Meno Honrosa

(Des)envolvimento de pessoal na gesto de documentos da administrao pblica brasileira

Rogrio de Melo Arajo Arquivista So Gonalo - RJ

1 Introduo Do ponto de vista jurdico a Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988 trouxe uma conquista importante referente ao dever do Estado na gesto de documentos pblicos. Com a criao e consolidao da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos e, mais recentemente, com a publicao do Decreto n 4.915, de 12 de

dezembro de 2003, que dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA, da administrao pblica federal, estes avanos foram ampliados. necessrio focalizar esta expectativa, sob o ngulo, em linhas gerais, como responsabilidade social dos rgos envolvidos, principalmente as universidades mantenedoras do curso superior de Arquivologia que devem manter uma forte interao com as instituies arquivsticas e com suas prprias unidades administrativas, possibilitando um fluxo contnuo do conhecimento entre o territrio do ensino e da pesquisa e o da capacitao e prtica profissional em gesto de documentos. O que nos impeliu a escolha deste tema, a priori , foi a necessidade de perceber a lgica e o acontecime nto do princpio constitucional e dos dispositivos jurdicos acima citados no tocante gesto documental. E, a

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posteriori , das competncias que vm ao encontro dos interesses da Administrao Pblica brasileira, do desenvolvimento do servidor pblico e das Universidades mantenedoras do curso de Arquivologia, o que possibilita o crescimento dos trs segmentos no cenrio pblico e social. Assim sendo, no intuito de atingir resultados positivos aos interesses comuns das partes, vimos selecionar e relatar as entrelinhas dos instrumentos legais que vm cunhar as diretrizes norteadoras e prover informaes, com vistas ao desenvolvimento por capacitao atravs da ampliao de cursos. Com o objetivo de que a divulgao deste trabalho aproxime a Administrao Pblica brasileira da Comunidade Acadmica e Arquivstica, demonstrando a importncia do cumprimento da gesto da documentao governamental, por parte dos rgos da administrao pblica. Na condio de atores sociais, tornou-nos perceptvel que h entraves para a implantao de programa de gesto de documentos nos rgos da Administrao Pblica, o que nos aguou o interesse em pesquisar o porqu de tal realidade, enveredando para a necessidade de se prover o envolvimento de pessoal, pois h um enorme campo de trabalho para a organizao e a gesto de documentos pblicos brasileiros, o que requer reflexo na rea. E, a partir do exame de contedo desta pesquisa, verificar-se- possibilidade para o alcance de novos benefcios atravs do empreendimento de novas estratgias. Quanto ao procedimento metodolgico adotado, cabe-nos destacar que uma tarefa um pouco rdua analisar as relaes entre as instituies e a fora de trabalho envolvida, por no estarem a rigor numa realidade concreta. H, e ntida, uma correlativa carncia quanto pesquisa e debates recentes de anlises relacionados ao tema. Mas a bibliografia aplicada nos foi muito til. Neste sentido, dividimos o trabalho em trs partes, a primeira apresenta a normatizao jurdica da gesto de documentos e os conceitos bsicos, informaes histricas sobre o princpio constitucional e a criao da Lei de

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Arquivos (8.159/91), alm do dispositivo jurdico SIGA; na segunda , abordamos a capacitao de pessoal como fator preponderante para o desenvolvimento da poltica de gesto de documentos em articulao com as universidades, imprimindo aes que viabilizem o desenvolvimento estratgico por sinergia; por fim, apontamos uma viso quanto qualificao, capacitao e o desenvolvimento, mostrando a necessidade do (des) envolvimento de pessoal atravs de um Programa de Gesto de Documentos Pblicos de Arquivos, traando concluso sobre o assunto em pauta.

2 Normatizao jurdica da gesto de documentos 2.1 Princpio constitucional e dispositivos jurdicos

no final dos anos 80 com a nova Constituio da Repblica Federativa do Brasil, em seu art. 216, inciso V, 2, onde reza que: Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem; deixando notrio o reconhecimento da necessidade legal de que as empresas pblicas tenham que zelar, por competncia, por sua documentao. Neste contexto, tambm compete s universidades como produtoras e difusoras do conhecimento, a implantao de um programa de gesto de documentos para a organizao, manuteno e preservao dos arquivos universitrios, a fim de atender as demandas internas e contribuir para a sociedade em geral. Com o advento da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que vem cunhar as diretrizes norteadoras da poltica legal de arquivos no Brasil, e,

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conseqentemente, a criao do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, pelo art. 26 da mesma lei, h uma expectativa de evoluo da arquivstica, visto que o Conselho tm por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivos. Os Arts. 1 e 3 da Lei de Arquivos, como conhecida, definem respectivamente, que dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao, e, que considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. So criados desta forma, no incio dos anos 90, instrumentos no intuito de coordenar as atividades arquivsticas, preservar e consolidar os documentos para fins de pesquisa e acesso do cidado brasileiro, o que vm ao encontro da Administrao Pblica brasileira, da arquivologia acadmica, das universidades e das instituies arquivsticas pblicas e privadas. Uma iniciativa promissora que demonstra inicialmente certa vontade poltica para que se desenvolva a gesto de documentos.

