ventana elegir la opcin de examinar y buscar la de CD-ROM

Luego que el sistema copia todos los archivos a la computadora dar la opcion Finish.

El sistema se reinicia dejando instalado el sistema Vinci

FIN

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CAPITULO 2. COMENZANDO EL TRABAJO CON VINCI

1. MEN PRINCIPAL DE CARPETAS DE EMPRESAS Ya instalado Vinci, cada vez que iniciamos la sesin de trabajo veremos en pantalla el cuadro Seleccionar carpeta (ver figura 1). (Figura 1)

Este cuadro nos permite crear y acceder a las contabilidades, que llamamos carpetas porque cada una est ubicada en una carpeta o flder distinto en nuestro disco duro.

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1.1.

Crear una empresa o proyecto

1.2 Eliminar una empresa o proyecto

Vinci siempre deja una copia de seguridad

Elegir la opcin "Si" para seguir con el proceso Seleccionar dando un clic sobre la empresa para luego elegir el boton eliminar

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1.2.

Pantalla principal o Men de Vinci

1. La primera opcin que se nos muestra en la barra de men principal es Archivo y al darle un clic nos muestra la siguiente informacin:

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a) Abrir Carpeta: La funcin de esta opcin es cambiarse a otra empresa y al darle un clic, activa la pantalla principal de carpetas, donde seleccionamos en la que deseamos ingresar para trabajar o consultar informacin.

b) Respaldo de Datos: La funcin de esta opcin es crear la copia de seguridad con los ltimos datos trabajado en Vinci, siempre aparece la confirmacin del proceso de respaldo si le da un clic en SI realiza el proceso y NO cancela el proceso.

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c) Restaurar Datos: En el caso de un dao en nuestra carpeta de datos, podemos restaurar la ltima copia de respaldo, a travs de este comando. Debes tener mucho cuidado para realizar esta operacin, pues perders la carpeta en su estado actual al momento de restaurar, al ser reemplazada por la copia.

d) Definicin de Perodos: La funcin de esta opcin es crear el periodo fiscal que autorizado la SAT para la organizacin de la empresa comercial, estos periodos pueden ser de enero a diciembre, julio a junio, y bimensuales etc. Que Vinci no tiene ninguna dificultad en manejar el periodo.

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Pasos para crear un Periodo Fiscal

Nota: automticamente llenara

mes, fecha de inicio, fecha fin, ao y la situacin del mes si se encuentra cerrado.
Ingresar fecha de inicio de operaciones Clic al boton llamado Nuevo ao

Ingresar el nmero de meses del ao

La importancia de definir correctamente los perodos de operaciones contables radica en que a partir de estos rangos de tiempo se demarcarn los ciclos contables mensuales y anuales, as como la escritura de los libros balances, mayor general y los diferentes estados financieros. Adems, cada da comprendido en los perodos definidos se convertir en una fecha vlida para registrar operaciones contables, mientras no se cierre el mes al que pertenece.

e) Configuracin de Carpeta: El cuadro Configuracin de carpeta, al cual se accede a travs del men Archivo, permite al usuario escribir los datos de la entidad contable y definir elementos importantes para el funcionamiento de Vinci segn los criterios deseados. Al darle un clic nos muestra la siguiente pantalla:

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Esta pantalla se conforma de 5 secciones que deben ingresarse la informacin de la siguiente forma:

Datos del usuario En esta seccin se debe introducir el Nombre, Nit, Direccin, Telfonos y direccin de correo electrnico (E-mail).

Numeracin de partidas Vinci realiza el control de numeracin correlativa de partidas de forma automtica, pudiendo ser este en alguna de las dos formas que se describen a continuacin: Global, significa que Vinci numerara las partidas sin identificar el libro. Por libro, significa que cada libro de diario o auxiliar tendr su propia numeracin, independiente de los dems libros de asiento de partidas.

Cierre anual Al final de cada ejercicio o ao definido en la contabilidad, Vinci permite la realizacin del cierre anual, posterior a los ajustes y a la impresin del balance de comprobacin saldos ajustado. El cierre anual se realiza mediante una partida de cierre, y puede ser de dos formas, que a continuacin se describen.

Consolidacin de datos En esta opcin el usuarios definir si la empresa es Normal: porque los datos que se trabajen en esta empresa expresaran sus propios resultados contables. Consolidada: Porque en ella no se trabajara solo ser receptora de datos o informacin de otras empresas o proyectos

Seguridad En esta seccin se encuentra la casilla Ruta de respaldo, que indicar a Vinci a qu ubicacin se realicen las copias de seguridad (respaldos) obligatorios y opcionales de la carpeta.

