Recopilacin de Apuntes de Excel

Referencias de Celdas, Funciones, Formatos de Tablas, Formatos Condicionales y Tablas Dinmicas

Fuente: www.exceltotal.com

CONTENIDO
Referencias relativas y absolutas en Excel.....................................................................................................................1 Referencias relativas en Excel ....................................................................................................................................1 Referencias absolutas en Excel ..................................................................................................................................2 Funciones .......................................................................................................................................................................4 Funcin Excel ENTERO ...............................................................................................................................................4 Funcin Excel RESIDUO ..............................................................................................................................................4 Funcin Excel REDONDEAR ........................................................................................................................................4 Funcin Excel TRUNCAR ............................................................................................................................................5 Funcin Excel SUMAR.SI ............................................................................................................................................5 Funcin Excel CONTAR...............................................................................................................................................6 Funcin Excel CONTAR.SI ...........................................................................................................................................6 Funcin Excel CONCATENAR ......................................................................................................................................6 Funcin Excel EXTRAE ................................................................................................................................................7 Funcin Excel IZQUIERDA ..........................................................................................................................................7 Funcin Excel DERECHA .............................................................................................................................................8 Funcin Excel LARGO .................................................................................................................................................8 Funcin Excel MAYUSC ..............................................................................................................................................8 Funcin Excel MINUSC ...............................................................................................................................................9 Funcin Excel NOMPROPIO .......................................................................................................................................9 Funcin Excel BUSCARV .............................................................................................................................................9 Funcin Excel ELEGIR ...............................................................................................................................................10 Funcin Excel DIA ....................................................................................................................................................10 Funcin Excel MES ...................................................................................................................................................11 Funcin Excel AHORA ..............................................................................................................................................11 Funcin Excel SI .......................................................................................................................................................11

Funcin Excel Y ........................................................................................................................................................12 Funcin Excel O ........................................................................................................................................................12 Funcin Excel NO .....................................................................................................................................................12 Qu es una tabla de Excel? ........................................................................................................................................13 Entendiendo las tablas de Excel ..............................................................................................................................13 Diferencias entre rangos y tablas de Excel ..............................................................................................................14 Tablas en Excel .........................................................................................................................................................14 Qu es una tabla en Excel? ....................................................................................................................................14 Creacin de una tabla ..............................................................................................................................................15 Cambiar el estilo de una tabla .............................................................................................................................15 Resaltar filas alternas de una tabla ......................................................................................................................16 Filtros y opciones de ordenamiento ....................................................................................................................16 Referencias estructuradas de una tabla ..............................................................................................................16 Crear columnas calculadas fcilmente ................................................................................................................17 Fila de totales de una tabla..................................................................................................................................17 Imprimir una tabla ...............................................................................................................................................18 Cmo crear una tabla en Excel ................................................................................................................................18 Cmo crear una tabla en Excel ............................................................................................................................18 Tabla con encabezados ........................................................................................................................................20 Agregar filas a una tabla de Excel ............................................................................................................................21 Editar registros de una tabla de Excel .....................................................................................................................24 Crear, eliminar o restaurar un registro de la tabla ..................................................................................................24 Avanzar entre los registros de una tabla .................................................................................................................25 Buscar un registro utilizando criterios .....................................................................................................................26 Aplicar estilos a una tabla de Excel ..........................................................................................................................27 Dar formato como tabla ..........................................................................................................................................27 Estilos de tabla en Excel .......................................................................................................................................28

Filtrar registros de una tabla ...................................................................................................................................30 Filtrar datos en Excel ...........................................................................................................................................30 Filtrar por varios criterios o columnas .................................................................................................................31 Remover un filtro .................................................................................................................................................32 Filtrar nmeros en Excel ..........................................................................................................................................32 Filtrar datos por fecha .............................................................................................................................................34 Filtros de fecha en Excel ..........................................................................................................................................35 Filtrar datos de tabla por color ................................................................................................................................35 Filtrar por color en Excel ......................................................................................................................................36 Utilizar frmulas en tablas de Excel .........................................................................................................................37 Utilizar la fila de totales .......................................................................................................................................37 Utilizando frmulas dentro de una tabla .............................................................................................................39 Formato condicional en Excel ......................................................................................................................................43 Fundamentos de formato condicional ....................................................................................................................43 Razn para utilizar el formato condicional ..............................................................................................................43 Cmo se aplica el formato condicional? ................................................................................................................44 Resaltar celdas con formato condicional .................................................................................................................45 Reglas de formato condicional ............................................................................................................................46 Borrar reglas de formato condicional ......................................................................................................................47 Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas .......................................................................................47 Eliminar formato condicional de todas las celdas ...............................................................................................48 Eliminar algunas reglas de formato condicional ..................................................................................................48 Tablas dinmicas en Excel............................................................................................................................................50 Qu es una tabla dinmica? ...................................................................................................................................50 Funcionamiento de las tablas dinmicas .................................................................................................................50 Cmo crear una tabla dinmica ...............................................................................................................................53 Partes de una tabla dinmica ..................................................................................................................................56

Dar formato a una tabla dinmica ...........................................................................................................................57 Formato de valores en una tabla dinmica .............................................................................................................59 Filtrar una tabla dinmica ........................................................................................................................................61 Modificar campos de una tabla dinmica................................................................................................................62 Lista de campos de una tabla dinmica ...............................................................................................................62 Quitar un campo de una tabla dinmica .............................................................................................................63 Mover un campo de una tabla dinmica .............................................................................................................64 Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica .................................................................................................65 Cambiar origen de datos de una tabla dinmica .....................................................................................................67

REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS EN EXCEL

Las frmulas de Excel utilizan referencias de celda para incluir los valores de dichas celdas en los clculos. Existen dos tipos principales de referencias: relativas y absolutas las cuales se comportan de una manera muy peculiar dentro de nuestras hojas de Excel y es importante aprender a distinguir entre ambos tipos.

REFERENCIAS RELATIVAS EN EXCEL

De manera predetermina Excel utiliza referencias relativas al momento de insertar una referencia de celda en una frmula. Las referencias relativas son actualizadas automticamente por Excel al momento de copiar la frmula a otra ubicacin. En el siguiente ejemplo tenemos una frmula en la celda E6 que realiza la suma de varias celdas. La imagen tiene habilitado el rastreo de precedentes para poder visualizar las celdas involucradas en el clculo.

