Matematicas - Mejorar-Procesos - Ishikawa

Cmo Mejorar los Procesos con Matemtica
IMP ISHIKAWA MATEMTICO DE LOS PROCESOS

UN CASO REAL
Te presentamos un caso real en el que implementamos el Ishikawa Matemtico de los Procesos (IMP) y logramos elevar la eficacia, la calidad, la productividad y la eficiencia de una organizacin. Se trata de una PyME con 6 aos de antigedad, especializada en la fabricacin industrial de la caja pedalera para bicicletas. Est ubicada en el cordn que rodea a la ciudad de Buenos Aires y trabajan en ella 30 obreros divididos en tres turnos de ocho horas cada uno, 3 supervisores y 4 gerentes.
El Gerente General de la organizacin uno de los dos hermanos propietarios de la misma solicit ayuda al Club Tablero de Comando para tratar de remediar una crisis que estaba atravesando su PyME. Nos coment que exista real insatisfaccin -tanto por parte de l como de su hermanoen relacin a los magros resultados econmicos y financieros que, desde haca tiempo, se generaban en la empresa. Entre ellos: 1. Una baja competitividad en relacin a empresas colegas 2. La insatisfaccin de los clientes porque no se le entregaban a tiempo las compras que realizaban 3. Quejas de clientes por el nivel de calidad de los productos, lo que generaba rechazos u observaciones
Club Tablero de Comando

Av. Corrientes 5143 - 1B Ciudad Autnoma de Buenos Aires CP 1414 Repblica Argentina Tel.: 54-11-4855-1189 tablero@tablerodecomando.com mario@vogel.com.ar www.tablerodecomando.com
Comenzamos analizando el flujo de los procesos productivos claves de la empresa

En principio, realizamos un anlisis del flujo de sus procesos.
CCP 1
CCP 3
PROCESO DE VENTA
PROCESO DE FABRICACIN
PROCESO DE GESTIN DE APOYO
www.tablerodecomando.com
CCP 2
PROCESO DE GESTIN DE ADMINISTRACIN RED DE PROCESOS

CCP 4
Vista parcial esquemtica del flujo de procesos Durante este anlisis, efectuamos la lectura de los registros en la PCs de la empresa para tener informacin acerca de: a. b. c. d. e. f. g. la demanda las entregas los rechazos/observaciones de clientes internos los rechazos/observaciones de clientes externos los re-trabajos la duracin de las partidas de produccin la carga horaria de los operarios directos afectados

Observaciones luego de realizar el anlisis de la situacin

Las siguientes son algunas de las observaciones que presentamos a los propietarios de la PyME: 1. La cantidad de productos entregados mes a mes era inferior a las entregas solicitadas, con lo cual comprobamos la existencia de una Baja Eficacia de Produccin 2. Todos los meses se registraban tanto rechazos a los productos enviados como problemas a consecuencia de la falta de entrega a tiempo, lo que demostraba la existencia de Baja Calidad 3. La duracin en el tiempo de produccin de las partidas elevaba los costos por encima de las previsiones, disminuyndose notablemente la utilidad y la rentabilidad, lo que representaba una manifestacin de Costos Ocultos Innecesarios 4. Interrupcin (demoras) en el fluir del los procesos y subprocesos porque se paraban las lneas o partidas para detectar donde estaban los problemas 5. Almacenamientos intermedios innecesarios de todas las piezas con defecto que se amontonaban para re-trabajos o trabajar, caso primera operacin, en rebabas (sobrantes filosos) 6. Exceso de horas de operarios, lo que demostr una improductividad elevada que generaba Baja eficiencia que induca a su vez- a Costos Ocultos Innecesarios 7. Puestos de trabajo adicionales (para re-trabajos) no contemplados en los costos
La solucin propuesta para salir de la crisis

Dado que los procesos, cuando ocurren con cero defectos, son el alma de la productividad, propusimos a los hermanos empresarios implementar una estructura virtuosa que hemos denominado Ishikawa Matemtico de los Procesos, cuyos objetivos eran: 1) Llegar hasta la causa raz que frenaba o dilataba la ejecucin de sus procesos y les generaba costos ocultos innecesarios 2) A partir de la causa raz identificada matemticamente, generar soluciones y un plan accin para salir de la crisis

