ORGANIZACIN Y MTODOS EMPRESARIALES La funcin de organizacin y mtodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesora al nivel gerencial de las empresas, cuyo

objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboracin de estudios tcnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, mtodos y sistemas de trabajo. Esta actividad se realiza a travs de propuestas que se elaboran despus de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de hacerlos ms sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reduccin de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificacin del trabajo. Las propuestas debern ser analizadas por el nivel gerencial, y ser all en donde se decida si se ponen en prctica o si son denegadas. Los Estudios de Organizacin y Mtodos son tiles para cualquier empresa, ya sea sta industrial, comercial o de servicios. La asistencia y asesora de organizacin y mtodos a la direccin de la empresa, puede darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de esta forma: Externamente: Existen oficinas consultoras de Asesora, cuya labor fundamental es realizar estudios de organizacin y mtodos, las cuales muestran la siguiente caracterstica: Poseen personal calificado en el ramo con experiencia en diferentes tipos de empresas y con conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo anterior, al momento de realizar un estudio de organizacin y mtodos se pueden plantear diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes, en base a conocimientos tericos experiencias en otras empresas. Sin embargo, pueden alejarse de la realidad de la empresa, ya que en algunas ocasiones es difcil llegar a conocer la cultura organizacional, problemas histricos y el sentir general del personal, puesto que por ser personas extraas a ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada. Internamente: El Departamento de Organizacin y Mtodos, realiza permanentemente Estudios bajo las siguientes caractersticas: Posee personal propio con experiencia y conocimiento de diferentes reas de la Empresa y con tiempo completo para dedicarse a

buscar mejorar los procedimientos internos. Adems, puede llegar a conocer a profundidad las caractersticas internas elementales de cada rea, as como la forma de pensar de las personas en relacin a los antecedentes histricos de los procedimientos que se utilizan y de la Empresa en general. Sin embargo, la poca experiencia externa con otros tipos de empresas puede llegar a limitar las posibles alternativas de solucin a los problemas que sean objeto de estudio, puesto que no existen puntos de comparacin. En la medida que la funcin de organizacin y mtodos constituye un instrumento de cambio y mejoramiento, su ubicacin dentro de la estructura orgnica de cualquier entidad o empresa merece consideracin seria y ponderada, por lo que existe diversidad de razones y opiniones para ubicarla en el ms alto nivel de las empresas. Entre ellas destacan las siguientes: Al depender de la jefatura mxima de la empresa se eliminan resistencias indebidas a sus recomendaciones y sugerencias; se obtiene una visin amplia y panormica de la organizacin, especialmente en trminos de la coordinacin que deben tener todas las actividades lo que sirve para fijar con mayor precisin sus posibles reas de trabajo y lograr mejores resultados. Los estudios de organizacin y mtodos representan el anlisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administracin, con el propsito fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus mtodos de trabajo y el aprovechamiento ptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones. El alcance de los mismos comprende desde los cambios estructurales de la organizacin hasta las menores modificaciones introducidas en los mtodos de trabajo de una pequea unidad administrativa, va desde la simplificacin de trmites hasta la reforma total de la organizacin. De acuerdo a su campo de aplicacin, estos estudios pueden realizarse a en forma general para toda la organizacin y tambin en alguna de sus unidades componentes, reas o puestos de trabajo en especial. As, el estudio de toda la organizacin se realiza a nivel general de toda la empresa, comprende un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran establecidos dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos, polticas, organizacin, estructura, sistemas de trabajo, recursos, otros. A este

nivel el estudio, tambin, puede realizarse en aquellas funciones generales de a organizacin comunes a varias rea o unidades administrativas. Por su parte, el estudio especfico de alguna de sus unidades componentes, reas o puestos de trabajo en especial, se realiza con el fin de considerar posibles mejoras en sus mtodos y procesos de trabajo, aunque se realiza en forma independiente no se puede descartar dentro del estudio el anlisis de las relaciones existente con otros componentes similares de la organizacin. Este tipo de estudio se aplica, tambin, para la creacin de nuevas unidades administrativas o puestos de trabajo con la finalidad de aprovechar y mantener los sistemas de organizacin existentes pero sobre todo buscar el xito de su funcionamiento. Dentro de este contexto, para que los estudios de organizacin y mtodos obtengan los xitos deseados es importante contar con la aprobacin y apoyo de la alta gerencia, as como la anuencia y simpata de las autoridades del rea objeto de estudio, y sobretodo con la participacin del personal involucrado dentro del rea, lo cual solamente se lograr si se les comunica adecuadamente, de lo contrario ser inevitable encontrar resistencia al cambio durante el estudio y en las propuestas de cambio que se lleguen a formular. Por otra parte, como toda tcnica o herramienta profesional, estos estudios deben contar con una metodologa para su desarrollo, por lo cual se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realizacin del mismo: 1. Planificacin del Estudio: Ningn esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa planificacin y preparacin previa del curso de accin que habr de seguirse para alcanzar su propsito. En este sentido, el primer paso dentro de la planificacin del estudio de organizacin y mtodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo. Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una investigacin preliminar o reconocimiento para determinar la situacin actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigacin, las tcnicas ms apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solucin. El estudio

preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una reformulacin del estudio en trminos ms objetivos. En trminos generales los objetivos de la investigacin preliminar son: Determinar las necesidades especficas que existen dentro del campo de aplicacin y la identificacin del problema que requiere atencin prioritaria; descripcin detallada de la ubicacin, naturaleza y extensin del problema; establecer el tipo de conocimientos tcnicos o habilidades que se requerirn para resolver el problema; as como estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que sern necesarios para resolver el problema, as como las tcnicas administrativas Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio y practicada la investigacin preliminar debe formularse el plan y los programas de trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigacin definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirn su desarrollo. Esta ltima etapa de la Planificacin del estudio debe presentarse en un informe que indique la apreciacin del problema y el plan de trabajo que se utilizar para resolverlo, especificando con claridad qu es lo que se va a realizar y por qu, en dnde, cmo, cundo y quines lo harn, as como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboracin e implementacin. Este documento debe contener una explicacin clara y concisa de las reas de investigacin que cubrir (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones slidas y efectivas, a travs de la descripcin de los siguientes contenidos: Antecedentes y justificacin del estudio; propsito y objetivos as como los resultados que se esperan obtener; alcance y limitaciones; acciones o fases necesarias para lograr el objetivo; los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada accin o fase del estudio; el cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminacin de cada accin o fase; las estrategias y tcticas administrativas que se adoptarn para conducir la

investigacin; la delimitacin de responsabilidades para cada una de las fases; los programas auxiliares de informacin y orientacin acerca de la naturaleza y propsitos del plan. El plan de trabajo debe someterse a la consideracin de las autoridades del rea objeto de estudio y a la aprobacin de la alta gerencia, quienes determinarn el costo-beneficio del proyecto, as como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza. 2. Recopilacin de Informacin: Es importante recopilar informacin general de tipo documental sobre: manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadsticas, anuarios y estudios anteriores sobre el rea o problema a evaluar, as como informacin especfica del campo de trabajo sobre: organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volmenes de trabajo, descripcin de los principales procesos, relacin con otras dependencias, condiciones y caractersticas de la ubicacin, espacios fsicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella informacin que especfica del rea objeto de estudio. En este sentido, reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en el rea objeto de estudio evitar la formulacin de impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones errneas, falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes. El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observacin de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita: Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen; comparar en cualquier fase de la investigacin los resultados parciales con los planes y programas respectivos; facilitar la informacin al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo; archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor fuente de informacin para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio. Por otro lado, las tcnicas generales que se utilizan para la recopilacin de los datos son la investigacin documental, la entrevista, el cuestionario y la observacin directa. La

eleccin de las mismas est en funcin de los objetivos de la investigacin, de la naturaleza del problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visin y criterio del Analista. Independientemente a la(s) tcnica(s) que se utilice, la labor de investigacin debe afrontarse sin prejuicios, sin opiniones preconcebidas, adoptando una actitud amable y discreta a fin de ganarse la voluntad y confianza del personal del rea de estudio y estimular la participacin activa en los trabajos que se realicen. Adems, no debe realizarse ningn tipo de ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y posibilidades de ser cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables posteriormente. En este orden de ideas, la investigacin debe comprender la recopilacin de los antecedentes y datos relativos a la situacin actual del rea evaluada. Entre los antecedentes se encuentran los aspectos jurdicos que se vern involucrados dentro del problema, los problemas similares que con anterioridad se hayan presentado y las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento en un intento de resolver el problema. Por lo que respecta a la situacin actual, es importante cubrir con aquella informacin que permita: Definir los objetivos del rea afectada; conocer la estructura orgnica actual; revisar las polticas establecidas y las normas administrativas relacionadas con el problema en estudio; determinar las funciones asignadas a cada rea y/o puesto de trabajo, que tengan relacin con el problema; examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y externas del personal, canales de comunicacin. 3. Anlisis de la Informacin: Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de organizacin y mtodos, para someterlos a un proceso de anlisis o examen crtico que permita descubrir los problemas y establecer cules son las causas que impiden la operacin normal del sistema, procedimiento o mtodo de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo. Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solucin a los problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el estudio y para la formulacin de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general. El anlisis de una situacin o evento administrativo consiste en dividir o separar sus elementos componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las caractersticas y las causas

