Normativas Comite de Evaluacion y Comite de Licitacion

Empresa de Transmisin Elctrica Dominicana.
Normativas, disposiciones y gua para la responsabilidad y funciones de la Comisin Evaluadora y el Comit de Licitacin
Base legal Ley No. 340-06 Sobre Compras y Contrataciones de fecha 18 de Agosto del 2006. Ley 449-06 que Modifica la Ley de Compras y Contrataciones de fecha 6 de Diciembre del 2006. Reglamento de Aplicacin 490-07 de fecha 30 de Agosto del 2007. Manual General de procedimientos para la Compra y Contratacin de Bienes, Servicios y Obras. Ley 200-04 sobre libre acceso a la informacin Pblica. Ley 423-06 Orgnica del Presupuesto para el Sector Pblico. Resoluciones 15/08, 14/08, 09/08, 08/08, 06/08, 05/08, 04/08 de la Direccin General de Contrataciones Pblicas Resoluciones 02/06 y 03/06 de la comisin de Aprovisionamiento del Gobierno Ley 41-08 funcin Pblica que crea la Secretaria de Estado de la Administracin Pblica. Ley 126-02 sobre el Comercio Electrnico, Documentos y Firmas Digitales. Controles internos Emitidos por la Direccin de Auditoria Interna Introduccin La Empresa de Transmisin Elctrica Dominicana (ETED) en apego a las normativas, leyes, disposiciones y resoluciones vigentes emitidas y pendientes por emitir por parte de las Autoridades, ha formado el Comit de Licitacin (Art. 90 Ley 340-06) y la Comisin Evaluadora (Art. 80 Ley 340/06)m, con el fin de cumplir las disposiciones de la Ley 340-06. Dichas comisiones realizarn las evaluaciones correspondientes a las solicitudes de compras, tanto nacionales como internacionales, en atencin a lo dispuesto en las leyes, normas, disposiciones y resoluciones vigentes, cuando los casos y los Umbrales Topes de compras lo ameriten. La presente disposicin fue dividida en dos secciones importantes, COMISION EVALUADORA y COMIT DE LICITACION, en ambos casos presentaremos solo los artculos correspondientes, no obstante a esto, existen otros artculos en la ley que deben ser verificados cuando el momento lo requiera. Observaciones: Es importante recordar que todos los expedientes relativos a procesos de compras; menores, y licitaciones, etc., deben ser debidamente confeccionados y formulados por la Gerencia de Logstica y Compras.
Preparado por: Lic. Norberto Hernndez Revisado por: Lic. Rafael Contreras Aprobado por: Administracin General
COMISION EVALUADORA Responsabilidades: Segn informaciones expresas en la Ley de Compras 340/06 Sobre Compras y Contrataciones, Ley 449-06 que modifica la Ley 340-06 y el Reglamento de Compras 490-07 indican lo siguiente: Artculo 80. Las Instituciones comprendidas en el mbito del presente reglamento, designarn en el mismo acto administrativo por el que se autorice un procedimiento de seleccin a los integrantes de la Comisin Evaluadora, que intervendrn en dicho procedimiento, salvo en los casos en que la normativa vigente no prevea como esta obligatoria la de evaluacin de las ofertas. Artculo 81. Las Comisiones Evaluadoras debern estar integradas por TRES (3) funcionarios conforme al siguiente detalle: a) El responsable de la unidad operativa de contrataciones y un suplente. b) El titular de la unidad requirente del bien o servicio y un suplente. c) Un funcionario titular que no intervenga en el procedimiento de contratacin y un suplente. PRRAFO.- En caso de que las unidades requirentes fueren una pluralidad, el miembro de la comisin que las represente ser el titular de la que hubiere requerido el mayor monto de bienes o servicios comprendidos en la contratacin, o por sorteo si los montos y los requerimientos fueran idnticos. ARTICULO 82.- Para sesionar y emitir dictmenes, las Comisiones Evaluadoras se sujetarn a las siguientes reglas: a) El qurum para el funcionamiento de las Comisiones Evaluadoras, se dar con la totalidad de sus TRES (3) miembros titulares, completndose en caso de ausencia o de impedimento debidamente justificados, con los suplentes respectivos. b) Los acuerdos se tomarn por mayora absoluta, calculada sobre el total de sus miembros.
