EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Y LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES EN LOS GOBIERNOS LOCALES JULIO 2006

Jos Luis Montalvo Meja

NDICE PARTE I
LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

03 03 03 03 04 04 09 09

1. Qu son los Sistemas Administrativos 2. Qu es el Sistema de Abastecimiento 1. Concepto 2. Finalidad 3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento de Abastecimiento en los Gobiernos Locales 1. Los Subsistemas de Abastecimiento

3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseo y Organizacin de la Oficina

2. Diseo y Organizacin de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales 13 a. Denominacin y Organizacin 13 b. Principales Funciones Generales de Abastecimiento c. Principales Procesos Tcnicos de Abastecimiento 3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento
PARTE II GESTIN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

13 14 16

18 18 19 20 24 28 30 31 33

1. El proceso de contrataciones y adquisiciones A. Fases de los procesos de adquisicin o contratacin B. Principios que rigen las contrataciones y adquisiciones 2. Tipos de procesos de seleccin 3. Montos para la determinacin de los procesos de seleccin 4. Etapas del proceso de seleccin y plazos por tipo de seleccin 5. Convocatoria de los procesos de seleccin CONSULTAS FRECUENTES

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

PARTE I LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 1. Qu son los Sistemas Administrativos Los sistemas administrativos son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos que regulan la utilizacin de recursos en las entidades de la administracin pblica y promueven la eficiencia en el uso de dichos recursos. Los sistemas administrativos nacionales son sistemas de gestin que actan como normas de calidad. Entre los principales sistemas de la administracin pblica peruana figuran los siguientes: - adquisiciones y contrataciones - personal - inversin pblica - presupuesto - contabilidad - tesorera - otros. 2. Qu es el Sistema de Abastecimiento 1. Concepto El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados al racional flujo, dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios materiales; as como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administracin pblica. Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056 1, en el marco de actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de
1

Publicado en el Diario Oficial el 29 de diciembre de 1978 3

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Administracin Pblica2. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias. 2. Finalidad La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administracin pblica. 3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administracin Pblica peruana son las siguientes: a) Constitucin Poltica del Per Artculo 76 Las obras y la adquisicin de suministros con utilizacin de fondos o recursos pblicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitacin pblica, as como tambin la adquisicin o la enajenacin de bienes. La contratacin de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto seala la Ley de Presupuesto se hace por concurso pblico. La ley establece el procedimiento, las excepciones y las respectivas responsabilidades. Artculo 194 Las municipalidades provinciales y distritales son los rganos de gobierno local. Tienen autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia. Las municipalidades de los centros poblados son creadas conforme a ley.

Artculo 195
2

Entidad creada por el artculo 1 del Decreto Ley 20316 "Ley Orgnica del INAP" del 11/12/1973 como entidad rectora del proceso de Reforma de la Administracin Publica. En 1995 se dispone su desactivacin y liquidacin por Ley N 26507. 4

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Los gobiernos locales promueven el desarrollo y la economa local, y la prestacin de los servicios pblicos de su responsabilidad, en armona con las polticas y planes nacionales y regionales de desarrollo. Son competentes para: 1. Aprobar su organizacin interna y su presupuesto. 2. Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil. 3. Administrar sus bienes y rentas. () b) Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA. 05, 06 y 07) Artculo 1 Instityase a partir del 1ero de enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento () Artculo 2 Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administracin Pblica a travs de los procesos tcnicos de catalogacin, registro de proveedores, programacin, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribucin, registro y control, mantenimiento, recuperacin de bienes y disposicin final. c) Resolucin Jefatural 118- 80- INAP/DNA. Aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento3 SA 05. Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar fsicamente por el Almacn Central, salvo que por su naturaleza y caractersticas propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se har slo con documentos
Resolucin Jefatural del 25 de Julio de 1980 y se deja sin efecto las Normas Generales de Abastecimiento SA 01, 02, 03 y 04 de por la Segunda Disposicin Final del Decreto Supremo N039- 98- PCM., del 28- SET- 1998, derogado por la Sexta Disposicin Final del Decreto Supremo N013- 2001- PCM., del 13- FEB- 2001 y este ltimo, por el art. 3 del Decreto Supremo N 083-2004- PCM, del 29 de Noviembre del 2004. Sin embargo, en la prctica, al no existir otra metodologa normada por el Estado, resulta pertinente que las entidades puedan continuar aplicando dichos criterios tcnicos, en lo que sea aplicable.
3

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacn: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina as por ser stos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto. Ingresados conforme los bienes, se codifican segn los Catlogos Nacionales vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se informa documentadamente al Krdex, para que haga lo propio ante la Oficina de Contabilidad, a travs del Resumen del Movimiento de Almacn (RJ. N 335-90INAP/DNA). Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacn con PECOSA. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos para obras) podrn hacerlo mediante Pedido Interno de Almacn (PIA), que es un documento interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobacin y autorizacin por resolucin de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de Administracin en las municipalidades. SA 06. Austeridad del abastecimiento En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin o administracin de bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia por la poltica gubernamental. La austeridad no significa dejar de gastar, sino ms bien, hacer un mejor uso de los pocos recursos econmicos o materiales con los que se cuenta o de los que se dispone. La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la equilibrada estimacin de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado de los recursos asignados a la municipalidad y su adecuada combinacin, para obtener ms y mejores resultados en beneficio de la colectividad en general.

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

La austeridad es condicin bsica del abastecimiento. Su aplicacin, observancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pblica, cualquiera sea su denominacin, estructura, ubicacin, directivos, etc. Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones y atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administracin y Gerencia Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicacin de las medidas de austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes: - la estandarizacin de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o mixtura de los mismos. - la relacin de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser mnimo su requerimiento anual. - imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las dependencias de la entidad, la relacin e informacin bsica de los bienes y servicios programables. - establecer la cantidad mxima de cada bien o servicio que puede programarse, en funcin a los objetivos y metas, frecuencia de uso, real cantidad de personal que labora, etc. - los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar la aplicacin de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el mbito de competencia. - peridicamente, la Oficina de Abastecimiento conducir y coordinar la evaluacin y resultado de la austeridad del abastecimiento, para proponer su perfeccionamiento. d) Ley de Bases de la Descentralizacin: Ley 27783 Artculo 10 [...] las normas tcnicas referidas a los servicios y bienes pblicos, y los sistemas administrativos del estado, referidos a presupuesto, tesorera, contadura, crdito pblico, inversin pblica, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno.
7

