METODOLOGA PARA LA CREACIN E INNOVACIN DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES.

INTRODUCCIN

Se estudia a fondo la relacin que existe entre las necesidades de la empresa para con la organizacin, en pro del alcance total de los objetivos y metas planteadas durante la planeacin de la misma, ya sea iniciando la empresa o bien despus de un ciclo de trabajo culminado, para esto se analiza detenidamente ciertos factores tanto internos como externos, para poder determinar cules son exactamente las necesidades de la empresa. Esto con el nico fin de poder determinar cul sera la estructura ms adecuada para el negocio hablando especficamente de diseo organizacional, se estudia detenidamente la evaluacin y diagnostico organizacional de nuestra empresa como punto de partida hacia el desarrollo de nuevas estrategias o bien innovacin o busca de reas de oportunidad dentro de nuestra estructura organizacional. La metodologa que describiremos, es decir, la secuencia ordenada y lgica de los pasos que debe darse para constituir una organizacin, es igualmente aplicable al conjunto de una empresa, sea cual fuere su dimensin o actividad. 1 PLANEACIN DEL ESTUDIO Es necesario realizar la justificacin necesaria del estudio a realizar; es decir fundamentar los motivos del mismo, aunque sean rutinarios, es indispensable sustentar dichos estudios ya que de este modo se especificaran los objetivos a evaluar ya sea para obtener un diagnstico, reas de oportunidad o bien buscar soluciones a problemticas suscitadas dentro de la organizacin. Cualquier mejoramiento o racionalizacin administrativa debe comenzar con cuidados y preparacin, as como:

a) Reconocimiento del problema y autorizacin para realizar el estudio. b) Ubicacin precisa del rea en que se presente el problema. c) Tipificacin del problema. d) Investigar sobre las causas del problema. e) Definicin del objetivo del estudio. f) Formulacin del plan del trabajo. 2 PROGRAMACIN Y ORGANIZACIN La planeacin de estudios organizacionales es el resultado de la buena conjugacin de todos los factores cualitativos y cuantitativos ya que son las variables a medir para la determinacin de resultados, es decir no podemos determinar nuestro objeto de estudio si no analizamos primero cuales sean nuestras variables a medir y el grado de afectacin que estas tienen sobre nuestra organizacin Una vez conociendo los aspectos antes mencionados podemos empezar con la programacin de nuestro estudio que no es ms que organizarnos adecuadamente en cmo, y cuando

llevaremos a cabo la realizacin de nuestro estudio, es necesario tambin tomar en cuenta que nuestra labor no debe de afectar con los procesos normales de nuestra empresa, posterior a esto debemos tratar de llegar a los resultados ms convenientes en el menor tiempo posible sin descuidar a la vez la eficacia de nuestros procedimientos. Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definicin de los deberes, derechos y actividad de cada persona. Se tiene que fijar el rea de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. Saber cmo y dnde obtener la informacin necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber dnde conseguir la informacin y le debe ser facilitada.

Algunos conceptos que debemos tomar en cuenta dentro de la planeacin organizacional son los siguientes:

La Estructura Organizacional es un instrumento administrativo en el que se definen tareas por realizar considerando las capacidades y motivaciones del personal disponible. Su propsito es contribuir a la creacin de un entorno favorable para el desempeo humano. La Planeacin de la Estructura Organizacional ayuda a determinar las necesidades futuras de personal y los programas de capacitacin requeridos. Puede revelar debilidades que se perciben ms claramente al comparar la estructura organizacional real con la deseable.

Estructura Del Proyecto. Durante el tiempo de vida de un producto, se deben realizar varias actividades que comprenden planeacin, desarrollo, servicios, publicaciones, control de calidad, apoyo y mantenimiento. La planeacin identifica agentes externos y necesidades, lleva a cabo estudios de factibilidad y supervisa el desarrollo de principio a fin. El desarrollo especfico, disea, instrumenta, depura, prueba e integra el producto. Los servicios proporcionan herramientas automatizadas y recursos computacionales para todas las actividades y administra la configuracin, distribucin del producto y distintos apoyos administrativos.

