You are on page 1of 81

MANUAL DE IDENTIDAD VISUAL CORPORATIVA

CORPORACIN AUTNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA (Cvc)

CAPTULO 1. ELABORACIN DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS

CAPTULO 2. PAUTAS PARA LOS DOCUMENTOS DE LA CVC

CAPTULO 3. IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA

CAPTULO 4. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

CAPTULO 5. EDICIN DE DOCUMENTOS Y LIBROS

CAPTULO 6. REGISTRO LEGAL DE LOS DOCUMENTOS

Pgina 1 de 81 Normas3

INTRODUCCIN. En un mundo inundado de imgenes y mensajes, el cuidado y buen uso de la imagen que nos identifica es factor fundamental para crear credibilidad, reputacin y cercana hacia nuestros pblicos. La imagen contiene la manera como nos expresamos, pero an ms all, como nos leen y perciben por afuera de la organizacin. El propsito de este manual, es brindarle a todos los servidores pblicos de la CVC, una herramienta para la elaboracin de documentos corporativos, que conserven la unidad visual que nos identifique ante la comunidad. Estos documentos deben garantizar una uniformidad que permita ser identificados como pertenecientes a la corporacin, entre la maraa de documentos emitidos desde otras entidades. Ahora bien, adems de los criterios de identidad visual definidos por la corporacin, tambin interviene otro ingrediente como la norma tcnica de gestin de la calidad, que contiene la definicin de una identidad visual corporativa estandarizada para la entidad. La manera como nos comunicamos a travs del lenguaje visual, es lo que genera la identidad de la corporacin, por eso en este manual se ha tratado de abarcar las caractersticas para la elaboracin de los informes y documentos corporativos, teniendo en cuenta las normas establecidas por el Icontec. Sin embargo, en el captulo segundo se hace un especial nfasis en las pautas que se deben cumplir para la redaccin de todos los documentos institucionales, con ciertas modificaciones en algunas normas del Icontec, ajustadas a la misin de la entidad y a dar ejemplo como autoridad ambiental, del manejo eficiente de los recursos papel, tinta, energa y tecnologa, entre otros, que tiene origen en los recursos naturales. Lo que se busca con este manual, es salvaguardar la imagen de la CVC y de manera terica y mediante ejemplos, indicar cuales son los puntos de referencia para ir fortaleciendo como nos perciben, as como instruir a los servidores pblicos de la corporacin en como se debe emplear la imagen de la institucin en documentos, campaas, piezas de comunicacin, libros, publicaciones, etc.

Pgina 2 de 81 Normas3

1.

ELABORACIN DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS

1.1 INFORMES ADMINISTRATIVOS Y TCNICOS. El informe es una comunicacin destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes; en algn caso, de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretacin del autor, as como sus conclusiones y recomendaciones en torno al problema que lo motiva. Se podra decir tambin que es la descripcin de un problema, o de ciertos hechos analizados de antemano, con miras a presentar soluciones u objetivos por alcanzar. Los informes tienen como propsito promover decisiones y actos que son, con mucha frecuencia, de gran inters para la actividad de una institucin. Pueden ser informes administrativos o tcnicos. Al elaborar un informe, es necesario tener presentes las finalidades que cada uno de ellos involucra, entre las cuales se destacan las siguientes: k Es una muestra del trabajo realizado. k Da cuenta, en forma permanente, global y coherente, de una investigacin o estudio. k La forma y la claridad del informe son indicios de la calidad del trabajo ejecutado. k El informe es parte esencial del trabajo. k Puede servir de base para tomar decisiones. k Puede ser ledo por ms personas, al mismo tiempo. k Permiten al nuevo personal consultar los ejemplares que encuentren en los archivos. k Contribuyen al prestigio de una empresa o agencia. Toda organizacin que elabore informes debe establecer un conjunto de normas sobre su composicin.

Pgina 3 de 81 Normas3

Estas normas son necesarias para que todos los informes proyecten la misma imagen de marca (por ejemplo, la de buen hacer profesional o cualquiera que sea la apropiada para la organizacin) y para ayudar al autor, a la mecangrafa o digitadora y al lector, ya que todos ellos podrn trabajar con ms facilidad y eficiencia si se acostumbran a un estilo concreto. Es inevitable que las reglas sean, en cierta medida arbitrarias. Es decir, no siempre hay una razn irrefutable por la que debe seguirse una regla y no otra. Sin embargo, hay factores que deben tenerse en cuenta a la hora de tomar una decisin al respecto. Uno es la claridad: facilitar la comprensin del lector? Otro es la presentacin: contribuir a que el documento sea ms agradable a la vista? Recuerde que un documento pulcro y ordenado tiene un efecto subliminar en el lector, que le predispone a pensar que la empresa que ha elaborado el informe es igualmente cuidadosa y ordenada, y, por lo tanto confiable. 1.1.1 Informes Administrativos. Los informes administrativos se clasifican en: general, de gestin, tcnico y sus caractersticas son: k Describen un problema, las recomendaciones, conclusiones y posibles soluciones k Casi siempre se dirige a un superior jerrquico k Pueden ser de diversos tamaos o contenido k Es de carcter interno k Pueden ir acompaados de anexos: cuadros, fotografas, dibujos, mapas, planos, etc. 1.1.2 Informes Tcnicos Estos documentos se pueden separar teniendo en cuenta su propsito y all se dividen en no formales y formales, si se observa su contenido se pueden desagregar en informes de progreso, de labores, de prefactibilidad, de factibilidad, y funcionales, etc. 1.1.2.1 Informe no formal. Los informes no formales o informales generalmente no llevan la autoridad oficial de la organizacin que los expide; son principalmente de la responsabilidad de cada autor individual. Debern indicar hasta qu punto se puede utilizar su contenido como base para una accin. Por regla general la informacin que contienen es de carcter preliminar o incompleto. Sirven como un eficaz vehculo para transmitir informacin a los lectores tan rpidamente como se encuentre disponible.

Pgina 4 de 81 Normas3

Presentan como inconveniente, el hecho de que se utilizan para distribuir alguna informacin antes de que sta haya sido comprobada, lo que puede llevar a contradicciones y situaciones embarazosas, cuando con posterioridad los resultados finales sean diferentes a los presentados no formalmente. 1.1.2.2 Informe de progreso. Un informe de progreso es la historia de una labor determinada en un perodo de tiempo determinado. Se escribe para un grupo de lectores especfico; normalmente a peticin de ellos. El tema cubierto es un informe de stos, por lo general, ya ha sido acordado entre el autor y los lectores, as como el perodo que debera cubrir.

Tiene como propsito enterar a los lectores del avance hecho sobre un proyecto en el tiempo transcurrido entre el informe anterior y el subsecuente, hasta la fecha especfica. Informe sobre los avances ms recientes en un programa y hace posible una decisin inteligente de la misma, en relacin a costos, recursos humanos, equipos y materiales.
EJEMPLO: Proyecto del Alto Anchicay Informe de Progreso No. 65 Sep. 1974

1.1.2.3

Informes funcionales. Pueden ser de orden tcnico o administrativo y se elaboran para el funcionamiento interno de la organizacin, sea cual fuere el tamao o formato.

Se clasifican en internos y externos. Los internos circulan verticalmente hacia arriba o hacia abajo, desde un empleado no ejecutivo hasta la alta gerencia, o de un ejecutivo a sus subalternos. Circulan tambin horizontalmente, de una dependencia a otra dentro de la empresa o entre empleados de la misma estructura empresarial. Ejemplo: los Memorandos. 1.1.2.4 Informe formal1. En toda organizacin pblica o privada, el informe es un instrumento bsico pues por razn de su contenido, derivado de la observacin o de la investigacin, es posible corregir errores, trazar planes, definir polticas, modificar directrices, tomar decisiones, etctera. Los informes de carcter formal, sin importar su extensin generalmente tienen toda la autoridad de la organizacin que los expide. Se utilizan como medio de transmitir recomendaciones, opiniones y resultados oficiales y la informacin que contienen sirve como base para la accin de quienes la reciben.
1

SAAD, Antonio Miguel. Redaccin (desde cuestiones gramaticales hasta el informe formal extenso). Mxico: Editorial Ccontinenal. 1982.

Pgina 5 de 81 Normas3

1.2

ETAPAS PARA LA ELABORACIN DE UN INFORME

La elaboracin de los informes se realiza en cinco etapas as: 1. 2. 3. 4. 5. Preparacin Ordenacin del material Redaccin, estilo del documento final Ordenacin del documento final Revisin

1.2.1 Preparacin. En la etapa de preparacin determine el objetivo que busca. Trate de obtener instrucciones precisas y frmese una idea perfectamente clara del tema y conozca el alcance y propsito del informe que va a preparar. Generalmente, el objetivo es una combinacin de todos o algunos de los siguientes puntos:

F Transmitir una informacin de manera general o detallada. F Presentar conclusiones. F Exponer ideas y/o F Recomendar una idea.
Sitese dentro de las siguientes preguntas para la formacin de notas, tiles en las etapas de recopilacin y ordenacin.

F A que tipo de lector se dirige? F Qu es lo que el lector desea saber? F Cmo puedo enriquecer o acrecentar sus conocimientos? F Qu tipo de terminologa debe emplear para ser ms comprendido? F Qu uso harn de mi informe? F Analice qu tipo de actitud adopta su lector: ejecutiva, administrativa,
tcnica o prctica. 1.2.2 Ordenacin del material. A continuacin se dan sugerencias que permitirn una redaccin concisa, lgica y ordenada del informe. k Escriba una frase breve y directa que exprese el propsito que se ha fijado. k Analice todos los hechos e ideas recogidas. k Analice detenidamente la subdivisin del material y modifquela si fuere necesario. k Decida el orden en que presentar los grupos de material.

Pgina 6 de 81 Normas3

k Ordene el material integrante de cada seccin o captulo para que el lector pueda seguirlo fcilmente. k Cercirese de que las conclusiones y recomendaciones presentadas se ajusten a los hechos. k Analice rigurosamente el ttulo del informe y el de cada uno de los captulos. k Considere la posibilidad de utilizar ilustraciones para complementar o reemplazar. k Considere si es conveniente poner notas de pie de pgina. k Examine si se pueden sacar algunos detalles concretos del cuerpo del texto para ponerlos en apndices. 1.2.3 Redaccin, estilo del documento final. Cada tipo de informe tiene su lenguaje particular, pero sea cual fuere el tema que se vaya a exponer, debe tratarse de una forma precisa, directa, clara y equilibrada; es decir, quin redacta un informe, debe procurar un estilo agradable a los lectores y que sus oraciones tengan secuencia lgica, y que estn perfectamente ligadas unas con otras. La adaptacin del mensaje a la capacidad del lector constituye un proceso fundamental para la preparacin de buenos informes, ya sean tcnicos o de negocios. Por lo tanto, la redaccin del informe suele ser impersonal directa, y para que ste sea eficaz ha de exigirse en el informante un gran esfuerzo de atencin, objetividad y probidad profesional. k Sea sobrio. La sobriedad es un requisito tan importante en el informe. La sobriedad que se recomienda no supone necesariamente sequedad o laconismo. k Evite las frases largas (de ms de dos o tres lneas a mquina) y de gramtica complicada. k Sea objetivo. El informador debe ser fiel al "sentido de los hechos" por medio de una documentacin slida, y no cambiarlos dndoles un matiz peyorativo o laudatorio segn las circunstancias. k Destierre todo signo de parcialidad. Evite las imaginaciones desbordadas; el sentimiento, la indignacin, y lirismo entusiasta. k Cancele el servilismo. En ocasiones se le pide al informador es sin duda una prctica deshonesta que en la preparacin del informe beneficie unos determinados intereses o puntos de vista. El informador no puede prestarse a ello, y esto no excluye fidelidad a la empresa o agencia que le encomend el trabajo. k Defnase, eliminando la pasividad, y tomando todas las precauciones posibles para que su opinin est fundamentada. Si no le fuera posible llegar a una certeza o conclusin sobre un punto determinado no vacile en sealar esta laguna.

Pgina 7 de 81 Normas3

k Mencione el mayor nmero posible de datos. Los nmeros, trminos, porcentajes o citas son factores de la mxima importancia. k Subdivida el informe si fuera muy extenso, en epgrafes. Con esto se logra en caso de tiempo limitado, reducir el contenido del informe mismo con slo leer dichos epgrafes o centrando la atencin en aquel que ms inmediatamente interesa. Se sugiere que se desarrolle una idea por prrafo y que escriba en tercera persona y con estilo impersonal para que la prueba de sus argumentos consista en los datos aportados y no en la opinin del redactor. Ponga atencin en los tiempos verbales y use siempre el presente indicativo. Por la seriedad del informe evite las abreviaturas, las siglas y la contraccin de palabras, as como desarrollar en forma incompleta algn punto y abusar de tecnicismos innecesarios Procure buscar sinnimos de las palabras que se estn repitiendo constantemente, o d giros distintos a las oraciones para no caer en la monotona y en la repeticin pleonstica. 1.2.4 Ordenacin del Documento Final. Para facilitar la tarea del lector, el redactor de un informe debe seleccionar un ordenamiento alfabtico o numrico de los prrafos y subdivisiones. Adoptado un sistema deber mantenerse en forma rigurosa y se tendr la precaucin de que en cada captulo y en cada pgina se vean claramente las relaciones de dependencia. En relacin con las ilustraciones para lograr una buena coordinacin entre lo escrito y las figuras, hay que pensar en las ilustraciones al redactar el texto del informe. En el texto habr que hacer referencia, por lo menos una vez, a la ilustracin y sta deber ir acompaada de una leyenda explicativa. Si el texto contiene ms de dos ilustraciones es aconsejable enumerarlas en forma consecutiva para facilitar su consulta. Las tablas y cuadros tambin deben numerarse. Las ilustraciones pueden tener como objeto: k Referirse de una manera general a una o ms secciones del informe, en cuyo caso se les citar en distintas partes del texto; k Ilustrar un nico punto, y en este caso se mencionar en la parte correspondiente del texto. Las ilustraciones pueden preceder a la referencia escrita, o estar lo ms cerca posible del punto que se ilustra; es decir, colocarse inmediatamente a continuacin de su respectiva referencia.

Pgina 8 de 81 Normas3

1.2.5 Revisin. Se debe tener en cuenta que un trabajo minucioso, tanto por su investigacin, recopilacin, ordenamiento y su redaccin, puede demeritarse por su mala mecanografa o impresin tipogrfica. Si es necesario reponga la o las hojas que registren este tipo de errores. Se recomienda que la ltima revisin la haga una persona responsable, quizs especializada (corrector), distinto al redactor, pues ste, por lo general, lee de memoria y fija su atencin en la idea, pero no en la grafa ni en la puntuacin, donde ms comnmente se dan los errores ortogrficos. 1.3 PRESENTACIN DEL DOCUMENTO FINAL El documento escrito debe tener una presentacin ntida y ordenada, a mquina, en procesador de palabras o en imprenta. El texto debe estar exento de errores dactilogrficos, ortogrficos, gramaticales, de redaccin2 o de puntuacin. Para resaltar puede hacerse uso de la negrilla y la bastardilla. Los trminos que aparezcan en otro idioma dentro del texto se escriben en bastardilla o itlica. En el caso del papel su color, opacidad y calidad deben facilitar la impresin, la lectura y la micro-reproduccin del documento, se recomienda el uso de papel bond base 28, por tener poca acidez y permite la conservacin del mismo en el tiempo. 1.3.1 Numeracin. Las pginas preliminares pueden numerarse. En caso de hacerlo, se utilizan nmeros romanos escritos en minsculas, centrados sobre los dos centmetros del margen inferior (a partir de la pgina dedicatoria); las anteriores (guarda, cubierta y portada) se cuentan pero no se numeran. La numeracin del cuerpo o texto del trabajo y los complementarios deben hacerse despus de la numeracin romana, con nmeros arbigos consecutivos, hasta la ltima pgina del documento, a 2 cm del borde superior derecho tanto horizontal como verticalmente o centrada sobre los 2 cm del margen inferior y separado del texto por dos renglones. No debe utilizarse numeracin compuesta como 13A, 14B o 17 bis, entre otros, que indican superposicin de texto en el documento.

PAUTAS PARA LOS DOCUMENTOS DE LA CVC. Vase el captulo segundo del presente documento

Pgina 9 de 81 Normas3

1.3.2 Redaccin. El trabajo se redacta de manera impersonal. Todos los prrafos del documento comienzan contra el margen izquierdo y sin dejar sangra (exceptuando la cita directa extensa). El texto se escribe a una interlinea sencilla. Dentro de un texto, cuando se usan de manera aislada los nmeros enteros desde cero hasta nueve se escriben con letras, por ejemplo, en cinco ocasiones, cuatro veces. Cuando hacen parte de un rango, categora o serie cuando se presentan combinaciones con nmeros. mayores de nueve, se escriben con nmero.
EJEMPLO: de 7 a 12 nios de 8, 9 y 10 aos.