METODOLOGA 1. Comenzamos analizando los ndices de los resultados operacionales y el flujo de los Procesos para identificar sistmicamente cul era la espina o dnde resida la causa raz que provocaba un efecto negativo que frenaba o demoraba la actividad en un proceso 2. Utilizamos la metodologa Ishikawa Matemtico de los Procesos para identificar con objetividad la causa raz y lograr saber cul de todas las espinas era la que ms impactaba en la bsqueda de esa causa raz para que nos mostrara objetivamente cul era la razn principal de la ineficiencia, la baja calidad, la baja productividad y la baja eficacia en la empresa 3. Creamos un Plan de Accin para la eliminacin o disminucin de las causas perjudiciales
Diagrama de Ishikawa tradicional

Algunos profesionales de la empresa haban desarrollado el tradicional Diagrama de Ishikawa o Espina de Pescado para investigar y analizar las espinas y sus causas buscando la explicacin al problema detectado: resultados insuficientes en la productividad y en la calidad.
MANTENIMIENTO
MEDIO
polucin ambiental Evaporacin solventes y otros
MAQUINAS y EQUIPOS
Bajos rendimientos Materiales accesorios
No preventivo
Obsolescencia Vibracin
Baja calidad
Mquinas
Dispositivos
Baja velocidad Resultados en productividad y calidad insuficientes
Calidad solventes Operarios Desperdicio pintura Exceso retrabajos Pintado a soplete Capacidad Discoformidad rebabas aristas incorrectas Baja automacin
abaratar
MANO DE OBRA
MATERIALES
METODO
Vista del primer diagrama trazado

Ishikawa Matemtico de los Procesos (IMP)

El modelo Diagrama de Ishikawa que ellos haban desarrollado haba resultado un ejercicio muy valioso, pero: 1. No identificaba cul era la causa raz o principal 2. No informaba cul era la espina que ms impactaba en esa causa raz 3. No permita dar una razn o respuesta objetiva que explicara cientficamente la situacin por la que estaba pasando la empresa Todo se basaba en supuestos o interpretaciones de la lectura de la espina de pescado. Para dar respuestas objetivas y profesionales, hemos creado el Ishikawa Matemtico de los Procesos. Con los miembros del equipo de trabajo (los 3 supervisores de produccin y los 4 gerentes: comercial, administrativo, de produccin, y de recursos humanos), comenzamos analizando el esquema de los procesos desagregndolos por actividad y apuntando las causas principales como se observa en la vista parcial siguiente:
CUCHILLA DESAFILADA Exceso rebabas No manten. Preven Acero baja calidad Falta mantento. 20 - 1er PLEGADO POCA ARISTA Falta presin No es p/acero Falta mantento. 30 - 2do PLEGADO 40 PUNZONAD POCA ARISTA Falta presin No es p/acero DISCONTINUIDAD Soporte incorrecto Capacidad operario 10 - CORTE Dispositivo c/ falla
50 TORNEADO Vibracin Baja velocidad corte Colizas gastadas ESTRIAS Soporte insuficiente DIMETRO INCORRECTO 100 PINTADO 60 FRESADO
70 AGUJEREADO
80 SOLDADO
Vibracin
90 - LAVADO Solvente incorrecto
Privilegia costo
RESIDUOS GRASOS
Vista del esquema de las primeras observaciones

Baja adherencia Sucio
Soplete
Inmersin
AMPOLLADO y DESPERD PINTURA
Y para ayudarles a saber de un modo objetivo lo que realmente estaba ocurriendo, entregamos a los miembros del equipo las plantillas del Ishikawa Matemtico de los Procesos desarrolladas en Excel. Los miembros del equipo, entonces, lograron precisar que los clientes de la empresa durante el mes anterior a nuestra visita- haban requerido la compra de 1350 productos, de los cuales se fabricaron 1220 utilizando para ello 450 horas-hombre con una productividad de 2,71 piezas/hora.