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

e) Ley Orgnica de Municipalidades: Ley 27972 Artculo VIII Los gobiernos locales estn sujetos a las leyes y disposiciones que, de manera general y de conformidad con la Constitucin Poltica del Per, regulan las actividades y funcionamiento del Sector Pblico; as como a las normas tcnicas referidas a los servicios y bienes pblicos, y a los sistemas administrativos del estado que por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio. Artculo 34. Contrataciones y adquisiciones locales Las contrataciones y adquisiciones que realizan los gobiernos locales se sujetan a la ley de la materia, debiendo hacerlo en acto pblico y preferentemente con las empresas calificadas constituidas en su jurisdiccin, y a falta de ellas con empresas de otras jurisdicciones. Los procesos de contratacin y adquisicin se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economa, vigencia tecnolgica y trato justo e igualitario; tienen como finalidad garantizar que los gobiernos locales obtengan bienes, servicios y obras de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados. f) Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo 083-2004-PCM Aprueba el Texto nico Ordenado (TUO) de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04. Decreto Supremo 084-2004-PCM Aprueba el Nuevo Reglamento de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04. Directiva 005-2003- Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE / PRE
8

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Regula el procedimiento de elaboracin y el contenido de los Planes Anuales de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) de las Entidades del Sector Pblico bajo el mbito de aplicacin de la normativa sobre contrataciones y adquisiciones del Estado, as como la oportunidad y mecanismos para su remisin al CONSUCODE. g. Otras leyes complementarias - Ley de Presupuesto del Sector Pblico, para el Ao Fiscal 2006, Ley 28652 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411 - Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, Ley 27785 modificada por leyes 28396 y 28422 - Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N 27444 - R.D. 216-98-SBN (Superintendencia de Bienes Nacionales), Sobre registro de bienes cuya propiedad est acreditada - Directiva 004-2002/SBN Procedimientos para la Alta y la Baja de los Bienes Muebles de propiedad estatal y su recepcin por la SBN - D.S. 154-2001-EF, que modifica el Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal, D.S. 154-2001-EF 3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseo y Organizacin de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales 1. Los Subsistemas de Abastecimiento Los Subsistemas de Abastecimiento4 son: a) Subsistema de Informacin y Control A travs de este subsistema se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y conserva informacin sobre: los bienes, servicios y obras; proveedores; precio y condiciones de venta; seguridad; garanta que ofrecen; acciones de seguimiento y control a realizar; etc., requeridas por la municipalidad y sus diversas gerencias, para tomar la decisin ms conveniente en condiciones ptimas para la municipalidad.
4

VALCRCEL, G. Manual de Abastecimiento Municipal. INICAM. Lima. 1989. Pgs. 65-68

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Est constituido por los Procesos Tcnicos de: - Programacin: Cuadro de Necesidades - CN, Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC, Presupuesto Institucional de Apertura - PIA. - Catalogacin: Catalogacin Nacional de Bienes Muebles y Enseres - CNBME, y otras catalogaciones5 - Registro Nacional de Proveedores - Registro y Control: seguimiento de acciones de cada fase de cada Proceso Tcnico. b) Subsistema de Negociacin/Obtencin A travs de este subsistema se presentan alternativas y condiciones para negociar, conseguir o poseer la tenencia, propiedad o derecho de uso de los bienes o servicios necesarios o para rescatarlos, de haberlos perdido. Est conformado por los Procesos Tcnicos de: - Contrataciones y Adquisiciones: Adjudicacin de Menor Cuanta - AMC, Adquisicin Directa - AD, Concurso Pblico - CP y Licitacin Pblica - LP. - Recuperacin de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los bienes para uso o consumo o para prestar servicios, cuya propiedad se haba perdido por descuido, negligencia, deterioro, abandono, robo, obsolescencia tecnolgica, etc. c) Subsistema de Utilizacin/Preservacin A travs de este subsistema se prev, orienta y supervisa la movilizacin, uso, conservacin y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepcin integral, para una adecuada utilizacin y preservacin. Este Subsistema est constituido por los Procesos Tcnicos de: - Mantenimiento (interno o externo). Puede ser slo mano de obra - la entidad compra la materia prima - o a todo costo. - Almacenamiento: almacn central y almacenes perifricos.
5

La RM N 362-2003-PCM, del 15-NOV-2003, crea la Comisin Multisectorial para analizar las conclusiones sobre Catalogacin de Bienes y Servicios, presentadas por la Comisin creada por DS N 099-2002-PCM, del 10-OCT-2002, sobre Sistema de Catalogacin de Bienes y Servicios nico.

10

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

- Seguridad integral: para personas y bienes. - Distribucin -racional y mesurada- de bienes: slo con PECOSA, para consumo inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior. - Disposicin Final: accin que compete a la Oficina de Control Patrimonial y al Comit de Gestin Patrimonial, conforme al artculo 168 del Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los bienes de propiedad estatal, aprobado por DS 154-2001-EF, modificado por el DS 107-2003-EF y dems Directivas de la SBN. 2. Diseo y Organizacin de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales La Oficina de Abastecimiento es el rgano de apoyo encargado de gerenciar y administrar las acciones y actividades propias del Sistema de Abastecimiento y de la administracin y mantenimiento de los bienes muebles, maquinaria, equipo mecnico, flota vehicular y de los locales institucionales de la entidad. Est a cargo de un Sub Gerente, quien depende del Gerente de Administracin y Finanzas o de la Gerencia de Administracin. a) Denominacin y Organizacin El rea encargada del abastecimiento en una municipalidad dependiendo del tamao de sta- generalmente tiene jerarqua de subgerencia con el denominativo o nombre de Subgerencia de Abastecimiento. Tambin se le denomina Subgerencia de Logstica o Jefatura de Logstica, como en la Municipalidad Provincial de Puno (ver grfico N 01).