Al escribir un valor numrico con el smbolo de una unidad de medida, stos se separan por un espacio en blanco. Luego de un smbolo no debe escribirse signo de puntuacin, salvo por regla ortogrfica, en cuyo caso se deja un espacio de separacin entre el smbolo y el signo de puntuacin. Estos dos elementos no pueden escribirse en rengln separado.
EJEMPLO: 1 m, 19,1 cm. Unidad de medida metro lineal metro cuadrado metro cbico kilogramo kilmetro Hectmetro Decmetro decmetro centmetro milmetro tonelada gramo miligramo Smbolo m m2 m3 kg. km. Hm Dm dm cm mm t g mg

1.3.3 Puntuacin. El trabajo se escribe a una interlinea sencilla y despus de punto aparte a dos interlneas sencillas, cuando es punto seguido se deja un espacio. Los dos puntos (:) se escribe inmediatamente despus de la palabra, seguidos de dos espacios. 1.3.4 Mrgenes. Estos deben facilitar la encuadernacin y la reproduccin del documento. El texto se escribe con los siguientes mrgenes: Izquierdo Derecho 4 cm 2 cm Superior Inferior 3 cm 3 cm

Pgina 10 de 81 Normas3

Ttulo 4 cm Numeracin de pgina a 2 cm y centrado Cada captulo comienza en una nueva hoja a 5 cm del borde superior. Igual tratamiento se le da a los preliminares, al cuerpo del trabajo y a los complementarios. Los ttulos se separan de sus respectivos contenidos por cuatro renglones. 1.3.5 Numeracin de Divisiones y Subdivisiones. Esta tiene por objeto establecer un sistema de numeracin para las divisiones y subdivisiones en documentos escritos tales como: manuscritos, trabajos impresos, libros, artculos instrucciones y normas. Para la numeracin se emplean nmeros arbigos. La numeracin de divisiones y subdivisiones en un documento escrito se aplica para: k Clarificar la secuencia, importancia o interrelacin de las divisiones y subdivisiones individuales. k Simplificar la bsqueda y localizacin de ciertos pasajes de un texto y hace posible la cita de una parte determinada del texto. k Facilitar las referencias dentro de un trabajo escrito. Las divisiones principales (primer nivel) de un documento escrito se enumeran en forma continua, empezando por 1 o puede asignrsele el nmero cero (0) a la introduccin, prlogo, prefacio o prembulo Cada divisin principal, a su vez, puede subdividirse en cualquier nmero de niveles. Las subdivisiones tambin se numeran en forma continua. Este mtodo de divisin y numeracin puede continuarse hasta cualquier nmero de subdivisiones (tercero y ms niveles). Sin embargo, es aconsejable limitar la cantidad de subdivisiones para que las numeraciones sean fciles de identificar, leer y citar. Se coloca un punto entre los nmeros que designan las subdivisiones de diferentes niveles. Despus del nmero que designa el ltimo nivel, el punto es opcional, pero su empleo u omisin debe generalizarse.
EJEMPLO: Primer nivel 1 2 3 . . Segundo nivel Tercer nivel 1.1 1.1.1 2.1 2.1.1 3.1 3.1.1 . . . .

Pgina 11 de 81 Normas3

. 9 10 11

. 9.1 10.1 11.1

. 9.1.1 10.1.1 11.1.1

Los ttulos del primer y segundo niveles no llevan punto final; del tercer nivel en adelante se coloca punto, seguido del texto correspondiente. 1.3.6 Cita de los Nmeros de Divisiones y Subdivisiones en el Texto. Siempre que se cite un texto, un nmero de divisin o de subdivisin, se escribirn tres puntos suspensivos antes y tres despus de la respectiva cita.
EJEMPLO: ... en la seccin 4 ... ... Vase el numeral 9.2 ... ... 3er. pargrafo en 1.1.22 ...

1.3.7 Forma Oral. Cuando el nmero de una divisin o subdivisin se nombra (oralmente), los puntos no se expresan.
EJEMPLO: 2. 2.1.1 2.11 2.27 "dos" "dos uno uno" "dos once" "dos veintisiete"

1.3.8 Citas y Notas de Pie de Pgina y sus Requisitos Especficos. Estas tienen por objeto establecer las pautas necesarias para la presentacin de citas y notas de pie de pgina. Las citas se clasifican en directa o textual (breve o extensa), indirecta y cita de cita. La cita directa o textual breve, de menos de cinco renglones, se inserta dentro del texto entre comillas, y el nmero correspondiente se coloca al final, despus de las comillas y antes del signo de puntuacin.
EJEMPLO: Ander Egg nos presenta la siguiente definicin: "Es un procedimiento reflexivo, sistemtico, controlado y crtico que permite descubrir nuevos hechos o datos, relaciones o leyes en cualquier campo del conocimiento humano1

___________
1

ANDER EGG, Ezequiel. Tcnicas de investigacin social. Buenos Aires: Humnitas, 1969. p.28.

Pgina 12 de 81 Normas3

Cuando la cita ocupa ms de cinco renglones (extensa) aparece como una insercin en el texto y se deja una sangra de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva hasta el final. La cita se escribe a un rengln, sin comillas y se separa del texto por dos renglones.
EJEMPLO: A propsito del anlisis de riesgo, Royal P. Fisher dice: Un anlisis de riesgo o valoracin de riesgo puede ser efectuado en cualquier momento. Sus objetivos son: 1. 2. 3. 4. Ayudar en la identificacin de exposiciones Ayudar en la cuantificacin de los valores de las exposiciones Permitir un ranking de exposiciones por prioridades Servir como base para el anlisis del coste eficaz.2

____________
2 PISHER, Royal P. Seguridad en los sistemas informticos. Madrid: Daz de santos, 1988. p. 83

Nota. En las enumeraciones de una cita, cuando el texto de un numeral ocupe ms de un rengln, todos terminan en punto.

Cualquier modificacin que el autor del trabajo realice en una de estas citas, aparece entre parntesis rectangular [ ]. Cualquier omisin se indica con tres puntos suspensivos. La cita indirecta se escribe dentro del texto. No lleva comillas y el nmero correspondiente se coloca despus del apellido del autor y antes de citar su idea.
EJEMPLO: ... Como dice Mabbett1, el xito de la produccin de las frutas en Chile, est asociado a factores como el clima, la geografa y el talento tcnico y empresarial....

____________
1

MABBET, Terry. Fruta chilena: un xito fenomenal. En: Agricultura de las Amricas. Nueva York. Vol. 4, No. 1 (ene. feb. 1994). p. 5.

La cita de cita es directa (breve o extensa), su ubicacin en el texto sigue los procedimientos sealados para la presentacin de citas directas.
EJEMPLO: Aunque no estemos de acuerdo con escuelas sociolgicas que plantean el evolucionismo social a partir de los conflictos, llama la atencin la importancia que le dan a estas proyecciones automticas, en la conformacin de los

Pgina 13 de 81 Normas3

efectos que son solos propios de ellos" (1). ____________

grupos, entre otros Summer y Keller: "Creemos que los fenmenos sociales se deben a esfuerzos impersonales, que actan automticamente, que superan la capacidad de influencia y de control individuales que producen

(1) SUMMER, G. and KELLER, T. The Scienbfic of society, citado por KLIEMT, Harmut. Las instituciones morales. Barcelona: Alfa, 1986. p. 154.

En la bibliografa se debe referenciar al autor que cita. Para este caso:


KLIEMT, Harmut. Las instituciones morales. Barcelona: Alfa, 1986, 325 p.

Las citas se identifican en el texto con un nmero arbigo que puede ubicarse como superndices, entre parntesis o directo. El uso de una de las formas de identificacin de las citas se debe conservar a travs de todo el documento. La referencia bibliogrfica correspondiente a la cita se separa del texto con una lnea horizontal continua de aproximadamente doce espacios. Esta lnea se traza desde el margen izquierdo despus del ltimo rengln del texto y separada de ste por dos renglones. El nmero que identifique cada cita cuando se elabore su correspondiente referencia bibliogrfica, se coloca a un rengln de la lnea horizontal continua, contra el margen izquierdo. El texto de la referencia bibliogrfica comienza inmediatamente despus del nmero. Cuando una referencia ocupa dos o ms renglones, el segundo y los subsiguientes se inician contra el margen izquierdo a un rengln. Entre una referencia y otra se dejan dos renglones. Si es libro o folleto, la referencia contiene en su orden: Autor. Ttulo. Edicin (diferente de la primera). Ciudad: Editorial, Fecha. Pginas utilizadas en el trabajo.
EJEMPLO: BARABBA, Vincent P. y ZALTMAN Gerald. La voz del mercado: La ventaja competitiva a travs del uso creativo de la informacin del mercado. Madrid: McGraw Hill, 1992. p. 190 230.

Si es revista, la referencia contiene en su orden: Autor. Ttulo del artculo. La palabra En: Ttulo de la revista. Ciudad. Volumen (Vol.), nmero (no); (perodo y fecha); pginas consultadas.

Pgina 14 de 81 Normas3

EJEMPLO: NIETO POTES, Mauricio. Apertura comercial y poltica tecnolgica. En: Normas y Calidad. Bogot. Vol. 7, No. 13 (ene. - jun. 1991); p.23.

Si es peridico, la referencia contiene en su orden: Autor. Ttulo del artculo. La palabra En: Ttulo del peridico. Ciudad. (da, mes, ao); pginas de la seccin consultada, nmero de la columna precedido por la letra "c".
EJEMPLO: ZAMBRANO D., Andrs. De las encuestas al computador. En: El Tiempo, Santaf de Bogot. (21, febrero, 1995); p. 1B, c. 1 - 4.

Si es suplemento de peridico, la referencia contiene en su orden: Autor. Ttulo del artculo. La palabra En: ttulo del suplemento o entrega especial, ttulo del peridico. Ciudad. (da, mes, ao); pginas consultadas.
EJEMPLO: ARENAS, Luis Guillermo y VARGAS, Alvaro. El reto del mercadeo. En: Portafolio, El Tiempo. Santaf de Bogot. (20, febrero, 1995); p. 42.

En cada pgina aparece el mismo nmero de referencias a las indicadas en ella. vase ampliamente en referencias bibliogrficas. Las citas se numeran consecutivamente a travs de todo el texto. Las mrgenes utilizadas en el documento se conservan. 1.3.9 Uso de Ibid y Op. Cit. Cuando una obra se cite ms de una vez, no se repiten todos los elementos de la referencia bibliogrfica y para indicar que se trata de la misma obra, se utilizan las siguientes abreviaturas latinas: 1.3.9.1 Ibid. Cuando una misma obra se cite dos o ms veces consecutivamente, es decir cuando no se intercale otra referencia diferente, se utiliza la abreviatura Ibid. Esta se escribe seguida de una coma y luego se agregan los nmeros de las pginas correspondientes, precedidos de la letra p.

EJEMPLO: ____________ 1 FISHER, Royal P. Seguridad en los sistemas informticos. Madrid: Daz de Santos, 1988. p. 83.

Pgina 15 de 81 Normas3

Ibid., p. 90.

1.3.9.2 Op. cit. Cuando sea necesario citar la obra de un autor, ya citado anteriormente en forma completa, pero no en la referencia inmediatamente anterior, se utiliza la abreviatura Op. cit. Esta se escribe a continuacin del apellido del autor separada de ste por una coma y luego se agregan los nmeros de las pginas correspondientes precedidos de la letra p, antecedidos por una coma.
EJEMPLO: ____________ 1 MABBETT, Terry. Fruta chilena: un xito fenomenal. En: Agricultura de las Amricas. Nueva York. Vol. 4, no.1 (ene. - feb. 1994), p.5.
2

FISHER, Royal P. seguridad en los sistemas informticos. Madrid: Daz de Santos, 1988, p.83.
3

MABBETT, Op. cit., p. 6.

Cuando el autor ya ha sido citado en otra pgina del mismo trabajo, se escribe el apellido del autor, la abreviatura Op cit., y el nmero de la pgina. Cuando sea necesario citar varias veces dos obras distintas de un mismo autor, al usar la abreviatura Op cit., se agrega el apellido del autor y el ttulo de la obra a la cual se refiere la cita, separada de aqul por una coma.
EJEMPLO: ____________ 1 MARIO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de la calidad total. Bogot,: Tercer Mundo Editores, 1989. p.20.
2

MARIO NAVARRETE, Hernando. Planeacin estratgica de la calidad total. Santaf de Bogot: Tercer Mundo Editores, 1993. p.69.
3

MARINO NAVARRETE, Gerencia de la calidad total, Op. cit., p.35. MARIO NAVARRETE, Planeacin estratgica de la calidad total, Op. cit., p.21.

1.3.10 Presentacin de las Notas de Pie de Pgina. Las notas de pie de pgina, se colocan separadas del texto por una lnea horizontal continua de aproximadamente doce espacios. Esta lnea se traza desde el margen izquierdo despus del ltimo rengln del texto y separada de ste por dos renglones.

Pgina 16 de 81 Normas3

Las notas de pie de pgina se indican en el texto, con asterisco. En caso de presentarse ms de una nota en la misma pgina, cada una se distingue con uno, dos o ms asteriscos. Su sealizacin no es consecutiva a travs del documento sino por pgina.
Ejemplos dentro del texto: Costo promedio de suscripcin* Publicaciones seriadas**

El asterisco que identifique cada nota de pie de pgina se coloca a un rengln debajo de la lnea que divide el texto, contra el margen izquierdo. El texto de la nota de pie de pgina se comienza inmediatamente despus del asterisco. Cuando la nota de pie de pgina ocupe dos o ms renglones, el segundo y los subsiguientes se iniciarn contra el margen izquierdo a un rengln. Entre una nota y otra se dejan dos renglones. Cuando una misma aclaracin o informacin requiera aplicarse simultneamente a varios enunciados diferentes, se coloca un asterisco a cada trmino.
EJEMPLO: En el texto: Montera*, Sincelejo*, Rohacha*, Valledupar*. En la nota de pie de pgina: * ciudades con ms de cien mil habitantes.

1.3.11 Notas de entrevistas y comunicaciones personales. Las referencias a entrevistas, opiniones verbales o correspondencia personal, se escriben como notas de pie de pgina cuando sean necesarias para complementar la informacin en el texto. En la nota de pie de pgina la referencia lleva los datos correspondientes a la forma, mediante la cual se obtuvo la informacin, el nombre de la persona que la suministr, su cargo u oficio, la ciudad y la fecha en que se obtuvo.
EJEMPLO: * ENTREVISTA con Mara Emma Meja, Ministra de Educacin Nacional de Colombia. Santaf de Bogot, 20 de febrero de 1996. ** CARTA de Fabio Tobn Londoo, Director Ejecutivo del Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y certificacin (ICONTEC). Santaf de Bogot, 4 de enero de 1995.

Pgina 17 de 81 Normas3

Nota. En su aplicacin, las consideraciones anteriores sobre formas de presentacin de las referencias bibliogrficas pueden quedar alteradas debido a las determinaciones tcnicas de los ordenadores. Tales alteraciones se aceptan en tanto no modifiquen de manera sustancial la forma y el contenido de lo indicado en la presente norma.

1.4 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Estas tienen por objeto establecer la presentacin uniforme de referencias bibliogrficas para libros, folletos, informes y publicaciones peridicas con el fin de facilitar la identificacin de los mismos o de una de sus partes. Se dan indicaciones especiales para la presentacin de referencias bibliogrficas de tesis, trabajos de grado, monografas, otros trabajos de investigacin, memorias de congresos, conferencias, reuniones y publicaciones seriadas. Una referencia bibliogrfica se puede presentar: k Como parte de una bibliografa. k En el encabezamiento de un resumen o de un anlisis crtico. k Como cita de pie de pgina, al final del captulo o texto. k Anexa a un texto: como cita de pie de pgina, al final del captulo o del texto. k Incorporada de manera completa a un texto.

1.4.1 Presentacin de una referencia bibliogrfica. Las referencias bibliogrficas estn compuestas por elementos, algunos de ellos bsicos, los cuales se aplican a cualquier referencia bibliogrfica; los elementos no comunes son los que nos definen el tipo de informacin que se maneja. Los elementos bsicos o comunes de las referencias bibliogrficas se definirn una sola vez y se explicar como describirlo. Los elementos que son diferentes y que nos define el tipo de referencia bibliogrfica especfica, se definirn y explicarn cada uno en la seccin correspondiente. Cualquier forma de presentacin adoptada debe ser siempre constante. El segundo rengln de la referencia y los subsiguientes, se escriben sin dejar sangra, es decir, se comienza a escribir debajo de la primera letra del primer rengln. Entre rengln y rengln de la referencia se deja un rengln y entre referencia y referencia, dos renglones.

Pgina 18 de 81 Normas3

Cuando haya dos o ms referencias de un mismo autor, se ordenan alfabticamente a partir de la letra inicial del ttulo ( sin tener en cuenta el artculo inicial). El nombre del autor no se repite en las referencias que siguen a la primera y se sustituye por una lnea de ocho rayas continuas (________), siempre que no sea la primera referencia de una pgina.
EJEMPLO: CASAS LOZADA, Juan Gabriel. Adaptacin del mtodo de Ven Te Chow para calcular picos de escurrimiento en cuencas de drenaje pequeas en el Valle del Cauca. Cali: CVC, 1970. 19p. ________ Anlisis de beneficios econmicos del Proyecto Obando-Cartago. Cali: CVC, 1971. 34p.; cuadros, mapas, esc. 1:50.000.

En caso de que se repitan el autor y el ttulo, stos se sustituyen por dos lneas de ocho rayas continuas cada una (________ . _______), conservando la puntuacin que separa autor y ttulo. Las referencias se ordenan cronolgicamente, colocando en primer lugar la ms reciente.
EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansin urbana en el valle geogrfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. Cali: 1986. 30p. ________ . _______ Cali: CVC, 1985. 25p.