Estos mismos clientes efectuaron -durante ese mes- 150 rechazos de productos con diferentes dificultades. El valor costo hora-hombre2 fue de $ 32,00 y se logr -ese mes que tomamos como mes de inicio- una eficiencia del 8,47% en base a un costo de $ 11,80 por producto entregado.
Productos / Servicios Demandados => Productos / Servicios Producidos => Hs.He. => PRODUCTIVIDAD (PIEZAS / Hs.He.) => Rechazos / Observ / Quejas TOTAL => Rechazos / Observ / Quejas TOTAL % => Rechazos / Observ / Quejas de la OP N => Rechazos / Observ / Quejas de la OP % => Rechazos / Observ / Quejas S/total => EFICIENCIA Costo Ha.He. => Productos => costo total => costo por producto => Eficiencia % => I 1.350 1.220 450 2,71 150 33,3% 26 17,3% 2,1% I $ 32,00 1.220 $ 11,80 8,47%
www.tablerodecomando.com $ 14.400
Vista del reporte Ishikawa Matemtico de Procesos Luego, les presentamos la metodologa para crear resultados operacionales por actividad, lo que permiti crear la siguiente tabla:
10 - CORTE
INICIO
NDICE DE PRODUCTIVIDAD
2,71
INICIO
NDICE DE CALIDAD NDICE DE EFICACIA NDICE DE EFECTIVIDAD NDICE DE EFICIENCIA
97,9% 90,4%
INICIO
7,66% 8,47%
Vista del reporte de los resultados operacionales por actividad
Cmo identificamos matemticamente la causa raz

Los miembros del equipo comenzaron bajo nuestra supervisin- a desagregar cada actividad de los procesos y subprocesos ingresando la informacin con la data existente en la empresa.

CCP1 PROBLEMA: EXCESO REBABAS a DIAGRAMA CAUSA RAZ MANTENIM MEDIO 2,00 37% 20% 1,60 36,5% 40% 0,96 36,6% 60% 0,38 39,5% MQUINA 2,00 37,5% 20% 1,60 36,5% 50% 0,80 30,5% 75% 0,20 20,6%
CCP1 PROBLEMA: POCA ARISTA a DIAGRAMA CAUSA RAZ MQUINA MANTENIM MEDIO 2,00 33% 2,67 44,5% 20% 30% 1,60 36,5% 1,87 42,6% 40% 50% 0,96 36,6% 0,93 35,6% 60% 75% 0,38 39,5% 0,23 24,0%
I R1 R2 R3
Valor Avance plan Nuevo valor Avance plan Nuevo valor Avance plan Nuevo valor Nuevo valor Avance plan Nuevo valor Avance plan Nuevo valor Avance plan Valor
I 4,39 2,62 0,97 R1 R2 R3
Valor Avance plan Nuevo valor Avance plan Nuevo valor Avance plan Nuevo valor Nuevo valor Avance plan Nuevo valor Avance plan Nuevo valor Avance plan Valor
10 - CORTE
R3 R2 R1 I 0,39 39,9% 55% 0,86 32,8% 28% 1,19 27,1% 11% 1,33 25,0% MANO OBRA R3 R2 R1 I MATERIALES MTODO
20 - 1er. PLEGADO
0,39 39,9% 55% 0,86 32,8% 28% 1,19 27,1% 11% 1,33 22,2% MANO OBRA
MATERIALES
MTODO
Vista del diagrama Ishikawa Matemtico de Procesos que conduce al anlisis de cada actividad del Proceso
CAUSA RAIZ Para conocer cul era objetivamente la espina que ms impactaba negativamente en la productividad y en la calidad y llegar matemticamente a la causa raz, desplegamos las 6 (seis) espinas del Ishikawa Matemtico. Principal problema detectado en la primera operacin: Falla de la Calidad por exceso de rebabas en el corte o cizallado (la rebaba es una porcin de materia sobrante que forma resalto en los bordes o en las superficies de un objeto cualquiera).
Vista parcial de una de las 6 espinas del diagrama que analiza cada actividad

