Planeacin y arquitectura de Office SharePoint Server 2007, primera parte

Microsoft Corporation Fecha de publicacin: febrero de 2009 Autor: equipo de Microsoft Office System y servidores (o12ITdx@microsoft.com)

Extracto
Este libro proporciona informacin y directrices para guiar a un equipo a travs de los pasos que deben realizarse para planear la implementacin de una solucin basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Este libro va dirigido a especialistas en aplicaciones empresariales, especialistas en lneas de negocio, arquitectos de la informacin, profesionales de TI, administradores de programas y especialistas en infraestructuras que planean una solucin basada en Office SharePoint Server 2007. Tambin se incluyen vnculos a hojas de trabajo de planeacin para registrar informacin relacionada con las actividades de planeacin e implementacin. Este libro es la primera parte de una serie de dos partes. Puede encontrar la otra parte en el vnculo siguiente: Planeacin y arquitectura de Office SharePoint Server 2007, segunda parte (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=85548&clcid=0xC0A)

El contenido de este libro es una copia del contenido seleccionado de la biblioteca tcnica de Office SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=84739&clcid=0xC0A ) en la fecha anteriormente especificada. Para obtener el contenido ms actualizado, consulte la biblioteca tcnica en Web.

La informacin contenida en este documento representa la opinin actual de Microsoft Corporation sobre los temas analizados en la fecha de publicacin. Debido a que Microsoft se ve influenciado por las condiciones cambiantes del mercado, no debe interpretarse como un compromiso
por parte de Microsoft y Microsoft no puede garantizar la exactitud de toda la informacin presentada tras la fecha de publicacin.

Este documento slo tiene carcter informativo. MICROSOFT NO OTORGA NINGUNA GARANTA, EXPRESA, IMPLCITA O ESTATUTARIA, ACERCA DE LA INFORMACIN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO. Es responsabilidad del usuario el cumplimiento de todas las leyes de derechos de autor aplicables. Sin limitacin de las disposiciones de dichas leyes, ninguna parte del presente documento podr ser reproducida, almacenada o incluida en un sistema de recuperacin o bien transmitida en ninguna forma o medio (electrnico, mecnico, mediante fotocopiado o grabacin, etc.), ni con ningn propsito, sin la autorizacin expresa y por escrito de Microsoft Corporation. Microsoft puede ser titular de patentes, solicitudes de patentes, marcas, derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual sobre los contenidos de este documento. Este documento no otorga ninguna licencia sobre estas patentes, marcas, derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual, a menos que se indique expresamente en un contrato escrito de licencia de Microsoft. A menos que se indique lo contrario, los nombres de las compaas, organizaciones, productos, dominios, direcciones de correo electrnico, logotipos, personas, lugares y hechos mencionados son ficticios y no se pretende indicar ni debe deducirse ninguna asociacin con ninguna compaa, organizacin, producto, dominio, direccin de correo electrnico, logotipo, persona, lugar o hecho reales. 2009 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos. Microsoft, Access, Active Directory, Excel, Groove, InfoPath, Internet Explorer, OneNote, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Visio, Windows, Windows Server y Windows Vista son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y en otros pases. Los nombres de compaas y productos mencionados en el presente documento pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios.

ii

Contenido
Planeacin y arquitectura de Office SharePoint Server 2007, primera parte..........................i Extracto............................................................................................................................ i Contenido.............................................................................................................................. iii Obtener ayuda................................................................................................................... xxiii I. Planeacin del diseo global............................................................................................25 Planeacin del diseo global...............................................................................................26 Procedimiento para usar esta gua de planeacin...............................................................26 Qu es Microsoft Office SharePoint Server 2007?............................................................27 Ejemplos de soluciones basadas en Office SharePoint Server 2007..................................29 Establecimiento del equipo de planeacin..........................................................................31 Planeacin del gobierno...................................................................................................... 32 Planeacin de sitios y caractersticas..................................................................................33 Planeacin de sitios............................................................................................................. 33 Planeacin de sitios del portal......................................................................................34 Planeacin de sitios de presencia en Internet...............................................................35 Planeacin de otros sitios.............................................................................................36 Planeacin de personalizaciones..................................................................................37 Planeacin de sitios de personalizacin.......................................................................37 Planeacin de colecciones de sitios....................................................................................37 Planeacin de la seguridad.................................................................................................38 Planeacin de las necesidades de bsqueda.....................................................................38 Planeacin de la integracin de inteligencia empresarial....................................................39 Planeacin de la administracin de documentos y registros...............................................39 Planeacin de flujos de trabajo...........................................................................................40 Planeacin de formularios................................................................................................... 40 Planeacin del mantenimiento de sitios..............................................................................40 Hoja de trabajo.................................................................................................................... 41 Planeacin de los proveedores de servicios compartidos...................................................42 Acerca de los SSP............................................................................................................... 42 Determinacin de los requisitos de proveedores de servicios compartidos........................43 Uso compartido de contenido en varios SSP......................................................................46 Ejemplo de plan de proyecto: implementacin de Microsoft Office SharePoint Server 2007 ......................................................................................................................................... 47 Ejemplo de plantilla: plan de gobierno de Productos y Tecnologas de SharePoint............48

iii

II. Planeacin del gobierno.................................................................................................. 49 Planeacin del gobierno...................................................................................................... 50 Definicin de gobierno......................................................................................................... 52 Qu se debe gobernar?.................................................................................................... 52 Quin debe determinar las directivas de gobierno?..........................................................55 Cmo se debe implementar el gobierno?..........................................................................56 Establecimiento y gobierno de un servicio de SharePoint...................................................57 Qu es un servicio de SharePoint?...................................................................................57 Elementos de un servicio correcto.......................................................................................57 Qu controlar en un servicio de SharePoint........................................................................58 Creacin de varios servicios................................................................................................ 60 Implementacin y supervisin de la arquitectura de la informacin.....................................63 Qu es la arquitectura de la informacin?.........................................................................63 Recursos para planear la arquitectura de la informacin....................................................64 Supervisin de la arquitectura de la informacin.................................................................65 Caso prctico: supervisin de la arquitectura de la informacin para eliminar el caos del contenido ........................................................................................................................ 66 Caractersticas de gobierno de Office SharePoint Server 2007..........................................72 Caractersticas del servicio de TI......................................................................................... 72 Plantillas de sitio........................................................................................................... 72 Cuotas........................................................................................................................... 73 Bloqueos....................................................................................................................... 73 Flujos de trabajo........................................................................................................... 73 Caractersticas.............................................................................................................. 73 Creacin de sitios sin intervencin del administrador...................................................74 Administracin de registros...........................................................................................74 Caractersticas de la arquitectura de la informacin............................................................74 Tipos de contenido........................................................................................................ 75 Aprobacin de contenido..............................................................................................75 Control de versiones..................................................................................................... 75 Pgina de contenido y estructura del sitio.....................................................................75 Directivas de administracin de informacin.................................................................76 Information Rights Management...................................................................................77 Tipos de archivos bloqueados.......................................................................................78 Lista de comprobacin de aceptacin de cdigo de ejemplo para organizaciones de TI....79 Recursos para los procedimientos recomendados de desarrollo de SharePoint................80 Lista de comprobacin de aceptacin de cdigo.................................................................81 Seguridad...................................................................................................................... 81 Administracin de sesiones..........................................................................................82 Validacin...................................................................................................................... 83 Informacin confidencial...............................................................................................83 iv

Control de excepciones.................................................................................................84 Elementos web............................................................................................................. 85 Documentacin............................................................................................................. 86 Procedimientos recomendados para el desarrollo de software general........................87 Versin imprimible de la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo de ejemplo.........89 III. Planeacin de la estructura y la publicacin de un sitio web..........................................90 Planeacin de la estructura y la publicacin de un sitio web ..............................................91 Determinacin de la arquitectura de la informacin del sitio...............................................93 Qu es la arquitectura de la informacin?.........................................................................93 Recomendaciones generales para la planeacin................................................................93 Uso de la arquitectura de la informacin para planear la estructura de un sitio..................94 Uso de la arquitectura de la informacin para planear los usuarios y la personalizacin....94 Uso de la arquitectura de la informacin para planear los datos profesionales...................95 Uso de la arquitectura de la informacin para planear la bsqueda....................................95 Descarga de este libro......................................................................................................... 95 Determinacin de los sitios y subsitios................................................................................97 Planeacin de colecciones de sitios....................................................................................97 Planeacin de sitios y subsitios........................................................................................... 98 Plantillas de sitio incluidas en Office SharePoint Server 2007.............................................99 Comparacin de las plantillas de publicacin.............................................................104 Registro de las decisiones de estructura del sitio..............................................................106 Descarga de este libro....................................................................................................... 106 Planeacin de la navegacin del sitio ...............................................................................107 Revisin de los controles de navegacin de Office SharePoint Server.............................108 Controles de navegacin en pginas maestras..........................................................108 Controles de navegacin en pginas de diseo..........................................................110 Elementos web de navegacin....................................................................................112 Planeacin de la navegacin............................................................................................. 112 Planeacin de la experiencia del usuario....................................................................112 Planeacin de la navegacin en pginas....................................................................113 Descarga de este libro....................................................................................................... 114 Planeacin de pginas web............................................................................................... 115 Elementos de pginas web................................................................................................ 115 Planeacin de pginas maestras.......................................................................................119 Planeacin de pginas de contenido.................................................................................120 Planeacin de pginas de diseo......................................................................................122 Uso de pginas de diseo para restringir la creacin........................................................124 Establecimiento de restricciones en controles de campo............................................124 Permiso o restriccin de zonas de elementos web.....................................................125 Resumen..................................................................................................................... 125 Descarga de este libro....................................................................................................... 126 v

Planeacin de la creacin de pginas web.......................................................................127 Planeacin de la creacin basada en el explorador..........................................................129 Planeacin de personalizaciones de la barra de herramientas de edicin de pgina. 129 Planeacin de personalizaciones de la barra de herramientas del editor HTML........130 Planeacin de contenido reutilizable...........................................................................132 Planeacin de personalizaciones de diccionario.........................................................132 Planeacin de recursos adicionales............................................................................133 Planeacin de la creacin en cliente inteligente................................................................134 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 136 Descarga de este libro....................................................................................................... 136 Planeacin de variantes.................................................................................................... 138 Acerca de las variantes..................................................................................................... 138 Variantes y aprobacin de contenido.................................................................................140 Planeacin de sitios de variante de destino......................................................................140 Variantes y navegacin del sitio........................................................................................ 142 Variantes y distribucin de contenido................................................................................142 Variantes y elementos web................................................................................................142 Planeacin de sitios de variante........................................................................................ 143 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 143 Descarga de este libro....................................................................................................... 144 Planeacin de la aprobacin y programacin de contenido..............................................145 Planeacin del gobierno.................................................................................................... 145 Planeacin de la moderacin del contenido o la aprobacin del flujo de trabajo........145 Planeacin de la ubicacin y el modo en que se muestra el contenido......................146 Planeacin de la programacin......................................................................................... 146 Gobierno y programacin en un escenario de distribucin de contenido..........................147 Descarga de este libro....................................................................................................... 147 Planeacin de la distribucin de contenido.......................................................................148 Qu es la distribucin de contenido?..............................................................................148 Acerca de los trabajos y rutas de distribucin...................................................................149 Seguridad de la distribucin de contenido.........................................................................150 Configuracin de la distribucin de contenido...................................................................151 Registro de planes de distribucin de contenido...............................................................151 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 152 Descarga de este libro....................................................................................................... 152 Planeacin de sitios de colaboracin................................................................................153 Sitios de colaboracin....................................................................................................... 153 Determinacin del nmero de sitios de colaboracin........................................................153 Rutas de acceso especficas............................................................................................. 154 Rutas de acceso adicionales............................................................................................. 154 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 155 Descarga de este libro....................................................................................................... 155 vi

Planeacin de sitios multilinges.......................................................................................156 Determinacin de las necesidades multilinges................................................................156 Identificacin de los requisitos de idioma....................................................................156 Determinacin de las asignaciones de nombres de dominio internacionalizados.......157 Determinacin de si se debe usar la caracterstica de variantes de sitio....................158 Planeacin de la implementacin de sitios multilinges....................................................159 Determinacin de los requisitos de los paquetes de idioma.......................................159 Determinacin de los requisitos de compatibilidad con idiomas adicionales..............160 Determinacin de los requisitos de los separadores de palabras y lematizadores.....161 Descarga de este libro....................................................................................................... 162 IV. Planeacin de contenido y sitios personalizados........................................................163 Planeacin de contenido y sitios personalizados..............................................................164 Planeacin de usuarios y perfiles de usuario....................................................................164 Planeacin de audiencias.................................................................................................. 165 Planeacin de elementos web personalizados..................................................................165 Planeacin de Mis sitios.................................................................................................... 165 Administracin de redes sociales......................................................................................166 Planeacin de usuarios y perfiles de usuario....................................................................167 Acerca de los usuarios y los perfiles de usuario................................................................167 Planeacin de conexiones a servicios de perfiles.............................................................169 Planeacin de propiedades de perfil de usuario................................................................170 Propiedades de perfil de usuario predeterminadas.....................................................172 Propiedades de perfil de usuario adicionales..............................................................172 Planeacin de usuarios y relaciones.................................................................................174 Planeacin de directivas.................................................................................................... 175 Planeacin de directivas para las caractersticas de usuario......................................177 Planeacin de directivas para las propiedades de perfiles de usuario........................178 Replicacin de directivas............................................................................................180 Planeacin de la bsqueda de usuarios............................................................................180 Planeacin de la funcionalidad de personalizacin adicional............................................182 Hojas de trabajo................................................................................................................ 182 Planeacin de audiencias.................................................................................................. 183 Acerca de las audiencias................................................................................................... 183 Planeacin de audiencias clave........................................................................................ 184 Planeacin del contenido dirigido a las audiencias.....................................................185 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 188 Planeacin de elementos web personalizados..................................................................189 Acerca de los elementos web personalizados...................................................................189 Planeacin de elementos web de perfil pblico.................................................................190 Elementos web predeterminados para perfiles pblicos.............................................190 Elementos web adicionales para perfiles pblicos......................................................191 vii

Planeacin de elementos web de sitio personal................................................................191 Elementos web predeterminados para sitios personales............................................192 Elementos web adicionales para sitios personales.....................................................192 Planeacin de elementos web de sitio de personalizacin................................................193 Elementos web predeterminados para sitios de personalizacin................................193 Elementos web adicionales para sitios de personalizacin.........................................193 Planeacin de elementos web adicionales para Mis sitios................................................194 Planeacin de elementos web sugeridos en Mis sitios...............................................195 Planeacin de elementos web de listas y bibliotecas en Mis sitios.............................197 Planeacin de elementos web de datos profesionales en Mis sitios...........................198 Planeacin de elementos web de panel en Mis sitios.................................................199 Planeacin de elementos web de filtro en Mis sitios...................................................201 Planeacin de elementos web diversos y personalizados en Mis sitios......................201 Planeacin de elementos web personalizados en otros sitios...........................................202 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 202 Planeacin de Mis sitios.................................................................................................... 203 Acerca de Mis sitios........................................................................................................... 203 Acerca de la pgina de perfil pblico..........................................................................204 Acerca de los sitios personales...................................................................................205 Acerca de los sitios de personalizacin......................................................................206 Planeacin de sitios personalizados..................................................................................207 Activacin de la caracterstica Mi sitio.........................................................................208 Planeacin de directivas de Mi sitio............................................................................212 Planeacin de sitios de personalizacin.....................................................................212 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 213 V. Planeacin de flujos de trabajo.....................................................................................214 Planeacin de flujos de trabajo.........................................................................................215 Qu son los flujos de trabajo?......................................................................................... 216 Acerca de los procesos de negocio...................................................................................216 Flujos de trabajo de Office SharePoint Server 2007..........................................................217 Informacin sobre flujos de trabajo....................................................................................219 Fundamentos bsicos de flujo de trabajo y Productos y Tecnologas de SharePoint........221 Windows Workflow Foundation......................................................................................... 221 Windows SharePoint Services..........................................................................................224 Flujo de trabajo y Windows SharePoint Services 3.0........................................................226 Combinacin de Windows Workflow Foundation y Windows SharePoint Services...........227 Flujo de trabajo en Windows SharePoint Services: escenario A.......................................229 Creacin de un flujo de trabajo.......................................................................................... 229 Asociacin de un flujo de trabajo con una biblioteca de documentos o lista.....................229 viii

Inicio de un flujo de trabajo................................................................................................230 Interaccin con un flujo de trabajo.....................................................................................233 Resumen del proceso........................................................................................................ 235 Creacin de flujos de trabajo de Windows SharePoint Services.......................................237 Creacin de flujos de trabajo con Visual Studio 2005 y WF Workflow Designer...............238 Creacin de flujos de trabajo con Office SharePoint Designer 2007...........................241 Flujo de trabajo y Office SharePoint Server 2007..............................................................244 Combinacin de Windows Workflow Foundation, Windows SharePoint Services y Office SharePoint Server.......................................................................................................... 244 Flujo de trabajo en Office SharePoint Server: escenario...................................................247 Creacin de flujos de trabajo de Office SharePoint Server...............................................252 Creacin de flujos de trabajo con Visual Studio 2005 y WF Workflow Designer...............252 Creacin de flujos de trabajo con Office SharePoint Designer 2007.................................252 Toma de una decisin sobre tecnologa............................................................................254 Conclusin para comprender el flujo de trabajo en Productos y Tecnologas de SharePoint ....................................................................................................................................... 255 Recursos........................................................................................................................... 255 Autor.................................................................................................................................. 255 Planeacin de flujos de trabajo: pasos siguientes.............................................................257 Planeacin de flujos de trabajo: pasos siguientes.............................................................257 VI. Planeacin de InfoPath Forms Services.....................................................................258 Planeacin de InfoPath Forms Services............................................................................259 Artculos relativos a la planeacin de InfoPath Forms Services........................................260 Antes de comenzar a disear plantillas de formulario.................................................260 Planeacin del diseo de plantillas de formulario.......................................................260 Planeacin de la implementacin de plantillas de formulario......................................260 Planeacin de mantenimiento y compatibilidad del servidor.......................................261 Planeacin del escenario.................................................................................................. 261 Escenario 1: envo de informe de gastos....................................................................262 Escenario 2: procesamiento de reclamaciones al seguro...........................................263 Escenario 3: permisos gubernamentales en lnea......................................................264 Planeacin de las plantillas de formulario necesarias ......................................................265 Creacin de un inventario de formularios actuales............................................................265 Realizacin de una encuesta de las ventajas de los formularios en lnea.........................266 Valoracin de la necesidad de nuevas plantillas de formulario..........................................267 Determinacin la complejidad de las plantillas de formulario............................................267 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 268

ix

Planeacin de plantillas de formulario personalizadas......................................................269 Planeacin de los requisitos de infraestructura de diseo de plantillas de formulario.......270 Requisitos de servidor....................................................................................................... 271 Requisitos de red............................................................................................................... 271 Requisitos de seguridad.................................................................................................... 271 Planeacin de conexiones de datos del servidor necesarias para las plantillas de formulario ....................................................................................................................................... 273 Escenarios para el uso de conexiones de datos...............................................................273 Escenario 1: Intranet: un usuario autenticado enva datos a travs del correo electrnico............................................................................................................... 274 Escenario 2: Extranet: envo de datos con autenticacin bsica a travs del correo electrnico............................................................................................................... 274 Escenario 3: Intranet: HTTP Post a servidor de aplicacin.........................................274 Conexin de datos de base de datos................................................................................275 Conexin de datos HTTP Post.......................................................................................... 275 Conexin de datos Envo de biblioteca de SharePoint......................................................275 Conexin de datos de lista de SharePoint.........................................................................276 Conexin de datos de servicio web...................................................................................276 Conexin de datos de archivo XML...................................................................................276 Planeacin de la implementacin de plantillas de formulario............................................277 Plantillas de formulario compatibles con el explorador......................................................277 Escenario: procesamiento de reclamaciones al seguro....................................................278 Planeacin de la implementacin de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador................................................................................................................. 280 Determinacin del impacto de plantillas de formulario de acceso annimo .....................282 Identificacin de la necesidad de contar con plantillas de formulario de acceso annimo 282 Escenario de Internet.................................................................................................. 282 Escenario corporativo.................................................................................................282 Consideraciones de seguridad y uso para las plantillas de formulario de acceso annimo ....................................................................................................................................... 283 Consideraciones de ancho de banda y capacidad para las plantillas de formulario de acceso annimo............................................................................................................. 283 Planeacin de la asignacin de nombre a las plantillas de formulario...............................285 Planeacin de la actualizacin de plantillas de formulario ................................................286 Planeacin para retirar plantillas de formulario (Office SharePoint Server).......................287 Planeacin del control de versiones para plantillas de formulario.....................................288 Retencin de documentos................................................................................................. 288 Planeacin de capacidad.................................................................................................. 289 x

Planeacin del acceso de dispositivos mviles a plantillas de formulario.........................290 Planeacin de flujos de trabajo para plantillas de formulario.............................................292 Plantillas de formulario de flujo de trabajo personalizado..................................................292 Flujos de trabajo para la aprobacin de plantillas de formulario........................................292 Flujos de trabajo iniciados desde un formulario................................................................293 VII. Planeacin de la inteligencia empresarial..................................................................294 Planeacin de la inteligencia empresarial.........................................................................295 Determinacin de necesidades de datos profesionales e inteligencia empresarial...........298 Acerca de la inteligencia empresarial................................................................................298 Planeacin de caractersticas de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007 ....................................................................................................................................... 300 Planeacin de caractersticas de integracin de datos de Office SharePoint Server 2007......................................................................................................................... 300 Planeacin de las caractersticas de presentacin de informacin e informes de Office SharePoint Server 2007.......................................................................................... 301 Planeacin de escenarios de datos profesionales.............................................................303 Planeacin de escenarios basados en la finalidad.....................................................303 Planeacin de escenarios basados en procesos........................................................303 Planeacin de escenarios basados en TI...................................................................304 Determinacin de necesidades de inteligencia empresarial para la organizacin.............305 Hojas de trabajo................................................................................................................ 306 Determinacin del mbito del anlisis de inteligencia empresarial....................................307 Planeacin del mbito de inteligencia empresarial............................................................307 Principios de inteligencia empresarial...............................................................................307 Ejemplos de inteligencia empresarial................................................................................308 Planeacin de la administracin de conexiones de datos.................................................309 Acerca de la administracin de conexiones de datos en Office SharePoint Server 2007. 309 Planeacin del acceso a datos externos...........................................................................309 Planeacin del acceso a bibliotecas de conexiones de datos...........................................310 Planeacin de indicadores clave de rendimiento...............................................................311 Acerca de los indicadores clave de rendimiento (KPI).......................................................311 Planeacin de orgenes de datos para KPI.......................................................................313 Planeacin de KPI en informes......................................................................................... 315 Planeacin de KPI en paneles.......................................................................................... 315 Planeacin de KPI en Mi sitio............................................................................................ 316 Hojas de trabajo................................................................................................................ 317 Planeacin de informes..................................................................................................... 318 Acerca de los informes...................................................................................................... 318 Planeacin de elementos web para informes....................................................................319 xi

Planeacin de informes para el sitio del Centro de informes.............................................320 Planeacin de la biblioteca de informes............................................................................323 Planeacin de otras caractersticas del sitio del Centro de informes.................................323 Hojas de trabajo................................................................................................................ 324 Planeacin de paneles y filtros..........................................................................................325 Paneles y filtros................................................................................................................. 325 Planeacin de elementos web de paneles........................................................................327 Planeacin de elementos web de Excel Web Access de paneles...............................328 Planeacin de elementos web de datos profesionales de paneles.............................328 Planeacin de elementos web de KPI de paneles......................................................330 Planeacin de filtros.......................................................................................................... 330 Planeacin de elementos web de filtro automtico.....................................................331 Planeacin de filtros que usan valores especificados por el usuario..........................332 Planeacin de filtros que usan valores seleccionados de una lista.............................333 Hojas de trabajo................................................................................................................ 334 Planeacin de la seguridad de Excel Services..................................................................335 Acerca de la seguridad de Excel Services........................................................................335 Planeacin de la autenticacin de usuarios......................................................................336 Planeacin de la comunicacin entre servidores..............................................................337 Planeacin de la autenticacin de datos externos.............................................................338 Autenticacin integrada de Windows..........................................................................339 Autenticacin SSO...................................................................................................... 339 Ninguno....................................................................................................................... 340 Cuenta de servicio desatendida..................................................................................341 Configuracin de seguridad........................................................................................ 342 Mtodo de acceso a archivos.....................................................................................342 Cifrado de datos.......................................................................................................... 342 Ubicaciones de archivos de confianza........................................................................343 Proveedores de datos de confianza............................................................................346 Bibliotecas de conexiones de datos de confianza.......................................................346 Permisos de slo vista................................................................................................347 Conexiones de datos externos....................................................................................347 Archivos .odc.............................................................................................................. 348 Administracin de archivos .odc.................................................................................348 Funciones definidas por el usuario..............................................................................349 Hojas de trabajo................................................................................................................ 350 Determinacin de requisitos de recursos para admitir Excel Services..............................351 Acerca de las topologas de Excel Services......................................................................351 Modelos de acceso a datos........................................................................................352 Topologas de Excel Services.....................................................................................353 Planeacin de conexiones de cliente simultneas............................................................365 Planeacin de solicitudes de sesin de Excel Calculation Services simultneas..............365 Pruebas de rendimiento de Excel Services.......................................................................367 xii

Configuracin de hardware......................................................................................... 367 Tablas de atributos del conjunto de datos...................................................................368 Resultados de pruebas de rendimiento.......................................................................372 Limitacin del nmero y la duracin de las sesiones abiertas...........................................380 Planeacin de la representacin de datos de KPI de Excel..............................................382 Acerca de la representacin de datos de KPI de Excel.....................................................382 Elementos web Lista KPI para Office SharePoint Server 2007.........................................382 KPI de Excel y SQL Server 2005 Analysis Services..........................................................382 Planeacin de informes de Excel en cubos OLAP............................................................384 Acerca de la creacin de informes de Excel en cubos OLAP............................................384 Funciones de OLAP.......................................................................................................... 384 Frmulas de OLAP............................................................................................................ 384 Planeacin del acceso a hojas de clculo de Excel..........................................................386 Acerca de la administracin de hojas de clculo...............................................................386 Planeacin de una estrategia para controlar el acceso a los libros y garantizar la integridad de los datos.................................................................................................................... 386 Planeacin de una estrategia para restringir el acceso a objetos de datos individuales dentro de libros.............................................................................................................. 387 Planeacin de conexiones de datos externos para Excel Services...................................388 Conexiones de Excel Services con datos externos...........................................................388 Conexiones y libros de Excel............................................................................................ 389 Conexiones incrustadas y vinculadas.........................................................................389 Proveedores de datos....................................................................................................... 390 Autenticacin con datos externos......................................................................................391 Autenticacin de Windows.......................................................................................... 392 SSO............................................................................................................................ 392 Ninguno....................................................................................................................... 393 Bibliotecas de conexiones de datos y conexiones administradas.....................................393 Reutilizacin de conexiones........................................................................................ 393 Administracin de conexiones....................................................................................393 Proteccin de las conexiones.....................................................................................394 Seguridad de Excel Services y datos externos.................................................................394 Ubicaciones de archivos de confianza........................................................................394 Bibliotecas de conexiones de datos de confianza.......................................................395 Proveedores de datos de confianza............................................................................395 Cuenta desatendida.................................................................................................... 396 Subsistema de confianza y delegacin.......................................................................396 Configuracin paso a paso del servidor para datos externos............................................397 Adicin de un proveedor de datos de confianza para Excel Services.........................398 Habilitacin de datos externos para Excel Services....................................................400 Establecimiento de la cuenta desatendida..................................................................402 Configuracin del inicio de sesin nico de Office Server..........................................403 xiii

Creacin de una biblioteca de conexiones de datos...................................................413 Confianza en una biblioteca de conexiones de datos de Excel Services....................416 Exposicin de la biblioteca de conexiones de datos en el cliente de Office................417 Configuracin paso a paso de los libros para datos externos...........................................422 Creacin de una conexin.......................................................................................... 422 Reutilizacin de una conexin existente de una biblioteca de conexiones de datos. .424 Especificacin de la autenticacin del servidor para una conexin existente.............426 Preguntas ms frecuentes.................................................................................................429 Cmo se pueden obtener datos de Microsoft Access en los libros en Excel Services? ................................................................................................................................. 429 Cmo se pueden usar otros libros como orgenes de datos en Excel Services?.....429 Por qu no funcionan las conexiones con autenticacin de Windows incluso cuando se ha configurado Kerberos correctamente en la granja de servidores?.................430 Si no se delegan las credenciales cmo puede Excel Services comprobar los permisos por usuario en los archivos?....................................................................430 Cules son las instrucciones para usar cubos locales en el servidor?.....................430 Cmo se puede controlar mejor la manera en que se obtiene acceso a los datos externos desde el servidor?.....................................................................................430 Qu factores se deben tener en cuenta con respecto al rendimiento y los datos externos?................................................................................................................. 431 Cmo se pueden proteger los datos de manera que estn visibles slo desde un libro publicado en Excel Services?..................................................................................432 Despus de seguir las instrucciones de este artculo, al cargar el libro en el servidor, aparece un error que indica una serie de caractersticas no admitidas relacionadas con las tablas de consulta. Cmo se puede solucionar?.......................................432 Al tener una conexin ODBC y no disponer de un archivo .odc, cmo se puede usar una conexin a una biblioteca de conexiones de datos para que funcione en Excel Services?................................................................................................................. 433 Cmo funcionan los permisos de slo vista y los archivos .odc en una biblioteca de conexiones de datos?..............................................................................................434 Planeacin de conexiones de datos profesionales con el Catlogo de datos profesionales ....................................................................................................................................... 435 Acerca del Catlogo de datos profesionales.....................................................................435 Planeacin de conexiones con el Catlogo de datos profesionales..................................436 Planeacin de la presentacin de datos profesionales......................................................439 Hojas de trabajo................................................................................................................ 440 Planeacin de perfiles de datos profesionales..................................................................441 Perfiles de datos profesionales.........................................................................................441 Planeacin de conexiones con el Catlogo de datos profesionales..................................441 Planeacin de la inclusin de orgenes de contenido de datos profesionales...................442 Planeacin de las propiedades de los perfiles de datos profesionales..............................442 Hojas de trabajo................................................................................................................ 446 Planeacin de listas de datos profesionales......................................................................447 xiv

Acerca de las listas de datos profesionales.......................................................................447 Planeacin de columnas de datos profesionales..............................................................448 Planeacin de columnas dependientes.............................................................................448 Planeacin de acciones profesionales en listas de datos profesionales...........................449 Planeacin de elementos web para listas de datos profesionales....................................449 Hojas de trabajo................................................................................................................ 450 Planeacin de elementos web de datos profesionales......................................................451 Acerca de los elementos web de datos profesionales.......................................................451 Planeacin de elementos web de datos profesionales principales....................................452 Planeacin de elementos web de datos profesionales especializados.............................454 Planeacin de elementos web de KPI...............................................................................454 Planeacin de elementos web de Excel Web Access.......................................................455 Planeacin de elementos web de SQL Server 2005 Analysis Services............................455 Planeacin de elementos web de filtro conectados a elementos web de datos profesionales ....................................................................................................................................... 456 Planeacin de la implementacin de elementos web........................................................456 Hojas de trabajo................................................................................................................ 457 Planeacin de acciones para datos profesionales.............................................................459 Acciones para datos profesionales....................................................................................459 Planeacin del mbito de las acciones de empresa..........................................................460 Planeacin de las propiedades de las acciones de empresa............................................461 Planeacin de elementos web de accin para datos profesionales..................................462 Planeacin de acciones de empresa personalizadas........................................................463 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 463 Planeacin de la bsqueda de datos profesionales..........................................................464 Acerca de la bsqueda de datos profesionales.................................................................464 Planeacin de la bsqueda de datos profesionales..........................................................465 Planeacin de proveedores de servicios compartidos para datos profesionales........466 Planeacin de orgenes de contenido de datos profesionales....................................467 Planeacin de las propiedades de bsqueda de datos profesionales.........................468 Planeacin del acceso y la seguridad de los resultados de bsqueda de datos profesionales........................................................................................................... 469 Planeacin de los mbitos de bsqueda de datos profesionales................................470 Planeacin de palabras clave para datos profesionales.............................................470 Planeacin de fichas de datos profesionales en el sitio del Centro de bsqueda.......471 Ejemplo....................................................................................................................... 471 Hojas de trabajo................................................................................................................ 473 VIII. Planeacin de la bsqueda.......................................................................................474 Planeacin de la bsqueda...............................................................................................475 Razones para tener dos servicios de bsqueda................................................................475 Planeacin del equipo de bsqueda..................................................................................476 xv

Planeacin del rastreo de contenido.................................................................................476 Planeacin de la experiencia de bsqueda de los usuarios finales...................................476 Identificacin del equipo de bsqueda..............................................................................477 Acerca del equipo de planeacin de la bsqueda.............................................................477 Acerca del proceso de planeacin de la bsqueda...........................................................477 Planeacin de los equipos de operaciones y de implementacin de la bsqueda............478 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 478 Planeacin del rastreo de contenido.................................................................................479 Rastreo e indizacin del contenido....................................................................................480 Identificacin de los orgenes de contenido que se desea rastrear...................................480 Planeacin de los orgenes de contenido..........................................................................482 Rastreo de distintos tipos de contenido......................................................................483 Rastreo de contenido segn programaciones diferentes............................................484 Programaciones de rastreo completas e incrementales.............................................486 Razones para realizar un rastreo completo................................................................487 Limitacin o aumento de la cantidad de contenido que se rastrea.............................489 Otras consideraciones al planear orgenes de contenido...........................................495 Resumen de orgenes de contenido...........................................................................496 Planeacin de la autenticacin..........................................................................................496 Planeacin de controladores de protocolo........................................................................498 Planeacin para administrar el impacto del rastreo...........................................................499 Planeacin de las reglas de rastreo..................................................................................501 Especificacin de una cuenta de acceso al contenido diferente.................................502 Planeacin de la configuracin de bsqueda que se administra en el nivel de granja de servidores...................................................................................................................... 502 Indizacin de contenido en idiomas diferentes..................................................................503 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 505 Planeacin de la bsqueda del usuario final.....................................................................506 Planeacin de lo que vern los usuarios cuando realicen una consulta............................507 Niveles de la interfaz de usuario de bsqueda...........................................................507 Planeacin de mbitos personalizados.......................................................................510 Bsquedas avanzadas................................................................................................ 519 Planeacin de propiedades de bsqueda...................................................................520 Planeacin de lo que vern los usuarios en los resultados de la bsqueda......................526 Planeacin de palabras clave, opciones ms probables y sinnimos.........................526 Planeacin de la relevancia de los resultados de bsqueda.......................................533 Planeacin del uso de ubicaciones federadas y elementos web de federacin..........535 Planeacin de la presentacin de los vnculos...........................................................536 Planeacin de alertas basadas en bsquedas............................................................537 Consideraciones de seguridad para la bsqueda.............................................................539 Uso compartido de datos entre los elementos web...........................................................539 Exclusin de contenido del rastreo....................................................................................539 xvi

IX. Planeacin de la comunicacin...................................................................................541 Planeacin de la comunicacin......................................................................................... 542 Componentes de las comunicaciones...............................................................................542 Planeacin de la integracin de presencia........................................................................543 Presencia en lnea............................................................................................................. 543 Ventajas de incorporar la presencia en lnea.....................................................................544 Consideraciones organizativas.......................................................................................... 544 Requisitos de software...................................................................................................... 544 Requisitos de las cuentas de correo electrnico...............................................................545 Planeacin del correo electrnico entrante (Office SharePoint Server).............................546 Acerca del correo electrnico entrante..............................................................................546 Decisiones clave para planear el correo electrnico entrante...........................................546 Escenario bsico......................................................................................................... 547 Escenarios avanzados................................................................................................548 Opciones de configuracin y modos de configuracin......................................................551 Antes de configurar el correo electrnico entrante............................................................552 Planeacin del servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint...........552 Opciones de configuracin del servicio de administracin de directorios...................553 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 554 Planeacin del correo electrnico saliente (Office SharePoint Server).............................555 Acerca del correo electrnico saliente...............................................................................556 Requisitos generales......................................................................................................... 556 Servidor SMTP de salida................................................................................................... 556 Direcciones de envo y de respuesta.................................................................................557 Juego de caracteres.......................................................................................................... 557 X. Planeacin de la administracin de documentos..........................................................558 Planeacin de la administracin de documentos..............................................................559 Qu es la administracin de documentos?.....................................................................561 Elementos de un sistema de administracin de documentos............................................561 Proceso de planeacin...................................................................................................... 562 Descargar este libro.......................................................................................................... 563 Identificacin de participantes y partes interesadas en la administracin de documentos 564 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 565 Descargar este libro.......................................................................................................... 565 Anlisis del uso de documentos........................................................................................566 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 568 Descargar este libro.......................................................................................................... 568 Planeacin de las bibliotecas de documentos...................................................................569 xvii

Planeacin de las bibliotecas de documentos...................................................................569 Planeacin del flujo de contenido......................................................................................574 Promocin de bibliotecas de documentos desde programas cliente de Office..................575 Descargar este libro.......................................................................................................... 577 Planeacin de los tipos de contenido................................................................................578 Qu son los tipos de contenido?.....................................................................................578 Integracin de propiedades con la versin Office 2007.....................................................580 Plantillas de columna......................................................................................................... 580 Tipos de contenido de carpeta..........................................................................................581 Planeacin de tipos de contenido de documentos............................................................581 Planeacin de tipos de contenido de listas........................................................................584 Planeacin de conversiones de documentos....................................................................585 Despus de planear tipos de contenido: pasos siguientes................................................586 Hojas de trabajo................................................................................................................ 587 Descargar este libro.......................................................................................................... 587 Planeacin del control de versiones, aprobacin de contenido y desprotecciones...........588 Planeacin del control de versiones..................................................................................588 Planeacin de la aprobacin de contenido........................................................................589 Planeacin de la proteccin y la desproteccin.................................................................591 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 591 Descargar este libro.......................................................................................................... 591 Planeacin de Information Rights Management................................................................593 Information Rights Management en Office SharePoint Server 2007.................................593 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 594 Descargar este libro.......................................................................................................... 595 Planeacin de flujos de trabajo para la administracin de documentos............................596 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 597 Descargar este libro.......................................................................................................... 597 Planeacin de directivas de administracin de informacin..............................................598 Acerca de las directivas de administracin de informacin y las caractersticas de directiva ....................................................................................................................................... 598 Acerca de los informes de directivas de administracin de informacin............................600 Acerca de la integracin de directivas de administracin de informacin con aplicaciones de 2007 Office System................................................................................................... 601 Caractersticas de directiva disponibles en Office SharePoint Server 2007......................602 Planeacin de directivas de administracin de informacin..............................................603 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 604 Descargar este libro.......................................................................................................... 604 Planeacin de almacenamiento de contenido empresarial...............................................605 Escenarios tpicos de administracin de contenido a gran escala.....................................606 Entorno de creacin de documentos a gran escala....................................................606 xviii

Archivo de contenido a gran escala............................................................................606 Archivo de contenido a escala extremadamente grande............................................607 Colecciones de sitios: ventajas y limitaciones del almacenamiento de contenido.............607 Ventajas de almacenar contenido en la misma coleccin de sitios.............................607 Lmites al almacenar contenido en la misma coleccin de sitios................................608 Sitios: ventajas y limitaciones del almacenamiento de contenido.....................................609 Ventajas de almacenar contenido en el mismo sitio....................................................609 El sitio de Centro de documentacin...........................................................................609 Lmites al almacenar contenido en el mismo sitio.......................................................610 Bibliotecas: ventajas y limitaciones del almacenamiento de contenido.............................610 Ventajas de almacenar contenido en la misma biblioteca...........................................611 Lmites al almacenar contenido en la misma biblioteca..............................................611 Uso de columnas indizadas para mejorar el rendimiento de las vistas.......................611 Carpetas: ventajas y consideraciones del almacenamiento de contenido.........................612 Resumen de recomendaciones.........................................................................................613 Descargar este libro.......................................................................................................... 613 XI. Planeacin de la administracin de registros..............................................................614 Planeacin de la administracin de registros....................................................................615 Qu es la administracin de registros?...........................................................................616 Elementos de un sistema de administracin de registros..................................................616 Informacin general acerca de la planeacin de la administracin de registros................618 Descargar este libro.......................................................................................................... 620 Identificacin de la administracin de registros ................................................................621 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 623 Descargar este libro.......................................................................................................... 623 Desarrollo del plan de archivo........................................................................................... 624 Acerca de los registros, documentos activos y documentos archivados...........................624 Determinacin de qu es un registro.................................................................................625 Consecucin del plan de archivo.......................................................................................627 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 630 Descargar este libro.......................................................................................................... 630 Diseo del centro de registros ..........................................................................................631 Acerca del sitio del centro de registros..............................................................................631 Planeacin de bibliotecas de documentos para la retencin de registros.........................633 Planeacin de metadatos.................................................................................................. 634 Planeacin de metadatos de registros........................................................................634 Planeacin de metadatos adicionales.........................................................................635 Planeacin de directivas............................................................................................. 635 Planeacin de la tabla de enrutamiento de registros.........................................................637 Hojas de trabajo................................................................................................................ 638 Descargar este libro.......................................................................................................... 639 xix

Planeacin de la recopilacin de registros........................................................................640 Tcnicas para mover archivos al sitio del centro de registros...........................................640 Envo manual de contenido al sitio del centro de registros.........................................640 Uso de carpetas de correo electrnico administradas en Microsoft Exchange Server 2007 para enviar correo electrnico y archivos al sitio del centro de registros........641 Uso de una solucin personalizada para enviar archivos al sitio del centro de registros ................................................................................................................................. 641 Finalizacin del plan.......................................................................................................... 642 Descargar este libro.......................................................................................................... 644 Planeacin de la retencin de registros fsicos.................................................................645 Uso de Office SharePoint Server para administrar registros fsicos..................................645 Registros fsicos y el sitio del centro de registros.......................................................645 Listas y registros fsicos..............................................................................................646 Caso prctico: administracin de registros fsicos en Microsoft..................................649 Planeacin de la retencin de registros fsicos.................................................................650 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 651 Descargar este libro.......................................................................................................... 651 Planeacin de retencin de registros de mensajes de correo electrnico.........................652 Uso de un sitio de centro de registros para retener mensajes de correo electrnico........653 Uso de Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server para administrar registros de mensajes de correo electrnico................................................................................654 Administracin de registros de mensajes de correo electrnico sin Exchange Server 2007 ....................................................................................................................................... 656 Planeacin de la retencin de registros de mensajes de correo electrnico.....................656 Hojas de trabajo................................................................................................................ 658 Descargar este libro.......................................................................................................... 659 XII. Planeacin de la seguridad del sitio y del contenido..................................................660 Planeacin de la seguridad del sitio y del contenido.........................................................661 Planeacin de la seguridad del sitio..................................................................................662 Elementos de seguridad del sitio.......................................................................................663 Asignacin de permisos.................................................................................................... 664 Acerca de los permisos especficos y la herencia de permisos.........................................665 Herencia de permisos y personalizacin avanzada de permisos................................665 Herencia de permisos y subsitios...............................................................................665 Eleccin de los niveles de seguridad para el sitio.............................................................666 Planeacin de la herencia de permisos.............................................................................666 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 667 Determinacin de niveles de permiso y grupos.................................................................668 Revisin de los grupos predeterminados disponibles........................................................668 Revisin de los niveles de permisos disponibles...............................................................670 Determinacin de la necesidad de grupos o niveles de permisos adicionales..................671 xx

Necesita grupos personalizados?.............................................................................671 Necesita niveles de permisos personalizados?........................................................672 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 673 Definicin de permisos personalizados.............................................................................674 Personalizacin de un nivel de permisos existente...........................................................674 Copia de un nivel de permisos existente...........................................................................674 Creacin de un nivel de permisos.....................................................................................675 Seleccin de los grupos de seguridad que usar................................................................676 Determinacin de los grupos y cuentas de seguridad de Windows que usar para conceder acceso a los sitios.......................................................................................................... 676 Decisin sobre el uso de todos los usuarios autenticados................................................677 Decisin sobre permitir el acceso de usuarios annimos..................................................677 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 678 Seleccin de administradores y propietarios para la jerarqua de administracin.............679 Niveles de administracin.................................................................................................. 679 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 680 XIII. Planeacin de la creacin y el mantenimiento de sitios............................................681 Planeacin de la creacin y el mantenimiento de sitios....................................................682 Planeacin del mantenimiento y la administracin de sitios..............................................683 Planeacin del mantenimiento de sitios............................................................................683 Planeacin de la administracin de colecciones de sitios.................................................684 Planeacin de cuotas de coleccin de sitios...............................................................684 Planeacin de la confirmacin y eliminacin del uso de sitios....................................685 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 686 Planeacin del proceso para la creacin de sitios.............................................................687 Determinacin de quin puede crear sitios y del mtodo para la creacin de sitios..........687 Planeacin de la administracin de sitios sin intervencin del administrador....................689 Planeacin de los procesos de creacin de sitios personalizados....................................690 Hoja de trabajo.................................................................................................................. 690 Hojas de trabajo de planeacin de Office SharePoint Server 2007...................................691 Planeacin de hojas de trabajo por tareas........................................................................691 Planeacin de hojas de trabajo por ttulo..........................................................................700

xxi

Obtener ayuda
Se ha prestado la mxima atencin para garantizar la precisin de este libro. Este contenido tambin se encuentra disponible en lnea en la biblioteca de TechNet de Office System, de forma que, en caso de tener problemas, puede comprobar si hay actualizaciones en: http://technet.microsoft.com/es-es/office/default.aspx Si no encuentra la respuesta al problema en el contenido en lnea, puede enviar un mensaje de correo electrnico al equipo de contenido de Microsoft Office System y servidores, a la direccin: o12ITdx@microsoft.com Si tiene una pregunta sobre los productos de Microsoft Office y no sobre el contenido de este libro, realice una bsqueda en el Centro de ayuda y soporte tcnico de Microsoft o en Microsoft Knowledge Base, en la direccin: http://www.microsoft.com/spain/windowsserver2003/ccs/default.mspx

xxiii

I. Planeacin del diseo global

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: :

: 2007

25

Planeacin del diseo global

En este artculo: Procedimiento para usar esta gua de planeacin Qu es Microsoft Office SharePoint Server 2007? Ejemplos de soluciones basadas en Office SharePoint Server 2007 Establecimiento del equipo de planeacin Planeacin del gobierno

Procedimiento para usar esta gua de planeacin

El contenido de esta gua de planeacin se ha diseado para guiar a un equipo a travs del proceso de planeacin e implementacin de una solucin basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Esta gua va dirigida a especialistas en aplicaciones empresariales, especialistas en lneas de negocio, arquitectos de la informacin, profesionales de TI, administradores de programas y especialistas en infraestructuras que planean una solucin basada en Office SharePoint Server 2007. Antes de usar esta gua, se recomienda: Revisar el artculo sobre la evaluacin del producto para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc261970.aspx) para conocer las caractersticas de Office SharePoint Server 2007. As podr asegurarse de que Office SharePoint Server 2007 cumple sus necesidades de funcionalidad y de TI, y le ser ms sencillo prever y planear la solucin. Definir los objetivos de la organizacin que desea conseguir con una solucin basada en Office SharePoint Server 2007. Definir la visin y el mbito de la solucin. Esta gua de planeacin se divide en dos fases. La primera le ayudar a determinar los tipos de sitios web que necesita la organizacin, las caractersticas de cada sitio y las interacciones entre los sitios que cumplen los objetivos de la empresa. Como resultado de esta fase de planeacin, desarrollar un conjunto de hojas de trabajo que le ayudarn a determinar los detalles del sitio y las caractersticas necesarias. Estas hojas de trabajo registrarn informacin como la siguiente: Sitios y jerarquas de sitios Relaciones entre sitios Caractersticas de sitios Personalizaciones de sitios

Adems de rellenar las hojas de trabajo que acompaan a este documento, recomendamos que incorpore las decisiones de planeacin del sitio y las caractersticas en un documento de diseo conceptual que: Defina el propsito de la solucin que planea

26

Describa la implementacin de la solucin

Proporcione datos, diagramas de flujo, ilustraciones y otra informacin necesaria para planear la implementacin de la solucin Cuando haya determinado cmo funcionar la solucin, la segunda fase de la planeacin le guiar en la toma de una serie de decisiones de implementacin. En esta fase, desarrollar un conjunto de hojas de trabajo que le ayudarn a determinar cmo se realizar la implementacin. Estas hojas de trabajo registrarn informacin como la siguiente: Diseo de implementacin Topologas fsicas Diseo de la base de datos Diseo de seguridad Contratos de nivel de servicio

Adems de rellenar las hojas de trabajo que acompaan a este documento, recomendamos que incorpore las decisiones de planeacin de la implementacin en un documento de especificacin de diseo que: Defina los requisitos de hardware Describa el diseo del sistema fsico

Proporcione datos, diagramas y otra informacin til para el equipo que realiza la implementacin Despus de planear los sitios, las caractersticas y la implementacin, la gua de implementacin de Office SharePoint Server 2007 le ayudar a llevar a cabo la implementacin de Office SharePoint Server 2007. A continuacin se muestra el proceso:

Esta gua incluye un conjunto complementario de hojas de trabajo para registrar informacin relacionada con las actividades de planeacin e implementacin. Para alcanzar mejor sus objetivos de planeacin e implementacin, use las hojas de trabajo que se proporcionan para registrar los resultados de las decisiones de planeacin cuando use esta gua. Nota: Para obtener una descripcin de los pasos necesarios para planear la migracin y la implementacin de una solucin existente en Office SharePoint Server 2007, consulte el tema sobre la actualizacin a Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc303420.aspx).

Qu es Microsoft Office SharePoint Server 2007?

Microsoft Office SharePoint Server 2007 es una aplicacin completa de servidor para la empresa que facilita la colaboracin, proporciona completas caractersticas de administracin de contenido,
27

implementa los procesos de negocio y proporciona acceso a informacin esencial para los objetivos y los procesos de la organizacin. Proporciona una plataforma integrada para planear, implementar y administrar aplicaciones de intranet, extranet e Internet a travs de la organizacin y ms all de sta. Office SharePoint Server 2007 facilita la creacin e implementacin de sitios web con abundantes caractersticas y contenido, incluidos sitios de portal de la organizacin, sitios de presencia en Internet, sitios de colaboracin en grupo y sitios especializados, como repositorios de contenido o reas de reuniones. Aunque Office SharePoint Server 2007 es personalizable y tiene un modelo de objetos enriquecido, incluye un conjunto completo de caractersticas, como plantillas de sitio web y de portal listas para usar, elementos web, listas, bibliotecas, flujos de trabajo y variantes de sitio para adaptar el contenido a diferentes culturas, mercados y regiones geogrficas. Mediante Office SharePoint Server 2007, puede planear e implementar procesos de negocio que se integren con los sistemas existentes por medio de formularios electrnicos basados en XML y el Catlogo de datos profesionales. Los flujos de trabajo que incluye Office SharePoint Server 2007 automatizan procesos de negocio comunes, como la revisin y aprobacin de documentos, el seguimiento de problemas y la recopilacin de firmas. Los flujos de trabajo de Office SharePoint Server 2007 se basan en Windows Workflow Foundation, y Office SharePoint Server 2007 es compatible con el desarrollo y la implementacin de flujos de trabajo personalizados para implementar procesos de negocio especficos de la empresa. Las soluciones basadas en Office SharePoint Server 2007 pueden proporcionar acceso en toda la organizacin para la inteligencia empresarial y otra informacin almacenada en Office SharePoint Server 2007 o en sistemas de lnea de negocio como SAP. El Catlogo de datos profesionales permite incluir datos de sistemas back-end en listas, elementos web, pginas y resultados de bsqueda. Excel Services en Microsoft Office SharePoint Server 2007 proporciona acceso interactivo y en tiempo real a hojas de clculo de Office Excel 2007 desde un explorador web. Puede planear la integracin de informes, indicadores clave de rendimiento y paneles de negocio en la solucin. La bsqueda de Office SharePoint Server 2007 proporciona acceso a informacin, personas y conocimientos. Puede planear e implementar soluciones de administracin de contenido basadas en Office SharePoint Server 2007. La funcionalidad de Microsoft Content Management Server 2002 se ha integrado en Office SharePoint Server 2007 y se ha mejorado para permitir la creacin, el almacenamiento provisional y la publicacin de sitios web personalizados. Las caractersticas de administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007 admiten cada fase de los ciclos de vida de los documentos, desde la creacin de plantilla a la creacin, revisin, uso compartido, auditora y, en ltima instancia, el archivado o la destruccin del documento. La funcionalidad de administracin de registros integrada en Office SharePoint Server 2007 ayuda a la empresa a recopilar, administrar y desechar registros corporativos de una manera coherente y uniforme basada en las directivas de la empresa. Office SharePoint Server 2007 se basa en Windows SharePoint Services 3.0 e incluye todas sus caractersticas, por lo que constituye una herramienta idnea para la colaboracin. Windows SharePoint Services 3.0 proporciona un marco de trabajo coherente y familiar para listas y bibliotecas de documentos, y para la administracin y personalizacin de sitios. El marco de
28

trabajo extensible de Windows SharePoint Services 3.0 facilita la creacin de soluciones personalizadas que abarcan varios sitios y arquitecturas complejas. Para obtener una introduccin completa al producto Office SharePoint Server 2007 y a sus caractersticas, consulte la gua sobre la evaluacin del producto para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc261970.aspx).

Ejemplos de soluciones basadas en Office SharePoint Server 2007

A continuacin se muestran ejemplos de soluciones tpicas que se pueden generar mediante Microsoft Office SharePoint Server 2007: Revista en lnea Una editorial usa Office SharePoint Server 2007 para crear el sitio de su revista con marca en lnea. Los editores revisan y aceptan los artculos que reciben tanto desde dentro como desde fuera de la organizacin. Este sitio de Internet tiene una gran presencia en la comunidad, ya que los usuarios pueden iniciar sesin para obtener informacin personalizada y adems incluye un amplio componente de bsqueda. El sitio de Internet incluye subsitios para las noticias y editoriales actuales, blogs y las columnas habituales sobre poltica, negocios, salud, gente, finanzas personales, y ciencia y tecnologa. El sitio tambin permite a los usuarios iniciar sesin para interactuar entre s y comentar los artculos que se publican en el sitio. Distribucin controlada de datos financieros a clientes y socios empresariales Un banco implementa una solucin basada en Office SharePoint Server 2007 para aprovechar las ventajas de Excel Services. La solucin permite a los directivos del banco comunicarse de forma eficaz con los clientes mediante un acceso controlado a libros especficos que se pueden representar con permisos de slo visualizacin en un explorador web. El acceso a los libros se realiza a travs de bibliotecas de documentos en un portal; esto permite al banco restringir la disponibilidad de los datos financieros a clientes con acceso autenticado al portal. Solicitud de permisos en lnea Una agencia gubernamental local usa Office SharePoint Server 2007 y Microsoft Office InfoPath 2007 para proporcionar a los contratistas la solicitud y aprobacin de permisos a travs de Internet. Los contratistas usan el sitio web para solicitar permisos mediante un servicio en lnea. Los datos que se introducen en el formulario web de solicitud del permiso se envan a una base de datos integrada en la red del Departamento gubernamental de inspecciones para construccin. Despus de enviar los datos de la solicitud, se rellena automticamente una nueva solicitud de permiso (un formulario de Office InfoPath 2007 de varias partes) en un rea de trabajo. Cuando se abre el formulario, en sus campos se incluyen los datos de la empresa del contratista que realiza la solicitud y los datos de la solicitud del permiso. Si la solicitud se aprueba, se genera un permiso electrnico (tambin rellenado con los datos de contacto del solicitante y otra informacin relevante) en HTML y se publica en el sitio de permisos del Departamento de inspecciones para construccin, donde el contratista puede ver e imprimir el permiso para su publicacin en el emplazamiento de la construccin.
29

 Sitio de portal de departamento Un departamento de desarrollo de productos de una empresa mediana usa Office SharePoint Server 2007 para aprovechar sus caractersticas de bsqueda, agregacin de contenido, integracin de aplicaciones empresariales, colaboracin y personalizacin. El departamento desarrolla un sitio de portal que se convierte en parte esencial del proceso de desarrollo de productos, ya que hospeda la base de conocimiento, especificaciones de producto, un organigrama, Mis sitios individuales para los miembros del equipo y una pgina principal que difunde informacin de programacin, historias de xito del producto y otras noticias importantes. La instalacin crece desde una pequea granja de servidores aislada hasta una implementacin de granjas de servidores de tamao medio bien desarrollada que combina servicios compartidos dentro de la granja de servidores y entre las granjas de una implementacin mayor que abarca toda la empresa. Anlisis de valores Un gran banco de inversiones usa Office SharePoint Server 2007 para desarrollar un conjunto de sitios web que faciliten el desarrollo, la revisin y la publicacin rpidas de notas, informes y modelos de anlisis de valores en diferentes formatos. Mediante la plataforma integrada de Office SharePoint Server 2007, los diseadores de la solucin implementan un sitio de portal para la creacin y revisin de notas y modelos de anlisis, un sitio de Internet para la presentacin del contenido a los clientes, un sitio de almacenamiento provisional para probar el sitio de Internet, y un sitio de repositorio de registros para conservar los modelos y las notas de anlisis y cumplir as los requisitos legales. Mediante caractersticas personalizadas, el conjunto de sitios (distribuidos en varias granjas de servidores) admiten el flujo rpido y automatizado de contenido entre los sitios y entre los miembros del equipo a medida que el contenido recorre las fases necesarias hasta la publicacin. Administracin de registros La divisin legal de un fabricante de dispositivos implementa una solucin de administracin de registros mediante la plantilla de sitio Repositorio de registros de Office SharePoint Server 2007. La divisin implementa y configura directivas, tipos de contenido y bibliotecas de contenido en funcin de su plan de archivo para conservar cada tipo de registro que administra. Los administradores de registros se ajustan fcilmente a la interfaz familiar de SharePoint del sitio de repositorio de registros a la vez que aprovechan las ventajas de sus caractersticas integradas de administracin de registros. Estas caractersticas son compatibles con el almacenamiento adecuado de los registros entrantes, la conservacin de cada tipo de registro durante el perodo legalmente obligatorio, la suspensin de los registros y la aprobacin de la disposicin. La interfaz programable de administracin de registros permite a los equipos de la organizacin integrar sus sistemas de administracin de documentos y de correo electrnico con el sitio de repositorio de registros mediante las API del servicio web.

30

 Sitio corporativo de presencia en Internet Un fabricante internacional de automviles tiene su sede en Alemania, una subsidiaria importante en Michigan para el mercado norteamericano y oficinas regionales en Europa, Asia y Norteamrica. Los productos se venden internacionalmente y cada mercado regional es atendido por diferentes operaciones de fabricacin. El sitio web de presencia en Internet de la empresa se genera, administra y crea mediante Office SharePoint Server 2007. Es el punto central de las campaas de marketing corporativas e incluye subsitios para cada lnea de producto junto con reas para comunicados de prensa, informacin sobre inversiones, informacin de la empresa y oportunidades de empleo. Cada marca de la empresa dispone de su propio departamento de marketing con personas responsables de escribir el contenido de dicha marca y actualizarlo en el sitio web. El departamento de comunicacin corporativo controla la apariencia del sitio para asegurarse de que la personalizacin de marca y los mensajes son coherentes. El sitio incluye variantes que adaptan su contenido a diferentes idiomas, referencias culturales, mercados y regiones geogrficas. Mediante los sitios web de Office SharePoint Server 2007, los autores de cada marca crean el contenido del sitio y lo distribuyen para su revisin y aprobacin a la vez que administran la creacin de versiones multilinges del contenido. Mediante flujos de trabajo programados, el contenido aprobado y adaptado se copia en sitios de ensayo donde se prueba y, por ltimo, se implementa en el sitio pblico.

Establecimiento del equipo de planeacin

Una solucin bien planeada basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007 promover la colaboracin, la administracin de contenido, el descubrimiento de conocimiento y los procesos de negocio en toda la organizacin a la vez que es una opcin segura, rentable y fcil de administrar para el departamento de TI. Para satisfacer este amplio conjunto de objetivos, es importante identificar los participantes clave en todas las disciplinas relevantes e incluirlos en el equipo de planeacin. Entre ellos se incluyen: Administradores y otros lderes de la organizacin que conocen los requisitos de los procesos de negocio que Office SharePoint Server 2007 usar para la implementacin. Profesionales de TI y especialistas de TI de la unidad de negocio que se encargarn de proponer una solucin que implemente los procesos de negocio deseados, as como de implementar y mantener la solucin en una o varias granjas de servidores. Diseadores del sitio para planear la experiencia del usuario y el diseo visual de los sitios y las plantillas que compondrn la solucin. Desarrolladores para determinar el mbito y el diseo de las caractersticas personalizadas necesarias, como flujos de trabajo, formularios y elementos web. Evaluadores que garantizarn que las caractersticas del sitio son correctas y que la implementacin y la administracin del sitio funcionan como se ha especificado.

31

Planeacin del gobierno

Gobierno es el conjunto de directivas, funciones, responsabilidades y procesos que se establecen en la empresa para guiar, dirigir y controlar cmo se usan las tecnologas con el fin de lograr objetivos empresariales. La implementacin de Office SharePoint Server 2007 en la empresa proporciona nuevas funciones avanzadas, como la colaboracin en lnea, la administracin de documentos, la inteligencia empresarial y la publicacin web. Para alcanzar el equilibrio correcto entre las necesidades de los usuarios de Office SharePoint Server 2007 y los profesionales de TI que lo implementan y utilizan, se recomienda formar un rgano de gobierno que incluya representantes de todos los participantes en la implementacin de Office SharePoint Server. Este rgano podr crear y aplicar reglas que regulen el uso de Office SharePoint Server en la empresa. Para ayudarle a determinar los aspectos de la implementacin de Office SharePoint Server 2007 que deben regir, y para obtener una descripcin de las tcnicas de gobierno, consulte Planeacin del gobierno. Para obtener informacin adicional que le ayude a planear e implementar el gobierno, dispone de una pgina web que proporciona informacin de gobierno para SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=90916&clcid=0xC0A), donde obtendr un completo conjunto de recursos de gobierno de Productos y Tecnologas de SharePoint, incluidos: Artculos de caractersticas y notas del producto acerca del gobierno Contenido acerca del gobierno para profesionales de TI Contenido acerca del gobierno para programadores Vnculos a herramientas relacionadas con el gobierno

Vnculos a organizaciones asociadas con servicios y productos relacionados con el gobierno Vnculos a recursos de la comunidad relacionados con el gobierno La pgina de informacin de gobierno para SharePoint Server 2007 se actualizar frecuentemente con nuevos artculos de caractersticas y otros recursos.

32

Planeacin de sitios y caractersticas

En este artculo: Planeacin de sitios Planeacin de colecciones de sitios Planeacin de la seguridad Planeacin de las necesidades de bsqueda Planeacin de la integracin de inteligencia empresarial Planeacin de la administracin de documentos y registros Planeacin de flujos de trabajo Planeacin de formularios Planeacin del mantenimiento de sitios Hoja de trabajo

Uno de los resultados de la planeacin de una solucin basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007 es la determinacin de los tipos de sitios web y sitios de portal que se van a implementar, y de la lista de caractersticas necesarias para planear cada sitio. Registre esta informacin en la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales. Al rellenar la hoja de trabajo, use las instrucciones de este artculo para incluir los tipos de sitios del portal, los sitios de presencia en Internet y otros tipos de sitios necesarios para la solucin y, a continuacin, especifique lo siguiente para cada sitio: Los grupos de usuarios que van a participar en el sitio o el portal. Una vez que establezca a quin se dirige el sitio, podr determinar ms fcilmente la configuracin de seguridad adecuada para el sitio. Los requisitos de bsqueda. Las necesidades de personalizacin. Las necesidades de los sitios de personalizacin.

Las caractersticas necesarias para planear cada portal o sitio, como la inteligencia empresarial, la administracin de documentos, los formularios o los flujos de trabajo.

Planeacin de sitios
El primer paso en la planeacin de una solucin basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007 es determinar el conjunto de sitios de portal, los sitios de presencia en Internet, los sitios de grupo y los sitios especializados que necesitan la organizacin y los clientes. La determinacin de estos sitios afecta a las decisiones de planeacin posteriores, como la ubicacin en que se van a implementar los sitios en la topologa de servidores, las caractersticas que se van a planear para cada sitio, la implementacin de los procesos que abarcan varios sitios y la disponibilidad de la informacin en uno o ms sitios.
33

Accin de hoja de trabajo

A medida que planee el conjunto de sitios de portal, sitios de Internet y otros sitios, incluya cada sitio por separado en la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73282&clcid=0xC0A) (en ingls).

Planeacin de sitios del portal

Los sitios de portal basados en Office SharePoint Server 2007 proporcionan un punto central para buscar informacin relevante y personalizada en una organizacin. Puede planear sitios del portal de divisin y de resumen basados en las dimensiones y la estructura de la organizacin, y que agreguen informacin organizativa; adems, puede planear portales de aplicaciones interactivos, donde los miembros de los equipos pueden realizar tareas en la organizacin.

Planeacin de sitios del portal en funcin de la jerarqua organizativa

Planee los sitios del portal bsicos que necesite en funcin del tamao y la estructura de la organizacin. Cada uno de estos sitios del portal debe incluir la informacin necesaria para un proyecto o una divisin de la organizacin, y cada uno de estos sitios se vincula a sitios de colaboracin relevantes para el proyecto o la divisin. Algunos sitios del portal para divisiones o proyectos de mayor tamao tambin agregan la informacin que se encuentra en todos los sitios del portal dedicados a divisiones o proyectos de menor tamao. Use las siguientes instrucciones para planear los sitios del portal en funcin de la estructura organizativa: Sitios del portal de divisin o grupo Planee la creacin de un sitio del portal para una organizacin de tamao reducido o un sitio para cada divisin o proyecto en el que participen de 50 a 100 usuarios en una organizacin de tamao mediano a grande. En las organizaciones de gran tamao, puede haber varios niveles de sitios del portal en que cada sitio se orienta al contenido creado y administrado en su nivel correspondiente de la organizacin. Puede disear un sitio del portal para que los miembros de la organizacin colaboren en el contenido relacionado con los objetivos de negocio o de la organizacin. Estos sitios pueden ser independientes o funcionar con otros sitios como parte de un proceso de publicacin. Con frecuencia, estos sitios del portal se componen de una mezcla de contenido de colaboracin usado internamente y contenido cuyo objetivo es la publicacin para una audiencia. Sitios del portal de resumen Un sitio del portal de resumen incluye contenido general de toda la organizacin. Permite a los usuarios de las distintas divisiones buscar informacin y expertos, y obtener acceso a los procesos de toda la organizacin. Suele contener subsitios cuyo mbito es la arquitectura de informacin organizativa general y que se asignan normalmente a la estructura de los sitios del portal de divisiones o proyectos. Para cada organizacin o proveedor de servicios compartidos (SSP), planee la creacin de un sitio del portal de resumen centralizado con una vista agregada de todos los sitios del portal relacionados.
34

Planeacin de sitios del portal de aplicaciones

Un portal de aplicaciones organiza los procesos de los equipos y proporciona los mecanismos necesarios para ejecutarlos. Los portales de aplicaciones suelen incluir escritorios digitales y otras caractersticas para ver y manipular los datos relacionados con la finalidad del portal. La informacin presentada en un sitio del portal de aplicaciones procede normalmente de varios orgenes, como bases de datos u otros sitios de SharePoint. Por ejemplo, la organizacin de recursos humanos de una empresa puede disear un sitio del portal de aplicaciones para proporcionar a los empleados lo siguiente: Acceso a informacin general, como manuales para los empleados y oportunidades de empleo. Mtodos para realizar tareas comunes, como el envo de tarjetas de horas trabajadas e informes de gastos. Paneles para ver la informacin personalizada, como el historial de salario y prestaciones de un empleado. En otro ejemplo, la organizacin de soporte tcnico interna de una empresa puede disear un portal de aplicaciones de soporte tcnico para ofrecer soporte tcnico a los miembros de la empresa. Las caractersticas del portal de aplicaciones pueden ser las siguientes: Acceso a una base de conocimientos de incidentes de soporte tcnico anteriores y documentacin relacionada con los procedimientos recomendados. Mtodos para realizar tareas comunes, como iniciar un incidente de soporte tcnico o revisar el estado de un incidente en curso. Integracin con caractersticas de comunicacin compatibles con conferencias y discusiones en lnea. Vistas de datos personalizadas. Por ejemplo, los administradores de soporte tcnico pueden ver paneles que proporcionan vistas de la productividad de los miembros de su equipo y los niveles de satisfaccin de los clientes. Los ingenieros de soporte tcnico pueden ver los incidentes sin resolver actuales. En la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales, incluya cada sitio del portal de divisin, resumen y aplicaciones que vaya a crear. Asegrese de identificar el nombre y la finalidad del sitio del portal. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de sitios de portal, consulte la introduccin al captulo sobre la planeacin de la estructura y navegacin del sitio (Project Server) (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc197502.aspx).