1.4.2 Referencias bibliogrficas de libros, folletos e informes. La referencia bibliogrfica consta, en su orden, de los siguientes elementos:

4 Autor 4 Ttulo 4 Subttulo 4 Nmero de la edicin de la primera 4 Pie de imprenta: lugar de publicacin, nombre del editor, ao de publicacin. 4 Paginacin; nmero de los volmenes y tomos 4 Descripcin de material acompaante 4 Serie o coleccin

Pgina 19 de 81 Normas3

4 ISBN (opcional)
Las referencias bibliogrficas deben conservar el siguiente esquema: Autor. Titulo: subttulo. Edicin. Ciudad: Editor, ao de publicacin. Paginacin + material acompaante. Serie, nmero. ISBN (opcional) 1.4.2.1 Autor.

Autor personal. El nombre del autor se escribe as: primero se colocan los apellidos, en letra mayscula sostenida, separados por una coma del nombre escrito con mayscula inicial y seguido de punto.
EJEMPLO: CAMPO VELASCO, Oscar. DOMNGUEZ LPEZ, Alberto.

Cuando haya dos autores se escriben los apellidos y sus nombres, unidos por la conjuncin "y" o su equivalente en el idioma en que est escrito el libro o folleto.
EJEMPLO CAMPO VELASCO, Oscar y DOMNGUEZ LPEZ, Alberto.

Cuando haya tres autores, se escriben los apellidos y sus nombres separados, el primero y el segundo, por punto y coma y el segundo y el tercero por la conjuncin "y" o su equivalente en el idioma en que est escrito el libro o folleto.
EJEMPLO: CAMPO VELASCO, Oscar; DOMNGUEZ LPEZ, Alberto y VALENCIA GUTIRREZ, Mara.

Cuando haya ms de tres autores, se escriben, el apellido y el nombre del primero y en seguida la expresin latina abreviada et al. que corresponde a (y otros).
EJEMPLO: VALENCIA GUTIRREZ, Mara y no VALENCIA GUTIRREZ, Mara arq. RAMREZ, Octavio. y no RAMREZ, Octavio S.J.

Pgina 20 de 81 Normas3

En caso de que el nombre del autor no aparezca, debe hacerse la entrada de la referencia bajo el ttulo, colocando las dos primeras palabras de ste en mayscula sostenida.
EJEMPLO: MANUAL PARA la elaboracin y presentacin de documentos.

Autor corporativo. El nombre del autor corporativo se escribe en forma completa, con mayscula sostenida, tal como aparece en el libro o folleto.
EJEMPLO: CORPORACIN AUTNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA-CVC

Cuando el autor corporativo sea una entidad gubernamental a travs de la cual se ejerzan funciones legislativas, ejecutivas o judiciales, se cita primero el nombre del pas, departamento, municipio o jurisdiccin equivalente, seguido del nombre de la entidad.
EJEMPLO COLOMBIA. MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL NARIO. ASAMBLEA DEPARTAMENTAL. OCAA. CONCEJO MUNICIPAL.

Esta regla no se aplica cuando el nombre de la entidad incluye el nombre del pas o jurisdiccin.
EJEMPLO: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Cuando el libro o folleto est escrito en otro idioma, el nombre del pas o jurisdiccin se escribe en forma completa y en espaol. El de la entidad, en el idioma en que est escrito el libro o folleto.
EJEMPLO: ESTADOS UNIDOS. AGRICULTURAL RESEARCH SERVICE y no, UNITED STATES. AGRICULTURAL RESEARCH SERVICE

Cuando se trate de publicaciones pertenecientes a entidades subordinadas a ministerios o secretaras ejecutivas o administrativas, se cita primero el nombre del

Pgina 21 de 81 Normas3

pas seguido del nombre de la entidad subordinada, sin necesidad de mencionar el ministerio, departamento o secretara de la cual depende.
EJEMPLO: COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO y no, COLOMBIA. MINISTERIO DE DESARROLLO ECONMICO. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

Las entidades gubernamentales o privadas de carcter autnomo se indican por su nombre.


EJEMPLO: CORPORACIN AUTNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA UNIVERSIDAD DEL VALLE EMPRESA MUNICIPALES DE CALI.

Cuando se trate de entidades con la misma denominacin, se agrega el nombre del lugar respectivo, con mayscula inicial, con el fin de hacer la distincin necesaria. Si la entidad fuera de carcter nacional, se agrega el nombre del pas entre parntesis
EJEMPLO: INSTITUTO DE INVESTIGACIONES TECNOLGICAS (Chile) INSTITUTO DE INVESTIGACIONES TECNOLGICAS (Colombia)

Si fuera de carcter local se agrega el nombre de la ciudad precedido de una coma.


EJEMPLO: MUSEO DE ARTE MODERNO, Bogot. MUSEO DE ARTE MODERNO, Caracas. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, Cali. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, Medelln.

1.4.2.2

Ttulo. Se escribe tal como aparece en la portada del libro o folleto y se coloca a continuacin del nombre del autor, separado de ste por un punto y dos espacios.

EJEMPLO: ZULUAGA ARISTIZABAL, Judith. Manual de procesos tcnicos.

Pgina 22 de 81 Normas3

La primera letra del ttulo se escribe con mayscula , as como la de nombres propios de instituciones y en todos aquellos casos cuyo uso est establecido por las reglas gramaticales del idioma en que se redacte la referencia.
EJEMPLO: RIVERA, Jos Eustacio. La vorgine. CARRASQUILLA, Toms. La Marquesa de Yolomb.

1.4.2.3

Subttulo. Para efectos de la referencia, se coloca despus del ttulo, separado de ste por un espacio, dos puntos, un espacio.

EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansin urbana en el valle geogrfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas.

1.4.2.4

Nmero de la edicin diferente de la primera. El nmero de la edicin se indica a continuacin del ttulo o del subttulo, separado de cualquiera de estos elementos por un punto y dos espacios.

Se coloca en nmeros arbigos, separado por un espacio de la abreviatura ed.


EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansin urbana en el valle geogrfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. 2 ed.

1.4.2.5

Pie de imprenta. Se indica a continuacin de la edicin, separado de sta por un punto y dos espacios. Los elementos del pie de imprenta se colocan en el siguiente orden: lugar de publicacin, nombre del editor o de la imprenta (cuando no exista el del editor) y el ao de publicacin.

Lugar de publicacin. Se anota el nombre geogrfico de la ciudad en forma completa, tal como aparece en la portada. No se agregan denominaciones de tipo jurdico o poltico como: D.E., D.C., D.F., y otros. El nombre del pas, departamento, estado o provincia se agrega cuando se trate de nombres geogrficos homnimos o lugares poco conocidos.
EJEMPLO: Cartagena, Colombia. Cartagena, Espaa. Ayapel, Cordoba Colombia.

Pgina 23 de 81 Normas3

Si aparece ms de un lugar de publicacin, se anota slo el primero. Cuando no aparece el lugar de publicacin en ninguna parte del libro o folleto, se indica en la referencia con la abreviatura s.l. que corresponde a sine loco (sin lugar).
EJEMPLO: s.l.: Andina

Nombre del editor. Se escribe el nombre del editor como aparece en la portada o contraportada, eliminando las palabras compaa, editorial y las abreviaturas Inc., S.A. y sus equivalentes en otros idiomas
EJEMPLO La Oveja Negra Suramericana CVC

El nombre del editor se separa del lugar de publicacin por espacio, dos puntos, espacio.
EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansin urbana en el valle geogrfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. Cali: CVC.

Las entidades corporativas nacionales e internacionales, cuando aparecen como editor, se mencionan en forma completa, excepto aqullas que sean internacionalmente conocidas por sus siglas o acrnimos.
EJEMPLO: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar UNESCO FIFA CVC

Cuando el autor sea al mismo tiempo el editor, su nombre completo no se repite en el pie de imprenta y se sustituye por su sigla, si la tiene, o por la sola alusin a su nombre.
EJEMPLO INSTITUTO COLOMBIANO PARA EL FOMENTO DE LA EDUCACIN SUPERIOR. Estatutos Generales de las Universidades Pblicas. Bogot: ICFES

Pgina 24 de 81 Normas3

CALDAZA BENZA, Jos. Mtodos estadsticos para la investigacin. Lima: El autor. COLOMBIA. MINISTERIO DE AGRICULTURA. Programas Agrcolas. Bogot: El ministerio.

Cuando haya ms de un editor se anota slo el primero. Si no aparece el nombre del editor en la portada o en la contraportada, pero s la imprenta, se coloca ste ltimo. Se conservan las palabras Taller, Imprenta. etc., a manera de aclaracin.
EJEMPLO: Bogot: Imprenta Nacional

Si en el libro no aparece el nombre del editor ni el de la imprenta, se indica con la abreviatura s.n. que corresponde a sine nomine (sin nombre).
EJEMPLO: Medelln: s.n.

Ao de publicacin. El ao de publicacin se escribe siempre en nmeros arbigos, separado del nombre del editor por una coma. Se anotan los cuatro dgitos, sin punto.
EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansin urbana en el valle geogrfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. Cali: CVC, 1986.

Si no aparece el ao de publicacin en la portada, se coloca el del registro de la propiedad intelectual (Copyright). En caso contrario se anota s.f. que corresponde a sine facta (sin fecha). Si los datos de pie de imprenta no aparecen, se coloca la abreviatura s.p.i. que corresponde a sine pes emprenta (sin pie de imprenta). 1.4.2.6 Paginacin. La paginacin se indica en nmeros arbigos y se separa del ao de publicacin por un punto y dos espacios. Comprende el nmero total de pginas, el nmero total de volmenes, o solamente las pginas o volmenes consultados.

En las obras de un solo volumen se menciona el nmero total de pginas seguido de la letra p.
EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansin urbana en el valle geogrfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. Cali: CVC, 1986. 30p.

Pgina 25 de 81 Normas3

Cuando el libro tenga ms de un volumen y se consulten todos, se indica el nmero de volmenes, seguido de la letra v.
EJEMPLO: LLANOS DONEYS, Emperatriz Eugenia. Procesos administrativos del CEID. Cali: CVC, 4v.

Cuando el libro tenga ms de un volumen y se consulte uno solo, se cita el nmero del volumen consultado, precedido de la letra v y las pginas correspondientes.
EJEMPLO: LLANOS DONEYS, Emperatriz Eugenia. Procesos administrativos del CEID. Cali: CVC, v 2, p. 55-72.

Las pginas consultadas de un libro se indican anteponiendo al nmero(s) de la(s) pgina(s) la letra p.
EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansin urbana en el valle geogrfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. Cali: CVC, 1986. p.15 ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansin urbana en el valle geogrfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. Cali: CVC, 1986.p. 1-10

Si se consultan una o varias pginas de un determinado volumen, debe sealarse primero el nmero del volumen y luego el de la(s) pgina(s).
EJEMPLO: Cali: CVC, 1974. v. 3, p. 40-132.

Cuando las pginas consultadas no sean consecutivas, se indica la interrupcin mediante una coma.
EJEMPLO: p. 25-62, 73

1.4.2.7

Descripcin del material acompaante. Cuando el libro, folleto o informe incluya material adicional, como diapositivas, mapas, hojas de respuesta, ste se menciona mediante una palabra o frase que indique la naturaleza del mismo. Tal descripcin se separa del elemento anterior por medio de un espacio, signo de adicin (+), un espacio.

EJEMPLO:

Pgina 26 de 81 Normas3

ICFES. Aprender a investigar. Santaf de Bogot: ICFES, 1994. 35 p. + videocasetes (VHS) o + casetes (son.)

1.4.2.8

Serie o coleccin. Cuando un libro, folleto o informe haga parte de una serie o coleccin se coloca la mencin de serie entre parntesis, separada del elemento anterior por un punto y dos espacios.

La mencin de serie incluye el ttulo colectivo asignado por el editor. Para la numeracin dentro de la serie se coloca el nmero del libro, folleto o informe dentro de la serie, en nmeros arbigos, precedido de la abreviatura no., escrita con minsculas y separada del titulo de la misma por un espacio, punto y coma (;), un espacio.
EJEMPLO: GARCA MRQUEZ, Gabriel. Cien aos de soledad. Bogot: Oveja Negra, 1984. 347 p. (Biblioteca de Literatura Colombiana; no.1)

1.4.2.9

ISBN (opcional). Si el libro tuviera asignado el ISBN, ste se coloca separado del elemento anterior por un punto y dos espacios. La sigla ISBN precede al nmero respectivo.

EJEMPLO: GARCA MRQUEZ, Gabriel. Cien aos de soledad. Bogot: Oveja Negra, 1984. 347 p. (Biblioteca de Literatura Colombiana; no.1). ISBN 84-8280-401-4.

1.4.3 Referencia bibliogrfica para una parte de un libro o escrito de un autor en una obra colectiva.

1.4.3.1

Autor diferente del autor de la obra completa. Para citar un capitulo o parte de una publicacin, escrito por un autor diferente al autor que edita o compila, se utilizan los mismos elementos de la referencia bibliogrfica, como se indica a continuacin:

Autor del captulo o parte. Ttulo del captulo o parte. En: Autor que compila. Ttulo de la obra completa. Ciudad: editor, ao de publicacin.
EJEMPLO:

Pgina 27 de 81 Normas3

MORRISON, Elizabeth. La terapia familiar como prevencin. En: LANCASTER, Jeanett. Enfermera comunitaria: modelos de prevencin de la salud mental. Mxico: Interamericana, 1983. p. 172-180.

1.4.3.2

Del mismo autor de la obra completa. Cuando se haga referencia a un artculo, captulo o parte - con ttulo especfico - escrito por el mismo autor de la obra completa, el nombre se sustituye por una lnea de ocho rayas continuas, despus de la preposicin En. Luego se escriben los otros elementos de la referencia, separados de la lnea por un punto y dos espacios.

EJEMPLO: HARSS, Luis. Mario Vargas Llosa o los vasos comunicantes. En: Los nuestros. Buenos Aires: Sudamrica, 1966. p. 420-462.

1.4.4 Referencia bibliogrfica para tesis y otros trabajos de grado. La referencia bibliogrfica de tesis y otros trabajos de grado consta, en su orden, de los siguientes elementos: Autor. Ttulo: subttulo. Ciudad, ao de presentacin, paginacin o nmero de volmenes. Designacin de trabajo de grado (ttulo acadmico). Institucin. Facultad. Departamento o rea.
EJEMPLO: RUANO PARDO, Roberto; LPEZ OSORIO, Alfonso. SIAB Sistema de informacin automatizado para una biblioteca, Anlisis del sistema y diseo preliminar. Cali, 1987, 4 v. Tesis (Magister). Universidad del Valle. Magister en Ingeniera Industrial y de Sistemas.

Designacin de tesis u otro trabajo de grado. Se escribe la palabra tesis, trabajo de grado, o monografa con mayscula inicial, separada del elemento anterior por un punto y dos espacios. Ttulo acadmico. Se indica entre parntesis y en forma completa a continuacin de la mencin a tesis o a otro trabajo de grado. Cada trmino se escribe con mayscula inicial. Nombre de la institucin. Se da el nombre completo de la institucin ante la cual se presenta el trabajo, sin emplear abreviaturas y separado del ttulo acadmico por un punto y un espacio.

Pgina 28 de 81 Normas3

Nombre de la facultad y departamento. Se anotan en orden jerrquico, en forma completa y separados entre s por un punto y dos espacios.
EJEMPLO: CARDONA VILLADIEGO, Carlos Jos y RAMOS RUIZ, Efran Andrs. Efecto de cuatro distancias de siembra sobre la morfologa y los rendimientos en la habichuela (Viana sesquiDedalis L. Fruwh). Montera, 1985, 141 p. Trabajo de grado (Ingeniero Agrnomo). Universidad de Crdoba. Facultad de Ingeniera Agronmica.

1.4.5 Referencias bibliogrficas para ponencias en congresos, conferencias o reuniones 1.4.5.1 Ponencia. Cuando se hace referencia a una ponencia, se alude al autor individual y se utilizan los siguientes elementos: Autor de la ponencia. Ttulo de la ponencia. Preposicin En: autor, que es el mismo seminario, congreso o conferencia. (Nmero de la conferencia: ao de realizacin: ciudad donde se realiza). Ttulo que generalmente se identifica con memorias o actas. Ciudad de publicacin: Editor, ao de publicacin de las memorias. Pginas.
EJEMPLO CHARUM, Alfonso. La educacin como una de las bases para la sociedad informatizada del ao 2000. En: CONGRESO DEL SISTEMA DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN PARA LA EDUCACIN SUPERIOR. (6: 1987: Bogot). Ponencias del Vl Congreso del Sistema de Informacin y Documentacin para la Educacin Superior. Bogot: COLCIENCIAS, 1987. 302 p. ROMERO, Fernando. Sensacin, pensamiento y mtodo. En: SEMINARIO DE EDUCACIN Y SOCIEDAD. (2: 1982: Bogot). Ponencias y conclusiones del 11 Seminario de Educacin Centro de Promocin Ecumnica y Social, 1982. 173 p. SIERRA BARRENECHE, Enrique. El control total de la calidad. En: SEMINARIO INTERNACIONAL SOBRE GESTIN DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD COMO ESTRATEGIA DE DESARROLLO (1: 1990: Cartagena). Memorias del I Seminario Internacional sobre Gestin de Calidad y Productividad. Bogot: DNP, 1990. p. 65-87.

