INSTRUCTIVO PARA EL CARGUE Y DESCARGUE DE ARCHIVOS VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS EDUCACIN - MS FAMILIAS EN ACCIN

GESTIN PARA EL INGRESO SOCIAL

Cdigo: En aprobacin Fecha aprobacin: Versin: 01

1. OBJETIVO El presente documento contiene los aspectos bsicos a tener en cuenta para la realizacin del Registro de Cumplimiento de Compromisos por las instituciones educativas.

2. DESCARGAR ARCHIVOS Ingresar por la opcin Cumplimiento de Compromisos Manejo de Archivos Descargar archivos con beneficiarios por entidades. Al desplegar el campo entidades educativas, aparecen todas las sedes adscritas al colegio principal al cual tiene acceso el Rector de la entidad. El descargue de archivos debe hacerse sede por sede.

El nombre del archivo que se descarga est compuesto de la siguiente manera:

130: indica el total de nios que bajan en el archivo 39817: Indica el cdigo de la sede, este nmero es el que se debe registrar para ver el resultado de la validacin del archivo posteriormente. 54001: Corresponde al cdigo del municipio. 5_6_2013: corresponde a la fecha en que se descarga el archivo 17_15_40_450: Corresponde a la hora en que se descargo el archivo. El archivo contiene la informacin de los nios beneficiarios que estudian en cada sede, independiente en que municipio estn radicadas las familias. En la parte final aparecen la siguientes 3 columnas:

Direccin de Ingreso Social

Conmutador (57 1) 5960800 Ext 7275 * Calle 7 No. 6-54 Piso 2- Bogot Colombia * www.dps.gov.co

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Cumpli Causal (S/N) Inasistencia

de

Fecha de Retiro o Deserto (DD/MM/AAAA)

En importante que tengan en cuenta lo siguiente: Todos los nios bajan con N, y la institucin debe indicar en cada caso si el menor cumpli o no el compromiso, para lo cual es preciso que: En los casos de No cumplimiento se registre N y adicionalmente la causal. Existen 3 causales posible, las cuales se despliegan al ingresar al campo:

Cuando las causales sean Retiro o Desercin, es obligatorio que la institucin registre la fecha en que se present el evento, el sistema valida: Que se haya registrado la fecha y que sta est dentro del perodo que se est verificando. En los casos de Cumplimiento se debe registrar S en el campo Cumpli nicamente. No se debe registrar ni causal, ni fecha. El sistema rechaza los registros que presenten inconsistencia por este motivo.

3. CARGAR ARCHIVOS: Ingresar por la opcin Cumplimiento de Compromisos Cargar Archivo de cumplimiento por Entidades. Es importante que tenga en cuenta que la validacin de la informacin cargada NO se realiza en lnea, tiempo real, es decir el archivo cargado entra en cola y el resultado del cargue cada rector debe visualizarlo posteriormente. Por esto es importante que el Rector est consultando, el estado del proceso hasta que encuentre que ha finalizado y visualice el resultado obtenido despus de la validacin realizada por el sistema.

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El resultado de la validacin se puede ver ingresando por la misma opcin y registrando en el campo

El nmero indicado en el nombre del archivo. En el ejemplo es 39817 El sistema presenta el total de registros validados y los registros inconsistentes con su respectivo mensaje de error. El Rector debe corregir la informacin en el mismo archivo cargado inicialmente o puede descargar uno nuevo para hacerlo. Si se descarga uno nuevo, el archivo muestra la misma informacin cargada inicialmente y en los campos inconsistentes, siempre en la columna Cumpli presenta una N. El sistema presenta: en espacio Estado del proceso, la fecha y en el campo de Mensaje el nmero de registros cargados exitosamente. o Pendiente: El proceso est en cola o Ejecucin: El proceso se est ejecutando. Si desea esperar el resultado, pueda dar Buscar en el cdigo y la pantalla se refresca. o Finalizado: indica que el proceso de validacin termino bien. o Finalizado con error: Indica que el proceso de validacin no termino por error. (de comunicacin, de servidor, de luz, tiempo de espera agotado o cierre de inicio de sesin por tiempo inactivo). Comunicarse con la mesa de ayuda.

En el espacio Inconsistencias, se relacionan uno a uno los cdigos de los beneficiarios inconsistentes, la fecha de la inconsistencia y la Causal.

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Cuando en el campo de Inconsistencias se presente ms de una hoja, todas deben ser revisadas para su correccin. Recuerde que la Hoja que se est visualizando es la que aparece sin el _ en la parte inferior. Ej. 3. Si aparece 3 indica que la hoja est cerrada. El sistema siempre presenta las inconsistencias que arrojo el ltimo archivo cargado. Cuando se carga el archivo con las correcciones de inconsistencias, en el resultado del cargue se presentan en Mensaje" nicamente los registros cargados luego de su correccin y No la totalidad de registros del archivo.

4. CORRECCIONES DE INCUMPLIMIENTOS:

Se entiende por correccin cuando se ha registrado un incumplimiento N en el archivo ya cargado y se desea cambiar por un Cumplimiento S. En este caso se procede a descargar nuevamente el archivo de Registro de Cumplimientos para realizar la correccin requerida.

5. ANULACIONES DE CUMPLIMIENTOS REGISTRADOS: Cuando se requiera anular un Cumplimiento S ya cargado, se procede a descargar el archivo de Anulacin de Registros. Este archivo presenta en la Columna Cumpli S/N
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lo registrado por la institucin. Solo en los eventos en que en esta columna Cumpli aparezca el registro de un cumplimiento S, se puede realizar la anulacin, registrando S en el campo Anular Registro ya cargado S/N), la causal y la fecha cuando sea un retiro o desercin.

Es importante tener en cuenta que cuando en este archivo se selecciona un registro que figura en la columna Cumpli, como N el sistema no efecta ningn cambio. Estos casos deben corregirse descargando el archivo Registro de cumplimientos segn lo indicado en el punto 3 Correcciones de Incumplimientos. RECUERDE: Si se requieren realizar nuevas anulaciones descargue siempre nuevamente el archivo.

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