Ingeniería en Información y Control de Gestión

Control
Organizacional
Fundamentos de la Administración

Alumnos: Ciro Giraldez Zúñiga

Fabián González Pozas
Jennifer Sandoval López
Natalia Santibáñez Aburto
Jonathan Vásquez Verdugo

Profesor: Antonio Farías Landabur

Fecha: Lunes 02 de Junio 2008

 
 
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Fundamentos de la Administración
 
Control Organizacional
El control organizacional es un proceso mediante el cual se garantiza que el desempeño se ajuste a los
objetivos de la organización. Este proceso implica reglas, procedimientos y objetivos útiles e imprescindibles,
puesto que en una empresa está directamente ligado el control con la maximización de utilidades y la
planeación, entendida como el proceso formal de crear metas.
De este modo, el control garantiza que las decisiones sean óptimas para cumplir una meta central,
suponiendo acciones y resultados deseados, al mismo tiempo que mantiene conductas y resultados reales.
Para ello, es necesario contar con información precisa y oportuna; entregando planes que son el resultado
de estrategias y un buen sistema de control que ayuda a cumplir lo programado.

Fundamentos del Control

La necesidad del control se basa, principalmente, en su interacción con la planeación, y así ambas se
complementan y refuerzan, sustentándose en los fundamentos del control organizacional que son: (1) la
modalidad (control manifestado en las formas de mecanismos correctivos o preventivos), (2) la fuente
(control originado en los participantes de la organización, en ésta misma, en sus grupos internos y/o en cada
individuo que la compone), (3)el esquema (según la fuente en la cual se origine el control, pueden surgir
aquellos que van desde los que se refuerzan mutuamente hasta los que son conflictivos, pasando por otros
que se desarrollan de forma independiente) y (4) el propósito de control (indistintamente a su modalidad,
los sistemas se diseñan con el fin de promover la eficacia y eficiencia de la organización).

Tipos de control:
- Preventivo: mecanismos que previenen errores y, por ende, la corrección de ellos. Para esto se utilizan
métodos de reglas, procedimientos de reclutamiento y selección, y programas de capacitación y
desarrollo, lo cual dirige el comportamiento de los gerentes y empleados, con el fin de que su buen
funcionamiento conlleve al alcance de las metas.
- Correctivo: mecanismos que reducen las acciones no deseadas cuando se observan desviaciones,
enmendando los errores que luego se rigen a las normas para seguir con un buen funcionamiento de la
organización.

Fuentes de Control
Existen cuatro fuentes principales de control, las cuales se describen a continuación:
- Control de los Participantes: corresponde a presiones de fuentes externas a las organizaciones para
que modifiquen sus acciones. Entre los participantes se encuentran los clientes, accionistas, organismos
gubernamentales y sindicatos.
- Control Organizacional: comprende las reglas y procedimientos formales para prevenir o corregir las
desviaciones de los planes y la consecución de los objetivos deseados. Las reglas, normas,
presupuestos y auditorias son ejemplos de este tipo de control.
- Control de Grupo: Se define como las normas y los valores que comparten y mantienen los miembros
de los grupos mediante recompensas y castigos.
- Autocontrol Individual: serie de mecanismos orientadores que operan consciente e inconscientemente
en cada persona. Las normas de profesionalismo son un punto de referencia cada vez más importante
para el autocontrol individual. Para ser un auténtico profesional es preciso adquirir conocimientos
detallados, habilidades especializadas, actitudes y formas de conducta específicas.