Cmo se valoriza el impacto de la causa raz

En las 6 espinas analizadas por los miembros del equipo de la empresa, se ingresaron todos los datos que luego permitieron valorizar una a una todas las causas (por ejemplo, espina Mquinas y espina Mano de Obra).
Luego de valorizar los impactos y en base a los algoritmos ingresados en las plantillas, se analizaron matemticamente cada una de las espinas y de las causas. Para cada causa, los miembros del equipo crearon (siempre en Excel) el diseo de las soluciones para disolver la causa que frenaba o impeda lograr mejores resultados. Establecieron as un Plan de Accin basado en el concepto de las 5W2H (qu, quin, cmo, cundo, dnde, cunto) para cada causa.
El procedimiento continu con la implementacin de las soluciones, como se observa en la figura siguiente:

Inicio de la solucin propuesta
Al finalizar la implementacin del Ishikawa Matemtico de los Procesos e iniciar la propuesta de solucin, la punta de la flecha nos mostr que el problema principal (exceso de rebabas) tena una valoracin matemtica de 5.33 puntos de impacto o defectos. La espina Mquina tena un valor de 2 puntos, Mantenimiento 2 puntos y Mano de Obra 1.33 puntos. La meta era llevar la punta de flecha a cero (0) defectos (o puntos de impacto en IMP).
Revisin luego del primer periodo

Pasado el primer periodo establecido para la puesta en marcha de los Planes de Accin para solucionar las causas que bloqueaban el proceso, ya habamos logrado observar en la matriz de soluciones del IMP el avance logrado:
En la figura se observa la disminucin de los puntos de impacto en cada causa por aplicacin de soluciones. La espina Mquina disminuy de 2.00 a 1.60, Mano de Obra de 1,33 a 1.10 y Mantenimiento de 2 a 1.60. La punta de la flecha tambin haba disminuido de 5.33 puntos valor de inicio- a 4.20 puntos. La meta era llevarla a cero defectos (cero puntos en IMP).

Obsrvese la tabla que permite comparar el mes de inicio con el de la primera revisin:
Productos / Servicios Demandados => Productos / Servicios Producidos => Hs.He. => PRODUCTIVIDAD (PIEZAS / Hs.He.) => Rechazos / Observ / Quejas TOTAL => Rechazos / Observ / Quejas TOTAL % => Rechazos / Observ / Quejas de la OP N => Rechazos / Observ / Quejas de la OP % => Rechazos / Observ / Quejas S/total => EFICIENCIA Costo Ha.He. => Productos => costo total => costo por producto => Eficiencia % => I R1 1.350 1.350 1.220 1.240 450 425 2,71 2,92 150 134 33,3% 31,5% 26 19 17,3% 14,2% 2,1% 1,5% I R1 $ 32,00 $ 32,00 1.220 1.240
$ 14.400 $ 13.600
$ 11,80 $ 10,97 8,47% 9,12%
10 - CORTE
INICIO REVISIN 1
NDICE DE PRODUCTIVIDAD NDICE DE CALIDAD NDICE DE EFICACIA NDICE DE EFECTIVIDAD NDICE DE EFICIENCIA
2,71
INICIO
2,92
REVISIN 1
97,9% 90,4%
INICIO
98,5% 91,9%
REVISIN 1
7,66% 8,47%
8,37% 9,12%
Vistas que comparan los primeros parmetros con los obtenidos en la primera revisin
Revisin durante 3 periodos

Aqu, Ishikawa Matemtico de los Procesos nos permite observar los resultados de la revisin periodo a periodo (Revisin 1, Revisin 2, Revisin 3):
Vemos cmo ha ido disminuyendo el impacto matemtico medido en puntos. La punta de la flecha -que en el inicio tuvo una valoracin de 5.33 puntos- ya en la primera revisin se reduce a 4.39 puntos, la segunda baja a 2.62 puntos y la tercera revisin a 0.97 puntos. Es decir que se transform en un proceso bajo control total por parte de los responsables de la empresa.

