Ao de la inversin para el Desarrollo Rural y La Seguridad Alimentaria

UNIVERSIDAD CSAR VALLEJO

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE CADENA DE SUMINISTROS EN UNA EMPRESA

ALUMNO:

- Olivos Zapata, David Jonatan. -Santamara Sosa, Ricardo Junior.

ESCUELA:

INGENIERA INDUSTRIAL.

DOCENTE:

TEODORO SNCHEZ NIZAMA.

PIURA-PER

Facultad de Ingeniera Escuela de Ingeniera Industrial

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE CADENA DE SUMINISTROS EN UNA EMPRESA.

Autores
Olivos Zapata David Jonatan Santamara Sosa Ricardo Junior

2013

Dedicado A:

Mis abuelos Manuel y Luisa, en el cielo, cuidan de m. Mis padres Juan y Carmen, la razn para seguir esforzndome cada da mucho ms. Mis hermanos Joan y Mary, por estar en el momento justo y con el consejo justo.

AGRADECIMIENTO A: Teodoro Snchez Timan, Profesor de la Universidad Csar Vallejo. Duber Castillo Castro, Estudiante Lengua Y Literatura de la UNP. Ricardo Santamara Sosa, Estudiante de Ingeniera Industrial de la UCV.

INTRODUCCIN
Debido a los avances en la fabricacin y la distribucin, est disminuyendo el coste del desarrollo de nuevos productos y servicios y se est acelerando el tiempo de comercializacin. Esto ha supuesto un aumento de las demandas de los clientes, de la competencia local y global y de la presin en la cadena de suministros. Para seguir siendo competitivas las empresas deben reinventarse a s mismas, de forma que la cadena de suministros abastecimiento y adquisicin, planificacin de produccin, cumplimiento de pedidos, gestin de inventarios y atencin al cliente ya no sea un ejercicio de trastienda basado en los costes, sino una operacin flexible diseada para enfrentarse de forma efectiva a los desafos actuales. El entorno actual de las instituciones del sector privado y pblico hace que ellas demanden un nuevo estilo de gestin competitiva de las personas, el mismo que debe conducir al componente humano, de manera efectiva, al logro de los objetivos organizacionales y profesionales. El objetivo de nuestra investigacin es aumentar la capacidad de los participantes para tomar decisiones, formular planes y delinear la implementacin de una serie de acciones diversas, las cuales son orientadas al mejoramiento amplio y significativo de la productividad del sistema logstico operacional, al incremento de los niveles de servicio a los clientes, y a la implementacin de acciones que conlleven a una mejor administracin de las operaciones y a un desarrollo de relaciones duraderas de gran beneficio con los proveedores y clientes claves de la cadena de suministros. En ese sentido, la direccin moderna exige una nueva orientacin que permita alcanzar niveles adecuados de competitividad y de mejora continua de la productividad dentro de un marco de fortalecimiento de la cultura organizacional. Es por ese y tal motivo que este estudio busca vislumbrar la definicin, clasificacin, usos e importancia de la implementacin de un Sistema de gestin en una Cadena de Suministros para una empresa, sea cual fuere su rubro de actividad.

El Autor.

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NDICE GENERAL

CONTENIDO.
I. II. III. DEDICATORIA AGRADECIMIENTO INTRODUCCIN.

PGINA.

CAPTULO 1: ASPECTOS GENERALES. 1.1 Concepto de Cadena de Suministro.. 1.2 Componentes de una Cadena de Suministro.. 1.3 Sistema de Distribucin... 1.4 Principios para la realizacin de una C.S..... 1.5 Gestin Logstica Integral... CAPTULO 2: SISTEMA DE COMPRAS 2.1 Sistema de Compras en una Empresa... A) Etapas de una Compra.. B) Organizacin de una Compra C) Compra Justo a Tiempo... D) Compras en el Mercado Internacional.... E) Respuesta Eficiente al Consumidor.. 11 12 12 12 13 15 16 4 5 5 6 7 10

CAPTULO 3: EL SISTEMA DE INVENTARIOS.. 3.1 Sistema de Inventarios en una empresa 3.2 Control de Inventarios. 3.3 Funciones de los Inventarios 3.4 Planificacin de la Polticas de inventarios. 3.5 Tipos de Inventarios. 3.6 Mtodos de Valuacin de los Inventarios... 17 18 20 22 23 25 27

CAPTULO 4: EL SISTEMA LOGSTICO. 4.1 Hay que aprovecharse de las nuevas tecnologas.. 4.2 Ms colaboracin igual ms beneficio.. 4.3 Ventajas de una adecuada Gestin de la Cad. De Sum. 4.4 Gestin Logstica Comercio al por Menor... 29 30 33 34 35

CAPTULO 5: EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO.. 5.1 Definicin de Almacenamiento 5.2 Evolucin del Almacenaje... 37 38 38

5.3 Razones para Almacenar. 5.4 Actividades realizadas en un Almacn

39 40

CAPTULO I ASPECTOS GENERALES

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1.1 .

CONCEPTO DE CADENA DE SUMNISTRO Se puede denominar cadena de suministro a la forma en que los materiales fluyen a lo largo de distintas organizaciones desde las materias primas hasta la entrega de los productos terminados al cliente. Integra todas las empresas que participan en la produccin, distribucin, manipulacin, almacenamiento y comercializacin de un producto y sus componentes. Cedillo Gastn (2008) afirma: Una cadena de suministro es una red de instalaciones y medios de distribucin que tiene por funcin la obtencin de materiales, transformacin de dichos materiales en productos intermedios y productos terminados y distribucin de estos productos terminados a los consumidores. (p. 22).

1.2.

COMPONENTES DE UNA CADENA DE SUMINISTRO

Una cadena de suministro consta de tres partes: el suministro, la fabricacin y la distribucin. La parte del suministro se concentra en cmo, dnde y cundo se consiguen y suministran las materias primas para fabricacin. La Fabricacin convierte estas materias primas en productos terminados y la Distribucin se asegura de que dichos productos finales llegan al consumidor a travs de una red de distribuidores, almacenes y comercios minoristas. Se dice que la cadena comienza con los proveedores de tus proveedores y termina con los clientes de tus clientes.

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1.3 SISTEMA DE DISTRIBUCIN DE UNA CADENA DE SUMINISTRO Supongamos que la empresa tiene un sistema de distribucin; es decir su producto pasa primero por una pequea bodega en la planta, despus por una de varias bodegas regionales y finalmente es entregado a las bodegas de las tiendas que hacen la venta al consumidor final (ver diagrama #1). Hago notar que las tiendas no son propiedad de la empresa que fabrica el producto o productos, mientras que las bodegas regionales s son de su propiedad.

Los objetivos bsicos de un sistema de distribucin de clase mundial deberan ser los siguientes:

a) Dar un mejor servicio al mercado (nuestros clientes directos). b) Tener menos inventario en el sistema (desde nuestra planta hasta nuestros clientes), toda la tubera. No tiene sentido bajar solamente nuestro inventario si para lograrlo estamos aumentando el de la tiendas (nuestros clientes). c) Siempre tener los que el mercado final quiere, en la tienda que lo quiere y en el momento que lo quiere. d) No perder ninguna venta al mercado final, lo que se logra con el punto anterior "c", ya que, en este tipo de escenarios, nuestro verdadero cliente es el consumidor final.

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1.4 PRINCIPIOS BSICOS PARA LA REALIZACIN DE UNA CADENA DE SUMINISTRO

La implementacin de estos principios permite balancear las necesidades de un excelente servicio a clientes con los requerimientos de rentabilidad y crecimiento. Al determinar qu es lo que los clientes demandan y cmo se coordinan los esfuerzos en toda la cadena de suministros para satisfacer esta demanda ms rpida, ms barata y mejor.

Principio No. 1: Segmentar a los clientes basado en las necesidades de servicio de los diferentes grupos y adapte la cadena de suministros para servir a estos mercados rentablemente. Tradicionalmente hemos segmentado a los clientes por industria, producto o canal de ventas y hemos otorgado el mismo nivel de servicio a cada uno de los clientes dentro de un segmento. Una cadena de suministros eficiente agrupa a los clientes por sus necesidades de servicio, independiente de a qu industria pertenece y entonces adecua los servicios a cada uno de esos segmentos.

Principio No. 2: Adecuar la red de logstica a los requerimientos de servicio y a la rentabilidad de los segmentos de clientes. Al disear la red de logstica debemos enfocarnos intensamente en los requerimientos de servicio y la rentabilidad de los segmentos identificados. El enfoque convencional de crear redes monolticas es contrario a la exitosa gestin de la cadena de suministros. Aun el pensamiento menos convencional acerca de la logstica emerge en ciertas industrias que comparten clientes y cobertura geogrfica que resulta en redes redundantes. Al cambiar la logstica para industrias complementarias y competitivas bajo la propiedad de terceras empresas, se pueden lograr ahorros para todas las industrias.

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Principio No. 3: Estar atento a las seales del mercado y alinear la planeacin de la demanda en consecuencia con toda la cadena de suministro, asegurando pronsticos consistentes y la asignacin ptima de los recursos. La planeacin de ventas y operaciones debe cubrir toda la cadena, buscando el diagnstico oportuno de los cambios en la demanda, detectando los patrones de cambio en el procesamiento de rdenes las promociones a clientes, etc. Este enfoque intensivo en la demanda nos lleva a pronsticos ms consistentes y la asignacin optima de los recursos.