1.4.5.2

Conferencias, congresos, seminarios o similares. Cuando se hace referencia a conferencias, congresos, seminarios o similares, como un todo, stos se entienden como autor corporativo y los elementos que la conforman son:

Pgina 29 de 81 Normas3

Nombre de la conferencia, seminario o reunin similar, en mayscula sostenida seguido de (Nmero arbigo correspondiente a la conferencia: ao de realizacin: ciudad donde se realiz). Ttulo que generalmente se identifica con memorias o actas, seguido de la contraccin del, el nmero romano correspondiente y el nombre del seminario. A continuacin, los dems elementos de la referencia.
EJEMPLO: SEMINARIO DE PUBLICACIONES SERIADAS. (2: 1983: Bogot). Memorias del 11 Seminario de Publicaciones Seriadas. Bogot: Icfes, 1983. 2 v.

1.4.6 Referencia bibliogrfica para publicaciones peridicas (revistas, peridicos, anuarios, boletines)

1.4.6.1 Referencia bibliogrfica de un artculo de una publicacin seriada. La referencia bibliogrfica de un artculo de una publicacin seriada consta, en su orden, de los siguientes elementos:

4 Autor del artculo 4 Ttulo del artculo 4 Subttulo del artculo 4 Ttulo de la publicacin 4 Subttulo de la publicacin 4 Nmero del volumen 4 Nmero de la entrega 4 Fecha (mes y ao) 4 Paginacin 4 Resumen 4 Cita de cita
Esquema de la referencia para un artculo de una publicacin seriada. Se utilizan los siguientes elementos: Autor del artculo. Ttulo del artculo: subttulo del artculo. En: Ttulo de la publicacin: subttulo de la publicacin. Nmero del volumen, nmero de la entrega (mes, ao); paginacin. ISSN

Pgina 30 de 81 Normas3

Nmero del volumen. Se coloca el nmero del volumen o la indicacin del ao de existencia de la publicacin, si no aparece aqul. Se transcribe en nmeros arbigos aunque en la publicacin aparezca en nmeros romanos. Se coloca despus del ttulo de la publicacin o del subttulo, separado de cualquiera de estos elementos por un punto y dos espacios y precedido por la abreviatura Vol. escrita con mayscula inicial.
EJEMPLO: ZAMORA GARZN, Gabriel. La especializacin tecnolgica: consideraciones sobre su naturaleza y requerimientos. En: Educacin Superior y Desarrollo: rgano de difusin ICFES. Vol. 3

Cuando se hace referencia a dos o ms volmenes, debe utilizarse una lnea oblicua para separar los nmeros extremos de los mismos.
EJEMPLO: Vol. 2/5

Nmero de la entrega. Se coloca despus de la indicacin de volumen, separado de ste por una coma. Se indica en nmeros arbigos precedido por la abreviatura no.
EJEMPLO: ZAMORA GARZN, Gabriel. La especializacin tecnolgica: consideraciones sobre su naturaleza y requerimientos. En: Educacin Superior y Desarrollo: rgano de difusin del ICFES. Vol. 3, No. 3

Cuando dos o ms entregas estn reunidas en una, debe utilizarse una lnea oblicua para separar los nmeros extremos de las entregas.
EJEMPLO: No. 11/15 7

Si no aparece la indicacin de volumen, ni la del ao de existencia de la publicacin, se anota la del nmero de la entrega, precedida por la abreviatura no., separada del ttulo o del subttulo de la publicacin, segn el caso, por un punto y dos espacios.
EJEMPLO: BRIEVA, Jorge A; HERNNDEZ, Camilo y LOZANO Jos A. Corrientes litorales en el sector de La Boquilla, Cartagena (Colombia). En: Geologa Colombiana. No. 13

Pgina 31 de 81 Normas3

Si no aparece la indicacin de volumen, ni la de nmero de la entrega, se omiten estos elementos y se contina la referencia, conservando el orden Indicado para los dems elementos que siguen al nmero de la entrega. Fecha de publicacin. La fecha de publicacin se anota, entre parntesis, a continuacin del nmero de la entrega o del nmero del volumen, segn el caso, separada de cualquiera de estos elementos por un espacio. Comprende la denominacin de la estacin o del (de los) mes(es) que cubra la publicacin y el ao. El mes se anota en forma abreviada con las tres primeras letras escritas con minsculas. A continuacin se anota el ao con los cuatro dgitos. Si la fecha corresponde a dos o ms meses se utiliza un guin para separar el primero y el ltimo mes. Si no aparece la denominacin de la estacin o del mes, se anota solamente el ao.
EJEMPLO: Con elementos completos. ZAMORA GARZN, Gabriel. La especializacin tecnolgica: consideraciones sobre su naturaleza y requerimientos. En: Educacin Superior y Desarrollo: rgano de difusin del ICFES. Vol. 3, No. 3 (jul. - sep. 1984). Con indicacin de volumen solamente. PUGLIESE, Luca. Aspetti economici della viticoltura in Abruzzo. En: Annali della Facolt di Agraria. Vol. 32 (1981-1982) Sin indicacin de volumen ni nmero de entrega. JIMNEZ M., Nora. Plaga de pastos. En: Notas y noticias entomolgicas. (nov. dic. 1985)

Resmenes. Si no se consulta el original de un artculo o de una publicacin sino un resumen en una fuente secundaria, este hecho se explica mediante una nota. A continuacin se da la referencia completa de la fuente consultada precedida de la expresin Resumen en: separada de la nota por un punto y dos espacios.
EJEMPLO: VELZQUEZ C., Fabio E. Seleccin social e ingreso a la universidad pblica: Universidad del Valle. En: Revista Colombiana de Educacin. No. 10 (1982); p. 76-103. Original no consultado. Resumen en: Resmenes analticos en educacin. No. 1 (dic. 1983); p. 120122

Cita de cita. Si no se hubiera consultado el original pero ste fuera citado por otro autor en una publicacin, se hace la referencia completa del original y a continuacin, en una nota se coloca la referencia de la fuente secundaria precedida por la frase "citado por". EJEMPLO:

Pgina 32 de 81 Normas3

PFISTER, H. et. al. Partial characterization of a new type of bovine papiloma viruses. En: Virology. Vol. 96 (Jan. 1979); p. 1. Citado por: MOHANTY, Sashi B. y DUTTA, Sukanta K. Virologa veterinaria. Mxico: Interamericano, 1983. p. 106. ISBN 968-25- 0927-0

Artculos en varias entregas. Si el artculo comienza en una entrega y contina en otra u otras, debe hacerse la indicacin en orden cronolgico. Las descripciones correspondientes a cada entrega se separan mediante punto y coma.
EJEMPLO: MANZANO, Alejandro Hugo. Caractersticas de los suelos inundados. En: Arroz. Vol. 19, no. 199, (abr. 1970); p. 11-14; Vol., 19, no. 200 (may. 1970); p. 6-8; Vol. 19, no. 201 jun. 1970); p. 6-8

Artculos en suplementos. Cuando el suplemento sea parte de un volumen, la palabra Suplemento o su equivalente en el idioma de la publicacin, se coloca despus del nmero del volumen, separada de ste por una coma. Luego se anotan los dems elementos en el orden establecido.
EJEMPLO: HALE, Emest and ALQUIMIST, J.O. Relation for sexual behavior to germ cell output in farrn animals. En: Joumal Dairy Science. Vol. 43, Suplemento (dec. 1960); p. 145

Cuando el suplemento tiene numeracin propia, se indica a continuacin de ste, separado por punto.
EJEMPLO: LVAREZ MESTRA, Ramn. Mecanismos de accin de los antibiticos y quimioterpicos. En: Tribuna Mdica. Suplemento. Vol. 66, no. 5 (sep. 1982); p. 57-68

Artculos en publicaciones con secciones o series nuevas. El nombre de la seccin o serie se coloca despus del ttulo de la publicacin, separado de ste por punto. Luego se anotan los dems elementos en el orden establecido.
EJEMPLO ROJAS LLORENTE, Alfonso. Dos pases con una historia y un destino comn. En Economa Colombiana. Cuarta poca. No. 136 (ene. - mar. 1982); p. 25-26

Pgina 33 de 81 Normas3

KUCHENBUCH, Rold. Importancia de los procesos de intercambio de iones en el suela prximo a las races para la disponibilidad de potasio para las plantas. En: Revista de la Potasa. Seccin 4, Ciencia del Suelo. No. 1 (ene. 1985); p. 1-12

1.4.6.2 Referencia bibliogrfica de un nmero de una publicacin seriada. La referencia bibliogrfica consta, en su orden, de los siguientes elementos:

4 Ttulo de la publicacin 4 Subttulo de la publicacin 4 Editor responsable 4 Nmero del volumen 4 Nmero de la entrega 4 Fecha (mes y ao) de la entrega 4 Pie de imprenta: 4 Lugar de publicacin 4 Nombre de la editorial 4 Ao de publicacin 4 Paginacin 4 Periodicidad 4 ISSN
Esquema de la referencia bibliogrfica de un nmero de una publicacin seriada. Ttulo de la publicacin: subttulo de la publicacin / editor responsable. Nmero del volumen, nmero de la entrega (mes y ao). Lugar de publicacin: Editorial, ao de publicacin. Paginacin. Periodicidad. ISSN Editor responsable. Se relaciona con la persona o entidad responsable de la publicacin. El nombre del editor responsable se escribe tal como aparece en la publicacin, separado del elemento anterior por espacio, una lnea oblicua, espacio.
EJEMPLO: Educacin Superior y Desarrollo: rgano de difusin del ICFES / Instituto Colombiano para el Fomento de la Educacin Superior

Pgina 34 de 81 Normas3

Periodicidad. La periodicidad se escribe despus del nmero de pginas, separada de ste por un punto y dos espacios.
EJEMPLO: Educacin Superior y Desarrollo: rgano de difusin del ICFES / Instituto Colombiano para el Fomento de la Educacin Superior. Vol. 3, No. 3 (jul. - sep. 1984). Bogot: ICFES, 1984. 118 p. Trimestral

ISSN. Si la publicacin tiene asignado el ISSN, ste se coloca separado del elemento anterior por un punto y dos espacios, precedido por la sigla ISSN.
EJEMPLO: Educacin Superior y Desarrollo: rgano de difusin del ICFES / Instituto Colombiano para el Fomento de la Educacin Superior. Vol. 3; No. 3 (jul. - sep. 1984). Bogot: ICFES, 1984. 118 p. Trimestral. ISSN 01 20-3819

1.4.6.3 Referencia bibliogrfica para un artculo de un peridico. La referencia bibliogrfica para un artculo de un peridico, consta en su orden, de los siguientes elementos:

4 Autor del artculo, si aparece 4 Ttulo del artculo 4 Subttulo del artculo 4 Nombre del peridico 4 Lugar de publicacin 4 Fecha de publicacin (da, mes, ao) 4 Paginacin de la seccin consultada y seccin 4 Columna
Esquema de la referencia bibliogrfica para un articulo de un peridico Autor del artculo. Ttulo del artculo: subttulo del artculo. En: nombre del peridico, lugar de publicacin. (Da, mes, ao); paginas de la seccin consultada y seccin, nmero de la columna precedida de la letra c.

Pgina 35 de 81 Normas3

Nombre del peridico. Se escribe en forma completa, a continuacin del ttulo del artculo, precedido por la palabra En subrayada y separado de sta por un espacio dos puntos un espacio. Suplementos de peridicos. Se citan colocando el ttulo distintivo del suplemento o entrega especial, seguido del ttulo del peridico y separado de ste por una coma. Si el suplemento no tiene un ttulo distintivo, se coloca la palabra suplemento en el idioma del peridico, a continuacin del nombre de ste, separado por un punto y dos espacios.
EJEMPLO: GONZLEZ URIBE, Guillermo. Adelante, con altibajos. En: Magazn dominical, El Espectador, Bogot: (15, Sep., 1985); p. 12-17

1.4.6.4 Referencia bibliogrfica de separatas y reimpresos. Los reimpresos se citan en la misma forma que el trabajo original y las separatas como un libro o folleto. En ambos casos se indica en una nota la fuente donde fue originalmente publicado el trabajo. La nota se escribe a continuacin de las pginas, separada de stas por un punto y dos espacios.
EJEMPLO BRAGADIN, E.A y DIAZ, H.B. El silaje de despunte y maloja de la caa de azcar: su valor como forraje. San Miguel de Tucumn: Estacin Experimental Agrcola, 1962. p. 3136. Reimpreso de: Revista Industrial y Agrcola de Tucumn. Vol. 4, No. 3 (abr. 1967); p. 31 -36 CASSALET DVILA, Clmaco y HARPSTEAD, D. D. Valor nutritivo de los maces colombianos con gene opaco. Bogot : Instituto Colombiano Agropecuario, 1968. Separata de : Agricultura Tropical. Vol. 24, No. 2 (feb. 1969); p. 69-76

1.4.7 Referencia bibliogrfica de materiales audiovisuales. Cuando se hace referencia de materiales audiovisuales (videograbaciones, audios (CD, cintas, casetes) y diapositivas o similares) se procede la siguiente manera: 1.4.7.1 Videograbaciones. orden: La referencia de este material contiene en su

Ttulo. Ciudad: editor o productor, ao, nmero y designacin general del material [especificacin tcnica] (duracin): son., col. (o byn sepia), idioma.
EJEMPLOS.

Pgina 36 de 81 Normas3

ALMACENAMIENTO DE granos. Bogot: Colciencias-lcfes, 1984. 1 videocasete {Beta} (15 min): son., col., espaol. ERUPCIN VOLCNICA. Bogot: OPS-OMS, 1980. 1 videocasete [VHS] (15 min): son., byn, ingls.

1.4.7.2

Material sonoro. La referencia contiene en su orden:

Ttulo. Ciudad: editor y productor, ao. Nmero y designacin general del material sonoro (duracin): especificacin tcnica (monofsico, estereofnico y proceso dolby)
EJEMPLO: NUEVA DIMENSIN. Bogot: Universidad de la Salle, 1980. 1 casete son. (18 min): mono.

1.4.7.3

Diapositivas. La referencia contiene en su orden:

Ttulo. Ciudad: editor o productor, ao. Nmero y designacin general del material: color o blanco y negro (byn).
EJEMPLO: SEGURIDAD INDUSTRIAL. Bogot: SENAFAD, 1975. 39 diapositivas: col.

1.4.8 Referencia bibliogrfica para normas tcnicas. Autor corporativo. Ttulo: subttulo. Ciudad: Editor, ao de publicacin. Paginacin: il. ( ao y nmero de la norma) EJEMPLO: INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Dibujo tcnico: escalas. Bogot: ICONTEC, 1999. 3h: il (NTC1580)

1.4.9 Esquema de referencia bibliogrfica para fuentes electrnica (Internet) 1.4.9.1 Pgina web.

Pgina 37 de 81 Normas3

Responsabilidad principal (autor). Ttulo (de la informacin o del documento). Tipo de medio o soporte fsico. Localizacin. Fecha de la cita. EJEMPLO: UNIVERSIDAD DEL VALLE. Marco doctrinal [en lnea]. <http://www.univalle.edu.co/general/marco/index.htm> (citado en 4 de agosto de 2005)

1.4.9.2 CD-ROM o disquete. Autor. Ttulo. Tipo de medio o soporte fsico: requisitos del sistema. Ciudad: Editorial, ao. ISBN EJEMPLO: UNIVERSIDAD DEL PACFICO (Buenaventura, Colombia). Introduccin a la historia de la arquitectura colombiana [CD-ROM]: Windows 95 o posterior. Buenaventura, Colombia: Universidad del Pacfico; Bogot: Corporacin archivos de arquitectura colombiana, 2002. ISSN 958-33-4237-8

1.4.9.3 Para citar un artculo de una publicacin seriada electrnica (revistas, boletines, peridicos) Autor. Ttulo: subttulo. En: ttulo de la publicacin: subttulo de la publicacin. Tipo de medio o soporte fsico. Nmero de volumen, nmero de entrega (mes, ao). Localizacin. Fecha de cita. ISSN EJEMPLO: TOVAR, Camilo. Metabiblioteca: el sueo de lectores y bibliotecarios. En: El Tiempo [en lnea]. (12 al 17 de agosto, 2005). Disponible en: <http://www.eltiempo.com/histrico/marco/2005-08-12/contenido.htm> (citado en 12 de noviembre de 2007)

1.4.9.4

Artculos en bases de datos.

Autor principal. Ttulo del artculo. En: ttulo de la publicacin original. Tipo de medio o soporte fsico. Volumen, nmero (mes, ao); paginas. Fecha de cita. Disponibilidad y acceso EJEMPLO:

Pgina 38 de 81 Normas3

TORRES, Diego. La autopista de la informacin. En: El profesional de la informacin [base de datos en lnea]. Vol 3, No 1/2 (ene-feb 2008); p. 3 [citado en 25 de octubre de 2008]. Disponible en EBSCO HOST

1.4.9.5

Para citar mensajes electrnicos.