Resultados al finalizar los 3 periodos

Aqu Ishikawa Matemtico de los Procesos nos permite observar los cambios en los resultados desde el primer perodo de inicio, con sus avances en Revisin 1, Revisin 2 y Revisin 3.
Productos / Servicios Demandados => Productos / Servicios Producidos => Hs.He. => PRODUCTIVIDAD (PIEZAS / Hs.He.) => Rechazos / Observ / Quejas TOTAL => Rechazos / Observ / Quejas TOTAL % => Rechazos / Observ / Quejas de la OP N => Rechazos / Observ / Quejas de la OP % => Rechazos / Observ / Quejas S/total => EFICIENCIA Costo Ha.He. => Productos => costo total => costo por producto => Eficiencia % => I R1 1.350 1.350 1.220 1.240 450 425 2,71 2,92 150 134 33,3% 31,5% 26 19 17,3% 14,2% 2,1% 1,5% I R1 $ 32,00 $ 32,00 1.220 1.240
$ 14.400 $ 13.600
R2 R3 1.350 1.350 1.260 1.280 390 375 3,23 3,41 110 75 28,2% 20,0% 12 7 10,9% 9,3% 1,0% 0,5% R2 R3 $ 32,00 $ 32,00 1.260 1.280
$ 12.480 $ 12.000
25,9% -50,0%
$ 11,80 $ 10,97 8,47% 9,12%
$ 9,90 10,10%
$ 9,38
10,67%
25,9%
A continuacin, otra tabla que nos presenta los resultados operacionales por actividad:
Informe de productividad y eficiencia de cada proceso

Ishikawa Matemtico de los Procesos (IMP) permite ingresar las causas e interrelacionarlas por actividad para determinar los Indicadores de Desempeo. Estos, a su vez, forman los ndices de los Resultados Operacionales (Productividad, Eficacia, Eficiencia, Efectividad, Calidad, Competitividad, etc.).

Tambin se observa el comportamiento de los resultados a travs de los grficos de Ishikawa Matemtico de los Procesos:
La mejora del ndice de Productividad eleva la Eficiencia

NDICE DE PRODUCTIVIDAD 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00
INICIO REVISIN 1 REVISIN 2 REVISIN 3
NDICE DE PRODUCTIVIDAD
La mejora del ndice de Calidad mejora la Productividad, la Eficacia, la Eficiencia y la Satisfaccin del Cliente
NDICE DE CALIDAD Y EFICACIA 100,00% 95,00% 90,00% 85,00% NDICE DE CALIDAD
INICIO REVISIN 1 REVISIN 2 REVISIN 3
NDICE DE EFICACIA
La mejora del ndice de Efectividad se logra a consecuencia de la mejora de la eficacia y de la eficiencia, mejorando as el margen de ganancia
NDICE DE EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA
15,00% 10,00% 5,00% 0,00% INICIO REVISIN 1 REVISIN 2 REVISIN 3 NDICE DE EFECTIVIDAD NDICE DE EFICIENCIA

CONCLUSIN
Con el asesoramiento que hemos brindado a los dos hermanos propietarios de la empresa y con la formacin (16 hs. en dos das) y consultora ofrecida al equipo de trabajo, logramos que ellos conozcan la metodologa para analizar de modo objetivo cules eran las causas raz que frenaban la productividad y la calidad de sus productos. Fueron ellos mismos quienes realizaron todo el proceso y lograron los resultados expuestos, utilizando para con ese fin -por un lado- los nuevos conocimientos recibidos y por el otro- la plantilla diseada en Excel que les entregamos. Durante las etapas de revisin 1, 2 y 3 brindamos soporte va Skype (para reducir costos de consultora presencial) y, en dos oportunidades, regresamos a la empresa para realizar una auditora operativa a fin de validar la correcta ejecucin de la metodologa. Entre los beneficios inmediatos que se lograron, podemos mencionar: Elevar el nmero de entregas comprometidas (Aumento de la Eficacia) Disminuir los rechazos internos y externos (Aumento de la Calidad) Elevar la Productividad (Aumento de la Eficiencia) Elevar la Eficiencia (Disminucin de los Costos) Al elevar la Eficacia y la Eficiencia, se increment la Efectividad Redistribuir recursos (Aumento de la Capacidad Instalada) Elevar la Competitividad (Mayor Cuota de Mercado)
Ahora, ellos ya estn en condiciones de utilizar Ishikawa Matemtico de los Procesos para analizar e identificar cientficamente cualquier proceso de su empresa y llegar a la causa raz que -en el futuro- pudiere estar frenando su crecimiento o los logros que le aportara un proceso optimizado sin costos ocultos, innecesarios, sin despilfarros.
Simulacin previa a tomar la decisin de realizar gastos