Al momento de copiar la frmula una celda hacia abajo, descubriremos que Excel modifica todas las referencias agregando una fila a todas ellas. Observa el cambio en las referencias despus de haber copiado la frmula:

Si en lugar de copiar la frmula hacia abajo, la copiamos hacia la derecha, entonces Excel modificar las referencias de celda agregando una columna a cada una de ellas de la siguiente manera:

De esta manera comprobamos que Excel actualiza las referencias de celdas al momento de copiar una frmula. Estas referencias se conocen como relativas porque sern modificadas por Excel en relacin con la celda a donde se copie la frmula.

REFERENCIAS ABSOLUTAS EN EXCEL

A diferencias de las referencias relativas, las referencias absolutas no se modifican aunque copiemos la frmula a otras celdas. Para hacer que una referencia se convierta en absoluta utilizamos el smbolo de moneda ($) anteponindolo a la columna y fila de la referencia. Tomando el mismo ejemplo anterior, voy a convertir la referencia a la celda A1 en una referencia absoluta. En la siguiente imagen puedes ver en la barra de frmulas que de todas las referencias incluidas en la frmula solo la referencia a la celda A1 es absoluta:

Puedes notar que es una referencia absoluta porque est escrita como $A$1. Hasta este momento no podemos notar diferencia alguna con el ejemplo anterior ya que la suma sigue siendo la misma, pero veremos una diferencia al momento de copiar la frmula. Observa lo que sucede cuando copio la frmula hacia abajo:

Toda las referencias has sido modificadas agregando una fila, pero la referencia a la celda A1 se mantenido fija porque es la nica referencia absoluta en nuestra frmula. Ahora observa lo que sucede al copiar la frmula de la celda E6 a la derecha:

Todas las referencias se desplazan una columna a la derecha, pero la referencia a la celda A1 permanece constante an despus de haber copiado la frmula. Las referencias absolutas sern de mucha ayuda cuando necesitamos indicar a Excel que considere siempre el valor de una misma celda sin importar que la frmula sea copiada a otra ubicacin. Un atajo para convertir una referencia relativa en una referencia absoluta es colocar el cursor de la barra de frmulas sobre la referencia que deseamos transformar y entonces pulsar la tecla F4 para que Excel introduzca los smbolos de moneda a un lado de la columna y de la fila. Adicionalmente a estos dos tipos de referencias de celdas, tambin se pueden utilizar las referencias mixtas. $A1 A$1 Columna es absoluta y la fila una relativa. Columna relativa y fila absoluta.

FUNCIONES

FUNCIN EXCEL ENTERO

Categora: Matemticas y trigonomtricas Nombre en ingls: INT Qu hace? Convierte un nmero real al entero inferior ms prximo. Sintaxis ENTERO(nmero) nmero (OBLIGATORIO): Nmero real que se desea redondear. Ejemplos ENTERO(1.365) =1 ENTERO(8.95) = 8

FUNCIN EXCEL RESIDUO

Categora: Matemticas y trigonomtricas Nombre en ingls: MOD Qu hace? Obtiene el residuo de la divisin de dos nmeros. Sintaxis RESIDUO(nmero, divisor) nmero (OBLIGATORIO): Nmero del cual quieres obtener el residuo. divisor (OBLIGATORIO): Nmero por el cual se va a dividir. Ejemplos RESIDUO(8,5) = 3 RESIDUO(5,8) = 5

FUNCIN EXCEL REDONDEAR

Categora: Matemticas y trigonomtricas Nombre en ingls: ROUND Qu hace? Redondea un nmero al nmero de decimales que se especifiquen. Sintaxis REDONDEAR(nmero, nm_decimales) nmero (OBLIGATORIO): El nmero que se va a redondear. nm_decimales (OBLIGATORIO): El nmero de dgitos despus del punto decimal que necesitas.0 4

Ejemplos REDONDEAR(3.14159265, 6) = 3.141593 REDONDEAR(3.14159265, 4) = 3.1416 REDONDEAR(3.14159265, 2) = 3.14

FUNCIN EXCEL TRUNCAR

Categora: Matemticas y trigonomtricas Nombre en ingls: TRUNC Qu hace? Remueve la parte fraccionaria de un nmero. Sintaxis TRUNCAR(nmero, [nm_decimales]) nmero (OBLIGATORIO): El nmero que se truncar. nm_decimales (OPCIONAL): El nmero de decimales que deber tener el resultado (precisin numrica). Ejemplos TRUNCAR(45.768) = 45 TRUNCAR(PI()) = 3 TRUNCAR(PI(),4) = 3.1415

FUNCIN EXCEL SUMAR.SI

Categora: Matemticas y trigonomtricas Nombre en ingls: SUMIF Qu hace? Suma los valores de un rango siempre y cuando cumplan con las condiciones especificadas. Sintaxis SUMAR.SI(rango, condicin, [rango_suma]) rango (OBLIGATORIO): El rango de celdas a las que se le aplicar la condicin de suma. condicin (OBLIGATORIO): La condicin que se debe de cumplir para ser tomado en cuenta para la suma. rango_suma (OPCIONAL): El rango de celdas que ser sumado. Si es omitido se sumarn los valores del primer argumento. Ejemplos SUMAR.SI(A1:A5,>3) = Suma los valores en A1:A5 que sean mayores a 3 SUMAR.SI(A1:A5,>3,B1:B5) = Suma los valores en B1:B5 siempre y cuando los valores en A1:A5 sean mayores a 3

FUNCIN EXCEL CONTAR

Categora: Estadsticas Nombre en ingls: COUNT Qu hace? Cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros. Sintaxis CONTAR(valor1, *valor2+, ) valor1 (OBLIGATORIO): Primer celda a considerar o el rango donde se desea contar. valor2 (OPCIONAL): Celdas o rangos adicionales a considerar. Hasta 255 elementos. Ejemplos CONTAR(A1:A5) = Cuenta las celdas dentro del rango A1:A5 que contienen nmeros

FUNCIN EXCEL CONTAR.SI

Categora: Estadsticas Nombre en ingls: COUNTIF Qu hace? Cuenta las celdas de un rango que cumplen con la condicin especificada. Sintaxis CONTAR.SI(rango, condicin) rango (OBLIGATORIO): El rango de celdas a las que se le aplicar la condicin para considerar su cuenta. condicin (OBLIGATORIO): La condicin que se debe cumplir para ser incluido en la cuenta. Ejemplos CONTAR.SI(A1:A5, >5) = Cuenta las celdas que tengan un valor mayor a 5 CONTAR.SI(B1:B5, excel) = Cuenta las celdas que tengan el valor excel

FUNCIN EXCEL CONCATENAR

Categora: Texto Nombre en ingls: CONCATENATE Qu hace? Convierte varias cadenas de texto en una sola.

