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La ventana panormica de mesas no solamente sirve para que el usuario est al corriente sobre el importe total que es en deber cada mesa. La panormica de mesas tambin sirve para acceder a la ventana de la facturacin, cuestin que el usuario logra simplemente dando clic sobre la mesa que desee facturar. La ventana panormica de mesas tambin se conecta con la ventana de la comanda simplemente ejecutando la opcin Salir en la ventana panormica de mesas, de esta forma tiene tambin, a partir de este sitio, acceso a la ventana de la comanda para atender a la clientela, ya sea a un nuevo cliente, ya sea a un cliente que desea agregar un nuevo producto a su pedido. La ventana de facturacin sirve para enviar a imprimir la factura a una impresora que es diferente que la impresora utilizada tambin por el usuario para imprimir la comanda. Que exista una impresora para imprimir la comanda, y otra impresora para imprimir la factura, obliga al sistema a presentar al usuario dos opciones que le permitan al usuario seleccionar estas impresoras cuando se lo imponga la necesidad, opcin que ser necesario utilizarla solamente cuando se ejecuta el montaje del sistema, o bien, cuando el usuario desee cambiar el nombre de la impresora, ya sea para imprimir la factura, ya sea para imprimir la comanda. Ambas impresoras permanecen independientes. En la ventana de facturacin, que es la antesala de la finalizacin del servicio, el usuario puede agregar productos al cliente con total libertad. Esto quiere decir que, no solamente las comandas sirven de entrada de productos a la factura del cliente. El usuario tambin puede declinar imprimir la factura, puede agregarle productos, o quitarle productos, y retornar a la panormica de mesas, y, si ha agregado productos, se observar en la panormica de mesas que el total de su factura ha sido incrementado (o disminuido, puesto que, puede tambin eliminar productos en la ventana de facturacin). Es fcil describir este ambiente en teora, pero en la prctica se puede notar la confusin que existe en un restaurante cuando est lleno de clientes. Los meseros, agitados, con una bandeja en una mano, y el bolgrafo y la libreta de comandas en la otra, corren de un lado a otro, atendiendo a la clientela. La cajera, recibe las comandas, las digita en la computadora, y da la orden al sistema para que la imprima, apareciendo as impresa esta comanda en la cocina. Al escuchar el sonido de la impresora, el personal de la cocina toma el papel impreso y prepara el pedido. Este alud de acontecimientos, sin embargo, puede ser detenido por un cliente que aborda con premura a la cajera, y solicita su cuenta. Si en este preciso momento la cajera est preparando una comanda, que an no ha sido impresa, pues faltan productos por agregarle, esto asemeja a un cuello de botella, que el sistema debe estar preparado de antemano para neutralizarlo con propiedad. En este momento la prioridad no es la comanda. En este momento la prioridad la tiene el cliente que solicita pagar su cuenta. La ventana de la comanda presenta la opcin que accede a la ventana panormica de ventas, que es la puerta de entrada a la ventana de la facturacin, que permite cancelar la cuenta del cliente. Pero el usuario puede temer acceder a la ventana panormica de mesas pues piensa que, si abandona la ventana de la comanda, los productos que existen registrados en ella se perdern. Sin embargo, esto no ocurrir. El usuario puede perfectamente abandonar la ventana de la comanda, ingresar a la panormica de mesas,
seleccionar la mesa que corresponde al cliente que demanda pagar su cuenta, acceder a la ventana de la factura, imprimir la factura, y, cuando retorne a la ventana de la comanda, ah estarn sus datos, en el mismo estado en que los dej. Otro acontecimiento que puede distorsionar los sistemas de facturacin de este tipo es cuando un cliente solicita cambiar de mesa. Este simple acto, que manualmente no presenta tanto inconveniente, en informtica es un verdadero dolor de cabeza. Normalmente suponemos que el cliente se cambiar a una mesa que se encuentra vaca, por tanto el cdigo de programacin es de esta clase. Sin embargo, la mesa a la cual se desea trasladar el cliente puede que no est vaca, sino que exista otro cliente