Associao Educacional Dom Bosco Faculdades de Engenharia de Resende

Microsoft EXCEL 2007

Professores:

Mnica Mara Tathiana da Silva

Resende 2011

SUMRIO
1. Introduo ............................................................................................................... 3 2. Layout do Excel 2007 .............................................................................................. 4 2.1 Boto do Office .................................................................................................. 5 2.2 Menus ................................................................................................................ 6 2.3 Barra de Acesso Rpido .................................................................................... 8 3. Criando planilhas simples........................................................................................ 9 3.1 Inserindo dados.................................................................................................. 9 3.2 Formatao de dados e clulas ......................................................................... 9 3.3 Inserindo e excluindo linhas e colunas............................................................. 10 3.4 Fazendo referncias de dados para clculos ................................................... 10 3.5 Operaes bsicas (adio, subtrao, multiplicao e diviso) ..................... 11 4. Comandos teis .................................................................................................... 12 4. Grficos ................................................................................................................. 17 4.1 Tabelas ............................................................................................................ 17 4.2 Criao de Grficos ......................................................................................... 19 5. Bibliografia............................................................................................................. 25

1. Introduo
O Excel 2007 faz parte do pacote de programas do Microsoft Office 2007, nova verso do Office 2003. um programa dedicado a criao de planilhas de clculos, alm de fornecer grficos, funo de banco de dados e outros. Nesta edio possui um novo layout que procura facilitar a localizao de seus comandos. Contudo, se essa nova interface mais fcil de usar para novos usurios, ela requer alguma habituao para aqueles que j estavam acostumados com as verses anteriores. Um dos objetivos desta apostila consiste em introduzir o programa para novos usurios, abrindo portas para que estes possam desfrutar desse programa, alm de facilitar a migrao dos usurios de verses anteriores do Excel 2007, e introduzir alguns comandos novos, desde recursos bsicos at alguns pouco conhecidos, mas que podem melhorar e ampliar a utilizao do software.

2. Layout do Excel 2007

O Microsoft Excel 2007 teve uma grande alterao de seu layout com relao verso anterior, (2003), tornando-se mais amigvel e fcil de visualizar suas funes. Porm, algumas delas se encontram organizadas de forma diferente da verso menos recente, tornando um pouco difcil encontr-las para os usurios acostumados com a verso 2003. Em vista disso, nas figuras abaixo, demonstraremos o novo layout da verso 2007, e os novos menus para tornar mais fcil a localizao de alguns desses comandos mais usados, e explicaremos resumidamente sua funo. Algumas dessas funes sero mais detalhadas no decorrer do curso e da apostila.

1 Boto do Office 3 Ttulo do documento 5 Barra de frmulas 7 Clula (B22) 9 Boto visualizao normal 11 Pr-visualizao de quebra de pgina 13 Nova planilha

2 Barra de acesso rpido 4 Menus 6 Nome da clula 8 Planilhas 10 Boto visualizao da pgina 12 Zoom

2.1 Boto do Office

No boto do Office encontramos as seguintes opes com suas respectivas funes:

Novo Criar novo documento. Abrir Abrir um documento do Excel. Salvar Salva alteraes de um documento j salvo. Se for a primeira vez que o documento salvo voc ter q nome-lo como um novo documento. Salvar como Salva o arquivo, nomeando-o. Pode-se salvar com um novo nome um arquivo j salvo anteriormente, sem fazer alteraes no arquivo anterior. Imprimir Pode-se imprimir uma planilha ao clicar nesse boto.

2.2 Menus
Existem 7 menus bsicos que organizam as funes mais usadas do programa. Cada um desses menus agrupam funes semelhantes. Podemos localizar qualquer comando atravs desses menus, ou adicion-los na barra de acesso rpido, como veremos mais adiante. A seguir, encontram-se os menus pr-definidos, onde podemos localizar os seguintes comandos:

Menu Incio A maior parte dos botes de formatao de texto, tamanho da fonte, tipo de fonte, alinhamento do texto, copiar, recortar e colar esto no menu Incio.

Menu Inserir No menu Inserir podemos encontrar vrias coisas que podemos inserir na planilha, tais como grficos, tabelas, caixas de texto, smbolos, e outros.

Menu Layout da Pgina no menu Layout da Pgina que configuramos as margens, orientao e tamanho da folha, quebra de texto, plano de fundo, altura e largura das clulas, exibio das linhas de grade (exibir apenas gera as linhas virtualmente para facilitar visualizao na criao da planilha e Imprimir permite que essas linhas sejam impressas numa folha).