que originan los problemas detectados sin perder de vista la relacin de interdependencia e interaccin que debe existir dentro de ellos. El propsito del anlisis es establecer las bases para proponer opciones de solucin al problema que se estudia con el fin de evaluarlas y establecer las acciones o medidas correctivas que permitan la eliminacin del problema y el mejoramiento administrativo del rea objeto de estudio. Asimismo, ste provee de una descripcin ordenada de los datos para someterlos a un examen crtico que permita conocer todos sus aspectos y detalles logrando conducir los esfuerzos de racionalizacin a diagnosticar los problemas. Las actividades que conforman la fase del anlisis de la informacin deben desarrollarse en la siguiente secuencia: Conocer el hecho o la situacin que se analiza; describir claramente el problema(s) principal(es) detectado(s); descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o particularidades; examinarlo crticamente y comprender cada uno de sus elementos componentes; ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin elegido realizando comparaciones y buscando analogas o discrepancias con otros hechos similares; definir las relaciones que operan entre cada elemento considerndolos individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenmenos administrativos no se comportan en forma aislada y por s solos sino que son, tambin, causa-efecto de las circunstancias del ambiente interno y externo que los rodea; formular un diagnstico de la situacin, identificando y explicando las deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos. Para el anlisis de la informacin debe adoptarse un enfoque amplio e integral, relacionando el problema con toda la organizacin y cada una de sus unidades componentes. Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el anlisis consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica una serie de preguntas que resumen la justificacin de las actividades administrativas. Es importante que las preguntas se realicen con mucha objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y lograr que la persona que responde a las preguntas tambin llegue a cuestionarlas. Despus de obtener respuestas claras y precisas, stas debern someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta por qu se hace?, a partir de ese momento se

iniciar el examen crtico de los datos y las nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para la formulacin de acciones de mejoramiento. Esto ser posible mediante la eliminacin, combinacin, cambio o simplificacin de alguno o todos los elementos objeto de anlisis. Es evidente que el rigor con el que se analicen los datos estar en relacin directa con el tipo de estudio que el Analista sea capaz de emprender y del grado de desarrollo en que se encuentre el rea estudiada. Por otro lado, la eleccin de las tcnicas e instrumentos de anlisis obedecer a la factibilidad de su aplicacin, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero y los recursos que sean accesibles pero sobre todo a los conocimientos y grado de preparacin del personal que realice las funciones de Analista de Organizacin y Mtodos. 4. Elaboracin y Presentacin del Informe Final: Comprende la elaboracin de un documento que describe los hallazgos y las alternativas de cambio o solucin a los problemas detectados, incluye las conclusiones y recomendaciones que a criterio del investigador permitirn un mejor desarrollo administrativo dentro del rea evaluada. La bsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase de la planificacin o construccin del estudio de organizacin y mtodos, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de anlisis, es decir, que los elementos separados y disgregados en el proceso anterior se combinan mediante una labor de sntesis, formando nuevas unidades, integradas en tal forma que proporcionen las respuestas adecuadas a las interrogantes planteadas a lo largo de la investigacin, lo cual no es ms que llegar a las conclusiones del estudio. Como resultado de las conclusiones a las que se llegue despus del anlisis de los datos y de la formulacin del diagnstico de la situacin que origin el estudio pero sobre todo utilizando los conocimientos tcnicos, la imaginacin y creatividad, el Analista estar en posibilidad de formular por lo menos dos alternativas de solucin al problema evaluado, para presentarlas a manera de sugerencia o recomendacin. En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseo de un nuevo sistema de trabajo es necesario combinar los insumos (imputs) con los productos (ouputs),