Principio No. 4: Buscar diferenciar el producto lo ms cerca posible del cliente. Ya no es posible que acumulemos inventario para compensar por los errores en los pronsticos de ventas. Lo que debemos hacer es posponer la diferenciacin entre los productos en el proceso de manufactura lo ms acerca posible del cliente final.

Principio No. 5: Manejar estratgicamente las fuentes de suministro. Al trabajar ms de cerca con los proveedores principales para reducir el costo de materiales y servicios, podemos mejorar los mrgenes tanto para nosotros, como para nuestros proveedores. El concepto de exprimir a los proveedores y ponerlos a competir ya no es la forma de proceder, ahora la tendencia es "ganar-ganar".

Principio No. 6: Desarrollar una estrategia tecnolgica para toda la cadena de suministros. Una de las piedras angulares de una gestin exitosa de la cadena de suministros es la tecnologa de informacin que debe soportar mltiples niveles de toma de decisiones as como proveer una clara visibilidad del flujo de productos, servicios, informacin y fondos.

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Principio No. 7: Adoptar mediciones del desempeo para todos los canales. Los sistemas de medicin en las cadenas de suministro hacen ms que monitorear las funciones internas, deben adoptarse mediciones que se apliquen a cada uno de los eslabones de la cadena. Lo ms importante es que estas mediciones no solamente contengan indicadores financieros, sino que tambin nos ayuden a medir los niveles de servicio, tales como la rentabilidad de cada cliente, de cada tipo de operacin, unidad de negocio, y en ltima instancia, por cada pedido.

Estos principios no son fciles de implementar, y requieren de ciertas habilidades que en algunos casos no son las que naturalmente encontramos en los profesionales de la logstica. Se requiere de un esfuerzo de grupo, de habilidades multifuncionales, que integren las necesidades divergentes de manufactura y ventas, calidad y precio, costo y servicio y las mediciones cualitativas y financieras. Se debe ampliar el entendimiento de las otras reas de la organizacin, se tiene que mejorar el conocimiento de las funciones de compras, planeacin de productos, marketing, ventas y promocin de ventas, y tambin deben desarrollar un conocimiento ms ntimo de sus clientes. Se debe recordar que la cadena de suministros comienza y termina con el cliente. Adicionalmente, es importante que los profesionales sean conocedores de la tecnologa de informacin. La informtica no es una funcin de soporte adicional a la cadena de suministros, ms bien es el habilitador, el medio por el cual varios eslabones se integran en una sola cadena. La tecnologa de informacin debe ayudar en tres categoras diferentes: Primero debe soportar las actividades operativas, la toma de decisin de corto plazo, el manejo de las transacciones diarias, el procesamiento de rdenes, los embarques, los movimientos de almacn, etc. Segundo, debe soportar la planeacin y la toma de decisiones de mediano plazo, tal como soportar la planeacin de la demanda, la programacin maestra de la produccin, y en general la asignacin optima de los recursos. Finalmente, los sistemas de informacin deben de soportar el anlisis estratgico al proveer herramientas de modulacin y otras herramientas que sintetizan los datos para la planeacin de escenarios, ayudar a la gerencia a evaluar los centros de distribucin, los proveedores, los servicios tercerizados, etc.

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1.5 GESTIN LOGSTICA INTEGRAL Abarca principalmente el Departamento de Logstica, y ste a su vez est conformado por las reas de compras, produccin y distribucin. Existen una amplia gama de mejoras competitivas basadas en la logstica, como por ejemplo: Bajo coste. Mejor servicio al consumidor: ciclos de pedido cortos y disponibilidad de stock. Servicios de valor agregado. Flexibilidad: personalizar el servicio y el coste ofrecidos. Innovacin: reinventarse el sistema a s mismo.

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CAPTULO II EL SISTEMA DE COMPRAS

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2.1 SISTEMA DE COMPRAS

A) ETAPAS DE UNA COMPRA EN UNA EMPRESA 1.- Reconocimiento de la necesidad: El Departamento de Compras recibe la solicitud del Departamento de Produccin. 2.- Seleccin del proveedor a) Criterios b) Precio c) Calidad d) Tiempo e) Certificacin de proveedores 3.- Realizacin del pedido: Sistemas de intercambio electrnico de datos clienteproveedor

B) ORGANIZACIN DE LAS COMPRAS Las compras representan un factor clave en el xito de una empresa que quiere alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras optimo, aumenta la probabilidad de alcanzar el xito.

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Marco Conceptual en la funcin de compras en una empresa: 1. Jefe Del Departamento De Compras: Es el responsable del cumplimiento de todo el proceso de compra de la organizacin. 2. Comit De Licitaciones: Es el encargado de seleccionar la mejor opcin ofrecida por el proveedor, tomando en consideracin las siguientes premisas: Precio, plazo de entrega, calidad y buen servicio, as como cualquier otro criterio favorable. El comit est formado por un representante de la dependencia solicitante, un representante del departamento administrativo y el jefe de compra. 3. El Jefe De Seccin: Se encarga de coordinar el proceso de compra, desde las requisiciones recibidas de las dependencias, hasta la cancelacin de las rdenes de compras al proveedor. Entre algunas de sus funciones tenemos: Recibir requisiciones de compras asignadas por el jefe del departamento, recibir las cotizaciones, firmarlas y entregarlas al comprador, agilizar las tramitaciones de rdenes de compras en las direcciones de presupuesto, administracin, tesorera, contralora, que son entes por lo cual se rige el departamento de compras. 4. Secretaria: Es la encargada de llevar el control de las correspondencias inherentes al jefe del departamento de compras, tambin realizara las requisiciones de compras de las necesidades del departamento de compras y estar en constante comunicacin con el departamento de almacn deber llevar el stock y custodiar el material de oficina y limpieza. 5. Comprador: Responsable de pedir cotizaciones a los proveedores del ramo y vaciar los precios en actas de comit, controlar el seguimiento de las rdenes de compras y efectuar el seguimiento de la entrega de las cotizaciones. 6. Asistente Administrativo: Son los encargados de todo el procedimiento administrativo de las rdenes de compra ya aprobada por la contralora para su entrega a los proveedores seleccionados y luego la elaboracin de la orden de pago tambin para la entrega a los proveedores. 7. Sistemas: Es un conjunto de componentes que interactan para alcanzar algn objetivo. Los sistemas, son de hecho todo lo que rodea al ser humano.

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8. Orden De Compra Es el documento bsico del comprador vendedor. Esta constituye el soporte material del contrato celebrado entre el comprador y vendedor en un marco jurdico legal. 9. Requisicin De Compras: Es un documento que se elabora con el fin de notificar al departamento de compras que se tiene una necesidad y que esta debe ser cubierta lo antes posible, en este documento van descritas por renglones las necesidades de materiales y las especificaciones necesarias para que el departamento de compras las tramite. 10. Solicitud De Cotizacin: Es un documento en el cual se le solicita a un proveedor la necesidad de adquirir un bien o bienes para la empresa u organizacin.

C) LAS COMPRAS JUSTO A TIEMPO (JUST-IN-TIME) Es un sistema de gestin de produccin que trata de ajustar la produccin al consumo, fabricando el producto requerido en el momento adecuado y en la cantidad demandada. Ventajas del Sistema Just In Time. Disminucin de los costos de inventario, participacin del proveedor, eliminacin de desperdicio, etc. Abastecimiento bajo Just In Time. El papel que ejerce la empresa como comprador sigue siendo el mismo, es decir, localizar algunos proveedores, negociar los contratos, generar rdenes de compra, controlar su cumplimiento y calidad. La empresa adopta una postura ms activa al trabajar en estrecha cooperacin con los proveedores, mediante el establecimiento de relaciones de largo plazo. Se asegura la calidad de las materias primas y materiales, exigiendo al proveedor un nivel nulo de artculos defectuosos y de esta manera no es necesario realizar inspecciones de entrada salvo para nuevos materiales o nuevos proveedores.

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Factores que influyen en la implementacin de un Sistema de Cadena de Suministro. 1. La organizacin de los factores operativos en la nueva filosofa de aprovisionamiento. 2. Los lotes pequeos con frecuentes envos. 3. La reduccin del nmero de proveedores, las relaciones de largo plazo con apoyo y compromiso del proveedor. 4. La recepcin y manejo eficiente de los materiales al interior de la fbrica. 5. Requiere de un programa rgido a los proveedores 6. El proveedor conoce las especificaciones tcnicas del producto y/o material. 7. Debe existir un calendario de entregas previamente determinado para el mediano y largo plazo.

D) COMPRAS EN EL MERCADO INTERNACIONAL FLUJO DE INFORMACION ELECTRONICA Meindl Peter (2006) sostiene que la informacin ms exacta y veloz mejora la relacin entre socios comerciales, disminuyendo el tiempo entre orden de compra y despacho de mercadera, y entre factura y pago. Para el minorista, esto significa bajar el nivel de stock y aumentar la variedad de productos ofrecidos al cliente; para el proveedor, significa responder inmediatamente a la demanda de su cliente, eliminar el desabastecimiento de productos y lograr un flujo gil de facturas y pagos. Estamos frente a los grandes beneficios del manejo del flujo de la informacin a largo plazo. Se trata de beneficios estratgicos vinculados con la satisfaccin del cliente y el proveedor, y el fortalecimiento de lazos comerciales entre ambos.