PRRAFO I.- Cuando se tratare de contrataciones para cuya apreciacin se requieran conocimientos tcnicos o especializados, las Comisiones Evaluadoras podrn requerir la intervencin de peritos tcnicos. En su defecto, la jurisdiccin o entidad contratante podr solicitar a instituciones pblicas o privadas todos los informes que considerare necesarios. Durante el trmino que se otorgue para que los peritos o las instituciones pblicas o privadas emitan sus informes se suspender el plazo que la Comisin Evaluadora tiene para expedirse. PRRAFO I.- Ser responsabilidad de la Comisin Evaluadora el anlisis y evaluacin de las propuestas, ya sea en la etapa de calificacin o de comparacin econmica. PRRAFO II.- La Comisin Evaluadora deber preparar el informe con las recomendaciones de adjudicacin, el que deber contener todos los justificativos de su actuacin. Esta actuacin deber ser debidamente motivada y expresada por medio escrito o digital, extrado del acta que recoja sus actuaciones. ARTCULO 83.- La Comisin Evaluadora evaluar la calificacin de los oferentes, atendiendo a los criterios y procedimientos que se sealen en la documentacin respectiva a cada contratacin, en el pliego de condiciones generales y en el presente Reglamento. PARRAFO IV.- En la evaluacin de las ofertas no se impondr criterio, requisito o procedimiento alguno para evaluar la idoneidad y capacidad de los proponentes, diferentes a aqullos que hayan quedado descritos en los respectivos pliegos de bases y condiciones. ARTCULO 84.- El informe con las recomendaciones de adjudicacin deber emitirse dentro del trmino de DIEZ (10) das hbiles contados a partir del da hbil inmediato siguiente a la fecha de recepcin de las actuaciones. Cuando la complejidad de las cuestiones a considerar impidiere el cumplimiento de su cometido dentro del plazo fijado, la Comisin Evaluadora podr requerir, por nica vez, una prrroga a la autoridad competente para adjudicar, quien deber expedirse mediante un acto simple. La prrroga que se otorgue no podr exceder de un lapso igual al fijado en este artculo. El pedido deber formularse por escrito y fundarse debidamente. ARTCULO 85.- La Comisin Evaluadora realizar la evaluacin de las ofertas con los siguientes poderes y limitaciones: a) Podr solicitar al organismo contratante, antes de formular su propuesta, cuantos informes tcnicos considere precisos y se relacionen con el objeto del contrato. b) Para facilitar el examen, nicamente la Comisin Evaluadora podr solicitar que cualquier oferente aclare su propuesta.