Sintaxis CONCATENAR(texto1, *texto2+, ) texto1 (OBLIGATORIO): El primer elemento de texto a unir. texto2 (OPCIONAL): A partir del segundo texto los parmetros son opcionales. Puedes especificar hasta un mximo de 255 elementos. Ejemplos CONCATENAR(un , texto , grande) = un texto grande CONCATENAR(A1, A2, A3) = une los textos de las celdas A1, A2 y A3

FUNCIN EXCEL EXTRAE

Categora: Texto Nombre en ingls: MID Qu hace? Extrae cierto nmero de caracteres de una cadena de texto. Sintaxis EXTRAE(texto, posicin_inicial, nm_de_caracteres) texto (OBLIGATORIO): Cadena de texto que tiene los caracteres que se desean extraer. posicin_inicial (OBLIGATORIO): Posicin del primer caracter. nm_de_caracteres (OBLIGATORIO): Nmero de caracteres a extraer a partir de la posicin inicial. Ejemplos EXTRAE(Microsoft, 6, 4) = soft EXTRAE(Excel, 3, 3) = cel

FUNCIN EXCEL IZQUIERDA

Categora: Texto Nombre en ingls: LEFT Qu hace? Obtiene caracteres a la izquierda de una cadena de texto de acuerdo al nmero de caracteres especificados. Sintaxis IZQUIERDA(texto, [nm_de_caracteres]) texto (OBLIGATORIO): La cadena de texto de donde se extraern los caracteres de la izquierda. nm_de_caracteres (OPCIONAL): Nmero de caracteres a obtener. Si se omite se calcula como 1. Ejemplos IZQUIERDA(Excel Total, 5) = Excel IZQUIERDA(Excel Total) = E

FUNCIN EXCEL DERECHA

Categora: Texto Nombre en ingls: RIGHT Qu hace? Obtiene caracteres a la derecha de una cadena de texto de acuerdo al nmero de caracteres especificados. Sintaxis DERECHA(texto, [nm_de_caracteres]) texto (OBLIGATORIO): La cadena de texto de donde se extraern los caracteres de la derecha. nm_de_caracteres (OPCIONAL): Nmero de caracteres a obtener. Si se omite se calcula como 1. Ejemplos DERECHA(Excel Total, 5) = Total DERECHA(Excel Total) = l

FUNCIN EXCEL LARGO

Categora: Texto Nombre en ingls: LEN Qu hace? Obtiene el nmero de caracteres de un texto. Sintaxis LARGO(texto) texto (OBLIGATORIO): El texto del que se desea conocer la longitud. Ejemplos LARGO(Microsoft) = 9 LARGO(Excel) = 5

FUNCIN EXCEL MAYUSC

Categora: Texto Nombre en ingls: UPPER Qu hace? Convierte un texto en maysculas. Sintaxis MAYUSC(texto) texto (OBLIGATORIO): El texto que se convertir a maysculas.

Ejemplos MAYUSC(Microsoft) = MICROSOFT MAYUSC(excel) = EXCEL

FUNCIN EXCEL MINUSC

Categora: Texto Nombre en ingls: LOWER Qu hace? Convierte un texto en minsculas. Sintaxis MINUSC(texto) texto (OBLIGATORIO): El texto que se convertir a minsculas. Ejemplos MINUSC(EXCEL) = excel MINUSC(Total) = total

FUNCIN EXCEL NOMPROPIO

Categora: Texto Nombre en ingls: PROPER Qu hace? Convierte la primera letra de cada palabra en mayscula. Sintaxis NOMPROPIO(texto) texto (OBLIGATORIO): El texto al que se le dar formato. Ejemplos NOMPROPIO(microsoftexcel) = Microsoft Excel NOMPROPIO(excel total) = Excel Total

FUNCIN EXCEL BUSCARV

Categora: Bsqueda y referencia Nombre en ingls: VLOOKUP Qu hace? Busca un valor dentro de una columna y regresa el valor en la misma posicin de una segunda columna. Siempre busca en la primera columna del rango especificado.

Sintaxis BUSCARV(valor_buscado, rango, valor_regresado, [ordenado]) valor_buscado (OBLIGATORIO): Valor que se buscar en el rango rango (OBLIGATORIO): El rango de celdas que contiene la columna de valores y la columna de resultados. valor_regresado (OBLIGATORIO): Nmero de columna (dentro del rango) que contiene los resultados. ordenado (OPCIONAL): Indica si ser una coincidencia aproximada. Si se omite se toma como verdadero. Ejemplos BUSCARV(Excel, A1:B10, 2) = Encuentra Excel en la columna A y regresa el valor que le corresponde de la columna B

FUNCIN EXCEL ELEGIR

Categora: Bsqueda y referencia Nombre en ingls: CHOOSE Qu hace? Elige un valor de una lista de valores en base a un ndice. Sintaxis ELEGIR(ndice, valor1, *valor2,+, ) ndice (OBLIGATORIO): Nmero entre 1 y 254 que indica el valor que se debe elegir. Puede ser una referencia a una celda que contenga un valor entre 1 y 254 valor1 (OBLIGATORIO): El primer valor de la lista a elegir. valor2 (OPCIONAL): A partir del segundo valor son opcionales y hasta el valor 254. Ejemplos ELEGIR(1, UNO, DOS, TRES) = UNO ELEGIR(3, UNO, DOS, TRES) = TRES

FUNCIN EXCEL DIA

Categora: Fecha y hora Nombre en ingls: DAY Qu hace? Regresa el da del mes de una fecha. Sintaxis DIA(fecha) fecha (OBLIGATORIO): La fecha de la que se desea conocer el da.

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FUNCIN EXCEL MES

Categora: Fecha y hora Nombre en ingls: MONTH Qu hace? Regresa el mes de una fecha especificada. Sintaxis MES(fecha) fecha (OBLIGATORIO): La fecha de la que se desea obtener el mes. Ejemplos MES(31/01/2011) = 1 MES(AHORA()) = Mes actual

FUNCIN EXCEL AHORA

Categora: Fecha y hora Nombre en ingls: NOW Qu hace? Obtiene la fecha y hora actual. Sintaxis AHORA() Ejemplos AHORA() = La fecha y hora actual

FUNCIN EXCEL SI
Categora: Lgicas Nombre en ingls: IF Qu hace? Evala una condicin y devuelve un valor si la condicin es verdadera y otro valor si la condicin es falsa. Sintaxis SI(condicin, [si_verdadero], [si_falso]) condicin (OBLIGATORIO): Condicin que se evaluar para saber si es verdadera o falsa. si_verdadero (OPCIONAL): Valor que se devolver si la condicin es verdadera. si_falso (OPCIONAL): Valor que se devolver si la condicin es falsa. Ejemplos SI(1<2, Excel, Total) = ExcelSI(1>2, Excel, Total) = Total