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E) RESPUESTA EFICIENTE AL CONSUMIDOR (ECR) ECR es un modelo estratgico de negocios en el cual proveedores y minoristas trabajan en forma conjunta con el fin de entregar el mayor valor al consumidor. Componentes del modelo ECR 1. Reaprovisionamiento eficiente: El modelo de Reaprovisionamiento Eficiente consiste, bsicamente, en integrar los diferentes ciclos de reaprovisionamiento actualmente desconectados (entre saln de ventas-trastienda, trastienda-depsito retailer, depsito retailer-depsito proveedor) en uno integral, posicionando al consumidor final como el primer eslabn de la cadena. Su objetivo consiste en minimizar el tiempo, los inventarios y los costos incurridos a lo largo de este proceso. 2. Surtido eficiente: Esta estrategia tiene como objetivo la optimizacin del uso del espacio del local, ofreciendo al consumidor aquellos productos que realmente demanda. De esta forma se pretende lograr un incremento en la satisfaccin del cliente, al mismo tiempo que un incremento del total de ventas de las categoras de productos analizadas, maximizando su rentabilidad.

3. Lanzamientos eficientes: Esta estrategia tiene como objetivo la optimizacin de las inversiones realizadas en desarrollo y lanzamiento de nuevos productos, disminuyendo el porcentaje de lanzamientos fallidos al mercado. Se plantea el trabajo conjunto entre proveedores y retailers que comparten informacin del consumidor y analizan los futuros lanzamientos para determinar su potencial de aceptacin en el mercado. Requerimientos para llevar a cabo ECR Existe un conjunto de factores fundamentales para que los beneficios puedan ser alcanzados por las compaas que incorporen el modelo ECR como un nuevo esquema de negocios.

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CAPTULO III EL SISTEMA DE INVENTARIOS

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3.1 SISTEMA DE INVENTARIOS Un sistema informtico moderno debe de permitir un ambiente de transparencia total en la contabilidad de los inventarios. Aqu lo importante es que cuando un artculo se vende, cuando un artculo se mueve o cuando un artculo se compra, la contabilidad del inventario que esos movimientos estn provocando, ya se haya efectuado en forma paralela al efectuar el movimiento. Un sistema de inventarios que exige de parte del usuario atencin de cada paso por separado, es un sistema que a la larga y a la corta estar saliendo excesivamente caro. Un inventario debe de controlarse como consecuencia de su movimiento operativo normal. Un inventario controlado es un inventario contabilizado.

3.1.1 INVENTARIOS CONTROLADOS Un "inventario controlado" es el que siempre mantiene el nivel correcto real de lo que la empresa debe de tener disponible en todo momento, no slo comercialmente hablando, sino tambin industrialmente hablando. En 2009, David Muoz sostiene la empresa comercial, que compra para vender con la misma presentacin de compra o con presentaciones diferentes para la venta, debe de contar, en todo momento, con estadsticas de velocidad de desplazamiento de la mercanca. Los inventarios hablan cuando se mueven. Las decisiones de los clientes deben de determinar o mandar en las decisiones de la empresa (p.69).

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3.1.2 INVENTARIO PTIMO. Reyes Ricardo (2006) afirma: La posibilidad de un inventario ptimo prcticamente slo puede darse como consecuencia de procesos que en todo momento estn considerando que la operacin regular es la que determina en forma automtica los movimientos de los inventarios (p.56). El mejor tiempo invertido en el control de los inventarios para lograr su optimizacin, es el tiempo invertido en la atencin al cliente. se es el momento "productivo" de la actividad. No agrega valor la persecucin constante de los movimientos de los inventarios minuciosos. S agrega valor la atencin del cliente y la deteccin constante de los requerimientos y necesidades del cliente. El inventario inteligente es el que mantiene a la clientela constantemente satisfecha con la negociacin. Estamos hablando aqu tanto de la clientela de inventario comercial puro, como de la clientela de inventario que sufre transformacin.

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3.2 CONTROL DE INVENTARIO. 3.2.1 INVENTARIO. Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario de negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. Por medio del siguiente trabajo se darn a conocer algunos conceptos bsicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, mtodos, sistema y control. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

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A.- El Inventario Inicial. Representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el perodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el perodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente. B.- Compras. Se incluyen las mercancas compradas durante el perodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas. C.- Devoluciones en compra. Se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras. D.- Gastos ocasionados por las compras de mercancas. Deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General. Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la Empresa y que fueron compradas con ste fin. E.- Devoluciones en Venta. Est creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa. En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago(documentos o giros) por mercancas que la empresa compr pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, an no han sido recibidas en el almacn. -21-

F.- Mercancas en trnsito. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancas en Trnsito. Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en Consignacin, que no es ms que la cuenta que reflejar las mercancas que han sido adquiridas por la empresa en "consignacin", sobre la cual no se tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido. G.- El Inventario Actual (Final). Se realiza al finalizar el perodo contable y corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su correspondiente valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras.

3.3 FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS. Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de l estar en las mquinas otra parte estar en la fase de traslado de una mquina a otra, o en trnsito del almacn de materias primas a la lnea de produccin o de sta, al almacn de artculos terminados. Si vamos a tener produccin es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programacin de la produccin, o bien mediante una organizacin ms eficiente de la lnea de produccin, o bien mediante una organizacin ms eficiente de la lnea de produccin.

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Como una alternativa, podramos pensar en subcontratar parte de trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programacin y planeacin de la produccin. Si se trata de una poltica bien pensada, est bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fcil para obviar una tarea difcil. El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artculos en proceso y artculos terminados simplemente se mantiene por una razn bsica. Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de compra, produccin y ventas a distintos niveles.

3.4 PLANIFICACIN DE LAS POLTICAS DE INVENTARIO. En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada funcin tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente: Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado. Produccin.- Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricacin; y un colchn permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de produccin estables. Compras.- Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.

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Financiacin.- los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversin (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigedad, riesgos, etc.).Los propsitos de las polticas de inventarios deben ser: 1.- Planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios. 2.- A travs de control, mantener los niveles ptimos tan cerca como sea posible de lo planificado. Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operacin, riesgos e inversin insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rpidamente a las demandas de ventas y produccin(Alto costo por falta de existencia). En fabricacin, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a mquina y que estas se preparen para producir una sola parte. Funciones: Eliminacin de irregularidades en la oferta. Compra o produccin en lotes o tandas. Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos. Almacenamiento de mano de obra.

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3.5 TIPOS DE INVENTARIOS. A) Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica. B) Inventario Intermitente: Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre a l,por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. C) Inventario Final: Es aquel que realiza al cierre del ejercicio econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo. D) Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. E) Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. La preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatro fases: 1. Manejo de Investigacin 2. Identificacin 3. Instruccin 4. Adiestramiento -25-

F) Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular. G) Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancas que un fabricante ha producido para vender a sus clientes. H) Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. I) Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos bsicos de materiales que habrn de incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa. J) Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y dems costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegar a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventario en proceso. K) Inventario en Consignacin: Es aquella mercadera que se entrega para ser vendida pero l ttulo de propiedad lo conserva el vendedor. L) Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta. -26-

3.6 MTODOS DE VALUACIN DE INVENTARIOS SEGN RICHARD SASSON (2005) Las Principales bases de valuacin para los inventarios son las siguientes: Costo. Costo o Mercado, al ms bajo. Precio de Venta.

3.6.1 Base de Costo para la valuacin de los inventarios: El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artculos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importacin, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artculos y/o materias primas son transportados o estn en almacn, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de aejamiento. 3.6.2 Base de Costo o Mercado, el ms bajo: El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, segn sea el tipo de inventario de que se trate: 1. Base de compra o reposicin: Se aplica a las mercancas o materiales comprados. 2. Base de Costo de reposicin: Se aplica a los artculos en proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricacin corrientes. Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales mtodos de valuacin de Inventarios son los siguientes: Costo Identificado. Costo Promedio. Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS" Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS"

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1. Mtodo Costo Identificado: Este mtodo puede arrojar los importes ms exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones. 2. Costo Promedio: Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el nmero de artculos adquiridos o producidos. El costo de los artculos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles tambin para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final. 3. Mtodo Primero en Entrar, Primero en Salir: Este mtodo identificado tambin como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artculos y/o materias primas en entrar al almacn o a la produccin son los primeros en salir de l. 4. Mtodo ltimo en Entrar, Primero en Salir o "UEPS": Este mtodo parte de la suposicin de que las ultimas entradas en el almacn o al proceso de produccin, son los primeros artculos o materias primas en salir. El mtodo U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancas que se adquieren de ltimo son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadera vendida quedara valuado a los ltimos precios de compra con que fueron adquiridos los artculos.

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CAPTULO IV EL SISTEMA LOGSTICO

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4.1.

HAY QUE APROVECHARSE DE LAS NUEVAS TECNOLOGAS. La integracin de la cadena de suministro no es nueva, muchas grandes compaas han dedicado esfuerzos a construir una arquitectura tecnolgica que les permita ganar competitividad. Hoy en da, Internet se perfila como el mejor modelo para la gestin de la cadena de suministro por muchos motivos: es una red abierta, de bajo costo, puede ser utilizada para tener una nocin global del negocio y ayuda a solucionar ms rpidamente los retos que presenta la cambiante demanda de los clientes y la disponibilidad de recursos para la produccin. Hau Lee (2001) sostiene que existen cuatro frentes clave en los que las nuevas tecnologas pueden ayudar para una mejora en la gestin de la cadena de suministro: Integracin de la Informacin Planeamiento sincronizado Flujo de trabajo coordinado Nuevos modelos de negocio 4.1.1 Integracin de la informacin. Compartir la informacin es un elemento clave para una adecuada gestin de la cadena. Hay que estar dispuestos a compartir toda la informacin que sea importante para la toma de decisiones, por ejemplo datos de demandas de clientes, el estado del inventario de almacenes, tiempos y plazos de produccin, planes de promocin o fechas de embarque.

