ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESO DE SELECCIN ABREVIADA

REPUBLICA DE COLOMBIA COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

ESTUDIOS PREVIOS

DEPENDENCIA SOLICITANTE: DIRECCIN DE APOYO CORPORATIVO

OBJETO: CONTRATAR LA PRESTACIN DEL SERVICIO DE DEPSITO, CUSTODIA, CONSULTA Y ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS DE LA COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

Bogot, D.C., Julio de 2010

1.

DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER

La Comisin Nacional del Servicio Civil, creada por la Constitucin Poltica y conformada por la Ley 909 de 2004, es un organismo autnomo de carcter permanente de nivel nacional, independiente de las ramas y rganos del poder pblico, dotada de personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio. En este sentido, el numeral 1 del artculo 4 de la Ley 909 de 2004 y la Sentencia C - . 1230 de 2005 proferida por la Corte Constitucional, consagraron que la Comisin Nacional del Servicio Civil es el organismo encargado de la administracin y vigilancia de los Sistemas Especficos de Carrera Administrativa y especiales de carcter legal, excepcin hecha de los que tengan carcter especial de orden constitucional, y como tal, responsable y competente para desarrollar el concurso para el ingreso y el ascenso a los empleos pblicos de sistemas especficos de Carrera Administrativa. As mismo, segn lo sealado por el artculo 11 de la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Ley 760 de 2005, la Comisin tiene como funcin, entre otras, la de efectuar las convocatorias a concurso para el desempeo de empleos pblicos de carrera, de acuerdo con los trminos que establezca la Ley y el Reglamento. En atencin al desarrollo de su actividad misional y administrativa se generan los documentos que constituyen el archivo histrico, el archivo central y de gestin de la entidad, los cuales requieren ser almacenados y archivados con el lleno de los requisitos de ley, acorde con los lineamientos del Archivo General de la Nacin. Asumida esta responsabilidad por la Comisin estos documentos deben salvaguardarse de acuerdo con la ley bajo condiciones de seguridad, por el tiempo que se defina en las Tablas de Retencin Documental. En este sentido, para el desarrollo de sus actividades, en cumplimiento de sus funciones, la Comisin Nacional del Servicio Civil, requiere garantizar la conservacin de los documentos en archivos debidamente inventariados y clasificados. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a la ley y tener la disponibilidad de respuesta oportuna a los requerimientos de los usuarios de la entidad, de los entes de control y autoridades judiciales y de todo orden. Por lo expuesto se requiere contratar el servicio de custodia y archivo con una empresa especializada en el ramo, que garantice a la entidad bajo estricto cumplimiento de la normativa en la custodia, depsito y archivo de la documentacin fsica que integra su archivo. 2. DESCRIPCIN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES. 2.1. OBJETO: Contratar la prestacin del servicio de depsito, custodia, consulta y organizacin del Archivo de documentos de la Comisin Nacional del Servicio Civil. 2.2 ESPECIFICACIONES TCNICAS: Las siguientes son las especificaciones tcnicas de los servicios a contratar: 2

No. ITEM

ITEM Traslado de cajas Ref X-300 y X-200, del sitio que le sea indicado por la Comisin Nacional del Servicio Civil al sitio de depsito, custodia y conservacin del proponente favorecido. Recepcionar, inventariar, clasificar, codificar y registrar el inventario de los documentos contenidos en cajas X-300 o X-200 relacionndolos con cada una de ellas. Cotizacin por metro lineal Almacenar los documentos contenidos en Cajas X-300, con identificacin de la ubicacin fsica.

UNIDAD DE SERVICIO

DESCRIPCION El contratista debe realizar el traslado de los documentos en cajas X300 y X200 del sitio en que se encuentran a la bodega del contratista seleccionado.

Caja

Metro Lineal

Caja

Almacenar los documentos contenidos en las Cajas X200, con identificacin de la ubicacin fsica

Caja

Almacenar documentos en las Cajas X300 en Bodega de Seguridad 5 Caja

Digitalizar documentos

Folio

Microfilmar documentos

Folio

El contratista debe realizar la recepcin y el inventario de los documentos que contiene cada caja, numerar en forma sistemtica las cajas, registrar el inventario en un sistema automatizado, relacionar los documentos con el nmero y la ubicacin de la caja . La caja debe ser rotulada identificando los documentos que contiene. El contratista debe disponer de espacio fsico para mnimo 4.000 cajas, adecuado para el almacenamiento de documentos en estantera que cumpla con todos los requerimientos establecidos en el Acuerdo 049 de 2000 y el Acuerdo 37 de 2002 del Archivo General de la Nacin. Las instalaciones deben cumplir con las condiciones ambientales de control de temperatura, humedad, ventilacin, etc. segn lo establecido por el Archivo General de la Nacin en los Acuerdos que desarrollan el Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales destinados a archivos y Plan de "Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de Riesgo" y dems normas sobre la materia. El contratista debe disponer de bodega de seguridad para depositar documentos de carcter confidencial, manejo con reserva y restriccin de acceso y consulta, en espacio fsico que cumpla las condiciones establecidas en el Acuerdo 49 de 2000 y 37 de 2002 del AGN. El contratista debe disponer de mquinas de ltima tecnologa para realizar en el menor tiempo posible la digitalizacin de los documentos que se definan, con base en las TRD y los lineamientos de la CNSC. Proceso de microfilmacin y de revelado debe realizarlo el contratista con maquinas rotativas y planetarias, de acuerdo con las normas tcnicas nacionales NTC 3723 y NTC 4080 y dems normas aplicables y el

Rollo

Envo de un documento va correo electrnico o fax 8 Folio

Intervencin y organizacin de documentos segn TRD. Captura de inventario en Sistema de Informacin software especializado para la administracin de documentos y archivos. 9 Metro Lineal

10

Traslado de documentos requeridos por la CNSC, desde el sitio de depsito, custodia, organizacin, hasta el sitio determinado por la entidad en la ciudad de Bogot D.C,