en ella, as el cdigo de programacin obligatoriamente debe ser de otro tipo. Estos acontecimientos los administra la ventana panormica de mesas a travs de la opcin titulada CambiaMesa. Si el usuario invoca esta opcin, el sistema ingresa a un estado especial, disparando una serie de acontecimientos en cascada y con lgica. El primero de ellos es que el usuario debe dar clic sobre el nmero de mesa que desea cambiar. A continuacin, el sistema muestra los datos que tiene la mesa sobre la cual el usuario dio clic. El sistema solicita al usuario que confirme si se trata de tal mesa, pues el sistema debe asumir que el usuario puede equivocarse. As, si el usuario cometi un error, puede declinar esta accin. Si el usuario no declina esta accin, y acepta como correcta la informacin que sobre la mesa muestra el sistema, aparece entonces un mensaje donde solicita al usuario que teclee el nmero de mesa que l desea que se trasladen los productos de la mesa cuyos datos acaba el sistema de informar. De nuevo, el usuario puede declinar esta accin, no tecleando ningn nmero, sino que simplemente pulsando la tecla Enter. Si as lo hace, el sistema abortar estos acontecimientos, y retornar a su estado inicial. Igualmente, el usuario puede teclear un nmero que no sea vlido para el sistema, puesto que sus nmeros de mesa vlidos van del 1 al 1000. En ambos casos el sistema emitir mensajes que aclaran el por qu el sistema aborta estos acontecimientos. Si el nmero de mesa es vlido, y la mesa se encuentra vaca, el sistema har el traslado de inmediato, los productos de la mesa emisora se transferirn a la mesa receptora, y la mesa emisora ser eliminada. Se generar una nueva panormica de mesas en la cual no aparecer el nmero de mesa emisora, pero aparecer un nuevo nmero de mesa: La mesa receptora. Si el nmero de mesa es vlido, pero la mesa no se encuentra vaca, en este caso el sistema no har el traslado de mesa, sino que se detendr, explorar el contenido de la mesa receptora, capturar el nombre del mesero y el total que lleva facturado, y emitir un mensaje donde muestra al usuario estos datos y le pide que confirme si en realidad su propsito es unir dos mesas que tienen pedidos en progreso. De nuevo el usuario ante esta situacin tiene una nueva oportunidad para abortar estos acontecimientos. Si todo es conforme con los deseos del usuario, ste ordenar al sistema que los productos de ambas mesas se unan, en caso contrario podr abortar estos acontecimientos puesto que pueden crear una catstrofe.
A continuacin se presentan ilustraciones que aclaran mejor lo que aqu se ha expresado en teora.
Cmo activar la opcin que obliga a Pos a actuar como un sistema de facturacin para restaurantes con comandas
Para activar en Pos la opcin que le obliga a funcionar como un sistema de facturacin con comandas se invoca esta opcin: Men Principal / Configuracin / Contraseas y Dominios, tal como lo muestra la siguiente figura:
La opcin que nos permite activar en Pos el sistema de facturacin para restaurantes con comandas se encuentra dentro de la interfaz Dominios. Para ingresar a la interfaz Dominios debemos seleccionar un nombre de usuario, cualquier nombre, cuestin que logramos simplemente dando clic dentro del cuadro que flexible que muestra los nombres de usuarios. Esto provocar que el usuario en cuestin aparezca dentro del rea de edicin, tal como lo muestra la siguiente figura:
La interfaz muestra que el usuario Carlos ha sido seleccionado, pues este nombre se encuentra dentro del rea de edicin. La flecha, en color rojo, seala este sitio. Ahora solamente falta dar clic sobre el botn de comando que se titula Dominios. La elipsis, en color rojo, seala este sitio. Una vez que damos clic sobre Dominios, aparece la siguiente ventana:
Esta es la ventana Dominios. Se pude ver que esta ventana tiene varias cejas. La ceja Configuracin, al estar en negritas, enuncia que es la ceja que esta activa. Nuestro objetivo es activar otra ceja, la que se titula Sistemas, que es sealada con la flecha en color rojo en la figura, cuestin que logramos simplemente dando clic sobre la frase Sistemas. Si as lo hacemos, veremos la siguiente figura:
La figura muestra los cinco estados camalenicos en los cuales se puede convertir Pos. El botn de radio activo, el cuarto, de arriba hacia abajo, enmarcada toda esta lnea con un rectngulo color rojo y con esquinas redondeadas seala este sitio. Si este botn de radio no est activo, para activarlo simplemente nos limitamos a dar clic sobre l. A continuacin, abandonamos todas estas interfases, dando clic sobre la opcin Salir en cada una de ellas, o pulsando la tecla Escape, hasta que retornemos a la pantalla del Men Principal. Ya que es crucial que Pos se encuentre en este estado para poder actuar como un perfecto sistema de facturacin para restaurantes con comandas, el sistema muestra, en 6
el Men Principal, en su esquina inferior izquierda, este estado, tal como lo muestra la siguiente figura:
La flecha, en color rojo, en la esquina inferior izquierda, del Men Principal, muestra, en la imagen, que Pos actuar como un perfecto sistema de facturacin para restaurantes con comandas. Si Pos no muestra en este sitio este mensaje, repita los pasos aqu detallados para lograrlo. Esta activacin de estado solamente es necesario ejecutarla una vez nada ms en la vida de este sistema, o cada vez que formatee su disco duro.
La figura muestra la opcin F6:Ventas, dentro de la elipsis en color amarillo, que se encuentra en el Men Principal. Sobre esta opcin damos clic, o pulsamos la tecla F6, para acceder a la interfaz que nos permite la captura de las comandas. Si lo hacemos, veremos la siguiente ventana:
Esta es la ventana que nos permite la captura de las comandas. Observemos que esta ventana est constituida por dos lneas. En la primera lnea vemos que el cursor se encuentra dentro de la caja de texto #Mesa, el cursor nos est esperando que tecleemos el nmero de mesa. La siguiente caja de texto, titulada #Cmda, o nmero de comanda, nos permite registrar este importante nmero. Por defecto, todas las ventas sern de contado, pero el sistema se puede conectar con el sistema de cuentas por cobrar, de donde acceder al listado de clientes y lo cargar dentro del combo box titulado Nombre del Cliente. Luego, el combo box titulado Mesero contiene los nombres de nuestros meseros. En la segunda lnea vemos que se inicia con la caja de texto titulada Cdigo Barras. Cuando el cursor se encuentre dentro de la caja de texto Cdigo Barras, utilizamos el rastreador lser de cdigos de barras, lo arrastramos sobre el producto, propiamente donde se muestran las lneas del cdigo de barras, y este sistema traducir estas lneas a su correspondiente cdigo alfanumrico que aparecer dentro de esta caja de texto. En el acto el sistema ejecutar, automticamente, sin que lo solicite el usuario, todo esto por defecto, la venta de un producto, mostrar el cdigo del producto, su nombre, calcular el total, impuestos, etc., har aparecer estos resultados dentro de un cuadro flexible, y el rea de edicin de la segunda lnea se borrar, y el cursor aparecer de nuevo dentro de la caja de texto Cdigo Barras, quedando en espera para facturar el
siguiente producto, todo esto efectuado en menos de un segundo. Los datos que aparecen en la primera lnea permanecern inalterables. La figura solamente muestra una parte de los datos de la izquierda de la segunda lnea, todo esto por razones de hacer ms visible los ttulos. La siguiente figura muestra los datos del extremo derecho de esta segunda lnea:
Dentro de la caja de texto Existen, el sistema mostrar la existencia actual que, de este producto, existe en inventario. La caja de texto %Dscto, porcentaje descuento, significa que el sistema es apto para aplicar descuentos por producto. Dentro de la caja de texto Cantidad, el sistema mostrar la unidad, en su estado automtico, pero este valor podr ser modificado a discrecin por el usuario. En la caja de texto C/U, el sistema mostrar automticamente el precio de venta unitario, pero el usuario tambin podr modificar este importe (aunque el Administrador del Sistema puede poner llave a esta caja de texto y as no permitir que el usuario venda a los precios que l desee). Finalmente, la caja de texto Total, es totalmente inaccesible al usuario: Aqu el sistema muestra el total que resulta de multiplicar la cantidad por el precio de venta. La siguiente figura muestra las dos lneas de la ventana comanda:
La siguiente figura muestra toda la ventana comanda. Se puede notar que al cliente se le ha cargado un producto: FILETE MIGNON EN SALSA DE HONGOS.
