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INTRODUCCIN

Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnolgicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeo mismo de las tareas, el creciente grado de especializacin, como consecuencia de la divisin del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. As pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, as mismo son de gran utilidad en la reduccin de errores, en la observancia de las polticas del organismo, facilitar la capacitacin de nuevos empleados, proporcionar una mejor y ms rpida induccin a empleados en nuevos puesto, etc. La efectividad de los manuales administrativos radica en el anlisis de cada proceso, actividad, funcin, tarea, etc. Ya que este permitir una elaboracin precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solucin a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores. El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboracin de los manuales administrativos, as como una gua prctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseo e implementacin.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin para registrar y trasmitir ordenada y sistemticamente tanto la informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos,

elementos de calidad etc.) como las instrucciones y lineamientos para que desempee mejor su tarea. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene: 1. La descripcin de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organizacin 2. Los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas. IMPORTANCIA

Los Manuales constituyen una de las herramientas ms utilizadas por las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopcin de tecnologas avanzada para atender adecuadamente la dinmica organizacional. Entre las tcnicas organizacionales aplicables de acuerdo a las necesidades de la empresa, los ms destacados son los manuales ya que son un medio muy efectivo y actual de comunicacin. Un manual administrativo es un documento elaborado de manera ordenada que indica las actividades a realizar por los integrantes de un

organismo y si estas actividades se realizarn de manera conjunta o individual. El manual administrativo es una fuente de permanente de informacin, pues permite conocer la estructuracin de las organizaciones. Cada empresa cuenta con sus propios manuales, esto debido a que en cada una de ellas se trabaja de manera distinta y por lo tanto sus procedimientos, organizacin, polticas, etc., son diferentes. Su importancia se encuentra principalmente en que los manuales estandarizan y controlan la realizacin de las funciones y el cumplimiento de las mismas dentro de la empresa, esto es muy importante, pues cada empleado de la organizacin conoce cules son sus funciones y en qu momento interviene, lo cual evita conflictos y escape de responsabilidades y al mismo tiempo promueve la delegacin de funciones. Aparte de lo ya mencionado, los manuales administrativos son importantes porque pueden ser una herramienta clave para el empleado de nuevo ingreso, ya que sin que sea necesaria una capacitacin para la familiarizacin con la organizacin puede conocer a la empresa y las actividades que va a realizar mediante el empleo de los manuales administrativos. Esto implica una reduccin de costos y un mejoramiento continuo de los sistemas y procesos utilizados en la organizacin. Un manual es un instrumento que puede ser de gran utilidad a la organizacin siempre y cundo se mantenga actualizada. En la actualidad es muy raro que las microempresas, pequeas y medianas empresas cuenten con este tipo de documentos pues piensan que slo son importantes para las grandes empresas. Sin embargo, en cualquier empresa sin importar su tamao es muy importante la aplicacin de las manuales administrativas, pues impulsan la eficiencia y previenen robos, fraudes y descuidos del personal.

Deben distribuirse completos a todos los gerentes, ya que el conocimiento que todos tengan de este, contribuye con una buena comunicacin entre todos los empleados de la organizacin, en

consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicacin.

OBJETIVOS 1. Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial). 2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. 3. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. 4. Agilizar el estudio de la organizacin. 5. Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal. 6. Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. 7. Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relacin con el resto de la organizacin. 8. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que lo componen. 9. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. 10. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones

VENTAJAS

Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos que por otro lado seran difciles de reunir. 1. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo. 2. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin. 3. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan la formulacin de la excusa del

desconocimiento de las normas vigentes. 4. Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. 5. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 6. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados. 7. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido 8. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. 9. Ubican la participacin de cada componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.

10. Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan. 11. Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogneos y metdicos. DESVENTAJAS 1. Existe un costo en su redaccin y confeccin que, debe afrontarse. 2. Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad. 3. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales. 4. Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean tiles y suficientemente flexibles. 5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIN La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura organizacional y poner las polticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicacin de las decisiones administrativas, y por ello, que

tiene como propsito sealar en forma sistemtica la informacin administrativa.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea lograr. Para hacer esto, el interesado se deber hacer las siguientes preguntas: 1. Cul es el objetivo de la organizacin al crear este manual? Su propsito puede ser asegurarse de que todos los gerentes sigan ciertas normas y procedimientos de personal. 2. Qu beneficios proporcionara el manual a los usuarios? Es probable que el manual permita a los usuarios aprender un nuevo sistema con rapidez y facilidad, o que sirva como fuente de consulta inmediata para las preguntas del personal. 3. Qu espero yo (o mi departamento) lograr con este manual? Adems de alcanzar los objetivos de la organizacin, el manual debe ayudar tambin a su departamento. Si cuenta con un manual, posiblemente tendr que hacer ms preguntas y hacer menos reparaciones. Cuando estn determinados los objetivos del manual, recuerde que todos tienen una meta en comn: obtener resultados. El propsito del manual es asegurar que sus usuarios se comporten de una manera especfica, ya sea que se trate de obedecer las reglas de la compaa o seguir un procedimiento en particular. Si un manual alcanza esta meta es un xito definitivo.

4. De quin es la responsabilidad de crear los manuales? Los encargados de desarrollar los manuales no encajan claramente en el organigrama de la empresa como sucede con los tesoreros. Algunas veces forman parte del rea de servicios administrativos o de comunicaciones de la corporacin. Sin embargo con demasiada frecuencia estn dispersos por la organizacin y cada departamento genera sus propios manuales. Cuando la produccin del manual no est centralizada, la organizacin termina con una proliferacin de manuales de todos los tamaos y formas. Generalmente, cada manual tiene su propio formato, diseo y estilo y, lo que es peor, hay ocasiones en las que se contradicen entre s. La solucin de estos problemas es crear un departamento centralizado que se encargue de producirlos. Indicadores de planeacin He aqu algunos indicadores sobre como planear el manual. 1. Disponer del tiempo suficiente para la planeacin. A la larga esto representara un ahorro de tiempo. 2. Hacer que otras personas revisen los planes. La revisin no slo debe incluir al supervisor, cuya aprobacin puede ser obligatoria, sino tambin a personas que hayan participado directamente en la produccin de manuales o que tengan una relacin estrecha con el que est haciendo. 3. Confirmar por escrito todas las estimaciones de tiempo, dinero y personal. Muchas personas hacen estimaciones verbales de momento, y posteriormente se olvidan de ellas. 4. Planear desde ahora las actualizaciones. Incluso el mejor manual necesitara revisiones y actualizaciones dentro de los seis meses siguientes a su distribucin.

5. Anticipar los problemas. Se puede descubrir que reparar los problemas antes que se presenten da como resultado un gran beneficio. Cmo planear la redaccin 1. El primer paso para planear la redaccin es definir la materia de que se trata. De qu va a tratar el manual? Es fcil definir el tema si se hace una lista de todos los grupos posibles de usuarios del manual, y despus se determina que informacin necesita cada uno. 2. El segundo paso consiste en determinar quin recopilara los datos. Existen dos alternativas bsicas: El gerente mismo o su personal recabara los datos. Los departamentos usuarios recopilaran los datos y referirn a los redactores. 3. El tercer paso es, decidir quin escribir el manual. Tambin en este caso cuentan con dos alternativas: Los departamentos que lo usaran escribirn su manual, y el gerente o su personal lo revisaran y redactarn. El gerente mismo o su personal redactarn el manual.

4. El ltimo paso en la plantacin de la redaccin es establecer un programa temporal de trabajo. De ser posible, dejar un periodo amplio para el proceso de redaccin. Mtodos de recoleccin de datos La informacin para elaborar su manual se obtendr utilizando uno o varios de estos mtodos: Investigacin. Observacin. Cuestionarios escritos.