Por caja

precio debe incluir el costo de la preparacin fsica de los documentos, la microfilmacin, el revelado y todos los materiales, insumos y pelculas El contratista deber realizar pruebas de calidad en cada uno de los rollos entregados. La densidad de cada rollo microfilmado debe garantizar la calidad de las imgenes. Este servicio lo debe prestar con personal tcnico idneo y especializado que garantice el trabajo con tcnicas, metodologa, procedimientos y dems actividades propias de la gestin documental, desarrollando los procesos archivsticos requeridos para la prestacin del servicio que se contrata, de acuerdo con las normas y lineamientos tcnicos establecidos en esta materia. El Contratista deber disponer de correo electrnico, equipos de escner y fax para remitir, por estas vias, los documentos que le requiera la CNSC a travs del supervisor. El Contratista deber disponer de un equipo tcnico mnimo de un (1) profesional en Archivstica, Sistemas de Informacin Documental o carreras afines con la Gestin Documental y de un (1) Tcnico en archivstica o tecnologas afines y de un (1) software especializado para el registro y control del inventario de documentos y archivos. Este personal deber trabajar directamente en el desarrollo del objeto contractual en lo que se refiere a la intervencin de los documentos con base en las Tablas de Retencin Documental de la CNSC, garantizando la aplicacin de principios, criterios tcnicos, metodologa, procedimientos y dems actividades propias de la gestin documental El contratista debe realizar el traslado de los documentos en cajas X300 y X200 para consulta de la CNSC, garantizando se seguridad de los mismos.

2.3. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA En desarrollo del objeto contractual, el contratista se obligar a:

1. Prestar todos los servicios requeridos por la CNSC, aplicando las polticas definidas por el Archivo General de la Nacin, en especial cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, El reglamento General de Archivos y los Acuerdos 49 y 50 de 2000 y los dems relacionados con la materia. 2. Disponer de Bodegas para mnimo 3.800 cajas X-300 para depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de los documentos de la CNSC, de conformidad con las especificaciones esenciales definidas para esta tipo de contratacin que cumplan con las especificaciones tcnicas definidas por el Archivo General de la Nacin en el Reglamento General de Archivos y especialmente en el Acuerdo 49 de 2000 del AGN. 3. Disponer de bodega de seguridad, para mnimo 100 cajas X-300, para almacenar documentos que requieren confidencialidad y manejo con reserva y restriccin de acceso y consulta, en espacio fsico que cumpla las condiciones establecidas en el Acuerdos 49 de 2000 del AGN 4. Aplicar las normas de seguridad, confidencialidad y preservacin de la informacin de acuerdo con las normas vigentes para este tipo de servicio. 5. Trasladar los documentos desde el sitio en que los tiene la COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL a las bodegas del contratista seleccionado. 6. Implementar el Formato nico de Inventario Documental para la recepcin y control de consultas y devolucin de documentos manteniendo debidamente actualizado y controlado el inventario de documentos. 7. Evaluar los riesgos, y aplicar medidas de correccin y reaccin consignadas en planes de mantenimiento de aseo, limpieza y desinfeccin de depsitos y documentos, as como de prevencin de desastres. 8. Evaluar los riesgos y aplicar medidas de seguridad en el traslado de documentos. 9. Registrar el inventario en un sistema de informacin especializado para la administracin y control de archivos documentales y magnticos y reportar mensualmente en medio fsico y/o magntico, segn defina con el supervisor del contrato, la informacin del inventario de documentos entregados para custodia, depsito, organizacin, intervencin, reprografa y dems actividades contempladas en el contrato. La CNSC definir la pertinencia de la adquisicin del software licenciado. 10. Disponer como mnimo de un profesional en Archivstica, Bibliotecologa, Sistemas de Informacin y documentacin o carreras similares, con experiencia profesional de ms de dos (2) aos en Gestin Documental y Archivos y un (1) tcnico o tecnlogo en archivstica o tecnologas similares con experiencia relacionada mnima de dos (2) aos. Este personal deber trabajar directamente en el desarrollo del objeto contractual en lo que se refiere a la intervencin de los documentos con base en las Tablas de Retencin Documental de la CNSC, garantizando la aplicacin de principios, criterios tcnicos, metodologa, procedimientos y dems actividades propias de la gestin documental, desarrollando los procesos archivsticos requeridos para la prestacin del servicio que se contrata, de acuerdo con los normas y lineamientos tcnicos establecidos en esta materia. 11. Intervenir y organizar la documentacin para la ejecucin de los procesos archivsticos de clasificacin, valoracin, ordenacin y descripcin documental, de acuerdo con las disposiciones legales del Archivo General de la Nacin. teniendo como referencia las Tablas de Retencin Documental TRD, los lineamientos de la CNSC y la programacin definida con el supervisor, realizando los registros y el control del inventario en software especializado 5

para la administracin de inventarios segn las normas establecidas en esta materia. 12. Realizar el proceso de microfilmacin y de revelado de acuerdo con las normas tcnicas nacionales NTC 3723 y NTC 4080 y dems normas aplicables con maquinas rotativas y/o planetarias. El contratista deber asumir el costo de los insumos, materiales, pelculas y revelado y realizar pruebas de calidad en cada uno de los rollos entregados. La densidad de cada rollo microfilmado debe garantizar la calidad de las imgenes. Este servicio lo debe prestar con personal tcnico idneo y especializado que garantice el trabajo con tcnicas, metodologa, procedimientos y dems actividades propias de la gestin documental, desarrollando los procesos archivsticos requeridos para la prestacin del servicio que se contrata, de acuerdo con los normas y lineamientos tcnicos establecidos en esta materia. 13. Realizar la digitalizacin de los documentos que se le requieran con mquinas que garanticen un servicio eficiente con informacin til para la consulta y reproduccin de documentos. 14. Realizar las actividades de fumigacin y desinfeccin tanto de las instalaciones donde se almacenan los documentos, as como de estos, con la periodicidad que se requiera para garantizar la debida conservacin de los documentos. 15. Abstenerse de entregar documentacin de la entidad, a personal no autorizado para ello y sin el lleno de los requisitos para su consulta y disposicin. 16. Cumplir con las obligaciones inherentes al contrato establecidas de conformidad con las especificaciones esenciales de los servicios solicitados por la CNSC, que se enmarcan dentro de los aspectos mencionados en el presente contrato. 17. Mantener vigentes, durante todo el plazo de ejecucin, las licencias requeridas para la prestacin del servicio de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de los documentos de la CNSC. 18. Atender todos los requerimientos que sean solicitados por el supervisor del contrato para el cabal cumplimiento del objeto contractual, acorde con los requerimientos de la entidad. 19. Coadyuvar con la Comisin Nacional del Servicio Civil para que el objeto contratado se cumpla y garantizar que este sea de la mejor calidad. 20. Cumplir con las condiciones tcnicas y econmicas presentadas en la propuesta. 21. Las dems que le sean asignadas de acuerdo con las especificaciones definidas por la CNSC, los requerimientos y alcances del objeto contractual. 2.4 LUGAR DE PRESTACIN DEL SERVICIO. El servicio se prestara en la ciudad de Bogot D. C., en las instalaciones del proponente seleccionado, en espacios fsicos que cumplan con las especificaciones tcnicas establecidas por el Archivo General de la Nacin-AGN en el Acuerdo 49 de 2000. 2.5 ALCANCE DEL SERVICIO. Para efectos de la prestacin del servicio objeto de este proceso de seleccin, el proponente seleccionado se compromete a cumplir, las disposiciones legales vigentes que regulan su actividad en especial las definidas en el Reglamento General de Archivos y los Acuerdos 49 y 50 de 2000 expedidos por el AGN, adems de las 6