Vinci define la carpeta C:\Vinci42\Respaldo inicialmente, pero recomendamos que se defina una carpeta diferente para cada contabilidad, por ejemplo agregando a esta ruta la diagonal invertida \ y el nombre de la carpeta (sin tildes, ees ni smbolos). Si el respaldo se har hacia una unidad de almacenamiento diferente del disco duro local debemos escribir la ruta correspondiente. A continuacin algunos ejemplos:
Ubicacin de respaldo Ruta Unidad de disquete A:\

Carpeta en la unidad de disquete A:\Mi_contabilidad Otro sitio en la red RW el disco duro local \\Servidor\Respaldos\Mi_contabilidad Unidad Zip o CDE:\Respaldos contabilidad\Mi_contabilidad Otro sitio en C:\Vinci42\Respaldo\Mi_contabilidad

f) Control de Usuarios: La funcin de esta opcin para crear los nuevos usuarios del sistema y asignarles permiso dentro de Vinci. Al darle un clic nos muestra la siguiente pantalla:

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Los pasos para crear usuarios y asignacin de permisos son:

Nobre de Usuario

Aqu escribimos el nombre completo y apellidos o abreviaciones.

Tipo Usuario

ADM significa que administra y tiene acceso a todas las opciones de Vinci, SUP significa clave de quien supervisa la informacin ingresada, GER significa clave de gerente o aprobacin.

g) Cambio de Contrasea: La funcin de esta opcin es si algn usuario desea cambiar su contrasea de acuerdo a su discrecionalidad. Al darle un clic nos muestra la siguiente pantalla:

Los pasos para crear usuarios y asignacin de permisos son:

Contrasea actual
Contrasea nueva Confirmacin de Contrasea

Lo primero que tiene que hacer es ingresar la contrasea actual o sea con la que ingresa al sistema.

Luego asigna la nueva contrasea o sea por la que la desea cambiar el usuario. por ultimo ingresa en esta casilla la misma contrasea anterior y le da un clic al botn aceptar y Vinci actualiza automticamente la nueva contrasea.

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h) Seleccionar Impresora: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la siguiente pantalla donde Vinci permite Modificar Setup y seleccionar una nueva impresora como predefinida:

La segunda opcin que se nos muestra en la barra del men principal es Cuentas y al darle un clic nos muestra la siguiente informacin:

a) Definir Cuenta: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla donde permite ingresar las cuentas del catalogo contable:

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Pasos para crear una cuenta son:

Ingresamos en la casilla el Nmero o Cdigo de la cuenta contable con la que se identifica en el libro mayor. Ingresamos en la casilla el nombre con la que se identifica la cuenta contable en el mayor.

Al darle un clic a la flecha que aparece al lado derecho de la casilla nos activa la pantalla detalle, General.

l Son las cuentas cuya funcin es agrupar los saldos de otras cuentas. No tienen i sino que su saldo es la suma de los saldos de sus cuentas. Por sub-cuentas entendemos las cuentas del mayor generales o detalles- que suman o acumulan su saldo a esta cuenta. Ejemplos comunes de cuentas generales son: Activo circulante, Caja y Bancos, Pasivos, Sueldos por pagar, Aportaciones de capital, Ingresos varios o Gastos de operacin. ll Son las cuentas que utilizaremos en las operaciones contables (partidas) de nuestra entidad. No pueden y su saldo est dado los dbitos y i que se le han Ejemplos de cuentas de detalle son: Caja chica secretaria, Cuenta # 014578567-1 Banco Industrial, Anticipos a Pedro Prez o Gastos por mensajera.

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Seleccionamos Cuenta ingresando el de cuenta a la acumula o suma y si el no lo sabe le debe dar un darle un clic a la flecha que aparece al lado derecho nos activa la pantalla para buscar la cuenta, utilizando la flecha del teclado que apunta para abajo. O utilizando el ratn opri i l l l l l t j

Seleccionamos ingresando la del y si el usuario no lo sabe le debe dar un darle un clic a la flecha que aparece al lado derecho activa la pantalla para buscar del grupo, utilizando la flecha del teclado que apunta para abajo. O utilizando el ratn oprimiendo la flecha que aparece del l l t j

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Al haber cumplido los pasos del uno al cinco observamos la pantalla siguiente:

Paso Seis: Si deseamos continuar ingresando cuentas contables le damos un clic al botn Otra.... Escribe en el listado la cuenta recin definida y vuelve a vaciar el cuadro de dilogo, permitindonos definir otra cuenta. Si hubiera algn dato errneo o faltante, aparecer el respectivo mensaje de error y en el cuadro permanecern los datos de la cuenta que estamos tratando de escribir, permitiendo realizar las correcciones pertinentes.

