AUDITORIAS INTERNAS

ING. JUAN PABLO BELTRAN

Por qu estamos aqu?

Para mejorar? Para aprender? Porque queremos? Nos dijeron que viniramos? Porque es positivo?

OBJETIVOS
Definir los conceptos fundamentales de las Auditorias Internas. Reconocer los elementos Fundamentales de las Auditorias Internas de Gestin basados en la NTC 19011

CONTENIDO
Generalidades

de las auditorias.

Taller de conceptos Cap 3 Principios de auditora Cap 4 Gestin de un programa de auditoras Cap 5 Actividades de auditora Cap 6 Competencias de auditores Cap 7.

TALLER CONCEPTOS AUDITORIAS

GENERALIDADES DE LAS AUDITORIAS

OBJETIVOS:

Entender la definicin de auditora. Explicar los propsitos de las auditoras. Conocer los diferentes tipos de auditoras.

DEFINICION DE AUDITORIA
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta que punto se cumplen los criterios de auditora.

PROPOSITO DE LA AUDITORIA
Determinar si el Sistema de Gestin Cumple los requisitos de la Norma. Se adapta a las disposiciones planificadas Esta correctamente implementado Esta correctamente mantenido

Auditoria de Primera Parte:

TIPOS DE AUDITORIA

Cuando una parte de la organizacin audita a otra parte de la organizacin. Los resultados le interesan solo a la organizacin.

Auditoria de Segunda Parte:

Cuando un cliente audita a un contratista. Los resultados le interesan solo al cliente.

Auditoria de Tercera Parte:

Auditoria dirigida por una entidad certificadora de tercera parte.

Autoevaluacin:
Evaluacin de uno sobre su propio proceso. No es aceptable como auditoria interna.

4. PRINCIPIOS DE AUDITORIA
A. DE LOS AUDITORES: Conducta tica confianza, integridad, confidencialidad y discrecin. Presentacin imparcial obligacin de informar con veracidad y exactitud Profesionalismo aplicacin de diligencia y criterio al auditar

4. PRINCIPIOS DE AUDITORIA
B. DEL PROCESO DE AUDITORIA: Independencia base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditora Enfoque basado en la evidencia el mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditora, confiables y reproducibles en un proceso sistemtico de auditora

5.1 GENERALIDADES

5.GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS

El programa de auditoras incluye adems, las actividades necesarias para PLANIFICAR y organizar el tipo y nmero de auditoras necesarias. Incluye los recursos necesarios para poderlas ejecutar en los plazos acordados. Nota: La dispositiva siguiente representa el diagrama de flujo del proceso de gestin de un programa de auditoras enmarcado en el ciclo PHVA.

Un programa de auditoras debera incluir una o mas auditoras.

5. GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS

ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORAS. Objetivos y amplitud. Responsabilidades. Recursos. Procedimientos

IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA Elaboracin del calendario de auditoras. Evaluacin de los auditores. Seleccin del equipo auditor. Conduccin de actividades de auditora. Conservacin de Registros

SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PROGRAMA Seguimiento y revisin del programa Identificacin de la necesidad de acciones correctivas/preventivas. Identificacin de oportunidades de mejora.

5.GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS

5.2 OBJETIVOS Y AMPLITUD 5.2.1 OBJETIVOS PROGRAMA DE AUDITORIAS
Debera establecerse los objetivos de un programa de auditoras para dirigir la planificacin.

Estos objetivos pueden fijarse teniendo en cuenta:

Prioridades de la direccin. Propsitos comerciales. Riesgos identificados Requisitos del sistema de gestin. Requisitos legales y de otra ndole. Necesidades de evaluar proveedores. Otros que la organizacin considere.

5.GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS

5.2 OBJETIVOS Y AMPLITUD 5.2.2 AMPLITUD DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS
La amplitud del programa puede variar de acuerdo al tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin y adems:

Alcance de la auditora, objetivo y duracin. Propsitos comerciales. Riesgos identificados Requisitos del sistema de gestin. Requisitos legales y de otra ndole. Necesidades de evaluar proveedores. Otros que la organizacin considere.

5.GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS

5.3 RESPONSABILIDADES RECURSOS PROCEDMIENTO PROGRAMA DE AUDITORIAS 5.3.1RESPONSABILIDADES DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS
La responsabilidad del programa de auditoras debe asignarse a una o mas personas competentes. Las personas designadas deberan:
Establecer los objetivos y amplitud del programa de auditoras.. Establecer el procedimiento de auditora. Verificar que se implemente el programa. Asegurar que se mantienen los registros del programa de auditoras (informes programas planes). Hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoras.