En uno de los dos encuentros en los que regresamos a la empresa, se discuti la necesidad de incrementar algunos gastos en recursos. Propusimos nuevamente utilizar la matriz Ishikawa Matemtica de los Procesos para simular los impactos. Y para realizar la simulacin de la interrelacin de variables partimos de la siguiente hiptesis: SUBE LA PRODUCTIVIDAD BAJA LA EFICIENCIA. Como se ha observado, el crecimiento del ndice de Productividad genera un crecimiento del ndice de Eficiencia del mismo valor, pero deben tenerse en cuenta variaciones econmicas como el incremento del gasto original. A pesar del crecimiento y de la mejora de los restantes valores, la suba del gasto reduce el impacto positivo de la productividad neutralizndola. Es decir que, al subir -por ejemplo- el costo hora, baja la eficiencia.
En el caso presentado, la eficiencia por efecto del costo hora baj del 25,9% al 0.7% www.tablerodecomando.com
Y la productividad en los dos casos fue del 25,9%
TUS REFLEXIONES Y COMENTARIOS

Ya has ledo el caso. Permtenos entonces preguntarte cules son tus reflexiones y te invitamos a compartirlas a travs de un comentario en http://www.tablerodecomando.com/como-mejorar-los-procesos-con-matematica
MS EXPERIENCIAS
Te informamos que, a travs de Seminarios In House, ya hemos implementado Ishikawa Matemtico de los Procesos (IMP) tanto en universidades, como en empresas pblicas, industrias y empresas de servicio y comerciales.

A continuacin te presentamos testimonios de profesionales que ya han sido formados en IMP: Ing. Jos A. Campos Vlez Transporte Valle Norte SA (Per) Video testimonial en http://youtu.be/Sht0CxWW4Pc M.Ing. Vctor R. Milln Niquen Gerente de Produccin en Comolsa SA (Per) Video testimonial en http://youtu.be/hkUNYmFTxMk Ing. Ind. Hctor Andrs Perdomo Especialista en Alta Gerencia, Administracin Financiera y Estrategia (Colombia) Video testimonial en http://youtu.be/VR9JlhHn3qk Ing. Julio Csar Salgado Departamento de Sistemas del Sanatorio Agua de Luz (Colombia) Video testimonial en http://youtu.be/mO3ceJnPLBU
3 SUGERENCIAS PARA APRENDER A UTILIZAR IMP

1. Curso Online: http://www.tablerodecomando.com/seminarios/tablero_de_comando_capacitacion_ishi kawa_matematico_ol.htm 2. Seminario-Taller In House en tu organizacin: http://www.tablero-decomando.com/socios/formulario.asp?f=516 3. Participa gratis de la Conferencia a cargo del Prof. Mario Hctor Vogel: http://www.tablero-decomando.com/socios/formulario.asp?f=517


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Diagrama de Ishikawa tradicional

Baja velocidad Resultados en productividad y calidad insuficientes

Vista del primer diagrama trazado

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90 - LAVADO Solvente incorrecto

Vista del esquema de las primeras observaciones

AMPOLLADO y DESPERD PINTURA

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Vista del reporte de los resultados operacionales por actividad

Cmo identificamos matemticamente la causa raz

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I 4,39 2,62 0,97 R1 R2 R3

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Cmo se valoriza el impacto de la causa raz

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Inicio de la solucin propuesta

Revisin luego del primer periodo

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$ 11,80 $ 10,97 8,47% 9,12%

Revisin durante 3 periodos

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Resultados al finalizar los 3 periodos

$ 11,80 $ 10,97 8,47% 9,12%

Informe de productividad y eficiencia de cada proceso

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La mejora del ndice de Productividad eleva la Eficiencia

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Simulacin previa a tomar la decisin de realizar gastos

Y la productividad en los dos casos fue del 25,9%

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