You are on page 1of 184

INSTITUTO

UNIVERSITARIO CARLOS SOUBLETTE DIVISIN DE INVESTIGACIN, POSTGRADO Y PRODUCCIN DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN Y PRODUCCIN COORDINACIN DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO MARACAY-ARAGUA

SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL DE FACTURACIN EN LA EMPRESA INVERSIONES CARRUIDO C.A. UBICADO EN MARACAY ESTADO ARAGUA Trabajo Especial de Grado para Optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Sistemas de Informacin

AUTOR: Br. Ronald Crespo TUTOR: Ing. Crecenza Solente

MARACAY, Abril de 2012 22

INSTITUTO UNIVERSITARIO CARLOS SOUBLETTE DIVISIN DE INVESTIGACIN, POSTGRADO Y PRODUCCIN DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN POSTGRADO Y PRODUCCIN COORDINACIN DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO Maracay, estado Aragua

ACTA VEREDICTO DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO En atencin a lo previsto en el artculo 13 del Reglamento General de Evaluacin del Rendimiento Acadmico Estudiantil en los Institutos y Colegios Universitarios, quienes suscribimos profesores LIC. RAFAEL BOLVAR C l . N 8.151.592, ING. FILIPPO LAURETTA Cl. N 7.262.768, y LIC. LIBIA BLANCO Cl. N 5.361.525, hemos sido designados por la Directora del Instituto Universitario Carlos Soublette, para estudiar y evaluar el Trabajo Especial de Grado, titulado: "SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE FACTURACIN EN LA EMPRESA INVERSIONES CARRUIDO C,A, UBICADA EN MARACAY ESTADO ARAGUA", presentado para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en SISTEMAS DE INFORMACIN, por el (la) estudiante CRESPO GUERRERO RONALD EUDOMAR Cdula de Identidad N 19.793.551 con la tutora de ING. CRECENZA SOLENTE Cdula de Identidad N 7.271.428 Examinado el Trabajo Especial de Grado, decidimos que el mismo est, APROBADO de acuerdo a las normas vigentes emanadas del Consejo Directivo del Instituto Universitario Carlos Soublette. En fe de lo expuesto, los miembros del jurado examinador firmamos la presente Acta Veredicto en la Ciudad de Maracay en fecha Nueve (09) de Abril de Dos Mil Doce (2012)

44

LIC. RAF C. I"8.

LIC. LIBIA BLANCO C. I 5.361.525

66

Maracay, 2012

Febrero

Ciudadana: Libia Blanco Coordinadora de la Comisin de Trabajo Especial de Grado Instituto Universitario Carlos Soublette. Su Despacho.

Por medio de la presente me dirijo a usted con la finalidad de infrmale que he ledo el Trabajo Especial de Grado Titulado SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL DE FACTURACIN EN LA EMPRESA INVERSIONES CARRUIDO C.A. UBICADO EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Elaborado por el Bachiller Ronald Eudomar Crespo Guerrero., C.I.: V.- 19.793.551 para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario En Sistemas de Informacin y Apruebo su presentacin Exposicin y Evaluacin Correspondientes. Maracay, 03 de Febrero de 2012 Seores Coordinador de la Comisin de Trabajo Especial de Grado Instituto Universitario Carlos Soublette Presente.

Mediante el presente documento, me dirijo a ustedes con el fin de informarles que LA EMPRESA INVERSIONES CARRUIDO C.A. Ubicada en Maracay, Estado Aragua, acepta al estudiante Ronald Eudomar Crespo Guerrero titular de la Cedula de Identidad N19.793.551 para que elabore su Trabajo Especial de Grado titulado SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL DE FACTURACIN EN LA EMPRESA INVERSIONES CARRUIDO C.A. UBICADO EN MARACAY ESTADO ARAGUA . El cual lo consideramos pertinente y relevante para nuestra organizacin. La Ciudadana Carmen Aracelis Flores Rubio, titular de la cedula de identidad N 9.481.091 Ser la responsable como tutor empresarial de brindarle la informacin necesaria para la feliz culminacin de este Trabajo Especial de Grado.

De esta manera, como miembro del sector empresarial de nuestro pas, queremos mostrar nuestro inters por colaborar en la mejor formacin de los nuevos profesionales de la Nacin.

88

DEDICATORIA A Dios por brindarme la oportunidad y la dicha de la vida, al brindarme los medios necesarios para continuar mi formacin como profesional. A mis padres Eduardo y Yolanda y a mis hermanos Yuneidy y Erick por todo su apoyo incondicional durante mis aos de estudio y por depositar en m su confianza para lograr mis objetivos propuestos. A Karelys Castillo por su ayuda y apoyo incondicional que ha sido un motor para llevar a cabo mis metas. AGRADECIMIENTOS Un agradecimiento especial a la Ing. Crecenza Solente por todos sus consejos y recomendaciones durante el desarrollo de la presente tesis, tanto como profesora, tutora y que ha permitido que el proyecto se culmin con xito. A todos mis profesores que durante mis 3 aos de estudios no slo me han brindado conocimiento, sino me han inculcado valores y el deseo de siempre aprender y no sucumbir ante las adversidades. A todos mis amigos y compaeros de clases con los que he vivido muchas experiencias tanto en lo acadmico como lo personal y que han aportado a mi crecimiento profesional y como persona. Por ltimo, quisiera agradecer al Instituto Universitario Carlos Soublette que me permiti obtener los conocimientos necesarios para poder aplicarlos en el mundo profesional.

NDICE GENERAL Carta de aprobacin del tutor Carta de aprobacin de la empresa Dedicatoria Agradecimientos ndice general Lista de cuadros Lista de grficos Lista de pantallas Lista de Tablas Lista de Diagramas Resumen INTRODUCCION CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del problema Justificacin de la Investigacin Objetivos de la Investigacin Objetivo General Objetivos Especficos Alcance de la Investigacin Limitaciones de la Investigacin Factibilidad de la Investigacin CAPITULO II MARCO TEORICO Antecedentes de la Investigacin Bases Tericas Bases Legales Sistemas de Variables Conceptualizacin de Variables Operacionalizacin de Variables CAPITULO III MARCO METODOLOGICO Tipo de investigacin rea de investigacin Poblacin y Muestra Poblacin Muestra Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos Tcnicas de Anlisis e Interpretacin de Datos Validacin Confiabilidad Metodologa Utilizada Fases de la Investigacin CAPITULO IV PRESENTACION y ANLISIS DE LOS RESULTADOS Anlisis General de los Resultados Descripcin del Sistema Actual Diagrama de Flujo de Datos Anlisis Situacional Matriz DOFA Determinacin de Requerimientos Conclusin de la Investigacin CAPITULO V LA PROPUESTA Presentacin ii Iii Iv v vi viii Ix x xi xii xiii 1 3 3 7 8 8 8 8 10 10 12 13 18 26 31 31 33 35 35 36 37 37 38 38 39 39 40 41 41 43 61 62 65 73 77 79

81 81

10

Objetivos de la Propuesta 81 Objetivo General 81 Objetivos Especficos 81 Justificacin de la Propuesta 82 Fundamentacin de la Propuesta 82 Fases de la Metodologa 83 Descripcin Detallada del Sistema Propuesto 85 Estructura de la Propuesta 86 Plan de Accin 88 Entidad Relacional de la Base de Datos del Sistema Propuesto 91 Diccionario de Datos 92 Carta Estructurada 107 Requerimientos del Sistema de Informacin 116 Casos de Usos para El Sistema Propuesto 118 Anlisis Costo Beneficio 124 Recomendaciones 128 Referencias Bibliogrficas 129 ANEXOS A Cuestionario 133 B Constancia de Validacin 135 C Matriz de Validacin de Instrumentos 139 D Confiabilidad 146 E Glosario De Trminos 148 F Manual de Usuario 152 1 LISTA DE CUADROS CUADROS Conceptualizacin De Variables del sistema actual 32 2 Operacionalizacin de las Variables del sistema actual 34 3 Poblacin 37 4 Proceso de facturacin 47 5 Formatos 48 6 Stock de Productos 49 7 Reportes 50 8 Eficaz y Eficiente 51 9 La Empresa 52 10 La Operatividad 53 11 Planificacin 54 12 Toma de Decisiones 55 13 Mtodos de Trabajo 56 14 Administracin 57 15 Computadora 58 16 Seguridad 59 17 Clave de Acceso 60 Anlisis Situacional Matriz DOFA 73 18 Anlisis Situacional del Sistema Actual (Software)

11

19 20 21 22 23 24 25 26 26 27 28

74 Anlisis Situacional del Sistema Actual (Hardware) 75 Anlisis Situacional del Sistema Actual (Humanware) 76 Plan de 89 Acceso al 118 Acceder al 120 Generar 122 Costo de Adquisicin 124 Costo de Requerimiento del Hardware Costo de Material 126 Costo de 126 Costo de 127 LISTA DE GRFICOS Accin Sistema Archivo Reporte del Hardware
125

Insumos Mantenimiento Operacin

GRFICOS pp. 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 Proceso de Facturacin 47 Formato 48 Stock de Productos 49 Reportes 50 Eficaz y Eficiente 51 La Empresa 52 La Operatividad 53 Planificacin 54 Toma de Decisiones 55 Mtodo de Trabajo 56 Administracin 57 Computadora 58 Seguridad 59 Clave de Acceso 60 LISTA DE PANTALLAS

PANTALLAS

12

pp. 43 44 45 46 47 48 49 Acceso al Sistema 109 Pantalla Principal Del Sistema 110 Fecha de Datos 111 Reportes 112 Reporte de Inventario 113 Seguridad 114 Cambio de Contrasea 115 LISTA DE TABLAS p p. 7 0 7 1 7 2 9 1 9 3 9 4 9 5 9 6 9 7 9 8 9 9 1 0 0 1 0 1 1 0 2 1 0 3 1 0 4 1 0 5 1 0 6

TABLA S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Presupuesto Ingreso de Mercanca Facturacin Modelo Entidad Relacin Artculos Artculos-Factucin-Ventas Artculos-Orden-Pedidos Artculos-Recepcin-Mercanca Categora Clientes Empleados Empresa Factura-Venta Impuestos Orden Pedido Proveedores Recepcin-Mercanca Seguridad-Clave

13

LISTA DE DIAGRAMAS DIAGRAMAS pp. Secuencia de Solicitud de presupuesto 65 51 Secuencia de Ingreso de Mercanca 66 52 Secuencia de facturacin 67 53 Casos de Usos de Solicitud de presupuesto 68 54 Casos de Usos de Facturacin 69 55 Acceso al Sistema 119 56 Acceso al Archivo 121 57 Acceso a Reportes 123 INSTITUTO UNIVERSITARIO CARLOS SOUBLETTE DIVISION DE INVESTIGACIN, POSTGRADO y PRODUCCIN DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN Y PRODUCCIN COORDINACION DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO CARRERA: SISTEMAS DE INFORMACION MARACAY - ARAGUA 50 SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE FACTURACIN EN LA EMPRESA INVERSIONES CARRUIDO C.A. UBICADO EN MARACAY ESTADO ARAGUA AUTOR: Br RONALD CRESPO TUTOR: Ing. CRECENZA SOLENTE AO: 2012 RESUMEN El presente trabajo especial de grado fue solventar la problemtica detectada en la empresa Inversiones Carruido C.A. ubicada en Maracay estado Aragua al no contar con un sistema de informacin que permitiera el control de inventario y facturacin. Para el desarrollo de la investigacin se utilizaron diversos materiales tanto impresos como electrnicos con la finalidad de sustentar tericamente el estudio. Este tipo de investigacin se encuentra dentro de una modalidad de proyecto factible, apoyado en una investigacin de campo, una poblacin de doce (12) personas y una muestra censal de doce (12) personas, las tcnicas utilizadas para la recoleccin de datos fueron la observacin directa y la encuesta, siendo el instrumento respectivo el cuestionario validado por el juicio de tres (3) profesionales que laboran en la institucin. Los datos obtenidos se analizaron con las tcnicas cuantitativas y cualitativas. La informacin obtenida se utiliz como apoyo al diseo de la propuesta de un sistema de informacin que corrigiera el problema planteado. Se normaliz la base de datos, que son manejadas por el gestor de base de datos relacional Microsoft Acces y Microsoft Visual Basic 6.0 Se plante el sistema de informacin bajo una estructura jerrquica compuesta por seis (6) mdulos de programacin. Se indicaron las conclusiones y se dieron las recomendaciones necesarias para garantizar el funcionamiento correcto de la aplicacin.

14

Descriptores: Procesos.

Sistemas

de

Informacin,

Inventario,

Facturacin,

INTRODUCCION En el mundo de hoy los avances tecnolgicos imponen un ritmo acelerado a todo nivel. Estos avances influyen en el funcionamiento de las organizaciones y muchas, se ven afectadas por los acelerados cambios por lo que a su vez, deben adaptarse a un entorno dinmico, variable y que ofrezca muchas alternativas, cuya seleccin correcta debe estar dirigido hacia el objetivo deseado. Los directivos y accionistas realizan grandes inversiones para poder estar al da con dichos cambios, significativamente podemos decir que no existen fronteras en la tecnologa actual, las necesidades de los clientes cada da es mayor, tambin existe el factor en el rea administrativa hablamos de reducir costos, ya sean operativos y administrativos, las gerencias encargadas de estos procesos mediante estudios de investigacin fortalecen sus sistemas de informacin el cual es el factor principal para alcanzar sus objetivos y tambin para satisfacer sus obligaciones sociales . Un sistema de informacin es una herramienta indispensable para el desarrollo de cualquier organizacin. La realizacin de la investigacin en la empresa Inversiones Carruido C.A., estableci un sistema administrativo de facturacin, para as poder obtener un mejor control de todos sus procesos. La competitividad en el mercado regional y nacional de las artes graficas es muy fuerte, los productos acordes con los nuevos tiempos y avances se generan muy rpido, por tal motivo, se sigui una serie de pasos que permiti el desarrollo de la empresa y comenz con un diagnostico de la situacin actual para ese momento, donde se analizo cada una de las fortalezas y debilidades para establecer nuevas posibilidades o tcnicas publicitarias. Aplicando tcnicas para la recoleccin de informacin se determino las necesidades y requerimientos con lo que posteriormente, se ofreci nuevas alternativas adaptadas al tiempo de hoy, no sin antes estudiado la nueva propuesta sus alcances, limitaciones, analizar sus costos y evaluarla en funcin de

15

los objetivos planteados, despus de determinar la aplicacin de la nueva propuesta, en caso de ser positiva se ofreci una serie de recomendaciones para su buen uso. Es por esto, que se realiza el presente trabajo de investigacin, el cual qued organizado en captulos, tal como se muestra a continuacin: Captulo I: Seala el problema, donde se incorpora, el planteamiento del problema, objetivo general y especficos, justificacin, investigacin. Captulo II: Hace referencia al Marco Terico, este contiene los antecedentes de la investigacin, bases tericas y operacionalizacin de las variables. Captulo III: Desarrolla la metodologa, donde se indica el tipo de investigacin rea de investigacin, poblacin y muestra, tcnicas e instrumento de recoleccin de datos, validez y confiabilidad del instrumento de recoleccin de datos, tcnicas de anlisis, as como las fases de la investigacin. Captulo IV: Se presenta el anlisis de los datos recolectados, donde se exprese en detalle cada tem, anlisis general y conclusiones. Captulo V: Plantea la propuesta, donde se incluye el ttulo, presentacin, objetivos, justificacin, fundamentacin, estructura, administracin, factibilidad, control y evaluacin de la propuesta; de igual forma se sealan las recomendaciones pertinentes. Por ltimo se incorporan las referencias bibliogrficas y los anexos. CAPTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del problema La ciencia y la tecnologa evolucionan a pasos agigantados, donde los continuos avances ligados a la informtica y a las telecomunicaciones han convertido a este sector en el autentico motor de la economa mundial y estn logrando como consecuencia, una transformacin silenciosa e inexorable de la humanidad, contribuyendo a que el saber, tan disperso en el mundo, llegue a ser ms accesible para los interesados, logrando un acelerado proceso de desarrollo. Howard (1944), Ingeniero estadounidense pionero en computacin, es quien cre el primer ordenador electrnico; tras ver el fruto de su trabajo dice: "La informtica es una disciplina que incluye diversas tcnicas y actividades relacionadas con el 16 alcance, limitaciones y factibilidad de la

tratamiento

automtico

lgico

de

la

informacin".

