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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RAFAEL MARIA BARALT

ALTAGRACIA ZULIA

REALIZADO POR: DULIMAR CALDERA GENESIS ALVAREZ OMAR OCHOA EDUARDO NIO CARLOS ROMERO

ALTAGRACIA, 30 de Noviembre de 2012

INTRODUCCIN La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas diferentes cada una de las otras, tales como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el mbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economa y se considera como un principio rector. La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a la prctica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa, as como la potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para aqulla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en las organizaciones. En nuestro caso concreto, se tratar la tcnica de la auditoria, as como tambin se desarrollaran a lo largo de tres captulos lo concerniente a sta. En el captulo I detallaremos la Auditoria, comenzando por los antecedentes histricos de sta, algunas definiciones dadas por diferentes autores y la que desarrolla el grupo, su finalidad y la clasificacin. El captulo II se desarrollar de forma amplia y detallada, lo concerniente a la Auditoria Administrativa, los fines, principios, objetivos, alcance y los mtodos.

El captulo III se dedicara al desarrollo del Auditor, resaltando sus funciones, habilidades y destrezas y algo muy importante como lo es la responsabilidad profesional.

UNIDAD I. DINAMICA DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA

1.- ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de la historia de la administracin. En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras, consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable." Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que "La confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa." Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos." El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a travs de un mtodo que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una organizacin.

Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa. El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora administrativa. Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin del Instituto Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teora de la

Administracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa. Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Revisin del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin, financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable y estadstico. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la

auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades. En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica. Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa. Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prcticos sobre Auditora Administrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de Auditora Administrativa incluye un marco metodolgico que permite entender la auditora administrativa de manera por dems accesible. En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en organizaciones pblicas y privadas. Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin. En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda y

Crdito Pblico), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditoras en las oficinas pblicas. Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, contina ampliando y enriqueciendo.

2.- DEFINICION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: " Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales". Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditora se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditora para la direccin superior. Otras definiciones de auditora administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes.

3.- NECESIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. la auditoria tradicional( financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el examen y evaluacin de:

La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria administrativa funcional)

La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo auditoria analtica.

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

4.- CORRIENTES Y ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Corrientes de la Auditora Administrativa Primera corriente: Un examen de ta Segunda Corriente: Un examen total estructura de control. de la estructura y comportamiento de

un organismo social. En esta corriente sostiene que la Expone que la auditoria

auditoria administrativa (no se acepta administrativa involucra, un examen y el termino de administrativa), debe evaluacin de la eficiencia con que se ser considerada medios un examen de manejan los recursos y resultados para alcanzados.

controles

utilizados

realizar la funcin de gue se trate. Quienes se muestran a favor de esta Cubre todo el aspecto estructural y corriente asume la posicin de metodolgico de un organismo social.

considerar gue la auditora operativa es simplemente una extensin de la auditoria tradicional ms all de las tareas contable y financiara. Algunos expositores de esta corriente Son varios los autores gue representa son: CadmusB.. SeilerR.E. esta corriente tales come: Leonard W.P. Norbeck. Crapman W.Ly W. Alonso. ENFOQUE DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Expositor Cadmus B. Enfoque 'La auditoria

operativa

comienza

por

familiarizarse con las operaciones reales y los problemas operativos, anlisis y

evaluacin de los controles para asegurar que son adecuados para proteger el

negocios. El examen de los controles se convierte en el punto de parta para la evaluacin del valor de controles en la operacin del negocio" Seiler R.E. "La auditoria operativa no es ms que una revisin de controles".

Leonard W.P

"Los factores en los mtodos y desempeo directivos que requieren una constante revisin y evaluacin son: planes y objetivos, organizacin, politices y prcticas, sistemas y procedimientos*.

Chapman W.L y W. Alonso

"La Primera y Segunda fase de la realizacin de la auditoria consiste en: Examinar los objetivos. las polticas, la organizacin, los recursos resultados atrasadas. utilizados obtenidos y comparar con las los metas

Burton John

La

auditora

administrativa

debe

versar sobre algo objetivo y mensurable; debe referirse al presente y al pasado pero no sobre el futuro. Debe producir un resultado que sea comprensible y til para las diversas categoras del pblico

interesado Cervantes Abreu S La realizacin de la auditora administrativa debe llevarla a cabo un equipo de

especialistas profesionales en coordinados por un licenciado en administracin,

auxiliados por el personal de la empresa J. Rodrguez Valencia La auditora administrativa tiene como objetivo principal: proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita, sealando el grado de efectividad con que opera cada una de las unidades administrativas.