obligaciones inherentes a la naturaleza del contrato y las que se precisan a continuacin: 1. Disponer de espacio fsico para mnimo 3.800 cajas X-300, que cumpla con los requisitos y condiciones tcnico ambientales establecidas por el Archivo General de la Nacin en Reglamento General de Archivos y en el Acuerdo 49 de 2000, como son entre otras: ubicacin del terreno, aspectos estructurales del mismo; reas de depsito y almacenamiento; distribucin de reas; capacidad de almacenamiento; estantera; mobiliario; unidades de conservacin; humedad y temperatura; ventilacin e iluminacin, de acuerdo con la normatividad que rige para este tipo de servicio. 2. Disponer de bodega de seguridad, para mnimo 100 cajas X-300, para almacenar documentos que requieren confidencialidad y manejo con reserva y restriccin de acceso y consulta, en espacio fsico que cumpla las condiciones establecidas en el Acuerdos 49 de 2000 del AGN. 3. Trasladar los documentos desde el sitio en donde se encuentran a la bodega del contratista seleccionado, recepcionar, inventariar, clasificar, codificar y registrar de los documentos contenidos en cajas relacionan el nmero de la caja y su ubicacin fsica. 4. Almacenar, custodiar y depositar los documentos en un espacio integral, con identificacin de la ubicacin fsica, en las reas designadas para depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de los documentos de la CNSC, en espacio que cumpla las condiciones de las normas vigentes. 5. Registrar en software especializado el inventario de los documentos recibidos, para lo cual deber proveer, implementar y entregar un software especializado licenciado, con la documentacin para consulta, debidamente ordenada, clasificada y organizada segn estructura definida con el supervisor del contrato y reportando mensualmente a la entidad la informacin del inventario. (Compatible con la plataforma tecnolgica de la CNSC) 6. Intervenir y organizar la documentacin para la ejecucin de los procesos archivsticos de clasificacin, valoracin, ordenacin y descripcin documental, de acuerdo con las disposiciones legales y los lineamientos del Archivo General de la Nacin, teniendo como referencia las Tablas de Retencin Documental TRD, los lineamientos de la CNSC y segn la programacin definida con el supervisor. 7. Realizar la reprografa, digitalizacin o microfilmacin, segn lo defina la CNSC, de los documentos seleccionados para conservacin permanente y/o de mayor consulta, para lo cual deber disponer de mquinas de ltima tecnologa y proveer, implementar y entregar un software especializado licenciado, con la documentacin para consulta, debidamente ordenada, clasificada y organizada segn estructura definida con el supervisor del contrato. 8. Trasladar los documentos que requiera el supervisor del contrato para consulta, con tiempo de respuesta mximo de seis (6) horas hbiles, registrando, reportando y controlando el movimiento de solicitudes y devolucin de documentos as como el traslado de regreso de documentos, ya consultados por 7

la CNSC, hacia el sitio de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de los documentos de la CNSC.. 9. Realizar las actividades de aseo, fumigacin y desinfeccin tanto de las instalaciones donde se almacenan los documentos, como de los mismos documentos y de acuerdo con las tcnicas y periodicidad establecidas para este tipo de actividades y servicio. 10. Las dems requeridas para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato. 3.- FUNDAMENTOS JURIDICOS DE LA MODALIDAD DE CONTRATACION. El objeto del proceso de seleccin se adelanta bajo la modalidad de Seleccin Abreviada de Menor Cuanta, de acuerdo con lo establecido en el literal b) del numeral 2 del Artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, el Decreto 4828 de 2008 y el Artculo 9 del Decreto 2025 de 2009. As mismo son soporte jurdico y normativo de los presentes estudios previos las siguientes disposiciones: LEYES LEY 39 DE 1981 Sobre microfilmacin y certificacin de archivos LEY 57 DE 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos LEY 6 DE 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco ptico en documentos tributarios LEY 4 DE 1993. Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos LEY 270 DE 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en la Administracin de Justicia LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

DECRETOS Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 3354 de 1954: Prohbe adulteracin, recorte y doblez de microfilmes y prohbe la incineracin de documentos microfilmados. Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a los archivos. Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnticos en la informacin tributaria Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informticos Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticacin de documentos originales y uso de sellos, prohbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder; prohbe a las entidades pblicas limitar el uso de

tecnologas para el archivo documental por parte de los particulares. autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos Decreto 1094 de 1996: Facturas Electrnicas

ACUERDOS Acuerdo 37 de 2002 Establece las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, Reprografa y conservacin de documentos de archivo Acuerdo 42 de 2002 Establece los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplan con funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental. Acuerdo 49 de 2000 expedido por el Archivo General de la Nacin. Acuerdo 50 de 2000 Desarrolla el artculo 64 del ttulo VII Conservacin de documentos..., del Reglamento General de Archivos sobre Prevencin de deterioro de los documentos de archivos y situaciones de riesgo Acuerdo 56 de 2000 Desarrolla el artculo 45 Requisitos para la Consulta, del captulo 5 Acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General de Archivos. Acuerdo 60 de 2001 Establece pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas

CIRCULARES CIRCULAR 02 DE 1997 Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos CIRCULAR 01 DE 2004 Inventario de documentos a eliminar

NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS DOCUMENTOS NTC 3393 Documentacin. Elaboracin de cartas comerciales NTC 3234 Documentacin. Elaboracin de circulares NTC 3397 Documentacin. Elaboracin de memorandos NTC 3394 Documentacin. Elaboracin de actas administrativas NTC 3588 Documentacin. Elaboracin de informes administrativos NTC 3369 Documentacin. Gua para la elaboracin de sobres comerciales NTC 3580 Documentacin. Gua para la elaboracin de hoja de transmisin por telefax NTC 3235 Documentacin. Mensaje telegrfico NTC 4176 Documentacin. Elaboracin de certificados y constancias NTC 4228 Documentacin. Elaboracin de hoja de vida NORMA ISO 690-2. Como citar documentos electrnicos

NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS - REPROGRAFA NTC 4095: NTC Norma General para la Descripcin Archivstica Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo 9

3723: NTC 4080: NTC 4436: NTC 5174: NTC 5238:

gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Tcnicas de operacin Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes Informacin y Documentacin. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. Normas sobre reprografa. Microfilmacin Series. Procedimiento de operacin

4.3. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. Consulta Portal SICE: De conformidad con el literal a) del Articulo 18 del Decreto 3512 de 2003, y el literal b) del Artculo 4 del Acuerdo 0004 del Comit para la Operacin del SICE, los procesos contractuales de prestacin de servicios y obra pblica, cuyos elementos no se encuentran clasificados y codificados en su totalidad hasta nivel de Propiedades y Especificaciones al que hace mencin el literal b) del Artculo 11 del Decreto 3512 de 2003, se encuentran exentos de las obligaciones frente al SICE. Realizando la bsqueda en el Catlogo nico de Bienes y Servicios (CUBS), en la clase 2 SERVICIOS aparece la subclase:
Bsqueda jerrquica CUBS 2 2.35 Servicio Comunicaciones, servicios fotogrficos, cartografa, imprenta y publicacin. Cdigo 2.35 Nombre Comunicaciones, servicios fotograficos, cartografia, imprenta y publicacion. Descripcin N/A Bsqueda jerrquica CUBS 2 2.32 Servicio Servicios de apoyo administrativo, funcionamiento y gerencial. Cdigo 2.32 Nombre Servicios de apoyo administrativo, funcionamiento y gerencial. Descripcin N/A

De acuerdo con lo sealado en el Acuerdo 004 de 2005, Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento y establecen excepciones temporales del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, expedido por el Comit para la Operacin del SICE, que en su articulo 4, dice: Exceptuar de manera temporal de las obligaciones frente al SICE, los procesos contractuales con las siguientes caractersticas:a) Procesos contractuales que sealen objetos descritos en cantidades expresadas en unidades distintas a nmeros enteros, previa aprobacin de la Gerencia del SICE.b) Procesos contractuales de prestacin de 10

servicios y obra pblica no codificados en su totalidad hasta nivel de tem (Propiedades y Especificaciones) en el CUBS En consecuencia de lo anterior, se considera que no es procedente la utilizacin de precios de referencia del SICE. Estudio de Precios de Mercado: Para determinar el valor del presupuesto para este proceso de seleccin, se solicit cotizacin mediante comunicaciones de fecha 13 de abril de 2010 enviadas va fax y correo electrnico por la Direccin de Apoyo Corporativo a las siguientes empresas:
EMPRESA SETECSA S.A. ALMARCHIVOS TRANSARCHIVOS DIRECCIN Calle 18 No. 69B73 Calle 17 No. 58-58 Carrera 126 No.17-42 TELFONO 423 6730 2626294 4155846 CORREO ELECTRNICO juliette.abtil@setecsa.com contacto@almarchivos.com operaciones@transarchivos.com

Los nombres de las empresas se seleccionaron de las que aparecen registradas en el Directorio de Pginas Amarillas 2010, y de las cotizaciones presentadas por las anteriores empresas se consolid la informacin: que se presenta en al Anexo No.1 Con la informacin anterior, se efectu anlisis de mercado cuyo resultado es el que se indica en el cuadro que se presenta como Anexo No.2 a los presentes estudios previos. De acuerdo con las cotizaciones requeridas por la entidad y presentadas por las empresas SATECSA S.A., ALMARCHIVOS Y TRANSARCHIVOS, se estim el presupuesto oficial del proceso de seleccin en: CIENTO TREINTA Y SIETE MILLONES SETECIENTOS TREINTA Y SIETE MIL VEINTINUEVE PESOS MONEDA CORRIENTE ($137.737.029,00 M/Cte) incluido IVA. El valor incluye todos los gastos directos, indirectos e impuestos en que deba incurrir el contratista para el cumplimiento del contrato. La Comisin Nacional del Servicio Civil no contratar por un valor superior al establecido en este presupuesto oficial. Plazo de ejecucin: El plazo de ejecucin del contrato es de doce (12) meses contados a partir de la legalizacin del contrato y suscripcin del acta de inicio, momento a partir del cual el proponente recibir, en el lugar donde se encuentre en la ciudad de Bogot D.C, por parte de la Comisin Nacional del Servicio Civil la documentacin objeto de este proceso de seleccin Lugar de ejecucin: Bogot D.C. 5. JUSTIFICACIN DE LOS FACTORES DE SELECCIN La CNSC, adjudicar el presente proceso de seleccin al oferente cuya oferta cumpla con los factores jurdicos, financieros, tcnicos y econmicos, acredite la experiencia exigida y sea la ms favorable para la entidad. FORMA DE EVALUACIN 11

CRITERIOS DE EVALUACION Capacidad Jurdica Capacidad Financiera Factor Experiencia Evaluacin factor calidad Evaluacin factor precio Evaluacin Industria Nacional TOTAL PUNTAJE

PUNTAJE Cumple / No Cumple Cumple / No Cumple Cumple / No Cumple 300 Puntos 600 Puntos 100 Puntos 1000 puntos