Responsabilidad principal del mensaje. Ttulo (o tema del mensaje). Tipo de medio o soporte fsico. Responsabilidad subordinada (receptor del mensaje). Fecha de envo del mensaje. Fecha de cita. Nota EJEMPLO: BERBARDI, Adriano. Concepto tcnico licencia. [correo electrnico]. Mensaje enviado a: Andrs Garca. 20 de junio de 2009. [citado en 17 de enero de 2010]. Comunicacin personal

Pgina 39 de 81 Normas3

2. PAUTAS PARA LOS DOCUMENTOS DE LA CVC Si los mayores patrimonios que tiene la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca son su reputacin como empresa generadora del desarrollo de la regin, su valioso recurso humano y su prolfico conocimiento institucional, entonces estos pilares deben ser tratados con sumo cuidado para prolongar y conservar su valor y reconocimiento en el tiempo. Esto slo puede ser posible aplicando ciertas pautas que contribuyan a consolidar su imagen y esta ardua tarea puede lograrse mediante la excelencia en las producciones editoriales que genere la entidad a travs de su grupo humano. Los documentos emitidos por la corporacin ya sean informes, formatos, textos de campaas, piezas de comunicacin, libros, publicaciones, videos, etc, son parte fundamental de la identidad e imagen que proyecta, y deben reflejar la calidad y solidez de la entidad, su uniformidad visual y el rigor con que se procesa y se llega al conocimiento e informacin que produce. Por tal razn, adicionalmente a las recomendaciones para la realizacin de documentos corporativos que fueron esbozadas en el primer captulo de este manual, a continuacin presentamos las pautas que deben cumplir todos los documentos que sean emitidos por los miembros de la entidad a nombre de la CVC hacia sus pblicos internos y externos. 2.1 REDACCIN Los trabajos de la CVC se escriben en la fuente o tipo de letra Arial y el tamao de la fuente 12 el cual se aplicar al texto o cuerpo del trabajo, mientras que para los ttulos el tamao ser de 14. La forma correcta de escribir el nombre completo de la organizacin y su sigla es Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca (Cvc). La sigla CVC se escribe en mayscula nicamente cuando va sola. Ejemplo: durante todo el ao, la CVC mantiene el monitoreo sobre De igual manera, la palabra corporacin se escribe dentro de cualquier prrafo en minscula y slo en mayscula cuando inicia la frase despus de un punto seguido o un punto aparte.

Pgina 40 de 81 Normas3

El correcto uso de estas palabras relacionadas con el quehacer de la corporacin, para el manejo de correspondencia o textos en general, estn determinadas por el correcto uso del castellano y de nuestra unidad de imagen corporativa: Cuando se escriba el nombre completo de la corporacin y su respectivo acrnimo, este ltimo debe ir entre parntesis y en minsculas, si est dentro del texto de un prrafo debe ser precedido por un signo de puntuacin, usualmente por la coma (,) o un punto (.). Ejemplo: La Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca (Cvc), informa a los ciudadanos... Ninguna sigla se escribe en plural, por lo tanto, no se escribe las CARS al referirse a las corporaciones autnomas regionales, la forma correcta sera: Las CAR. A diferencia de los acrnimos (Corponor, Corpoica, etc), las siglas, s se escriben en maysculas. Los acrnimos llevan la primera letra en mayscula, no as los plurales de stos ni de las siglas. Ejemplo: para las Corporaciones y las ONGs., la forma correcta es: las Car, las oenegs u ONG, esta ltima en versalitas. 2.2 ECOEFICIENCIA La CVC, como mxima autoridad ambiental del departamento del Valle del Cauca, debe dar ejemplo de manejo eficiente de los recursos, principalmente de aquellos que requieren en su elaboracin recursos naturales. Un ejemplo de ello es en el uso eficiente de papel, tinta, energa y tecnologa en la produccin e impresin de documentos. Es decisin de la Direccin General de la CVC, aplicar el programa de ecoeficiencia como un patrn permanente de desempeo, a travs de acciones sencillas, que deben convertirse en costumbres y prcticas del quehacer diario. Reciclar significa reutilizar las cosas. Con una tonelada de papel reciclado se economizan 3.700 libras de madera y 24 galones de agua; si se recicla una tonelada de papel, se pueden salvar 17 rboles. Al optimizar el uso del papel, es menor el requerimiento de materia prima vegetal. Las normas Icontec para tesis y otros trabajos de grado aqu descritas definen entre otros el uso del papel por una sola cara y la escritura a doble espacio, son normas que demandan mayor consumo de papel.

Pgina 41 de 81 Normas3

La corporacin modifica con fines de la eficiencia ambiental, algunos puntos y a cambio adopta los siguientes: Usar las dos caras del papel. Para todo documento que se produzca (informes, cartas, memorandos, coinceptos) deben utilizarse las dos caras del papel. Usar menos papel representa adems del cuidado de los recursos naturales, el ahorro de dinero y de gastos de eliminacin de basura. Escribir a espacio sencillo en el interlineado. Esto se aplica en documentos elaborados en procesador de texto (word). El trabajo se escribe a una interlinea sencilla y despus de punto aparte a dos interlneas sencillas, cuando es punto seguido se deja un espacio. Tamao de la letra. Para los documentos elaborados en computador, la fuente o tipo de letra debe ser Arial y el tamao de la fuente 12 el cual se aplicar al texto o cuerpo del trabajo; para los ttulos el tamao ser de 14. Tamaos de fuente mayor a 12 y 14 no se aplicarn; slo en casos especficos y con escasa ocurrencia se usar un tamao mayor. Uso racional de la negrilla. Uso de la negrilla, para resaltar ttulos o parte de la informacin contenida en el documento, se recomienda usarla lo menos posible, esto ahorra tinta de la impresora y reduce la contaminacin. Recuerde que las alternativas de letra cursiva y reducir el tamao de la fuente, tambin permite destacar. Uso racional del papel. Verificar y revisar bien los documentos antes de enviarlos a la impresora para evitar el desperdicio de tinta, energa, papel, as como la generacin de ms desperdicios. Tecnologa. Usar en la impresora la funcin de borrador para los trabajos que se presentan para ser revisados y usar las impresoras lser, de chorro o burbuja cuando se est seguro de que se va a imprimir el trabajo definitivo, as como el uso de equipos que consuman menos energa Reutilizar. Aprovechar las hojas de papel desperdiciadas para reutilizarlas en la impresin de borradores de documentos.

2.3 COMIT EDITORIAL DE LA CVC La CVC genera a travs de sus diferentes reas de conocimiento, un nmero importante de informacin que es publicada para uso de la comunidad regional, nacional e internacional.

Pgina 42 de 81 Normas3

Como entidad pblica, la CVC se rige por las pautas establecidas a travs del Acuerdo 060 de 2001 por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin para la administracin de las comunicaciones oficiales. De all la importancia que para la difusin y divulgacin de este conocimiento institucional sea necesario que se haga un correcto uso del espaol en los niveles tcnico, cientfico y literario, con un estilo unificado. Por esta razn, se debe tener en cuenta que todo libro o publicacin que se emita bajo la sombrilla de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca debe contar con la revisin y visto bueno del comit editorial de la CVC, con el fin de conservar y salvaguardar el patrimonio bibliogrfico de la entidad y su conocimiento institucional, as como garantizar que se cumpla con las pautas definidas en este manual y con los estndares de calidad de las producciones editoriales que histricamente ha generado la corporacin. Dicha revisin es realizada por el coordinador del proceso de manejo de la documentacin corporativa y debe llevar el visto bueno del coordinador del proceso comunicacin corporativa, pertenecientes a la secretara general. El comit editorial es el responsable de definir las polticas para la edicin y publicacin de documentos y el manejo de la imagen corporativa en las diferentes publicaciones que realice la corporacin, por tal razn, es obligacin de todas las dependencias de la CVC, presentar previamente al comit editorial, las propuestas del impreso que se vayan a realizar, con una justificacin de la misma y la descripcin de sus caractersticas. El comit velar por que se realicen los respectivos registros de los derechos de autor, el trmite del ISBN y verificar que se realicen los depsitos legales.3 El comit editorial de la CVC est conformado por el Secretario General o su delegado, el jefe o coordinador encargado del Grupo Administracin de la Documentacin Tcnica, Archivo y Correspondencia, quien ser el secretario del comit; un profesional de gestin documental, el coordinador del proceso comunicacin corporativa o su delegado, el coordinador del Grupo de Educacin Ambiental y Participacin Ciudadana o su delegado, un representante de la Direccin de Gestin Ambiental, un representante de la Direccin Tcnica Ambiental, un representante de la Direccin Administrativa, un representante de normas y procedimientos de la Direccin de Planeacin y un representante de la Oficina Asesora Jurdica.

REGISTRO LEGAL DE DOCUMENTOS. Vase captulo quinto del presente documento

Pgina 43 de 81 Normas3

2.4 EDICIN DE DOCUMENTOS Y LIBROS La presentacin de un informe es tan importante como su contenido. La primera impresin es la que cuenta y es la razn por la que un informe debe estar correctamente editado. La presentacin del documento tiene efecto positivo o negativo en el lector, aun antes de ser ledo. Adems, ayuda a proyectar la imagen del autor y de la organizacin. En la edicin de documentos corporativos se establecen normas especficas, con el fin de manejar uniformemente la imagen corporativa en el mbito de las diferentes publicaciones. La coordinacin de la edicin de documentos corporativos estar a cargo de del Centro de Informacin y Documentacin (Ceid). 2.4.1 Requisitos para le edicin documentos de la CVC. La Ley 23 de 1982 sobre los derechos de autor y propiedad intelectual, redefine los derechos econmicos y morales del autor; define al editor como tal, y establece la regulacin del contrato de edicin y la interaccin autor-editor. En el vocabulario editorial, se ha llamado pgina legal4 a la ubicada despus de la portada, donde se registran los datos que legalizan el documento. Al editar un documento, la ley establece en el Artculo 125, los requisitos que se deben incluir en el. Todo documento debe contener: - La tapa o cartula - La portada - La pgina legal o contraportada - Los preliminares - El cuerpo del documento y - Los anexos 2.4.1.1 Tapa, pasta o cartula. Es diseada por el autor (es) o editor (es). 2.4.1.2 Portada. Consta de: * Ttulo y subttulo (si lo hay) de la obra
4

PGINA LEGALVase el numeral 2.4.1.3

Pgina 44 de 81 Normas3

* Autor (es): personal, institucional * Casa editora (editorial, editores) * Lugar (ciudad) de la edicin * Fecha de edicin (ao)

MANUAL DE IDENTIDAD VISUAL CORPORATIVA DE LA CVC

COMPENDIO DE NORMAS PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS

FELIPE EUGENIO PAYN LVARO JOS BOTERO ROLDN Compiladores

CORPORACIN AUTNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARA GENERAL CENTRO DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN-CEID

Santiago de Cali, 2010

Pgina 45 de 81 Normas3

2.4.1.3 Pgina legal o contraportada. Debe contener la siguiente informacin: Ttulo del documento. Si consta de varios volmenes, se debe anotar en cada uno de ellos el nmero correspondiente. En el volumen I relacionar todos los volmenes (obra completa) Nombre del ilustrador, tanto de la cartula como de las ilustraciones internas del documento. Nota de reproduccin. Copyright o reserva del derecho de autor. Ao de la primera publicacin. Nombre y direccin de editor ISBN de la obra completa. ISBN del volumen. Tiraje (cantidad) El tiraje fue de 3000 ejemplares (este dato puede ir de colofn). Ficha catalogrfica en la fuente. Colofn (ltima pgina) datos del impresor.

Fecha en que se termin de imprimir el documento. Mes ao, nombre del taller, direccin, telfono (opcional) y ciudad. EJEMPLO: Esta obra se termin de imprimir en marzo de 2010 en los talleres de la CVC. Carrera 56 # 11-56, telfono 3181700, Cali.

Pgina 46 de 81 Normas3

COMPENDIO DE NORMAS PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS Publicacin de la Secretara General de la CVC Ilustrador cartula: Arquitecto Alvaro Calero D. Adaptacin de ilustraciones interiores: Arquitecto Alvaro Calero D. Editor: Rodrigo Humberto Escobar Holgun 001.42 C822c

CORPORACIN AUTNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA (Cvc) Compendio de normas para la elaboracin de documentos corporativos / Judith Zuluaga de Caldern; Alvaro calero D [comp.]. Cali: CVC, 1999. 116 p.: il. 1. NORMAS TCNICAS 2. ELABORACIN DE

Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca -1999 ISBN: 958-95375-9-6 Publicado por:

Carrera 56 # 11-36 Telfono: 3181700 Fax: 3391750 Email: cvc_ceid@colnet.com.co A.A. 2366 Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia Preprensa e impresin: Cargraphics S.A.

Pgina 47 de 81 Normas3

2.4.2 Crditos institucionales. Son los reconocimientos que se hacen a la institucin, los cuales se dan de acuerdo con la jerarqua de la alta gerencia, as: 2.4.2.1 Nombre y cargo del Director General. Este dato debe ir escrito en una hoja independiente. El nombre se escribe con maysculas fijas y el cargo con mayscula inicial. Se ubica en la cuarta parte inferior derecha. 2.4.2.2 Consejo Directivo. Los nombres de los miembros del Consejo Directivo se consignan en una hoja independiente. Se inicia con el ttulo CONSEJO DIRECTIVO, en mayscula fija, seguido del ao. Los datos de los miembros del Consejo se registran en la misma forma en que se registraron los datos del Director General. El listado lo encabeza el Gobernador del Valle, se le da el reconocimiento como tal y el cargo que desempea ante el Consejo. Se contina con los representantes de: la Presidencia de la Repblica, el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, los alcaldes, los gremios, las comunidades indgenas, las negritudes y las ONG. 2.4.2.3 Comit Asesor de la direccin. Aqu se registran tanto los nombres de los miembros de comit asesor de la direccin, como el cargo y la dependencia a que pertenece. 2.4.2.4 rea generadora del documento. Aqu se debe registrar todo el personal que trabaja en el rea, seccin o grupo generador de la publicacin. Esto es independiente del registro del autor intelectual personal que aparece en la portada, junto con el autor institucional. Es conveniente que se registre la especialidad de cada uno y, de ser posible, sus cargos. 2.4.3 Misin y visin Corporativas. La misin corresponde a la razn de ser de la entidad. La visin, a donde quiere llegar. Es importante que en los documentos elaborados y editados por la CVC aparezcan siempre la misin y la visin corporativas. Esto permite que el lector relacione el contenido del documento con la corporacin.

Pgina 48 de 81 Normas3

3. IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA La identidad de la empresa exige una manifestacin visual o fsica que la identifique. La identidad visual, junto con el accionar diario, son los que constituyen la personalidad reconocible de una empresa. Como toda organizacin de amplio y dinmico crecimiento, la CVC ha desarrollado un sistema de comunicacin grfica, simbolizando a travs del color y de la imagen, el inters de la empresa por el medio ambiente. Es la proyeccin de una entidad moderna comprometida con su regin y su ambiente. El logosmbolo est conformado por cuatro elementos bsicos de diseo que son: El color azul que representa el agua y el cielo. El color verde que representa la naturaleza, la montaa y los bosques. El color blanco que representa lo social, lo econmico y el ro Cauca. Los colores anteriores encierran las letras que identifican a la empresa, diseadas con una forma delgada e inclinada para representar no slo la solidez tcnica y econmica de la institucin, sino tambin su dinamismo. Se ha escogido una forma rectangular para representar el equilibrio que debe existir entre los diferentes componentes, con el fin de permitir el desarrollo humano sostenible. Tiene una connotacin femenina.

Pgina 49 de 81 Normas3

3.1 LA MARCA La marca es el medio esencial por el que la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, se manifiesta visualmente, es seal de que estn tratando con nosotros, con nuestro servicio. La conjugacin de las letras CVC se emplea actualmente como abreviatura de Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca. Hemos aprendido a observar en esas tres letras la representacin de un logotipo, que aunque podra significar cualquier otra cosa, es fcil identificar en el pas a que se refiere con ellas. En junio del 2008, este logo fue objeto de un rediseo. Todo rediseo es respuesta a llamados del tiempo, es necesario encajar el trmino que guarda relacin estrecha entre la marca precedente y la nueva marca. La nueva identidad puede reproducirse de manera anloga o digital desde proporciones de un centmetro y medio de ancho por uno de alto, gracias al pragmatismo de sus elementos es posible identificarla con claridad. Involucra es eslogan corporativo: comprometidos con la vida, como referente hacia la actividad prctica de la corporacin. La economa en el color ha llevado a su uso a dos tintas especiales Pantone, que proporcionan independencia a la marca del empleo de este atributo. Cuando la marca pasa por un proceso de fotocopia o transmisin por fax retiene una claridad y reconocimiento aceptable. En la marca de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, la forma y el contenido van de la mano se muestra un mensaje sin ambigedad en correlacin con la misin y la visin corporativa. Esta marca no es esttica como la anterior, est en movimiento, se dirige hacia el futuro. Ha sido pensada para ser empleada en los nuevos medios de comunicacin. Es una marca flexible con posibilidades amplias, comunica y expresa las preocupaciones recogidas en 55 aos de historia a toda una nueva generacin de vallecaucanos, citndolos al tiempo en un compromiso.

3.2 USO DEL COLOR El color es un componente primario del estilo de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, la eleccin significa contencin, sobriedad, fuerza y una aversin a todo tipo de frivolidad. El color es una ayuda destacada para el reconocimiento de nuestra marca, que despus de todo es el objetivo de la nueva identidad corporativa. Se han usado

Pgina 50 de 81 Normas3

colores puros para potencializar su atractivo. La especificacin del color est dada en el cdigo del sistema de tintas Pantone, que permite un manejo exacto y tiene la capacidad de ser traducido en calidades de pintura para botes de spray y brochas. El azul es un smbolo del cielo, el mar y el agua fresca y pura, a partir de ah emana ideas de limpieza y pureza, haciendo que el azul sea un color apropiado para hablar de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc; la oscuridad en el tono elegido significan formalidad y seguridad. Se ha usado el Pantone 2768C, un pigmento azul con las siguientes equivalencias: R:18, G:22, B:77 y C:100, M:90, Y:13, K:61; a los modos de color para medios virtuales y anlogos respectivamente. Como representacin en el logotipo del cielo y adems para enunciar el nombre de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, en este caso el azul se usa como sustituto del negro. El verde es el color natural de la frescura, muestra nuestra estrecha relacin con la ecologa y el medio ambiente. La eleccin hecha es un verde que contiene azul, lo que le da un contraste y versatilidad mayor y un aire deportivo y activo. Adems la oscuridad aade carcter de la buena calidad que nos caracteriza. Se emple el Pantone 356C, que corresponde a: R:0, G:115, B:54 y C:95, M:8, Y:93, K:27. Para indicar en el logotipo la montaa, con uso extendido del slogan corporativo, comprometidos con la vida. Adems se usa color blanco para significar la franja ro, entre el cielo y la montaa. De igual manera para la sigla institucional CVC. El papel sobre el que se imprime la marca de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, con estos colores refuerza en gran modo la identidad individual, el color realza la apariencia esttica de la corporacin.