Paso Siete: Si el usuario solo desea ingresar una sola cuenta contable le damos clic al botn Aceptar y se Escribe en el listado la cuenta recin definida y cierra el cuadro de dilogo y nos muestra el men principal de Vinci. Si hubiera algn dato errneo o faltante, aparecer el respectivo mensaje de error y el cuadro permanecer abierto permitiendo realizar las correcciones pertinentes.

Paso Ocho: Si se desea cerrar el cuadro de dilogo para no gravar ninguna cuenta contable simplemente se le da un clic al Botn Cancelar y sale al men principal de Vinci.

b) Abrir Catlogo: El catlogo de cuentas es la estructura bsica, podramos decir el esqueleto, de nuestra informacin contable. De su diseo depender la coherencia, correccin y tambin la forma con que se mostrarn los datos en los reportes y estados financieros que elaboremos. Al darle un clic a esta opcin nos muestra el catlogo de cuentas en Vinci, y podremos utilizar la barra principal o los botones de acceso directo que aparecen en la parte inferior de la pantalla para poder ingresar, modificar, eliminar, imprimir el catlogo de cuentas y salir de esta pantalla.
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Dentro de esta pantalla tambin podemos utilizar las opcin dos opciones que nos muestra Vinci una de ellas es utilizando la barra superior Operaciones y la otra los botones de acceso directo que aparecen en la parte inferior de la pantalla.

Al darle un clic a este botn nos muestra la pantalla de cuentas contables y debemos de respetar los ocho pasos descritos anteriormente en la opcin i i

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Modificar.... Al darle un clic a este botn nos muestra la pantalla de cuentas y los campos que nos permite modificar es Nombre de la cuenta el Tipo de cuenta siempre y cuando no tenga otras cuentas dependientes de ella, si las tiene hay que eliminar todas las cuentas e ingresarlas de nuevo, esto aplica para cuenta padre y grupos de cuenta. Siempre cuando se modifique algn campo y Vinci permiti realizarlo se debe darle un clic al botn aceptar para que se actualice el cambio y para no realizar ningn cambio le da un clic al botn cancelar.

Eliminar la funcin de esta opcin es borrar las cuentas contables y la manera de hacerlo es marcando la cuenta con el cursor y darle un clic y mostrar un mensaje esta seguro que desea eliminar S o No si le da un clic a S la elimina y No para cancelar la accin.

PASO 2

PASO 3

Hay que tener presente que para eliminar una cuenta, Vinci validara que esta no tenga movimiento y que si es cuenta padre hay que eliminar primero las dependientes y las cuentas que son transaccionales.

Primero en la opcin de campo: Seleccionamos una de las dos bsquedas una por cuenta y la otra por una vez cumplido este paso en la casilla de ingresamos el nmero de cuenta contable si seleccionamos la primera opcin y la otra es escribiendo el nombre de la cuenta contable. Cumplido los dos pasos anteriores se le da un clic al botn y si no la encuentra directamente le da un clic al siguiente botn Siguiente.... para seguir ejecutando la bsqueda y por ultimo le damos un clic al para salirse a la pantalla principal de catlogo.

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Ordenar catlogo: Abre el cuadro de dilogo de ordenar el listado, que nos permite seleccionar el criterio de ordenamiento del listado de cuentas en pantalla. Podemos ordenar el catlogo de cuentas por nmero de cuenta o por nombre.

c)

PASO 5

l Como ya se ha visto, con la opcin del men o el botn de acceso directo, podemos imprimir el catlogo de cuentas de la carpeta. El catlogo de cuentas impreso es una herramienta de trabajo vital para el contador, en los trabajos de codificacin y revisin de partidas. El cuadro de dilogo de Imprimir catlogo se muestra a continuacin.

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El cuadro de dilogo nos permite imprimir el listado de cuentas completo o parcial. Para imprimir solo un rango de cuentas, lo delimitamos seleccionando las cuentas de inicio y final en los campos Desde y Hasta. Tambin podemos imprimir todos los datos de las cuentas, seleccionando esta opcin en la casilla Tipo de reporte. Como en todos los reportes de Vinci, podemos modificar el ttulo de reporte y seleccionar la impresora activa. Para finalizar dirigimos los datos del reporte a la pantalla botn Ver, a la impresora botn Imprimir o a un archivo botn Exportar a Excel etc. d) Catlogo Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla llamada Seleccionar carpeta.

uno: Seleccionamos la carpeta de donde copiaremos el catlogo.

Paso Dos: Una vez seleccionada la carpeta le damos un clic al botn para que realice la copia del catlogo de cuentas en la nueva carpeta de Vinci. Si le damos un clic al botn para que no ejecute ninguna copia.

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e)

l Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla donde estn definidos el catlogo de grupos y tipo de saldo si es deudor (debe) y Acreedor (haber).