3 ANLISIS E INTERPRETACIN DE DATOS. Una vez que ya tenemos bien delimitado nuestro objeto de estudio, la metodologa y las herramientas que utilizaremos en nuestro estudio organizacional es de suma importancia obtener la mayor cantidad de informacin posible de todos los departamentos que constituyen a nuestra empresa, pero cabe mencionar que la obtencin de informacin es nicamente el primer paso dentro de este proceso, ya que lo que nos asegurara buenos resultados sin duda alguna es el anlisis y buena interpretacin de toda la informacin obtenida, esta puede ser una tarea ardua si no se sabe exactamente lo que buscamos, de ah la importancia de que se lleven a cabo y eficazmente los puntos vistos anteriormente, esto nos ayudara a poder

descartar informacin irrelevante al objeto de estudio que pretendemos realizar. El propsito del anlisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a los interrogantes de la investigacin. El objetivo de la interpretacin es buscar el significado ms amplio a las respuestas mediante un enlace con otros conocimientos disponibles, por otro lado, un abuso o sobresaturacin de informacin estadstica cuando no es necesaria, solo sirve para el regodeo del analista y adems conspira contra la comprensin del fenmeno este, tal vez sea el reto ms importante a vencer dentro de la realizacin de nuestro, porque los resultados o la localizacin exacta del origen de nuestra problemtica puede depender del anlisis correcto de dicha informacin, El objetivo de traer esta problemtica est dirigida al logro de los objetivos especficos que se persiguen. La primera de ellas es sumar al clculo matemtico-estadstico a la comprensin conceptual. Nos parece interesante poder entender e interpretar lo que hay detrs de clculo estadstico, esto es, cmo se relaciona los postulados tericos con los lgicos y stos con los paradigmas estadsticos, lo que desde el inicio queremos despejar son algunos errores conceptuales que llevan posteriormente a errores de aplicacin o a mal interpretar la informacin como antes mencionamos.

4 ELABORACIN Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA Una vez realizado el estudio y anlisis correspondiente de la informacin pertinente a nuestro objeto de estudio es necesario tomar acciones, de acuerdo a los resultados obtenidos posterior al estudio realizado se refiere a las estrategias y acciones propuestas por nuestro equipo de analistas es decir, estudiar las diferentes alternativas con las que contamos para poder determinar cul es la ms factible o conveniente para nuestra organizacin, es importante que al momento de llevar a cabo las propuestas se tomen en cuenta factores, que afecten a la empresa como por ejemplo financieros, presupuestales, o estructurales, porque si se busca la mejora de nuestros procesos y un cambio drstico o repentino puede ser motivo de un desequilibrio organizacional, por lo que habr en ocasiones que dividir las propuestas o estrategias dadas en varias fases, de implementacin. Otro punto importante a tomar en esta parte del proceso son los planes de accin de emergencia, es decir debemos de tomar en cuenta un plan alternativo, el cual pueda llevarse a cabo en caso de negligencia o de algn posible error o afectacin ya sea de carcter fsico o administrativo el cual podamos emplear de manera inmediata sin causar mayor afectacin en nuestra organizacin.

La elaboracin e implementacin constituye el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones especficas y est conformada por tres fases:

1. Preparacin del programa 2. Integracin de recursos 3. Ejecucin del programa

El actual mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones consiste en seleccionar partes