3.3 TIPOGRAFA La tipografa en la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, es de comunicacin visual y escrita, esto recoge desde la fuente empleada en la marca institucional, hasta el tratamiento del texto preciso para esta importante obra de consulta. La eleccin del tipo de letra y la manera en que se usa en el material impreso es un factor caracterstico de la identidad corporativa visual. En la nueva identidad de la CVC, se han utilizado seis familias de tipos, con un amplio nmero de gradaciones que se emplean para dar al texto matices necesarios, trados del sistema mtrico occidental.

Pgina 51 de 81 Normas3

En la comunicacin visual que se estableci, el tipo desempea dos funciones, llamar la atencin, para esto ha de ser llamativo y atractivo, fuente Mighty Zeo, para la sigla institucional CVC. Y luego retener esa atencin para lo cual se aplica una norma distinta con el fin de transmitir una informacin ms extensa y detallada, fuente Gill Sans MT, con ella se escribe Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca. Para el slogan corporativo, Comprometidos con la calidad, se maneja fuente Azrael y Arial para textos informativos. Tambin se uso en este manual corporativo Century Gothic para textos cortos y Century Schoolbook para los bloques de texto.

3.4 TIPO DE LETRA En la nueva identidad de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, se han empleado seis tipografas distintas: Mighty Zeo, Gill Sans MT, Azrael, Arial, Century Gothic y Century Schoolbook. Mighty Zeo, tipo usado para la sigla institucional CVC, pertenece a la familia Script, una letra ligera, moderna, que atribuye al carcter de trabajo hecho a mano, lo que supone en ella la firma de la corporacin. Debe ir en el logotipo en altas y este tipo cuenta con 12 gradaciones. Gill Sans MT, con ella se describe Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca. Es de la familia palo seco modificado, un tipo consistente, perdurable, que pone presente la seriedad. Se utiliza en estilo itlico, en tipo ttulo con la primera

Pgina 52 de 81 Normas3

letra de cada palabra en alta, a excepcin de los artculos y las dems letras que van en bajas. Este posee siete gradaciones. Azrael, es el tipo manejado para el slogan corporativo, Comprometidos con la vida. De la familia palo seco modificado. En estilo itlico, provee la caracterstica de naturalidad que hace analoga con la cercana de la corporacin con los vallecaucanos. Se usa a manera de oracin con la c en alta y las dems letras en bajas. Este tipo cuenta con una sola posibilidad. Arial, es el cuarto tipo empleado como parte de la nueva identidad de la corporacin para textos informativos en todo tipo de piezas por fuera de la marca. Es el indicado para apuntar toda la informacin de tipo documental, pertenece a la familia palo seco. Es un tipo mesurado, legible y de comn relacin con todo tipo de pblico. Posee 15 gradaciones que lo hacen expresivo. Los ttulos en Arial deben ir al centro en la pgina y los bloques de texto justificados a ambos lados. Su uso se debe hacer desde un tamao mnimo de 10 puntos con un interlineado que adicione dos puntos sucesivamente. Si se escribe con el mnimo puntaje el interlineado ser 12. Los tpicos mnimo y mximo de las tipografas Mighty Zeo, Gill Sans MT y Azrael de la marca institucional son determinados en su conjunto, obedeciendo a los tamaos del logotipo, atendiendo al tiempo a su legibilidad, la disposicin es explicada en el siguiente apartado la retcula bsica. De manera adicional se uso en este manual corporativo el tipo Century Gothic de la familia palo seco modificado, con una gran legibilidad para los textos cortos y Century Schoolbook, una variacin de esta primera ajustada ala familia dromana moderna para los bloques de texto; una tipografa con serif que hace ms verstil la lectura en compilados de texto extensos; proyecta distincin y elegancia. Con cuatro gradaciones cada una.

3.5 LA RETCULA BSICA En la nueva identidad de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, la retcula bsica es una ayuda para conseguir continuidad en la disposicin de textos y figuras. Los elementos hasta ahora expuestos integran la unidad conocida como marca, en una familia.. A travs de la retcula se puede dar control ms exacto a estos elementos dentro del proceso y produccin de cualquier tipo de pieza que incluya la nueva identidad. Mediante esta referencia, la intencin es que cualquier persona que use la nueva identidad, funcionarios, diseadores, impresores, comprueban si la letra y las

Pgina 53 de 81 Normas3

figuras estn dispuestas correctamente. Esto hace que no se ponga en peligro el aspecto estndar de la corporacin. Se ha nombrado con letra X la unidad base de la retcula, para efectos prcticos, sta puede sustituirse por cualquier cantidad, entendiendo las equivalencias entre los distintos elementos del logotipo y su disposicin en el espacio. I 3.6 LOS TAMAOS Los tamaos estndar del papel de escribir son los de la serie A y B, siendo preferida la primera. La razn es porque el largo y ancho es tal, que cuando se dobla el papel por la mitad, la relacin permanece exactamente igual. Esto tiene sus ventajas, por ejemplo, en las reducciones, mientras que los tamaos ms usados son A4: ancho 210 mm X alto 297mm, A5: ancho 148mm X alto 210mm y A6: ancho 105mm X alto 148mm. Teniendo en cuenta los acuerdos internacionales respecto a la normalizacin se recomienda el uso de la serie A, al hacerlo nos adaptamos a las decisiones tomadas por la Organizacin Internacional para la Normalizacin (ISO) y el Instituto Holands de Normalizacin (NNI), apoyndose en la recomendacin ISO/R216-1961 y NEN 381-1962. En cuanto al tamao mnimo del logotipo de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, se consideran proporciones de ancho 15mm X alto 12mm sin el slogan corporativo. Ese tamao se establece a partir de la importancia que tiene que el logotipo se reconozca como unidad desde su ms mnima expresin. Con este se puede por ejemplo, poner la imagen corporativa en piezas de merchandising como lapiceros sin afectar esta regla. El tamao mximo queda en libertad y depende de la pieza a que se aplique el logotipo, atendiendo siempre la mesura.

3.7 LA CORRESPONDENCIA Una carta es para la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, un mensaje, una afirmacin tangible, una explicacin o una pregunta. La hoja con los elementos de la identidad corporativa posee categora. La correspondencia de la CVC tiene un membrete en la parte inferior de la hoja donde aparecen las direcciones y la informacin de la direccin general y cada una de las ocho regionales. Al tener material de escritura idntico se expresa de forma convincente la interrelacin entre las diversas divisiones. El juego de escritura de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca se compone de papel de escribir tamao estndar A4: ancho 210 mm X alto 297mm,

Pgina 54 de 81 Normas3

sobres de ancho 230mm X alto 110mm, tarjetas de presentacin comercial de ancho 90mm X alto 55mm y formas administrativas de tamao A4. Visualmente todos estos elementos tienen mucho que ver entre ellos ya que se emplean juntos, o bien, sustituyndose entre si. Estas piezas de correspondencia encuentran dispuestos elementos comunes, una franja verde en el extremo superior que cruza el papel horizontalmente con un espesor de 4mm, la nueva marca corporativa y abajo el slogan corporativo y la lnea de texto de informacin. La posicin de la direccin y otros detalles como los espacios, estn programados en el procesador de textos por computador, que tambin dicta la posicin de las mrgenes y similares. 3.7.1 El papel de escribir. El papel de escribir es una herramienta ms que fundamental para la correspondencia, posee un carcter de independencia de la calidad o del contexto. Incluso cuando est en blanco dice algo sobre la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc. En nuestra correspondencia es comn la interrelacin entre los distintos niveles de presentacin y el papel de escribir como parte de un conjunto coherente. Como las fotocopias forman parte del grueso de la correspondencia hoy en da, en la inclusin de dos colores en la carta de la corporacin, se tiene por ventaja distinguir inmediatamente los originales de las copias. En la hoja A4 aparece en la parte superior una franja verde de 4mm de espesor, segundo se halla el nuevo logotipo de la corporacin en sus colores azul, verde y blanco. En orden, en la parte inferior se encuentra el slogan corporativo en el tipo Azrael en un puntaje de 17 y por ltimo en una o dos lneas, los datos de la corporacin o la regional en Arial, a 11 puntos y en estilo itlico. En el caso de la direccin general de la CVC, los datos son la direccin, el telfono, el fax, la pgina web, la ciudad y el pas. Para las ocho regionales el orden es el nombre, la direccin, la ciudad de ubicacin, el telfono y la pgina web de la corporacin. Al empezar a digitar los textos se deben tener presente las mrgenes: superior de 35mm, laterales de 30mm e inferior de 25mm. Por ltimo es preciso saber que la presentacin hecha del papel de escribir para este manual est a una escala del 67% sobre su tamao real.

Pgina 55 de 81 Normas3

Pgina 56 de 81 Normas3

3.7.2 La tarjeta de presentacin comercial. La tarjeta de presentacin comercial de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, est diseada horizontalmente, con texto moderado y a un tamao ancho 90mm X alto 55mm. La identidad es juzgada por la direccin de la empresa y precisamente a estos niveles el intercambio de tarjetas ha tomado un carcter casi ceremonial. La tarjeta comercial personifica a quien la tiene, su diseo y lo que se menciona en ella contribuyen al estatus de quien la porta. La tarjeta comercial se establece por su contenido como un compromiso entre la CVC y el individuo. Es una pieza que se caracteriza por tener menos textos y ms estatus. Adems del nombre del funcionario y su cargo en la corporacin, se ha puesto el nuevo logotipo corporativo, en el extremo superior una franja verde de 4mm de espesor que cruza el papel horizontalmente y los datos significativos en dos o tres lneas en la parte inferior. La tarjeta est diseada en sus dos caras, en la cara posterior se ha dispuesto en el centro del papel el slogan corporativo. El texto de la tarjeta se ha estandarizado en fuente Arial, en un puntaje de 8.5 para el nombre del funcionario en altas, debajo el cargo en bajas en tipo itlico. La informacin de los datos van en Arial 5.5, estilo itlico, tipo oracin. De forma que las modificaciones y restricciones quedan registradas para el futuro. Esta tarjeta est adecuada a la direccin general y a cada una de las ocho direcciones ambientales regionales. Slo resta elegir el papel de impresin. 3.7.3 Los sobres Para la correspondencia de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, se usan dos variedades de sobres cerrados, como transporte para las cartas y papeles. La variedad en los tamaos de los sobres se ha limitado a dos, el sobre ms pequeo que se emplea en la corporacin es de ancho 230mm X alto 110mm y tiene una ventana de ancho 230mm X 35mm de alto, arriba. Este tamao sigue la norma NEN 1025 (1978) y la ISO 269 (1976), el sobre se identifica con el cdigo EAS/BV. El sobre grande es el A4 sin doblar, manilla de la serie A con proporciones de ancho 220mm X alto 312mm.

Pgina 57 de 81 Normas3

Se ha escogido en ambos casos un sobre sencillo que incluye impreso sobre el papel una franja verde en el extremo superior que cruza el papel horizontalmente, con un espesor de 4mm, la nueva marca corporativa y los datos del remitente. Los sobres estn adecuados a la direccin general y a cada una de las ocho regionales. Es importante tambin sealar que la representacin de ellos puesta en este manual est a una escala del 70% sobre los tamaos originales. 3.7.4 Formas administrativas. El memorando, oficio y la resolucin.

3.8 LA PUBLICIDAD La comunicacin visual de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, cae dentro de dos categoras principales. La primera, el lado ms o menos permanente comprendido en un ncleo fijo de material impreso de consumo, tratado hasta este punto por esta obra de consulta. El otro es la publicidad de naturaleza ms variada y tiene relacin con la promocin necesaria para atraer la atencin sobre la labor de la corporacin y los servicios que presta a los vallecaucanos. En tanto que la nueva identidad persigue en primera instancia la continuidad en el diseo de todos los elementos, se debe tener en cuanta su incorporacin en la publicidad. En el proceso de implementacin conviene acudir a elementos como el nuevo logotipo corporativo, el slogan, la mascota ilustrada, el color, las tipografas; para que los miembros de la corporacin y el mercado la empiecen a relacionar con facilidad. CVC noticias es una importante pieza de la publicidad de la corporacin, un mensaje fresco con caractersticas inequvocas de quien es su emisor. Se constituye como una continuidad visual, aun as evolucionada con el paso del tiempo; cada edicin en esencia debe cubrir el salto entre ella misma y la precedente. CVC noticias sale dentro de una serie con caractersticas reconocibles para sus lectores, tanto en la forma, estilo editorial y manejo de los elementos de la nueva identidad de la corporacin. En el diseo de folletos y catlogos existe restriccin en cuanto al uso de los elementos de la nueva identidad de la corporacin, que deben apegarse a las especificaciones consignadas en esta importante obra de consulta.

Pgina 58 de 81 Normas3

La nueva identidad corporativa pasa a primer plano y corresponde a la direccin la tarea de dar directrices adicionales sobre como se debe respetar la identidad corporativa.

3.9 LOS ANUNCIOS Dentro de la referencia de la nueva identidad corporativa, la publicidad es una manifestacin recurrente en la que el mensaje de la CVC alcanza ms all del simple contenido. Dentro del uso de la publicidad coherente que se practica, la corporacin somete repetidamente y de forma voluntaria la nueva identidad a la atencin de un amplio pblico. Elementos de la nueva identidad corporativa como el nombre comercial, el logotipo, el uso de la letra de la corporacin, los colores, la mascota ilustrada; proporcionan a los anuncios un sello reconocible, ejerciendo un papel activo, posicionando y perpetuando la imagen de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc. Los spot televisivos son usados por la corporacin, vale de igual modo para este medio que la marca, el logotipo corporativo y las tipografas suministradas por la nueva identidad ayuden a reforzar el aspecto estndar. Mientras se haya en ejecucin cualquier campaa, hay elementos que se aaden para reforzar la imagen de la corporacin. Por tanto, la publicidad dentro del marco de la identidad corporativa significa a menudo cambiar elementos permanentes de la identidad con constituyentes cambiantes ligados a la campaa. 3.10 EL PARQUE AUTOMOTOR Los automviles, los camiones, las camionetas, los camperos, las dos lanchas, las motos y el bus, se presentan por si mismos de forma ideal para la nueva identidad de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Cvc. Los colores de la nueva identidad corporativa pueden ser impresos admirablemente con las especificaciones de tintas para impresin de la serie Pantone PMS, aceptado internacionalmente. La tinta de imprimir se aplica normalmente sobre el papel blanco y tiene una calidad transparente. El rtulo obtenido de esta manera se mantiene segn la voluntad de hacer el mantenimiento de los materiales. El parque automotor de la corporacin est da y noche a la vista del pblico, tiene por lo tanto, un papel fundamental en la comunicacin de la corporacin. Es importante que estas imgenes que se aplican con el fin de llamar la atencin en el suelo o el agua en ejercicio de las funciones cotidianas, desarrolle inters por la nueva identidad corporativa de la CVC, hemos elegido una manera simple, calra y legible de hacerlo.

Pgina 59 de 81 Normas3

En los vehculos de lujo se dispone de un adhesivo del nuevo logotipo corporativo con el slogan de proporciones de alto 230mm X ancho 215mm, en los vidrios anterior y posterior, justificado en el extremo superior izquierdo, para permitir la visibilidad. Los vehculos de uso ordinario tienen implementado un adhesivo del nuevo logotipo corporativo con el slogan ajustado al tamao de la puerta delantera a cada lado. Al igual que un cobertor impreso para el vidrio. En las motocicletas se usa un adhesivo del nuevo logotipo corporativo a ambos lados del tanque de combustible en proporcin de ancho 102mm X alto 80mm. La aplicacin a las lanchas Corroncha, Colombianita, el Ferry y El Garzn, consta de adhesivos del logo corporativo a ambos lados de la popa. Al igual que manejo tipogrfico para el anuncio: Patrulla fluvial ro Cauca, el nombre de la embarcacin y su respectiva matrcula. Al implementar la nueva identidad de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, en variedad de tamaos estandarizados se corre con ventajas prcticas en el uso de rtulos, auto-adhesivos y se puede cambiar rpidamente cualquier porcin de la marca.

3.11 VARIOS Una amplia aplicacin de la nueva identidad corporativa refuerza el carcter de la misma e impulsa conjuntamente de forma coherente todas sus variadas actividades. Aunque el ejercicio de las funciones, actividades y proyectos de la Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca lleva a un extenso paquete de material impreso, tiene que ser ordenado, diseado y producido acorde con las directrices de la poltica de identidad visual corporativa. En este caso el material de identidad corporativa solo puede presentar una ayuda limitada, solo puede dar normas. Desde el aspecto abierto de la nueva identidad corporativa todas estas divergencias y aplicaciones pueden ser modificadas peridicamente para seguir las nuevas demandas y tendencias.