(http:/www.solociencia.com). De esta manera, decimos que la informtica, es la ciencia de la informacin automatizada. Todo aquello que tiene relacin con el procesamiento de datos, utilizando las computadoras y/o los equipos de procesos automticos de informacin, caracterizada por ser una disciplina que estudia el tratamiento automtico de la informacin utilizando dispositivos electrnicos y sistemas computacionales. Esta, Junto a todas sus herramientas tecnolgicas ha mostrado ser una de las ciencias ms tiles, con la que se puede beneficiar un pas o nacin; y donde las personas en su afn de obtener ms y mejores beneficios, a travs de los aos, se han dedicado a investigar cmo ha ido evolucionando la tecnologa. Es necesario resaltar que a medida que va avanzando la informtica, los usuarios se van volviendo ms exigentes, buscando siempre mayor eficiencia y rapidez para su mejor desempeo laboral y como consecuencia de todo esto se debe buscar aplicaciones que cumplan con las necesidades del usuario y as garantizar su satisfaccin. En lo que hoy conocemos como informtica confluyen muchas de las tcnicas y de las maquinas que el hombre ha desarrollado a lo largo de la historia para apoyar y potenciar sus capacidades de memoria, de pensamiento y de comunicacin. Hoy en da la informtica en las diferentes ramas laborales se ha hecho imprescindible, el avance de la tecnologa ha causado revuelo en el uso de las computadoras, su capacidad de almacenamiento, su elevada velocidad de clculo permiten manejar informacin y resolver problemas. Las diferentes organizaciones se han visto en la necesidad de implantar sistemas de informacin, que permitan prestar servicios de forma clara, sencilla y eficaz sin que escape por ningn motivo informacin importante. La informacin puede llegar a ser el instrumento decisivo, en un momento, diferencia entre el xito o fracaso de una empresa o establecimiento comercial, es por esto, que debe utilizarse de manera correcta y adecuada y as transformar los sistemas manuales en sistemas automatizados para solucionar contra tiempos que afectan el buen funcionamiento de esta. Para obtener resultados a corto plazo, adems de manuales y procedimientos, es necesario tener una poltica de organizacin obteniendo el alcance de las metas y objetivos planteados por la direccin de la empresa. Esto, llevo a construir un sistema de informacin ideal, donde se pueda mejorar los procesos internos, minimizando tanto los costos operativos, como el tiempo de 17

respuesta al cliente. La empresa Inversiones Carruido C.A. es una empresa que se dedica a la Tipografa y Litografa en general, afiches, volantes, dpticos, trpticos, block, tarjetas de presentacin, y avisos talonarios de Sus facturacin, calendarios luminosos.

actividades estn centradas

en un mtodo de reproduccin de

textos e imgenes sobre papel o cualquier otro material similar. Este mtodo consiste en aplicar una tinta que va transferir el papel por presin. Este proceso se puede dividir en tres grandes sectores: preimpresin, impresin propiamente dicha y la post-impresin. La primera est relacionada con el entorno de la informtica, sus alcances y la incorporacin de los ltimos avances tecnolgicos; va de la mano con las necesidades del cliente para ofrecer el mejor presupuesto en cuanto a materiales y acabado. En la segunda es importante conocer las caractersticas de los principales sistemas de impresin para escoger el que ms se ajuste a las necesidades y posibilidades del cliente. En el ltimo sector se culmina el proceso, aqu se une el material impreso con la portada, se engrapa y embala el pedido, para su posterior traslado. Dentro del funcionamiento cabal de la empresa se dio al cliente la informacin necesaria de los productos que ofrece, las posibles opciones que tiene para realizar los formatos segn las necesidades, tomando en consideracin, costo, tiempo y tipo de formato. Por otro lado, la empresa requiere de un control automatizado de todos los datos que son recabados, pero sobre todo vitales para la operatividad del mismo, as como el control de los clientes, presupuestos, proveedores, facturacin. Analizando la problemtica tiene su origen en muchos factores, entre ellos, debemos conocer Quin es el cliente?, si es alguien que quiere se le disee su papelera personal, si es una empresa que requiere de un folleto o un catalogo, o es una empresa que est haciendo una promocin y necesita unos carteles. Hay que determinar el uso que se le va a dar, ya que de aqu depende en gran medida el proceso a seguir en la elaboracin del impreso. La calidad, tambin es un factor fundamental, es bsico para el costo del impreso. La falta de herramienta, afecta su desempeo como empresa de servicios e impide a la organizacin la planificacin de la captura de toda informacin suministrada por sus proveedores y clientes, no automatizar los procesos que se generaran dentro de la misma, como son: compras, inventario, presupuesto y facturacin para minimizar el tiempo de respuestas a todas las solicitudes. Adems no se ha contado con un sistema de informacin que realice control de clientes y proveedores. Solo se 18

ha contado con un sistema netamente manual para el registro de los procesos y transacciones. Todo esto ha afectado a la organizacin a la hora de ofrecer la informacin necesaria y confiable en los procesos inherentes, lo que produjo retardo en las operaciones al momento de llenar un formato o factura y se presenta inconvenientes en el manejo de informacin. De igual forma, el retraso del sistema actual y el gran aumento de informacin, sin duda, traen como consecuencia una acumulacin de trabajo, al personal, manteniendo las prdidas de horas/hombre y limitaciones para la organizacin en cuanto a su rendimiento, destacando que infiri irremediablemente sobre los costos de dicha organizacin, la empresa inversiones Carruido C.A. Puede enfrentar problemas operacionales y descredito empresarial, ocasionando la quiebra econmica e irreversible de dicha situacin. Se propuso mejorar esta situacin con una herramienta que permita llevar el control de la gestin de la inversora, ya que con este lograra agilizar la ejecucin de las distintas actividades, almacenando toda la informacin pertinente. Se pudo establecer con exactitud lo que realmente necesita el cliente, en cuanto a diseo y calidad, adems de tener registrada toda la informacin del proveedor facilitando la actualizacin del inventario para el momento de efectuar los presupuestos. Para ellos se trazan las siguientes interrogantes: Cmo es el sistema actual de control y facturacin de la empresa Inversiones Carruido C.A. Ubicada en Maracay estado Aragua? Cules son los requerimientos y necesidades para el nuevo sistema? Como el nuevo sistema lograra la eficacia y la eficiencia de los datos? Justificacin de la investigacin La informtica ofrece una forma cmoda de manejo de datos que se almacenan organizadamente en la memoria de un ordenador o computadora, a travs de bases de datos. Esto junto a la implantacin de un sistema automatizado es considerado en la actualidad la medida ms ptima y de alta tecnologa, convirtindose en elemento imprescindible para la sociedad en desarrollo porque satisface la insaciable demanda de mayores y ms complicados proyectos de desarrollo de sistemas. La empresa Inversiones Carruido C.A, tiene una notoria necesidad de mejorar la gestin que se est realizando actualmente, sobre todo cuando se trata de proveer servicios de consulta rpida y cmoda para llevar un mejor control donde el trabajo sea satisfactorio para la administracin de la empresa. De lograr un sistema de informacin, que cumpla con las expectativas de la empresa se incrementara no solo su cuota de mercado sino tambin el valor de sus acciones. 19

Por lo anteriormente expuesto, se desarrollo un sistema de informacin organizacin con el fin de proporcionar las tareas beneficios al a la de como: Facilitar personal

administracin de carcter rpido y eficaz, agilizar los procesos de la toma de decisin, mayor claridad y capacidad de informacin datos y naturalmente trabajar a la mxima perfeccin posible. La herramienta est diseada en la forma en que se va a suministrar la informacin al departamento de administracin y es importante basarla en una estructura formal que facilita los procesos de comunicacin y que garantice que la operacin sea veraz y efectiva. A tal efecto el sistema de informacin incorpora una serie de registros por cada servicio que presta la empresa permitiendo elaborar un anlisis de precios donde se involucran los materiales, mano de obra, herramientas y otros factores como son reportes y consultas, que podrn ser verificadas y estudiadas en cualquier momento. Desde el punto de vista tcnico, agiliza los procesos ya que conto con una base de datos actualizada en todo momento, y un modulo de actualizacin. En tal sentido la empresa ser la beneficiada ya que el intercambio de informacin entre los mismos se har bajo un enfoque tecnolgico, garantizando un correcto manejo de los datos. De esta manera se justifica el diseo de un software que permita a los usuarios ubicar la informacin exacta en el momento que la necesite e intercambiar procesos directos a travs nuestro sistema, optimizando as todos los tiempos de respuestas en las operaciones. Objetivos de la Investigacin. Objetivo general: Desarrollar un sistema de informacin administrativo para el control de facturacin en La empresa Inversiones Carruido C.A. Ubicada en Maracay estado Aragua Objetivos Especficos: 1 .-Diagnosticar la situacin actual del sistema de control y facturacin de la empresa Inversiones Carruido C.A. Ubicada en Maracay estado Aragua. 58 59 -Determinar los requerimientos y necesidades actuales y -Disear un sistema de informacin que cuente con los futuras de organizacin e informacin.

20

requerimientos de los usuarios. Alcance de la investigacin La empresa Inversiones Carruido C.A presenta serios

problemas en cuanto a la organizacin de la informacin y deficiencia de los procesos relativos a inventario de insumos, control de clientes y proveedores, control y registros de presupuestos y facturacin, es por esta razn se evalu las actividades e identificaron las necesidades en cuanto a los procesos de la empresa. Y de esta forma se logro diagnosticar con precisin la problemtica existente. Posterior a esto, se procedi a la identificacin de los requerimientos del sistema diseado. Una vez diagnosticado e identificado dichos agentes, se procedi a generar las acciones pertinentes, proyectando como resultado la obtencin de informacin vers a travs de una metodologa la cual se adapto a los requerimientos de informacin y de las herramientas necesarias para el desarrollo del sistema. Los mdulos contenidos en el Sistema Administrativo de Inventario, Presupuestos y Facturacin, garantiz al usuario una serie de funciones especficas, entre los que podemos destacar: archivo de clientes con todos sus datos, de los proveedores as como tambin de todos y cada uno de los productos; procesos que nos incluyen ordenes de compras e ingreso de materia prima, facilidad para realizar presupuestos y facturacin; reportes y consultas de ingresos y egresos para el control de costos; herramientas que le sirvi al usuario respaldar, auditar o realizar cambio de clave; ayuda mediante un manual de usuario que a su vez incluye comentarios legales y la sesin que permite cerrar y salir del sistema. El mdulo administrativo, se dise nica y exclusivamente para las personas autorizadas de la empresa, donde podrn administrar la base de datos y realizar procesos tales como ingreso, eliminacin y actualizacin de materia prima. Sobre esta base se elaboro un Sistema Automatizado Administrativo de control de inventario y Facturacin con las herramientas que nos ofrece el Software de programacin Visual Basic bajo el control del manejador de base de datos Access en la elaboracin de formularios. Limitaciones de la Investigacin Despus de un anlisis detallado se consider que no existen factores o elementos que perturben la correcta ejecucin del presente proyecto, ya que hubo facilidad por parte de la empresa para implementar el sistema, apoyo por parte de la gerencia para facilitar informacin requerida y cooperacin del personal 21

en proceso y ejecucin; por ello se dice que cuenta con todos los recursos econmicos, humanos y materiales para llevar a cabo satisfactoriamente el desarrollo cabal de ste. Estudio de la Factibilidad Sampieri (1998), afirma: "Adems de los elementos que conforman propiamente el planteamiento del problema es necesario considerar otro aspecto importante: la viabilidad o factibilidad misma del estudio: para ello debemos tomar en cuenta la disponibilidad de recursos financieros, humanos y materiales que determinaron en ltima instancia los alcances de la investigacin". (p.15) Segn esa afirmacin se analiz la posibilidad que tiene la empresa o regin donde se realiz la investigacin, y as cumplir con los requerimientos necesarios logrando la elaboracin y el buen desempeo de la misma, es la determinacin de que el proyecto fue factible. La ejecucin de cualquier proyecto implica una serie de consecuencias que pueden ser expresadas en trminos monetarios, bien sea porque generan un costo, o porque produzcan un beneficio para la organizacin en cuestin. En este caso, determin la posibilidad de garantizar que la investigacin fue factible para la empresa. Dentro de esta perspectiva se generaron cuatro (4) tipos de factibilidad, que a continuacin se describen. Viabilidad Tcnica Operativa La presente investigacin ser viable para el autor ya que se contara con los recursos necesarios para realizar las investigaciones correspondientes al tema, adems la empresa Inversiones Carruido C.A se compromete en otorgar toda la informacin que pueda servir de ayuda a dicha investigacin. Viabilidad Tcnica A pesar de que la inversin no cuenta con equipos actualizados para el apoyo de dicha investigacin, esta se compromete en hacer lo posible para cumplir eficazmente con la empresa. Viabilidad de Tiempo El proyecto ser viable ya que el autor contara con el tiempo necesario (18 semanas) para el desarrollo de la propuesta estipulado por el instituto universitario Carlos Soublette. Viabilidad de Financiamiento: La investigacin ser econmicamente factible, ya que la empresa Inversiones Carruido C.A. Esta dispuesta a costear los

22

gastos que involucre el diseo del nuevo sistema, debido a que el mismo se traduce a corto plazo en beneficios tangibles para la inversin y beneficios intangibles para sus clientes. CAPITULO II MARCO TERICO Segn Sabino, C (2000), "define el marco terico como el que tiene el propsito de dar a la investigacin un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones que permiten abordar el problema". (p.155) Efectivamente, el marco terico tiene el propsito de dar a la investigacin un sistema coordinado de conceptos y proposiciones, que basadas en fuentes documentales, permite abordar el problema. De este depender el resultado del trabajo. Significa poner en claro para el propio investigador sus postulados y supuestos, asumir los frutos de investigaciones anteriores y esforzarse por orientar el trabajo de un modo coherente. Tamayo y Tamayo (2003), explica: "Conjunto de proposiciones lgicamente articuladas que tiene como fin la explicacin y prediccin de las conductas en un rea determinada de fenmeno, se puede deducir que el marco terico es el marco de referencia del problema. All se estructura un sistema conceptual integrado por hechos e hiptesis que deben ser compatibles entre s con la investigacin" (p.100) Seala la manera precisa y detallada de conceptuar una investigacin a fin de comprender toda su filosofa y poder desarrollar todas las predicciones y conductas en las reas de estudios. Este aspecto se refiere a los trabajos investigativos donde hayan sugerido objetivos similares o que tengan alguna relacin con la investigacin actual y as obtener de ellos el mayor apoyo o ayuda posible por medio de la informacin que se extraiga de los mismos. Est constituido por elementos claves que se designaran en la estructura del trabajo, como los antecedentes de la investigacin, las bases tericas, el glosario de trminos bsicos, los cuales a su vez establecen el orden terico que explica y sustenta la investigacin. El fin que tiene el marco terico es el de situar al problema dentro de un conjunto de conocimientos, que permita orientar la bsqueda y ofrecer una conceptualizacin adecuada de los

23

trminos que utilizaremos.

Antecedentes de la investigacin

Segn Ramrez (1999), plantea que los antecedentes de la investigacin "consisten en dar al lector toda la informacin posible acerca de las investigaciones que se han realizado, tanto a nivel nacional como internacional, sobre el problema que se pretende investigar". (p.61) De acuerdo a lo expresado por Arias (2001), la define como: "se refiere a los estudios previos y tesis de grado, relaciones realizadas anteriormente y que guardan alguna vinculacin con el problema de estudio". (p.38) Efectivamente, son todas aquellas investigaciones por medio de las cuales se toman como antecedentes para la investigacin, ya que de una u otra forma estn ntimamente relacionadas con el proyecto. A continuacin se presentan los proyectos considerados relevantes para ser tomados como base en la elaboracin de la presente investigacin. Barbar. (2011), en su trabajo de grado; Desarrollo de un Sistema de informacin automatizado para el control de los procesos administrativos de la Tapicera la Rubiera S.L.R., ubicado en Magdaleno Edo. Aragua; argumenta como marco central de su investigacin que esta se orient al mejoramiento de la gestin y control de los procesos administrativos para facilitar la actualizacin y generacin de reportes y consultas para la toma de decisiones de la gerencia con el fin de agilizar los procesos, incrementando la capacidad de planificacin, registro y utilizacin del mismo; adoptando la modalidad de proyecto factible, apoyada en una investigacin de campo de carcter descriptivo, documental y bibliogrfico. Se utiliz como tcnica de recoleccin de informacin la encuesta y como instrumento el cuestionario. El autor antes mencionado lleg a la conclusin de que la ejecucin del sistema permite registrar las operaciones de la empresa actualizando los datos y agilizando los procesos. Debemos hacer notar, que a travs del proyecto mencionado con anterioridad se logr obtener informacin para seleccionar el diseo de la investigacin de campo para realizar el sistema propuesto. Guevara. y Lira. (2010), en su trabajo especial de grado; Desarrollo de un Sistema de Informacin Automatizado para el proceso de la inscripcin de los alumnos del Instituto Universitario de Tecnologa la Victoria Extensin Maracay, argumentan que este trabajo tiene como objetivo principal automatizar, centralizar y manejar de forma ptica y

24

confiable la informacin del proceso de inscripcin de los alumnos del Instituto Universitario Experimental de Tecnologa de la Victoria Extensin Maracay para as agilizar dicho proceso; adoptando la modalidad de proyecto factible, apoyada en una investigacin de campo de carcter descriptivo, utilizando la metodologa orientada a objeto mediante el uso de la herramienta de Lenguaje Unificado de Modelado (UML) de los autores Booch, Rumbaugh y Jacobson, utilizndose para la programacin el lenguaje Visual Basic 6.0, las herramientas de Microsoft office. Las autoras antes mencionadas, llegaron a desarrollar un sistema de informacin, que con la debida utilizacin agilice el proceso de inscripcin; afirmando que este sistema permitir a esta casa de estudio mantener organizada y centralizada toda la documentacin asociadas a las diferentes actividades ejecutadas en el proceso de inscripcin, cabe sealar, que a travs del proyecto mencionado con anterioridad se logr obtener informacin acerca de la programacin a utilizar que en el caso del presente proyecto es el lenguaje de programacin Visual Basic 6.0, manejo de herramientas de Microsoft Office, a parte, de la valiosa informacin en cuanto al desarrollo de los procesos y metodologa a utilizar. Snchez. y Tovar. (2010), en su trabajo especial de grado; Desarrollo de un Sistema de informacin automatizado para optimizar los procesos que llevan a cabo en la Divisin de Armamento del Instituto de la Polica de Estado Aragua (INPO-Aragua), argumentan que el trabajo tiene como objetivo principal optimizar de los los procesos de e asignacin, destitucin, chequeos armamentos

implementos policiales pertenecientes a la INPO-Aragua, para as obtener oportunamente la informacin ms relevante que se genere en el proceso de manejo de armamento y suministros; adoptando la modalidad de proyecto factible, apoyada en una investigacin de campo de carcter descriptivo y documental, utilizando la metodologa orientada a objeto mediante el Lenguaje Unificado de Modelado (UML) de los autores: Booch, Rumbaugh y Jacobson, utilizndose para la programacin el lenguaje Visual Basic 6.0, las herramientas de Microsoft Office y manejo de bases de datos Access. Los autores desarrollaron un sistema de informacin para agilizar los procesos, con la necesaria seguridad de la informacin generada para la toma de decisiones, consiguiendo resolver los problemas de dicha divisin. El aporte de dicho proyecto a la presente investigacin fue obtener informacin acerca de la programacin a utilizar, que en el caso del presente proyecto es el de lenguaje de programacin Visual Basic 6.0, manejo de herramientas de Microsoft Office, a parte, de valiosa 25

informacin en cuanto a la metodologa a utilizar y desarrollo de los procesos. Hernndez. (2010) Desarrollo de un Sistema automatizado para la optimizacin del proceso de cobro de las matriculas y mensualidades de la seccin de caja del departamento de administracin del colegio privado "Simn Bolvar". La presente investigacin tuvo como objeto el mejoramiento mensualidades, del proceso realizado de cobro por la de las matrculas de caja y del seccin

