Curso de Microsoft Office Access 2010

Autor: Antonio Molina Ordoez

Qu es Microsoft Office Access?

Es un sistema de gestin de base de datos relacionales para los sistemas operativos de Microsoft Windows orientado al uso personal o pequeas organizaciones.
Apunte: Para acceder a Microsoft Office Word, hacemos clic a y en el men de inicio seleccionamos Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Access 2010

Introduccin a las Bases de Datos

Qu es una Base de Datos?

Una Base de datos es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de informacin de forma organizada. Esta informacin se puede guardar y recuperar de una forma sencilla.

La informacin se guarda en forma de dato.

Los datos estarn organizados y relacionados entre s.
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Sistema de Gestin de una BBDD (SGBD)

Absorcin de la informacin
o Ahorro de detalles al usuario de cmo se almacenan los datos en nuestro sistema de gestin Capacidad de modificar la estructura de la BBDD sin afectar a las aplicaciones que necesitan en ella. Tener cuidado con la redundancia y que la informacin se actualice de forma coherente.

Independencia

Consistencia

Seguridad

Deben de otorgar roles y permisos de seguridad

Solo debe de ejecutar las operaciones mnimas y necesarias para su correcto funcionamiento

Manejo de Transacciones Tiempo de Respuesta

Minimizar el tiempo de respuesta de los datos hacia el usuario.

Ventajas e inconvenientes
Ventajas
Simplifican la programacin

Inconvenientes
Suele ser necesario varias personas para la administracin de una BBDD.

Garantizan que las BBDD sern consistentes.

Si los datos son escasos, quizs es mas optimo una hoja de clculo.

Organizan los datos de una forma eficiente. Disminuyen los tiempos de desarrollo y aumentan la calidad de las BBDD.

Complejidad del software.

Gran cantidad de memoria para almacenar BBDD.

Por qu Microsoft Access?

Gestin sencilla. Cuenta con interfaz grfica. Es capaz de vincularse con el resto de componentes de Microsoft Office. Fcil manejo en general.

Creacin de una BBDD

Vista de Diseo
Para comenzar a construir nuestra primera Base de datos, lo primero que tenemos que hacer es habilitar la vista de diseo mediante el icono

Apunte:
Para poder disear nuestra primera tabla, una vez dado el click con el ratn a vista de diseo, nos preguntar como llamar la tabla. En este momento debemos decidir el nombre de la nueva tabla.
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Campos y datos
Una vez dentro de la vista de diseo, las bases de Datos de Microsoft Access se rellenan mediante campos. Estos campos requerirn un nombre y un tipo de dato como mnimo.
Los datos ms habituales son los siguientes:

Tipos Autonumeracin Texto Nmero Fecha/hora Moneda Si/No

Descripcin Cada vez que se introduce un registro, incrementar el valor del campo. til para datos tipo texto o combinacin de letras y nmeros. Datos numricos. Guarda fechas y horas. Guarda precios o cantidades monetarias. Datos Si o no; o verdadero o falso (booleanos).

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Tamao del campo

Podemos definir el tamao que tendr algunos campos en nuestra Base de Datos. Por ejemplo los campos tipo texto es ideal definirle un tamao ya que dependiendo el tamao que tenga, nuestra BBDD ser ms ligera o ms pesada. Lo mismo ocurre a los valores numricos.

En este ejemplo se observa que el texto seleccionado no podr sobrepasar los 40 caracteres.
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Formatos
Hay campos como los numricos, fecha y hora o booleanos que cuentan con propiedades especiales como el formato. El formato define la estructura del dato.

Ejemplo de formato para un valor numrico.

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Mscara de entrada
Utilizar mscaras de entrada en campos de una Base de Datos es una prctica muy recomendada ya que define un modelo especifico a la hora de introducir datos.

El asistente de mscaras de entrada nos ofrece una serie de mscaras predefinidas.

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Relaciones

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Mi primera Base de Datos

Antes de empezar a relacionar campos de nuestra Base de datos, tenemos que asegurarnos de que contamos con una BBDD finalizada. Para ello deben de estar definidos los nombres de los campos y los tipos de datos.

CUIDADO! En este paso es mejor que no contemos con datos en la Base de datos. Si por lo contrario, ya hemos insertado datos, lo mejor que podemos hacer es eliminar los registros insertados.