Planeacin de sitios de presencia en Internet

Los sitios de presencia en Internet son sitios orientados al cliente. Suelen ser sitios con personalizacin de marca y se caracterizan por la inclusin de elementos estilsticamente coherentes, como colores, fuentes y logotipos, adems de una serie de elementos estructurales, como las caractersticas de navegacin y la estructura de pginas del sitio. Aunque el aspecto de un sitio de Internet se controla de forma estricta, el contenido del sitio puede ser dinmico y cambiar con frecuencia.

35

Por ejemplo, un sitio corporativo de presencia en Internet comunica informacin importante de la compaa a los clientes, los asociados, los inversores y los posibles empleados, incluidas las descripciones de los productos y servicios, las noticias de la compaa, los informes anuales, los archivos pblicos y las ofertas de empleo. En otro ejemplo, un sitio de Internet de noticias en lnea proporciona informacin actualizada con frecuencia adems de caractersticas interactivas, como tableros de cotizaciones y blogs. Dado que un sitio de presencia en Internet representa a la empresa para una audiencia externa, puede almacenar provisionalmente, probar y, a continuacin, publicar el sitio (conforme a una programacin o segn sea necesario) en su ubicacin de "produccin" pblica. Un sitio provisional refleja el sitio de produccin usado para probar el contenido antes de publicarlo. El uso de un sitio provisional puede ayudar a garantizar que el contenido publicado cumpla los estndares ms estrictos. Adems, los sitios provisionales permiten a los autores de contenido trabajar en los servidores ubicados en la intranet de la compaa mientras los usuarios de Internet usan los servidores de produccin de la red perimetral. La caracterstica de distribucin de contenido integrada facilita la transferencia de contenido de los servidores provisionales a los servidores de produccin. Registre los sitios de presencia en Internet provisionales y de produccin en la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de sitios de presencia en Internet, consulte Planeacin de la estructura y la publicacin de un sitio web.

Planeacin de otros sitios

Puede planear que los usuarios del sitio del portal o del sitio de Internet creen sitios adicionales. Por ejemplo, puede planear ofrecer Mi sitio (que es un sitio de grupo basado en Windows SharePoint Services 3.0 con vistas pblicas y privadas) a cada miembro del equipo que use un sitio de portal. Adems, puede permitir a los miembros del equipo crear otros sitios, como sitios de rea de documentos, a medida que colaboran. De forma similar, puede proporcionar a los usuarios de un sitio de Internet acceso a los sitios de colaboracin como parte de un servicio web. Por ejemplo, puede proporcionar permisos para crear sitios de rea de reuniones y participar en conferencias en lnea como parte de la experiencia de uso del sitio. Adems de los sitios de portal y los sitios de Internet, Office SharePoint Server 2007 ofrece la posibilidad de crear los siguientes sitios especializados para su uso en la organizacin: Sitio del Centro de documentacin Se trata de una biblioteca a gran escala que resulta til como base de conocimientos o archivo histrico de toda la empresa. Incluye caractersticas que pueden ayudar a los usuarios a navegar, buscar y administrar un nmero elevado de documentos de una jerarqua compleja mediante el uso de un conjunto de elementos web especializados. Sitio del centro de registros La administracin de registros consiste en la administracin de archivos y documentos que demuestren la existencia de actividades o transacciones realizadas por la organizacin. El sitio del centro de registros est diseado para implementar el componente de almacenamiento de una solucin de administracin de registros basada en Office SharePoint Server 2007.
36

Registre las necesidades del resto de los sitios en la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de sitios de colaboracin, consulte Planeacin de sitios de colaboracin. Para obtener ms informacin acerca de los sitios del Centro de documentacin, consulte Planeacin de las bibliotecas de documentos. Para obtener ms informacin acerca de los sitios del centro de registros, consulte Diseo del centro de registros.

Planeacin de personalizaciones
Puede planear la personalizacin de sitios del portal, sitios de Internet o sitios de grupo. Por ejemplo, si planea un sitio para ofrecer presencia en Internet para su empresa, puede personalizar el sitio mediante la personalizacin de las pginas maestras para incluir el logotipo y la combinacin de colores de la organizacin. Adems, puede personalizar el sitio mediante la adicin de funcionalidad. Office SharePoint Server 2007 tiene un modelo de objetos completo y se basa en .NET Framework. Para obtener ms informacin acerca de la programacin de Office SharePoint Server 2007, consulte el Kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007. Para cada sitio o portal que requiera personalizacin, incluya una nota en la columna de personalizacin de la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales. Para obtener ms informacin acerca de la personalizacin, consulte Planeacin de la estructura y la publicacin de un sitio web.

Planeacin de sitios de personalizacin

Un sitio de personalizacin es una vista filtrada del contenido de un sitio del portal o un sitio de Internet que proporciona a los usuarios de dicho sitio contenido dirigido segn la funcin o las preferencias del usuario. Al planear un sitio de portal o de Internet basado en Office SharePoint Server 2007, puede disear un sitio de personalizacin basado en dicho sitio. A continuacin, los usuarios pueden ver el contenido general mostrado por el sitio del portal o de Internet, o pueden ver el sitio de personalizacin relacionado, que filtra el contenido de modo que sea ms relevante para las necesidades de informacin o las tareas especficas de un usuario concreto. Si planea disear un sitio de personalizacin para cualquier sitio incluido en la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales, registre la decisin en la columna de personalizacin de la hoja de trabajo. Para obtener ms informacin acerca de los sitios de personalizacin, consulte Planeacin de contenido y sitios personalizados.

Planeacin de colecciones de sitios

Una vez que determine los sitios y sitios del portal necesarios para la solucin, el siguiente paso es planear la implementacin de estos sitios y portales en las colecciones de sitios. Una coleccin de sitios es un conjunto jerrquico de sitios que se pueden administrar de forma conjunta. Los sitios de una coleccin de sitios tienen caractersticas comunes, como permisos compartidos, galeras de plantillas, tipos de contenido y elementos web, y suelen compartir una navegacin comn. Todos los sitios de una coleccin de sitios se almacenan conjuntamente en la misma base de datos de SQL. Un sitio del portal se suele implementar como una coleccin de sitios con el sitio web de nivel superior como pgina principal del portal.
37

Por lo general, al planear una solucin basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe ubicar cada uno de los siguientes tipos de sitios en colecciones de sitios independientes: Sitios de portal Sitios de Internet (almacenamiento provisional) Sitios de Internet (produccin) Todos los sitios de grupo relacionados con un sitio de portal o un sitio de Internet Sitios del Centro de documentacin Sitios del Centro de registros

Para obtener ms informacin acerca de cmo planear colecciones de sitios de Office SharePoint Server 2007, consulte Planeacin de la estructura y la publicacin de un sitio web.

Planeacin de la seguridad
La planeacin de la seguridad incluye la planeacin de la autenticacin y la autorizacin de los usuarios y grupos de usuarios. La autenticacin es el proceso por el que Office SharePoint Server comprueba la identidad de un usuario. La autorizacin determina qu acciones puede realizar un usuario para un objeto concreto, como un elemento de lista, una biblioteca o un sitio. Los elementos de la planeacin de seguridad son: Determinacin de los mtodos de autenticacin que se van a usar. Determinacin de las categoras de usuarios de la solucin. Determinacin de los niveles de permisos que se van a asignar a los usuarios y grupos. Planeacin de grupos de usuarios y asignacin de permisos a dichos grupos.

Planeacin de los mbitos a los que se aplican los permisos, como listas, bibliotecas o sitios. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de la seguridad de Office SharePoint Server 2007, consulte Introduccin al captulo: Planeacin de la seguridad del sitio y del contenido (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc288189.aspx).

Planeacin de las necesidades de bsqueda

La planeacin de la bsqueda incluye la determinacin del mbito del contenido que se puede buscar en cada sitio, la configuracin de las granjas de servidores para indizar el contenido y buscar de forma eficaz y segura, y la planeacin opcional de personalizaciones de la interfaz de usuario de bsqueda. En funcin de las necesidades, los mbitos de bsqueda de los distintos sitios pueden variar considerablemente. Por ejemplo, en un sitio del portal usado para planear y crear productos, el mbito de bsqueda puede incluir especificaciones de productos, documentos de marketing internos, notas de reuniones y otros tipos de informacin de valor interno. El mbito de bsqueda del sitio de Internet en que el pblico obtiene informacin acerca de estos productos se debe limitar al contenido que describe los productos y servicios de la organizacin, y no puede incluir contenido interno.

38

Al preparar la planeacin de la bsqueda, para cada sitio o sitio del portal de la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales, indique el mbito de bsqueda para cada conjunto de usuarios. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de la bsqueda, consulte Planeacin de la bsqueda.

Planeacin de la integracin de inteligencia empresarial

La inteligencia empresarial permite a los miembros de una organizacin recopilar, almacenar, analizar y obtener acceso a los datos profesionales. Office SharePoint Server 2007 incluye funciones de inteligencia empresarial que ayudan a las organizaciones a preservar la integridad de los datos a la vez que se habilitan funciones eficaces de bsqueda, integracin, anlisis, representacin y uso compartido de datos. Al preparar la planeacin de la inteligencia empresarial, en la columna de inteligencia empresarial de la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales, indique todos los sitios y sitios del portal que requieren la integracin de la inteligencia empresarial. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de la inteligencia empresarial, consulte Planeacin de la inteligencia empresarial.

Planeacin de la administracin de documentos y registros

Se implementa un sistema de administracin de documentos para controlar el flujo de documentos de la organizacin (cmo se crean, revisan, publican, consumen y, finalmente, cmo se eliminan o conservan). Dado que prcticamente todas las soluciones incluyen estas actividades, es habitual planear la implementacin de la administracin de documentos. Para la planeacin de la administracin de documentos se debe tener en cuenta cmo se van a organizar las bibliotecas de documentos, los metadatos que se van a definir para cada tipo de contenido, los flujos de trabajo necesarios durante el ciclo de vida del contenido y las directivas que se van a aplicar al contenido. Un registro es un documento u otra entidad fsica o electrnica de una organizacin que demuestra una actividad o transaccin realizadas por la organizacin. La administracin de registros es el proceso mediante el cual una organizacin determina qu tipos de informacin son registros, cmo administrarlos durante los perodos de retencin y, finalmente, cmo destruirlos o archivarlos. Office SharePoint Server 2007 incluye caractersticas para ayudar a las organizaciones a implementar los sistemas y procesos de administracin de registros. Colabore con el departamento jurdico de la organizacin para determinar si la administracin de registros se debe incluir en la solucin. Al preparar la planeacin de la administracin de documentos y registros, en la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales, indique todos los sitios y portales que requieren la planeacin de la administracin de documentos o registros. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de la administracin de documentos, consulte Planeacin de la administracin de documentos. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de la administracin de registros, consulte Planeacin de la administracin de registros.
39

Planeacin de flujos de trabajo

Los flujos de trabajo implementan procesos de negocio en documentos, pginas web y elementos de lista de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Por ejemplo, un flujo de trabajo puede distribuir un documento para su revisin, realizar el seguimiento de un problema en las distintas fases de resolucin o supervisar un contrato durante el proceso de aprobacin. Office SharePoint Server 2007 incluye flujos de trabajo para satisfacer las necesidades principales de administracin de contenido, como la revisin o la aprobacin de documentos para su publicacin, adems de flujos de trabajo especializados para el seguimiento de problemas, la administracin de traducciones de contenido a varios idiomas y la administracin de otros procesos. Puede crear flujos de trabajo personalizados con Microsoft Visual Studio 2005 o Office SharePoint Designer 2007. Para preparar la planeacin de los flujos de trabajo, en la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales, indique todos los sitios y portales que requieren la planeacin de flujos de trabajo. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de flujos de trabajo, consulte Planeacin de flujos de trabajo.

Planeacin de formularios
En una solucin basada en Office SharePoint Server 2007, los formularios se pueden usar para recopilar informacin y mostrar los datos de varios orgenes, automatizar los procesos de negocio y mejorar los escenarios de colaboracin. Por ejemplo, para un sitio de Internet, puede planear el uso de formularios para hacer encuestas entre los usuarios y registrar nuevos usuarios. En el caso de un sitio del portal de recursos humanos, puede planear el uso de formularios para enviar informacin de tarjetas de horas trabajadas, seleccionar prestaciones o revisar el rendimiento de los empleados. Para preparar la planeacin de los formularios, en la columna de formularios de la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales, incluya todos los sitios y portales que requieren la planeacin de formularios. Para obtener informacin acerca de la planeacin de formularios, consulte Planeacin de InfoPath Forms Services.

Planeacin del mantenimiento de sitios

El mantenimiento de sitios incluye lo siguiente: Planeacin de la limpieza y la administracin general del sitio. Determinacin de cmo se va a permitir a los usuarios del sitio crear sitios de grupo y otros subsitios, y cmo se va a realizar el seguimiento de dichos sitios. Bsqueda y eliminacin de sitios obsoletos. Mantenimiento del rendimiento de los portales y sitios de Internet en un nivel aceptable.

Dado que necesita planear el mantenimiento de sitios para todos los sitios y portales, no necesita registrar esto en la hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales. Para obtener una descripcin completa de la planeacin del mantenimiento de sitios, consulte Planeacin de la creacin y el mantenimiento de sitios.
40

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para registrar la informacin tratada en este artculo: Hoja de trabajo de planeacin para la determinacin de sitios y portales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73282&clcid=0xC0A) (en ingls)

41

Planeacin de los proveedores de servicios compartidos

Un proveedor de servicios compartidos (SSP) proporciona un conjunto comn de servicios y datos de servicio para una agrupacin lgica de aplicaciones web y sus sitios asociados. En este artculo se describe cmo funcionan los SSP en Microsoft Office SharePoint Server 2007 y se incluyen recomendaciones para planear los SSP.

Acerca de los SSP

Servicios proporcionados por un SSP Cada SSP proporciona los siguientes servicios compartidos: Servicios de personalizacin Proporcionan perfiles de usuario basados en los datos importados de los servicios de directorio, Mis sitios con informacin personal que pueden compartir todos los usuarios del SSP y administrados por directivas de privacidad, identificacin de contenido por audiencia, una aplicacin cliente de Office o los vnculos de un sitio de personalizacin. Catlogo de datos profesionales Proporciona un esquema unificado nico para los datos almacenados en las aplicaciones de lnea de negocio. Excel Services Proporciona hojas de clculo compartidas y un mtodo para analizar datos profesionales de las bibliotecas de conexiones de datos mediante el uso de informes en las pginas de panel. Office SharePoint Server Search Rastrea todos los sitios de las aplicaciones web con el SSP para crear un solo ndice de todo el contenido, los datos y los metadatos. Informes de uso del portal Permiten a los administradores del SSP ver la informacin agregada acerca del uso del sitio en toda la jerarqua de sitios. Adems, los administradores del SSP pueden habilitar los informes de uso para los administradores de sitios individuales y colecciones de sitios. Consumo de servicios de un SSP Al instalar una granja de servidores, se crea un SSP predeterminado como una de las primeras tareas posteriores a la instalacin. Cada SSP contiene todos los servicios compartidos disponibles (instalados). Los SSP se asocian a aplicaciones web de SharePoint especficas. Una aplicacin web de SharePoint slo se puede asociar a un SSP.

Todas las colecciones de sitios y los sitios de una aplicacin web de SharePoint consumen servicios del mismo SSP.

42

 Los servicios compartidos no se pueden habilitar o deshabilitar en el nivel del sitio o la coleccin de sitios. Todos los servicios disponibles en el SSP estn tambin disponibles en todos los sitios de la aplicacin web. Configuracin de SSP en el nivel de granja de servidores Una granja de servidores puede hospedar uno o ms SSP. Adems, una granja de servidores puede consumir servicios proporcionados por un SSP de otra granja de servidores. Servicios compartidos en una granja de servidores La granja de servidores usa los servicios de un SSP hospedado en la granja de servidores. Servicios compartidos entre granjas de servidores La granja de servidores usa los servicios de un SSP de otra granja de servidores. Es posible que una granja de servidores que consuma servicios de otra granja no contenga ningn SSP. La limitacin de esta configuracin es que Excel Services no est disponible fuera de la granja de servidores que hospeda este servicio. Si los servicios de Excel Services son necesarios para una granja de servidores, sta debe hospedar los servicios compartidos localmente. En la mayora de los entornos con una sola granja de servidores, un SSP proporciona servicios para toda la organizacin. Slo se usan varios SSP en las implementaciones que requieren contenido aislado de forma segura. Configuracin geogrfica de SSP Los servicios compartidos no se pueden proporcionar en una red de rea extensa (WAN). Por ejemplo, una granja de servidores regional de frica no puede consumir servicios compartidos de una granja de servidores central de Europa. La granja de servidores de frica debe hospedar su propio SSP. No obstante, los usuarios de frica se pueden conectar a una granja de servidores central de Europa y consumir servicios compartidos de la granja de servidores central. Aunque los servicios compartidos no se pueden hospedar en la WAN, se puede configurar una granja de servidores central para rastrear el contenido en toda la WAN. Por ejemplo, una granja de servidores central de Europa puede rastrear el contenido de una granja de servidores regional de frica. Esta configuracin proporciona un mtodo para hospedar la bsqueda en toda la empresa. En este escenario, la granja de servidores central no hospeda los servicios compartidos para la granja de servidores regional y la granja de servidores regional no consume servicios compartidos de la granja de servidores central.

Determinacin de los requisitos de proveedores de servicios compartidos

La decisin de diseo ms importante en relacin con los servicios compartidos es cuntos SSP se deben planear. Planeacin de un solo SSP En muchos casos, un solo SSP puede proporcionar servicios para una organizacin completa.

43

 Un solo SSP de una granja de servidores proporciona servicios compartidos para aplicaciones web hospedadas en dicha granja de servidores. Todos los usuarios del SSP pueden compartir informacin personal, buscar contenido y obtener acceso a los datos profesionales segn los permisos correspondientes. El acceso al contenido puede estar limitado por la identificacin del contenido, las directivas de privacidad y otras caractersticas basadas en los grupos y la seguridad de SharePoint. Se debe usar un solo SSP si: No hay ningn motivo explcito para usar varios SSP. Los usuarios colaboran o comparten el contenido y los datos en la organizacin.

Los usuarios buscan en toda la organizacin a personas que trabajan para la organizacin. Planeacin para varios SSP El criterio ms importante que determina si necesita ms de un SSP son los requisitos de aislamiento del contenido. Por ejemplo, si la granja de servidores hospeda aplicaciones para ms de una clase de usuarios, el uso de SSP independientes puede facilitar la creacin de un aislamiento seguro entre estas clases de usuarios. Planee el uso de un SSP independiente para cada uno de los siguientes tipos de aplicaciones: Intranet El contenido de una intranet incluye sitios de grupo, Mis sitios y el contenido de la intranet publicado. Este tipo de aplicacin suele estar disponible slo para los usuarios de la organizacin con una cuenta en el sistema de administracin de directorios. Web de asociado Una aplicacin web de asociado suele hospedar colecciones de sitios y sitios de colaboracin entre los empleados internos y los usuarios asociados. El uso de un SSP independiente garantiza que los usuarios asociados no puedan buscar u obtener acceso a la informacin confidencial del entorno de intranet. Sitio web de clientes Un sitio web de clientes disponible para usuarios annimos requiere un SSP dedicado. La configuracin de los servicios del SSP es muy distinta de la de los servicios configurados para otros tipos de aplicaciones usadas para la colaboracin en la organizacin. Centro de registros En los centros de registros suelen presentarse cuestiones legales relacionadas con la privacidad de la informacin. Por este motivo, use un SSP independiente para rastrear este contenido de modo que estos registros no aparezcan en las consultas de bsqueda que se originan en otros SSP. Dado que cada SSP adicional agregado reduce el rendimiento general de la granja de servidores, analice detenidamente sus necesidades de implementar ms de un SSP. Los siguientes escenarios de implementacin pueden requerir el uso de dos o ms SSP: Implementaciones con requisitos legales para el aislamiento de contenido, como organizaciones de servicios financieros, o implementaciones con uno o ms proyectos confidenciales que requieren un aislamiento del contenido completo. Para lograr un

44

aislamiento del contenido completo, debe rastrear e indizar el contenido en un ndice independiente. Tenga en cuenta que cada SSP es compatible con un ndice. Implementaciones distribuidas geogrficamente donde cada ubicacin incluye un conjunto discreto de usuarios y contenido cuya administracin resulta ms fcil de forma independiente en cada regin. Implementaciones hospedadas con clientes que no comparten ningn contenido o datos. Las ventajas de usar ndices independientes son: Aislamiento de los ndices de contenido para aumentar la seguridad. Por ejemplo, es posible que desee aislar contenido altamente confidencial, como el contenido almacenado en un centro de registros. Ajuste de escala si la capacidad de un servidor de ndice es insuficiente. Rastreo eficaz del contenido disperso geogrficamente. Tenga en cuenta que no se recomienda intentar rastrear el contenido en un vnculo de baja velocidad dado que el contenido rastreado se debe enviar mediante dicho vnculo. Para rastrear el contenido en un rea dispersa geogrficamente, considere la posibilidad de instalar una granja de servidores independiente con su propio SSP en cada rea geogrfica. Es importante tener en cuenta que Office SharePoint Server 2007 no proporciona ningn mtodo para combinar ndices. En su lugar, las consultas se enrutan automticamente al SSP asociado a la aplicacin web desde la que el usuario final inicia la consulta. Incluso aunque todo el contenido rastreado con un SSP concreto se indiza en un solo ndice, la consulta no devuelve necesariamente resultados de bsqueda para todos los elementos del ndice que coinciden con la consulta concreta. En lugar de esto, otras caractersticas de bsqueda filtran o modifican el contenido una vez rastreado. Para obtener ms informacin acerca de estas caractersticas, consulte Planeacin de la bsqueda del usuario final. Siempre que sea posible, use slo un SSP para rastrear todo el contenido de la organizacin. Normalmente, si el contenido de una aplicacin web que usa un SSP independiente es lo bastante relevante para incluirlo en un origen de contenido para el SSP, la aplicacin web debe usar el mismo SSP que las aplicaciones web rastreadas con el SSP. En algunos casos, es posible que desee incluir un subconjunto de contenido en la organizacin desde una aplicacin web que usa otro SSP. Se recomienda planear detenidamente cmo se almacena la informacin relacionada en las colecciones de sitios. Adems, debe planear cules son los SSP que se van a asociar a las aplicaciones web que contienen estas colecciones de sitios. Si debe rastrear el contenido en una aplicacin web que usa otro SSP, asegrese de que la cuenta de usuario usada para rastrear el contenido (ya sea la cuenta de acceso al contenido predeterminada u otra cuenta de acceso al contenido definida mediante una regla de rastreo) tiene permiso de lectura para el contenido. Para obtener ms informacin acerca del rastreo de contenido, consulte Planeacin del rastreo de contenido. Antes de crear varios SSP, considere la posibilidad de usar otros mtodos de aislamiento del contenido: Use grupos de SharePoint para limitar los permisos y la autorizacin para los usuarios y los grupos correspondientes.
45

 Use mbitos de bsqueda exclusivos para impedir que los usuarios busquen un contenido determinado. Use audiencias para destinar el contenido a grupos de usuarios especficos. Limite el acceso a los sitios para usuarios o grupos especficos. Algunos contenidos de estos sitios aparecen en los resultados de la bsqueda. Use varios SSP si la implementacin cumple todos los criterios siguientes: Los grupos de usuarios trabajan en proyectos aislados, no comparten informacin personal, no tienen necesidades de negocio que requieran la visualizacin de sitios de otros proyectos y no colaboran en distintos equipos o proyectos. Los usuarios no tienen necesidades de negocio que requieran la bsqueda de contenido, datos o metadatos en otros grupos, y puede haber un motivo empresarial de peso para no ver el contenido o los datos.

Uso compartido de contenido en varios SSP

Incluso con el aislamiento de contenido completo de varios SSP, se puede omitir dicho aislamiento en algunos casos poco frecuentes en que esto sea necesario. El contenido de los sitios que usan un SSP lo puede rastrear otro SSP agregando la direccin de inicio a un origen de contenido externo. Las ubicaciones de host de Mi sitio de confianza se pueden usar para permitir a los usuarios ver la informacin personalizada acerca de los usuarios de otros SSP. Estas prcticas aumentan los costos de administracin y ponen en peligro las ventajas derivadas del uso de varios SSP. Por regla general, slo se aplican en las operaciones en curso, como cuando un usuario cambia de ubicacin en una implementacin distribuida geogrficamente o cuando el contenido es relevante en toda la organizacin con grupos que, en caso contrario, estaran aislados. La planeacin correcta de la implementacin y el uso con precaucin de varios SSP puede reducir la necesidad de estas prcticas. Consulte tambin Planeacin de contenido y sitios personalizados Planeacin de la bsqueda Planeacin de la inteligencia empresarial Configuracin de informes de uso del portal (http://technet.microsoft.com/eses/library/cc288189.aspx)

46

Ejemplo de plan de proyecto: implementacin de Microsoft Office SharePoint Server 2007

La planeacin e implementacin de una solucin de sitio web empresarial basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007 es un proyecto de equipo a gran escala que abarca numerosas tareas de planeacin, implementacin y personalizacin. Puede usar Microsoft Office Project para ayudarle a planear los proyectos a gran escala, controlar el trabajo, las programaciones y las finanzas de los proyectos y mantener alineados los equipos de los proyectos. Para ayudarle a prever los pasos necesarios para planear, implementar y personalizar Office SharePoint Server 2007, puede descargar un ejemplo de plan de proyecto de implementacin de Office SharePoint Server 2007 creado mediante Office Project 2007. Nota: Dado que cada implementacin de Office SharePoint Server 2007 es nica, debe usar este plan de proyecto slo a modo de ejemplo. Puede descargar el plan de proyecto de ejemplo en cualquiera de estos dos formatos: Ejemplo de plan de proyecto: implementacin de Office SharePoint Server 2007 (formato Office Project 2007) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=101328&clcid=0xC0A) (en ingls) Ejemplo de plan de proyecto: implementacin de Office SharePoint Server 2007 (formato de Office Project 2003) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=102043&clcid=0xC0A ) (en ingls)

47

Ejemplo de plantilla: plan de gobierno de Productos y Tecnologas de SharePoint

Gobierno es el conjunto de funciones, responsabilidades y procesos que puede poner en marcha en una empresa para guiar el desarrollo y el uso de una solucin basada en los Productos y Tecnologas de SharePoint. Como parte de sus planes de gobierno, debe identificar los equipos de las partes interesadas las personas que formarn el grupo de supervisin que define el mbito y los objetivos de gobierno de la organizacin. El grupo de supervisin deber determinar a continuacin la estrategia de gobierno para la organizacin, disear las directivas que podrn en prctica la estrategia y determinar cmo se aplicar la estrategia en toda la organizacin. Esta plantilla de ejemplo est diseada para ayudar al grupo de gobierno de una empresa a registrar sus decisiones, incluidos objetivos de gobierno, partes interesadas, directivas, soporte y otros elementos del plan de gobierno. Puede leer este documento en lnea en: Plan de gobierno de Productos y Tecnologas de SharePoint (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=92333&clcid=0xC0A) (en ingls)

48

II. Planeacin del gobierno

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: 2007

49

Planeacin del gobierno

Gobierno es el conjunto de directivas, funciones, responsabilidades y procesos que se establecen en la empresa para guiar, dirigir y controlar cmo se usan las tecnologas con el fin de lograr objetivos empresariales. La implementacin de Microsoft Office SharePoint Server 2007 en la empresa proporciona nuevas funciones avanzadas, como la colaboracin en lnea, administracin de documentos, inteligencia empresarial y publicacin web. Para alcanzar el equilibrio correcto entre las necesidades de los usuarios de Office SharePoint Server 2007 y los profesionales de TI que lo implementan y utilizan, se recomienda formar un rgano de gobierno que incluya representantes de todos los participantes en la implementacin de Office SharePoint Server. Este rgano podr crear y aplicar reglas que regulen el uso de Office SharePoint Server en la empresa. Los artculos de este captulo pueden ayudarle a determinar los aspectos de la implementacin de Office SharePoint Server 2007 que deben controlarse e incluyen descripciones de tcnicas de gobierno. Los artculos son: Define el gobierno e introduce dos reas clave que hay que controlar: los servicios de TI donde se hospeda Office SharePoint Server 2007 y la arquitectura de la informacin que se usa en los portales y en otros sitios de Office SharePoint Server. Describe los elementos tpicos de un servicio de TI donde se hospeda Office SharePoint Server 2007, sugiere factores clave para controlar correctamente un servicio de Office SharePoint Server y proporciona un ejemplo de un servicio con tres niveles. Introduce el concepto de arquitectura de informacin, recomienda cmo controlarla y presenta un estudio prctico que ilustra las ventajas de una arquitectura de informacin eficaz para fomentar la colaboracin en la empresa. 2007 Repasa un conjunto de caractersticas de Office SharePoint Server 2007 que la organizacin puede usar para supervisar el servicio de Office SharePoint Server o la arquitectura de la informacin de la empresa. Ofrece una lista de comprobacin de aceptacin de cdigo de ejemplo para ayudarle a asegurar que las soluciones que implementa proporcionarn las ventajas previstas sin exponer a la empresa a un riesgo innecesario. Use esta lista como punto de partida para su propia lista de comprobacin, que le permitir comprobar la calidad de las soluciones que se envan para su implementacin. Adems de proporcionar una comprobacin despus de desarrollar una solucin, la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo puede servir como herramienta de aprendizaje.

50

El contenido de estos temas tambin est disponible en forma de gua imprimible. Para descargar la gua, consulte el libro descargable que contiene la gua de gobierno para Office SharePoint Server (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc718727.aspx). Notas del producto: Fin del caos: pasos para desarrollar el gobierno en Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262879.aspx). Notas del producto: gua de la lista de comprobacin del gobierno de Productos y Tecnologas de SharePoint (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc261826.aspx ). Notas del producto: directiva de personalizacin de Productos y Tecnologas de SharePoint (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc263010.aspx). Ejemplo de plantilla: plan de gobierno de Productos y Tecnologas de SharePoint Informacin de gobierno para SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=92729&clcid=0xC0A)

51

Definicin de gobierno
El gobierno es el conjunto de directivas, funciones, responsabilidades y procesos que se establecen en una empresa para guiar, dirigir y controlar la forma en que la organizacin usa las tecnologas para lograr objetivos empresariales. Un gobierno efectivo anticipa las necesidades y los objetivos de los equipos informticos de la empresa y de sus divisiones comerciales. Asimismo, proporciona directivas y directrices que consiguen que la implementacin de productos y tecnologas como Microsoft Office SharePoint Server 2007 sea fcil de administrar para los profesionales de TI y eficaz como herramienta empresarial. El gobierno puede ayudar a proteger la empresa ante las amenazas a la seguridad o la responsabilidad por incumplimiento. Tambin puede ayudar a garantizar el mejor rendimiento de la inversin en tecnologa, por ejemplo, mediante la aplicacin de prcticas recomendadas en la administracin de contenido o la arquitectura de la informacin. Cada organizacin tiene necesidades y objetivos nicos que afectarn a su enfoque del gobierno. No existe un nico enfoque adecuado para las referencias culturales o los requisitos de todas las organizaciones. Por ejemplo, las organizaciones ms grandes probablemente requerirn ms gobierno que otras ms pequeas. Dado que la implementacin de Office SharePoint Server 2007 presenta nuevos mtodos para compartir la informacin, colaborar e implementar procesos de negocio en la organizacin, existen consideraciones exclusivas del gobierno de Office SharePoint Server que pueden surgir por primera vez. Se proporciona el contenido de estos artculos de gobierno para promover la necesidad del gobierno de las implementaciones de Office SharePoint Server, as como para proporcionar ejemplos de los tipos de actividades y procesos de Office SharePoint Server que la organizacin debe tener en cuenta para el gobierno. En este artculo: Qu se debe gobernar? Quin debe determinar las directivas de gobierno? Cmo se debe implementar el gobierno?

Qu se debe gobernar?
Office SharePoint Server ayuda a las organizaciones a conseguir el control del contenido, a tener una idea clara del contenido, a simplificar los procesos de negocio, a tener acceso a la informacin y a compartir informacin. Para que una implementacin de Office SharePoint Server se realice correctamente, se deben cumplir estas necesidades de la organizacin de tal manera que sea coherente con las restricciones y directivas del departamento de TI de la organizacin. El gobierno es el mtodo con el que la empresa equilibra estos requisitos. Para que las soluciones basadas en Office SharePoint Server sean a la vez eficaces y fciles de administrar, la organizacin debe pensar en la posibilidad de gobernar una o varias de las siguientes reas:
52

Arquitectura de informacin

Un colaborador clave para la eficacia y la efectividad de una organizacin es la rapidez y la precisin con que los trabajadores de la informacin pueden encontrar y usar contenido y datos. Sin una arquitectura de informacin correctamente diseada y gobernada, se puede ver reducida la eficacia de una organizacin. Por ejemplo: El uso incoherente de los metadatos puede dificultar la bsqueda y la comparacin de elementos de informacin relacionados. Un almacenamiento de contenido mal diseado y administrado puede provocar una proliferacin de versiones duplicadas de los documentos. Como resultado, los usuarios no pueden identificar la versin autorizada. El almacenamiento de datos catalogado y administrado de manera incorrecta puede hacer que las personas encargadas de tomar decisiones usen datos incorrectos. El diseo incorrecto de la navegacin en el portal puede dificultar la localizacin de sitios e informacin bsicos para el trabajo. La informacin presentada incorrectamente puede reducir la capacidad de acceso a la informacin por parte de algunos usuarios. El gobierno de la arquitectura de la informacin de la organizacin es clave para el uso correcto de Office SharePoint Server 2007 y requiere la participacin de los directores de negocio, los administradores de contenido, los trabajadores de la informacin, los diseadores del sitio y los profesionales de TI. Servicio de TI que hospeda SharePoint Server Un problema comn en una empresa es la proliferacin de servidores web administrados de forma individual que ejecutan Windows SharePoint Services 3.0 u Office SharePoint Server 2007. Aunque es inevitable que los equipos individuales determinen la adopcin de uno o ms productos y tecnologas de SharePoint, la adopcin sin gobierno puede causar problemas. Por ejemplo: Cada servidor puede convertirse en una isla de informacin y formar as un conglomerado de sitios que carecen de un esquema de ndice de bsqueda, navegacin o seguridad comn. Algunos servidores pueden hospedar aplicaciones que no son seguras y que ponen en peligro la empresa. Los usuarios con un aprendizaje inadecuado pueden crear solicitudes de soporte tcnico en servidores locales desconocidos para el equipo de soporte tcnico. Las actividades crticas, como el cumplimiento de normativas, pueden administrarse de forma incoherente entre los distintos servidores. Las actividades de mantenimiento peridico, como la realizacin de copias de seguridad y restauracin de datos y la instalacin de actualizaciones de productos, pueden realizarse de manera incorrecta debido al aprendizaje inadecuado o a la configuracin incoherente de los servidores. Los propietarios de los sitios pueden cambiar de equipo o dejar la empresa, por lo que no resulta claro a quin pertenece el contenido o puede producirse un bloqueo de los sitios.
53

La adopcin temprana de Office SharePoint Server 2007 se suele producir de forma incoherente en la empresa a medida que las personas o equipos pequeos lo implementan y empiezan a usarlo. A medida que aumente el uso del producto en la empresa, se recomienda que el departamento de TI planee e implemente un conjunto de servicios de hospedaje con un gobierno adecuado que haga que Office SharePoint Server 2007 est disponible de manera controlada. Directiva de personalizacin Office SharePoint Server 2007 incluye caractersticas y funciones personalizables en varias reas del producto, como inteligencia empresarial, formularios, flujo de trabajo y administracin de contenido. Sin embargo, la personalizacin presenta nuevos riesgos en lo que respecta a la estabilidad, el mantenimiento y la seguridad del entorno de Office SharePoint Server. Para permitir la personalizacin de una manera controlada, desarrolle una directiva de personalizacin donde se establezca lo siguiente: Las herramientas de personalizacin que se permiten. El mtodo para controlar el cdigo fuente, como la forma en que se mantendr en un sistema de control de cdigo fuente, cmo se debe documentar, etc. Los estndares de desarrollo, como los procedimientos recomendados para la codificacin. Los estndares de pruebas y comprobacin. Los mtodos de empaquetado e instalacin necesarios. Los tipos de personalizaciones que se admiten.

Para obtener ms informacin acerca de los procesos para administrar personalizaciones, consulte las notas del producto sobre la directiva de personalizacin de Productos y Tecnologas de SharePoint (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0xC0A ) (en ingls). Personalizacin de marca Si disea una arquitectura de informacin y un conjunto de sitios para su uso en toda la empresa, considere la posibilidad de incluir la personalizacin de marca en las directivas de gobierno. Si se implementa una directiva de personalizacin de marca, se garantiza que los sitios usan de forma coherente las imgenes, fuentes, temas y otros elementos de diseo de la empresa. Aprendizaje Se recomienda desarrollar un plan de aprendizaje acerca de los planes de gobierno. A pesa de que Office SharePoint Server dispone de una interfaz intuitiva basada en web e incluye ayuda en pantalla, el uso y, en especial, la administracin de sitios basados en Office SharePoint Server pueden suponer un reto para algunos usuarios. Esto se puede complicar todava ms debido a la funcionalidad disponible para los distintos usuarios segn sus niveles de permisos. Adems, el conjunto de directivas de gobierno que implementan las divisiones de TI y negocio pueden requerir explicaciones. Si ofrece los cursos de aprendizaje adecuados a su comunidad de usuarios, puede mejorar su satisfaccin respecto a la implementacin de SharePoint y reducir el gasto que genera el soporte tcnico.

54

Quin debe determinar las directivas de gobierno?

Una implementacin correcta de Office SharePoint Server debe proporcionar la funcionalidad que las divisiones de negocio de la empresa requieren de una forma fcil de administrar y sostenible por parte de la organizacin de TI de la empresa. Por lo tanto, requiere un dilogo y una asociacin continuos entre los profesionales de TI, los directores de negocio y los trabajadores de la informacin de la empresa. Para lograr esto, un gobierno eficaz de una implementacin de Office SharePoint Server requiere la colaboracin de todos estos participantes en un rgano de gobierno. Se recomienda incluir las siguientes funciones al crear el rgano que gobernar los servicios de Office SharePoint Server y la arquitectura de la informacin de la empresa: Participantes ejecutivos Los ejecutivos clave deben definir los objetivos globales del cuerpo de gobierno, proporcionarle autoridad y evaluar peridicamente el xito de las prcticas y directivas implementadas. Participantes financieros Las reglas y los procesos de gobierno deben ayudar a aumentar el rendimiento de la inversin de la empresa en los productos y tecnologas de SharePoint. Para garantizarlo, deben participar agentes financieros en el cuerpo de gobierno. Lderes de TI Los lderes de TI deben ayudar a programar sus ofertas de servicio y a determinar cmo lograr sus responsabilidades de TI (por ejemplo, proporcionar seguridad y mantener la confiabilidad) a la vez que proporcionan las caractersticas que precisan los equipos empresariales. Lderes de la divisin empresarial Los lderes empresariales representan a los grupos de usuarios que realizan el trabajo principal de la empresa y determinan los requisitos relacionados con la funcionalidad y la arquitectura de la implementacin de Office SharePoint Server. Deben ayudar a determinar la arquitectura de la informacin de la empresa y los estndares de taxonoma de la organizacin y trabajar con los lderes de TI para conseguir los acuerdos de nivel de servicio y otras directivas auxiliares. Responsables de cumplimiento normativo En el gobierno se incluye garantizar que la empresa cumple sus requisitos legales y normativos, y administra su conocimiento corporativo. Si la empresa incluye funciones responsables del cumplimiento o la supervisin legal, incluya en el cuerpo de gobierno representantes de estas disciplinas. Lderes de desarrollo Los lderes de la organizacin de desarrollo de software deben ayudar a determinar las herramientas de personalizacin que se deben permitir, cmo comprobar la seguridad del cdigo y otras prcticas recomendadas relacionadas con el cdigo. Trabajadores de la informacin Los miembros de la organizacin que realizan su trabajo diario deben ayudar a garantizar que los servicios de Office SharePoint Server y la arquitectura de la informacin satisfacen sus necesidades.

55

Cmo se debe implementar el gobierno?

Cada empresa es nica y debe determinar la mejor forma de implementar su propio plan de gobierno. A continuacin se sugieren fases de una implementacin de gobierno para la empresa: Determinar los principios y objetivos iniciales El cuerpo de gobierno debe desarrollar inicialmente una visin de gobierno, directivas y normas que se puedan medir para controlar el cumplimiento y para cuantificar el beneficio para la empresa. Por ejemplo, en esta fase se puede determinar la taxonoma inicial de los metadatos corporativos y las ofertas iniciales de servicio de TI. Los principios, objetivos y estndares iniciales se deben publicar y anunciar. Desarrollar una estrategia de educacin Las directivas de gobierno que determine se debern anunciar a la empresa y deber disponer de planes de educacin y aprendizaje continuos. Tenga en cuenta que esto incluye cursos sobre el uso de Office SharePoint Server y cursos sobre los estndares y procedimientos de gobierno. Por ejemplo, el departamento de TI puede mantener una pgina de preguntas ms frecuentes en su sitio web para responder a preguntas sobre sus ofertas de servicio de Office SharePoint Server. La divisin empresarial puede proporcionar aprendizaje en lnea que describa la implementacin y el uso del sistema de administracin de documentos de la empresa. Desarrollar un plan continuo Un gobierno con xito debe ser continuo, por lo que el cuerpo de gobierno se debe reunir con regularidad. Las actividades continuas incluyen la incorporacin de nuevos requisitos en el plan de gobierno o la reevaluacin y el ajuste de los principios o normas de gobierno. Es posible que se deban resolver conflictos que surjan a raz de necesidades encontradas, como entre el departamento de TI y una o varias divisiones empresariales. El cuerpo de gobierno debe informar regularmente a sus patrocinadores ejecutivos para promover la responsabilidad y ayudar a exigir el cumplimiento en toda la empresa. Recuerde que, aunque parezca tedioso, el objetivo es aumentar el rendimiento de la inversin en Office SharePoint Server, maximizar la utilidad de la solucin de Office SharePoint Server y aumentar la productividad de la empresa. Consulte tambin Caractersticas de gobierno de Office SharePoint Server 2007 Informacin de gobierno para SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=92729&clcid=0xC0A)

56

Establecimiento y gobierno de un servicio de SharePoint

Uno de los aspectos fundamentales para desarrollar con xito un servicio de TI que admita Microsoft Office SharePoint Server 2007 es la capacidad de la empresa para controlar el servicio con el fin de garantizar que las necesidades empresariales de los clientes internos se satisfacen de forma segura y rentable. En este artculo se describen los elementos tpicos de un servicio de TI donde se hospeda Office SharePoint Server 2007, se sugieren factores clave para controlar correctamente un servicio de Office SharePoint Server y se ofrece un ejemplo de un servicio de SharePoint con tres niveles. Qu es un servicio de SharePoint? Elementos de un servicio correcto Qu controlar en un servicio de SharePoint Creacin de varios servicios

Qu es un servicio de SharePoint?
Un servicio de SharePoint es un servicio de TI que ofrece sitios y portales hospedados basados en Productos y Tecnologas de SharePoint. Entre los elementos que proporciona un servicio se encuentran los siguientes: Sitios y portales en un mbito, como una coleccin de sitios, una aplicacin web o una granja de servidores Copia de seguridad y restauracin Almacenamiento de contenido Compatibilidad con personalizaciones Seguridad Niveles de servicio que se basan en la velocidad y la disponibilidad

Elementos de un servicio correcto

Durante la preparacin e implementacin del servicio de Office SharePoint Server, tenga en cuenta los siguientes elementos que pueden contribuir al xito del gobierno: Formacin y uso de un grupo de supervisin El servicio de TI que admite Office SharePoint Server debe estar gobernado por un grupo que incluya participantes ejecutivos, lderes de la divisin empresarial, trabajadores de la informacin influyentes, directores de TI y expertos tcnicos de TI, entre otros. El objetivo del grupo de supervisin debe ser la supervisin del servicio. Como tal, el grupo de supervisin define las ofertas iniciales del servicio, establece las directivas continuas del servicio y se rene con regularidad para evaluar el progreso.
57

Comunicacin sobre los servicios

Las directivas de gobierno que elabore se deben divulgar en la empresa. Mantenga un sitio web donde se describa el conjunto de servicios. Recomendacin de usar el servicio Recomiende a los usuarios que no implementen sus propios servidores y que, en cambio, usen el servicio. Puede que los servidores aislados no se configuren de acuerdo con la directiva de seguridad de TI y los requisitos legales de la empresa. Adems, es posible que los usuarios que implementen sus propios servidores no hagan una copia de seguridad correcta de los servidores o no los mantengan al da con revisiones de software y actualizaciones. Por ltimo, el contenido de los servidores que no se gobiernan mediante el servicio no se puede rastrear mediante el servicio de indizacin de la empresa, lo que puede provocar el aislamiento de zonas de contenido. Creacin de varios servicios Debera ofrecer un conjunto de servicios compatibles con Office SharePoint Server. Por ejemplo, un servicio podra proporcionar miles de sitios para la colaboracin y otro podra admitir sitios muy grandes y esenciales, como los portales de la empresa. Un conjunto de servicios de Office SharePoint Server permite aplicar reglas de gobierno y directivas nicas en diversos niveles de servicio. Otra ventaja de una gama de servicios es que puede variar el costo que estima para las organizaciones segn su nivel de servicio. Por ltimo, un servicio con niveles permite escalonar los servicios de una manera cmoda.

Qu controlar en un servicio de SharePoint

A medida que se diseen los servicios de TI compatibles con Office SharePoint Server, el grupo de gobierno debe determinar los lmites y las directivas que rigen los siguientes elementos de los servicios: Plantillas de cuota Una plantilla de cuota est compuesta por valores que especifican la cantidad de datos que puede almacenarse en una coleccin de sitios. El valor tambin indica el lmite que desencadena una alerta por correo electrnico para el administrador de la coleccin de sitios. Puede asociar las cuotas con los sitios que se ofrecen en los diversos niveles de servicio para controlar el crecimiento de Office SharePoint Server en la empresa. Tambin puede establecer lmites para el tamao mximo de los archivos cargados disponible para cada nivel de servicio. Aprovisionamiento sin intervencin del administrador Puede permitir que los usuarios creen sus propios sitios web de nivel superior si visitan una pgina hospedada en TI y proporcionan datos sobre el uso previsto del sitio. A continuacin, se puede aprovisionar el sitio partiendo de un flujo de trabajo personalizado. Para diversos niveles de servicio, puede controlar el tamao de dichos sitios, as como su duracin. Directiva de personalizacin Una ventaja importante que conlleva el uso de sitios basados en Office SharePoint Server es que los propietarios de los sitios pueden personalizarlos. Por ejemplo, los propietarios de
58

sitios pueden cambiar la apariencia de un sitio o proporcionar nueva funcionalidad, como un elemento web o un flujo de trabajo personalizado. Considere con detenimiento el grado de personalizacin que desea permitir y admitir en cada nivel de servicio, ya que algunos tipos de personalizaciones son globales para la granja de servidores. Por ejemplo, los servicios que permiten la creacin de sitios sin intervencin del administrador pueden incluir miles de sitios que comparten una sola aplicacin web. En este caso, puede limitar las personalizaciones slo a aquellas compatibles con la interfaz de usuario, como la adicin de elementos web a las pginas. En un servicio que proporciona el aislamiento virtual o fsico de la granja de servidores, como en un sitio de portal de una empresa, puede permitir una gran variedad de personalizaciones, como controladores de eventos y flujos de trabajo personalizados. Para leer una discusin exhaustiva sobre la variedad de personalizaciones compatibles con Office SharePoint Server 2007 y los riesgos y las ventajas de permitir cada tipo de personalizacin en diversos niveles de servicio, consulte las notas del producto sobre la directiva de personalizacin de Productos y Tecnologas de SharePoint (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0xC0A) (en ingls). Clasificacin de activos Puede desarrollar e implementar un sistema de clasificacin de sitios y contenido compatible con el servicio que identifique el valor de la informacin para la organizacin. Por ejemplo, mediante metadatos, se podra clasificar el contenido segn si tiene un valor comercial alto, moderado o bajo. Cada clasificacin, a su vez, conllevara otros comportamientos; por ejemplo, podra requerir que el contenido de valor alto slo se transfiriese de forma cifrada o que se llevara a cabo un proceso de aprobacin para el contenido de impacto moderado antes de su publicacin en un sitio web pblico. Administracin de ciclo de vida El servicio debera proporcionar instrucciones para el ciclo de vida o herramientas para sitios activos y no utilizados. Para los niveles de servicio ms bajos, podra, por ejemplo, implementar un mecanismo que permita slo a los propietarios de sitios crear sitios que duren seis meses antes de que el usuario tenga que ampliar la solicitud para el sitio. Adems, se puede implementar una herramienta que busque sitios que no se hayan utilizado durante un perodo de tiempo especificado y los elimine. La administracin de ciclo de vida tambin supone integrar el servicio con las herramientas y los procesos de administracin de registros instaurados en la organizacin. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de la administracin de registros. Consulte la informacin sobre las herramientas de gobierno y administracin en CodePlex (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=114564&clcid=0xC0A) (en ingls) para obtener un conjunto de ejemplos y herramientas de gobierno y administracin, incluida una herramienta de administracin del ciclo de vida de TI para MS, diseada para ayudar a los profesiones de TI. Personalizacin de marca y plantillas Una plantilla de sitio es un conjunto de personalizaciones guardadas en una definicin de sitio. (Consulte la informacin sobre el trabajo con plantillas y definiciones de sitio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119099&clcid=0xC0A) (en ingls) para obtener ms detalles.) Puede elegir qu plantillas de sitio desea que estn disponibles, especialmente
59

para los niveles inferiores del servicio, en los que el propietario no puede personalizar el sitio de forma sustancial. Utilice las plantillas de sitios para proporcionar personalizacin de marca y otros elementos que identifiquen el propsito del sitio y lo asocien con la empresa. Proteccin de datos Entre las caractersticas que proporcionan proteccin de datos se incluyen la copia de seguridad y la recuperacin. Puede variar el nivel de proteccin de datos que ofrece segn los niveles de servicio que proporcione (puede que los niveles superiores requieran el cobro de cargos al propietario del sitio). Para cada nivel de servicio, planee la frecuencia con que har una copia de seguridad de los sitios y el tiempo de respuesta que garantizar para restaurar los sitios. Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre la planeacin de la proteccin y recuperacin de datos (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc263031.aspx). Aprendizaje Una comunidad de usuarios debidamente preparada proporciona ventajas para TI. Reduce las llamadas al soporte tcnico, promueve la adopcin de nuevas tecnologas, contribuye a garantizar el uso correcto de Office SharePoint Server y ayuda a los usuarios a comprender sus responsabilidades al usar el servicio de Office SharePoint Server. Para cada nivel de servicio, considere la posibilidad que requerir el nivel adecuado de preparacin. Incluso para un servicio bsico, los usuarios con privilegios de administracin del sitio tendrn acceso a muchas caractersticas que afectan a la funcionalidad del sitio. Los cursos en lnea, como los tutoriales, para estos usuarios pueden ayudarles a sacar mejor partido a su sitio.

Creacin de varios servicios

Los usuarios del servicio de Office SharePoint Server de la empresa necesitarn sitios que cumplan diversos objetivos, como: reas de trabajo de corta duracin y un nico propsito para planear eventos Sitios de grupo para la colaboracin general

Portales de divisin para que grandes grupos de trabajo administren sus procesos de negocio Portales de empresa para difundir informacin y proporcionar servicios a toda la organizacin Podra dividir el servicio de Office SharePoint Server en un conjunto de servicios que satisfagan las diversas necesidades de la empresa. Cada usuario de un servicio determinado obtendra el mismo nivel de soporte tcnico por un costo similar. Cuando se necesiten soluciones ms complejas o costosas, podra agregar nuevos servicios que las admitan. Una ventaja de este enfoque es que puede introducir un servicio a la vez, lo que alivia la carga de trabajo del personal de TI. Colabore con los participantes ejecutivos, los directores de divisin de negocio y los directores de tecnologas de la informacin para determinar los requisitos de cada nivel de servicio y el orden en que se introducirn los servicios. La siguiente tabla muestra un enfoque de ejemplo para crear un conjunto de niveles de servicios. En este ejemplo, se ofrecen tres niveles de servicio. Tenga en cuenta que los valores proporcionados no son recomendaciones sino que se proporcionan como ejemplos:

60

Enfoque de ejemplo para un conjunto de servicios

Servicio bsico Servicio avanzado Servicio Premium

Descripcin

Una granja de servidores utilizada para hospedar decenas de miles de colecciones de sitios de clientes. Su objetivo es admitir sitios de corta duracin junto con sitios de equipos pequeos.

Una granja de servidores diseada para hospedar un nmero reducido de sitios de portal. Es aplicable a los clientes con algunos requisitos para personalizaciones del lado servidor que no interferirn con otros sitios hospedados en los mismos servidores. Portal de divisin que incluye la integracin con los datos de lnea de negocio y flujos de trabajo personalizados Aplicacin web

Una granja de servidores dedicada a hospedar un sitio grande, muy personalizado o de importancia muy crtica. La topologa es escalable en funcin de los requisitos de hospedaje acordados entre el cliente y el equipo de hospedaje. Portal de empresa que incluye la integracin a gran escala con varios sistemas backend Granja de servidores con varias aplicaciones web Se permiten personalizaciones amplias. Todas las personalizaciones se prueban y revisan antes de ser aceptadas para la implementacin.

Ejemplo

Sitio de colaboracin para planear un evento

mbito

Coleccin de sitios

Personalizaciones

Slo se admiten las personalizaciones disponibles en la interfaz de usuario.

Se admiten algunas personalizaciones del lado servidor, como plantillas de sitio personalizadas. Todas las personalizaciones se prueban y revisan antes de ser aceptadas para la implementacin. Moderado No

Costo para el usuario Aprovisionamiento sin intervencin del administrador?

Entre ninguno y mnimo S

Mximo No

61

Servicio bsico

Servicio avanzado

Servicio Premium

Lmites de almacenamiento de contenido Frecuencia de copia de seguridad Copias de seguridad conservadas durante

500 MB

2 GB

Sin lmites

Dos veces a la semana 14 das

Cada da 30 das

Cada da 60 das

62

Implementacin y supervisin de la arquitectura de la informacin

Si planea y controla la arquitectura de la informacin de la empresa, contribuir a garantizar que la solucin basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007 satisface las necesidades de la organizacin. Una arquitectura efectiva de la informacin facilita a los usuarios de la solucin la bsqueda y el almacenamiento de informacin, adems de mejorar la calidad de dicha informacin. En este artculo: Se presenta el concepto de arquitectura de la informacin Se indican recursos disponibles para ayudar a los arquitectos de la informacin de la organizacin a planear e implementar la arquitectura de la informacin en Office SharePoint Server 2007 Se recomienda cmo controlar la arquitectura de la informacin de Office SharePoint Server Se presenta un caso prctico que ilustra la ventaja de utilizar una arquitectura de la informacin eficaz para promover la colaboracin en una empresa En este artculo: Qu es la arquitectura de la informacin? Supervisin de la arquitectura de la informacin Recursos para planear la arquitectura de la informacin Caso prctico: supervisin de la arquitectura de la informacin para eliminar el caos del contenido

Qu es la arquitectura de la informacin?
La arquitectura de la informacin de Office SharePoint Server es la organizacin de la informacin de una empresa (sus documentos, listas, sitios web y pginas web) para maximizar la facilidad de uso y la administracin de la informacin. Algunos factores que contribuyen a la implementacin correcta de la arquitectura de la informacin son: Facilidad de bsqueda de la informacin Modo en que se almacena y recupera la informacin Modo en que los usuarios navegan por la informacin Grado de redundancia o superposicin de la informacin Metadatos disponibles para cada tipo de informacin Plantillas utilizadas para crear informacin Eficacia de la supervisin de la arquitectura de la informacin

63

Los objetivos y la implementacin de la arquitectura de la informacin variarn segn el tipo de solucin que se vaya a crear. Por ejemplo: Si va a disear la arquitectura de la informacin del sitio de portal de intranet de una empresa, puede centrarse en cmo se usarn los metadatos para caracterizar el contenido del sitio, la organizacin del contenido en sitios y bibliotecas de documentos, la disponibilidad de ese contenido en sitios de portal y las plantillas que se van a utilizar para crear contenido. Al disear la arquitectura de la informacin de un sitio web de presencia en Internet, puede centrarse en la organizacin del sitio en una jerarqua de subsitios y pginas web, la exposicin de dicha jerarqua en las caractersticas de navegacin del sitio y la facilidad con que se puede buscar contenido en el sitio. Las decisiones sobre la arquitectura de la informacin tambin pueden afectar al flujo de informacin. Por ejemplo, en un sitio de portal de intranet, es posible que inicialmente se redacten borradores de la informacin en sitios que no estn disponibles para la mayora de los miembros de la organizacin. Para que esa informacin sea til y aplicable en toda la organizacin, el diseo de la arquitectura de la informacin podra incluir mtodos e instrucciones para transferir la informacin a ubicaciones que estn disponibles para todos los usuarios. Segn el tamao de la organizacin, debera incluir un arquitecto de la informacin en el equipo responsable de disear e implementar la solucin basada en Office SharePoint Server. Los arquitectos de la informacin tienen experiencia en estructurar informacin en grandes entornos web, como sitios de portal de intranet.

Recursos para planear la arquitectura de la informacin

En la tabla siguiente se presentan los recursos disponibles para ayudar a los arquitectos de la informacin a planear la arquitectura de la informacin de la solucin de Office SharePoint Server: Recursos de arquitectura de la informacin
Para planear Consulte

Estructura de sitios y subsitios Bibliotecas de documentos

Navegacin Metadatos Expiracin del contenido Administracin de registros

Planeacin de la administracin de registros

64

Para planear

Consulte

Desplazamiento del contenido

Planeacin de flujos de trabajo

Plantillas

Trabajo con plantillas y definiciones de sitio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119099&clcid=0xC0A) (en ingls) , Configurador entre sitios de SharePoint (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=108592&clcid=0xC0A) (en ingls)

Aprobacin de contenido Normalizacin entre sitios

Directivas de administracin de informacin

Supervisin de la arquitectura de la informacin

Es necesario supervisar la arquitectura de la informacin de una empresa. Cuando se supervisa la arquitectura de la informacin, se garantizan las condiciones siguientes: El equipo de tecnologas de la informacin (TI) de la empresa puede administrar la informacin de la organizacin al especificar la forma en que se implementar y mantendr la arquitectura de la informacin. La arquitectura de la informacin cumple los requisitos legales, las necesidades de privacidad y los objetivos de seguridad de la empresa. La arquitectura de la informacin cumple los objetivos empresariales de la organizacin. Recuerde que una arquitectura de la informacin con un diseo y una supervisin insuficientes puede reducir la eficacia de una organizacin. Una arquitectura de la informacin diseada y supervisada de la forma adecuada puede multiplicar la eficacia de la organizacin. La supervisin de la arquitectura de la informacin requiere la participacin de todos los grupos interesados en su xito. Puesto que el objetivo final de la arquitectura de la informacin es satisfacer las necesidades de la empresa, es esencial que los representantes de las unidades de negocio de la empresa tengan una funcin importante en este grupo de supervisin. Si es posible, incluya un arquitecto de la informacin profesional en el equipo de planeacin y haga que tambin participe en el grupo de supervisin. Junto con estos participantes principales, se deben incluir los representantes de las organizaciones legales y de TI. En funcin del tipo de empresa, puede incluir otros participantes. Un participante fundamental es el patrocinador ejecutivo del grupo de supervisin. Aunque esta persona no pueda asistir a todas las sesiones del grupo de supervisin, la inclusin de esta funcin es esencial para que el grupo de supervisin cumpla con las responsabilidades inherentes a su misin. Adems, el
65

patrocinador ejecutivo ayuda a garantizar que se usen las pruebas comparativas que ayudan a mostrar el progreso del esfuerzo continuado de controlar la arquitectura de la informacin. La mejor manera de dirigir el grupo de supervisin de la arquitectura de la informacin se basar en la cultura y las metodologas de su empresa. No obstante, a continuacin se ofrecen algunas directrices generales: Renanse con regularidad y dejen suficiente tiempo, especialmente en las primeras sesiones, para considerar todos los problemas. Den ejemplo de buenas prcticas de arquitectura de la informacin en sus propias decisiones, por ejemplo, usando un sitio de colaboracin bien diseado para registrar sus decisiones y mantener sus artefactos. Proporcionen notificaciones a la organizacin (y recopilen requisitos en toda la organizacin) mediante un sitio web y encuestas en lnea. Mantengan un conjunto de hitos y un calendario compartido. Consideren la posibilidad de realizar pruebas piloto de la arquitectura de la informacin en algunas divisiones de la organizacin y utilizar esa experiencia para mejorar de forma incremental las prcticas de arquitectura de la informacin en el resto de la organizacin.

Caso prctico: supervisin de la arquitectura de la informacin para eliminar el caos del contenido
Fabrikam, Inc. es un fabricante y exportador mundial de piezas de automvil, entre ellas bombas de agua y combustible, amortiguadores, zapatas de freno y varias piezas del motor. La compaa tiene 13.000 empleados en todo el mundo y ms de cincuenta fbricas en varias divisiones geogrficas. La organizacin de TI de Fabrikam se encarga de la implementacin, las operaciones y el soporte tcnico de tecnologas de informacin tales como el correo electrnico, la administracin de archivos y la tecnologa de Internet, junto con el desarrollo de soluciones de tecnologas de la informacin, por ejemplo, el sitio web corporativo. Tradicionalmente, el contenido de Fabrikam se ha almacenado en directorios de archivos compartidos que estaban distribuidos entre los servidores de archivos locales en las diferentes ubicaciones de la compaa. Esto contribuy al caos del contenido. La duplicacin masiva de contenido fundamental haca ms difcil determinar qu versin de un archivo era la "oficial". La taxonoma de los metadatos de contenido era muy limitada y estaba basada en lo que el sistema de archivos admita. Puesto que las divisiones de la corporacin crearon plantillas nicas y personalizadas para los documentos comunes como rdenes de trabajo, propuestas de venta o documentos de Recursos humanos, resultaba difcil comparar en paralelo los documentos de las distintas divisiones. A medida que las insuficiencias de la arquitectura de la informacin basada en recursos compartidos de archivos se hizo ms evidente, los administradores de Fabrikam ordenaron la adopcin de tecnologas nuevas, basadas en portales. Los objetivos de esta decisin eran los siguientes:
66

Modernizar la arquitectura de la informacin

 Mover el contenido de los recursos compartidos de archivos a bibliotecas de sitios de portal Proporcionar un acceso centralizado al contenido y las aplicaciones, como los envos de informes de gastos Proporcionar una pgina principal para las comunicaciones centrales para los empleados de Fabrikam Haba comenzado el siguiente paso en la evolucin de la arquitectura de la informacin de Fabrikam. En el diagrama siguiente, se ilustra la arquitectura inicial del portal de Fabrikam. Un portal corporativo en la parte superior de la arquitectura proporcionaba una ubicacin central desde la que difundir la informacin corporativa general. En el siguiente nivel, varios sitios proporcionaban recursos compartidos para la organizacin, como recursos humanos, servicios legales y servicios financieros. Por debajo del nivel de recursos compartidos de la arquitectura de Fabrikam, se encontraban los portales de divisin de las distintas oficinas regionales de Fabrikam. Inicialmente, se realizaron las pruebas piloto en Amrica del Norte, Europa y Asia oriental. Gradualmente se agregaron otros portales de divisin: Australia, frica y Sudamrica. Cada portal de divisin contena repositorios para sus directivas, diseos de productos, investigacin y desarrollo, y los datos de los clientes.

67

El resultado del cambio de una colaboracin basada en recursos compartidos de archivos a otra basada en portales no convenci a los patrocinadores del plan del portal ni a los empleados de Fabrikam. No se haba solucionado el problema del caos en el contenido. Simplemente se haba trasladado de los recursos compartidos de archivos a los sitios de portal. Dado que las principales funciones de Fabrikam, como la adquisicin de materiales, las relaciones con los clientes, el diseo y la especificacin de piezas, e incluso algunos procesos de recursos humanos, se llevaban a cabo en el nivel de divisin, cada divisin haba desarrollado contenido local para estas funciones. Las declaraciones de directivas, los planos y las especificaciones de piezas, los documentos de personal, los documentos relacionados con las relaciones con los clientes y otro contenido similar se creaban y administraban de forma local. Las plantillas y el esquema de metadatos de estos documentos divergan de un portal de divisin a otro. Cuando los metadatos eran ms especficos de cada divisin, resultaba ms difcil buscar contenido de una divisin a otra. Cuando se encontraba un documento entre divisiones, a menudo se copiaba en el portal de otra divisin para que fuera ms accesible. Este proceso dificultaba cada vez ms la bsqueda de la versin "oficial" de un documento como consecuencia de la proliferacin de duplicados. Adems, algunos documentos de los portales de divisin estaban protegidos de tal manera que los empleados
68

de otras divisiones no podan verlos. Aunque esto era adecuado cuando se estaba redactando el borrador del documento, no exista ninguna directriz que indicara cundo y cmo se deba proporcionar acceso al documento a toda la empresa. Con el fin de afrontar la insatisfaccin creciente con el portal, se constituy un equipo estratgico, compuesto de directores de las diversas divisiones de Fabrikam, los principales miembros del equipo de TI y los arquitectos del portal. El equipo tena las siguientes tareas: Evaluar el estado actual de la implementacin del portal de Office SharePoint Server. Recomendar los cambios necesarios para el portal. Determinar cmo medir la mejora a lo largo del tiempo.

El equipo que desarroll la estrategia de portal concluy que el problema resida en la organizacin en divisiones de la taxonoma actual del portal. Cada divisin estaba duplicando los procesos y acumulando contenido sin aprovechar los conocimientos y las recomendaciones desarrolladas en otras divisiones. Esto contribua a un grado insuficiente de colaboracin, al desperdicio de los recursos y al caos del contenido. Su recomendacin era adoptar una organizacin ms "operativa" para el portal de la empresa. Los recursos compartidos, como la tecnologa de la informacin y finanzas, en ese momento estaban expuestos en la taxonoma del portal por encima de todas las divisiones (y, por tanto, podan verse en todas ellas). El equipo que desarroll la estrategia de portal concluy que otras disciplinas operativas como las relaciones con los clientes, las relaciones con los proveedores, la configuracin de la fbrica, la investigacin y el diseo deberan moverse desde los almacenes de divisin hasta el mismo nivel que los recursos compartidos en la jerarqua del sitio. Se deberan usar los metadatos, en lugar de la ubicacin del contenido, para asociar informacin con las distintas divisiones.

69

En la siguiente ilustracin, se muestra la arquitectura revisada del portal de Fabrikam.

La reorganizacin del portal de Fabrikam report la ventaja adicional de forzar la colaboracin entre partes de la empresa que tenan responsabilidades similares pero que no estaban acostumbradas a colaborar en lo que respecta a estndares y procesos. Por ejemplo, al almacenarse los archivos de diseo en un repositorio central, las distintas divisiones se vieron obligadas a utilizar una nica herramienta para disear las piezas de automviles. Este cambio redujo los costos y el tiempo dedicado a la preparacin de los empleados. Adems, se proporcionaron procedimientos de diseo recomendados a los ingenieros, visibles para toda la empresa, para que sirvieran de base para los nuevos proyectos de diseo. A continuacin, se ofrece un resumen de las ventajas de la arquitectura rediseada del portal:
70

Proporciona acceso centralizado a la informacin. Reduce la duplicacin de contenido. Hace evidente la versin oficial de cada elemento de contenido. Normaliza los metadatos. Normaliza las plantillas.

