Gt-Eamp-610 - Ojo Muy Detallado PDF

Procuradura Federal del Consumidor
Coordinacin General de Administracin
Gua Tcnica para elaborar o actualizar Manuales de Procedimientos
Jos Vasconcelos 208, Col Condesa, C.P. 06140 http://www.profeco.gob.mx
15 de septiembre de 2011
Gua Tcnica para Elaborar o Actualizar Manuales de Procedimientos

Codificacin: GT-EAMP-610 Versin: 05 Vigencia: 15 de septiembre de 2011 Pgina: 1 de 48
Aprobacin del Documento
Control de Revisiones
Revisin Fecha Revisin 13 de julio de 2007 Consideracin del cambio en el documento Adecuacin del contenido del manual conforme a la norma de control interno; actualizacin conforme a los Lineamientos para Emitir Disposiciones Normativas; incorporacin de elementos que apoyan la comprensin y aplicacin de la presente Gua Tcnica. Actualizacin para dar cumplimiento a las bases y directrices de Identidad Institucional. Actualizacin para dar cumplimiento al proceso de calidad regulatoria Institucional. Versin dictaminada por el Comeri en la Segunda Sesin Ordinaria de 2009 (11-06-2009). Adecuacin del contenido del documento derivada de las necesidades de la operacin realizada con las diferentes reas normativas. Versin presentada ante el Comeri en la Tercera Sesin Ordinaria de 2011 (14-09-11).
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10 de abril de 2008 11 de junio de 2009 14 de septiembre de 2011
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GT-EAMP-610.doc/Acervo

Contenido
I. II. III. IV. V. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Pgina
Introduccin ............................................................................................... 3 Glosario...................................................................................................... 4 Objetivo ...................................................................................................... 6 Metodologa bsica para el levantamiento de informacin ........................ 7 Apartados del manual de procedimientos .................................................. 8 Portada Principal y Formato .................................................................... 9 Aprobacin del Documento y Control de Revisiones ............................ 13 Contenido .............................................................................................. 15 Introduccin........................................................................................... 16 Glosario ................................................................................................. 17 Objetivo ................................................................................................. 18 Normatividad Aplicable ......................................................................... 18 Mapa de Procesos ................................................................................ 20 Procedimientos ..................................................................................... 22 A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. Cartula .......................................................................................... 25 Contenido ....................................................................................... 27 Objetivo .......................................................................................... 28 Alcance ........................................................................................... 28 Formatos Requeridos ..................................................................... 28 Mecanismos de Control .................................................................. 29 Polticas de Operacin.................................................................... 32 Descripcin del Procedimiento ....................................................... 35 Diagrama de Flujo.............................................................................. 39 Anexos............................................................................................ 44
VI.
Bibliografa ............................................................................................... 47
VII. Anexo A ................................................................................................. 48

I.
Introduccin
La Coordinacin General de Administracin (CGA) a travs de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto (DGPOP), pone a disposicin de las unidades administrativas de la Procuradura Federal del Consumidor (Profeco), la presente Gua Tcnica, con la finalidad de precisar los elementos, criterios e informacin necesaria para la elaboracin y/o actualizacin de sus manuales de procedimientos, permitiendo con ello la uniformidad en toda la institucin. Los manuales de procedimientos son fundamentales para la comunicacin, coordinacin, direccin y evaluacin administrativa, adems sirven de apoyo para la capacitacin del personal, ya que facilitan al interior de cada rea, la integracin de las distintas unidades administrativas a travs del flujo de informacin, asimismo, permiten a cualquier usuario interno y externo, el conocimiento preciso de las operaciones, trmites y servicios que realizan. La presente Gua Tcnica pretende servir de orientacin y ayuda a los responsables de elaborar este tipo de instrumentos; adems contiene la descripcin de los apartados necesarios para su elaboracin y ejemplos de stos, con la finalidad de que el lector comprenda mejor el tema. Es importante utilizar un lenguaje simple, claro y directo, el cual permitir mejorar la redaccin, la comunicacin y el grado de instruccin que se desea establecer en los documentos normativos que se emitan, por ello se recomienda consultar el Manual de lenguaje claro emitido por la Secretara de la Funcin Pblica (SFP). La DGPOP, a travs del Departamento de Organizacin, ser la instancia para ofrecer la asesora tcnica en esta materia, revisar de manera permanente y, en su caso, actualizar la presente Gua Tcnica, as mismo, promover la actualizacin de los manuales de procedimientos en virtud de las mejoras realizadas en los procesos de las unidades administrativas de Profeco. La presente gua tcnica cuenta con los siguientes apartados: Glosario, que define la terminologa bsica empleada; Objetivos, donde se precisa cul es el propsito de la presente gua; Metodologa bsica para el levantamiento de informacin, donde se establecen los tipos de investigacin a emplear; Apartados del manual de procedimientos, que define las partes que deber contener el manual de procedimientos; bibliografa, que muestra las fuentes de informacin que sirvieron de apoyo para la realizacin de sta gua y Anexos, donde se incluyen notas y/o documentos de apoyo que se consideren importantes.

II.
Glosario
Actividad. Grupo de operaciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, como parte de una funcin determinada. Enlace. Aquel (aquellos) servidor(es) pblico(s) designado(s) por el Titular de la unidad administrativa en la que se encuentran adscritos, para proporcionar la informacin necesaria con el objetivo de integrar el manual, as como dar seguimiento a cada etapa del proceso de elaboracin, revisin y aprobacin del mismo. Estructura orgnica. Conjunto de puestos de mando medio y superior organizados por nivel jerrquico y funciones e integrados en unidades administrativas que conforman a la Institucin. Se fundamenta en la Ley Federal de Proteccin al Consumidor, el Reglamento de la Procuradura Federal del Consumidor y el Estatuto Orgnico de la Procuradura Federal del Consumidor. Evidencia. Es todo aquel documento como normatividad aplicable, formatos, oficios, estructura orgnica, reportes, informes, entre otros que sustentan la ejecucin de una o varias actividades del proceso. Funcin. Conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la institucin, se definen a partir de las disposiciones jurdicoadministrativas (Reglamento y Estatuto Orgnico). Gua Tcnica. Documento que contiene la metodologa, las instrucciones y la informacin esencial para dirigir u orientar la elaboracin de diversos tipos de documentos normativos. Lenguaje claro. Lenguaje simple y directo, que permite a los lectores concentrarse en el mensaje que se quiere transmitir y comprenderlo de manera fcil y sencilla 1. Manual de Procedimientos. Documento que seala los procedimientos y polticas de operacin que establecen y regulan el desarrollo de las atribuciones y funciones de las unidades administrativas.
Manual de Lenguaje Claro. http://www.profeco.gob.mx


Objetivo. Expresin que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misin de la Institucin. Es el conjunto de resultados cualitativos que se pretenden alcanzar a travs de determinadas acciones. Poltica de operacin. Conjunto de estrategias, normas internas y parmetros que orientan la actuacin de los servidores pblicos para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y plazo determinados. Es un marco general de actuacin. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso 2. Permite establecer la forma en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa Quin?, Qu?, Cmo?, Cundo?, Dnde? y Con qu? se realiza cada una de las actividades. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados3. Puesto. Unidad de trabajo especfica e impersonal que se caracteriza por un conjunto de operaciones a realizar, aptitudes que poseer y responsabilidades que asumir. Cada puesto puede contener una o ms plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparacin y experiencia, por ejemplo director de rea. Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo: para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones correctivas y acciones preventiva. Sistema. Conjunto de elementos interdependientes e interactuantes, cuyas relaciones entre s, o entre sus atributos, determinan un todo unitario que realiza un efecto, una funcin o un objetivo. Unidad administrativa. rgano que tiene atribuciones propias que lo distinguen de los dems en la Institucin, los cuales estn sealados en el artculo 4 del Reglamento de la Procuradura Federal del Consumidor, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 16 de julio de 2004.
2 3
Norma Mexicana IMNC Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario. NMX-CC-9000-IMNC-2008. Norma Mexicana IMNC Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario. NMX-CC-9000-IMNC-2008. http://www.profeco.gob.mx

III. Objetivo
Proporcionar a los responsables de elaborar y/o actualizar los manuales de procedimientos de Profeco una metodologa para su elaboracin o actualizacin, y que su presentacin y contenido sean uniformes en la institucin bajo el uso de plantillas, as como optimizar la vinculacin con los principios de una estructura documental normalizada.