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Crear una relacin I

Para crear una relacin en Microsoft Access vamos a la pestaa Herramienta de Bases de Datos > Relaciones Una vez dentro de Relaciones, pulsamos click derecho en el ratn y vamos a la opcin de Mostrar tablas. A continuacin seleccionamos las tablas que necesitamos mostrar.

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Crear una relacin II

Si queremos crear una relacin de un campo con otro campo, nicamente arrastraremos un el campo origen hacia el campo destino. Automticamente aparecer la ventana Modificar relaciones en nuestra pantalla.

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Crear una relacin III

En la captura anterior se ha relacionado DNI de la tabla Cliente con Cliente de la tabla C_P. Para que la relacin surja efecto, ambos campos deben de cumplir con los mismo parmetros (por tanto el tipo de campo la longitud del campo, el formato del campo y la mscara de entrada del campo deben de ser iguales). Una vez completada la relacin, marcaremos las casillas Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados para que aplique las caractersticas de un sistema SGBD.

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Crear una relacin IV

Por ltimo, presionaremos al botn Tipo de Combinacin para definir el tipo de relacin. Podemos definir las siguientes relaciones: Opcin 1: Incluir solo las finales donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales (relacin 1:1). Opcin 2: Incluir TODOS los registros de Origen y solo aquellos registros de Destino donde los campos combinados sean iguales (relacin 1:N). Opcin 3: Incluir TODOS los registros Destino y solo aquellos registros de Origen donde los campos combinados sean iguales (relacin M:N).

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Formularios

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Qu son los formularios?

Los formularios facilitan el trabajo con los datos de una manera sencilla y agradable. Su interfaz grfica hace que el usuario sea ms eficiente al momento de trabajar con muchos registros. Para crear un formulario vamos a: o Crear > Formulario o Crear > Asistente para formularios

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El Asistente de Formularios I
El Asistente de formulario es una forma sencilla para crear un formulario desde cero. Cunado activamos el asistente de formulario, aparecer una nueva ventana en nuestra pantalla y nos solicitar la eleccin de una serie de campos de la tabla seleccionada.

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El Asistente de Formularios II
A continuacin nos pide de que forma se mostrarn los datos. Por defecto seleccionaremos en columnas.

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El Asistente de Formularios III

Por ltimo nos pedir el nombre que deseamos introducir al formulario y que ms queremos hacer una vez hecho. La opcin Abrir el formulario para ver o introducir informacin siempre suele ser la ms adecuada.

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El Asistente de Formularios III

Por ltimo nos pedir el nombre que deseamos introducir al formulario y que ms queremos hacer una vez hecho. La opcin Abrir el formulario para ver o introducir informacin siempre suele ser la ms adecuada.

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Modificar un formulario
Una vez creado el formulario, podemos modificarlo mediante el icono y agregar nuevos botones desde el men Controles.

Apunte: Cuando agregamos un control nuevo, probablemente aparezca la ventana de asistente que nos ayudara a configurar el mismo.

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Consultas e Informes

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Consultas
En ocasiones, necesitamos consultar algn dato especifico en nuestra Base de Datos y por el tamao o el total de registros disponibles, puede ser una tarea bastante complicada. Las consultas facilitan la tarea de bsqueda de datos. Para Crear una consulta de una tabla seleccionaremos: o Crear > Asistente para Consultas

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Asistente de Consultas
El asistente de consultas es muy similar al asistente de formularios. La nica diferencia es que generalmente usaremos la opcin de Asistente para consultas sencillas.

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Adaptar una Consulta I

Una vez generada la consulta, debemos de adaptarla mediante el men de desarrollo de una consulta. Las opciones disponibles sern: Campo: Campo a mostrar Tabla: Tabla a mostrar Orden: Dependiendo el orden, se mostrarn los datos de forma ascendente o descendente Mostrar: Muestra el campo Criterio: Aqu asignaremos los criterios que debe de cumplir un campo especifico. Depender de nuestras necesidades.

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Adaptar una Consulta II

Ejemplo de adaptacin de una consulta.

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Informes
Un informe es una manera sencilla y agradable de presentar datos. Una vez generado un informe, nuestros datos estarn listos para imprimir. Para agregar un informe en la Base de Datos, seleccionaremos una tabla y pulsaremos a: Crear > Informe Crear > Asistente para informes

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