5.- TIPOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Entre los tipos de auditora existen varias caractersticas en comn:

Efecta mediciones referidas a normas predeterminadas. Tienen carcter deductivo. La independencia es imperativa en todas las clases de auditora.

Auditora Financiera Revisin exploratoria y crtica de los controles y registros de contabilidad, su conclusin ser acerca de la correccin de estados financieros. Auditora Interna Funciona por medio de la medicin y evaluacin de la eficiencia de procedimientos, contabilidad, informes financieros etc. Tcnica para

evaluar sistemticamente la efectividad de una funcin o una unidad con referencia a normas de la empresa. Auditoria de Operaciones Tcnica para evaluar sistemticamente la efectividad de una funcin o una unidad con referencia a normas de la empresa. Auditora Administrativa Se examina integralmente un organismo social con el propsito de descubrir oportunidades para mejorar su administracin. Auditora Fiscal Verifica el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes.

Auditora de resultados de programas Mide la eficacia y congruencia alcanzadas en el logro de los objetivos y las metas establecidas, en relacin con el avance del ejercicio presupuestal. Se revisara que se cumplan las metas establecidas en tiempo y forma. Auditora de Legalidad Revisa si la dependencia o entidad ha observado el cumplimiento de disposiciones legales que sean aplicables (leyes, reglamentos, decretos etc.) Auditora Integral Proporciona una evaluacin objetiva y constructiva acerca del grado en que los recursos (humanos financieros y materiales son manejados con eficiencia), y si la rendicin de cuentas es cumplida

6.- LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA COMO CAMPO ESPECIFICO DE LA ADMINISTRACION

En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autnomos 4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: 1. Tamao de la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operaciones En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: 1. Microempresa 2. Empresa pequea 3. Empresa mediana 4. Empresa grande Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: 1. Telecomunicaciones 2. Transportes 3. Energa 4. Servicios 5. Construccin 6. Petroqumica 7. Turismo 8. Cinematografa 9. Banca 10. Seguros 11. Maquiladora 12. Electrnica 13. Automotriz 14. Editorial 15. Arte grfico

16. Manufactura 17. Autocartera 18. Textil 19. Agrcola 20. Pesquera 21. Qumica 22. Forestal 23. Farmacutica 24. Alimentos y Bebidas 25. Informtica 26. Siderurgia 27. Publicidad 28. Comercio En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: 1. Nacionales 2. Internacionales 3. Mixtas Tambin tomando en cuenta las modalidades de: 1. Exportacin 2. Acuerdo de Licencia 3. Contratos de Administracin 4. Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas 5. Subsidiarias En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: 1. Tipo de organizacin 2. Naturaleza de su funcin

Por su tipo de organizacin son: 1. Fundaciones 2. Agrupaciones 3. Asociaciones 4. Sociedades 5. Fondos 6. Empresas de solidaridad 7. Programas 8. Proyectos 9. Comisiones 10. Colegios Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: 1. Educacin 2. Cultura 3. Salud y seguridad social 4. Poltica - Obrero - Campesino - Popular 5. Empleo 6. Alimentacin 7. Derechos humanos 8. Apoyo a marginados y discapacitados Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad.

La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditora se traduzca en un proyecto innovador slido.

UNIDAD II. PROCESO DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.- TECNICA DE OBTENCION DE INFORMACION Una vez definido el objetivo, alcance, el tiempo, el presupuesto, y determinado el personal que llevar a cabo la auditora administrativa, hemos terminado la etapa de planeacin, y lo que prosigue es dar paso a la etapa de obtencin de informacin, en esta etapa el auditor levantar informacin con el objeto de examinar y evaluar como se est aplicando el proceso administrativo, si se han alcanzado, cmo y en qu medida los objetivos, las polticas, los diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa, entre otros detalles a estudiar.

La informacin que se levante, debe ser suficiente, confiable, vlida y sistemtica, de tal manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases slidas.