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FUNCIN EXCEL Y
Categora: Lgicas Nombre en ingls: AND Qu hace? Regresa el valor VERDADERO si todos los parmetros son verdaderos regresa FALSO si alguno de los parmetros es falso. Sintaxis Y(valor_lgico1, *valor_lgico2+, ) valor_lgico1 (OBLIGATORIO): Primera condicin a probar. valor_lgico2 (OPCIONAL): Condiciones adicionales a probar. Ejemplos Y(VERDADERO, VERDADERO) = VERDADEROY(VERDADERO, VERDADERO, FALSO) = FALSO

FUNCIN EXCEL O
Categora: Lgicas Nombre en ingls: OR Qu hace? Regresa el valor VERDADERO si alguno de los parmetros es verdadero regresa FALSO si todos los parmetros son falsos. Sintaxis O(valor_lgico1, *valor_lgico2+, ) valor_lgico1 (OBLIGATORIO): Primera condicin a probar. valor_lgico2 (OPCIONAL): Condiciones adicionales a probar. Ejemplos O(VERDADERO, FALSO) = VERDADEROO(FALSO, FALSO) = FALSO

FUNCIN EXCEL NO
Categora: Lgicas Nombre en ingls: NOT Qu hace? Invierte el valor lgico del argumento especificado. Sintaxis NO(valor_lgico) valor_lgico (OBLIGATORIO): Valor o expresin a evaluar como FALSO o VERDADERO.

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Ejemplos NO(VERDADERO) = FALSONO(FALSO) = VERDADERO

QU ES UNA TABLA DE EXCEL?

Las tablas de Excel son un rango de celdas que contiene datos y su fila superior es una fila de encabezados que describen el contenido de cada columna. La nueva funcionalidad de tablas fue introducida en Excel 2007.

ENTENDIENDO LAS TABLAS DE EXCEL

Las tablas de Excel son un rango de celdas que ha sido estructurado adecuadamente con nuestros datos. Cada fila de una tabla corresponde a una sola entidad, por ejemplo, una tabla puede contener informacin de los empleados de una empresa y por lo tanto cada fila har referencia a un empleado diferente.

Las tablas tienen encabezados en la parte superior y cada uno de ellos describe la informacin contenida en cada columna. As por ejemplo, nuestra tabla de empleados tiene los encabezados ID (DE EMPLEADO), NOMBRE, APELLIDO, SALARIO, DEPARTAMENTO. Esta misma tabla se puede crear con cualquier versin de Excel, sin embargo los beneficios los veremos cuando convertimos este rango de celdas en una tabla oficial. Para crear una tabla de Excel debemos elegir la ficha INSERTAR y posteriormente pulsar el botn TABLA. Esto convertir el rango de celdas en unatabla de Excel.

Una vez que hemos convertido un rango de celdas en una tabla, Excel podr responder de una manera ms inteligente a las acciones que hagamos sobre la tabla. Por ejemplo, si creamos un grfico de Excel basado en una

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tabla, al momento de agregar nueva informacin el grfico ser actualizado automticamente con las nuevas filas de la tabla.

DIFERENCIAS ENTRE RANGOS Y TABLAS DE EXCEL

A continuacin enlistar algunas caractersticas de las tablas de Excel que las hacen diferentes a los rangos de celdas: Al activar cualquier celda de la tabla se habilitar la ficha contextual llamada HERRAMIENTAS DE TABLA la cual contendr comandos adicionales para trabajar con la tabla. Se puede aplicar un estilo a la tabla con tan solo elegirlo de la galera de estilos. Cada encabezado de columna contiene una lista desplegable la cual podemos utilizar para ordenar ofiltrar los datos de la tabla. Si tenemos una tabla que contiene muchas filas y movemos la barra lateral derecha de hacia abajo, en lugar de que los encabezados de la tabla desaparezcan, Excel remplaza automticamente las letras de las columnas por los encabezados de la tabla. Las tablas soportan referencias estructuradas lo que significa que en lugar de utilizar referencias de celdas, podemos utilizar el nombre de la tabla y de los encabezados. La esquina inferior derecha de una tabla tiene una pequea flecha que nos permite agregar fcilmente una nueva fila o una nueva columna. Solamente debemos arrastrar dicha esquina hacia abajo o hacia la derecha.

TABLAS EN EXCEL
Las tablas no son ms que un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas son una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente.

QU ES UNA TABLA EN EXCEL?

Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa manera sabe que la informacin contenida en ellas est relacionada. La primera de las filas de una tabla siempre contendr los encabezados de columnas y el resto de las filas contendrn los datos. El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se har cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas o eliminarlas, lo cual te permitir enfocarte ms en el anlisis de los datos.

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CREACIN DE UNA TABLA

Para crear una tabla en Excel todo lo que se debe hacer es seleccionar el rango de celdas que contiene los datos y encabezados de columna y oprimir el botn Tabla que se encuentra dentro de la ficha Insertar.

A continuacin mencionar algunos beneficios de utilizar las tablas de Excel.

CAMBIAR EL ESTILO DE UNA TABLA

Excel 2010 contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrs elegir alguno para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opcin adecuada dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseo de las Herramientas de tabla.

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Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la opcin Nuevo estilo de tablapara crear un nuevo estilo.

RESALTAR FILAS ALTERNAS DE UNA TABLA

Cuando creas una nueva tabla Excel aplica un fondo especial a las filas impares. Si por alguna razn no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo con la opcin Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.

FILTROS Y OPCIONES D E ORDENAMIENTO

Cada tabla que creas en Excel ya trae consigo filtros para cada columna as como opciones de ordenamiento para cada columna.

REFERENCIAS ESTRUCTURADAS DE UNA TABLA

Una de las ventajas ms importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de utilizar las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias estructuradas las cuales hacen uso del nombre de la tabla as como de los nombres de las columnas para hacer referencia a los datos.

Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se actualizan automticamente al insertar nuevos datos en la tabla o removerlos.

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CREAR COLUMNAS CALCULADAS FCILMENTE

Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras ser muy sencillo crear columnas calculadas utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:

FILA DE TOTALES DE UNA TABLA

Se puede agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de seleccin Fila de totales:

Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operacin que deseamos aplicar.

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IMPRIMIR UNA TABLA

Para imprimir una tabla selecciona cualquiera de sus celdas y oprime la combinacin de teclas CTRL + P y posteriormente en la seccin de Configuracin selecciona la opcin Imprimir la tabla seleccionada.