Entrevistas. Proceso de redaccin Principios de la redaccin eficaz:

1. Uso de la voz activa. 2. Escribir en tiempo presente. 3. Omitir las palabras innecesarias. 4. Usar la estructura paralela de ideas coordinadas. 5. Evitar incorrecciones y los adjetivos desplazados. 6. Evitar los participios mal situados y confusos. 7. Evitar las palabras rimbombantes y la jerga. 8. Expresarse con claridad. 9. Ser humanos. La gran controversia entre los gneros 1. Redactar las frases para que los nombres estn en plural. 2. Reemplazar los pronombres con los nombres que representan. 3. Omitir los pronombres de tercera persona. 4. Se pueden utilizar los sufijos del masculino, con los del femenino entre parntesis. 5. Incluir una frase que indique que se usar masculino para referirse a ambos gneros. 6. Usar a veces el masculino y, en otras ocasiones, el femenino. Quin debe revisar el manual? En primer lugar, alguien que conozca el tema deber revisar el texto, para verificar su contenido y exactitud. Esa persona no tendr

necesariamente autoridad suficiente para aprobar que el manual se use en la empresa; sin embargo, tendr que ser un experto en el campo y tener la

capacidad de suficiente para determinar si el contenido del manual es exacto. En segundo lugar, tambin debe revisar el manual un miembro del personal especializado en asuntos legales de la organizacin. Si la empresa no tiene personal experimentado en leyes, se encargara de la revisin quien sirva como asesor a ese respecto. La revisin asegura que el manual respete las leyes pertinentes y satisfaga los requisitos de las dependencias reguladoras que tenga jurisdiccin sobre la empresa. El no revisar cuidadosamente la legalidad puede dar como resultado acciones judiciales importantes. El tercer tipo de revisin se refiere a la calidad y a la claridad de la redaccin. La persona encargada de esta revisin debe estar muy familiarizada con los principios de la buena redaccin. Responsabilidades de los revisores 1. Revisin justa y objetiva de los materiales. 2. Concentracin en el tema o el campo que se le pide que revisen. 3. Proporcionar crticas especficas y constructivas. 4. Tienen que mostrarse positivos en sus crticas, indicando lo que est bien hecho, as como tambin los puntos que necesitan correccin. 5. Revisar cuidadosamente la primera vez, y hacer todos los cambios entonces. 6. Se debe evitar solicitar cambios solo explicables con base en gustos personales. 7. Revisin y devolucin rpidas del material dentro del plazo acordado. Como asegurarse de que los revisores cumplan con los plazos establecidos 1. Destacar el hecho de que el manual tiene el respaldo de la gerencia.

2. Negociar los programas de revisin en lugar de establecer fechas arbitrarias. 3. Confirmar por escrito el plazo acordado. 4. Proporcionar a los revisores un recordatorio amistoso unos das antes de la fecha lmite. 5. Quizs convenga indicar en el memorando de confirmacin que se consideran aprobados los materiales que no sean devuelto a la fecha lmite. Supervisin de la produccin del manual Cmo trabajar con el centro de procesamientos de palabras o las mecangrafas: 1. Revisar el formato y la composicin del manual con la mecangrafa o el operador del sistema de procesamiento de palabras. 2. Si es posible, trabajar solo con uno o dos operadores o mecangrafos, en lugar de todo un centro. 3. Aprender a dictar, sobre todo si cuentan con procesamiento de palabras. 4. Revisar el trabajo propio. 5. Para los proyectos importantes, como los manuales, confirmar por escrito todos los compromisos de tiempo del centro. 6. Dar al centro de procesamiento de palabras toda la cooperacin, entregndole los cambios y los textos con prontitud. Impresin del manual La primera decisin se refiere a s la impresin se realizara en la empresa o en una imprenta exterior. Despus de escoger una imprenta, deber tomar una decisin respecto a s se reproducirn el manual a partir de las copias

mecanografiadas o si usaran tipografas, en cualquiera de las condiciones siguientes: El manual se distribuir fuera de la negociacin. La negociacin tiene sus propios equipos tipogrficos. El manual se imprimir como folleto.