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Para asegurarse que la cadena de suministro est siendo orientada en base a las demandas del consumidor, compartir la informacin es crucial. Es el mtodo ms efectivo para detectar un problema de distorsin de previsiones en la cadena. Una distorsin en la cadena surge cuando una empresa tiene unas previsiones de produccin hechas a base de mltiples factores, y falla. Estos errores de clculo causan un efecto en cadena que arrastra a los dems miembros, y son considerados los causantes de las mayores ineficiencias de una cadena de suministro. La industria de la alimentacin es uno de los sectores en donde la transparencia en la informacin es vital para una adecuada gestin. En alimentacin hay que saber responder acertadamente a las subidas y bajadas de productos alimenticios, y para ello muchas empresas comparten informacin de ventas, estadsticas de inventarios, programas de produccin, planes de promocin, y prediccin de la demanda. 4.1.2 Planificacin sincronizada. Una vez logrado que los miembros de la cadena de suministro compartan informacin, el siguiente paso es planear qu hacer. Por planificacin sincronizada o colaborativa nos referimos a diseo y ejecucin de planes para la introduccin de un producto en el mercado, sus previsiones y reposicin. El escenario ideal es que todos los miembros que forman parte de la cadena tomen parte de las decisiones estratgicas sobre el producto. Adaptec, una empresa tecnolgica estadounidense, utiliz una aplicacin de software de gestin llamada Alliance (desarrollada por Extricity), que le permita comunicarse con sus oficinas de diseo en California, su fbrica en Taiwn, sus plantas de ensamblaje en Japn, Hong Kong y Singapur, intercambiando esquemas detallados de nuevos prototipos, resultados de test, y compartir fechas previstas de produccin y embarque.

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4.1.3 Flujo de trabajo coordinado. Los miembros de una cadena de suministro deben decidir cmo trabajar coordinadamente estableciendo actividades automatizadas que aseguren el buen funcionamiento de la cadena. Mientras ms engranado est un equipo de empresas en actividades de aprovisionamiento desde el proveedor hasta el fabricante, mejores resultados en trminos de exactitud, coste y tiempo se podrn obtener. Obtener suministros para la creacin de productos puede llegar a ser un dolor de cabeza para cumplir con plazos de entrega. Mediante el uso de Internet, las compaas pueden conducir tareas de compras muy complejas, desde la peticin de presupuestos, toma de decisiones, orden de compra, confirmacin de orden, etc. Tareas que habitualmente retrasaban en das operaciones del Departamento de Compras, hoy pueden ser resueltas en horas. 4.1.4 Nuevos modelos de negocio. La adopcin de nuevas tecnologas en la gestin de cadena de suministro ha demostrado aportar ideas a las empresas que las emplean para dar con rapidez a nuevas oportunidades de negocio que antes, debido al largo tiempo de procesos involucrados en la cadena, eran imposibles de percibir. A travs de soluciones en Internet como el portal SoloStocks.com, pueden tener una segunda oportunidad en mercados secundarios, minimizando la obsolescencia de inventarios, y las prdidas para la empresa. Otra forma de sacar partido de las nuevas tecnologas en una cadena de suministro son: La restructuracin de la operativa logstica para ganar eficiencia: la puesta en marcha de la cadena de suministro apoyada en Internet puede abrirnos los ojos a muchos procesos fsicos que pueden evitarse, con un adecuado control online.

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 Actualizacin del producto: menos tiempo en la cadena es menos tiempo de desarrollo y ms facilidad para actualizar un producto. La industria de software es una de las que ms nos sorprende con constantes actualizaciones derivadas de errores en la produccin, que una vez detectados son corregidos con rapidez. Mejoras en el servicio post-venta y soporte tcnico: Internet puede ayudar a rebajar costes de mantenimiento de un departamento de atencin y soporte al cliente.

4.2

MS COLABORACIN = MS BENEFICIO. Est claro: Internet permite llevar a las compaas un paso adelante en materia de colaboracin, a travs de la coordinacin, integracin y automatizacin de procesos crticos del negocio. Una empresa tpica de fabricacin necesita aprovisionarse de miles de productos de cientos de proveedores. El trabajo de realizar un pedido, negociar, pagar, y hacer el seguimiento para tener a punto un suministro no es una tarea fcil. Por suerte muchas empresas ofrecen soluciones que facilitan esta parte del trabajo de la cadena. Empresas como Ariba, CommerceOne y EspacioPyme en Espaa, ofrecen productos basados en un entorno web que facilitan la comunicacin en tiempo real entre compradores y proveedores. Este tipo de soluciones reducen sensiblemente costes operacionales e incrementan la eficiencia automatizando la adquisicin de bienes y servicios en la cadena de suministro.

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4.3

VENTAJAS DE UNA ADECUADA GESTIN DE LA CADENA LOGSTICA. Mayor eficacia en las negociaciones gracias a las posibilidades de las nuevas tecnologas en el intercambio de informacin con los proveedores. Mayor control en la gestin con proveedores. Pueden accederse a un mayor nmero de proveedores potenciales y a un mayor nmero de ofertas de manera rpida, sencilla y automatizada. Reduccin de costes entre un 20% al 30% Disminucin del tiempo de aprovisionamiento gracias a la comunicacin en tiempo real con proveedores. Mejoras en la gestin de inventarios. La informacin en lnea de suministros en almacenes permite prever las necesidades de produccin y optimizar la gestin de stocks. Seguimiento de fechas de entrega de suministros, plazos de produccin, y fechas de embarque, lo cual garantiza una mayor capacidad de reaccin frente a la demanda del mercado.

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4.4

GESTIN LOGSTICA COMERCIO AL POR MENOR. Numerosos estudios realizados sobre el comercio ponen de manifiesto problemas que ocurren durante el proceso global de una cadena de suministro. Entre otros, El 30% de los datos sobre referencias en los catlogos de venta tienen Errores. Estos errores cuestan entre 56 y 84 euros cada uno y consumen 25 minutos de correccin manual para cada unidad de almacenaje (SKU). El 60% de todas las facturas tienen errores; el 43% se acaban convirtiendo en descuentos. Reconciliar cada error puede costar entre 56 y 560 euros. En Europa, con una elevada penetracin de la marca blanca (45% en el Reino Unido), resulta esencial apostar por un alto grado de Innovacin de Producto y una elevada frecuencia de lanzamiento de nuevos productos. La habilidad para desarrollar productos mejor enfocados a las necesidades de los consumidores y para lanzarlos de manera eficaz a bajo coste, se est convirtiendo en una competencia estratgica para el comercio. Los fabricantes de bienes de consumo (CPG companies) invierten anualmente cerca del 13% de su facturacin en financiar promociones y pagar por emplazamiento de producto, publicidad e inversin de precio. El 73% de los comerciantes piensan que no estn obteniendo suficiente valor de sus promociones comerciales.

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Con el fin de corregir stos y otros puntos dbiles, IBM desarrolla soluciones para el comercio: programas de transformacin modular que reducen el coste de los procesos y los mejoran en su conjunto: Sincronizacin de datos: alinean productos, precios, promociones, etc. entre proveedores y vendedores, segn el modelo EAN: UCC GDS de cdigos de barras. Colaboracin de producto: colaboran en las categoras de producto para mejorar los resultados de negocio controlando aspectos como el surtido de producto, el precio o las promociones. Innovacin de producto: gestionan el ciclo de vida del producto desde la creacin inicial hasta su retirada del mercado, cubriendo la conceptualizacin, diseo, desarrollo, lanzamiento, suministro y mantenimiento del producto. Mejora del proceso de compra: reducen el coste de los bienes a travs de la mejora de algunos sistemas utilizados para la compra de los mismos. Colaboracin de suministro: gestionan la planificacin, previsin, pedido, movimiento y monitorizacin de productos entre proveedores, vendedores y clientes. Gestin de proveedores: gestionan la relacin de proveedores en un mundo virtual, midiendo el funcionamiento y resultados (supplier KPIs), publicando datos comerciales y realizando el seguimiento de eventos y actividades.

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CAPTULO V EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

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5.1

DEFINICIN DE ALMACENAMIENTO. Lovejoy James (2001) afirma: El almacenaje es el conjunto de actividades que se realizan para guardar y conservar artculos en condiciones ptimas para su utilizacin desde que son producidos hasta que son requeridos por el usuario o el cliente (p.110). Dentro del sistema global del manejo de materiales, el sistema de almacenaje proporciona las instalaciones, el equipo, el personal, y las tcnicas necesarias para recibir, almacenar, y embarcar materia prima, productos en proceso y productos terminados. Las instalaciones, el equipo y tcnicas de almacenamiento varan mucho dependiendo de la naturaleza del material que se manejar. Para disear un sistema de almacenaje y resolver los problemas correspondientes es necesario tomar en consideracin las caractersticas del material como su tamao, peso, durabilidad, vida en anaqueles, tamao de los lotes y aspectos econmicos. Se incurre en costos de almacenamiento y recuperacin, pero no se agrega ningn valor a los productos. Por lo tanto, la inversin en equipos de almacenamiento y manejo de materiales, as como en superficie de bodega, debern tener como base la reduccin mxima de los costos unitarios de almacenamiento y manejo.