Fomenta la colaboracin y el uso compartido de los procedimientos recomendados.

El cambio del diseo y de la implementacin del portal slo fue un primer paso. El equipo que desarroll la estrategia de portal recibi el apoyo ejecutivo para convertirse en un grupo de supervisin del portal. Como resultado, el grupo elabor directivas y estndares que representaran las necesidades de los usuarios del portal. Esto ayud a garantizar la responsabilidad en toda la organizacin y proporcion un foro donde evaluar y mejorar el portal con el fin de mejorar las caractersticas del portal y de ayudar a maximizar el rendimiento de la inversin de la empresa en la tecnologa de Office SharePoint Server. El organismo de gobierno supervis los siguientes elementos: Estndares de metadatos Estndares de plantilla

Instrucciones sobre el momento en que se debe poner la informacin a disposicin de toda la empresa Cumplimiento de las regulaciones gubernamentales y corporativas Estndares de aprendizaje Estndares de personalizacin de marca para el contenido

Fabrikam empez a ver resultados de la inversin en el portal. Tras un ao, el equipo estratgico realiz un inventario del contenido y descubri que, de entre los 500.000 documentos, slo haba 230 duplicados. Identificaron millones de dlares ahorrados debido a la centralizacin de los esfuerzos. Adems, una encuesta de sus empleados mostr un gran aumento de la satisfaccin con el portal. La colaboracin fue muy beneficiosa para Fabrikam. Consulte tambin Definicin de gobierno Configurador entre sitios de SharePoint (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=108592&clcid=0xC0A) (en ingls)

71

Caractersticas de gobierno de Office SharePoint Server 2007

En este artculo se repasa un conjunto de caractersticas de Microsoft Office SharePoint Server 2007 que la organizacin puede usar para supervisar el servicio de TI de Office SharePoint Server 2007 o la arquitectura de la informacin de la empresa. Tambin incluye vnculos a artculos web para ayudarle a planear y usar cada caracterstica. Nota: Para obtener informacin acerca de cmo organizar el rgano de gobierno de la empresa, consulte Definicin de gobierno En este artculo: Caractersticas del servicio de TI Caractersticas de la arquitectura de la informacin

Caractersticas del servicio de TI

Al ofrecer un servicio de TI que hospeda sitios de SharePoint y proporcionar servicios relacionados en la empresa, la organizacin puede controlar ms eficazmente la proliferacin de sitios de SharePoint, asegurar la rentabilidad y maximizar los beneficios de colaboracin. En esta seccin se describen las caractersticas de Office SharePoint Server 2007 que son tiles en el mantenimiento y la supervisin de un servicio de Office SharePoint Server.

Plantillas de sitio
Las plantillas de sitios son un conjunto de personalizaciones aplicado a una definicin de sitio. Mediante una plantilla de sitio, un servicio de Office SharePoint Server puede promover la coherencia en la personalizacin de marca, estructura del sitio y diseo de los sitios que crean los usuarios. Se pueden crear plantillas de sitio personalizado para sitios de aprovisionamiento y usarlas en lugar de las plantillas que se incluyen en Office SharePoint Server como parte del servicio de Office SharePoint Server. Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre el trabajo con plantillas y definiciones de sitio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119281&clcid=0xC0A) (en ingls).

72

Cuotas
Una cuota especifica los lmites a la cantidad de almacenamiento que puede usar un sitio web. Las cuotas permiten advertir a los usuarios cuando sus sitios se acerquen a su lmite de almacenamiento. Este proceso impide que los usuarios agreguen contenido adicional cuando se alcanza el lmite. Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre la administracin de bloqueos y cuotas de sitios (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc263050.aspx).

Bloqueos
Los bloqueos sirven para impedir que los usuarios agreguen contenido a una coleccin de sitios o que utilicen la coleccin de sitios. Por ejemplo, se puede bloquear un sitio que infrinja una directiva de uso. Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre la administracin de bloqueos y cuotas de sitios (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc263050.aspx).

Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo son programas que implementan procesos de negocio para los usuarios de un sitio de Office SharePoint Server. Estn asociados con elementos del sitio, como documentos, formularios o elementos de lista. Los flujos de trabajo tienen muchas aplicaciones como parte de un servicio de TI. Por ejemplo, puede usar un flujo de trabajo para proporcionar un nuevo sitio, realizar el seguimiento de un problema de soporte tcnico, o emprender la accin correspondiente cuando se supera la cuota de un sitio. Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre los flujos de trabajo en Windows SharePoint Services (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119282&clcid=0xC0A) y Informacin sobre flujos de trabajo.

Caractersticas
Una caracterstica es un contenedor de distintas extensiones definidas para Office SharePoint Server 2007 y Windows SharePoint Services 3.0, y se compone de un conjunto de archivos XML que se implementan en servidores web. Se puede implementar una caracterstica como parte de una definicin de sitio o de un paquete de soluciones, y se puede activar de forma individual una caracterstica en sitios de Office SharePoint Server. Un administrador de un sitio puede transformar la funcionalidad de un sitio de SharePoint activando o desactivando una caracterstica determinada en la interfaz de usuario. Las caractersticas facilitan la activacin o desactivacin de la funcionalidad en el transcurso de una implementacin y proporcionan un medio para que los administradores puedan transformar fcilmente la plantilla o definicin de un sitio. Las caractersticas se pueden ocultar, lo que impide que los usuarios las desactiven manualmente. Al tener nueva funcionalidad del sitio implementada como caractersticas, se facilita la tarea para que los administradores controlen los sitios y apliquen el plan de gobierno. Una tcnica denominada asociacin de caractersticas permite asociar la caracterstica a todas las nuevas instancias de sitios que usen una definicin de sitio determinada sin modificar la definicin del sitio. Esto permite controlar las caractersticas a las que los usuarios del servicio tienen acceso.

73

Para obtener ms informacin, consulte los temas sobre la asociacin de caractersticas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119283&clcid=0xC0A) (en ingls) y el trabajo con caractersticas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=105337&clcid=0xC0A ) (en ingls).

Creacin de sitios sin intervencin del administrador

Puede permitir que los usuarios creen sus propios sitios web de nivel superior mediante la caracterstica de creacin de sitios sin intervencin del administrador (SSC). Permitir que los grupos de trabajo creen y posean colecciones nicas de sitios fomenta una mejor colaboracin en los grupos de trabajo. Adems, al permitir la creacin de sitios sin intervencin del administrador, se liberan recursos de TI para otras tareas. Una decisin clave en la supervisin de la creacin de sitios sin intervencin del administrador consiste en determinar el nivel de compatibilidad del servicio. Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre la configuracin de la creacin de sitios sin intervencin del administrador (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc261685.aspx).

Administracin de registros
Un registro es un documento u otra entidad electrnica o fsica de una organizacin que demuestra una actividad o transaccin realizadas por la organizacin. Los registros deben conservarse durante un perodo de tiempo para satisfacer requisitos legales, empresariales o normativos. La administracin de registros es el proceso mediante el cual una organizacin determina el tipo de informacin que se debe tener en cuenta en los registros, cmo se deben administrar los registros mientras estn activos y durante cunto tiempo debe conservarse cada tipo de registro. La administracin de registros incluye la realizacin de tareas relacionadas con registros, tales como la eliminacin de registros que han expirado o la ubicacin y proteccin de registros relacionados con eventos externos como litigios. Office SharePoint Server 2007 incluye caractersticas que pueden ayudar a las organizaciones a implementar los sistemas y procesos de administracin de registros integrados. Para garantizar que los trabajadores de la informacin puedan participar fcilmente en el sistema de administracin de registros de la empresa, las aplicaciones de 2007 Microsoft Office system, como Microsoft Office Outlook 2007 y Microsoft Office Word 2007, tambin incluyen caractersticas que admiten procedimientos para la administracin de registros. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de la administracin de registros.

Caractersticas de la arquitectura de la informacin

La arquitectura de la informacin de un sitio web del portal determina cmo se organiza y presenta la informacin (sitios, pginas web, documentos, listas y datos) de ese sitio. Su empresa puede aumentar el rendimiento de la inversin del portal mediante la creacin de un cuerpo de gobierno que desarrolle y aplique los estndares y directivas de la arquitectura de la informacin. Una arquitectura bien gobernada facilita la bsqueda, el uso y el intercambio de informacin en la empresa.

74

En esta seccin se describen las caractersticas de Office SharePoint Server 2007 que son tiles al implementar la arquitectura de la informacin de la empresa y supervisar su uso.

Tipos de contenido
Los tipos de contenido permiten a las empresas organizar, administrar y controlar el contenido de una manera coherente. Definen los atributos de un tipo de elemento de lista, documento o carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar las propiedades de metadatos que se van a asociar a elementos de su tipo, flujos de trabajo disponibles, plantillas y directivas de administracin de informacin. Use los tipos de contenido para fomentar las directivas de administracin de informacin coherentes, los requisitos de metadatos y otras directivas. Para controlar los tipos de contenido, tenga en cuenta la asociacin de los receptores de sucesos y flujos de trabajo con los formularios que se usan para modificar los tipos de contenido. Como resultado, se validan y se aprueban los cambios en un tipo de contenido. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de los tipos de contenido.

Aprobacin de contenido
La aprobacin de contenido es el mtodo mediante el cual los integrantes del sitio con permisos de aprobador controlan la publicacin de contenido. El estado de un borrador de documento que espera la aprobacin de contenido es el de pendiente. Cuando un aprobador revisa el documento y aprueba su contenido, ste pasa a estar disponible para que los usuarios del sitio con permisos de lectura puedan verlo. El propietario de una biblioteca de documentos puede activar la aprobacin de contenido para una biblioteca de documentos o biblioteca de pginas web y, opcionalmente, puede asociar un flujo de trabajo con la biblioteca que ejecutar el proceso de aprobacin. Use la aprobacin de contenido para formalizar y controlar el proceso de hacer que el contenido est disponible para una audiencia. Por ejemplo, una empresa que publica contenido podra necesitar una revisin y aprobacin legales antes de publicar el contenido. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin del control de versiones, aprobacin de contenido y desprotecciones.

Control de versiones
El control de versiones es el mtodo por el cual se numeran iteraciones sucesivas de un documento y se guardan en Office SharePoint Server. Como herramienta de gobierno, el control de versiones impide que los usuarios con permisos de lectura puedan visualizar los borradores de documentos. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin del control de versiones, aprobacin de contenido y desprotecciones.

Pgina de contenido y estructura del sitio

La pgina de contenido y estructura del sitio de nivel superior de una coleccin de sitios administra el contenido y la estructura de una coleccin de sitios de SharePoint. Puesto que
75

la navegacin del sitio en Office SharePoint Server se basa de forma predeterminada en la jerarqua de sitios y subsitios, esta caracterstica tambin se puede usar para configurar la navegacin del sitio. Al trasladar un sitio web a Office SharePoint Server 2007, puede usar la pgina de contenido y estructura del sitio para reestructurar el sitio conforme a las necesidades de la empresa. Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre el trabajo con el contenido y la estructura del sitio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=107711&clcid=0xC0A ).

Directivas de administracin de informacin

Una directiva de administracin de informacin es un conjunto de reglas para un tipo de contenido o para una ubicacin donde el contenido se almacena, donde cada regla en una directiva es una caracterstica de directiva. Por ejemplo, una caracterstica de directiva de administracin de informacin podra especificar el tiempo que debe conservarse un tipo de contenido o podra proporcionar una auditora de documentos. Las directivas de administracin de informacin permiten controlar quin puede obtener acceso a la informacin de la organizacin, lo que se puede hacer con ella y durante cunto tiempo se debe conservar. Puede asociar una directiva con una lista, una biblioteca de documentos o un tipo de contenido. Al hacerlo, cualquier documento asociado con la biblioteca, o cualquier documento del tipo de contenido, incluye la directiva de administracin de informacin. La relacin entre un documento y su directiva de administracin de informacin asociada se mantiene incluso cuando el documento se abre en un programa cliente de 2007 Microsoft Office system. Por ejemplo, si una directiva impide la impresin de un documento, se puede aplicar esa directiva incluso cuando el documento se abre en un programa cliente de 2007 Office system. Al configurar una directiva de administracin de informacin, opcionalmente puede escribir una declaracin de directiva que se mostrar en los programas cliente de 2007 Office system para informar a los autores de los documentos acerca de las directivas que se aplican en un documento. Esto es una prctica recomendada. Office SharePoint Server 2007 incluye las siguientes caractersticas de directiva de administracin de informacin: La caracterstica de directiva de auditora registra los eventos y las operaciones realizadas en documentos y elementos de lista. La auditora se puede configurar para registrar sucesos tales como la edicin de documentos, la visualizacin de los mismos o el cambio del nivel de permisos de un documento. La caracterstica de directiva de expiracin facilita la eliminacin de contenido mediante un mtodo coherente que se puede controlar y administrar. Se puede establecer que el contenido de un tipo especfico expire en una fecha determinada o tras un perodo calculado a partir de alguna actividad en el documento (como su creacin). Una vez que haya expirado el documento, se pueden determinar las acciones que va a realizar el control de directiva. Por ejemplo, la directiva puede eliminar el documento o definir una tarea de flujo de trabajo para que Office SharePoint Server distribuya el documento para obtener permiso para destruirlo. La caracterstica de directiva de etiquetas especifica una etiqueta para asociarla a un tipo de documento o elemento de lista. Las etiquetas son reas de texto de bsqueda que

76

Office SharePoint Server genera en funcin de las propiedades de metadatos y del formato que se especifique. La caracterstica de directiva de cdigos de barras permite realizar un seguimiento de una copia fsica de un documento. Se crea un valor de identificador nico de un documento y, a continuacin, se inserta una imagen de cdigo de barras de ese valor en el documento. De forma predeterminada, los cdigos de barras son compatibles con el estndar comn de Cdigo 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Cdigo 39) y se puede usar el modelo de objetos de las directivas para conectar otros proveedores de cdigos de barras. Para realizar un seguimiento del uso de las directivas de administracin de informacin en cada aplicacin web de la solucin, puede usar Administracin central de Office SharePoint Server para configurar los informes de uso de la directiva de administracin de informacin. Los informes de la directiva de administracin de informacin le ayudan a supervisar la coherencia de uso de las directivas en la organizacin. Puesto que las directivas de administracin de informacin a menudo se implementan para ayudar a una organizacin a cumplir con las normativas, la supervisin frecuente del uso de las directivas le ayudar a asegurarse de que su organizacin est cumpliendo con ellas. Las caractersticas de directiva de administracin de informacin son ampliables. Para obtener ms informacin sobre cmo crear caractersticas de directiva de administracin de informacin personalizadas, consulte el tema relativo al kit de desarrollo de software de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119284&clcid=0xC0A) (en ingls). Para obtener ms informacin general acerca de las directivas de administracin de informacin, consulte Planeacin de directivas de administracin de informacin.

Information Rights Management

Information Rights Management (IRM) permite a los creadores de contenido controlar y proteger sus documentos. El contenido de los documentos que usa IRM se cifra y se suministra con una licencia de emisin que impone restricciones a los usuarios. Microsoft Office SharePoint Server 2007 admite el uso de IRM en documentos almacenados en las bibliotecas de documentos. Los formatos de archivo de los documentos que usan IRM en Office SharePoint Server 2007 son los siguientes: Microsoft InfoPath Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Word Open XML Excel Open XML PowerPoint Open XML

Para agregar otros tipos de archivo, el administrador debe instalar protectores, es decir, programas que controlan el cifrado y el descifrado de documentos que usan IRM, para cada nuevo tipo de archivo. Para obtener ms informacin, consulte
77

Tipos de archivos bloqueados

Puede restringir la carga o descarga de archivos de un servidor basando la restriccin en la extensin del nombre de archivo. Por ejemplo, puede bloquear archivos que tengan la extensin .exe porque dichos archivos se pueden ejecutar en el equipo cliente y pueden contener software malintencionado. De manera predeterminada, muchos tipos de archivos estn bloqueados, incluidos los tipos de archivos tratados como ejecutables por el Explorador de Windows. Para obtener una lista completa de los tipos de archivo bloqueados de forma predeterminada, consulte el tema sobre la administracin de tipos de archivo bloqueados (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262496.aspx).

78

Lista de comprobacin de aceptacin de cdigo de ejemplo para organizaciones de TI

Los sitios web basados en Microsoft Office SharePoint Server 2007 suelen incluir soluciones personalizadas. La posibilidad de personalizar los sitios mediante la adicin de soluciones personalizadas aumenta la eficacia y la flexibilidad de Office SharePoint Server 2007. No obstante, un mdulo ejecutable diseado o implementado de forma incorrecta que se ejecute en una granja de servidores de SharePoint puede provocar daos ms all del mbito de la aplicacin web a la que se destina. Las soluciones personalizadas implementadas de forma incorrecta pueden representar riesgos de seguridad o rendimiento, aumentar el costo del soporte tcnico, dificultar la implementacin y reducir la productividad. Debido a que los efectos de la instalacin de soluciones personalizadas en una granja de servidores de SharePoint pueden ser positivos o negativos, se recomienda evaluar detenidamente todas las soluciones personalizadas antes de implementarlas en el entorno de produccin. Las reas que se deben evaluar son las siguientes: Se ha desarrollado y probado la solucin de forma coherente segn los procedimientos recomendados que se describen en el tema sobre diseo y creacin de sitios para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc261852.aspx) y en notas del producto como las relativas a la implementacin de soluciones de Microsoft Office SharePoint Server 2007 y Windows SharePoint Services 3.0 (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=114834&clcid=0xC0A) (en ingls)? Adems del requisito de que la solucin se desarrolle segn los procedimientos recomendados generales, se recomienda que los programadores enven una lista de comprobacin para comprobar si las soluciones se han codificado y probado segn los procedimientos recomendados. Para garantizar que las soluciones implementadas ofrezcan las ventajas previstas sin exponer la empresa a un riesgo innecesario, puede usar la siguiente lista de comprobacin de aceptacin de cdigo de ejemplo. Use esta lista como punto de partida para su propia lista de comprobacin, que le permitir comprobar la calidad de las soluciones que se envan para su implementacin. Adems de proporcionar una comprobacin despus de desarrollar una solucin, la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo puede servir como herramienta de aprendizaje. Al proporcionar a los programadores esta lista antes de que implementen las personalizaciones, comunica sus expectativas de calidad para las soluciones que desarrollen y enven. Importante: Esta lista de comprobacin de ejemplo es meramente informativa. No se pretende que cubra todos los problemas de aceptacin de cdigo ni evitar que se requieran medidas adicionales aplicables para la organizacin. Esta lista de comprobacin no representa garanta alguna, ya sea expresa o implcita.
79

En este tema: Recursos para los procedimientos recomendados de desarrollo de SharePoint Listas de comprobacin de aceptacin de cdigo Versin imprimible de la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo

Recursos para los procedimientos recomendados de desarrollo de SharePoint

En esta seccin se incluye una lista de recursos que puede proporcionar a los programadores para facilitar el diseo y la implementacin de soluciones que cumplan los requisitos de TI en relacin con las posibilidades de uso, la compatibilidad, el rendimiento y la seguridad. SDK de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=72208&clcid=0xC0A) (en ingls) SDK de Windows SharePoint Services 3.0 (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=113927&clcid=0xC0A) Herramientas de desarrollo y tcnicas de trabajo con cdigo en Windows SharePoint Services 3.0 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123413&clcid=0xC0A ) Trabajo con elementos web de ASP .Net 2.0 y WSS 3.0 (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=123429&clcid=0xC0A) (en ingls) Procedimientos recomendados: problemas de codificacin habituales al usar el modelo de objetos de SharePoint (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123414&clcid=0xC0A ) Centro de desarrollo de Windows SharePoint Services (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=123428&clcid=0xC0A) (en ingls) Difusin por web de MSDN acerca de los aspectos bsicos de la seguridad de aplicaciones (primera parte de 3) y las comunicaciones seguras (nivel 200) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123430&clcid=0xC0A ) Portal para programadores de SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=119449&clcid=0xC0A) Biblioteca frente a ataques de scripts de sitios (versin 1.5) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123431&clcid=0xC0A ) (en ingls) Aumento de la seguridad de aplicaciones web frente a amenazas y contramedidas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123432&clcid=0xC0A ) (en ingls) Gua de arquitectura para la administracin de excepciones (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123433&clcid=0xC0A ) (en ingls) Notas del producto de Productos y Tecnologas de SharePoint acerca de la implementacin de soluciones de Microsoft Office SharePoint Server 2007 y Windows SharePoint Services 3.0 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=114834&clcid=0xC0A) (en ingls) Cmo comprobar mediante programacin la existencia de problemas de resolucin de nombres cannicos con ASP.NET (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123434&clcid=0xC0A)
80

 Validacin de controles de servidor ASP.NET (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=123435&clcid=0xC0A) (en ingls) Difusin por web de MSDN acerca de la evaluacin de la administracin de estados del servidor (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123436&clcid=0xC0A ) Directiva de personalizacin de Productos y Tecnologas de SharePoint (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0xC0A) (en ingls) Procedimientos recomendados para personalizar Productos y Tecnologas de SharePoint (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123984&clcid=0xC0A )

Lista de comprobacin de aceptacin de cdigo

En esta seccin, las listas de comprobacin de aceptacin de cdigo se clasifican en las siguientes categoras: procedimientos recomendados sobre seguridad, administracin de sesiones, validacin, informacin confidencial, control de excepciones, elementos web, documentacin y desarrollo de software general. Para obtener una versin imprimible y modificable de la lista de comprobacin completa, consulte Versin imprimible de la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo. Nota: Las listas de comprobacin incluidas en este documento son un ejemplo que puede usar para desarrollar su propia lista de comprobacin de aceptacin de cdigo segn las necesidades de su empresa. Use esta lista como punto de partida para crear su propia lista de comprobacin.

Seguridad
En esta seccin de la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo se incluyen elementos recomendados para garantizar que las soluciones enviadas para su implementacin en un entorno de SharePoint se han desarrollado mediante los procedimientos recomendados de seguridad. [] La aplicacin usa una lista de inclusin (entrada conocida, vlida y segura) en lugar de una lista de exclusin (rechazo de entradas malintencionadas o peligrosas conocidas). Todas las entradas de usuario se codifican con IOSec cuando se muestran a los clientes. La codificacin de caracteres se establece mediante el servidor (se recomienda el uso de ISO-8859-1).

[] []

81

[]

Las contraseas con texto sin formato no estn presentes en Web.config, Machine.config o cualquier otro archivo que contenga valores de configuracin. Para cifrar las credenciales, se usan utilidades como Aspnet_setreg.exe y el administrador de confianza o la configuracin de identidad de AppPool de IIS 6.0 o IIS 7.0. Si las cookies contienen informacin confidencial, se marcan como seguras. Las superficies de entrada de los elementos web y otras personalizaciones incluyen comprobaciones de lmites, comprobaciones de integridad de los datos de entrada y el control de excepciones correspondiente para ofrecer proteccin frente a ataques de scripts de sitios y ataques por inyeccin de cdigo SQL. En el diseo se tratan posibles problemas de creacin de nombres cannicos. Se debe evitar el uso de AllowUnsafeUpdates. Use ValidateFormDigest() y, si es necesario, use privilegios elevados para interactuar con los objetos de SharePoint. En los casos en que es necesario usar AllowUnsafeUpdates, asegrese de que AllowUnsafeUpdates est establecido en False en el bloque try-catch-finally o use un mtodo Dispose() (segn lo requiera la interfaz IDisposable) para evitar problemas de seguridad.

[] []

[] []

Administracin de sesiones
En esta seccin de la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo se incluyen elementos recomendados para garantizar que las soluciones enviadas para su implementacin en el entorno de SharePoint se han desarrollado mediante los procedimientos recomendados para la administracin de sesiones. [] El estado de sesin es seguro e impredecible, y est protegido frente al acceso no autorizado o los ataques de reproduccin. La duracin de la sesin se limita a 30 minutos de inactividad como mximo.

[]

82

[]

Los identificadores de sesin no se pasan en la direccin URL y no se usa la sesin sin cookies, una caracterstica de ASP.NET. El servicio de estado de sesin se deshabilita cuando no se usa.

[]

Validacin
En esta seccin de la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo se incluyen elementos recomendados para garantizar que las soluciones enviadas para su implementacin en el entorno de SharePoint se han desarrollado mediante los procedimientos recomendados para validar la entrada. [] La validacin de entrada se aplica en todos los puntos de entrada identificados (incluidos los campos de formulario, las cadenas de consulta, las cookies, los encabezados HTTP y los parmetros de servicio web). La opcin validateRequest de ASP.NET se habilita si es posible. Los datos se validan para el tipo, la longitud, el formato y el intervalo. La seguridad no se basa en la validacin del cliente. La validacin se realiza en el servidor. La aplicacin usa de forma coherente la validacin de entrada estandarizada, como RegEx.

[] [] [] []

Informacin confidencial
En esta seccin de la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo se incluyen elementos recomendados para garantizar que las soluciones enviadas para su implementacin en el entorno de SharePoint se han desarrollado mediante los procedimientos recomendados para la proteccin de la informacin confidencial. [] [] La aplicacin no registra informacin confidencial en texto no cifrado. La informacin confidencial no se almacena en cookies.

83

[]

La informacin confidencial no se almacena en campos de formulario o cadenas de consulta ocultos y sin cifrar. Se mantiene mediante el uso de la administracin de estados del servidor. Antes de la transmisin, se usa SSL, IPSEC con cifrado o el cifrado de nivel de aplicacin para proteger la informacin confidencial durante la transmisin. La informacin confidencial no se almacena en la memoria cach. El almacenamiento en la memoria cach de resultados est desactivado de forma predeterminada. La informacin confidencial que se transfiere por correo electrnico usa el cifrado S/MIME o Information Rights Management (IRM) en funcin del destinatario previsto.

[]

[]

[]

Control de excepciones
En esta seccin de la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo se incluyen elementos recomendados para garantizar que las soluciones enviadas para su implementacin en el entorno de SharePoint se han desarrollado mediante los procedimientos recomendados para el control de excepciones. [] La aplicacin usa un enfoque estandarizado para el control estructurado de errores y excepciones. El cdigo de control de errores se hereda de la clase SPException para mantener un aspecto coherente en SharePoint para los errores. La aplicacin genera un error en caso de error y excepciones. Las condiciones de excepcin no permiten al usuario omitir las comprobaciones de seguridad para ejecutar cdigo con privilegios. La aplicacin devuelve mensajes de error personalizados genricos al cliente.

[]

[] []

[]

84

[]

El cdigo usa el control de excepciones. El cdigo detecta slo las excepciones conocidas. Por ejemplo, no use try{} catch(Exception ex){} a menos que el error se vuelva a generar. Si el cdigo usa filtros de excepciones, no es sensible a la secuencia de ejecucin de filtro (el filtro se ejecuta antes del bloque finally). Los errores de aplicacin no contienen informacin confidencial o informacin que se pueda usar para aprovechar la vulnerabilidad que representan estos errores.

[]

[]

Elementos web
En esta seccin de la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo se incluyen elementos recomendados para garantizar que las soluciones enviadas para su implementacin en el entorno de SharePoint se han desarrollado mediante los procedimientos recomendados para el desarrollo de elementos web. [] Los elementos web personalizados (incluidos los archivos de recursos) se incluyen en una caracterstica de SharePoint y se empaquetan como una solucin de SharePoint para su implementacin. La configuracin de los elementos web que se van a implementar proporciona al administrador la flexibilidad necesaria para la implementacin en el nivel de la aplicacin web o inferior. Use el conjunto de interfaces de conexin estandarizado de la infraestructura de elementos web de SharePoint para que los elementos web intercambien informacin entre s en tiempo de ejecucin. Siempre que sea posible, el cdigo fuente de las soluciones de elementos web de terceros se proporcionar con la documentacin correspondiente para garantizar un soporte tcnico adecuado.

[]

[]

[]

85

[]

Todos los elementos web personalizados usan la arquitectura de SharePoint para garantizar un comportamiento coherente en toda la aplicacin para funcionalidades como el inicio de sesin nico, la implementacin de caractersticas, etc.

Documentacin
Debe solicitar la documentacin correspondiente para confirmar que las personalizaciones que debe implementar son compatibles y se pueden instalar y probar correctamente. Adems, en la documentacin se recomienda la descripcin y el diagnstico correctos de todos los errores generados por las personalizaciones. En esta seccin de la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo se incluyen elementos recomendados para garantizar que las soluciones enviadas para su implementacin en el entorno de SharePoint se han desarrollado mediante los procedimientos recomendados para la documentacin. [] Las personalizaciones van acompaadas de una serie de instrucciones de instalacin en que se detalla cmo instalar y desinstalar el paquete. Se incluyen diagramas de la arquitectura relacionados con la instalacin de la solucin. En caso de no poder revertir una solucin, se debe explicar en las instrucciones de instalacin para poder analizar los riesgos y preparar un plan para la recuperacin del sistema. Las personalizaciones van acompaadas de los documentos y los resultados de las pruebas. Las personalizaciones van acompaadas de una lista de todas las dependencias. Esto puede incluir cuentas y contraseas, servicios web, bases de datos, otras soluciones o caractersticas, revisiones, conjuntos de herramientas o bibliotecas y otras dependencias. Se proporciona una lista de todas las entradas de eventos generadas por las personalizaciones y de las acciones que se deben realizar. Esta informacin se puede incluir en una tabla de cdigos de error, donde se indique la gravedad y la causa principal de cada cdigo.

[] []

[]

86

[]

De forma opcional, se proporciona el cdigo fuente para agilizar la validacin y las pruebas por parte de la organizacin de TI. Las personalizaciones que son una actualizacin de personalizaciones implementadas previamente van acompaadas de la documentacin en que se describen los cambios, las consideraciones para actualizar las personalizaciones y las instrucciones.

[]

Procedimientos recomendados para el desarrollo de software general

En esta seccin de la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo se incluyen elementos recomendados para garantizar que las soluciones enviadas para su implementacin en el entorno de SharePoint se han desarrollado mediante los procedimientos recomendados para el desarrollo de software. [] Los ensamblados tienen un nombre seguro. (Los ensamblados de pgina web ASP.NET generados dinmicamente no pueden tener un nombre seguro). Use la firma retardada como medio de proteccin y restriccin de la clave privada que se usa en el nombre seguro y en el proceso de firma. Los ensamblados incluyen atributos de seguridad declarativa (con SecurityAction.RequestMinimum) para especificar los requisitos de permisos mnimos. Los ensamblados con privilegios elevados se separan de los ensamblados con privilegios inferiores. Si se va a usar un ensamblado en un entorno de confianza parcial (por ejemplo, la llamada se realiza desde una aplicacin web de confianza parcial), el cdigo con privilegios se incluye en otro ensamblado.

[]

[]

[]

[]

87

[]

Se usa un archivo de configuracin nativo para admitir la aplicacin en lugar de cambiar la configuracin en Web.config. Use .NET Framework 2.0, 3.0 o 3.5. Use una sola versin de .NET Framework. No mezcle varias versiones. El cdigo es compatible con 64 bits. La aplicacin no intenta obtener acceso directamente a ninguna de las bases de datos de SharePoint. Los almacenes de datos de las bases de datos de SharePoint slo se actualizan con el modelo de objetos de SharePoint. Evite la codificacin de forma rgida de las cadenas y etiquetas. Use archivos de recursos o idiomas en su lugar. Al hacer referencia a los objetos SPWeb o SPSite, use una instruccin using o, de forma alternativa, use una llamada explcita del mtodo .Dispose para garantizar el uso y la eliminacin correctos de los objetos de la memoria. Use el almacenamiento en cach segn corresponda para reducir las idas y vueltas innecesarias. En el caso de los elementos web, exponga la expiracin de la memoria cach (duracin) como una propiedad del elemento web. Al empaquetar la solucin, incluya una directiva de seguridad de acceso a cdigo para la solucin y, si es necesario, incluya el ensamblado en la lista de controles seguros para la solucin. Al registrar el cdigo, use la clase de registro del portal para registrar los registros del Servicio de creacin de registros unificado (ULS) de SharePoint.

[] [] [] []

[]

[]

[]

[]

[]

88

[]

Si necesita actualizar varios elementos de lista con cdigo remoto, use el servicio web para actualizar los elementos de lista. Use slo SPListItem.Update() si debe actualizar ms de un elemento simultneamente con cdigo basado en el modelo de objetos local. Si usa la propiedad Count de SPListItemCollection, debe llamar a la propiedad slo una vez y almacenarla en una variable a la que puede hacer referencia al crear un bucle. No llame a la propiedad desde el bucle. La solucin usa el objeto AppSettings para implementar la asignacin XML. (Se puede proporcionar mediante el uso del marco de persistencia de configuracin de .NET 2.0, 3.0 o 3.5). La solucin evita la creacin de archivos XML personalizados y un objeto con establecimiento inflexible de tipos para la asignacin XML. El registro de instalacin e implementacin se incluye en los registros de eventos para permitir una solucin de problemas operativa adecuada durante la instalacin y la desinstalacin.

[]

[]

[]

Versin imprimible de la lista de comprobacin de aceptacin de cdigo de ejemplo

Para obtener una versin imprimible de la lista de comprobacin de cdigo de ejemplo que puede editar, descargue la lista como un documento de Word 2007 (.doc). Lista de comprobacin de aceptacin de cdigo de ejemplo para organizaciones de TI (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=125134&clcid=0xC0A ) (en ingls)

89

III. Planeacin de la estructura y la publicacin de un sitio web

En este captulo se incluyen los siguientes artculos:

90

Planeacin de la estructura y la publicacin de un sitio web

Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye caractersticas que puede usar para implementar la estructura, la navegacin y el aspecto de los sitios web y para controlar el modo en que los sitios se crean, aprueban y publican. Los artculos de este captulo le guiarn en el proceso de planeacin de la estructura, del entorno de creacin y del entorno de publicacin de su sitio web. En este captulo se incluyen los siguientes artculos: sugiere mtodos para investigar y registrar los requisitos de informacin del sitio web. Es un paso preliminar importante para la planeacin del sitio web. ofrece una introduccin a las colecciones de sitios, sitios y subsitios de Office SharePoint Server 2007, y recomienda un mtodo para planear y registrar la estructura del sitio. revisa el modelo de navegacin de Office SharePoint Server 2007 y proporciona instrucciones para planear la experiencia de navegacin en el sitio. describe en primer lugar los elementos de las pginas: pginas maestras, pginas de contenido, pginas de diseo, hojas de estilos, elementos web y controles de campo de servidor. En segundo lugar, se proporcionan instrucciones para planear cada elemento de las pginas web en el sitio de publicacin. describe los dos mtodos para crear sitios web basados en Office SharePoint Server 2007: creacin basada en explorador y creacin basada en cliente inteligente. Tambin se explica cmo planear y configurar el entorno de creacin del sitio web. Planeacin de variantes describe cmo planear e implementar un conjunto de sitios web derivados de un sitio de origen, de manera que el contenido se pueda adaptar a diferentes referencias culturales, mercados o zonas geogrficas. describe cmo planear el mtodo que usa el equipo para aprobar el contenido que se va a publicar y cmo configurar la programacin de publicacin de ese contenido. describe cmo planear la implementacin del contenido del sitio web desde un entorno de servidor de creacin o almacenamiento provisional a un entorno de produccin. describe cmo planear los sitios de colaboracin del entorno de creacin o produccin para que estn disponibles para los equipos o grupos de usuarios de forma que puedan colaborar en proyectos o compartir la informacin.

91

 describe cmo determinar los requisitos multilinges de los sitios web y cmo planear la implementacin de los sitios multilinges. Notas del producto: plan para crear soluciones multilinges (http://technet.microsoft.com/ es-es/library/cc262942.aspx) describe cmo usar Office SharePoint Server 2007 en casos en los que el contenido se administra en varios idiomas. Notas del producto: arquitectura de la informacin en Office SharePoint Server (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262985.aspx) describe el proceso que debe llevar a cabo una empresa mediana o grande para implementar Office SharePoint Server 2007 en la prctica. Libro descargable: gua de planeacin y publicacin web con Microsoft Office SharePoint Server (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262535.aspx) describe las caractersticas que se pueden usar para implementar la estructura, navegacin y apariencia de los sitios web y para controlar cmo se crean, aprueban y publican los sitios.

92

Determinacin de la arquitectura de la informacin del sitio

En este artculo: Qu es la arquitectura de la informacin? Recomendaciones generales para la planeacin Uso de la arquitectura de la informacin para planear la estructura de un sitio Uso de la arquitectura de la informacin para planear los usuarios y la personalizacin Uso de la arquitectura de la informacin para planear los datos profesionales Uso de la arquitectura de la informacin para planear la bsqueda

Qu es la arquitectura de la informacin?
La arquitectura de la informacin de un sitio web determina cmo se organiza y se presenta a los usuarios del sitio la informacin de ese sitio (sus pginas web, documentos, listas y datos). A menudo, la arquitectura de la informacin se registra como una lista jerrquica del contenido del sitio, palabras clave de bsqueda, tipos de datos y otros conceptos. Analizar la informacin que se presentar en un sitio web de Internet o de intranet es un paso inicial importante en el proceso de planeacin del sitio, ya que proporciona la base para planear: Cmo se estructurar el sitio y se dividir en un conjunto de subsitios. Cmo se presentarn los datos en el sitio. Cmo navegarn los usuarios por el sitio. Cmo se destinar la informacin a audiencias especficas. Cmo se configurar y optimizar la bsqueda.

Aunque en este artculo se ofrecen algunas pautas para analizar los requisitos de informacin de un sitio de Internet o de intranet, lo ms razonable sera que incluyese a un analista o arquitecto de la informacin en el equipo de planeacin y diseo del sitio para asegurarse de que en los planes del sitio web se han tenido en cuenta todas las necesidades de la organizacin en materia de arquitectura de la informacin.

Recomendaciones generales para la planeacin

Resulta til dividir el anlisis de la informacin para la planeacin del sitio web en las fases siguientes: Investigacin del contenido y de la estructura existentes del sitio web El sitio de Internet o de la intranet actual refleja su actual arquitectura de la informacin. Analice y tome nota de cmo se distribuyen la informacin y el contenido entre los sitios y subsitios actuales. Consulte los registros u otras herramientas de anlisis para averiguar a qu contenido se obtiene acceso con mayor y menor frecuencia.
93

 Investigacin de los requisitos de los usuarios Pregunte a los usuarios actuales y previstos del sitio y tome nota de los tipos de informacin que crean o usan. Qu informacin necesitan en su trabajo diario? Pueden encontrar esa informacin fcilmente? La estructura actual del sitio web les ayuda a comprender las relaciones entre los distintos tipos de informacin que el sitio contiene? La informacin es completa? Tome nota de los problemas que los usuarios tienen para encontrar o usar la informacin con la arquitectura actual del sitio. Investigacin de los requisitos profesionales Pregunte a los administradores de la unidad de negocio u organizacin para los que se disea el sitio web. Cules son las necesidades profesionales del sitio? Las unidades o divisiones de la empresa deberan reflejarse en la arquitectura de la informacin del sitio? Cmo se va a compartir la informacin entre las unidades de negocio o cmo se va a aislar dentro de una misma unidad? Si el sitio est orientado a clientes, qu informacin deberan encontrar primero? Cmo explorarn la informacin de los productos o servicios? Use su anlisis para crear un esquema detallado de las necesidades de contenido de la organizacin.

Uso de la arquitectura de la informacin para planear la estructura de un sitio

El anlisis de la arquitectura de la informacin determinar la estructura del sitio de Internet o de la intranet. Al dividir la arquitectura de la informacin en procesos de negocio, proyectos o grupos de contenido grandes y al usar esas divisiones para esbozar una jerarqua de los subsitios y del contenido de cada sitio, puede planear la ubicacin de la informacin dentro de esa jerarqua. Para obtener ms informacin acerca de cmo planear la estructura de los sitios de Internet e intranet basados en Microsoft Office SharePoint Server 2007, consulte Determinacin de los sitios y subsitios.

Uso de la arquitectura de la informacin para planear los usuarios y la personalizacin

La arquitectura de la informacin debera incluir informacin acerca de los usuarios. Esta informacin se puede obtener de productos y tecnologas de Microsoft, como Microsoft Exchange, el servicio de directorio de Active Directory y Microsoft SQL Server. Tambin se puede obtener de directorios estndar del sector para realizar el seguimiento de usuarios, como el Protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP), o de aplicaciones de lnea de negocio. La recopilacin de informacin de los usuarios le permitir crear perfiles de usuario unificados y coherentes en toda la organizacin. A su vez, esto le ayudar a planear los sitios de Mis sitios, que son sitios especiales de SharePoint personalizados para cada usuario. Los conceptos relativos a los usuarios que registre con la arquitectura de la informacin tambin le ayudarn a determinar cmo agrupar los usuarios del sitio segn los procesos de negocio en los que participen, las listas de distribucin y redes sociales a las que pertenezcan, el contenido que posiblemente crearn o vern, o la estructura organizativa en la que trabajan. Para obtener ms informacin acerca de cmo planear los usuarios y la personalizacin, consulte Planeacin de contenido y sitios personalizados.
94

Uso de la arquitectura de la informacin para planear los datos profesionales

La arquitectura de la informacin incluye los datos profesionales que usa la organizacin. Con SharePoint Server 2007, los datos profesionales se pueden presentar en el contexto de la estructura del sitio de manera que estn disponibles para las audiencias que los necesitan. Por ejemplo, en una solucin de portal de intranet de una empresa, los datos de las nminas de los empleados (que deben estar disponibles en todas las divisiones de la empresa) se podran presentar en el sitio del portal central de la empresa. Los datos que use una audiencia limitada se podran presentar en los subsitios o portales destinados a esa audiencia. Por ejemplo, un equipo de soporte tcnico podra ver e interactuar con los incidentes de soporte tcnico en un sitio del portal que slo use ese equipo y un equipo de ventas podra ver los datos de clientes en un portal dedicado a administrar las relaciones con los clientes. Use los resultados del anlisis de la informacin para determinar dnde deben exponerse los datos de las aplicaciones de empresa existentes en los sitios de Internet y portales de la organizacin de forma que estn disponibles para los usuarios del sitio que los necesiten. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de los datos profesionales, consulte Determinacin de necesidades de datos profesionales e inteligencia empresarial.

Uso de la arquitectura de la informacin para planear la bsqueda

Cuando planee la arquitectura de la informacin, realice un seguimiento de los conceptos, trminos de bsqueda y propiedades que emplearn los usuarios del sitio cuando busquen informacin. Necesitar estos datos cuando cree el esquema de bsqueda del sitio. Tenga en cuenta que los usuarios pueden buscar contenido con trminos conceptuales amplios para describir lo que necesitan. La investigacin que realiz de la arquitectura de la informacin le ser til como herramienta para asignar la terminologa y los conceptos de los usuarios a la informacin subyacente que buscan. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de la bsqueda, consulte Planeacin de la bsqueda.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresin: Gua de planeacin y publicacin en web de Microsoft Office SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92330&clcid=0xC0A) Consulte la lista completa de los libros disponibles en la seccin de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx).

95

Consulte tambin Determinacin de los sitios y subsitios Planeacin de contenido y sitios personalizados Determinacin de necesidades de datos profesionales e inteligencia empresarial Planeacin de la bsqueda

96

Determinacin de los sitios y subsitios

Para determinar los sitios y subsitios del sitio de Internet o intranet basado en Microsoft Office SharePoint Server 2007, srvase de su investigacin de la arquitectura de la informacin (consulte Determinacin de la arquitectura de la informacin del sitio) para planear una o varias colecciones de sitios de Office SharePoint Server 2007, cada una de las cuales constar de un sitio de nivel superior y un conjunto de subsitios. En este artculo se incluye una introduccin a las colecciones de sitios, los sitios y los subsitios de Office SharePoint Server 2007, y se recomienda un mtodo para registrar las decisiones tomadas respecto a la estructura del sitio. Tenga en cuenta que no se ofrece una gua completa acerca de cmo asignar los resultados de la investigacin de la arquitectura de la informacin a una estructura de sitio determinada. Sin embargo, los conceptos y mtodos que se describen en este artculo ayudarn a los integrantes del equipo de diseo a convertir correctamente su anlisis de la arquitectura de la informacin en una solucin til basada en Office SharePoint Server 2007. En este artculo: Planeacin de colecciones de sitios Planeacin de sitios y subsitios Plantillas de sitio incluidas en Office SharePoint Server 2007 Registro de las decisiones de estructura del sitio

Planeacin de colecciones de sitios

Una coleccin de sitios es un conjunto de sitios web que tienen el mismo propietario, una configuracin de administracin compartida, una navegacin comn y otras caractersticas y elementos similares. Cada coleccin de sitios contiene un sitio web de nivel superior y, generalmente, uno o varios subsitios. La agrupacin del contenido y las caractersticas del sitio de Internet o intranet en una coleccin de sitios proporciona las siguientes ventajas: Para los diseadores de sitios, las galeras y las bibliotecas de una coleccin de sitios (como la galera de pginas maestras o la biblioteca de imgenes de la coleccin de sitios) proporcionan un medio para crear una experiencia de usuario unificada y de marca distintiva en todos los subsitios de la coleccin de sitios. Para los administradores de sitios, una coleccin de sitios proporciona un mecanismo y un mbito de administracin unificado. Por ejemplo, la seguridad del sitio, las directivas y las caractersticas pueden administrarse para toda una coleccin de sitios. Adems, los informes de uso de la coleccin de sitios, los informes de registro de auditora y otros datos pueden ayudar a los administradores a realizar un seguimiento de la seguridad del sitio y su rendimiento.

97

 Para los autores de sitios, los tipos de contenido compartido, los elementos web, los recursos de creacin, los flujos de trabajo y otras caractersticas de una coleccin de sitios proporcionan un entorno de creacin coherente. Para los usuarios del sitio, la navegacin unificada, la personalizacin de marca y las herramientas de bsqueda de una coleccin de sitios proporcionan una experiencia unificada del sitio web. A continuacin se incluyen algunos ejemplos de soluciones que aprovechan las ventajas de ser implementadas como colecciones de sitios: Sitio de portal de creacin y colaboracin Una coleccin de sitios que respalda las actividades de las personas de la organizacin que trabajan juntas a fin de producir contenido til para los objetivos de la organizacin. Este tipo de sitios de portal suele incluir contenido de colaboracin que no se publica sino que se usa internamente, junto con un subconjunto de contenido destinado a la publicacin para una audiencia externa. Sitio de publicacin Una coleccin de sitios configurados para permitir a la audiencia del contenido ver contenido del sitio e interactuar con ste. Los sitios de publicacin suelen implementarse como dos colecciones de sitios: una coleccin de sitios de produccin, que es el sitio publicado que usa la audiencia del contenido, y una coleccin de sitios provisional, que es un reflejo del sitio de produccin que usa el equipo de creacin para ver el contenido del sitio y probar sus caractersticas. Para obtener informacin detallada sobre la distribucin de contenido de una coleccin de sitios provisional a una de produccin, consulte Planeacin de la distribucin de contenido. Sitios de portal de aplicaciones Sitios de portal que proporcionan una vista basada en Web de las aplicaciones empresariales. Por ejemplo: Sitio de portal de Project Server Un sitio de portal en una organizacin grande dedicado a programaciones y procesos registrados en Microsoft Office Project Server 2007. Sitio de portal de Excel Web Access Un sitio de portal que pone hojas de clculo compartidas a disposicin de los usuarios del sitio y, a menudo, incluye otros datos profesionales disponibles a travs de la biblioteca de conexiones de datos y el catlogo de datos profesionales. Sitio de portal de aplicaciones de empresa personalizadas Un sitio de portal dedicado a una aplicacin de empresa que se usa en la organizacin, como una aplicacin para informar de las horas trabajadas.

Planeacin de sitios y subsitios

Una coleccin de sitios consta de un sitio de nivel superior y uno o varios subsitios. Cada subsitio puede basarse en cualquier plantilla de sitio de Office SharePoint Server 2007 y puede tener otros valores nicos, junto con contenido exclusivo. Puede dividir el contenido de la coleccin de sitios en subsitios para obtener un mayor control de la apariencia, el contenido y las caractersticas de las distintas pginas de la coleccin. Las caractersticas de los subsitios que se pueden configurar de forma exclusiva son las siguientes:

98

 Plantillas Un subsitio puede tener una plantilla exclusiva. Para obtener informacin detallada, consulte Plantillas de sitio incluidas en Office SharePoint Server 2007, ms adelante. Seguridad Se pueden definir grupos exclusivos de usuarios para un subsitio. Para obtener informacin detallada, consulte Planeacin de la seguridad del sitio y del contenido. Navegacin Para ajustar la experiencia de navegacin del sitio, puede configurar vnculos de navegacin exclusivos en cada rea de la jerarqua de sitios. La navegacin del sitio refleja principalmente las relaciones entre los sitios y subsitios de una coleccin de sitios. Por lo tanto, la planeacin de la navegacin y la planeacin de sitios y subsitios son actividades estrechamente relacionadas. Consulte Planeacin de la navegacin del sitio para ver los detalles. Pginas web Cada subsitio puede tener una pgina de bienvenida exclusiva y otras pginas. Para obtener informacin detallada, consulte Planeacin de pginas web. Diseos de sitios Se pueden incluir pginas maestras o diseos exclusivos en un subsitio. Para obtener informacin detallada, consulte Planeacin de pginas web. Bsqueda Un subsitio puede tener una configuracin de bsqueda exclusiva. Por ejemplo, se puede especificar que un determinado subsitio nunca aparezca en los resultados de bsqueda. Consulte Planeacin de la bsqueda para obtener ms informacin acerca de la planeacin de la bsqueda. Tipos de contenido Un subsitio puede tener tipos de contenido exclusivos. Para obtener informacin detallada, consulte Planeacin de los tipos de contenido. Flujos de trabajo Un subsitio puede tener flujos de trabajo exclusivos. Para obtener informacin detallada, consulte Planeacin de flujos de trabajo.

Plantillas de sitio incluidas en Office SharePoint Server 2007

Use la informacin de esta seccin como ayuda para identificar las plantillas de sitio de Office SharePoint Server 2007 que debe usar para cada sitio de su solucin de Office SharePoint Server 2007. Puede usar una plantilla de Office SharePoint Server 2007 tal como est configurada inicialmente o tambin modificar su configuracin predeterminada mediante las pginas de administracin de sitios de Office SharePoint Server 2007. Adems, puede modificar el diseo y las caractersticas de una plantilla mediante Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio. En la siguiente tabla se enumeran las plantillas incluidas en Office SharePoint Server 2007 y se describe el propsito y la categora general de cada una de ellas. Las categoras son: Publicacin Sitios para presentar informacin a una audiencia. Estas plantillas incluyen caractersticas que permiten crear y publicar las pginas basadas en diseos de pgina.

99

 Empresa Sitios que proporcionan caractersticas tiles para la empresa, ya sea debido a su escala o a que proporcionan caractersticas que se suelen usar en grandes organizaciones. Reuniones Sitios que proporcionan caractersticas que respaldan las actividades de planeacin y celebracin de reuniones. Colaboracin Sitios que respaldan las actividades de los equipos que proporcionan y divulgan informacin.
Plantilla Propsito Categora

Portal de colaboracin

Una jerarqua de sitios bsica para un portal de intranet departamental. Incluye una pgina principal, un sitio de noticias, un directorio de sitios y un centro de bsqueda con fichas. Normalmente, este sitio tendr el mismo nmero de lectores que de colaboradores. Los portales de colaboracin suelen incluir subsitios basados en plantillas de la categora de colaboracin.

Publicacin

100

Plantilla

Propsito

Categora

Portal de publicacin

Una jerarqua de sitios bsica para un sitio orientado a Internet o un portal de intranet de gran tamao. Este sitio se puede personalizar fcilmente con informacin de marca corporativa. Incluye una pgina principal, un subsitio de comunicados de prensa de ejemplo, un centro de bsqueda y una pgina de inicio de sesin. Normalmente, este sitio tiene ms lectores que colaboradores. Este sitio habilita flujos de trabajo de aprobacin de contenido de forma predeterminada para lograr un proceso de publicacin ms formal y controlado. Tambin limita los derechos de los usuarios annimos para que puedan ver pginas de contenido nicamente, y para que no puedan ver las pginas de aplicacin de Office SharePoint Server 2007.

Publicacin

Centro de documentacin

Un sitio para administrar de forma centralizada los documentos de la empresa. Un sitio diseado para la administracin de registros. Los administradores de registros pueden configurar la tabla de enrutamiento para dirigir los archivos entrantes a ubicaciones especficas. El sitio impide que los registros se modifiquen una vez que se agregan a l.

Empresa

Centro de registros

Empresa

101

Plantilla

Propsito

Categora

Directorio de sitios

Un sitio para enumerar y clasificar otros sitios de la organizacin. Un sitio para proporcionar la experiencia de bsqueda de Office SharePoint Server 2007. El sitio incluye pginas para los resultados de bsqueda y la bsqueda avanzada.

Empresa

Centro de bsqueda

Empresa

Centro de bsqueda con fichas

Un sitio para proporcionar la Empresa experiencia de bsqueda. La pgina de bienvenida incluye un cuadro de bsqueda con dos fichas: una para bsquedas generales y otra para bsquedas de informacin sobre personas. Puede agregar y personalizar fichas para adaptarlas a otros tipos de bsquedas o resultados. Un sitio que se usa para hospedar sitios personales. La pgina principal siempre se redireccionar al sitio personal Mi sitio del usuario. Un sitio para planear, organizar y obtener los resultados de una reunin. Proporciona listas para administrar la agenda, los asistentes a la reunin y los documentos. Un sitio de reuniones en blanco que se puede personalizar en funcin de las necesidades. Empresa

Host de Mi sitio

rea de reuniones bsica

Reunin

rea de reuniones en blanco

Reunin

102

Plantilla

Propsito

Categora

rea de toma de decisiones

Un sitio para las reuniones en las que se realiza un seguimiento del estado o se toman decisiones. Proporciona listas para crear tareas, almacenar documentos y registrar decisiones. Un sitio para planear eventos sociales. Un sitio para planear una reunin y para capturar las decisiones de la reunin y otros resultados. Proporciona listas para administrar la agenda de la reunin y los asistentes, adems de dos pginas en blanco que se pueden personalizar en funcin de las necesidades. Un sitio que permite a un grupo organizar, crear y compartir informacin rpidamente. Proporciona una biblioteca de documentos y listas para administrar anuncios, elementos del calendario, tareas y discusiones.

Reunin

rea de reuniones sociales rea de reuniones de varias pginas

Reunin Reunin

Sitio de grupo

Colaboracin

Sitio en blanco

Un sitio en blanco que se puede Colaboracin personalizar en funcin de las necesidades.

103

Plantilla

Propsito

Categora

rea de documentos

Un sitio para que los compaeros trabajen conjuntamente en un documento. Proporciona una biblioteca de documentos para guardar el documento principal y los archivos auxiliares, una lista de tareas para asignar los elementos pendientes y una lista de vnculos para los recursos relacionados con el documento.

Colaboracin

Sitio Wiki

Un sitio que permite a una Colaboracin comunidad intercambiar y compartir ideas. Proporciona pginas web que los usuarios pueden editar rpidamente para registrar la informacin y luego vincularlas mediante palabras clave. Un sitio para que una persona o un grupo publique ideas, observaciones y experiencias, y que permite a los visitantes del sitio aportar comentarios. Colaboracin

Sitio Blog

La siguiente seccin proporciona informacin ms detallada sobre las plantillas de sitio de publicacin.

Comparacin de las plantillas de publicacin

La mayora de soluciones basadas en Office SharePoint Server 2007 incluirn una o varias colecciones de sitios basadas en una plantilla de publicacin. En la siguiente tabla se incluye informacin adicional para ayudarle a conocer y evaluar las dos principales plantillas de sitio de publicacin: portal de colaboracin (para sitios de portal de intranet departamental o de grupo) y portal de publicacin (para sitios de presencia en Internet o sitios de portal de grandes empresas).

104

Elemento

Portal de colaboracin

Portal de publicacin

Estructura inicial

Un sitio de nivel superior y cuatro subsitios, incluidos un sitio de Centro de documentacin, un sitio de noticias, un sitio de bsqueda y un sitio de Directorio de sitios. No Default.master defaultlayout.aspx

Un sitio de nivel superior y dos subsitios, incluidos un sitio de comunicados de prensa y un sitio de bsqueda.

La publicacin se realiza mediante flujos de trabajo? Pgina maestra Pgina de diseo predeterminada del sitio de nivel superior Visibilidad de bsqueda? Caractersticas de la coleccin de sitios

S BlueBand.master WelcomeSplash.aspx

S Flujo de trabajo para recopilar firmas, Flujo de trabajo de aprobacin de disposicin, Infraestructura de publicacin de Office SharePoint Server, Caractersticas de coleccin de sitios de Office SharePoint Server Standard, Informes, Flujos de trabajo de distribucin, Flujo de trabajo de administracin de traduccin Publicacin de Office SharePoint Server, Caractersticas de sitio de Office SharePoint Server Standard, Listas de colaboracin en grupo, Biblioteca de administracin de traducciones Similares a Lector.

S Flujo de trabajo para recopilar firmas, Flujo de trabajo de aprobacin de disposicin, Infraestructura de publicacin de Office SharePoint Server, Flujos de trabajo de distribucin, Flujo de trabajo de administracin de traduccin

Caractersticas del sitio de nivel superior

Publicacin de Office SharePoint Server

Derechos Lectores restringidos y Annimo

Los usuarios annimos y los lectores restringidos no pueden ver las pginas de aplicacin de Office SharePoint Server 2007, slo pueden ver las pginas de contenido.

105

Registro de las decisiones de estructura del sitio

Para cada coleccin de sitios de la solucin basada en Office SharePoint Server 2007, use un programa de hoja de clculo, como Microsoft Office Excel 2007, para registrar las decisiones de planeacin del sitio y los subsitios. Escriba cada sitio en una fila distinta de la hoja de clculo. Si la solucin incluye varias colecciones de sitios, use una hoja de clculo para cada una de las colecciones de sitios. El mapa que cree de los sitios y subsitios proporcionar datos fundamentales para usar en las posteriores actividades de planeacin, como planear la navegacin del sitio, sus caractersticas y su seguridad. A continuacin se mencionan algunas columnas de informacin que conviene registrar para cada fila de la hoja de clculo de sitios y subsitios: Sitio primario El sitio que se encuentra justo un nivel por encima del sitio actual en la jerarqua de la coleccin de sitios. Por ejemplo, en los sitios basados en el portal de colaboracin, el sitio de nivel superior es el sitio primario del sitio de Centro de documentacin. Finalidad El propsito del sitio actual. Por ejemplo, para un sitio basado en la plantilla de sitio del Centro de documentacin, el propsito podra ser "un sitio para guardar las especificaciones de los productos y el material de marketing relacionado". Plantilla La plantilla de sitio que se va a usar al crear el sitio, como "Centro de registros". Audiencia principal El grupo de usuarios al que el sitio est principalmente dirigido, como "grupo de desarrollo de productos". Propietario del sitio La persona o el grupo responsable de administrar el sitio. Por ejemplo, para un sitio basado en la plantilla de sitio de Centro de registros, el propietario del sitio podra ser "TI del departamento legal corporativo". Si es necesario, puede agregar otras columnas que se ajusten a los objetivos de su solucin. Luego, cuando disee la estructura del sitio, anote sus decisiones en la hoja de clculo de sitios y subsitios.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresin: Gua de planeacin y publicacin en web de Microsoft Office SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92330&clcid=0xC0A). Consulte la lista completa de los libros disponibles en la seccin de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx). Consulte tambin Determinacin de la arquitectura de la informacin del sitio XII. Planeacin de la seguridad del sitio y del contenido Planeacin de la navegacin del sitio

106

Planeacin de la navegacin del sitio

En este artculo: Revisin de los controles de navegacin de Office SharePoint Server Planeacin de la navegacin

La navegacin del sitio proporciona la interfaz principal para que los usuarios del sitio se muevan por los sitios, subsitios y pginas que componen el sitio del portal de Internet o intranet. Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye un conjunto de caractersticas de navegacin extensibles y personalizables que ayudan a orientar a los usuarios del sitio de portal de Internet o intranet y les permite moverse entre los sitios y las pginas. Office SharePoint Server 2007 basa su modelo de navegacin en la estructura jerrquica de la coleccin de sitios. Mediante las caractersticas de navegacin, puede establecer vnculos con: Subsitios de un sitio Sitios del mismo nivel de un sitio Sitios de nivel superior en la estructura del sitio Pginas web de un sitio

Adems, puede crear vnculos a ubicaciones arbitrarias, como un sitio web externo. En Office SharePoint Server 2007, los vnculos de navegacin varan en funcin de la seguridad. Si un usuario del sitio no tiene permisos para un sitio o pgina con un vnculo en la navegacin del sitio, el usuario no ver el vnculo. Adems, las pginas y los subsitios pueden configurarse para estar disponibles nicamente para los integrantes de una audiencia. Los usuarios que no sean integrantes de esa audiencia no podrn ver vnculos a sitios y pginas dirigidos a dicha audiencia. Tal y como se describe en Planeacin de pginas web, las pginas de los sitios basados en Office SharePoint Server 2007 constan de tres elementos: pginas maestras, pginas de diseo y contenido de las pginas. Al planear la navegacin de su portal, debe tomar decisiones acerca de todos estos elementos: Se pueden configurar elementos de navegacin del portal globales y en el nivel de sitio (actual) en las pginas maestras. Se pueden agregar elementos de navegacin que proporcionan tablas de contenido, acceso dinmico a contenido basado en una consulta o vnculos creados a pginas de diseo. Se pueden permitir las tablas de contenido, el acceso dinmico a contenido basado en una consulta o los vnculos creados en el contenido de la pgina. Tenga en cuenta que permitir a los autores agregar elementos de navegacin al contenido de la pgina disminuye el control de los diseadores del sitio sobre la experiencia de navegacin de un portal. Adems, se pueden usar rboles de navegacin para mostrar un conjunto de vnculos que muestran la jerarqua del sitio desde la pgina actual hasta el sitio de nivel superior del portal.
107

La navegacin en Office SharePoint Server 2007 se basa en el modelo de Microsoft ASP.NET 2.0, que le permite personalizar: El proveedor del mapa del sitio. El origen de datos (que delimita y filtra la estructura proporcionada por el proveedor del mapa del sitio). Los mens (que controlan la apariencia visual de los elementos de navegacin y el nivel de profundidad que se mostrar de la jerarqua).

Revisin de los controles de navegacin de Office SharePoint Server

Los controles de navegacin se pueden mostrar en las pginas maestras, pginas de diseo y, mediante el uso de zonas de elementos web, directamente en el contenido de una pgina.

Controles de navegacin en pginas maestras

Una pgina maestra define el marco exterior de la pgina web en un sitio del portal de Internet o intranet. Las pginas maestras contienen los elementos que desea que compartan todas las pginas del sitio, como informacin de la marca, comandos comunes como la bsqueda, y elementos de navegacin que desee que estn disponibles en todo el sitio. Esto incluye la navegacin global, que normalmente es constante a lo largo del portal, y la navegacin actual, que suele ser relativa respecto al sitio que el usuario est viendo actualmente. Las pginas maestras tambin proporcionan el estilo del men de controles de navegacin. Puede configurar el estilo del men de las pginas maestras mediante Microsoft Office SharePoint Designer o Microsoft Visual Studio.

Navegacin global
La navegacin global, que aparece en forma de "barras de vnculos en la parte superior" en las plantillas de sitio predeterminadas, normalmente establecen vnculos con los sitios principales de un sitio del portal. Es frecuente que la navegacin global aparezca en la parte superior de cada pgina del sitio del portal. Para conceder a los usuarios la flexibilidad de pasar de un sitio principal a otro desde cualquier lugar dentro del sitio del portal, la navegacin global suele ser constante en todos los sitios y subsitios del portal. Por ejemplo, un sitio del portal de Internet que se use para vender los productos de una empresa podra tener un subsitio para cada una de sus lneas de productos. Al exponer cada subsitio de productos en la navegacin global del sitio del portal, los diseadores del sitio permiten a los usuarios pasar fcilmente de un subsitio a otro sin tener que volver a la pgina de inicio del sitio del portal. De forma predeterminada, todos los subsitios un nivel por debajo del sitio de nivel superior de un sitio del portal se agregan a la navegacin global. Los administradores de sitios pueden quitar un sitio de la navegacin global mediante la pgina Configuracin de exploracin del sitio, y pueden configurar la navegacin global de modo que no se muestre ningn subsitio (es decir, slo se muestra el vnculo a la pgina principal). Otras caractersticas de configuracin de la navegacin global son:
108

Vinculacin a todas las pginas web del sitio de nivel superior. Vinculacin a sitios externos especificados.

Vinculacin a pginas o sitios especificados que se encuentran en cualquier lugar del sitio de portal. Organizacin de vnculos bajo encabezados. Ordenacin manual de los elementos en la barra de navegacin global.

En un sitio del portal, los propietarios de un subsitio puede invalidar la configuracin de navegacin global del sitio de nivel superior y definir diferentes configuraciones de navegacin global para su subsitio y los sitios por debajo de l. Todas las caractersticas de navegacin global, como la vinculacin a sitios externos y la organizacin de los vnculos debajo de los encabezados, se pueden definir de forma exclusiva en un subsitio. Mediante Office SharePoint Designer o Microsoft Visual Studio 2005, puede personalizar an ms la apariencia y funcionalidad de la navegacin global. Por ejemplo, puede: Personalizar las hojas de estilos en cascada para cambiar la apariencia de la navegacin global. Modificar el origen de datos, por ejemplo, para recortar el nmero de sitios que se muestran en la navegacin global. Modificar el estilo del men de navegacin. Por ejemplo, puede seleccionar mens emergentes o especificar cuntos niveles de la jerarqua del sitio se mostrarn en la navegacin.

Navegacin actual
La navegacin actual, que se denomina Inicio rpido en las plantillas de sitio predeterminadas, normalmente resalta el contenido importante en el sitio actual y establece vnculos a sitios relacionados. Es frecuente que la navegacin actual aparezca en la parte izquierda de todas las pginas de un sitio del portal. De forma predeterminada, la navegacin actual muestra las pginas de un sitio y los sitios del mismo nivel (es decir, los sitios que comparten el mismo sitio primario). Esto permite a los usuarios explorar el contenido del sitio actual o desplazarse a un sitio en el mismo nivel en la jerarqua del sitio. Los administradores del sitio del portal pueden configurar la navegacin actual para que herede sus elementos de navegacin de su sitio primario. Otras caractersticas de configuracin de la navegacin actual son: Vinculacin a sitios del mismo nivel. Vinculacin a todas las pginas en el sitio actual. Vinculacin a determinados sitios externos o a pginas en el sitio actual. Organizacin de vnculos bajo encabezados. Ordenacin manual de los elementos en la navegacin actual.

Al igual que con la navegacin global, puede personalizar an ms la apariencia y funcionalidad de la navegacin actual mediante Office SharePoint Designer o Microsoft Visual Studio 2005.

109

rbol de navegacin
El rbol de navegacin muestra un conjunto de vnculos generado dinmicamente en la parte superior de las pginas web y sirve para mostrar a los usuarios su posicin actual en la jerarqua del sitio. La mayora de las pginas maestras tienen un slo control de rbol de navegacin. Mediante Office SharePoint Designer o Microsoft Visual Studio, puede configurar el control del rbol de navegacin. Por ejemplo, puede especificar un proveedor personalizado de navegacin o quitar el rbol de navegacin de una pgina de diseo. Nota: La pgina maestra Default.master, que muestra las pginas de formularios y de vistas, incluye dos controles de rbol de navegacin, un rbol de navegacin global que slo contiene los sitios, y un rbol de navegacin de contenido, que contiene los sitios y la pgina actual. Algunas plantillas de sitio de colaboracin, como la plantilla Sitio de grupo, tambin incluyen dos rboles de navegacin en todas las pginas web.