procesamiento, requerimiento y flujo de informacin, as como tambin considerar la estructura de la organizacin, los objetivos, las polticas, los planes de operacin, las funciones, los procesos, los recursos, la distribucin del espacio y los controles que cada una de las alternativas requieren para la implementacin del cambio. Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito, redactndose para ello un informe que adems de exponer las razones que fundamentan los cambios propuestos faciliten la toma de decisiones al respecto. De igual modo, los resultados de los estudios de organizacin y mtodos deben ser presentados directamente al Gerente General y al personal involucrado en su aprobacin y en su ejecucin. Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a implementar, se estar en condicin de disear el nuevo sistema y la implementacin del mismo. 5. Implementacin y Seguimiento: Se refiere a la puesta en prctica del nuevo sistema y comprende la integracin de los recursos humanos y materiales necesarios y la ejecucin del programa previsto bajo la supervisin y asesora del Analista creador del sistema. La implementacin de las recomendaciones formuladas puede ser considerada ms importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas con anterioridad, ya que comprende el momento en el que la teora del estudio se convierte en prctica y debe ponerse en vigor para solucionar los problemas que lo motivaron. Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son: Formulacin de un programa para la implementacin del nuevo sistema; integracin de los recursos humanos y materiales que sean necesarios; descripcin del nuevo diseo y capacitacin sobre el programa de implementacin a los responsables de la ejecucin del programa; ejecucin del programa. La participacin del Analista de Organizacin y Mtodos al momento de poner en prctica sus recomendaciones, constituye un requisito esencial, ya que su misin no concluye con la formulacin de propuestas de mejoramiento y la preparacin del programa de implementacin. Deber estar presente en el lugar en donde se realicen los cambios

durante todo el tiempo que se requiera y de ser necesario regresar eventualmente en forma planificada y espordica al lugar de implementacin del nuevo sistema. En lo concerniente a la ejecucin del programa, sta debe responder adecuadamente a la sencillez o complejidad de los nuevos sistemas, no existe una sola metodologa para realizarla, por lo que dependiendo de los cambios que se deseen implementar se deber elegir entre alguna o varias de los mtodos que se describen a continuacin: El mtodo instantneo; el proyecto piloto; la implementacin en paralelo; el mtodo parcial o por aproximaciones sucesivas. Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo y no involucra un gran volumen de operaciones o un nmero excesivo de unidades administrativas, el mtodo de implementacin instantneo es el ms aconsejable y el ms aceptado en la prctica. Es una forma fcil de implementar los nuevos sistemas a menos de que los cambios por sencillos que sean impliquen utilizacin de equipo diferente y desconocido para el personal o exista alto grado de resistencia al cambio. El mtodo de implementacin a travs del proyecto piloto consiste en realizar un ensayo del nuevo sistema en tan solo una parte del total de la organizacin, con la finalidad de medir su eficacia. Por otro lado, cuando se trata de la implementacin de proyectos complejos y riesgosos para la organizacin, es recomendable utilizar el mtodo de implementacin en paralelo, el cual consiste en la operacin simultnea por un perodo determinado de tiempo tanto del sistema tradicional como del que se va a implementar. Por su parte, el mtodo de implementacin parcial o de aproximaciones sucesivas es el ms adecuado para implementar sistemas de gran magnitud y riesgo para la organizacin, puede afirmarse que para estos casos es el nico que permite realizarla con xito. Consiste en seleccionar parte del nuevo sistema o pequeas porciones del mismo e implementarlas procurando no causar graves alteraciones y avanzar al siguiente paso solamente hasta que se haya consolidado suficientemente el anterior. Estando implementado el nuevo sistema debe observarse su funcionamiento con el propsito de determinar que los objetivos del sistema se estn logrando, cerciorarse de que todos sus elementos componentes estn operando adecuadamente, realizar los afinamientos o modificaciones necesarias y confirmar que todas las rutinas reemplazadas estn

efectivamente descontinuadas. Los mecanismos para obtener la informacin que se utilice para comprobar la eficacia de las mejoras implementadas son sumamente variables de acuerdo a las caractersticas particulares del rea objeto de estudio, por lo que su recopilacin y anlisis debe quedar a criterio del Analista de Organizacin y Mtodos y de los responsables de dar seguimiento y control a los cambios implementados. A partir de las observaciones que se realicen y del anlisis de la informacin que se pueda obtener, durante un lapso de tiempo indefinido se podrn analizar y adoptar cambios para alguna de las etapas componentes o para el sistema en general. Es conveniente conocer los resultados del nuevo sistema antes de intentar introducir las medidas correctivas de manera precipitada en el momento y lugar en el que se presenten, a menos de que las deficiencias detectadas sean muy evidentes y las medidas correctivas lleguen a considerarse estrictamente necesarias. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin de los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la secuencia lgica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. De igual modo, ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del control interno y su vigilancia. Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la ejecucin de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, as como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan. El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin. Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de l; por lo tanto la integracin de varios de ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos.