departamento de administracin del colegio privado "Simn Bolvar". A travs del desarrollo de un sistema automatizado que permiti controlar y resguardar la informacin referida a los estados de cuentas e inscripciones de los alumnos, de igual forma gener un mecanismo de apoyo confiable para tomar decisiones oportunas, por parte de la direccin del instituto. Esta investigacin fue enmarcada dentro de la modalidad de proyecto factible y apoyado en una investigacin de campo documental, con carcter descriptivo permitiendo la creacin de un modelo funcional viable para la optimizacin del proceso de cobro. El presente trabajo especial de grado tiene estrecha relacin con la investigacin, ya que tiene como objetivo principal desarrollar un sistema automatizado para optimizar y agilizar los procesos, solucionando problemas en el departamento de cobro del colegio privado, permitiendo un mayor dominio de la informacin. Crespo (2009). En su trabajo de grado titulado: Sistema de informacin para el control de libros en la biblioteca pblica Agustn Codazzi ubicada en Maracay Estado Aragua El objetivo general consiste en desarrollar un sistema automatizado que permita llevar el control de los libros en la biblioteca Pblica Central Agustn Codazzi ubicada en Maracay estado Aragua, est enmarcado dentro la modalidad de un proyecto factible, apoyado en una investigacin de campo, de carcter descriptivo, con base a una revisin bibliogrfica. La poblacin utilizada correspondi a doce (12) personas que laboran en la biblioteca, la tcnica e instrumento de recoleccin de datos utilizada fue la revisin bibliogrfica, la encuesta mediante el instrumento llamado cuestionario abierto formulados por once (11) preguntas fundamentadas en el proceso de registro y control de libros; se realizo un anlisis situacional de los formatos involucrados en los procesos con el fin de establecer cules son sus debilidades, a travs del anlisis de los resultados se pudo determinar un anlisis en cada uno de los formularios que hicieron posibles la visualizacin y compresin del nuevo sistema. Se utilizo la metodologa UML de James Martin y se construyo el sistema tomando como referencia el diseo 26

preliminar y con respectivos mdulos, la conclusin de la investigacin se reflejo en que los procesos se realizan de una manera manual trayendo como consecuencia la perdida de la informacin, en la confiabilidad de los datos se realizo un anlisis debido a que el instrumento fue abierto. El investigador pudo concluir, que existen deficiencias en el proceso manual llevado en la actualidad en el cual se recomienda un sistema de informacin automatizado para el efectivo control de los libros presentes en la biblioteca pblica Central Agustn Codazzi. El aporte de esta investigacin sirvi a este trabajo en cuanto a las bases tericas y la propuesta tiene relacin con la investigacin ya que se maneja trminos bsicos lo cual ser utilizado en la nueva investigacin y desarrollo de un sistema de informacin. A si mismo Prez (2009), elabor una investigacin titulada Desarrollo de un Sistema de Informacin para el Registro y el Control de pago de los trabajadores que laboran en la empresa Polarizados de Aragua C. A., el mismo, tuvo como objetivo general disear un sistema de informacin automatizado para el registro y control de manejo de la nomina a la hora de transmitir alguna informacin con referencia al pago de los trabajadores. La investigacin se enmarc dentro de la modalidad de proyecto factible de tipo descriptivo siendo tambin una investigacin de campo; ya que aporto la solucin a la problemtica planteada en el rea de estudio. Para ello se aplicaran algunas tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos como: la observacin directa, cuestionarios, referencias bibliogrficas, entre otros. Utilizo como metodologa la orientada a objeto, segn el autor James Martn, tomando en cuenta las fases de definicin del proyecto, determinacin de los diferentes requerimientos, diseo del sistema, construccin del sistema, pruebas e implementacin del mismo. Para el anlisis del Sistema actual y del propuesto se emplearon diferentes tcnicas, entre las cuales se destacan los diagramas de objeto y el evento, estructuras de las bases de datos, anlisis costo-beneficio. Estas arrojaran como conclusin que el sistema de informacin por los permiti usuarios, solventar ofreciendo los al requerimientos exigidos

departamento de Administracin una herramienta eficiente y confiable para mejorar las actividades del proceso de pago. Este Sistema representa una herramienta operativa que sirve de apoyo al departamento especficamente a los analistas para la toma de dediciones y una mejor distribucin del trabajo, as como establecer patrones para realizar el registro y control en

27

cuanto al pago de los obreros con su implantacin se genero una serie de beneficios, como seguridad de la informacin contenida, satisfaccin de requerimientos e incremento en el rendimiento productivo del personal. Dicho trabajo constituye un aporte de gran importancia para el desarrollo de la investigacin debido que el objetivo principal de la misma, fue optimizar los procesos de facturacin, registro de clientes y proveedores, as como tambin sirvi de gua para el desarrollo de la presente investigacin por la Metodologa utilizada para el desarrollo del sistema de informacin de Jons Montilva.

Bases Tericas

Segn Balestrini (1997); Las Bases Tericas son los resultados de la seleccin de aquellos aspectos ms relacionados del cuerpo terico epistemolgico que se asume, referido al tema especfico elegido para su estudio. De all pues, que su racionalidad, estructura lgica y consistencia interna va a permitir el anlisis de los hechos conocidos, as como orientar la bsqueda de otros datos relevantes. (p. 86). Debido a esto, toda investigacin debe estar sustentada por las bases tericas para que as se permita la notabilidad del estudio. Sistemas Ackoff, (1974), Citado por Montilva (1999), define sistemas como "un conjunto de componentes que interactan entre s para lograr un objetivo comn". (p.13). De otra forma, Zuloaga define los sistemas como "un conjunto de entidades u objetos relacionados entre s, conformando una estructura, y que tienen un fin comn". Disponible: http://www.altavista.com (consulta: 2004, noviembre 4). Es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema. En la actualidad toda la informacin que las empresas manejan son recabadas y registradas a travs de equipos computacionales y sistemas diseados y adaptados a las exigencias y necesidades de la organizacin, por ende la gestin de la informacin y los sistemas estn estrechamente relacionados ya que uno depende del otro.

28

Sistema de Informacin Montilva (1992)

Define los sistemas de informacin como un sistema hombre maquina que procesa datos a fin de registrar detalles originados por las transacciones que ocurren en las entidades que forman una organizacin y proporcionan informacin que facilite una ejecucin de actividades, operaciones y funciones en una organizacin. (p. 34). Por otro lado, Stair define los sistemas de informacin como "un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (salidas) datos e informacin y para proveer un mecanismo de retroalimentacin en pro del cumplimiento de un objetivo". (p.15). Componentes de un sistema de informacin Para Montilva, (1999), "los sistemas de informacin se clasifican en dos tipos de componentes: (1) componentes fsicos, representados por las entidades que forman el sistema de informacin, y (2) componentes funcionales, que agrupan una o ms entidades en torno a una funcin bsica del sistema". (P.3435). Tipos de sistemas de informacin Zuoloaga enumera una divisin de los sistemas de

informacin automatizados estableciendo lo siguiente: Sistemas On-Line: Es aquel que acepta los datos de entrada directamente del rea donde se crea. Tambin es el sistema en el que la informacin de salida se devuelve directamente a donde es requerida. S Sistemas de tiempo real: Es aquel que controla un ambiente recibiendo datos, procesndolos y devolvindolos con la suficiente rapidez como para influir en dicho ambiente en ese momento. S Sistemas de soporte a las decisiones (DSS): son sistemas que ayudan a los funcionarios organizaciones a tomar y ejecutivos de las inteligentes y decisiones

documentadas acerca de los diversos crticos de gran impacto sobre los objetivos de la organizacin. S Sistemas basados en el conocimiento: Contienen grandes cantidades de diversos conocimientos que se emplean en el desempeo de una tarea dada. Los sistemas expertos son una especie de sistema basado en el conocimiento, aunque ambos trminos a menudo se utilizan indistintamente. Sistemas Operativos

29

Silberschatz, (1994) se refiere de los Sistemas Operativos como "un programa que acta como intermediario entre el usuario y el Hardware de un computador y su propsito es proporcionar un entorno en el cual el usuario pueda ejecutar programas". (p. 3). Visto de otro modo, Fredman (1994), define los sistemas operativos como "un programa de control maestro que administra el funcionamiento del sistema informtico. En todos los entornos, excepto las aplicaciones cientficas especializadas y de control de procesos, el sistema operativo interacta con los programas de aplicacin". (p.738). Administracin Segn Jimnez, Castro, "Una y Wilburg, ciencia (2000), definen la de

administracin

como:

social

compuesta

principios, tcnicas y prcticas y cuya aplicacin a conjuntos humanos, permite establecer sistemas recientes de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos comunes que individualmente no es factible lograr." (p.7) Es decir, es la organizacin y direccin de recursos humanos y materiales para lograr los fines propuestos, tanto del sector pblico como el sector privado, mediante la utilizacin de un conjunto de procesos. Control Prez (1997), expresa que el control: "Es un proceso por medio del cual se modifica algn aspecto de un sistema para que se alcance el desempeo deseado en el mismo teniendo como finalidad que el sistema se encamine completamente hacia sus objetivos. El control no es un fin en s mismo, es un medio para alcanzar el fin, o sea mejorar la operacin del sistema". (p. 1). Gestin Prez (1997), expone que la Gestin:

Es el conjunto de planificacin, organizacin y control; Planificacin equivale a la formulacin de objetivos y las lneas de accin para alcanzarlos, se centra en seleccionar los objetivos de la organizacin que tienen repercusin en la produccin, elaborarlos en trminos productivos y completarlos con objetivos derivados, establecer las polticas, programas y procedimientos para el alcance; Organizacin es la estructuracin de tareas, distribucin de responsabilidades y autoridad, direccin de personas y coordinacin de esfuerzos en vas de la consecucin de los objetivos, establecimiento de las estructuras formales de divisin del trabajo dentro del subsistema, determinar, enumerar y definir las actividades requeridas, la

30

responsabilidad de realizarlo". (p. 3).

Por otro lado, Freedman (1994), define a la gestin como; Un conjunto de actuaciones integradas para el logro de un objetivo a cierto plazo. La gestin, accin principal de la administracin, es un eslabn intermedio entre la planificacin y los objetivos concretos que se pretenden alcanzar. Consiste en promover y activar la consecucin de un mandato o encargo. (p.440). Control de Gestin Prez (1997), define el control de gestin: "Como un proceso de retroalimentacin de informacin de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados". (p. 3). Inventario

Segn el Diccionario el Rapidito define el inventario como,

Lista de bienes. Papel donde estn escritas esas cosas. Relacin ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancas existentes en un almacn. En trminos generales, es la relacin o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad. Disponible en http://www.google.com (Consulta: 2004, Noviembre 25).

Siguiendo las perspectivas del autor, el inventario no es ms que un detalle de todo lo que se encuentra en una determinada organizacin para obtener un balance de la empresa. En la organizacin donde se realiza la investigacin, el inventario de los productos es llevado por el jefe de almacn en forma manual Registro de Inventario La Biblioteca virtual (2009) en su pgina Wwww.bibliotecavirtual.com Contabilidad/RegistrodeInventario.htm consultada (11/01/2010), dice que existen dos mtodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artculos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes: Sistema de registro de Inventario Peridico o Fsico y Sistema de registros de Inventario Perpetuo. En el sistema de inventario peridico, la mercanca que entra

31

se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada. Ms adelante la Biblioteca virtual (2009) en su Web site www.bibliotecavirtual.com consultada (20/10/2009) En el sistema de Inventario Perpetuo, la mercanca que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este mtodo de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artculos en existencia, es decir, los cargos o crditos, o ms bien, las compras y las ventas de inventarios se registran segn vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.

Se establece pues, que el inventario da una cantidad de algn elemento, producto, equipos, etc.; que se pueda tener almacenado en un sitio o lugar especfico. Tipos de Inventarios La Biblioteca virtual (2009) en su pgina Web titulada http://www.bibliotecavirtual.com.do/Contabilidad/RegistrodeInven tario.htm consultada (20/10/2009) explica: Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y vara ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de esta parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos: Inventarios de Productos Terminados, etc.

La cita aclara que no todos los inventarios son iguales, dando a conocer que dependiendo lo que se desea almacenar ser el inventario que se tenga. La Biblioteca virtual (2009) en su pgina Web titulada http://www.bibliotecavirtual.com.do/Contabilidad/RegistrodeInven tario.htm consultada (20/10/2009) Inventario de Productos Terminados comprenden estos, los artculos transferidos por el departamento de produccin al almacn de productos terminados por haber estos alcanzan su grado de terminacin total y que a la hora de la toma fsica de inventario se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos. Esta cita indica que si el producto ya est elaborado, simplemente se almacena y es considerado terminado, es por ello que cuando se habla de repuestos, stos son considerados producto terminado. Bases de Datos Segn el contenido en lnea es un Conjunto de datos organizados entre los cuales existe una correlacin y que estn

32

almacenados con criterios independientes de los programas que los utilizan. La filosofa de las bases de datos es la de almacenar grandes cantidades de datos de una manera no redundante y que permita las posibles consultas. Acceso http://www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/Glosario/inde.htm [consulta: 2005, Octubre 10]. Segn Edgar, (1999), hace referencia al manejador de base de datos como: El sistema manejador de bases de datos es la porcin ms importante del software de un sistema de base de datos. Un DBMS es una coleccin de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada una de las cuales es responsable de alguna tarea especfica. (P. 62). Como se puede observar, la base de datos es un contenedor que mantiene datos y que la manera en que se lograr manejar da una respuesta de manera directa y oportuna a la hora de facilitar la toma de decisiones Facturacin Segn http://www.diccionarios.com (20/10/2009). "Cantidad de dinero que suman todas las facturas emitidas por una empresa durante un perodo determinado de tiempo." Como se observa, la definicin anterior manifiesta que la facturacin es un proceso que permite recabar y denotar la cantidad de dinero que puede percibir una empresa. "Es la manera de facilitar la venta de cualquier cosa, objeto, servicio dejando asentado su precio y cantidad que se vende" http://www.diccionarios.com (20/10/2009). Como se observa, la facturacin es un instrumento que permite garantizar de manera escrita y de forma clara las transacciones que se pueden realizar en cualquier organizacin Bases Legales Las bases legales lo conforman los postulados, leyes, decretos y ordenanzas emanadas a travs de diferentes organismos oficiales, pblicos o privados que sustenta la investigacin. Segn Rodrguez, M (2001): Aqu se hace referencia a toda aquella normativa legal vigente sobre la cual se apoya la investigacin, que va desde la constitucin nacional, leyes orgnicas y sus reglamentos, decretos presidenciales, normas acuerdos y convenios nacionales e internacionales, resoluciones y normas internas de la institucin o empresa para la que se realiza la investigacin. (p. 95)

33

El autor deja en evidencia la importancia de las bases legales dentro de una investigacin, con el fin de dar un soporte legal sustentable a lo propuesto dentro del texto presentado. En este caso, Prez (2002) seala que las bases legales son "el conjunto de leyes, reglamentos, normas y decretos que tienen que cumplirse". (p22) Es por esto que las bases legales son los reglamentos o normas que segn el autor van a sustentar la investigacin. Por la modalidad del tema, el sustento legal est integrado por: la Ley sobre el derecho del autor del ao 1993 y la Ley especial contra los delitos informticos del 2001, ambos tomados de la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Ley Especial contra los Delitos Informticos. CAPTULO I De los delitos contra los sistemas que utilizan tecnologas de informacin. Artculo 6. Acceso Indebido: Toda persona que sin la debida autorizacin o excediendo la que hubiera obtenido, acceda, interprete, interfiera o use un sistema que utilice tecnologas de informacin, ser penado con prisin de uno a cinco aos y multa de diez a cincuenta unidades tributarias. La relacin del artculo con la investigacin consiste en que toda persona que manipule el sistema tiene que laborar en la institucin, y poseer la capacitacin y autorizacin requerida para operarlo. CAPTULO II De los delitos contra la propiedad. Artculo 13. Hurto: Quien a travs del uso de tecnologas de informacin, acceda, intercepte, interfiera, manipule o use de cualquier firma un sistema o medio de comunicacin para apoderarse de bienes o valores tangibles o intangibles de carcter patrimonial sustrayndolos a su tenedor, con el fin de procurarse un provecho econmico para as o para otro, ser sancionado con prisin de dos a siete aos y multa de doscientas y seiscientas unidades tributarias. La relacin del artculo con la presente investigacin es que los bienes son del estado y son exclusivamente de su propiedad.

CAPTULO III De los delitos contra la privacidad de las personas y de las comunicaciones. Artculo 20. Violacin de la privacidad de la data o informacin de carcter personal. Toda persona que

34

intencionalmente se apodere, utilice, modifique o elimine por cualquier medio, sin el consentimiento de su dueo, la data o informacin personales de otro sobre las cual tiene inters legtimo, que estn incorporadas a un computador o sistema que utilice tecnologas de informacin, ser penada con prisin de dos a seis aos y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias. La pena se incrementar de un tercio a la mitad si como consecuencia de los hechos anteriores resultare un perjuicio para el titular de la data o informacin o para un tercero. La relacin este artculo con la investigacin es que la data que se maneja tiene que, s manipulada por personal de confianza.