Controles de navegacin en pginas de diseo

Una pgina de diseo define el diseo de una pgina web proporcionando controles de Microsoft ASP.NET en los que se muestra el contenido de las pginas. Para personalizar la pgina de diseo, use Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio. Puede agregar controles de navegacin a una pgina de diseo para admitir los vnculos de navegacin en las pginas web. Cuando un control de navegacin se inserta en una pgina de diseo, las pginas web que usen esa pgina de diseo mostrarn el control junto con el contenido de la pgina. Por ejemplo, puede definir una pgina de diseo que incluya un control de navegacin con vnculos de resumen (consulte ms adelante) para que aparezca siempre un conjunto de vnculos a pginas y sitios relevantes cuando se muestre una pgina. Office SharePoint Server 2007 incluye los siguientes controles de navegacin que se pueden agregar a las pginas de diseo: Vnculos de resumen Tabla de contenido Consulta de contenido

Vnculos de resumen
El control Vnculos de resumen proporciona una forma de agregar un conjunto de vnculos a una pgina. Puede controlar el aspecto, la organizacin y la presentacin de los vnculos que agregue al control Vnculos de resumen. Puede agregar un control Vnculo de resumen a una pgina de diseo de tres maneras: Puede agregarlo directamente a la pgina de diseo y configurar los vnculos. Cuando hace esto, cualquier pgina que use la pgina de diseo mostrar los vnculos.

110

 Puede agregarlo como un control de campo en la pgina de diseo. Cuando hace esto, puede, opcionalmente, configurar los vnculos y, si lo desea, permitir que los autores modifiquen los vnculos y agreguen otros nuevos. Puede agregarlo como elemento web a una zona de elementos web. Cuando hace esto, los autores pueden modificar los vnculos, agregar otros nuevos y eliminar el control Vnculo de resumen. Por ejemplo, en un sitio del portal en el que publica temas de una base de conocimientos de soporte tcnico, puede agregar un control de campo Vnculo de resumen a las pginas de diseo usadas para los artculos, para proporcionar vnculos a sitios relacionados que contienen informacin relevante y puede permitir que los autores agreguen vnculos. Esto permite a los autores agregar vnculos a contenido que est relacionado con el contenido de una pgina. Para obtener ms informacin acerca de cmo configurar controles Vnculo de resumen, consulte la Ayuda en pantalla de Office SharePoint Server 2007.

Tabla de contenido
El control Tabla de contenido proporciona una manera de agregar una tabla de contenido de todo o parte de su sitio del portal a una pgina de diseo, para que las pginas que usen ese diseo incluyan la tabla de contenido. Usa el mismo proveedor de navegacin que la navegacin global y actual en las pginas maestras del sitio. Cuando se agrega un control Tabla de contenido a una pgina de diseo, se especifica qu parte de su coleccin de sitios debe exponer el control, cmo se presentan los vnculos y cmo se organizan. Puede agregar un control Tabla de contenido a una pgina de diseo de dos maneras: Puede agregarlo directamente a la pgina de diseo y configurarlo. Cuando hace esto, cualquier pgina que use la pgina de diseo mostrar la tabla de contenido. Puede agregarlo como elemento web a una zona de elementos web. Cuando hace esto, los autores pueden modificar el mbito del control Tabla de contenido o el propio control. Por ejemplo, si va a presentar un conjunto de artculos en un sitio de noticias en lnea, puede agregar un control Tabla de contenido directamente al diseo de las pginas del artculo para que los usuarios puedan cambiar de un artculo a otro desde cualquier pgina de artculo. Para obtener ms informacin acerca de cmo configurar controles Tabla de contenido, consulte la Ayuda en pantalla de Office SharePoint Server 2007.

Consulta de contenido
Puede usar un control Consulta de contenido para vincular a las pginas u otros elementos que se muestren en base a una consulta que disee. Por ejemplo, si va a presentar artculos en un sitio de noticias en lnea, puede agregar un control Consulta de contenido al diseo de la pgina de bienvenida del sitio de modo que los artculos nuevos se resaltan en esa pgina. Puede crear consultas complejas mediante el control de campo Consulta de contenido. Por ejemplo, puede especificar los sitios de su coleccin de sitios donde realizar una consulta, enumerar las listas que se deben usar y la audiencia de destino. Tambin puede filtrar consultas basadas en listas o bibliotecas de metadatos. Puede agregar un control Consulta de contenido a una pgina de diseo de dos maneras:
111

 Puede agregarlo directamente a la pgina de diseo y configurarlo. Cuando hace esto, cualquier pgina que use la pgina de diseo mostrar los resultados de la consulta. Puede agregarlo como elemento web a una zona de elementos web. Cuando hace esto, los autores pueden modificar la consulta o eliminar el control Consulta de contenido. Para obtener ms informacin acerca de cmo configurar controles Consulta de contenido, consulte la Ayuda en pantalla de Office SharePoint Server 2007.

Elementos web de navegacin

Un elemento web es un control que los autores pueden insertar en una zona de elementos web en una pgina, as como configurarlo. Los controles Vnculos de resumen, Tabla de contenido y Consulta de contenido tienen cada uno equivalentes que los autores de pginas puede insertar en las zonas de elementos web en pginas. Los elementos web tienen las mismas caractersticas de configuracin y la misma funcionalidad que sus controles relacionados, pero pueden configurarse cuando el escritor los inserta en la pgina en lugar de hacerlo cuando el diseador del sitio los inserta en el diseo de la pgina. Para que los elementos web de navegacin estn disponibles para los autores de pginas de modo que puedan insertarlos en una pgina, se deben incluir una o ms zonas de elementos web en la pgina de diseo de la pgina. Si permite que los autores inserten elementos web de navegacin en las pginas, reducir el control que tiene sobre la navegacin del sitio del portal, ya que los autores pueden entonces controlar parte de la experiencia de navegacin de los usuarios del sitio. Esto podra ser apropiado en un entorno escasamente controlado, como un sitio de colaboracin dentro de una organizacin, donde los autores individuales necesitan poder indicar a los usuarios contenido relacionado con el trabajo del autor. Resulta menos apropiado en un entorno ms estrechamente controlado, como un sitio con presencia en Internet, en el que la experiencia de navegacin est planeada e implementada de una manera coherente y controlada por los diseadores del sitio. Nota: Si desea incluir zonas de elementos web en pginas de diseo, pero impedir que los autores inserten elementos web de navegacin en estas zonas, puede cambiar los permisos necesarios para usar elementos web de navegacin en la galera de elementos web de su sitio, de modo que esos elementos web no estn disponibles para los autores en funcin de su nivel de permiso.

Planeacin de la navegacin
La planeacin de la navegacin incluye planear la experiencia del usuario que desea crear en el sitio del portal de Internet o intranet y decidir si los autores podrn o no insertar elementos de navegacin directamente en sus pginas.

Planeacin de la experiencia del usuario

Sus decisiones de navegacin est estrechamente relacionadas con sus decisiones acerca de la estructura de sitios y subsitios en su jerarqua del sitio. Para cada sitio en la jerarqua del sitio, puede elegir heredar la navegacin global o actual de su sitio primario, o puede planear una
112

configuracin nica. Para ayudar a registrar sus decisiones, use la misma hoja de trabajo que us para registrar sus decisiones acerca del sitio y los subsitios en el tema Determinacin de los sitios y subsitios. La hoja de trabajo de la estructura del sitio debera incluir una fila para cada sitio en la jerarqua del sitio. En la hoja de trabajo, registre las siguientes columnas de informacin de cada sitio y subsitio: Navegacin global Registre si el sitio tiene una configuracin de navegacin global nica o si hereda su navegacin global de su sitio primario. Si el sitio tiene una navegacin nica, especifique los subsitios y los sitios adicionales que se mostrarn. Navegacin actual Registre si el sitio tiene una configuracin de navegacin actual nica o si hereda su navegacin actual de su sitio primario. Si el sitio tiene una navegacin actual nica, especifique si se mostrarn sus subsitios, sus sitios del mismo nivel o sitios adicionales. Especifique tambin si se incluirn vnculos a las pginas web del sitio. Las decisiones que tome sobre la navegacin de su sitio del portal reflejarn su propsito y estructura exclusivos. Cuando planee la navegacin, tenga en cuenta el equilibrio entre tener demasiados vnculos de navegacin, lo que podra hacer que su sitio fuera confuso, y tener demasiado pocos, lo que podra dificultar a los usuarios la localizacin de informacin importante. Adems, tenga en cuenta lo siguiente: Heredar la navegacin del sitio primario puede situar el sitio actual en un contexto mayor. En un sitio de intranet, esto puede ayudar a los trabajadores de la informacin a usar los otros sitios en la coleccin de sitios para llevar a cabo sus tareas. Por otro lado, si los usuarios de un sitio no tienen que ir a otros sitios para llevar a cabo sus tareas, considere la posibilidad de definir una navegacin global nica de modo que los usuarios del sitio no se distraigan con vnculos de navegacin global irrelevantes. Por ejemplo, los administradores de registros que usan el sitio Centro de registros podran no necesitar salir del Centro de registros para llevar a cabo sus tareas y, por lo tanto, no se beneficiaran de un conjunto de vnculos de navegacin global heredados. Mostrar sitios del mismo nivel en la navegacin actual puede implicar que dichos sitios tienen un propsito similar al del sitio actual. Por ejemplo, en un sitio de Internet que comercializa un conjunto de productos, esto puede ayudar a los usuarios del sitio a visitar las descripciones de los servicios y productos relacionados. Por otro lado, si es probable que los usuarios de un sitio no deseen visitar sitios del mismo nivel, considere la posibilidad de no mostrar esos sitios en la navegacin actual. Por ejemplo, el sitio de Internet de una universidad con subsitios para cada facultad podra omitir vnculos a sitios del mismo nivel de la navegacin actual de cada sitio porque probablemente los estudiantes interesados en una determinada disciplina, como medicina, no desearn visitar sitios relacionados con otras disciplinas.

Planeacin de la navegacin en pginas

Puede agregar controles de campo de navegacin a las pginas de diseo. Tambin puede agregar zonas de elementos web a las pginas de diseo y permitir que los autores agreguen elementos web de navegacin a estas zonas. Como ocurre con otras decisiones de planeacin

113

de elementos de pgina, debe planear la navegacin en las pginas en funcin del grado de control que quiera tener sobre la experiencia de ver pginas: Para controlar rigurosamente la navegacin del sitio, puede colocar controles de campo de navegacin directamente en las pginas de diseo y eliminar zonas de elementos web de los diseos de pgina, o restringir el uso de elementos web de navegacin en dichas zonas. Por ejemplo, en un sitio corporativo con presencia en Internet con millones de usuarios, podra decidir restringir a los autores la insercin de controles de navegacin. Para permitir una navegacin del sitio ms variada, pero menos coherente, puede colocar zonas de elementos web en pginas de diseo y permitir que los autores inserten elementos web de navegacin en sus pginas. Por ejemplo, en un sitio del portal de intranet en el que los autores y usuarios del sitio forman parte del mismo grupo de trabajo, podra decidir permitir que los autores controlen la experiencia de navegacin de su contenido mediante la adicin de elementos web a sus pginas. Debe planear la navegacin en las pginas como parte de su planeacin general de pginas web. El tema Planeacin de pginas web incluye hojas de trabajo en las que puede registrar sus decisiones acerca de la navegacin de pginas para cada tipo de diseo de pgina de su portal.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresin: Gua de planeacin y publicacin en web de Microsoft Office SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92330&clcid=0xC0A). Consulte la lista completa de los libros disponibles en la seccin de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/eses/library/cc262788(technet.10).aspx). Consulte tambin Planeacin de pginas web Determinacin de los sitios y subsitios

114

Planeacin de pginas web

En este artculo: Elementos de pginas web Planeacin de pginas maestras Planeacin de pginas de contenido Planeacin de pginas de diseo Uso de pginas de diseo para restringir la creacin

La planeacin de pginas web incluye el diseo del aspecto del contenido publicado, la determinacin de la ubicacin en que los escritores pueden agregar contenido a las pginas y el control de las caractersticas de creacin que los escritores pueden usar. Un plan eficaz para las pginas web ayuda a garantizar que cada tipo de contenido publicado por la organizacin se disee correctamente y est disponible para lograr los objetivos de publicacin. Para facilitar la comprensin de las opciones de diseo, en este artculo se describen en primer lugar los elementos de las pginas: pginas maestras, pginas de contenido, pginas de diseo, hojas de estilos, elementos web y controles de campo de servidor. A continuacin, se proporciona una gua para planear cada elemento de las pginas web en el sitio de publicacin. Dado que el diseo y la configuracin de las pginas de diseo contribuyen a restringir lo que los autores pueden hacer en las pginas web, en este artculo se incluye una gua acerca del uso de las pginas de diseo para restringir la creacin.

Elementos de pginas web

Si un usuario de un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007 abre una pgina web en un sitio de SharePoint, dicha pgina se representa en funcin del conjunto de elementos planeados y diseados de forma independiente en el sitio web. La separacin de los elementos de una pgina de este modo permite a los programadores y diseadores de sitios tratar los distintos elementos de un sitio de forma nica. Por ejemplo, la personalizacin de marca y la navegacin de un sitio se pueden planear y disear de forma independiente a partir del diseo de las pginas de contenido del sitio de modo que la personalizacin de marca se pueda aplicar a todo el contenido del sitio y actualizar en una sola ubicacin. De forma similar, el diseo de las pginas se puede establecer por separado a partir del contenido de la pgina, lo que permite mostrar el mismo contenido de distintos modos segn corresponda.

115

Una pgina web basada en Office SharePoint Server 2007 es una pgina ASPX representada dinmicamente a partir de los elementos que la componen. Los elementos de la pgina se muestran a continuacin:

Los siguientes elementos componen una pgina web de un sitio de SharePoint: Pgina maestra Define el marco externo de la pgina web. Una pgina maestra contiene los elementos que desea que compartan todas las pginas del sitio y proporciona una ubicacin nica para controlar todos estos elementos. Generalmente, un sitio usa una sola pgina maestra, aunque los sitios de Internet de gran tamao pueden usar ms. Por ejemplo, un sitio web corporativo que se usa para anunciar ms de un producto podra usar pginas maestras independientes para que el contenido de cada producto emplee la personalizacin de marca correcta. Nota: Hay dos tipos de pginas maestras: pginas maestras del sitio y pginas maestras del sistema. La pgina maestra del sitio se usa en las pginas web publicadas del sitio. Se trata de la pgina maestra que los usuarios del sitio y los visitantes ven al obtener acceso a las pginas publicadas. La pgina maestra del sistema proporciona el diseo de las pginas del sitio usado por los diseadores y autores al interactuar con la interfaz de usuario del sitio y se usa adems en algunas plantillas de sitio de grupo, como las plantillas Sitio Wiki y rea de documentos. En este artculo se describen principalmente los aspectos de la planeacin de las pginas maestras del sitio. Las pginas maestras de todos los sitios de una coleccin de sitios se almacenan en la Galera de pginas maestras del sitio de nivel superior de la coleccin de sitios. Dado que la Galera de pginas maestras es una biblioteca de SharePoint, las pginas maestras tienen todas las caractersticas de los documentos de Office SharePoint Server 2007, como el control de versiones, la auditora, el flujo de trabajo, la proteccin y desproteccin, y la aprobacin de contenido.
116

Normalmente, las pginas maestras incluyen los siguientes elementos: Elementos de personalizacin de marca, como logotipos corporativos y combinaciones de colores. Elementos de navegacin compartidos. Caractersticas compartidas, como comandos de bsqueda y comandos de ayuda.

Vnculos a hojas de estilos en cascada. (Las hojas de estilos en cascada controlan la apariencia, los colores y las fuentes de la pgina). Las plantillas de sitio de publicacin incluidas en Office SharePoint Server 2007 contienen pginas maestras del sitio que pueden usarse como punto de partida en el diseo de la pgina. Para personalizar una pgina maestra existente o crear una pgina nueva, use Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio. Contenido de la pgina Es una sola biblioteca de pginas que contiene todas las pginas de contenido de un sitio. Cada elemento de una biblioteca de pginas es una sola pgina web. Dado que la biblioteca de pginas es una biblioteca de SharePoint, las pginas web que contiene tienen todas las caractersticas de los documentos de Office SharePoint Server 2007, como el control de versiones y la aprobacin de contenido. Nota: Aunque todas las pginas de un sitio constituyen una sola biblioteca de pginas, las soluciones web basadas en Office SharePoint Server 2007, como los sitios de portal de intranet y los sitios de presencia en Internet, suelen estar compuestas por un rbol de sitios, cada uno de los cuales tiene su propia biblioteca de pginas. Los autores pueden crear y editar las pginas web mediante uno de los siguientes mtodos: Edicin basada en el explorador. Los autores crean pginas con el comando Crear pgina y las editan con el comando Editar pgina. Al crear una pgina, el autor elige un tipo de contenido y un diseo de pgina, como "(Pgina de artculo) Pgina de artculo con imagen a la derecha". Al editar una pgina, los autores usan los comandos de edicin disponibles en la pgina para agregar contenido, seleccionar imgenes y realizar otras tareas de edicin. Conversin de documentos. Los autores pueden convertir los documentos de formatos compatibles en pginas web. Office SharePoint Server 2007 incluye convertidores de documentos con los formatos de archivo .docx y .docm. Consulte Planeacin de la creacin de pginas web para obtener ms informacin acerca de la planeacin de los mtodos de creacin de pginas web, incluida informacin acerca de la configuracin de los convertidores de documentos. Las columnas asociadas a un tipo de contenido de una pgina web incluyen el contenido HTML de la pgina. Adems, contienen vnculos a imgenes para mostrarlos con la pgina y un vnculo al diseo de la pgina. Por ejemplo, las pginas del tipo de contenido predeterminado Pgina de artculo incluyen las siguientes columnas:

117

Esta columna

Contiene

Lnea de autor Fecha del artculo Contenido de la pgina Imagen de la pgina Leyenda de imagen Imagen de informe Diseo de pgina

Nombre del autor Fecha de publicacin del artculo Cuerpo del artculo Grfico incluido con el artculo Leyenda de la imagen de la pgina Grfico mostrado en los resultados de la bsqueda Pgina que contiene el diseo del artculo

Cada columna de contenido de una pgina se asocia a un control de campo concreto de las pginas de diseo de la pgina en que se crea y muestra el contenido para dicha columna. Pgina de diseo Es una pgina ASPX (pginas Active Server) que define un diseo para un tipo de pgina de contenido. Cuando un usuario de un sitio de SharePoint abre una pgina en un explorador, la pgina de diseo asociada a dicha pgina se combina en primer lugar con la pgina maestra activa (que proporciona el marco externo de la pgina) y, a continuacin, el contenido de la pgina se transfiere a los controles de campo de la pgina de diseo. Dado que una pgina de diseo debe mostrar el contenido almacenado en las columnas de un tipo de contenido, se debe disear para un tipo de contenido concreto. Por ejemplo, una pgina de diseo asociada a un tipo de contenido Pgina de artculo tiene varios controles de campo, incluidos los siguientes: Un control de campo de contenido de pgina para incluir el contenido de la columna Contenido de la pgina del tipo de contenido Pgina de artculo. Un control de campo de imagen de pgina para incluir la imagen vinculada desde la columna Imagen de la pgina del tipo de contenido Pgina de artculo. Aunque una pgina de diseo se debe disear para un solo tipo de contenido, ste se puede asociar a varios diseos. Por ejemplo, Office SharePoint Server 2007 incluye dos pginas de diseo para el tipo de contenido Pgina de artculo: una que muestra la imagen en el lado izquierdo de la pgina y otra que muestra la imagen a la derecha. Adems de los controles para mostrar el contenido de una pgina, una pgina de diseo puede incluir otros elementos de pgina, incluidos los siguientes: Elementos web Zonas de elementos web Controles de servidor

Vnculos a hojas de estilos en cascada para controlar la apariencia, los colores y las fuentes de la pgina

118

Por ejemplo, un diseo de pgina para un artculo de negocio puede incluir un control de servidor que muestre un tablero de cotizaciones. El tablero de cotizaciones se muestra junto con el contenido de una pgina siempre que se usa la pgina de diseo. Las pginas de diseo para todos los sitios de una coleccin de sitios se almacenan en la Galera de pginas maestras del sitio de nivel superior de la coleccin de sitios. Dado que la Galera de pginas maestras es una biblioteca de SharePoint, las pginas de diseo tambin tienen todas las caractersticas de los documentos de Office SharePoint Server 2007, como el control de versiones y la aprobacin de contenido. Los sitios de publicacin creados con Office SharePoint Server 2007 incluyen pginas de diseo que puede usar como punto de partida del diseo de la pgina. Para personalizar una pgina de diseo existente o crear una pgina nueva, use Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio.

Planeacin de pginas maestras

Las pginas maestras proporcionan los elementos estructurales compartidos de la pgina, incluidos la personalizacin de marca del sitio, las caractersticas de navegacin y otros elementos comunes, como los campos de bsqueda y los comandos de ayuda. Este artculo puede ayudarle a planear las pginas maestras de su sitio. No proporciona ninguna gua para disear el aspecto o la funcionalidad de las pginas maestras. Para obtener ms informacin acerca del diseo de pginas maestras, consulte la gua bsica de diseo de pginas (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc261968.aspx). La pgina maestra del sitio proporciona el contexto de la pgina y debe mantener la coherencia cuando el usuario interacte con el sitio. Se recomienda no cambiar la pgina maestra del sitio mientras un usuario del sitio se desplace de una pgina a otra en un solo sitio de la coleccin de sitios. Para proporcionar una personalizacin de marca y una interfaz de usuario coherentes, puede usar la pgina maestra del sitio en todos los sitios de la coleccin de sitios. Es posible que decida cambiar la pgina maestra en los subsitios de la jerarqua de sitios para cambiar la personalizacin de marca de determinados subsitios. Por ejemplo, un sitio con presencia en Internet de una empresa puede estar compuesto por subsitios que presenten distintas personalizaciones de marca para los productos. Puede cambiar la pgina maestra del sitio para cada subsitio para reflejar la personalizacin de marca de producto que presenta cada subsitio. Antes de planear las pginas maestras, planee la estructura del sitio, como se describe en el tema Planeacin de la estructura y la publicacin de un sitio web. Si usa la informacin de sitio registrada en el tema Determinacin de los sitios y subsitios, incluya el nombre de cada sitio de la coleccin de sitios en la columna Site (Sitio) de la hoja de trabajo de planeacin de pginas maestras (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73318&clcid=0xC0A ) (en ingls). A continuacin, para cada sitio, escriba la siguiente informacin en la hoja de trabajo: 1. En la columna Master page (Pgina maestra), incluya el nombre de la pgina maestra que se va a usar en el sitio, como "BlueBand.Master".

119

2. En la columna Custom (Personalizada), especifique la informacin aplicable a su situacin. Si la pgina maestra se va a personalizar para el sitio actual, seleccione Yes (S). En la columna Based on (Basada en), escriba el nombre de la plantilla en que se va a basar la pgina o escriba Ninguna si se va a personalizar la pgina maestra completa. Si no se va a personalizar la pgina maestra para el sitio actual, seleccione No. Si el sitio hereda la pgina maestra del sitio primario, escriba el nombre del sitio primario en el campo Inherits from (Hereda de). (Documentar la herencia del sitio ahora puede ser de utilidad ms adelante si decide personalizar la pgina maestra en otra ubicacin de la jerarqua de sitios y desea identificar los sitios afectados por los cambios en la pgina maestra). Si la pgina maestra se aplica al sitio actual, deje el campo Inherits from (Hereda de) en blanco. 3. De forma opcional, en la columna Notes (Notas), incluya las instrucciones para personalizar la pgina maestra o para la herramienta usada para personalizar la pgina maestra, como Office SharePoint Designer 2007.

Planeacin de pginas de contenido

Cada pgina de contenido de Office SharePoint Server 2007 consta de texto, imgenes y otros tipos de contenido almacenados como una entrada en una biblioteca de pginas. La planeacin de pginas de contenido incluye lo siguiente: Determinacin de los tipos de contenido de pgina que satisfacen las necesidades de contenido. Determinacin de las columnas para almacenar el contenido en cada tipo de contenido de la pgina. Office SharePoint Server 2007 incluye tres tipos de contenido de pgina: Pgina de bienvenida Generalmente, es la pgina principal de un sitio de publicacin. Incluye: Columnas con las imgenes que se van a mostrar. Una columna para el contenido de la pgina. Columnas para vnculos que se mostrarn con la pgina.

Pgina de artculo Tipo de pgina de contenido principal. Esta pgina est diseada para el contenido de pgina web general. Incluye: Columnas para imgenes y leyendas de imagen. Una columna para el contenido de la pgina. Columnas para vnculos que se mostrarn con la pgina. Una columna de lnea de autor.

Pgina de redireccin Pgina para redirigir al lector a otra pgina.

120

Adems, dado que estos tres tipos de contenido de pgina se heredan del tipo de contenido de pgina genrico, incluyen lo siguiente: Columnas para programar las fechas de inicio y finalizacin de la pgina. Columnas para describir la informacin de contacto del autor.

Una imagen que se muestra con la pgina al incluirla en una tabla de contenido o en otra lista. Informacin de identificacin de audiencia. Al planear las pginas de contenido, se recomienda usar como punto de partida los tipos de contenido de pgina incluidos en Office SharePoint Server 2007. Los tipos de contenido Pgina de bienvenida y Pgina de artculo se han diseado con una finalidad general y se pueden aplicar a una amplia variedad de contextos. La columna de contenido principal de ambos tipos de contenido es la columna Contenido de pgina, que puede incluir cualquier contenido HTML. Los autores y los diseadores de sitios pueden controlar el aspecto del contenido mediante el uso de un marco de hojas de estilos HTML y en cascada. De este modo, no es necesario disear otros tipos de contenido. Adems, al elegir detenidamente el diseo (consulte Planeacin de pginas de diseo) que se va a usar para cada tipo de contenido basado en la pgina de artculo o la pgina de bienvenida, puede ampliar la variedad de presentacin del contenido sin necesidad de especificar tipos de contenido adicionales. Para modificar un tipo de contenido de pgina, agregue columnas para incluir HTML, imgenes u otro tipo de contenido nuevos. (Cree columnas en la Galera de columnas de sitio para usarlas en varios tipos de pgina). Por ejemplo, es posible que desee agregar un campo acerca del autor a determinadas pginas de artculo para incluir informacin biogrfica acerca de los autores de las pginas. Para ello, agregue una columna del tipo "HTML para publicacin" a la Galera de columnas de sitio (para poder usarla en otros tipos de contenido) y, a continuacin, agregue dicha columna al tipo de contenido Pgina de artculo. Despus de modificar un tipo de contenido de pgina, debe modificar las pginas de diseo asociadas mediante la adicin de controles de campo para mostrar las columnas de contenido adicionales. Por ejemplo, despus de agregar una columna acerca del autor al tipo de contenido Pgina de artculo, debe agregar un control de campo acerca del autor a las pginas de diseo asociadas para mostrar el contenido de la columna. La planeacin de las pginas de diseo se describe a continuacin en la seccin Planeacin de pginas de diseo. Para planear las pginas de artculo, use la hoja de trabajo de planeacin de pginas de artculo (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73316&clcid=0xC0A) (en ingls). La columna de la izquierda de la hoja de trabajo contiene todas las columnas del tipo de contenido Pgina de artculo. Use el resto de las columnas de la hoja de trabajo para incluir cada tipo de contenido que desee presentar en el sitio, como artculo, comunicado de prensa y oferta de empleo. Una vez incluidos los tipos de contenido en la parte superior de la hoja de trabajo, indique, para cada tipo de contenido, las columnas que desee usar, como "Fecha del artculo" y "Contenido de pgina". Si considera que necesita una columna no disponible, puede agregarla a la primera columna de la hoja de trabajo de planeacin de pginas de artculo. Es poco probable que necesite ms de una pgina de bienvenida para el sitio; no obstante, en caso de necesitarla, use la hoja de trabajo de planeacin de pginas de bienvenida
121

(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73320&clcid=0xC0A) (en ingls) para planear las columnas que se van a mostrar en cada tipo de pgina de bienvenida. Sin embargo, es probable que desee proporcionar una pgina de bienvenida nica para cada subsitio del portal o sitio con presencia en Internet.

Planeacin de pginas de diseo

Una pgina de diseo define el diseo de una pgina de contenido ya que proporciona controles de campo en los que mostrar el contenido de la pgina de contenido. Cada pgina de diseo se asocia a un tipo de contenido concreto y suele haber varias pginas de diseo disponibles para un solo tipo de contenido (por ejemplo, para proporcionar diseos alternativos para versiones localizadas de contenido o para agregar o quitar la presentacin de determinados campos y caractersticas de un diseo de pgina). Puede crear o personalizar una pgina de diseo, incluida la adicin de controles nuevos para mostrar el contenido de la pgina y controles adicionales, como elementos web y controles de servidor, con Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio. Office SharePoint Server 2007 incluye un conjunto de diseos de pgina para los tipos de contenido Pgina de bienvenida y Pgina de artculo. Los diseos para las pginas de artculo incluyen lo siguiente:
Este diseo de pgina ... Contiene estos elementos de pgina ...

Pgina de artculo slo con el cuerpo Pgina de artculo con imagen a la derecha

Pgina bsica con un ttulo y un rea de contenido de pgina. Pgina con un ttulo, contenido de pgina, una imagen de pgina a la izquierda y reas para la lnea de autor, la fecha del artculo y la leyenda de imagen. Pgina con un ttulo, contenido de pgina, una imagen de pgina a la derecha y reas para la lnea de autor, la fecha del artculo y la leyenda de imagen. Pgina con un ttulo, contenido de pgina, la fecha del artculo, la lnea de autor y un elemento web de vnculos de resumen, donde los autores de sitios pueden agregar una lista de hipervnculos.

Pgina de artculo con imagen a la derecha

Pgina de artculo con vnculos de resumen

122

Para la pgina de bienvenida, los diseos de pgina son:

Este diseo de pgina ... Contiene estos elementos de pgina ...

Pgina de bienvenida con vnculos de resumen

Pgina de bienvenida con reas de contenido e imgenes junto con dos elementos web de vnculos de resumen. Pgina de bienvenida con reas de contenido e imgenes junto con un elemento web de tabla de contenido para mostrar una tabla de contenido con hipervnculos al contenido del sitio. Pgina de bienvenida sencilla con tan slo una imagen y dos elementos web de vnculos de resumen en que los autores pueden agregar hipervnculos.

Pgina de bienvenida con tabla de contenido

Pgina inicial de bienvenida

Si usa los tipos de contenido de pgina y los diseos incluidos con Office SharePoint Server 2007, no es necesario realizar ningn paso de planeacin adicional. Los autores pueden elegir los tipos de pgina y diseos asociados al crear pginas nuevas. No obstante, si agrega campos nuevos a un tipo de pgina de contenido o si crea tipos de contenido totalmente personalizados para las pginas de publicacin, debe planear pginas de diseo que reflejen los tipos de contenido nuevos o modificados. Adems, puede modificar una pgina de diseo mediante la adicin de controles Microsoft ASP.NET 2.0, como elementos web y zonas de elementos web, a la pgina. Por ejemplo, puede agregar un elemento web Consulta de contenido, que muestra un conjunto de vnculos devueltos por una consulta configurable, a una pgina de diseo. Tenga en cuenta que, si incluye un elemento web en una pgina de diseo fuera de una zona de elementos web, debe configurar el elemento web y los autores no podrn cambiar la configuracin. Por ejemplo, si agrega un elemento web Consulta de contenido directamente a una pgina de diseo, debe "bloquear" la consulta usada y los autores no podrn modificarla. Para planear los diseos de las pginas de artculo, las pginas de bienvenida y otros tipos de contenido de pgina, use la hoja de trabajo de planeacin de pginas de diseo (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73317&clcid=0xC0A) (en ingls). Cree una hoja de trabajo independiente para cada tipo de contenido de pgina del sitio, como Pgina de artculo. Para cada tipo de pgina, incluya las pginas de diseo asociadas, proporcione descripciones de los diseos y agregue notas acerca de la personalizacin o la creacin de pginas de diseo. Por ejemplo, si agrega un segundo campo de imagen al tipo de contenido Pgina de artculo, debe especificar la adicin de un segundo control de campo de presentacin de imagen a cada diseo de pgina asociado al tipo de contenido Pgina de artculo.

123

Uso de pginas de diseo para restringir la creacin

En funcin de los objetivos de publicacin, puede restringir las posibilidades de actuacin de los autores para aplicar un formato al contenido de la pgina web o para agregar elementos como imgenes e hipervnculos a las pginas del sitio. Por ejemplo, en un sitio con presencia en Internet con un nivel de control considerable, puede que desee definir todo el formato como hojas de estilos en cascada asociadas a las pginas de diseo e impedir que los escritores reemplacen las definiciones de estilo con el uso de un formato incorporado. Por el contrario, en un sitio de colaboracin, como un portal de intranet, puede que desee permitir a los autores que apliquen libremente un formato a las pginas y agreguen otros elementos de pgina, como elementos web para proporcionar vistas de los datos. Por ejemplo, en un portal de intranet usado para colaborar en las especificaciones de productos, puede que desee permitir a los escritores usar libremente estilos, hipervnculos, imgenes y elementos web para maximizar las posibilidades de comunicacin de sus ideas. Puede aplicar restricciones a las pginas de diseo de los modos siguientes: Puede establecer propiedades en los controles de campo de las pginas de diseo que restrinjan las operaciones de los autores. Puede quitar zonas de elementos web de las pginas de diseo para impedir que los autores inserten y configuren elementos web en las pginas o puede establecer restricciones en las zonas de elementos web para limitar el modo en que los autores pueden usarlas.

Establecimiento de restricciones en controles de campo

Al abrir el sitio en Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio 2005, puede editar las etiquetas asociadas a los controles de campo para restringir los tipos de caractersticas de creacin de Office SharePoint Server 2007 que los escritores pueden usar al editar las pginas en la ventana del explorador. Por ejemplo, en los controles de campo enlazados a columnas del tipo HTML para publicacin, las caractersticas que puede permitir o restringir son: Configuracin de fuentes Insercin de imgenes Insercin de tablas Adicin de hipervnculos Adicin de marcado de texto, como negrita y cursiva

Puede establecer restricciones de creacin en otros tipos de columnas. Por ejemplo, en los controles de campo enlazados a columnas del tipo Imagen para publicacin, puede permitir o restringir los hipervnculos de las imgenes. Al restringir una caracterstica de creacin en una pgina de diseo de Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio 2005, los comandos de edicin de pgina relacionados de Office SharePoint Server 2007 dejan de estar disponibles. Por ejemplo, si restringe la edicin de tablas en un control de campo que incluye contenido del tipo HTML para publicacin, los comandos de edicin de tablas, como Editar tabla, dejan de estar disponibles en la barra de herramientas de Editar contenido.
124

Permiso o restriccin de zonas de elementos web

Un elemento web es un control de servidor que los autores pueden insertar en zonas de elementos web de las pginas. Los elementos web muestran informacin segn su funcionalidad, como la presentacin de vnculos de navegacin del sitio, contenido de las listas de SharePoint o informacin analtica de bases de datos. Si una pgina de diseo incluye una o ms zonas de elementos web, estas zonas estn disponibles en las pginas que usan dicho diseo, lo que permite a los autores insertar elementos web disponibles en las pginas de contenido. Si permite a los autores insertar elementos web en las pginas, se reduce el control de la experiencia de los usuarios en el sitio. Por ejemplo, un escritor puede insertar un elemento web de tabla de contenido en una pgina que exponga los elementos del sitio por el que no desea que los usuarios naveguen desde la pgina actual. Para impedir que los autores agreguen elementos web a las pginas, abra las pginas de diseo asociadas en Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio 2005 y quite las zonas de elementos web. De forma similar, al disear pginas de diseo nuevas, omita las zonas de elementos web para limitar la capacidad de los autores de agregar funcionalidad a las pginas asociadas a estas pginas de diseo. Adems, puede incluir zonas de elementos web en las pginas de diseo y restringir su uso. Al establecer propiedades para la zona de elementos web, puede rellenar la zona de elementos web con uno o ms elementos web y permitir a los autores que editen las propiedades de estos elementos web, pero no permitirles que agreguen otros elementos web a la zona de elementos web.

Resumen
En la siguiente tabla se muestran las recomendaciones de restriccin del diseo para entornos de creacin con un control estricto, moderado o no estricto:
Nivel de control Sitio tpico Recomendaciones de restriccin

Estricto

Presencia en Internet

Limitaciones estrictas en la edicin de controles de campo, otras limitaciones de control de campo, como la ausencia de hipervnculos en los controles de campo de imagen y ubicacin directa de elementos web en la pgina de diseo y no en las zonas de elementos web.

125

Nivel de control

Sitio tpico

Recomendaciones de restriccin

Moderado

Sitio del portal de intranet empresarial

Limitaciones moderadas o ausencia de limitaciones para la edicin de los controles de campo; las zonas de elementos web contienen elementos web, pero los autores no pueden agregar o quitar elementos web. Ninguna limitacin para la edicin de controles de campo, se permiten zonas de elementos web.

No estricto

Sitio del portal de departamento o grupo

Para registrar las decisiones relacionadas con las restricciones de creacin de las pginas de diseo, use la hoja de trabajo de planeacin de pginas de diseo (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73317&clcid=0xC0A) (en ingls). Edite la hoja de trabajo para cada tipo de contenido de pgina del sitio al que desee aplicar las restricciones. Registre los requisitos de restriccin en el campo de notas para cada tipo de diseo.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresin: Gua de planeacin y publicacin en web de Microsoft Office SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92330&clcid=0xC0A). Consulte la lista completa de los libros disponibles en la seccin de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx). Consulte tambin Planeacin de la creacin de pginas web Planeacin de la aprobacin y programacin de contenido

126

Planeacin de la creacin de pginas web

En este artculo: Planeacin de la creacin basada en el explorador Planeacin de la creacin en cliente inteligente Hoja de trabajo

La creacin de pginas web es el proceso por el cual los redactores agregan contenido a un sitio de publicacin como, por ejemplo, un sitio corporativo de Internet o un sitio de portal de intranet. La creacin de pginas web est disponible en un sitio cuando las caractersticas de publicacin de Office SharePoint Server estn activadas en el sitio. Para obtener informacin acerca de las plantillas de sitio que incluyen caractersticas de publicacin, consulte Determinacin de los sitios y subsitios. Nota: Antes de leer este tema, revise Planeacin de pginas web, donde se describen las pginas de diseo, los controles de campo y otros elementos de pginas web mencionados en este tema. Microsoft Office SharePoint Server 2007 admite dos mtodos de creacin de pginas web: Creacin basada en el explorador Los creadores de contenido trabajan directamente en el explorador web y usan caractersticas basadas en el explorador de Office SharePoint Server 2007, como la barra de herramientas de edicin de pgina y la barra de herramientas del editor HTML. Creacin en cliente inteligente Los creadores de contenido trabajan en una aplicacin de creacin y usan la caracterstica de conversin de documentos de Office SharePoint Server 2007 para convertir el formato nativo del documento al formato de pgina web (es decir, HTML). Decidir si se va a usar la creacin basada en el explorador o la creacin en cliente inteligente y las conversiones depende del modo en que su equipo produzca el contenido, adems de otros factores. En la tabla siguiente se describen algunas de las ventajas e inconvenientes de cada mtodo.

127

Mtodo de creacin

Ventajas

Inconvenientes

Creacin basada en el explorador

Es un mtodo cmodo. Permite modificar un sitio web en contexto. Incorpora caractersticas de administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007 como el control de versiones, la aprobacin, los flujos de trabajo y la proteccin y desproteccin. Es un mtodo ms sencillo. No requiere los pasos para aprobar el contenido en las aplicaciones cliente, convertir el contenido y luego aprobarlo de nuevo como pginas web.

No se pueden aprovechar las plantillas disponibles en las aplicaciones cliente de creacin. Es posible que los autores se sientan ms cmodos trabajando con aplicaciones cliente de creacin que conozcan.

Creacin en cliente inteligente.

Facilita la publicacin de determinado contenido existente. Es til cuando el equipo que crea el contenido es independiente del equipo que disea y publica el sitio web. Los autores no necesitan aprender una nueva interfaz de usuario. Puede ser una herramienta ms adecuada para escribir documentos largos y complejos. Una vez convertido un documento, todas las caractersticas de administracin de documentos basadas en el explorador estarn disponibles en la pgina web convertida.

El contenido convertido debe revisarse y posiblemente editarse en la biblioteca de pginas, lo que constituye un paso ms. Es posible que los convertidores para una aplicacin cliente deban desarrollarse y probarse. Los programas de conversin usados por la caracterstica de conversin de documentos requieren la administracin de servidores y el equilibrio de carga. No se admite contenido reutilizable.

128

Antes de estudiar las opciones de planeacin para la creacin basada en el explorador y en cliente inteligente, se recomienda que revise los elementos de las pginas web de Office SharePoint Server 2007 descritos en Planeacin de pginas web.

Planeacin de la creacin basada en el explorador

La planeacin de la creacin basada en el explorador incluye planear qu recursos y comandos se pondrn a disposicin de los autores y planear la experiencia de edicin en los controles de campo en que pueden crear contenido los autores. Nota: El tema Planeacin de la aprobacin y programacin de contenido incluye una serie de consideraciones relativas a la planeacin de la aprobacin y la publicacin del contenido.

Planeacin de personalizaciones de la barra de herramientas de edicin de pgina

La barra de herramientas de edicin de pgina contiene elementos de la interfaz de usuario que proporcionan acceso a comandos de edicin de pgina y herramientas relacionadas, adems de comandos de flujo de trabajo. Esta barra de herramientas est disponible para los miembros del equipo que tengan al menos el nivel de permiso de colaboracin. La barra de herramientas de edicin de pgina contiene dos reas que se pueden personalizar: Comandos del men de edicin de pgina Conjunto de comandos para escribir, revisar y aprobar pginas web. Botones de acceso rpido Haga que estn disponibles los comandos que se usan frecuentemente en funcin del contexto de las pginas. Por ejemplo, el botn Proteger para compartir borrador slo est disponible cuando una pgina est desprotegida.

129

Puede planear e implementar comandos del men de edicin de pgina y botones de acceso rpido para proporcionar funcionalidad a su equipo de contenido. Por ejemplo, si su organizacin tiene un proceso de pedidos grficos que desea automatizar, puede agregar un comando Pedido grfico al men Herramientas de la barra de herramientas de edicin de pgina o implementar un botn de acceso rpido Pedido grfico. Tenga en cuenta que se puede implementar un comando como un comando de men y un botn. Para obtener ms informacin acerca de la implementacin de comandos y botones en la barra de herramientas de edicin de pgina, consulte el kit de desarrollo de software (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A) de Office SharePoint Server 2007.

Planeacin de personalizaciones de la barra de herramientas del editor HTML

La barra de herramientas del editor HTML proporciona los comandos que usan los autores para editar el contenido de pginas web en un control de campo:

130

Puede personalizar la barra de herramientas del editor HTML para proporcionar caractersticas de edicin adicionales a los autores o para evitar que usen determinadas caractersticas. Adicin de botones para proporcionar nueva funcionalidad Puede agregar nuevas caractersticas de edicin a Office SharePoint Server 2007 y proporcionar botones en la barra de herramientas del editor HTML para dar acceso a los autores a las caractersticas. Por ejemplo, si su portal de publicacin se usa para crear contenido muy tcnico, puede agregar una caracterstica de editor de ecuaciones y proporcionar un botn para que los autores puedan obtener acceso a la misma. Adicin de estilos en lnea Puede reemplazar los estilos predeterminados de los elementos de la pgina; para ello, agregue referencias a hojas de estilos en las pginas de diseo. Cuando haga esto, los autores podrn seleccionar los estilos disponibles para el elemento de pgina actual mediante el men Estilos de la barra de herramientas del editor HTML. Adicin de formatos de tabla El editor HTML incluye un conjunto de formatos de tabla predefinidos que puede personalizar para que se ajusten al estilo de una pgina individual. Cada formato de tabla consta de una coleccin de clases de hojas de estilos en cascada para cada etiqueta de tabla. Por ejemplo, puede personalizar la apariencia de la primera y ltima fila de una tabla, las filas pares e impares o la primera y ltima columna. Adicin de selectores de imgenes personalizados En cualquier campo que incluya un comando Insertar imagen, puede reemplazar el selector de imgenes predeterminado por uno personalizado. Por ejemplo, si tiene un repositorio de imgenes muy grande en el que se pueden realizar bsquedas, puede crear una interfaz que permita a los autores buscar en ese repositorio cuando editen pginas web. Restriccin del acceso a las caractersticas de edicin Tal como se describe en Planeacin de pginas web, mediante la restriccin del acceso a las caractersticas de edicin, puede decidir el grado de libertad que tienen los autores para dar formato al contenido de las pginas web o para agregar elementos como imgenes e hipervnculos a pginas del sitio. Al abrir el sitio en Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio 2005, puede editar las etiquetas asociadas a los controles de campo para restringir los tipos de caractersticas de creacin de Office SharePoint Server 2007 que los escritores pueden usar al editar las pginas. Por ejemplo, puede impedir las siguientes acciones a los autores: Configuracin de fuentes Vinculacin a direcciones externas Adicin de encabezados a contenido Aplicacin de formato de negrita, cursiva o subrayado al texto Adicin de tablas

Para obtener ms informacin acerca de la personalizacin de la barra de herramientas del editor HTML, consulte el kit de desarrollo de software (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=71218&clcid=0xC0A) de Office SharePoint Server 2007.

131

Planeacin de contenido reutilizable

El sitio de nivel superior de un portal de publicacin o un portal de presencia en Internet incluye una lista de contenido reutilizable que est disponible en cada sitio de la coleccin de sitios en el que la caracterstica de publicacin de Office SharePoint Server est habilitada. Los elementos de contenido reutilizable pueden implementarse como HTML o texto. Mediante el botn Abrir una nueva ventana para insertar contenido reutilizable de la barra de herramientas del editor HTML, los autores pueden examinar el contenido reutilizable disponible y despus insertarlo. Cuando se crea un elemento de contenido reutilizable en la lista de contenido reutilizable, se puede especificar si puede actualizarse automticamente o no. Si especifica que un elemento se actualiza automticamente los autores no podrn cambiarlo despus de insertarlo en una pgina. Por ejemplo, puede implementar una declaracin de derechos de autor o el nombre, la direccin u otra informacin de contacto de una empresa como elementos que se actualizan automticamente. Esto impide que los autores usen estos elementos de manera incorrecta. Cuando un autor inserta un elemento que se actualiza automticamente en una pgina, se inserta la direccin URL del elemento en lugar de su contenido. Cuando un explorador web carga una pgina que contiene un elemento actualizado automticamente, reemplaza la direccin URL por el contenido del elemento. Por lo tanto, los cambios realizados en los elementos actualizados automticamente en la lista de contenido reutilizable no tienen que propagarse a las pginas que los usan. Estn disponibles inmediatamente la prxima vez que se abre una pgina en un explorador web. Si no especifica que un elemento se actualiza automticamente los autores podrn cambiarlo despus de insertarlo en una pgina. Esto resulta til si desea definir el formato adecuado para un bloque de contenido pero desea que los autores proporcionen el contenido en s. Por ejemplo, en un sitio que proporciona descripciones de producto, en el que desea que cada descripcin siga un determinado formato de tabla, puede crear un elemento genrico Tabla de descripcin del producto en la lista de contenido reutilizable, que los autores pueden insertar y despus sobrescribir.

Planeacin de personalizaciones de diccionario

La barra de herramientas de edicin de pgina de Office SharePoint Server 2007 incluye un comando de ortografa que comprueba la ortografa del contenido de todos los campos de una pgina que tienen contenido HTML. El comando de ortografa indica los errores de ortografa y proporciona comandos para corregirlos u omitirlos. Puede agregar un diccionario personalizado a su sitio de portal de intranet o Internet de publicacin para evitar que ciertas palabras exclusivas de su contenido se identifiquen como errores ortogrficos. Por ejemplo, si el sitio incluye nombres de producto nicos, puede agregarlos al diccionario personalizado.

132

Nota: Para crear un diccionario personalizado para complementar los diccionarios incluidos en Office SharePoint Server 2007, cree una biblioteca de documentos denominada "Ortografa" en el sitio de nivel superior de la coleccin de sitios del portal. En dicha biblioteca, cargue un archivo de texto denominado "Diccionario personalizado.txt". Agregue cada una de las palabras escritas correctamente al archivo Diccionario personalizado.txt en una lnea independiente de texto sin formato en el archivo. Slo se admite un archivo Diccionario personalizado.txt para cada coleccin de sitios. Puede agregar palabras de cualquier idioma compatible con el sitio al archivo Diccionario personalizado.txt.

Planeacin de recursos adicionales

Cuando se crea un sitio de publicacin, Office SharePoint Server 2007 crea las bibliotecas que se incluyen en la siguiente tabla y que puede usar para almacenar recursos adicionales para los creadores de contenido.
Use esta ubicacin Para almacenar estos elementos Que se aplican a este nivel en la jerarqua de sitios

Galera de pginas maestras Documentos Documentos de la coleccin de sitios Imgenes Imgenes de la coleccin de sitios Biblioteca de estilos

Pginas maestras y pginas de diseo Documentos usados en la creacin de pginas Documentos usados en la creacin de pginas Imgenes usadas en la creacin de pginas Imgenes usadas en la creacin de pginas Estilos de hojas de estilos en cascada y de Lenguaje de hojas de estilo extensible (XSL) personalizados

Coleccin de sitios Sitio actual Coleccin de sitios Sitio actual Coleccin de sitios Coleccin de sitios

Tenga en cuenta que el selector de imgenes predeterminado que se usa en Office SharePoint Server 2007 permite a los usuarios examinar el contenido de la biblioteca Imgenes de la coleccin de sitios y la biblioteca Imgenes del sitio actual.

133

Planeacin de la creacin en cliente inteligente

La creacin en cliente inteligente es el mtodo segn el cual los creadores de contenido trabajan en una aplicacin de creacin y usan la caracterstica de conversin de documentos de Office SharePoint Server 2007 para convertir el formato nativo del documento al formato de pgina web (es decir, HTML). Office SharePoint Server 2007 incluye convertidores que crean pginas web a partir de documentos de Office Word 2007 y de formularios de Microsoft Office InfoPath 2007. Office SharePoint Server 2007 incluye tambin un convertidor genrico de lenguaje de transformacin basado en hojas de estilo (XSLT) que permite a los usuarios aplicar una transformacin XSL a un documento XML. Puede desarrollar e instalar convertidores para otros formatos de documento. (Para obtener ms informacin acerca de las conversiones de documentos, consulte la seccin relativa a la planeacin de conversiones de documentos en Planeacin de las bibliotecas de documentos). Nota: En la creacin en cliente inteligente, la biblioteca de documentos que contiene los documentos de origen y la biblioteca que contiene las pginas web convertidas deben estar en la misma coleccin de sitios. La creacin en cliente inteligente se implementa siguiendo los siguientes pasos: 1. Planeacin del tipo de contenido Asocie una plantilla de documento y el convertidor de documentos que le corresponda con un tipo de contenido que est basado en el tipo de contenido de documento. 2. Configuracin del convertidor de documentos La configuracin de un convertidor de documentos debe especificar: La biblioteca de pginas en la que se va a almacenar el contenido convertido. Debido a que hay una nica biblioteca Pginas en cada sitio de la jerarqua de sitios de publicacin, esto tambin identifica dnde se colocar el contenido dentro de la jerarqua de sitios. La pgina de diseo en la que se mostrar el contenido convertido. Todas las pginas web deben sealar a una nica pgina de diseo que defina cmo se mostrar la pgina. Elija una pgina de diseo apropiada de la Galera de pginas maestras, que se encuentra en el sitio de nivel superior de la coleccin de sitios. El campo de la pgina de diseo seleccionada en el que se mostrar el contenido de la pgina convertida. Las pginas de diseo pueden tener uno o ms controles de campo de contenido de pgina para hospedar el contenido de una pgina web. Debe indicar un nico control de campo de contenido de pgina para mostrar el contenido del documento convertido. Cundo se deben ejecutar las conversiones. Las conversiones se pueden ejecutar inmediatamente o segn una programacin controlada por los administradores del servidor. Se recomienda que programe las conversiones en un entorno de produccin. Pngase en contacto con los administradores del servidor y configure esta opcin de acuerdo con sus instrucciones.

134

3. Planeacin de la administracin de las hojas de estilos en cascada Los convertidores de Office SharePoint Server 2007 que transforman documentos de Office Word 2007 en pginas web realizan las siguientes acciones: Extraen un conjunto de definiciones de estilo de hojas de estilos en cascada basado en las definiciones de prrafo de Office Word 2007 en el documento de origen y, de forma predeterminada, lo almacenan en un campo especificado de la pgina web convertida. Insertan referencias de clase en la pgina web convertida para aplicar las definiciones de estilo de las hojas de estilos en cascada extradas. Convierten los estilos en lnea de los documentos de Office Word 2007, como formatos de fuente, en estilos de hojas de estilos en cascada en lnea en las pginas web convertidas. Para controlar con ms precisin la apariencia de las pginas web de un sitio, puede configurar los convertidores de Word a HTML de Office SharePoint Server 2007 para quitar el conjunto extrado de definiciones de estilo de hojas de estilos en cascada y no almacenarlo con las pginas web convertidas. Al hacer esto, el convertidor insertar referencias de clase en pginas web convertidas. Para resolver estas referencias de clase, puede definir un conjunto de definiciones de estilo de hojas de estilos en cascada y asociarlas a pginas de diseo o pginas maestras en las que se mostrarn las pginas web convertidas. (Un conjunto de estos estilos basado en los estilos de prrafo predeterminados de Office Word 2007 est definido en el archivo Rca.css y est asociado de manera predeterminada a las pginas de diseo incluidas en Office SharePoint Server 2007). Nota: Los convertidores de Word a HTML de Office SharePoint Server 2007 no se pueden configurar para quitar estilos de hojas de estilos en cascada en lnea generados para el formato en lnea en el documento de origen. Para impedir que los estilos en lnea reemplacen las definiciones de estilo de hojas de estilos en cascada, prohba a los autores que usen el formato en lnea en sus documentos de origen. Nota: Los convertidores de Word a HTML de Office SharePoint Server 2007 no pueden convertir imgenes en lnea en imgenes de las pginas web de salida, y las imgenes en lnea de los documentos de origen no aparecern en las pginas web convertidas. Para evitar esto, los autores deben almacenar sus imgenes en una biblioteca de imgenes en la coleccin de sitios e insertar imgenes en sus documentos de origen como hipervnculos a las imgenes almacenadas.

135

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para registrar las decisiones acerca de la creacin de pginas web que tome para un tipo de contenido: Hoja de trabajo de planeacin de la creacin de pginas web (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74540&clcid=0xC0A) (en ingls) En la hoja de trabajo: 1. Registre la direccin URL del sitio. Se trata del sitio que contiene la biblioteca Pginas en la que se almacenarn las pginas web. 2. Proporcione una descripcin del contenido. Por ejemplo, "descripciones de producto" o "artculos de caractersticas". 3. Indique el equipo de creacin responsable de crear el contenido. 4. Describa los nuevos recursos o comandos que se agregarn. Por ejemplo, "Agregar botn Pedido grfico a la barra de herramientas de edicin de pgina". 5. Indique si la creacin en cliente inteligente se usar para crear las pginas de este sitio. 6. Si se va a usar la creacin en cliente inteligente, registre la direccin URL de la biblioteca de documentos de origen, el tipo de contenido del documento de origen y la plantilla de documento que se usar. 7. Si se va a usar la creacin en cliente inteligente, registre la pgina de diseo que contendr el contenido convertido y el campo de contenido que mostrar el contenido convertido. 8. Si se va a usar la creacin en cliente inteligente, indique si se deben conservar las definiciones de estilo de hojas de estilos en cascada para usarse con el contenido convertido. Si se conservan las definiciones de estilo de hojas de estilos en cascada, indique el campo en el que se van a almacenar las definiciones de estilo de hojas de estilos en cascada extradas. Si no se conservan las definiciones de estilo de hojas de estilos en cascada, indique dnde se definirn los estilos de hojas de estilos en cascada de la pgina convertida.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresin: Gua de planeacin y publicacin en web de Microsoft Office SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92330&clcid=0xC0A). Consulte la lista completa de los libros disponibles en la seccin de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx). Consulte tambin Planeacin de la aprobacin y programacin de contenido Planeacin de las bibliotecas de documentos Planeacin de pginas web
136

137

Planeacin de variantes
En este artculo: Acerca de las variantes Variantes y aprobacin de contenido Planeacin de sitios de variante de destino Variantes y navegacin del sitio Variantes y distribucin de contenido Variantes y elementos web Planeacin de sitios de variante

Acerca de las variantes

Muchas organizaciones tienen un alcance global. Sin embargo, incluso en los mercados nacionales, las organizaciones deben llegar a una base diversa de clientes que hablan varios idiomas o que necesita informacin de destino especfica segn diferencias regionales, dispositivos mviles distintos o informacin de marca corporativa. Estas organizaciones necesitan sitios web que distribuyan contenido adaptado a diferentes culturas, mercados y regiones geogrficas. El proceso de producir y mantener variantes de un sitio puede resultar difcil y requerir mucho tiempo. A fin de simplificar este proceso para los arquitectos y administradores de sitios, Microsoft Office SharePoint Server 2007 usa variantes. La caracterstica de variantes de Office SharePoint Server 2007 permite que el mismo contenido est disponible para audiencias especficas en varios sitios al copiar el contenido del sitio de variante de origen en cada sitio de variante de destino. Si es necesario, se puede personalizar el contenido en el sitio de variante de destino. Por ejemplo, se puede localizar el contenido de un sitio de variante de destino antes de publicarlo. De forma predeterminada, el redireccionamiento de sitios de variante se basa en la configuracin de idioma del explorador desde el que el usuario visita el sitio. Por ejemplo, si el idioma predeterminado del explorador de un usuario es francs, Office SharePoint Server 2007 redireccionar al usuario al sitio de variante en francs. Este comportamiento puede personalizarse al reemplazar la pgina de redireccionamiento predeterminada (VariationRoot.aspx) con una pgina diferente. La nueva pgina, por ejemplo, puede implementar lgica que identifica el idioma preferido del usuario, el dispositivo del usuario u otro fundamento para la variacin de sitios. Para obtener ms informacin acerca de cmo personalizar el redireccionamiento de sitios de variante, consulte el artculo relativo al procedimiento para personalizar la lgica de destino de raz de variante (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=80449&clcid=0xC0A). Inicialmente, las variantes de un sitio se definen mediante la creacin de etiquetas de variante, una para cada variante que se desee. Una etiqueta de variante es un identificador que se usa para nombrar y configurar un nuevo sitio de variante. Se selecciona una etiqueta de variante como origen, que representa el sitio por donde entra al sistema la mayor parte del contenido nuevo. Las etiquetas de variante correspondientes son las de destino, que representan los sitios
138

en los que se copia el contenido. (Office SharePoint Server 2007 admite hasta 50 etiquetas). Los sitios de variante se crean a partir de etiquetas de variante mediante el comando Crear jerarquas en la pgina Etiquetas de variante de las pginas de administracin de sitios de Office SharePoint Server 2007. Se puede definir slo un conjunto de etiquetas de variante para una coleccin de sitios. Los sitios de variante correspondientes pueden comenzar en cualquier nivel de la jerarqua de sitios. El sitio de variante de origen y los sitios de variante de destino siempre se crean como subsitios del sitio principal de variantes. Cuando los usuarios visitan el sitio principal de variantes, se los redirecciona al sitio de variante adecuado. (Un control opcional de selector de variantes permite a los usuarios seleccionar en un men el sitio de variante que desean usar. Este control se agrega a las pginas maestras mediante Microsoft Office SharePoint Designer 2007). En el sencillo ejemplo que se muestra a continuacin, tres sitios de variante (con las etiquetas "A", "B" y "C") se encuentran un nivel por debajo del sitio principal de variantes, que, en este ejemplo, es el sitio de nivel superior de la coleccin de sitios. "A" es el sitio de variante de origen. Las pginas creadas y publicadas (aprobadas como nuevas versiones principales) del sitio se copian en los sitios de variante de destino "B" y "C".

Cada sitio de variante se crea con la misma plantilla de sitio que se usa para crear el sitio principal de variantes. Si el sitio principal de variantes tiene contenido, como pginas web o imgenes que desea incluir en los sitios de variante, debe copiar este contenido en el sitio de variante de origen despus de crear los sitios de variante. El contenido se propagar a los sitios de variante de destino una vez que se haya aprobado para su publicacin. De forma similar, si el sitio principal de variantes tiene subsitios y desea que stos tambin sean subsitios de cada sitio de variante, debe crear manualmente los subsitios en cada sitio de variante. Las pginas publicadas en los subsitios de un sitio de variante de origen se propagarn al subsitio equivalente en cada sitio de variante de destino.

139

Variantes y aprobacin de contenido

La aprobacin de contenido es el mtodo mediante el cual los integrantes del sitio con permisos de aprobador controlan la publicacin de contenido. En la aprobacin de contenido, se considera el contenido como publicado cuando se aprueba una nueva versin principal, ya que las versiones principales estn visibles para los usuarios con permisos de lectura. La aprobacin de contenido en sitios de variante requiere el control de versiones principales y secundarias en las bibliotecas de pginas de los sitios de variante de origen y de destino. Para obtener una descripcin completa del control de versiones y la aprobacin de Office SharePoint Server 2007, consulte Planeacin del control de versiones, aprobacin de contenido y desprotecciones. La aprobacin de contenido requiere consideraciones especficas durante la planeacin de variantes: En el sitio de variante de origen, cuando se enva una pgina para su aprobacin, se genera un mensaje de correo electrnico que se enva a los propietarios de los sitios de variante de destino. Cuando la pgina se aprueba, se habilita para ser copiada en los sitios de destino. Puede configurar la caracterstica de variantes de tal modo que el contenido se copie automticamente en los sitios de variante mediante un trabajo de temporizador, o bien puede optar por propagar manualmente el contenido de variante. En los sitios de variante de destino, siempre se asigna una versin secundaria a una pgina copiada desde el sitio de variante de origen. Si la pgina es nueva en el sitio de destino, se le asignar la versin 0.1. Si la pgina ya existe en el sitio de variante de destino, se asignar a la pgina copiada la siguiente versin secundaria disponible. Por ejemplo, si un sitio de destino tiene la versin 2.1 de una pgina y se copia una nueva variante de esa pgina en el sitio de destino, la pgina se convierte en la versin 2.2. Nota: Los cambios realizados en el contenido que se originan en el sitio de variante de origen pueden reemplazar los cambios realizados en el contenido del sitio de destino. Por ejemplo, en las variantes de idioma, si el sitio de origen est en un idioma y el sitio de destino en otro, podra producirse la siguiente situacin: un editor cambia una pgina localizada en el sitio de destino y le asigna una nueva versin secundaria, 1.1. Luego, un autor del sitio de origen cambia la misma pgina, que se copia en el sitio de destino como versin 1.2. Esto reemplaza los cambios de la versin 1.1 realizados en la pgina. En este ejemplo, un editor del sitio de destino tendra que recuperar la versin anterior del tema, aceptar la nueva versin o combinar la versin anterior y la nueva en una nueva versin.

Planeacin de sitios de variante de destino

Los objetivos de planeacin para los sitios de variante de destino dependen del tipo de sitios de variante que desee implementar. Por ejemplo, si los sitios de variante se basan en idiomas, tal vez desee que las pginas de los sitios de variante de destino tengan la misma apariencia que las pginas del sitio de variante de origen. Si las variantes se basan en dispositivos, probablemente desear que las pginas de los sitios de destino tengan una apariencia diferente que las pginas de los sitios de origen, de modo que se adapten a los dispositivos que se usarn para mostrarlas.

140

Puede optar por usar pginas maestras personalizadas, pginas de diseo u hojas de estilos para los sitios de variante. Por ejemplo, en las variantes de sitio basadas en dispositivos, puede definir diseos de pgina ms sencillos para las variantes que se muestran en dispositivos con tamaos de pantalla limitado. Las pginas maestras, los diseos y las hojas de estilo slo se administran en el sitio de nivel superior de una coleccin de sitios, por lo que debe realizar todos los cambios relacionados con estos recursos en una de las siguientes ubicaciones del sitio de nivel superior.
Recurso Ubicacin

Pgina maestra Pgina de diseo Hoja de estilos XSL y hoja de estilos en cascada

Galera de pginas maestras Galera de pginas maestras Biblioteca de estilos

Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de diseos de pgina y de pginas maestras, consulte Planeacin de pginas web. Debe usar el mismo tipo de contenido (ya sea el tipo de contenido de pgina, o un tipo de contenido basado en el tipo de contenido de pgina) para todas las bibliotecas de pginas de los sitios de variante. La forma ms sencilla de hacerlo consiste en usar uno de los tipos de contenido definidos en la Galera de tipos de contenido de sitio en el sitio de nivel superior. Si necesita columnas personalizadas para una o varias pginas de los sitios de variante, debe agregarlas al tipo de contenido que usa en las bibliotecas de pgina. Por ejemplo, si los sitios de variante se basan en diferencias de idioma, puede agregar una columna que indique si se ha localizado la pgina. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de tipos de contenido y columnas, consulte Planeacin de los tipos de contenido. Si el sitio de variante de origen tiene subsitios con la caracterstica de publicacin habilitada, las pginas de los subsitios se propagarn a los sitios de variante de destino. Esto funciona incluso si se ha modificado la estructura de un sitio de variante de destino, ya que la caracterstica de variantes realiza el seguimiento de las ubicaciones de las bibliotecas de pginas de los sitios de origen y de destino. Sin embargo, si cambia el nombre de una biblioteca de pginas de un sitio de variante de destino o si la elimina, la caracterstica de variantes dejar de funcionar. En algunas soluciones de variantes de sitios, no es necesario modificar o cambiar el contenido en los sitios de variante de destino. Por ejemplo, si los sitios de variante dependen de dispositivos, quizs desee que se muestre el mismo contenido en todos los dispositivos, pero con diferentes diseos y pginas maestras para cada tipo de dispositivo. En este caso, puede simplificar los sitios de variante de destino deshabilitando sus caractersticas de creacin, como la consola de creacin de pginas, y las desprotecciones requeridas. Nota: Deshabilite la consola de creacin de Office SharePoint Server 2007 mediante Office SharePoint Designer 2007.
141

Variantes y navegacin del sitio

Si usa variantes de sitios, deber planear cuidadosamente la experiencia de navegacin del sitio. En Office SharePoint Server 2007, los vnculos de navegacin del sitio se generan automticamente y se muestran en el marco exterior (la parte de la pgina maestra) de una pgina web. A menudo, la navegacin del sitio est configurada para mostrar vnculos a sitios del mismo nivel que el sitio actual. En los sitios de variante, donde los sitios del mismo nivel que el sitio actual son variantes del mismo sitio, es posible que no desee conceder a los usuarios del sitio la capacidad de desplazarse de esta forma. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de la navegacin, consulte Planeacin de la navegacin del sitio.

Variantes y distribucin de contenido

La caracterstica de distribucin de contenido de Office SharePoint Server 2007 copia contenido de una coleccin de sitios de origen de Office SharePoint Server 2007 a una coleccin de sitios de destino. Se puede copiar toda la coleccin de sitios de origen, un subconjunto de los sitios o pginas individuales. Al implementar sitios de variante, es conveniente implementar todos los sitios de forma simultnea. Puesto que los subsitios o las pginas web individuales pueden implementarse por separado, es posible que un conjunto de pginas web en los sitios de variante no est sincronizado en la coleccin de sitios de destino. Por ejemplo, si se agrega una nueva pgina al sitio de variante de origen y este sitio se implementa antes que un sitio de variante de destino, es posible que los usuarios redireccionados a la pgina en el sitio de variante de destino (o que, de forma explcita, elijan la pgina mediante el control de selector de variantes) no puedan verla. Para obtener ms informacin acerca de cmo planear la distribucin de contenido, consulte Planeacin de la distribucin de contenido.