Grfico N 01: Ubicacin de la Subgerencia Logstica o Abastecimiento en el Organigrama de la Municipalidad Provincial de Puno
11

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

ALCALDE

Otras municipalidades cuentan con subgerencia de abastecimiento o logstica y adems con subgerencia de servicios generales por separado. Lo recomendable es que sta ltima est dentro de la Subgerencia de Abastecimiento o Logstica,. El diseo organizacional variar en funcin del tamao de la institucin, nmero de personal que labora en el rea y cantidad de dependencias a las que debe atender, jerarqua de la jefatura y, sobre todo, por los tres subsistemas detallados en prrafos anteriores y el tipo de funciones asignadas. Proponemos un diseo o estructura bsica que se muestra en grafico N 02

Grfico N 02: Modelo de Organizacin de los Subsistemas de Abastecimientos

12

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Gerencia de Administracin

Sub Gerencia de Abastecimiento

Contrataciones y Adquisiciones

Almacn

Servicios Generales

Control Patrimonial

b) Principales Funciones Generales de Abastecimiento Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o logstica de las municipalidades peruanas son: 1. Dirigir, programar y ejecutar la administracin del Sistema Administrativo de Abastecimiento conforme a los lineamientos y polticas de la municipalidad, normas presupuestarias, tcnicas de control sobre adquisiciones y otras normas pertinentes. 2. Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la municipalidad. 3. Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios. 4. Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su aprobacin, en coordinacin con las Gerencias de Planeamiento y Presupuesto y de Administracin y Finanzas. 5. Prestar asistencia a los Comits Especiales de Adquisiciones de bienes y servicios en los procesos de seleccin. 6. Participar en la conformacin de los Comits Especiales para las licitaciones, concursos pblicos y adjudicaciones directas de mayor y menor cuanta. 7. Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios. 8. Reportar informacin mensual a nivel de compromiso, de las rdenes de compra y de servicios, a la Gerencia de Administracin y Finanzas.

13

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

9. Dirigir y supervisar las acciones de inventario, registro, uso y control de los bienes muebles. 10. Cautelar y mantener al da el marges de bienes patrimoniales de la municipalidad. 11. Cautelar que los bienes inmuebles de la municipalidad cuenten con los respectivos ttulos de propiedad y estn inscritos en los registros pblicos 12. Supervisar las acciones de tasacin, valuacin, actualizacin o ajuste del valor monetario de los activos fijos y de las existencias en almacn. 13. Tramitar ante el respectivo Comit de Bajas y Venta de Bienes Patrimoniales, las solicitudes de baja y posterior venta, transferencia, incineracin o destruccin, segn el caso, de los bienes muebles. 14. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sustente el ingreso, baja y transferencia de los bienes patrimoniales. 15. Supervisar las acciones de mantenimiento de los bienes muebles, inmuebles e infraestructura municipal y la prestacin de servicios para tal fin. 16. Supervisar la ejecucin del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la maquinaria, equipo mecnico y flota vehicular. 17. Otras que le encargue el Gerente de Administracin. c) Principales Procesos Tcnicos de Abastecimiento Los principales procesos tcnicos de abastecimiento son los siguientes: Programacin Este proceso comprende las siguientes actividades: - determinacin de necesidades. - consolidacin de necesidades. - formulacin del plan de adquisiciones. - ejecucin de la programacin. - evaluacin de la programacin. Catalogacin de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades:
14

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

- identificacin de bienes no codificados. - actualizacin de bienes no codificados. Se cumplen en coordinacin con la Superintendencia Nacional de Bienes Registro de proveedores A partir del Texto nico Ordenado TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado no existe obligacin de formular un registro de proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a travs del Registro Nacional de Proveedores - RNP. Registro y control Este proceso comprende las siguientes actividades: - desarrollar estadsticas de la informacin de abastecimiento. - elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores. Contrataciones y Adquisiciones Este procedimiento est regulado por el TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado el 29 de noviembre del 2004 -Ley 26850- y su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 084-2004-PCM. Consideraos que este proceso merece mayor atencin por lo que en el presente documento se profundiza su desarrollo. Recuperacin de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades: - recoleccin o seleccin. - reparacin o reconstruccin. - utilizacin. Mantenimiento Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que presta la municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en ptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad. Seguridad

15

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones que pueden causar dao o prdida en las personas, informacin o medios naturales, a fin de evitar la paralizacin de los procesos productivos. Almacenamiento Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia. Distribucin Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa en que se cierra el crculo, y permite la satisfaccin de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados. Disposicin final Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la municipalidad. 3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos. 1. Programacin de necesidades Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro de Necesidades. 2. Elaboracin del Presupuesto Valorado Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura PIA.

3. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC

16

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la aprobacin del PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se podr ejecutar ningn proceso de seleccin que previamente no haya sido incluido en el PAAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposicin. 4. Ejecucin de los procesos de seleccin Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo 11 de la Ley Anual de Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77 del Reglamento, as como por el numeral 2.3., inciso g, del TUO. 5. Ingreso al Almacn Institucional Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Tcnicas de Control Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacn. (Catalogacin, Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacn, verificacin permanente de su estado de conservacin, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad). 6. Valorizacin de las existencias de almacn Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas). 7. Inventario Fsico En es proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento, SBN, etc. 8. Ajuste del valor monetario Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes. 9. Presentacin a la Oficina de Contabilidad Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance. PARTE II
17

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

GESTIN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

1. EL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

La gestin del proceso de contrataciones y adquisiciones en las municipalidades es de especial importancia. La regla general en las adquisiciones y contrataciones que realizan las entidades (en este caso las municipalidades) es que la seleccin del proveedor se efectuar, de manera objetiva, por medio de un concurso, el mismo que es denominado, en trminos legales, proceso de seleccin. Ello quiere decir que la seleccin del proveedor no se produce de manera libre o subjetiva, sino como consecuencia de un proceso de seleccin que debe conducirse de acuerdo con las pautas y normas establecidas en el Texto nico Ordenado de la Ley 26850 y su Reglamento. Es necesario sealar que pese a que la similitud de los trminos puede originar confusin, debemos diferenciar entre el proceso de adquisicin o contratacin y el proceso de seleccin. El proceso de adquisicin o contratacin es el conjunto ordenado y concatenado de actuaciones que se realizan desde que se autoriza la adquisicin o contratacin del bien, servicio u obra hasta que culmina la ejecucin del contrato respectivo a travs del cual se pact la venta o arrendamiento del bien, la prestacin del servicio o la ejecucin de la obra. Por su parte, el proceso de seleccin es el concurso que permite elegir, de manera objetiva, al proveedor que se encargar de vender o dar en arrendamiento un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra. El proceso de seleccin se inserta en el proceso de adquisicin o contratacin, es una fase de l. Otras fases de dicho proceso son: la ejecucin de los actos preparatorios del proceso de seleccin, tales como el Plan Anual, la formulacin
18

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

del requerimiento, el estudio o indagacin de mercado, la aprobacin del expediente de contratacin, la designacin del Comit Especial, la elaboracin y aprobacin de bases y dems. Asimismo, forman parte del proceso de adquisicin o contratacin los actos de ejecucin contractual luego de la culminacin del proceso de seleccin. A. Fases de los procesos de adquisicin o contratacin Los procesos de adquisicin o contratacin que realizan las entidades tienen tres grandes fases, detalladas a continuacin y sealadas en el cuadro N 01: a) Preparacin de la seleccin Es la fase que va desde el momento en que se aprueba la adquisicin o contratacin hasta la convocatoria del proceso de seleccin. Dentro de esta fase encontramos, adems de la aprobacin de la adquisicin o contratacin, las siguientes actuaciones de carcter administrativo: designacin del comit especial, elaboracin y aprobacin de las bases, entre otras. b) Seleccin Es la fase que va desde la convocatoria del proceso de seleccin hasta la celebracin / firma del contrato respectivo. Esta fase es identificada con el proceso de seleccin. c) Ejecucin contractual Es la fase que va desde la celebracin hasta la liquidacin del contrato. En esta fase se produce la entrega del bien en propiedad o arrendamiento, la prestacin del servicio o la ejecucin de la obra.

