Sistemas de Gestin de calidad - Seguridad y Salud Ocupacional Centro de Comercio y Servicios Regional Atlntico

REQUISITOS DE IMPLEMENTACIN Y OPERACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (O LABORAL) 4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

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La direccin es quien ha de asignar los recursos para que la SST sea eficaz, debiendo para ello definir y asignar: funciones, responsabilidad y autoridad en la materia. Habr unas responsabilidades generales que se recogern en el Manual del sistema y otras especficas que lo harn en los procedimientos. Las funciones se traducen en tareas que corresponde realizar a una persona, las cuales en cierto modo podran delegarse. Las responsabilidades corresponden al cargo u obligacin moral, atribuible a una persona sobre la realizacin de determinadas tareas, y por tanto, no se pueden delegar. La autoridad por su parte representa las relaciones de jerarqua y de mando que se establecen entre los distintos miembros de la organizacin, y tampoco se puede delegar. La asignacin de responsabilidades que emana de la direccin, se realiza en cascada a travs de la lnea jerrquica. Los trabajadores, aparte de velar por el cumplimiento de las medidas preventivas establecidas y comunicar aquellas situaciones de riesgo a corregir, junto a lo que la legislacin establece, deberan ser capaces de auto controlar las condiciones de SST de su actividad, disponiendo de las competencias necesarias para ello. La norma OHSAS 18001 destaca la necesidad de designar a algn representante de la direccin para asumir funciones y responsabilidades preventivas, fundamentalmente para lograr la debida coordinacin entre todos los implicados en su implantacin. Como consecuencia de la implantacin de este requisito, se obtendr (OHSAS 18002:2008): - La definicin y delimitacin de funciones, responsabilidades y autoridades, en materia de seguridad y salud para todo el personal de la empresa. - La plasmacin por escrito en el Manual del Sistema de Gestin de S y SO, de los recursos asignados, funciones, responsabilidades y autoridades, as como en los procedimientos correspondientes. - Un proceso para la comunicacin de funciones, responsabilidades y autoridades a las partes interesadas, mediante el procedimiento establecido a tal efecto (ver apartado 4.4.3 de la norma). - Un compromiso y participacin activa de la direccin en la SST de la organizacin. Tpicamente, las responsabilidades en materia de SST se documentan mediante: a. Organigramas, en los que se muestran las relaciones del centro con la organizacin global; y, b. Fichas descriptivas de las funciones del puesto de trabajo, incluidas dentro del manual de funciones de la empresa.

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4.4.2 COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA

Toda tarea que pueda causar impactos a la SST requiere de las necesarias competencias, palabra clave de todos los sistemas normalizados y de ste en particular, y que se expresa en trminos de educacin, formacin y experiencia, sin olvidar las actitudes, que valorizan a las anteriores. Definir las competencias operativas de los miembros de la organizacin es el punto de partida para poder identificar las necesidades formativas en puestos y tareas, a resolver a travs del plan de formacin. Pero la ejecucin del plan de formacin debe llevar implcito el seguimiento de su eficacia. Una eficacia formativa que tanto a nivel personal como organizacional requiere de la evaluacin del desempeo. As como las competencias determinan necesidades y exigencias formativas, son los resultados de la evaluacin continuada del desempeo a travs de la observacin del

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trabajo lo que ha de permitir optimizar la formacin continua del personal en SST. En un marco de transparencia, los trabajadores deberan participar en la definicin de competencias que les ataen y en la generacin de indicadores para la evaluacin del desempeo. Es remarcable la exigencia del estndar de la toma de conciencia en SST, reclamada de alguna manera ante las carencias culturales en esta materia. Tal toma de conciencia a todos los niveles ha de conjugar compromisos y palabras con hechos que los evidencien, destacndose a continuacin algunas cuestiones a acometer como: la necesidad e importancia de cumplir la Poltica, procedimientos y requisitos del Sistema; las consecuencias de las actividades para la SST; los beneficios personales y colectivos de un mejor desempeo en SST; las funciones y responsabilidades en el logro del cumplimiento de Poltica y requisitos; y finalmente, las consecuencias de la falta de seguimiento de los procedimientos. Los programas de toma de conciencia deberan incluir a todos los interlocutores de la empresa, internos y externos. 4.4.3 COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA

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La comunicacin es un aspecto bsico en cualquier organizacin, ya que supone fluidez en la informacin relevante, as como, la posibilidad de aprender de los errores, cuando resulta procedente realizar correcciones. Permite tambin aprovechar la experiencia del personal y los conocimientos especficos de algunas personas en la empresa. Algunos de los aspectos bsicos a comunicar son: Riesgos generales, Riesgos del puesto; buenas prcticas de trabajo, procedimientos seguros de trabajo, uso correcto de mquinas y equipos, uso correcto de equipos de proteccin personal, actuacin ante emergencias, funcionamiento del sistema de gestin. Algunos de los sistemas de comunicacin son: Fichas de puesto, carteles e informacin visual, boletines o peridicos, procedimientos de trabajo documentados, etc. Los tipos de comunicacin son: Ascendente, descendente, horizontal. Se adjunta a continuacin un posible documento para realizar las comunicaciones y consultas dentro de la organizacin.

En OHSAS 18001 se tiene en cuenta la participacin y consulta de los trabajadores en temas preventivos

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4.4.4 DOCUMENTACIN

Los documentos ms habituales de un sistema de gestin surgidos como respuesta a los requisitos de las normas correspondientes son: Poltica, manual, procedimientos, Instructivos. La documentacin debe estar continuamente actualizada por la organizacin, y distribuirse en todos los puntos de uso. En las pequeas empresas los procedimientos documentales deberan ser mnimos.

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4.4.6 CONTROL OPERACIONAL El control operacional puede establecerse por medio de la supervisin de personal especializado, por actividades de control automtico, e incluso por medio del desarrollo y utilizacin de protocolos de actuacin, de cuyo cumplimiento se dar cuenta en las revisiones del sistema, tales como las auditoras.

Algunas actividades o situaciones que requieren de un control operacional son las siguientes: Compra de maquinaria, compra de sustancias peligrosas, Equipos de proteccin personal, control en el diseo de condiciones de seguridad de maquinaria,

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equipamientos e instalaciones, instrucciones y procedimientos de trabajo para actividades peligrosas (permisos de trabajo), todo lo relacionado con el manejo, almacenamiento y transporte de sustancias peligrosas, mantenimiento de equipos de trabajo, etc. Otro aspecto que requiere de un control operacional es la existencia de cualquier modificacin de relevancia en los lugares de trabajo, procesos o maquinaria. Otro aspecto importante que las organizaciones pueden controlar es el acceso del personal ajeno a la empresa (visitas, mantenimientos externos, etc.) A nivel general, para el control de actividades de especial riesgo, es conveniente instaurar un sistema de permisos de trabajo, de forma que el personal responsable slo permita la ejecucin de esa actividad cuando sta vaya a desarrollarse en las debidas condiciones de seguridad. Ejemplo de permiso de trabajo:

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El control operacional se desarrolla esencialmente mediante dos grupos de actuaciones procedimentadas: los procedimientos de actividades preventivas y las instrucciones de trabajo. Los primeros, representan el conjunto de actuaciones procedimentadas, ya sea documentalmente o no, en funcin de la actividad empresarial, tamao de empresa y tipos de riesgos a controlar, y las segundas destinadas al control de tareas crticas por la gravedad de sus riesgos, la complejidad de las tareas a realizar o la propia ocasionalidad de los trabajos. La identificacin de tareas crticas con la implicacin de los responsables de ejecutarlas sera de las primeras actuaciones a realizar para su evaluacin y la determinacin de la necesidad de elaborar instrucciones de trabajo escritas, que son de gran utilidad tanto para la formacin de los trabajadores como para el control de sus actuaciones. 4.4.7 PREPARACIN Y RESPUESTAS ANTE EMERGENCIAS Asegurar la salud de las personas y la integridad de los bienes en caso de emergencia, constituye una de las actividades relevantes respecto de la gestin de a seguridad y salud.

Debe desarrollarse un procedimiento para la preparacin y respuesta ante emergencias, donde se puede incluir entre sus anexos el plan de emergencias. Tomado de:

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Fundacin para la Prevencin de Riesgo Laborales. Gua Prctica para la Integracin de la norma OHSAS 18000 en los sistemas de gestin. CEPYME ARAGON. 2007. Instituto Nacional de Higiene y Seguridad en el Trabajo. OHSAS 18001. Sistemas de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo: Implantacin (III). Memorias de Maestra de Sistemas Integrados de Gestin.