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PLANEACION ESTRATEGICA DE RECURSOS HUMANOS

La planificacin estratgica de recursos humanos puede concebirse como un conjunto que integra las practicas de recursos humanos con el objeto de preparar a la organizacin para lograr sus metas. Estas prcticas deben formar un sistema capaz de atraer, desarrollar, motivar y entrenar la dotacin de empleados necesaria para asegurar el efectivo funcionamiento de una organizacin. La planeacin estratgica de recursos humanos puede ser definida como: El proceso de anlisis de las necesidades de recursos humanos, conforme cambia el entorno interno y externo de la organizacin, y la aplicacin de la estrategia proactiva para asegurar la disponibilidad de recursos humanos que demanda la organizacin. Para algunos autores la planificacin estratgica de RRHH consiste en disponer de las personas apropiadas, en los puestos correctos, con las habilidades suficientes, en los momentos correctos. Una visin ms tradicional define planeacin estratgica de RRHH como la determinacin de excedente o dficit de personal, y la consiguiente aplicacin de un programa de RRHH para responder a tal determinacin. Es un proceso dinmico que desarrolla la capacidad de las organizaciones para fijarse un objetivo en forma conjunta y observar, analizar y anticiparse a los desafos y oportunidades que se presentan, tanto con relacin a la realidad interna como a las condiciones externas de la organizacin, para lograr dicho objetivo. En conjunto, la planeacin estratgica es un proceso sistemtico que da sentido, direccin y continuidad a las actividades diarias de una organizacin, le permite visualizar el futuro e identificar los recursos, principios y valores requeridos para llevar a buen trmino sus objetivos. Para ello debe seguir una serie de pasos y estrategias que definan los objetivos a corto, mediano y largo plazo, al identificar metas y objetivos con el fin de desarrollar estrategias para alcanzar stos. En consecuencia, es necesario contar con herramientas de diagnstico, anlisis, reflexin y toma de decisiones en torno al camino que debe recorrer la organizacin. Esto con el fin de adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno. Consiste en la bsqueda de una o ms ventajas competitivas de la organizacin, en la formulacin y puesta en marcha de estrategias que permitan crear o preservar tales ventajas en funcin de la misin, de los objetivos y de los recursos disponibles. La planificacin contiene el manejo de procesos de reingeniera y la capacidad de pensar estratgicamente para transformar la empresa tomando ventaja positiva de los cambios, a medida que stos se producen

Proceso de la planificacin estratgica de recursos humanos La planificacin tiene como propsito fundamental preveer un acontecimiento futuro disendolo, construyndolo o realizando varias cosas a la vez. Existen dos clases de Planificacin la que prev el futuro mediante una norma que debe cumplirse, sin considerar oposicin o fuerzas contrarias a esa norma; y la que lo prev afincndose en las acciones que puedan desarrollar fuerzas opositoras coincidentes con los objetivos. Esto define cual proceso debe adoptarseLa planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos. Es el proceso de seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales. Esto indica que la planificacin posee tres caractersticas:

Primero, debe referirse al futuro. Segundo, debe indicar acciones. Tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, accin y causalidad personal u organizacional.

Planificar significa que se estudian anticipadamente los objetivos y las acciones sustentando los actos con algn mtodo, plan o lgica. La planificacin establece los objetivos de la organizacin y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos; es la gua para que la organizacin obtenga y aplique los recursos para el logro de los objetivos, y para que los miembros de la organizacin tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos. La planificacin de recursos humanos es aprovechamiento del personal con que recursos humanos relacionados con las Para alcanzar plenamente su objetivo humanos debe considerar lo siguiente:

el proceso que busca asegurar el ptimo cuenta la empresa, y proporcionar los necesidades futuras de la organizacin. la planeacin estratgica de recursos

Determinar los factores del entorno macro envolvente de la organizacin tomando en cuenta las caractersticas de la actividad econmica o rama a la cual pertenece la empresa, las acciones de gobierno que se emprenden en ese sector, el avance tecnolgico, las cuestiones sociales y culturales, y sobre todo, las caractersticas y penetracin en el mercado de los competidores. Identificar la misin y los objetivos institucionales. Conocer con precisin la estructura y las funciones de la organizacin. Comprender los programas y los proyectos prioritarios o sustantivos y de apoyo. Establecer polticas, procedimientos administracin de recursos humanos. y programas en materia de