Variantes y elementos web

Un elemento web es uno de los bloques de creacin de las pginas basadas en Office SharePoint Server 2007. La mayora de los elementos web estn diseados para mostrar un tipo especfico de datos, como texto, HTML o imgenes. Office SharePoint Server 2007 incluye un conjunto de elementos web, y tambin permite desarrollarlos o importarlos. Los elementos web se propagan junto con las pginas de los sitios de variante. Sin embargo, segn la funcionalidad de un elemento web, es posible que ste no funcione en el contexto de los sitios de variante. Por ejemplo, el elemento web de lista usa el identificador nico global (GUID) de una lista para hacer referencia a ella. Puesto que el elemento web de lista no actualiza el GUID cuando la pgina se propaga como parte de un sitio de variante, el elemento web intentar hacer referencia a la lista en el sitio de variante de origen. sta no es la funcionalidad deseada, y es posible que no funcione. Para evitar un comportamiento imprevisto como ste de los elementos web, puede configurar la caracterstica de variantes para que no copie elementos web en sitios de variante de destino.
142

Si opta por copiar elementos web como parte de los sitios de variante, asegrese de que se hayan desarrollado para su uso en un contexto de variantes de sitios. Para obtener ms informacin acerca del desarrollo de elementos web, consulte el kit de desarrollo de software (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A) de Office SharePoint Server 2007.

Planeacin de sitios de variante

Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de planeacin de variantes (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=80667&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar sus decisiones de planeacin de sitios de variante: 1. En la hoja de trabajo, registre el propsito de los sitios de variante, como "sitios de variante que dependen de dispositivos". 2. Registre la direccin URL del sitio principal de variantes. 3. Indique si los subsitios del sitio principal de variantes deben copiarse en el sitio de variante de origen y, de ser as, escriba los nombres de los subsitios que se van a copiar. 4. Indique si el contenido del sitio principal de variantes debe copiarse en el sitio de variante de origen y, de ser as, describa el contenido que se va a copiar. 5. Describa cmo se deben propagar los sitios de variante: de forma automtica o manual. 6. En la parte relativa a los sitios de variante, enumere cada uno de los sitios de variante en una fila distinta. Indique el sitio de variante que representa el sitio de origen. 7. Para cada sitio de variante, indique los diseos personalizados, las pginas maestras o las columnas que se deben proporcionar, y agregue notas segn sea necesario.

Hoja de trabajo
Hoja de trabajo de planeacin de variantes (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=80667&clcid=0xC0A) (en ingls)

143

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresin: Gua de planeacin y publicacin en web de Microsoft Office SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92330&clcid=0xC0A). Consulte la lista completa de los libros disponibles en la seccin de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx).

144

Planeacin de la aprobacin y programacin de contenido

En este artculo: Planeacin del gobierno Planeacin de la programacin Gobierno y programacin en un escenario de distribucin de contenido

Adems de planear el nivel de control que desea que los usuarios tengan para modificar la apariencia del sitio web de Microsoft Office SharePoint Server 2007, necesita planear el nivel de gobierno que desea que tengan los colaboradores sobre el contenido del sitio. El gobierno se refiere a las reglas y procesos que desea establecer para el sitio. Por ejemplo, es posible que desee que los usuarios impongan una serie de restricciones y una funcionalidad cuando los autores creen el contenido. Tiene la posibilidad de no proporcionar a los usuarios ningn control, proporcionarles una moderacin simple u ofrecerles la posibilidad de iniciar un flujo de trabajo una vez enviado el contenido. Adems, puede planear restricciones relacionadas con la ubicacin y el tipo de contenido que se va a incluir en determinadas reas del sitio. En este punto, necesita adems entender cmo funciona el proceso de programacin. Los usuarios pueden establecer una fecha de publicacin y anulacin de la publicacin mediante la programacin correspondiente.

Planeacin del gobierno

La planeacin del gobierno consta de dos fases. En la primera fase se determina cmo y si desea que el contenido pase por un proceso de aprobacin. En la segunda fase se determina el contenido que puede aparecer en determinadas reas del sitio.

Planeacin de la moderacin del contenido o la aprobacin del flujo de trabajo

La moderacin del contenido y la aprobacin del flujo de trabajo es el mtodo mediante el cual los miembros del sitio con permisos de aprobador controlan la publicacin del contenido. En Office SharePoint Server 2007, el gobierno se puede clasificar en tres categoras de moderacin y aprobacin del flujo de trabajo: 1. Ninguno Si decide no implementar ninguna moderacin o flujo de trabajo, una vez que el autor enva el contenido para su publicacin, ste se activa de inmediato. Si se configura una biblioteca de documentos para admitir versiones principales y secundarias del contenido y no se usa ninguna moderacin, los usuarios con permisos de lectura pueden ver las versiones secundarias del contenido. 2. Moderacin simple Se configura si desea que el contenido lo apruebe manualmente un miembro del grupo de aprobadores una vez que un autor lo enva para su publicacin.
145

La moderacin simple es el valor predeterminado de la plantilla de presencia en intranet corporativa de Office SharePoint Server 2007. En la plantilla de presencia en intranet, las bibliotecas de documentos y las bibliotecas de imgenes tambin se configuran para usar la moderacin simple. 3. Flujo de trabajo de aprobacin Se puede configurar si desea que un flujo de trabajo ejecute el proceso de aprobacin. El uso de un flujo de trabajo aumenta el nivel de automatizacin del proceso de aprobacin y aprovecha las ventajas de las caractersticas de los flujos de trabajo integrados, como el envo automtico de correo electrnico a los aprobadores, la adicin de tareas de aprobacin a las listas de tareas de los aprobadores y la posibilidad de que los autores realicen un seguimiento del estado del proceso de aprobacin. La lista de pginas de la plantilla de presencia en Internet incluye un flujo de trabajo de aprobacin predeterminado. Adems, los usuarios pueden desarrollar su propio flujo de trabajo de aprobacin personalizado. Para obtener ms informacin acerca de la creacin de flujos de trabajo personalizados, consulte el kit de desarrollo de software (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A) de Office SharePoint Server 2007.

Planeacin de la ubicacin y el modo en que se muestra el contenido

El gobierno determina tambin la ubicacin en que desea que aparezca el contenido en el sitio mediante la aplicacin de restricciones en relacin con la ubicacin en que se pueden mostrar determinados tipos de contenido. Puede especificar esto mediante el establecimiento de la configuracin del sitio para las plantillas de sitio o los diseos de pgina que desea que usen los autores. Por ejemplo, puede que desee que los autores usen una plantilla de sitio de publicacin, pero desea impedir que usen una plantilla de sitio de grupo. Adems, puede requerir que los usuarios usen el diseo de pgina en que los grficos aparecen siempre en el lado izquierdo de la pgina en contraposicin al lado derecho.

Planeacin de la programacin
Los usuarios tienen la posibilidad de programar cundo desean que aparezca el contenido, pero slo pueden hacer esto si crean contenido que usa el control de versiones principales o secundarias. Para obtener ms informacin acerca del control de versiones, consulte el artculo Planeacin del control de versiones, aprobacin de contenido y desprotecciones. Un servicio de temporizador con un minuto de retraso inicia las horas y las fechas de inicio programadas. Funciona segn el reloj de 24 horas y comprueba continuamente las pginas y los elementos de la biblioteca de documentos o la biblioteca de imgenes lista para su publicacin.

146

Gobierno y programacin en un escenario de distribucin de contenido

La caracterstica de distribucin de contenido est diseada para sitios que usan una topologa de varias granjas de servidores. Para obtener ms informacin acerca de las topologas de varias granjas, consulte los temas relativos al diseo de la arquitectura lgica y la implementacin de Office SharePoint Server 2007. Una topologa de varias granjas consta de granjas independientes de creacin, publicacin y, posiblemente, almacenamiento provisional. Si va a implementar una topologa de varias granjas, debe tener en cuenta todas las consideraciones de gobierno descritas en este artculo para cada granja del entorno.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresin: Gua de planeacin y publicacin en web de Microsoft Office SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92330&clcid=0xC0A). Consulte la lista completa de los libros disponibles en la seccin de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx).

147

Planeacin de la distribucin de contenido

En este artculo: Qu es la distribucin de contenido? Acerca de los trabajos y rutas de distribucin Seguridad de la distribucin de contenido Configuracin de la distribucin de contenido Registro de planes de distribucin de contenido

Qu es la distribucin de contenido?
La distribucin de contenido copia contenido desde una coleccin de sitios de Microsoft Office SharePoint Server 2007 de origen a una coleccin de sitios de destino. Se puede copiar toda la coleccin de sitios o un subconjunto de sitios. En cualquier caso, la distribucin de contenido es incremental de forma predeterminada, ya que se distribuyen slo pginas con cambios y activos relacionados (como imgenes). Una caracterstica de distribucin rpida admite la distribucin de una sola pgina por parte de los autores. Nota: Para que la caracterstica Distribucin rpida de la distribucin de contenido funcione, las colecciones de sitios de origen y de destino deben tener habilitada la caracterstica Infraestructura de publicacin de Office SharePoint Server. En la mayora de escenarios de distribucin de contenido, la coleccin de sitios de origen, desde la que se distribuye el contenido, se encuentra en una granja de servidores distinta de la coleccin de sitios de destino. Normalmente, la granja de servidores de destino (la granja de servidores "de produccin") cuenta con ms seguridad para minimizar las acciones que se pueden llevar a cabo en el entorno de produccin, y no se espera ninguna accin de creacin en el entorno de produccin (es posible que la caracterstica de distribucin de contenido sobrescriba los cambios en el entorno de produccin). En la mayora de escenarios de distribucin de contenido, la granja de servidores de origen y la granja de servidores de produccin se encuentran en dominios del servicio de directorio de Active Directory independientes. Para ver una explicacin completa de las topologas de distribucin de contenido, consulte el tema sobre el diseo de la topologa de distribucin de contenido. En la distribucin de contenido, la direccin URL base de la coleccin de sitios de origen puede ser diferente de la direccin URL base de la coleccin de sitios de destino. La caracterstica de distribucin de contenido corregir los vnculos en el contenido de origen para que funcionen correctamente en la ubicacin de destino. La distribucin de contenido slo copia el contenido: las pginas web y los recursos usados por las pginas copiadas. No distribuye programas, ensamblados, caractersticas ni informacin de configuracin, como los archivos web.config. Al distribuir una pgina web, los elementos de la base de datos de contenido de los que depende la pgina, como imgenes, hojas de estilos o pginas de diseo, tambin se distribuyen.
148

La distribucin de contenido distribuye las versiones principal y secundaria ms recientes de un elemento de contenido. Por ejemplo, si se va a distribuir la versin 2.7 de una pgina web, la versin principal ms reciente (2.0) de la pgina, junto con la versin secundaria ms reciente (2.7), se copiarn en el sitio de destino. Si un elemento tiene una programacin de publicacin asociada (consulte Planeacin de la aprobacin y programacin de contenido), la informacin de programacin se distribuye junto con el elemento para que se siga la programacin en la coleccin de sitios de destino. Por ejemplo, si un elemento programado para publicarse a las 6:00 a.m. se distribuye a las 3:00 a.m., los usuarios del sitio en el sitio de destino no podrn ver el contenido hasta las 6:00 a.m.

Acerca de los trabajos y rutas de distribucin

En el contexto de la distribucin de contenido, un trabajo de distribucin de contenido copia el contenido que se especifica en una programacin especificada por medio de una ruta de acceso especificada. Una ruta de distribucin de contenido define una coleccin de sitios de origen desde la que se puede iniciar la distribucin de contenido, junto con una coleccin de sitios de destino, y tambin proporciona lo siguiente: Informacin de autenticacin que da a los trabajos de distribucin de contenido permisos sobre la coleccin de sitios de destino. Para distribuir contenido a la coleccin de sitios de destino, los trabajos de distribucin deben tener credenciales de Administracin central de SharePoint en el servidor de destino. Los trabajos pueden conectarse mediante la cuenta del grupo de aplicaciones de Administracin central de la granja de servidores de origen, la autenticacin integrada de Windows o la autenticacin bsica. Informacin acerca de si se deben distribuir los nombres de usuario asociados con el contenido (como los nombres de los autores). Informacin acerca de cmo distribuir permisos sobre el contenido. Consulte Seguridad de la distribucin de contenido para obtener ms informacin. Una vez definida una ruta, se pueden definir uno o varios trabajos de distribucin de contenido, que distribuyen el contenido mediante la ruta. Un trabajo de distribucin especifica: Los sitios de la coleccin de sitios de origen que se distribuirn. La frecuencia con que se ejecutar el trabajo y se distribuir el contenido.

Si se distribuir todo el contenido o slo el contenido que se cambi o agreg desde la ltima vez que se ejecut el trabajo. Si se enviar un mensaje de correo electrnico al finalizar un trabajo de manera correcta o incorrecta, y la direccin o direcciones de correo electrnico que se usarn. Cada vez que se define una ruta en un sitio que tiene la caracterstica Infraestructura de publicacin de Office SharePoint Server habilitada, se crea un trabajo de distribucin rpida para su uso en esa ruta. Un trabajo de distribucin rpida es un trabajo de distribucin que se ejecuta segn una programacin especificada (cada 15 minutos de manera predeterminada) y distribuye todas las pginas web de la biblioteca Pginas del sitio que se han marcado para la distribucin desde la ltima vez que se ejecut el trabajo de distribucin rpida. Cualquier miembro del grupo
149

de usuarios de distribucin rpida (que se crea en los sitios que tienen habilitada la caracterstica Infraestructura de publicacin de Office SharePoint Server) puede marcar una pgina web para la distribucin mediante el comando de distribucin rpida. Nota: Es posible tener una ruta definida en sitios que no tengan habilitada la caracterstica Infraestructura de publicacin de Office SharePoint Server. Sin embargo, las rutas creadas de esta forma no tendrn trabajos de distribucin rpida asociados. Si desea agregar un trabajo de distribucin rpida a una ruta que se defini en un sitio que no tiene habilitada la caracterstica Infraestructura de publicacin de Office SharePoint Server, primero habilite la caracterstica Infraestructura de publicacin de Office SharePoint Server en la coleccin de sitios de origen y, a continuacin, elimine la ruta actual y vuelva a crearla. La ruta tendr ahora un trabajo de distribucin rpida asociado a la misma.

Seguridad de la distribucin de contenido

Los permisos sobre el contenido en la granja de servidores de destino normalmente sern distintos de los permisos sobre el contenido en la granja de servidores de origen. En muchas soluciones de publicacin, la granja de servidores de destino autentica a los usuarios mediante un dominio de Active Directory diferente que el que se usa en un entorno de creacin o provisional, y es posible que no haya una relacin de confianza entre los dos dominios. Al configurar una ruta de distribucin de contenido, puede elegir de entre las siguientes opciones de seguridad: Todas Distribuye toda la informacin relacionada con la seguridad con el contenido, incluidas las definiciones de funciones, las listas de control de acceso (que asignan usuarios y funciones al contenido sobre el que tienen permisos de lectura o edicin) y los usuarios. Esta opcin es til si el mismo conjunto de usuarios tiene los mismos permisos en las granjas de servidores de origen y de destino. Por ejemplo, al distribuir desde una granja de servidores de creacin a una granja de servidores provisional, es posible que esta opcin sea la mejor porque los mismos usuarios necesitan tener acceso a los dos conjuntos de contenido. Slo definiciones de funciones Distribuye definiciones de funciones y listas de control de acceso que asignan funciones al contenido, pero no distribuye usuarios. En esta opcin, las mismas funciones se aplican en las granjas de servidores de origen y de destino, pero se asignan usuarios distintos a estas funciones en cada granja de servidores. Ninguna No distribuye informacin de seguridad. La seguridad en la granja de servidores de destino debe estar administrada por los administradores de dicha granja de servidores mediante la asignacin de usuarios y funciones a los sitios y el contenido de la granja de servidores. Por ejemplo, al distribuir desde una granja de servidores provisional a un sitio corporativo con presencia en Internet, esta opcin ayuda a garantizar que la seguridad de ambas granjas de servidores se administra por separado.

150

Para obtener ms informacin acerca de las funciones y la seguridad de Office SharePoint Server 2007, consulte el tema sobre planeacin de funciones de seguridad (Office SharePoint Server).

Configuracin de la distribucin de contenido

Configure la distribucin de contenido entre dos granjas de servidores siguiendo estos pasos: 1. En la granja de servidores de destino, cree una coleccin de sitios vaca basada en la plantilla Sitio en blanco para recibir el trabajo de distribucin inicial. 2. En la granja de servidores de destino, en la pgina Configuracin de la distribucin de contenido de Administracin central de Office SharePoint Server 2007, configure la granja de servidores de modo que acepte trabajos de distribucin entrantes, asigne un servidor front-end como servidor de importacin para administrar los trabajos de distribucin entrantes y especifique si es necesario el cifrado en la conexin entre las granjas de servidores de origen y de destino. 3. En la granja de servidores de origen, en la pgina Configuracin de la distribucin, asigne un servidor front-end como servidor de exportacin para administrar los trabajos de distribucin salientes. 4. En la granja de servidores de origen, en la pgina Administrar rutas y trabajos de distribucin de contenido de Administracin central de Office SharePoint Server 2007, cree una o varias rutas de distribucin. 5. En la granja de origen, en la pgina Administrar rutas y trabajos de distribucin de contenido, cree uno o varios trabajos de distribucin para cada ruta. 6. Ejecute el trabajo de distribucin inicial para iniciar el contenido en la granja de servidores de destino. 7. Si la ruta no distribuye toda la informacin de seguridad, en la granja de servidores de destino, cree un conjunto inicial de usuarios, funciones y permisos sobre el contenido y los sitios.

Registro de planes de distribucin de contenido

Use la hoja de trabajo de planeacin de distribucin de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=77804&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar sus planes de distribucin de contenido: En la primera seccin de la hoja de trabajo, registre cada una de las granjas de servidores de su topologa de distribucin de contenido e indique su propsito. Para cada granja de servidores, proporcione las direcciones URL del servidor de exportacin, del servidor de importacin o de ambos. Asimismo, registre el dominio de Active Directory que usa la granja de servidores. En la siguiente seccin de la hoja de trabajo, registre cada ruta que se crear. Para cada ruta, proporcione las aplicaciones web y las colecciones de sitios de origen y de destino. Asimismo, registre cunta informacin de seguridad se distribuir en la ruta: toda, slo funciones o ninguna.
151

Hoja de trabajo
Hoja de trabajo de planeacin de distribucin de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=77804&clcid=0xC0A) (en ingls)

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresin: Gua de planeacin y publicacin en web de Microsoft Office SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92330&clcid=0xC0A). Consulte la lista completa de los libros disponibles en la seccin de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx). Consulte tambin Diseo de la topologa de distribucin de contenido (http://technet.microsoft.com/ es-es/library/cc262004.aspx).

152

Planeacin de sitios de colaboracin

En este artculo: Sitios de colaboracin Determinacin del nmero de sitios de colaboracin Rutas de acceso especficas Rutas de acceso adicionales Hoja de trabajo

Sitios de colaboracin
Microsoft Office SharePoint Server 2007 ofrece la posibilidad de incluir sitios de colaboracin en el entorno. No es necesario que estos sitios estn asociados a una coleccin de sitios de portal en particular o que formen parte de una coleccin de sitios de publicacin. Pueden ser sitios independientes, disponibles para los equipos o grupos de usuarios que necesitan colaborar en proyectos o compartir informacin, durante perodos breves o prolongados. Por ejemplo, un equipo de usuarios de una empresa de ingeniera podra necesitar un sitio de colaboracin para describir el estado del proyecto actual, asignar tareas u organizar almuerzos en grupo, sin que esta informacin interna se publique en la intranet corporativa. Los sitios de colaboracin pueden ponerse a disposicin para la bsquedas desde el sitio del portal o de publicacin, a fin de que la informacin de estos sitios no se pierda en la organizacin. Sin embargo, para simplificar la recuperacin y el mantenimiento de los datos, los sitios de colaboracin deben hospedarse en una aplicacin web independiente o en bases de datos de contenido independientes en la misma aplicacin web que el sitio del portal o de publicacin. Puede crear estos sitios para los usuarios o permitir que ellos mismos los creen. Para obtener ms informacin acerca de cmo planear la creacin de sitios, consulte Planeacin del proceso para la creacin de sitios.

Determinacin del nmero de sitios de colaboracin

Calcule aproximadamente cuntos sitios de colaboracin prev para el entorno y cuntos de estos sitios est dispuesto a admitir. Si los usuarios deben solicitar los sitios de colaboracin, podr controlar cuntos se crean. Si permite que los propios usuarios los creen, habr un gran nmero de estos sitios en el entorno.

153

Rutas de acceso especficas

Tiene la posibilidad de usar rutas de acceso especficas en Windows SharePoint Services 3.0 para que contengan las colecciones de sitios de SharePoint, del mismo modo en que las carpetas contienen archivos o documentos en el sistema de archivos. De manera predeterminada, al crear una aplicacin web, se crean dos rutas de acceso: Ruta de acceso raz (/) Se trata de una inclusin explcita que contiene una coleccin de sitios. Por ejemplo, si desea que una direccin URL se muestre con la forma http://nombre_empresa/default.aspx, debe crear la coleccin de sitios en dicha ruta de acceso raz. Ruta de acceso a sitios (/sites) Se trata de una inclusin de caracteres comodn que puede contener muchas colecciones de sitios. Por ejemplo, cuando se usa la ruta de acceso /sites, la direccin URL de un sitio denominado Sitio_A sera http://nombre_servidor/sites/Sitio_A/default.aspx. Nota: El nombre de la ruta de acceso /sites puede variar en funcin del idioma de la instalacin.

Rutas de acceso adicionales

Tambin puede crear rutas de acceso adicionales, lo cual le permite agrupar colecciones de sitios. Posteriormente, una vez creada la coleccin de sitios, tiene varias opciones: Crear la coleccin de sitios en la raz de la aplicacin web (si no se ha creado ninguna coleccin de sitios en dicha ubicacin). Crear la coleccin de sitios en la ruta de acceso /sites. Crear la coleccin de sitios en cualquier otra ruta de acceso adicional que est a disposicin de dicha aplicacin web. En general, la ruta de acceso /sites suele ser suficiente para la mayora de instalaciones. Sin embargo, puede ser conveniente usar otras rutas de acceso en las siguientes situaciones: Su instalacin es compleja y prev que habr un nmero importante de colecciones de sitios y, adems, desea agrupar los sitios parecidos entre s. Por ejemplo, podra usar /personal para los sitios personales de cada usuario, o /equipo para sitios de colaboracin en grupo, en lugar de usar /sites para todos ellos. Desea poder agregar un filtro al firewall o enrutador para limitar un determinado espacio de nombres de modo que el acceso a ste nicamente sea interno. Por ejemplo, podra exponer al exterior la ruta de acceso /equipo para los colaboradores externos, pero ocultar la ruta /personal.

154

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo al determinar rutas de acceso para sitios: Hoja de trabajo de rutas de acceso al sitio (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73149&clcid=0xC0A) (en ingls)

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresin: Gua de planeacin y publicacin en web de Microsoft Office SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92330&clcid=0xC0A). Consulte la lista completa de los libros disponibles en la seccin de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx).

155

Planeacin de sitios multilinges

En este artculo: Determinacin de las necesidades multilinges Planeacin de la implementacin de sitios multilinges

Microsoft Office SharePoint Server 2007 dispone de varias caractersticas que permiten admitir usuarios de varias regiones o usuarios que hablan diferentes idiomas. Puede usar estas caractersticas para crear sitios web en varios idiomas, asignar nombres de dominio internacionalizados (IDN) en sus sitios web y establecer valores de configuracin de variante de sitio que faciliten el seguimiento de los cambios y actualizaciones de los sitios en varios sitios duplicados. Si su organizacin necesita admitir usuarios de diferentes regiones o usuarios que hablan diferentes idiomas, debe realizar los pasos siguientes cuando disee la estructura y la navegacin del sitio en general: Determinar sus necesidades multilinges Incluye identificar todos los idiomas que desea que admitan sus sitios web, entender cmo las caractersticas multilinges de Office SharePoint Server 2007 pueden ayudarle a admitir usuarios de diferentes regiones o usuarios que hablan idiomas distintos, e identificar las caractersticas multilinges de Office SharePoint Server 2007 especficas que desea usar. Planear la implementacin de los sitios multilinges Incluye la identificacin de los componentes que necesita implementar para admitir sitios multilinges, tales como paquetes de idioma, compatibilidad con el idioma del sistema operativo y separadores de palabras.

Determinacin de las necesidades multilinges

Para determinar sus necesidades multilinges, debe: Identificar los idiomas que debe admitir. Identificar los nombres de dominio internacionalizados (IDN) que necesita admitir. Determinar si desea usar la caracterstica de variantes de sitio.

Identificacin de los requisitos de idioma

En general, es necesario crear sitios en varios idiomas si: Desea proporcionar el contenido del sitio web a usuarios de diferentes regiones. Las leyes gubernamentales o las directivas de la empresa le obligan a proporcionar el contenido del sitio web en ms de un idioma. No olvide consultar a todos los posibles propietarios de sitios mientras determina los requisitos de idiomas y asegrese de incluir todos los idiomas para los que pueda necesitar compatibilidad en el futuro. Es ms fcil instalar la compatibilidad de idiomas durante la implementacin inicial que esperar a instalarla cuando los servidores estn funcionando en un entorno de produccin completo.
156

Asimismo, no d por supuesto que tiene que crear un sitio web o una coleccin de sitios en varios idiomas slo porque la biblioteca de documentos contiene documentos en varios idiomas. Una biblioteca de documentos puede contener documentos en varios idiomas sin que sea necesario crear sitios web o colecciones de sitios en varios idiomas. Por ejemplo, la biblioteca de documentos de una coleccin de sitios en ingls puede contener documentos escritos en francs y japons.

Determinacin de las asignaciones de nombres de dominio internacionalizados

Los nombres de dominio internacionalizados (IDN) son nombres de dominio especiales que pueden contener caracteres que no son ASCII. Aunque el sistema de nombres de dominio (NDS) actual de Internet no admite nombres de host que contengan caracteres que no sean ASCII, se usa una codificacin especial denominada Punycode para convertir los caracteres que no son ASCII en una representacin ASCII estructurada que s puede aceptar el sistema de nombres de dominio. Office SharePoint Server 2007 permite usar IDN en la direccin del sitio web, pero para ello debe usar la caracterstica de asignaciones alternativas de acceso (AAM) para asignar el IDN a su representacin Punycode. De esta forma, los usuarios pueden tener acceso a los sitios web si usan caracteres que no son ASCII en localizadores uniformes de recursos (URL). Si partimos de la base de que se han configurado correctamente las asignaciones alternativas de acceso para los IDN, Office SharePoint Server 2007 admite las direcciones URL de IDN en: Barras de direcciones que se usan para navegar hasta los sitios. Campos de vnculos y cuadros de texto enriquecido. Vnculos a clientes de 2007 Microsoft Office system. Vnculos que se crean para listas y bibliotecas de documentos.

Office SharePoint Server 2007 no admite las direcciones URL de IDN para las pginas web que proporcionan funcionalidad de diseo o funcionalidad de administracin. Por ejemplo, no puede especificar un IDN para Administracin central de SharePoint. Adems, Office SharePoint Server 2007 no admite las direcciones URL de IDN para colecciones de sitios basadas en encabezados host o direcciones URL que contienen lo que System.Uri no define como un carcter, como algunos caracteres de idiomas bidireccionales y caracteres de sistemas de escritura complejos. System.Uri es una clase de Microsoft .NET Framework 2.0. Si desea que los usuarios tengan acceso a direcciones URL IDN, debe configurar asignaciones alternativas de acceso que asignen la direccin URL interna (es decir, la direccin URL IDN del sitio web) a la direccin URL pblica (es decir, la direccin URL de Punycode orientada a Internet). Para determinar las asignaciones alternativas de acceso, realice los pasos siguientes: Cree una tabla de dos columnas, etiquete la primera columna como Direccin URL interna (IDN) y la segunda como Direccin URL pblica (Punycode). Enumere cada uno de los IDN que vaya a usar en la primera columna. No olvide ponerse en contacto con el administrador de cada sitio para obtener una lista completa de los IDN.

157

 Determine la representacin Punycode de cada uno de los IDN y coloque el resultado en la segunda columna junto al IDN. La mayora de los registradores de nombres de dominio tienen herramientas web gratuitas para convertir un IDN en su representacin Punycode. Puede usar esta tabla para configurar asignaciones alternativas de acceso cuando implemente Office SharePoint Server 2007. Nota: Para tener acceso a un sitio web con una direccin URL IDN, los usuarios deben usar un explorador web que admita direcciones URL IDN, como Windows Internet Explorer 7.0.

Determinacin de si se debe usar la caracterstica de variantes de sitio

Las variantes, una caracterstica de Office SharePoint Server 2007, permiten a los administradores de sitios poner a disposicin de audiencias especficas la misma informacin en sitios diferentes, ya que mantienen copias personalizables del contenido de la variante de origen en cada variante de destino. Una variante est formada por una etiqueta, que es un conjunto de subsitios y pginas en un rbol con nombre de una coleccin de sitios. Por ejemplo, si desea cuatro variantes de idioma de su sitio, debe crear cuatro etiquetas, una para cada idioma. El administrador del sitio selecciona una etiqueta para que sea la etiqueta de origen, que es por donde entra la mayor parte del nuevo contenido al sistema. Las etiquetas correspondientes son las etiquetas de destino. En el caso de un sitio multilinge, recomendamos usar el idioma principal de la organizacin como etiqueta de origen; slo puede haber una etiqueta de origen. Para garantizar una sincronizacin sin problemas, cuando se realiza un cambio en una pgina en la etiqueta de origen, puede disponerlo de forma que la pgina actualizada se copie de forma manual o automtica en las etiquetas de destino. El cambio puede ser tan insignificante como la correccin de un error de ortografa o tan exhaustivo como la reescritura del contenido. La copia aparece como un nuevo elemento de borrador en el sitio de destino; no reemplaza el contenido existente. El propietario del contenido de la etiqueta de destino toma la decisin de aceptar el cambio tal cual, traducir el cambio u omitirlo. Lo mismo ocurre si un usuario de la etiqueta de origen crea un nuevo sitio o publica una nueva pgina. Los administradores de sitios pueden decidir que desean garantizar la creacin automtica o manual del sitio y las pginas correspondientes de una variante. Para obtener ms informacin acerca de la caracterstica de variantes, consulte Planeacin de variantes.

158

Planeacin de la implementacin de sitios multilinges

Para planear la implementacin de sitios multilinges, debe identificar qu caractersticas y componentes de idioma deben instalarse o configurarse en los servidores. stos pueden incluir: Paquetes de idioma. Compatibilidad con idiomas adicionales. Compatibilidad con separadores de palabras.

Determinacin de los requisitos de los paquetes de idioma

En funcin de sus requisitos de idiomas, identifique los paquetes de idiomas que deben instalarse en los servidores cliente web. Los paquetes de idioma permiten crear sitios de SharePoint y colecciones de sitios en varios idiomas sin que sea necesario realizar instalaciones independientes de Office SharePoint Server 2007. Los paquetes de idioma se instalan en los servidores web front-end y contienen plantillas de sitio especficas de idioma. Cuando crea un sitio o una coleccin de sitios que se basa en una plantilla de sitio especfica de un idioma, el texto que aparece en el sitio o la coleccin de sitios se muestra en el idioma de la plantilla del sitio. Por ejemplo, cuando decide crear un sitio en francs, las barras de herramientas del sitio, las barras de navegacin, listas y encabezados de columna aparecen en francs. Del mismo modo, si decide crear un sitio en rabe, las barras de herramientas del sitio, las barras de navegacin, las listas y los encabezados de columna aparecen en rabe y la orientacin de izquierda a derecha predeterminada del sitio cambia a una orientacin de derecha a izquierda para mostrar correctamente el texto en rabe. La lista de idiomas disponibles que puede usar para crear un sitio o coleccin de sitios es generada por los paquetes de idioma instalados en los servidores cliente web. De manera predeterminada, los sitios y las colecciones de sitios se crean en el idioma en que se instal Office SharePoint Server 2007. Por ejemplo, si instala la versin en espaol de Office SharePoint Server 2007, el idioma predeterminado de los sitios, colecciones de sitios y pginas web es espaol. Si necesita crear sitios, colecciones de sitios o pginas web en un idioma que no sea el predeterminado de Office SharePoint Server 2007, debe instalar el paquete de idioma para ese idioma en los servidores web front-end. Por ejemplo, si usa la versin francesa de Office SharePoint Server 2007 y desea crear sitios en francs, ingls y espaol, debe instalar los paquetes de idioma ingls y espaol en los servidores web front-end. Nota: De manera predeterminada, cuando crea una pgina web en un sitio, dicha pgina usa el identificador del idioma del sitio para mostrar el texto. Los paquetes de idioma de Office SharePoint Server 2007 no estn agrupados en paquetes de instalacin multilinges: debe instalar un paquete de idioma especfico por cada idioma que desee usar. Adems, los paquetes de idioma se deben instalar en todos los servidores web front-end para garantizar que todos los servidores web pueden mostrar contenido en el idioma especificado.
159

En la tabla siguiente se enumeran los paquetes de idioma que estn disponibles para Office SharePoint Server 2007:
Idioma Identificador de idioma/pas

Alemn Japons Nota:

1031 1041

Es posible que haya disponibles ms paquetes de idioma en el futuro. Asimismo, si necesita admitir un idioma para que el que no hay ningn paquete de idioma, puede seguir creando un sitio web o una coleccin de sitios en ese idioma mediante la creacin de pginas web personalizadas. Aunque especifique un idioma para un sitio, algunos elementos de la interfaz de usuario como mensajes de error, notificaciones o cuadros de dilogo puede que no se muestren en el idioma especificado. La razn es que Office SharePoint Server 2007 se basa en varias tecnologas auxiliares, como Microsoft .NET Framework, Microsoft Windows Workflow Foundation, Microsoft ASP.NET y Microsoft SQL Server 2005, y algunas de ellas slo estn traducidas a un nmero limitado de idiomas. Si un elemento de la interfaz de usuario es generado por alguna de estas tecnologas que no est traducida al idioma que el administrador especific para el sitio, el elemento se muestra en ingls. Por ejemplo, si un administrador de sitios crea un sitio en hebreo y el componente .NET Framework muestra un mensaje de notificacin, el mensaje no se mostrar en hebreo porque .NET Framework no est traducido al hebreo. Esto puede ocurrir cuando se crean sitios en cualquier idioma excepto los siguientes: alemn, chino, coreano, espaol, francs, italiano y japons. Adems, algn texto podra aparecer en el idioma de la instalacin original, lo que puede dar lugar a que se muestre texto en el que se mezclen idiomas. Esto suele suceder slo a los creadores de contenido o administradores de sitios, pero no lo suelen ver los usuarios del sitio. Para obtener ms informacin acerca de la instalacin de paquetes de idioma, consulte el tema sobre la implementacin de paquetes de idioma en Office SharePoint Server 2007 (Beta 2).

Determinacin de los requisitos de compatibilidad con idiomas adicionales

En funcin de sus requisitos de idiomas, quiz tenga que instalar compatibilidad con idiomas adicionales en los servidores para idiomas de escritura compleja o idiomas de Asia Oriental. Los componentes que admiten estos tipos de idiomas forman parte del sistema operativo y deben instalarse antes de instalar las caractersticas o componentes de idiomas de Office SharePoint Server 2007. Debe instalar la compatibilidad con idiomas adicionales para los idiomas con escritura compleja o en los que se escribe de derecha a izquierda si desea crear sitios en cualquiera de los siguientes idiomas:
160

rabe

Armenio Georgiano Hebreo ndico Tailands Vietnamita

Debe instalar la compatibilidad con idiomas adicionales para idiomas de Asia Oriental si desea crear sitios en cualquiera de los siguientes idiomas: Chino Japons Coreano

Si es necesario, debe instalar la compatibilidad con idiomas adicionales en cada uno de los servidores, incluidos los servidores cliente web y los servidores de aplicaciones. Para obtener ms informacin acerca de la instalacin de la compatibilidad con idiomas adicionales, consulte la documentacin del sistema operativo o el tema sobre la implementacin de paquetes de idioma en Office SharePoint Server 2007 (Beta 2).

Determinacin de los requisitos de los separadores de palabras y lematizadores

Los separadores de palabras y lematizadores encuentran los lmites de las palabras (separan las palabras) y conjugan los verbos (los reducen a su raz) en los datos indizados de texto. Las reglas de separacin de palabras y lematizacin difieren entre los diversos idiomas y es posible especificar reglas diferentes para distintos idiomas. Los separadores de palabras de cada idioma hacen que los trminos resultantes sean ms precisos para dicho idioma. En el caso en el que haya un separador de palabras para la familia de idiomas, pero no para el subidioma especfico, se usa el idioma principal. Por ejemplo, el separador de palabras del francs se usa para aplicarse a textos escritos en francs canadiense. Si no hay ningn separador de palabras disponible para un idioma determinado, se usar el separador de palabras neutro. Con el separador de palabras neutro, las palabras se dividen en caracteres neutros, tales como espacios y signos de puntuacin. Como procedimiento recomendado, asegrese de instalar el separador de palabras y lematizador adecuados para cada uno de los idiomas que necesita admitir. Los separadores de palabras y los lematizadores deben instalarse en todos los servidores que ejecuten el servicio Office SharePoint Server Search.

161

La siguiente tabla enumera los idiomas para los que Office SharePoint Server 2007 proporciona separadores de palabras y lematizadores:
Idioma Idioma Idioma

Alemn rabe Bengal Blgaro Canars Cataln Checo Chino simplificado Chino tradicional Coreano Croata Dans Eslovaco Esloveno Espaol Fins Francs

Griego Gujarati Hebreo Hindi Hngaro Indonesio Ingls Islands Italiano Japons Letn Lituano Malayalam Malayo Marathi Neerlands Neutro

Noruego Polaco Portugus (Brasil) Portugus (Portugal) Punyab Rumano Ruso Serbio (cirlico) Serbio (latino) Sueco Tailands Tamil Telugu Turco Ucraniano Urd Vietnamita

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresin: Gua de planeacin y publicacin en web de Microsoft Office SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92330&clcid=0xC0A). Consulte la lista completa de los libros disponibles en la seccin de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx).

162

IV. Planeacin de contenido y sitios personalizados

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Planeacin de contenido y sitios personalizados Planeacin de usuarios y perfiles de usuario Planeacin de audiencias Planeacin de Mis sitios Planeacin de elementos web personalizados

163

Planeacin de contenido y sitios personalizados

En este artculo: Planeacin de usuarios y perfiles de usuario Planeacin de audiencias Planeacin de elementos web personalizados Planeacin de Mis sitios Administracin de redes sociales

Microsoft Office SharePoint Server 2007 permite a los usuarios compartir fcilmente informacin acerca de s mismos y su trabajo. Este uso compartido de informacin fomenta la colaboracin, genera y promueve la experiencia y dirige el contenido relevante a las personas que necesitan verlo. Puede personalizar el contenido para cada usuario en cualquier organizacin, al tiempo que permite que los administradores establezcan directivas para proteger la privacidad. Estas caractersticas se generan en una base de datos de propiedades que integra datos sobre personas desde muchos tipos de aplicaciones de empresa y servicios de directorio. Es fundamental comprender y planear correctamente las caractersticas de personalizacin para crear aplicaciones de Office SharePoint Server 2007 eficaces.

Planeacin de usuarios y perfiles de usuario

Los servicios de perfiles son el servicio compartido para las caractersticas de personas y de personalizacin. Los servicios de perfiles se conectan a bases de datos de informacin sobre usuarios de diversos orgenes e integran esa informacin en los perfiles de usuario que constituyen la base de las eficaces caractersticas de personalizacin. La planeacin de usuarios y perfiles de usuario incluye: Planeacin de conexiones a servicios de perfiles. Planeacin de los perfiles de usuario. Planeacin de las caractersticas de personalizacin. Planeacin de las directivas. Planeacin de la bsqueda de usuarios.

Uso de la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls). Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de usuarios y perfiles de usuario, consulte Planeacin de usuarios y perfiles de usuario.

164

Planeacin de audiencias
Las audiencias se usan para dirigir el contenido a los usuarios que ms lo necesitan, en funcin de las propiedades, las relaciones de la organizacin, las listas de distribucin o los grupos de SharePoint. La planeacin de audiencias incluye: Planeacin de audiencias clave. Planeacin del contenido dirigido a las audiencias.

Uso de la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls). Para obtener ms informacin acerca de la planeacin para audiencias, consulte Planeacin de audiencias.

Planeacin de elementos web personalizados

Use elementos web personalizados para proporcionar contenido personalizado para sitios y pginas web, empezando por Mis sitios. Los diferentes elementos web destinan el contenido de distintas maneras. La planeacin de los elementos web personalizados incluye: Planeacin de elementos web de perfil pblico. Planeacin de elementos web de sitios personales. Planeacin de elementos web de sitios de personalizacin. Planeacin de elementos web adicionales de Mi sitio. Planeacin de elementos web personalizados en otros sitios.

Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de elementos web personalizados, consulte Planeacin de elementos web personalizados.

Planeacin de Mis sitios

Mis sitios son sitios especiales de SharePoint que se personalizan para cada usuario. Los sitios de SharePoint tienen tres vistas diferentes: un perfil pblico que cualquiera puede ver, un sitio personal destinado a cada persona para almacenar documentos y simplificar la colaboracin, y una experiencia unificada que vincula todos los sitios de personalizacin de esa persona. La planeacin de Mis sitios incluye: Uso de las plantillas de Mi sitio. Activacin de la caracterstica Mi sitio. Planeacin de las directivas de Mi sitio. Planeacin de los sitios de personalizacin.

Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de Mis sitios y los numerosos tipos de sitios personalizados, consulte Planeacin de Mis sitios.

165

Administracin de redes sociales

El concepto de red social implica la capacidad de una plataforma de tecnologa de proporcionar informacin y capacidades de interaccin mejoradas con respecto a las personas y recursos. Las caractersticas de la red social son: Mis sitios Elemento web Compaeros Elemento web Rastreador de compaeros Elementos web Sitios de SharePoint, Vnculos y Pertenencias Elemento web En comn con Informacin de presencia

Para obtener ms informacin acerca de la administracin de redes sociales, consulte las notas del producto acerca de la administracin de redes sociales con Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262436.aspx).

166

Planeacin de usuarios y perfiles de usuario

En este artculo: Acerca de los usuarios y los perfiles de usuario Planeacin de conexiones a servicios de perfiles Planeacin de propiedades de perfil de usuario Planeacin de usuarios y relaciones Planeacin de directivas Planeacin de la bsqueda de usuarios Planeacin de la funcionalidad de personalizacin adicional Hojas de trabajo

La informacin acerca de los usuarios de la organizacin se almacena en los perfiles de usuario, en los servicios de perfiles. Los servicios de perfiles los administra un administrador de servicios que dispone de permisos adicionales que no estn disponibles para los administradores de proveedores de servicios compartidos (SSP). Los administradores de los servicios importan la informacin acerca de los usuarios desde servicios de directorio, tales como el servicio de directorio de Active Directory y el Protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP). Al planear una implementacin inicial de Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe planear las conexiones entre los servicios de directorio y los servicios de perfiles, planear las propiedades de perfiles de usuario, planear las directivas para mostrar y cambiar los perfiles de usuario, y planear cmo otras caractersticas de personalizacin tales como los sitios personalizados usarn los perfiles de usuario.

Acerca de los usuarios y los perfiles de usuario

Para poder personalizar los sitios y el contenido de la organizacin, primero debe saber quines son los usuarios que forman parte de la organizacin, cmo colaboran y qu informacin desean obtener los unos de los otros. La informacin acerca de los usuarios puede proceder de productos y tecnologas de Microsoft, como Microsoft Exchange, Active Directory y Microsoft SQL Server. Puede provenir de estndares del sector para el seguimiento de personas, como LDAP. Tambin puede provenir de aplicaciones de lnea de negocio, como SAP. Esto permite reunir todas las propiedades de estos diversos orgenes para crear perfiles de usuario unificados y coherentes en toda la organizacin. Las propiedades y los datos de estos orgenes se almacenan en perfiles de usuario que son administrados por servicios de perfiles. Los perfiles de usuario identifican las conexiones entre los usuarios, tales como administradores comunes, grupos de trabajo, pertenencia a grupos y sitios. De este modo, la relacin entre los usuarios de la organizacin puede usarse para fomentar una colaboracin ms eficaz con los compaeros y entre los equipos. Esta colaboracin incluye la capacidad de los usuarios de encontrarse mediante el uso de caractersticas de bsqueda especficas del usuario.

167

Los perfiles de usuario y sus propiedades sirven tambin para implementar caractersticas de personalizacin, como crear Mis sitios y la identificacin de contenido. Los perfiles de usuario son algo ms que simples agrupaciones de propiedades sobre usuarios de la organizacin que se han importado y personalizado. Las propiedades tambin se usan en la pgina pblica de Mi sitio para mostrar informacin acerca de las relaciones de cada usuario con otros usuarios y con el contenido de la organizacin. Tambin hay que mencionar la lista de documentos compartidos por cada usuario y las directivas que definen cmo se muestra y comparte la informacin acerca de los usuarios. El perfil pblico de cada usuario incluye secciones que contienen la siguiente informacin: Propiedades Algunas de estas propiedades son pblicas y aparecen en la pgina de perfil pblico, pero muchas slo estn visibles para los administradores. Los administradores de SSP son los nicos usuarios que pueden ver y modificar todas las propiedades de perfil de usuario en el nivel de SSP. Los administradores de coleccin de sitios pueden ver valores de propiedades en el nivel de SSP en la lista de informacin de usuario de la coleccin de sitios, pero no pueden modificar perfiles ni propiedades de usuario reales. Pueden modificar las propiedades de nivel de sitio que se incluyan en la lista de informacin de usuario, pero no se agregan a los perfiles de usuario almacenados en los servicios de perfiles. Redes sociales Incluye los sitios, las listas de distribucin y las pertenencias a grupos de seguridad para el usuario, y una seccin independiente que enumera los compaeros actuales del usuario. Al ver el perfil pblico de otra persona, los usuarios tambin pueden ver los compaeros que tienen en comn con ese usuario. Documentos Lista de documentos compartidos para el usuario, incluidos los documentos de todos los sitios de los que el usuario es miembro, organizados en fichas por sitio. Directivas Est disponible slo para los administradores a menos que stos concedan a los usuarios la capacidad de reemplazar determinadas directivas. Esta seccin se usa para establecer cmo se muestra la informacin de otras secciones y quines pueden verla. Todas estas caractersticas se presentan para fomentar la colaboracin y reforzar las conexiones entre los usuarios de la organizacin. Una revisin rpida del perfil pblico indica al usuario que ve la informacin quin es alguien, en qu se est trabajando y con quin se trabaja. Tambin permite a los administradores tomar decisiones acerca de quin puede ver toda esta informacin y cmo se comparte. Para realizar una planeacin de los usuarios y una personalizacin correctas, hay que pensar cul es la mejor manera de implementar Office SharePoint Server 2007 para presentar de una manera eficaz toda esta informacin. Esta informacin debe incluir: Una lista de los orgenes de conexin para los perfiles de usuario, incluidos Active Directory, LDAP y aplicaciones de empresa, como SAP o Siebel, que hacen un seguimiento de los usuarios. Incluya la ubicacin, el tipo de autenticacin, las cuentas y cualquier otra informacin necesaria para conectar los servicios de perfiles con cada origen. Una lista de las caractersticas de los usuarios que estn disponibles en los perfiles de usuario, junto con la configuracin de directiva, la directiva de acceso predeterminada y las directivas de sustitucin y replicacin para cada caracterstica.

168

 Una lista de propiedades de perfil de usuario administrada por el administrador de SSP, junto con la misma informacin de directiva usada para las caractersticas. Agregue columnas para cada origen de conexin para registrar las asignaciones de propiedad que desea usar. Una lista de sitios de portal y colecciones de sitios y una nota que registra quin planea las propiedades de la lista de informacin de usuario de cada coleccin de sitios. Si el administrador de SSP planea las propiedades de usuario en el nivel de coleccin de sitios, registre una lista de propiedades y decida si es mejor almacenarlas en el perfil de usuario de modo que estn disponibles para las colecciones de sitios a travs del SSP o si se agregarn ms adelante a la lista de informacin de usuario de una coleccin de sitios. Las propiedades de las listas de informacin de usuario de una coleccin de sitios se basan en propiedades replicadas de los perfiles de usuario, pero no estn conectadas a los perfiles de usuario. Las propiedades agregadas a la lista de informacin no se almacenan en el perfil de usuario. Estas propiedades no se importan, por lo que no es necesario preocuparse de cmo planear las asignaciones de propiedades.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar esta informacin.

Planeacin de conexiones a servicios de perfiles

Los servicios de perfiles se usan para conectar las propiedades de los orgenes de datos que estn basadas en el usuario, tales como las aplicaciones de lnea de negocio y los servicios de directorio (principalmente Active Directory y LDAP), con los perfiles de usuario y las propiedades que habilitan muchas de las caractersticas de Office SharePoint Server 2007. Los servicios de perfiles estn disponibles en las pginas de administracin de SSP. Desde el vnculo Importar conexiones de la pgina de administracin Perfiles de usuarios y propiedades, puede conectarse directamente a Active Directory o LDAP para importar los perfiles de usuario desde estos orgenes a Office SharePoint Server 2007. Los administradores de los servicios seleccionan las propiedades de servicios de directorio para importar perfiles de usuarios. Tambin puede agregar las propiedades de datos profesionales que contienen informacin acerca de los usuarios a perfiles de usuarios existentes mediante la conexin al Catlogo de datos profesionales, la seleccin de una entidad relevante en una aplicacin de datos profesionales registrada y la asignacin de esa entidad a una propiedad de perfil existente o su adicin como una nueva propiedad. Estas propiedades aumentan los perfiles existentes importados desde los servicios de directorio. No puede crear ni importar totalmente nuevos perfiles de usuarios desde el Catlogo de datos profesionales. Puede importar las propiedades de todos estos orgenes a los perfiles de usuario mediante la conexin con el servicio o la base de datos correspondiente y la asignacin del identificador nico de cada propiedad del servicio compartido al identificador nico de la propiedad correspondiente en la aplicacin de empresa. Estas conexiones pueden realizarse independientemente del mtodo de autenticacin usado por la aplicacin de empresa.
169

El servicio mantiene las conexiones con las aplicaciones de empresa relevantes y actualiza las propiedades de perfiles de usuario durante importaciones programadas peridicamente desde todos los orgenes de datos relevantes. Sin embargo, los datos no se exportan, por lo que la base de datos de perfiles de usuarios no puede sobrescribir las bases de datos de origen. La planeacin de los perfiles de usuario consiste en comenzar con las propiedades predeterminadas de los perfiles de usuario en Office SharePoint Server 2007, identificar las conexiones a los servicios de directorio que necesite para complementar esas propiedades con la informacin acerca de los usuarios que ya tiene, y tener en cuenta otros datos profesionales que le permitan conectar los usuarios a las aplicaciones de lnea de negocio. El principio clave de la planeacin es la coherencia en todos los orgenes de datos para todos los usuarios de la organizacin.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar sus decisiones de planeacin. Incluya una lista de orgenes de conexin para perfiles de usuario, incluidos Active Directory, LDAP y aplicaciones de empresa como SAP o Siebel que realicen un seguimiento de los usuarios. Incluya la ubicacin, el tipo de autenticacin, las cuentas y cualquier otra informacin necesaria para conectar los servicios de perfiles con cada origen. Los servicios de perfiles le permiten recopilar informacin acerca de los usuarios de la organizacin a travs de los servicios de directorio y aplicaciones de empresa para que siempre tenga disponible informacin coherente cuando la necesite. La informacin acerca de los usuarios se sincroniza en la implementacin con todos los sitios de colecciones que usan el mismo SSP. Esta informacin tambin puede ser usada por caractersticas de personalizacin para aumentar el valor de la colaboracin y las relaciones en la organizacin.

Planeacin de propiedades de perfil de usuario

Los perfiles de usuario y las propiedades estn disponibles para los administradores en la seccin Perfiles de usuario y Mis sitios de la pgina Administracin de servicios compartidos. Los perfiles de usuario pueden verlos los dems desde la pgina de perfil pblico de Mi sitio de cada usuario. Cada sitio que usa el mismo SSP recibe el mismo conjunto bsico de propiedades del almacn de perfiles de usuario y muestra las propiedades en la lista de informacin sobre los usuarios del sitio. Los administradores de SSP pueden agregar propiedades adicionales a la lista de informacin de usuario en todas las colecciones de sitios que usan el mismo SSP. Los administradores de cada coleccin de sitios no pueden agregar propiedades a los perfiles de usuario, pero s pueden agregar propiedades a la lista de informacin de usuario para determinados usuarios en funcin de sus necesidades profesionales. Cuando planee los perfiles de usuario, debe tener en cuenta varios factores:
170

 Cules son los servicios de directorio planeados y existentes? Estos servicios formarn la base para los perfiles de usuario. Decida qu propiedades se van a usar para los perfiles de usuario principales, basndose en aqullas que son relevantes en toda la organizacin (o en el SSP de una organizacin que tiene varios conjuntos de servicios compartidos). Son esenciales las propiedades que se pueden usar al buscar usuarios, al crear las audiencias que permitirn orientar el contenido y al establecer las relaciones entre los compaeros y grupos de trabajo. Primero revise la lista de propiedades en los servicios de directorio, contine con la lista de propiedades predeterminadas que Office SharePoint Server 2007 proporciona y modifique esa lista de acuerdo con estas consideraciones.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las propiedades planeadas. Qu aplicaciones de lnea de negocio usa que tengan informacin acerca de los usuarios? Qu propiedades se pueden asignar a las propiedades de los servicios de directorio?
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar estas asignaciones y anote qu asignaciones deben tener prioridad en caso de conflicto. Asegrese de agregar las aplicaciones de lnea de negocio a la lista de aplicaciones de empresa que deben estar registradas en el Catlogo de datos profesionales e intgrelas en la planeacin de la inteligencia empresarial. En funcin de su plan de inteligencia empresarial, qu otras propiedades de las aplicaciones de empresa no relacionadas con el usuario pueden resultar tiles para los usuarios de la organizacin? Puede usar estas propiedades en elementos web personalizados para orientar los datos profesionales en funcin de las audiencias.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar esta informacin.

171

 Cuntos registros de usuarios piensa importar desde todos los orgenes, y con qu frecuencia desea programar las importaciones? La frecuencia de las importaciones programadas depender del nmero de registros, la intensidad con la que use las caractersticas de personalizacin y cundo puede programar las importaciones para tener el menor impacto en el rendimiento y la disponibilidad. Ofrezca a sus administradores de TI esta informacin para que puedan incluirla en su planeacin de la implementacin. Qu propiedades de perfil de usuario de nivel de sitio prev? En algunas organizaciones, esto puede dictarse de forma centralizada. En otras organizaciones, esta decisin se puede dejar al criterio del administrador de cada coleccin de sitios. Nota: El perfil pblico de Mi sitio reemplaza el perfil de usuario de Windows SharePoint Services 3.0 cuando se instala Office SharePoint Server 2007. Si su implementacin inicial de Office SharePoint Server 2007 se instala en una instalacin de Windows SharePoint Services 3.0, tenga en cuenta que su informacin de perfil de usuario ser reemplazada y deber planear teniendo esto presente.

Propiedades de perfil de usuario predeterminadas

Office SharePoint Server 2007 proporciona un conjunto de propiedades predeterminadas. Recomendamos revisar estas propiedades y las directivas que se aplican a las mismas antes de decidir qu cambios desea realizar, qu propiedades desea mantener o quitar y qu propiedades adicionales desea crear. Para obtener ms detalles acerca de las directivas y propiedades de perfiles de usuario, consulte Propiedades de perfil de usuario adicionales a continuacin.

Propiedades de perfil de usuario adicionales

Las propiedades de perfil de usuario predeterminadas y las propiedades importadas desde conexiones a servicios de directorio y aplicaciones de empresa pueden complementarse con informacin adicional clave sobre el seguimiento de las propiedades que no est disponible desde otros orgenes. Piense en agregar propiedades en el nivel de SSP o de coleccin de sitios en funcin de las necesidades profesionales que haya identificado en sus planes anteriores. Las necesidades profesionales clave a menudo pueden satisfacerse mediante la creacin de nuevas propiedades que asocian usuarios con importantes procesos de negocio. Para cada concepto importante de la arquitectura de la informacin, piense si hay una propiedad personalizada que pueda agregarse a los perfiles de usuario con el fin de vincular a los usuarios de la organizacin con informacin acerca del concepto. A continuacin, estas propiedades pueden usarlas las bsquedas, para encontrar usuarios, o las caractersticas de personalizacin, para orientar el contenido a los usuarios. Las propiedades no tienen que estar visibles en los perfiles pblicos o en Mis sitios, y pueden resultar tiles para la bsqueda o la personalizacin sin que se muestren en los perfiles pblicos o en Mis sitios.

172

Para limitar el mbito de su plan, d prioridad a las oportunidades ms importantes para mejorar los perfiles de usuario. Cntrese en agregar propiedades que habiliten necesidades o escenarios profesionales clave para cada coleccin de sitios. Si la propiedad est relacionada con un proceso de negocio menos central para la coleccin de sitios, o si la propiedad parece relevante pero no sirve para escenarios especficos, espere hasta que se identifique una necesidad especfica durante las operaciones normales en lugar de planear agregar la propiedad durante la implementacin inicial. Es posible que no necesite agregar muchas nuevas propiedades, pero vale la pena considerar esto por si existiese cualquier necesidad evidente.

Configuracin de listas de opciones de propiedades

Las listas de opciones de propiedades permiten a los administradores de servicios de perfiles sugerir valores aceptables o limitar los valores de cualquier propiedad enumerando las opciones sugeridas o aprobadas, que a continuacin se muestran para los usuarios en forma de una lista de valores para la propiedad. Las listas de opciones de propiedades pueden dejar la eleccin a discrecin del usuario, o definir una lista de opciones que se pueden agregar manualmente o importarse desde (o exportarse a) un archivo delimitado por comas. Este ltimo tipo de lista de opciones de propiedades, una lista de opciones de propiedades definida, es un modo eficaz de sugerir valores tiles para una propiedad personalizada. Tambin puede decidir impedir la inclusin de valores irrelevantes mediante la limitacin de las opciones a la lista definida. Tambin puede usar listas de opciones de propiedades para permitir a los usuarios que seleccionen valores para la misma propiedad. Muchos tipos de informacin sobre los usuarios implican ms de un valor. Por ejemplo, puede usar una lista de opciones de propiedades para permitir a los empleados enumerar sus certificaciones profesionales y otras cualificaciones oficiales; todas ellas aparecern como valores de la propiedad. A modo de ejemplo sobre cmo usar una lista definida para facilitar la bsqueda de informacin y fomentar la colaboracin, piense en una organizacin que agregue una propiedad personalizada para reas de experiencia. El administrador del SSP identifica las 10 reas de experiencia ms importantes y que tienen una mayor relevancia para los usuarios de las colecciones de sitios que usan el SSP. Estas reas se registran como valores en una lista de opciones de propiedades definidas para la propiedad de rea de experiencia. El administrador de la bsqueda asigna las mismas propiedades a las propiedades administradas y los administradores de colecciones de sitios de cada coleccin de sitios pueden luego identificar los Resultados ms probables asociados a las palabras clave de cada rea de experiencia. Ahora, cuando los usuarios busquen palabras clave habituales, los expertos de cada rea relevante aparecern en la parte superior de los resultados de la bsqueda.

173

Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar si la propiedad usa una lista definida, los valores de la lista de opciones de propiedades, y si la lista es abierta o cerrada. Esto le permite configurar ms fcilmente las propiedades durante la implementacin inicial. Para obtener ms informacin acerca de cmo se usan las propiedades de perfil de usuario en la bsqueda, consulte Planeacin de la bsqueda.

Planeacin de usuarios y relaciones

Las relaciones entre los distintos usuarios de los sitios de la organizacin se muestran en la pgina de perfil pblico de cada usuario y tambin en cada pgina principal del sitio personal del usuario. Los administradores de SSP tambin pueden ver informacin sobre estas relaciones en los perfiles de usuario almacenados en los servicios de perfiles. La informacin de estas relaciones incluye: Pertenencia a sitios (una vista global de todas las pertenencias de cada usuario). Pertenencia a listas de distribucin.

Pertenencia a grupos de seguridad (se incluyen de manera predeterminada slo los grupos que tienen habilitado el correo electrnico). Compaeros (que usan los elementos web Mis compaeros y En comn con). Cuando se planea la estructura de las colecciones de sitios, un elemento clave para los sitios es la pertenencia. Los usuarios se pueden agregar como miembros o se pueden incluir en el grupo de miembros de un sitio. Deben proporcionarse sitios para los principales procesos y divisiones de la empresa, y estos sitios deben incluir los usuarios adecuados. La pertenencia en las listas distribucin y los grupos de seguridad existir para todas las organizaciones excepto las ms recientes. El perodo de planeacin de Office SharePoint Server 2007 es un buen momento para revisar los permisos de usuario y grupo con el fin de garantizar que los usuarios poseen los niveles de permisos correctos para hacer sus trabajos. Es recomendable que los encargados de planear las caractersticas de personalizacin hablen con los encargados de planear la seguridad con el fin de incorporar cualquier cambio en su propia planeacin. Es tambin un buen momento para revisar las listas de distribucin y reorganizarlas para reflejar la planeacin de la arquitectura de la informacin. Se pueden dejar de usar las listas de distribucin redundantes y se pueden crear listas de distribucin que se ajusten a otros requisitos. Los compaeros son automticamente todas las personas del grupo de trabajo inmediato de cada usuario: el administrador, los usuarios del mismo nivel y los subordinados directos, por lo que no es necesaria ninguna planeacin especfica. En organizaciones que poseen relaciones clave que
174

abarcan grupos de trabajo, recomendamos que los administradores u otros usuarios agreguen personas a las listas Mis compaeros para determinados grupos de trabajo. Los administradores de SSP y colecciones de sitios deben fomentar que los administradores realicen estos cambios despus de la implementacin inicial, o permitir a los administradores un acceso anterior a la implementacin inicial para que puedan comprobar la jerarqua organizativa y realizar cambios en los servicios de directorio. La planeacin de los usuarios y las relaciones se inicia con la planeacin de la pertenencia en los sitios, las listas de distribucin y los grupos de SharePoint en funcin de las consideraciones de seguridad, su jerarqua organizativa y las funciones de las personas y equipos de usuarios en su organizacin. Piense en cmo colaboran actualmente los usuarios, en funcin de los administradores o las tareas habituales en los grupos de trabajo, y, a continuacin, considere los modos en los que puede mejorar esa colaboracin mediante el uso de nuevas listas de distribucin o grupos, o mediante la adicin de usuarios como compaeros. Contemple cualquier otra funcionalidad que se base en la pertenencia de estos grupos. Por ejemplo, la pertenencia puede usarse para destinar contenido a audiencias especficas. A continuacin, puede decidir cul de esta informacin debe compartirse y cmo debe hacerse mediante la planeacin de directivas.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar todas las decisiones de planeacin.

Planeacin de directivas
Cuando planea la personalizacin de los sitios de portal, debe considerar cuidadosamente la disponibilidad de informacin sobre los usuarios de su organizacin. No toda la informacin es adecuada para que todos la vean. Cierta informacin slo debe estar disponible para los usuarios y administradores con el objeto de conservar la privacidad. Otra informacin, en cambio, puede y debe ser compartida libremente con otras personas para fomentar la colaboracin. La decisin sobre qu informacin se ha de compartir es una decisin importante que depende de las necesidades concretas de cada organizacin. Office SharePoint Server 2007 proporciona un conjunto de directivas configurables para que los administradores de servicios de perfiles puedan disponer de la informacin correcta para satisfacer las necesidades de la organizacin. Las directivas pueden variar segn cada SSP, por lo que al equipo de planeacin le conviene revisar las necesidades de colaboracin de la organizacin para desarrollar un plan que sirva para implementar la combinacin correcta de directivas.

175

Cada propiedad y caracterstica de personalizacin expuesta en los perfiles de usuario y los sitios personales posee una directiva predeterminada recomendada que puede personalizarse en funcin de las necesidades de cada organizacin. Cada directiva est compuesta por dos partes: Configuracin de directiva Algunas caractersticas de personalizacin proporcionan informacin que es fundamental para los procesos de negocio clave de una organizacin. Otra informacin puede ser inadecuada para compartirla en una organizacin. Para algunos usuarios, pero no para otros, resultar til compartir determinada informacin, por lo que se necesitan diferentes directivas para los distintos usuarios. El equipo de planeacin puede decidir cambiar las directivas por caracterstica o propiedad para satisfacer las necesidades profesionales de la organizacin. stas son las opciones especficas: Habilitada La caracterstica est visible para otros usuarios que no son el administrador de SSP, en funcin de la configuracin de acceso predeterminada. Obligatoria Esta propiedad debe contener informacin, que se comparte en funcin del acceso predeterminado. Los formularios que contienen estas caractersticas o propiedades no pueden enviarse hasta que se proporcione la informacin requerida. Por ejemplo, la propiedad Administrador a menudo es obligatoria de manera que pueda usarse para proporcionar informacin para la caracterstica Mi grupo de trabajo y las audiencias en funcin de la jerarqua de informes de la organizacin. Opcional La propiedad se crea y sus valores pueden o no proporcionarse automticamente. Cada usuario decide si va a proporcionar valores para la propiedad o si va a dejarla vaca. Por ejemplo, el nmero de telfono de un usuario a menudo se deja en blanco y cada usuario decide si desea o no ofrecer un nmero de telfono que estar visible para otros usuarios. La caracterstica Mis compaeros es opcional, pero, en lugar de estar en blanco, la lista de compaeros que incluye a todos los miembros del grupo de trabajo actual est visible de manera predeterminada para los usuarios que tienen acceso. Los usuarios pueden optar por quitar compaeros de la lista o ampliar la lista agregando ms compaeros. Deshabilitada El administrador del SSP es el nico que puede ver la propiedad o caracterstica. No se muestra en sitios personalizados ni elementos web y no se puede compartir. Reemplazo de usuario Las propiedades que tienen la opcin Reemplazo de usuario seleccionada permiten a los usuarios cambiar las directivas de acceso predeterminadas para las propiedades de perfil de usuario. Con esta opcin seleccionada, cada usuario puede decidir quin puede ver los valores que se especificaron para la propiedad. Si esta propiedad no se selecciona, slo los administradores pueden cambiar la configuracin de acceso predeterminada. Replicable Las propiedades y caractersticas que tienen la opcin Replicable seleccionada pueden replicarse en otros sitios de SharePoint, pero slo si tienen el acceso predeterminado establecido en Todos y la opcin Reemplazo de usuario no est seleccionada. Configuracin de privacidad predeterminada La configuracin de privacidad determina quin puede ver informacin de una caracterstica de personalizacin concreta. Las opciones de configuracin disponibles son:
176

 Todos Todos los usuarios que poseen permisos de Lector para el sitio pueden ver la informacin relevante. Mis compaeros Todos los usuarios de la lista Mis compaeros de este usuario pueden ver la informacin de este usuario. Mi grupo de trabajo Todos los compaeros del grupo de trabajo del usuario pueden ver la informacin. Mi administrador Slo el usuario y el administrador inmediato del usuario pueden ver la informacin. Slo yo Slo el usuario y el administrador del sitio pueden ver la informacin.

Planeacin de directivas para las caractersticas de usuario

Algunas organizaciones permitirn que los administradores de SSP individuales configuren las directivas y otras organizaciones desearn implementar una directiva coherente en toda la organizacin. Establecer las expectativas para las directivas durante la planificacin inicial puede evitar confusiones, sorpresas y malentendidos en el futuro. Independientemente de cul sea su decisin, debe dejar claras las directivas a los usuarios de la organizacin cuando comiencen a usar Office SharePoint Server 2007, para anticiparles que cierta informacin sobre ellos y su trabajo estar disponible para otros usuarios. Las directivas pueden variar dependiendo de la finalidad de los sitios en el SSP. Tenga en cuenta la planeacin de la arquitectura de la informacin y la jerarqua de los sitios cuando decida qu directivas va a usar. Por ejemplo, un sitio basado en la colaboracin es probable que tenga un conjunto de directivas menos restrictivas que un sitio diseado como repositorio de documentos. Considere tambin quin usa los sitios. Los sitios orientados a clientes tendrn consideraciones de directivas totalmente diferentes a las de los sitios de colaboracin, y un sitio de portal central de una gran organizacin puede tener una menor necesidad de compartir informacin que el sitio de un departamento. Muchos de estos aspectos se tendrn en cuenta como parte de la planeacin de la seguridad, pero las consideraciones sobre la seguridad y las directivas de privacidad estn suficientemente relacionadas, por lo que resulta conveniente tenerlas presentes en conjunto. Que las directivas tengan menos restricciones implica que los usuarios vern perfiles pblicos con ms frecuencia, lo que afecta a la frecuencia con la que se deben actualizar los perfiles de usuario y compilar las audiencias. En organizaciones con muchos usuarios, esto puede afectar a la planeacin del rendimiento y de la capacidad.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las decisiones relativas a las directivas para cada caracterstica y propiedad. Los administradores de sitios y SSP deben compartir las decisiones relativas a las directivas con los profesionales de TI de la organizacin. stos son algunos de los aspectos que pueden afectar a la planeacin de TI:
177

Frecuencia prevista para actualizar la informacin de perfil de usuario. Frecuencia prevista para compilar audiencias.