IV. Metodologa bsica para el levantamiento de informacin

La recopilacin de informacin puede realizarse a travs de investigacin documental, la realizacin de entrevistas con los empleados, jefes de rea y/o supervisores o la observacin directa. Ello con la finalidad de obtener evidencia que permita documentar un procedimiento acorde con la realidad. 1. A. Investigacin documental.- Se requiere localizar y obtener informacin de: Datos generales del(as) rea(s) involucrada(s) en la operacin del proceso, sean estos: nombres de responsables, horarios, relaciones con otras reas, sistemas informticos involucrados, entre otros. Estructura orgnica y ocupacional. Normatividad vigente, como leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, circulares, entre otros. Determinar el flujo de la operacin, desde el inicio hasta su trmino, para establecer los procedimientos a documentar. Formatos, anexos y mecanismos de control de uso durante el procedimiento. Entrevistas.- En la realizacin de entrevistas o aplicacin de cuestionarios, se consideran a todas aquellas personas involucradas con y dentro de las unidades administrativas responsables de la operacin, ya que dichas personas poseen la informacin sobre la organizacin, funciones y actividades que desempean; por lo tanto, se recomienda que el Enlace organice reuniones de trabajo con el personal implicado en toda la operacin, con el fin de identificar las actividades, evitar duplicidad de funciones y vacos funcionales. Observacin directa.- La presencia en el lugar donde se lleva a cabo la operacin, es sumamente importante por la cercana y certeza con que se adquiere la informacin respecto a las actividades que se realizan en la ejecucin de los procedimientos, de tal manera que permite verificar que se lleven a cabo por la persona indicada.
B. C. D. E. 2.
3.
Recabada la informacin, se procede a su anlisis para determinar el contenido que integrar el manual de procedimientos.

V.
Apartados del manual de procedimientos

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Portada Principal y Formato Aprobacin del Documento y Control de Revisiones Contenido Introduccin Glosario Objetivo Normatividad Aplicable Mapa de Procesos Procedimientos A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. Cartula Contenido Objetivo Alcance Formatos Requeridos Mecanismos de Control Polticas de Operacin Descripcin del Procedimiento Diagrama de Flujo Anexos
Los manuales de procedimientos, deben contener los siguientes apartados:
Nota: Los apartados 1, 2 y 3, as como A, B e I sern proporcionados por el personal de la DGPOP. El apartado 8 se realizar conjuntamente con el rea responsable. Asimismo, la DGPOP disear y facilitar la plantilla del manual de procedimientos, as como la correspondiente a un procedimiento. Con el objetivo de facilitar la elaboracin e integracin de los manuales de procedimientos, a continuacin se define cada uno de los apartados que los conforman.

1.
A.
Portada Principal y Formato

La portada principal caractersticas: a). b). c). d). e). f). (Figura 1) deber contener las siguientes
Logotipo de la Institucin (parte superior izquierda). Escudo Nacional (parte superior derecha). Nombre de la Institucin y (parte central izquierda) . Tipo y nombre del documento normativo (parte central izquierda). Tipo de documento normativo: Manual de Procedimientos. Nombre del documento normativo: Completar anotando denominacin de la unidad administrativa que lo elabora. Direccin y sitio Web de la Institucin (parte inferior central). Fecha de vigencia (parte inferior derecha). Anotar la fecha (da, mes y ao) al da posterior hbil en que fue dictaminado viable por el Comit de Mejora Regulatoria Interna de Profeco (Comeri). la

a).
b).
Procuradura Federal del Consumidor Coordinacin General de Educacin y Divulgacin
c).
Manual de d). Procedimientos de la Direccin General de Estudios sobre Consumo
e).
Jos Vasconcelos 208, Col Condesa, C.P. 06140 http://www.profeco.gob.mx
f).
Figura 1. Portada Principal.


B. a). b). c). d). e). f).
El formato (Figura 2) deber comprender las siguientes caractersticas: Logotipo y nombre de la Institucin (parte superior izquierda del encabezado). Tipo y nombre del documento (parte central del encabezado). Escudo Nacional (parte superior derecha del encabezado). Codificacin, versin, vigencia y pgina del manual (parte inferior del encabezado). Sitio Web de Profeco (parte inferior izquierda del pie de pgina). Nombre del archivo electrnico del documento (parte inferior derecha del pie de pgina).
La codificacin del manual es la secuencia de literales y nmeros asignados consecutivamente conforme a las siglas de la clasificacin del tipo de documento y clave presupuestal de la unidad responsable (Procedimiento para revisar, dictaminar y difundir documentos normativos); la versin es el nmero de versin correspondiente del documento; vigencia es la fecha correspondiente a la aprobacin del documento al da hbil siguiente de haber sido dictaminado viable por el Comeri y la pgina es el nmero consecutivo de hojas utilizadas en el documento, as como el nmero total de stas. Cabe sealar que la paginacin de los procedimientos es independiente a los apartados del 1 al 7 del manual, no obstante, forman parte integral de ste.

Manual de Procedimientos de la Direccin General de Estudios sobre Consumo
a).
Codificacin: MP-530 Versin: 01
b).
Vigencia: 14 de septiembre de 2011
c).
Pgina: XXX de XXX
d).
e).
f).
MP-530.doc/Acervo
Figura 2. Formato.

2.
A.
Aprobacin del Documento y Control de Revisiones

Todos los manuales de procedimientos debern incluir lo siguiente: a). Aprobacin del Documento (Figura 3). Permite identificar los nombres, puestos y firmas de los responsables de la elaboracin, revisin, visto bueno y autorizacin del manual de procedimientos. i. ii. La elaboracin corresponde a la unidad administrativa responsable de la emisin. La revisin corresponde a la DGPOP derivada de la asesora proporcionada en la conformacin del documento normativo interna, con fundamento en el artculo 20, fraccin XIV, del Estatuto Orgnico de la Procuradura Federal del Consumidor. El visto bueno corresponde al superior jerrquico que emite el manual de conformidad con lo establecido en el artculo 9 fraccin VI del Reglamento de la Procuradura Federal del Consumidor vigente, con excepcin de los manuales que emitan las reas de la CGA. La autorizacin corresponde al Coordinador General de Administracin en apego al artculo 16, fraccin II, del Reglamento de la Procuradura Federal del Consumidor. Control de Revisiones (Figura 3). Registro de nmero y fechas de revisin del documento, as como de manera general, el motivo de dicha revisin.
iii.
iv.
b).


Codificacin: MP-530 Versin: 01 Vigencia: 14 de septiembre de 2011 Pgina: 1 de 13
a).
Firma
Elabor:
Lic. Roberto Bello Salcedo. Director General de Estudios sobre Consumo. Lic. Javier Tapia Santoyo Director General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
Revis:
Visto Bueno:
Lic. Gerardo Rodrguez Snchez Lara Coordinador General de de Educacin y Divulgacin Lic. Tania Alejandra Rodrguez Ortiz Coordinadora General de Administracin
Autoriz:
Revisin Fecha Revisin
b).
Consideracin del cambio en el documento Documento de nueva creacin para dar cumplimiento al programa de mejora regulatoria de la Institucin. Versin dictaminada por el Comeri, durante la Quinta sesin ordinaria del 2011 (13-09-2011).
00
MP-530.doc/Acervo
Figura 3. Aprobacin del Documento y Control de las Revisiones.

