APRESENTAO

A Comisso designada pelo Ato n 00005/2001/PPO, de 2 de julho de 2001, composta por Maria de Lourdes de Carvalho, presidente, Ana Lcia Ribeiro Cordeiro, Mauro Pereira Baltazar e Snia do Carmo Almeida, prope a padronizao da redao oficial da Universidade Federal de Viosa, revista e atualizada em seu contedo e forma, aprovada pelo Conselho Universitrio, em reunio de 266, em 20 de maro de 2002. A Comisso sistematizou e padronizou as correspondncias como ofcio ou ofcio-circular, comunicao interna, comunicado, fax, declarao, atestado, certificado, portaria, ato, ata, procurao, requerimento e mensagem eletrnica, no sentido de orientar os usurios e facilitar a elaborao desses documentos. Assumir este manual como seu guia de redao uma tarefa rdua, uma vez que toda mudana, por melhor que seja, exige esforo para adaptao ao novo paradigma do chefe, da secretria, de todos. A adoo de uma redao moderna e objetiva tambm no foge ao caso. No entanto, os resultados positivos profissionalismo, economia de tempo e material justificaro as barreiras que voc ter de transpor. A Instituio no sobrevive sem a palavra escrita. dever de todos investir na comunicao. Se no investir na melhoria dos processos comunicativos, haver comunicaes que no comunicam, informes que no informam, relatrios tcnicos perdidos em tecnicismo e cartas capazes de comprometer a prpria imagem de eficincia e competncia da Instituio. A Comisso espera que estas instrues no venham a se tornar um fim em si mesmas, mas um instrumento de consulta, que busca facilitar e estimular a criatividade, alm de melhorar a apresentao das correspondncias,. Vale ressaltar o apoio do professor Jos Maria Alves da Silva e a colaborao do Professor Jos Marcondes Borges e das Tcnicas Ana Maria Pereira Leo, Cisne Zlia Teixeira Reis e Joana D'Arc Rigueira de Moraes, na elaborao deste manual. Este manual tem como base o Manual de Redao da Presidncia da Repblica, editado em 1991, bem como outras publicaes de autores da atualidade.

1. ASPECTOS GERAIS
Redigir um documento sempre um momento de hesitao e dvida. O que escrever e como faz-lo? A tarefa sempre parece mais complicada do que realmente . Atualmente, a redao oficial est abolindo velhas regras e modernizando sua linguagem, a fim de facilitar tanto a vida de quem escreve, quanto a de quem l. Seja claro, preciso, direto, objetivo e conciso. Use frases curtas e diretas. A simplicidade condio essencial. fundamental em toda correspondncia o uso da boa gramtica a pontuao correta, a construo de frases claras, etc. -, tendo em vista que o uso incorreto de uma vrgula, por exemplo, pode mudar o sentido da frase. Para redigir bem qualquer texto, observe os princpios indispensveis descritos abaixo:
a) Construa frases curtas Sua informao principal pode se perder no meio do uso excessivo dos que, pois, ademais, etc., se voc abusar das frases longas. Na maioria das vezes, uma frase longa desnecessria, cheia de detalhes dispensveis. b) Prefira o simples ao complexo A naturalidade sempre importante. Por isso, suprima palavras desnecessrias e pensamentos complexos, que s atrapalham a compreenso. c) Amplie seu vocabulrio preciso que voc domine a terminologia prpria de sua rea de trabalho e enriquea seu vocabulrio. Uma boa sada a leitura de jornais e de revistas, alm de bons livros. d) Evite palavras desnecessrias As cartas tradicionais insistem em acusar o recebimento da carta que algum escreveu ou em usar finais inexpressivos e at desrespeitosos, como sem mais para o momento, subscrevo-me. Se o seu setor usa esse tipo de frase, reexamine o que tem sido escrito e comece a propor as devidas alteraes. e) Proponha ao nos verbos D preferncia ao verbo na voz ativa e ao tempo simples. Exemplo: Comunicamos a Vossas Senhorias, em vez de Foi comunicado a Vossas Senhorias. .... Use tambm verbos significativos, variando-os sempre que possvel. f) Associe-se experincia do leitor Ao simplificar uma informao, esteja certo de que a compreenso do leitor no ficar prejudicada com a omisso de detalhes. Ser breve, na maioria das vezes, representa respeito inteligncia do leitor.

g) Use palavras que o leitor possa entender Se voc utilizar palavras complexas, a imagem de seu setor ser, sem dvida, negativa. Por isso, fundamental usar palavras acessveis e ricas em contedo. h) Escreva com objetividade No preciso buscar inspirao para escrever. Tome cuidado para no artificializar sua linguagem e deixe que a naturalidade prevalea. Um ofcio, por exemplo, no deve ser uma pea literria. i) Exprima e no impressione J imaginou se voc tivesse de consultar o dicionrio toda vez que recebesse uma carta? Voc perderia grande parte do dia mergulhado no dicionrio. Por essa razo, ao escrever, lembre-se de que quanto mais acessvel for a informao, tanto melhor ser o resultado.