La tercera decisin, la eleccin del mtodo de impresin, se debe tomar con la ayuda del proveedor o de la imprenta de la empresa. Los factores que afectan la eleccin son: La cantidad de ejemplares que se imprimirn. Los tipos de equipos disponibles. La inclusin del trabajo artstico especial, por ejemplo fotografas. Distribucin fsica 1. Enviar los manuales en cajas de cartn corrugados. 2. No insertar el contenido en el empastado antes de su envo. 3. Si se enva una gran cantidad de manuales, notificar de ello con tiempo al gerente de la oficina de correspondencia. Aspectos que debe contener 1. Marco Introductorio a. Identificacin: En este apartado se incluyen los siguientes datos: Nombre oficial de la dependencia. Nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual. Nmero de identificacin del o de los procedimientos sealados. Lugar y fecha de elaboracin. Responsables de su elaboracin.

Cantidad de ejemplares impresos.

b. ndice. Se deben presentar de manera sinttica y ordenada los elementos constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el manual. c. Introduccin. Este apartado cumple las funciones de prlogo y puede describir la circunstancia operativa o estratgica que genera u obliga la elaboracin del manual de procedimientos administrativo. Tambin sintetiza cmo se utilizar el manual, a quin va dirigido y cundo se utilizar. Suele incluir un mensaje del titular del organismo. d. Objetivos del procedimiento. En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propsitos y objetivos del procedimiento que se describir en el manual. e. Alcance del procedimiento. Este apartado debe contener la explicacin de las reas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarn los procedimientos, en qu circunstancias se harn y cules sern los lmites de esa aplicabilidad. La presentacin de dichas unidades debe llevarse a cabo segn el orden en que intervienen dentro del procedimiento. f. Polticas y normas de operacin. Las polticas o normas de operacin deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos, es decir definir expresamente qu hacer o qu lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o no estn previstos en la diagramacin del procedimiento. g. Instrucciones para el uso del manual. En esta seccin, se debe explicar cmo usar el manual y en qu forma se actualizarn los contenidos del mismo, teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. La seccin debe incluir los siguientes puntos:

Estructura: indica la disposicin de las partes en que est ordenado el manual. Codificacin: se debe explicitar el sistema y criterios de codificacin usados. Actualizacin: se deber indicar la forma de identificar las revisiones, modificaciones, actualizaciones, quines pueden efectuarlas, por qu medios y cmo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado.

2. Cuerpo Principal 3. Normas de trmite. En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos administrativos. Conceptualmente la descripcin tiene dos aspectos: a) Tareas y decisiones involucradas que debe incluir: Momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso. Responsable (sector o persona) de la ejecucin de cada paso. Informacin requerida. Medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o procesamiento. Decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de posible aplicacin. controles a efectuar y cursos de accin a tomar segn el resultado del control. b) Archivos utilizados; debe incluir: Informacin a contener. Mtodo de clasificacin de la informacin contenida. Mtodo de bsqueda de la informacin contenida.

Perodo de archivo de la informacin y tratamiento posterior al mismo. Responsable de la custodia y mantenimiento actualizado. Constituyen instrumentos importantes para la