CAPTULO II De la Naturaleza del Derecho de Autor Seccin Primera, de los derechos Morales y Patrimoniales correspondientes al Autor. Artculo 18. Corresponde exclusivamente al autor la facultad de resolver sobre la divulgacin total o parcial de la obra y, en su caso, acerca del modo de hacer dicha divulgacin, de manera que nadie puede dar a conocer sin el consentimiento de su autor el contenido esencial o la descripcin de la obra, antes de que aquel lo haya hecho o la misma se haya divulgado. La constitucin del usufructo sobre el derecho de autor, por acto entre vivos o por testamento, implica la autorizacin al usufructuario para divulgar la obra. No obstante, si no existe una disposicin testamentaria especifica acerca de la obra y esta queda comprendida en una cuota usufructuaria, se requiere el consentimiento divulgarla. En este sentido la propiedad exclusiva del autor sobre la obra realizada, es decir el propietario de esto H&M Soluciones Integrales. C.A. tendr, todos los derechos de divulgacin. Artculo 19. En caso de que una determinada obra sea publicada o divulgada por persona distinta a su autor, este tiene el derecho de ser reconocido como tal, determinando que la obra lleve indicaciones correspondientes. Al respecto, la divulgacin por parte de otra persona, requiere la indicacin expresa del reconocimiento del autor. Artculo 20. El autor tiene, incluso frente al adquiriente del objeto material de la obra, el derecho de prohibir toda modificacin de la misma que pueda poner en peligro su decoro o reputacin. de los derechohabientes del autor para

35

El autor de obras de arquitectura no puede oponerse a las modificaciones que se hicieran necesarias durante la construccin o con posterioridad a ella. Pero si la obra reviste carcter artstico, el autor tendr preferencia para el estudio y realizacin de la mismas. En cualquier caso, si las modificaciones de la obra arquitectnica se realizaran sin el consentimiento del autor, este podr repudiar la paternidad de la obra modificada y quedar vedado al propietario invocar para el futuro el nombre del autor del proyecto original. En cuanto a alguna modificacin de la obra por parte del adquiriente, el autor tiene la potestad de prohibir modificaciones si considera que puede afectar su integridad fsica o moral, o en todo caso, repudiar la paternidad de la obra modificada. Artculo 21. El autor tiene el derecho exclusivo de hacer o autorizar las traducciones, as como las adaptaciones, arreglos y otras transformaciones de su obra. Cualquier cambio que requiera realizarse por diferencias de ideas u otras transformaciones, entraran en el derecho que posee el autor de dar su consentimiento o no para llevarlo a cabo. Artculo 22. El autor puede exigir al propietario del objeto material el acceso al mismo, en la forma que mejor convenga a los intereses de ambos, siempre que ello sea necesario para el ejercicio de sus derechos morales o los de explotacin. Es decir, que el autor nunca perder el derecho a revisar su obra, de mutuo acuerdo con el diseo del objeto material. Artculo 23. El autor goza tambin del derecho exclusivo de explotar su obra en la forma que le plazca y de sacar de ella beneficio. En los casos de expropiacin de ese derecho por causa de utilidad pblica o inters general, se aplicarn las normas especiales que rigen esta materia. El derecho de explotacin no es embargable mientras la obra se encuentra indita, pero los crditos del autor contra sus cesionarios o contra quien viole su derecho, pueden ser grabados o embargados. En los casos de embargo, el Juez podr limitar sus efectos para que el autor reciba a ttulo alimentario, una determinada cantidad o un porcentaje de la suma objeto de la medida. Esto indica que el autor podr explotar y beneficiarse de la obra realizada y en caso de ser expropiada, se aplicarn las normas que regulan esta materia. En virtud de lo expuesto, el autor infiere que el programa a realizar en la presente investigacin, se regir bajo los estatus analizados previamente, es decir, la empresa tendr la propiedad sobre el objeto material, sin embargo el autor los tendr sobre la

36

obra, bajo los estatutos correspondientes. Artculo 24. No puede emplearse sin el consentimiento del autor el ttulo de una obra, siempre que sea original e individualice efectivamente a esta, para identificar otra del mismo gnero cuando existe peligro de confusin entre ambas. Inclusive, el nombre de la obra se encuentra protegido. Sistema de Variables Una variable es una propiedad que vara en el tiempo y el espacio, es decir, es aleatoria porque no guarda valor o forma constante, pero que de igual manera pueden ser medidas cuantitativamente. Segn Tamayo y Tamayo (1987), define variable como: "Un aspecto o dimensin de un fenmeno que tiene como caracterstica la capacidad de asumir distintos valores, ya sea cuantitativa o cualitativamente. Es la relacin causa-efecto que se da entre uno o ms fenmenos estudiados". (p. 84). Existen dos (2) tipos de variables: conceptuales y operativas, las cuales van los a servir objetivos de apoyo para ya desarrollar que estas ms se ampliamente especficos

encuentran inmersas en ellos, y de esta manera estar ms cerca a la solucin del problema que presenta la organizacin y la cual fue explicada en el primer captulo de la investigacin. A continuacin se explican cada una de las variables existentes en el desarrollo del presente estudio: Conceptualizacin de las Variables Tamayo (1999), expresa de la Operacionalizacin de Variables que, "Es el procedimiento de pasar variables generales a las intermedias y de stas a los indicadores". (p. 258). Con respecto a lo anterior se exhibe el cuadro de la Conceptualizacin de variables

37

Cuadro 1 Conceptualizacin de las Variables Objetivos Especfico s Diagnosticar la situacin actual del sistema de control y facturacin de la empresa Inversiones Carruido C.A. Ubicada en Maracay estado Aragua. Variable Definici n Conceptu al Consiste en efectuar un estudio general de la situacin que vive la empresa, de acuerdo al proceso con el cual se controlan todas las actividades que se realizan dentro de la empresa. Consiste en el seguimiento y Definicin Operacion al Son los procesos que se llevan a cabo para el control de actividades en la actualidad, los cuales en este caso son llevados de forma manual, generando fallas internas. Los procesos son realizados en forma manual causando prdida de tiempo e informacin, lo cual entorpece la toma de decisiones.

Situacin actual

Determinar los requerimiento sy necesidades actuales y futuras de organizacin e informacin.

evaluacin que se Requerimie le realiza a la ntos actual situacin, para focalizar sus fallas o debilidades.

Sistema de informacin que cuente con los requerimiento s de los usuarios.

Es el diseo Importancia lgico que Diseo de en el cual se tiene en un basara disear un Sistema de para la sistema realizacin atendiendo Informaci del sistema los n. de componentes informacin. que lleva. Operacionalizacin de Variables

Una operacionalizacin de variables constituye todas las actividades en operaciones que deben realizarse para medir una variable. Al respecto Balestrini (2000) plantea que la operacionalizacin de las variables debe seguir los siguientes procedimientos: "definicin nominal de la variable a medir,

3838 Fuente: Crespo (2012).

enumeracin de sus dimensiones y seleccin de indicadores". (p.103). Por lo tanto, la operacionalizacin de variables implica el desglosar las variables en forma deductiva y lgica a travs del uso de indicadores, los cuales se refieren a situaciones especficas de las variables. Por consiguiente, a continuacin se presenta el cuadro de operacionalizacin de variables (ver cuadro de 2).

39

Cuadro 2 Operacionalizacion de las Variables Variable s Dimensio nes Indicadore s Proceso Registro Administrativ a Hardware Personal Tecnologa Sistema - Proceso de Facturacin. - Formatos. - Stock de productos. - Reportes - Eficaz y eficiente. - La empresa. - La operatividad - Planificacin - Toma de decisin - Mtodo de trabajo - Administracin - Computadora - Seguridad - Clave de acceso Tcnicas e Instrument os 1 Observacin directa 2 situacin actual Items

3 4 5 1 2 3 4 Cuestionario 5 6 7 8 9 10 Cuestionario 11 12 13 14

Operativo

- Tcnica Requerim ientos

CAPTULO III MARCO METODOLGICO Tipo de Investigacin Todo trabajo de indagacin est basado en el tipo de

investigacin que se va a realizar, considerndolo como el esquema que le da coherencia, secuencia y sentido prctico a la serie de actividades que se realizan para resolver la problemtica planteada. Cabe destacar, que el presente estudio responde a la modalidad de proyecto factible, ya que consiste en la elaboracin de una propuesta de un modelo operativo viable o una solucin a una problemtica para as lograr satisfacer las necesidades de la empresa Inversiones Carruido C.A. ubicado en Maracay estado Aragua

4040

Fuente: Crespo (2012).

Segn el Manual de Normas para la Elaboracin, Presentacin y Evaluacin del Trabajo Especial de Grado del Instituto Universitario Carlos Soublette (IUNICS) (2007), el proyecto factible "es la investigacin y elaboracin de la propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales". (p.18). La investigacin se ubic en un estudio de campo, ya que los datos son tomados del lugar donde ocurren los hechos en contacto con el rea problemtica, facilitando la obtencin de la informacin a travs del dilogo. Segn el Manual de Trabajo de Grado de Especializacin y Maestra y Tesis Doctrales de la UPEL (1998). La investigacin de campo, es el anlisis sistemtico de problemas en la realidad, con el propsito de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de mtodos caractersticos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigacin conocidos o en desarrollo. (p. 54). Es descriptiva, pues pretende describir, registrar, analizar e interpretar los datos que se obtengan de la investigacin. Segn Tamayo y Tamayo (2000), "la investigacin descriptiva trabaja sobre realidades de hecho y su caracterstica fundamental es la de presentarnos una interpretacin concreta" (p.54). Est sustentada en una investigacin documental, se aplic este tipo de investigacin basndose en la revisin bibliogrfica (libros, tesis y dems documentacin sobre el tema en estudio), para determinar los medios adecuados con el fin de ampliar la investigacin. El Manual de Normas para la Elaboracin, Presentacin y Evaluacin del Trabajo Especial de Grado del Instituto Universitario Carlos Soublette (IUNICS 2007), manifiesta que "La investigacin documental es el estudio de problemas con el propsito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo principalmente, en trabajos previos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrnicos" (p.18).

rea de investigacin

Este proyecto se llevo a cabo en la empresa Inversiones Carruido C.A. ubicado en Maracay estado Aragua. Especficamente en departamento administrativo con la finalidad de desarrollar un

41

sistema de informacin administrativo para el control de facturacin en la empresa inversiones Carruido C.A. ubicado en Maracay estado Aragua. Poblacin y Muestra Poblacin Una poblacin est determinada por sus caractersticas definidas. Por consiguiente, el conjunto de electos que posean estas caractersticas se denomina poblacin o universo: conjunto de unidades cuyos rasgos comunes aportan datos de gran relevancia para el desarrollo de la investigacin. En tal sentido, Tamayo y Tamayo (1999) al referirse a la poblacin expresa que: "La poblacin es la totalidad de los fenmenos a estudiar en donde las unidades de poblacin poseen una caractersticas comn, la cual es estudiada y da origen a los datos de la investigacin". (p.114). De esta forma, para estudiar la problemtica planteada, la poblacin estuvo conformada por 12 personas, responsables del departamento como se muestra en el cuadro de a continuacin:

Cuadro Poblacin

ACTIVIDAD Presidente Gerente de recursos humanos Gerente Administrativo Secretaria Supervisor Empleados Promotores Muestra

TOTAL 01 01 01 01 01 04 03

De acuerdo a lo antes expuesto, las personas seleccionadas para conformar la muestra, poseen la capacidad de ofrecer informacin requerida para la consecuencia de los objetivos. De esta manera, la muestra quedo constituida por 12 personas es decir, el cien por ciento (100%) de la totalidad. Por consiguiente, se considera que la muestra es de tipo censal, ya que se aplicaron criterios mustrales para su escogencia. Acerca de lo que significa una muestra censal, Ander - Egg (2001), seala que: "La muestra censal permite recoger informacin sobre todos los elementos del universo en estudio" (p.21). Por tanto, para la presente investigacin se consider todo el universo poblacin como la muestra. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

4242

Fuente: Crespo (2012).

Las tcnicas y los instrumentos que se utilizaron son de gran utilidad para el investigador, ya que por medio de ellos se podr obtener la informacin confiable para culminar la investigacin. La observacin directa no estructurada fue fundamental, ya que se pudieron presenciar los acontecimientos que ocurran en el departamento, permitiendo utilizar los sentidos, en la bsqueda de los datos para dar solucin al problema planteado. Con respecto a la observacin directa, Sampieri (1976), opina que consiste en el registro sistemtico, vlido y confiable de comportamiento o conductas manifestadas. (Pg.316). Por tanto, es uno de los mtodos ms utilizados por quienes estn orientados conductualmente, empleando como instrumento el cuaderno de anotaciones. Esta encuesta estar complementada con el formulario de catorce (14) preguntas cerradas donde el entrevistado tuvo diferentes alternativas u opciones que pudo seleccionar de acuerdo a su criterio. Tcnicas de Anlisis e Interpretacin de Datos Arias (1997), indica que las tcnicas de procesamientos y anlisis de datos, describen las distintas operaciones a que se vern sometidos los datos que se obtengan. (p.55). Los datos recolectados por medio de la entrevista se sometieron a la clasificacin mediante la representacin de diferentes tcnicas de anlisis estadsticos. Estableciendo administrativo as, de cules la eran las ya necesidades mencionada, del sistema a empresa ayudando

determinar las soluciones que ofrece el sistema que se propone. Despus de obtener la informacin arrojada por la entrevista, se proceder a tabularla y agrupar las respuestas con sus respectivos porcentajes a travs de cuadros de distribucin. Morales (1999), seala que los cuadros consisten en "distribuciones de espacios con datos que pueden leerse fcilmente" (p. 127). sta informacin fue representada a travs de grficos circulares. Referente a este punto, Ander (1999), seala que "el diagrama circular se presenta bajo la formulacin y se considera equivalente a 360 grados de la circunferencia y cada una de sus partes tendr su sector con ngulos centrales" (p. 230). Todo grfico circular o de torta representa el total del fenmeno a estudiar y por medio de ello se puede representar claramente los resultados de la encuesta realizada. Validacin La validacin est referida al valor interno que posee el instrumento, o como lo plantea Hurtado y Toro (2000) quienes expresan que: "La validez es el grado en el que el instrumento 43

realmente mide la variable que pretende medir, es una cuestin ms compleja que debe alcanzar todo instrumento de medicin cuando se aplica" (p.42). En este sentido, la validacin se efectu por medio de la tcnica de contenido, a travs del juicio de tres expertos. En este caso: dos del rea de ingeniera y uno metodologa. Por otra parte, se utiliz un criterio conformado por cinco opciones de respuesta conforme al siguiente esquema, 5 excelente; 4 muy bueno; 3 bueno; 2 regular y 1 deficiente. Cabe destacar que el modelo de validacin seleccionado, obedeci a que el mismo permiti valorar dimensiones de contenido, pertenencia y redaccin. Confiabilidad Es el grado de congruencia que denota las distintas veces en que se aplica un determinado instrumento, En este sentido, Hurtado y Toro (2000) mencionan que la confiabilidad

Se refiere al grado en que la aplicacin repetida del instrumento a las mismas unidades de estudio, en idnticas condiciones produce iguales resultados, dando por hecho que el evento medido no ha cambiado. La confiabilidad se refiere a la exactitud de la medicin. (p.438)

Lo anteriormente sealado, quiere decir que la confiabilidad define hasta qu punto es aplicable el instrumento ya validado, sin que el mismo produzca errores aleatorios. Cabe sealar, que para efectos de este instrumento se utilizo un coeficiente de confiabilidad segn la tcnica de Kuder -Richarson20 (kr20), que es la ms idnea para este tipo de instrumento, la cual permite determinar el grado de confiabilidad que tienen los tems sobre una muestra aplicada Formula KR-20 KR20= K= (1 - T.Q) K- 1 (STPp
2

) En donde: K= total de tem P= proporcin de respuestas acertadas Q= proporcin de respuestas cerradas ST= varianza de las puntuaciones totales Siendo la formula de la varianza siguiente ST2= (Xi- X)2 N - 1

4444

Fuente: Crespo (2012).

En la presente investigacin, el resultado de la confiabilidad fue lo que garantiz la aplicacin de dicho instrumento. Que fue de 0,72 Kr. Metodologa utilizada Para realizar el anlisis del sistema de informacin se necesito una metodologa que se ajuste a los cambios se realizaron en el rea de desarrollo de sistemas y al uso de lenguajes visuales los cuales estn sustituyendo a los lenguajes de tercera generacin. Es por ello que se utilizo el mtodo de anlisis y diseo orientado a objeto con aplicaciones basadas en los estudios de Grady Booch, ya que este se ajusto a los requerimientos para el desarrollo de la presente investigacin. Fases de la Investigacin Fase I Conceptualizacin: Se estableci los requisitos bsicos para el sistema, se fijaran los requerimientos y se describirn una semntica de clases para el sistema. Segn Booch (2000) "La conceptualizacin es por su propia naturaleza, una actividad intensamente creativa, y por tanto no debera verse encadenada por reglas rgidas."(p.266). Fase II Anlisis: Se realizo un anlisis previo del sistema sobre lo que debe hacer sin caer en conjeturas de "l como" este debe actuar, aqu se deber identificar las clases y objetos inciales del sistema y se desarrolla una planificacin de escenarios, describiendo los puntos Particulares y funcionales del sistema. Como lo indica Booch (2000) "Hay que hacer hincapi en que el anlisis se centra en el comportamiento no en la forma. No es apropiado perseguir cuestiones de diseo de clases, representacin u otras decisiones tcticas durante esta fase" (p.287). Fase III Diseo: Es la representacin de la estructura de clases del sistema por medio de diagramas de clases y objetos, realizando una agrupacin funcional segn lo establecido en el anlisis previo. Segn Booch (2000) "El propsito del diseo es crear una arquitectura para la implantacin que va a desplegarse, y establecer las polticas tcticas comunes que deben utilizarse por parte de elementos dispares del sistema" (p.291). Fase IV Evaluacin: Es la verificacin de la funcionalidad de las actividades del sistema, a parte, de perfeccionar la versin del sistema originalmente establecido. Segn Booch (2000) "El propsito de la fase evolutiva es

45

aumentar y cambiar la implantacin mediante refino sucesivo, lo que conduce a ltima instancia al sistema en produccin" (p.294). Fase V Mantenimiento: Consiste en la reestructuracin del sistema con las mejoras solicitadas o con la solucin de algn problema que se presente. Segn Booch (2000) "Esta fase es en gran medida una

continuacin de las fase anterior,... se realizan cambios ms localizados al sistema a medida que se aaden nuevos requisitos y se eliminan errores persistentes" (p.300). CAPTULO IV

PRESENTACIN Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS

Segn Sabino C. (2002), establece que "una vez que los datos han sido transferidos y codificados en una matriz el investigador puede proceder a analizarlos" Despus de la aplicacin del instrumento a la poblacin en estudio el investigador debe proceder a analizar sin errores de ningn tipo, con el fin de sacar las conclusiones y que estas sean verdaderamente vlidas. Segn Ballestrini (2002), el anlisis de los resultados lo define de la siguiente manera:

Destaca que se convierte en la fase de la aplicacin de la lgica deductiva e inductiva en el desarrollo de la investigacin. Para esta estrategia los datos, segn sus partes constituidas se atendieron a sus caractersticas y posibilidades, para posteriormente reunirlos y establecer la relacin que existe entre ellos; a fin de dar respuestas a las preguntas de investigacin. (p. 170).