2.2

Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA

...os

sistemas

de

informao

esto

voltados

ao

desempenho das atividades nas organizaes, suportados pelas tecnologias de informao, as quais objetivam
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melhorar o desempenho dos decisores fornecendo a informao certa, na hora certa (SPRAGUE, 1991).

O dispositivo jurdico em epgrafe se deu a partir da publicao do Decreto n 4.915 de 12 de dezembro de 2003, doze anos aps a promulgao da Lei de Arquivos, e dispe em seu art. 1 que ficam organizados sob a forma de sistema, com a denominao de Sistema de Gesto de Documentos de Arquivos SIGA, as atividades de gesto de documentos no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica federal. E em seu art. 3, inciso II, assinala que integram o SIGA como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes. O SIGA ainda em seu art. 1, 2, vem corroborar, com base no art. 3 da Lei de Arquivos, as fases da gesto de documentos, como conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediria, independente do suporte , visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. J em seu art. 5, o SIGA destaca, entre outros aspectos no condizentes com este trabalho, exclusivamente no inciso VII que compete aos rgos setoriais: proporcionar aos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualizao. Ou seja, a fim de dirimir algumas dvidas quanto estrutura e o funcionamento da gesto de documentos nas instituies pblicas, e se se levar em conta s dialticas observadas pelas vrias interpretaes das leis brasileiras tem lei que pega e tem lei que no pega , veremos que as relaes ainda esto no imaginrio. Pode-se equiparar a tica de Silva frisando que

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Se o Brasil continua patinando em suas polticas pblicas em geral (...), porque so redundantemente confusos os limites entre os deveres e os direitos dos cidados, das instituies, dos governantes, das elites e do Estado (SILVA, 1998, p.73). Ento, cumpre -nos enveredarmos dando nfase no que traz mais benefcios ao servidor, ao cidado e ao desenvolvimento de um Programa de Gesto de Documentos, como complemento na prioridade do direito de acesso s informaes de arquivos, conforme determina a Carta Constitucional de 1988 e a Lei de Arquivos n 8.159/91, e o conseqente Decreto n 4.915 do SIGA principalmente no tocante capacitao, aperfeioamento e treinamento de pessoal.

Gesto de Documentos: Capacitao de Pessoal

3.1

Aes estratgicas necessrias

...a estratgia no nem mais e nem menos do que a busca de novos caminhos para o intelecto (GHYCZY, 2002, p. 13). Num excelente trabalho realizado e escrito por Mello, Diretor de Gesto de Documentos do Governo Federal do Arquivo Geral da Nao em Mxico, intitulado: Gesto de documentos para a administrao pblica: a experincia da modernizao arquivstica no governo federal mexicano, de 1988, ele descreve objetivos, estratgia seguida para alcan-los e os projetos de trabalho com resultados e elementos de reflexo. Conforme relata o autor, h ainda que se enfatizar:

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Em relao aos recursos humanos, a situao no era menos desesperadora: tornava -se evidente, na

marginalizao que padeciam dentro do meio administrativo os arquivistas e os arquivos, assim como no desdm pelo trabalho efetuado por este pessoal. Adicionalmente, a falta de preparao e pouca motivao do pessoal face ao seu trabalho, traduzidas em desinteresse, ineficincia e baixa produtividade, alimentava a opinio de outros nveis e reas da administrao pblica (...) (Mello, 1988, p. 16). Atravs de um Programa de Modernizao que reconhecia a necessidade de administrar e desenvolver integralmente, foi ento

implementada uma ampla poltica de aperfeioamento , priorizando otimizar e tornar mais coerente a aplicao dos recursos arquivsticos. Para que os arquivos se tornem mais eficientes e dinmicos o ponto crucial integr-los e transform-los em um verdadeiro sistema de gesto de documentos com recursos tcnicos, humanos e materiais. A estratgia utilizada pelo modelo de Mello corrobora o presente trabalho , quando afirma:

A legislao relativa a documentos e arquivos (...) tem sido uma expectativa bsica da atividade arquivstica (...) para poder cumprir com os objetivos da normatizao tcnica foi imprescindvel apoi-la na normatizao jurdica na medida em que a gesto de documentos regula fenmenos que acontecem fora dos arquivos com os produtores e usurios da documentao , o que obrigou a criao de condies mais apropriadas para proteger o tratamento da

documentao no mbito da administrao pblica federal, compondo uma base jurdica obrigatria, justa, coerente e de aplicao imediata para garantir a gesto eficiente e
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controlada dos documentos pblicos do governo federal. [grifo nosso] (Mello, 1988, p. 29) Diante do quadro atual, no difcil perceber que h uma necessidade premente de mover aes que articulem uma maior aproximao entre as instituies arquivstica e as universidades mantenedoras do curso de arquivologia para viabilizar um Programa de Gesto de Documentos na Administrao Pblica, pois conforme PINTO assegura: Todo sistema organizacional precisa funcionar como um sistema integrado e coeso, em que as partes se interrelacionam intimamente para atuar como uma totalidade, a fim de alcanar um determinado objetivo com sucesso. (PINTO, 2004, p. 19)

Para tanto, faz-se necessrio o intercmbio com instituies arquivsticas pblicas como o Arquivo Nacional, com o intuito de proporcionar trocas de experincias e de conhecimentos. No mbito da poltica de desenvolvimento e articulao torna-se fundamental proporcionar, nas instituies, gesto da informao e de documentos de arquivos; reforar o quantitativo de cursos de ps-graduao em Arquivologia, como o curso de especializao (lato sensu ) conveniado entre a Universidade Federal Fluminense/UFF e o Arquivo Nacional, recm-criado, e com incio previsto para maro de 2007. uma perspectiva de mais de uma dcada, pois conforme j frisava o, ainda atual, Diretor-Geral do Arquivo Nacional, Jaime Antunes da Silva em 1995,

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...Para a plena consecuo dos objetivos do Sistema, compete ao Arquivo Nacional, na condio de rgo central: (...) promover a realizao de cursos de aperfeioamento e reciclagem com vistas constante atualizao dos agentes do sistemas e ao aprimoramento das atividades arquivsticas... (SILVA, 1995, p.14). O contexto da implementao da poltica nacional de arquivos e da gesto de documentos dar-se- por um fator preponderante que , por si s, o recurso humano. O que remete-nos a Bottino quando conclui que Diante do efetivo de cursos de graduao e psgraduao, somos levados a admitir que: precisamos incentivar a formao de mais profissionais para atuarem nos arquivos, fazendo face s necessidades atual e futura; a quantidade de oferta de cursos insuficiente; o Brasil pas com dimenses continentais, impe dificuldades no deslocamento do pessoal para obter formao e para a implantao de novos cursos de graduao e psgraduao (BOTTINO, 1994, p.17).

3.2 O (des) envolvimento estratgico por sinergia Colocarmos os interesses do cidado em primeiro plano, viabilizando o acesso como funo primordial da arquivologia, atravs do desenvolvimento e da aplicao de conceitos da gesto documental na Administrao Pblica brasileira, dispondo as informaes dos arquivos democraticamente como reza a Constituio e a legislao, seguindo o raciocnio de Wanderley quando exps em seu trabalho sobre arquivo e cidadania,

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Os arquivos constituem o repositrio natural da produo intelectual, e se no estivermos atentos retornaremos rapidamente situao de arquivo morto, (...) torn-la acessvel ao pblico (...) e quanto s autoridades, elas precisam ser sensibilizadas para a concesso de verbas e a formao de mo-de-obra qualificada (WANDERLEY, 1990, p.88). A qualificao profissional dos atores sociais envolvidos surge neste cenrio como um dos pontos cardeais neste empreendimento, com cursos de especializao; realizao de um marketing a fim de criar nova mentalidade da importncia da gesto de documentos e informaes de arquivos nas instituies pblicas. Ou seja, realizar uma estratgia forte de marketing num processo contnuo e interativo, integrando-o ao ambiente da arquivstica. De acordo com Certo, somente atravs do planejamento, implementao e controle das estratgias e tticas, pode-se otimizar os resultados para os usurios [grifo nosso] (Cf. CERTO, 2003, p. 43). Toda esperana est pautada no apenas na co-responsabilidade dos dirigentes de nossa Administrao Pblica, dos dirigentes das unidades acadmicas e administrativas e da rea de gesto de pessoas, mas, tambm, na adoo de estratgias que nos possibilitem desempenhar o que , por enquanto, est ainda no imaginrio, realizando-se aes prticas, seja no campo da capacitao do corpo tcnico em arquivos nas unidades das instituies pblicas, seja no campo profissional e de educao formal em Arquivologia e gesto de documentos. Implementar aes polticas que evidencie a gesto documental de arqui vos da Administrao Pblica, pois parafraseando Paes, (...) Julgamos ter chegado a hora de unir conhecimentos tcnicos, esforos, recursos humanos e financeiro de todas as procedncias, canalizando-os sem vaidades
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pessoais para um objetivo comum - salvar a memria nacional como um todo. (PAES apud. JARDIM, 1995, p.72).