5.GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS

5.3 RESPONSABILIDADES RECURSOS PROCEDMIENTO PROGRAMA DE AUDITORIAS 5.3.2 RECURSOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS
Para identificar los recursos es necesario tener en cuenta:
Los recursos financieros para PHVA. Las tcnicas de auditora a emplear. El entrenamiento necesario para lograr la competencia de los auditores y su mejora continua. La disponibilidad de expertos tcnicos para auditar procesos especficos (requisitos legales calibracin, etc). La amplitud del programa de auditora. Tiempos de viaje, alojamiento etc.

5.GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS

5.3 RESPONSABILIDADES RECURSOS PROCEDMIENTO PROGRAMA DE AUDITORIAS 5.3.3 PROCEDIMIENTO DE AUDITOR AUDITORA
Los procedimientos de auditora deben tener en cuenta lo siguiente:
La planificacin y elaboracin de un plan de accin o cronograma de auditora. El aseguramiento de la competencia de los auditores. La seleccin del equipo auditor apropiado y la asignacin de sus funciones y responsabilidades. La realizacin de la auditora. El seguimiento a los resultados de la auditora. La conservacin de los registros del programa. El seguimiento al desempeo del programa (objetivos vs resultados). La comunicacin de los resultados a la direccin.

5.GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS

5.4 IMPLEMENTACI IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS
La implementacin del programa de auditoras debera tratar lo siguiente:
La coordinacin y elaboracin del cronograma de auditoras. La comunicacin del programa a las partes interesadas. El establecimiento y realizacin de la evaluacin de los auditores. Asegurar la seleccin del equipo auditor. La provisin de los recursos necesarios. El aseguramiento de la realizacin de la auditora de acuerdo a lo planeado. Asegurar el control de los registros de la auditora. Asegurar la revisin y aprobacin de los informes de auditora. Asegurar la comunicacin del informe de auditora al cliente y a otras partes especificadas.

5.GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS

5.5 REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS
Los registros deberan conservarse para demostrar la implementacin del programa. Debera tenerse evidencia suficiente de esto:
Planes de auditora. Informes de auditora (incluye los hallazgos). Informe de acciones correctivas y preventivas. Informe de seguimiento al programa de auditoras. Registros de las competencias de los auditores, evaluacin de desempeo y mejora de las competencias de los mismos.

5.GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS

5.6 SEGUIMIENTO Y REVISION DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS
Los programas de auditora deben ser revisados a intervalos regulares y planificados, con el fin de verificar si se han cumplido los objetivos y si deben establecerse oportunidades de mejora.

Debera entonces emplearse indicadores de desempeo para: Los auditores con el fin de verificar el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. Los programas con el fin de Verificar el cumplimiento de los mismos. El servicio prestado, con el fin de retroalimentar el sistema con base en la evaluacin de clientes, auditados y auditores.

TALLER: PROGRAMA DE AUDITORIAS

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.1 INICIO DE LA AUDITORIA. Designar auditor lder y equipo auditor. Definir objetivos, alcance y criterios. Determinar la viabilidad de la auditora. Contacto inicial con el auditado.

6.2 REVISION DOCUMENTAL. Revisin de la documentacin y datos del sistema con el fin de determinar su adecuacin respecto a los criterios de auditora.

6.3 PREPARACION DE ACTIVIDADES IN SITU. Elaboracin del plan de auditora. Asignacin de tareas y/o responsabilidades al equipo auditor. Preparacin de documentos de trabajo (listas de verificacin).

6. VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

1
6.4 REALIZACION AUDITORIA IN SITU Reunin de apertura. Comunicaciones durante la auditora. Papel y responsabilidades de los observadores. Recopilacin de la informacin evidencias. Generacin de hallazgos de la auditora. Preparacin de conclusiones de la auditora. Reunin de cierre y presentacin de hallazgos.