El anlisis de los resultados como bien lo menciona el autor es la tcnica con la cual le va a descifrar todos los datos recopilados con la aplicacin del instrumento. Tamayo y Tamayo, (2000), expresa:

El Procesamiento de datos, cualquiera que sea la tcnica empleada para ello no es otra cosa que el registro de los datos obtenidos por los instrumentos empleados, mediante una tcnica analtica en la cual se comprueba la hiptesis y se obtienen conclusiones. (p 126) En otras palabras, el procesamiento de datos indistintamente que sea la tcnica utilizada para tal fin, no es ms que la inscripcin de

4646

Fuente: Crespo (2012).

los datos obtenidos por los mtodos aplicados por medio de una tcnica analtica en la cual se confirma la hiptesis y se obtienen resultados. Segn Palella y Martins (2006), "La interpretacin de los resultados codificados, consiste en inferir en conclusiones operaciones sobre los datos de basndose intelectuales

razonamiento lgico e imaginacin, ubicando tales datos en un contexto terico". (p. 196) A tal efecto, la interpretacin de los resultados consiste en deducir resultados sobre los valores codificados, apoyndose en operaciones intelectuales de argumentacin racional e imaginacin, situando tales valores en un contexto terico. El instrumento a travs del cual se refleja la tcnica de observacin directa es el registro de observacin. En cuanto al registro de observacin Sabino. C (2002),

opina."Resulta adems indispensable registrar toda observacin que se haga para poder organizar luego lo percibido en un conjunto coherente. Para ello es inevitable tomar algn tipo de notas o apuntes que sirvan como registros de lo que se ha observado.". p (105) La manera ms comn, para determinar el registro de

observacin, es para llevar a cabo una observacin es indispensable tomar notas de los hechos para as poder elaborar un orden de ideas de lo ocurrido. Una vez realizada la observacin, se puede deducir que la empresa requiere de informacin actualizada, empleando todos y cada uno de los recursos con que cuenta para manejar los datos de manera eficiente, generando de esta forma un ambiente confiable, aprovechando de esta forma el espacio que dispone. Segn Palella y Martins (2006), expone: Una vez recogidos los valores que toman las variables del estudio (datos), se procede a su anlisis estadstico, el cual permite hacer suposiciones e interpretaciones sobre la naturaleza y significacin de aquellos en atencin a los distintos tipos de informacin que puedan proporcionar. (p. 188)

Se quiere con ello significar, que una vez se procede a recoger los datos, se destinan para su estudio estadstico, el cual permite elaborar suposiciones y deducciones sobre la naturaleza y representacin de aquellos en consideracin a las diferentes clases de informacin que puedan suministrar.

47

Segn

Soto

(1999),

"La

estadstica

descriptiva

abarca

la

recoleccin, presentacin, anlisis, interpretacin y proyeccin de los datos". (p .13) En otras palabras, la estadstica descriptiva es una parte de la estadstica que se dedica a analizar y representar los datos. Soto. A. (1999) establece que los grficos circulares o de pastel" consiste en considerar a la frecuencia como el total del fenmeno a representar determinando luego el sector circular correspondiente" (p.98). Los diagramas circulares, se utilizan en la mayora de los casos para representar datos totales fraccionndolas en sub-categoras. Segn http://es.wikipedia.org/wiki/Tabla_de_frecuencia [Consultada: 29/05/09]:

Una tabla de frecuencias (tambin conocida como tabla de relaciones de frecuencias) es una tabla en la que se organizan los datos en clases, es decir, en grupos de valores que escriben una caracterstica de los datos y muestra el nmero de observaciones del conjunto de datos que caen en cada una de las clases. (s/p)

Dicho de otro modo, una tabla de frecuencia es aquella que est formada por las categoras o valores de una variable y sus frecuencias

4848

Fuente: Crespo (2012).

correspondientes. Esta tabla es lo mismo que una distribucin de frecuencias.

49

Grfico 1: Proceso de Facturacin

5050

Si No

Anlisis Como se puede observar, el cien por ciento (100%) de los encuestados respondi que no se lleva un registro renovado de los procesos de facturacin e inventario, La disposicin indica que el registro del inventario y facturacin no es bien llevado, por lo que es aconsejable la implementacin de un sistema.

5252

Grfico 2 Formatos Anlisis Como se puede observar, el setenta y cinco por ciento (75%) de las personas respondi que los formatos manuales utilizados para los procesos de facturacin e inventario no son los ms adecuados. La tendencia indica que Los formatos manuales utilizados para los procesos de facturacin e inventario no son los ms adecuados, muestra evidente de falta de registro de los mismos y un veinticinco por ciento (25%) opina que Los formatos manuales utilizados para los procesos de facturacin e inventario son los ms adecuados.

53

Grfico 3: Stocks de Productos

5454

Si No

Anlisis Como se puede observar, el cien por ciento (100%) de las personas encuestadas respondi que no es posible actualizar diariamente los stocks de productos. Las razones que justifican la existencia de inventarios en las empresas son muy numerosas. Sin embargo, podemos destacar dos de ellas: la necesidad de hacer frente a las demandas de los clientes cuando stas se producen en el intento de evitar interrupciones en el proceso de produccin o de prestacin de servicios de la empresa.

5656

Grfico 4 Reportes

0% y Si No

________- - 100%

57

Anlisis Como se puede observar, el cien por ciento (100%) de las personas encuestadas respondi que los reportes se generan durante el proceso de facturacin e inventario de manera lenta, manual y poco confiable. Un informe necesita ser claro y preciso, adems debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a travs del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.

Anlisis Como se puede observar, el noventa y tres por ciento (83% )de las personas respondi que el proceso de facturacin no se realiza de 5858

manera eficaz y eficiente, ya que la eficacia es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los recursos o los medios empleados y, en este caso, no se logran, y en cuanto a la eficiencia que es la capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles con los cuales no se cuentan y un diecisiete por ciento (17%) opina que el proceso es bueno.

59

Grfico 6 La Empresa

6060

Si O No

61

Anlisis Como se puede observar, el cien por ciento (100%) de las personas encuestadas respondi que la empresa s est de acuerdo en mejorar eficiente y eficazmente los procesos de facturacin e inventario a travs de una nueva herramienta de trabajo. La empresa est dispuesta a ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, fsicos, de informacin y otros, que son necesarios para lograr las metas, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el mximo xito.

6262

Grfico 7 La Operatividad

63

Si No

Anlisis Como se puede observar, el 100% de las personas encuestadas respondi que la operatividad con una nueva herramienta computarizada s mejorara, ya que se contara con tecnologa y el personal idneo para hacer que la organizacin sea ms eficiente conllevando as a que la organizacin sea ms productiva.

65

Grfico 8 Planificacin Anlisis Como se puede observar, el setenta y cinco por ciento (75%) de las personas respondi que el proceso no permite realizar una mejor planificacin en las compras de productos. Esto demuestra que el proceso de planificacin en las compras de productos no es realizado correctamente y requiere de mejoras en pro del beneficio de la empresa. La estrategia de planificacin como proceso de desarrollo e implementacin de planes es para alcanzar propsitos y objetivos, es por ello que es tan importante que la empresa la implante y un veinte cinco por ciento (25%) opina que el proceso si permite realizar una mejor planificacin en las compras de productos Grfico 9 Toma de Decisiones

0% Si No 100%

Anlisis Como se puede observar, el cien por ciento (100%) de las personas encuestadas respondi que actualmente el proceso de toma de decisiones no se realiza rpidamente. En la toma de decisiones se tiene que tomar en cuenta la identificacin y eleccin de un curso de accin para tratar un problema concreto y/o aprovechar una oportunidad, y la empresa en estos momentos no cuenta con las herramientas necesarias para tomar una decisin rpida y oportuna. Grfico 10 Mtodos de Trabajo

66

Anlisis Como se puede observar, el sesenta y siete por ciento (67%) de las personas encuestadas respondi que actualmente los mtodos de trabajos que se llevan actualmente no facilitan el manejo de la informacin. Un mtodo de trabajo es una serie de pasos sucesivos, conducen a una meta. El objetivo es llegar a tomar las decisiones y una teora que permita generalizar y resolver de la misma forma problemas semejantes en el futuro. Por ende, es necesario que siga el mtodo de trabajo ms apropiado a su problema, lo que equivale a decir que debe seguir el camino que lo conduzca a su objetivo y el treinta y tres por ciento opina que los mtodos de trabajos que se llevan actualmente facilitan el manejo de la informacin

67

Grfico 11 Administracin

6868

Si No

Anlisis Como se puede observar, el cien por ciento (100%) de las personas respondi que una mejor administracin de los procesos si garantizara una empresa ms competitiva, ya que la administracin es un proceso muy particular que consiste en la realizacin de las actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control, desempeadas para determinar y alcanzar los objetivos sealados con el uso de seres humanos y otros recursos.

7070

Grfico 12 Computadora

71

0% J Si No

__________ 100%

Anlisis Como se puede observar, el cien por ciento (100%) de las personas respondi que un sistema basado en computadora si ayudara a solventar gran parte de la problemtica, la computadora le sirve a la empresa como una valiosa herramienta para realizar y simplificar muchas de sus actividades. En s es un dispositivo electrnico capaz de interpretar y ejecutar los comandos programados para realizar en forma general las funciones de operaciones de entrada al ser receptora de informacin y las operaciones de clculo, lgica y almacenamiento.

7272

Grfico 13 Segurid ad

0%

73

Si N o

474

100%

Anlisis Como se puede observar, el cien por ciento (100%) de las personas respondi que si se debe mantener una seguridad externa de la base de datos a travs de respaldos diarios. La integridad y seguridad consiste en que slo las personas autorizadas puedan variar los datos. Adems, deben quedar pistas para control posterior y para auditoria.

75

Grfico 14 Clave de Acceso

0%

7676

y ____________' 100%

Si No

77

Anlisis Como se puede observar, el cien por ciento (100%) de las personas encuestadas respondi que s, que en la nueva herramienta de trabajo se deberan establecer claves de acceso para garantizar la integridad y seguridad de los datos. Los requerimientos mnimos y obligatorios que debe proporcionar la gestin de claves de acceso son los siguientes; asignar a cada cliente una nica identificacin, asociar a la identificacin de cada cliente, una nica contrasea de autenticacin de su identificacin, asociar a la identificacin de cada cliente un perfil operativo. Anlisis General de los resultados. Para el alcance de los objetivos planteados en la investigacin sirvieron de apoyo los instrumentos utilizados, por medio de los cuales se evidenciaron las distintas fallas, como falta de planificacin y coordinacin a la hora de almacenar la informacin de los procesos administrativos como lo son: ventas, compras, inventario y facturacin. Para darle precisin a lo observado se procedi a la planificacin de una encuesta estructurada al personal de la empresa Inversiones Carruido C.A. Ubicado en Maracay estado Aragua Todas estas fallas permiten la aplicacin de un sistema de informacin automatizado, en donde se van a registrar y almacenar todos los procesos de compras, ventas, produccin. Este sistema se diseado con los programas de Microsoft Visual Basic 6.0 y se crear una base de datos en Access Microsoft el mismo se document con la informacin requerida por los usuarios. Igualmente los resultados obtenidos fueron tabulados, procesados y 7878

analizados donde se evidencia que la propuesta es factible, ya que el sistema es una herramienta que aporta importantes beneficios a la empresa, los que se vern reflejados con una organizacin al momento de realizar los reportes de existencia o inventario y la satisfaccin de llevar un control en la compra y venta.

79

Descripcin del Sistema Actual

Actualmente la empresa Inversiones Carruido C.A. Ubicada en Maracay estado Aragua carece de un sistema de informacin automatizado tipo administrativo, motivo por el cual sus procesos son realizados en forma manual, mediante los usos de una serie de formatos para registrar los movimientos comerciales ejecutados en un determinado periodo de tiempo, desde que el cliente realiza la solicitud de presupuesto que desea. Entre los servicios que ofrece la empresa se puede mencionar: documentos fiscales del Seniat tales como talonarios factura control, talonarios tipo blocks, nota de entrega, volantes, recibos, hojas membretadas, tarjetas de presentacin, formas continuas, sellos de cauchos, formatos pre-impresos en general. Todos los presupuestos son procesados por el encargado, el cual se encarga clasificar, calcular e indicar el tiempo el que estar listo el trabajo solicitado. Una vez aprobado ese paso, el encargado procede a tomar nota de lo que se desea especficamente el cliente y es entonces cuando se procede a ejecutar la tarea. Descripcin de los procesos analizados A continuacin se detalla los procesos que se generan en la actividad de presupuesto que se realiza en la empresa Inversiones Carruido C.A. Ubicado en Maracay estado Aragua. Solicitud de presupuesto. El cliente solicita el servicio personalmente en la oficina de la empresa a travs del empleado, el cual llena el formulario con una serie de preguntas pertinentes al tipo de servicio que desee adquirir, entre ellos: los datos personales, el tipo de servicio, la cantidad que necesita, de cuantas hojas, la forma de paga, el servicio y otros, como el transporte. Con todos estos datos se procede a establecer los costos preliminares. Se recibe material de los proveedores mediante factura, se revisa la mercanca y si esta completa se procede a guardar en los anaqueles Una vez sea guardado el material se toman nota del nuevo inventario, que va a ser reevaluado y archivado, para el nuevo clculos del presupuesto. Facturacin. 80

Este proceso consiste en preparar nuevas facturas, se debe editar todos los blancos del formulario que se utiliza para facturar, tanto los generales, como los especficos. Modelo de Funcionamiento del proceso Para el modelo de Funcionamiento del proceso se utilizara la metodologa UML (Unified Modeling Languaje) segn Grady Booch, utilizndose los diagramas de secuencia y diagrama de casos de usos para mostrar el funcionamiento de sistema. Segn Hortua y Salas (2005) un diagrama de secuencia "muestra las interacciones de los objetos o entidades de forma temporal" (p.88). Otro Autor es Prez (2006) "Un diagrama de caso de uso se emplea para visualizar el comportamiento del sistema, una parte de que l o de una sola clase. De forma que se pueda conocer cmo responde esa parte del sistema. El diagrama de caso de uso es muy til para definir como debera hacer el comportamiento de una parte de sistema ya que solo especifica cmo deben comportarse y no como estn implementando las parte que define" (s/p.). Simbologa de diagrama de casos de usos Segn Pere Martra (2006). "Tambin dice" un actor es una entidad que utiliza alguno de los casos de uso del sistema" (s/p.). Es un usuario del sistema que necesita o usa de los casos de uso. Se representa mediante este smbolo acompaado de un nombre significativo, si es necesario.

Caso de uso Se representa en el diagrama por una elipse, denota un requerimiento solucionado por el sistema. Cada caso de uso es una operacin completa desarrollada por los actores y por el sistema en un dialogo. El conjunto de casos de uso representa la totalidad de operaciones desarrolladas por el sistema. Va acompaado de un nombre significativo.

81

Relaciones Segn Pere Martra (2006). "Los casos de uso pueden tener relaciones con otros casos de uso. Sus relaciones son: Include: Representado por una flecha. Extends: Una relacin de un caso de uso A hacia un caso de uso B. Generalization: Es la tpica relacin herencia" (s/p.) Por tanto, se representa por las lneas dirigidas entre ellos (del elemento dependiente al independiente). Estas pueden ser el actor y caso de uso y entre casos de uso respectivamente.

82

Diagrama 1. Secuencia Solicitud de Presupuesto

o
A
Se entrega solicitud de pedido encargado. Se calcula el presupuesto de pedido. Se entrega presupuesto a empresa.

Sistema Actual

Recibe solicitud del cliente va fax, telefnica o personalmente

____________________|
Fuente: Crespo (2012).

83

Diagrama 2. Secuencia Ingreso de Mercanca

Siste ma Actua l

8484

Usuario

Se recibe material de los proveedores mediante factura

85

Diagrama 2. Secuencia Ingreso de Mercanca

Se revisa la mercanca. Si esta completa se guarda en los anaqueles. Se revala el nuevo inventario. Se toma nota de la nueva cantidad

<-

8686

Fin del Proceso de Ingreso de Mercanca.

Fuente: Crespo (2012).

87

Diagrama 2. Secuencia Ingreso de Mercanca

Diagrama 3 Secuencia de facturacin Siste ma Actua l

A
U suario Se edita los espacios generales (lugar, fecha, nombre, etc.) y los especficos de la nueva factura. Se cobra el monto total de la misma.

Se le hace entrega al cliente de su original. Fin de proceso de Facturacin. Fin del Proceso de Solicitud Presupuesto.

de

Fuente: Crespo (2012).