Estas son solo algunas de las caractersticas y beneficios de las tablas en Excel que demuestran que son intuitivas, fciles de usar y que adems nos proveen de mucha funcionalidad sin mucha complejidad. La prxima vez que organices tus datos en Excel considera utilizar una tabla.

CMO CREAR UNA TABLA EN EXCEL

El objetivo de una tabla de Excel es almacenar la informacin de una manera consistente para que sea ms fcil darle formato, ordenarla y filtrarla. T puedes crear una tabla en Excel que te ayude a analizar mejor la informacin.

CMO CREAR UNA TABLA EN EXCEL

Para crear una tabla en Excel, lo primero que debes hacer es ingresar los ttulos de columna. As que haz clic en la celda en blanco en donde deseas introducir la nueva tabla e ingresa los ttulos de columna como pueden ser: No. de empleado, Departamente, Nombre, Apellido, etc. Los ttulos de columna deben aparecer siempre en una sola fila y sin celdas vacas entre ellos.

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Ahora puedes comenzar a ingresar los datos justo por debajo de los ttulos de columna que acabas de crear:

Ahora asegrate de que la celda activa sea cualquier de las celdas que contienen tus datos y haz clic en el comando Tabla que se encuentra en el grupo Tablas de la ficha Insertar.

Excel detectar el conjunto de celdas que acabas de introducir y colocar un borde punteado sobre los datos, al mismo tiempo que muestra el cuadro de dilogo Crear tabla, el cual automticamente mostrar el rango de celdas donde se encuentra la informacin. Si por alguna razn el rango de celdas desplegado es incorrecto, utiliza el botn de seleccin para elegir el rango de celdas adecuado.

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TABLA CON ENCABEZADOS

Antes de hacer clic en el botn Aceptar asegrate de tener seleccionada la opcin LA TABLA TIENE ENCABEZADOS. Finalmente haz clic en Aceptar y Excel dar formato a la tabla e insertar filtros para cada una de las columnas.

Otra forma de insertar una tabla es haciendo clic en el comando DAR FORMATO COMO TABLA que se encuentra en el grupo Estilos de la ficha Inicio. Con este comando puedes seleccionar desde un inicio el estilo que prefieres dar a la tabla.

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AGREGAR FILAS A UNA TABLA DE EXCEL

Despus de que has creado una tabla, se pueden pensar en varios mtodos para agregar nuevas filas a una tabla de Excel. La forma ms directa de agregar una nueva fila es seleccionando la ltima celda de la tabla (celda inferior derecha) y oprimir la tecla Tabulador. Al hacer esto, Excel aadir una nueva fila a la tabla en donde podremos introducir la informacin apropiada para el nuevo registro:

Observa cmo Excel coloca un borde slido alrededor de las celdas que delimitan la nueva fila de la tabla. Agregar filas a una tabla por Formulario Existe otra forma de agregar filas a una tabla de Excel y es utilizando un formulario de captura de datos. El comando Formulario no est incluido de manera predeterminada en la cinta de opciones por lo que ser necesario agregarlo manualmente. Haz clic en la flecha que se encuentra al extremo derecho de la barra de acceso rpido y selecciona la opcin Ms comandos.

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Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel. En la lista comandos disponibles selecciona la opcin TODOS LOS COMANDOS y dentro de la lista encuentra el comando Formulario.

Haz cic en el botn Agregar y finalmente en el botn Aceptar para que el botn se muestre en la barra de acceso rpido.

Ahora selecciona cualquiera de las celdas de la tabla y oprime el botn Formulario. Aparecer un cuadro de dilogo con los nombres de las columnas de la tabla del lado izquierdo y con los valores para cada fila en los cuadros de texto junto a ellos.

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Para agregar un nuevo registro debes hacer clic sobre el botn Nuevo.

Introduce la informacin del nuevo registro de la tabla y al finalizar oprime el botn Cerrar y Excel colocar el nuevo registro al final de la tabla.

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EDITAR REGISTROS DE UNA TABLA DE EXCEL

En el artculo Agregar filas a una tabla de Excel analizamos la alternativa de agregar registros a travs del comando Formulario. En esta ocasin analizaremos con mayor detenemiento las opciones que presenta dicho cuadro de dilogo para editar registros de una tabla de Excel. Si no sabes cmo agregar el comando Formulario a la BARRA DE ACCESO RPIDO te recomiendo leer primero el artculo Agregar filas a una tabla de Excel donde se explica ese procedimiento. El comando Formulario abre el siguiente cuadro de dilogo:

CREAR, ELIMINAR O RESTAURAR UN REGISTRO DE LA TABLA

El botn Nuevo te permitir agregar un nuevo registro a la tabla y lo colocar al final de la misma. El botn Eliminar borrar el regsitro que ests visualizando en ese momento en la pantalla. Solo que antes de hacerlo te mostrar un cuadro de dilogo de confirmacin y slo hasta que hagas clic en Aceptar se eliminar permanentemente el registro.

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Cuando editas alguno de los valores del registro en pantalla se activa de inmediato la opcin Restaurar. Esta opcin te permite regresar los valores originales del registro actual en caso de que decidas no hacer cambio alguno.

AVANZAR ENTRE LOS REGISTROS DE UNA TABLA

El botn BUSCAR SIGUIENTE y BUSCAR ANTERIOR nos permiten avanzar o retroceder entre los registros de la tabla. Esta misma funcionalidad la obtienes al mover la barra lateral.

En todo momento puedes observar el nmero de registro en el que te encuentras por arriba del botn Nuevo. 25

BUSCAR UN REGISTRO UTILIZANDO CRITERIOS

El botn Criterios te permite buscar registros que cumplen con ciertas condiciones (criterios). Al hacer clic sobre el botn Criterios se limpian todos los cuadros de texto y entonces se pueden utilizar caracteres comodn para facilitar la bsqueda. Por ejemplo, el comodn ? puede reemplazar un solo caracter y el comodn * es para mltiples caracteres. En este ejemplo buscar todos los registros que tienen un Departamento que comience con las letras Fin sin importar lo que est escrito despus:

Despus de colocar el criterio debes hacer clic en el botn BUSCAR SIGUIENTE para que Excel muestre los resultados que concuerdan con la condicin recin especificada. Para los campos que son numricos puedes colocar criterios de mayor que menor que. Por ejemplo, para encontrar todos los registros que tengan un nmero de empleado menor que 400311 utilizo el siguiente criterio:

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Cuando termines de utilizar los CRITERIOS debes borrarlos y oprimir el botn Formulario para regresar al modo inicial de edicin. Finalmente el botn Cerrar cierra el cuadro de dilogo y nos permite regresar a la hoja de Excel.