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CAPITULO 3. EL CICLO DE OPERACIONES CONTABLES EN VINCI

3. La tercera opcin que se nos muestra en la barra del men principal es i i y al darle un clic nos muestra la siguiente informacin:

a)

i Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla llamada Partida en las que se ingresa la informacin de una pliza, y tambin partidas que afectan bancos cuando se maneja una sola cuenta bancaria.

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Fecha: Esta se ingresa da, guin, mes guin ao, Importante: S estamos trabajando marzo y no hemos realizado el cierre contable mensual de enero y febrero, si registramos una nueva partida con fecha de enero Vinci permitir asentar la partida de diario en el mes de enero pero si este se encuentra cerrado no la aceptara la fecha.

S el usuario por medio de partidas de diario desea operar la cuenta de bancos puede utilizar CHE que significa cheque, DEP igual depsito, NCR igual nota de crdito y NDB igual nota de dbito bancario.

PASO CUATRO

No. de Referencia: Esta casilla es para identificar la partida si se llevan varias contabilidades y al momento de consolidar la informacin por medio de esta referencia sabemos de que contabilidad proviene la partida.

Concepto: Esta casilla es para explicar porque se esta asentando la partida contable, se recomienda que debe ser lo ms resumida posible para que en los reportes salga impresa y sea comprensible en su revisin y anlisis.

PASO CINCO

PASO SIETE

Cuenta que del Debe y Haber: Se puede ingresar el nmero de la cuenta contable y si no se recuerda se debe de dar un clic a la flecha y mostrara una pantalla del catalogo para buscar la cuenta.

PASO TRES

PASO UNO

PASO DOS

Tipo de Partida: Automticamente Vinci nos muestra que esta partida es POL lo que significa pliza que es lo recomendable.

No. de Partida: Vinci lleva un registro automtico de numeracin de partidas, por libro o global como se halla requerido en la carpeta de configuracin. Pero si el usuario desea colocarle otro nmero se puede hacer.

Debe y Haber: Se ingresa la cantidad por lgica primero en el debe y despus siempre que se halla cumplido con el paso anterior se ingresa la cantidad en el haber para cuadrar la partida.

PASO SEIS

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PASO NUEVE

PASO OCHO

Otras opciones de ayuda de una partida:

Al darle un clic a este botn nos mostrara la calculadora para realizar clculos que necesitamos registrar en una partida de diario. Al darle un clic a este botn nos ayuda a cuadrar una partida de diario con los valores del debe y haber.

Al darle un clic a cualquiera de estos dos botones nos ayuda a subir o bajar y visualizar los datos de una partida contable. b) i i

Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla llamada Diario en la que Vinci filtra la informacin de las partidas segn el libro y el mes.

PASO ONCE

PASO DIEZ

Marcador: Se ingresa el nmero de marcador que puede identificar un nombre de persona, gasto etc.

Otra...: Al darle un clic a este botn gravara la partida de diario, y nos permitir seguir trabajando dentro de esta pantalla e seguir ingresando partidas.

Aceptar: Al darle un clic a este botn para gravar la partida de diario, que aparece en la parte inferior del lado izquierdo y se sale al men principal de Vinci.

Cancelar: Al darle un clic a este botn no gravara la partida de diario, que aparece en la parte inferior del lado izquierdo y se sale al men principal de Vinci.

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Dentro de esta pantalla podemos utilizar los botones de acceso directo que aparecen en la parte inferior de la pantalla como lo son: Insertar, Modificar, Eliminar, Buscar, Ordenar, Imprimir y Cerrar. Vinci nos permitir modificar, Eliminar siempre que no se halla cerrado el mes donde queremos realizar dichos cambios. 1. Botn al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla llamada Partida en la que ingresamos los datos de una partida contable, cumpliendo los pasos del uno al once que se describieron en la opcin Operar Partida. 2. Lo primero que hay que hacer es Botn i i seleccionar la partida que vamos a modificar en la pantalla principal de Diario, una vez seleccionada se le da un clic a este botn y nos muestra la pantalla llamada Partida en donde seleccionamos el campo que vamos a modificar y le damos un clic al botn Aceptar para que grave los cambios y sale al men principal de Diario, o al botn cancelar para que no grave ningn cambio. Importante el campo que no permite modificar Vinci por seguridad es la fecha si nos equivocamos hay que eliminar la partida contable e ingresarla de nuevamente.

3. Botn Lo primero que hay que hacer es seleccionar la partida que vamos a eliminar en la pantalla principal de Diario, una vez seleccionada se le da un clic a este botn y borra por completo la partida contable. 4. Botn Se le da un clic a este botn y mostrara un pantalla llamada Buscar, donde nos da la primera ayuda de buscar por Campo: donde podemos seleccionar una de cuatro opciones fecha, No. Partida, referencia y concepto; la segunda ayuda es buscar: esta casilla depende del campo anterior que se haya seleccionado. Ejemplo se selecciona el campo No de partida en la casilla de buscar se ingresa el nmero 123 y se le da un clic al botn buscar.