c) No solicitar, ni autorizar modificacin alguna en cuanto a lo sustancial de las propuestas entregadas. d) No podr descalificar a un proponente porque la informacin presentada sea incompleta en algn aspecto no sustancial y susceptible de ser corregido. e) No deber limitar el principio de competencia entre oferentes por medio de recaudos excesivos, severidad en la admisin de ofertas o exclusin de stas por omisiones formales subsanables, debindole requerir a los oferentes incursos en falta las aclaraciones que sean necesarias, en tanto no se alteren los principios de igualdad y transparencia establecidos en el Artculo 3 de la ley. f) Cuando proceda la posibilidad de subsanar errores u omisiones se interpretar en todos los casos en el sentido de brindar a la entidad contratante la posibilidad de contar con la mayor cantidad de ofertas vlidas posibles y de evitar que, por cuestiones formales intrascendentes, se vea privada de optar por ofertas serias y convenientes desde el punto de vista del precio y la calidad. g) Posibilitar la subsanacin de deficiencias en toda cuestin relacionada con la constatacin de datos o informacin de tipo histrico obrante en bases de datos de organismos pblicos, o que no afecten el principio de igualdad de tratamiento para interesados y oferentes y de que las ofertas deben ajustarse sustancialmente a los documentos de la contratacin. h) La correccin de errores u omisiones no podr ser utilizada por el oferente para alterar la sustancia de la oferta o para mejorarla o para tomar ventaja respecto de los dems oferentes. Toda vez que se acepte la subsanacin de una deficiencia deber brindar las razones de dicha aceptacin, explicitando los motivos por los cuales se considera que no ha sido vulnerado el principio de igualdad. ARTICULO 86.- La Comisin Evaluadora o quien fuere competente para evaluar las ofertas, segn el procedimiento de que se trate, deber otorgar a las PYMES un derecho de preferencia del cinco por ciento (5%) para igualar la mejor oferta y ser adjudicatarias. ARTCULO 87.- En forma previa a la evaluacin de las ofertas, los funcionarios responsables, debern consultar el Registro de Proveedores del Estado con el fin de verificar si los oferentes se encuentran inscritos, si no estn inhabilitados para contratar con el Estado y si los datos se encuentran actualizados. Se deber agregar al expediente la constancia impresa de la consulta efectuada, donde conste la totalidad de la informacin que debe verificarse y la fecha de la consulta.
ARTCULO 88.- La informacin del Registro de Proveedores sobre antecedentes de los oferentes, ser considerada a fin de determinar su elegibilidad. Se desestimarn, con decisin motivada, las ofertas de aquellos que exhiban sanciones o, que sin estar sancionados, sus antecedentes manifiesten reiterados incumplimientos de sus obligaciones, en las condiciones que lo establezca el pliego de condiciones generales, siempre y cuando exista suficiente informacin que acredite tales incumplimientos. Otro tanto se har cuando los oferentes hayan incurrido en prcticas corruptas o fraudulentas. ARTCULO 89- Las prcticas corruptas o fraudulentas comprendidas en el Cdigo Penal o dentro de la Convencin Interamericana contra la Corrupcin, o cualquier acuerdo entre proponentes o con terceros, que establecieren prcticas restrictivas de la libre competencia, sern causales determinantes del rechazo de la propuesta en cualquier estado del proceso o de la rescisin del contrato, si ste ya se hubiere celebrado. A los efectos anteriores se entender por: 1.prctica corrupta, al ofrecimiento, suministro, aceptacin o solicitud de cualquier cosa de valor con el fin de influir en la actuacin de un funcionario pblico con respecto al proceso de contratacin o a la ejecucin del contrato, y 2. prctica fraudulenta, a una tergiversacin de los hechos con el fin de influir en un proceso de contratacin o en la ejecucin de un contrato de obra pblica en perjuicio del contratante; la expresin comprende las prcticas colusorias entre los licitantes (con anterioridad o posterioridad a la presentacin de las ofertas) con el fin de establecer precios de oferta a niveles artificiales y no competitivos y privar al contratante de las ventajas de la competencia libre y abierta
COMIT DE LICITACION Responsabilidades: Segn informaciones expresas en la Ley de Compras 340/06 Sobre Compras y Contrataciones, Ley 449-06 que modifica la Ley 340-06 y el Reglamento de Compras 490-07 indican lo siguiente: Artculo 90. Las instituciones comprendidas en el mbito del presente Reglamento, estructurarn un Comit de Licitacin. Este comit ser permanente y estar constituido por cinco miembros: El funcionario de mayor jerarqua de la institucin o quien este designe, quien lo presidir; el Director Administrativo Financiero, de la entidad o su delegado; el Consultor Jurdico de la entidad, quien actuar en calidad de asesor legal: y dos funcionarios de mayor nivel posible en la institucin, que tengan conocimiento en la especialidad. Prrafo I: El Comit de Licitaciones tendr funciones