A continuacin se explicarn las diferentes tcnicas que el auditor puede aplicar en la obtencin de informacin.

Entrevistas y cuestionarios

Las entrevistas y los cuestionarios son tcnicas que nos permiten recopilar informacin de campo. Entrevistas: Benjamn Franklin la define como: consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin .

Para ello el auditor elaborar una gua de entrevista, la cual contendr preguntas bsicas sobre la informacin que se desea obtener de determinada rea u puesto

de la empresa, la base del diseo de cada entrevista depender del objetivo que el auditor quiera alcanzar y la informacin que desea obtener. Cuestionarios: Benjamn Franklin la define como: se emplean para obtener informacin deseada en forma homognea. Estn constituidos por series de preguntas, escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos y temticas

Observacin directa

El auditor al levantar la informacin debe tener especial cuidado en lo que se refiere a los hallazgos que puede recopilar a travs de la observacin. Estos datos los debemos sistematizar, es decir, registrar, si no pueden perder su validez, el registro de la observacin lo podemos llevar a cabo, por ejemplo, en una auditora de instalaciones por medio de lista de checado o check list, en donde escribiremos mediante una lista, el nombre de cada una de los elementos a auditar de las instalaciones de la empresa para ir palomeando el estado fsico en que se encuentran las instalaciones.

Tambin el auditor puede registrar las observaciones mediante unas tarjetas cdulas, en donde asientan las observaciones y hallazgos que va levantando.

Otras tcnicas para obtener informacin

El auditor puede obtener informacin acerca de la empresa o rea auditada mediante la utilizacin del intranet, ese sistema de informacin mediante la utilizacin de redes de web con que cuentan algunas empresas, donde el auditor puede acceder a informacin sobre: la operacin de la empresa, capital mano, proveedores, clientes, acreedores, servicio al cliente, entre otros.

2.- ESCALAS DE EVALUACION Y PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Escalas de Evaluacin o escalas de clasificacin. Es una tcnica de registro utilizada en la observacin sistemtica, y consiste en un conjunto de cuestionarios que el observador lleva a cabo anotando las conductas que observa. El observador debe anotar la presencia de cada tipo de conducta en la que est interesado (por ejemplo las intervenciones de un alumno en clase) de forma cuantitativa, tratando de utilizar trminos que sigan una serie escalonada (por ejemplo: siempre, frecuentemente, alguna vez, nunca).

Planeacin La planeacin se refiere a los lineamientos de carcter general que forman parte de la aplicacin de la auditoria administrativa. OBJETIVO

Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada. FACTORES A REVISAR

Determinacin de los factores fundamentales para el estudio de la organizacin con relaciona el proceso administrativo y los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento. En el primer caso se incorporan las etapas del proceso administrativo y se define las funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente. En el segundo caso, se incluye una relacin de los elementos especficos que integran y complementan el proceso administrativo. Esto se asocia con los tributos fundamentales que en marcan su fin y su funcin, lo que permite determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin.

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA PROPOSITO ESTRATEGICO Planeacin Definicin del marco de: Actuacin de la Organizacin Visin Misin Objetivos Metas Estrategias/ Tcticas Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles. Horizonte Organizacin Disear e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organizacin. Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos de apoyo.

Direccin: Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestin de la organizacin. Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrs y conflicto Informacin y tecnologa Toma de decisiones Creatividad e innovacin.

Control: Medicin del proceso de las acciones en funcin del desempeo. Naturaleza Sistemas Niveles Proceso reas de aplicacin Herramientas Calidad; FUENTES DE ESTUDIO

Son las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo.

3.- MTODO DE ANALISIS Para efectuar la auditora, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentacin necesaria para respaldar la opinin del auditor administrativo. Respecto a la revisin del control interno, la auditora tradicional