5.2

EVOLUCIN DEL ALMACENAMIENTO. Los primeros almacenes se basaban casi en su totalidad en la fuerza del personal para el almacenaje y movimiento de los productos. La primera modificacin importante respecto a la enorme participacin de la mano de obra, fue la creacin de cargas unitarias basadas en el concepto de pallet. En las dcadas de los cincuenta y sesenta, con la subida de los precios aparecieron varios sistemas mecnicos para reducir an ms la utilizacin de la mano de obra y mejorar la circulacin de los productos en el interior de los productos en el interior del almacn. Para la mayor parte de los almacenes la norma pas a ser el uso cada vez mayor de mquinas elevadoras de carga para poder mover los pallets. Tambin se produjeron otras inversiones en equipo mecnico, incluyendo la implantacin de cintas transportadoras y mtodos para sujetar automticamente las cargas a los pallets. Cada uno de estos mtodos produjo un aumento en la eficiencia de los almacenes. -38-

Generalmente, los almacenes ms eficientes son los que logran albergar la mayor cantidad de producto por metro de cuadrado de espacio disponible y los que reducen costos como los de calefaccin, mantenimiento y administracin. Sin embargo, el delicado entre el producto, el equipo del almacn y las polticas de la empresa, solo en muy raras ocasiones suponen que se asuma la colocacin de existencias de forma ms fcil: el almacenamiento en pilas simples. Este tipo de disposicin tiene una doble ventaja: en primer lugar, ser econmico de instalar, ya que solo requiere el uso de un equipo muy elemental y conocimientos bsicos y, en segundo lugar, un uso eficiente del espacio destinado a almacenar.

5.3

RAZONES PARA ALMACENAR. Existen cinco razones bsicas por las que una compaa realiza actividades de almacenamiento: 5.3.1 Reduccin de los costos de transporte- produccin. El almacenamiento y el inventario asociado al mismo son dos factores que generan nuevos gastos. No obstante, ese aumento de costos se compensa con la disminucin de los de transporte y produccin, ya que se mejora la eficiencia de ambos procesos. 5.3.2 Coordinacin entre el suministro y la demanda. Las compaas que tienen una produccin de carcter estacional y una demanda racionalmente constante suelen tener problemas de coordinacin entre la demanda y el suministro. Un ejemplo de esta situacin son las empresas de alimentacin, ya que, para mantener su oferta de frutas y vegetales enlatados, deben almacenar toda su produccin en las pocas de recogida con el fin de abastecer el mercado el resto del ao. Siempre que sea demasiado costoso coordinar de forma precisa la demanda y el suministro es necesario el uso de almacenes. 5.3.3 Precio de los productos. Aquellas mercancas y artculos que experimentan grandes variaciones en el precio de un periodo a otro, (Cobre, acero, petrleo) pueden obligar a las compaas a hacer compras de los mismos por adelantado, de modo que se obtengan a precios ms bajos, compensando as el costo de los almacenes necesarios para su mantenimiento.

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5.3.4 Apoyo al proceso de produccin. El almacenamiento puede formar parte del proceso de produccin. La fabricacin de ciertos productos como quesos, vinos o licores, requiere un periodo de almacenamiento para su maduracin. No obstante los almacenes no solo sirven para guardar el producto en esta fase de su fabricacin, sino que tambin sirven para mantener el depsito la mercanca libre de impuestos hasta el momento de su venta. De esta manera la compaa puede retrasar el pago de los impuestos hasta que el producto sea vendido. 5.3.5 Apoyo al proceso de comercializacin. La comercializacin generalmente se ocupa de cundo y cmo estar disponible en el mercado. Aqu el almacenamiento se emplea para dar valor a un producto, de modo que si se almacena el mismo cerca del cliente el tiempo de entrega, por ejemplo disminuye. Esta mejora en el servicio al comprador puede producir un incremento de las ventas.

5.4

ACTIVIDADES REALIZADAS EN UN ALMACN. Las actividades que se realizan en los almacenes varan de acuerdo con la cantidad y las caractersticas de los materiales, sin embargo, dichas actividades suelen incluir los siguientes procedimientos generales: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Descargar los vehculos que ingresan. Acumular el material recibido en una zona de andamiaje. Examinar la cantidad y la calidad del material y asignarle un lugar de almacenamiento. Transportar el material al lugar de almacenamiento. Retirar el material de su lugar de almacenamiento y colocarlo en la lnea de surtido de pedidos. Llenar las rdenes de pedido. Clasificacin y empaque. Agrupamiento para embarque. Carga y verificacin de los vehculos que egresan.

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5.5

CONTROL ADMINISTRATIVO DE UN ALMACN. Asociado al manejo fsico y almacenamiento de los materiales se encuentran el sistema de control administrativo, el cual se encarga de: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Documentacin de la recepcin de materiales para fines contables Verificacin de la calidad y la cantidad de los bienes recibidos Actualizacin de los registros del inventario para que muestren los bienes recibidos Ubicacin en su lugar de todos los bienes en almacenamiento Actualizacin de los registros del inventario para que muestren los embarques Notificacin de los embarques al departamento de contabilidad para que este realice la facturacin

En general, la automatizacin y el control computarizado resultan ms convenientes en que a costos se refiere, para las industrias y centros de distribucin que tienen gran cantidad de artculos de lnea en almacenamiento, muchos clientes y gran volumen de embarques. Es comn que los distribuidores y mayoristas de comestibles, medicamento y cosmticos tengan sistemas automatizados y computarizados.

5.6

FUNCIONES DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO. El sistema de almacenamiento tiene dos funciones primordiales: el mantenimiento de inventarios (almacenamiento) y el manejo de mercancas. El manejo de mercancas comprende todas las actividades de carga y descarga, y el traslado del producto a las diferentes zonas del almacn y a la zona de preparacin de pedidos. Por su parte, el almacenamiento es simplemente la acumulacin de mercancas durante un periodo de tiempo. La eleccin de la ubicacin en el almacn y del tiempo de almacenamiento depende de los objetivos marcados para el mismo. Dentro del almacn, las actividades de traslado-almacenamiento son repetitivas y anlogas a las actividades de traslado-almacenamiento que se realizan entre los diferentes niveles del canal de distribucin. Por ello, el sistema de almacenamiento es. en muchos sentidos, un sistema de distribucin a nivel inferior. La identificacin de las principales actividades del sistema ayuda a tener una comprensin global del mismo, proporcionando, adems, una base para generar diseos alternativos. -41-

5.6.1 Funciones del Almacenamiento Cedillo Gastn (2008) afirma que la actividad de almacenamiento est diseada en base a cuatro funciones principales:

Almacenamiento Obviamente, el uso principal de un almacn es el mantenimiento de productos y mercancas en l de una forma controlada y sistemtica: La naturaleza exacta del almacn configuracin y ubicacin viene dada por el tiempo probable de almacenamiento de los productos y por los requerimientos que impone dicho almacenamiento. As, el almacenamiento puede ser a largo plazo especializado maduracin de licores, de propsito general (almacenamiento de productos estacionales), o temporales (un terminal de camiones). El rango de mercancas que se pueden almacenar varan desde productos finales listos para su introduccin en el mercado. Hasta materias primas, pasando por productos semis facturados en espera de algn ensamblaje o tratamiento posterior.

Consolidacin La estructura de las tarifas del transporte, y sobre todo, las tarifas especiales, tiene influencia en el uso de almacenes. Si los productos se originan en varios puntos puede ser econmico establecer un centro de recocida un (almacn o un terminal de carga) para consolidar los pequeos envos en otros ms grandes reduciendo as los costos globales del transporte. Lgicamente esto sucede si el comprador no adquiere en cada punto el volumen suficiente de mercancas como para obtener tarifas de transporte ventajosas desde los mismos.

Divisin de envos Se ve cmo envos de gran volumen y con tarifas de transporte bajas son trasladados a un almacn donde se dividen en envos ms pequeos destinados a diferentes compradores. La divisin de envos es una actividad comn en almacenes de distribucin o terminales, especialmente cuando las tarifas de transporte de llegada. Por unidad superan las de salida, cuando los pedidos de los clientes son de pequeo volumen y cuando la distancia entre el fabricante y el cliente es muy grande. Las diferencias en las tarifas de transporte favorece la ubicacin de almacenes de distribucin para operaciones de divisin cerca de los clientes, mientras que ocurre lo contrario para la consolidacin de envos.