Cuadro N 01: Fases del Proceso de Adquisiciones y Contrataciones

19

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

FASES
Preparacin de la Seleccin 1. Plan Estratgico Institucional 2. Plan Operativo Institucional 3. Determinacin necesidades 4. Presupuesto Institucional de Proceso de Seleccin6 1. Convocatoria y Registro de participantes 2. Presentacin de consultas, absolucin y aclaracin de las bases 3. Formulacin de observaciones a las Bases e integracin de stas 4. Presentacin y entrega de propuestas 5. Evaluacin y calificacin de propuestas 6. Otorgamiento de la Buena Pro 7. Citacin para la Celebracin del contrato Ejecucin Contractual 1 Celebracin del contrato 2. Ejecucin de prestaciones derivadas contrato las del

3. Adicionales y reducciones 4. Ampliaciones reducciones de plazo 5. Subcontratacin 6. Intervencin econmica 7. Resolucin 8. Aplicacin de penalidades 9. Conformidad de entrega o de prestacin de servicio 10. Liquidacin de obra o de consultora de obra o

5. Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones 6. Aprobacin del expediente de contratacin 7. Designacin del Comit Especial 8. Elaboracin del Proyecto de 8. Celebracin del contrato Bases Administrativas 9. Aprobacin de las Bases Administrativas

Las instancias que tienen relacin y competencias en estos procesos son: - Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado: CONSUCODE - Contralora General de la Repblica - Oficinas de abastecimiento de las municipalidades o quien haga sus veces. - Comits especiales o permanentes de adquisiciones de bienes y servicios. B. Principios que rigen las contrataciones y adquisiciones del estado Los procesos de contratacin y adquisicin estn regulados por ley 26850 y su reglamento y se rigen por los siguientes principios, sin perjuicio de la vigencia de otros principios generales del derecho administrativo y del derecho comn. 1. Principio de moralidad Los actos referidos a las contrataciones y adquisiciones deben caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad. 2. Principio de libre competencia
6

Segn el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

20

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

En los procedimientos de adquisiciones y contrataciones se incluirn regulaciones o tratamientos que fomenten la ms amplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participacin de postores potenciales. 3. Principio de imparcialidad Los Acuerdos y Resoluciones de los funcionarios y dependencias responsables de las adquisiciones y contrataciones de la entidad se adoptarn en estricta aplicacin de la ley y el reglamento, as como en atencin a criterios tcnicos que permitan objetividad en el tratamiento a los postores y contratistas. 4. Principio de eficiencia Los bienes y servicios o la ejecucin de obras que se adquieran o contraten deben reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecucin y entrega y debern efectuarse en las mejores condiciones para su uso final. 5. Principio de transparencia Toda adquisicin o contratacin deber realizarse sobre la base de criterios y calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los postores. Los postores tendrn acceso durante el proceso de seleccin a la documentacin de las adquisiciones y las contrataciones. Salvo las excepciones previstas en la ley y el reglamento, la convocatoria, el otorgamiento de la buena pro y los resultados deben ser de conocimiento pblico. 6. Principio de economa En toda adquisicin o contratacin se aplicarn los criterios de simplicidad, austeridad, concentracin y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de los procesos de seleccin y en los acuerdos y resoluciones recados sobre ellos, debiendo evitarse, en las bases y en los contratos, exigencias y formalidades costosas e innecesarias. 7. Principio de vigencia tecnolgica Los bienes, servicios o ejecucin de obras deben reunir las condiciones de calidad y modernidad tecnolgica necesarias para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos, desde el mismo momento en que son
21

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

adquiridos o contratados y por un determinado y previsible tiempo de duracin, con posibilidad de adecuarse, integrarse y repotenciarse, si fuera el caso, con los avances cientficos y tecnolgicos. 8. Principio de trato justo e igualitario Todo postor de bienes, servicios o ejecucin de obras debe tener participacin y acceso para contratar con las entidades en condiciones semejantes a las de los dems, estando prohibida la existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas, salvo las excepciones de ley. Los principios sealados tienen como finalidad garantizar que las entidades del sector pblico obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados. Servirn tambin como criterio interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicacin de la Ley y el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones, como parmetros para la actuacin de los funcionarios y de las dependencias responsables y para suplir los vacos de la mencionada Ley y su Reglamento. Los principios, entonces, no son meras declaraciones programticas que establecen parmetros morales de conducta a los que resultara recomendable que se ajusten los agentes pblicos y privados que intervienen en los procesos de adquisicin o contratacin. Al estar recogido expresamente su triple objetivo en el texto de la norma, su aplicacin se torna de obligatorio cumplimiento tanto en la elaboracin de disposiciones reglamentarias por parte de las entidades pblicas con competencia para ello, como en la interpretacin o integracin del TUO de la Ley 26850 y del Reglamento. Podemos citar un ejemplo respecto de la funcin interpretativa de los mencionados principios. Un proceso de seleccin se ha declarado desierto porque las especificaciones no pueden ser cumplidas por los proveedores del mercado. De conformidad con el artculo 32 del TUO de la ley, la entidad debe formular un informe que evale las causas que motivaron dicha declaratoria. Sin embargo, no indica explcitamente quien debe hacerlo: si el Comit Especial o el rea usuaria.