Menu Frmulas No menu Frmulas podemos localizar comandos de gerenciamento dos nomes das clulas, rastreamento de precedentes e dependentes, Janela de Inspeo e a

biblioteca de funes onde esto armazenados comandos de lgica (se, e, ou,...), funes trigonomtricas (seno, cosseno,...) e outras.

Menu Dados Menu basicamente usado para criar filtros, classificar em ordem crescente/alfabtica ou decrescente, alm de estruturas de tpicos para agrupamento de linhas dependentes (como pastas e subpastas no Windows Explorer).

Menu Reviso Comandos de comentrios numa clula e reviso ortogrficas esto localizados no menu Reviso.

Menu Exibio nesse menu onde se encontram as ferramentas de zoom, exibio de linhas de grade, barra de frmula e ttulos, alm do modo de exibio da pasta de trabalho.

2.3 Barra de Acesso Rpido

A barra de acesso rpido muito til para se adicionar os comandos mais usados sem necessidade de procur-los nos menus.

Para adicionar qualquer outro comando barra de acesso rpido, basta clicar na opo Mais Comandos... que abrir a seguinte janela, permitindo a adio de qualquer comando:

3. Criando planilhas simples

3.1 Inserindo dados
Para inserir dados numa planilha basta clicar numa clula e digitar o valor ou texto de entrada, conforme exemplo na figura abaixo. Exemplo: Inserindo um valor (10) na clula A1: Clicar na clula, digitar 10 e aperte a tecla ENTER

Pode-se inserir um texto da mesma forma. Caso o texto ou valor for maior que o espao pr-definido para a clula, basta redefinir o tamanho desta.

3.2 Formatao de dados e clulas

Para redefinir o tamanho das clulas, basta clicar com o boto direito no nmero da linha ou nome da coluna e escolher a opo altura da linha/largura da coluna. Outra opo, mais simples, arrastar com o mouse o limite da linha/coluna, conforme indicado nas figuras a seguir. Para formatao automtica, basta dar duplo clique na

divisria da linha/coluna, na barra de ttulos, quando tiver algum texto escrito na clula.

3.3 Inserindo e excluindo linhas e colunas

Quando estamos criando uma tabela, podemos nos deparar com a necessidade de inserir ou excluir linhas e/ou colunas. Para tal, basta clicar com o boto direito do mouse na linha ou coluna que se deseja excluir e selecionar a opo Excluir. Para inserir uma nova linha/coluna, selecionamos a linha/coluna em que desejamos adicionar com o boto direito do mouse e clicamos em Inserir. Por exemplo: Se voc quiser inserir uma linha nova entre a linha 1 e 2, clique na linha 2 com o boto direito do mouse e escolha a opo Inserir. A antiga linha 2 passa a ser linha 3, a antiga linha 3 passa a ser linha 4, e assim por diante. O mesmo vlido para colunas.

3.4 Fazendo referncias de dados para clculos

Para se referir a uma clula, basta escrever na frmula o nome desta. Por exemplo, para nos referir a um valor presente na clula A1, na barra de frmulas no devemos escrever o valor, e sim o nome A1.

3.5 Operaes bsicas (adio, subtrao, multiplicao e diviso)

Podemos realizar todo tipo de clculo atravs dos operadores aritmticos, tais como Adio (+), Subtrao (-), Multiplicao (*), Diviso (/), Potenciao(^), e outros. Para tais operaes entre clulas, depois de introduzirmos os valores, basta que faamos referncia ao nome da clula que o valor acompanhar sempre que est for referida. Vejamos um exemplo:

ATENO! Para que o Excel reconhea uma funo necessrio por o sinal de igual (=) antes de qualquer comando.

4. Comandos teis
Existem vrios comandos que o Excel reconhece que facilitam bastante na hora de criar planilhas, simplificando bastante o trabalho do usurio na hora de montar frmulas e trabalhar com elas. Lembre-se de que sempre antes de uma funo, deve-se por o sinal de = para que esta seja reconhecida. Abaixo segue uma lista de alguns desses comandos, com a descrio de sua funo, assim como seu modo de usar e um exemplo:

=SOMA(intervalo) Retorna o valor do somatrio dos nmeros no intervalo. Exemplo:

=MDIA(intervalo) Retorna a mdia dos valores das clulas no vazias. Exemplo: Na tabela abaixo, a clula B1 est vazia e no entra na mdia.