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Combinacin de mercancas Las compaas que compran a varios fabricantes y desarrollan sus productos en diferentes centros pueden encontrar ms econmico el transporte estableciendo un almacn como punto de combinacin de mercancas. 5.6.2 Funciones del Manejo de Mercancas Dentro del sistema de almacenamiento-manejo de mercancas, esta ltima actividad se concreta en tres actividades:

Carga y Descarga. Dentro de la cadena de actividades del manejo de mercancas, la primera y ltima siempre son la carga y descarga de productos. Una vez que han llegado las mercancas al almacn, stas deben descargarse del equipo de transporte. En muchas ocasiones se considera que la descarga y la ubicacin en el almacn son slo una operacin. En cambio, en otras se tratan como procesos diferentes que pueden llegar a necesitar equipo especial. Por ejemplo, hay envos que se descargan mediante gras en el muelle, o vagones de mercancas cuya carga se desembarca a travs de equipos mecnicos. No obstante, incluso cuando el equipo de descarga y el de traslado al lugar de ubicacin en el almacn sean los mismos, muchas veces la descarga se considera una actividad diferente, ya que tras ella, y antes de la ubicacin en el almacn, pueden existir una serie de tratamientos como la clasificacin de los productos o una comprobacin de su estado. La carga es similar a la descarga. Sin embargo, en la zona de carga de mercancas pueden tener lugar varias actividades ms. Por ejemplo, antes de cargar los productos en el medio de transporte correspondiente, es normal hacer una comprobacin final del contenido y del pedido. Tambin hay que incluir en la actividad de carga el esfuerzo adicional que se hace para prevenir desperfectos en la mercanca a travs del empaquetado y la fijacin de la carga.

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Traslacin dentro del almacn. Entre la carga y descarga, las mercancas pueden sufrir varios traslados. El primero de ellos se produce desde el punto de descarga al rea de almacenamiento. Luego puede haber un movimiento al muelle de salida o a la zona de preparacin de envos. El empleo de un rea de preparacin de envos en la operacin de manejo de mercancas, genera un nodo y una unin adicionales dentro de la red del sistema de almacn. La actividad de traslado dentro del almacn puede llevarse a cabo por cualquiera de los diferentes tipos de equipos disponibles para el manejo de mercancas. Este equipo vara desde las carretillas y camionetas de direccin manual, a los sistemas de almacenamiento y recuperacin completamente automatizados.

Preparacin de pedidos. La preparacin de pedidos consiste en la recogida de las mercancas que especifican los pedidos de las reas del almacn donde estn ubicadas. Esta actividad puede tener lugar directamente en las reas de almacenamiento o en zonas especiales (llamadas reas de preparacin de pedidos) creadas para mejorar el flujo de las mercancas. Frecuentemente, la preparacin de pedidos es la actividad ms crtica dentro del manejo de mercancas, ya que el tratamiento de los pedidos de menor volumen conlleva un trabajo intensivo y relativamente ms caro que el resto de las actividades.

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5.7 CONSIDERACIONES PARA LA PLANIFICACIN DE UN ALMACN El objetivo de la planificacin en el sistema de almacenaje es prever el espacio y el equipo necesarios para almacenar y proteger los artculos hasta que se utilicen o embarquen, de tal manera que resulte ms econmica en cuanto a costos. Seguidamente se analizan ciertas consideraciones que sirven como gua para la planificacin de almacenes: 5.7.1 Caractersticas de los productos Antes de entrar en cualquier consideracin sobre los requerimientos tcnicos y organizativos del almacn, lo primero que se tiene que realizar es un anlisis detallado de las caractersticas fsicas de los productos, as como el comportamiento de su demanda, ya que ambos factores son decisivos a la hora de establecer las tcnicas ms idneas de diseo y organizacin del almacn. Entre los diferentes factores a considerar, merece destacar los siguientes: a) Caractersticas fsicas b) Volumen y peso del producto c) Estndar de empaquetado, por ejemplo cajas de 12 unidades d) Fragilidad y resistencia de apilacin e) Caducidad y obsolescencia f) Productos de larga duracin g) Productos perecederos 5.7.2 Tipo y nmero de materiales El tipo y nmero de materiales que se van a almacenar y manejar constituyen la base para planear los almacenes. Las caractersticas fsicas del material pueden determinar, en gran medida los mtodos de almacenamiento y manejo. Los factores fsicos abarcan: dimensiones, peso, forma y durabilidad. Es necesario establecer la cantidad que se va a almacenar de cada material, es posible que se necesite consultar al gerente de ventas acerca de los niveles de inventario de los productos terminados y al gerente de produccin sobre los niveles de materia prima y artculos en proceso. Al establecer los niveles de inventario deben tomarse en consideracin factores como el consumo por estacin, los cambios en la mezcla de productos y la rotacin esperada de inventarios. Una vez determinado el nivel de inventario de cada artculo almacenado, se selecciona la unidad de almacenamiento, es decir, el nmero mnimo de artculos que se almacenarn como unidad.

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Algunos ejemplos de estos son: un refrigerador en su empaque individual, una tarima que contiene 20 cajas de artculos enlatados o un atado de tubos. La unidad de almacenamiento suele seleccionarse de acuerdo con las caractersticas fsicas del material, el equipo disponible para manejo y almacenamiento, la cantidad de material y la forma en que ste se recibe y embarca. La unidad de almacenamiento puede ser mayor que la unidad de embarque o de manufactura. Algunos de los factores que influyen en los niveles de almacenamiento para las actividades de surtido de pedidos son: loa cantidad, el volumen y las caractersticas fsicas ya citadas. Por ejemplo, los tornillos para lmina pueden ser suficientes para tres meses, mientras que la existencia de artculos enlatados y empacados ser apenas para 8 horas.

5.7.3 ANDENES PARA EMBARQUE Y RECEPCIN Constituyen un factor importante en la planificacin de los almacenes ya que las distribuciones poco eficientes necesitan demasiados montacargas y personal para lograr los ndices de carga y descarga necesarios. En fechas recientes se ha diseado un programa de computacin de administracin de andenes para rastrear el desempeo de los andenes y para interactuar con otros programas. Los principios de la teora de colas se aplican en situaciones de los almacenes en donde exista gran movimiento de embarque y recepcin, con el fin de evaluar la actividad pico en los andenes; dicha actividad puede simularse con computadora al usar un nmero alternativo de andenes, a fin de determinar la mejor combinacin de andenes. Los proveedores de equipo para andenes pueden ayudar en la planificacin. El tipo de andenes y el equipo de los mismos dependen del tipo de materiales que se maneje, de la necesidad de equipo especializado para carga y descarga y de la necesidad de medidas de seguridad y proteccin contra la intemperie. A) Equipo de andenes Este equipo debe ser adecuado para los materiales que se manejarn, para los vehculos a los que se atender, para el equipo para carga y descarga para la necesidad de seguridad y proteccin contra la intemperie. Algunos de los equipos ms utilizados son:

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Puertas. Deben de ser puertas que se abran hacia arriba (tipo cortina) con contrapesos para moverlas con ms facilidad. Las puertas deben tener movimiento vertical a lo alto del muro del edificio. Las puertas con rieles curvados hacia dentro, como las de algunas cocheras de casas, pueden sufrir daos provocados por el equipo de manejo de materiales. Las puertas deben dimensionarse de forma que permita el paso del equipo de manejo de materiales con cargado y/o tener el tamao y configuracin de los vehculos de entrega y embarque. Las opciones comerciales de puertas para andenes incluyen los materiales de fabricacin, aislamiento, ventanas, y mecanismos para abrir o cerrar puertas. Niveladoras y plataforma. Sirven de puente entre el vehculo de embarque y el andn. As mismo, sirven para compensar la diferencia de altura entre los vehculos y el andn. Los niveladores pueden ser de resorte o hidrulicos y se instalan de modo que, cuando se encuentran retrados, queden al mismo nivel del piso del andn. Tambin es posible conseguir modelos que puedan instalarse en el exterior del andn a manera de modificacin durante el proceso. Las plataformas o puentes son planchas de acero reforzado que se colocan manualmente para que se pase el personal o el equipo de manejo de materiales. Los factores que se consideran para seleccionar las niveladoras y plataforma adecuadas incluyen el peso del vehculo para manejo de materiales ms pesado que vaya a cruzarlos ms el peso de la carga, la distancia que debe abarcar la plataforma y el ancho total del vehculo de manejo de materiales con su carga. Equipos de proteccin contra la intemperie. Consiste en dispositivos para sellar o cubrir el rea del andn. Los sellos para camiones de andenes que se emplean junto con andenes sin estructura son los ms populares debido a que son de construccin flexible y en ocasiones, inflables. Para que el sello funcione, el vehculo retrocede y se introduce en el sello que rodea la puerta, as mismo, en el mercado existen sellos de capota de accin mecnica.

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B) Alumbrado Es necesario para las maniobras nocturnas, para iluminar los caminos, las vas y reas de trabajo, es comn que se utilicen reflectores que puedan dirigirse hacia los vehculos de entrega y embarque. Los andenes a la intemperie deben contar con alumbrado para facilitar el movimiento de vehculos de carga y descarga. Cuando se utilicen sellos o capotas en los andenes, tal vez sea necesario alumbrar el interior del camin o carro de ferrocarril.

5.7.4 DISTRIBUCIN DEL ALMACN Este es el ltimo paso y quiz el ms importante en el proceso de planificacin; antes de realizar los planos de distribucin, el proyectista establece las actividades que se llevaran a cabo, el tipo y cantidades de almacenamiento que se almacenarn y manejarn, as como el equipo y los andenes para este fin. La distribucin del almacn deber planearse de modo que el espacio y el acomodo se aprovechen al mximo. A) Ubicacin de los elementos en el almacn Para la ptima ubicacin se debe tener en cuenta: Primero: Los artculos que tengan alta rotacin debern colocarse cerca del usuario, desde donde pueda ejecutarse una operacin de manufactura, el andn de envos o el rea de inspeccin de calidad. Segundo: Los artculos que tengan alta rotacin debern almacenarse y retirarse en el nivel vertical ms conveniente, los que tienen bajo movimiento en la parte alta y por el contrario los de alto movimiento en la parte superior. Tercero: Los artculos pesados o difciles de mover debern almacenarse en la parte ms baja.