3.
Contenido
Se debern presentar de manera ordenada los apartados que comprenden los manuales (Figura 4), conforme a lo siguiente:

Contenido
Pgina I. Introduccin.................................................................................................... 3
II. Glosario ......................................................................................................... 4 III. Objetivo ....................................................................................... 7 IV. Normatividad Aplicable ................................................................................. 8 V. Mapa de Procesos ...................................................................................... 10 VI. Procedimientos ........................................................................................... 13
MP-530.doc/Acervo
Figura 4. Contenido.

4.
-
Introduccin
Razones y propsitos que motivaron la elaboracin del documento. A quines est dirigido el documento, es decir, sus usuarios. Forma en que deber utilizarse y actualizarse.
En este apartado se sealan, de manera breve, los siguientes puntos (Figura 5):
reas que intervinieron en su elaboracin. Al formular la Introduccin, se deber emplear un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento, as como comprender en su totalidad los puntos antes mencionados.

I. Introduccin
La Direccin General de Estudios sobre Consumo (DGEC) de la Coordinacin General de Planeacin se da a la tarea de elaborar el presente Manual de Procedimientos, motivado por la elaboracin de su Manual Especfico de Organizacin a fin de documentar los procedimientos operativos. Esta Direccin General tiene como principal funcin desarrollar investigaciones en campo y documentales para apoyar la toma de decisiones de compra de los consumidores, coadyuvando con ello a fomentar un consumo inteligente y responsable. El presente manual contiene informacin sobre los programas Quin es Quin en los Precios, Quin es Quin en el Envo de Dinero y Quin es Quin en Crdito a Pagos Fijos, en sus secciones de levantamiento, validacin y anlisis de la informacin; adems el levantamiento de encuestas en sus fases piloto, aplicacin definitiva, captura de datos y anlisis de datos. Incluye las reas y puestos que intervienen precisando su responsabilidad y participacin, y auxilia en la induccin del puesto, capacitacin y adiestramiento del personal. Por ser un documento de consulta frecuente y sujeto a mejoras constantes, ste deber actualizarse cada vez que exista un cambio o modificacin sea de ndole orgnicofuncional, o bien jurdico-administrativo dentro de la DGEC, lo cual constituye una responsabilidad de dicha unidad administrativa y de sus reas que la integran para proporcionar la informacin que facilite su actualizacin.
MP-530.doc/Acervo
Figura 5. Introduccin.

5.
Glosario
Son definiciones de trminos utilizados por la unidad administrativa que elabora el documento, los cuales tienen un significado especfico (Figura 6). Para redactarlos se deber atender los criterios siguientes: Definir con claridad y precisin los trminos tcnico-administrativos sealados en el procedimiento. Incluir solamente los trminos que se presten a confusin. Ordenar los trminos en forma alfabtica. Describir los conceptos, sin incluir para ello el trmino que pretende definir. Evitar siglas, acrnimos y homnimos, por ejemplo: CGA, DGPOP o Comeri, las cuales deben definirse en el contenido del documento.
II. Glosario
Catlogos. Listado de productos organizados por marca, presentacin, y en ocasiones modelo, de los cuales se recopila el precio en los establecimientos. Los catlogos vigentes son: abarrotes, carnes y lcteos; frutas y legumbres; medicamentos; electrodomsticos y lnea blanca; pescados y mariscos; juguetes y artculos escolares. Costo financiero. Es una medida del costo de financiamiento, que sirve para fines de informacin y comparacin, que incluye todos los costos inherentes al crdito y se presenta como porcentaje anual. Con esta medida, es posible comparar el costo financiero de crditos de diferentes plazos o periodicidades y muestra el monto total a pagar. Cotizacin. Documento emitido por la Procuradura Federal del Consumidor en el que manifiesta a su posible cliente las condiciones de entrega, pago, calidad y cantidad de la informacin de datos histricos del programa Quin es Quin en los Precios. Cuestionario. Conjunto ordenado de preguntas diseadas con el fin obtener informacin sobre un tema de inters. Estudio por encuesta. Procedimiento sistemtico de recoleccin de datos mediante la aplicacin de un cuestionario a la poblacin de inters para el estudio a travs de entrevistas cara a cara o va telefnica. Frmulas financieras. Son herramientas matemticas que sirven como ayuda para administrar dinero, y se relacionan con el proceso, en donde instituciones, mercados e instrumentos participan en la transferencia de dinero entre personas, empresas y gobiernos. Muestra. Fraccin representativa de la poblacin que permita cubrir el objeto de estudio.
MP-530.doc/Acervo
Figura 6. Glosario.

6.
Objetivo
En este apartado se deber anotar lo que pretende alcanzar la unidad administrativa con la aplicacin del manual en un periodo determinado, el objetivo debe responder a las preguntas: Qu se quiere lograr? y Para qu se hace? El objetivo deber iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos; deber ser breve, claro y preciso (Figura 7).
7.
Normatividad Aplicable
Son los ordenamientos jurdico-administrativos vigentes que regulan la operacin de los procedimientos; los cuales se debern indicar en forma precisa, citando la fecha de publicacin y ltima reforma. Debern presentarse en secuencia ordenada en forma descendente de conformidad con la jerarqua legal correspondiente congruente con la naturaleza del manual en el mbito de su competencia (Figura 7). Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Leyes. Cdigos. Reglamentos. Decretos. Convenios. Acuerdos. Circulares y/u Oficios. Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guas o catlogos). Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificacin anterior).
Nota: Para el caso de circulares y oficios, se anotar el nmero de folio, nombre del rea responsable de su emisin y fecha de expedicin.


III. Objetivo
Establecer y proporcionar al personal de la Direccin General de Estudios sobre Consumo los procedimientos operativos que rigen las actividades sustantivas del rea, a fin de lograr un ptimo desempeo en el desarrollo de stas.
IV. Normatividad Aplicable

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. DOF 05-02-1917 y sus reformas publicadas.
Leyes Ley Federal de Proteccin al Consumidor. DOF 24-12-1992 y sus reformas. Ley del Banco de Mxico. DOF 23-12-1993 y sus reformas. Ley Monetaria de los Estados Unidos Mexicanos. DOF 27-17-1931 y sus reformas.
Cdigos Cdigo de Conducta de la Procuradura Federal del Consumidor. Profeco noviembre 2005.
Reglamentos Reglamento de la Procuradura Federal del Consumidor. DOF 23-08-1994 y sus reformas.
MP-530.doc/Acervo
Figura 7. Objetivo y Normatividad Aplicable.

8.
Mapa de Procesos
El mapa de procesos deber definir a la unidad administrativa como un sistema de procedimientos interrelacionados, la intencin de este apartado es impulsar a la unidad administrativa a poseer una visin ms all de sus lmites funcionales, mostrando cmo sus actividades estn relacionadas con los clientes externos, proveedores y grupos de inters. Tales mapas darn la oportunidad de mejorar la coordinacin entre los elementos clave de la Institucin. As mismo, permitirn la identificacin de sus procesos clave o estratgicos y los de soporte, lo cual permitir establecer el primer paso para seleccionar los procedimientos sobre los que se van a documentar. El mapeo de procesos servir para: Identificar a los clientes/usuarios. Identificar a los proveedores. Establecer los lmites. Definir entradas y salidas clave. Identificar los insumos y productos Aclarar la forma en que se realizan las actividades. Detectar redundancias y procedimientos similares. Identificar sistemas y bases de datos involucradas. Propiciar el anlisis y la mejora continua.
La Figura 8 muestra un ejemplo del mapa de procesos.


V. Mapa de Procesos
Direccin General de Estudios sobre Consumo
Proceso 3: Atender solicitudes de informacin de precios
Interesados
Inicio
Solicita datos histricos del programa Quin es Quin en los Precios.
4 Analiza cotizacin y efecta pago.
6 Recibe reporte de datos histricos del programa Quin es Quin en los Precios.
Fin
2 Analiza solicitud y base de datos.
3 Elabora cotizacin.
5 Elabora reporte de datos histricos del programa Quin es Quin en los Precios.
MP-530.doc/Acervo
Figura 8. Mapa de Procesos.