APLICAR ESTILOS A UNA TABLA DE EXCEL

En Excel puedes aplicar formatos de tabla a tus datos. El comando Dar formato como tabla muestra una amplia galera de estilos para tablas y que se encuentran divididos en tres secciones: claro, medio y oscuro.

DAR FORMATO COMO TABLA

Para dar formato a una tabla haz clic en cualquier celda dentro del rango de celdas que contienen los datos y posteriormente haz clic sobre el comando Dar formato como tabla que se encuentra dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio y se mostrar la galera de formatos disponibles:

Haz clic sobre la imagen de miniatura del estilo que deseas y se mostrar el cuadro de dilogo Dar formato como tabla

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ESTILOS DE TABLA EN EXCEL

Una vez creada la tabla puedes cambiar fcilmente su estilo, solamente haz clic sobre cualquier celda de la tabla para que aparezca la ficha contextual HERRAMIENTAS DE TABLA que contien el grupo Estilos de tabla.

Con tan solo hacer clic sobre un nuevo estilo la tabla adoptar la nueva configuracin. Para ver ms estilos que los mostrados en pantalla puedes hacer uso de los botones de avance o retroceso hacer clic en el botn Ms para mostrar toda la gama de opciones de estilos disponibles.

Si necesitas un estilo diferente a los estilos predefinidos puedes crear tu propio estilo. Haz clic en la opcin Nuevo estilo de tabla.

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Eso mostrar el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla.

Realiza las configuraciones que se adapten a tus necesidades y al hacer clic en el botn Aceptar, se crear un nuevo estilo que se mostrar en la seccin Personalizada:

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Ahora ya puedes dar formato a las tablas usando tu propio estilo.

FILTRAR REGISTROS DE UNA TABLA

Existe una caracterstica en Excel conocida como Autofiltrar que permite esconder los regitros de una tabla de Excel excepto aquellos que deseamos ver. Al filtrar los registros de una tabla slo estamos mostrando un subconjunto de los datos y de esa manera tenemos una mejor visibildiad de los mismos para realizar un buen anlisis.

FILTRAR DATOS EN EXCEL

El filtrado no re-ordena los datos, simplemente oculta de manera temporal los registros que no cumplen con los criterios especificados. Para aplicar un filtro sobre los datos de una tabla siguie los siguientes pasos. Haz clic dentro de la tabla y selecciona el comando Ordernar y Filtrar que se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio y dentro de las opciones mostradas selecciona Filtro:

Inmediatamente aparecen flechas de filtrado al lado de los encabezados de cada columna. Si ya habas dado formato a los datos como tabla previamente, entonces estas flechas de filtrado ya estaban presentes. Ahora haz clic sobre la flecha de filtrado de la columna que deseas filtrar y Excel desplegar una lista que incluye cada uno de los valores nicos de la columna.

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Para aplicar el filtro en los datos remueve la marca de seleccin de la opcin (Seleccionar todo). Esto limpir todas las cajas de seleccin permitindote seleccionar slamente las opciones que ests interesado ver:

FILTRAR POR VARIOS CRITERIOS O COLUMNAS

Puedes seleccionar mltiples cajas de seleccin para filtrar por varios criterios. Al hacer clic en el botn Aceptar Excel desplegar slamente los datos que cumplen son la seleccin realizada. Tambin puedes aplicar filtros en varias columnas a la vez, solamente repite los pasos que acabamos de revisar para cualquier otra columna. Podrs notar que una columna tiene un filtro aplicado porque el cono de flecha de filtrado es reemplazado por un cono de filtro. 31

REMOVER UN FILTRO
Para remover un filtro puedes hacer clic sobre el cno de filtro de la columna deseada y seleccionar la opcin Borrar filtro

Si has aplicado filtros a varias columnas y deseas quitar todos los filtros al mismo tiempo puedes hacer clic en el comando Ordernar y filtrar y seleccionar la opcin Borrar

FILTRAR NMEROS EN EXCEL

Excel provee mltiples opciones para filtrar datos numricos como filtrar los valores superiores o inferiores, filtrar los valores que son mayores o menores a un nmero especfico, etc. Ya hemos visto cmo filtrar registros de una tabla y cmo Excel coloca automticamente flechas de filtrado para cada columna. Pero existe una opcin de men especial para las columnas que son numricas y que revisaremos a continuacin. Haz clic sobre el icono de filtrado de una columna de datos numricos y selecciona la opcin de men Filtros de nmero. Observa las opciones disponibles:

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Primero probaremos la opcin DIEZ MEJORES. Esta opcin muestra el cuadro de dilogo AUTOFILTRO DE LAS DIEZ MEJORES

En la primera lista de seleccin podrs decidir si deseas obtener los valores superiores o inferiores. En la segunda opcin puedes especificar el nmero de elementos que deseas observar (desde 1 hasta 500). En la ltima lista de seleccin eliges si deseas filtrar los elementos o filtrar por su porcentaje. Un ejemplo de porcentaje podra ser obtener los 10 clientes superiores por el porcentaje de ventas. Una vez que has especificado los valores adecuados haz clic en Aceptar y Excel desplegar los registros que cumplen con el criterio especificado. Otra de las opciones de Filtros de nmero es filtrar por SUPERIOR DEL PROMEDIO o INFERIOR DEL PROMEDIO. Estas opciones son directas y en cuanto las selecciones Excel aplicar el filtro automticamente. Por ltimo podrs observar que el resto de los filtros posibles se puede realizar a travs del cuadro de dilogoAUTOFILTRO PERSONALIZADO

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A travs de este cuadro de dilogo podrs hacer comparaciones como: Igual a, mayor que, menor que, entre, etc. Slamente debes especificar la condicin que necesitas y podrs filtrar nmeros en Excel.

FILTRAR DATOS POR FECHA

Si los datos de tu tabla incluyen fechas, puedes realizar un filtro en base a esas columnas de manera que puedas analizar slo el conjunto de informacin que te interesa. Haz clic sobre la flecha de filtrado de la columna que contiene las fechas:

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FILTROS DE FECHA EN EXCEL

Selecciona la opcin de men Filtros de fecha y podrs ver toda la gama de opciones que tienes disponibles para filtrar la informacin. Dentro de la lista encontrars dos clases de filtros, aquellos que necesitan de un argumento para poder filtrar (filtros comnes) y aquellos que estn basados en una fecha de comparacin que generalmente es el da actual (filtros dinmicos). Por ejemplo, al hacer clic en la opcin Entre, se mostrar el cuadro de dilgo AUTOFILTRO PERSONALIZADO que permitir capturar los argumentos necesarios para aplicar el filtro.