Efecto en el rendimiento y la capacidad de los servidores en los que se ejecutan servicios de perfiles. Efecto en la planeacin de la seguridad. Para obtener ms informacin acerca de las directivas predeterminadas y las opciones de configuracin disponibles para las directivas, consulte el tema sobre directivas para servicios de perfiles.

Planeacin de directivas para las propiedades de perfiles de usuario

Propiedades tales como el nombre de cuenta, el nombre preferido, el nmero de telfono del trabajo, el departamento, el cargo y la direccin de correo electrnico del trabajo son obligatorias de manera predeterminada porque en la mayora de las organizaciones son mtodos clave para habilitar la colaboracin y desarrollar las relaciones organizativas. Muchas de ellas tambin las usa Office SharePoint Server 2007 para habilitar otras caractersticas, como compaeros y audiencias. Los usuarios no pueden invalidar de manera predeterminada estas propiedades porque es importante para los administradores de servicios de perfiles que el acceso a la informacin se mantenga coherente y predecible. De forma predeterminada, la mayora de las propiedades estn visibles para todos, pero la informacin confidencial, como los nmeros de telfono que no son del trabajo, se limitan a los usuarios que se han seleccionado como compaeros. Hay un par de propiedades ms que slo son de inters privado. Cada organizacin tiene distintas necesidades. Por ejemplo, una empresa con muchos empleados de campo es probable que considere importante que todos sus empleados puedan ver la informacin de los telfonos mviles. Otras organizaciones pueden preferir mantener una privacidad total de los nmeros de telfono no relacionados con el trabajo. Las organizaciones que se centran en la colaboracin de equipos pequeos puede que deseen limitar ms propiedades a un grupo principal de compaeros. Al planear la configuracin de directiva de una propiedad, tenga en cuenta los siguientes factores: Considere la posibilidad de convertir una propiedad en obligatoria si: Hay caractersticas de usuario clave que usan la propiedad. La propiedad est asociada a datos profesionales clave para aplicaciones en el Catlogo de datos profesionales. La propiedad se usa para la creacin de audiencias. Los administradores de servicios de perfiles esperan que la propiedad tenga valores coherentes y significativos. Considere la posibilidad de deshabilitar una propiedad si:
178

La propiedad va a usarse en pocas ocasiones.

 La propiedad distraer la atencin de las propiedades ms importantes. Sin embargo, tenga en cuenta que puede cambiar la configuracin de presentacin de propiedades para que se oculten ante usuarios que vean perfiles pblicos, la pgina Editar detalles o el elemento web Mis compaeros. Considere la posibilidad de seleccionarla como opcional si decide proporcionar valores predeterminados para las propiedades pero tambin desea que los usuarios puedan quitar la informacin o si desea permitir que cada usuario proporcione el valor que sea relevante para la propiedad. Al planear la directiva de acceso predeterminada, tenga en cuenta los siguientes factores: Si desea usar la propiedad en bsquedas de forma que los usuarios se puedan encontrar si realizan las bsquedas por propiedad, establezca la directiva de acceso predeterminada en Todos. La bsqueda no usar las propiedades que tengan un acceso ms restrictivo. Si la propiedad resulta til en los grupos de trabajo y otras divisiones de la organizacin y no contiene informacin confidencial, considere la posibilidad de hacerla visible para todos los usuarios. Si la propiedad resulta fundamentalmente til para la colaboracin dentro de un grupo de trabajo inmediato o un grupo concreto de compaeros seleccionados individualmente, considere la posibilidad de hacerla visible slo para los compaeros. Si la propiedad es de tipo privado o confidencial, considere la posibilidad de hacerla visible slo para el administrador inmediato o, en algunos casos, slo para ese usuario en concreto. Cada organizacin puede tener un concepto distinto de lo que considera informacin privada. A la hora de decidir si va a permitir que los usuarios invaliden las directivas de las propiedades, tenga en cuenta los siguientes factores: Configure las propiedades de perfiles de usuario clave que necesiten valores coherentes y un control del administrador claro para que los usuarios no puedan invalidarlas. La invalidacin slo debe habilitarse cuando el acceso a una propiedad no sea esencial para las necesidades de la organizacin. Los usuarios deben ser capaces de invalidar la directiva de acceso para una propiedad si el nivel de privacidad de la informacin puede variar entre distintos usuarios, y el administrador no puede predecir una nica directiva para todos los usuarios. Por ejemplo, la fecha de contratacin de un empleado puede ser considerada privada para un empleado y un motivo de orgullo para otro. Los usuarios deben poder invalidar las propiedades que pueden ser relevantes para diferentes grupos de usuarios con el tiempo, cambiando la directiva de acceso predeterminada. Para obtener ms informacin acerca de las directivas predeterminadas y las opciones de configuracin disponibles para las directivas, consulte el tema sobre las directivas de servicios de perfiles.

179

Replicacin de directivas
Otro factor que debe tener en cuenta es qu informacin se replicar desde el SSP en las listas de informacin de usuario en los sitios de SharePoint. Puede limitar la replicacin de informacin haciendo que las directivas sean ms restrictivas o limitando la informacin que es replicable. nicamente pueden replicarse propiedades. Las propiedades que tienen la opcin Replicable seleccionada pueden replicarse en otros sitios de SharePoint, pero slo si tienen el acceso predeterminado establecido en Todos y la opcin Reemplazo de usuario no est seleccionada. Cada sitio que use el SSP usar las propiedades replicables en las listas de informacin de usuario. Las propiedades establecidas en Todos que no son replicables pueden verse en el perfil pblico, pero dichas propiedades no aparecen en las listas de informacin de usuario. Si no se replica una propiedad, los valores de la propiedad en las listas informacin de usuario de los sitios de SharePoint se mantienen, pero ya no se replican los cambios y debe realizarlos el administrador de la coleccin de sitios.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las propiedades que desea incluir en las listas de informacin de usuario.

Planeacin de la bsqueda de usuarios

Office SharePoint Server 2007 permite que los usuarios busquen a otros usuarios segn su experiencia y funcin en la organizacin. De forma predeterminada, estn habilitados los siguientes mtodos de bsqueda de personas: mbito de bsqueda Personas Se proporciona un mbito de bsqueda que limita los resultados de bsqueda a los perfiles pblicos del almacn de perfiles de usuario del SSP. Independientemente de los trminos de bsqueda usados, slo los usuarios que coincidan con estos trminos aparecen en los resultados de la bsqueda. Ficha Personas en el sitio del Centro de bsqueda La ficha Personas del sitio del Centro de bsqueda ofrece opciones para buscar usuarios. Puede buscar usuarios por nombre o asunto relacionado, as como por propiedades relacionadas con los usuarios tales como un cargo y un departamento. Bsqueda avanzada Es posible encontrar usuarios si se realizan bsquedas avanzadas segn los valores de las propiedades del perfil de usuario. Cada perfil de usuario que coincide con el valor del perfil seleccionado aparece en los resultados de la bsqueda. A partir de los valores de las propiedades del perfil de usuario Puede buscar usuarios sin hacerlo de forma explcita mediante la seleccin de valores para los usuarios con el fin de encontrar otros usuarios que tengan el mismo valor para la propiedad. Estas propiedades se pueden mostrar en los perfiles de usuario, en listas de informacin de usuario, en listas de SharePoint o en los resultados de bsqueda en general.
180

 Bsquedas detalladas Puede restringir los resultados de la bsqueda de personas para que se incluyan slo los resultados de usuarios que tengan un valor especfico en sus perfiles de usuario. Clasificacin por diferencia social De manera predeterminada, todas las bsquedas de usuarios se agrupan por diferencia social. Es decir, los usuarios que trabajan de un modo ms estrecho con el usuario que ve los resultados de la bsqueda se agrupan en primer lugar, seguidos de los usuarios ms distantes. Independientemente del mtodo de bsqueda que se use, los resultados de la bsqueda de personas contienen vnculos a los perfiles pblicos de cada usuario y vnculos para ponerse en contacto con ellos por correo electrnico o programas de mensajera. Cuando planee los usuarios, recomendamos que considere la posibilidad de complementar el mbito de bsqueda de personas predeterminado y la ficha Centro de bsqueda con fichas y mbitos de bsqueda personalizados para grupos de usuarios ms especficos. Es recomendable que los administradores de SSP consulten la arquitectura de la informacin y la jerarqua de sitios para identificar conceptos clave para la empresa que puedan estar relacionados con grupos de usuarios especficos que los usuarios de los sitios deseen encontrar. A continuacin, pueden trabajar con el administrador de SSP para la bsqueda con el fin de desarrollar mbitos de bsqueda y fichas de bsqueda de personas para esos grupos especficos. Tambin pueden usar sus conocimientos de los perfiles de usuario que administran para identificar otros grupos de usuarios tiles y crear mbitos adicionales especficos de la bsqueda y fichas de bsqueda para esos grupos. Los administradores de colecciones de sitios pueden crear mbitos de bsqueda de nivel de sitio para los usuarios que sean miembros de su coleccin de sitios.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los mbitos de bsqueda y las fichas de bsqueda que haya planeado. La planeacin de la bsqueda de personas tambin suministra informacin para la planeacin de los perfiles de usuario. La planeacin inicial puede revelar personas o grupos de usuarios que deseara poder encontrar con ms facilidad, pero quizs no existan las propiedades correctas para poder encontrarlos fcilmente.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las nuevas propiedades que se van a aplicar durante la implementacin.

181

Planeacin de la funcionalidad de personalizacin adicional

Los servicios de perfiles se usan para proporcionar informacin personalizada a Mis sitios y otras pginas mediante el uso de audiencias y elementos web de destino. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de audiencias, consulte Planeacin de audiencias. Para obtener ms informacin acerca de Mis sitios, consulte Planeacin de Mis sitios. Para obtener ms informacin acerca de elementos web de destino en general, consulte Planeacin de elementos web personalizados.

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para planear los perfiles de usuario y los usuarios: Hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)

182

Planeacin de audiencias
En este artculo: Acerca de las audiencias Planeacin de audiencias clave Hoja de trabajo

Las audiencias se pueden usar para agrupar a los usuarios de una organizacin de manera que se pueda personalizar la informacin para que sea lo ms relevante posible. En la pgina Administrar audiencias del servicio compartido de audiencias de Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede crear y administrar hasta 10.000 audiencias y usarlas para destinar el contenido de todas las colecciones de sitios que usan dicho servicio compartido. Al planear las audiencias durante la implementacin inicial, recomendamos identificar un pequeo conjunto de audiencias clave en funcin de la evaluacin de los requisitos de contenido, la planeacin de la arquitectura de la informacin, la estructura de sus colecciones de sitios y los usuarios asociados a cada coleccin de sitios.

Acerca de las audiencias

Antes de planear las audiencias, debe saber cmo se definen. Las audiencias las definen los administradores de proveedores de servicios compartidos (SSP) en la pgina Administracin de aplicaciones para los servicios bsicos de la granja de servidores que ofrecen el servicio compartido de audiencias. Hay tres tipos de audiencias: Grupos de SharePoint Los grupos de SharePoint se definen asociando cada grupo con un conjunto de niveles de permisos para cada coleccin de sitios y, a continuacin, agregando los miembros a grupos en funcin de sus cuentas de usuario. Los administradores crean nuevos grupos de SharePoint durante la implementacin y configuracin inicial. Las audiencias basadas en grupos de SharePoint orientan el contenido a usuarios que son miembros de los grupos seleccionados. Los grupos de SharePoint usados para audiencias pueden ser especficos o generales, pero deben crearse a partir de conjuntos de usuarios especficos para las necesidades de los procesos de negocios y las audiencias relevantes para cada coleccin de sitios. Audiencias globales Las audiencias globales son audiencias que se basan en las propiedades de los perfiles de usuario, que son controladas por los administradores de SSP. Las audiencias globales orientan el contenido a los usuarios en funcin de las propiedades de sus perfiles. Listas de distribucin y grupos de seguridad Las listas de distribucin pueden crearlas diferentes usuarios de una organizacin, dependiendo de las directivas de cada organizacin. Las audiencias basadas en listas de distribucin orientan el contenido a usuarios que son miembros de las listas de distribucin incluidas.

183

Las propiedades de las listas de distribucin y los grupos de seguridad usados para las audiencias se deben importar desde la seguridad de Windows y servidores de correo y servicios de directorio, como Microsoft Exchange Server, el servicio de directorio de Active Directory y el protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP). Estas propiedades, incluidas las listas de distribucin, se importan cuando se importan los perfiles de usuario. Para obtener ms informacin acerca de los perfiles de usuario, consulte Planeacin de usuarios y perfiles de usuario. Las propiedades de los perfiles de usuario y sus orgenes subyacentes cambian con frecuencia. Para garantizar que las audiencias permanecen actualizadas, los administradores de SSP deben compilarlas. Las compilaciones se programan peridicamente para actualizar las audiencias o tambin se pueden compilar en otros momentos, si es necesario. Para configurar la compilacin y programar audiencias en Office SharePoint Server 2007, se usa el servicio de trabajos extensibles de Microsoft Windows SharePoint Services.

Planeacin de audiencias clave

Dado que las audiencias se basan en otras caractersticas de administracin, una buena planeacin de las audiencias es un proceso de varias fases que incluye la planeacin de todas estas caractersticas. Los pasos bsicos para la planeacin son los siguientes: 1. Planeacin de la seguridad de Windows 2. Planeacin de los perfiles de usuario 3. Planeacin de las listas de distribucin y los grupos de SharePoint 4. Planeacin de los sitios y las colecciones de sitios 5. Planeacin de las audiencias en funcin de los grupos, las listas de distribucin y las propiedades de los perfiles de usuario. Lleve a cabo los cuatro primeros pasos antes de empezar a planear las audiencias. Cuando comience a planear las audiencias en una implementacin inicial, registrar todas las listas de distribucin, grupos de SharePoint y el objetivo central de cada sitio y coleccin de sitios. A continuacin, considere cul es la mejor opcin de agrupar toda esa informacin para crear un nmero relativamente pequeo de audiencias que reflejen los grupos importantes dentro de su organizacin en funcin de todos estos criterios. Se recomienda considerar la posibilidad de crear grupos adicionales de SharePoint que estn planeados teniendo en cuenta las audiencias. Cada coleccin de sitios normalmente tendr un conjunto de procesos de negocio central asociado a grupos especficos de usuarios. Los grupos personalizados de SharePoint pueden usarse para definir cada una de las audiencias de una forma lo ms precisa posible en combinacin con grupos de SharePoint existentes, la seguridad de Windows, propiedades de perfiles de usuarios y listas de distribucin. Al final del proceso de planeacin de la audiencia, debe tener una lista de audiencias que satisfagan las necesidades de los grupos de usuarios que emplean cada coleccin de sitios.

184

Regla de audiencia

Descripcin

Propiedades de perfil de usuario Estructuras de informes

Incluyen un operador lgico que se usa para evaluar la propiedad. Se registran en el perfil de usuario y estn visibles de forma predeterminada en los elementos web de Mi sitio. Las pertenencias se encuentran en un grupo de origen, como una lista de distribucin o un grupo de seguridad de Windows. Las pertenencias tambin se muestran de manera predeterminada en Mi sitio.

Pertenencias

Tambin puede crear audiencias directamente desde listas de distribucin o grupos de SharePoint, sin incluirlas como reglas de audiencia. Normalmente tendr un punto de partida natural cuando cree audiencias. Por ejemplo, los equipos de trabajo existentes, los proyectos entre grupos, los procesos de negocio clave y la estructura del sitio incluyen grupos de usuarios que pueden convertirse fcilmente en audiencias mediante el uso de funciones de audiencia basadas en las propiedades de perfil de usuario, la estructura de informes o la pertenencia. La planeacin de audiencias tambin puede identificar posibles mejoras en la planeacin de las listas de distribucin, las propiedades de perfil de usuario, los grupos de SharePoint y la estructura de informes. Si desea orientar a algunos usuarios como un grupo y no existen grupos de SharePoint, listas de distribucin o propiedades de perfil de usuario, recomendamos que realice los planes necesarios para agregar esos grupos, listas o propiedades.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las audiencias planeadas a medida que las identifique. Registre todo el contenido planeado orientado a cada audiencia. Registre cualquier lista de distribucin, grupo o propiedad de perfil de usuario subyacente que deba agregarse antes de crear audiencias.

Planeacin del contenido dirigido a las audiencias

La creacin de audiencias es slo la mitad del proceso. Las audiencias se usan para dirigir el contenido, resaltar la informacin que es relevante para determinados usuarios y reducir la presentacin de informacin irrelevante.

185

El contenido se dirige de varias maneras: Por elemento de lista o elemento web. Mediante el uso de ubicaciones de host de Mi sitio de confianza.

Mediante el uso de la barra de navegacin de Mi sitio para destinar los sitios de personalizacin. Como parte de la caracterstica de deteccin de servidores. Mediante el filtrado de elementos web por audiencia.

Orientacin de contenido por elemento de lista o elemento web

Es posible orientar cualquier elemento web a un conjunto especfico de audiencias agregando esas audiencias al cuadro de texto Audiencias de destino de la seccin Avanzado del panel de herramientas de elementos web. Las audiencias pueden dirigir contenido a los usuarios de muchas maneras mediante el uso de elementos web diferentes. Una de las mejores maneras de dirigir el contenido de pginas de colecciones de sitios consiste en usar el elemento web Consulta de contenido. El elemento web Consulta de contenido se proporciona de manera predeterminada para ciertas pginas de plantilla de SharePoint, como reas del sitio del portal y sitios de grupo, y puede dirigir el contenido de las siguientes maneras: Mediante la agrupacin de los resultados por opciones o audiencia. A menudo se usa para dirigir el contenido por elemento web y elemento de lista. Mediante la presentacin de los elementos de lista de varios niveles jerrquicos. Incluye una mejor presentacin de la informacin de la audiencia. Mediante la destinacin de elementos de lista especficos a audiencias especficas usando el elemento web Consulta de contenido. Despus, aunque esos elementos de lista aparezcan en elementos web o pginas, nicamente se dirige el elemento de lista individual y no toda la pgina o elemento web. Tambin puede destinar el contenido de Mis sitios a audiencias mediante el uso de diferentes elementos web. Para obtener ms informacin acerca de estos elementos web, consulte Planeacin de elementos web personalizados.

Orientacin de contenido mediante el uso de ubicaciones de host de Mi sitio de confianza

En algunos casos, como es el caso de una implementacin global con servicios compartidos distribuidos geogrficamente, algunos usuarios pueden tener acceso a una o ms ubicaciones de host de Mi sitio. En estos casos, los administradores de SSP administran una lista de ubicaciones de host de Mi sitio de confianza de todos los SSP y destinan cada ubicacin a la audiencia de usuarios que necesitan ver esas ubicaciones. Las ubicaciones de host de Mi sitio de confianza se procesan en el orden de prioridad en que aparecen en la lista, para que los usuarios vean la informacin personalizada que resulta ms relevante para el sitio personal Mi sitio que estn viendo, y la informacin de personalizacin est disponible incluso aunque los SSP individuales no estn disponibles. Durante la
186

implementacin inicial, esto debera ser bastante sencillo. En la mayora de las implementaciones, slo hay un SSP y no es necesario configurar esta caracterstica.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para planear y registrar las ubicaciones de host de Mi sitio de confianza en funcin del nmero de proveedores de servicios compartidos (SSP) en la implementacin y de la necesidad que tengan los usuarios de ver informacin personalizada en los SSP. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de Mis sitios.

Orientacin de contenido mediante el uso de la barra de navegacin de Mi sitio

Los vnculos de Mi sitio a sitios de personalizacin en la barra de navegacin de Mi sitio pueden dirigirse a audiencias especficas. Los administradores de SSP agregan vnculos a la barra de navegacin de Mi sitio. En muchos casos, un sitio de personalizacin puede ser relevante para un grupo de la organizacin, pero no para todos. El administrador del SSP puede orientar los vnculos de manera que slo se muestren a los usuarios para quienes es importante el contenido personalizado del sitio. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de Mis sitios.

Orientacin de vnculos publicados en aplicaciones cliente de Office

Del mismo modo que los sitios de personalizacin pueden aparecer en la barra de navegacin de Mi sitio en funcin de cmo se hayan orientado los sitios de personalizacin en la lista de vnculos de personalizacin, es posible orientar los vnculos de la pgina de vnculos publicados en aplicaciones de Office. La lista, disponible en la seccin Perfiles de usuario y Mis sitios de la pgina Administracin de servicios compartidos, se usa para incluir vnculos a sitios de Office Server desde aplicaciones cliente de Office. A continuacin se incluyen ejemplos de vnculos que se muestran en las aplicaciones cliente: Sitios, incluidos sitios de grupo, sitios de portal y reas de trabajo de proyectos. Bibliotecas de conexiones de datos. Bibliotecas de documentos o repositorios de documentos.

Por ejemplo, si se agrega un directorio de sitios personales, esa ubicacin se proporciona como una opcin siempre que alguien comparte un documento desde una aplicacin cliente de Office. Esto permite a los usuarios emplear el mismo sitio personal desde varios equipos cliente. De forma similar, las bibliotecas de colecciones de datos agregadas a la lista aparecen en el cliente de Microsoft Excel, y las bibliotecas de documentos aparecen cada vez que se guardan documentos desde cualquier aplicacin cliente de Office. De manera predeterminada, los vnculos a las aplicaciones cliente de Office aparecen para todos los usuarios del SSP.
187

Dichos vnculos se vuelven mucho ms eficaces cuando se orientan a los usuarios que ms los necesitan, para que los usuarios slo vean los sitios personales, bibliotecas de conexiones de datos y bibliotecas de documentos relevantes para su propio trabajo. Al planear la implementacin inicial de Office SharePoint Server 2007, tenga en cuenta cada uno de estos tipos de vnculos. Planee agregar vnculos para cubrir sitios, bibliotecas de conexiones de datos y bibliotecas de documentos para todas las colecciones de sitios mediante el uso de SSP.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar cada uno de los vnculos y la audiencia relevante para cada uno de ellos.

Filtrado por audiencia

Es posible conectar un grupo de elementos web, conocidos como filtros, a otros elementos web para que slo se muestren los resultados basados en determinadas propiedades. Las propiedades exactas que estn disponibles varan segn el filtro, pero una de las opciones disponibles consiste en filtrar por audiencia. Los filtros normalmente se conectan a elementos web de datos profesionales, lo que permite orientar los datos profesionales en funcin de la audiencia. A diferencia de la simple personalizacin de elementos web, la propiedad de la audiencia que pasa el filtro al elemento web de datos profesionales puede usarse en anlisis profesionales o clculos relativamente complejos al mostrar los resultados. Los filtros se usan con frecuencia en paneles y sitios habilitados para informes, como el sitio del Centro de informes, pero pueden usarse en muchos tipos de sitios, incluidos los sitios de personalizacin. Para obtener ms informacin acerca de los filtros, consulte Planeacin de paneles y filtros.

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para planear audiencias: Hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls)

188

Planeacin de elementos web personalizados

En este artculo: Acerca de los elementos web personalizados Planeacin de elementos web de perfil pblico Planeacin de elementos web de sitio personal Planeacin de elementos web de sitio de personalizacin Planeacin de elementos web adicionales para Mis sitios Planeacin de elementos web personalizados en otros sitios Hoja de trabajo

Al planear la personalizacin y la estructura de sitios en el proveedor de servicios compartidos (SSP) y en cada coleccin de sitios, resulta til comprender cmo se usan los elementos web para personalizar los sitios. Las tres plantillas usadas por Mis sitios tienen un conjunto de elementos web predeterminados y una galera de elementos web adicionales que se pueden agregar a cada sitio. Adems, es posible usar muchos de estos elementos web personalizados en otras pginas. Puede desarrollar tambin elementos web personalizados que amplen las caractersticas de personalizacin disponibles en Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Acerca de los elementos web personalizados

Los sitios de SharePoint estn compuestos por elementos web. Los elementos web personalizados son los que filtran o muestran la informacin basada en el perfil de usuario y las propiedades relacionadas del usuario que visualiza el sitio o de un usuario concreto de la organizacin. La plantilla tpica de las colecciones de sitios contiene un vnculo a Mi sitio que pueden usar todos los usuarios que usen la coleccin de sitios para ver, compartir y colaborar mediante el uso de informacin personalizada. Los administradores, los diseadores de sitios y todos los usuarios que tengan los permisos adecuados pueden agregar elementos web. Si estos usuarios seleccionan Editar pgina en el men Acciones del sitio, se abre la pgina actual en el modo de diseo. Los diseadores pueden agregar elementos web si hacen clic en la herramienta Agregar elemento web en la zona en que desean agregar el elemento web y seleccionan un elemento web de la galera que aparece. Aunque no es necesario planear un elemento web personalizado para cada sitio de la organizacin, se recomienda planear los elementos web que desee incluir en las plantillas de Mi sitio y para todos los elementos web personalizados que desee agregar a los sitios clave de cada coleccin de sitios, como el sitio del centro de informes.

189

Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los elementos web personalizados para cada sitio. En caso de ser necesario detallar la configuracin de un elemento web, registre tambin esta informacin para poder usarla como referencia durante la implementacin inicial.

Planeacin de elementos web de perfil pblico

Aunque los administradores de SSP administran muchas de las opciones de configuracin de administracin para perfiles pblicos, el administrador de la coleccin de sitios que hospeda Mis sitios administra los elementos web para perfiles pblicos.

Elementos web predeterminados para perfiles pblicos

Los elementos web predeterminados para la plantilla de pgina de perfil pblico son: En la zona superior: un control web que incluye el nombre, el cargo y el departamento del usuario. En la zona de la izquierda: Control web de propiedades de usuario Este control web personalizado se usa slo en el perfil pblico. Proporciona informacin acerca de cada usuario, incluida una descripcin si sta se ha facilitado. Los detalles basados en las propiedades del perfil proporcionado por el usuario que se vinculan a las bsquedas relacionadas en la ficha Personas del sitio del Centro de bsqueda incluyen la informacin de contacto, la disponibilidad segn las reuniones programadas en Microsoft Outlook y la jerarqua de la organizacin. Elemento web Documentos Este elemento web slo est disponible en el perfil pblico, pero es similar al elemento web Sitios de SharePoint de los sitios personales. Todos los documentos compartidos para el usuario se agrupan en fichas en cada sitio, incluido Mi sitio y todos los sitios o subsitios de cualquier coleccin de sitios de la que el usuario sea miembro. En la ficha Mi sitio hay un vnculo que abre una pgina de resultados de bsqueda que contiene todos los documentos creados por el usuario. En cada ficha se incluye una lista con un vnculo a cada documento y ubicacin de documento para el sitio concreto, y un vnculo a la pgina principal del sitio. Elemento web Vnculos Este elemento web es una lista de vnculos compartidos por el usuario. En la siguiente tabla se muestran dos acciones visibles para los administradores y usuarios de sitios que ven sus propios perfiles pblicos.

190

Accin

Descripcin

Agregar vnculo

Permite agregar un vnculo a la lista de este elemento web y a la lista desplegable de la barra de mens superior, organizada en grupos. Permite editar la configuracin de este vnculo.

Administrar vnculos En la zona de la derecha:

Elemento web En comn con [usuario] Este elemento web slo se usa en el perfil pblico. Contiene el administrador ms prximo, los compaeros y las pertenencias a grupos en comn entre un usuario y el resto de los usuarios que ven el perfil pblico en funcin de la directiva de visibilidad. Si un usuario ve su propio perfil pblico, encontrar una explicacin de lo que ven los dems usuarios. Elemento web Pertenencia a grupos Las pertenencias a grupos se muestran a los usuarios segn la directiva de visibilidad. Las pertenencias a grupos incluyen sitios, grupos de SharePoint, audiencias y listas de distribucin. Los administradores y los usuarios que ven su propio perfil pblico (segn la directiva) pueden usar la accin Administrar pertenencias a grupos de este elemento web. Elemento web Compaeros Los compaeros se muestran a los usuarios segn la directiva de visibilidad. Los administradores y los usuarios que ven su propio perfil pblico (segn la directiva) pueden realizar las siguientes acciones: Administrar compaeros y Agregar compaeros. Todos estos elementos web se personalizan para Mi sitio. Estos elementos web no estn disponibles en las galeras a menos que se exporten desde las galeras disponibles en otras pginas. Hay otra versin del elemento web Compaeros para otras pginas de las galeras llamado Rastreador de compaeros.

Elementos web adicionales para perfiles pblicos

Los administradores de la coleccin de sitios pueden agregar o quitar elementos web del perfil pblico. El modo de diseo de la pgina de perfil pblico incluye elementos web Agregar elemento web en cada zona de la pgina. Estos elementos no aparecen en el sitio, pero se usan para agregar otros elementos a cada zona. Para obtener ms informacin acerca de la adicin de elementos web a los perfiles pblicos, consulte Planeacin de elementos web adicionales para Mis sitios ms adelante en este artculo.

Planeacin de elementos web de sitio personal

Cada usuario administra los sitios personales, pero los administradores de la coleccin de sitios pueden realizar cambios en la plantilla de sitio personal para agregar o quitar elementos web y aumentar el nivel de las distintas caractersticas de personalizacin, inteligencia empresarial y colaboracin de Office SharePoint Server 2007.

191

Elementos web predeterminados para sitios personales

Los elementos web predeterminados para la plantilla de sitio personal son: En la zona superior: un elemento web que incluye el nombre, el cargo y el departamento del usuario. En la zona de la izquierda: Elemento web Introduccin a Mi sitio Este elemento, basado en el elemento web Editor de contenido, contiene vnculos a tareas importantes para que el usuario pueda empezar a usar Mi sitio y se puede quitar cuando ya no es necesario. Las acciones vinculadas incluyen la edicin del perfil pblico y la adicin de compaeros. Elemento web Sitios de SharePoint Este elemento web slo est disponible en el sitio personal, pero es similar al elemento web Documentos de los perfiles pblicos. Todos los documentos y tareas para el usuario se agrupan en fichas en cada sitio, incluido Mi sitio y todos los sitios o subsitios de cada coleccin de sitios de la que el usuario es miembro. En la ficha Mi sitio hay un vnculo que abre una pgina de resultados de bsqueda que contiene todos los documentos creados por el usuario. En cada ficha se incluye una lista con un vnculo a todos los documentos y tareas, su ubicacin y un vnculo a la pgina principal del sitio. En la zona de la derecha: Elemento web Mi calendario Incluye las tareas y reuniones del usuario. Elemento web Compaeros Se muestran los compaeros junto con las siguientes acciones: Mostrar todos los compaeros, Modificar configuracin de mis alertas. Elemento web Pertenencia a grupos Se muestran las pertenencias a grupos junto con la accin Administrar pertenencias a grupos. Todos estos elementos web, excepto los elementos web Mi calendario, se personalizan para Mi sitio y no aparecen en ninguna galera de elementos web. El elemento web Pertenencia a grupos slo est disponible para otros sitios si se exporta. Hay disponible una versin del elemento web Compaeros para otras pginas en las galeras, el elemento web Rastreador de compaeros, y tambin hay disponible otra versin del elemento web Sitios de SharePoint. Adems, el elemento web Mi calendario est disponible en las galeras para otros sitios.

Elementos web adicionales para sitios personales

Cada usuario puede agregar o quitar elementos web de la pgina principal del sitio personal. Las galeras de elementos web de los sitios personales incluyen todos los elementos web disponibles en la galera para perfiles pblicos, excepto el elemento web Biblioteca de documentos, y varios elementos web adicionales para personalizar el correo electrnico, las listas y la presentacin de datos profesionales. Para obtener ms informacin acerca de la adicin de elementos web al sitio personal, consulte Planeacin de elementos web adicionales para Mis sitios ms adelante en este artculo.

192

Planeacin de elementos web de sitio de personalizacin

Un sitio de personalizacin se crea mediante una plantilla que filtra y aplica la informacin mostrada en la pgina segn la identidad del usuario que ve el sitio. Los sitios de personalizacin pueden usar muchos de los elementos web proporcionados en Office SharePoint Server 2007 junto con otros elementos web que pueden crearse o importarse desde las galeras de elementos web creadas por otros usuarios. Algunos elementos web se usan con ms frecuencia que otros u ofrecen una funcionalidad especfica para la experiencia de personalizacin.

Elementos web predeterminados para sitios de personalizacin

Los elementos web predeterminados para la plantilla de sitio de personalizacin son: En la zona superior: Elemento web Filtro del usuario actual Este elemento web permite al autor pasar el nombre de inicio de sesin del usuario actual a los elementos web conectados. Elemento web Filtro de propiedad de perfil Este elemento web permite al autor pasar el nombre preferido del usuario actual a los elementos web conectados. Ambos elementos web se proporcionan de forma predeterminada y son visibles para los autores de los sitios de personalizacin. No se proporciona ningn otro elemento web de forma predeterminada. Cada pgina de personalizacin usa distintos elementos web conectados a los filtros existentes para personalizar la informacin de la pgina.

Elementos web adicionales para sitios de personalizacin

El propietario y el administrador de cada sitio de personalizacin pueden agregar elementos web a la pgina. Los sitios de personalizacin pueden usar todos los elementos web disponibles en la galera de sitios personales, excepto los elementos web Documentos compartidos, Imgenes compartidas y Mis imgenes. Las pginas de personalizacin se basan en los elementos web Filtro del usuario actual y Filtro de propiedad de perfil. Los elementos web principales agregados a los sitios de personalizacin se conectan a los filtros de modo que el contenido que muestran se filtre en funcin del nombre de usuario o el nombre preferido del usuario actual. Los elementos web conectados suelen ser elementos web de datos profesionales, elementos web de indicadores clave de rendimiento (KPI) y elementos web de listas y bibliotecas. La decisin acerca de qu elementos incluir depende de las necesidades empresariales de la organizacin, la finalidad de la coleccin de sitios que contiene el sitio de personalizacin y la informacin ms relevante para los miembros del sitio de personalizacin. Los sitios de personalizacin para la implementacin inicial son ms eficaces si se orientan con precisin a un nico propsito. Al establecer la planeacin para cada coleccin de sitios, algunas de ellas contendrn sitios de personalizacin. Cada sitio de personalizacin se debe orientar a

193

un conjunto compartido de procesos de negocio e informacin que refleje la finalidad principal de la coleccin de sitios. Por ejemplo, un sitio de recursos humanos para proporcionar informacin acerca de las prestaciones para los empleados, los informes de horas y las directivas de la empresa tiene un sitio de personalizacin que proporciona elementos web para personalizar dicha informacin. Es posible que un sitio de personalizacin del centro de atencin telefnica presente elementos web vinculados a la base de datos de servicio al cliente y personalizados de modo que los usuarios puedan ver sus propios temas por resolver, estadsticas de servicio al cliente, etc. Una coleccin de sitios para crear contenido de sitio web puede contener listas y bibliotecas de contenido para cada proyecto actual de un autor, adems de elementos de personalizacin principales, como elementos web de correo electrnico y calendario. Puede categorizar el contenido personalizado de los tres modos siguientes y la mayora de los sitios de personalizacin se centran en uno de estos tipos. Personalizacin de contenido Los usuarios administran el contenido en otro equipo y lo publican en un sitio que dispone de una vista personalizada para cada miembro. Personalizacin de datos Hay una aplicacin empresarial subyacente asociada a un proceso de negocio clave que permite a todos los usuarios obtener una vista personalizada de los datos cuando lo deseen. Vistas personalizadas del contenido de los proyectos de grupo Los usuarios de un mismo grupo o equipo colaboran para crear contenido y disponen de un sitio de personalizacin comn para mostrar el trabajo y el contenido relevante para cada usuario. En el caso de las colecciones de sitios complejas, la personalizacin puede incluir todas estas categoras, pero se recomienda empezar por un conjunto simplificado de sitios de personalizacin y ampliar los sitios con el tiempo, a medida que evolucionan las necesidades. Aparte de los elementos web de filtro iniciales de las pginas de personalizacin, es posible que desee agregar elementos web de filtro adicionales para filtrar an ms los datos y el contenido de los sitios de personalizacin. Para obtener informacin acerca de estos filtros, consulte Planeacin de elementos web adicionales para Mis sitios ms adelante en este artculo. Estos mismos elementos estn disponibles en los sitios de perfiles pblicos y paneles. El administrador de cada coleccin de sitios que disponga de un sitio de personalizacin debe anotar el contenido que desee personalizar para el sitio en funcin de la finalidad de la coleccin de sitios e identificar a continuacin los elementos web y los filtros necesarios para implementar cada sitio.

Planeacin de elementos web adicionales para Mis sitios

Los elementos web adicionales disponibles para agregarlos a las pginas y plantillas para Mis sitios se dividen en varios grupos:
194

Elementos web sugeridos Elementos web de listas y bibliotecas

Elementos web de datos profesionales Elementos web de KPI Elementos web de filtro

Cada uno de estos grupos de elementos web plantea distintas preguntas durante la planeacin de los perfiles pblicos. Dado que cada usuario disea y administra los sitios personales, no es necesario tener en cuenta tantos factores para su planeacin como en el caso de los sitios de personalizacin y los perfiles pblicos. No obstante, hay algunos factores que se deben tener en cuenta para planear la funcionalidad agregada de los sitios personales segn las necesidades de la organizacin.

Planeacin de elementos web sugeridos en Mis sitios

Algunos elementos web se recomiendan en concreto para zonas especficas del sitio personal y los sitios de personalizacin si los usuarios agregan elementos web a una pgina en el modo de diseo. La personalizacin est integrada en la mayora de estos elementos web, que se usan en las pginas para proporcionar la informacin personalizada que los usuarios necesitan para realizar las tareas. Se incluyen el correo electrnico, las reas de trabajo y las listas, bibliotecas y pginas usadas con frecuencia. Se pueden personalizar otros elementos web mediante filtros o audiencias, aunque los elementos web sugeridos estn personalizados de forma inherente. Tenga en cuenta que el perfil pblico no incluye ninguno de estos elementos web sugeridos porque no se trata de una ubicacin en que los usuarios obtienen informacin acerca de s mismos y su trabajo, sino de una ubicacin en que otros usuarios obtienen informacin acerca de ellos. Los elementos web sugeridos para los sitios personales son: Elemento web Rastreador de compaeros (equivalente al elemento web Compaeros predeterminado) Elemento web Editor de contenido (por ejemplo, el elemento web Introduccin a Mi sitio) Elemento web Visor de pginas Elemento web Imagen Elemento web Mis imgenes Elemento web Mis vnculos Elemento web Mis sitios de reas de trabajo Elementos web de Outlook Web Access, incluidos los siguientes: Mi calendario (uno de los elementos web predeterminados para los sitios personales) Mi bandeja de entrada Mi carpeta de correo Mis tareas

Los elementos web sugeridos para los sitios de personalizacin incluyen todos estos elementos web excepto los elementos web Editor de contenido, Visor de pginas, Imagen y Mis imgenes.
195

Todos estos elementos web (excepto Mis imgenes) estn disponibles en la galera, pero no se sugieren. Para fomentar el uso de los elementos web de Outlook Web Access en los sitios personales, puede agregar ms elementos web de este tipo o agregar la informacin del servidor de correo antes de la implementacin para que los elementos sean totalmente funcionales desde el principio sin necesidad de ningn paso adicional para cada usuario. Estos elementos web tambin pueden ser tiles en los sitios de personalizacin que se basan en los datos de colaboracin o profesionales. La diferencia es que, en los sitios personales, estos elementos web son fundamentales en la pgina personalizada para cada usuario, mientras que los sitios de personalizacin usan estos elementos web de forma secundaria para complementar otros elementos. Puede agregar el elemento web Editor de contenido a la plantilla de sitio personal para proporcionar texto y vnculos que sugieran a los usuarios mtodos para desarrollar sus sitios personales mediante la adicin de elementos web nuevos o el uso de elementos web existentes. Esto se hace de forma predeterminada en el elemento web Introduccin, pero puede optar por la personalizacin e incluso agregar elementos web Editor de contenido adaptados a distintos mtodos de mejora de los sitios personales. Puede establecer vnculos con los sitios de personalizacin, las listas crticas para la empresa y otros recursos que se pueden usar en los sitios personales y que, en caso contrario, los usuarios podran no encontrar fcilmente. Si la informacin es especialmente crtica, puede usar el elemento web Visor de pginas para mostrar la pgina en un elemento web de cada sitio personal. Es menos probable que los sitios de personalizacin usen elementos web Editor de contenido o Visor de pginas porque estn diseados como pginas nicas que proporcionan vistas personalizadas para cada miembro y el usuario no puede filtrar el contenido de dichos elementos. No obstante, puede resultar til para algunos sitios de personalizacin usar los elementos web Editor de contenido para proporcionar informacin importante para los usuarios. De forma similar, si la finalidad del sitio es la colaboracin, puede ser til usar un elemento web Visor de pginas para una pgina central de dicha colaboracin. El elemento web Mis sitios de reas de trabajo muestra una lista de todas las reas de trabajo y sitios del sitio personal o el sitio de personalizacin. En el caso de los sitios de personalizacin, si la finalidad del sitio de personalizacin implica la colaboracin o la visualizacin de otros sitios relacionados con la vista personalizada, puede crear estos sitios e incluir vnculos para que los usuarios puedan pasar rpida y fcilmente de la informacin de personalizacin al contenido y las tareas relacionados. El elemento web Mis vnculos se puede usar para proporcionar vnculos a otro contenido relevante distinto del de los subsitios del sitio de personalizacin. Aunque los usuarios pueden agregar sus propios vnculos a este elemento web, los administradores pueden decidir agregar y aplicar vnculos importantes durante la implementacin inicial. Como en el caso de cualquier otro elemento web, los elementos de personalizacin principales pueden dirigirse a las audiencias, para poder usar un sitio de personalizacin con determinados elementos dirigidos a distintos grupos de usuarios. Esto resulta til si el sitio de personalizacin tiene la misma finalidad amplia, aunque varios grupos de usuarios tengan distintos vnculos relacionados o tan slo algunos necesiten ver los sitios de reas de trabajo.

196

Planeacin de elementos web de listas y bibliotecas en Mis sitios

Los elementos web de listas y bibliotecas se usan en las tres plantillas de Mi sitio para incluir vnculos para listas y bibliotecas relevantes. Cada plantilla tiene un conjunto distinto de elementos web de listas y bibliotecas disponibles. El elemento web de este tipo para el perfil pblico es el elemento web Biblioteca de documentos. Este elemento web se puede usar para asociar una biblioteca al perfil pblico. Esta biblioteca de documentos aparece en cada perfil pblico para cada usuario y es visible para todos los usuarios que ven la pgina. Los documentos de esta biblioteca suelen ser documentos de inters general para los usuarios que ven los perfiles pblicos, como una lista de preguntas ms frecuentes. Los elementos web de listas y bibliotecas para los sitios personales son: Elemento web Perfiles de cach Elemento web Lista de informes Elemento web Contenido reutilizable Elemento web Documentos compartidos Elemento web Imgenes compartidas Elemento web Documentos de la coleccin de sitios Elemento web Imgenes de la coleccin de sitios Elemento web Biblioteca de estilos

Adems, los usuarios pueden agregar elementos web a sus sitios personales segn las listas creadas en el sitio personal. Se trata de los nicos elementos web de listas y bibliotecas disponibles de forma predeterminada en las galeras para los sitios de personalizacin. Puede agregar elementos web de listas y bibliotecas adicionales a las galeras del sitio de personalizacin mediante su exportacin desde los sitios y galeras en que estn disponibles. Algunos elementos web estn asociados a determinadas caractersticas de Office SharePoint Server 2007 y slo estn disponibles si la caracterstica relacionada est habilitada. Por ejemplo, los elementos web de datos profesionales aparecen cuando se activa la caracterstica de Office Server Enterprise. Puede agregar elementos para listas importantes a la plantilla predeterminada del sitio personal. Por ejemplo, puede agregar documentos e imgenes clave a los elementos web Documentos compartidos e Imgenes compartidas, lo que anima a los usuarios a agregar ms documentos e imgenes a estas listas compartidas con el tiempo. Adems, puede agregar elementos web para listas de KPI vinculadas a procesos de negocio reales que proporcionan indicadores de estado significativos como parte de la experiencia del sitio personal inicial y agregar determinadas listas como contenido del sitio personal predeterminado para que los usuarios las puedan agregar como elementos web ms adelante. Estos elementos resultan an ms tiles en los sitios de personalizacin para agregar listas de contenido relevante para la finalidad del sitio. Se puede agregar un elemento web de lista vinculado al elemento web Filtro del usuario actual para que muestre informacin de rendimiento personalizada para cada usuario del sitio.

197

Planeacin de elementos web de datos profesionales en Mis sitios

Los elementos web de datos profesionales disponibles en la galera para las tres plantillas de Mi sitio son: Elemento web Acciones para datos profesionales Elemento web Lista relacionada con datos profesionales Elemento web Elemento de datos profesionales Elemento web Lista de datos profesionales Elemento web de filtro de elemento de datos profesionales Elemento web de IView Elemento web de consumidor WSRP

Los primeros cuatro elementos web de datos profesionales se usan para mostrar informacin basada en las propiedades de aplicaciones registradas en el Catlogo de datos profesionales. El elemento web de filtro de elemento de datos profesionales filtra el resto de elementos web de la pgina segn los valores del Catlogo de datos profesionales. Los elementos web de IView y WSRP son compatibles con la presentacin de datos de los subsitios de SAP y WSRP respectivamente. Los elementos web de datos profesionales adicionales disponibles para el sitio personal y el sitio de personalizacin, pero no para los perfiles pblicos, son: Elemento web de Excel Web Access (incluido en la categora Predeterminado de la galera) Elemento web de SQL Server 2005 Analysis Services El elemento web de Excel Web Access se usa para proporcionar la informacin procedente de una hoja de clculo especfica directamente dentro del elemento web mediante el uso de Excel Calculation Services. El elemento web de SQL Server 2005 Analysis Services est disponible para los sitios personales y los sitios de personalizacin para representar los datos directamente desde SQL Server 2005 Analysis Services. Los elementos web de datos profesionales proporcionan un mtodo para presentar la informacin de los orgenes de datos, como las aplicaciones de negocios registradas en el Catlogo de datos profesionales, para ofrecer informacin clave acerca de los usuarios de los sitios. En el contexto de los perfiles pblicos, es posible que desee proporcionar datos profesionales relevantes para el perfil de usuario visualizado y la persona que ve el perfil de usuario. En funcin del elemento usado, esto puede incluir listas de datos profesionales, propiedades clave de los datos profesionales y acciones de negocio importantes. Para los sitios de personalizacin, puede agregar elementos web de datos profesionales para las aplicaciones de negocios fundamentales para la finalidad del sitio y conectar dichos elementos al elemento web Filtro del usuario actual para proporcionar informacin personalizada para cada usuario. Los elementos web de asociaciones de datos profesionales, detalles de datos profesionales y lista de datos profesionales proporcionan distintas vistas de los datos profesionales. El elemento web Acciones para datos profesionales se usa para incluir vnculos para realizar acciones profesionales personalizadas que el administrador del Catlogo de datos profesionales ha planeado y creado en funcin de las tareas comunes asociadas a las aplicaciones de negocios clave.
198

Las acciones profesionales ofrecen una posibilidad especialmente til para los perfiles pblicos. Por ejemplo, puede crear una accin personalizada que devuelva datos profesionales para el perfil de usuario visualizado. Los empleados que ven los perfiles pblicos de una coleccin de sitios del centro de atencin telefnica pueden hacer clic en Ver registros de servicio al cliente para esta persona. Todos los usuarios pueden hacer clic en el nombre de otro usuario en la coleccin de sitios y, a continuacin, hacer clic en esta accin para obtener acceso a una pgina vinculada a la base de datos de servicio al cliente que muestre una lista de registros de servicio al cliente para dicho usuario. Esto tambin es til para los sitios de personalizacin. En el mismo ejemplo de coleccin de sitios del centro de atencin telefnica, un sitio de personalizacin puede usar los elementos web Acciones para datos profesionales para proporcionar acciones para resolver registros del servicio al cliente, abrir registros existentes o transferir casos a otros departamentos de servicio sin necesidad de iniciar una aplicacin independiente o buscar otra pgina. Adems, puede agregar elementos web de datos profesionales a la plantilla de sitio personal para animar a los usuarios individuales a usar dichos elementos web. Al proporcionar vnculos a los sitios de personalizacin que tambin usan este elemento web, puede demostrar las posibilidades de visualizacin de los elementos web de datos profesionales para que los usuarios tengan ms probabilidades de agregar elementos web a sus sitios personales. Al planear Mis sitios, puede ocurrir que agregue demasiadas acciones y otros datos profesionales. Del mismo modo que en la planeacin inicial, incluya slo los datos profesionales ms importantes para cada sitio. Para obtener ms informacin acerca de los elementos web de datos profesionales, consulte Planeacin de elementos web de datos profesionales. Para obtener ms informacin acerca de las acciones para datos profesionales, consulte Planeacin de acciones para datos profesionales.

Planeacin de elementos web de panel en Mis sitios

Dado que los elementos web de KPI se usan generalmente en los paneles, se llaman tambin elementos web de panel en las galeras de elementos web de Mi sitio. Los paneles, llamados tambin pginas de resumen de varios informes, contienen uno o ms elementos web de inteligencia empresarial, como elementos web de datos profesionales, Excel Web Access o KPI, que se pueden filtrar en el nivel de pgina mediante varias propiedades para obtener una vista unificada de los datos y el contenido de varios orgenes. Los elementos web de panel son: Elemento web Detalles de KPI Elemento web Lista KPI

Estos elementos web estn disponibles en las galeras de elementos web para las tres plantillas de Mi sitio. Los elementos web de KPI pueden ser tiles para presentar informacin de rendimiento personalizada para objetivos de negocio clave. En el caso de los perfiles pblicos y los sitios de personalizacin, pueden ser indicadores de estado que se aplican a usuarios concretos y no a grupos u organizaciones completos. Por ejemplo, puede crear un KPI (con el elemento web
199

Lista KPI junto con otros KPI o como un elemento web Detalles de KPI) basado en un libro de Excel de informes de ventas para todos los empleados. Al agregar este elemento web a un sitio de personalizacin, el filtro del usuario actual slo calcula el KPI para el usuario actual. El mismo KPI en otra pgina sin este filtro calculara el KPI para todos los usuarios cuyas ventas se documentan en el libro de Excel de origen. Si el KPI es de inters slo para determinados usuarios, como los usuarios del mismo grupo de trabajo, puede dirigir el elemento web a una audiencia definida para incluir slo a los usuarios del grupo de trabajo. Por ejemplo, si el KPI de ventas se basa en una hoja de clculo de la oficina de ventas de Nueva York, puede dirigir el elemento web de KPI para que muestre slo los resultados para los usuarios que trabajan en dicha oficina y usar otro elemento web de KPI dirigido a los usuarios de otra oficina. Puede usar el elemento web Lista KPI para mostrar varios indicadores de estado en un elemento web, como el nmero de ventas, el valor monetario de las ventas, el aumento con respecto al ltimo trimestre y el nivel de satisfaccin del cliente. El elemento web Detalles de KPI muestra un solo KPI, como el nmero de ventas. Adems, puede agregar un KPI, dirigido posiblemente por equipo, que muestre los resultados en el nivel de equipo y no est conectado al filtro del usuario actual. Esta informacin puede seguir siendo til en un sitio de personalizacin porque proporciona informacin relacionada con otros elementos web personalizados. Se trata de un escenario habitual para los elementos web de KPI de los sitios personalizados porque los KPI tienden a indicar la informacin de rendimiento calculada en los grupos en lugar de para los usuarios individuales. Del mismo modo que en cualquier planeacin de sitios, antes de agregar un elemento web de KPI, debe tener en cuenta la finalidad de la coleccin de sitios que contiene el perfil pblico o el sitio de personalizacin. Si la coleccin de sitios es un sitio de grupo para un equipo de ventas, los KPI de datos de ventas tienen sentido. Si se trata de una coleccin de sitios para la colaboracin en una organizacin de mayor tamao, el KPI debe coincidir con el alcance de dicha colaboracin o bien se debe adaptar si se incluye. Si se trata de un sitio de informacin de recursos humanos, el cual no usa ningn grupo de la organizacin para lograr sus objetivos y que proporciona simplemente directivas y aplicaciones de negocios, probablemente no se usar ningn elemento web de KPI. Despus de decidir si se van a usar KPI, se debe decidir quin va a ver qu datos y se deben usar las audiencias y elementos web Filtro del usuario actual para adaptar los KPI a la organizacin. Piense si los KPI concretos son ms adecuados para los perfiles pblicos o los sitios de personalizacin. Es ms probable que los usuarios busquen informacin acerca de un proceso de negocio concreto en el centro de informes o en un sitio de personalizacin diseado con dicha finalidad en lugar de en la pgina de perfil pblico propia o de otro usuario. Incluya KPI en los perfiles pblicos slo para reforzar los indicadores ms importantes para la organizacin o si la informacin es fundamental para la funcin de cada usuario que ve el perfil pblico. Recuerde planear los orgenes de datos que proporcionan informacin para los KPI. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de indicadores clave de rendimiento.

200

Planeacin de elementos web de filtro en Mis sitios

Los elementos web de filtro estn disponibles para las tres plantillas de Mi sitio. Los elementos web de filtro predeterminados son: Elemento web Filtro de lista con autor Elemento web Filtro de catlogo de datos profesionales Elemento web Filtro del usuario actual Elemento web Acciones de filtrado Elemento web Filtro de campo de pgina Elemento web Filtro de cadena de consulta (direccin URL) Elemento web Filtro de lista de SharePoint Elemento web Filtro de SQL Server 2005 Analysis Services Elemento web Filtro de texto

Planeacin de elementos web diversos y personalizados en Mis sitios

Los sitios personales pueden seleccionar los siguientes elementos web diversos: Elemento web Detalles del contacto Elemento web Formulario Elemento web XML

Los sitios de personalizacin pueden usar estos elementos web y tambin los siguientes elementos web adicionales: En el grupo Predeterminado de la galera de elementos web: Elemento web Cuadro de bsqueda avanzada Elemento web de resultados de categora Elemento web Categora Elemento web Resultados principales de la bsqueda de personas Elemento web Cuadro de bsqueda Elemento web Paginacin de bsqueda Elemento web Estadsticas de bsqueda Elemento web Resumen de la bsqueda Elemento web Resultados principales de la bsqueda Elemento web Resultados de bsqueda con nivel de confianza alto Elemento web Sitios y documentos Elemento web Tareas y herramientas Elemento web Esta semana en imgenes Elemento web Sitios superiores

En el grupo Diversos de la galera de elementos web:

201

Elemento web Consulta de contenido Elemento web Vnculo de resumen Elemento web Tabla de contenido

El elemento web Formulario se usa para conectar un formulario simple a otros elementos web de la pgina. Adems del formulario del elemento web XML, puede agregar un nivel de interactividad significativo a una pgina de personalizacin. La mayora del resto de los elementos web diversos permiten agregar la funcionalidad de bsqueda directamente en el sitio de personalizacin. Al planear la bsqueda, piense cmo desea que funcionen los sitios de personalizacin con los orgenes de contenido y los mbitos de bsqueda creados para la coleccin de sitios y el SSP en su totalidad. Adems de los elementos web disponibles en las galeras para las plantillas de Mis sitios, puede crear elementos web personalizados. Para obtener ms informacin acerca del diseo de elementos web personalizados, consulte el kit de desarrollo de software (SDK) de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A ).

Planeacin de elementos web personalizados en otros sitios

Puede personalizar los elementos web en otras pginas de varios modos, incluidos los siguientes: Mediante el uso del elemento web Filtro del usuario actual en un panel o cualquier otro sitio para filtrar datos de otros elementos web basados en la identidad del usuario actual. Mediante el uso del elemento web Filtro de Catlogo de datos profesionales para filtrar elementos web de datos profesionales segn las propiedades de los tipos de datos profesionales de las aplicaciones registradas en el Catlogo de datos profesionales, como los usuarios de SAP. Mediante el uso del elemento web de IView especficamente con SAP a fin de presentar datos personalizados de IView en SAP. Mediante la adicin de una o ms audiencias al cuadro de texto Audiencias de destino de la seccin Avanzadas del panel de herramientas de elementos web.

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para planear los elementos web personalizados: Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)

202

Planeacin de Mis sitios

En este artculo: Acerca de Mis sitios Planeacin de sitios personalizados Hoja de trabajo Si se activar o no la caracterstica Mi sitio. Qu usuarios desea que tengan Mis sitios.

Para planear Mis sitios de forma eficaz, debe decidir lo siguiente:

Dnde se almacenarn y administrarn los sitios personales en los proveedores de servicios compartidos (SSP). Qu plantillas se usarn en Mis sitios y qu elementos web se usarn para ampliar su funcionalidad. Qu directivas se aplicarn para la visualizacin de informacin de perfil de usuario en el perfil pblico. Qu sitios de personalizacin se crearn en otras colecciones de sitios.

Acerca de Mis sitios

En Microsoft Office SharePoint Server 2007, Mis sitios son sitios de SharePoint especiales que se personalizan para cada usuario. La caracterstica Mis sitios est habilitada de forma predeterminada y todos los usuarios de la organizacin tienen un sitio Mi sitio nico. Un sitio Mi sitio consta de tres tipos de pginas Mi sitio, cada una de ellas con su propia plantilla: Pgina de perfil pblico Cualquier persona de la organizacin puede ver una pgina de perfil pblico, que se hospeda en la plantilla de Mi sitio. Sitio personal Este sitio sirve para el almacenamiento de contenido de cada usuario y para simplificar la colaboracin entre compaeros. Cada sitio personal tiene una pgina principal privada que slo puede ver el usuario al que pertenece el sitio. Sitio de personalizacin Este sitio pertenece a los administradores de la coleccin de sitios o a los usuarios designados como administradores de sitios por el administrador de la coleccin de sitios. Contiene informacin personalizada y destinada a cada usuario. Cada uno de los sitios Mi sitio incluye una barra de navegacin personalizada que conecta los sitios de personalizacin con otras partes de Mi sitio. Mis sitios tambin incluye vistas personalizadas de vnculos, documentos y otras caractersticas de Office SharePoint Server 2007. Cada usuario puede ver Mi sitio haciendo clic en el vnculo Mi sitio en el sitio del portal. El men Mis vnculos incluye vnculos a todos los sitios a los que pertenece una persona y a pginas donde los usuarios pueden agregar y administrar los vnculos.
203

Los usuarios pueden desplazarse entre sus pginas principales del sitio personal, el perfil pblico y los sitios de personalizacin haciendo clic en las fichas de la barra de vnculos superior de Mi sitio. Las caractersticas comunes de todos los sitios de personalizacin incluyen: Informacin de personalizacin sta se hereda del sitio principal y reemplaza el logotipo de pancarta del sitio con el logotipo de Mi sitio. Secciones de navegacin superior e izquierda El panel izquierdo contiene una imagen del usuario y el men Inicio rpido, y la barra de vnculos superior est especialmente diseada para Mis sitios Cuatro zonas de elementos web Las cuatro zonas incluyen la parte superior, inferior, central izquierda y central derecha. El administrador de cada parte de Mi sitio cuenta con un men Acciones del sitio que ofrece las siguientes acciones: Crear El administrador puede agregar una biblioteca, una lista o una pgina web a la coleccin de sitios que contiene Mis sitios. Por lo general, esta biblioteca incluye contenido, como imgenes para usuarios, listas para elementos web de datos profesionales y otros documentos y archivos necesarios para perfiles pblicos y para Mi sitio. Editar pgina El administrador puede editar los elementos web de la pgina. Configuracin del sitio El administrador puede cambiar la configuracin de la pgina.

Al planear Mis sitios, asegrese de que stos tengan una apariencia comn que los diferencie de otras pginas del sitio, mientras mantienen la coherencia con la apariencia general del sitio. Las plantillas que se usan para Mis sitios pueden personalizarse al igual que cualquier otra plantilla o sitio. Antes de modificar las plantillas para Mis sitios, es conveniente conocer la apariencia y la funcionalidad predeterminadas de las plantillas, y los elementos web individuales que se usan de forma predeterminada o que estn disponibles para cada sitio. Para obtener ms informacin acerca de las plantillas y los elementos web de Mis sitios, consulte Planeacin de elementos web personalizados.

Acerca de la pgina de perfil pblico

La pgina de perfil pblico, tambin conocida como pgina pblica Mi sitio, es la vista pblica del perfil de usuario y de Mi sitio de cada usuario. Para tener acceso al perfil pblico se hace clic en cualquier vnculo correspondiente a un usuario en un sitio del portal o una coleccin de sitios, incluidos los vnculos en los resultados de bsqueda. Los usuarios pueden usar el vnculo Mi perfil de Mis sitios para modificar sus propios perfiles pblicos. El diseo de los perfiles pblicos est a cargo del administrador de la coleccin de sitios para el sitio que hospeda Mis sitios, y probablemente, de un diseador. Aunque el mismo perfil de usuario se usa en cada coleccin de sitios de un mismo SSP, la apariencia del perfil pblico puede variar de un SSP a otro. Es conveniente mantener cierto grado de coherencia del perfil pblico, pero existen buenas razones para que los distintos sitios creados con fines diferentes varen en cuanto a contenido y apariencia. El diseo predeterminado incluye: Inicio rpido Vnculos a listas compartidas, como Documentos compartidos e Imgenes compartidas, y a subsitios de Mi sitio, como reas de trabajo. Estos vnculos
204

permiten a los usuarios que visitan el perfil pblico de una persona ver rpidamente contenido compartido. Lista desplegable Segn es visto por Esta lista desplegable est disponible para los usuarios que ven su propio perfil, e incluye opciones para ver la apariencia del perfil pblico de diferentes grupos de usuarios. La lista desplegable resulta til para comprobar que las directivas seleccionadas funcionen correctamente. Elementos web stos se encuentran en cada una de las cuatro zonas. Para obtener informacin detallada sobre los elementos web disponibles para el perfil pblico, consulte Planeacin de elementos web personalizados. Desde sus propias pginas de perfil pblico, los usuarios pueden volver al sitio personal haciendo clic en Mi pgina de inicio en la barra de vnculos superior de Mi sitio. Los usuarios que ven perfiles pblicos de otros usuarios no vern la barra de vnculos superior de Mi sitio, ya que no estn viendo las pginas de su propio sitio Mi sitio.

Acerca de los sitios personales

El sitio personal es la pgina principal de Mi sitio de cada usuario. El sitio personal es privado de forma predeterminada, por lo que la pgina principal de cada sitio personal slo puede ser vista por el propietario del sitio. El sitio personal es la pgina que aparece cuando los usuarios hacen clic en el vnculo Mi sitio del sitio. Los usuarios que desean ver sus propios perfiles pblicos tambin pueden tener acceso a esta pgina haciendo clic en Mi pgina en la barra de vnculos superior de Mi sitio. Adems, es la pgina que aparece cuando los usuarios hacen clic en vnculos a su propio nombre. Puesto que la pgina principal de cada sitio personal es privada, no existen consideraciones en cuanto a directivas durante la planeacin. Cada usuario que tiene un sitio personal es el administrador del sitio, lo que le permite crear y editar otras pginas, cambiar el diseo predeterminado o personalizar la pgina segn sus gustos personales, y cambiar la configuracin del sitio. El diseo predeterminado para los sitios personales incluye: Vnculos de inicio rpido a: La pgina Ver todo el contenido del sitio. La pgina de perfil pblico y las secciones del perfil pblico.

Las imgenes y los documentos compartidos visibles para otros usuarios en la pgina pblica. Listas, discusiones, encuestas y sitios agregados por el usuario y visibles para otros usuarios en la pgina pblica. Elementos web de cada una de las cuatro zonas de la pgina principal, que incluyen contenido privado que slo puede ver el usuario del sitio personal. La papelera de reciclaje para el sitio personal, que slo es visible para el usuario del sitio personal. Todos los vnculos de Inicio rpido, excepto la Papelera de reciclaje, estn visibles para otros usuarios en la pgina pblica.
205

Puesto que cada usuario selecciona los elementos web que desea usar para la pgina principal del sitio personal, existen menos consideraciones de planeacin para los componentes web. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de elementos web para sitios personales, consulte Planeacin de elementos web personalizados. La dems pginas, listas, bibliotecas y reas de trabajo creadas en el sitio personal pueden ser compartidas y vistas por otros usuarios, por lo que, en este sentido, el sitio personal no es completamente privado. Las consideraciones de planeacin para subsitios y otro contenido compartido son similares a las de cualquier otro sitio, excepto que las decisiones dependen de cada usuario durante las operaciones normales y no representan un proceso de planeacin organizado previo a la implementacin inicial. Los usuarios pueden usar los vnculos en la barra de vnculos superior de Mi sitio para desplazarse entre el sitio personal, el perfil pblico y los sitios de personalizacin relevantes que el administrador del SSP haya vinculado o que ellos mismos hayan agregado a la barra de vnculos superior.

Acerca de los sitios de personalizacin

Los sitios de personalizacin incluyen informacin personalizada para cada integrante del sitio mediante el uso de elementos web personalizados y elementos web de filtro de usuarios. Cada sitio de personalizacin es creado por un administrador de colecciones de sitios o por otro usuario con permisos de creacin de sitios. Los administradores de SSP pueden agregar vnculos a sitios de personalizacin en la barra de vnculos superior de Mi sitio. Estos vnculos pueden mostrarse para todos los integrantes de cada sitio o bien estar destinados a audiencias especficas. Los vnculos a sitios de personalizacin tambin pueden aparecer en el panel de navegacin superior y en el panel izquierdo de la pgina Todo el contenido del sitio del sitio principal. Los sitios de personalizacin son registrados por el SSP, por lo que todos los sitios de personalizacin de todas las colecciones de sitios que usan el mismo servicio compartido aparecen en Mi sitio, en funcin de la audiencia de destino del vnculo de sitio de personalizacin. Un usuario individual puede agregar vnculos a otros sitios de personalizacin que no hayan sido registrados por un administrador, pero estos sitios slo aparecern en la barra de vnculos superior de Mi sitio de dicho usuario. Los sitios de personalizacin pueden personalizarse mediante el uso del logotipo del sitio principal o el logotipo de Mi sitio. El diseo predeterminado para los sitios de personalizacin incluye: Imagen del usuario encima del men Inicio rpido. Vnculos de inicio rpido, incluidos los vnculos a la pgina Ver todo el contenido del sitio y a la papelera de reciclaje del sitio de personalizacin. Elementos web de filtro en la zona superior. Un elemento web Editor de contenido en la zona central izquierda que explica el propsito y el uso de los sitios de personalizacin.

206

 Un men Acciones del sitio. La barra de vnculos superior de Configuracin del sitio incluye una opcin para agregar el sitio de personalizacin a la barra de vnculos superior de Mi sitio. Cada sitio usa elementos web de filtro que conectan los elementos web del sitio con cada usuario que visita la pgina; sin embargo, no existen componentes web predeterminados, y cada sitio de personalizacin usa una combinacin diferente de elementos web. Para obtener ms informacin acerca de los elementos web de los sitios de personalizacin, consulte Planeacin de elementos web personalizados. Cada sitio de personalizacin tambin puede incluir subsitios (como reas de trabajo), listas y bibliotecas que sean relevantes para el mismo. Los usuarios pueden usar los vnculos de la barra de vnculos superior de Mi sitio de los sitios de personalizacin para desplazarse al sitio personal o al perfil pblico de Mi sitio, al igual que para visitar otros sitios de personalizacin vinculados. Tambin pueden usar el rbol de navegacin para ver otras partes del sitio principal.

Planeacin de sitios personalizados

Las distintas organizaciones tienen necesidades diferentes de personalizacin. A la hora de planear Mis sitios, se pueden tener en cuenta varios factores: Caracterstica Mi sitio Est habilitada de forma predeterminada en Office SharePoint Server 2007, pero es posible que algunas organizaciones deseen deshabilitarla. Sitios personales en el SSP El lugar donde se almacenan y administran los sitios personales, y el funcionamiento de Mis sitios en varios SSP. Directivas Las directivas que se aplicarn a la informacin que se muestra en el perfil pblico de cada usuario. Sitios de personalizacin Los sitios de personalizacin necesarios, y los creadores y propietarios de cada sitio.