(financiera) centra su atencin en el control financiero, sin embargo, para la auditora administrativa asume mayor importancia el control administrativo. En una auditora administrativa, el auditor verificar si la direccin est obteniendo informacin pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerir un anlisis extenso de las necesidades de informacin con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, los procedimientos asociados con la auditora administrativa implicarn un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluacin del control interno, incluirn el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirn un estudio a fondo del sistema de informacin. En el manejo y control de las tareas de auditora administrativa se re-quieren polticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusin. En la prctica se pueden combinar dos o ms tcnicas de auditora, para generar lo que se denomina procedimientos de auditora. Los procedimientos de auditora se definen como: Las tcnicas de anlisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administracin, sujetos a examen y evaluacin, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciacin. Naturaleza de los procedimientos de auditora. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rgidos para llevar a cabo un examen y una evaluacin de tipo administrativo. As pues, el auditor deber aplicar su criterio profesional y tomar la decisin, de cul procedimiento de auditora ser el ms indicado y eficiente. Procedimientos de auditora de aplicacin general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluacin del desempeo de la organizacin, y exponerlos de una manera fcil de entender, con el propsito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos. 4.- LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA. En nuestro pas, la auditoria administrativa se encuentra en proceso de desarrollo, por tanto, en una posicin favorable para practicar la auditoria administrativa en forma tanto interna como externa. La auditoria administrativa puede emplearse de

manera interna, es decir, que dependa directamente de una unidad administrativa de la empresa, o bien, pueda efectuarse por auditores administrativos

independientes. La auditoria administrativa, tanto interna como externa, tiene el mismo inters fundamental, el cual puede derivar de las siguientes premisas: a) Existe una interrelacin entre todas las funciones de la empresa. b) En trminos de reduccin de costos e incremento de eficiencia es preferible la accin preventiva, cuando es posible, a la accin teraputica. c) Probablemente sea ms efectivo que un grupo de anlisis efectu la revisin y evaluacin de toda la empresa, que hacer que varios especialistas independientes intenten aislar y examinar separadamente los problemas que estn inextricablemente conectados. d) La administracin de empresas no puede separarse de los hombres de empresa, la auditoria administrativa es, por su intencin, un plan interesado en las personas, su inters principal est en el quien de la administracin. La auditoria administrativa tanto interna como externa deber aplicarse pensando en quela empresa es un sistema y no un rompecabezas de funciones, las herramientas de anlisis a utilizar sern comunes y especificas pero siempre sencillas y poco costosas en su aplicacin .La auditora interna El comit de investigaciones del institute of international auditors define a la auditoria administrativa: Es una actividad d e evaluacin independiente dentro de una organizacin, dedicada al anlisis de la contabilidad , de las finanzas y de las dems operaciones como base de un servicio a la direccin.-Es un control cuyas funciones son medir y evaluar la efectividad de otros controles. La anterior definicin, indica realmente lo que debe entenderse por la moderna auditora interna al situarla como un servicio especializado para la direccin superior, no sola para que esta conozca oportunamente las deficiencias e irregularidades financieras y administrativas. Bajo ningn concepto podr considerarse completo un sistema de control superior, si no incluye una auditoria administrativa interna. En sntesis, la auditoria administrativa interna,

independientemente de ser ella misma parte integrante del sistema total de control superior; es la principal herramienta para la revisin y evaluacin de los resultados logrados. Cumple con una doble misin:

Primero: Como parte integrante del control superior, es decir, un medio para obtener y mantener el control. Segundo: Es el medio principal para la medicin y evaluacin de resultados, por tanto, la direccin superior, los propietarios, accionistas, auditores financieros y otros interesados deben confiar en la auditoria administrativa interna para la prevencin de inconvenientes y garantizar la adecuada marcha del sistema. Adscripcin de la unidad de auditora

administrativa. a) Una extensin de la auditora interna financiera. b) Funcin independiente de la administracin financiera. c) Forma departamental con la auditora interna. d) rgano asesor del consejo de administracin. Beneficios de la auditoria administrativa. a) Permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos para alcanzar los objetivos fijados y asegurar el cumplimiento de las polticas establecidas. b) Hace recomendaciones para el mejoramiento de las polticas, procedimientos, sistemas etc. c) Suministra un medio de proveer un mayor grado de delegacin de autoridad y, si es necesario un medio para la descentralizacin de las operaciones. La auditora externa. La auditoria administrativa se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa interno y cuando se requiere de una opinin de carcter independiente. Es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo

cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa Auditora de Estados Financieros.

5.- DIFERENCIA ENTRE AUDITORIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

LA AUDITORIA FINANCIERA Es un examen sistemtico de los libros y registros de un organismo social, con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de stas para poder informar sobre los mismos.