22

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Dado que la formulacin del requerimiento y el perfil de la contratacin no competen al Comit Especial, no podra dicho rgano colegiado hacer la evaluacin definitiva, dado que las especificaciones fueron solicitadas por un rea usuaria. De modo tal que no sera eficiente que tal labor recaiga en el Comit Especial, pero s lo es que la realice el rea usuaria, dado que ella, coordinadamente con el rgano de adquisiciones, perfila las condiciones mejores para el uso final de lo que se requiere. Supuesto distinto del caso anterior es cuando la razn de la declaratoria de desierto es la rigurosidad de los factores de evaluacin. En este supuesto corresponde al Comit Especial elaborar el informe, toda vez que la elaboracin de las Bases s es de su competencia. Por otro lado, un caso en el que se aprecia la funcin integradora de los principios es el siguiente: en el calendario de un proceso de seleccin se dispone un plazo para la presentacin de observaciones, su respectiva absolucin, as como la integracin de bases. Ocurre que la entidad requiere culminar el proceso de seleccin lo ms pronto para evitar un probable desabastecimiento inminente. As las cosas, culmina el plazo de presentacin de observaciones, sin que ningn adquiriente de Bases haya presentado su disconformidad. Puede el Comit Especial, con aprobacin de la Entidad, adelantar la integracin de Bases y con ello, la presentacin de propuestas, ahorrando as un tiempo til a fin de evitar el desabastecimiento inminente. La norma no indica nada sobre el particular, ni genrica ni especficamente. Sin embargo, vemos que el principio de economa, dispuesto en el artculo 3 numeral 6 del TUO de la ley, establece que puede aplicarse el criterio de simplicidad en las etapas de los procesos de seleccin. De igual modo, el principio de eficiencia (artculo 3 numeral 4 del TUO de la ley) indica que debe considerarse el plazo de ejecucin. Por dichas razones, en el caso planteado, es posible adelantar las etapas de los procesos de seleccin.

23

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

2. TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN En el grfico N 03 se aprecian los tipos de procesos de seleccin 7. Grfico N 03: Tipos de Procesos de Seleccin
Internaciona l

Nacional

Veamos a continuacin cada uno de ellos. 1. Licitacin Pblica

Se convoca para la adquisicin de bienes, as como para la contratacin de obras, La Municipalidad dentro de los mrgenes que establecen las normas presupuestarias. ingresa al SEACE 3 La Licitacin Pblica para la ejecucin de obras se desdoblar en: a) Licitacin Pblica Nacional para la ejecucin de obras por empresas constituidas y con instalaciones en el pas. b) Licitacin 4 Pblica Internacional cuando las caractersticas tcnicas de las obras requieran de participacin internacional. La licitacin pblica se aplicar, por ejemplo, cuando se tenga prevista la adquisicin de cinco camiones de limpieza pblica por un valor total de quinientos mil nuevos soles o la rehabilitacin de un puente por un valor de un milln doscientos mil nuevos soles. 2. Concurso Pblico Se convoca para la contratacin de servicios, dentro de los mrgenes establecidos por las normas presupuestarias. Este tipo de seleccin se aplicar, por ejemplo, para el arrendamiento de un local de propiedad de una asociacin civil por un valor de doscientos cincuenta mil
7

Segn el artculo 14 de la Ley N 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y el artculo 77 del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

24

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

nuevos soles anuales o la contratacin del servicio de vigilancia y seguridad por un valor de doscientos diez mil nuevos soles anuales. 3. Adjudicacin Directa Se convoca para la adquisicin de bienes, contratacin de servicios y ejecucin de obras, dentro de los mrgenes establecidos por las normas presupuestarias. La Adjudicacin Directa puede ser pblica o selectiva. La Adjudicacin Directa Pblica se convoca cuando el monto de la adquisicin o contratacin es mayor al cincuenta por ciento (50%) del lmite mximo establecido para la Adjudicacin Directa en las normas presupuestarias. La Adjudicacin Directa Selectiva se convoca cuando el monto de la adquisicin o contratacin es igual o menor al cincuenta por ciento (50%) del lmite mximo establecido para la Adjudicacin Directa por las normas presupuestarias. La Adjudicacin Directa Selectiva no requiere de publicacin. Se efecta por invitacin, debiendo convocarse a por lo menos tres (3) proveedores. Por excepcin, el Titular o la mxima autoridad administrativa de la entidad, o aquel funcionario o funcionaria en quien stos hubieran delegado tal funcin, mediante documento sustentatorio, podr exonerar al proceso de seleccin del requisito de presentacin de tres proveedores. Esta exoneracin puede darse siempre y cuando en el lugar en que se realice la adquisicin o contratacin no sea posible contar con un mnimo de tres (3) proveedores y que los bienes, servicios o ejecucin de obras a adquirir o contratar estn destinados a satisfacer necesidades de la entidad en la localidad en que se realiza el proceso. A fin de garantizar la publicidad de las adjudicaciones directas selectivas, las convocatorias respectivas sern notificadas a la Comisin de Promocin de la
25

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Pequea y Microempresa: PROMPYME, la que se encargar de difundirlas entre las pequeas y microempresas. El tipo de seleccin de Adjudicacin Directa Pblica se aplicar por ejemplo para la adquisicin de un lote de computadoras por trescientos cuarenta y cinco mil nuevos soles, contratacin de una consultora tributaria externa por un valor de ciento diez mil nuevos soles anuales, reparacin de veredas por un valor de quinientos ochenta mil nuevos soles. El tipo de seleccin de Adjudicacin Directa Selectiva se aplicar para la construccin de un comedor por un valor de ciento treinta mil nuevos soles, adquisicin de un software por un valor de cincuenta mil nuevos soles. 4. Adjudicacin de Menor Cuanta Se convoca para: a) la adquisicin o contratacin de bienes, servicios u obras, cuyos montos sean inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido por las normas presupuestarias para las licitaciones pblicas o concursos pblicos, segn corresponda. Las adjudicaciones de menor cuanta destinadas a la adquisicin de bienes y servicios as como a la contratacin de obras, sern notificadas a PROMPYME, segn lo dispuesto en el segundo prrafo del artculo 96 del Reglamento. b) los procesos declarados desiertos; y c) la contratacin de expertos independientes para que integren los Comits Especiales. Especficamente se aplica cuando: se desea adquirir o arrendar financieramente un bien cuyo valor referencial es inferior a cuarenta y cinco mil nuevos soles. se desea arrendar no financieramente un bien o contratar un servicio cuyo valor referencial es inferior a veinte mil nuevos soles. se desea ordenar la ejecucin de una obra cuyo valor referencial es inferior a ciento quince mil nuevos soles.