9.
Procedimientos
De acuerdo con la Norma Mexicana IMNC Sistemas de gestin de la calidad - Fundamentos y vocabulario (NMX-CC-9000-IMNC-2008), se entiende que un proceso: es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. En cambio, procedimiento se entiende como la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Los procesos pueden realizarse de distintas maneras. Cuando adoptamos una manera y la hacemos constante, es decir, establecemos que se haga siempre de igual manera o sistemtica, es posible levantar la informacin y documentarla. Cuando este procedimiento lo expresamos, o lo plasmamos por cualquier medio documental, entonces lo denominamos procedimiento documentado. En este apartado se enlistarn todos los procedimientos que conforman al manual de procedimientos con su respectiva codificacin, as mismo, stos debern ordenarse con su respectivo proceso. La secuencia y codificacin de los procedimientos estar ligada a la secuencia que se presentan en el flujo del proceso (Figura 9).


VI. Procedimientos
Proceso
Realizar investigaciones de precios de bienes, productos y servicios.
Procedimientos
Llevar a cabo el levantamiento de datos del programa Quin es Quin en los Precios Realizar la validacin de datos del programa Quin es Quin en los Precios Supervisar del levantamiento de informacin del programa Quin es Quin en los Precios Analizar y validar la informacin levantada en el programa Quin es Quin en Crditos a Pagos Fijos Calcular el costo total en el envo de dinero Aplicar encuesta piloto Aplicar encuesta definitiva Capturar la informacin levantada en encuesta definitiva Analizar encuesta definitiva
Codificacin
MP-530-01 MP-530-02 MP-530-03 MP-530-04 MP-530-05 MP-530-06 MP-530-07 MP-530-08 MP-530-09
Atender solicitudes de informacin de precios
Realizar estudios, investigaciones y encuestas
Efectuar la venta de datos histricos del programa Quin es Quin en los Precios
MP-530-10
MP-530.doc/Acervo
Figura 9. Procedimientos.

A continuacin se describen los apartados que debern incluir cada uno de los procedimientos que integran el manual de procedimientos. Con ello, se permite que cada procedimiento se maneje en forma individual, con la finalidad de no alterar el contenido ni la numeracin del manual al incrementar o eliminar informacin o procedimientos. Cada procedimiento deber integrarse en el formato respectivo y contener los siguientes apartados: A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. Cartula Contenido Objetivo Alcance Formatos Requeridos Mecanismos de Control Polticas de Operacin Descripcin del Procedimiento Diagrama de Flujo Anexos
Nota: Los apartados A, B e I sern proporcionados por el personal de la DGPOP.

A.
a). b). c). d). e). f).
Cartula
Logotipo y nombre de la Institucin (parte superior izquierda del encabezado). Nombre del procedimiento (parte central del encabezado). Escudo nacional (parte superior derecha del encabezado). Codificacin, versin, vigencia y pgina del procedimiento (parte inferior del encabezado). Tiempo de ejecucin del procedimiento. Periodo de inicio a fin en el que se efecta el procedimiento. Aprobacin del Documento. Permite identificar los nombres, puestos y firmas de los responsables de la elaboracin, revisin, visto bueno y autorizacin del procedimiento, por lo que cada uno de stos debern contenerlo. Control de Revisiones. Registro de nmero y fechas de revisin del procedimiento, as como de manera general, el motivo de los cambios realizados (Figura 10).
g).
Cabe sealar que cada procedimiento deber tener su codificacin, versin, vigencia y pginas independientes de otros procedimientos y del mismo manual.

Procedimiento para llevar a cabo el levantamiento de datos del programa Quin es Quin en los Precios
a).
Codificacin: MP-530-01 Versin: 01
b).
c).
Pgina: 1 de 16
d).
Tiempo de Ejecucin
De 1 a 2 das hbiles.
e). f).
Firma

Elabor:
Lic. Roberto Bello Salcedo. Director General de Estudios sobre Consumo. Lic. Javier Tapia Santoyo Director General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
Revis:
Visto Bueno:
Lic. Gerardo Rodrguez Snchez Lara Coordinador General de de Educacin y Divulgacin Lic. Tania Alejandra Rodrguez Ortiz Coordinadora General de Administracin
Autoriz:
Revisin Fecha Revisin
g).
Consideracin del Cambio en el Documento
00
Documento de nueva creacin para dar cumplimiento al programa de mejora 13 de septiembre de 2007 regulatoria de la Institucin. Versin dictaminada por el Comeri, durante la Quinta sesin ordinaria del 2007 (13-09-2007).
MP-530.doc/Acervo
Figura 10. Cartula.

B.
Contenido
Se debern de presentar de manera ordenada, los apartados que comprenden los procedimientos (Figura 11).
Codificacin: MP-530-01
Versin: 01
Pgina: 2 de 16
Contenido
Pgina
I. II.
Objetivo ......................................................................................................... 3 Alcance .......................................................................................................... 3
III. Formatos Requeridos .................................................................................... 3 IV. Mecanismos de Control.................................................................................. 3 V. VI. Polticas de Operacin .................................................................................. 4 Descripcin del Procedimiento ...................................................................... 6
VII. Diagrama de Flujo ......................................................................................... 8 VIII. Anexos ....................................................................................... 11
MP-530.doc/Acervo
Figura 11. Contenido.


C.
Objetivo
En este apartado se deber describir de forma clara y concreta la finalidad que se pretende alcanzar con la aplicacin del procedimiento. Una condicin a lograr y no los trabajos a realizar, el objetivo debe responder a las preguntas: Qu se hace? y Para qu se hace? El objetivo deber iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos; deber de ser lo ms claro y preciso, y estar redactado en prrafos breves. Debe estar ntimamente relacionado con el nombre del procedimiento (Figura 12). La redaccin del objetivo se estructura a partir de las siguientes cuestiones: Qu se hace? Accin expresada en el verbo Para qu se hace? Resultado o usuario final
D.
Alcance
Se debern describir las reas usuarias y puestos principales a quienes va dirigido el procedimiento (Figura 12).
E.
Formatos Requeridos
Los formatos son todas aquellas formas o documentos que se utilizan peridicamente para registrar informacin y evidencia relacionada con el sistema de trabajo de la Institucin. Se deber relacionar y mencionar todo aquel documento o forma (rdenes de trabajo, requisiciones, solicitudes, remisiones, facturas, recibos, contra-recibos, reportes y todos los formatos de control que sean factores importantes) que intervengan en el procedimiento, se especificarn en orden cronolgico y en su lado derecho una clave para su identificacin, la cual es otorgada por la DGPOP- (Figura 12). Los formatos a incluir son los que se utilizan durante la operacin del procedimiento y tienen que ver con usuarios o clientes internos o externos, como por ejemplo: proveedores, sindicato, Institucin gubernamental, entre otras. La codificacin de los formatos permitir la identificacin y su control de forma interna.