del proyecto e implementarlas poco a poco sin causar alteraciones al sistema actual y continuar al siguiente paso hasta consolidar el anterior combinacin de mtodos consiste en la aplicacin de ms un mtodo integracin de recursos estructurado el programa se renen los recursos humanos, materiales y tecnolgicos, se fundamenta tcnica y normativamente la implantacin, se acondiciona fsicamente las instalaciones y se capacita al personal que vaya a colaborar en su ejecucin. 5 IMPLEMENTACIN Una implementacin o implantacin es la realizacin de una aplicacin, o la ejecucin de un plan, idea, modelo cientfico, diseo, especificacin, estndar, algoritmo o poltica; podemos determinar a la implementacin como el mtodo o modo en el cual pondremos en accin las estrategias tomadas posterior a todos los procesos vistos anteriormente, en esta etapa podemos mencionar que las labores se vuelven un poco ms tcnicas que administrativas. Es necesario evaluar las dimensiones de las afectaciones que pueden obtenerse a consecuencia de la realizacin de cambios en la empresa, partiendo de esto podemos determinar el modo en el que llevaremos a cabo la implementacin de nuestras estrategias organizacionales, podemos seccionar los planes de accin en partes o fases, si se trata de cambios drsticos en los procesos ya establecidos en la empresa esto se hace para tratar de disminuir el impacto en los empleados y de este modo puedan tener una mejor aceptacin a las estrategias impuestas de tal modo que no desestabilice a la empresa, esto claro si hablamos de una estrategia a nivel general, ahora bien si hablamos de cambios departamentales, pues son ms fciles de llevar a cabo y con mucho menos imprevistos; otro punto es la opcin de un planes de estrategia en casos de contingencia estos planes deben de ser de fcil implementacin y con resultados inmediatos estos se usan mayormente en caso de recesiones econmicas, afectaciones naturales, o fuertes campaas publicitarias de la competencia. El proceso de administracin estratgica involucra dos procesos relevantes: El primero, la formulacin de la estrategia. El segundo, la implementacin de la estrategia seleccionada.

Para formular la estrategia se realizar un anlisis cuidadoso del medio ambiente externo y del ambiente interno llevando a cabo una adecuada implementacin de dicha estrategia. La mayor parte de los fracasos de las empresas no provienen de una mala formulacin de la estrategia sino de una implementacin inadecuada. De ah emana la importancia tan relevante del segundo proceso, es decir, la puesta en marcha de la estrategia. Es indispensable implementar las estrategias a travs de disear la estructura organizacional congruente con la estrategia seleccionada, establecer los controles oportunos y de contar con una cultura organizacional adecuada. 6 EVALUACIN PERIDICA La evaluacin peridica de la empresa se presenta como una herramienta til para el control de gestin superior, que consiste en analizar la evolucin de la empresa en los ltimos aos y sus perspectivas futuras, evaluar el impacto de las decisiones en sus resultados y la situacin en relacin con el cumplimiento de su misin. Para efectuar esta evaluacin se utilizan naturalmente los mismos instrumentos que se incorporan a la carpeta de control superior, pero

el anlisis se refiere a perodos ms prolongados (generalmente coincide con el cierre de balances) y no se efecta para marcar tendencias de variables sino para establecer en qu medida la empresa es rentable, mantiene su patrimonio y evoluciona favorablemente. En otros trminos, es una autoevaluacin de la medida en que la empresa es una inversin conveniente para sealar con tiempo las deficiencias que deban ser corregidas.

Evaluacin peridica a cada miembro de la organizacin

Toda persona le gusta saber cmo est su nivel de desempeo y como es visto por su superior. Esto cabe dentro de lo que llamaramos elemento motivante en el desempeo de cada persona. No se debe hacer una evaluacin subjetiva por que causa dao a las personas y en consecuencia a la organizacin. El evaluador (lder de su equipo) debe hacer ver al evaluado con exactitud y sin lugar a duda como es visto el desempeo y aporte de cada trabajador hacia la empresa. Cada persona est deseosa de saber dnde est ubicada para disminuir su nivel de inseguridad laboral que puede hacer mermar su nivel de desempeo. Si es una persona con antigedad en la organizacin debe buscarse su evaluacin anterior y hacer la comparacin de cmo estabas y como estas en este momento. Es necesario que el evaluado una vez concluya su evaluacin firme (si est de acuerdo) la evaluacin escrita junto a su lder. En el caso de no estar de acuerdo con su evaluacin, es tarea del evaluador establecer estrategias de comunicacin y persuasin con el objetivo de que el objetivo de esa evaluacin radica en la mejora continua y crecimiento del trabajador en la organizacin y as a futuro poder ser recompensado por su aporte a la organizacin All deben establecerse compromisos de ambas partes a cumplir en el transcurso del periodo que se establezca como fecha trmino de cada evaluacin. .