6.5 PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORA. Preparar el informe final de la auditora. Aprobacin del informe final y Distribucin

6.6 FIN DE LA AUDITORIA

6. VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

2

* SEGUIMIENTO A LAS AUDITORIAS

*Las actividades de seguimiento generalmente no hacen parte del proceso de auditora.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.1 INICIO DE LA AUDITORIA
6.1.1 SELECCI SELECCIN DEL EQUIPO AUDITOR
Luego de evaluar la viabilidad de una auditora, debe seleccionarse el equipo auditor con base en:
El objetivo y alcance de la auditora. Criterios de auditora. Duracin estimada de la auditora. Si la auditora es conjunta. La competencia del equipo auditor. Los requisitos legales, reglamentarios, contractuales etc. La independencia del equipo auditor respecto a los aspectos a auditar. El idioma de la auditora. Necesidad de expertos tcnicos

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.1 INICIO DE LA AUDITORIA
6.1.2 OBJETIVOS
Una auditora debe siempre estar basada en objetivos, alcance y criterios documentados.

Algunos ejemplos de objetivos de auditoras pueden ser los siguientes:

Determinar el grado de conformidad del sistema de gestin. Evaluar la capacidad del sistema para asegurar el cumplimiento de requisitos legales y de otra ndole. Evaluacin de la eficacia del sistema para lograr los objetivos especificados. Identificacin de reas de mejora. Etc.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.1 INICIO DE LA AUDITORIA
6.1.3 ALCANCE
El alcance de una auditora describe la extensin y los lmites de la auditora tales como:
Requisitos o numerales especficos de norma. Areas o unidades de la organizacin a auditar Actividades o procesos a auditar. Periodo de tiempo en que se realizarn las actividades de auditora.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.1 INICIO DE LA AUDITORIA
6.1.4 CRITERIOS DE AUDITORIA
Referencias frente a la cual se determina la conformidad. Algunas de estas referencias o criterios pueden ser:
Poltica(s) Procedimientos. Normas o reglamentos, legislacin. Requisitos del sistema. Requisitos contra actuales. Cdigos de conducta del sector. Etc.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.1 INICIO DE LA AUDITORIA
6.1.5 VIABILIDAD
Para determinar si una auditora es viable o no vale la pena considerar:
Que exista la informacin suficiente y apropiada para planificar la auditora. Que exista disponibilidad y cooperacin por parte del auditado. Que exista tiempo y recursos adecuados para que se lleve a cabo. * Cuando una auditora no es viable, debera proponerse al cliente de la misma, una alternativa para su ejecuccin.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.1 INICIO DE LA AUDITORIA
6.1.6 CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO
El contacto inicial puede ser informal o formal, y debe ser realizado por aquellos a los que se les ha asignado dicha responsabilidad.
El propsito del contacto inicial es: Establecer los canales de comunicacin con el representante del auditado. Acordar las fechas y duracin para la posterior elaboracin del plan de auditora. Solicitar la documentacin pertinente. Determinar los recursos necesarios u otros para acceder con seguridad al lugar. Acordar la posibilidad de que pueden asistir o no observadores.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.2 REVISION DOCUMENTAL
Antes de realizar la auditora in situ, el equipo auditor debe revisar la documentacin para verificar la conformidad de la misma con el sistema y empaparse de los procedimientos especficos.
Alguna de la documentacin que sera importante revisar puede ser: Manual del sistema de Gestin. Indicadores aos anteriores. Auditoras anteriores. IPECR. Objetivos y metas. Alcance del sistema. Procedimientos actividades criticas. Etc.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.3 PREPARACION ACTIVIDADES IN SITU 6.3.1 PREPARACION DEL PLAN DE AUDITORIA
El auditor lder debe preparar un plan de auditora el cual permita realizar el ejercicio de auditora con base en lo acordado entre el cliente, el equipo auditor y el auditado respecto a la realizacin de la auditora.
El plan de auditora debera contener lo siguiente: Objetivo de la auditora. Criterios y documentos de referencia. Alcance, unidades organizacionales a auditar, procesos etc. Fechas, horas, lugares donde se realizar la actividad. Tiempo de duracin de cada actividad, inclusive la duracin de las reuniones entre el equipo auditor y con el auditado. Tiempos de descanso. Recursos necesarios (si aplica). Funciones y responsabilidades del equipo auditor. La identificacin del representante del auditado para cada actividad. El idioma de la auditora. Poltica de confidencialidad de la informacin. Firma en constancia de la aceptacin del plan entre las partes. **Los planes de auditora pueden ser modificados de comn acuerdo entre las partes.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.3 PREPARACION ACTIVIDADES IN SITU 6.3.2 ASIGANCION DE TAREAS AL EQUIPO AUDITOR
El auditor lder, debe consultar con su equipo auditor y asignar las responsabilidades especficas de cada uno de sus miembros de acuerdo a lo planificado

A medida que el proceso de auditora avanza, puede ser necesario delegar nuevas responsabilidades a algunos miembros del equipo auditor con el fin de cumplir con los objetivos de la auditora.