Pgina 60 de 81 Normas3

3.12 POLITICAS DE ADMINISTRACION DE CONTENIDO PORTAL WEB DE LA CVC Y PORTAL DE EMPLEADOS (INTRANET) El portal de internet de la CVC, www.cvc.gov.co, es un sitio web cuyo objetivo es ofrecer a nuestros usuarios el acceso a informacin ambiental y de gestin institucional, as como a los servicios corporativos de una forma fcil e integrada. Debido a la interdisciplinariedad de los contenidos que incluye la pgina web de la CVC, es necesario conformar un grupo multidisciplinario integrado por un delegado de cada rea misional corporativa- direcciones Tcnica, de Gestin y de Planeacin-, liderados por un representante de la Oficina de Tecnologas de Informacin y uno de la Secretaria General proceso de comunicaciones. Cada miembro deber ser designado a travs de memorando, dirigido al Jefe de la Oficina de Tecnologas de la Informacin. Slo una persona de cada rea, ser la encargada de tener acceso a la red interna para actualizar los datos por parte de la dependencia correspondiente. El Jefe de Tecnologas de la Informacin, de la CVC proporcionar una clave de usuario y una contrasea, nica e intransferible para cada asignado por parte de las reas y capacitar a las personas encargadas, para que realicen la actualizacin permanente a travs del Vianet Site Manager 8.0, aplicativo utilizado para el montaje del portal de la CVC.

Los encargados de hacer la actualizacin deben tener como principio que su trabajo debe ser confiable y de fcil acceso, por lo que es necesario contar con polticas para la actualizacin y publicacin en los portales corporativos de empleados y pgina web. 3.12.1 Compromisos: 1. Ningn rea de la corporacin construir sitios web aislados del corporativo. 2. Los designados para actualizar contenido se encargarn de mantener actualizada la informacin publicada en el portal relacionada con el rea a su cargo. 3. No se publicarn ms de tres despliegues en los contenidos a publicar. Es decir mximo tres carpetas y cada una con sus archivos internos respectivos. Lo anterior con el objetivo de facilitar la navegacin de nuestros visitantes. 4. Se utilizarn nicamente las plantillas dispuestas en la herramienta web, sin ninguna clase de modificacin. 5. Los ttulos se publicarn en mayscula fija y en color verde oscuro. 6. Slo se publicarn textos en letra arial 10.

Pgina 61 de 81 Normas3

7. No se publicarn documentos de ms de 5 cuartillas. 8. Todo publicador tiene la obligacin de releer, por lo menos una vez, las informaciones que haya escrito. Es el autor quien debe descubrir incongruencias o datos errados que pudieron escaparse al momento de la redaccin. 9. El publicador debe tener en cuenta siempre, que redacta para un pblico heterogneo de mediana instruccin, as que: Todos los textos deben ser coherentes, claros, interesantes, precisos, fluidos y sencillos. Las palabras empleadas deben ser comunes, pero no vulgares (ejm: muerte en lugar de deceso). Las oraciones deben ser cortas pero no abreviadas. toda oracin de ms de 25 palabras dificulta la comprensin. Los prrafos deben ser breves, mximo 50 60 palabras. Nunca debe iniciar una frase con una cifra, a menos que esta sea de una sola palabra, ejemplo dos, cien, mil, etc. Evitar el juego de palabras que tiendan a confundir (ejemplo: disminuy el aumento de la gasolina). Evitar los localismos, regionalismos y provincialismos, para no excluir ningn sector de nuestros receptores. Los adjetivos valorativos deben ser muy escasos, expresar cosas como: una manifestacin gigantesca, o expresiones as puede resultar falso para muchos lectores. Casi siempre hay datos concretos que pueden reemplazar los adjetivos valorativos, para que el lector saque sus conclusiones. Evitar vaguedades como varios, un grupo, algunos. Estas pueden ser sustituidas por datos concretos. En todos los casos que sea pertinente deben darse las cifras de los costos. Es importante que toda informacin tenga relacin directa con la actualidad. No se deben dejar entre comillas palabras que no haya dicho nadie. 10. El publicador de rea deber recopilar y publicar la informacin de todas las reas adscritas a la dependencia que representa como administrador de contenido temtico. 3.12.2 Nombres, ttulos y tratamientos: - Cuando se menciona por primera vez en la noticia una persona, debe escribirse su nombre completo. En adelante se le mencionar por su primer apellido. - No se le dar a nadie el tratamiento de seor, doctor, don ni doa. Doctor est limitado a los mdicos. - Los ttulos de protocolo se emplearn sin adjetivaciones: Cardenal, Senador, Presidente. Prescindiendo de tratamientos como excelentsimo, eminentsimo. - La primera vez que se nombra a una persona se debe mencionar el cargo que ocupa: Presidente de la Repblica. Cuando no tiene cargo se debe mencionar

Pgina 62 de 81 Normas3

la profesin: abogado, mdico, arquitecto. En las menciones subsiguientes se utilizar el apellido, sin la repeticin del ttulo. O alternar apellido y cargo, pero no ambas cosas. Cuando en un boletn de la corporacin se menciona el nombre de la entidad, no habr que mencionar el nombre completo: Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca, se dir slo CVC, sin puntos entre las letras. Cuando se menciona por primera una sigla, se debe dar el significado completo, seguido de la sigla entre comas. De la segunda mencin en adelante se utilizar slo la sigla. Por ejemplo, cuando se escriba la sigla DAR, se deber explicar Direccin Ambiental Regional, en la primera mencin, de ah en adelante en el mismo escrito solo se escribir la abreviatura DAR.

3.12.3 Los nmeros: 1. Se escriben con letras los nmeros dgitos del cero al nueve y los que inician una frase. 2. Se podrn utilizar las palabras miles, millones y billones, para reemplazar ceros. (ejemplo: 237 millones). 3. Las fechas se escriben en el orden da, mes ao. 4. Los aos, se escriben sin punto de millar. (ejemplo: 2001) 5. Cuando se menciona porcentaje en un texto se debe escribir la expresin por ciento. Cuando va en grficos se utiliza el smbolo %. 6. Para enumerar algo se escogern nmeros o letras nunca combinados. Ejemplo: 3 senadores, 45 concejales NO tres senadores y 45 concejales. 3.12.4 Maysculas y minsculas. Se escribir siempre con mayscula la letra inicial de las siguientes palabras: Nombres propios de personas. Instituciones como Estado, Repblica, Ejrcito, Fuerzas Armadas, Iglesia, cuando son el sujeto de la oracin. Fiestas religiosas o nacionales: Navidad, Da de la Tierra. Nombres de ciudades, regiones, veredas. Nombres de iglesias, museos. pocas y acontecimientos histricos: Batalla de Boyac. Premios y Condecoraciones: Halcn de Oro. Nombres de rdenes religiosas: Carmelitas. Ttulo del primer mandatario de un pas: Presidente. Titulo de un dignatario cuando se utiliza en vez del nombre propio: el Papa, el Presidente. Nombres de acontecimientos deportivos: IX Juegos Intercorporaciones. Nombres cientficos de especies, familias y plantas. La sigla de la CVC siempre ir en maysculas cuando se emplee sola.

Siempre ir en minscula la letra inicial de:

Pgina 63 de 81 Normas3

Ttulos y dignidades cuando vayan seguidos del nombre completo de la persona que los ostenta: el papa Juan Pablo Segundo. Nombres de los cargos personales genricos como rector, gobernador, ministro. Ejemplo director general, Mara Jazmn Osorio Nombres de las estaciones del ao, los meses, los das de la semana, las razas, las sectas, las notas musicales y los puntos cardinales. Los gentilicios.

3.12.5 Ttulo: - Los ttulos deben expresar concretamente los hechos. - No deben redactarse ttulos genricos. 3.12.6 La forma correcta de escribir: a) Se escribir siempre con mayscula la letra inicial de las siguientes palabras: - Direcciones de la CVC como Direccin Tcnica Ambiental. - Grupos de la CVC como Grupo de Educacin Ambiental y Participacin Ciudadana. b) Ir siempre en minscula la letra inicial de la Direccin, rea o Grupo, cuando vaya seguido del nombre de la persona que ostenta el cargo. - La secretaria general, Claudia Cardona Campo. - El coordinador del grupo de administracin de los recursos naturales, Pepito Prez. c) Se escribir siempre con mayscula inicial el cargo de un funcionario cuando se utiliza en vez del nombre propio. - El Director General anunci - El Director de Planeacin se reuni d) Se escribir con mayscula inicial el nombre de la Corporacin. - Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca. e) Se escribir siempre en mayscula sostenida y sin puntos, la abreviatura de la Corporacin. - CVC

Pgina 64 de 81 Normas3

4. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

La adopcin de un sistema de gestin de calidad en la entidad, impone inmediatamente una serie de requisitos que deben ser implementados en conformidad con la norma tcnica de calidad. Una de estos requisitos, es el de la estandarizacin de todos los documentos corporativos bajo la sombrilla de una identidad comn para toda la organizacin. Esta entidad debe reflejarse en todos los documentos y formatos corporativos que maneje la entidad en su da a da. La norma tcnica colombiana de calidad en la gestin pblica NTCGP 1000:2009, seala por ejemplo que las entidades deben identificar e implementar las disposiciones legales que sean aplicables sobre el control de documentos y registros, como por ejemplo la Ley 594 de 2000. La estructura documental del sistema de gestin de calidad est determinada por el instructivo norma fundamental y es all donde se estandarizan todos los documentos que usa la corporacin para su normal funcionamiento, desde las caracterizaciones de los procesos, los procedimientos y formatos que son de uso diario de los funcionarios, hasta los planes, guas e instructivos. Todos estos documentos deben conservar y respetar unos lineamientos de homogeneidad y fcil reconocimiento. Todo documento que se utilice en la corporacin, debe estar avalado por el SGC para garantizar que el mismo sea diligenciado en cualquier dependencia de la CVC.

Pgina 65 de 81 Normas3

Pgina 66 de 81 Normas3

4.1 INSTRUCTIVO NORMA FUNDAMENTAL. Define la estructura de presentacin de los documentos soporte de los procesos de la corporacin, con el fin de estandarizar su presentacin. La norma fundamental tambin estandariza el uso del logotipo institucional, por tal razn con la adopcin de una nueva imagen corporativa, se determina la utilizacin del nuevo logo en todos los documentos soporte de los procesos de la CVC. Este logotipo debe estar ubicado en la parte superior derecha de los documentos corporativos. 4.1.1 Definiciones y tipos de documentos del SGC Caracterizacin de Procesos: Ficha que presenta las caractersticas generales de un proceso, dentro de las cuales se incluyen: nombre del proceso, objetivo, alcance, requisitos, etapas, entre otros. Este documento sirve de gua para el control de la planificacin del proceso y para el cumplimiento de requisitos. Cuadro de Autocontrol: Es un anexo que se incluye en los procedimientos y que tiene como propsito asegurar el logro de los resultados esperados de los mismos, a travs de la ejecucin de controles a las actividades clave para ello. Documento Externo: Documento de origen externo necesario para la ejecucin de los procesos y especialmente para la toma de decisiones en los mismos. Ejemplo: documentos legales.

NOTA: Los documentos externos traen una estructura de presentacin definida, por lo tanto este instructivo no es aplicable para ellos. Documento Soporte de Procesos: Son los documentos que soportan la definicin, ejecucin, seguimiento y control de los procesos de la Corporacin. Cada vez que este procedimiento menciona un documento, se refiere a esta clasificacin. Ficha Tcnica o Especificacin: Documento que presenta requisitos a cumplir para una actividad determinada. Ejemplo: fichas tcnicas de indicadores de gestin. Formato: Forma estandarizada para el registro de informacin.

Pgina 67 de 81 Normas3

Gua: Es un documento de apoyo para la ejecucin de las actividades de un proceso. Instructivo: Documento que muestra de una forma ms detallada que en el procedimiento, la ejecucin de una actividad. Generalmente un instructivo proviene de un procedimiento. Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales: Documento que contiene la descripcin de funciones por cada cargo adscrito a las dependencias de la Corporacin. Incluye la descripcin de estudios y experiencia. Mapa de Procesos: Esquema que presenta los procesos de la Corporacin, clasificados de la siguiente manera:

PROCESOS DE DIRECCIN, estratgicos o de direccin: Son los que se realizan para brindar direccin a toda la organizacin, establecer su estrategia corporativa y darle un carcter nico. Son responsabilidad de la alta gerencia y se ejecutan con su gua y liderazgo. PROCESOS MISIONALES O DE VALOR AGREGADO: Son los que ejecuta la organizacin para dar valor a lo que entrega a sus clientes, usuarios o la comunidad en general. PROCESOS DE APOYO: Son procesos que tienen que ver con la infraestructura de la organizacin, desarrollo del capital humano con que cuenta, desarrollo tecnolgico, adquisicin, sistemas de comunicacin e informacin, entre otros; que soportan la ejecucin de las actividades de la entidad. Plan de Calidad: Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo debe aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especfico. Procedimiento: Documento que muestra la forma especificada para llevar a cabo un proceso o parte de l, mediante la secuencia lgica de actividades. Proceso: Secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que transforman en productos o resultados con caractersticas definidas unos insumos o recursos variables, agregndoles valor con un sentido especfico para un cliente

4.1.2 Estructura de los documentos del SGC

Pgina 68 de 81 Normas3

A continuacin se presenta una tabla que contiene los diferentes tipos de documentos soporte de los procesos y los elementos de la estructura de presentacin de los mismos que para algunos son requeridos (es decir, deben ser incluidos), otros elementos son opcionales y otros no aplican: R: Requerido
Documentos soporte de los procesos Manual de Calidad Mapa de procesos Caracterizacin de procesos Plan de Calidad Procedimiento Instructivo Formato Gua

O: Opcional

NA:

No Aplica

Elementos de la estructura de presentacin de los documentos Encabezado Objetivo Alcance Definiciones Desarrollo Anexos R R R R R R O R R NA R R R R NA R R NA R R R NA NA NA O NA NA NA R O NA O R R R R R R R R O O O O O O NA O

Los documentos soporte de los procesos tienen la siguiente estructura: - ENCABEZADO:


INSTRUCTIVO: NORMA FUNDAMENTAL FECHA DE CDIGO: VERSIN: APLICACIN: IN.02.01 03 2009/03/05 ELABORADO POR: REVISADO POR: Grupo Gestin de Coordinador de Calidad Calidad Pgina 69 de 81

APROBADO POR: Director Administrativo

Tipo de documento y nombre: en tipo de documento ejemplo: Instructivo, procedimiento, plan de Calidad, entre otros. La estructura del encabezado cambia de un documento a otro, pero contiene los elementos descritos a continuacin, que aplican segn el documento. Fecha de aplicacin: Es la fecha representada en ao, mes y da, a partir de la cual tiene validez y aplicabilidad el contenido del documento presentado, es decir, despus de haber sido aprobado.

Pgina 69 de 81 Normas3

Cdigo: Corresponde a la identificacin alfa numrica del documento y se estructura de la siguiente forma: Las dos primeras letras hacen referencia al tipo de documento: MC: MP: CP: PC: PT: IN: FT: Manual de Calidad Mapa de Procesos Caracterizacin de Procesos Plan de Calidad Procedimiento Instructivo Formato

Los dos nmeros siguientes corresponden al consecutivo que se le ha asignado a los procesos en la Corporacin: 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Direccionamiento estratgico corporativo Gestin de Calidad Asesora y verificacin del sistema de control interno Caracterizacin de recursos naturales y priorizacin de situaciones ambientales Identificacin y formulacin de propuestas de intervencin Administracin de los recursos naturales y uso del territorio Mejoramiento de la oferta ambiental Fortalecimiento de la educacin y cultura ambiental ciudadana Gestin financiera Gestin del talento humano Gestin de recursos fsicos Gestin de tecnologas de informacin y telecomunicaciones Manejo de la documentacin corporativa Asesora y representacin jurdica Comunicacin Corporativa Medicin y seguimiento de la satisfaccin del usuario Formulacin de Instrumentos de Planificacin Ambiental Seguimiento y Evaluacin de la Gestin

Los dos dgitos finales corresponden al consecutivo de los documentos del proceso (No incluye formatos, pues estos estn referenciados dentro de los procedimientos e instructivos). Ejemplo de cdigo: PT.10.02: Es el procedimiento nmero 2 (Seleccin de Personal) que pertenece al proceso 10, Gestin del talento humano.