=MXIMO(intervalo) Retorna o valor mximo de um conjunto de argumentos. Ignora textos e valores lgicos. Exemplo:

No exemplo acima, as clulas delimitadas so analisadas e mostra o maior valor delas, no caso, exibir o valor 5.

=MNIMO(intervalo) Tm as funes anlogas as j citadas acima, exibindo o menor valor do intervalo. No exemplo acima, as clulas delimitadas so analisadas e mostra o menor valor delas, no caso, exibir o valor 1.

=SE(teste lgico;valor/texto se verdadeiro;valor/texto se falso) Este comando analisa um resultado/texto como uma condicional. Voc introduz uma condio, um valor lgico, e se essa condio for verdadeira, ele executa o comando que for escrito em valor/texto se verdadeiro. Caso contrrio ele exibe o valor/texto se falso . *para inserir o texto, deve-se usar aspas (texto). Exemplo:

No exemplo acima, se o valor da clula A2 for maior que 6, a clula B2 exibir o texto APROVADO. Se a condio for falsa, (A2<6), ser exibido o texto REPROVADO. Com o comando SE pode-se utilizar tambm os comandos E e OU para fazer testes compostos. Exemplos:

=SE(E(A2>=7;B2>=75);APROVADO) ** Escreve Aprovado apenas se tiver mdia (A2) maior ou igual a 7 e frequncia (B2) maior ou igual a 75, somente quando os dois testes derem verdadeiro que o resultado verdadeiro.

=SE(OU(A2<7;B2<75);REPROVADO) ** Escreve Reprovado se tiver mdia (A2) menor que 7 ou frequncia (B2) menor que 75, se um dos dois testes der verdadeiro o resultado j verdadeiro.

=MAIOR(intervalo;posio) e MENOR(intervalo;posio) Parecidos com os comandos MXIMO e MNIMO, porm exibem qualquer valor que o usurio quiser, da ordem desejada. Se a posio escolhida for 1, este comando equivale ao MXIMO e MNIMO. Ele classifica de ordem crescente/decrescente os nmeros do interlado definido e exibe o valor da posio desejada. Exemplo: Deseja-se obter o segundo menor nmero do intervalo A1:D1.

No exemplo acima, o comando exibir o segundo menor valor do conjunto selecionado, no caso, 3.

=CONT.SE(intervalo;critrios) Este comando conta o nmero de clulas no vazias em um intervalo que corresponde a determinada condio. Exibe quantas vezes aparece o valor anunciado em critrio no intervalo definido. Para definir um intervalo basta escrever (primeira clula:ltima clula), exemplo (H2:H6) delimita o intervalo da coluna H da linha 2 at a 6. Exemplo:

=MMC(intervalo) Retorna o Mnimo Mltiplo Comum dos valores selecionados. Exemplo:

=MDC(intervalo) Retorna o Mximo Divisor Comum dos valores selecionados. Exemplo:

=FATORIAL(nmero) Retorna o fatorial do nmero (n!) Exemplo: =FATORIAL(5) retornar o valor 5! = 120

=EXP(nmero) Retorna exponencial do nmero (en) Exemplo: EXP(2) = e2 = 7,389056

=QUOCIENTE(numerador;denominador) Retorna somente o valor inteiro do quociente de uma diviso. Exemplo =QUOCIENTE(5;2)=2

=MOD(numerador;denominador) Retorna o valor do resto de uma diviso. Exemplo: MOD(5;2) = 1

=SINAL(nmero) Retorna o sinal de um nmero. Exibir 1 caso o valor do sinal seja positivo, 0 se o nmero for zero e -1 se o nmero for negativo. Exemplo: =SINAL(-4)=-1; =SINAL(17)=1; SINAL(0)=0

=ROMANO(nmero) Converte algarismo hindu-arbico em algarismo romano. *Salvo engano, acredito que o maior nmero em algarismo romano o 3999. Exemplo: = ROMANO(10)=X

=TRUNCAR(Nmero;nmero de dgitos decimais) Retorna o valor do nmero truncado. Exemplo: =TRUNCAR(10,1289;2)=10,12

4. Grficos
O Excel oferece uma ferramenta de criao de grficos de vrios modelos diferentes. Veremos a seguir alguns tipos mais comuns deles.

4.1 Tabelas
Para fazer um grfico, deve-se primeiro criar uma tabela bem organizada com os dados que se deseja trabalhar. Existem vrias maneiras de criar grficos. Este manual se restringir a tratar apenas de uma maneira prtica e rpida de faz-lo. Veja o exemplo abaixo. Inicia-se o processo criando uma tabela com os dados necessrios:

Em seguida, devem ser selecionados os dados que se deseja inserir no grfico. Para marcar vrios dados ao mesmo tempo, basta clicar na primeira clula superior esquerda e deslocar arrastando o mouse at a ltima clula, inferior direita, mantendo o boto esquerdo pressionado, como mostrado na figura.