4. Cursogramas.

visualizacin global y esquemtica del juego de tareas administrativas. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos analizados. 5. Formularios. Deben contener las instrucciones y referencias para la utilizacin de todos los documentos y comprobantes que circulan, sus diseos y especificaciones; el manual debe incluir modelos de llenado. Adems, se sugiere incluir y describir a los responsables de la emisin de cada formulario, el momento en que deben ser emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribucin prevista para cada copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo tipo de impresos a utilizar. 6. Anexos varios. Este apartado podr contener tablas, cuadros, grficos, ejemplos de aplicacin de los procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del manual de procedimiento es el glosario que se usa para listar las definiciones de los trminos tcnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la

interpretacin.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organizacin, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en las

unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las tareas que se le han encomendado. Depende de la informacin de las necesidades de cada institucin o empresa privada, para saber con qu tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaracin de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una direccin, un departamento, una oficina, seccin, una mesa, un puesto, etctera. Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designan nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (pblicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propsito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos. Comnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de manuales de aplicacin, entre ellos tenemos 1. Manual de Organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. 2. Manual de Polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer a la organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: Agilizar el proceso de toma de decisiones Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

Servir de base para una constante y efectiva revisin.

Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc. 3. Manual de procedimientos y normas: El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecucin, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos. Los manuales de normas y procedimientos son los documentos que especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una organizacin / institucin, explicando un conjunto de procedimientos internos segn los niveles de autorizacin de las unidades orgnicas que forman parte de una organizacin; con el objetivo de ir creando y consolidar criterios dentro de la organizacin, y uniformar la actividad operativa, de la institucin, as como tambin garantizar y satisfacer la transmisin y recuperacin de informacin. Este documento tambin especifica las normas correspondientes con las acciones de carcter disciplinario, relacionndose con el personal y cada miembro del organismo, incluso se halla tambin las nminas, permisos, vacaciones, bonos por ello el manual est sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que la organizacin o institucin crezca y se desarrolle en todos los mbitos. Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por establecer normas o pautas especficas y claras, y detalla

minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la institucin. Objetivos

Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin. Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo. Describir grficamente los flujos de las operaciones. Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporacin a su unidad orgnica.

Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. Cooperar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. Establecen un sistema de informacin recuperable y accesible. Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a travs de la descripcin de tareas, y requerimientos. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. Hacen posible establecer una induccin, adiestramiento y

capacitacin del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina. 4. Manual del especialista: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones. 5. Manual del empleado: Contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre

temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc. 6. Manual de Propsito mltiple: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y mantenimiento. Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organizacin y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a travs de comunicados internos. Si bien el propsito de transmitir informacin se cumple por medio de estos ltimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgnico, por lo que resultar difcil en un momento dado conocer cul es el total de esas disposiciones registradas a travs de comunicados aislados. A continuacin se agrega otra clasificacin: Por su contenido Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del

organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin. Manual de organizacin Los Manuales de Organizacin y Funciones son documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinacin y tareas de las diferentes unidades orgnicas de una institucin, en estrecha relacin con el Reglamento de Organizacin y Funciones; As mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgnica. Objetivos del manual de organizacin a. Indicar las funciones bsicas de cada unidad orgnica, delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo. b. Determinar la ubicacin y las tareas especficas que cumplirn los cargos, dentro de la institucin. c. Precisa las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. d. Proporciona informacin a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones, ubicacin dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinacin). e. Sirve como instrumento bsico para la racionalizacin de los

procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificacin Administrativa. Describe la Organizacin Formal de la Empresa asignando:

a) Misiones: enunciacin sinttica del objetivo que persigue el rea de la Organizacin. b) Funciones Bsicas. c) Autoridad: Quienes dependen de l y l que quien depende. d) Responsabilidad. e) Caractersticas. f) Especificaciones de la Posicin. Esquema Para La Elaboracin Del Manual De Organizacin 1. Finalidad del manual: Especificar lo que se pretende lograr a travs de la aplicacin de las normas que contiene el Manual. 2. Base legal: Sealar las normas legales que aprueban los documentos de organizacin y gestin. 3. Alcance: Determinar el mbito sobre el cual tiene jurisdiccin orgnica el manual. 4. Aprobacin: Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el Manual. Manual de polticas Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de polticas y su

establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisin. Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc. Un manual de polticas pone por escrito las polticas de una empresa. Una poltica es una gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Conocer las polticas en una empresa proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Poltica no es otra cosa que una actitud de la direccin. Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la lnea de organizacin si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan. Las polticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la direccin. Las polticas escritas establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el personal directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general, segn convenga a las condiciones locales. Los manuales de polticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales de polticas comerciales, de produccin, de finanzas, de personal, etc., o uno sobre polticas generales. Manual de procedimientos Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. El manual de procedimientos presenta sistemas y tcnicas

especficas, seala el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de

todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Es un procedimiento por escrito. Los manuales de procedimiento, por sus caractersticas diversas, pueden clasificarse en manuales de procedimiento de oficina y de fbrica. Tambin puede referirse en: 1. A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cmo operar una mquina di contabilidad. 2. A prcticas departamentales en que se indican los procedimientos de operacin de todo un departamento. 3. A prcticas generales en un rea determinada de actividad, como manuales procedimiento comerciales, de produccin, financieras, etctera. Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que seala las polticas y procedimientos a seguir en la ejecucin de un trabajo, con ilustraciones a base de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos. En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate, bien sean llenadas con un ejemplo o con instrucciones para su llenado. De poco serviran las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organizacin y las normas bsicas no son, cuando menos, medianamente firmes y comprensibles. Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. Una inmensa mayora de los manuales de oficina parecen estar diseados intencionalmente para varios fines. En la preparacin de cualquier manual de procedimientos debe existir manifestacin clara de las normas generales de la empresa y comprensin total de la organizacin bsica de la

misma. Es un manual de contenido mltiple que trata acerca de los principios y tcnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para el rgano responsable de la actividad y como informacin general para todo el personal interesado en esa actividad. Criterios Metodolgicos para el Diagnstico de los Manuales de Procedimientos Con el propsito de estandarizar y unificar los criterios bsicos para el anlisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la organizacin. Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentacin que se genere en esta materia as como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos,

instrucciones y estudios de diagnstico del procedimiento. A travs del establecimiento de estos requerimientos mnimos de informacin, se estar en posibilidades de emitir juicios y dictmenes que orienten a las unidades administrativas en lo referente a la instrumentacin y aplicacin de las medidas de mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas. As pues, resulta indispensable establecer los puntos que debern contener los siguientes documentos. Este manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los procedimientos que se ejecutan en una unidad administrativa, los rganos que intervienen y los formatos que se deben utilizar para la realizacin de las funciones que se le han asignado. El manual est integrado por los procedimientos que se dan en el mbito de accin de la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su competencia. El manual de procedimientos deber contener:

1. Cartula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organizacin responsable. 2. Portada. sta contina despus de la cartula, lleva el nombre del manual, de la organizacin responsable de su aplicacin y el lugar y la fecha de edicin. 3. ndice general. Es la presentacin resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento. 4. Presentacin. Es la explicacin clara y concisa de los objetivos del manual y la exposicin de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorizacin del titular. Cada uno de los procedimientos del manual contendr: 1. Objetivos de procedimiento. Se plantear el propsito que se pretende lograr con la ejecucin del procedimiento. 2. Base jurdica. Enumeracin de los ordenamientos o normas jurdico administrativas que rigen la operacin de la unidad, especficamente capitulo, artculo y fraccin que fundamentan el procedimiento. 3. rganos que intervienen. Enumeracin de las unidades, sub-unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se trate. 4. Polticas y normas de operacin. Exposicin de criterios y normas que orienten la realizacin de las actividades sin tener que consultar los niveles jerrquicos superiores. Descripcin de las operaciones Presentacin secuencial de los pasos que se deben realizar dentro de un procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecucin.

Diagrama de flujo. Representacin del flujo de operaciones para mostrar las unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el uso de la simbologa definida en la seccin "Metodologa para la integracin y aplicacin del diagnstico en los procedimientos"

Formas e instrucciones. Deber presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios que se utilicen en las distintas operaciones del procedimiento. Se anexaran, adems, las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de los formatos.