207

Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las decisiones relacionadas con los sitios y las colecciones de sitios de su organizacin. Adems, recuerde anotar el nombre de la persona que probablemente estar a cargo de administrar los perfiles pblicos de cada coleccin de sitios. Los administradores de colecciones de sitios deben incluir cada uno de los sitios de personalizacin que se tiene previsto implementar. Es probable que estos administradores tengan hojas de trabajo ms detalladas para planear la organizacin de las colecciones de sitios de las que son propietarios. Es conveniente que el administrador de la coleccin de sitios anote los planes de propiedad de los sitios de personalizacin que se crean durante la implementacin inicial.

Activacin de la caracterstica Mi sitio

La caracterstica Mi sitio est activada de forma predeterminada en el nivel de aplicacin web. Es posible que algunas organizaciones decidan desactivar la caracterstica para la granja de servidores o para sitios individuales. A la hora de decidir si se va a usar Mi sitio, los siguientes factores son importantes: Propsito del sitio Rendimiento de la aplicacin web

El factor ms importante que se debe tener en cuenta a la hora de decidir si se va a usar la caracterstica Mi sitio es el propsito de los sitios. Es muy probable que los sitios diseados para permitir a los usuarios trabajar y compartir informacin fcilmente aprovechen las ventajas de esta caracterstica. Cada usuario de la organizacin podr buscar fcilmente usuarios e informacin relacionada con ellos. Por otro lado, es posible que los sitios que no se basan en la colaboracin no aprovechen las ventajas de los sitios personales. Un ejemplo de este caso sera un repositorio de documentos de gran tamao que no contiene sitios de grupo o reas de trabajo, que no dirige contenido por audiencia y que no constituye un lugar donde los usuarios buscan o comparten informacin organizativa acerca de ellos mismos o de sus compaeros. Puesto que Mi sitio se activa en el nivel de aplicacin web, es conveniente conservar esta caracterstica si alguno de los sitios de la aplicacin web va a aprovechar las ventajas que ofrece. Una excepcin a este principio es una aplicacin web que optimiza otra funcionalidad de Office SharePoint Server 2007. Si bien la caracterstica Mi sitio no consume muchos recursos, podra ser conveniente desactivarla para las aplicaciones web que tienen un gran nmero de usuarios, un gran volumen de contenido y relativamente poca necesidad de personalizacin
208

o colaboracin. Los administradores que planean la personalizacin deben consultar a los administradores de TI de la organizacin acerca de las consideraciones de rendimiento y capacidad cuando estos factores deben tenerse en cuenta. Al activar la caracterstica Mi sitio, se reemplazan los perfiles de usuario de una instalacin existente de Windows SharePoint Services 3.0 con los perfiles pblicos que forman parte de Mi sitio. Se agrega un vnculo Mi sitio a la barra de mens superior para todos los sitios de la coleccin de sitios, junto con el men Mis vnculos. La caracterstica Mi sitio puede activarse o desactivarse desde el vnculo Administrar caractersticas de aplicacin web, en la seccin Administracin de aplicaciones web de SharePoint de la ficha Administracin de aplicaciones de Administracin central. Tambin es posible limitar la capacidad de crear Mis sitios. Para ello, se debe quitar este derecho del grupo de usuarios autenticados para el SSP, o eliminar este grupo de la pgina Permisos de servicios de personalizacin. Es posible desactivar Mis sitios en el nivel de sitio o coleccin de sitios mediante la desactivacin de la caracterstica de Office SharePoint Server Standard en Configuracin del sitio; sin embargo, al hacer esto, se perder tambin la funcionalidad de bsqueda para el sitio. Esto puede ser conveniente para algunos sitios, como los repositorios de documentos de gran tamao. En este caso, an se pueden rastrear los documentos del sitio para que aparezcan en las bsquedas de otros sitios de la granja de servidores, sin necesidad de admitir caractersticas de Mis sitios que no sean relevantes para el sitio, pero que estn disponibles en otros sitios de la granja que conservan estas caractersticas.

Planeacin de Mis sitios en el SSP

Los administradores de SSP de personalizacin tienen en cuenta la interaccin entre sitios de personalizacin de todas las colecciones de sitios de las granjas de servidores que usan el SSP y el modo en que los sitios de personalizacin estarn disponibles en Mis sitios de personalizacin. Adems, toman decisiones sobre la presentacin de Mi sitio en su totalidad. Sus consideraciones incluyen: Vnculos de personalizacin Ubicaciones de host de Mi sitio de confianza Configuracin de sitios personales

Estas opciones se administran en la seccin de perfiles de usuario, audiencias y sitios personales del SSP. Vnculos de personalizacin Los usuarios con permisos para crear sitios en una coleccin de sitios pueden seleccionar la plantilla del sitio de personalizacin; sin embargo, no todos estos sitios sern relevantes para todos los usuarios de la coleccin de sitios, y mucho menos para todos los usuarios de un mismo SSP. Los sitios de personalizacin que son relevantes para los usuarios de todo el SSP pueden agregarse como vnculos en la barra de vnculos superior de Mi sitio. Cada usuario que use Mi sitio ver los vnculos a todos los sitios de personalizacin que haya vinculado el

209

administrador del SSP, independientemente de la coleccin de sitios, excepto los vnculos de sitios de personalizacin dirigidos a audiencias especficas. Los sitios de personalizacin planeados para la implementacin inicial son importantes y se deben agregar al vnculo Mi sitio para los usuarios que usan la coleccin de sitios correspondiente; sin embargo, no todos los mismos sitios de personalizacin sern relevantes para todos los usuarios del SSP. Los vnculos de Mis sitios a sitios de personalizacin pueden dirigirse a audiencias especficas, a fin de que slo puedan verlos los usuarios relevantes. En el caso de informacin que se aplica a todas las personas de una organizacin, como la informacin de recursos humanos, un vnculo Mi sitio al sitio de personalizacin podra ser relevante para todos los usuarios. En el caso de un sitio de personalizacin que muestra contenido personalizado para el equipo de ventas, resulta conveniente dirigir el vnculo Mi sitio de modo que aparezca slo para los integrantes de ese equipo, o para los integrantes de la coleccin de sitios de ventas.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las decisiones relacionadas con los sitios de personalizacin que se vincularn en la navegacin de Mi sitio. Registre tambin las decisiones sobre el contenido dirigido a audiencias. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de audiencias, consulte Planeacin de audiencias. Ubicaciones de host de Mi sitio de confianza En la pgina Administracin de servicios compartidos, se pueden agregar ubicaciones adicionales de sitios personales de confianza. Esto permite a los administradores de SSP seleccionar las ubicaciones de Mi sitio desde varias ubicaciones de sitios. Esto es necesario en cualquier escenario en el que haya ms de un SSP, como en una implementacin global con conjuntos de servicios compartidos distribuidos geogrficamente, en donde cada SSP incluye un conjunto distinto de usuarios. Al enumerar las ubicaciones de sitios personales de confianza para todos los dems SSP, es posible asegurarse de que Mis sitios se crearn en la ubicacin correcta para cada usuario. Esto permite tambin replicar los perfiles de usuario en los distintos SSP. Configuracin de sitios personales De forma predeterminada, Mis sitios se almacenan en el servidor que contiene los servicios compartidos. Los perfiles pblicos se crean y se almacenan en la aplicacin web que contiene las pginas Administracin de servicios compartidos para el SSP, y los sitios personales se almacenan en la aplicacin web predeterminada para el servidor. Sin embargo, puede cambiar la aplicacin web para que Mis sitios se almacenen en la aplicacin web predeterminada, en la aplicacin web para el SSP o en cualquier otra aplicacin web.
210

Los sitios de personalizacin se crean en colecciones de sitios individuales que pueden encontrarse en cualquier granja de servidores que usan el mismo SSP. Los administradores de estos sitios controlan la configuracin de los sitios correspondientes a travs de las mismas pginas Configuracin del sitio que estn disponibles para cualquier sitio. La configuracin de los sitios personales est a cargo del administrador del SSP, quien puede administrar la configuracin exclusiva de dichos sitios. La configuracin de los sitios personales aparece en la pgina Administrar sitios personales, que est disponible a travs del vnculo Configuracin de Mi sitio en la pgina Administracin de servicios compartidos. Las opciones de configuracin que se pueden administrar son: Servicios de sitio personal De forma predeterminada, los sitios personales se almacenan en la aplicacin web (al igual que el host de Mi sitio) para el servidor que ejecuta los servicios compartidos, que normalmente usa el puerto 80. Los perfiles pblicos tambin se almacenan en la aplicacin web para el SSP, mediante un puerto diferente. Puede optar por configurar un proveedor diferente para los servicios de sitio personal, de modo que los sitios personales se almacenen en otra aplicacin web. Puede ser una aplicacin diferente en el mismo servidor o en otro. La aplicacin web ya debe existir. Los sitios existentes no pueden migrarse y deben moverse manualmente. En el caso de las organizaciones de gran tamao, es conveniente almacenar los sitios personales en un servidor independiente. Al planear los sitios personales, los administradores de SSP deben comunicar a los administradores de TI la cantidad de usuarios y el uso previsto de los sitios personales para que se pueda elegir la opcin adecuada durante la implementacin inicial. Si el proceso de implementacin implica el uso de un servidor de prueba antes de la implementacin en un servidor de produccin, tenga en cuenta que la restauracin de una imagen de copia de seguridad del primer servidor en el segundo servidor no actualizar la ubicacin de los servicios de sitio personal. Tendr que actualizar esta propiedad para usar los servicios de sitio personal en el segundo servidor. Ubicacin de sitios personales Este es el directorio web donde se almacenan los sitios personales y se obtiene acceso a ellos. Es conveniente que esta ubicacin sea fcil de recordar, y que no duplique directorios usados para otros propsitos. Aparte de esto, no es necesario planear esta configuracin. Formato de nombre de sitio Existen tres opciones para el formato, que se usan para resolver posibles conflictos entre nombres de usuarios de varios dominios. Si los usuarios se encuentran en un solo dominio, el formato puede ser un nombre de usuario simple. Si los usuarios se encuentran en varios dominios, resulta conveniente usar el dominio y el nombre de usuario en el formato. Se debe reservar la opcin que permite resolver conflictos mediante el formato de la segunda instancia del mismo nombre de usuario con otro nombre de dominio diferente para casos posteriores a la implementacin inicial; por ejemplo, cuando se agregan usuarios de dominios adicionales a una implementacin que usaba cuentas de un nico dominio. Opciones de idioma En una implementacin multilinge, puede permitir a los usuarios elegir el idioma de su sitio personal.

211

 Grupo de sitio predeterminado Lector Puede seleccionar los usuarios que formarn parte del grupo de lector de SharePoint para los sitios personales. De forma predeterminada, este grupo es el mismo que el de la coleccin de sitios que contiene los sitios personales, pero se puede limitar el acceso en funcin de directivas especficas de su organizacin.

Planeacin de directivas de Mi sitio

Cuando piense en el modo en que se implementar Mis sitios, debe tener en cuenta el control que desea conceder a los usuarios individuales sobre la visibilidad y la presentacin de su informacin personal, y las directivas que desea establecer para ellos segn las necesidades y las decisiones de directivas de la organizacin. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de directivas, por ejemplo, la informacin que se proporcionar a todos los perfiles pblicos y la informacin que se cambiar segn las necesidades de cada sitio, consulte Planeacin de usuarios y perfiles de usuario.

Planeacin de sitios de personalizacin

Al planear los sitios de personalizacin, tenga en cuenta los siguientes factores: El modo en que los sitios de personalizacin se ajustarn a la arquitectura de la informacin y estructura de sitios globales de la organizacin. Las colecciones de sitios que aprovecharn las ventajas de los sitios de personalizacin. Los propietarios de cada sitio de personalizacin.

Los elementos web que se usarn para destinar el contenido a usuarios del sitio de personalizacin.

Incorporacin de los sitios de personalizacin en colecciones de sitios

Los administradores de colecciones de sitios, los administradores de SSP y los planeadores de negocio deben analizar la planeacin de la arquitectura de la informacin para eliminar la duplicacin e identificar los sitios de personalizacin ms importantes que se debern incluir durante la implementacin inicial. No es necesario planear todos los sitios de personalizacin posibles. La mayora de los sitios se crearn segn sea necesario en el da a da. Los sitios identificados durante la planeacin de la implementacin inicial deben ser aquellos que identifican las necesidades de contenido o que son relevantes para procesos de negocio clave, y que adems pueden aprovechar las ventajas de la personalizacin. Los candidatos ideales para sitios de personalizacin de alta prioridad son aqullos que presentan una vista personalizada de las aplicaciones de empresa clave. Por ejemplo, un sitio de recursos humanos podra tener un sitio de personalizacin con elementos web que se vinculen a aplicaciones de informes de tiempo, beneficios y otras aplicaciones de empresa similares. Un sitio de centro de llamadas podra presentar informacin especfica para cada representante del servicio al cliente en su sitio de personalizacin. Un sitio de informes de ventas que realiza el seguimiento de la actividad en Microsoft Office Excel 2007 podra tener un sitio de personalizacin que filtrase columnas basadas en las funciones de cada usuario del equipo de ventas.
212

Para cada uno de estos sitios, no existen lmites en cuanto al nmero de sitios de personalizacin que se pueden crear, pero slo algunos de ellos sern fundamentales para el propsito de cada sitio. En muchos casos, un sitio de personalizacin puede capturar la informacin personalizada clave para los propsitos centrales del sitio. Si un posible sitio de personalizacin no corresponde al propsito central del sitio, se puede postergar su implementacin para despus de la implementacin inicial. Los administradores de colecciones de sitios son responsables de planear sitios de personalizacin en sus colecciones de sitios y de incorporarlos a la estructura general de los sitios. Identifican los sitios de personalizacin que se deben planear e implementar durante la implementacin inicial, segn los propsitos centrales de la coleccin de sitios. De forma predeterminada, los sitios de personalizacin se agregan a la barra superior de vnculos de navegacin de la coleccin de sitios. Los administradores de colecciones de sitios deben decidir si desean mantener los vnculos de navegacin. Si un sitio de personalizacin es importante y se incluye durante la implementacin inicial, probablemente tambin sea importante incluirlo en el nivel superior de navegacin. Sin embargo, cada organizacin organizar la navegacin del sitio de forma diferente, y es posible que, en algunos casos, los sitios de personalizacin no sean adecuados para el nivel superior.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las decisiones relacionadas con la organizacin de los sitios de personalizacin.

Planeacin de los propietarios de sitios de personalizacin

Los sitios de personalizacin son administrados por sus propietarios en el nivel de la coleccin de sitios, y no en el SSP.

Planeacin de elementos web para sitios de personalizacin

Los sitios de personalizacin pueden usar cualquiera de los elementos web proporcionados por Office SharePoint Server 2007 junto con otros elementos web que pueden crearse o importarse desde las galeras de elementos web creadas por otros usuarios. Algunos elementos web se usan con ms frecuencia que otros u ofrecen una funcionalidad especfica para la experiencia de personalizacin. Para obtener ms informacin acerca de cmo planear elementos web de personalizacin, consulte Planeacin de elementos web personalizados.

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para planear Mis sitios: Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)
213

V. Planeacin de flujos de trabajo

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Planeacin de flujos de trabajo Qu son los flujos de trabajo? Planeacin de flujos de trabajo: pasos siguientes

214

Planeacin de flujos de trabajo

Un flujo de trabajo es un caracterstica de Microsoft Office SharePoint Server 2007 que mueve los documentos o los elementos de lista mediante una secuencia especfica de acciones o tareas relacionadas con un proceso de negocio. Los flujos de trabajo se pueden usar para administrar procesos de negocio comunes, como la revisin o la aprobacin de documentos. En esta seccin: Qu son los flujos de trabajo? En este artculo se presentan los tipos de procesos de negocio que pueden facilitar los flujos de trabajo y se describen los flujos de trabajo incluidos en Office SharePoint Server 2007. Informacin sobre flujos de trabajo En este artculo se ofrece una introduccin al flujo de trabajo en Windows SharePoint Services 3.0 y 2007 Office system. Planeacin de flujos de trabajo: pasos siguientes Este artculo contiene vnculos a temas que le ayudarn a planear los flujos de trabajo. Seguridad del flujo de trabajo en Windows SharePoint Services 3.0 y Microsoft Office SharePoint Server 2007 (notas del producto) (http://technet.microsoft.com/enus/library/dd239178.aspx) (en ingls) En estas notas del producto se ofrece una introduccin a las consideraciones de seguridad que hay que tener en cuenta durante la implementacin de flujos de trabajo con Windows SharePoint Services 3.0 u Office SharePoint Server 2007.

215

Qu son los flujos de trabajo?

En este artculo: Acerca de los procesos de negocio Flujos de trabajo de Office SharePoint Server 2007

Acerca de los procesos de negocio

Gran parte del trabajo de cualquier empresa se realiza mediante el uso de procesos de negocio que dependen del flujo de informacin o documentos. Estos procesos de negocio requieren la participacin activa de los trabajadores de la informacin para completar las tareas que contribuyen a la toma de decisiones del grupo de trabajo o el material que debe entregar. En Microsoft Office SharePoint Server 2007, estos tipos de procesos de negocio se implementan y administran mediante flujos de trabajo. Algunos ejemplos de procesos de negocio que podran facilitarse mediante flujos de trabajo son: Aprobacin de contrato Presentar una propuesta de contrato a los miembros de una organizacin que deben aprobarla o rechazarla. Informes de gastos Administracin del envo de un informe de gastos y los recibos asociados, revisin del informe, aprobacin y reembolso al remitente. Soporte tcnico Instrucciones relacionadas con el progreso de un incidente de soporte tcnico cuando lo abre un cliente, lo investiga un ingeniero de soporte tcnico, se enva a los expertos tcnicos, se resuelve y se agrega a una base de conocimientos. Entrevistas Administracin del proceso de entrevista a un candidato a un puesto de trabajo. Incluye la programacin y el seguimiento de las citas de entrevista, la recopilacin de comentarios acerca de las entrevistas a medida que se acumulan, la puesta a disposicin de estos comentarios para los entrevistadores posteriores y la presentacin de las decisiones de contratacin o no contratacin. Publicacin de contenido Administrar la aprobacin de la publicacin de contenido en el sitio de presencia en Internet de la empresa. Uno de los problemas a que se enfrentan muchos departamentos de TI al implementar los procesos de negocio que requieren la participacin de los trabajadores de la informacin es que estos procesos no se integran con la forma en que trabajan los usuarios. Para que un proceso de negocio sea eficaz, se debe integrar con las herramientas y aplicaciones de uso comn en el rea de trabajo de modo que forme parte de la rutina diaria de los trabajadores de la informacin. En el rea de trabajo electrnica, dicho proceso incluye la integracin con el correo electrnico, calendarios, listas de tareas, sitios web de colaboracin y aplicaciones cliente como Microsoft Office Outlook 2007 y Word 2007. Es el enfoque implementado en flujos de trabajo basados en Office SharePoint Server 2007.

216

Flujos de trabajo de Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 incluye los siguientes flujos de trabajo estndar para satisfacer las necesidades de negocio principales: Recopilar comentarios Se enva un documento para su revisin. El autor elige a los revisores, enva instrucciones y comprueba el progreso del flujo de trabajo. Los revisores reciben una notificacin por correo electrnico y se les asigna una tarea con un vnculo al documento que se va a revisar. Los participantes pueden delegar opcionalmente sus tareas o rechazarlas. Aprobacin Se enva un documento para su aprobacin. La aprobacin suele ser un requisito previo para otra tarea de administracin de documentos, como la publicacin de un documento en un sitio web o el envo de una propuesta de negocio a un cliente. Al igual que en el flujo de trabajo de recopilacin de comentarios, los autores eligen a los aprobadores, envan instrucciones y realizan un seguimiento del estado del flujo de trabajo. De forma predeterminada, la aprobacin es un flujo de trabajo en serie, donde el orden en que los aprobadores ven el documento lo especifica el autor. Por el contrario, la recopilacin de comentarios es un flujo de trabajo paralelo, donde los revisores pueden incluir comentarios en cualquier orden. Aprobacin de disposicin Permite a los participantes aprobar la eliminacin de los documentos expirados. Recopilar firmas Enva un documento a un conjunto de participantes que deben firmarlo. Traduccin Administra la traduccin de un documento a uno o ms idiomas. Este flujo de trabajo crea documentos de texto genrico y realiza un seguimiento de las tareas de traduccin para cada versin de idioma del documento de origen. Si el documento de origen cambia, el flujo de trabajo asigna tareas para actualizar las versiones traducidas. Seguimiento de asuntos Enva un problema a los miembros del equipo para su resolucin. Aprobacin de documentos para Asia oriental Enva un documento para su aprobacin mediante el uso de marcas de firma digital y un proceso de consenso orientado al grupo. Este flujo de trabajo slo est disponible para las versiones de productos y los paquetes de idiomas de Asia oriental. En Office SharePoint Server 2007, los diseadores de sitios pueden asociar flujos de trabajo con bibliotecas, listas o tipos de contenido para que puedan ejecutarse en documentos o elementos de lista. El progreso de un flujo de trabajo se registra en un historial de flujos de trabajo y las tareas de flujos de trabajo se asignan a los participantes mediante una lista de tareas. Para que formen parte de la rutina diaria de los trabajadores de la informacin, los flujos de trabajo se integran completamente en Office SharePoint Server 2007 y 2007 Microsoft Office system, lo que permite a los trabajadores de la informacin participar fcilmente en dichos flujos de trabajo. Las siguientes tareas se pueden realizar en la interfaz web de Office SharePoint Server 2007 o en los programas cliente de 2007 Office system:

217

 Visualizacin de los flujos de trabajo disponibles para ejecutarlos en un documento o un elemento de lista. Inicio de un flujo de trabajo. Visualizacin e inicio de una tarea de flujo de trabajo.

Realizacin de una tarea de flujo de trabajo y cumplimentacin del formulario de finalizacin de tarea. Los flujos de trabajo de Office SharePoint Server 2007 se basan en el componente Windows Workflow Foundation de Microsoft Windows y los programadores de software pueden crear flujos de trabajo personalizados mediante Windows Workflow Foundation Designer en Microsoft Visual Studio 2005. Una vez que el administrador instala y habilita un flujo de trabajo basado en el componente Windows Workflow Foundation de Microsoft Windows, los usuarios pueden asociarlo a una o ms bibliotecas, listas o tipos de contenido. Adems, los usuarios pueden crear flujos de trabajo personalizados mediante Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Cada flujo de trabajo creado con Office SharePoint Designer 2007 se puede asociar a una sola biblioteca o lista. El uso de Microsoft Visual Studio 2005 permite crear acciones de flujo de trabajo personalizadas que pueden estar disponibles en Office SharePoint Designer 2007. Office SharePoint Designer 2007 incluye un entorno de diseo de flujo de trabajo visual y un conjunto de acciones de flujo de trabajo que los usuarios pueden agregar a los flujos de trabajo sin tener que escribir cdigo fuente, incluidas las siguientes: Establecimiento de metadatos de listas Creacin, copia, eliminacin o cambio de elementos de lista (incluidos los documentos) Proteccin o desproteccin de elementos Pausa, inicio o detencin del flujo de trabajo Envo de mensajes de correo electrnico Configuracin del estado de moderacin de un elemento Configuracin de los metadatos de un elemento Asignacin de tareas

Consulte tambin Planeacin de flujos de trabajo: pasos siguientes

218

Informacin sobre flujos de trabajo

En esta seccin: Fundamentos bsicos de flujo de trabajo y Productos y Tecnologas de SharePoint Flujo de trabajo y Windows SharePoint Services 3.0 Flujo de trabajo en Windows SharePoint Services: escenario A Creacin de flujos de trabajo de Windows SharePoint Services Flujo de trabajo y Office SharePoint Server 2007 Flujo de trabajo en Office SharePoint Server: escenario Creacin de flujos de trabajo de Office SharePoint Server Toma de una decisin sobre tecnologa

Conclusin para comprender el flujo de trabajo en Productos y Tecnologas de SharePoint Los negocios dependen de procesos de negocio. Aunque muchos de estos procesos suelen implicar el software, los procesos ms importantes de muchas organizaciones dependen de las personas. Automatizar las interacciones entre las personas que participan en un proceso puede mejorar el funcionamiento de dicho proceso, aumentar su eficacia y reducir el ndice de errores. El uso de un software que sea compatible con este tipo de flujo de trabajo humano puede hacer que las organizaciones sean ms eficaces. Muchos tipos de procesos en muchos y diversos tipos de organizaciones pueden beneficiarse de la compatibilidad automatizada con el flujo de trabajo de usuarios. Por ejemplo: Aprobacin: un aspecto comn de los procesos de negocio orientados a los usuarios es la necesidad de obtener la aprobacin de varios participantes. Lo que se est aprobando puede variar mucho, desde un documento de Word que contiene el plan de marketing para el prximo ao hasta un informe de gastos de un viaje a una conferencia. En todos los casos, un determinado nmero de personas debe revisar la informacin, quizs agregar comentarios y finalmente indicar si lo aprueban o rechazan. Coordinacin de los esfuerzos de grupo: tanto si es al preparar una respuesta a una solicitud de propuesta, al administrar la traduccin de un documento a uno o ms idiomas, u otra tarea, muchos procesos requieren que las personas trabajen conjuntamente de una forma organizada. La definicin de los pasos del proceso en un flujo de trabajo automatizado permite que el trabajo del grupo sea ms eficaz y que el mismo proceso sea ms predecible. Seguimiento de problemas: muchos procesos de negocio generan una lista de problemas pendientes. Se puede usar un flujo de trabajo automatizado para mantener esa lista, asignar los problemas a las personas capaces de solucionarlos y hacer un seguimiento del estado de esa resolucin. Para admitir estos tipos de procesos de negocio automatizados, Windows SharePoint Services 3.0 puede ejecutar aplicaciones de flujo de trabajo orientadas a los usuarios. Estas aplicaciones se basan en Windows Workflow Foundation e interactan con las personas a travs de un explorador web y,
219

si es necesario, tambin con otro software. Para crear aplicaciones de flujo de trabajo, los programadores usan Workflow Designer y Microsoft Visual Studio 2005 de WF, mientras que los trabajadores de la informacin usan el nuevo Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Microsoft Office SharePoint Server 2007, parte del sistema 2007 Microsoft Office, agrega una mayor flexibilidad a las aplicaciones de flujo de trabajo basadas en Windows SharePoint Services. El uso de este producto permite que los flujos de trabajo puedan usar formularios personalizados creados en Microsoft Office InfoPath 2007 para interactuar con usuarios a travs de aplicaciones de Office tales como Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office Outlook 2007. Office SharePoint Server tambin incluye varios flujos de trabajo predefinidos, lo que permite a los trabajadores de la informacin crear procesos de negocio automatizados para aprobaciones y otras situaciones habituales. Tanto Windows Workflow Foundation como Windows SharePoint Services 3.0 sern componentes estndar de Windows, mientras que Office SharePoint Server es un producto con una licencia independiente. En esta seccin se incluye una introduccin a todas estas tecnologas, junto con las herramientas para crear flujos de trabajo. El objetivo es proporcionar una visin panormica de cmo Microsoft es compatible con los flujos de trabajo orientados a los usuarios en Windows SharePoint Services y el sistema 2007 Office.

220

Fundamentos bsicos de flujo de trabajo y Productos y Tecnologas de SharePoint

Para comprender la forma en que Microsoft integra el flujo de trabajo de usuarios es preciso tener conocimientos bsicos de las dos tecnologas fundamentales subyacentes: Windows Workflow Foundation y Windows SharePoint Services. En esta seccin se describen brevemente.

Windows Workflow Foundation

Es normal que el software implemente alguna clase de proceso, mediante la realizacin de varios pasos uno tras otro, segn un orden definido. Dado lo comn de este enfoque, no existen razones por las que no se deba proporcionar compatibilidad explcita para crear esta clase de aplicacin. El objetivo de Windows Workflow Foundation es exactamente eso. Una aplicacin creada con Workflow Foundation se compone de uno o varios flujos de trabajo, cada uno de los cuales contiene un nmero de actividades determinado. El motor en tiempo de ejecucin de Workflow Foundation ejecuta las actividades de un flujo de trabajo de una en una y el propio flujo de trabajo determina el orden de ejecucin. Al ofrecer compatibilidad directa con las aplicaciones orientadas a procesos, Workflow Foundation simplifica su creacin y mantenimiento.

221

En la siguiente ilustracin se muestran los componentes principales de Workflow Foundation. Un flujo de trabajo, que se crea a partir de actividades, se ejecuta con el motor de tiempo de ejecucin. Su ejecucin depende de un conjunto de servicios de tiempo de ejecucin que proporciona Workflow Foundation y que permite, por ejemplo, conservar un estado de flujo de trabajo o realizar un seguimiento de su ejecucin. Todo ello tiene lugar en un host, que puede ser cualquier proceso de Windows, desde una simple aplicacin de escritorio hasta un servidor escalable. Para admitir los distintos requisitos que imponen los diferentes hosts y las diferentes clases de aplicaciones, si es preciso, se pueden sustituir los servicios de tiempo de ejecucin de Workflow Foundation.

Como se observa en la ilustracin, los flujos de trabajo se pueden crear con Workflow Foundation Workflow Designer. Esta herramienta se ejecuta en Visual Studio 2005 y proporciona un entorno grfico para organizar las actividades en flujos de trabajo. Una actividad es solamente una clase, por lo que los flujos de trabajo tambin se pueden crear completamente en el cdigo (no se requiere ninguna herramienta grfica). Aunque un flujo de trabajo puede usar las actividades que elija el programador, Workflow Foundation proporciona una biblioteca de actividades bsicas (BAL). Esta biblioteca incluye varias actividades fundamentales, entre las que se encuentran las siguientes: IfElse: ejecuta las actividades contenidas en dos o ms rutas posibles en funcin de si se cumple una condicin. While: ejecuta repetidamente una o ms actividades mientras se cumpla una condicin. Sequence: ejecuta un grupo de actividades de una en una, siguiendo un orden definido. Parallel: ejecuta dos o ms grupos de actividades en paralelo. Code: ejecuta un fragmento de cdigo definido.

222

 Listen: espera un evento de un conjunto de eventos y, cuando se recibe, ejecuta una o ms actividades. InvokeWebService: llama a un servicio web. Policy: permite definir y ejecutar reglas de negocio mediante un motor de reglas suministrado con Workflow Foundation. Workflow Foundation proporciona dos tipos de flujos de trabajo integrados: Flujos de trabajo secuenciales, que ejecutan las actividades en un orden definido. Pueden contener IfElse, While y otras actividades. Flujos de trabajo de equipo de estado, que implementan un equipo de estado finito convencional. Este tipo de flujo de trabajo tambin puede contener IfElse, While y otras actividades, pero depende de otras actividades, como State, para representar estados y transiciones. Es importante saber que Workflow Foundation no es en s una aplicacin de flujo de trabajo completa. Esta aplicacin proporciona una base para que los programadores creen software de flujo de trabajo. Dado que se puede hospedar en cualquier proceso de Windows, Workflow Foundation se puede combinar con otras tecnologas para proporcionar servicios de flujo de trabajo. Es exactamente el caso de Windows SharePoint Services 3.0, por lo que el siguiente paso para comprender cmo integra Microsoft la compatibilidad con el flujo de trabajo de usuarios es conocer los conceptos bsicos de esta tecnologa.

223

Windows SharePoint Services

El uso compartido de la informacin es algo fundamental en la vida moderna. Ya sea para trabajar o para colaborar en una organizacin benfica, necesitamos compartir documentos y otra informacin con grupos de personas. Con Windows SharePoint Services, una parte estndar de Windows Server 2003, compartir es ms fcil. Como se puede observar en la ilustracin siguiente, los usuarios de Windows SharePoint Services pueden crear sitios, cada uno de los cuales contiene bibliotecas de documentos y listas. La informacin de cada sitio, incluidos documentos y elementos de lista, se almacena en SQL Server. A travs de Internet Information Services (IIS), los usuarios pueden interactuar con los sitios desde las aplicaciones de Microsoft Office o desde un explorador web como Internet Explorer. Los usuarios tambin pueden personalizar la interfaz del explorador mediante elementos web, lo que les permite crear una interfaz adaptada a sus necesidades.

La versin 3.0 de Windows SharePoint Services incluye tambin compatibilidad con los tipos de contenido. Un tipo de contenido proporciona un esquema que define un documento o elemento de lista. De manera predeterminada, todos los documentos de una biblioteca tienen el mismo esquema, igual que todos los elementos de una lista determinada. Al asociar un tipo de contenido a un documento o elemento de lista, se puede especificar el esquema de ese documento o elemento con independencia de los dems elementos de la biblioteca o lista a la que pertenece. Tambin se
224

pueden asociar directivas a los tipos de contenido, para especificar, por ejemplo, durante cunto tiempo se debera retener un documento. Estas directivas se aplicarn despus a cualquier documento o elemento al que se asocien. Varios equipos donde se ejecuta Windows SharePoint Services pueden obtener acceso a la misma base de datos de SQL Server o a un grupo de bases de datos con particiones de sitios entre ellas. Esto mejora la escalabilidad, ya que permite que un gran nmero de usuarios obtenga acceso a los mismos sitios. Cabe sealar que, aunque estn separados lgicamente y los usuarios los consideran diferentes, en esencia, los documentos y elementos se parecen mucho: ambos son simples entradas en tablas de SQL Server. Existen algunas diferencias (por ejemplo, los documentos se pueden proteger y desproteger, mientras que los elementos no), pero la diferencia se encuentra ms en cmo los ve el usuario que en cmo se implementan. Windows SharePoint Services tambin se basa en otras tecnologas estndar de Windows. Puede usar Active Directory para identificar a los usuarios, por ejemplo, y su interfaz de usuario, incluidos los elementos web, se basa en ASP.NET. Dado que es un elemento estndar de Windows y que soluciona varios problemas comunes, Windows SharePoint Services se ha convertido en una tecnologa muy popular. Muchas organizaciones la usan para compartir muchos tipos de informacin. Sin embargo, hasta Windows SharePoint Services 3.0 no se integr la compatibilidad para crear flujos de trabajo. A continuacin, se describe cmo esto es posible en la versin 3.0.

225

Flujo de trabajo y Windows SharePoint Services 3.0

Tanto WF como Windows SharePoint Services son tiles de forma independiente. No obstante, la posibilidad de crear aplicaciones de flujo de trabajo humano basadas en caractersticas orientadas a los documentos de Windows SharePoint Services resulta an ms til. Windows SharePoint Services 3.0 hace que esto sea posible. Creada a partir de WF, esta nueva versin se incluye con la prxima versin de Windows Server 2008 y estar disponible gratuitamente como una actualizacin opcional de Windows Server 2003 mediante Windows Update.

226

Combinacin de Windows Workflow Foundation y Windows SharePoint Services

Como se ha descrito anteriormente, el motor en tiempo de ejecucin de WF se puede hospedar en todos los procesos de Windows. Windows SharePoint Services 3.0 aprovecha esta ventaja y acta como host para este motor. En un servidor se pueden instalar una o ms plantillas de flujo de trabajo, cada una con el cdigo que define un flujo de trabajo concreto. Una vez hecho esto, se puede crear una asociacin entre una plantilla especfica y una biblioteca de documentos, una lista o un tipo de contenido. Esta plantilla se puede cargar y ejecutar mediante el motor en tiempo de ejecucin de WF hospedado en Windows SharePoint Services para crear una instancia de flujo de trabajo. En la siguiente ilustracin se muestra esto.

Al igual que en los flujos de trabajo de WF, los que se basan en Windows SharePoint Services 3.0 dependen de los servicios en tiempo de ejecucin de WF. No obstante, para aumentar la compatibilidad con los flujos de trabajo hospedados en Windows SharePoint Services, la versin 3.0 reemplaza algunos de estos servicios integrados. El servicio de persistencia estndar de WF se ha modificado para permitir, por ejemplo, vincular el estado de un flujo de trabajo persistente al documento o elemento al que est asociado el flujo de trabajo.
227

Disponer de una vista arquitectnica del modo en que las partes se unen resulta til y es un aspecto esencial de la comprensin de los flujos de trabajo en Windows SharePoint Services 3.0. No obstante, el mejor modo de entender lo que ocurre es analizar un escenario tpico con esta tecnologa. En la siguiente seccin se ofrece un ejemplo de uso sencillo de un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services.

228

Flujo de trabajo en Windows SharePoint Services: escenario A

El ejemplo ms habitual de flujo de trabajo de usuarios en la mayora de organizaciones es alguna variacin de la aprobacin: un grupo de individuos debe aprobar o rechazar algn documento y quizs agregar comentarios para explicar sus decisiones. El ejemplo aqu descrito refleja esta popularidad y muestra el aspecto que podra tener un flujo de trabajo de aprobacin implementado con Windows SharePoint Services. Antes de ver el ejemplo en detalle, es conveniente definir las funciones que desempean los distintos individuos. Estas funciones incluyen: Autor del flujo de trabajo: el programador o trabajador de la informacin que crea una plantilla de flujo de trabajo. Administrador de Windows SharePoint Services: la persona que instala una plantilla de flujo de trabajo y la asocia a una biblioteca de documentos o lista. Iniciador del flujo de trabajo: la persona que inicia la ejecucin de un flujo de trabajo, lo que hace que se cree una instancia de flujo de trabajo a partir de una plantilla de flujo de trabajo concreta. Participantes del flujo de trabajo: los individuos que interactan con una instancia de flujo de trabajo para llevar a cabo el proceso de negocio al que da soporte. Tal como se describe a continuacin, los individuos de cada una de estas funciones desempean su propio papel en la creacin, la instalacin, la creacin de instancias y el uso de un flujo de trabajo.

Creacin de un flujo de trabajo

Microsoft ofrece dos opciones para crear flujos de trabajo dirigidos a Windows SharePoint Services. Los programadores usan Visual Studio 2005 y WF Workflow Designer, mientras que los trabajadores de la informacin usan el enfoque basado en reglas ms simple que proporciona Office SharePoint Designer. En ambos casos, el resultado es una plantilla de flujo de trabajo que se debe implementar en un servidor que ejecute Windows SharePoint Services. La creacin de flujos de trabajo se describe en ms detalle ms adelante en este documento, as que, por ahora, en este escenario se da por supuesto que ya se ha creado una plantilla.

Asociacin de un flujo de trabajo con una biblioteca de documentos o lista

Para poder usarse, una plantilla de flujo de trabajo debe instalarse en un sistema con Windows SharePoint Services y luego asociarse a una biblioteca de documentos, lista o tipo de contenido en concreto. Despus de hacer esto, se puede iniciar el flujo de trabajo desde cualquier documento o elemento en la biblioteca o lista. Los flujos de trabajo funcionan del mismo modo en elementos y documentos, por lo que normalmente una plantilla de flujo de trabajo puede adjuntarse a cualquiera de los dos (aunque es posible crear una plantilla que pueda
229

asociarse slo con un elemento o slo con un documento). Y, aunque los flujos de trabajo no se pueden iniciar de forma explcita desde tipos de contenido, un flujo de trabajo asociado con un tipo de contenido se puede iniciar desde un documento o elemento de lista al que se ha adjuntado ese tipo de contenido. Tanto la instalacin como la asociacin se realizan automticamente para los flujos de trabajo creados con Office SharePoint Designer. Sin embargo, en el caso de los flujos de trabajo creados con WF Workflow Designer y Visual Studio, un administrador del servidor de Windows SharePoint Services debe instalar explcitamente la plantilla de flujo de trabajo. Una vez hecho esto, la plantilla debe asociarse con una biblioteca, lista o tipo de contenido, lo cual puede hacer alguien con menos permisos que un administrador del servidor. La persona que crea esta asociacin tambin le asigna un nombre nico, que pueden usar los usuarios como referencia. De forma opcional, el autor del flujo de trabajo puede dejar a la persona que crea la asociacin establecer opciones para el comportamiento del flujo de trabajo, como especificar una lista predeterminada de personas que deben participar siempre en el proceso. La misma plantilla se puede asociar con varias bibliotecas, listas o tipos de contenido, y cada asociacin se puede personalizar segn sea necesario. Despus de crear la asociacin y de establecer todas las opciones, un iniciador de flujo de trabajo puede crear una instancia del flujo de trabajo a partir de esta asociacin, tal como se describe a continuacin.

Inicio de un flujo de trabajo

Windows SharePoint Services ofrece tres opciones para crear una instancia de flujo de trabajo. Las tres ejecutan el flujo de trabajo desde el principio cada vez. (De hecho, si una instancia de flujo de trabajo creada a partir de una asociacin en particular se est ejecutando actualmente, no es posible crear otra instancia a partir de la misma asociacin). Las opciones son: Un usuario de Windows SharePoint Services puede iniciar el flujo de trabajo manualmente. Se puede configurar el flujo de trabajo para que se ejecute automticamente cuando cambie un documento o elemento. Se puede configurar el flujo de trabajo para que se ejecute automticamente cuando se cree un documento o elemento. Por ejemplo, un usuario de Microsoft Word puede guardar un nuevo documento en la biblioteca de documentos de un sitio, lo que provocara la ejecucin de una instancia de un flujo de trabajo asociado con esa biblioteca. Un iniciador de flujo de trabajo puede usar Microsoft Word 2007 o versiones anteriores para hacer esto. Incluso es posible iniciar los flujos de trabajo de este modo desde aplicaciones que no son de Microsoft.

230

En este escenario se usa la primera de estas tres opciones: iniciar manualmente un flujo de trabajo. La pantalla siguiente muestra cmo puede mostrarse un documento de una biblioteca de documentos a un usuario de Windows SharePoint Services. Para iniciar una instancia de flujo de trabajo a partir de este documento, el usuario hace clic en el documento y elige Flujos de trabajo en el men.

Al realizar esta seleccin se abrir la pantalla siguiente:

231

Bajo el encabezado Iniciar un nuevo flujo de trabajo aparecen los nombres de todos los flujos de trabajo que se pueden iniciar desde este documento. En este ejemplo, hay dos opciones: Aprobacin y Recopilar comentarios; no obstante, si un administrador hubiera asociado otras plantillas de flujo de trabajo con esta biblioteca de documentos, sus nombres tambin apareceran. En este ejemplo, el iniciador selecciona Aprobacin y aparece esta pantalla:

A diferencia de todas las pantallas mostradas hasta ahora, el contenido de sta queda definido por el flujo de trabajo en s. Cuando se inicia un flujo de trabajo (es decir, cuando se crea una instancia de flujo de trabajo), puede mostrar, de forma opcional, una pantalla que permite al usuario especificar informacin relevante. Para el flujo de trabajo de aprobacin mostrado aqu, esta informacin incluye el nombre de cada persona que debe aprobar este documento, una indicacin de cundo debe realizarse cada aprobacin y una lista de personas a las que hay que enviar una notificacin. Una vez proporcionada esta informacin, el usuario hace clic en el botn Iniciar de la esquina inferior derecha de la pantalla. El flujo de trabajo empezar a ejecutarse, y solicitar a cada participante que revise este documento en el orden en que se especificaron sus nombres en esta pantalla. De forma opcional, cuando se inicia un flujo de trabajo tambin puede enviar un mensaje de correo electrnico a la persona que lo inici. Del mismo modo, un flujo de trabajo puede informar a su autor por correo electrnico cuando se haya completado. En este ejemplo, el flujo de trabajo de aprobacin puede enviar un mensaje de correo electrnico a su autor para informarle cuando se haya completado el proceso de aprobacin. Tambin es posible notificar por correo electrnico a los participantes del flujo de trabajo (en este ejemplo, las personas que aprueban el documento) cuando el flujo de trabajo tenga alguna tarea para ellos.

232

Interaccin con un flujo de trabajo

La interaccin entre una persona y un flujo de trabajo en ejecucin se basa en el concepto de tarea. Una tarea es una unidad de trabajo que se asigna a un individuo. En este ejemplo, se asignar a cada persona de esta lista de aprobacin del flujo de trabajo una tarea en la que se le pedir que apruebe el documento. Windows SharePoint Services mantiene una lista de tareas para cada sitio, y un flujo de trabajo en ejecucin puede agregar tareas a esta lista y especificar a quin va dirigida cada una. Cada usuario del sitio puede ver qu trabajo le espera si obtiene acceso a esta lista de tareas mediante un explorador web o si sincroniza la lista de tareas del sitio con su lista de tareas de Outlook 2007. La siguiente pantalla muestra el aspecto que tiene el acceso desde un explorador a la lista de tareas para una de las personas asignadas a la aprobacin del documento usado en este ejemplo.

233

Para un usuario de Windows SharePoint Services, su lista de tareas pendientes es slo una lista ms. En la pantalla mostrada arriba, el usuario ha seleccionado la lista Tareas de las opciones visibles en el lado izquierdo de la pantalla. La nica tarea que se encuentra actualmente en la lista es una solicitud para aprobar el documento. (Se puede obtener acceso al documento en s a partir del vnculo que aparece en el lado derecho de la pantalla). Para realizar la tarea, el usuario de este ejemplo hace clic en el nombre de la misma, con lo que aparece esta pantalla:

La interaccin entre el flujo de trabajo y los participantes puede variar, de modo que esta pantalla queda definida por el flujo de trabajo en s. En este ejemplo, se proporciona un campo al participante para comentarios junto con botones para aprobar o rechazar el documento. Tambin hay otras opciones disponibles, que le permiten reasignar la tarea a otra persona o solicitar un cambio. Aqu, el usuario puede escribir un comentario y luego hacer clic en el botn Aprobar. A continuacin, el flujo de trabajo crear una tarea en la lista de tareas de la siguiente persona de la lista de aprobadores. Una vez que hayan respondido todos los participantes, finaliza el flujo de trabajo. Los flujos de trabajo de Windows SharePoint Services tambin ofrecen otras opciones, entre las que se incluyen: El iniciador de un flujo de trabajo puede comprobar el estado del mismo. En el escenario descrito aqu, por ejemplo, puede comprobar cunto ha avanzado el proceso de aprobacin. Un flujo de trabajo puede modificarse mientras se est ejecutando. Las modificaciones permitidas, si es que hay alguna, quedan determinadas por el autor del flujo de trabajo. Un flujo de trabajo de aprobacin, por ejemplo, puede permitir agregar un nuevo aprobador mientras el flujo de trabajo est en curso. La capacidad de modificar los flujos de trabajo en ejecucin es importante, ya que refleja el modo en que la gente trabaja en realidad. Los cambios espontneos en los procesos de negocio constituyen una realidad inevitable; los flujos de trabajo de Windows SharePoint Services ofrecen un mtodo para controlar este tipo de situacin.
234

Resumen del proceso

Un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services consta de numerosas partes en movimiento. La siguiente ilustracin ofrece una visin general del funcionamiento del proceso.

En resumen, una vez que una plantilla de flujo de trabajo se ha instalado y asociado a una biblioteca de documentos, lista o tipo de contenido, paso que no se muestra aqu, un usuario del sitio puede crear una instancia de este flujo de trabajo. El proceso empieza cuando el iniciador del flujo de trabajo selecciona un documento y una plantilla de flujo de trabajo asociada (paso 1). El iniciador crea una instancia de flujo de trabajo a partir de esta asociacin (paso 2) y, a continuacin, personaliza esta nueva instancia y la inicia (paso 3). Despus, la instancia de flujo de trabajo en ejecucin agrega una tarea a la lista de tareas de un participante (paso 4). (El flujo de trabajo de aprobacin usado en este escenario asigna estas tareas en orden, pero tambin es posible que un flujo de trabajo asigne tareas a muchos participantes a la vez para permitir que se lleven todas a cabo de forma paralela). Los participantes del flujo de trabajo pueden saber qu tareas les asigna el flujo de trabajo cuando consultan su lista de tareas (paso 5). A continuacin, cada participante interacta con la instancia de flujo de trabajo en ejecucin para completar esta tarea (paso 6). En el ejemplo descrito aqu, sta requera aprobar un documento, pero puede tratarse de cualquier tarea que elija el autor del flujo de trabajo.

235

Conviene tener en cuenta que el documento en que se ejecuta un flujo de trabajo no se enva de persona a persona. En lugar de ello, el documento permanece en el sitio y cada participante del flujo de trabajo recibe un vnculo al mismo. De hecho, no es necesario que el flujo de trabajo use el documento o el elemento con el que est asociado. Otra cuestin que conviene destacar es que lo que el iniciador del flujo de trabajo y los participantes ven en los pasos 1, 2 y 5 queda definido por Windows SharePoint Services. En cambio, los formularios usados en los pasos 3 y 6 los define el autor del flujo de trabajo. Esto permite al autor controlar el modo en que los usuarios personalizan e interactan con el flujo de trabajo. Adems de proporcionar una plataforma para crear aplicaciones de flujo de trabajo de usuarios, la versin 3.0 de Windows SharePoint Services tambin proporciona un flujo de trabajo Seguimiento de asuntos predefinido que los usuarios finales pueden usar tal cual. Este flujo de trabajo permite asignar asuntos activos a los participantes y realizar un seguimiento de los mismos. Una vez creado, un asunto puede moverse primero a un estado Resuelto, lo que indica que el participante del flujo de trabajo responsable ya se ha encargado del asunto, y luego a un estado Cerrado, lo que indica que el iniciador del flujo de trabajo ha aceptado la resolucin y cerrado el asunto. Entender los aspectos bsicos del modo en que los individuos usan los flujos de trabajo en Windows SharePoint Services es fundamental para comprender esta tecnologa. Sin embargo, tambin es til tener ciertos conocimientos acerca del modo en que un autor crea estos flujos de trabajo. En la siguiente seccin se describen los dos enfoques disponibles para hacer esto.

236

Creacin de flujos de trabajo de Windows SharePoint Services

Qu es un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services? Consta bsicamente de dos elementos: los formularios que el flujo de trabajo usa para interactuar con los usuarios y la lgica que define el comportamiento del flujo de trabajo. Entender cmo se crean los flujos de trabajo de Windows SharePoint Services requiere tener conocimientos de ambos elementos. Debido a que establece la comunicacin con los usuarios mediante un explorador web, un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services se basa en Microsoft ASP.NET para mostrar los formularios. Por consiguiente, estos formularios se definen como pginas ASPX. Un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services puede mostrar sus propios formularios en cuatro puntos de su ciclo de vida: Asociacin: si un administrador de Windows SharePoint Services asocia una plantilla de flujo de trabajo a una biblioteca de documentos o una lista concretas, es posible que pueda establecer opciones que se aplicarn a todas las instancias de flujo de trabajo creadas a partir de esta asociacin. Si el autor del flujo de trabajo decide permitir esto, debe proporcionar un formulario que permita al administrador especificar esta informacin. Inicio: es posible que el iniciador de un flujo de trabajo tenga permiso para especificar opciones al empezar a ejecutar una instancia. Por ejemplo, en el escenario de aprobacin descrito, las opciones incluyen la especificacin de la lista de participantes en el flujo de trabajo y la definicin del tiempo de que dispone cada participante para completar la tarea. Si un flujo de trabajo permite esto, el autor debe proporcionar un formulario para permitir al iniciador que establezca estas opciones, como se muestra en el paso 3 del diagrama anterior. Finalizacin de tareas: la instancia de flujo de trabajo en ejecucin debe mostrar un formulario a los participantes en el flujo de trabajo para permitirles completar la tarea. Este formulario, mostrado en el paso 6 del diagrama anterior, permite a los aprobadores del escenario anterior hacer comentarios acerca del documento e indicar su aprobacin o rechazo. Modificacin: aunque no se muestra en el escenario anterior, el creador de un flujo de trabajo puede permitir su modificacin mientras se est ejecutando. Por ejemplo, es posible que un flujo de trabajo permita la adicin de nuevos participantes una vez iniciada su ejecucin o la ampliacin de la fecha de vencimiento para completar las tareas. Si se usa esta opcin, el flujo de trabajo debe mostrar un formulario en este punto para permitir que el participante especifique qu cambios se deben realizar. Los flujos de trabajo basados nicamente en Windows SharePoint Services definen sus formularios como pginas .aspx, aunque los usuarios que usen Office SharePoint Server tambin pueden usar formularios creados con InfoPath, como se describe ms adelante. En ambos casos, la lgica de un flujo de trabajo siempre se define como un grupo de actividades, como en cualquier flujo de trabajo basado en WF. Para especificar la lgica y los formularios para un
237

flujo de trabajo, Microsoft proporciona dos herramientas distintas, cada una de las cuales se dirige a una audiencia diferente. Los programadores de software pueden usar WF Workflow Designer, hospedado en Visual Studio 2005. Los trabajadores de la informacin, un grupo menos tcnico, pueden usar Office SharePoint Designer para crear flujos de trabajo sin escribir cdigo. En las dos secciones siguientes, se analiza cmo se pueden crear flujos de trabajo de Windows SharePoint Services con cada una de estas herramientas.

Creacin de flujos de trabajo con Visual Studio 2005 y WF Workflow Designer

Desde varias perspectivas, un flujo de trabajo es como un diagrama de flujo. Por lo tanto, es razonable proporcionar una herramienta grfica que permita a los programadores especificar las acciones de un flujo de trabajo. En el caso de WF, esta herramienta es Workflow Designer, una parte de las extensiones de Windows Workflow Foundation para Visual Studio 2005. Los programadores pueden usar WF Workflow Designer para definir grficamente las actividades de un flujo de trabajo y el orden en que se deben ejecutar dichas actividades. En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo sencillo de esto.

Las actividades disponibles para su uso se muestran en el cuadro de herramientas de la parte izquierda de la pantalla. El programador puede arrastrar estas actividades a la superficie de diseo para definir los pasos de un flujo de trabajo. Las propiedades de cada actividad se pueden establecer en la ventana de propiedades que aparece en la esquina inferior derecha. La biblioteca de actividades base de WF proporciona un grupo de actividades fundamentales, como se ha descrito anteriormente. Windows SharePoint Services proporciona adems un conjunto de actividades diseadas expresamente para crear flujos de trabajo de Windows SharePoint Services. Algunas de las ms importantes son las siguientes: OnWorkflowActivated: proporciona un punto de inicio estndar para un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services. Entre otras cosas, esta actividad puede aceptar la informacin
238

suministrada por un administrador de Windows SharePoint Services a travs del formulario de asociacin cuando el flujo de trabajo se asocia a una biblioteca de documentos o una lista. Adems, puede aceptar la informacin suministrada a travs del formulario de inicio cuando se inicia el flujo de trabajo. Todos los flujos de trabajo de Windows SharePoint Services deben empezar por esta actividad. CreateTask: crea una tarea asignada a un usuario concreto de una lista de tareas. Por ejemplo, el flujo de trabajo de aprobacin del escenario descrito anteriormente usaba esta actividad para agregar una tarea a la lista de tareas usada por cada participante. Esta actividad tiene adems las propiedad SendEmailNotification que, si se establece en true, enva automticamente un mensaje de correo electrnico a la persona para la que se cre la tarea. OnTaskChanged: acepta informacin del formulario de finalizacin de tareas. El flujo de trabajo de aprobacin del escenario anterior usaba esta actividad para aceptar la entrada de cada participante al aprobar el documento. CompleteTask: marca una tarea como completada. DeleteTask: quita una tarea de una lista de tareas.

OnWorkflowModified: acepta informacin del formulario de modificacin, que se puede usar a continuacin para cambiar el modo en que se comporta esta instancia del flujo de trabajo. Si el creador del flujo de trabajo opta por no incluir ninguna instancia de esta actividad en el flujo de trabajo, dicho flujo de trabajo no se puede modificar mientras se est ejecutando. SendEmail: enva un mensaje de correo electrnico a la persona o el grupo de personas especificados. LogToHistoryList: escribe informacin acerca de la ejecucin del flujo de trabajo en un historial. La informacin de este historial se usa para permitir a los usuarios ver dnde se est ejecutando un flujo de trabajo, consultar el historial del flujo de trabajo una vez completado, etc. Para permitir este tipo de supervisin, el autor del flujo de trabajo debe escribir la informacin en un historial en los puntos correspondientes de la ejecucin del flujo de trabajo. Dado que proporciona su propio mecanismo de seguimiento de flujos de trabajo, Windows SharePoint Services no es compatible con el servicio de seguimiento estndar de WF. Un modelo tpico para un flujo de trabajo sencillo de Windows SharePoint Services empieza por la actividad OnWorkflowActivated y, a continuacin, usa la actividad CreateTask para asignar una tarea a un participante del flujo de trabajo. Es posible que se use la actividad While estndar de la biblioteca de actividades base para esperar hasta que el usuario complete la tarea. Para saber cundo ocurre esto (quiz el usuario realiza varios cambios en la tarea y, a continuacin, activa una casilla del formulario de finalizacin de tareas al terminar), se ejecuta la actividad OnTaskChanged en la actividad While para extraer la informacin que el usuario haya especificado en el formulario. Cuando el usuario complete la tarea, es posible que se ejecute la actividad CompleteTask, seguida de la actividad DeleteTask. A continuacin, el flujo de trabajo puede continuar con el siguiente participante mediante la actividad CreateTask para asignarle una tarea, y as sucesivamente. Obviamente, se pueden realizar ms actividades, como el envo de correo electrnico, el registro de informacin en el historial o incluso la actividad Code de la biblioteca de actividades base, que permite ejecutar cdigo arbitrario.

239

Todas las actividades proporcionadas por Windows SharePoint Services tienen como objetivo permitir que los flujos de trabajo funcionen en el entorno de Windows SharePoint Services. La lgica empresarial que implementa un flujo de trabajo la decide en su totalidad el creador del flujo de trabajo. De hecho, el programador que cree un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services puede crear y usar sus propias actividades personalizadas y no tiene por qu usar nicamente las que proporcionan Windows SharePoint Services y WF. Como se ha descrito anteriormente, Windows Workflow Foundation es compatible con los flujos de trabajo secuenciales y de equipo de estado. Un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services creado con WF Workflow Designer tambin puede usar ambas opciones. Para ello, Windows SharePoint Services agrega dos tipos de proyecto a Visual Studio 2005, uno para cada uno de estos estilos de flujo de trabajo. Con independencia del estilo elegido, el programador debe definir algo ms que la lgica del flujo de trabajo; debe especificar tambin los formularios ASPX que debe usar el flujo de trabajo. Para ello, el programador se basa en un archivo llamado workflow.xml. Este archivo proporciona una plantilla que el programador rellena para especificar qu formulario, si lo hay, se debe mostrar en cada uno de los cuatro puntos en que el flujo de trabajo de Windows SharePoint Services tiene permiso para esto. El programador debe realizar determinadas tareas para pasar informacin entre un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services y los formularios ASPX que usa. Windows SharePoint Services proporciona un espacio de nombres, Microsoft.Windows.SharePoint.Workflow, que expone un modelo de objetos para los programadores. Si se usan los tipos en este espacio de nombres, el creador de un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services puede pasar informacin de un formulario ASPX al flujo de trabajo y viceversa. Una vez que se han creado el flujo de trabajo de Windows SharePoint Services y sus formularios, el programador debe empaquetarlos en lo que Windows SharePoint Services 3.0 denomina caracterstica. A continuacin, el administrador de Windows SharePoint Services debe instalar esta caracterstica, que incluye la instalacin de los ensamblados del flujo de trabajo en la memoria cach de ensamblados global del sistema de destino. El flujo de trabajo nuevo ser visible para el administrador como una plantilla de flujo de trabajo que se puede asociar a una biblioteca de documentos o a una lista. Para el programador de software, la creacin de un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services con Visual Studio y WF Workflow Designer no resulta especialmente difcil. El programador debe entender los aspectos especficos del trabajo en este entorno, pero gran parte de estas tareas le resultarn familiares. No obstante, los programadores de software no son los nicos que desean crear flujos de trabajo de Windows SharePoint Services. Como se describe a continuacin, los usuarios que no son programadores profesionales tambin pueden crear flujos de trabajo con Office SharePoint Designer.

240

Creacin de flujos de trabajo con Office SharePoint Designer 2007

Office SharePoint Designer 2007, un componente con licencia independiente de 2007 Office system, permite que los trabajadores de la informacin y otros usuarios agreguen la lgica de aplicacin (implementada como un flujo de trabajo) a los sitios de Windows SharePoint Services. Esto es sin duda un objetivo til, pero Office SharePoint Designer debe solucionar adems otro problema importante. Si un programador crea un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services con Visual Studio, dicho flujo de trabajo se debe instalar en un servidor de Windows SharePoint Services como cualquier otra aplicacin. Muchos administradores de Windows SharePoint Services, sin embargo, no permiten que se implemente cdigo arbitrario en sus servidores, ya que consideran que el riesgo de desestabilizacin del sistema es considerable. No obstante, poder crear una lgica empresarial directa asociada a los documentos y los elementos de lista resulta muy til y es algo necesario para muchos usuarios de Windows SharePoint Services. Adems de permitir a los usuarios con menos conocimientos tcnicos crear flujos de trabajo, Office SharePoint Designer tambin soluciona este problema al proporcionar un mtodo ms seguro para definir e implementar la lgica empresarial en los servidores de Windows SharePoint Services. Los escenarios de flujo de trabajo de que se ocupa Office SharePoint Designer son distintos en varios aspectos de los escenarios de flujo de trabajo de Visual Studio y WF Workflow Designer. Aunque se pueden crear aplicaciones complejas, el objetivo de Office SharePoint Designer es permitir a los usuarios agregar la lgica empresarial a los sitios de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, supongamos que un sitio contiene una lista que permite a sus usuarios enviar solicitudes de cambio. Office SharePoint Designer se puede usar para crear un flujo de trabajo que informe automticamente al remitente de cundo se acepta o rechaza su solicitud de cambio. De forma similar, un flujo de trabajo personalizado puede informar a un grupo de usuarios concreto siempre que se agregue un documento nuevo a una biblioteca de documentos especfica. Este tipo de notificacin personalizada no es complicada (la creacin de los flujos de trabajo es sencilla), pero s resulta compleja en el caso de versiones anteriores de Windows SharePoint Services debido a que los administradores son reacios a instalar cdigo escrito por el usuario. En este punto se plantea una cuestin obvia: por qu la lgica creada con Office SharePoint Designer se debe tratar de un modo distinto? Qu puede convencer a los administradores de Windows SharePoint Services para que permitan la implementacin de los flujos de trabajo creados con esta herramienta en los sistemas de que son responsables? La respuesta es que los flujos de trabajo creados con Office SharePoint Designer slo pueden usar actividades de una lista controlada por el administrador. Aunque un administrador de un sitio puede optar por incluir actividades personalizadas creadas por un programador en esta lista, no tiene por qu hacerlo. Al definir exactamente lo que los flujos de trabajo pueden hacer, el administrador de Windows SharePoint Services puede tener ms confianza en que la implementacin de la lgica creada con Office SharePoint Designer no desestabilice el sistema. Debido a que se destina a los trabajadores de la informacin en lugar de a los programadores, y a que se centra en escenarios ms sencillos, Office SharePoint Designer usa un modelo para la creacin de flujos de trabajo distinto al de WF Workflow Designer hospedado en Visual Studio.
241

En lugar de un enfoque grfico, Office SharePoint Designer usa un enfoque basado en reglas. Esto es similar en cierto modo al Asistente para reglas de Outlook, una herramienta conocida para muchos usuarios. En la siguiente pantalla se muestra cmo un usuario de Office SharePoint Designer define un paso de un flujo de trabajo.

Cada paso puede incluir una condicin y una accin. La condicin determina si la accin de este paso se debe ejecutar, como se muestra en las instrucciones If anteriores. Las selecciones de las acciones incluyen tareas como la asignacin de un elemento de tarea a un participante del flujo de trabajo, el envo de correo electrnico, etc. Cada una de estas acciones se realiza mediante alguna actividad de Windows SharePoint Services y las actividades usadas aqu son las mismas que se usan con Visual Studio y WF Workflow Designer. Por ejemplo, la opcin Enviar correo electrnico mostrada anteriormente se corresponde con la actividad SendEmail, mientras que Asignar un elemento de tarea se corresponde con una versin especializada en cierta medida de la actividad CreateTask. La lista de acciones tambin puede incluir cualquier otra actividad permitida por el administrador de Windows SharePoint Services para este sitio, incluidas las actividades personalizadas creadas por los programadores. Incluso aunque la interfaz de usuario tenga un aspecto muy distinto del enfoque grfico usado con Visual Studio y WF Workflow Designer, Office SharePoint Designer crea un flujo de trabajo de WF estndar. El resultado real es un flujo de trabajo secuencial con condiciones expresadas mediante el motor de reglas de WF. No obstante, los flujos de trabajo creados con esta herramienta tienen algunas limitaciones. Por ejemplo, no se pueden modificar mientras se estn ejecutando, a diferencia de los que se crean con Visual Studio y WF Workflow Designer, y slo se pueden crear flujos de trabajo secuenciales, ya que los de equipo de estado no son compatibles. Adems, para la creacin de flujos de trabajo con esta herramienta se deben tener en cuenta una biblioteca de documentos o una lista especficas durante el diseo. No se puede crear una plantilla de flujo de trabajo general para asociarla posteriormente a una biblioteca, lista o tipo de contenido. Aunque esto limita el modo de uso del flujo de trabajo, facilita su implementacin. De hecho, cuando el usuario termina de crear un flujo de trabajo con Office SharePoint Designer, la herramienta implementa automticamente el flujo de trabajo en el sitio de destino. Este proceso resulta mucho menos complejo que el proceso de implementacin en varios pasos requerido para los flujos de trabajo creados con Visual Studio y WF Workflow Designer.

242

Los flujos de trabajo creados con Office SharePoint Designer tambin pueden mostrar formularios personalizados. Sin embargo, en lugar de requerir que los autores de los flujos de trabajo creen las pginas ASPX directamente, la herramienta genera estas pginas. El autor especifica informacin detallada acerca del aspecto que deben tener las pginas generadas, como los campos que deben contener, y Office SharePoint Designer se ocupa del resto. No obstante, de los cuatros puntos del ciclo de vida de un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services en que se pueden usar formularios, slo se usan dos con los flujos de trabajo creados con Office SharePoint Designer: inicio y finalizacin de tareas. Dado que todos los flujos de trabajo creados con esta herramienta se deben asociar a una biblioteca de documentos o lista concretas, no es necesario el paso de asociacin y, por lo tanto, tampoco es necesario ningn formulario de asociacin. Adems, debido a que estos flujos de trabajo no se pueden modificar mientras se estn ejecutando, no es necesario ningn formulario de modificacin. Office SharePoint Designer se puede usar para tareas distintas de la creacin de flujos de trabajo de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, la herramienta se puede usar para crear un sitio de Windows SharePoint Services o para personalizar el aspecto de las pginas de un sitio mediante la edicin de la pgina maestra del sitio. Adems, se puede usar para establecer la conexin con los datos externos, lo cual se basa en la compatibilidad con el enlace de datos de ASP.NET. Sin embargo, en el caso de los trabajadores de la informacin que necesiten crear una lgica que se ejecute en un sitio de Windows SharePoint Services, el aspecto ms importante de Office SharePoint Designer es sin duda la compatibilidad con la creacin de flujos de trabajo. Windows SharePoint Services proporciona un nivel de funcionalidad considerable para crear flujos de trabajo orientados a los documentos. No obstante, en ltima instancia, se trata de una plataforma para el desarrollo y la ejecucin. No proporciona ninguna funcionalidad de flujo de trabajo que puedan usar directamente los usuarios finales. Si se necesitan aplicaciones de flujo de trabajo listas para usar, lo que ocurre con frecuencia, Windows SharePoint Services no es suficiente. Los flujos de trabajo creados nicamente con Windows SharePoint Services presentan adems otras restricciones, como la imposibilidad de interactuar con los participantes mediante las aplicaciones cliente de Office. Como se describe a continuacin, Office SharePoint Server ofrece un mtodo para solucionar todas estas limitaciones.

243

Flujo de trabajo y Office SharePoint Server 2007

2007 Office system incluye nuevas versiones de aplicaciones de escritorio de Office, incluidas Word, Excel, Outlook y PowerPoint. Tambin incluye un conjunto de servidores con licencia independiente que abarcan diversas reas. El elemento de este conjunto ms relevante para el flujo de trabajo es Office SharePoint Server 2007. Office SharePoint Server reemplaza productos anteriores de Microsoft, incluidos SharePoint Portal Server y Content Management Server, para proporcionar una gama de funciones de administracin de contenido empresarial. Entre ellas se incluyen varias mejoras a la funcionalidad de flujo de trabajo integrada en Windows SharePoint Services. Al igual que en Windows SharePoint Services, todas ellas dependen de Windows Workflow Foundation.