Precisar que requisitos deben reunir el personal, entre otros: Informacin extra-institucional: estatus socioeconmico, nivel cultural y problemtica familiar. Informacin intra-institucional: en trminos de inventario de recursos humanos, incluyendo habilidades, reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin, desarrollo, sueldos y salarios, relaciones laborales y motivos de salida del personal. Elaborar diagnsticos y pronsticos del personal para conocer sus caractersticas y planear dotaciones o movimientos futuros.

Para iniciar un proceso de planeacin estratgica se debe tener claro en qu es y en qu consiste. Define un proceso que se inicia con el establecimiento de metas organizacionales; define estrategias y polticas para lograr esas metas, y desarrolla planes para asegurar la implantacin de las estrategias y as obtener lo fines buscados. Es un proceso para decidir de antemano que tipo de esfuerzos de planeacin debe de hacerse, cundo y cmo debe de realizarse, quin lo llevar a cabo, y qu se har con los resultados. La planeacin estratgica es sistemtica en el sentido de que es organizada y conducida con base a una realidad entendida. El proceso de planificacin estratgica requiere de:

Un proceso continuo, flexible e integral. Considerado de vital importancia. De responsabilidad de la directiva. Debe ser participativo. Requiere de tiempo en informacin. Pensamiento estratgico cuantificable. Entorno. Administracin estratgica. Cultural organizacional. Deteccin de las oportunidades: aunque precede a la planificacin real y, por tanto, no es estrictamente parte del proceso de planificacin, la deteccin de las oportunidades, tanto en el ambiente externo como dentro de la organizacin, es el punto de partida de la planificacin. Ya que es conveniente realizar un estudio preliminar de las posibles oportunidades de operaciones futuras. Establecimiento de objetivos: esto ocurre para toda empresa, despus para cada unidad de trabajo subordinada. Lo cual debe realizarse tanto para el largo como para el corto plazo, ya que los objetivos especifican los

Se dan cuatro pasos fundamentales en el proceso de planificacin, a saber:

resultados esperados y sealan los puntos finales de lo que debe hacerse, a lo que habr de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

Desarrollo de premisas: consiste en establecer, difundir y obtener consenso para utilizar premisas criticas de planificacin tales como: pronsticos, polticas bsicas y planes ya existentes de la organizacin.

Determinacin de cursos alternativos de accin: consiste en buscar y examinar cursos alternativos de accin. En particular, aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. El problema ms comn no es encontrar alternativas sino reducir su nmero para poder analizar la ms prometedora. Un buen proceso de planificacin contiene los siguientes aspectos:

Debe tener objetivos definibles y cuantificables en plazos definidos para ejecutar las acciones que se planifican. Debe poseer la instrumentacin adecuada. Esto implica la utilizacin de elementos de racionalidad y una direccin sobre bases cientficas. Establecer un orden de prioridades, en caso de la existencia de objetivos no complementarios sino competitivos. Poder distinguir entre instrumentos y objetivos y establecer un sistema de relaciones entre ellos. Poseer un sistema de control y evaluacin eficaz. Los fines y objetivos deben tener el consenso y aceptacin mayoritarios. La planificacin debe ser flexible y adaptables. Esto significa que deben tomarse las previsiones necesarias con el fin de dotarlos de mecanismos de ajuste a los cambios que se operen. Inherencia o inmanencia. La planificacin es necesaria en cualquier tipo de organizacin. Es necesario que toda administracin planifique para alcanzar sus fines, objetivos o metas. Formulacin: Comprende la preparacin del plan, que se inicia con el diagnostico y el pronostico. En esta etapa se hace necesario formular objetivos y metas concretas, es la etapa de las proyecciones, se destinan los recursos, se aplican los coeficientes de rendimiento, se evalan las alternativas aplicando el proceso de las aproximaciones sucesivas. Discusin y aprobacin: En esta etapa deben participar las unidades de direccin superiores, medidas y auxiliares, las de asesoramiento, as como algunos sectores externos que de una u otra manera estn ligados a los intereses de la organizacin. Debe agotarse la discusin en torno a un plan. Ejecucin: Corresponde a las unidades ejecutivas la ejecucin de los programas y subprogramas. No obstante, las unidades de asesoramiento