EJEMPLO PLAN DE AUDITORIA

BJETIVO: Evidenciar el cumplimiento del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional de EMPRE S.A., para el alcance definido por la Organizacin frente a la NTC-ISO-14001.

AMPO DE APLICACION: . En las instalaciones y proyectos de EMPRE S.A., incluyendo los siguientes procesos: Interventoria Consultoria Construccin. . La Auditoria se realizar en tres (3) das, distribuidos de la siguiente forma: dos (2) das de visita y verificacin en campo y un (1) da en la elaboracin del informe. . La Auditoria se llevar a cabo el da 01 de Diciembre de 2004 a partir de las 10:00 a.m. hasta las 6:00 p.m., para lo cual se espera abarcar todos los numerales de la norma NTC-ISO--14001. RITERIOS DE AUDITORIA: . . NTC-ISO-14001, Legislacin, requisitos y procedimientos establecidos por la Organizacin. Documentos de Referencia: NTC-OHSAS-18001

EJEMPLO PLAN DE AUDITORIA

HORA 10:00 a.m. 11:00 a.m. NUMERAL DE ACTIVIDAD LA NORMA No Aplica Reunin de Apertura PERSONAL DE EMPRE S.A. LUGAR Sala de Juntas. Gerente General Gerente Director de Interventoria de Proyecto asignado. Asistente de Gestin Humana Profesional de Apoyo en Calidad. Profesional de Apoyo en SISOMA. Gerente General Profesional de Apoyo en SISOMA. Profesional de Apoyo en SISOMA.

11:00 a.m. 11:30 a.m. 11:30 a.m. 1:00 p.m. 1:00 p.m. 2:00 p.m. 2:00 p.m. 4:30 p.m.

4,2 4.3.1

Poltica Identificacin de Aspectos Ambientales.

Sala de Juntas Oficina de SISOMA

4:30 p.m. 5:00 p.m. 5:00 p.m. 6:00 p.m.

No Aplica Almuerzo 4.2, 4.3.1, 4.4.3, Poltica, Identificacin de aspectos ambientales, 4.4.6, 4.4.7 comunicacin, control operacional y preparacin y respuesta ante Emergencias. No Aplica Traslado a Oficina central. 4.3.2 Requisitos Legales y de Otra ndole.

Proyecto Profesional de Apoyo en SISOMA. Director de Interventoria de Proyecto asignado.

Profesional de Apoyo en SISOMA.

Oficina de SISOMA

EJEMPLO PLAN DE AUDITORIA

HORA 8:00 a.m. 8:30 a.m. 8:30 a.m. 10:00 a.m. 10:00 a.m. 1:00 p.m. NUMERAL DE LA NORMA 4.3.2 4.3.3, 4.3.4 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4 y 4.6. ACTIVIDAD Requisitos Legales y de Otra ndole. Objetivos y Programas de Gestin Estructura y Responsabilidades, Entrenamiento, concientizacin y competencia, PERSONAL DE EMPRE S.A. Profesional de Apoyo en SISOMA. Profesional de Apoyo en SISOMA. Gerente Profesional de Apoyo en SISOMA. Profesional de Apoyo en Calidad. Asistente de Gestin Humana LUGAR Oficina de SISOMA Oficina de SISOMA Oficina de SISOMA y Calidad. Opcional: Sala de Juntas.

1:00 p.m. 2:00 p.m. 2:00 p.m. 5:00 p.m.

5:00 p.m. 6:00 p.m.

Comunicacin, Documentacin, Control de documentos, Acciones correctivas y preventivas, Control de registros, Auditorias internas y Revisin de la Gerencia. No Aplica Almuerzo 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1 Control operacional, preparacin y respuesta ante Emergencias y Medicin y Seguimiento. No Aplica Reunin de Cierre

Profesional de Apoyo en SISOMA.

Oficina de SISOMA

Gerente General Gerente Asistente de Gestin Humana Profesional de Apoyo en Calidad. Profesional de Apoyo en SISOMA.