Cuarto: Cuando lo ms conveniente sea tener pocos artculos pero que se mueven en grandes cantidades, las cargas individuales de un artculo debern almacenarse juntas en reas dedicadas casi por completo a ellas.

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B) Pasillos El ancho mnimo de los pasillos se determina por medio de las caractersticas de maniobra del equipo para manejo de materiales con carga. El ancho se reduce si se establece la circulacin en un solo sentido. La mxima eficiencia se logra cuando sirven para comunicarse desde la zona de suministro hasta la zona de uso; no se deben ubicar al lado de los muros, pues de este modo slo habr un lado de acceso a los estantes.

C) Ubicacin y acomodo del equipo para almacenamiento En edificios existentes, el acomodo puede basarse en el espacio entre las columnas mientras que en los edificios en construccin, dicho espacio puede determinarse de acuerdo con las necesidades, por lo general, los estantes para una o dos tarimas de fondo y los de acceso para vehculos, as como los anaqueles, se colocan extremo con extremo con la parte posterior a lo largo de las lneas de columnas ya que esta disposicin evita que las columnas obstaculicen los pasillos. Los estantes para una o dos tarimas de fondo, a los que tienen acceso para vehculos y los de anaqueles, son ms eficaces cuando se colocan espalda con espalda en lugares despejados de la planta, esto minimiza la necesidad de pasillos de acceso. En el caso de los estantes deber dejarse espacio entre ellos para que sobresalgan las tarimas, con frecuencia el ancho de la hilera de columnas deja libre este espacio. A excepcin de los estantes de flujo por gravedad y flujo con lgica, los estantes para almacenamiento, adems de anaqueles, resultan eficientes cuando se colocan a un lado de los muros, con aberturas para puertas y equipos de proteccin. La altura del equipo para almacenamiento debe limitarse a aquella que permita una distancia libre de 45cm, por debajo de los rociadores para incendio. Es probable que en algunas zonas los reglamentos locales y las aseguradoras exijan una distancia diferente.

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D) Andenes Generalmente los de recepcin y embarque se ubican de modo que se adapte el flujo de material dentro de los procesos de manufactura. Normalmente estos procesos tienen patrones en lnea recta y en U. En los procesos en lnea recta, la materia prima se recibe y almacena en el punto donde inicia el proceso de manufactura. Los artculos terminados salen por el final de la lnea de proceso y desde all se almacenan o embarcan. Las zonas para recepcin y embarque separadas de esta forma suelen exigir ms personal y andenes que las que tienen forma en U. Cuando el flujo de proceso sigue la forma en U, la materia prima llega al mismo lado del edificio desde donde se embarcan los productos terminados; es posible que los andenes para recepcin y embarque se encuentren separados solo por una lnea imaginaria. Esta configuracin puede contribuir a ahorros en personal, andenes y equipo debido a que pueden intercambiarse segn el caso, adems es benfico cuando existe la necesidad de almacenar a gran altura. La separacin entre los andenes se establece de modo que se minimicen las posibles interferencias entre estos durante las maniobras. Por lo regular, es necesario contar con zonas adyacentes a los andenes para colocar el material recibido o el que se encuentra en espera de embarque.

E) Caractersticas del edificio Es posible que la altura del almacenamiento se restrinja por disposicin de los reglamentos locales contra incendio, o de zonificacin. Los servicios del edificio, como tuberas y calefactores, deben colocarse en los pasillos para evitar que interfieran con el equipo de almacenamiento y para que sean ms accesibles al equipo de mantenimiento. El alumbrado se disea con el fin de facilitar la labor de manejo de los operarios del equipo de manejo de materiales y para ayudar a los surtidores de pedidos a localizar los artculos almacenados; se puede solicitar la asesora de arquitectos, ingenieros para determinar el nmero y la colocacin de las lmparas.

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5.8 CONSIDERACIONES SOBRE EL MANEJO DE MERCANCAS Existe una serie de consideraciones sobre el manejo y tratamiento de las mercancas que forma parte de cualquier decisin sobre almacenamiento. Si se ha elegido un almacn pblico, la primera consideracin es la compatibilidad entre el sistema de manejo de la compaa y el del almacn. En cambio, si se ha optado por un almacn controlado por la empresa, el tema principal es la eficiencia de todas las operaciones de manejo de la mercanca. A pesar de que tiene impacto sobre el ciclo del pedido, y por tanto sobre el servicio al cliente, la principal caracterstica del manejo de la mercanca estriba que es una actividad que absorbe costos. Por ello, los objetivos en torno a la misma se deben centrar en la reduccin de los mismos y en el incremento de la utilizacin del espacio de almacn. La mejora de la eficiencia de esta actividad se mueve alrededor de cuatro conceptos: empleo de unidades de carga, ubicacin, eleccin de equipo de almacenamiento y eleccin del equipo de traslado.

5.8.1 UNIDADES DE CARGA Un principio fundamental en el manejo de mercancas es el ahorro que por lo comn es directamente proporcional al tamao de la carga tratada. Esto significa que cuanto mayor sea el tamao de la carga, menos traslados sern necesarios para almacenar una determinada cantidad de productos y, por tanto, mayor ser el ahorro. El nmero de traslados est relacionado directamente con el tiempo de trabajo necesario para almacenar las mercancas y con el tiempo que est en servicio el equipo de manejo. A menudo, la eficiencia se puede mejorar consolidando varios paquetes pequeos en una sola unidad de carga que luego ser objeto de todos los tratamientos. En la mayora de los casos, el empleo de unidades de carga pasa por el uso de pallets y de contenedores, agrupar varias cargas para su transporte y/o almacenamiento. A menudo, ya en el proceso de fabricacin se colocan los productos sobre el pallet, permaneciendo en el mismo hasta su salida del almacn. La utilizacin de pallets ayuda la actividad de traslado de las mercancas, ya que permite el uso de equipo de manejo estndar para tratar diferentes productos. Adems, incrementa la productividad al aumentar el peso y volumen tratado con el mismo trabajo. Finalmente, tambin aumenta la utilizacin del espacio de almacn, ya que al proporcionar un modo de almacenamiento ms estable permite pilas de mercancas de mayor altura.

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Los pallets pueden ser del tamao que se quiera. Las medidas ms corrientes son 80x120 cm y 100x120 cm. Los factores que influyen en el tamao y configuracin de los pallets son el tamao, peso y forma de las mercancas, y la capacidad del equipo de traslado. Por ello, la eleccin de un tamao debe tener en cuenta tanto la compatibilidad con el sistema de manejo de la propia compaa, como la compatibilidad con otros sistemas ajenos, pero que tambin debern tratar nuestras mercancas (almacenes pblicos, el equipo del cliente). Una vez que se hayan tenido en cuenta estos factores, la eleccin debe recaer en el de mayor tamao posible, ya que, como hemos visto, esto minimiza el nmero de pallets necesarios y las actividades de manejo y tratamiento. La carga del pallet debe tener en consideracin la distribucin del peso y la estabilidad de la carga. Existen empresas de servicios de paletas: alquiler y punto de recogida. Entregan en todos los centros de produccin las necesarias y las recogen en los puntos de entrega a clientes, realizando el mantenimiento y reparacin cuando sea preciso. Adems, existen paletas a fondo perdido de baja calidad diseadas para un solo envo; pueden comprarse ya que son baratas, pero se aade el problema de la eliminacin de la paleta por el distribuidor. Por el contrario, disponer de un parque de paletas propio supone un coste a veces excesivo, por tanto, su adquisicin debe estar justificada por el ahorro que proporciona su uso. Contenedores. Representa el ideal en cuanto a unidad de carga y compatibilidad entre sistemas de manejo de mercancas. Los contenedores son grandes cajas en las que se transportan y almacenan los productos. Dado que los contenedores pueden ofrecer proteccin contra el agua y cierres de seguridad, muchas veces su empleo hace innecesario el uso de almacenes comunes, siendo suficiente el almacenamiento al aire libre. Como en el caso anterior, el traslado y manejo de los contenedores se hace a travs del equipo estndar, pudiendo ser intercambiados entre diferentes medios de transporte. La clave para extender el uso de contenedores es el establecimiento de tamaos comunes. Ya que hoy en da existen intereses contrapuestos en el mundo del transporte y el almacenamiento, todava no se han podido fijar unas medidas estndar. Quizs sea necesario que antes de que el uso de contenedores sea comn no slo para el transporte internacional, aparezca algn plan de reparto de costos e intercambio de unidades que facilite el empleo de este caro recurso.

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5.8.2 DISTRIBUCIN DEL ESPACIO La ubicacin de los productos dentro del almacn afecta directamente al costo total de las actividades de manejo de mercancas dentro del mismo. En este aspecto es necesario lograr un equilibrio entre los costos de manejo y la utilizacin del espacio de almacn. Por ello, a la hora de hacer el diseo interno del almacn. Existe una serie de factores a considerar en cuanto al espacio de almacenamiento y la recogida de productos para la preparacin de pedidos. 1. Diseo enfocado al almacenamiento En los almacenes en los que las transferencias y movimientos son escasos, la actividad de almacenamiento marca el diseo de los mismos. De este modo, las zonas de almacenamiento sern amplias y profundas, pudiendo apilar productos hasta la mxima altura que permita el almacn o la estabilidad de la carga. Por su parte, los pasillos laterales pueden ser ms estrechos. Esta disposicin supone que el tiempo extra necesario para mover la mercanca hacia y desde las reas de almacenamiento se ve ms que compensado por la utilizacin plena del espacio del almacn. A medida que las transferencias y movimientos aumentan, este diseo deja de ser satisfactorio, obligando a hacer modificaciones que mantengan los costos de manejo dentro de unos lmites razonables. De este modo, los pasillos se deben ir ampliando, disminuyendo a su vez la altura de almacenamiento. Estas medidas contribuyen a reducir el tiempo de ubicacin y recogida de las mercancas.