5.1. Requisitos Jurdicos Habilitantes 5.1.1. Carta de presentacin de la oferta firmada por el oferente si es persona natural, por el Representante Legal de la persona jurdica, o por la persona designada para representar al Consorcio o Unin Temporal, cuando de ello se trate. 5.1.2. Documento de conformacin del Consorcio o Unin Temporal, cuando sea el caso. 5.1.3. Certificacin de Mipymes. El contador o revisor fiscal, segn el caso de MicroPequeas y Medianas empresas deber aportar certificacin en la que acredite que su empresa cumple con los requisitos establecidos en el artculo 2 de la Ley 905 del 2 de agosto de 2004 y dems normas vigentes y aplicables sobre la materia. Dicho requisito no aplica para personas jurdicas extranjeras sin sucursal en Colombia. En caso de Consorcio o Uniones Temporales, dicha manifestacin debe hacerse por cada uno de los integrantes. Con uno solo de los integrantes que no cumpla con uno de los requisitos establecidos en el artculo 2 de la Ley 905 de 2004 y dems normas aplicables, el proponente ser considerado como No Mipyme. Mipymes: se entiende por microempresas incluidas las famiempresas pequea y mediana empresa, toda unidad de explotacin econmica, realizada por persona natural o jurdica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, que responda a dos (2) de los siguientes parmetros: 1. MEDIANA EMPRESA: a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) Y doscientos (200) trabajadores, o b) Activos totales por valor entre 100.000 a 610.000 UVT. 2. PEQUEA EMPRESA: a) Planta de personal entre once (11) Y cincuenta (50) trabajadores, o b) Activos totales por valor entre 10.000 A 100.000 UVT. o, 3. MICROEMPRESA: a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores o, b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a 10.000 UVT. NOTA: El valor de la UVT (Unidad de Valor Tributario) ser de veinticuatro mil quinientos cincuenta y cinco pesos ($24.555) valor ao base 2010.

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5.1.4. Certificacin suscrita por el representante legal de Micro-Pequeas y Medianas de Micro-Pequeas y Medianas Empresas donde conste que su domicilio principal corresponde al lugar de ejecucin de contrato y que la sociedad est constituida por lo menos con un ao de antelacin a la fecha de apertura de la presente SELECCIN ABREVIADA. Se entiende por domicilio principal de la Mipyme, el departamento al que corresponde la direccin que aquella seal en el Registro nico Tributario-RUT. 5.1.5. Certificacin de que el personal que labora para el proponente y pondr al servicio de la CNSC, es de nacionalidad colombiana, o de nacionalidad extranjera con la firma de la persona natural o el representante legal de la sociedad oferente. 5.1.6. Original Certificado de Existencia y Representacin Legal del oferente y de cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unin Temporal, segn el caso, en el que conste que la sociedad est constituida por lo menos con un ao de antelacin a la fecha de apertura de la presente SELECCIN ABREVIADA, este requisito de cumplimiento deber acreditarlo el oferente que sea persona jurdica y tambin los integrantes de consorcios o uniones temporales que sean personas jurdicas. Los oferentes o cada uno de los integrantes de Consorcios o Uniones Temporales que sean personas jurdicas, presentarn el Certificado de Existencia y Representacin Legal expedido por la Cmara de Comercio de su domicilio o por la autoridad competente. Dicho certificado debe haber sido expedido con no ms de dos (2) meses de antelacin a la fecha de cierre de esta SELECCIN ABREVIADA. En ste se acreditar que la duracin de la sociedad no ser inferior a la del plazo del contrato y un (1) ao ms. Las personas extranjeras anexarn los documentos que exige la ley para acreditar su existencia y representacin. Los documentos otorgados en el exterior se presentarn legalizados en la forma prevista en el artculo 480 del Cdigo de Comercio, sin perjuicio de que la CNSC, pueda solicitar la documentacin que considere para verificar experiencia, capacidad e idoneidad. 5.1.7 Declaracin bajo la gravedad de juramento, de no estar incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en los artculos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, suscrito por la persona natural o el representante legal de la persona jurdica, consorcio y/o unin temporal. 5.1.8 Acta de autorizacin del rgano societario al Representante Legal del oferente o de cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unin Temporal, cuando tengan alguna limitacin para contraer obligaciones. 5.1.9 Garanta de seriedad de la oferta. Para garantizar la seriedad de la oferta y para que sta pueda ser considerada, el oferente adjuntar una garanta de seriedad de la oferta equivalente al 10% del valor del Presupuesto Oficial Estimado. La garanta debe ser tomada a nombre del oferente, tal como aparece en el documento que acredita la existencia y representacin legal. Cuando el oferente sea 13

Consorcio o Unin Temporal, la pliza se tomar a nombre del consorcio o de la unin temporal y de todos y cada uno de los integrantes, y as se har constar en la pliza. La vigencia de dicha pliza no ser inferior a noventa (90) das contados a partir de la fecha de cierre de la SELECCIN ABREVIADA, y se constituir a favor de la CNSC. La garanta ser expedida por una Compaa de Seguros y deber estar acompaada del recibo o constancia del pago del valor respectivo o constancia que la garanta no expirar por falta de pago o por revocacin unilateral. La CNSC podr hacerla efectiva en caso que el oferente retire su OFERTA dentro del perodo de validez de la misma o cuando el oferente favorecido no suscriba el contrato o no constituya las garantas contractuales. El oferente favorecido y los dems oferentes podrn solicitar la devolucin de la garanta de seriedad de la oferta, cuando se hayan cumplido los requisitos de legalizacin del contrato que se llegare a celebrar, como resultado de este proceso. Si la SELECCIN ABREVIADA se declara desierta, se devolver el original de la pliza, previa solicitud por escrito del oferente. 5.1.10 Constancia de estar al da con el pago de los aportes parafiscales tales como: Sistemas de salud, pensin, riesgos profesionales, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje y Caja de Compensacin Familiar, cuando a ello haya lugar, para la fecha de cierre de la SELECCIN ABREVIADA y por lo menos durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del presente proceso. Si el oferente es un Consorcio o Unin Temporal debern aportar dicha certificacin cada uno de los integrantes. Las personas jurdicas presentarn certificacin expedida por el Representante Legal o el Revisor Fiscal si lo tuviere. Las personas naturales que a su vez tengan personal a su cargo, acreditarn la correspondiente declaracin juramentada. (Ley 789 de 2002). 5.1.11 Certificado de Inscripcin, Calificacin y Clasificacin vigente en el Registro nico de Proponentes (RUP) del proponente y de cada uno de los miembros del consorcio o unin temporal. Se deber presentar el Certificado de Inscripcin, Clasificacin y Calificacin en el Registro nico de Proponentes de la Cmara de Comercio de su domicilio. Dicho certificado deber ser expedido con una antelacin no mayor a sesenta (60) das calendario de la fecha de cierre del presente proceso de seleccin. En consecuencia, los participantes debern estar inscritos, clasificados y calificados en el Registro nico de Proponentes de la Cmara de Comercio de su domicilio de acuerdo con el Decreto 1464 de 2010, as:
ACTIVIDAD 3: Proveedores ESPECIALIDAD 23: Servicios GRUPO 22: Servicio de microfilmacin 29: Servicio de administracin documental