Sala de Juntas.

TALLER: ELABORE UN PLAN DE AUDITORIAS

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.3 PREPARACION ACTIVIDADES IN SITU 6.3.3 PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO
El equipo auditor de acuerdo a las tareas asignadas y a la informacin/documentacin pertinente debe preparar los documentos de trabajo necesarios para realizar la auditora. Tales documentos pueden incluir: Listas de verificacin y planes de muestreo de la auditora. Formularios para registrar los hallazgos y/o registros de reuniones etc. La lista de verificacin no debe ser camisa de fuerza. Durante el ejercicio de la auditora podran incluirse puntos adicionales con el fin de fortalecer el proceso. Los registros levantados durante el proceso de auditoras, deberan retenerse al menos hasta que finalice la auditora. La documentacin confidencial de la organizacin deber ser resguardada en todo momento por el equipo auditor.

TALLER: ELABORE UNA LISTA DE CHEQUEO PARA AUDITAR EL NUMERAL 4.3.1

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.4 REALIZACION AUDITORIA IN SITU 6.4.1 REUNION DE APERTURA
Deber realizarse una reunin de apertura con el auditado y con los responsables de los procesos a auditar. El propsito de la reunin de apertura es: Confirmar el plan de auditora. Presentar un resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de auditora. Confirmar los canales de comunicacin. Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.4 REALIZACION AUDITORIA IN SITU 6.4.2 COMUNICACI COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORIA
De acuerdo al alcance y complejidad de la auditora, puede ser necesario llegar a acuerdos formales de comunicacin entre el equipo auditor y el auditado.

Los miembros del equipo auditor deben consultarse peridicamente para: Intercambiar informacin. Evaluar el progreso y/o reasignar tareas. Nota: Durante la auditora el auditor debe comunicar peridicamente los progresos de la auditora. En caso de detectarse riesgos inminentes, esto deber comunicarse en forma inmediata al auditado con el fin de garantizar la seguridad. En caso de detectarse que los objetivos de la auditora no son alcanzables, esto deber comunicarse en forma inmediata al auditado con el fin de modificar el plan de auditora, sus objetivos o alcance o para dar por finalizada la auditora.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.4 REALIZACION AUDITORIA IN SITU 6.4.3 PAPEL Y Contactar a los entrevistados RESPONSABILIDADES DE GUIAS Acordar visitas a reas especficas de la Y OBSERVADORES organizacin.
Los guas y observadores pueden acompaar al equipo auditor pero no forman parte del mismo. Las responsabilidades de los guas y observadores pueden ser:

Asegurar el cumplimiento de las normas de seguridad por parte de los auditores. Ser testigos del proceso de auditora. Colaborar en la recopilacin de la informacin.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.4 REALIZACION AUDITORIA IN SITU 6.4.4 RECOPILACI RECOPILACIN Y VERIFICACION DE LA INFORMACION
Durante la auditora debe recopilarse informacin suficiente. Solo la informacin verificable puede ser evidencia de la auditora (no suponga). Toda evidencia debe ser registrada.

Los mtodos para recopilar la informacin incluyen: Entrevistas. Observacin de actividades Revisiones documentales.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.4 REALIZACION AUDITORIA IN SITU 6.4.5 HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
La evidencia de la auditora se debe evaluar respecto a los criterios para generar los respectivos hallazgos de auditora
El equipo auditor debe reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditora. No solamente se declara la no conformidad, tambien es necesario declarar la conformidad y en donde se detect la misma. Todas las evidencias de auditora deben registrarse. Es importante redactar los hallazgos de acuerdo a los criterios establecidos. Los hallazgos deben leerse con el auditado con el fin de garantizar su entendimiento. En caso de no llegarse a acuerdo respecto a cierto hallazgo, esto debera registrarse.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.4 REALIZACION AUDITORIA IN SITU 6.4.6 PREPARACION DE CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
El equipo auditor debe reunirse antes de la reunin de cierre para:

Revisar los hallazgos y otras evidencias versus los objetivos de la auditora. Acordar las conclusiones de la auditora. Preparar las recomendaciones (si ese fuera el objetivo de la auditoria (opcional). Comentar las fechas de seguimiento a las no conformidades detectadas (opcional).