Los procesos estratgicos de planificacin estn conformados por:

participan en al supervisin y control. En esta etapa participa toda la organizacin. Se requiere una coordinacin eficiente, buena comunicacin, buena administracin de personal, efectividad y eficiencia en las decisiones, control efectivo, niveles de autoridad y responsabilidad claramente definidos.

Control y valoracin: La esencia de este proceso es controlar el cumplimiento de las metas y como se van cumpliendo stas en los distintos programas. Se requiere, entre otros, a las estadsticas como instrumento para mostrar los resultados. Las metas deben ser evaluadas en forma permanente. La aplicacin oportuna y sistemtica de estos procesos permite introducir correctivos a tiempo que facilitan el cambio de rumbo de objetivos o metas.

Definicin de anlisis de puesto El anlisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en trminos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recoleccin, evaluacin y organizacin de informacin sobre un puesto de trabajo determinado

Proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puestos Esa compuesta por seis pasos que son: 1. Asegurar, para su xito, que el apoyo de la administracin superior sea visible. 2. Identificar los puestos que es necesario analizar. 3. Escoger el mtodo que se utilizar para la obtencin de los datos 4. Reunir y organizar la informacin obtenida 5. Revisar la informacin con los participantes 6. Desarrollar una descripcin y especificacin de puesto A continuacin se explicar cada uno de los pasos en el proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puesto:

1. Apoyo visible de la administracin superior Para asegurar el xito de un programa de descripcin de puestos, es necesario que resulte visible el apoyo de la administracin superior. Los altos ejecutivos deben comunicar sus deseos acerca del programa, as como lo que esperan de los gerentes subalternos y supervisores. Cuanto ms amplia sea la participacin de administradores y supervisores en la preparacin del programa, ms importante ser esta comunicacin. El presidente de la compaa u otro alto ejecutivo a cargo debe hacer un anuncio oficial, una declaracin normativa, dirigida a los que habrn de verse afectados. El anuncio oficial debe contener elementos como:

La razn fundamental para realizar este anlisis. La persona o grupo que se encargar de su preparacin y ejecucin. Las unidades de organizacin que abarca el programa. El calendario para la puesta en vigor. Qu se esperar de los empleados y administradores durante el desarrollo del programa

2. Identificar los puestos que es necesario analizar. Para ello, se debe utilizar un organigrama o, de existir, tambin sera til el anlisis de puesto anterior El organigrama es una grfica que muestra el esqueleto de la estructura organizacional y donde se presenta el ttulo de la posicin y a travs de lneas conectoras quien reporta a quien, y quien est a cargo de qu departamento. 3. Escoger el mtodo que se utilizar Se puede utilizar cualquiera de los mtodos que se describen a continuacin:

La entrevista La observacin de puesto Cuestionario de puesto Bitcora del empleado Combinacin

La entrevista en el proceso de obtencin de informacin en el nalisis de puesto Con el mtodo de la entrevista, el analista discute todos los detalles del trabajo

con una o ms personas que ocupen el puesto en la actualidad. El analista emplea una lista de control (que ser descrita ulteriormente) para conducir la discusin. Toma apuntes de las respuestas y luego les da cabida en las distintas secciones de la descripcin de puesto. El analista no necesita entrevistar a todas las personas que ocupen un puesto basta con una muestra representativa. Por ejemplo, si en un tipo de puesto se emplea a diez personas, bastar con entrevistar a dos o tres de ellas El supervisor puede ayudar a identificar a las dos o tres personas que representen a los miembros de mayor y menor capacitacin o experiencia del grupo. El analista puede entonces fijar las especificaciones mnimas y mximas del puesto.