8888

Diagramas de Casos de Uso Segn la Universidad de Chile (2006) "El diagrama de casos de uso representa la forma de cmo un cliente (Actor) opera con el sistema de desarrollo, adems de la forma, tipo y orden en como los elementos interactan (operaciones o casos de uso)." (s/p) Se puede decir que un diagrama de casos de uso muestra las distintas operaciones que se esperan de una aplicacin y sistema y como se relaciona Es con su es entorno utilizado (usuarios para u otras aplicaciones). decir, representar

grficamente las funciones, operaciones o procesos de negocios donde el sistema prestara apoyo al usuario. Se proceder a la identificacin de clases o entidades que pertenecen al sistema actual. Usuarios: Persona Encargada para realizar los Procesos. Empresa: Organizacin que solicita el servicio. Diagrama 4. Casos de Uso Solicitud de Presupuesto

89

Diagrama 5. Casos de Uso de FacturacinDiagrama 5. Casos de Uso de Facturacin

9090

Especificaciones de Casos de Usos

91

Tabla 2Tabla 2

9292

Tabla 3 Facturacin

93

Anlisis Situacional Matriz D.O.F.AAnlisis Situacional Matriz D.O.F.A

Alan Champn," La matriz DOFA (conocido por algunos como FODA y SWOT en ingles) es una herramienta de gran utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de Situaciones en negocios y empresas. DOFA es el acrnimo de debilidades, Oportunidades, fortalezas y amenazas. Los encabezados de la matriz proveen un buen marco De referencia para revisar la estrategia, posicin y direccin de una empresa, propuesta o negocios, o idea." (s/p) Por tanto, las matrices DOFA, son un instrumento de anlisis que representan las fortalezas y debilidades (Factores internos), Oportunidades y Amenazas (Factores externos), que pueden ejercer influencia directa sobre el desempeo del mismo, en forma matricial; Esto se hace con el propsito de generar estrategias, claro est, asegurndose que sean trazadas en funcin de sus principales determinantes, con la finalidad de realizar un estudio objetivo el sistema actual, para este estudio es fundamental la matriz DOFA porque representa un instrumento metodolgico que sirve para identificar acciones viables dentro de dicho Sistema. Por medio de la matriz D.O.F.A. se estructura y plantean las estrategias tomando Como punto de partida as fortalezas para evitar amenazas y tratar de vencer las debilidades Aprovechando las oportunidades, as pues, se toman las medidas preventivas que logran aumentar las fortalezas, disminuyendo las debilidades. Un estudio de estos factores abarca tres claves el software, el hardware y el humanware, este ltimo se refiere a conformacin usuarios involucrados en los procesos llevados en la empresa, el hardware comprende tanto los dispositivos mecnicos como los electrnicos utilizados y el software refleja el soporte lgico que acompaa al computador, los programas de aplicacin y los sistemas informticos o de informacin que apoyan a los procesos

9494

Cuadro18 Anlisis Situacional el Sistema Actual. Area clave: Software Oportunidades -Se puede aprender sobre los procedimientos de costos. - Actualizar el software para estar a la par con los avances del anlisis

Debilidades

-Carencia de Software para el Desarrollo de aplicaciones. -El administrador no puede llevar un completo registro histrico automatizado que se realizan por servicios realizados. Fortalezas - Actualizacin de paquetes antivirus informticos.

Amenazas -La no existencia de un sistema automatizado, formal para la realizacin automtica del anlisis de precio y costos. -La aparicin de virus informticos que no puedan, ser detectados por los antivirus instalados, afectando el buen

funcionamiento del sistema. Area clave: Hardware Debilidades Oportunidades -Carece de un mantenimiento cronograma de - Se dispone de un equipo que que permita rene la caracterstica para la necesaria

detectar las fallas del equipo.

implantacin de sistemas de Fortalezas - Se cuenta con tecnologa de ltima generacin capaz de 95 Fuentes: Crespo (2012). informacin. Amenazas El equipo puede quedar obsoleto rpidamente,

Cuadro18 Anlisis Situacional el Sistema Actual.Cuadro18 Anlisis Situacional el Sistema Actual. desarrollar aplicaciones acordes a las necesidades. debido a las constantes innovaciones. El equipo tiene el riesgo de contaminarse informtico. Fuentes: Crespo (2012). Daos al equipo por falta de energa elctrica. con virus

Fuentes: Fuentes: Crespo Crespo (2012). (2012). 96

Cuadro 20 Anlisis Situacional del Sistema Actual.

97

Determinacin RequerimientosDeterminacin Requerimientos

de de

La determinacin de los requerimientos en el desarrollo del sistema de informacin representa una actividad clave para realizar un estudio de la situacin de trabajo de la empresa, determinando y solucionando las fallas que se presenten. Mentores.net (2003), Dice: "La determinacin de los requerimientos se halla en base a la experiencia, de hablar con los usuarios finales sobre sus necesidades y analizando un sistema existente. Podemos modernizar los requerimientos de usuario mediante lenguajes como UML,"(s/p). Segn Microsoft Encarta (2007) requerimiento es "Reconocer o examinar el estado en que se halla algo,"(s/p). Teniendo en cuenta las definiciones anteriores, y una vez realizado el anlisis situacional y la matriz del sistema actual, se logro definir todo lo relacionado con las necesidades de informacin para realizar los presupuestos, inventarios y facturacin de la empresa Inversiones Carruido C.A. En vista de lo anterior necesite con el fin de optimar todas las actividades relacionadas con el control de la cotizacin, de los diferentes servicios que presta la empresa. A Continuacin se presentan los requerimientos de informacin del sistema actual en cuanto a la entrada, salida y almacenamiento de la informacin. Requerimientos de entrada Los requerimientos de entrada conciernen a la captura de datos y eventos con los que se alimenta el sistema actual. Son aquellos datos que se utilizan para el desarrollo de los procesos en el sistema. Es de gran relevancia, ya que mientras ms atributos posean, con mayor 9898

Determinacin de Requerimientos precisin ser la salida. En este caso se requiere informacin sobre. Datos registrados en los formularios de clientes.

99

Conclusin de la Investigaci

Datos registrados en los formularios de proveedores. Datos registrados en los formularios de vendedores. Requerimientos de salida (reportes y consultas). Estn representados por los informes listados, grficos, etc. Generados por las consultas realizadas al sistema y los cuales son utilizados para obtener los datos registrados previamente, proporcionando la informacin necesaria para la toma de decisiones entre los reportes que se consideran fundamentales para el funcionamiento del sistema propuesto, los cuales se mencionan a continuacin: Consulta de Inventario. Consulta de clientes. Consulta de proveedores. Consultas de vendedores. Presupuestos. Recibos de pagos Facturacin de productos. Requerimientos de almacenamientos Estn por las necesidades de registrar informacin correspondiente a las actividades realizadas en la empresa y en los cuales se detallan los datos necesarios para el procesamiento de la misma. Presupuesto segn el servicio solicitado. Actividades realizadas por los vendedores. Pre- impresin Impresin. Post- impresin.

100100

Conclusin de la Investigacin

En la actualidad la tecnologa va de las manos con la vida cotidiana y las personas, en todas partes se aprecian la influencia de las mismas desde lo ms simple como un lpiz hasta lo ms sofisticado como un automvil, las comunicaciones entre otros avances que han servido de ayuda al ser humano. Se puede decir que la causa ms relevante es la carencia de sistematizacin con la consecuencia de retardo de informacin de los datos y utilizacin inadecuada de ellos mismos como perdida de informacin. El anlisis del sistema actual as como tambin del estudio de los requerimientos necesarios para desarrollar el sistema de informacin ayudo de manera importante al desarrollo del mismo, debido a que permiti evaluar detalladamente los procesos realizados por la empresa. En el desarrollo del sistema de informacin que permitir la optimizacin de las actividades de la empresa Inversiones Carruido C.A., podemos concluir que se logro el objetivo principal, el cual es, el desarrollo de un sistema de informacin administrativo que permitir automatizar las actividades de rdenes de Compra, Ingreso de Mercanca, cotizacin y venta en la empresa, aparte de lograrse los objetivos secundarios como la determinacin de la problemtica en cuanto la informacin que se emplea para la integracin del anlisis de precios con el presupuesto final de la empresa, as como la especificacin de los requerimientos que permitieron el diseo del sistema propuesto y la creacin de la base de datos correspondiente , la realizacin de las pruebas necesarias para evitar las fallas y la elaboracin del manual de usuario para el correcto uso del presente sistema . Los alcances de presente proyecto fueron logrados, entre lo que podemos destacar, llevar un control por cada servicio que presta la empresa permitiendo elaborar un anlisis de precio, los cuales, se involucran los materiales, mano de obra y herramientas; al realizar este

101

Conclusin de la Investigacin

anlisis el sistema permitir incluir algn material, equipo o mano de obra en el momento de ejecucin del proceso y estos nuevos elementos queden almacenado en la base de datos, que al crear un presupuesto se puedan modificar los factores o algn dato de los insumos incluidos y dicha modificacin quede actualizada n toda la base de datos, el sistema archivara cada uno de los anlisis de precios elaborados, garantizando la integridad de los datos. A parte de mantener la informacin actualizada, generar la ubicacin exacta de la informacin en el momento que la necesite. Como se planteo en las limitaciones no hubo factores o elementos que perturbaran la correcta ejecucin del presente proyecto, ya que se conto con todos los recursos econmicos, humanos y materiales para llevar a cabo satisfactoriamente el desarrollo cabal de este. Con todos estos logros se consigui satisfacer las expectativas de la empresa Inversiones Carruido C.A. CAPITULO V LA PROPUESTA Presentacin La propuesta se fundamenta en el desarrollo un sistema de informacin administrativo para el control de inventario y facturacin en la empresa Inversiones Carruido C.A. ubicado en Maracay estado Aragua, esto debido a la necesidad que tiene la empresa de solventar la problemtica del administrativo y la informacin que de ellas se emiten debido al gran flujo de datos que estas conllevan. Como se ha especificado a lo largo del presente trabajo de investigacin, el proceso de control administrativo se lleva a cabo de forma manual, lo que ha acarreado como consecuencia, prdida de tiempo en la realizacin de dicho proceso, poca confiabilidad en los datos obtenidos de las ventas y falta de tecnologa dentro de la empresa lo cual la pone en desventaja en frente de otras organizaciones. En esta parte se muestran los objetivos que se lograrn con el sistema propuesto en la empresa inversiones Carruido C.A y los cuales son mostrados a continuacin: Objetivos de la propuesta Objetivo general Automatizar los procesos administrativos de rdenes de 102

Conclusin de la Investigacin

compras, inventario

ingreso de una

de

mercanca, eficaz

presupuesto, y rpida,

facturacin en empresa

manera

Inversiones Carruido C.A, para as obtener presupuestos con un mayor control en los costos de produccin y tiempo estimado de realizacin. Objetivos especficos 60 - Mantener actualizada la base de datos, mediante las opciones de inclusin, modificacin, eliminacin y consulta de datos en forma rpida y segura. 61 -Calcular el valor total de compras y ventas con impuestos y porcentaje de un producto automticamente de manera precisa y eficiente. 62 63 64 -Controlar los diferentes documentos que se manejan en -Facilitar la obtencin de los reportes con mayor margen de -Agilizar el tratamiento de los datos, a travs de la de las actividades, en funcin de las cada uno de los procesos. exactitud. automatizacin

especificaciones establecidas, que permitan operar en forma prctica, eficiente y rpida. 65 -Presentar la informacin en formatos de fcil comprensin y a travs de varios medios. Justificacin de la Propuesta En el mundo actual, el tiempo, el espacio, la veracidad y confiabilidad de los resultados son factores muy importantes. As como el gran impacto que ha causado la informtica en la mayora de ellas, convirtindose en un elemento de ayuda al mejorar la eficiencia y la calidad de servicios que se pueden prestar en un ente laboral de servicios pblicos. El sistema propuesto se realiz para dar solucin a la problemtica existente en la empresa debido a que maneja un gran nmero de elementos en sus procedimientos. Fundamentacin de la Propuesta Para la realizacin de la propuesta, el autor de este trabajo, se baso en los conceptos expresados por el autor J. Burck y F. Strater (1994), el cual expresa que un sistema de informacin se define como: "un ensamblaje formal y sistemtico de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para satisfacer los requerimientos procesamiento de datos legales y transacciones, proporcionando informacin a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificacin, control y toma de decisiones, y proporcionar una gran variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos", (p.45). De esta manera, los sistema de informacin ofrecen a los usuarios gran variedad de herramientas e instrumentos, que le permiten estar a la vanguardia tecnolgica e innovar con los

103

Conclusin de la Investigacin

sistemas comunicacionales, los cuales ayudan a realizar una labor de forma ms eficiente, y para el logro de los objetivos de la organizacin. Fases de la Metodologa Para cualquier empresa es preciso organizar el trabajo, innovar los procesos que se ejecutan en la empresa Inversiones Carruido C.A., por esta razn principal establecer una herramienta que permita la puesta en marcha del Sistema de informacin administrativo para el control de inventario y facturacin en la empresa Inversiones Carruido C.A ubicado en Maracay estado Aragua continuacin se presentan las siguientes fases. Fase I. Formulacin del problema (Montilva) Es en esta fase donde se determinan las necesidades bsicas que conllevan al desarrollo de un nuevo sistema de informacin, se realiza el estudio de factibilidad y se elabora la planificacin y se elabora la planificacin global del desarrollo del sistema. Fase II. Anlisis del Contexto (Montilva) Durante esta fase, se recolecta toda la documentacin existente en relacin con el ambiente dentro del cual va a operar el sistema y con el actual sistema de informacin, en caso de que exista. Fase III. Determinacin de los requerimientos del sistema (Booch) Entender los procesos de negocios que sern apoyados por la aplicacin, a la vez especificar los requerimientos del sistema, es decir, el analista de se encuentra en estudio, as como estudiar los procesos de la misma institucin y conversar con diversas personas que pertenezcan a la institucin, para responder a una serie de preguntas que le permitirn reunir detalles relacionados con la problemtica existente. Fase IV. Especificacin con los componentes (Booch). Identificar las interfaces de los componentes del negocio y del sistema, crear la arquitectura inicial y la interaccin de los mismos, por otra parte ha de elaborar las especificaciones de componentes, es decir, la interfaces y sus restricciones, travs del suministro y ensamblaje Fase V. Diseo del sistema (Booch). 104

Conclusin de la Investigacin

En esta fase se producen los detalles que establecen de que manera el sistema cumplir con los requerimientos identificados durante la fase de anlisis. Se comienza identificando los reportes y dems salidas que debe producir el sistema, posteriormente se determinan con precisin los datos que contendrn dichos reportes y salidas, se realiza en el papel un bosquejo de la pantalla que se desea que aparezca cuando el sistema este terminado. Esta fase tambin indica los datos de entrada, los que deben ser calculados y los que sern almacenados. Fase VI: Identificacin del modelo caso de uso (Booch) Esta etapa se identifico el papel que va a cumplir el usuario de la aplicacin. Los usuarios juegan roles importantes de cada intercambio de informacin con el sistema. De acuerdo a UML, los diagramas de secuencia, de colaboracin y de estado son capaces de representar un caso de uso. Para efectos de validacin del diagrama de caso de uso es muy importante tener identificado el papel del usuario, para identificar las tareas que deber soportar la aplicacin. Fase VII: Construccin del modelo caso de uso (Booch) Para construir el Modelo de caso de uso se siguieron los siguientes pasos: 66 usos. 67 68 - Se diseo el diagrama de caso de uso - Se puntualizaron las relaciones entre los casos de uso, en - Se listaron las funciones del sistema, se definen los

lmites del sistema y se identifican los actores y los casos de

caso de ser necesarias y se ilustran tales relaciones en el diagrama caso de uso. Descripcin Detallada del Sistema Propuesto Luego de conocer cada uno de los procesos del sistema actual, se propone la elaboracin de un sistema de informacin que lleve el registro de los procesos administrativo de rdenes de compra, ingreso de mercanca, cotizacin y venta, brindando un mejor servicio al usuario adems de facilitar el proceso de consultas para la toma de decisiones. El sistema propuesto permitir de una manera eficaz, rpida y

105

Conclusin de la Investigacin

adecuada, el cumplimiento cabal de los procesos que conlleva el rea Dicho sistema se diseo con la premisa de que se

corresponda todos los procedimientos manuales del mismo, claro est que en un cambio tan radical como el hecho de ser un sistema netamente manual y luego automatizado, provocara cambios obvios pero que sin lugar a duda ayudara al mejor desenvolvimiento de los procesos y flujos de informacin. La importancia de este sistema es que se logre un manejo rpido de informacin administrativa, y una base de datos ms competente y ms actualizada segn los avances tecnolgicos. Estructura de La Propuesta Manejo de la Informacin La empresa Inversiones Carruido, C.A dada la gran cantidad de avances tecnolgicos y la gran cantidad de herramientas disponibles para el manejo de la informacin se ve en la necesidad de trabajar en forma eficiente, eficaz y confiable para de esta forma optimizar el rendimiento de la empresa. Las personas encargadas del manejo del inventario, compra y venta de mercanca debern acceder al sistema de informacin con la finalidad de ejecutar estos procesos pero ahora con el sistema puesto en marcha. El sistema de informacin permite dar un reporte confiable de los artculos existentes en el almacn y la eficiencia de atender a los clientes sin la incomodidad de la espera. Paralelamente a esto el sistema de informacin planteado provee gran seguridad a la informacin que registra, ya que esta a de encontrarse almacenada en un ordenador y podrn efectuarse respaldos peridicos en unidades de almacenamiento como unidades Zip, CD, Pendrive, entre otros; a fin de mantener un resguardo extra en caso de que el sistema sufra un inconveniente imprevisto. El sistema de informacin ha sido estructurado en seis mdulos mens, los cuales son: 1. Archivo Proveedores Empleados Clientes Categora Artculos Salir 69 Movimientos

106

Conclusin de la Investigacin

70 Reportes Categora Inventario Artculos bajos en stock Proveedores Empleados Venta Compaa Orden de pedido 71 Impuestos 72 Seguridad 73 Ayuda Los cuales conforman la estructura del sistema y se describen a continuacin: 1. Archivo 74 Proveedores: A travs de este proceso podemos ingresar nuevos proveedores a la base de datos del sistema, as como tambin actualizar la informacin de algunos proveedores ya existente en el sistema o simplemente consultar especfico. 75 Empleados: A travs de este proceso podemos ingresar nuevos Empleados a la base de datos del sistema, as como tambin actualizar la informacin. 76 Clientes: A travs de este proceso podemos ingresar nuevos proveedores a la base de datos del sistema, as como tambin actualizar la informacin de algunos proveedores ya existente en el sistema o simplemente consultar especfico. 77 Categora: en este proceso se permite cargar todas las familias de artculos deportivos. Esto para tener un mejor control de los inventarios. 78 Artculos: muestra la informacin relacionada con los artculos de la empresa y sus caractersticas que lo identifican. 79 La compaa: Da los nombre de las compaas 80 Salir: esta opcin nos permite cerrar de forma segura el sistema. determinados datos de un proveedor en determinados datos de un proveedor en

81 82

-Movimiento: Es donde se generan todos los movimientos -Reportes: Todos los movimientos que tiene el inventario

de la empresa. quedan registrados en el sistema y pueden ser consultados en un momento dado, en listas ordenadas con detalles.