26

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Ejemplos: Arrendamiento de una oficina desconcentrada por un valor de cuatro mil doscientos nuevos soles anuales, adquisicin de tiles de oficina por un valor de treinta mil nuevos soles. A diferencia de la normativa anterior, ya no se convocar una adjudicacin de menor cuanta cuando la entidad apruebe la exoneracin del proceso de seleccin que correspondera convocar, de conformidad con el artculo 19 del TUO de la Ley. En este caso, segn el artculo 148 del Reglamento, la adquisicin o contratacin se realizar mediante acciones inmediatas. Ejemplo: la ejecucin, por situacin de emergencia, de un muro de contencin, por un valor de un milln de nuevos soles.

Cuadro N 02: Tipos de Procesos de Seleccin y sus Objetos de Contrato Licitaciones Pblicas Objeto del Contrato Adquisicin de bienes Ejecucin de obras Adjudicacin Directa Pblica Objeto del Contrato Adquisicin y arrendamiento de bienes Contratacin de servicios Contratacin de servicios de consultora Ejecucin de obras Concursos Pblicos Objeto del Contrato Arrendamiento de bienes Contratacin de servicios Contratacin de servicios de consultora Adjudicacin Directa Selectiva Objeto del Contrato Adquisicin y arrendamiento de bienes Contratacin de servicios Contratacin de servicios de consultoras Ejecucin de obras Adjudicacin de Menor Cuanta Objeto del Contrato Adquisicin y arrendamiento de bienes, contratacin de servicios, contratacin de servicios de consultora de obra, ejecucin de obras El valor referencial para las Licitaciones Pblicas, Concurso Pblico y Adjudicacin
27

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Directa se determina segn lo dispuesto por las Leyes Anuales de Presupuesto. Para el caso de las Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuanta, deben concordarse dichas Leyes con lo sealado en el Texto nico Ordenado -TUO- de la Ley y su Reglamento.

3.

MONTOS

PARA

LA

DETERMINACIN

DE

LOS

PROCESOS

DE

SELECCIN La determinacin de los Procesos de Seleccin para efectuar las Licitaciones Pblicas, Concursos Pblicos y Adjudicaciones Directas, en todas las Entidades del Sector Pblico incluidas los Gobiernos locales, se sujetan a los montos siguientes, de acuerdo al artculo 11 de la Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006, Ley N 28652 :

a) La Contratacin de Obras: Licitacin Pblica: si el valor referencial es igual o superior a S/. 1 150 000.00. Adjudicacin Directa: si el valor referencial es inferior a S/. 1 150 000.00.

Cuando el monto del valor referencial de una obra pblica sea igual o mayor a S/. 4 050 000.00 el organismo ejecutor debe contratar, obligatoriamente, la supervisin y control de obras. b) La Adquisicin de Bienes y de Suministros: Licitacin Pblica, si el valor referencial es igual o superior a S/. 450 000.00. Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 450 000.00.

Esto tambin se aplica a los contratos de arrendamiento financiero. c) La Contratacin de Servicios y de Consultora, tales como prestaciones de empresas de servicios, compaas de seguros, contratos de arrendamiento no

28

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

financieros y del personal contratado directamente por locacin de servicios, as como investigaciones, proyectos, estudios, diseos, supervisiones, inspecciones, gerencias, gestiones, auditoras, asesoras y peritajes de acuerdo a: Concurso Pblico, si el valor referencial es igual o superior a S/. 200 000.00. Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 200 000.00.

La contratacin de auditoras externas se realiza de conformidad con las normas que rigen el Sistema Nacional de Control.

4. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIN Y PLAZOS POR TIPO DE SELECCIN Etapas del Proceso en Licitaciones Pblicas y Concursos Pblicos El calendario de las licitaciones pblicas y concursos pblicos contendr las etapas establecidas en el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. (Ver el cuadro N 01). En las licitaciones pblicas y concursos pblicos entre la convocatoria y la presentacin de propuestas existir un plazo no menor a veinte (20) das y se computa a partir del da siguiente de la publicacin de la convocatoria en el SEACE. El plazo entre la integracin de las Bases y la presentacin de propuestas no podr ser menor de cinco (5) das. Etapas del Proceso en Adjudicaciones Directas

29

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

El calendario de las adjudicaciones directas contendr las etapas establecidas en el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, fusionndose en una sola las etapas de presentacin y absolucin de consultas, y de formulacin de observaciones a las Bases, absolucin de observaciones e integracin de stas, las cuales se desarrollarn simultneamente. Entre la convocatoria y la fecha de presentacin de las propuestas existir un plazo no menor de diez (10) das. El plazo entre la integracin de las Bases y la presentacin de propuestas no podr ser menor de tres (3) das. Etapas del Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para bienes y servicios Las etapas de la Adjudicacin de Menor Cuanta para la adquisicin o contratacin de bienes y servicios son las siguientes: 1) Convocatoria y registro de participantes; 2) Presentacin y Evaluacin de Propuestas; 3) Otorgamiento de la Buena Pro. Etapas del Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para la consultora de obras o ejecucin de obras Las etapas de la Adjudicacin de Menor Cuanta para la contratacin de consultora o ejecucin de obras son las siguientes: 1) Convocatoria y registro de participantes; 2) Presentacin de Consultas, absolucin e integracin de las Bases; 3) Presentacin de Propuestas; 4) Evaluacin de Propuestas; 5) Otorgamiento de la Buena Pro. Entre la convocatoria y la fecha de presentacin de propuestas debe existir un plazo no menor de seis (6) das. 5. CONVOCATORIA DE LOS PROCESOS DE SELECCIN
30

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Requisitos La convocatoria de todo proceso de seleccin deber contener obligatoriamente lo siguiente: 1) La identificacin, domicilio y RUC de la Municipalidad que convoca 2) La identificacin del proceso de seleccin 3) La indicacin de la modalidad de seleccin, de ser el caso 4) La descripcin bsica del objeto del proceso 5) El valor referencial 6) El lugar y la forma en que se realizar la inscripcin o registro de participantes 7) El costo del derecho de participacin 8) El calendario del proceso de seleccin. Convocatoria a Licitacin Pblica, Concurso Pblico y Adjudicacin Directa Pblica La convocatoria de las licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas pblicas se realizar a travs de su publicacin en el Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado: SEACE. La Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa: PROMPYME tendr acceso permanente a la informacin de los procesos de seleccin registrados en el SEACE para su anlisis y difusin entre las micro y pequeas empresas. Convocatoria a Adjudicacin Directa Selectiva La convocatoria a un proceso de Adjudicacin Directa Selectiva se realiza mediante invitacin cursada a no menos de tres (3) proveedores y con la respectiva notificacin a la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa: PROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores econmicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES, los cuales se determinarn mediante Decreto Supremo 8. Convocatoria a Adjudicacin de Menor Cuanta

De acuerdo al artculo 18 de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

31

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

La convocatoria se realiza mediante invitacin que puede ser a uno o ms proveedores, segn corresponda en atencin a la oportunidad, al monto, y a la complejidad, envergadura o sofisticacin de la adquisicin o contratacin. La convocatoria de los procesos de seleccin para la adquisicin de bienes o contratacin de servicios, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a cuatro Unidades Impositivas Tributarias (4 UIT), y para la contratacin de la ejecucin de obras cuyos valores referenciales sean iguales o mayores a diez Unidades Impositivas Tributarias (10 UIT) se notificarn a la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa: ROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores econmicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES.