2. Diseo enfocado a la recogida y preparacin del pedido Dado que en el flujo de un producto dentro de un almacn, ste casi siempre llega en cantidades mayores que posteriormente en su salida, la recogida de mercancas para la preparacin del pedido es un factor primordial a la hora de disear un almacn. En general, la preparacin de los pedidos lleva mucho ms tiempo de trabajo que las actividades de recepcin y almacenamiento de los productos. Si la transferencia de mercancas es alta y la preparacin de los pedidos requiere el desembalaje de los productos, el empleo de este diseo para satisfacer las necesidades de almacenamiento y las de la preparacin de pedidos, puede llevar a tener costos ms altos y a hacer una pobre utilizacin del espacio del almacn. -53-

El diseo alternativo se basa en el establecimiento de zonas de almacenamiento de acuerdo a su funcin, de manera que ciertas reas del almacn se disearn para satisfacer las necesidades de almacenamiento y obtener una plena ocupacin del espacio, y otras se disearn para satisfacer los requerimientos de la preparacin de pedidos y para tener un tiempo de recogida de mercancas mnimo. Las zonas de almacenamiento o reserva se emplean para almacenamiento semi-permanente, sirviendo para reponer los productos de las zonas de preparacin de pedidos. Normalmente, las mercancas en esta rea estarn desembaladas, salvo en los casos de artculos muy grandes que pueden ser recogidos directamente de las reas de almacenamiento semi-permanente. El tamao de las zonas de preparacin de pedidos debe ser mucho menor que las de almacenamiento y con una altura que permita un trabajo cmodo a las personas encargadas de este trabajo. De esta manera, los objetivos principales que se busca satisfacer con estas reas son el de minimizar los movimientos y el tiempo empleado para la preparacin del pedido en los puntos de almacenamiento.

5.8.3 ELECCIN DEL EQUIPO DE ALMACN Probablemente, el dispositivo de almacenamiento ms importante sea el rack. El rack es una estantera, de madera o metal, en la que se almacenan las mercancas. Cuando es necesario almacenar una gran variedad de artculos en pequeas cantidades, el disponer la carga una encima de la otra resulta ineficiente. Las estanteras permiten hacer un almacenamiento en vertical (desde el suelo hasta el techo) de forma que cualquier producto, est donde est, queda accesible. Lgicamente, los artculos con mayor movimiento deben estar situados lo ms cerca posible del suelo, de forma que se minimice el tiempo de servicio total en la estantera. Otra ventaja de este elemento es que ayuda a la rotacin del stock, como por ejemplo dentro de un sistema de control de inventario en el que la primera mercanca en entrar es la primera en salir. Otros dispositivos de almacenamiento disponibles son las cajas de propsito especfico, los anclajes horizontales y verticales y los bales. Todos ellos permiten hacer un almacenamiento ordenado y el manejo de productos de formas irregulares.

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5.8.4 ELECCIN DEL EQUIPO DE MOVIMIENTO Hoy en da existe una gran variedad de equipos mecnicos para la carga y descarga, la recogida de la mercanca y para el transporte de la misma dentro del almacn. Dentro del equipo de transporte se diferencian categoras segn el grado de especializacin y mano de obra necesaria para su utilizacin, y sistemas de manutencin segn el movimiento de materiales. A) Categoras de equipo de manutencin De este modo se pueden tres grandes categoras de equipos: equipo manual, asistido y totalmente mecanizado. En general, dentro de los sistemas de manejo de mercancas no se van a encontrar de una sola categora, sino combinacin de las mismas. 1. Equipo manual Los equipos de manejo de mercancas operados manualmente, como carretillas y plataformas de dos y cuatro ruedas, proporcionan alguna ventaja mecnica a la hora de transportar los productos dentro del almacn y representan una baja inversin. La mayor parte de estos equipos pueden ser utilizados con una gran variedad de mercancas y bajo diferentes condiciones. No obstante, algunos dispositivos de esta categora estn diseados para usos especiales, como por ejemplo, el manejo de alfombras, muebles o tuberas. En general, el equipo manual es una alternativa a tener en cuenta dada la flexibilidad que proporciona y el bajo costo que tiene. Tambin es aconsejable cuando el tipo de mercancas en el almacn sea variable, cuando el volumen de la misma no sea excesivamente alto, o cuando no se desee invertir ms en equipos mecnicos. No obstante, su mayor desventaja es que el uso del equipo est limitado de alguna manera por la capacidad fsica de las personas que lo manejan.

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2. Equipo asistido La utilizacin de equipo asistido mecnicamente por algn tipo de motor aumenta la velocidad de las actividades de manejo de mercancas e incrementa la productividad de la mano de obra. En este tipo de equipos podemos incluir las gras, los camiones industriales, los elevadores y los montacargas. No obstante, el dispositivo de esta clase ms importante y extendida es la carretilla elevadora y sus variantes. Generalmente la carretilla elevadora es slo una parte del sistema de manejo de mercancas, este equipo permite el almacenamiento de la carga en alturas de hasta 12 pies y el transporte de mercanca de gran tamao; combinndose con el uso de pallets en las operaciones de carga y almacenamiento en estanteras, alcanza gran flexibilidad, permitiendo que una gran variedad de productos puedan ser transportados por equipo de manejo estndar. Por ello, aunque cambien las necesidades de almacenamiento, el sistema globalmente no quedar obsoleto y slo necesitar de pocas modificaciones ocasionalmente. Este bajo coste en inversiones hace que sea uno de los sistemas ms populares. 3. Equipo mecanizado En la actualidad, el empleo de sistemas de control automatizados y de equipos de manejo sofisticados ha hecho que algunos sistemas de manejo de mercancas estn cerca de la automatizacin total, aunque en la mayora de los casos sta, no supone la mejor alternativa. A menos que el flujo de productos en el almacn sea muy grande y constante, es difcil justificar la enorme inversin que representa un sistema de este tipo. Adems se caracterizan por la gran inflexibilidad que dan a las operaciones del almacn en cuanto a futuros productos a manejar, a variaciones en el volumen de los mismos, a fiabilidad del sistema (sujeto a fallos mecnicos) y a la ubicacin del almacn. No obstante, si se dan todas las circunstancias favorables para su desarrollo, un almacn completamente mecanizado ofrece las ventajas potenciales de costos de operacin ms bajos y una recogida y preparacin de pedidos ms rpida que en ningn otro sistema.

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5.8.5 MTODOS PARA ENTREGAR LOS MATERIALES SEGN POLTICA PEPS Una solucin para evitar que las unidades nuevas se consuman primero, es sacar todos los materiales contenidos en el rea de almacenamiento, apilar los materiales recin llegados en la parte trasera y poner luego los ms antiguos en la delantera. Pero como este mtodo exige una engorrosa manipulacin adicional y no contribuye a mejorar el estado del material, se describen otros mtodos prcticos: Sistema a base de cupones: Se hacen dos cupones para cada envase o recipiente. Uno de ellos se une a ste; en el potro se anota el sitio del almacn en que est y se coloca despus en el archivo de cupones. Cuando se solicita un material se saca del archivo el cupn ms antiguo y se localiza el envase correspondiente guindose por la direccin que figura en el cupn. Sistema de Doble rea: Este sistema es aplicable a cualquier superficie utilizada para el almacenamiento. La superficie asignada a una partida es dos veces mayor que la necesaria para un solo lote. Cuando se recibe un nuevo lote, se almacena en el rea vaca, pero no se utiliza hasta que se haya agotado el antiguo almacenado en la otra rea. El inconveniente es que frecuentemente no se dispone del rea de almacenamiento adicional que necesita este sistema. Sistema de Separacin Mvil: Este sistema puede utilizarse con las mercancas almacenadas en pilas cbicas en una superficie alargada. Las mercancas se sacan de un extremo de la pila, por ejemplo, del de la izquierda, de modo que a medida que sta se va agotando. El punto del cual se saca el material se desplaza hacia la derecha. Cuando llega un nuevo lote se empieza la pila en el extremo izquierdo de la superficie y se avanza hacia la derecha tanto como sea necesario. Se adjudica siempre un espacio suficiente para que haya siempre un espacio de separacin entre las pilas. Sistemas de Alimentacin por Gravedad: Ciertos tipos de materiales cuando se manipulan a granel pueden almacenarse en bastidores alimentados por gravedad. Puede aplicarse este principio a envases de forma circular, construyendo una rampa cuya inclinacin depende de la naturaleza de las unidades a almacenar; las adiciones se hacen en el extremo superior de la rampa y el material se retira del extremo inferior, puede instalarse en la rampa un contador.

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1

E-business and Supply Chain Integration Hau L. Lee y Seungjin Whang

Universidad de Stanford, 2001. _______________________________________________________

2

Principios de la Gestin de Cadena de Suministro. James L. Lovejoy

Dama Project. Julio, 2001.