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5.1.12 Fotocopia del documento de identidad de la persona natural, del representante legal de la persona jurdica, del consorcio o de la unin temporal, segn sea el caso. 5.2 Requisitos Financieros Habilitantes 5.2.1 Fotocopia del Registro nico Tributario 5.2.2. Carta de Cupo de Crdito: Los proponentes debern presentar con la propuesta, una carta de cupo de crdito bancario expedida por una entidad financiera a travs de la cual maneje sus recursos, supervisada por la SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA, con indicacin de datos generales de la empresa proponente y la aprobacin de un cupo de crdito bancario por el mismo valor o superior al presupuesto oficial del presente proceso de contratacin. La carta de cupo de crdito, debe ser dirigida a la COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL, deber tener como mnimo la siguiente informacin bsica: Denominacin completa e identificacin de la entidad bancaria y el representante que expide la certificacin. Fecha de expedicin inferior a sesenta (60) das de antelacin a la fecha de presentacin de la oferta. Especificacin puntual de que la empresa tiene aprobado un cupo de crdito bancario, por un monto igual o superior al valor definido para el presente proceso de contratacin. En los casos de Unin Temporal o Consorcio, podrn presentar una carta por cada miembro de la UT o Consorcio, cuya suma cumpla con el requisito de ser igual al mismo valor o superior al presupuesto oficial del presente proceso de contratacin. NOTA: EL CUPO DE CRDITO BANCARIO CORRESPONDE A UNA CARTA DONDE SE INDIQUEN LOS ASPECTOS ANTES MENCIONADOS, DIFERENTE A LA CERTIFICACIN BANCARIA SOBRE BUEN MANEJO DE LAS CUENTAS O CUENTAS QUE LA EMPRESA TENGA EN LA ENTIDAD BANCARIA. 5.3. Requisitos Tcnicos Habilitantes 5.3.1. Relacin de experiencia similar del oferente en ejecucin de contratos. El oferente deber presentar como mnimo tres (3) certificaciones de experiencia de contratos celebrados en los ltimos cinco aos, cuyo objeto haya sido el de la prestacin de los servicios de almacenamiento, depsito, custodia y/o organizacin o intervencin de archivos cuya sumatoria sea por un valor igual o superior al de la presente contratacin. Las certificaciones debern contener por lo menos la siguiente informacin: - Nombre de la entidad contratante - Objeto del contrato - Calidad del servicio (excelente, buena o recibida a satisfaccin). - Tiempo de prestacin del servicio (indicar fecha de inicio y de terminacin) - Valor del contrato La CNSC, podr solicitar durante la evaluacin y hasta la adjudicacin, copias y aclaraciones de los documentos que considere pertinentes. 15

5.3.2. CERTIFICACIONES TCNICAS. El proponente deber presentar las certificaciones que a continuacin se indican, las cuales acreditar con fecha de expedicin de mximo treinta (30) antes del cierre del proceso: 1. Certificacin expedida por Curadura Urbana o Autoridad Ambiental de la jurisdiccin donde se encuentra la bodega donde se indique, que la misma se encuentra situada a mas de diez kilmetros de industrias contaminantes 2. Certificacin suscrita por el representante legal de la empresa, donde se seale que sta cuenta con un sistema de informacin de registro y control de Inventarios, y de registro y consulta de documentos microfilmados o digitalizados con detalle de las caractersticas de cada uno. 3. Certificacin expedida por autoridad competente o cuerpo de bomberos de la Jurisdiccin donde se indique que sus bodegas cuentan con extintores de CO2 o multipropsito con el cumplimiento de los requisitos de ley, que se garantice que disponen de un sistema de control de proteccin contra incendios. 4. Certificacin expedida por autoridad competente donde se indique que las bodegas que se ofrecen para prestar el servicio de depsito, cuentan extractores de agua, control y regulacin de temperatura, control de humedad. Nota: La Comisin Nacional del Servicio Civil, se reserva el derecho de realizar previa a la adjudicacin, visitas a las instalaciones de los proponentes para la verificacin del cumplimiento de los requisitos tcnicos exigidos por la entidad, en el presente proceso de seleccin. 5.3.3 HOJAS DE VIDA Y CERTIFICACIONES DE EQUIPO TECNICO. ESTUDIOS Y EXPERIENCIA

El proponente deber cumplir con el siguiente equipo tcnico: 1. Un (1) profesional en Archivstica, Bibliotecologa, Sistemas de Informacin y documentacin o carreras similares, con experiencia profesional relacionada de mnimo de dos (2) aos en Gestin Documental y Archivos 2. Un (1) tcnico o tecnlogo en archivstica o tecnologas similares con experiencia relacionada mnima de dos (2) aos. Para acreditar la formacin acadmica y la experiencia, el proponente deber anexar en su propuesta las correspondientes hojas de vida, las cartas de compromiso del personal para la ejecucin del objeto contractual y las certificaciones de experiencia. 5.3.4. PROPUESTA TCNICA El representante legal de la empresa proponente deber presentar la propuesta tcnica y manifestar: en forma expresa lo siguientes: Compromiso de prestar la totalidad de los servicios indicados en el presente estudio previos, para lo cual el representante legal deber hacer expresa 16

manifestacin escrita sobre el conocimiento y cumplimiento de cada uno de los aspectos que all se sealan Compromiso de atender todas y cada una de las obligaciones que se establecen en el presente estudio previo. Que dispone de espacios fsicos para el depsito, almacenaje, custodia, reprografa de documentos cumplen con las condiciones tcnicas establecidas por el Archivo General de la Nacin en los Acuerdos 49 de 2000 y 037 de 2002 Que cuenta con el personal tcnico requerido segn las normas anteriores, para la prestacin de los servicios y cumplimiento de las obligaciones contempladas en los estudios previos Que cuenta con un sistema de informacin automatizado de registro y control de inventario documental. Que cuenta con un sistema de informacin para el almacenamiento de los documentos resultado de los procesos de reprografa que permite la consulta sistematizada y la reproduccin en forma optima para ser utilizado por la CNSC

5.4 FACTORES DE ESCOGENCIA 5.4.1. Entrega del software para Administracin de Archivos y Equipo lector Material Microfilmado (300 PUNTOS) Al proponente que ofrezca entregar el software licenciado para utilizacin de la CNSC para mnimo tres (3) usuarios, y de un equipo lector de material microfilmado se le otorgar puntaje, de la siguiente manera: Descripcin
Entrega del software licenciado para la administracin del inventario documental para utilizacin de ms de cinco (5) usuarios de la CNSC, por tiempo indefinido. El software debe ser entregado dentro de los tres primeros meses del contrato con la capacitacin a los usuarios. Entrega del software licenciado para la administracin del inventario documental para utilizacin de tres (3) a cinco (5) usuarios de la CNSC, por tiempo indefinido. El software debe ser entregado dentro de los tres primeros meses del contrato con la capacitacin a los usuarios.