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5. Botn Se le da un clic a este botn y mostrar un pantalla llamada Ordenar, donde tenemos la opcin de ordenar por Campo: donde podemos ordenar de cinco maneras: fecha, No. Partida, referencia, fecha y No de Partida y Fecha y Referencia; Vinci mostrara la informacin dependiendo la opcin que se seleccione. Se le da un clic al botn aceptar para que ordene la informacin y si no deseamos correr ninguna proceso le damos un clic al botn Cancelar. 6. Se le da un clic a este botn para cerrar esta Botn pantalla y salir al men principal. Al darle un clic a esta opcin nos muestra la

c) pantalla siguiente:

El cuadro de dilogo nos permite imprimir el diario por rangos de tiempo, de Inicio y Fin, Tipo de reporte le damos un clic si lo queremos detalle de partidas o lista de partidas, seleccionamos el Libro de diario que deseamos imprimir en el Ttulo reporte esta predefinido.

d) imprimir el diario.

Se opera de la misma forma que los pasos anteriores de

e) de i i Al darle un clic a esta opcin nos muestra los libros de diarios predefinidos como bancos y diarios general, los que se clasifican en tipo de diario como principales y Auxiliares.

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f) Remuneracin de Partidas: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla donde podemos remunerar las partidas por libro, tenemos que llenar los campos que nos pide la siguiente pantalla:

g)

Tipos de Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla donde se encuentra el catlogo de tipos de partidas predefinidas y podemos seguir agregando, para cerrar esta pantalla simplemente le damos un clic al botn Cerrar.

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h) Conceptos de Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla donde pueden agregar conceptos predefinidos para partidas que son fijas durante el mes, para que al momento de estar trabajando una partida solamente se selecciona el concepto predefinido; como agregamos estos conceptos simplemente escribimos en la lnea que nos muestra el cursor y luego para agregar otro le damos Enter y se activa la siguiente lnea. Para salirse al men principal le damos un clic al botn cerrar.

4. La cuarta opcin que se nos muestra en la barra del men principal es Bancos y al darle un clic nos muestra la siguiente informacin:

a)

Cheque: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla llamada operacin de bancos, donde se ingresan los datos del cheque, con su correspondiente partida de diario y nos muestra el saldo automticamente de la cuenta de tal forma como se est alimentando la informacin de la cuenta bancaria.

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Paso uno: Fecha: Se ingresan primero el da, diagonal o guin, mes, diagonal o guin y ao.

Paso dos: No. Referencia: Se refiere a ingresar el nmero de cheque.

Paso tres: Cantidad: Se refiere a ingresar el monto por el cual se va a emitir el pago del cheque.

Paso cuatro: Beneficiario: Se refiere a ingresar el nombre de la persona a quien se le va pagar con el cheque

Paso cinco: Concepto: Se refiere a ingresar la explicacin de manera abreviada del porque se esta emitiendo el cheque.

Paso Seis Partida contable: Vinci automticamente coloca la cuenta contable del banco y el monto del lado del haber nicamente se tiene que ingresar la cuenta o cuentas contables que formaran el monto del lado del debe.

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Paso Siete

Paso ocho

Paso nueve

Paso diez Botn Aceptar...: Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite gravar un cheque y salirse a la pantalla principal de Vinci.

Paso Once Botn Cancelar: Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite que no grave un cheque y salirse a la pantalla principal de Vinci.

Imprimir cheque: Cheque Anulado: Botn Otra...: Esta casilla se Si deseamos Este botn que marca cuando ingresar solo el aparece en la parte tenemos cheque nmero de un inferior de la voucher del banco cheque anulado pantalla nos con que simplemente permite seguir trabajamos y se ingresamos la gravando cheques halla predefinido fecha y el nmero en la misma en Vinci las de cheque y lo pantalla sin medidas de las gravamos para salirse al men casillas en mantener el principal de donde debe correlativo de Vinci. imprimir la cheques. informacin del cheque ya que no son estndar.

b. Operar Depsito Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla llamada i de bancos, donde se ingresan los datos de una boleta de depsito, con su correspondiente partida de diario y nos muestra el saldo de la cuenta bancaria.