Si por el contrario eliges un filtro dinmico como la opcin de men Hoy, Excel aplicar de inmediato el filtro utilizando la fecha actual del sistema como referencia. Los mismo sucede con los filtros Ayer, Prxima semana, Mes pasado, Este ao, etc. Recuerda que para quitar los filtros aplicados a una columna puedes hacer clic en el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos.

FILTRAR DATOS DE TABLA POR COLOR

Si has aplicado color a las fuentes o celdas de una tabla, entonces puedes filtrar por color los datos de manera que obtengas solamente el subconjunto de datos de tu inters. Aquellas filas que no cumplan con el criterio de color se ocultarn temporalmente. El color de las celdas puedes aplicarlo manualmente lo puedes aplicar utilizando formato condicional. En este ejemplo supondremos que ese formato ya ha sido aplicado previamente a los datos. 35

FILTRAR POR COLOR EN EXCEL

Cuando se ha aplicado un color especial a las celdas, Excel habilita la opcin Filtrar por color, la cual mostrar las opciones de colores que tiene la columna que est siendo analizada en ese momento:

Dentro del submen de colores puedes seleccionar el color adecuado para que el filtro sea aplicado y veas los resulados de manera inmediata.

Recuerda que para mostrar de nuevo todos los datos debes borrar el filtro con el comando Borrar que se encuentra dentro del comando ORDENAR Y FILTRAR de la ficha Inicio.

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UTILIZAR FRMULAS EN TABLAS DE EXCEL

Las tablas de Excel nos ayudan en gran manera a organizar nuestros datos, pero es inevitable utilizar frmulas para obtener informacin adicional sobre dicha informacin. Por ello en esta ocasin revisaremos algunos mtodos para utilizar frmulas en tablas de Excel. En primer lugar he convertido un rango de datos en una tabla utilizando el comando Tabla que se encuentra en la ficha insertar.

Lo primero que debes saber es que, sin haber ninguna accin adicional, Excel ha nombrado a este rango de celdas como Tabla1 y lo podemos comprobar abriendo el Administrador de nombres que se encuentra en la ficha Frmulas dentro del grupo Nombres definidos.

UTILIZAR LA FILA DE TOTALES

Si queremos calcular el total de alguna de las columnas de una tabla, ni siquiera tenemos que utilizar una frmula sino que solamente debemos insertar la fila de totales de la tabla. Para ellos debemos seleccionar cualquier celda de la tabla e ir a la ficha contextual Herramientas de tabla.

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Debers marcar la opcin Filas de totales y Excel insertar una nueva fila a la tabla. La fila de totales nos permite elegir entre varias frmulas que pueden ser aplicadas. Al seleccionar alguna celda de la fila de totales se mostrar la lista de funciones disponibles.

De esta manera puede hacer clic sobre la celda de total que corresponde a l a columna Proyectado e insertar la suma. Quiero que observes con detenimiento el tipo de frmula que Excel muestra en la barra de frmulas para la celda de la fila de totales que acabo de modificar:

Sorprendentemente Excel no utiliza la funcin SUMA sino que utiliza la funcin SUBTOTALES la cual en su primer argumento nos permite utilizar un nmero el cual identificar a la funcin a utilizar y en este caso el nmero 109 equivale a la funcin SUMA. El segundo argumento de la funcin SUBTOTALES es el nombre de la columna de la tabla, que para este ejemplo es la columna Proyectado. Si para esta misma columna realizo el cambio de funcin a Promedio podrs observar que en lugar de utilizar el nmero 109 se utilizar ahora el nmero 101 en la funcin SUBTOTALES: 38

UTILIZANDO FRMULAS DENTRO DE UNA TABLA

Como has visto en el ejemplo anterior, podemos utilizar los nombres de columnas para hacer clculos con la informacin de nuestra tabla. Ese tipo de referencia es conocida como referencia estructurada. Para hacer un ejemplo de una frmula con referencias estructuradas agregaremos una nueva columna a nuestra tabla llamada Diferencia la cual tendr la resta entre la columna Proyectado y la columna Real y para ello utilizaremos la frmula [@Proyectado]-[@Real].

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Si despus de introducir el smbolo = en la celda D2 nos movemos con las flechas del teclado hacia la celda B2, Excel introducir automticamente el nombre *@Proyectado+. Despus ingresamos el smbolo - para realizar la resta y finalmente nos movemos hacia la celda C2 y se insertar automticamente el nombre [@Real]. Al momento de pulsar la tecla Entrar, se propagar automticamente la frmula por toda la columna. Este es un comportamiento natural de las tablas de Excel que nos ahorrar algunas acciones adicionales al ingresar nuestras frmulas.

Referencias estructuradas En Excel siempre utilizamos las referencias a celdas o rangos para efectuar nuestros clculos, pero si tienes una tabla puedes referirte a los datos a travs de un estilo de referencia conocido comoreferencia estructurada. Este estilo de referencia es del agrado de muchas personas porque les parece ms intuitivo que simplemente especificar la direccin de una celda o de un rango. Para poder utilizar las referencias estructuradas en Excel se debe comenzar por darle un nombre a la tabla de datos, lo cual se hace directamente en el cuadro nombre de la tabla que se encuentra en la ficha Diseo dentro de la seccin de fichas HERRAMIENTAS DE TABLA.

Si quisiramos obtener el total de la columna Ventas podramos utilizar la funcin SUMA de la siguiente manera: SUMA(D2:D10) Sin embargo, al utilizar una referencia estructurada puedo realizar la suma como se observa:

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Al comenzar a especificar el nombre de la tabla recin creada Excel detecta su existencia y la muestra como una opcin para la frmula. As que solamente acepta la sugerencia para poder continuar. Despus de especificar el nombre de la tabla viene un paso importante, que es especificar la columna Ventas. Para poder hacer referencia a dicha columna debo ingresar un corchete * el cual nos dar acceso a los miembros de la tabla. Observa cmo inmediatamente despus de introducir el corchete Excel muestra las posibles opciones dentro de las cuales aparecen las columnas de la tabla.

Solamente resta elegir la columna Ventas y cerrar el corchete as como el parntesis de la funcin suma para obtener el resultado deseado.

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La frmula funcionar correctamente incluso si se agrega un nuevo registro o una nueva columna a la tabla de datos.

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FORMATO CONDICIONAL EN EXCEL

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda.Esto te permitir aplicar un tipo de fuente especfico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poder identificarlas fcilmente en pantalla.

FUNDAMENTOS DE FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.

RAZN PARA UTILIZAR EL FORMATO CONDICIONAL

Siempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una condicin, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer ms fcil la tarea de cambiar automticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios. Ejemplos de formato condicional Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).