107

Conclusin de la Investigacin

83 84 85

-Impuestos: Es donde se calcula los impuestos. -Seguridad: Permite al usuario conectado acceder a su -Salir: Es importante que cuando queramos salir del

cuenta para cambiar su contrasea. sistema presionemos el botn "Salir' desde el men principal Archivo. Tras presionar el botn, la sesin quedara cerrada y se sale del sistema

Plan de accin

El plan de accin tiene como finalidad establecer un cronograma de actividades que permita calcular el tiempo promedio de cada actividad desarrollada para cumplir las metas establecidas en la propuesta. En el siguiente plan de actividad, est reflejado el tiempo de duracin de cada actividad con el propsito de asegurar la funcionalidad y eficiencia del sistema propuesto. Duracin de la propuesta: El periodo de duracin est comprendido en un lapso de dieciocho (18) semanas, ya que ser desarrollado un estudio de cada elemento fsico como lgico al igual que la factibilidad de desarrollar el sistema de informacin en el tiempo estipulado. Responsabilidad de la propuesta: La responsabilidad de la propuesta estuvo fundamentada por parte del investigador, quien tiene el deber de verificar cada uno de los procesos del rea de estudio y analizar de manera detallada los requerimientos de la misma, por otro lado los empleados de la empresa fueron piezas claves, ya que gracias a ellos se obtuvo parte de la informacin de la

108

gestin administrativa y de las necesidades presentadas en este, lo cual permiti realizar una investigacin detallada para el desarrollo de la propuesta. Recursos de la Propuesta: Los recursos empleados para la elaboracin de la propuesta sern descritos a continuacin: Recursos Humanos Para la realizacin de la propuesta se cont con la aceptacin, y posterior colaboracin del personal de la empresa inversiones Carruido, C.A la prestaron parte de su tiempo para dar informacin a la investigadora de los procesos administrativos y expresar sus inquietudes sobre la problemtica presentada en el rea. Recursos Materiales Para la elaboracin de la propuesta se emplearon materiales para uso de la investigadora como: reglas, lpices, borradores, hojas blancas, pendriver, cd's, computadora, calculadora, etc., los cuales fueron de utilidad plasmar la informacin adquirida a conveniencia del sistema, que luego serian analizados detalladamente para el diseo de la propuesta. Recursos Financieros Para fines de la propuesta se dispuso de los recursos econmicos necesarios para ser implementado el sistema, ya que la empresa no posee inconvenientes en realizar los aportes econmicos para llevar a cabo el sistema propuesto en la investigacin. Entidad Relacional de la Base de Datos del Sistema Propuesto Con el modelo de entidad de relacin se pretende visualizar los objetos que pertenecen a la base de datos como entidades las cuales tienen unos atributos y se vinculan mediante relaciones La base de datos de la propuesta est conformada por doce (12) tablas, las cuales trabajan en forma independiente ya que se est trabajando con Microsoft SQL. Server 2000 . Es la base de datos acerca de la terminologa que se utilizar en un sistema de informacin. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos, puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de todos los dems objetos (archivos, programas, informes, sinnimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, as como sus ubicaciones. Si es completo incluye tambin informacin acerca de qu programas utilizan qu datos, y qu usuarios estn interesados en unos u otros informes. Por lo general, el diccionario de datos est integrado en el sistema de informacin que describe. 109

Un diccionario de datos es un catlogo que muestra todos los componentes de un sistema, estos componentes giran alrededor de los usuarios. El diccionario de datos recopila y explica el significado que tiene un elemento dentro de un sistema, bastara consultar este para conocer con exactitud el significado de un trmino dentro de una organizacin, su uso y caractersticas. Es importante sealar que el diccionario de datos debe ser sencillo y de fcil uso, pero a la vez, debe permitir todo tipo de consulta y abarcar todos los campos posibles. Adems, a medida que cambian los procesos dentro de la organizacin el diccionario debe cambiar tambin, es decir se deben actualizar para mostrar los nuevos elementos o las modificaciones que se hayan efectuado. A continuacin se muestra el diccionario de datos del sistema. (VER TABLAS).

110110

Tabla 5 Artculo s Herramienta; Inicio Crear Datos externo: Herramientas de bese de ditos i Articulo: Nombre del 0 campo Codjrt Desc ripci n Fech a Ubicacin Categora Marca Precio IVA Tota! :oo Deposito Pedidos_pen dient.es Stockjninim o . 5X Tipo de datos Texto Testo Fecha/Hora Descripcin A ! '

Texto Texto Tex' Nmero Nmero Nmero Objeto OLE Nmero Nmero Nmero Propiedades del campo T

111

Unicode Modo IME General Modo de oraciones Etiqueta! Tamao del IME inteligentes campo Frmate _ _ Mascara de entrada Titulo Valor predeterminad o Regla de validacin Texto de validacin Requerido Na Permitir [Sin duplicados] longitud cero S fio Indexado _ Sin Controles Compresin

Un nombre de campo puede tener hasta 64 caracteres de longitud, incluyendo espacios, Presione Fl para obtener ayuda acerca de los nombres de campo,

112112

Fuentes: Crespo (2012).

113

114114

Tablas 7 Articulos_orden_pedid os. Datos externos Herramientas de base de datas

115

irticuIcs.Orden.Pcdidos Tes Nombre del campo | T\\ to Nrojedido Nmero Cod Art Tex Descripclon_Ar O.: to dad

HT _^ * li

116116

Propiedades dl campo General iBsquedj

117

Tamao del campo Entero largo Formato Lugares decimales Mscara de entrada Ttulo Valor predetermina do Regla do validacin! Texto de validacin Requerido Indexado

Un nombre de campo puede tener hasta 64 caracteres de longitud, incluyendo espacios, Presione Fl para obtener ayuda acerca, de los nombres de campo,

118118

Etiquetas inteligentes Alineacin del texto General

Fuentes: Crespo (2012).

119

120

121

122

123

Tabla 12 Empres aTabla 12 Empres a

124124

125

Tabla 15 Orden de pedid

126126

Tabla 15 Orden de pedido

127

Tabla 15 Orden de pedido

128

129

Carta Estructurad

La carta estructurada (tabla visual de contenido) es una herramienta utilizada en el diseo del sistema, que permite observar en forma grfica y jerrquica los diferentes procesos que componen el dicho sistema. La carta estructurada est formada por un diagrama de jerarqua, como hemos mencionado, que identifica los mdulos en un sistema mediante un nmero y en relacin a los otros de una descripcin breve de cada mdulo. La carta de dicho sistema est estructurada de la siguiente manera: un (1) Men principal, estructurado por varias opciones que van hacer tiles y fciles de manejar para el usuario, como lo son; Clientes/proveedor, que verifica los datos personales del 130130

Carta Estructurada

clientes u/o proveedor, entre otras opciones importante, as como tambin ayuda del sistema, cuenta con usuarios, proveedores, cuentas por cobrar/pagar sin dejar de mencionar salida del sistema.

131

Carta Estructurad

Tabla 19 Carta estructurada

ACCESO SISTEMA

AL

132132

Carta Estructur ada

Ar chi vo

Mo vi mi ent o

R e p o rt

es T Im pue sto s

Se gu rid ad

A y u da

133

Provee dores Emplea dos Cliente s

Registrar Factura de Venta Registrar Orden de Pedido

Carta Estructurad Categora Config urar Inventario Artculos bajo en stock

Contrasea s Respaldo de las Bases de Datos

134134

Carta Estructurada Categora Artculos La empresa Salir Registrar de Mer Inve Recepci n canca al ntario Proveedores Empleados Venta Compra Ordenes de ped idos

Ajuste de Existencias

135

Carta Estru ctura d Fuente: Crespo (2012).

136136

Descripcin modular del sistema propuesto.

La primera pantalla, mdulo o paso de los programas, consiste en la identificacin del usuario que ingresa al sistema, para ello, el mismo debe tener asignado un login y un password. De esta manera el programa slo deja ingresar a aquellos que estn registrados. Cada operador tiene un nivel de trabajo el cual es asignado por el usuario principal del sistema. Pantalla 2 Pantalla principal del sistema

137

Luego de la identificacin del usuario, el sistema mostrara la pantalla principal compuestas por un conjunto de mdulos visuales definidos (Se compone en la parte superior de barra de estado y en la parte inferior mens de opciones).

Las fichas de datos son pginas que representan el estado de un objeto del sistema. En estas, es posible crear nuevos objetos de sistema, o modificar los ya existentes. Estas fichas contienen un conjunto de elementos que sirven como entradas de datos, donde cada entrada de datos representa un atributo de un objeto

138138

de sistema. Hay fichas de ingreso de datos para: empleados, proveedores, artculos, etc. Todos los movimientos que tiene el inventario quedan registrados en el sistema y pueden ser consultados en un momento dado, en listas ordenadas con detalles. Para acceder a los reportes y generarlos. Siga los siguientes pasos. Paso 1) Haga clic dentro del men, sobre el tipo de listado cuyo reporte desea generar.

Paso 2) Haga clic a la imagen ESI para imprimir la consulta. Paso 3) Haga clic a la imagen J m ' "zoom"para ver detalles del movimiento. Paso 1) Para acceder al visor inventario de productos haga clic en el sub-men Inventario del men reportes. Agrupar lotes Paso 1) Por defecto el sistema muestra el inventario de productos por lotes. Si desea agrupar los lotes, es necesario activar la casilla de verificacin D, ubicado en el rea de trabajo superior derecho haciendo clic en ella. Paso 2) Haga clic a la imagen U para efectuar la consulta.

139

Permite al usuario conectado acceder a su cuenta para cambiar su contrasea.

140140

Pantalla 7 Cambio de Contrasea

Paso 1) En el men seguridad, haga clic en la opcin Cambio de contrasea. A continuacin el sistema presentar la siguiente pantalla de ingreso de informacin: Pas 2) Escriba su nueva contrasea en ambos campos de ingreso de informacin. Paso 3) Haga clic en el botn Guard ar en la opcin Cambio de

contrasea. A continuacin el sistema le presenta el siguiente mensaje en la pantalla "Contrasea actualizada" indicando el cambio de contrasea Salir

141

Especificacin de Requerimientos La importancia de los requerimientos radica en que estos muestran las caractersticas que deben incluirse en la propuesta, y esta consiste en la manea de cmo procesar los datos captar y producir informacin, controlando los procesos ejecutados. Requerimientos de Entrada Corresponden a la captura y registro de los datos necesarios para generar documentos o formatos preestablecidos, en este caso son todos aquellos que generan las facturas, as como tambin los servicios. Estos requerimientos son: Datos personales para realizar el proceso. Requerimientos de Almacenamiento Son todos aquellos datos que debern permanecer

almacenados en el sistema para la posterior revisin, por lo que deben permanecer en el mismo por ser necesarios para el funcionamiento de alguna de las actividades del sistema, como por ejemplo de los datos contenidos en los usuarios y en los servicios de ventas debido a que sern usados posteriormente en las consultas y reportes del sistema. Requerimientos de Salida Estos requerimientos describen las funciones que el sistema debe devolver despus de la realizacin de uno o varios procesos, como lo son reportes de usuarios, productos, clientes y ventas. -Clases del Sistema El sistema de informacin administrativo para el control de inventario y facturacin en la empresa inversiones Carruido C.A. ubicado en Maracay estado Aragua proporciona un conocimiento claro del conjunto de objetos que formaran parte del mismo y que comparten un comportamiento comn; estableciendo sus requerimientos esenciales. 86 Archivo: En esta clase se realiza la muestra de los datos referentes a los clientes. 87 Procesos: Son todos aquellos relacionados con la

transformacin de la informacin suministrados por el usuario, para obtener una salida satisfactoria, de los datos. Como lo son: Facturacin, devolucin, cuentas por pagar, egresos. Cancelacin de cuentas88 Consultas: Esta clase permite la visualizacin por pantalla de los datos almacenados en el sistema de forma permanente. 89 Reportes: Esta representada por los datos de salida, que el sistema emitir los cuales incluirn: datos del cliente, descripcin de las pelculas, devoluciones, facturas e ingresos. 90 mismo, al igual que tambin la informacin de los derechos de la autora del sistema, en la opcin a cerca de. Actores Los Actores son aquellas personas que tendrn acceso al Sistema de Informacin Automatizado para agilizar los procesos de la empresa: 91 Usuario 1: Posee acceso total a las opciones de men del sistema, por lo tanto no posee restricciones; este usuario por tener acceso ilimitado, podr ingresar nuevos usuarios y a su vez asignarle nuevas claves de acceso a los ya existentes, tambin le ser permitido respaldar la informacin y fomentar el crecimiento del sistema a travs de la inclusin de nuevos datos, como lo son las enfermedades y los tratamientos, mediante el uso de los parmetros del sistema. 92 Usuario 2: Este usuario del sistema tendr restricciones con respecto al acceso a los mens. Podr acceder a todos los mens: archivo, procesos, consulta, reportes, mantenimientos y ayuda pero a su vez en cada uno de los mismos se restringen algunas cosas. Cuadro 22. Caso de Uso: Acceso al Sistema Propsito Validar el acceso de usuarios al sistema Curso Normal de los Eventos Pas Accin del actor Respuesta del sistema o El Usuario-1 Usuario-2 1

intentan ingresar al sistema. 2 3 El Usuario-1 Usuario-2 proporcionan al sistema su contrasea de acceso.

El sistema solicita al usuario su contrasea de acceso.

4 5

Pas o 7

El sistema verifica si la contrasea y usuario es correcta. Si la contrasea y usuario no es correcta el sistema permite al usuario repetir el procedimiento. Si la contrasea y usuario es correcta el sistema permite el acceso al usuario. Cursos alternos Si el usuario o la contrasea no existen, el sistema emite un mensaje indicndolo.

Fuente: Crespo (2012).

Diagramas de Casos de Usos del Sistema Propuesto

Diagrama 6. Acceso al Sistema

Usuario 1 <uses >

Acceso Sistema

Fuente: Crespo (2012). 145

Diagramas de Casos de Usos del Sistema PropuestoDiagramas de Casos de Usos del Sistema Propuesto

<extends> movimient os impuestos

<extends>

Nivel 2

Nivel 1

Fuente: Fuente: Crespo Crespo (2012). (2012).146

Diagramas de Casos de Usos del Sistema Propuesto ayuda

Fuente: Crespo (2012). 147

amas de Casos de Usos del Sistema Propuest Cuadro 23. Caso de Uso: Acceder a Archivo Fuente: Crespo (2012).

148148

Diagramas de Casos de Usos del Sistema Propuesto

o
Diagrama 7. Acceso a Archivo

Fuente: (2012).

Crespo

149

Diagramas de Casos de Usos del Sistema Propuest

Cuadro 24. Caso de Uso: Generar Reporte Propsito Generar Reportes de registros existentes en el sistema. Curso Normal de los Eventos Pas Accin del actor Respuesta del sistema o 1 El Usuario-1 Usuario-2 escoge el tipo de reporte. 2 El sistema emite el reporte, segn lo especificado por el usuario. Fuente: Crespo (2012).

150150

Diagrama 8. Acceso a Reportes. Fuente: Crespo (2012). Diagramas de Casos de Usos del Sistema Propuesto

151

Anlisis Costo Beneficio

Segn Fontaine1984 Para la identificacin de los costos y beneficios del proyecto que son su pertinentes para su evaluacin, es necesario definir una situacin base o situacin sin proyecto; la comparacin de lo que sucede con proyecto versus lo que hubiera sucedido sin proyecto, definir los costos y beneficios pertinentes del mismo. (p.27). Costo de adquisicin del hardware En este anlisis se especifica el costo que se genero para la adquisicin del hardware necesario. En este caso no se genero ningn gasto debido a que la empresa posee los equipos necesarios que permiten el funcionamiento correcto del sistema de informacin

152152

Costo de Desarrollo Son los costos ocasionados durante el anlisis, diseo e implementacin del sistema de informacin., dispone de los requerimientos de hardware y software es por esto que no se contempla en el anlisis costo-beneficio. Costo del Sistema Actual Est integrado por el costo de operacin del sistema actual, o sea, es la relacin consumo de materiales y mantenimiento con horas de trabajo del sistema actual. Beneficios Tangibles Representaran las ventajas econmicas cuantificadas que tiene la empresa con la utilizacin del sistema propuesto. Despus de un anlisis de horas se llego a la conclusin de que con el sistema propuesto solo se necesita la intervencin de un solo empleado en vez de tres, a su vez que la utilizacin de insumos es mucho menos en el sistema propuesto que el actual. Beneficios Intangibles Son aquellos que no pueden ser cuantificados pero de manera igual son importantes para el adecuado desempeo de las actividades. Se pueden sealar los siguientes: Rapidez en la bsqueda de Informacin Confiabilidad e integridad de los datos almacenados Informacin oportuna para la toma de decisiones de la empresa Por razones antes expuestas se recomienda que la empresa., implante el nuevo sistema de informacin automatizado, que le permita mejorar, controlar y agilizar los procesos y a su vez, lograr que la informacin sea confiable y con nivel de seguridad adecuado. Respectar las claves de seguridad segn el nivel de acceso. Estar en constante supervisin del estado fsico de los equipos. Mantener activado el antivirus en los equipos para evitar daos. Realizar mantenimiento y verificar semanalmente el equipo de computacin y mantenerlos en lugares frescos, para as mantener el mejor uso de ellos. Mantener vigente las licencias del software, para garantizar los aportes del avance tecnolgico. Evitar que usuarios ajenos a la empresa o personas no autorizadas puedan manipular el sistema de informacin. Generar al final de cada da un respaldo de la base de datos para garantizar la disponibilidad de data la hora de un problema con el sistema. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Acevedo, A., y Rivas, F. (1988). Tcnicas de Documentacin e

153

Investigacin. UNA. Arias, F. (1997). Proyecto de Investigacin. Caracas. Venezuela Barbar, D. (2011) Desarrollo de un Sistema de informacin Automatizado para el control de los procesos administrativos de la Tapicera la Rubiera S.L.R., ubicada en Magdaleno Edo. Balestrini, A (1997).Como investigacin. Caracas. Venezuela. Guevara, M. y Lira, E. (2010) Desarrollo de un Sistema de Informacin Automatizado para el proceso de la inscripcin de los alumnos del Instituto Universitario de Tecnologa la Victoria Extensin Maracay Snchez, J y Tovar, L. (2010) Desarrollo de un Sistema de Informacin Automatizado para optimizar los procesos que se llevan a cabo en la Divisin de Armamento del Instituto de la Polica de Estado Aragua (INPO-Aragua) Flames, A. (2003) Como elaborar un trabajo de grado de enfoque cuantitativo. Segunda edicin. Editorial IPASME. Caracas. Venezuela. Hernndez, Fernndez y Baptista (2003) Metodologa de la Investigacin. Editorial Mc Graw Hill. IUNICS (2007). Normas para la Elaboracin, Presentacin y Evaluacin del Trabajo Especial de Grado. Maracay. Senn, J. (1987). Introduccin a los Sistemas de Informacin. Bogot, Colombia: Mc Graw-Hill. Hernndez, (2010) Desarrollo de un sistema automatizado para la optimizacin del proceso de cobro de las matriculas y mensualidades de la seccin de caja del departamento de administracin del colegio privado "Simn Bolvar Ley Sobre los Derechos de Autor (1993). Gaceta Oficial N 35.698. Diciembre. Martnez, J. (2003). Inventario. Artculo en Lnea. Disponible en http//www.latinguia.com. [Consulta, Mayo, 23, 2005]. Crespo (2009) Sistema de Informacin para el control de libros en la biblioteca pblica Agustin Codazzi se elabora el proyecto de (2da ed.).