La auditora financiera mira hacia el pasado, o sea, versa sobre las transacciones que ya se han efectuado, teniendo como objetivo confirmar un estado de asuntos financieros, verificar que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y expresar una opinin acerca del manejo financiero. Objetivo Su objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y expresar una opinin acerca del manejo financiero.

El proceso de la Auditora Financiera comprende las siguientes fases:

* Origen y planeacin del examen. * Formulacin del programa. * Trabajo de campo. * Formulacin del informe final. * Seguimiento de las recomendaciones.

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Nos proporciona una evaluacin cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso

administrativo. Tiene como objetivo proporcionar un panorama administrativo general de la empresa que se audita, sealando el grado de efectividad con que opera cada una de las funciones (compras, ventas, personal, etc.) que la integran, ayudando a la direccin a lograr y mejorar la posicin de la empresa. Objetivo de la Auditora Administrativa.

Proporciona un panorama administrativo general de la empresa que se audita, sealando el grado de efectividad con que opera cada una de las funciones (compras, ventas, personal, etc.) que la integran. Es decir, asegura mejores resultados, ayudando a la direccin a lograr y mejorar la posicin de la empresa.

UNIDAD III PLAN DE TRABAJO PARA LA PRCTICA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1.- PLANEACION Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditora y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. El propsito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

2.- EL PROCESO DE LA AUDITORIA Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente. En este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la esencia o raznde ser de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar a la organizacin en todos su mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visin de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relacin con su objeto o atribucin sustantiva.

3.-PLAN GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA TECNICAS DE RECOLECCION Para recabar informacin de forma gil y ordenada se puede emplear alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas: a.- INVESTIGACION DOCUMENTAL NORMATIVA ACTA CONSTITUTIVA.

Ley que ordena la creacin de la organizacin. Reglamento interno. Reglamentacin especifica. Tratados y convenios. Decretos y acuerdos. Normas (nacionales e internacionales). Oficios circulares ADMINISTRATIVA

Organigramas. Manuales administrativos. Sistemas de informacin y certificacin. Cuadros de distribucin del trabajo. Estadsticas de trabajo. Plantilla de personal. Proyectos estratgicos.

Inventarios de mobiliario y equipo. Redes para el anlisis lgico de problemas. Sociogramas. Indicadores financieros y de gestin. Estudios de mejoramiento. Auditorias administrativas previas. MERCADO Productos y/o servicios. reas. Poblacin. Ingresos. Factores limitantes. Comportamiento de la demanda. Situacin actual. Caractersticas. Situacin futura (proyectada). Comportamiento de la oferta. Situacin actual. Anlisis del rgimen de mercado. Situacin futura (previsible). Determinacin de precios.

UBICACIN GEOGRAFICA Localizacin. Orden espacial interno. Caractersticas del terreno. Cercana con el mercado (clientes y proveedores). Distancias y costo de transporte. Alternativas de conexin con unidades nuevas. Justificacin en relacin al tamao y procesos.

ESTUDIOS FINANCIEROS Recursos financieros para inversin. Anlisis y proyecciones financieras. Programas de financiamiento. Evaluacin financiera.Creacin de valor.

SITUACION ECONOMICA Sistema econmico. Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa. Aspectos sociales. Variables demogrficas. Relaciones con el exterior.

COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR Cultura. Estratos sociales o nivel socioeconmico. Grupos de referencia y convivencia (babyboomers, generacin XY, generacin Y). Familia. Ciclo de vida del consumidor. Factores internos de influencia (percepcin, aprendizaje y motivacin). Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisin y sentimiento posterior). b.- OBSERVACION DIRECTA Consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable la encabece, comente y analice su percepcin con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditoria. - ACCESO A REDES DE INFORMACION El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet o querry, permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector por ramo, lo que, a su vez, facilita en intercambio electrnico de datos y mantener una relacin interactiva con el entorno. d.- ENTREVISTA Saber lo que se quiere y tener claro el propsito y sentido. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo. Concertar previamente la cita.

Atender el compromiso. Concentrarse de manera relajada. Seguir un mapa mental para captar la informacin de manera lgica y consecuente. Utilizar preguntas de terminacin abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia. No hacer preguntas irrelevantes. En la medida de lo posible escuchar, no hablar. Asegurarse de no presionar la entrevista. Evitar la confianza en su memoria. Dejar abierta la puerta.