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.4 REALIZACION AUDITORIA IN SITU 6.4.7 REUNION DE CIERRE
La reunin de cierre debe ser presidida por el auditor lder. Esta reunin se realiza con el fin de: Presentar los hallazgos y conclusiones de la auditora. Verificar la correcta comprensin de hallazgos y conclusiones levantados. Acordar los intervalos de tiempo para presentar un plan de accin de acuerdo a las no conformidades detectadas. Elaborar acta de la reunin de cierre (fimrmar?) Registrar en el acta las observaciones cuando auditor y auditado no estn de acuerdo con el hallazgo. Presentar las recomendaciones de mejora( si aplica).

TALLER: SIMULACRO DE AUDITORIA, PRESENTACION DE HALLAZGOS Y REUNION DE CIERRE E INFORME

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.5 PREPARACION Y APROBACION INFORME 6.5.1 PREPARACION DEL INFORME
La preparacin del informe es responsabilidad del auditor lder. El informe de la auditora debera contener o hacer referencia a lo siguiente:
CONTENER: Objetivos de la auditora. Alcance de la auditora. Identificacin del cliente Identificacin del auditor lder y de su equipo auditor. Fechas y lugares donde se realiz el proceso. Criterios de auditora. Hallazgos y conclusiones.

HACER REFERENCIA Al plan de auditora. Obstculos presentados. Confirmacin del cumplimiento de objetivos reas no cubiertas por la muestra Opiniones divergentes entre auditor auditado. Recomendaciones y planes de accin para la mejora (si aplica). Declaracin de la confidencialidad del contenido Listado de distribucin del informe de la auditora.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.5 PREPARACION Y APROBACION INFORME 6.5.2 APROBACION Y DISTRUBUCION DEL INFORME
El informe debe estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo a los establecido en el procedimiento de auditora.

Debe siempre acordarse una fecha de presentacin del informe formal con el auditado El informe debe ser comunicado a quien el cliente estime conveniente/necesario.

Nota: Todo informe de auditora es propiedad del cliente de la auditora. Todos los miembros del equipo auditor as como los receptores del mismo deben respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe.

6. AUDITORIA - VISION GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

6.6 FIN DE LA AUDITORIA 6.6.1 FINALIZACION DE LA AUDITORIA
La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan se han ejecutado y el informe se ha aprobado y distribuido Los documentos pertinentes empleados pueden devolverse o destruirse de comn acuerdo (tenga en cuenta los requisitos legales y de otra ndole). Toda informacin referente a la auditora solamente puede suministrarse con aprobacin del cliente y/o el auditado o por mandato legal. En caso de existir requerimiento del informe de la auditora, este deber comunicarse tanto al cliente como al auditado.

LA FORMA ADECUADA DE ESTABLECER UNA NO CONFORMIDAD

ES UNA OBSERVACIN EXACTA DE LOS HECHOS DIRIGE AL QU, CUNDO DNDE ES RECUPERABLE (TRAZABLE) AYUDA A LOGRAR LA IMPLEMENTACIN DE LA ACCIN CORRECTIVA

TALLER: SIMULACRO DE AUDITORIA, PRESENTACION DE HALLAZGOS Y REUNION DE CIERRE E INFORME

7. COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

7.2 ATRIBUTOS PERSONALES DEL AUDITOR Los atributos personales contribuyen al desempeo exitoso de un auditor. Un auditor debera ser:
tico, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto. De mente abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos. Diplomtico: posee tacto en el trato con las personas. Observador, es decir consciente del entrono fsico. Perceptivo: Capaz de entender y adaptarse a situaciones. Verstil: capaz de adaptarse a situaciones diferentes. Tenacidad: persistente, enfocado en lograr objetivos. Decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas con base en el anlisis y razonamiento lgico. Confiado en si mismo: acta y funciona independiente mientras interacta efectivamente con los dems.

7. COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

7.3 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES GENERICOS A LOS AUDITORES
Los auditores de Sistemas de Gestin deberan poseer conocimientos y habilidades en las siguientes reas:
Principios, procedimientos y tcnicas de auditoria, con el fin de asegurar que las auditorias se realizan de manera coherente y sistemtica. Un buen auditor debe ser capaz de:
Aplicar tcnicas de auditora. Planificar el trabajo eficazmente. Cumplir el horario planificado. Recopilar la informacin suficiente. Confirmar que la evidencia recopilada es suficiente para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditora. Evaluar los factores que pueden afectar la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones. Documentar y registrar la informacin recopilada. Preparar el informe de la auditora. Garantizar la confidencialidad de la informacin. Comunicarse en forma apropiada.

7. COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

7.3 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES GENERICOS A LOS AUDITORES
Los auditores de Sistemas de Gestin deberan poseer conocimiento de:
Los Documentos del Sistema de Gestin y de referencia, para posibilitar que el auditor comprenda el alcance de la auditoria y aplique los criterios de la auditoria requeridos. Los conocimientos y habilidades deben contemplar: El conocimiento de la aplicacin de diferentes sistemas de gestin a diferentes organizaciones. La interaccin entre dichos elementos. Otros sistemas de gestin. La aplicabilidad de los documentos de referencia de acuerdo a la particularidad de la empresa. Las diferentes tecnologas disponibles para el control de documentos, datos y registros.

7. COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

7.3 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES GENERICOS A LOS AUDITORES
Los auditores de Sistemas de Gestin deberan poseer conocimientos y habilidades en las siguientes reas:
El auditor debe conocer la(s) situaciones organizacionales, para posibilitar la comprensin del contexto operacional de la organizacin. Para ello el auditor debe: Conocer el tamao, estructura organizacional, funciones, y jerarquas de la organizacin. Conocer los procesos generales del negocio y la terminologa empleada. Las costumbres socio culturales de los auditados.

7. COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

7.3 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES GENERICOS A LOS AUDITORES
Los auditores de Sistemas de Gestin deberan poseer conocimientos de:
Leyes y reglamentaciones aplicables, y otros requisitos pertinentes a la disciplina, para posibilitar que el auditor conozca los requisitos que se aplican a la organizacin auditada y trabaje de acuerdo con ellos. Entre ellos pueden encontrarse: Cdigos, leyes, reglamentos locales, regionales y nacionales. Requisitos contractuales (cliente organizacin). Cualquier otro requisito que suscriba la organizacin.

7.COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

7.4 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES GENERICOS DE LOS LIDERES DEL EQUIPO AUDITOR
Los lideres de un equipo auditor deberan tener conocimiento adicional y habilidades en cuanto a liderazgo en auditoria, para posibilitar que el equipo de auditoria realice la auditoria de una manera eficiente y eficaz.
El conocimiento y habilidades en esta rea debera incluir: Planificacin de la auditoria y uso efectivo de recursos durante la auditoria. Representacin del equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado. Organizacin y direccin de los miembros del equipo auditor. Direccin del equipo auditor para obtener las conclusiones de la auditoria. Prevencin y resolucin de conflictos. Preparacin y terminacin del reporte de auditoria.

7. COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

EDUCACI EDUCACIN, EXPERIENCIA LABORAL, FORMACI FORMACIN DEL AUDITOR
Para adquirir la experiencia necesaria para llegar a ser auditor, una persona debera:
Haber terminado un nivel educativo suficiente
que le permita la adquisicin del conocimiento y las habilidades. Experiencia laboral en una posicin tcnica, gerencial o profesional que involucra el ejercicio de criterio, resolucin de problemas y comunicacin con otro personal gerencial o profesional, clientes y/u otras partes interesadas. Formacin como auditor, que contribuya al desarrollo del conocimiento y las habilidades. La formacin la pueden brindar personas de la misma organizacin o una organizacin externa. Experiencia de auditoria. La experiencia de auditoria general debera abarcar todo el proceso de auditorias y toda la norma del Sistema de Gestin.

7. COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LA COMPETENCIA
El desarrollo profesional continuo tiene que ver con el mantenimiento y mejora del conocimiento, habilidades y atributos personales.
Esto se logra gracias a: Experiencia laboral adicional Formacin. Estudios privados. Entrenamiento. Asistencia a reuniones Seminarios Conferencias Otras actividades pertinentes.

Desarrollo profesional continuo

Las actividades de desarrollo profesional continuo

deberan tener en cuenta los cambios en las necesidades del individuo y la organizacin, la prctica de la auditoria, las normas y otros requisitos.

TALLER COMPETENCIAS AUDITORES

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

Como lograr el mantenimiento de la capacidad de auditar
Los

auditores deberan mantener y demostrar su capacidad para auditar, a travs de su participacin continua en auditorias del Sistema de Gestin.

MUCHAS GRACIAS POR SU PARTICIPACION