A redao oficial deve caracterizar-se pela: impessoalidade objetividade clareza conciso formalidade uniformidade

1.1. Impessoalidade
A finalidade da lngua comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicao, so necessrios:
a) algum que comunique; b) algo a ser comunicado; e c) algum que receba essa comunicao.

No caso da redao oficial, quem comunica sempre o rgo; o que se comunica sempre algum assunto relativo s atribuies do rgo que comunica; o destinatrio o pblico, o conjunto de cidados, ou outro rgo da Instituio ou fora dela. No h lugar na redao oficial para impresses pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo; deve ser isenta da interferncia do indivduo que a elabora. As comunicaes oficiais se restringem a questes que dizem respeito ao interesse pblico; natural que no tenham qualquer tom pessoal. Quem assina a correspondncia de seu rgo representa o conjunto e deve predominar o pronome ns; em determinadas ocasies, quando for pessoal a responsabilidade do ato, o redator mantm-se na primeira pessoa do singular.

1.2. Objetividade
Muitos ainda pensam que objetividade significa arrogncia ou deselegncia. Nada disso. Quanto mais breves e claras forem as mensagens, mais rpido e facil ser o entendimento. Documentos e correspondncias muito longos tm um efeito negativo: cansam o destinatrio, que normalmente tem pouco tempo para leitura, e muitas vezes acabam indo diretamente para o lixo. Seja qual for o documento, deve ser objetivo, preciso, claro e gramaticalmente correto. Uma pgina suficiente para veicular as informaes de uma circular e, na maioria das vezes, de um ofcio; relatrios no precisam ser quilomtricos nem empolgados.

1.3. Clareza e Conciso

A redao oficial deve primar pela clareza e conciso, bem como pela preciso vocabular. Por isso que se recomendam o uso da frase curta, sem muitos adjetivos e advrbios, bem como da ordem direta. Evitem-se tambm termos estrangeiros de toda espcie e o excesso de conjunes. indispensvel a releitura de todo o texto redigido, pois o que parece bvio para voc pode ser desconhecido por terceiros. O domnio que se adquire sobre certos assuntos em decorrncia da experincia profissional muitas vezes faz com que sejam tomados como de conhecimento geral, o que nem sempre verdade. Explicite, esclarea, precise os termos tcnicos e os conceitos especficos que no podem ser dispensados.
A reviso atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que so elaboradas certas comunicaes quase sempre compromete sua clareza. No se deve proceder redao de um texto que no seja seguida por sua reviso.

A conciso antes uma qualidade do que uma caracterstica do texto oficial. Conciso o texto que consegue transmitir um mximo de informao com um mnimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, fundamental que se tenha, alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessrio tempo para revisar o texto depois de pronto. nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties desnecessrias de idias. O esforo de ser conciso atende, basicamente, ao princpio de economia lingstica, mencionada frmula de empregar o mnimo de palavras para informar o mximo. No se deve de forma alguma entend-la como economia de pensamentos, isto , no se devem eliminar passagens substanciais do texto no af de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inteis, redundncias, passagens que nada acrescentam ao que j foi dito.

1.4. Formalidade e Uniformidade

As comunicaes oficiais devem ser sempre formais, isto , devem obedecer a certas regras de forma; alm da impessoalidade e do uso do padro culto de linguagem, imperativo certa formalidade de tratamento. A formalidade diz respeito polidez, civilidade no prprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicao. A formalidade de tratamento vincula-se, tambm, necessria uniformidade das comunicaes. Se a administrao federal una, natural que as comunicaes que expede sigam um mesmo padro. O estabelecimento desse padro, uma das metas deste trabalho, exige que se atente para todas as caractersticas da redao oficial e que se cuide, ainda, da apresentao dos textos. O uso de papis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramao do texto so indispensveis para a padronizao.