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CMO SE APLICA EL FORMATO CONDICIONAL?

Debes selccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y despus hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencion previamente, al seleccionar alguna de las opciones del men, el formato se aplicar para aquellas celdas que cumplan con cierta condicin o regla. Un formato condicional en Excel est siempre basado en una regla que posteriormentre se podr editar si as lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:

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Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.). Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar un formato especial utilzando una frmula donde podrs aplicar una lgica ms compleja. Por lo mismo es un poco ms complicado de aprender, pero una vez que lo hagas ser muy intuitivo de utilizar. Por ahora estudia estos conceptos bsicos y en los siguiente das analizaremos algunas de las opciones que tenemos para aplicar el formato condicional.

RESALTAR CELDAS CON FORMATO CONDICIONAL

En el artculo fundamentos de formato condicional hemos aprendido las bases sobre este tema y en esta publicacin aprenderemos sobre la primera de las opciones de men de formato condicional: Resaltar reglas de celdas.

Esta opcin de men nos dar la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de formato condicional especificada. Cada opcin muestra su propio cuadro de dilogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.

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REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL

La opcin ES MAYOR QUE muestra el siguiente cuadro de dilogo:

En el primer cuadro de texto debers colocar un nmero a partir del cual se aplicar el formato especificado. Para este ejemplo coloqu el nmero 50 en la caja de texto, dej el formato predeterminado y el resultado fue el siguiente:

Las opciones ES MENOR QUE, ES IGUAL A, TEXTO QUE CONTIENE, esperan que ingreses un solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicar el formato. La opcin ENTRE muestra un cuadro de dilogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarn el rango de valores a buscar:

La opcin UNA FECHA muestra una lista de opciones de donde podrs seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.

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Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.Finalmente la opcin DUPLICAR VALORES te permitir resaltar ya sea los valore nicos los valores duplicados dentro de tus datos:

Solamente debes elegir la opcin adecuada de la lista de seleccin y se aplicar la regla de formato condicional adecuada.

BORRAR REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL

Una vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es probable que desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato condicional aplicado a los datos.

ELIMINAR FORMATO CONDICIONAL DE CELDAS SELECCIONADAS

Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobre FORMATO CONDICIONAL y seleccionar la opcin BORRAR REGLAS y posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

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Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas seleccionadas.

ELIMINAR FORMATO CONDICIONAL DE TODAS LAS CELDAS

El segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del men previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opcin debes estar seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarn todos y cada uno de ellos.

ELIMINAR ALGUNAS REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL

El ltimo mtodo que te mostrar se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opcin ADMINISTRAR REGLAS, lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

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Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la regla que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar regla y posteriormente en el botn Aceptar. Excel remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre los datos.

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TABLAS DINMICAS EN EXCEL

Las tablas dinmicas son tiles para analizar los datos almacenados en Excel.

QU ES UNA TABLA DINMICA?

Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte. Reportes flexibles Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes. Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus necesidades. El verdadero problema de las tablas dinmicas Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he ledo libros o tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un principio.

FUNCIONAMIENTO DE LAS TABLAS DINMICAS

Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica. Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

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Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:

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Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos en la tabla dinmica:

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.

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CMO CREAR UNA TABLA DINMICA

Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas. Crear una tabla dinmica en Excel 2010 Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

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Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

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Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto, colocar como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

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Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas

PARTES DE UNA TABLA DINMICA

En los artculos anteriores hemos visto cmo funcionan las tablas dinmicas y cmo crearlas en Excel. Ahora analizaremos con un poco ms de detalle cada una de las partes que las conforman. Partes de una tabla dinmica en Excel Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas. Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas de la tabla dinmica. Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica. Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.

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Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

DAR FORMATO A UNA TABLA DINMICA

Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato fcilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinmica. La dicha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla dinmica para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos. Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo

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Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.

Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la tabla.

Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar inmediatamente a la tabla dinmica.

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FORMATO DE VALORES EN UNA TABLA DINMICA

En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores agrupados de una tabla dinmica de manera de puedan tener el formato de nmero adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos: Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del rea Valores.

Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin de campo de valor.

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Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.

Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas donde podrs seleccionar el formato deseado:

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Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicar el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica:

FILTRAR UNA TABLA DINMICA

Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una tabla dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila. Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la informacin ser resumida y solamente mostrar un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.

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Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo est siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botn de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantneamente los valores de la tabla dinmica. Solamente haz clic sobre el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opcin Ordenar de A a Z o la opcin Ordenar de Z a A.

MODIFICAR CAMPOS DE UNA TABLA DINMICA

Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la informacin con tan solo arrastrar los nuevos campos.

LISTA DE CAMPOS DE UNA TABLA DINMICA

Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinmica que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrar con tan solo hacer clic en cualquier celda de la tabla dinmica.

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Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.

QUITAR UN CAMPO DE UNA TABLA DINMICA

Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y cuando el puntero del ratn se convierta en una X suelta el botn del ratn para eliminar el campo. Otra maner a de eliminar el campo es haciendo clic sobre l y seleccionar la opcin Quitar campo.

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MOVER UN CAMPO DE UNA TABLA DINMICA

Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente arrstralo de un rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de men que permiten mover el campo a cualquiera de las reas disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rtulos de fila, Mover a rtulos de columna o Mover a valores.

Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa. Nuevo campo en una tabla dinmica Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja de seleccin del campo lo cual har que sea agregado a alguna de las reas predeterminadas. 64

Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la informacin de acuerdo a tus necesidades.

MODIFICAR EL TIPO DE CLCULO DE UNA TABLA DINMICA

De manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al momento de crear los totales y subtotales de los valores de una tabla dinmica sin embargo es probable que necesites utilizar alguna otra funcin diferente como el promedio o la cuenta de elementos. Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de valor y seleccionar la opcin de men Configuracin de campo de valor:

En el cuadro de dilogo mostrado podrs cambiar la funcin que deseas utilizar:

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Los valores disponibles son los siguientes: Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la opcin predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma). Promedio. Obtiene el promedio de los elementos. Mx. Obtiene el valor numrico ms alto. Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo. Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe algn campo de texto ser ignorado. Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor numrico. Desvest. Obtiene la desviacin estndar. Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin. Var. Calcula la varianza de una muestra. Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin. Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo seleccionado.

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CAMBIAR ORIGEN DE DATOS DE UNA TABLA DINMICA

Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya cambiado de ubicacin y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica. A continuacin unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos. Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica el cual te permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinmica.

Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has especificado.

FUENTE: Recopilacin de Articulos, publicados por Moises Ortiz en el Sitio Excel Total. Pueden obtener mayor informacin en la direccin: www.exceltotal.com

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