La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin: Identificacin del procedimiento; nombre; rea de desempeo; codificacin; descripcin Genrica (objetivo); normas generales; responsable de cada una de las actividades que lo integran; nmero de paso o sub-paso (secuencia de las actividades); descripcin de cada una de las actividades que lo integran. Se detallan a continuacin los elementos constitutivos de un manual de estas caractersticas: Normas de procedimientos: Es la relacin por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organizacin, con la indicacin de los distintos sectores a travs de los cuales los mismos se desenvuelven. Formularios: Son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos. Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se conocen tambin como diagramas de procedimientos. Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto: Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organizacin, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participacin en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realizacin de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar la duplicidad de funciones. Una de las actividades de mayor trascendencia de organizacin y mtodos, consiste en el anlisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definicin de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida. Un procedimiento administrativo implica la definicin de: 1.- Funciones y tareas para cada rea en que se halle estructurada una organizacin, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de accin a seguir ante cada alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo. 2.-Formularios a utilizar, especificando

emisor, oportunidad de emisin, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribucin de las copias, etc. 3- Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, periodo de resguardo legal y operativo, clasificacin de la informacin contenida, etc. 4.- Un esquema de control operativo y patrimonial. Contenido y estructura de un manual de procedimientos: Contenido, objetivos, responsabilidad, alcance de los procedimientos, instrucciones, normas de procedimientos, glosario, ndice temtico, ndice de referencias cruzadas, verificacin y asesoramiento, indicacin de fechas, numeracin de pginas, formato, aunado. La seccin "contenido" del manual incluir: a) enunciacin de la codificacin, b) enunciacin de la nominacin de cada norma, c) cantidad de pginas de cada norma de procedimiento o parte del manual. En "objetivos" contendr la explicacin de los propsitos de la aplicacin del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen. En "responsabilidad" se indicar la unidad orgnica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestin. En "alcance de los procedimientos" contendr la explicacin de los entes sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser empleados o por la va de excepcin, cuales son los lmites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos. La seccin "instrucciones" contendr las concernientes a: a) estructura, b) codificacin, c) actualizacin, d) criterios de cumplimiento. En "estructura" se indicar cul es la disposicin y los fundamentos de las partes en que est ordenado el manual. En "codificacin" se indicar el sistema y criterios de codificacin utilizados. Por ejemplo: X X XX XX El primer digito: representa el sistema. El segundo digito: representa el subsistema componente del sistema codificado con el primero. El tercer digito: representa el nmero de procesos correspondiente. El cuarto digito: identifica cada uno de los formularios que intervienen en el sistema. Los aspectos que imprescindiblemente deben ser sometidos a normas son: Tareas y decisiones, archivos, circuito o flujo de la informacin y la va de su materializacin en formularios. En materia de Tareas y Decisiones, el manual debe incluir: Una descripcin clara y completa de cada paso a seguir ante cualquier evento; momento y oportunidad en

que debe ser ejecutado cada paso; responsable de la ejecucin de cada paso; informacin requerida para la ejecucin de cada paso; informacin que se debe generar como consecuencia del resultado de la ejecucin de cada uno de los pasos; medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o procesamiento; decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de posibles aplicacin; controles a efectuar y cursos de accin a tomar segn el resultado del control. Respecto a los Archivos, los manuales deben incluir una explicacin que permita conocer: Informacin a contener; mtodo de clasificacin de la informacin contenida; mtodo de bsqueda de la informacin y tratamiento posterior al mismo; responsable de su custodia y mantenimiento actualizado; detalle taxativo de quienes tiene acceso a dicho archivo para consulta y para extraccin de su contenido. En lo concerniente al flujo de informacin, el manual de procedimientos debe contener: Ejemplares de los formulario, listados, planilla y todo tipo de impresos a utilizar; responsables de la emisin de cada uno de ellos; momento en que deben ser emitidos; cantidad de copias y tratamiento y distribucin a darle a cada una de ellas; instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que integran el formulario.