CONSULTAS FRECUENTES Consulta Cul es el procedimiento para la modificacin del plan anual de adquisiciones y contrataciones? Para modificar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, debidamente aprobada por el Titular del Pliego (Alcalde), deber de revisarse previamente la asignacin presupuestal que posibilite tal modificacin. Se modificar el Plan cuando: 1. Se tenga que incluir o excluir procesos de seleccin. 2. Se modifique la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en ms de veinticinco por ciento del valor estimado en el Plan y ello cambie el tipo de proceso de seleccin. La aprobacin y difusin de las modificaciones del Plan Anual se har de la forma prevista en los Artculos 25 y 26 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones y
32

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Contrataciones del Estado aprobado por el D.S. 084-2004-PCM, que seala que deber ser aprobado por el titular del Pliego, es decir, el Alcalde. Las modificaciones debern de ser publicados en el SEACE, en un plazo no mayor de (05) das hbiles despus de aprobada la modificacin, a travs del Internet. De no contar con acceso a Internet, debern de remitirla por medios magnticos (disquete, otros) al Consejo Superior de Adquisiciones del Estado: CONSUCODE. Consulta Los procesos de bienes, servicios y obras de menor cuanta, obligatoriamente deben ingresar al SEACE y llevarse a cabo todas las fases del proceso en el indicado sistema? Si. Los procesos de Menor Cuanta tienen particularidades, que hay tomar en cuenta, pero en lo general se procede como cualquier proceso de seleccin. En principio, las Adjudicaciones de programadasContrataciones. Hay que tener en cuenta que la Adjudicacin de Menor Cuanta, se convoca para: a) La adquisicin o contratacin de bienes, servicios y obras, cuyos montos sean inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido por las normas presupuestarias para las licitaciones pblicas o concursos pblicos, segn corresponda. Las adjudicaciones de menor cuanta, destinadas a la adquisicin de bienes y servicios as como para la contratacin de obras, sern notificadas a PROMPYME, segn lo dispuesto en el segundo prrafo del Artculo 96 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado. b) Los procesos declarados desiertos y c) La contratacin de expertos independientes para que integren los Comits Especiales sern incluidas en el Menor Cuanta Plan Anual que pueden ser de Adquisiciones y Contrataciones y

33

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Etapas del Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para bienes y servicios Las etapas son las siguientes: 1) Convocatoria y registro de participantes 2) Presentacin y Evaluacin de Propuestas 3) Otorgamiento de la Buena Pro. Etapas del Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para la consultora de obras o ejecucin de obras Las etapas de la Adjudicacin de Menor Cuanta para la contratacin de consultora o ejecucin de obras son las siguientes: 1) Convocatoria y registro de participantes 2) Presentacin de Consultas, absolucin e integracin de las Bases 3) Presentacin de Propuestas 4) Evaluacin de Propuestas 5) Otorgamiento de la Buena Pro. Como se realiza el proceso de Menor Cuanta La convocatoria se realiza mediante invitacin que puede ser a uno o ms proveedores, segn corresponda en atencin a la oportunidad, al monto, y a la complejidad, envergadura o sofisticacin de la adquisicin o contratacin. La convocatoria de los procesos de seleccin para la adquisicin de bienes o contratacin de servicios, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a cuatro Unidades Impositivas Tributarias (4 UIT), y para la contratacin de la ejecucin de obras cuyos valores referenciales sean iguales o mayores a diez Unidades Impositivas Tributarias (10 UIT) se notificarn a la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro EmpresaPROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores econmicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES. Consulta Por qu para adquirir un producto de gran valor se enva una convocatoria a PROMPYME y CONSUCODE?

34

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

La Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, seala que las adquisiciones de Bienes y Servicios que superen 1 (una) Unidad Impositiva Tributaria: UIT (3,300 nuevos soles para el presente ao 2006) debern ser realizadas a travs de un proceso de menor cuanta, el que deber de ingresarse en el SEASE (pagina del CONSUCODE en el que se publican todos los procesos de seleccin: Menor Cuanta, Concursos Pblicos, Adjudicacin Directa Selectiva, Adjudicacin Directa Pblica, Licitacin Pblica, etc. Asimismo deber de comunicarse a PROMPYME, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley y su Reglamento, con la finalidad de que las MYPES locales participen en los procesos convocados por las Instituciones Publicas.

Consulta Cules son las funciones que cumple el comit especial de adjudicaciones directas selectivas, y quienes pueden conformarlo? El Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado establece especficamente las funciones de los Comits Especiales y quines pueden integrarlos. Para el caso de Adjudicaciones Directas Selectivas puede designarse un Comit Especial especfico, pero lo recomendable es la designacin de un Comit Especial Permanente que es permitido para adjudicaciones directas (sean adjudicaciones directas selectivas o adjudicaciones directas pblicas), conforme dispone el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado en su articulo 44 (ver tambin artculo 77 de la misma norma). * Las funciones de ste Comit Especial Permanente son las mismas que cualquier Comit Especial, es decir, es competente para elaborar las bases del proceso, convocar al proceso, absolver las consultas y observaciones, evaluar las propuestas, otorgar la buena pro, declarar desierto si es el caso, consultar o proponer las modificaciones de las caractersticas tcnicas y el valor referencial,
35