Al llegar a la fase de diseo o rediseo de formatos, es muy importante tomar en cuenta los siguientes requisitos: Dar prioridad al diseo y uso de formatos electrnicos, con ello se evitar el uso indiscriminado de papel y, el control y resguardo de los mismos. Definir claramente el(los) objetivo(s) del formato. Utilizar internamente la codificacin asignada, para que sea fcilmente identificado y del dominio general, permitiendo con esto, conocer el rea de la cual proviene y a la cual est dirigido. Contar con un instructivo de llenado, en el cual incluya todos los aspectos que se requieren para la solicitud o trmite, con la finalidad de evitar confusiones en su llenado. Conocer los requisitos de todas las reas involucradas, para asegurar que a todos les sea til. Evitar la repeticin de formatos similares. Esto adems de eliminar desperdicio de papel, evita muchas confusiones y errores. Depurar toda la papelera para evitar contaminacin y confusin con los nuevos formatos, por lo cual, es conveniente destruir todo lo que sea obsoleto. En los casos aplicables, cada formato deber contar con un instructivo de llenado, el cual incluir el origen y destino del mismo para su trmite, a fin de evitar el envo con otro documento y el uso innecesario de papel.
F.
Mecanismos de Control
Son los instrumentos administrativos como: formatos, oficios, reportes u otros documentos generados de forma impresa o electrnicas, mediante los cuales, se supervisan y controlan las actividades relevantes descritas en los procedimientos, as mismo, se mencionan los responsables de su realizacin, supervisin y autorizacin, para asegurar y vigilar su cumplimiento. Los mecanismos de control, dependiendo de cada procedimiento, pueden referirse a aspectos como: especificacin de funciones, asignacin de responsabilidades, seguimiento, accin o correccin de actividades, comprobacin de hechos, cumplimiento con las polticas de operacin, cumplimiento de plazos, as como criterios de aceptacin o rechazo.

Por lo anterior, se debern anotar en la tabla de mecanismos de control los puestos que realizan la supervisin y control de las actividades relevantes, la responsabilidad que le conlleva y la evidencia documental en la que se apoya la supervisin y control (Figura 12). En caso de que el procedimiento tenga incidencia en algn indicador estratgico o de gestin, el mecanismo de control deber estar enfocado al cumplimiento de stos. Con la finalidad de dar cumplimiento a los mecanismos de control, se deber incorporar la siguiente leyenda: En los casos en que por alguna circunstancia se omita la revisin y aplicacin de uno o varios de los mecanismos de control previstos en el procedimiento, el responsable de su cumplimiento deber informar a su jefe inmediato, las causas o motivos que dieron lugar al hecho y, si se le requiere, proporcionar la evidencia documental que sustente lo ocurrido, debiendo registrar la excepcin en la bitcora (fecha y descripcin de los mismos hechos) correspondiente, cuyo responsable ser el servidor pblico que designe el titular de la unidad administrativa, la informacin registrada, permitir analizar la posible adecuacin y mejora del presente procedimiento.

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I. Objetivo
Llevar a cabo el levantamiento de datos en los establecimientos comerciales que forman parte del directorio del programa Quin es Quin en los Precios, con la finalidad de mantener actualizada la base de datos que conforma el Sistema Nacional de Informacin al Consumidor (SNIC).
II. Alcance
El procedimiento est dirigido al procedimiento Realizar la validacin de datos del programa Quin es Quin en los Precios MP-530-02.
III. Formatos Requeridos

Reporte Semanal de Visitas Programadas. Solicitud de Actualizacin de Catlogos. Programa de Trabajo. Formato I-1-MP-530-01 Formato I-2-MP-530-01 Formato I-3-MP-530-01
IV. Mecanismos de Control

Nmero de Control Puesto Responsabilidad Evidencia documental
M 01
Jefe de Departamento de Operacin
Revisar que se haya concluido con el levantamiento de informacin en los Reporte de Visitas Programadas establecimientos comerciales
En los casos en que por alguna circunstancia se omita la revisin y aplicacin de uno o varios de los mecanismos de control previstos en el procedimiento, el responsable de su cumplimiento deber informar a su jefe inmediato, las causas o motivos que dieron lugar al hecho y, si se le requiere, proporcionar la evidencia documental que sustente lo ocurrido, debiendo registrar la excepcin en la bitcora correspondiente. La informacin registrada, permitir analizar la posible adecuacin y mejora del presente procedimiento.
MP-530.doc/Acervo
Figura 12. Objetivo, Alcance, Formatos Requeridos y Mecanismos de Control.

G. Polticas de Operacin
En este apartado se debe sealar el conjunto de polticas de operacin que delimitan la realizacin de las actividades de la unidad administrativa y no abordar atribuciones, facultades, funciones o responsabilidades de otras; se debe tener especial atencin en lo siguiente (Figura 13): Los enunciados deben redactarse en modo imperativo (peticin u orden), en caso de existir excepciones, se debe mencionar el cargo y nivel jerrquico que le puede autorizar. Es decir, aquellas disposiciones internas que: a). b). c). d). e). f). g). Tienen como propsito regular la interaccin entre los individuos en un rea y las actividades de una unidad administrativa. Marcan lmites generales y especficos, dentro de los cuales se realizan legtimamente las actividades en distintas reas de accin. Establecen responsables de la operacin del procedimiento. Se aplican a todas las situaciones similares. Dan orientaciones claras hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo. Facilitan la toma de decisiones en actividades rutinarias. Describen lo que la unidad administrativa desea que se haga en cada situacin definida.
Para que una poltica sea diseada adecuadamente y en consecuencia, aceptada, se debern tomar en cuenta dos aspectos: involucrar activamente a la gente que conoce y trabaja en los procesos; e informar y explicar oportuna y adecuadamente los beneficios a la gente afectada o involucrada (directivos, proveedores, visitantes, verificadores, entre otras). Al estar relacionadas directamente con personas, las polticas de operacin surgen en todas las actividades en que las personas se desenvuelven dentro de la Institucin: a). Procesos. En procesos de planeacin, de atencin de visitantes, de recepcin de materiales, de pago a proveedores, de elaboracin y entrega de pedidos, de contratacin y evaluacin de personal, entre otros.

b). c).
Sistemas. En sistemas de calidad, de trabajo, de control, de investigacin y desarrollo de mejora, entre otras. Planes. En planes para controlar y reducir costos, para eliminar desperdicios, para desarrollar proveedores, para mejorar la comunicacin, para impartir capacitacin, entre otras. Mejoras. En mejora de procesos, sistemas, planes, estrategias, proyectos, entre otras. Conflictos. En conflictos con clientes, proveedores, sindicatos, otras reas y niveles jerrquicos, entre otras.
d). e).
Se recomienda desglosar las polticas por temas, subtemas y apartados, por lo cual se deber llevar el siguiente esquema de ordenacin: Nombre del tema. Subtemas y apartados: I. II. 1. 2. A. B. a). b). i. ii.

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V. Polticas de Operacin
Generales 1. El directorio de establecimientos del programa Quin es Quin en los Precios se debe actualizar cuando se incorporen nuevos establecimientos o bien causen baja algunos de ellos. 2. El Director de Investigacin de Campo, debe determinar anualmente, el calendario de aplicacin de catlogos. A. El catlogo de artculos escolares, se debe aplicar en la penltima semana de cada mes y diariamente en temporada de regreso a clases; el correspondiente a pescados y mariscos se debe aplicar en la ltima semana de cada mes y diariamente en temporada de cuaresma. 3. En la visita de nuevos establecimientos comerciales, el Jefe de Grupo de Encuestadores debe hacer entrega del Oficio de Comisin al propietario, o representante legal, o encargado, o dependiente. 4. El Jefe de Departamento de Operacin debe elaborar semanalmente el programa de trabajo asignado a los grupos de encuestadores en el Formato I-3-MP-530-01 Programa de Trabajo, para el levantamiento de precios en establecimientos comerciales. De la recoleccin de precios 5. Los precios recopilados por los encuestadores, deben ser al menudeo e incluirn todos los productos considerados en los catlogos correspondientes. 6. Cuando un producto tenga precio de oferta, se debe registrar el precio normal y el de oferta, as como la fecha del ltimo da de vigencia, s la oferta concluye el da del levantamiento se debe tomar el precio normal. 7. Solamente se deben tomar los precios del lugar donde se exhibe el producto y se encuentren a la vista del consumidor, o bien, se podrn tomar de los verificadores de precios colocados dentro de los establecimientos comerciales.
http://www.profeco.gob.mx MP-530.doc/Acervo
Figura 13. Polticas de Operacin.