La flecha en color verde seala el sitio donde se encuentra la opcin que nos permite acceder a la ventana que cumple la funcin de recolectar todas las impresoras que existan en la red, preparar un listado de las mismas, y presentrnoslo, este listado, a manera de men, donde nosotros escogeremos la impresora que utilizaremos para que el sistema imprima ah las comandas. Esta ventana es la siguiente:
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La flecha en color verde seala el nombre de impresora seleccionada para imprimir la comanda. La flecha en color azul seala el tipo de fuente o tipo de letra que utilizar la impresora para imprimir la comanda. Ambas lneas contiene puntos calientes. Esto significa que se puede dar clic sobre la lnea que muestra el nombre de la impresora, y el sistema disparar las clusulas que navegan por la red y recolectan los nombres de impresoras registradas en la red. Si damos clic sobre el nombre de la impresora veremos la siguiente ventana:
La computadora ha preparado la lista de impresoras que estn en la red. A continuacin daremos clic sobre el botn de comando que se titula Actualizar, y despus daremos clic dentro del cuadro flexible, sobre el nombre de impresora que deseemos seleccionar y donde el sistema imprimir las comandas. Los dos crculos rojos, con nmeros azules, 11
muestran la secuencia de estos dos pasos: Primero, debemos actualizar el listado de las impresoras, dando clic sobre el botn de comando que se titula Actualizar. Segundo, debemos seleccionar el nombre de impresora, dando clic, dentro del cuadro flexible, sobre el nombre de impresora de nuestra eleccin. Si damos clic en la ltima lnea, por ejemplo, donde aparece una impresora de red denominada \\PC1\HP LaserJet 1020, veremos que el sistema nos muestra la siguiente ventana:
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Cmo seleccionar el tipo de letra que utilizar la impresora para imprimir las comandas
Para seleccionar la fuente o tipo de letra que utilizar la impresora para imprimir las comandas, damos clic sobre la lnea que muestra el tipo de letra. Si as lo hacemos, veremos la siguiente ventana:
El sistema ha recolectado las fuentes o tipos de letras que puede imprimir la impresora que seleccionamos al inicio. En esta ventana de las fuentes, primero damos clic sobre el botn de comando que se titula Actualizar, y luego damos clic dentro del cuadro flexible, sobre la lnea que muestra el nombre del tipo de letra que deseemos con que se imprima la comanda. El cuadro flexible de la figura contiene mayor cantidad de tipos de letras, las que no son visibles, pero, para que lo sean, basta con arrastrar, con el ratn, el deslizador, que es ese pequeo cuadro que aparece en el extremo superior de la barra que est situada en el extremo derecho del cuadro flexible. En este ejemplo, hemos dado clic sobre el tipo de letra courier new, entonces el sistema nos muestra la siguiente ventana:
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La figura informa, en su ltima lnea, no solamente que el nombre del tipo de letra con que se imprimir la comanda es courier new, sino que tambin imprime toda esta lnea con este tipo de letra, para que nosotros estemos plenamente informados sobre el giro y estilo caracterstico del tipo de letra denominado courier new.