154

ubicada en Maracay Estado Aragua Mndez, T. (1995). El proceso de Investigacin Cientfica. (3era. ed.) Mxico: Limusa. Montilva (1999). informacin. Desarrollo de un sistema de

Universidad de los Andes. Consejo de publicaciones. Prez (2009) Desarrollo de un Sistema de Informacin para el Registro y el Control de pago de los trabajadores que laboran en la empresa Polarizados de Aragua C. A. Sabino, C. (2000). El proceso de la Investigacin. Caracas. Venezuela: Panapo. Tamayo y Tamayo, M. (1997). El Proceso de Investigacin Cientfica. (3ra. Ed.) Mxico: Editorial Limusa, S.A. de C.V. Grupo Noriega Editores.

155

Universidad Pedaggica Experimental Libertador (2007). Manual de Trabajos de Grado de Especializacin y Maestra y Tesis Doctorales de la Upel Caracas. Venezuela.

156156

ANEXO S ANEXO A CUESTI ONARIO

157

Cuestionario

158158

ANEXO B CONSTANCIA VALIDACION

DE

159

Maracay, Enero 2012Maracay, Enero 2012

CONSTANCIA DE VALIDACION Yo, EJttJVfl (jay tlkjjtttular de la cdula de identidad N XM> M UCJ por medio de la presente hago constar que el instrumento aplicado a la muestra para la recoleccin de datos, en el Trabajo Especial de Grado titulado: SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE FACTURACIN EN LA EMPRESA INVERSIONES CARRUIDO C.A. UBICADO EN MARACAY ESTADO ARAGUA cuyo autor es el bachiller Ronald Crespo Cl. .- 19.793.551 aspirante al ttulo de Tcnico Superior Universitario en Sistemas de Informacin, rene los requisitos suficientes y necesarios para ser considerados vlido, y por lo tanto apto para ser aplicado en el logro de los objetivos que se deseen obtener. Luego de examinado el contenido del instrumento, e! mismo tiene claridad, pertinencia y precisin en sus preguntas, por lo que a mi juicio, lo catalogo como un instrumento vlido.

CONSTANCIA DE VALIDACION titular de la cdula de identidad N / ?&$4 por medio de la presente hago constar que el instrumento aplicado a la muestra para la recoleccin de datos, en el Trabajo Especial de Grado titulado: SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE FACTURACIN EN LA EMPRESA INVERSIONES CARRUIDO C.A. UBICADO EN MARACAY ESTADO ARAGUA cuyo autor es el bachiller Ronald Crespo Cl. .- 19.793.551 aspirante al ttulo de Tcnico Superior Universitario en Sistemas de Informacin, rene los requisitos suficientes y necesarios para ser considerados vlido, y por lo tanto apto para ser aplicado en el logro de los objetivos que se deseen obtener. Luego de examinado el contenido del instrumento, el mismo tiene claridad, pertinencia y precisin en sus preguntas, por lo que a mi juicio, lo catalogo como un instrumento vlido.
<

160160

Maracay: Enero, 2012

CONSTANCIA DE VALIDACION vffZ- , titular de la cdula de identidad NV 12-8 H 36' por medio de la presente hago constar que cl instrumento aplicado a la muestra para la recoleccin de datos, en cl Trabajo Especial de Grado titulado: SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE FACTURACIN EN LA EMPRESA INVERSIONES CARRUIDO C.A. UBICADO EN MARACAY ESTADO ARAGUA cuyo autor es el bachiller Ronald Crespa Cl. .- 19.793.551 aspirante al ttulo de Tcnico Superior Universitario en Sistemas de Informacin, rene los requisitos suficientes y necesarios para ser considerados vlido, y por lo tanto apto para ser aplicado en el logro de los objetivos que se deseen obtener. Luego de examinado el contenido del instrumento, el mismo tiene claridad, pertinencia y precisin en sus preguntas, por lo que a mi juicio, lo catalogo como un instrumento vlido.
S

161

ANEXO C MATRIZ DE VALIDACIN

162162

Matriz De Validacin

163

Matriz De Validacin

164164

MATRIZ DE VALIDACION DE LA GUIA DE OBSERVACION En la siguiente matriz se muestra un rengln cuantitativa de cada de cada uno de los aspectos sealados en el cuestionario, representado por escala, de evaluacin que va desde 4 hasta 1 donde: 4=Excelente, 3=Bueno, 2=Regular, 1 =Deficiente.

Ite ms 1 2 3 4 5

Pertinen cia 4 3 2 1 y / / / /

Cohere ncia 4 3 2 1 . / / y J /

4 y y / / /

Releva ncia 3 2 1

Ite ms 1 2 3 4

Pertinen Coheren cia cia 4 3 2 1 4 3 2 1 / / / / / / /

4 / / /

Releva ncia 3 2 1

165

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Tota l

/ / / / / / / / /

/ / / / / / / / / /

/ / / / / / / / / /

Observaciones:

166

ANEXO D CONFIABILIADAD INSTRUMENTO

DEL

168168

St2=

2,18 0,34

KR20= 0,72 71T8

169

GLOSARIO DE TERMINO

ANEXO E GLOSARIO DE TERMINOS

170170

GLOSARIO DE TERMINOS

Anlisis de Sistema En anlisis de sistemas es el primer paso, en este proceso en Analista se rene con el cliente y/o usuario (un representante institucional, departamental o cliente particular), e identifican las metas globales, se analizan las perspectivas del cliente, sus necesidades y requerimientos, sobre la planificacin temporal y presupuestal, lneas de mercadeo y otros puntos que puedan ayudar a la identificacin y desarrollo del proyecto. Automatizacin Ejecucin automtica de tareas industriales, administrativas o cientficas haciendo ms gil y efectivo el trabajo y ayudando al ser humano. Una aplicacin sera la ayuda tcnica: software o hardware que est especialmente diseado para ayudar a personas con discapacidad para realizar sus actividades diarias. Base de Datos Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. Campo En informtica, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mnima unidad de informacin a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo ste un error del sistema. Clave El dato (del latn datum), es una representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica etc.), atributo o caracterstica de una entidad. Consulta Interrogacin realizada a una base de datos, en la que se requiere una informacin o informaciones concretas en funcin de unos criterios de bsqueda definidos. Control Interrogacin realizada a una base de datos, en la que se requiere una informacin o informaciones concretas en funcin de unos criterios de bsqueda definidos. Dato El dato (del latn d a t u m ) , es una representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica etc.), atributo o caracterstica de una entidad. El dato no tiene valor semntico (sentido) en s mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realizacin de clculos o toma de decisiones. Es de empleo muy comn en el mbito informtico. Diagrama de Flujo Un diagrama de flujo es una forma de representar grficamente los detalles algortmicos de un proceso multifactorial. Se utiliza principalmente en programacin, economa y procesos industriales, pasando tambin a partir de estas disciplinas a formar parte fundamental de otras, como la psicologa cognitiva. Estos diagramas utilizan una serie de smbolos con significados especiales y son la representacin grfica de los pasos de un proceso. En computacin, son modelos tecnolgicos utilizados para comprender los rudimentos de la programacin lineal. Diseo de Sistema El Diseo de sistemas es el arte de definir la arquitectura de hardware y software, componentes, mdulos y datos de un sistema de cmputo para satisfacer ciertos requerimientos. Es la etapa posterior al anlisis de sistemas.

171

GLOSARIO DE TERMINO

Gestor de Base de Datos Los sistemas de gestin de bases de datos o SGBD (en ingls data base management system, abreviado DBMS) son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Icono Un cono, en informtica, es un pictograma pequeo que es utilizado para representar archivos, carpetas, programas o unidades de almacenamiento en un sistema operativo grfico. Interfaz de Usuario La interfaz de usuario es el medio con que el usuario puede comunicarse con una mquina, un equipo o una computadora, y comprende todos los puntos de contacto entre el usuario y el equipo, normalmente suelen ser fciles de entender y fciles de accionar. Investigacin La investigacin cientfica es la bsqueda intencionada de conocimientos o de soluciones a problemas de carcter cientfico. Tambin existe la investigacin tecnolgica, que es la utilizacin del conocimiento cientfico para el desarrollo de "tecnologas blandas o duras". Organizacin Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o ms personas; la cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin. Una organizacin solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo comn. Procesos Un proceso (del latn processus) es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden

172172

(alternativa o simultneamente) con un fin determinado. Este trmino tiene significados diferentes segn la rama de la ciencia o la tcnica en que se utilice. Sistema Un sistema es un conjunto de funciones, virtualmente referenciada sobre ejes, bien sean estos reales o abstractos. Tambin suele definirse como un conjunto de elementos dinmicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos, energa y/o materia para proveer informacin. Sistema de Informacin Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Software La palabra software se refiere al equipamiento lgico o soporte lgico de una computadora digital, y comprende el conjunto de los componentes lgicos necesarios para hacer posible la realizacin de una tarea especfica, en contraposicin a los componentes fsicos del sistema (hardware).

173

ANEXO F MANUAL DE USUARIO

174174

INSTITUTO UNIVERSITARIO "CARLOS SOUBLETTE" DIVISIN DE INVESTIGACIN, POSTGRADO Y PRODUCCIN DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN Y PRODUCCIN COORDINACIN DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO MARACAY ESTADO ARAGUA

SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL DE FACTURACIN EN LA EMPRESA INVERSIONES CARRUIDO C.A. UBICADO EN MARACAY ESTADO ARAGUA

Manual Bsico del Usuario

Ronald Eudomar Guerrero

Crespo

Marzo, 2012 PRESENTACIN El sistema de informacin automatizado para el registro de inventario y facturacin en la empresa inversiones Carruido C.A., es una aplicacin Microsoft multifuncional, diseada con el propsito de ser una herramienta que ofrezca, tanto al personal administrativo, productores y al pblico en general, informacin clara, precisa y confiable, sobre las ventas que ofrece la Empresa inversiones Carruido C.A. para la toma de decisiones

175

oportuna y acertada. En el presente manual, se incluye de forma prctica, la versin del sistema, destinada a satisfacer las necesidades del personal residente, dedicado a la comercializacin de artculos y servicios tanto tipogrficos como litogrficos (consultas y modificacin), as como, el registro de movimientos del inventario (ajuste, ingresos y salidas) que estos tienen en la planta de produccin. Adems de, consultas de reportes de tal informacin que se requieran en un momento dado. Ventajas como la mencionada anteriormente, exigen a cambio el esfuerzo o inversin de mantener toda la informacin actualizada frecuentemente, para poder as, ser til a los usuarios que utilicen diariamente el sistema. Instalacin y requerimientos del sistema Este sistema ha sido desarrollado para funcionar sobre una plataforma Microsoft. Requerimientos mnimos: Computador con un procesador clase Pentium IV. Memoria Ram 512

176176

Office 2000 Windows 98 Un navegador Web como: o Internet Explorer Para Windows.

Usuario del sistema El sistema establece niveles de acceso de acuerdo a la funcin que realizaran las personas. Existe un usuario administrador que puede crear nuevas claves (password) de acceso. Si usted no tiene una clave, dirjase al administrador. Debe saber las funciones que tendr o responsabilidades y de acuerdo a estas el administrador le creara un login (alias) y su clave. Acceso al sistema Se accede mediante la contrasea asignada por el

administrador inicialmente. Al dar clic en Inicio Programas Control de Ventas.exe, se presentar la siguiente pantalla:

La primera pantalla, mdulo o paso de los programas, consiste en la identificacin del usuario que ingresa al sistema, para ello, el mismo debe tener asignado un login y un password. De esta manera el programa slo deja ingresar a aquellos que estn registrados. Cada operador tiene un nivel de trabajo el cual es asignado por el usuario principal del sistema (Ver seccin Usuario del sistema).

177

Pantalla principal del sistema Luego de la identificacin del usuario, el sistema mostrara la pantalla principal compuestas por un conjunto de mdulos visuales definidos (Se compone en la parte superior de barra de estado y en la parte inferior mens de opciones).

A continuacin se presenta una breve descripcin, de la pantalla principal: 93 Encabezado: ubicado en la parte superior de la pantalla, est compuesta por dos imgenes: una con el encabezado y otra con el logo, el nombre del sistema y la gerencia responsable del mismo. 94 Barra de usuario: mdulo situado debajo del encabezado, que contiene el acceso directo a las opciones de Facturar, Orden de pedidos y visualizar artculos). 95 Barra de men: mdulo localizado en el rea inferior de la barra de usuario y a la izquierda de la pantalla, con grupo de opciones que permiten navegar de manera inmediata a los distintos componentes del sistema. 96 rea de trabajo: Ubicado debajo de la barra de usuario y a la derecha de la barra de men donde se despliegan los distintos visores, de acuerdo a las funcionalidades que ejecuten los usuarios (Ver seccin Usuario del sistema). Barra de Men Mdulo visual que contiene un conjunto de opciones que ejecutan distintas funciones del sistema. Estas opciones son utilizadas para ejecutar acciones luego de haber ingresado en

178

alguno de los componentes del sistema. El men puede variar de acuerdo al usuario. A continuacin se describe cada uno de los mens que componen la barra:

1. Proveedores: nos permite ingresar al formulario de proveedores. 2. Empleados: empleados, comnmente tambin son los usuarios directos del sistema. sta opcin permite agregar, modificar, eliminar y/o buscar cualquier dato referente un empleado especifico. 3. Categoras: permite cargar todas las familias de artculos tipogrficos litogrficos. Esto para tener un mejor control de los inventarios. 4. Artculos: artculos tipogrficos y litogrficos disponibles en la tienda y sus caractersticas lo identifican de acuerdo a su gnero. 97 La Compaa: muestra la informacin de la empresa. 98 Factura de Venta: permite registrar la venta al cliente que desea el artculo. 99 Orden de Pedidos: permite registrar la Orden de pedido al proveedor. Inicialmente al registrarla se encuentra en estado "pendiente" hasta recibir la mercanca por el proveedor asignado. 100 Recepcin de mercanca: permite cargar al inventario la que muestra la informacin relacionada con los y a nos permite ingresar al formulario de

cantidad solicitada en la Orden de pedido.

179

101

Ajuste de inventario: permite realizar los ajustes al

inventario y clasificarse por tipo de categora. Salir: esta opcin nos permite cerrar de forma segura el sistema. A continuacin se mostraran ejemplos de las pantallas "bsqueda de informacin y/o la carga de datos", independientemente de lo que se est cargando o buscando explicaremos un solo "tipo" de estas pantallas para introducir al usuario en el sistema: Ficha de datos Las fichas de datos son pginas que representan el estado de un objeto del sistema. En estas, es posible crear nuevos objetos de sistema, o modificar los ya existentes. Estas fichas contienen un conjunto de elementos que sirven como entradas de datos, donde cada entrada de datos representa un atributo de un objeto de sistema.

Componentes de mantenimientos El sistema es configurable. Esto quiere decir, que la mayora de la informacin necesaria para que el sistema funcione debe ser alimentada por los usuarios. En el sistema existe un tipo de informacin especial de uso

180

compartido,

cuyo

objetivo

es

definir

un

conjunto

de

caractersticas de ciertos tipos de objetos de sistemas. A continuacin se mencionan los componentes de uso genrico del sistema y el tipo de informacin que almacenan: Archivo Mantenimiento Proveedores. Mantenimiento Empleados. Mantenimiento Categoras. Mantenimiento Artculos. Mantenimiento Factura de Venta. Mantenimiento Orden de Pedidos. Mantenimiento Recepcin de Mercancas. Mantenimiento Ajuste de Inventario. Es importante recordar que estos componentes de

mantenimientos estn vacos cuando se inicia el uso del sistema y que la informacin de las mismas deben ser cargadas por los usuarios.

Reportes Todos los movimientos que tiene el inventario quedan registrados en el sistema y pueden ser consultados en un momento dado, en listas ordenadas con detalles.

Para acceder a los reportes y generarlos. Siga los siguientes pasos. Paso 1) Haga clic dentro del men, sobre el tipo de listado cuyo reporte desea generar.

181

Paso 2) Haga clic a la imagen Sfl para imprimir la consulta.

Paso 3) Haga clic a la imagen r ~ "zoom" para ver detalles del movimiento. Reporte de Inventario Paso 1) Para acceder al visor inventario de productos haga clic en el sub-men Inventario del men reportes.

Agrupar lotes Paso 1) Por defecto el sistema muestra el inventario de productos por lotes. Si desea agrupar los lotes, es necesario activar la casilla de verificacin ^, ubicado en el rea de trabajo superior derecho haciendo clic en ella. Paso 2) Haga clic a la imagen U para efectuar la consulta. Seguridad

182

Cambio de Contrasea Paso 1) En el men seguridad, haga clic en la opcin Cambio de contrasea. A continuacin el sistema presentar la siguiente pantalla de ingreso de informacin:

Paso 2) Escriba su nueva contrasea en ambos campos de ingreso de informacin.

Paso 3) Haga clic en el botn

Guar dar

en la opcin Cambio de

contrasea. A continuacin el sistema le presenta el siguiente mensaje en la pantalla "Contrasea actualizada" indicando el cambio de contrasea. Salir Es importante que cuando queramos salir del sistema presionemos el botn "Salir" desde el men principal Archivo. Tras presionar el botn, la sesin quedara cerrada y se sale del sistema

183

184184