H.
Descripcin del Procedimiento
El procedimiento es la secuencia lgica y cronolgica de cada una de las actividades u operaciones que realizan las diferentes personas que intervienen en la realizacin de un producto o prestacin de un trmite o servicio, se debe precisar de manera sistemtica el cmo realizar una funcin o un aspecto de ella, asegurando su realizacin de forma satisfactoria (Figura 14); de tal manera que permita al personal comprenderlas, seguirlas y aplicarlas aun cuando sea de recin ingreso al rea. El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido Las actividades debern redactarse en forma sencilla, clara y en orden lgico, evitando prrafos extensos y, en lo posible, se evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos, adems deben estar implcitas las respuestas de las siguientes preguntas: a). Qu actividades u operaciones se realizan? Con relacin a la naturaleza y los fines de la funcin de la cual se desprenden las actividades de la operacin que se realiza en el rea. Para qu? Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de la ejecucin. Quines? Descripcin de los rganos o puestos responsables del desarrollo de las actividades. Cmo se realiza? Explicacin del mtodo de trabajo y del uso de los instrumentos, equipos, espacios y materiales, para lograr los objetivos de una actividad. Cundo se realiza? Relativo al sealamiento de los tiempos de ejecucin y obtencin de los resultados, segn las normas, polticas y lineamientos del procedimiento, la metodologa de trabajo y los requerimientos de los usuarios, demandantes o beneficiarios. Dnde se realiza? Referencia de la ubicacin de la unidad administrativa, los puestos de trabajo y de sus usuarios. Con qu se realiza? Sealamiento de los insumos, equipo, registros a utilizar y dems medios utilizados para la ejecucin y logro de los resultados. En qu tiempo se realiza? Tiempo de ejecucin de la actividad, estando ste en horas o das.
b). c). d).
e).
f). g).
h).

La redaccin de la actividad, iniciar con un verbo conjugado en el tiempo presente de la tercera persona del singular, por ejemplo: recibe, verifica, archiva, turna, registra, entre otras. El Anexo A muestra un listado de verbos comunes. Las actividades debern numerarse progresivamente (1, 2, 3, 4, 5,, n) y asignar al rea, el puesto que ejecuta stas; cuando una misma rea o puesto sea el responsable de ejecutar una serie de actividades de manera continua, slo se anotar en la primera de las actividades y cada vez que se cambie de rea o responsable, segn corresponda y de hoja para evitar ser repetitivos. Deben anotarse los nombres completos de los puestos o reas, sistemas, procedimientos, formas, anexos, entre otros, con sus siglas o acrnimos, segn sea el caso, entre parntesis, slo la primera vez. A partir de ese momento se utilizarn solamente las siglas o acrnimos. Al describir actividades de recepcin o envo de documentacin, se recomienda la redaccin en el orden siguiente:
(1) (2) (3) (4) (5)
Verbo (en tercera persona del singular en tiempo presente). Periodicidad (en su caso) Procedencia o destino Nombre del documento Nmero de ejemplares
Ejemplo: Recibe (1) diariamente (2), de las reas X (3), la solicitud X (4), en original y dos copias (5) para... Cuando en el desarrollo del procedimiento se presente una alternativa condicionada (decisin) por diversas situaciones, sta deber sealarse inmediatamente despus de la actividad que la origin, por ejemplo: No procede, No aplica, No es correcto, u otras. Una vez concluida la anterior descripcin de la secuencia de actividades, sealar: S procede, S aplica, S es correcto, u otras; de igual forma, con la continuacin de la secuencia de actividades que precisar la procedencia. Cuando se describa una alternativa condicionada invariablemente debe ser de la manera siguiente:

1.- Verifica si procede la entrega de los cheques con base en... Si procede Conecta con la actividad X (1, 2, 3,., n) No procede 2.- Cancela los cheques improcedentes... 3.- Notifica al responsable... Notas: Todas las actividades de verifica, revisa, supervisa, confronta, entre otras, continan por lo regular con una alternativa. Las alternativas (Si procede, No procede) no van numeradas. Deber considerarse en la redaccin de las actividades, los elementos necesarios para su realizacin; as como los documentos que se generen. Al concluir cada secuencia de actividades o todo el procedimiento se deber indicar el trmino con la leyenda Fin.

Procedimiento para efectuar la venta de datos histricos del programa Quin es Quin en los Precios
Codificacin: MP-530-01 Versin: 01 Vigencia: 14 de septiembre de 2011 Pgina: 6 de 16
VI. Descripcin del Procedimiento

Proviene del Procedimiento para capturar la informacin levantada en encuesta definitiva MP-530-08.
Direccin de Anlisis de Mercados.- Director. 1 Recibe va correo electrnico de la Direccin de Apoyo Tcnico archivo en Excel con los resultados de la captura de informacin levantada en encuesta definitiva Recibe va correo electrnico del Departamento de Encuestas archivo en Word con el cuestionario definitivo y metodologa empleada. Turna va correo electrnico al Jefe de Departamento de Investigacin I o II archivo de Excel y Word para su anlisis.
2 3
Departamento de Investigacin I o II.- Titular. 4 Recibe va correo electrnico archivos y turna al Analista Responsable. Departamento de Investigacin I o II.- Analista Responsable. 5 Recibe archivos con el cuestionario definitivo, la metodologa empleada y resultados de captura de informacin levantada en encuesta definitiva; homologa registros, codifica respuestas, realiza frecuencias y cruce de las variables (datos). Grafica en Excel cada una de las respuestas del cuestionario definitivo. Turna va correo electrnico archivo y datos al Jefe de Departamento de Investigacin I o II para su revisin.
Recibe correo electrnico, imprime y revisa que los datos y que el tipo de grficas empleadas sean correctos. No son correctos. Indica errores al Analista Responsable para su correccin. Conecta con la actividad 5.
6 7
Departamento de Operacin.- Jefe de Grupo y Encuestadores.
Departamento de Investigacin I o II.- Titular.

8 9
MP-530.doc/Acervo
Figura 14. Descripcin del Procedimiento.

I.
Diagrama de Flujo
Es la representacin grfica (Figura 15 y 16) que muestra la secuencia en que se realizan las actividades necesarias para desarrollar un trabajo determinado, indicando las reas administrativas responsables de su ejecucin. El diagrama se deber elaborar con base en la Descripcin del Procedimiento. El diagrama de flujo que se utilizar es el llamado de bloque, pues permite tener la visin global de los participantes en el procedimiento. Para su elaboracin se debe considerar lo siguiente: a). b). c). i. Se debe anotar el nmero de diagramas utilizados, as como el nmero total de stos. Identificar las reas responsable que intervienen en el procedimiento, El nmero mximo de columnas por diagrama, ser de cuatro. En cada una de las columnas se deber registrar el nombre de la unidad administrativa, rea o puesto responsable que interviene. Si fuese el caso que hubiera demasiados puestos, lo cual imposibilitar la constitucin del diagrama, se debern agrupar por reas; mientras que si fuese el caso de reas, se agruparn por unidad administrativa. Su construccin deber ser en forma vertical. En la primera columna de la izquierda, se da inicio al procedimiento. El trazo inicia de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha; posteriormente el flujo puede retroceder dependiendo del procedimiento.
d). e). f).
Nota: Este ser elaborado por la DGPOP, una vez aprobada la Descripcin del Procedimiento, por la unidad administrativa. Los smbolos bsicos y el contenido de cada representacin a utilizar en el diagrama son:

Inicio o Trmino
Dentro del smbolo se deber anotar INICIO o FIN, segn corresponda, el principio o conclusin del procedimiento. Describir brevemente dentro del smbolo la actividad desarrollada.
# Descripcin de la actividad
En la parte superior izquierda se anotar el nmero consecutivo de la actividad, la cual deber coincidir con el asignado en la Descripcin del Procedimiento. Este smbolo deber mantener un tamao uniforme en todo el diagrama de flujo. Slo cuando haya una descripcin extensa, cambiar el tamao del smbolo.
Decisin
Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o ms alternativas. Se utilizarn nicamente lneas horizontales y verticales, no diagonales. En los casos en que no sea posible conectar las actividades con lneas rectas, se utilizarn ngulos rectos.
Direccin de flujo
Las lneas no debern cruzarse entre ellas, si no es posible se debe cruzar con un pequeo puente o utilizar conectores de actividad.
Ningn smbolo podr tener ms de una lnea de direccin de flujo, a excepcin del smbolo de decisin. Se utiliza para representar un documento generado en el procedimiento o proceso, y es donde se almacena informacin relativa a l. Se utiliza para representar la supervisin o control que se realizan en las actividades relevantes y las cuales quedan registradas en formatos o registros. Por cada supervisin o control de actividades, se deber anotar dentro del smbolo un nmero consecutivo, el cual corresponder al anotado en el apartado Mecanismos de Control.
Documento
M#
Mecanismo de Control

Conector de actividad
Se utiliza para indicar continuidad del diagrama de flujo cuando abarca dos o ms pginas, as como cuando se desea hacer referencia de alguna actividad a otra, ya sea anterior o posterior a la que se est describiendo, esto siempre y cuando exista dificultad para diagramar. Por lo anterior, dentro del smbolo se deber anotar el nmero de la actividad que prosiga a la descrita. Se utiliza como conexin o enlace con otro diagrama, y denota continuidad de las actividades. Dentro del smbolo se deber anotar el nmero correspondiente, con fin de identificar en qu diagrama contina y de que diagrama viene.
Ejemplo:
Conector de pgina
Significa: contina en el diagrama 2
Significa: proviene del diagrama 1 Se utiliza como procedimiento. conexin o enlace con otro
Conector de procedimientos
Dentro del smbolo se deber anotar el nombre y, de ser posible, la codificacin del procedimiento con el cual se conecta la actividad.

Versin: 01
Vigencia: 14 de septiembre de 2011 Diagrama 1 de 4
Pgina: 9 de 16
VII. Diagrama de Flujo

Direccin de Anlisis de Mercados.- Director

Departamento de Investigacin I o Departamento de Investigacin I o II.- Jefe de Departamento II.- Analista Responsable Director General
INICIO
Capturar la Informacin Levantada en Encuesta Definitiva.
1
Recibe de la Dir. de Apoyo Tcnico archivo con los resultados de la captura de informacin levantada en encuesta definitiva.
2
Recibe del Depto. de Encuestas archivo con el cuestionario definitivo y metodologa empleada.
3
Turna al Jefe de Depto. de Investigacin I o II archivos para su anlisis.
4
Recibe archivos y turna al Analista Responsable.
5
Recibe archivos homologa registros, codifica respuestas, realiza frecuencias y cruce de las variables (datos).
6
Grafica cada una de las respuestas del cuestionario definitivo.
M 02
8
Recibe, imprime y revisa que los datos y el tipo de grficas empleadas sean correctos.
7
Turna archivo y datos al Jefe de Depto. de Investigacin I o II para su revisin.
MP-530.doc/Acervo
Figura 15. Diagrama de Flujo.

Versin: 01
Vigencia: 14 de septiembre de 2011 Diagrama 2 de 4
Pgina: 9 de 16

Direccin de Anlisis de Mercados.- Director Departamento de Investigacin I o Departamento de Investigacin I o II.- Jefe de Departamento II.- Analista Responsable
1
Director General
Son correctos?
SI
NO
Indica errores al Analista Responsable para su correccin.
11
Recibe graficas y cruces de variables y revisa que sean correctos.
10
Turna al Dir. de Anlisis de Mercados grficas y cruce de variables para su revisin.
Son correctos?
SI
12
Indica errores al Jefe de Depto. I o II para su correccin.
MP-530.doc/Acervo
Figura 16. Diagrama de Flujo.

J.
Anexos
En este apartado se debern incluir todos aquellos formatos (Figura 17) que se citan en el apartado Formatos; estos documentos debern contener un instructivo de llenado (Figura 18) para facilitar al usuario el asentamiento de datos. Se integrarn de acuerdo a su orden de aparicin en el procedimiento. Los instructivos de llenado sern elaborados con apoyo de la DGPOP. Cuando sea prctico, en este apartado se pueden adjuntar de manera cronolgica: guas, referencias, reportes, informes, ndices, manual de usuario de algn sistema informtico, documentos de referencia, entre otras (Figura 19).
Versin: 01
Pgina: 11 de 16
8. Anexos
PROCURADURA FEDERAL DEL CONSUMIDOR
FORMATO:
No. ENCUESTADOR(es): (1) Reporte semanal de visitas programadas Grupo de trabajo: Delegacin: Periodo del levantamiento: (3)
Direccin General de Estudios sobre Consumo CDIGO:

Formato I 1-MP-720-01 F01-MP-720-01
(2)
al
I. PROGRAMACION
Establecimiento
II. REPORTE
I.II. Catlogos de Temporada* Causas por las cuales no se levantan precios
I.I. Catlogos Permanentes
NO HAY EXISTENCIA DE PRODUCTOS DEL CATALOGO
NO HAY ACCESO PARA LLEGAR A LA TIENDA
PROBLEMAS CON PERSONAL DE LA TIENDA
ELECTRODOMSTICOS Y LNEA BLANCA
DEPTO. CERRADO POR REMODELACION
NO SE ENCONTRABA EL ENCARGADO
DEPTO. CERRADO POR INVENTARIO
CAMBIO DE PRECIOS EN LA TIENDA
DESCOMPOSTURA DEL VEHCULO
NO PROPORCIONA INFORMACION
NO SE ESTABLECIO EL PUESTO
MEDICAMENTOS 3 (GENRICOS)
AUTORIZACION DEL DELEGADO
NMERO DE ENCUESTADOR
NO EXISTE EL DEPARTAMENTO
CAMBIO DE GIRO COMERCIAL
CERRADO DEFINITIVAMENTE
CERRADO POR EL DIA HOY
NO ENTREG CATALOGO
PRODUCTOS NAVIDEOS
UNIFORMES ESCOLARES
ARTCULOS ESCOLARES
PESCADOS Y MARISCOS
FRUTAS Y LEGUMBRES
MEDICAMENTOS 1 Y 2
ROBO DE VEHICULO
LIBROS DE TEXTO
CANASTA BASICA
JUGUETES
FOLIO
(4)
LUNES
LUNES
(5)
(6)
(7)
MARTES
MARTES
MIERCOLES
MIERCOLES
JUEVES
JUEVES
VIERNES
VIERNES
(*) Solo llenar en caso de temporada, las fechas de inicio y trmino para la aplicacin de estos catlogos sern determinadas y comunicadas con toda oportunidad por la Direccin de Investigacin de Campo (**) Describir en apartado de observaciones, la causa por la cual no se levantaron los precios.
OBSERVACIONES:
(8)
RESPONSABLE
PROGRAM ELABOR:
(9)
Nombre
FECHA DE ENVO
FECHA DE RECIBIDO
MP-530.doc/Acervo
Figura 17. Formato.

OTROS**
TENIS

Versin: 01
Pgina: 12 de 16
Instructivo de Llenado del Formato

Nombre del formato: Reporte Semanal de Visitas Programadas Objetivo: Reportar el tipo de catlogo en los que se llevo a cabo el levantamiento de informacin, as como las causas por la cuales no llevara a cabo ste. Elaboracin: Coordinador de Encuestadores Presentacin: Forma impresa. Clave de identificacin: No. de identificacin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Dice Encuestador(es) Grupo de Trabajo Periodo del levantamiento. Folio. Programacin (catlogos permanentes) Programacin (catlogos de temporada) Reporte (causas por la cuales no se levantan precios). Observaciones. Program o Elaboro Formato I 1MP72001 Debe anotarse Nombre(s) del encuestador(es) Nmero de grupo asignado. Nmero del da y mes en que inicia y termina el levantamiento de precios. Clave del establecimiento asignado por el rea de informtica. Marca que identifica el catlogo de productos que se aplicara en el establecimiento. Marca que identifica el catlogo de productos que se aplicar en el establecimiento de acuerdo a la temporada. Marca que identifica parcial o totalmente la causa por la cual no se aplica el levantamiento de precios en el establecimiento programado. Los hechos que considere relevantes el jefe de grupo y/o encuestadores. Nombre del Jefe de Grupo. son para uso de las Delegaciones.
Nota: Los espacios marcados con
MP-530.doc/Acervo
Figura 18. Instructivo de llenado.