Puntaje 200 puntos

100 puntos

Descripcin
Entrega a nombre de la CNSC, de una maquina lectora de microfilme en rollos de 16 mm, 35 mm y microfichas dotado de un dispositivo que permita, mediante el proceso de fotocopiado, transferir la imagen a una hoja de papel. Esta mquina debe ser entregada dentro de los tres primeros meses del contrato con la capacitacin para los usuarios

Puntaje

100 puntos

5.4.2. APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (100 PUNTOS) El oferente deber presentar con su oferta, manifestacin expresa sobre origen del bien o bienes y servicios que ofrece, en atencin a lo que se indica en el presente numeral.

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As, si los bienes y servicios ofrecidos son de origen nacional, se asignarn 100 PUNTOS a las propuestas que cumplan con lo establecido en al art. 10 del Decreto 679 de1994, segn el cual se entiende por bienes de origen nacional aquellos producidos en el pas para los cuales el valor CIF de los insumos, materias primas y bienes intermedios importados, utilizados para la elaboracin de los bienes objeto de la contratacin sea igual o inferior al 60% del valor en fabrica de los bienes terminados ofrecidos. Igualmente para la aplicacin del puntaje del presente factor y segn el pargrafo del Art. 1 de la ley 816 de 2003 se otorgar tratamiento de bienes y servicios nacionales, a aquellos bienes y servicios originarios de los pases con los que Colombia ha negociado tratado nacional en materia de compras estatales y de aquellos pases en los cuales las ofertas de bienes colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. Descripcin Oferentes Nacionales Oferentes Extranjeros Descripcin Ofrecimiento de Recurso Humano Nacional Ofrecimiento de Recurso Humano Extranjero Puntaje 50 puntos 25 puntos Puntaje 50 puntos 25 puntos

5.4.3. PONDERACIN DE PRECIO (600 PUNTOS) Este factor se aplicar nicamente a las ofertas bsicas que hayan sido calificadas con CUMPLE en las evaluaciones financiera, jurdica y tcnica, segn sea el caso. Se otorgar un mximo de SEISCIENTOS (600) PUNTOS al proponente que ofrezca el menor valor POR LA PRESTACIN DEL SERVICIO, entendido este como la sumatoria de los tem unitarios que integran el Formato 1 Anexo tcnico y econmico, que hace parte integral de los presentes estudios previos, los cuales deben incluir todos los costos directos e indirectos y el IVA. Los dems proponentes obtendrn un puntaje en forma proporcional descendente, mediante la utilizacin de regla de tres inversa, bajo la premisa que el mayor puntaje lo obtiene la propuesta con el menor valor. PRECIO ARTIFICIALMENTE BAJO. Cuando de conformidad con la informacin a su alcance la Comisin estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerir al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por l ofertado. Odas las explicaciones, el Comit Evaluador recomendar al Presidente de la Comisin el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso. El Presidente de la Comisin tomar la decisin en la Resolucin de Adjudicacin o de Declaratoria de Desierta de la misma. 6. RIESGOS PREVISIBLES.

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En el presente contrato de suministro se ha determinado la existencia de los siguientes riesgos y su respectiva asignacin: Riesgo legislativo: En el contrato propuesto est representado por los cambios que puedan producirse en la legislacin, como por ejemplo en materia impositiva, en general, en los temas que sean competencia de la ley. Ser asumido por el contratista. De fuerza mayor: Eventos fuera del control de las partes, que impiden continuar con la ejecucin del contrato temporal o definitivamente. En caso de ocurrencia las obligaciones afectadas se suspendern hasta que se pueda reanudar el contrato o, en caso de persistir y hacer imposible su continuacin, se dar por terminado el contrato. No habr lugar a reclamaciones, ni reconocimientos de una parte a la otra, por la imposibilidad del cumplimiento de sus obligaciones. Los eventos temporales de fuerza mayor que causen demoras pueden resolverse siempre que las partes acuerden quien asume los costos. Riesgo de operacin: comprende las dificultades que se presenten en la ejecucin de las actividades definidas en el contrato por causas ajenas a la CNSC as como en los efectos relacionados con las variaciones de los precios del mercado, incluido el laboral; en el no cumplimiento de los parmetros de desempeo; en los costos de operacin. Ser asumido por el contratista. Riesgo tributario: las variaciones en la legislacin tributaria, la creacin de nuevos impuestos, la supresin o modificacin de los existentes, y en general cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la presentacin de la propuesta. Ser asumido por el contratista. Riesgo laboral: los riesgos asociados con las variaciones de la legislacin laboral y los que pesan sobre los trabajadores por el desarrollo de su trabajo. Ser asumido por la entidad ejecutora.

7. Anlisis de Garantas Exigibles Con el fin de amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del contrato resultante, como requisito para la legalizacin, el contratista deber constituir garanta nica que podr consistir en: Pliza expedida por una compaa de seguros legalmente establecida en Colombia, cuya pliza matriz est debidamente aprobada por la Superintendencia Bancaria, fiducia mercantil en garanta, garanta bancaria a primer requerimiento, endoso en garanta de ttulos valores o deposito de dinero en garanta con los siguientes amparos: 7.1 Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y clusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrir a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, as como de su cumplimiento tardo o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Adems de esos riesgos, este amparo comprender siempre el pago del valor de las multas y de la clusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado.