nicamente cuando se lleve a cabo licitaciones pblicas nacionales e internacionales y licitaciones restringidas. Prrafo II: Ser responsabilidad del Comit de Licitaciones, la aprobacin del procedimiento de seleccin t la aprobacin del dictamen emitido por la Comisin Evaluadora previo a la firma de la adjudicacin por parte de la autoridad competente. La modalidad para determinar la seleccin de compras se realizar a travs de los Umbrales Topes de Compras emitidos todos los aos por la Direccin general de Contrataciones Pblica, una vez aprobado el presupuesto, segn se expresa: Artculo 17: Para determinar la modalidad de seleccin a aplicar en un proceso de compra o contratacin se utilizarn los Umbrales Topes, que se calculan multiplicando el Presupuesto de Ingresos Corrientes del Gobierno Central, aprobado por el congreso de la Repblica, por los factores incluidos en la siguiente tabla, segn se corresponda a obras, bienes o servicios:
Para el ao 2010 el Umbral Tope de Compras para caso se indica en el siguiente cuadro: Resolucin No. 1 Emitida el 5 de Enero del Ao 2010 Direccin General de Contrataciones Pblicas (Valores en RD$) Procedimientos de Seleccin Licitacin Pblica Licitacin Restringida Servicio de Obras Comparaciones de Precios Compras Menores Obras 155,359,679 64,733,199 38,839,920 10,357,312 No aplica Bienes 2,540,364 2,071,462 No aplica 388,399 51,787 Servicios 2,540,364 2,071,462 No aplica 388,399 51,787
Art. 16.- Los procedimientos de seleccin a los que deben estar sujetas las contrataciones son: Licitacin pblica. Es la convocatoria pblica y obligatoria a un nmero indeterminado de interesados. Podr haber licitaciones nacionales y/o internacionales. En el caso de la ejecucin de proyectos, obras o servicios de que se trate, la licitacin internacional se llevar a efecto cuando ello resulte obligatorio por tratados o convenios internacionales o con organismos multilaterales de crdito; o cuando previa investigacin del mercado los oferentes nacionales no cuenten con la capacidad requerida para la ejecucin de los mismos; o cuando habindose realizado una licitacin nacional, no se presente alguna propuesta o ninguna cumpla con los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones; Las Licitaciones Pblicas sern internacionales en los siguientes casos: i. Cuando la compra o contratacin est cubierta por un tratado o acuerdo en vigor entre la Repblica Dominicana y otro Estado u organismo multilateral o bilateral de crdito. Cuando, previamente, una evaluacin tcnica indique que los oferentes nacionales no tiene la suficiente capacidad para proveer los bienes o servicios o ejecutar los proyectos u obras; Cuando un a licitacin pblica nacional previa se haya declarado desierta.
ii.
iii.
Licitacin restringida. Es la invitacin a participar a un nmero limitado de personas que pueden atender el requerimiento, debido a la especialidad de los bienes a adquirirse, de las obras a ejecutarse o de los servicios a prestarse, razn por la cual slo puede obtenerse un nmero limitado de participantes; o porque el tiempo y los gastos que requerira la evaluacin de un gran nmero de ofertas sera desproporcionado con respecto al valor de los bienes, las obras o los servicios. En todo caso los proveedores, contratistas de obras o consultores, estarn registrados conforme a lo previsto en la presente ley y su reglamento, de los cuales se invitar un mnimo de cinco (5) cuando el registro sea mayor. No obstante ser una licitacin restringida se har de conocimiento pblico por los medios previstos; Sorteo de obras. Es la adjudicacin al azar o aleatoria de un contrato entre participantes que cumplen con los requisitos necesarios para la realizacin de obras sujetas a diseo y precio predeterminados por la institucin convocante; Compra o contratacin directa. Es el procedimiento de contratacin mediante el cual la entidad contratante, atendiendo a las razones enumeradas en el Artculo 4 y a los lmites establecidos en el Artculo 15, podr adquirir o adjudicar directamente con cualesquiera de las personas fsicas o jurdicas inscritas en los respectivos registros contemplados en esta ley; Comparacin de precios. Es una amplia convocatoria a las personas naturales o jurdicas inscritas en el registro respectivo. Este proceso slo aplica para la compra de bienes comunes con especificaciones estndares y adquisicin de servicios; Compras menores. Consiste en el requerimiento de cotizaciones a un nmero limitado de oferentes inscritos en el registro respectivo y se utilizar cuando el monto estimado de la contratacin o compra de bienes y servicios no supere el lmite mximo establecido; Subasta inversa. Cuando la compra de bienes comunes con especificaciones estndares se realice por medios electrnicos, se seleccionar el oferente que presente la propuesta de menor precio. Este procedimiento debe posibilitar el conocimiento permanente del precio a que realizan las ofertas todos los participantes, as como del momento en que se adjudica y debe estar basado en la difusin de la programacin de compras y contrataciones.