CLASIFICAR LA INFORMACIN QUE SE OBTENGA. Registrar la informacin en una bitcora. e.- CUESTIONARIO Estos instrumentos se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especifica con el propsito de que muestren la interrelacin y conexiones lgicas entre las diferentes reas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organizacin. Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lgico, con redaccin comprensible y facilidad de respuesta, esto es, es necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, puede incluirse un instructivo de llenado. Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y volumen de la informacin, establecen cual es la mnima cantidad de informacin representativa del todo (muestra) que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ella tengan validez. No obstante, si en el curso de la revisin se advierten situaciones de las que se

pueda inferir que existen irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente. F.- CEDULAS Estn integradas por formularios cuyo diseo incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis, amen, de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta. Su incorporacin al proyecto de auditora permite abrir el rango de captacin de informacin y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el anlisis de resultados. Tambin hacen ms fcil asociar los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condicin que favorece el proceso de toma de decisiones. Como herramientas de diagnostico y evaluacin posibilitan no solo realizar las variables bajo anlisis, sino apreciar su influencia en otras variables o reas de operacin, lo que transforma en un eslabn entre factores, indicadores, registros y consecuencias. Tambin simplifican el proceso de captacin de la informacin pues permiten asociar con claridad aspectos tcnicos con el desempeo, ordenan ideas y dejan emerger los supuestos subyacentes que sustentan los conceptos.

MEDICION Las escalas que se empleen para medir, deben cumplir con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en quelas preguntas sean abiertas o de cdigo mltiple que puedan propiciar una interpretacin muy general o errnea. As mismo, porque el manejo de enunciados, valores numricos y matrices definen rangos de respuesta que eliminan la ambivalencia y centrar los criterios para valorar de manera objetiva la informacin, lo que posteriormente servir para lograr una mayor veracidad en las observaciones, conclusiones y recomendaciones que se formulen en el informe de auditora. La eleccin y el empleo de las escalas de medicin estn estrechamente relacionados con las

directrices acordadas en la planeacin de la auditoria, sin embargo, su variedad de uso y precisin dependen de las acciones que de manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera racional y congruente

4.- ANLISIS Y EVALUACIN DE LA INFORMACIN OBTENIDA a.- BASE CONCEPTUAL La diagnosis, parte esencial de la auditoria administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. Es tambin una oportunidad para disear un marco global de anlisis para sistematizar la informacin de la realidad de una organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades, para identificar los factores mas relevantes de su funcionamiento, para determinar los recursos disponibles para resolver sus problemas; y, sobretodo, para servir como cauce a las acciones necesarias que permitan su atencin eficaz. El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, que permita evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analtico de la realidad de la organizacin. b.- MARCO DE REFERENCIA Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoria, se dispone de una base de informacin con la perspectiva de la gnesis, infraestructura administrativa, forma de operacin y posicin competitiva, lo que permite establecer las bases de actuacin con la certeza de que enmarca las variables y estrategias

fundamentales.

c.- CONTENIDO Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisin sustantivos a la auditoria tiene que incorporar los siguientes aspectos:

CONTEXTO

Fisonoma de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y su trayectoria histrica. Mecnica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento. Esfera de accin. Posicin en el mercado .Ciclo de vida de la organizacin. INFORMACION OPERATIVA de funciones, procesos y proyectos. Coordinacin de las

Gestin

acciones. Administracin de la tecnologa de la informacin. Anlisis de la interaccin, planeacin, organizacin, direccin y control. DESEMPEO

Manejo de indicadores financieros y de gestin. Comportamiento organizacin. Resultados alcanzados. Margen de efectividad.

ESTRATEGIA COMPETITIVA Propsito estratgico. Enfoque estratgico. Procesos estratgicos.

Habilidades distintivas. LIDERAZGO

Cultura organizacional. Valores. Trabajo en equipo. Calidad de vida de la organizacin. PERSPECTIVAS

Estructura. Oportunidades de negocio. Administracin del cambio. Potencial de innovacin. Control estratgico.