Glosarios. Como parte final, se incluir un compendio alfabtico que contenga los conceptos referidos a acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual.

Por ltimo, es conveniente, incluir la informacin referente a la duracin aproximada y a la frecuencia del procedimiento, as como los mecanismos que se utilizan para la revisin y actualizacin del manual.

Es necesario sealar que cuando un documento incluya un solo procedimiento deber contener instrucciones, representacin grfica y descripcin narrativa del conjunto de instrucciones especficas para realizar una gama de operaciones. Al igual que en el manual de procedimientos, tambin se debern especificar objetivos, polticas de operacin, mbito de aplicacin,

descripcin de operaciones y diagramas. Tambin se deber verificar si existen procedimientos de enlace con el nivel central, ya que es importante analizar cmo se enlazan los procedimientos desconcentrados con los centrales, pues en este punto es donde pueden existir mayor nmero de anomalas que obviamente se van a convertir en fallas de control, de coordinacin, de fluidez y agilidad del procedimiento.

Adems, se deber analizar el flujo del procedimiento en las unidades administrativas centrales para que las actividades se realicen con la eficacia y eficiencia que exige proceso de desconcentracin. Este anlisis abarcar todo el proceso hasta la consecucin del producto final. En este tipo de procedimiento es importante verificar los tiempos de ejecucin desde el inicio hasta el fin, con el objeto de captar los puntos y las unidades en donde se presentan con mayor incidencia las demoras o problemas que obstaculizan el proceso en su conjunto. Por otra parte, resulta importante analizar los volmenes de trabajo y la frecuencia con que se realizan los procedimientos para determinar la importancia de los mismos y sugerir medidas que hagan eficiente su operatividad. Finalmente, se deber verificar que el procedimiento se ajuste a las guas de desconcentracin establecidas y que respete normas emitidas por el nivel central, as como que se encuentren instrumentados los controles internos necesarios de acuerdo con la materia especfica de que se trata. Los procedimientos especficos se realizan en una sola unidad administrativa; su anlisis debe contemplar los siguientes aspectos: Anlisis del objetivo de la unidad en relacin con el del procedimiento. Se analizar la congruencia entre ambos para verificar si el procedimiento coadyuva a la consecucin del objetivo de unidad y si existe conveniencia entre ambos. 1. Se deber relacionar el procedimiento con la o las atribucin y funciones a la que sirve como instrumento de ejecucin. 2. Si el anlisis se refiere a un manual de procedimientos, estos interrelacionarn con las funciones y atribuciones asignadas a la unidad administrativa para verificar si los procedimientos que se realizan se encuentran interrelacionados con la totalidad de las funciones y/o atribuciones.

3. Tambin se debe comprobar si existen algunas funciones cuya ejecucin an no se ha instrumentado o bien no existen instrucciones por escrito aun cuando los procedimientos que se efecten. Anlisis de procedimiento con las normas jurdico - administrativas. En este aspecto es importante verificar la concordancia del procedimiento con el marco existente y comprobar que no contradiga ninguna de las disposiciones vigentes. Es necesario destacar la importancia que tienen el diagnstico en los procedimientos administrativos y los manuales de procedimientos, as como las tcnicas de investigacin documental y de campo. Es menester que en todo diagnstico de procedimiento y en los documentos normativos de los procedimientos, lleve un inventario inicial con el fin de detectar con claridad la existencia de los mismos y a su vez observar su aplicacin y los elementos que participan en ellos al integrar el factor tiempo que se vincula en el procedimiento. Manual de procedimientos El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. Es una fuente de informacin permanentemente actualizada que facilita al personal de una organizacin la correcta ejecucin de las tareas normalizadas. Adems, regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as como tambin de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores, etc.).

Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos. La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar: 1. Cartula de Presentacin: indicando Tema, Nmero de Procedimiento, Vigencia, reas afectadas y Analista Actuante. 2. Objetivos y Alcance: Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualizacin. 3. Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representacin grfica que describe en forma clara y lgica los

sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las reas involucradas Grupos de Smbolos para la representacin grfica. Descripcin de los Procedimientos. Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido. Glosario ndice Temtico. Fecha de Emisin, Vigencia, Reemplazo y Revisin.

Manual de contenido mltiple Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o ms categoras que se interrelacionan en la prctica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones.

Por su funcin especifica Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de produccin Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin. La necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control de produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual de compras El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus actividades. Manual de ventas Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. Manual de Finanzas Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especficas a quienes en la organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera. Manual de contabilidad

Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera. Manual de crdito y cobranzas Se refiere a la determinacin por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos ms importantes que puede contener este tipo de manual estn los siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros. Manual de personal Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros. Manual tcnico Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico de auditoria administrativa", y el "Manual tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesora.

Manual de adiestramiento o instructivo Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comnmente ms detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica cmo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su seal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instruccin y comenzara con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento tambin utiliza tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el nivel de comprensin del contenido por el usuario. Otra clasificacin aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su mbito de aplicacin; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. Manual de calidad Especifica la poltica de calidad de la empresa y la organizacin necesaria para lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. En l se describen la poltica de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misin de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad Este manual debe incluir en primer trmino los datos siguientes: Identificacin Logotipo de la organizacin. Nombre de la organizacin. Nombre del manual. Nmero de procedimientos. Nivel de revisin y/o aplicacin.

Ttulo del procedimiento. Fecha de revisin. rea responsable de manejar el procedimiento. Lugar y fecha de elaboracin. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin. Nmero de pginas: Las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma. ndice Contenido: En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos que constituye el cuerpo del documento. Alcance: Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables. Introduccin: Se expone la situacin, filosofa y perspectivas de crecimiento de la organizacin.

Objetivos generales Planteamiento de los propsitos de la organizacin en trminos de: La mejora de los procesos. Adecuada atencin a los clientes. Rentabilidad. El liderazgo en el mercado. El desarrollo del capital humano Estructura organizacional: Muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus relaciones. Responsabilidades: Se establece la responsabilidad general que asumen en relacin con el sistema de calidad. Documentos y referencias aplicables. Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organizacin.

Elementos del sistema de calidad: Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organizacin, pueden variar de una organizacin a otra, segn la norma de aplicacin, su naturaleza, giro, tamao etc.

Definiciones: Conceptos de carcter tcnico, relacionado con los procedimientos del manual de calidad. Lista de distribucin: Registro que controla el nmero de copias y reas a las que se les entrega el manual. Apndice para la codificacin de procedimientos: Clasificacin de los procedimientos de una organizacin segn el apartado de la norma de calidad, rea de aplicacin y nmero consecutivo. General Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos

a los siguientes manuales: Manuales generales de organizacin Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional. Manual general de procedimientos Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los

procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar. Manual general de polticas Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen lneas

de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. Especifico Manual especifico de reclutamiento y seleccin Se refiere a una parte de una rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin. Manual especifico de auditoria interna Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad, aqu se refiere a la auditoria interna en forma particular. Manual especifico de polticas de personal Este se enfoca a definir "polticas", pero de un rea especfica de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como: contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc. Manual especifico de procedimientos de tesorera Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

CONCLUSION

La utilidad que tiene un manual Administrativo es mltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el buen funcionamiento interno de una empresa, en lo que respecta a las descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin, de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar un buen manual es un punto importante para las grandes organizaciones que se manejan de manera estructurada y que cumplen con los pasos de procedimiento administrativo.

REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

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Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Colegio Universitario de Administracin y Mercadeo 2 Semestre de Administracin Mencin Recursos Humanos Calabozo Edo- Gurico

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Profesor: Eneida Pea

Integrantes: Alvarez, Osmel Cerezo, Kimberlyn Sanchez, Gustavo Sosa, Antonio

Abril, 2013

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