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Cambiar los encabezados de la comanda, las posiciones de impresin, lneas de esttica y tamao de la fuente
En esta misma ventana, la que permite cambiar el nombre de la impresora, y cambiar el nombre del tipo de letra que utilizar el sistema para imprimir la comanda, tambin nos sirve para cambiar los encabezados de la comanda, para ajustar las posiciones de impresin, para producir lneas de esttica que separen los ttulos de las columnas y para elegir el tamao de la fuente. La siguiente figura muestra cmo cambiar los encabezados de la comanda:
Los encabezados de la comanda son un total de cinco lneas, tal como lo muestra la figura. Nosotros nos limitamos a teclear en estas lneas el nombre de la empresa, su direccin, nmeros telefnicos, correo electrnico, etc. El mximo de caracteres que caben en cada lnea es de 70 caracteres.
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Los ajustes que se hacen a las posiciones de impresin de la comanda se miden en pxeles. Una hoja de papel tamao carta verticalmente erguida tiene una longitud vertical aproximadamente de 11,000 pxeles. La figura muestra que la descripcin inicia su impresin en el pxel 1,000. Esto quiere decir que existirn 1,000 pxeles como margen izquierdo. De suerte que, si la descripcin iniciara su impresin en el pxel CERO, no existira ningn margen del lado izquierdo de la hoja. Ahora bien, si la cantidad se imprime a partir del pxel 6,666, tal como lo muestra la figura, esto quiere decir que, disminuyendo este valor podremos lograr que la cantidad se imprima ms cerca de donde finaliza de imprimirse la descripcin, o, aumentando este valor, podemos lograr que la cantidad se imprima ms alejado del sitio donde termina de imprimirse la descripcin. Estos ajustes que lleva a efecto el usuario no provocan que se traslapen ambas columnas, pues el sistema evala de previo el rea de impresin de cada columna, de suerte que, si detecta que la descripcin invade el rea de la cantidad, los caracteres de la descripcin que invaden el rea de la cantidad son truncados.
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La presentacin esttica est constituida por un par de lneas, formadas por 66 guiones. La primera de estas lneas la imprime el sistema antes de iniciar la impresin de los ttulos de las columnas. Y la segunda de estas lneas la imprime el sistema despus de imprimir los ttulos de las columnas. De esta manera los ttulos de las columnas quedan entre estas dos lneas. Las lneas puede sobrepasar el ttulo de las columnas, o bien, pueden quedarse chicas. El acceso a la cantidad de guiones nos permite brindar el ajuste necesario a este par de lneas para que quepan justamente. La ltima lnea impresa por el sistema en la comanda es una lnea constituida por asteriscos (*). Igualmente, esta lnea puede sobrepasar el margen derecho, o puede quedar muy chica. El acceso a la cantidad de asteriscos nos permite brindar el ajuste necesario para que esta lnea quepa justamente. El tamao de la fuente, que en la figura es de 8 puntos, lo podemos aumentar, o disminuir, para as obtener el tamao de letra que el sistema utilizar en la impresin de la comanda, de suerte que as podemos elegir el tamao de letra que ms se acomode a nuestro gusto.
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Si damos clic sobre la opcin F12:Panormica Mesas, o bien, si pulsamos la tecla F12, veremos la siguiente figura:
La figura muestra la ventana denominada panormica de mesas. Aqu aparecen las mesas que estn ocupadas. Notamos que las mesas ocupadas son la nmero 1, la nmero dos, y la nmero 4. Las tres son ventas de contado. La primera y la tercera las atiende el mesero Josesito. La segunda mesa la atiende el mesero Chepito. La figura muestra lo que es en deber cada cliente. La opcin Salir, que aparece en el extremo superior izquierdo de la interfaz, como primer elemento de la barra de men, es til para salir de esta ventana y retornar a la ventana de la comanda. Aqu mismo podemos ver tambin la opcin CambiaMesa, til para efectuar los cambios de mesa con facilidad y rapidez.