Fases en el proceso de control

El proceso de control consta de una serie de pasos que pretenden garantizar que el desempeño real se
ajuste a lo esperado, o bien, que los planes sean modificados de acuerdo a las circunstancias. Debido a su
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estrecha relación con la planeación, existen fases que se suplen en cada proceso; sin embargo, en términos
generales se aíslan cinco pasos correlativos en el control organizacional:
1. Establecer normas: fijación de estándares de desempeño que sirven para evaluar aspectos cualitativos
y cuantitativos, establecidos en relación con cada característica que desee medirse y que constituya un
asunto de especial importancia para la organización.
2. Medir el desempeño: decidir qué, cómo y cuándo debe medirse. Para esto se recurre frecuentemente al
(1) Principio de selectividad o Ley de Pareto, el cual sostiene que una cantidad reducida de
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características explica siempre un gran número de efectos; y, (2) a otro principio orientador en el que los
costos del control y las normas requeridas en la medición no deben ser mayores que sus beneficios.
Finalmente, es necesario tener conciencia de que las mediciones pueden ocurrir en tres momentos:
antes, durante y después del desempeño.
3. Dar a conocer los resultados: retroalimentar a las partes involucradas en el proceso de control, con el
fin de que luego puedan comparar los resultados reales con los proyectados e intentar introducir ajustes
donde se requieran y, a la vez, producir ventajas motivacionales.
4. Comparaciones: tras el seguimiento de los pasos anteriores, es posible visualizar a través del cotejo si
la información de los resultados reales es congruente con las normas de desempeño. Si no hay
diferencias evidentes entre ambos aspectos, las operaciones continúan de manera normal; de lo
contrario, se debe incluir una acción correctiva.
5. Acción correctiva: diagnosticar las desviaciones a las normas cuando existen diferencias entre ellas y
la realidad. Se evalúan las modalidades, los grados y las causas de esas desviaciones para corregir
esos problemas.

Métodos de Control
- Control Mecanicista: aplicación generalizada de reglas y procedimientos, autoridad descendente (con
énfasis en el poder por puesto), descripciones de puesto bien detalladas, recompensas extrínsecas
(salarios, pensiones) y otros métodos formales, que ayudan a evitar y/o corregir desviaciones en los
comportamientos y los resultados deseados.
- Control Orgánico: aplicación flexible de la autoridad (sólo cuando es necesario), descripciones de
puestos relativamente laxas, controles individuales y otros métodos informales que sirven para evitar y
corregir desviaciones de los comportamientos y los resultados.
- Control de Mercado: recopilación y evaluación de datos relacionados con las ventas, los precios, los
costos y las utilidades, los cuales sirven para orientar las decisiones y evaluar los resultados.
- Control Financiero y Contable: mecanismos que ayudan a evitar o corregir los errores en la asignación
de recursos, como el análisis financiero, la elaboración de presupuestos y el cálculo de costos basados
en las actividades (como principal agente generador de costos).
- Control Automatizado: uso de dispositivos y procesos autorregulados que operan sin la intervención de
seres humanos, es decir, máquinas que se conectan entre sí para realizar tareas con carácter de control.

Efectos
A menudo se piensa que el empleo de controles se explica con la poca realista suposición de que sus
efectos se limitan a la información (resultados del control) que reciben los administradores. Sin embargo, la
medición y la retroalimentación, además de entregar datos, desencadenan efectos mucho más allá de lo
que los mismos administradores quieren lograr como en el desempeño y en la motivación.
- Efecto en la medición: la generalidad (integridad), la objetividad y la influencia (sensibilidad) de la
medición, son aspectos fundamentales que dan un impacto en la motivación y desempeño sobre quien
se mide.
- Efecto Retroalimentación: estudios muestran que este punto influenciará en la motivación y el
desempeño, mejorándolo o corrigiendo dependiendo de cómo sea el enfoque que obtenga el
establecimiento de metas.
- Efectos Latentes: medir el desempeño y dar retroalimentación, puede influir de forma inesperada,
enfocando a los trabajadores hacia metas que la organización no tenía en mente.
Los efectos nombrados anteriormente, dependen básicamente de la eficacia de los controles aplicados. Para
saber cuales son eficaces, los administradores tienen que saber si lo que emplean se vincula con las
metas deseadas, si son objetivos (imparcial y no se puede manipular para beneficio personal), completos
(comprender todas las acciones y metas esperadas), oportunos (informar en el momento que más se
necesita) y aceptables (ser necesario y adecuado). Pero además de tomar en cuenta los criterios ya
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nombrados, también es importante saber y tomar una particular atención a los factores críticos, para la
evaluación del desempeño con base en los planes (también conocido como Principio de control de puntos
críticos, los cuales varían de una organización a otra y se aprecian en el benchmarking, que es la
comparación de desempeño con otras compañías).

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