Dentre todas as possibilidades de sucesso no empreendimento, um dos pontos que merece ser evidenciado devido sua importncia capital o que Tarapanoff alerta, e, convenhamos, est coberta de razo, Estratgias, polticas e objetivos, alm de estarem claros e bem definidos, devem ser comunicados e informados ao pessoal para que os mesmos possam perceber, pensar e agir dentro destas diretrizes. (TARAPANOFF, 2002, p. 82). Expostas as questes estratgicas pela sinergia necessria ao desenvolvimento e precpuas as Universidades e aos ocupantes da carreira do servio pblico, o que se espera a prevalncia de posies como a de Furtado , que, apesar do tempo decorrido, no est ultrapassada: ... um tipo de problema cujos contornos reais smente se definem na ao prtica, isto , quando abordado por aqules que se propem transformar as idias em ao (FURTADO, 1968, p.17).

3.3

Uma viso quanto qualificao e capacitao de pessoal

Para

que

se

possa

adquirir

qualificao

com

conhecimentos

especializados para emprego e uso de um Programa de Gesto de Documentos na Administrao Pblica brasileira necessrio que se amplie e incentive cursos de Educao Formal, e de ps-graduao Especializao (lato sensu) e Mestrado e Doutorado (stricto sensu) em Arquivologia, pois conforme
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Monteiro, A curto prazo, a ps-graduao com especializao em Arquivologia , na nossa realidade, a soluo para o ensino arquivstico (MONTEIRO, 1998, p.85). Quanto capacitao, devero ser ampliadas as oportunidades em cursos de desenvolvimento de pessoal. A misso das universidades mantenedoras do curso de arquivologia , entre outras, a de formar e aperfeioar profissionais, estimular e produzir conhecimento e desenvolver programas, projetos e atividades de extenso visando interao Universidade e Sociedade que deve ser cumprida risca. E, claro, poder compartilhar trabalhos atravs de equipe diversificada, pois se h vrios especialistas das diversas reas do conhecimento, segundo Marcial, isso enriquece o trabalho, permitindo a troca de opinies entre pessoas com formaes diferentes (Cf. MARCIAL, 2004). Para o cumprimento dessas medidas devero ser adotadas aes como: estabelecer nveis de capacitao da fora de trabalho; implantar e/ou reestruturar trabalhos de Gesto de Documentos e de Sistemas de Arquivos das instituies pblicas; remanejar pessoal interno com vistas ao ajuste da fora de trabalho; e identificar a necessidade de realizao de concurso pblico, a fim de atender s demandas institucionais.

4 Concluso e Recomendaes A gnese da observao traada sobre os aspectos surgidos no decorrer do trabalho aponta para a necessidade de mover esforos pr uma poltica estratgica de articulao e (des) envolvimento do pessoal da Administrao Pblica brasileira na gesto de documentos. Tais parcerias so primordiais para a capacitao de recursos humanos, objetivando a melhoria das comunicaes administrativas, o desenvolvimento dos arquivos e a preservao da informao orgnica registrada na
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Implementao de Diretrizes Estratgicas e da Poltica de Gesto de Documentos. Uma opo de mobilizao para os problemas arquivsticos, a curto e mdio prazo, a ampliao de Cursos de Capacitao em Gesto de Documentos. E que sejam recrutados como instrutores, os profissionais especialistas da rea de Arquivologia, inclusive qualificando-os para atuarem na capacitao do corpo tcnico lotado nos arquivos correntes e intermedirios das instituies pblicas. Cabe, neste momento, propor a ampliao dos cursos de ps-graduao em arquivologia, para atender as necessidades de nossa Administrao Pblica, e para prover a qualidade com melhoria da prtica pedaggica e a aplicabilidade de plena consistncia terica, viabilizando aprimoramento tericodidtico nas questes arquivsticas do desenvolvimento da informao e da gesto de documentos. Portanto, necessrio mover esforos e mentalizao para uma realidade concreta dos arquivos da Administrao Pblica. Todavia, este trabalho baseado em reflexes e conhecimentos adquiridos na pesquisa desenvolvida e no tem a pretenso de esgotar o tema, para tanto, necessrio alongar as discusses com vistas ao (des) envolvimento estratgico do pessoal. indispensvel argumentar sobre a seguinte lgica de que: se h previso na Constituio e nos dispositivos jurdicos que dever do Estado gesto de documentos e compete aos rgos traar princpios e diretrizes polticas que proporcionem capacitao e aperfeioamento garantindo constante atualizao aos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivos, ento seria razovel afirmar que a Administrao Pblica brasileira e as Universidades mantenedoras do curso de Arquivologia devem ser contextualizadas neste planejamento, com competncias

representativas e participativas no processo de formao e capacitao de

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recursos humanos, dentre as polticas do rgo de gesto de pessoas, aprimorando-as por uma articulao que, estrategicamente, viabilizar maior (des) envolvimento de pessoal na gesto de documentos pblicos.

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