Descripcin de puesto Una descripcin de puesto es un documento conciso de informacin objetiva que identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Adems bosqueja la relacin entre el puesto y otros puestos en la organizacin, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o mbito de ejecucin. Es importante observar que a descripcin se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el individuo que lo desempea en la actualidad. Las descripciones de puestos pueden confeccionarse dediferentes maneras que se explican a continuacin: . Los tipos de descripciones de puestos Las descripciones genricas se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia especficas. Proporcionan una visin general de una categora de puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categora. Descripcin genrica Para redactar una descripcin genrica, deben analizarse una cantidad de puestos para hallar sus denominadores comunes. Por ejemplo, una descripcin genrica de "Contador Mayor" incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional. No abarca las funciones especficas --cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especializacin en el libro mayor-- o las unidades organizacionales menores dentro del Departamento Contable del que depende el puesto.

La forma genrica se utiliza sobre todo para lo siguiente:


Formulacin de programas de capacitacin Designaciones Planificacin organizacional Formulacin de pautas del desempeo Planificacin de la mano de obra Estudios de salarios

Las descripciones de puestos especificas Las descripciones de puesto especficas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relacin con otros puestos especificas dentro de las ms pequeas unidades organizacionales. Por ejemplo~ el puesto especifico de "Contador a cargo del libro mayor" debe identificar las relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable. Expone el tipo de sistemas contables utilizados~ el tipo y frecuencia de los partes financieros que deben confeccionarse~ y los limites de responsabilidad dentro de los sectores funcionales, geogrficos o de otro tipo, de la compaa. Abajo aparece un ejemplo de descripciones de puestos especificas.

Las descripciones de puestos especficas sirven otros propsitos:


Anlisis precisos de puestos Evaluacin de puestos (para la gestin de sueldos y salarios) Organigrama

Elementos que componen las descripciones de puesto Designacin del puesto,unidad organizacional y relacin de dependencia. Estos puntos identifican elpuesto y le dan sus caractersticas propias. Diferencian a cada puesto de los dems. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con la misma designacin e igual nivel de remuneracin pueden tener tareas, responsabilidades y relaciones de dependencia diferentes. Por ejemplo, el puesto de "diseador" en una Divisin de Productos para Consumidores y en una Divisin de Productos Industriales pueden tener el mismo nivel de remuneracin pero ser muy diferentes en otros sentidos. Sntesis del puesto, deberes y responsabilidades. Aqu se define el trabajo por cumplir y se proporcionan los elementos esenciales para el anlisis posterior (

Deberes y responsabilidades. Esta parte de la descripcin de puesto seala "qu" tarea se desempea~ "por qu" se desempea, y cuando no resulta obvio. "Cmo" se desempea. Si el "qu", el "por qu" +- o el "cmo" no aparecen, la formulacin es incompleta.* Interaccin. Especifica las relaciones entre un puesto y otro. Cuando las ocupaciones estn vinculadas muy estrechamente, la descripcin de las relaciones recprocas entre cada puesto es crtica. Tambin es importante para describir puestos que tienen amplias relaciones fuera de la compaa, por ejemplo, puestos de ventas, comercializacin y relaciones pblicas. * Preparada por, Aprobada por y Fecha. Cada descripcin debe indicar quin la prepar y si recibi aprobacin definitiva o es slo un proyecto de descripcin. Debe conocerse la identidad del redactor, administrador o analista de puestos, para el caso de que en el futuro surjan interrogantes. La fecha de preparacin indica a quien la lea la actualidad de la informacin. Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto Las especificaciones del puestoson los requisitos que deben satisfacer los candidatos si han de cumplir sus obligaciones, asumir sus responsabilidades y trabajar sin tropiezos con aquellos de quienes dependan. En la descripcin se suele incluir las aptitudes, experiencia y conocimientos mnimos para cumplir las tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos de las personas que desempean el puesto en la actualidad. Entre los requisitos mnimos pueden figurar exigencias especiales del puesto, como por ejemplo viajes prolongados o trabajo nocturno,adems de los requisitos normales en materia de aptitudes y experiencia. Para evitar imponer requisitos poco realistas, las especificaciones deben basarse en la manera como se realiza el trabajo actualmente. Especificacin de puesto Se define como el resumen de las cualidades personales, caractersticas, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo. Elementos que estn contenidos eb una especificacin de puesto a partir de la prctica actual de trabajo:

Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo

Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo Educacin pertinente Experiencia pertinente Esferas concretas de experienciaAptitudes manuales o mentales Aptitudes sociales o de accin recproca Exigencias de viajes Horas y horarios de trabajo Condiciones ambientales peligrosas o duras

Usos de las descripciones de puesto Una vez que las descripciones formales de puestos han obtenido aceptacin, los gerentes encuentran otras aplicaciones prcticas de las mismas como en las siguientes reas de recursos humanas:, El empleo de las descripciones de puestos en el reclutamiento y seleccin de personal Las descripciones de puestos confeccionadas correctamente pueden ayudar en la bsqueda de obreros, empleados, supervisores y gerentes calificados. Por ejemplo, la preparacin de un anuncio en que se pide llenar determinado cargo se simplifica sintetizando la descripcin del empleo y sus especificaciones. Para la seleccin de candidatosa empleo, los entrevistadores comprobarn que las descripciones de puestos facilitarn. todo el proceso de entrevistas concentrndolo en los factores pertinentes. El entrevistador tratar de determinar la experiencia previa de un postulante y cotejarla con las tareas y responsabilidades que figuran en la descripcin de puesto. Los tipos genricos de descripciones suelen ser ms tiles que los especficos para la contratacin. El encargado de la seleccin busca a personas con experiencia y condiciones adaptables o transferibles a las exposiciones muy generales de trabajo y responsabilidades que figuran en las descripciones genricas.

CONCEPTO DE ANLISIS DE PUESTOS Es la recoleccin, evaluacin y organizacin de informacin referente a los puestos en una organizacin, esta funcin la llevan a cabo los analistas de puestos, mismos que obtienen informacin. Entre las actividades que los analistas deben realizar para la obtencin de la informacin ene el anlisis de puestos se encuentra: a. Identifican los puestos que es necesario analizar b. Preparan un cuestionario de anlisis del puesto c. Obtienen informacin para el anlisis de puesto I. Principales actividades gerenciales vinculadas directamente con la informacin sobre anlisis de puestos. a) Compensar en forma equitativa y justa a los empleados b) Ubicar a los empleados en los puestos adecuados c) Determinar niveles realistas de desempeo d) Crear planes para capacitacin y desarrollo. e) Identificar candidatos adecuados a las vacantes. f) Planear las necesidades de capacitacin de recursos humanos. g) Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral h) Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeo de los empleados. i) Eliminar requisitos y demandas no indispensables. j) Conocer las necesidades reales de recursos humanos de una empresa. II. Aplicaciones de la informacin sobre el anlisis de puestos. La informacin sobre los diversos puestos de una compaa puede emplearse de tres formas principales:- Para la descripcin de puestos. - Para las especificaciones del puesto

- Para establecer los niveles de desempeo necesarios para una funcin determinada. III. Fases de la informacin sobre el anlisis de puestos: 1) Preparacin: es el conocimiento general de la organizacin y del trabajo que se lleva a cabo. 2) Obtencin de informacin sobre el anlisis de puestos: - Identificacin del puesto - Desarrollo del cuestionario - Obtencin de datos 3) Usos de la informacin - Descripcin de puestos, especificacin de vacantes, niveles de desempeo. - Informacin sobre recursos humanos. IV. USO Y APLICACIN DEL ANALISIS DE PUESTOS A) Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal B) Como una valiosa ayuda para una seleccin objetiva de personal C) Para fijar adecuados programas de capacitacin y desarrollo D) Como base para posteriores estudios de calificacin de mritos E) Como elemento primario de estudios de evaluacin de puestos F) Como parte integrante de manuales de organizacin G) Para orientar y obviar discusiones de contratacin tanto individuales como colectiva H) Para fines contables y presupuestales I) Para estructurar sistemas de higiene y seguridad industrial J) Para posibles sistemas de incentivos

K) Para determinar montos de fianzas y seguros L) Para efectos de planeacin de RH M) Para efectos organizacionales N) Para efectos de supervisin O) Como valioso instrumento en auditorias administrativas P) Como tecnica inicial de una mejor administracin de RH

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