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El valor de esta garanta ser del diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado ms el plazo contractual previsto para la liquidacin, contado a partir de la fecha del acta de iniciacin. 7.2 Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrir a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que est obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratacin del personal utilizado para la ejecucin del contrato amparado. El valor de esta garanta ser del diez por ciento (10%) del valor total del contrato y deber extenderse por el trmino de ejecucin y tres aos ms contados a partir de la fecha del acta de iniciacin. 7.3 Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrir a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias tcnicas de los bienes o equipos por l suministrados, de acuerdo con las especificaciones tcnicas establecidas en el contrato o (ii) por el incumplimiento de los parmetros o normas tcnicas establecidas para el respectivo bien o equipo. El valor de este amparo ser del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y la vigencia de dos (2) aos como mnimo, contados a partir de la fecha de recibo a satisfaccin. Debe constituirse simultneamente con los dems amparos del contrato. (La dependencia solicitante determinar la mayor vigencia de este amparo dependiendo de la naturaleza y caractersticas de los bienes) 7.4 Calidad del servicio. El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminacin del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasin de un contrato de consultora o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato. El valor de este amparo ser del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y la vigencia de dos (2) aos como mnimo, contados a partir de la fecha de recibo a satisfaccin de los productos contratados. Debe constituirse simultneamente con los dems amparos del contrato. (La dependencia solicitante determinar la mayor vigencia de este amparo dependiendo de la naturaleza y caractersticas de los bienes) 8. CONDICIONES DEL CONTRATO SOLICITADO 8.1 OBJETO: Contratar la prestacin del servicio de depsito, custodia, consulta y organizacin del Archivo de documentos de la Comisin Nacional del Servicio Civil. 8.2 TRMINO DE EJECUCION: El plazo de ejecucin del contrato es de doce (12) meses contados a partir de la legalizacin del contrato y suscripcin del acta de inicio, momento a partir del cual el proponente recibir, en el lugar donde se encuentre en la ciudad de Bogot D.C, por parte de la Comisin Nacional del Servicio Civil la 20

documentacin objeto de este proceso de seleccin 8.3 LUGAR DE EJECUCIN: La ejecucin se desarrollar en Bogot D.C. 9. OBLIGACIONES GENERALES DE LAS PARTES 9.1 Obligaciones del contratista Ejecutar idnea y oportunamente el objeto del contrato, ejecutando las actividades segn lo dispuesto en el pliego de condiciones, sus adendas, y la propuesta presentada, documentos que hacen parte integral del contrato. Desarrollar las actividades establecidas en el contrato. Garantizar la calidad del servicio contratado para que el objeto del contrato se cumpla en condiciones de calidad y eficiencia Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales. Avisar oportunamente a la CNSC de las situaciones previsibles que puedan afectar el equilibrio financiero del contrato. Atender las observaciones de quien ejerce el control y vigilancia del contrato. Conservar en buen estado los elementos que le sean entregados, si la prestacin del servicio lo amerita, para el desarrollo del objeto contractual y devolverlos a la finalizacin del contrato. Presentar los informes especficos o extraordinarios, cuando le sean solicitados por el funcionario encargado del control y vigilancia. Acreditar el cumplimiento en el pago de los aportes a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensacin familiar, ICBF y Sena, de acuerdo con lo establecido en el artculo 50 de la ley 789 de 2002 y en la ley 828 de 2003, y en el artculo 23 de la ley 1150 de 2007. El contratista se compromete con la entidad a propender por la implementacin, aplicabilidad y cumplimiento del sistema de gestin de calidad y el modelo estndar de control interno de la entidad. Pagar oportunamente todas las primas y las erogaciones de constitucin y mantenimiento de la garanta. 9.2. DE LA COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL: Exigir al contratista la ejecucin idnea del objeto del contrato. Aprobar la garanta nica que en debida forma constituya el contratista. Vigilar la debida y oportuna ejecucin del contrato y el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales. Suministrar los elementos necesarios para la ejecucin del objeto contractual, si a ello hubiere lugar 10. VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO: a) Valor del Contrato: CIENTO TREINTA Y SIETE MILLONES SETECIENTOS TREINTA Y SIETE MIL VEINTINUEVE PESOS MONEDA CORRIENTE ($137.737.029,00 M/Cte) incluido IVA, incluidos todos los costos, gastos e impuestos a que haya lugar como nica contraprestacin para el contratista. b) Forma de pago: El valor del contrato ser cancelado por la CNSC, al contratista, mediante mensualidades vencidas dentro de los diez (10) das hbiles siguientes a la 21

radicacin de la factura con el lleno de los requisitos de ley, en la cual se indique el valor correspondiente a la prestacin del servicio en el perodo, acorde con los requerimientos de la entidad (por demanda) y los precios unitarios incluido IVA, que se incorporen en el texto contractual. La Direccin de Apoyo Corporativo, tramitar el pago mensual, previa presentacin de la factura y la certificacin de cumplimiento a satisfaccin expedida por el supervisor del contrato, acompaada de certificacin de encontrarse el contratista al da en los pagos por concepto de afiliacin al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, de conformidad con lo establecido en el artculo 50 de la ley 789 de 2000 y artculo 23 de la ley 1150 de 2007, El ltimo pago se realizar con base en el recibo a satisfaccin y firma del acta de liquidacin. 11. DOCUMENTOS PREVIOS DELSERVICIO CIVIL: A CARGO DE LA COMISION NACIONAL

1) Estudios previos 2) Memorando de solicitud de la contratacin. 12. DOCUMENTOS PARA LA LEGALIZACIN DEL CONTRATO. Dentro de los tres (3) das siguientes a la suscripcin del contrato, el contratista entregar: a) Garanta nica

13. SUPERVISIN DE LA EJECUCIN

La supervisin del contrato, ser ejercida por quien designe el Presidente Comisin. de la

ISABEL DAZ OLIVARES Directora de Apoyo Corporativo

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Anexo 1 Oferta Econmica

VALOR MES MESES VALOR DE TOTAL SERVICIO

Descripcin Traslado de cajas Ref X-300 y X-200, del sitio que le sea indicado por la Comisin Nacional del Servicio Civil al sitio de depsito, custodia y conservacin del proponente favorecido. Recepcionar, inventariar, clasificar, codificar y registrar el inventario de los documentos contenidos en cajas X-300 o X-200 relacionndolos con cada una de ellas. Cotizacin por metro lineal Almacenamiento de Cajas X-300, con identificacin de la ubicacin fsica. Almacenamiento de Cajas X-200, con identificacin de la ubicacin fsica Microfilmacin de documentos por unidad (folio) Envo de un documento va correo electrnico o fax Intervencin y organizacin de documentos segn TRD , incluye captura de informacin en el registro de inventario Traslado de documentos requeridos por la CNSC, desde el sitio de depsito, custodia, organizacin, hasta el sitio determinado por la entidad en la ciudad de Bogot D.C Software Especializado y licenciado para registro y consulta del inventario y para registro y consulta de microfilmacin VALOR TOTAL

CANTIDAD

3.500

500

5.000 200 888.000 120

12 12

500

24

23