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Paso No.
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

Actividad
Fecha

Descripcin

Se ingresa la fecha que certifica el banco en la boleta, ingresan primero el da, mes y ao No. De Referencia Se refiere a ingresar el nmero de boleta del banco. Se ingresa el monto de la boleta de depsito Cantidad cotejado en la certificada por el banco. Concepto Se refiere a ingresar la explicacin de manera abreviada del porque se est realizando este depsito bancario. Vinci automticamente coloca la cuenta contable del banco y el monto del lado del Debe nicamente se tiene que ingresar la cuenta o cuentas contables que formaran el monto del lado del Haber. Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite seguir gravando depsitos en la misma pantalla. Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite gravar un solo depsito y se sale a la pantalla principal de Vinci. Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite que no grave un depsito y salirse a la pantalla principal de Vinci.

Paso 5

Partido Doble

Paso 6

Botn Otra

Paso 7

Botn Aceptar

Paso 8

Botn Cancelar

b. Abrir el Libro de Bancos

Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla llamada bancos en la barra principal nos muestra dos opciones la de i i la que se utiliza para operaciones de bancos y en la parte inferior botones de acceso directo.

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NOTA: si se tiene ms de una cuenta bancaria y deseamos una en especial es seleccionar la cuenta bancaria en la casilla de seleccionar cuenta le damos un clic a la flecha que aparece del lado derecho y nos muestra las cuentas y seleccionamos con la el usuario va a trabajar.

Al darle un clic a esta opcin en el libro de bancos nos muestra la siguiente informacin.

c. Ingresar Nota de Dbito Paso

Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

Actividad
Fecha

Descripcin

Ingresa la fecha de la nota de dbito, ingresan primero el da, diagonal o guin, mes, diagonal o guin y ao No. De Referencia Refiere a ingresar el nmero de nota de dbito. Cantidad Concepto Se ingresa el monto por la que nos debitaron en el banco segn la nota de dbito. Se refiere a ingresar la explicacin de manera abreviada del porque se est registrando la nota de dbito bancario.

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Paso 5

Partida Contable

Vinci automticamente coloca la cuenta contable del banco y el monto del lado del Haber nicamente se tiene que ingresar la cuenta o cuentas contables que formaran el monto del lado del Debe. Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite seguir gravando en la misma pantalla. Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite gravar una sola operacin y se sale a la pantalla principal de Vinci. Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite que no grave la operacin y salirse a la pantalla principal de Vinci.

Paso 6 Paso 7

Botn Otra Botn Aceptar

Paso 8

Botn Cancelar

c. Ingresar Nota de Crdito

Paso
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

Actividad
Fecha

Descripcin

Ingresa la fecha de la nota de dbito, ingresan primero el da, diagonal o guin, mes, diagonal o guin y ao No. De Referencia Refiere a ingresar el nmero de nota de Crdito Cantidad Concepto Se ingresa el monto por la que nos debitaron en el banco segn la nota de Crdito. Se refiere a ingresar la explicacin de manera abreviada del porque se est registrando la nota de crdito.

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Paso 5

Partida Contable

Vinci automticamente coloca la cuenta contable del banco y el monto del lado del Debe nicamente se tiene que ingresar la cuenta o cuentas contables que formaran el monto del lado del Haber. Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite seguir gravando en la misma pantalla. Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite gravar una sola operacin y se sale a la pantalla principal de Vinci. Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite que no grave la operacin y salirse a la pantalla principal de Vinci.

Paso 6 Paso 7

Botn Otra Botn Aceptar

Paso 8

Botn Cancelar

NOTA: para modificar ya sea cheque, depsito, nota de crdito o dbito en la pantalla principal. Se selecciona esta opcin nos muestra la pantalla para modificar cualquier opcin menos la fecha del documento si se digito la fecha incorrectamente Vinci no permite modificar la fecha, se tiene que eliminar o anular la operacin. Esta operacin se puede utilizar el botn ii de acceso directo que aparece en la parte inferior de la pantalla.

NOTA: Si vamos a eliminar ya sea cheque, depsito, nota de crdito o dbito en la pantalla principal. Se selecciona esta opcin y eliminan la operacin. Esta operacin se puede utilizar el botn de acceso directo que aparece en la parte inferior de la pantalla.

NOTA: Si vamos a anular ya sea cheque, depsito, nota de crdito o dbito en la pantalla principal. Se selecciona esta opcin y anula la operacin y mantiene el correlativo de las partidas de diario.

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OPERACIONES DE BANCOS

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COMO PREPARAR UNA CONCILIACIN BANCARIA?

Paso
Paso 1 Paso 2

Actividad
Saldo Anterior Total de Cargos

Descripcin
Se ingresa el saldo o saldo inicial segn el estado de cuenta del mes del banco que se est conciliando. Se ingresa el monto total de dbitos o sea el monto total de ingresos segn el estado de cuenta del mes del banco que se est conciliando. Se ingresa el monto total de crditos o sea el monto total de egresos segn el estado de cuenta del mes del banco que se est conciliando. Se ingresa el saldo final segn el estado de cuenta del mes del banco que se est conciliando. Con este paso lo que determinaremos son los cheques en circulacin o transacciones no operados por el banco. Aqu ingresamos aquellas transacciones que no se tienen operadas contablemente en la empresa y el banco si las tiene para poder conciliar el mes. Le damos un clic a este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla y Vinci grava la conciliacin del mes. Le damos un clic a este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla y Vinci no grava la conciliacin del mes y se sale a la pantalla principal del libro de bancos.

Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Paso 8

Total de Abonos Saldo Final Movimientos en Libros Movimientos no Operados en libros Aceptar Cancelar

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CREAR UNA CUENTA BANACARIA

Paso
Paso 1 Nueva

Actividad

Descripcin
Se le da un clic a este botn que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla para que nos habilite los campos para paramtrica una nueva cuenta bancaria dentro de Vinci Se ingresa o se busca dentro del catalogo de cuenta el nmero de cuenta contable que mover la cuenta bancaria. Se ingresa el nombre del banco y su nmero de cuenta bancaria. Se ingresa la numeracin de cheques y su prefijo si se desea. Tambin para su impresin su formato y las abreviaturas de las personas que intervienen y que se desean salgan impresa en el cheque voucher segn el control interno. Si del libro a bancos o de bancos contra el saldo en libros se selecciona una opcin. Dar un clic a este botn que aparece del lado derecho de la parte inferior de la pantalla para que guarde todos datos consignados en los campos de la cuenta bancaria. Y la mostrara en la parte izquierda de la pantalla.

Paso 2 Paso 3

Cuenta Contable Datos Bancarios

Paso 4

Cheques

Paso 5

Conciliacin Bancaria

Paso 6

Guardar

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COMANDO DE FUNCION DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS.

l: La funcin de esta opcin es mostrar los movimientos en el debe y haber y su saldo final de las cuentas de mayor y cuentas de detalle con la condicin que el mes que se va a consultar tiene que estar si no lo est mostrara en blanco la pantalla. Al darle un clic mostrara la pantalla llamada l

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La funcin de esta opcin es mostrar las cuentas balanceadas o cuadradas desde su saldo inicial, el movimiento del mes y su saldo final, con la condicin que el mes que se va a consultar tiene que estar si no lo est mostrara en blanco la pantalla. Al darle un clic mostrara la pantalla llamada l

del

La funcin de esta opcin es cerrar el mes que ya se ha cuadrado y el cual ya no sufrir ninguna modificacin, si despus de cerrado quiere modificar Vinci no lo permitir, recuerde que puede trabajar sin correr este proceso hasta el ltimo mes. Si le da un clic a esta opcin le aparece la pantalla llamada Aviso.

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del La funcin de esta opcin es cerrar el ao fiscal, recuerde de no cerrar con la opcin anterior el ltimo mes. Dependiendo como se haya configurado el tipo de cierre en la opcin i i de en la parte anual Vinci asienta las partidas de cierre automticamente.

COMANDO REPORTES.

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CUENTA 1 11 111 11101 1110101 11102 1110201 11103 1110301 12 121 12101 121011 121012 12102 121021 121022 12103 121031 121032 12104 121041 121042 12105 121051 12106

DESCRIPCION DE LA CUENTA ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA Y BANCOS CAJA Caja BANCOS Cuenta # 30-400-8314-7 Banco Agromercantil CUENTAS POR COBRAR Clientes ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO MOBILIARIO Y EQUIPO Costo Mobiliario y Equipo (-) Depreciacin Acumulada Mobiliario y Equipo EQUIPO DE COMPUTO Costo Equipo de Computo (-) Depreciacin Acumulada Equipo de Computo VEHICULO DE REPARTO Costo Vehculo de Reparto (-) Depreciacin Acumulada Vehculo de Reparto GASTOS DE ORGANIZACIN Gastos de Organizacin (-) Amortizacin Acumulada Gastos de Organizacin PUBLICIDAD Y PROPAGANDA POR ANTICIPADA Publicidad y Propaganda

Tipo cuenta General General General General Detalle General Detalle General Detalle General General General Detalle Detalle General Detalle Detalle General Detalle Detalle General Detalle Detalle General Detalle 1 11

Padre

Grupo Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos Activos

Nivel 1 2 3 4 5 4 5 4 5 2 3 4 5 5 4 5 5 4 5 5 4 5 5 4 5 4

111 11101 111 11102 111 11103 1 12 121 12101 12101 121 12102 12102 121 12103 12103 12 12104 12104 12 12105 12

ALQUILERES PAGADOS POR ANTICIPADO General

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121061 2 21 2101 210101 210102 210103 210104 210105 2102 210201 3 31 3101 32 321 32101 4 41 41001 41002 42 42001 42002 42003 43 43001 43002