5.- REPRESENTACION GRAFICA DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Para la descripcin grafica del plan general y de los programas especficos de la investigacin, se recomienda utilizar graficas de flechas o diagramas red, como los que son utilizados en las tcnicas de camino critico (C.P.M.) y tcnicas de programacin, evaluacin y revisin (PERT) y tambin los llamados diagramas de bloque o de barras como los de Gantt.

6.-

PRESENTACION

DEL

INFORME

FINAL

PROGRAMA

DE

IMPLANTACION. En virtud de que en el informe se sealan los hallazgos as como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente informacin respecto de la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en relacin con el nmero de casos o transacciones revisadas en funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As mismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor. Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, debern reunir atributos tales como:

TECNICAS EMPLEADAS

Instrumentos y mtodos utilizados para obtener resultados en funcin del objetivo. DIAGNOSTICO

Definicin de las causas y consecuencias de la auditoria, las cuales justifican los ajustes o modificaciones posibles. PROPUESTA

Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION

Explicacin de los pasos o etapas previstas para instrumentar los resultados. SEGUIMIENTO

Determinacin de los mecanismos de informacin, control y evaluacin necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Sntesis de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para el logro de las propuestas. APENDICES O ANEXOS

Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin de la auditoria. INFORME EJECUTIVO RESPONSABLE PERIODO DE REVISION

Lapso que comprendi la auditoria.

OBJETIVOS

Propsitos que se pretenden obtener con la auditoria. ALCANCE

Profundidad con la que se audito la organizacin. METODOLOGIA

Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria. SINTESIS

Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.

CONCLUSIONES

Sntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuacin.

c.- INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES Mediante este informe se puede analizar y evaluar: Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditoria est en proceso, se reprogramo o se replanteo. Las horas hombre que realmente se utilizaron. Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas. Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentes las siguientes caractersticas:

Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin.

Inobservancia del marco normativo aplicable.

Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios.

Deficiencia en el servicio de los proveedores.

Falta de informacin del desempeo de competidores.

Perdida de oportunidades de negocio.

Baja rentabilidad y productividad.

Existencia de una cultura organizacional dbil.

Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas.

Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida.

Potencial de innovacin desaprovechado.

Urgencia de replantear los procesos centrales.

Necesidad de re direccionar el enfoque estratgico.

c.- INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES Documento que se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organizacin. Mediante este informe se puede analizar y evaluar: Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditoria est en proceso, se reprogramo o se replanteo. Las horas hombre que realmente se utilizaron. La fundamentacion de cada observacin. Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas. Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando Presentan las siguientes caractersticas: Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin. Inobservancia del marco normativo aplicable.

Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios. Deficiencia en el servicio de los proveedores. Falta de informacin del desempeo de competidores. Perdida de oportunidades de negocio. Baja rentabilidad y productividad. Existencia de una cultura organizacional dbil. Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas. Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida. Potencial de innovacin desaprovechado. Urgencia de replantear los procesos centrales. Necesidad de redireccionar el enfoque estratgico. Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organizacin, este informe puede presentarse acompaado de un ejemplar del informe general o ejecutivo.

UNIDAD IV METODO PARA LA APLICACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRACION

1.- METODO PARA UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Para efectuar la auditora, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentacin necesaria para respaldar la opinin del auditor administrativo. Respecto a la revisin del control interno, la auditora tradicional (financiera) centra su atencin en el control financiero, sin embargo, para la auditora administrativa asume mayor importancia el control administrativo. En una auditora administrativa, el auditor verificar si la direccin est obteniendo informacin pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerir un anlisis extenso de las necesidades de informacin con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, los procedimientos asociados con la auditora administrativa implicarn un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluacin del control interno, incluirn el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirn un estudio afondo del sistema de informacin. En el manejo y control de las tareas de auditora administrativa se requieren polticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusin. En la prctica se pueden combinar dos o ms tcnicas de auditora, para generar lo que se denomina procedimientos de auditora. Los procedimientos de auditora se definen como: Las tcnicas de anlisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administracin, sujetos a examen y evaluacin, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciacin. Naturaleza de los

procedimientos de auditora. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rgidos para llevar a cabo un examen y una evaluacin de tipo administrativo. As pues, el auditor deber aplicar su criterio profesional y tomar la decisin, de cul procedimiento de auditora ser el ms indicado y eficiente. Procedimientos de auditora de aplicacin general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que

tengan mayor significado en la evaluacin del desempeo de la organizacin, y exponerlos de una manera fcil de entender, con el propsito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos. 2.- ENFOQUES INTERNACIONALES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Los enfoques internacionales de la auditoria administrativa se encuentran dentro del campo de la Administracin y es parte primordial como medio de control y cambio.