Pgina 70 de 81 Normas3

Versin: Es el nmero de dos dgitos que muestra en consecutivo la identificacin cada vez que se presenta una modificacin o creacin de un documento. Pgina: Muestra la paginacin de cada una de las hojas del documento, con relacin al nmero total de las mismas. Elaborado por, o Elabor: Presenta el equipo de trabajo de la Dependencia responsable de la ejecucin de la actividad que describe el documento. Revisado por, o Revis: Coordinador del equipo de trabajo que elabora el documento antes de su emisin final. Aprobado por, o Aprob: Corresponde al Comit de Calidad o directivos, de acuerdo con los niveles de aprobacin definidos en el procedimiento de control de documentos. Cabe anotar que la persona que revisa y aprueba puede ser la misma, pero debe diferir de quin elabora el documento. Logo: Aparece el logo de la Corporacin para identificar la pertenencia del documento a la misma. - OBJETIVO: Para las caracterizaciones de los procesos define el propsito del proceso, debe ser redactado empezando por un verbo, ser medible e incluir calificativos que permitan esta medicin para el cumplimiento del resultado del mismo. Para los dems documentos describe el propsito para el cual fue escrito el documento en cuestin, es decir indica lo que se quiere estandarizar y mostrar en el documento. - ALCANCE: Muestra los lmites del proceso o documento, es decir, donde inicia y termina el mismo, teniendo en cuenta el ciclo de mejoramiento continuo. Incluye tambin la aplicabilidad del contenido del proceso y nombra el rea que tiene responsabilidad directa de su ejecucin. - DEFINICIONES: Se incluyen para aclarar trminos que son mencionados en el desarrollo del documento y son necesarios para facilitar el entendimiento al lector. - DESARROLLO:

Pgina 71 de 81 Normas3

Corresponde al contenido de cada documento y posee los siguientes elementos: Mapa de procesos: Contiene los nombres de los procesos definidos para la organizacin clasificados como de Direccin, Misionales y de Apoyo, al igual que la principal entrada y salida del SGC. 4.1.2.1 Caracterizacin de procesos: Requisitos: Son todas las disposiciones internas, externas y/o legales que deben cumplirse durante la operacin del proceso. Aqu pueden incluirse: requisitos de la norma NTCGP 1000.2004, legales, del cliente, de la Entidad y dems existentes Lder de Proceso: Nombre del cargo designado para velar por el cumplimiento de los resultados de un proceso. Es la persona con capacidad para llevar al equipo de proceso bajo su liderazgo a que logre las metas establecidas para el proceso, mediante la ejecucin de planes de accin enfocados en el mejoramiento continuo. Al estar, por lo comn, distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes reas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales. La gestin de procesos introduce la figura esencial de propietario o responsable del proceso. Este es una persona que participa en sus actividades y es la responsable ltima, teniendo control sobre el mismo desde el principio hasta el final. Generalmente este papel es asignado a un mando directivo. Entradas: Son las materias primas, los materiales, la informacin, los insumos, entre otros, que se transforman o permiten la transformacin durante el proceso. Generalmente son las salidas de otros procesos. Incluye las mnimas sin las cuales no podra iniciarse la ejecucin del proceso Proveedores: Entidades o dependencias de la Corporacin que suministran un elemento de entrada del proceso. Dependiendo del proceso pueden haber internos o externos a la organizacin Etapas: Es la descripcin secuencial de las etapas generales del proceso. Cada una se describe iniciando con un verbo en infinitivo y se enmarcan en el ciclo PHVA. Planificar" es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin.

Pgina 72 de 81 Normas3

"Hacer" es implementar los procesos o lo planeado. "Verificar" es realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los productos respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. Es comparar lo planeado con lo ejecutado. "Actuar" es tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos. Resultados: Es lo que se genera despus de la transformacin de las entradas del proceso. Puede ser tangible o intangible. Deben definirse claramente las caractersticas esperadas. Estas caractersticas estn asociadas a los requisitos del cliente del proceso, a la actividad econmica de la organizacin y a los requisitos del producto o servicio (incluye requisitos legales). Este tem puede considerar la inclusin de resultados intermedios, es decir, aquellos que se generan previo al trmino completo del proceso (antes de completar el ciclo PHVA descrito anteriormente) Clientes: Entidades o dependencias de la Corporacin que reciben un producto o salida del proceso. Pueden ser internos o externos a la organizacin. Es necesario definir cuales son los requisitos del cliente del proceso con relacin al resultado del mismo, es decir cmo espera este cliente el resultado del proceso Recursos: Incluye los recursos de todo tipo que son requeridos para la ejecucin del proceso. Contiene recursos tcnicos, hardware, software, personal y define en esta ficha los ms importantes para asegurar el logro del resultado del proceso Parmetros de control: Nombra los indicadores que permiten medir y controlar la ejecucin y el resultado del proceso. Principalmente se enfocan al cumplimiento del resultado del proceso Responsabilidad / Participantes: Menciona las Dependencias que tienen responsabilidad directa en el proceso y en Participantes se relacionan las dependencias que intervienen en el proceso. Cuando todas las dependencias de la entidad participan, se coloca todas las dependencias de la Corporacin. Documentos soporte: Son los documentos que soportan la planeacin, ejecucin y seguimiento al proceso e incluyen: procedimientos, instructivos, registros, guas, especificaciones, planes, documentos externos y dems definidos por la organizacin.

Pgina 73 de 81 Normas3

Interrelaciones: Identifica la manera como estn relacionados los procesos entre s, las entradas y salidas de los mismos ayudan a encontrar esta relacin. Generalmente una salida de un proceso es la entrada de otro, de modo que s se logran resultados adecuados en cada proceso y existe comunicacin efectiva entre uno y otro, el resultado hacia el cliente ser el adecuado. Aqu se nombran los procesos con los que tiene interrelacin el que se est describiendo, con la misma denominacin que se ha definido en el mapa de procesos.

Ejemplo: Formato de Caracterizacin de procesos:

CARACTERIZACIN DE PROCESOS FECHA DE CDIGO: VERSIN: APLICACIN: ELABORADO POR: REVISADO POR:

Pgina __ de __ APROBADO POR:

OBJETIVO: ALCANCE: REQUISITOS: LDER DE PROCESO: ENTRADAS: Planear: Hacer: Verificar: Actuar: RESULTADOS CLIENTES DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN PROVEEDORES:

RECURSOS

PARMETROS DE CONTROL

Pgina 74 de 81 Normas3

DOCUMENTOS SOPORTE

INTERRELACIONES

VERSION: 02

4.1.2.2 Plan de Calidad: Proceso: Describe el nombre del proceso, debe corresponder al asignado en el mapa de procesos. Producto o servicio: Identifica el o los resultados del proceso que estn asociados que estn incluidos en el plan de calidad. Etapas claves del Proceso: Seleccionar de la caracterizacin del proceso las etapas que deben ser monitoreadas con el fin de garantizar que se cumplan los requisitos establecidos para el proceso y/o el producto o servicio. Parmetros o variables a controlar: Aspecto que debe ser medido, controlado o monitoreado de la etapa clave. Especificacin: Definir los atributos o caractersticas de calidad cumplir el parmetro o variable a controlar. que debe

Requisitos del producto/servicio: Citar el requisito legal, normativo, del usuario / cliente o un requisito propio de la organizacin que tiene relacin con el parmetro o variable a controlar. Recursos: humanos, tecnolgicos, infraestructura, econmicos, logsticos que se requieran para realizar el control. Responsable: Cargo designado para implementar y monitorear el o los controles asignados a cada etapa clave del proceso. Frecuencia: Periodicidad con la que se debe realizar el control. Registros: Documentos o informacin que evidencia la aplicacin y monitoreo de los controles requeridos en cada etapa clave, Que hacer si no se cumple: Definir las acciones correctivas que deben emprenderse en caso de incumplimiento de los requisitos establecidos para el producto o servicio.

Pgina 75 de 81 Normas3

4.1.2.3 Procedimiento: Contiene los siguientes elementos: Actividad: Incluye el listado secuencial de las actividades o tareas que componen el procedimiento, enumerndolas una a una. Cada actividad inicia con un verbo en tercera persona. En la descripcin de las actividades se pueden hacer referencias, que consisten en citar los elementos documentales que deben consultarse como complemento para el entendimiento y la ejecucin del procedimiento descrito. Se coloca, por ejemplo: ver procedimiento XXX, contina procedimiento XXXX o ver normatividad XXXX. Responsable: Es el nombre del cargo responsable de ejecutar la actividad descrita anteriormente. Dependencia: Es el nombre del rea a la cual pertenece el responsable de la actividad descrita anteriormente. Registro salida: Hace referencia al documento o producto que resulta de la ejecucin de la actividad, puede incluir caractersticas del mismo.

4.1.2.4 Instructivo: La descripcin del instructivo incluye al inicio del desarrollo el cargo responsable y la dependencia o grupo al cual pertenece dicho cargo. Ejemplo: La aplicacin de este instructivo es responsabilidad del Profesional Especializado de la Direccin de Planeacin. No se define una forma estandarizada para redactar los instructivos, pues estos pueden contener planos, fotos, diagramas, entre otros. 4.1.2.5 Gua: No se define una forma estandarizada para la redaccin de las guas, ya que son instrumentos de orientacin para algn procedimiento o proceso. 4.1.2.6 Formato: No se define una forma estandarizada generalizada para todos los formatos de la entidad. Cada uno de ellos se estandariza de acuerdo con el contenido y aplicabilidad de una manera especfica. 4.1.2.7 Formato Cuadro de Autocontrol: Es el primer anexo que se relaciona por cada procedimiento y contiene los siguientes campos: No: Indica el nmero de la actividad del procedimiento al cual se le est presentando un punto de autocontrol.

Pgina 76 de 81 Normas3

Actividad: Describe la actividad a la cual se le realiza el autocontrol. Se describe de la misma manera como est en el procedimiento, sin mencionar referencias ni anexos. Se escogen las actividades clave, es decir, las que afectan directamente los resultados del procedimiento.

Control: Indica los aspectos que se deben verificar o controlar en la actividad para garantizar que se cumple a cabalidad y que se alcanzarn los resultados del procedimiento para el cual se realiza esta actividad. Riesgo: Indica la accin que sucedera si se dejara de realizar el autocontrol descrito en el punto anterior.

Anexos: Proporciona datos adicionales o complementarios, que pueden ser de carcter normativo o informativo. Aplica para procedimientos e instructivos. Ejemplo: formatos a estandarizar relativos al procedimiento o instructivo, diagramas, listas de chequeo, entre otros. ANEXOS Anexo 1. Formato Mapa de Procesos. Anexo 2. Formato Caracterizacin de Procesos. Anexo 3. Formato Plan de Calidad. Anexo 4. Formato Procedimiento. Anexo 5. Formato Instructivo. Anexo 6. Formato Gua Anexo 7. Formato Cuadro de Autocontrol.

Pgina 77 de 81 Normas3

5. REGISTRO LEGAL DE LOS DOCUMENTOS

Las leyes 44 y 98 de 1993, dictan normas no slo sobre el registro nacional de derechos de autor a travs de la Direccin Nacional de Derechos de Autor para obtener el Copyright , sino tambin sobre el registro para obtener el nmero estndar de identificacin internacional del libro (ISBN), a travs de la Cmara Colombiana del Libro, con el fin de conservar el patrimonio bibliogrfico y hemerogrfico del pas, y por ende de la corporacin.

5.1 PATRIMONIO EL PATRIMONIO BIBLIOGRFICO Y HEMEROGRFICO COLOMBIANO El patrimonio bibliogrfico y hemerogrfico del pas es el conjunto de obras cientficas o culturales registradas en papel, tales como (manuscritos, libros, revistas, peridicos) o en otros soportes como (digital, discos, casetes, videos, software, mapas, etc), producidas, editadas e impresas en Colombia, por personas o entidades oficiales y privadas, nacionales o extranjeras; as como de aquellas obras importadas. Tambin forman parte de nuestro patrimonio las obras producidas en el exterior, en cualquier idioma, por autores, ilustradores o traductores colombianos; tambin los aportes a revistas, peridicos y obras seriadas por parte de autores colombianos y en general, las obras editadas e impresas en cualquier pas, que traten sobre Colombia. 5.2 REGISTRO NACIONAL DEL DERECHO DE AUTOR Es un servicio que presta el Estado a travs de la Unidad Administrativa Especial, Direccin Nacional de Derechos de Autor, para todo el territorio nacional. Tiene como finalidad brindar a los titulares del derecho de autor y derechos conexos, un medio de prueba y de publicidad de sus derechos, as como de los actos y contratos que transfieran o cambien ese dominio amparados por la ley. Igualmente ofrece garanta de autenticidad y seguridad de los mismos. Para tal fin se debe cumplir con ciertos requisitos: Diligenciar formularios entregados por ellos. Enviar los ejemplares para el depsito legal, con el fin de garantizar el patrimonio bibliogrfico as:

Pgina 78 de 81 Normas3

2 ejemplares del documento para la Biblioteca nacional de Colombia 3 ejemplares para la Biblioteca del Congreso 1 ejemplar para la Biblioteca de la Universidad nacional de Colombia-Bogot 1 ejemplar para la Biblioteca Departamental del Valle 6 ejemplares para el CEID central de la CVC Nota pie de pgina 5.3 QU ES EL ISBN? El ISBN es la sigla en ingls (International Standart Book Number), que en espaol significa el Nmero Internacional Normalizado para Libros. Este es el sistema internacional de numeracin que identifica cada ttulo y la produccin editorial de los diferentes pases. El uso del ISBN facilita la identificacin no slo del ttulo, sino de la edicin, el editor y el pas al que corresponde. Es una herramienta til para el control de inventarios y para la organizacin de libros en unidades de informacin o bibliotecas. El ISBN en Colombia es administrado por la Cmara Colombiana del Libro. 5.3.1 Composicin del ISBN. Est compuesto por diez dgitos, divididos en cuatro partes de longitud variable, separadas por un guin. - Identificacin del grupo (pas, regin o rea idiomtica). - Identificador del editor. - Identificador del ttulo. - Dgito de control (es el resultado de una operacin elaborada sobre los otros nueve dgitos). 5.3.2 Dnde debe ir impreso el ISBN? Debe imprimirse en la parte inferior izquierda del reverso de la portada o de la pgina legal y deber estar precedido de las letras ISBN. 5.3.3 Requisitos para el ISBN. - Diligenciar la ficha del editor. - Diligenciar la ficha Catalogrfica en original y copia. - Consignar $19.200 por cada ttulo que requiera ISBN, a la fecha 2010. - Adicionalmente, consignar $3.500 para el porte de correo, a la fecha 2010. - Enviar los formularios y consignaciones a la Cmara Colombiana del Libro. Igualmente se realizarn los trmites con el Centro Nacional del ISSN, ICFES/SIDES, para la asignacin del nmero internacional normalizado de publicaciones peridicas.

Pgina 79 de 81 Normas3

5.4 PROCEDIMIENTO INTERNO PARA OBTENER EL ISBN. El CEID central ser el encargado de tramitar los formularios respectivos segn cada caso, as como de distribuir los ejemplares de depsito y aquellos que la corporacin desee entregar a la comunidad en general. Las dependencias o funcionarios que estn interesados en registrar documentos, pueden hacerlo teniendo en cuenta los siguientes pasos: - Aprobacin por el Director o subdirector - Disponibilidad presupuestada I.P. y cargo contable - Verificacin del manejo del logosmbolo de la CVC y la pgina legal - Tramitacin de formularios por parte del CEID 5.5 BENEFICIOS DE OBTENER EL ISBN Y EL COPYRIGHT 5.5.1 En el mbito institucional. - Brindar proteccin a la obra. - Ofrecer garantas de autenticidad y seguridad de la obra. - Aplicar los derechos patrimoniales que permiten la utilizacin de la obra con exclusividad, para recuperar la inversin hecha en la produccin y publicacin de la misma. - Aplicar los derechos morales que generan el reconocimiento sobre la creacin de la obra, su integridad y su divulgacin. - Identificar el ttulo en cualquier idioma y en cualquier parte del mundo. - Identificar y registrar a la corporacin, en nuestro caso, como Editor-Autor, en el mbito internacional. 5.5.2 En el mbito personal del funcionario - Los funcionarios pblicos que sean autores de obras protegidas por el derecho de autor, podrn disponer contractualmente de ellas con cualquier entidad de derecho pblico. Art. 1, Ley 44/93. - Para realizar un magster o ejercer la docencia en el mbito universitario, slo se reconoce la autora personal o la coautora de una obra, si sta se encuentra debidamente registrada. - Al presentar una hoja de vida, slo se reconocen como publicaciones aquellas que tengan sus respectivos registros.

Pgina 80 de 81 Normas3

BIBLIOGRAFIA

BERNAL, Eufrasio. Hacia la ecoeficiencia en la cuenca alta del ro Bogot. En: Carta Ambiental. Santaf de Bogot: no. 3 (nov. 1997) p.4-5 CALERO DURN, lvaro. Qu es Ecoeficiencia? [documento gris]. Cali: s.n., 1998. p.v. 50 cosas que su empresa puede hacer para salvar la tierra. Buenos Aires : EMEC, 1995. 118p. CORPORACIN AUTNOMA REGIONAL DEL CAUCA-CVC. CAICEDO Germn; Carrillo, Gloria. Manual de identidad visual corporativa. Cali: CVC, 1997. s.p. CORPORACIN AUTNOMA REGIONAL DEL CAUCA-CVC. Manual para la elaboracin y presentacin de informes. Cali: CVC, 1990. 115p. CORPORACIN AUTNOMA REGIONAL DEL CAUCA-CVC. ZULUAGA, Judith; CALERO, Alvaro. Normas para la elaboracin de documentos corporativos. Cali: CVC, 1999. 93 p. CUMBRE DE Ro de Janeiro: Agenda 21. [tomado de INTERNET]. [s.l, s.n,], 1997. p.v. Captulos 4 y 16. FERNNDEZ DE LA TORRIENTE, Gastn. Comunicacin escrita: cmo escribir correctamente. Cali: NORMA, 1997. 157p. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACINICONTEC. Tesis y otros trabajos de grado: compendio. Santaf de Bogot: ICONTEC: 1996. p.v. MASSANS, Ralf y MIRALLES, Jordi. Ecologa de cada da. Barcelona: BLUME, 1995. 179p. SUSSAMS, John E. Cmo elaborar informes de trabajo. Barcelona: Ediciones Deusto, 1990. 133p.

Pgina 81 de 81 Normas3

You might also like