Alquileres PASIVO PASIVO CORRIENTE CUENTAS POR PAGAR Proveedores Cuota Patronales y Laborales Por pagar IVA Debito ISR por Pagar Reserva Legal PROVISION PRESTACIONES LABORALES Provisin prestaciones laborales PATRIMONIO NETO PATRIMONIO Capital Pagado RESULTADO DEL EJERCICIO EJERCICIO ACTUAL Utilidad del Ejercicio 2012 ESTADO DE RESULTADOS INGRESOS Ventas Descuentos sobre Ventas COSTO DE VENTAS Compras Descuentos sobre Compras Inventario final de mercadera GASTOS DE DISTRIBUCION Papelera y tiles Publicidad y Propaganda

Detalle General General General Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle General Detalle General General Detalle General General Detalle General General Detalle Detalle General Detalle Detalle Detalle General Detalle Detalle

12106

Activos Pasivos

5 1 2 4 5 5 5 5 5 4 5 2 3 4 2 3 4

2 21 2101 2101 2101 2101 2101 21 2102 3 31 31 3 32 321

Pasivos Pasivos Pasivos Pasivos Pasivos Pasivos Pasivos Pasivos Pasivos Capital Capital Capital Capital Capital Capital Ingresos

4 41 41 4 42 42 42 4 43 43

Ingresos Ingresos Ingresos Ingresos Costo Costo Costo Ingresos Gasto Gasto

1 3 3 2 4 4 4 3 4 4

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43003 43004 43005 43006 43007 43008 43009 43010 44 44001 44002 44003 44004 44005 44006 44007

Alquileres Sueldos ventas Comisiones sobre Ventas Bonificacin Ley Cuotas patronales Ventas Depreciacin. Vehculos de Reparto Cuentas Incobrables Prestaciones Laborales Ventas GASTOS DE ADMINISTRACIN Sueldos Admn. Bonificacin Ley Cuotas patronales Admn. Amortizacin Acum. Gastos de Erg y Const. Depreciacin. Equipo de Computacin Depreciacin. Mobiliario y Equipo Prestaciones Laborales Administracin

Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle General Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle

43 43 43 43 43 43 43 43 4 44 44 44 44 44 44 44

Gasto Gasto Gasto Gasto Gasto Gasto Gasto Gasto Ingresos Gasto Gasto Gasto Gasto Gasto Gasto Gasto

4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4

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CONCLUSIONES
vinci es un sistema abierto para poderlo utilizar en empresas con naturalezas diversas, ya que el usuario es el encargado de analizar como estructurar sus cuentas.

El sistema vinca a pesar que es un sistema con flexibilidad de obtener cualquier tipo de reporte de movimientos el sistema est diseado para utilizarse en el campo de Micros, pequeas y medianas Empresas ya en el mercado informtico existe programas con diversidad de aplicaciones diseadas en funcin de Macroempresas

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POLITICAS CONTABLES
Todas las cuentas del catlogo deben pertenecer a un grupo contable. Existen cinco grupos contables que Vinci utiliza para producir el Balance General. Estos se muestran en la tabla a continuacin. Grupo contable normal Activos Pasivos Capital Ingresos Gastos Saldo Deudor Acreedor Acreedor Acreedor Deudor

Adems, cada carpeta cuenta con otros dos grupos contables definidos. Otros DB, con saldo deudor, y Otros CR, con saldo acreedor. Vinci permitir al usuario agregar otros grupos contables de acuerdo a sus necesidades. Sin embargo, es muy importante tener en cuenta que los grupos contables que no sean parte de los cinco bsicos que aparecen en la tabla anterior, no afectan el balance general, por lo que deben utilizarse solamente para operaciones internas y temporales, y finalizar cada perodo con saldo cero.

Perodo contable
EL perodo contable y fiscal de la empresa Electrodomsticos S. A. inicia el 01 de enero de un ao y finaliza el 31 de diciembre del mismo ao. Unidad Monetaria Los registros contables de Electrodomsticos S. A. son llevados en quetzales (Q), moneda nacional de la Repblica de Guatemala.

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Depreciaciones Las depreciaciones son estimadas de acuerdo con la vida til y prdidas por deterioro de los activos y se calculan por el mtodo de lnea recta, utilizando los porcentajes legales. Impuesto Sobre la Renta El Impuesto Sobre la Renta corriente es el impuesto estimado a pagar sobre la rentagravable para el perodo, utilizando la tasa impositiva del 31% aplicable a la rentaimponible determinada al cierre del perodo contable. La renta imponible se determina por la diferencia entre la renta bruta y las rentas exentas de impuesto. La renta bruta constituye el conjunto de ingresos, utilidades y beneficios de toda naturaleza devengados o percibidos en el perodo de imposicin.

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