Versin: 01
Pgina: 16 de 16
Anexos A
QUIN ES QUIN EN LOS PRECIOS CALENDARIO DE APLICACIN DE CATLOGOS 2008

Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Notas: Artculos escolares 21 al 26 18 al 22 24 al 28 21 al 25 19 al 23 APLICACIN DIARIA Del 16 de junio al 29 de agosto 15 al 19 20 al 24 18 al 21 22 al 26 Pescados y mariscos APLICACIN DIARIA Del 28 de enero al 21 de marzo 31 al 4 abril 28 al 2 may 26 a 30 23 al 27 28 al 1 ago 25 al 29 22 al 26 27 al 31 24 al 28 29 al 2 ene APLICACIN DIARIA APLICACIN DIARIA Del Del 27 de octubre al 6 10 de noviembre al 31 de de enero diciembre Del 7 de julio al 5 de septiembre Uniformes y tenis Productos navideos Juguetes
Los catlogos de Abarrotes, carnes y lcteos, Frutas y legumbres, Medicamentos y Electrodomsticos, se aplican todos los da hbiles Las fechas de aplicacin del catlogo de Libros de texto se establecer al aparecer publicados los libros en el Diario Oficial.
MP-530.doc/Acervo
Figura 19. Anexo.

GT-EAMP-610.doc/ Acervo

VI. Bibliografa
Manual para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos. Martn G. lvarez Torres. Editorial Panorama. Manual General de Polticas. C. P. Ricardo de la Fuente. Editorial ECASA. Manual Lenguaje Claro. Secretara de la Funcin Pblica. Gua para emitir documentos normativos. Tercera Edicin, junio de 2011. Secretara de la Funcin Pblica.

VII. Anexo A
VERBOS COMUNES USADOS EN LA REDACCIN DElas LAS actividades FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Verbos comunes usados en la redaccin de de las unidades administrativas
ASISTENCIA TCNICA Apoya Colabora Consigue Informa Investiga Presenta Somete
DIRECCIN GENERAL Analiza Apoya Acuerda Administra Aprueba Asesora Atiende Autoriza Busca Colabora Concurre Conduce Consensa Contribuye Controla Convoca Coordina Cumple Define Determina Dicta Dictamina Difunde Dirige Disea Ejecuta Emite Establece Estructura Evalua Expide Fija Fomenta Formula Funge Garantiza Informa Instaura Instrumenta Integra Invierte Norma Obtiene Organiza Otorga Participa Planea Planifica Preside Presta Asistencia Tcnica Programa Promueve Propone Publica Representa Resuelve Revisa Suscribe Toma medidas Vigila
DIRECCIN DE REA Administra Aplica Apoya Articula Asegura Asesora Atiende Auxilia Certifica observaciones Coadyuva Colabora Concentra Consensa Controla Coordina Da cumplimiento Da visto bueno Define Determina Difunde Dirige Efecta Elabora Establece Evala Formula Funge Informa Instrumenta Integra Investiga Mantiene el seguimiento Organiza Orienta Participa Planea Presenta Procura Programa Promueve Propicia Proporciona Provee Realiza Representa Revisa Sugiere Supervisa Valida Verifica Vigila Vincula Acredita Actualiza Analiza Asigna Asiste Auxilia Capacita Codifica Colabora Compila Comprueba Concilia Conduce Conforma Consolida Contrata Contribuye Controla Convoca Cuantifica Define Depura Desahoga Desarrolla Desempea Designa Detecta Determina Diagnostica Dictamina Dicta
JEFATURA DE DEPARTAMENTO Disea Dispone Distribuye Divulga Documenta Ejecuta Ejerce Elabora Emite Emplaza Entabla Entera Enva Establece Estima Estimula Estructura Estudia Evala Expide Fija Finca Fomenta Formula Fortalece Fundamenta Funge Genera Gestiona Globaliza Graba Hace Identifica Imparte Implanta Implementa Impulsa Incrementa Informa Inscribe Inspecciona Instruye Instrumenta Integra Interpreta Interviene Invierte Investiga Jerarquiza Justifica Lleva a cabo Maneja Mantiene Marca Maximiza Motiva Notifica Observa Obtiene Opera Opina Optimiza Orienta Otorga Participa Planea Practica Prepara Presta Prev Procesa Procura Produce Programa Promueve Propicia Propone Proporciona Protege Provee Proyecta Publica Realiza Recaba Recibe Recluta Recopila Registra Regula Rehabilita Remite Rinde Reporta Representa Requiere Resuelve Retroalimenta Rene Revisa Sanciona Selecciona Sistematiza Solicita Sugiere Suministra Supervisa Tramita Turna Valida Valora Verifica Vigila Vincula
OFICINA Actualiza Aplica Atiende Clasifica Desarrolla Distribuye Efecta Ejecuta Enva Levanta (actas, censos, etc.) Lleva a cabo Lleva el control Lleva el seguimiento Maneja Opera Ordena Proporciona Realiza Registra Suministra Tramita Turna
.GT-EAMP-610.doc/Acervo

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Gua Tcnica para elaborar o actualizar Manuales de Procedimientos

Jos Vasconcelos 208, Col Condesa, C.P. 06140 http://www.profeco.gob.mx

Gua Tcnica para Elaborar o Actualizar Manuales de Procedimientos

Aprobacin del Documento

10 de abril de 2008 11 de junio de 2009 14 de septiembre de 2011

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VII. Anexo A ................................................................................................. 48

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Manual de Lenguaje Claro. http://www.profeco.gob.mx

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IV. Metodologa bsica para el levantamiento de informacin

Gua Tcnica para Elaborar o Actualizar Manuales de Procedimientos

Apartados del manual de procedimientos

Los manuales de procedimientos, deben contener los siguientes apartados:

Gua Tcnica para Elaborar o Actualizar Manuales de Procedimientos

Portada Principal y Formato

Gua Tcnica para Elaborar o Actualizar Manuales de Procedimientos

Procuradura Federal del Consumidor Coordinacin General de Educacin y Divulgacin

Manual de d). Procedimientos de la Direccin General de Estudios sobre Consumo

Figura 1. Portada Principal.

Gua Tcnica para Elaborar o Actualizar Manuales de Procedimientos

B. a). b). c). d). e). f).

Gua Tcnica para Elaborar o Actualizar Manuales de Procedimientos

Manual de Procedimientos de la Direccin General de Estudios sobre Consumo

Gua Tcnica para Elaborar o Actualizar Manuales de Procedimientos

Aprobacin del Documento y Control de Revisiones

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Manual de Procedimientos de la Direccin General de Estudios sobre Consumo

Aprobacin del Documento

Figura 3. Aprobacin del Documento y Control de las Revisiones.

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IV. Normatividad Aplicable

Figura 7. Objetivo y Normatividad Aplicable.

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La Figura 8 muestra un ejemplo del mapa de procesos.

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Solicita datos histricos del programa Quin es Quin en los Precios.

4 Analiza cotizacin y efecta pago.

Direccin General de Estudios sobre Consumo

2 Analiza solicitud y base de datos.

Figura 8. Mapa de Procesos.

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Atender solicitudes de informacin de precios

Realizar estudios, investigaciones y encuestas

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Nota: Los apartados A, B e I sern proporcionados por el personal de la DGPOP.

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