Para criar um grfico que relacione, a cada sujeito, sua idade e peso, selecionamos os dados referidos e escolhe-se um tipo de grfico adequado para os dados, atravs do menu Inserir. Existem vrias opes de grficos que podem ser escolhidas, tais

como Coluna 2D, Coluna 3D, Cilindro, Cone e Pirmide. Pode-se ainda verificar outros tipos de na opo Todos os Tipos de Grficos. No exemplo a seguir, feito um grfico de coluna 2D com os dados selecionados demonstrados na mesma figura.

Quando se cria um grfico, um novo menu, Ferramentas de Grfico, exibido, para se trabalhar com o grfico. Pode-se alterar o Design do grfico, alterar os dados selecionados e mesmo o tipo de grfico no sub menu Design, representado na figura abaixo.

O sub menu Layout o mais usado na formatao de um grfico. Podemos modificar todo o layout do grfico com relao a eixos, linhas de grade, editar a legenda e ttulos, modificar/acrescentar dados ao grfico e muito mais. Neste manual restringiremos a tratar das ferramentas mais bsicas, porm essenciais, deste menu, que pode ser visto na figura abaixo.

O ltimo sub menu que aparece em Ferramentas de Grfico o Formatar. Como o prprio nome induz ao usurio a pensar, nesse menu que ser trabalhado a forma das letras, cores, estilos, e outros. A figura a seguir mostra o sub menu Formatar.

4.2 Criao de Grficos

Nas prximas figuras, pode-se ver um exemplo de processo de criao e formatao de um grfico de setores e de um grfico de linhas para as notas dos alunos de uma escola, segundo a tabela Relao de notas dos alunos dada:

Aluno Alberto Pereira Antnio Silveira Joaquim da Silva Leonardo Castro Maria Santos

Nota 1 7,5 5,5 4,5 9 5

Nota 2 8 4 5,5 9,5 4,5

Nota 3 6,5 4,5 7 10 7

Nota 4 5 5 6 8 6

Nota 5 4,5 7,5 4,5 9 6,5

Mdia Final 6,3 5,3 5,5 9,1 5,8

Resultado APROVADO REPROVADO REPROVADO APROVADO REPROVADO

Alunos Aprovados Alunos Reprovados

2 3

Depois de fazer as tabelas, selecione os dados que voc deseja colocar no grfico e, no menu Inserir, clique em grfico de Linhas. Veja a seguir o passo a passo desse processo at a criao do grfico.

Observe que o grfico que aparece pode no estar exatamente do jeito que voc deseja. Caso isso ocorra, voc pode editar o grfico ou refazer a tabela at chegar num resultado satisfatrio. A seguir sero mostradas algumas opes de formatao de grficos que servem para qualquer tipo de grfico. Como pode ser observado, os sub-menus Design, Layout e Formatar apareceram automaticamente aps a insero do grfico. No menu Design, dentro da caixa de comandos layout de grficos, escolha a opo que desejar. No exemplo a seguir foi selecionado o Layout 1 (primeira opo).

De acordo com a escolha do usurio, surgiro diferentes opes de layout de grfico. Nesta opo selecionada, podemos adicionar um ttulo ao grfico e outro para o eixo vertical. As posies desses ttulos tambm podero ser alteradas. Para editar o ttulo do grfico e/ou do eixo vertical, clique em seus nomes. Voc pode arrastar as caixas de texto para a posio que desejar.

Podemos alterar a escala do eixo vertical/horizontal, assim como outros diversos ajustes destes clicando com o boto direito em cima dos dados de um eixo e selecionando a opo Formatar Eixo.

Ser exibida a seguinte caixa de dilogo:

Outra opo de grfico a ser feita o Grfico e Setores/Pizza. Seleciona-se os dados relevantes e a opo grfico de Setores/Pizza no menu Inserir.

Pode-se alterar o design do grfico da mesma maneira que foi feito com o grfico de Linhas. No exemplo a seguir foi escolhido a Layout 2, que apresenta as porcentagens dentro dos setores e com legenda e ttulo acima do grfico:

5. Bibliografia
VALLE, M. M. Apostila De Excel 2007 Modulo I Bsico; Universidade Federal de Juiz de Fora Faculdade de Engenharia; 2010.