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

todo acto que considere necesario para el desarrollo del proceso hasta el consentimiento de la buena pro. El Comit Especial no podr modificar de oficio las Bases aprobadas. El Comit Especial Permanente puede estar integrado por 3 5 personas. En cualquiera de los casos, uno de los integrantes deber pertenecer necesariamente a la dependencia encargada de contrataciones y adquisiciones de la entidad (tenga en cuanta que la ley no obliga a que sea funcionario), otro de los integrantes deber ser del rea usuaria (quien va a utilizar el bien o servicio materia del proceso de seleccin). Uno de los miembros, cualquiera de ellos, debe tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la convocatoria. Por ejemplo, si se va a adquirir maquinarias de construccin, uno de los integrantes del Comit debe conocer explcitamente de este tema, si se va a adquirir alimentos, ser necesario de un especialista nutricionista. Si la municipalidad no tiene tcnicos especialistas en el objeto de la convocatoria, sera recomendable contratar un independiente especialista externo para que forme parte del Comit o lo asesore. Ello est permitido. Vase el reglamento mencionado, artculo 49). Consulta Cmo informar a CONSUCODE el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones: PAAC? La remisin de informacin al CONSUCODE y la informacin contenida en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones se hace a travs de uno de los mecanismos siguientes, de acuerdo a las facilidades tcnicas con que cuente la municipalidad: a) Las municipalidades que no cuenten en su localidad con acceso a Internet, podrn remitir la informacin por medio impreso, de acuerdo con formato especialmente diseado para el efecto. b) Las municipalidades que cuentan con acceso al servicio de Internet en su localidad debern elaborar y remitir el Plan Anual a travs del Programa especialmente diseado para tal efecto, el mismo que se encuentra a su
36

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

disposicin

en

la

pgina

electrnica

del

CONSUCODE

http://www.consucode.gob.pe. En este caso, la informacin del Plan Anual podr ser remitida a travs de cualquiera de las siguientes formas: 1. Ingresando el Plan Anual directamente al Sistema Electrnico sobre Adquisiciones y Contrataciones del Estado: SEACE. Esta es la opcin recomendada si la municipalidad posee acceso a una lnea dedicada. 2. Ingresando la informacin a una hoja electrnica, descargada previamente desde la pgina web de CONSUCODE http:\\www.consucode.gob.pe, y envindola en forma electrnica va el Sistema Electrnico sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado: SEACE. Para ello se deben seguir las instrucciones del respectivo formato. Excepcionalmente, en caso de imposibilidad o limitaciones para realizar el envo de la hoja electrnica a travs de la Internet, la municipalidad podr remitirla por medio magntico (disquete de 3"), sin perjuicio de acompaar el documento respectivo que acredite la veracidad de lo indicado en los archivos digitales, firmado por el Titular del Pliego o la mxima autoridad administrativa de la Entidad o el funcionario en quien se hubiera delegado dicha facultad. A fin de utilizar los mecanismos indicados en el literal b), la municipalidad debe tramitar ante el CONSUCODE la creacin de un usuario para el acceso al Sistema de Informacin sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Para tal efecto, la Entidad deber remitir al CONSUCODE el nombre, cargo y correo electrnico de la persona responsable de interactuar con el Sistema. En respuesta, CONSUCODE notificar al correo electrnico indicado el usuario y contrasea inicial para la persona designada. La solicitud de creacin de usuario deber estar refrendada por el Titular del Pliego Presupuestario, por la mxima autoridad administrativa de la municipalidad o por el funcionario designado de conformidad con el numeral 2 de las Disposiciones Especficas de la Directiva, segn corresponda.

37

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

La remisin de la informacin regulada por la Directiva 9 respectiva ser de responsabilidad del Titular del Pliego Presupuestario o de la mxima autoridad administrativa de la Entidad, segn corresponda, es este caso el Alcalde. La informacin del Plan Anual presentada por las Entidades al CONSUCODE tiene carcter de declaracin jurada y est sujeta a las responsabilidades legales. La simple presentacin no implica la convalidacin o conformidad de la informacin reportada que no se cia a la Directiva correspondiente. En caso de detectarse omisin en la presentacin de la informacin o defectos en su contenido, el infractor asumir la responsabilidad que le asiste, conforme a la normativa vigente, sin perjuicio de ponerse el caso en conocimiento de la Contralora General de la Repblica. Consulta Cmo y cuando se podra modificar el presupuesto de cada municipalidad? Por qu a veces el presupuesto designado para una obra se acaba antes de la culminacin? En ese caso podra modificarse o que se podra hacerse? El presupuesto municipal puede ser modificado por la sesin de consejo previo informe del gerente de planificacin y presupuesto o de quien haga sus vecescon el sustento respectivo. En relacin a los presupuestos de obra, en muchos casos no se contempla el tipo de terreno (rocoso, arenoso, etc.) y esto hace que sea necesario ampliar el presupuesto inicial. Para ampliarlo tiene que haber un informe tcnico del responsable de la obra. Existen otros casos en los que, por ejemplo, en el expediente no se contemplan obras complementarias y esto hace que el presupuesto se ample. En estos casos se puede modificar el presupuesto con el informe respectivo. La ruta es la siguiente: 1. Oficina de Planificacin y Presupuesto 2. Comisin de Regidores de Planificacin y Presupuesto para su dictamen 3. Sesin de Concejo para su aprobacin.

DIRECTIVA N 005-2003/CONSUCODE/PRE 38

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Consulta Una vez aprobado el PAAC, es posible incorporar los procesos para la compra de los programas de complementacin alimentaria? S es posible. Para ello han de observarse los pasos establecidos en el artculo 27 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Este artculo seala que el Plan Anual de Adquisiciones podr ser modificado de conformidad con la asignacin presupuestal o en caso de reprogramaciones de las metas institucionales. Seala, en su inciso primero, que el PAAC se modificar cuando se tengan que incluir o excluir procesos de seleccin, lo que quiere decir que s es posible incorporar el proceso para la compra de los programas de complementacin alimentaria. Una vez incluido, el Plan Anual modificado deber ser aprobado por el alcalde, para que se pueda pasar a realizar el proceso de seleccin. De lo contrario, no es procedente. Consulta La adjudicacin de menor cuanta de bienes y servicios debe contar con un contrato No. La adjudicacin de menor cuanta de bienes y servicios debe contar con una orden de compra u orden de servicio. No es necesario suscribir contrato alguno. Tampoco es necesario que el ganador de la buena pro presente una garanta de fiel cumplimiento. Consulta Cmo se perfecciona un contrato derivado de una adjudicacin de menor cuanta? Segn el Artculo 197 del Reglamento los contratos se perfeccionan con la suscripcin del documento que los contiene. Sin embargo, tratndose de adjudicaciones de menor cuanta, distintas a las convocadas para la ejecucin de
39

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

obras, el contrato se podr perfeccionar con la recepcin de la orden de compra o de servicio.

40