Glosario de Trminos 1. Adjudicacin: Acto administrativo a travs del cual la Administracin Pblica, una vez cubiertas las formalidades del procedimiento, asigna a una persona fsica o jurdica un contrato para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios o para la realizacin de obras. 2. Adjudicatario: Beneficiario de una adjudicacin; persona fsica o jurdica a la que se le adjudica un contrato 3. Compras Urgentes: Se califican como urgentes, las compras y contrataciones, cuyas adjudicacin sea preciso acelerar para evitar lesiones al inters pblico o daos graves a la entidad contratante. 4. Cotizacin. Documento que contiene la oferta de precios, previo a una negociacin 5. Da hbil: Da laborable o de trabajo para las oficinas del sector pblico. No incluye sbados, domingos y das feriados no laborales reconocidos por el Estado Dominicano. 6. Oferente, proponente, ofertante o postor: Persona fsica o jurdica, legalmente constituida para participar presentando ofertas o propuestas en las licitaciones de bienes, obras, servicios o concesiones. 7. Peticin de oferta: Documento generado por el Sistema SAP/R3 que contiene los datos de la empresa, la descripcin del artculo o servicio solicitado y cdigo del proveedor. 8. Pliego de bases y condiciones particulares: documento que proporciona la informacin necesaria relacionada con el objeto y el proceso de la contratacin, para que el interesado pueda preparar su propuesta. 9. Pliego nico de bases y condiciones generales: Es el documento que contiene el conjunto de clusulas jurdicas, econmicas y administrativas de naturaleza reglamentaria por el que se fijan los requisitos, exigencias, facultades derechos y obligaciones de las partes contratantes, estos deben ser utilizados obligatoriamente en los procedimientos de seleccin de las entidades pblicas. 10. Propuesta: documento que contiene la oferta presentada por el proponente en funcin del pliego de condiciones aprobado para procesos de licitacin y sorteos de obras.
11. Registro de Proveedores del Estado: Es la base de datos que contiene todas las informaciones de los proveedores registrados para suplir obras, bienes y servicios al Estado Dominicano, la cual es administrada y controlada por la Direccin General de Contrataciones Pblicas. 12. Registro especial de proveedores inhabilitados: Es la base de datos que contiene las informaciones concernientes a faltas e incumplimiento de proveedores del Estado Dominicano, la misma es administrada y controlada por la Direccin General Contrataciones Pblicas, las cuales se alimentan con las informaciones suministradas por las instituciones. 13. Unidad requirente: Departamento, rea o unidad organizacional que requiere un bien, servicio u obra, para el desempeo de sus actividades. Estas son las informaciones ms relevantes sobre la Comisin Evaluadora y el Comit de Licitacin, segn los Artculos plasmados en la Ley de Compra 340-06, La Ley 449-06 que modificada la Ley de Compras y el Reglamento de Compra 490-07. El uso de esta normativa es inmediato, no obstante a esto, la Direccin de Auditoria Interna a emitido controles internos relativos a las compras tanto nacionales como internacionales, pueden ser consultados tambin. La Gua de referencia se encuentra en el Manual de General de Procedimientos para la Compra y Contrataciones de bienes, Servicios y Obras.
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