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Podemos notar que la ventana de la factura es bastante similar a la ventana de la comanda. Difieren, entre otras cosas, en el ttulo. Aquella se titula Comandas. Esta se titula Ventas. Aquella muestra la opcin Panormica Mesas, y esta no. El usuario puede hacer los cambios que desee en esta ventana. Por ejemplo, puede agregar nuevos productos. O puede eliminar productos. O puede modificar las cantidades, dar descuentos, convertir esta factura, de contado, a crdito, y viceversa; seleccionar un nombre de cliente, u otro nombre de mesero, incluso puede cambiar el nmero de la mesa. Sin embargo, si el usuario declina enviar a imprimir la factura, despus de haber hecho cambios, y en vez de imprimir la factura, da clic en Salir, de manera que esto provoca que retorne a la ventana de la panormica de mesas, el sistema no cambiar el nmero de la mesa, ni el nombre del mesero, ni el nombre del cliente, aunque s har los cambios en la cantidad de productos
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Cmo agregar la propina voluntaria Para que el sistema acepte cargar al cliente la propina voluntaria, primero debemos agregar este producto utilizando la opcin Men Principal / Datos / Inventario Central. El cdigo de este producto debe ser el que siga a continuacin del ltimo cdigo existente. El tipo de este producto debe ser servicio. Y debe activarse el botn de radio que permite que este producto quede exento de cargo del impuesto de valor agregado (IVA). La siguiente figura muestra una factura, con propina incluida:
La figura muestra la propina voluntaria. Podemos notar que el IVA es aplicado solamente al plato fuerte.
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Esta ventana permite al usuario aceptar el pago en moneda nacional, o en moneda extranjera, o en una combinacin de ambas. La tasa de cambio que aqu aparece es til para hacer la conversin. Si el cliente paga de ms, el sistema, dentro de la caja de texto Cambio, mostrar el cambio. Si lo que paga el cliente es menor que el total de la factura, el sistema emite un mensaje de error, y acumula este tipo especial de errores, a este usuario en particular, para que con posterioridad el Administrador del Sistema los investigue y tome las medidas correctivas que considere.
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Si damos clic sobre la opcin CambiaMesa el sistema inicia un ritual que comienza mostrando el siguiente mensaje:
El mensaje que muestra la figura nos indica que nosotros debemos hacer dos cosas: Primero, dar clic sobre el nmero de la mesa que queremos cambiar de lugar. Segundo, teclear el nmero de mesa hacia donde enviaremos la mesa deseada. As, una vez que damos clic sobre la mesa deseada, por ejemplo sobre la mesa nmero dos, el sistema muestra el siguiente mensaje:
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El sistema nos muestra los datos que tiene la mesa sobre la cual dimos clic, nos indica cul es el nmero de la mesa, el nombre del mesero que la atiende, y el total que lleva facturado hasta el momento. Todo esto es necesario que lo informe al sistema para que nosotros confirmemos que la mesa que deseamos trasladar es la mesa correcta. Ya que este mensaje nos permite declinar la orden que le dimos al sistema, si nos equivocamos podemos abortar esta sesin de cambio de mesa dando clic en No. Si no nos hemos equivocado, y los datos de la mesa que muestra el sistema son los datos correctos, daremos clic en S, entonces el sistema mostrar el siguiente mensaje:
En esta ventana nosotros escribiremos el nmero de mesa hacia la cual queremos trasladar la mesa actual. Suponiendo que digitemos el nmero 16, el sistema ejecutar el cambio de mesas, refrescar la panormica de mesas, y aparecer la siguiente figura:
La figura muestra que la mesa nmero dos ha desaparecido. En su lugar ahora aparece la mesa nmero 16. El resto de la informacin de la mesa nmero dos permanece inalterado.
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Si damos clic en s, la fusin se ejecuta. Entonces aparece la ventana panormica de mesas debidamente fusionada, tal como lo muestra la siguiente figura:
La figura muestra los productos de la mesa nmero cuatro fusionados con los productos de la mesa nmero 16.
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