Una auditora administrativa no se produce en el vaco. Forma parte de una estrategia, de cambio que requiere una clara decisin del ms alto nivel y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organizacin tenga capacidad para transformarse y crecer de manera efectiva.

Tambin parte del convencimiento, de que no constituye un fin en s misma, sino que est ligada a todo un proceso de desarrollo institucional, por lo que la aportacin de distintos puntos de vista y experiencias, as como la toma de conciencia generalizada en todos los niveles, son determinantes para que esta herramienta pueda alcanzar los resultados esperados en cualquier lugar en el que se aplique. El anlisis sistemtico de todos y cada uno de los aspectos inmersos en su ejecucin demanda el establecimiento de toda una infraestructura adecuada que haga posible que fluya informacin suficiente, relevante, oportuna y veraz, para disponer en el momento y en los lugares adecuados de elementos de decisin y calidad idneos. ENFOQUES INTERNACIONALES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Con el fin de crear marcos de referencia para la auditora administrativa, se han efectuado diversos enfoques de distintos autores, en el presente trabajo describen los ms sobresalientes. se

El marco histrico para la auditora administrativa es tan extenso como la administracin misma. Las iniciativas y tendencias que propiciaron el

surgimiento, ya que una es la razn de la otra. En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las bases para lo que l llam auditora administrativa, la cual, en sus palabras, consista en una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable. Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que La confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa. Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual estara destinada a evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos. El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla a travs de un mtodo que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una organizacin. Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su funcin,

estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa. El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora administrativa. Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin del Instituto Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teora de la

Administracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa. Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Revisin del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin, financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable y estadstico. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, Contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades. En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica.

Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa. Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prcticos sobre Auditora Administrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de Auditora Administrativa incluye un marco metodolgico que permite entender la auditora administrativa de manera por dems accesible. En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en organizaciones pblicas y privadas. Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin. En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditoras en las oficinas pblicas. Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, contina ampliando y enriqueciendo.

3.- ASPECTO DE AUDITORIA DE DIFERENTES METODOLOGIAS 1.- Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2.- Organizacin. a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. 3.- Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. 4.- Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5.- Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras. 6.- Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces. 7.- Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados. 8.- Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. 9.- Equipo Fsico y su Disposicin. Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo. 10.- Informe.

Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.

4.- ESTABLECER DIFERENCIAS, VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS METODOS Auditoria administrativa interna: ventajas y desventajas. Ventajas. Los auditores son parte de la organizacin que se evala. Los auditores internos pueden practicar auditorias tanto financieras como operacionales. Los internos pueden involucrarse en la ejecucin cotidiana de sus recomendaciones. Su aplicacin es continua. Regularmente los resultados del estudio pueden ser utilizados por los emisores del mismo como por pblico en general. Generalmente su costo es ms reducido.

Desventajas. El grado de objetividad es menor que las auditorias externas. La responsabilidad del auditor se limita a aquella que emerge del correspondiente contrato de trabajo.

Puede crear conflictos con personal que sea afectado por el estudio.

4. auditoria administrativa externa: ventajas y desventajas. Ventajas. Contiene un alto grado de imparcialidad. Se utiliza cuando los recursos de la empresa no son suficientes para mantener un departamento de auditora interno. Para llevarse a cabo, no necesita la presencia continua del auditor.

Desventajas. Superan los costos de mantenimiento en comparacin con sistemas de auditora interna. Existe un menor grado de responsabilidad por parte de los auditores. No lleva un debido seguimiento en cuanto a las recomendaciones implementadas. La auditora externa se basa ms en evaluaciones financieras que en operativas. Por lo regular se limita a un dictamen del auditor.

CONCLUSIN

El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidos. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace mas complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los funcionarios. Debido a todos los problemas administrativos s han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administracin de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propsito de descubrir oportunidades para mejorar su administracin. Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.