Combinacin de Windows Workflow Foundation, Windows SharePoint Services y Office SharePoint Server
Las mejoras relacionadas con el flujo de trabajo que Office SharePoint Server proporciona a Windows SharePoint Services se pueden agrupar en tres reas: compatibilidad con clientes de Office 2007, capacidad de los flujos de trabajo para usar formularios creados con InfoPath y flujos de trabajo predefinidos. En esta seccin, se analiza cada una de estas tres reas. Los flujos de trabajo creados slo mediante Windows SharePoint Services deben usar formularios ASPX. Por lo tanto, la nica forma de interactuar con estos flujos de trabajo es mediante un explorador web. Sin embargo, las aplicaciones de escritorio de Office se usan ampliamente, y muchos de los flujos de trabajo de Windows SharePoint Services harn referencia a los documentos creados con estas aplicaciones. Por qu no permitir entonces a los usuarios que interacten con estos flujos de trabajo directamente desde Word, Excel, Outlook y otras aplicaciones de Office? Office SharePoint Server proporciona esta posibilidad. En lugar de basarse en un explorador para comunicarse con los usuarios, un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services que se ejecuta en un equipo con Office SharePoint Server instalado puede mostrar sus formularios directamente en las aplicaciones de Office 2007. Para muchos flujos de trabajo, esto permitir una interaccin ms natural con los usuarios. Por ejemplo, es posible sincronizar una lista de tareas de Windows SharePoint Services con la lista de tareas que mantiene Outlook 2007, lo que proporciona al usuario una nica lista de tareas pendientes. Adems, las tareas pueden representarse en documentos de Word 2007, mensajes de correo electrnico de Outlook 2007 y otros medios, lo que permite a los usuarios agregar informacin a un flujo de trabajo en ejecucin directamente desde las aplicaciones de Office.

244

Para mostrar formularios directamente en las aplicaciones de Office, se necesita un modo de definir los formularios. Las pginas ASPX que usan los flujos de trabajo estndar de Windows SharePoint Services ya no sern suficientes. Para responder a esta necesidad, Office SharePoint Server permite a los autores de flujos de trabajo definir formularios con InfoPath 2007. Para la mayora de las personas, estos formularios son ms fciles de crear que las pginas ASPX, y tambin pueden proporcionar otras funciones, como la validacin integrada. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los formularios basados en InfoPath que se usan con un flujo de trabajo (denominados en este documento formularios de flujo de trabajo de InfoPath), proporcionan nicamente un subconjunto de las funciones que ofrecen los formularios estndar de InfoPath. Por ejemplo, gran parte del modelo de objetos de InfoPath no est disponible, ya que el enfoque est totalmente centrado en la creacin y el uso de formularios como parte de los flujos de trabajo. Permitir que los autores de flujos de trabajo interacten directamente con aplicaciones de Office a travs de formularios de flujo de trabajo de InfoPath ciertamente es de gran utilidad. Sin embargo, todo lo que se ha descrito hasta ahora en este documento est dirigido a los desarrolladores, y esta informacin no resulta directamente til para los trabajadores de la informacin. Office SharePoint Server cambia esta situacin al incluir un grupo de flujos de trabajo predefinidos. Todos estos flujos de trabajo han sido diseados para ser usados directamente por los trabajadores de la informacin, y pueden personalizarse para cumplir diversos requisitos. Los flujos de trabajo predefinidos que proporciona Office SharePoint Server incluyen las caractersticas siguientes: Aprobacin: distribuye un documento para su aprobacin. El iniciador de flujos de trabajo especifica una lista de aprobadores, cada uno de los cuales puede aprobar o rechazar el documento, reasignar la tarea de aprobacin o solicitar cambios en el documento. El escenario de flujo de trabajo de ejemplo descrito anteriormente para Windows SharePoint Services es, en efecto, este flujo de trabajo de aprobacin predefinido. (Es importante advertir que, mientras que el escenario anterior muestra slo aspectos de Windows SharePoint Services, la ejecucin de este flujo de trabajo de aprobacin predefinido realmente requiere Office SharePoint Server. Sin embargo, un desarrollador podra crear un flujo de trabajo con un comportamiento exactamente igual al del escenario anterior usando slo Windows SharePoint Services). Recopilar comentarios: distribuye un documento para revisin, de manera similar al flujo de trabajo de aprobacin. Los participantes pueden proporcionar comentarios, que se compilan y envan al propietario del documento cuando el flujo de trabajo ha finalizado. A diferencia de la aprobacin, que de forma predeterminada asigna tareas a los participantes secuencialmente, este flujo de trabajo predefinido realiza de forma predeterminada la asignacin de tareas en paralelo, lo que permite que los comentarios se devuelvan en cualquier orden. Recopilar firmas: distribuye un documento de Office para reunir las firmas requeridas. Este flujo de trabajo se puede iniciar nicamente desde un cliente de Office. Aprobacin de disposicin: ayuda a administrar la retencin de documentos al permitir que los participantes decidan si desean conservar o eliminar documentos expirados.

245

 Flujo de trabajo de administracin de traduccin: ayuda a administrar el proceso de traduccin de documentos. Este flujo de trabajo se puede usar para asignar tareas de traduccin especficas a los traductores participantes y, a continuacin, realizar un seguimiento del progreso de dichas tareas. Tambin se pueden asignar nuevas tareas de traduccin cuando cambia un documento de origen. Aprobacin de grupo: implementa un proceso de aprobacin orientado al grupo. Este flujo de trabajo est disponible slo en las versiones del este asitico de Office SharePoint Server. Todos estos flujos de trabajo predefinidos usan formularios de flujo de trabajo de InfoPath y, por lo tanto, permiten el acceso directo desde las aplicaciones de Office 2007. Office SharePoint Server tambin proporciona otros servicios relacionados con flujos de trabajo, que incluyen la capacidad de crear informes sobre el historial del flujo de trabajo directamente en Excel y la compatibilidad con la realizacin de tareas en masa, lo que permite a los usuarios aprobar varias tareas pendientes a la vez. El producto proporciona una amplia gama de otras funciones, como la bsqueda mejorada, la capacidad de cargar, calcular y representar hojas de clculo de Excel en el servidor, y muchas ms. Este amplio conjunto de funcionalidad se proporciona en dos versiones: una edicin base y una edicin empresarial. La edicin base del producto incluye los flujos de trabajo predefinidos descritos anteriormente, pero no proporciona compatibilidad con los formularios de flujo de trabajo de InfoPath, sino que los usuarios deben interactuar con estos flujos de trabajo mediante un explorador web. La edicin empresarial admite toda la funcionalidad descrita en esta seccin, incluso el uso de formularios de flujo de trabajo de InfoPath.

246

Flujo de trabajo en Office SharePoint Server: escenario

Como antes, la mejor forma de hacerse una idea de cmo funciona un flujo de trabajo en un entorno con Office SharePoint Server es examinar un escenario. En esta seccin se muestra el mismo flujo de trabajo que se usa como ejemplo en la seccin de este documento relativa a Windows SharePoint Services. Como se mencion anteriormente, es realmente el flujo de trabajo de aprobacin predefinido proporcionado con Office SharePoint Server. En el ejemplo de Windows SharePoint Services, el flujo de trabajo interactuaba con los usuarios mediante formularios ASPX mostrados en un explorador web. No obstante, debido a que este escenario tambin usa Office SharePoint Server, toda la interaccin con el flujo de trabajo ahora sucede a travs de formularios de flujo de trabajo de InfoPath que se muestran en aplicaciones de Office 2007. Una vez ms, el proceso inicia la instalacin del flujo de trabajo y su asociacin a alguna biblioteca o lista de documentos y, de nuevo, aqu se omiten esos detalles. Lo ms interesante comienza con la creacin de una instancia de flujo de trabajo en ejecucin por parte del iniciador del flujo de trabajo. Como se muestra en la pantalla siguiente, ahora esto puede realizarse directamente desde un documento de Word 2007. Si se implementa Office SharePoint Server, aparece la opcin Iniciar flujo de trabajo cuando se hace clic en el botn de Microsoft Office.

247

Al elegir esta opcin, se abrir la ventana Iniciar un nuevo flujo de trabajo, tal y como se muestra a continuacin.

248

Como en el escenario anterior, se muestran todas las asociaciones de flujo de trabajo que estn disponibles para este documento. Al hacer clic en el vnculo Inicio del flujo de trabajo denominado Aprobacin, se inicia el flujo de trabajo y aparece la ventana que se muestra a continuacin (que es realmente un formulario de flujo de trabajo de InfoPath). Como se ilustraba en el escenario anterior, el flujo de trabajo de aprobacin predefinido permite al iniciador personalizar su comportamiento mediante la especificacin de una lista de aprobadores, el establecimiento del tiempo durante el que cada uno de ellos tiene que realizar su tarea, etc. Los campos del formulario siguiente (formulario de inicio del flujo de trabajo), permiten establecer estas opciones.

249

A los usuarios que aparecen como aprobadores en este flujo de trabajo se les enviar un mensaje de correo electrnico en el orden en que se especificaron sus nombres. Suponiendo que los aprobadores usan Outlook 2007, dicho mensaje podra ser como ste:

El aprobador puede examinar el documento si hace clic en el vnculo del nombre del documento en el texto del mensaje. Al hacer clic en el botn Editar esta tarea en la parte superior del mensaje (aqu marcada con un cuadrado rojo), aparece el formulario que se muestra a continuacin.

250

ste es el formulario de finalizacin de tareas del flujo de trabajo. Su contenido es idntico a los que se muestran en el ejemplo de Windows SharePoint Services anterior. Esta vez, sin embargo, el formulario se defini como un formulario de flujo de trabajo de InfoPath y se muestra directamente en Outlook 2007. Como antes, el aprobador puede agregar comentarios y despus aprobar o rechazar el documento. El funcionamiento de este flujo de trabajo es idntico al del ejemplo de Windows SharePoint Services. An as, hay diferencias importantes. Con Office SharePoint Server, el iniciador del flujo de trabajo crea una instancia de flujo de trabajo directamente desde Word en lugar de mediante un explorador para tener acceso a un sitio de Windows SharePoint Services. De forma similar, los participantes en el flujo de trabajo interactan con esta instancia en ejecucin slo a travs de aplicaciones de Office 2007. Como sucede con el iniciador, ya no hay necesidad de tener acceso al sitio en s. La posibilidad de crear y usar los flujos de trabajo en un entorno totalmente basado en Office probablemente ser importante para un gran nmero de aplicaciones de flujo de trabajo.

251

Creacin de flujos de trabajo de Office SharePoint Server

Al igual que los que se basan nicamente en Windows SharePoint Services, los flujos de trabajo que usan Office SharePoint Server se pueden crear mediante Visual Studio 2005 y WF Workflow Designer u Office SharePoint Designer. En esta seccin se describen ambos enfoques.

Creacin de flujos de trabajo con Visual Studio 2005 y WF Workflow Designer

El uso de Visual Studio 2005 y WF Workflow Designer para crear un flujo de trabajo de Office SharePoint Server es muy similar a usar esta herramienta para crear un flujo de trabajo basado nicamente en Windows SharePoint Services. Como se mostr anteriormente, un programador puede arrastrar y colocar actividades en una superficie de diseo y luego escribir cdigo segn sea necesario. Office SharePoint Server no proporciona actividades adicionales ms all de las que ofrece Windows SharePoint Services, por lo que los programadores tienen los mismos bloques de creacin para la lgica de flujos de trabajo. La gran diferencia, sin embargo, es que los flujos de trabajo que usan Office SharePoint Server pueden usar formularios de flujo de trabajo de InfoPath en lugar de slo formularios ASPX. Para crear estos formularios, un autor de flujos de trabajo usa InfoPath 2007. Esta herramienta proporciona un editor grfico que permite al autor definir el contenido del formulario. Los programadores que prefieren trabajar exclusivamente en el entorno de Visual Studio pueden usar Visual Studio Tools para Office, que permite hospedar InfoPath dentro de Visual Studio. Una vez creados, los formularios de flujo de trabajo de InfoPath se adjuntan a un flujo de trabajo mediante un archivo workflow.xml, al igual que los formularios ASPX. A diferencia de los formularios ASPX, sin embargo, los programadores no necesitan escribir cdigo personalizado para mover la informacin entre los formularios de flujo de trabajo de InfoPath y un flujo de trabajo. En lugar de ello, Office SharePoint Server e InfoPath proporcionan este vnculo, lo cual simplifica el proceso en gran medida para las personas que crean flujos de trabajo.

Creacin de flujos de trabajo con Office SharePoint Designer 2007

Al igual que con Windows SharePoint Services, los trabajadores de la informacin pueden usar Office SharePoint Designer para crear flujos de trabajo que se ejecuten en un entorno de Office SharePoint Server. Sin embargo, a diferencia de los flujos de trabajo creados con Visual Studio y WF Workflow Designer, los flujos de trabajo creados con Office SharePoint Designer no pueden usar formularios de flujo de trabajo de InfoPath. Esto tambin significa que no se puede tener acceso directo a los mismos desde las aplicaciones de Office 2007. En lugar de ello, es necesario obtener acceso a estos flujos de trabajo mediante un explorador web.
252

Esta restriccin es el resultado del modo en que Office SharePoint Designer administra los formularios. Como se describi anteriormente, los trabajadores de la informacin no crean formularios directamente con esta herramienta. En lugar de ello, un autor de flujos de trabajo establece las opciones proporcionadas por la herramienta y luego permite a la herramienta generar los formularios necesarios. Esto facilita el proceso para el autor, pero tambin es aplicable en este caso la desventaja en cuanto a capacidad resultante de la facilidad de uso: slo se admiten formularios ASPX.

253

Toma de una decisin sobre tecnologa

Windows SharePoint Services 3.0 ofrece una base general para las aplicaciones de flujo de trabajo en que participan los usuarios. Office SharePoint Server 2007 proporciona funciones adicionales integradas en esta base. Cundo es suficiente la compatibilidad con los flujos de trabajo que ofrece Windows SharePoint Services y cundo es necesario tambin Office SharePoint Server? A continuacin, le mostramos un breve resumen de los principales factores que deben tenerse en cuenta al tomar esta decisin. Windows SharePoint Services solo es adecuado para: Agregar lgica de aplicacin a los sitios de Windows SharePoint Services que funcionan con documentos y elementos de lista. Generar aplicaciones de flujo de trabajo donde es suficiente la interaccin del usuario mediante formularios ASPX en un explorador web. Office SharePoint Server es necesario para: Usar la mayora de los flujos de trabajo predefinidos que Microsoft proporciona. (La excepcin es el seguimiento de problemas, que se suministra con Windows SharePoint Services y usa slo formularios ASPX). Generar aplicaciones de flujo de trabajo donde se requiere la interaccin del usuario a travs de las aplicaciones cliente de Office 2007. Esta opcin tambin permite usar formularios de flujo de trabajo de InfoPath, que son ms fciles de crear y ofrecen ms funcionalidad que los formularios ASPX. Merece la pena sealar que cualquiera de las dos tecnologas puede proporcionar una base para los proveedores de software independientes (ISV). Un ISV centrado en herramientas podra crear herramientas especializadas para crear flujos de trabajo, dirigidas a programadores o a quienes trabajan con la informacin. Un ISV orientado a aplicaciones puede proporcionar flujos de trabajo predefinidos que solucionen problemas especficos, como una aplicacin del departamento de soporte tcnico o un proceso para la administracin de activos digitales. En funcin de los requisitos, el ISV podra optar por basar su aplicacin nicamente en Windows SharePoint Services o requerir tambin Office SharePoint Server.

254

Conclusin para comprender el flujo de trabajo en Productos y Tecnologas de SharePoint

Las aplicaciones de flujo de trabajo de usuarios pueden mejorar la eficacia y exactitud de muchos procesos de negocio. Al crear Windows Workflow Foundation y convertirlo en una parte estndar del sistema operativo, Microsoft proporciona la base para un amplio conjunto de aplicaciones de flujo de trabajo. Al hospedar flujos de trabajo WF, Windows SharePoint Services 3.0 ofrece a los programadores y trabajadores de la informacin la posibilidad de crear aplicaciones de flujo de trabajo de usuarios orientadas a documentos. Al agregar Office SharePoint Server, estas aplicaciones pueden interactuar con sus usuarios a travs de los formularios de InfoPath que se presentan en las aplicaciones de escritorio de Office 2007. Tambin proporciona un conjunto de flujos de trabajo predefinidos que se ocupan de escenarios de negocio comunes. Agregar compatibilidad con los flujos de trabajo en Windows SharePoint Services y Office SharePoint Server es un paso importante. Windows SharePoint Services y Microsoft Office son tecnologas conocidas, por lo que cabe esperar que estas nuevas caractersticas de flujo de trabajo vayan a ser bastante comunes. En el futuro, las aplicaciones de flujo de trabajo pasarn a formar parte de las vidas de los programadores y los trabajadores de la informacin.

Recursos
Windows Workflow Foundation (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=76851&clcid=0xC0A) (en ingls) Foro de discusiones sobre Windows Workflow Foundation (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=76853&clcid=0xC0A ) (en ingls) Windows SharePoint Services 3.0 (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=76855&clcid=0xC0A) Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=76856&clcid=0xC0A) Office SharePoint Designer 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=76857&clcid=0xC0A) Foro de discusiones sobre Office SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=76858&clcid=0xC0A) (en ingls) Kit de inicio para la administracin de contenido empresarial (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=76859&clcid=0xC0A ) (en ingls)

Autor
David Chappell es el director de Chappell & Associates (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=76860&clcid=0xC0A) (en ingls) en San Francisco, California. A travs de sus charlas,

255

escritos y sesiones de asesoramiento, ayuda a profesionales de la tecnologa de todo el mundo a comprender y a usar el software de empresa, as como a tomar mejores decisiones al respecto.

256

Planeacin de flujos de trabajo: pasos siguientes

Este artculo contiene vnculos a temas que le ayudarn a planear los flujos de trabajo.

Planeacin de flujos de trabajo: pasos siguientes

Para proseguir con la planeacin de los flujos de trabajo en el contexto de la administracin de documentos, formularios o publicacin, consulte uno de los temas siguientes: Planeacin de flujos de trabajo para plantillas de formulario Planeacin de la aprobacin y programacin de contenido

Consulte tambin Qu son los flujos de trabajo?

257

VI. Planeacin de InfoPath Forms Services

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Planeacin de InfoPath Forms Services Planeacin de las plantillas de formulario necesarias (Office SharePoint Server) Planeacin de plantillas de formulario personalizadas (Office SharePoint Server)

Planeacin de requisitos de la infraestructura de diseo de plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin de conexiones de datos del servidor necesarias para las plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin de la implementacin de plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin de la implementacin de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador (Office SharePoint Server) Determinacin del impacto de plantillas de formulario de acceso annimo (Office SharePoint Server) Planeacin de la asignacin de nombres a las plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin de la actualizacin de plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin para retirar plantillas de formulario (Office SharePoint Server)

Planeacin del control de versiones para plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin del acceso de dispositivos mviles a plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin de flujos de trabajo para plantillas de formulario

258

Planeacin de InfoPath Forms Services

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Planeacin de las plantillas de formulario necesarias (Office SharePoint Server) Planeacin de plantillas de formulario personalizadas (Office SharePoint Server)

Planeacin de requisitos de la infraestructura de diseo de plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin de conexiones de datos del servidor necesarias para las plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin de la implementacin de plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin de la implementacin de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador (Office SharePoint Server) Determinacin del impacto de plantillas de formulario de acceso annimo (Office SharePoint Server) Planeacin de la asignacin de nombres a las plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin de la actualizacin de plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin para retirar plantillas de formulario (Office SharePoint Server)

Planeacin del control de versiones para plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin del acceso de dispositivos mviles a plantillas de formulario (Office SharePoint Server) Planeacin de flujos de trabajo para plantillas de formulario Artculos relativos a la planeacin de InfoPath Forms Services Planeacin del escenario En este artculo:

InfoPath Forms Services permite publicar plantillas de formulario que pueden abrirse en Microsoft Office InfoPath 2007 o representarse en un explorador web. Nota: InfoPath Forms Services es un componente de Microsoft Office SharePoint Server 2007 y no debe confundirse con Microsoft Office Forms Server 2007, que es un producto independiente. Esta tecnologa requiere que se realicen tareas de configuracin del servidor, que se asignen recursos de servidor y ancho de banda de red, que se considere la seguridad y la administracin de usuarios, as como una planeacin cuidadosa relacionada con la implementacin, accesibilidad y administracin de las plantillas de formulario. No es necesario instalar InfoPath Forms Services de forma independiente, ya que se instala con Windows SharePoint Services. Para lograr un uso ms
259

eficaz de InfoPath Forms Services, debe efectuar algn tipo de planeacin. Las tareas de planeacin se han organizado en artculos para facilitar la bsqueda de la informacin necesaria para cada paso. Nota: Los "formularios" y las "plantillas de formulario" son entidades independientes. Un formulario es una instancia de una plantilla de formulario que se invoca cuando se abre el formulario desde la biblioteca de documentos o cuando se abre una pgina web que contiene un formulario. Una plantilla de formulario es un archivo .xsn que reside en un servidor y contiene el cdigo que genera el formulario. Si desea conocer algunos ejemplos de escenarios empresariales para InfoPath Forms Services, consulte Planeacin del escenario en este artculo.

Artculos relativos a la planeacin de InfoPath Forms Services

Antes de comenzar a disear plantillas de formulario
Planeacin de las plantillas de formulario necesarias Este artculo ayuda a planear las plantillas de formulario que debe crear. Tambin ayuda a comprender los formularios actuales que se pueden importar, los que se deben volver a crear de forma manual y los factores que se deben tener en cuenta. Planeacin de la asignacin de nombres a las plantillas de formulario Este artculo ayuda a establecer una convencin de nomenclatura para las plantillas de formulario.

Planeacin del diseo de plantillas de formulario

Planeacin de requisitos de la infraestructura de diseo de plantillas de formulario Antes de comenzar a implementar plantillas de formulario en un entorno de produccin de InfoPath Forms Services, lea este artculo para tener en cuenta los requisitos de servidor, seguridad y red necesarios para la implementacin. Planeacin de plantillas de formulario personalizadas Lea este artculo para obtener ayuda para desarrollar plantillas de formulario personalizadas para cubrir necesidades especficas. Planeacin de conexiones de datos del servidor necesarias para las plantillas de formulario Este artculo describe cmo funcionan las conexiones de datos del servidor cuando se implementa una plantilla de formulario y ayuda a planear las conexiones de datos que necesita.

Planeacin de la implementacin de plantillas de formulario

Planeacin de la implementacin de plantillas de formulario Este artculo ayuda a comprender el proceso de implementacin de las dos categoras de plantillas de formulario compatibles con el explorador: plantillas de formulario de usuario y plantillas de formulario aprobadas por el administrador. Planeacin de la implementacin de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador Lea este artculo para ayudarle a planear la implementacin de plantillas de formulario que contengan
260

lgica de negocios como un cdigo DLL (cdigo de formulario) administrado y compilado, requieran plena confianza o usen una conexin de datos administrada por un administrador.

Planeacin de mantenimiento y compatibilidad del servidor

Planeacin de la actualizacin de plantillas de formulario Lea este artculo para ayudarle a planear la actualizacin de plantillas de formulario implementadas por el administrador. Planeacin para retirar plantillas de formulario Lea este artculo para ayudarle a planear la retirada de plantillas de formulario cuando se quedan obsoletas. Planeacin del control de versiones para plantillas de formulario Lea este artculo para ayudarle a habilitar el control de versiones, que hace que las bibliotecas de documentos creen una nueva versin de la plantilla de formulario cada vez que sta se edita y se guarda, y conserva las versiones anteriores segn la definicin del administrador. Planeacin del acceso de dispositivos mviles a plantillas de formulario Lea este artculo para ayudarle en la planeacin para proporcionar acceso a formularios habilitados para el explorador desde dispositivos mviles como PDA de mano que admiten HTML, CHTML o XHTML. Procedimientos recomendados para InfoPath Forms Services Lea este artculo para conocer los procedimientos recomendados para InfoPath Forms Services.

Planeacin del escenario

Debe establecer un plan minucioso antes de implementar InfoPath Forms Services en su organizacin. Debe tener en cuenta que InfoPath Forms Services puede: Integrarse con otras aplicaciones de Office SharePoint Server 2007. Integrarse con otros sistemas, como correo electrnico. Recuperar datos de bases de datos o insertarlos en ellas.

Hay varios factores que pueden convertir este proceso en complejo y desafiante. La organizacin debe decidir el propsito de los formularios en la empresa. Los formularios pueden convertirse en instrumentos empresariales crticos en muchas organizaciones. Muchas organizaciones usan la planeacin del escenario para tomar decisiones estratgicas sobre cmo se usan los formularios. El mtodo bsico consiste en que un equipo genere un escenario que incorpore datos futuros conocidos. Por ejemplo, el escenario puede incluir los datos siguientes: Capacidad del sistema Topologa de red Nmero de usuarios Ubicacin de los usuarios Configuracin del servidor Integracin de sistemas heredados Complejidad de los formularios Duracin de sesiones
261

Esta seccin contiene algunos escenarios de ejemplo para el uso de InfoPath Forms Services.

Escenario 1: envo de informe de gastos

A. Datum Corporation, un proveedor de servicios de TI y de equipamiento informtico nacional, vende equipos, hardware de red y contratos de servicios de TI. A. Datum Corporation tiene 10.000 empleados en Norteamrica. Muchos equipos de A. Datum Corporation (como marketing, ventas y consultores de soporte tcnico) producen gastos relacionados con el trabajo y elaboran informes de gastos. Estos equipos representan aproximadamente un tercio del personal de A. Datum.

Situacin
A. Datum Corporation ha adoptado mySAP ERP para sus operaciones y datos profesionales. Desea agregar InfoPath Forms Services a su entorno para aprovecharse de las conexiones de datos de sus sistemas back-end. Con la implementacin de InfoPath Forms Services, A. Datum pretende obtener las siguientes ventajas: Simplificar el proceso de envo de informes de gastos, revisin, aprobacin y reembolso. Aumentar la exactitud de los datos mediante la validacin de datos y la lgica de negocios integrada en el formulario. Permitir que los informes de gastos se completen con o sin conexin. Aplicar las reglas de directivas de gastos de la empresa en el momento del envo del informe de gastos. Proporcionar acceso inmediato al estado del informe de gastos y a los datos de gastos. A. Datum desea aprovechar las ventajas obtenidas a travs de Office SharePoint Server 2007, como las caractersticas de administracin de documentos, colaboracin de equipos y flujo de trabajo disponibles en los sitios de SharePoint. La empresa planea conectar los sitios de SharePoint a su portal de SAP para que puedan buscar e indizar contenido junto con el resto de informacin empresarial.

Solucin: formularios para uso interno

El departamento de TI de A. Datum Corporation es el responsable de implementar y mantener InfoPath Forms Services y de conectarlo a SAP. Su objetivo es mantener disponible y segura la informacin confidencial de la empresa. El departamento es el responsable de asegurar que la experiencia del usuario final es fluida y que los tiempos de respuesta se encuentran dentro de lmites aceptables. Los estudios de tiempo indican que los usuarios tardan unos 30 minutos en finalizar un informe de gastos. Para incluir los nuevos formularios de informes de gastos, el departamento de TI se prepara para realizar las siguientes acciones: Proporcionar acceso a la intranet a aquellos empleados que tienen acceso a los formularios dentro de la red corporativa. Proporcionar acceso telefnico a un servidor de acceso remoto a aquellos empleados que se encuentran fuera del firewall corporativo. Proporcionar el cliente de Microsoft Office InfoPath 2007 a los empleados que requieran capacidad sin conexin.
262

Implementar esta solucin en una granja de servidores mediana.

Escenario 2: procesamiento de reclamaciones al seguro

Una empresa de gran tamao incorpora Office SharePoint Server 2007 a su entorno para permitir que los clientes, los agentes de seguros y las actividades profesionales relacionadas usen formularios en lnea para procesar reclamaciones al seguro. La organizacin ha estado usando InfoPath 2003 de forma interna, pero desea que sus formularios estn habilitados para explorador.

Situacin
Humongous Insurance es una empresa multinacional de gran tamao que vende productos de seguros a propietarios de barcos, automviles y casas. Estos productos se venden tanto a consumidores directos como a clientes corporativos. Humongous Insurance cuenta con un extenso personal de ms de 10.000 empleados, que incluye personal de ventas, tasadores de reclamaciones, abogados, personal de TI, personal de recursos humanos y personal de seguros. Humongous Insurance tiene su sede en Estados Unidos, pero cuenta con oficinas en Canad y varios pases de Latinoamrica.

Solucin 1: formularios para uso interno

El asegurado llama a su agente de Humongous Insurance por telfono para informar de una reclamacin. El agente se conecta al sitio web de reclamaciones corporativas y rellena el formulario de reclamacin para el cliente. El agente enva la reclamacin por correo electrnico al tasador, quien lleva a cabo una inspeccin. El tasador aprueba las reparaciones y los costos. El tasador rellena el formulario que recibi por correo electrnico y lo devuelve al agente. El agente revisa el formulario para comprobar que es correcto y lo enva al departamento de contabilidad para procesar el pago. Un representante del departamento de contabilidad aprueba un cheque y archiva el formulario de reclamacin. El formulario se almacena como un documento XML en la base de datos de reclamaciones de Humongous Insurance. Las reparaciones se realizan y el cliente recibe la cantidad que cubre el seguro. La informacin de contabilidad relevante se actualiza segn corresponda.

Solucin 2: formularios usados por el cliente

Como alternativa, un cliente de Humongous Insurance puede presentar una reclamacin a travs de Internet. El cliente debe ajustarse al horario de la empresa para presentar una reclamacin. El cliente puede ir al sitio web de Humongous Insurance, establecer su cuenta, iniciar sesin y presentar la reclamacin. En este caso, el cliente rellena el formulario que suele cumplimentar el agente. Cuando el cliente enva el formulario, ste se enva al tasador por correo electrnico y el agente recibe una copia del mensaje de correo. El tasador devuelve el formulario al agente si se necesita ms informacin. A partir de este punto, el formulario de reclamacin se trata de la misma forma que una reclamacin iniciada por telfono.

263

Escenario 3: permisos gubernamentales en lnea

Un agencia gubernamental local usa Office SharePoint Server 2007 e InfoPath Forms Services para proporcionar solicitudes de permisos y aprobaciones para contratistas a travs de Internet.

Situacin
Un contratista de electricidad consigue un trabajo para renovar la instalacin elctrica de una vivienda y solicita un permiso a una agencia gubernamental local para completar su trabajo. El contratista de electricidad entra en el sitio web del Departamento de electricidad y alumbrado de inspeccin de obras de la ciudad para solicitar un permiso mediante un servicio en lnea. El contratista se ha registrado antes para usar este servicio. Ya se encuentran almacenadas la informacin de su empresa y una solicitud de permiso previa.

Solucin 1: formularios usados por el cliente

Los datos especificados en el formulario web de la solicitud de permiso se envan a una base de datos XML ubicada en la red del Departamento de inspeccin de obras. Cuando se envan los datos de la solicitud, se rellena automticamente una nueva solicitud de permiso en un espacio de trabajo de SharePoint como un vnculo a un formulario de InfoPath con varias partes. Cuando se abre el formulario, los datos de la empresa del contratista que realiza la solicitud y los datos de la solicitud del permiso se rellenan en los campos en la primera vista del formulario. Esta vista es idntica al formulario que ha rellenado el contratista.

Solucin 2: flujo de trabajo de procesamiento de formularios

Como parte del proceso, el Departamento de electricidad y alumbrado de inspeccin de obras de la ciudad debe acusar recibo formalmente de la solicitud. El agente que lo recibe comprueba que la informacin es correcta y firma digitalmente el formulario de solicitud para confirmar la recepcin. Al contratista se le enva por correo electrnico una imagen exacta del acuse de recibo del formulario de solicitud por parte del departamento. InfoPath usa adaptadores de datos para obtener acceso a los datos relevantes para tomar una decisin. InfoPath obtiene esta informacin de los orgenes de datos de otra agencia interna y los enva al formulario en otras vistas. El empleado de la agencia revisa estos otros datos, adjudica la solicitud sobre la base de toda esta informacin y aprueba o rechaza la solicitud de permiso. Si la solicitud se aprueba, se representa en HTML un permiso elctrico con los datos de contacto del solicitante y la informacin relevante. El permiso se enva a la pgina principal del contratista en el sitio de SharePoint del Departamento de inspeccin de obras, donde el contratista puede ver e imprimir el permiso para enviarlo al sitio del trabajo.

264

Planeacin de las plantillas de formulario necesarias

En este artculo: Creacin de un inventario de formularios actuales Realizacin de una encuesta de las ventajas de los formularios en lnea Valoracin de la necesidad de nuevas plantillas de formulario Determinacin la complejidad de las plantillas de formulario Hoja de trabajo

Es importante seguir algunos pasos de planeacin al considerar las plantillas de formulario que sern necesarias. La mayora de las organizaciones ya tienen formularios en uso y, aunque algunos de esos formularios se pueden importar, lo ms probable es que desee crear plantillas de formulario nuevas. Este artculo ayuda a planear las plantillas de formulario que debe crear. Tambin ayuda a comprender los formularios actuales que se pueden importar, los que se deben volver a crear de forma manual y los factores que se deben tener en cuenta. Al final de este artculo debe usar la hoja de trabajo de inventario de formularios existentes (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73266&clcid=0xC0A) (en ingls) para enumerar su inventario de formularios actual. En el artculo Planeacin de las plantillas de formulario necesarias, usar la hoja de trabajo de planeacin de la implementacin de plantillas de formulario aprobadas por el administrador para registrar las plantillas de formulario que crear al principio, as como los formularios existentes que importar.

Creacin de un inventario de formularios actuales

Antes de implementar InfoPath Forms Services, es importante identificar los formularios que se usan actualmente en la organizacin. Los formularios tienen diversos formatos, entre los que se incluyen: Microsoft Word Papel Fax Correo electrnico Web Microsoft Office InfoPath 2003 Otro software

Determine si los formularios existentes son tiles y eficaces. Es posible que algunas partes de los formularios, o los formularios completos, no satisfagan el propsito para el que fueron diseados originalmente. Algunos formularios pueden duplicar otros formularios. Identifique los formularios que desee conservar. Entre los formularios que desee conservar, determine cules se pueden desarrollar e implementar en InfoPath Forms Services. Determine si los formularios se deben combinar. Identifique los formularios que se pueden eliminar, bien sea retirndolos o combinndolos con otro formulario.
265

Realizacin de una encuesta de las ventajas de los formularios en lnea

Hay varios motivos por los que una organizacin puede decidir mover los formatos de un formato heredado a una versin en lnea. Las principales ventajas de hacerlo con InfoPath Forms Services son las siguientes: 1. Microsoft Office InfoPath 2007 proporciona un modelo de diseo nico para las plantillas de formulario que se ven y se editan en el programa Office InfoPath 2007 y para las plantillas de formulario compatibles con el explorador que se ven y se editan en un explorador. Todas las reglas declarativas del formulario funcionan de la misma forma cuando se rellena un formulario mediante Office InfoPath 2007 o un explorador web. De igual forma, toda la lgica empresarial escrita en un lenguaje de .NET Framework para el nuevo modelo de objetos administrados se ejecutar del mismo modo en ambos entornos. As, los programadores pueden disear formularios enriquecidos complejos sin tener que preocuparse de crear versiones diferentes. 2. El modo de diseo de Office InfoPath 2007 permite a los programadores de plantillas de formulario definir reglas de validacin, clculos y formato condicional sencillos de forma declarativa sin tener que escribir ningn cdigo. Todas estas reglas declarativas se ejecutan tal cual en InfoPath Forms Services sin realizar ningn cambio especfico del servidor ni del explorador. 3. Existe un sencillo modelo de implementacin y caractersticas para la administracin de plantillas de formulario. InfoPath Forms Services proporciona un modelo de implementacin de un paso a travs del diseador de InfoPath y adems se integra con la infraestructura de Windows SharePoint Services 3.0 y Microsoft Office SharePoint Server 2007 para proporcionar herramientas de administracin y control. 4. No se requiere ninguna descarga ni instalacin personalizada en el cliente para rellenar un formulario. 5. InfoPath Forms Services puede comprender esquemas XML de forma inherente y puede proporcionar un modelo de usuario rico, flexible, dinmico y conocido para trabajar con secciones anidadas, opcionales y de repeticin. InfoPath Forms Services tambin cuenta con funciones avanzadas para definir las reglas de validacin y aplicarlas en el tiempo de ejecucin para capturar problemas de integridad de datos en el origen. Todas estas funciones estn disponibles cuando se rellenan formularios de InfoPath, ya sea en un explorador web o en Office InfoPath 2007. 6. Por lo general, los formularios se usan como un servidor front-end para un proceso empresarial ms complejo donde los datos recopilados deben fluir a travs de procesos de flujo de trabajo y servidor predefinidos. Los campos de formularios pueden asignarse a filas y campos en una base de datos. InfoPath Forms Services proporciona una excelente conectividad con los servicios web con funcionalidad integrada que permite consumir datos desde un servicio web o enviarlos al mismo sin tener que escribir una sola lnea de cdigo.

266

7. Office InfoPath 2007 est basado en el estndar XML. Las plantillas de formulario de InfoPath estn basadas en un esquema XML subyacente que define la forma de los datos capturados por el formulario. El formulario es un archivo XML que cumple con este esquema. Los datos se pueden recuperar fcilmente desde orgenes de datos externos as como enviarlos a stos. Esto tambin se aplica a los formularios que se ejecutan en un explorador web. Debido a este formato de datos estndar, los programadores de plantillas de formulario pueden manipular directamente los datos capturados mediante Office InfoPath 2007. 8. InfoPath Forms Services admite un modelo de objetos administrado completo para los formularios que pueden adquirir una dependencia en Microsoft .NET Framework. La lgica de negocios escrita en C# o en Visual Basic que saca partido de este modelo de objetos se ejecuta directamente sin que sea necesario volver a compilarla en InfoPath Forms Services. 9. La arquitectura de Windows SharePoint Services 3.0 permitir a los administradores sacar partido de las actualizaciones de la CPU y de la memoria para aumentar la capacidad o los recursos para el rendimiento de InfoPath Forms Services y satisfacer as las necesidades. 10. InfoPath Forms Services es compatible de forma nativa con los exploradores dominantes en todas las plataformas.

Valoracin de la necesidad de nuevas plantillas de formulario

Mientras crea el escenario de planeacin y el inventario de formularios, puede identificar algunas lagunas en las que una nueva plantilla de formulario cubra una necesidad. Es posible que descubra que la tecnologa de InfoPath Forms Services ofrece nuevas oportunidades con los formularios actuales que no eran prcticas ni posibles anteriormente. Por ejemplo, los formularios en papel no se integran con el correo electrnico. Si es apropiado para su escenario, sera deseable una nueva plantilla de formulario que se integre con correo electrnico. La hoja de trabajo de este artculo incluye una seccin para valorar la necesidad de contar con nuevas plantillas de formulario.

Determinacin la complejidad de las plantillas de formulario

Dispone de una amplia gama de opciones al disear una plantilla de formulario en Office InfoPath 2007. Una plantilla de formulario puede ser sencilla y de corta duracin. Por ejemplo, un grupo de trabajo puede crear un formulario para determinar quin asistir a una reunin la siguiente semana. Una plantilla de formulario tambin puede ser muy compleja. Por ejemplo, la plantilla de formulario puede: Usar cdigo de formulario. Contener varias conexiones de datos.

Requerir que la implemente el administrador de la granja de servidores. Comprender la complejidad de la plantilla de formulario le ayudar a determinar el impacto sobre los recursos del sistema.
267

Entre las preguntas que necesita responder cuando realice la planeacin para usar InfoPath Forms Services se incluyen las siguientes: La plantilla de formulario se mostrar a usuarios annimos? Aprobar un administrador esta plantilla de formulario? Es decir, es una plantilla de formulario que slo puede implementar un administrador porque requiere plena confianza, contiene cdigo administrado o usa una conexin de datos administrada por un administrador? Esta plantilla de formulario usar conexiones de datos para enviar o recuperar datos de orgenes externos? Para obtener ms informacin acerca de las conexiones de datos, consulte Planeacin de conexiones de datos del servidor necesarias para las plantillas de formulario. Cuntas personas van a usar esta plantilla de formulario mientras est en uso? Cul ser el nmero promedio de usuarios simultneos de la plantilla de formulario?

Cul es el nmero esperado de usuarios simultneos durante las horas de uso mximo? Cul es la duracin esperada de la sesin para la plantilla de formulario? Tendrn acceso los usuarios a la plantilla de formulario mientras estn sin conexin? Requerir la plantilla de formulario una firma digital?

Se aplicar un flujo de trabajo a esta plantilla de formulario, o la plantilla de formulario est pensada para su uso en un flujo de trabajo?

Hoja de trabajo
Use la hoja de trabajo de inventario de formularios existentes (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73266&clcid=0xC0A) (en ingls) para enumerar su inventario de formularios actual. Consulte tambin Planeacin de la implementacin de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador

268

Planeacin de plantillas de formulario personalizadas

Puede desarrollar plantillas de formulario personalizadas para abordar necesidades de formularios especficas. Microsoft Office InfoPath 2007 proporciona varias plantillas de formulario que se pueden personalizar segn las necesidades y los sistemas de la organizacin, pero la mayora de las organizaciones necesitan disear plantillas de formulario personalizadas para adaptarlas a sus necesidades especficas. Por ejemplo, imaginemos que una compaa de seguros necesita disear una plantilla de formulario para recopilar informacin sobre reclamaciones de accidentes y donde algunos campos del formulario se rellenen con entradas de base de datos existentes relacionadas con el cliente. Dado que una plantilla de formulario de este tipo puede contener lgica especializada y conexiones de datos, es preciso disearla desde cero. Las plantillas de formulario de InfoPath tambin se pueden crear a partir de la importacin de formularios de documentos de Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office Excel 2007. Para obtener ms informacin, consulte los temas sobre la conversin de un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74648&clcid=0xC0A) y la conversin de un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74649&clcid=0xC0A) en Office Online. Las plantillas de formulario personalizadas que contienen cdigo de formulario, requieren plena confianza o usan una conexin de datos administrada por un administrador de servidor deben aprobarse e implementarse por un administrador. Dichas plantillas de formulario se denominan "plantillas de formulario aprobadas por el administrador". Para obtener ms informacin, consulte el tema Planeacin de la implementacin de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador. Si una plantilla de formulario no contiene cdigo de formulario, no requiere plena confianza ni usa una conexin de datos administrada por un administrador, puede configurar InfoPath Forms Services para permitir a los usuarios implementar dichas plantillas de formulario, llamadas "plantillas de formulario de usuario", sin la aprobacin del administrador. Consulte tambin Planeacin de las plantillas de formulario necesarias Planeacin de la implementacin de plantillas de formulario Planeacin de la implementacin de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador

269

Planeacin de los requisitos de infraestructura de diseo de plantillas de formulario

En este artculo: Requisitos de servidor Requisitos de red Requisitos de seguridad

Antes de comenzar a implementar plantillas de formulario en un entorno de produccin de InfoPath Forms Services, es importante considerar cuidadosamente los requisitos de servidor, seguridad y red para admitir la implementacin. InfoPath Forms Services puede admitir miles de plantillas de formulario de diversos grados de complejidad y es compatible con plantillas de formulario implementadas por el usuario. Al igual que con cualquier sistema empresarial, resulta fundamental disear la infraestructura para admitir el nivel de uso previsto y establecer una estrategia clara para escalar el sistema y cubrir necesidades de capacidad mayores. Nota: Cuando haya establecido el tamao y uso esperados de la implementacin, siempre debe realizar la implementacin en un sistema provisional antes de hacerlo en un entorno de produccin. Esto permite establecer las lneas bsicas de rendimiento y capacidad, as como garantizar que el diseo funciona como se espera. Entre los factores que se deben tener en cuenta se incluyen: Nmero de usuarios esperado Nmero de plantillas de formulario esperado

Ciclo de vida esperado de las plantillas de formulario (tiempo de uso de una plantilla de formulario antes de retirarse o actualizarse) Complejidad de las plantillas de formulario (por ejemplo, el nmero de plantillas que usarn conexiones de datos, cdigo complejo o crearn una instancia de flujo de trabajo) Consideraciones de seguridad Debe leer los siguientes artculos relativos a la planeacin de Microsoft Office SharePoint Server 2007 antes de comenzar a planear la infraestructura de InfoPath Forms Services: Introduccin al captulo: planeacin de la capacidad Introduccin al captulo: Diseo de granjas de servidores y topologas Diseo de la arquitectura lgica

Introduccin al captulo: Planeacin de rendimiento y capacidad (Office SharePoint Server)

270

Introduccin al captulo: Planeacin y diseo de la seguridad

Requisitos de servidor
Dado que InfoPath Forms Services es tan slo un componente de Office SharePoint Server 2007, debe asegurarse de que en el proceso de planeacin general de Office SharePoint Server 2007 se tienen en cuenta los requisitos especficos de InfoPath Forms Services. Puede que necesite aumentar la capacidad del servidor para admitir las plantillas de usuario y formulario de InfoPath Forms Services, sobre todo si planea implementar plantillas de formulario annimas en Internet o implementar plantillas de formulario complejas que requieren una cantidad de memoria y un tiempo de procesador considerables. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de la capacidad y la infraestructura de Office SharePoint Server 2007, consulte los artculos relativos a la planeacin de Office SharePoint Server 2007; en concreto, la introduccin al captulo sobre el diseo de granjas de servidores y topologas, y la introduccin al captulo sobre la planeacin de la capacidad.

Requisitos de red
En general, debe seguir los procedimientos recomendados de red habituales para sistemas empresariales, como: Usar un firewall entre niveles y entre servidores web front-end e Internet. Usar una red troncal de red de alta velocidad para las comunicaciones entre servidores.

Supervisar el entorno de red para detectar el uso de ancho de banda mximo y los ataques de denegacin de servicio. Realizar auditoras de seguridad de red regulares. Para obtener ms informacin acerca de los requisitos de red, consulte el artculo relativo a la planeacin de Office SharePoint Server 2007 que ofrece una introduccin al captulo sobre el diseo de granjas de servidores y topologas.

Requisitos de seguridad
La seguridad de InfoPath Forms Services saca partido del marco de seguridad de Office SharePoint Server 2007, pero InfoPath Forms Services tiene sus propias consideraciones de seguridad aparte de la seguridad de Office SharePoint Server 2007, entre las que se incluyen: Las plantillas de formulario aprobadas por un administrador pueden tener privilegios en sistemas corporativos, incluidos derechos de acceso entre dominios, y pueden contener cdigo que se ejecuta con una cuenta de administrador. Por este motivo, es importante que todas las plantillas de formulario aprobadas por un administrador se revisen detenidamente antes de que las implemente un administrador familiarizado con la seguridad de InfoPath Forms Services. Un administrador puede conceder ciertos privilegios en el nivel de la granja de servidores, como permitir que las plantillas de formulario de usuario usen las conexiones de datos que obtienen acceso a los datos en los dominios. Estas opciones deben tenerse en cuenta antes de cambiar los valores predeterminados, ya que pueden tener un gran impacto en la seguridad de la granja de servidores.
271

 Si ha habilitado el proxy del servicio web, debe ejecutarse bajo una nica cuenta del grupo de aplicaciones. Debe desactivar el proxy del servicio web si no se usa. Para obtener ms informacin acerca de los requisitos de seguridad, consulte el artculo relativo a la planeacin de Office SharePoint Server 2007 que ofrece una introduccin al captulo sobre la planeacin y diseo de la seguridad. Consulte tambin Determinacin del impacto de plantillas de formulario de acceso annimo

272

Planeacin de conexiones de datos del servidor necesarias para las plantillas de formulario
En este artculo: Escenarios para el uso de conexiones de datos Conexin de datos de base de datos Conexin de datos HTTP Post Conexin de datos Envo de biblioteca de SharePoint Conexin de datos de lista de SharePoint Conexin de datos de servicio web Conexin de datos de archivo XML

Una conexin de datos es un vnculo dinmico entre una plantilla de formulario y un origen de datos que almacena o proporciona datos para la plantilla de formulario. Una plantilla de formulario debe tener una conexin de datos principal y, opcionalmente, disponer de una o ms conexiones de datos secundarias. La conexin de datos principal define el origen de datos principal de la plantilla de formulario, que es el esquema XML que describe cmo se almacenan los datos. La conexin de datos principal permitida en una plantilla de formulario se crea automticamente al crear la plantilla. Puede crear tantas conexiones de datos secundarias como desee cuando disea una plantilla de formulario. El diseador de Microsoft Office InfoPath 2007 admite distintas conexiones de datos, que se pueden usar tanto en el programa Office InfoPath 2007 como en InfoPath Forms Services. Los diseadores de plantillas de formulario de Office InfoPath 2007 pueden desarrollar una plantilla de formulario una vez y publicarla en el cliente enriquecido y el explorador mediante InfoPath Forms Services. Si las conexiones de datos se usan dentro de una plantilla de formulario habilitada para el explorador, la plantilla de formulario llama a las conexiones de datos que residen en InfoPath Forms Services. Este tema describe el funcionamiento de las conexiones de datos del servidor cuando se implementa una plantilla de formulario. Para planear las conexiones de datos que sern necesarias, recopile la siguiente informacin: Los formularios que existen actualmente en la organizacin La aplicacin o los sistemas donde desea enviar los datos

Escenarios para el uso de conexiones de datos

A continuacin se muestran escenarios que ilustran cmo se pueden usar conexiones de datos junto con InfoPath Forms Services.

273

Escenario 1: Intranet: un usuario autenticado enva datos a travs del correo electrnico
Almudena inicia sesin en su equipo en la intranet corporativa. Se desplaza al sitio de SharePoint de su grupo y abre una plantilla de formulario de informe de gastos de una biblioteca de documentos. Como no tiene Office InfoPath 2007 instalado, se crea una instancia del formulario en el explorador. Rellena el formulario y hace clic en "Enviar". El formulario se enva por correo electrnico al departamento de cuentas por pagar. El correo se enva al buzn de correo electrnico de Cuentas por pagar y el campo "De" muestra que "Office Forms Server" ha enviado el formulario. Puesto que Almudena se ha autenticado en la LAN mediante NTLM, la lnea Asunto del mensaje comienza por "Enviado por Almudena Benito:". Mientras tanto, Almudena simplemente recibe la confirmacin de que su formulario se ha enviado.

Escenario 2: Extranet: envo de datos con autenticacin bsica a travs del correo electrnico
Almudena se encuentra de camino a una conferencia cuando debe enviar de nuevo un informe de gastos. Usa la conexin inalmbrica a Internet del hotel para iniciar sesin en la extranet de su empresa. Se le pide que introduzca su nombre de usuario y contrasea. Una vez autenticada, obtiene acceso al formulario de informe de gastos en su explorador. Cuando enva el formulario, recibe la confirmacin de que el formulario se ha enviado. Entre tanto, el correo se enva al departamento Cuentas por pagar, como se describe en el primer escenario. Como Almudena se ha autenticado en la LAN mediante autenticacin bsica, el mensaje vuelve a mostrar su nombre en la lnea Asunto.

Escenario 3: Intranet: HTTP Post a servidor de aplicacin

Toms trabaja para el departamento de TI de Linfield College. Establece una orquestacin de BizTalk para controlar las solicitudes de admisin. Elije que los formularios de solicitudes, que tienen formato XML, se enven a travs del adaptador ISAPI de BizTalk. Mara, que trabaja en el mostrador de admisiones de Linfield, incluye los datos de las solicitudes que se han enviado por correo postal en el formulario de solicitud en InfoPath. Cuando enva el formulario, se produce un HTTP Post y los datos se envan a la cola de BizTalk. InfoPath Forms Services usa la conexin de datos de correo electrnico para enviar mensajes de correo electrnico con formato MIME en nombre del usuario mediante la funcionalidad de correo electrnico que proporciona Windows SharePoint Services 3.0. Se enva un mensaje de correo electrnico con las credenciales de la cuenta con la que se ejecuta el servidor de formularios. El administrador del servidor establece toda la configuracin de este servicio de correo. Para obtener informacin sobre cmo configurar el correo electrnico en Windows SharePoint Services 3.0, consulte la gua del administrador de Windows SharePoint Services.

274

Conexin de datos de base de datos

La conexin de datos de base de datos busca informacin en una base de datos para rellenar los campos del formulario. Puede usar esta conexin para buscar datos en Microsoft SQL Server o en cualquier base de datos compatible con ODBC. La conexin de datos de base de datos es de slo consulta y no se puede usar para enviar datos a una base de datos. Si desea usar un formulario para enviar datos, debe usar la conexin de datos de servicio web. La conexin de datos de base de datos puede autenticar solicitudes para la base de datos de diversas formas, en funcin del nivel de seguridad de la plantilla de formulario que se usa para representar el formulario. Las plantillas de formulario aprobadas por el administrador pueden disearse para tener plena confianza, lo que significa que cualquier lgica de negocios o cdigo que se ejecute en el formulario se autentica como la cuenta de servicio de InfoPath Forms Services a menos que se especifique otro mtodo de autenticacin en la plantilla de formulario. Los formularios que no se ejecutan con plena confianza slo pueden obtener acceso a una base de datos que existe en el mismo dominio que el servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, y las consultas a la base de datos se autentican como el usuario o la cuenta especificados en la base de datos de configuracin. En este caso, si la autenticacin produce un error, aparece un cuadro donde el usuario puede especificar un nombre de usuario y una contrasea para conectarse a la base de datos.

Conexin de datos HTTP Post

La conexin de datos HTTP POST permite que un formulario de InfoPath enve datos a un servidor de aplicaciones mediante una funcin HTTP POST. La funcin HTTP Post se origina en el servidor de InfoPath Forms Services. Si la conexin de datos HTTP Post se usa en una plantilla de formulario que se ejecuta con plena confianza, se pueden realizar envos HTTP entre dominios. Si la plantilla de formulario no tiene plena confianza, las funciones HTTP Post slo se pueden ejecutar en los servidores del mismo dominio que el servidor de InfoPath Forms Services. Antes de ejecutar una funcin HTTP Post, InfoPath Forms Services llama a un mtodo API y pasa el nombre de host del equipo especificado en el archivo de conexin para determinar si se puede establecer una conexin con ese servidor en el contexto de seguridad actual.

Conexin de datos Envo de biblioteca de SharePoint

La conexin de datos Envo de biblioteca de SharePoint permite publicar los formularios directamente en una biblioteca de documentos de SharePoint. La conexin usa la identidad del usuario actual para obtener acceso al sitio de SharePoint. Antes de enviar un formulario a una biblioteca de documentos, InfoPath Forms Services llama a un mtodo API y pasa el nombre de host del equipo en el que reside el origen de datos para determinar si el formulario se puede conectar a ese servidor en el contexto de seguridad actual.
275

Conexin de datos de lista de SharePoint

La conexin de datos de lista de SharePoint es una conexin de slo consulta que se usa para rellenar los campos de los formularios de InfoPath desde una lista de SharePoint existente. Cuando se usa esta conexin de datos, el servidor llama a un mtodo de API y pasa el nombre de host del servidor para determinar si el formulario puede conectarse a ese servidor en el contexto de seguridad actual.

Conexin de datos de servicio web

La conexin de datos de servicio web puede enviar datos a un servicio web y usar los datos devueltos para actualizar campos en el formulario de origen. Esta conexin recopila datos de formulario como parmetros de consulta, encapsula los datos en una envoltura o sobre SOAP y los enva a un servicio web. A continuacin, la conexin obtiene el mensaje SOAP devuelto que contiene datos devueltos o, en caso de producirse un error, los datos del mensaje de error. Se puede crear una conexin de servicio web como una conexin de consulta o como una conexin de envo.

Conexin de datos de archivo XML

La conexin de datos de archivo XML se conecta a un archivo XML especificado cuando se disea la plantilla de formulario y usa los datos del archivo XML para rellenar campos de formulario. Los diseadores de plantillas de formulario tambin pueden incluir el archivo XML en la propia plantilla de formulario, lo que reduce los problemas de administracin de recursos asociados a la conexin con un recurso externo.

276

Planeacin de la implementacin de plantillas de formulario

En este artculo: Plantillas de formulario compatibles con el explorador Escenario: procesamiento de reclamaciones al seguro

Microsoft Office SharePoint Server 2007 permite implementar en un servidor donde se ejecuta InfoPath Forms Services formularios enriquecidos que se pueden abrir en Microsoft Office InfoPath 2007, Microsoft Office Outlook 2007 o en un explorador web. Las plantillas de formulario compatibles con el explorador (archivos .xsn) creadas en el modo de diseo del cliente InfoPath se pueden publicar en una biblioteca de documentos como plantillas de formulario habilitadas para explorador que se ejecutan en InfoPath Forms Services. Tambin puede actualizar plantillas de formulario en una biblioteca de documentos que no sea compatible con el explorador. Estas plantillas de formulario slo se pueden abrir en Office InfoPath 2007.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de inventario de formularios existentes (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73266&clcid=0xC0A) (en ingls) para enumerar su inventario de formularios actual.

Plantillas de formulario compatibles con el explorador

Hay dos categoras de plantillas de formulario compatibles con el explorador: plantillas de formulario de usuario y plantillas de formulario aprobadas por el administrador. Las plantillas de formulario que no contienen cdigo administrado, requieren plena confianza o usan una conexin de datos administrada por un administrador pueden implementarse por un usuario con el permiso Agregar y personalizar pginas. Este permiso se otorga de forma predeterminada en el nivel de permisos Diseo y por encima en la coleccin de sitios, aunque un administrador de la coleccin de sitios lo puede conceder a cualquier grupo o usuario. Nota: Para obtener ms informacin acerca de cmo personalizar permisos para grupos y usuarios, consulte el artculo de Office SharePoint Server 2007 relativo a la definicin de niveles de permisos personalizados. Los administradores son los nicos que pueden implementar las plantillas de formulario que contienen cdigo administrado (lgica de negocio que incorpora funcionalidad extendida como consultas de bases de datos o integracin con servidores de aplicaciones de terceros), requieren plena confianza o usan una conexin de datos administrada por un administrador.
277

Importante: Adems de planear la instalacin de plantillas de formulario, tambin debe panear una estrategia de revisin y comprobacin para la implementacin de plantillas de formulario aprobadas por el administrador. Debido a que las plantillas de formulario aprobadas por el administrador contienen cdigo que podra ejecutarse con una cuenta de usuario administrativo, es importante someterlas a una revisin y comprobacin exhaustivas antes de implementarlas en un entorno de produccin. Para obtener ms informacin, consulte el tema Planeacin de la implementacin de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador.

Escenario: procesamiento de reclamaciones al seguro

En esta seccin se describe un escenario para la implementacin de plantillas de formulario compatibles con el explorador. Humongous Insurance, una empresa de seguros de gran tamao, presenta Office SharePoint Server 2007 en su entorno para permitir que los clientes, agentes de seguros y negocios relacionados usen formularios en lnea para procesar reclamaciones al seguro. La organizacin ha estado usando InfoPath 2003 de forma interna, pero ahora usa InfoPath Forms Services para que los formularios estn a disposicin de sus clientes en lnea. Arturo, el diseador jefe de plantillas de formulario para Humongous Insurance, acaba de finalizar el diseo de una plantilla de formulario que permite a los clientes administrar su directiva en lnea. Como el formulario contiene lgica de negocios y conexiones de datos que estn administrados por el grupo de administracin de Office SharePoint Server 2007, no puede publicar el formulario directamente en InfoPath Forms Services. Arturo publica la plantilla de formulario en una ubicacin de red especificada por el administrador, donde se puede comprobar que cumple los estndares de diseo de las plantillas de formulario. A continuacin, notifica al administrador que la plantilla de formulario est lista para su revisin. Jorge, el administrador de InfoPath Forms Services a cargo de la validacin de las plantillas de formulario, ve la plantilla de formulario nueva en la carpeta de red. La directiva para las plantillas de formulario nuevas en Humongous Insurance es validar primero la plantilla al revisar el cdigo y comprobar que cumple la normativa de seguridad y los estndares de diseo y, a continuacin, cargar la plantilla de formulario en un entorno de almacenamiento provisional para proseguir la comprobacin. Jorge revisa el cdigo al abrir la plantilla de formulario en el programa InfoPath. A continuacin, se asegura de que el cdigo de la plantilla de formulario llama a la conexin de datos correcta, la plantilla de formulario est firmada con un certificado digital y los parmetros de confianza estn configurados correctamente. Cuando est seguro de que la plantilla de formulario cumple los estndares de diseo, Jorge carga la plantilla en el entorno de almacenamiento provisional, que reproduce casi con total fidelidad la arquitectura de produccin de Office SharePoint Server 2007.

278

Una vez que la plantilla de formulario se ha cargado en el entorno de almacenamiento provisional, Jorge inicia sesin como un usuario de prueba y abre la pgina web donde se encuentra el formulario. Usa las listas de comprobacin de revisin de la plantilla para rellenar todos los campos disponibles del formulario y lo enva. Repite este proceso varias veces y cambia datos especficos, selecciones de casillas y selecciones de comandos de men en cada ocasin. Tambin comprueba que los datos del formulario se enven correctamente a la base de datos y que la lgica de negocios funcione correctamente. Una vez completado el proceso de comprobacin, Jorge sale de la lista de comprobacin y carga la plantilla de formulario en el entorno de produccin. Consulte tambin Planeacin de las plantillas de formulario necesarias Planeacin de la implementacin de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador

279

Planeacin de la implementacin de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador

InfoPath Forms Services proporciona funcionalidad que permite tanto a administradores como a usuarios implementar plantillas de formulario compatibles con el explorador. Las plantillas de formulario compatibles con el explorador (archivos .xsn) creadas en el modo de diseo de Microsoft Office InfoPath 2007 se pueden abrir en un explorador web de los servidores que ejecutan InfoPath Forms Services. Las plantillas de formulario de InfoPath (archivos .xsn) creadas en el modo de diseo de Office InfoPath 2007 se pueden convertir en plantillas de formulario habilitadas por el explorador que se ejecutan en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Un administrador debe implementar plantillas de formulario que contengan lgica de negocios como un cdigo DLL (cdigo de formulario) administrado y compilado, que requieran plena confianza o que usen una conexin de datos que est administrada por un administrador. Si su organizacin va a implementar plantillas de formulario que requieren la aprobacin del administrador, deber tener en cuenta varios factores en la planeacin: Asigne una estrategia de revisin y prueba para la implementacin de plantillas de formulario aprobadas por el administrador. Es importante que las plantillas de formulario que puedan tener un impacto sobre el rendimiento en el servidor o que contengan lgica empresarial se revisen cuidadosamente y se comprueben antes de su implementacin en sistemas de produccin. Se recomienda que, como parte del proceso de planeacin, desarrolle un estndar de diseo para las plantillas de formulario que defina los procesos recomendados, las directrices y los requisitos obligatorios que deben seguir los diseadores de plantillas de formulario. Se recomienda desarrollar una lista de comprobacin de revisin para las plantillas de formulario que permita a los administradores comprobar que las nuevas plantillas de formulario cumplen los estndares que ha establecido. Adems, tenga en cuenta que cualquier proceso de prueba adecuado incluye pruebas en un entorno provisional para comprobar que la plantilla de formulario funciona como se espera, as como para medir el impacto sobre el rendimiento bajo carga. Debe asegurarse de que hay administradores disponibles para aprobar los formularios a tiempo. Esto ayudar a reducir los cuellos de botella en el ciclo de publicacin. Los administradores que revisan y aprueban las plantillas de formulario deben estar familiarizados con el proceso de diseo de las plantillas de formulario y conocer a fondo los entornos de red en los que estar disponible la plantilla de formulario una vez que se haya implementado. Debe tener en cuenta el flujo de trabajo de aprobacin. Si su organizacin va a usar plantillas de formulario que realicen operaciones confidenciales, como enviar datos a bases de datos o servicios web, debe asegurarse de que el proceso de aprobacin permite la revisin tcnica adecuada.

280

 Debe conocer de forma precisa la diferencia entre las plantillas de formulario aprobadas por el administrador y las plantillas de formulario de usuario, y debe saber cules son las plantillas de formulario que deben ser implementadas por un administrador. Debe asegurarse de que la estrategia de configuracin del servidor habilita las caractersticas necesarias para admitir la implementacin de plantillas de formulario aprobadas por el administrador. Debe asegurarse de que conoce la forma en que la red y la seguridad de la aplicacin afectan a los formularios de la organizacin. Por ejemplo, si un formulario va a obtener acceso a las bases de datos en un dominio distinto al del servidor de Office SharePoint Server 2007 en el que reside la plantilla de formulario, como una plantilla de formulario que requiere plena confianza de dominio. Por lo tanto, un administrador debe revisarlo cuidadosamente antes de su implementacin para confirmar que el cdigo de la plantilla de formulario no pone en peligro las directivas de seguridad de su organizacin. Del mismo modo, debe confirmar que la autorizacin y la autenticacin de la plantilla de formulario se han configurado correctamente. Determine si las nuevas plantillas de formulario que requieren la aprobacin del administrador deben crearse de forma regular y, de ser as, asegrese de que cuenta con los procedimientos, personal y aplicaciones necesarios para admitir el proceso de aprobacin.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de planeacin de la implementacin de plantillas de formulario aprobadas por el administrador (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73267&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las plantillas de formulario aprobadas por el administrador que planea implementar.

Consulte tambin Planeacin de las plantillas de formulario necesarias Planeacin de la implementacin de plantillas de formulario

281

Determinacin del impacto de plantillas de formulario de acceso annimo

En este artculo: Identificacin de la necesidad de contar con plantillas de formulario de acceso annimo Consideraciones de seguridad y uso para las plantillas de formulario de acceso annimo

Consideraciones de ancho de banda y capacidad para las plantillas de formulario de acceso annimo Si su organizacin planea implementar plantillas de formulario a las que pueden obtener acceso usuarios sin autenticar, debe tener en cuenta distintos factores en su plan. Sin una planeacin adecuada, las plantillas de formulario que se pueden enviar sin autenticacin de usuario pueden plantear problemas relacionados con la seguridad, el uso inadecuado, el ancho de banda y la capacidad de la base de datos. Antes de establecer el acceso annimo a las plantillas de formulario en una red privada o en Internet, lea detenidamente este artculo y asegrese de que tiene estas consideraciones en cuenta en su estrategia.

Identificacin de la necesidad de contar con plantillas de formulario de acceso annimo

Las plantillas de formulario de acceso annimo proporcionan a los usuarios finales un acceso sencillo y sin obstculos. Dos escenarios posibles para las plantillas de formulario de acceso annimo son a travs de Internet y dentro de la red corporativa.

Escenario de Internet
Las plantillas de formulario de acceso annimo son una opcin razonable en Internet cuando no es una consideracin importante la proteccin de la funcionalidad o datos asociados a la plantilla de formulario. Al proporcionar plantillas de formulario de acceso annimo en Internet se puede reducir el esfuerzo administrativo, ya que no es necesario administrar ni mantener la autenticacin de los usuarios.

Escenario corporativo
Los motivos para usar plantillas de formulario de acceso annimo en una empresa son similares a los de Internet. La diferencia reside en que los usuarios estn en una red cerrada, una intranet, o se autentican a travs de una red privada virtual, un servidor de acceso remoto, una extranet, Terminal Services o un sitio web protegido por contrasea. A diferencia del escenario de Internet, los usuarios suelen ser conocidos en la red. El hecho de proporcionar plantillas de formulario de acceso annimo puede mejorar la experiencia del usuario en situaciones donde se desea tener un acceso annimo. Por ejemplo, una encuesta corporativa de empleados puede producir respuestas ms tiles y sinceras si son annimas.
282

Otra ventaja derivada del uso de plantillas de formulario de acceso annimo es que el rendimiento se puede mejorar cuando se implementan escenarios annimos. Las ventajas de rendimiento son manifiestas, ya que se eliminan la devoluciones (postbacks) para solicitar la comprobacin de las listas de control de acceso (ACL).

Consideraciones de seguridad y uso para las plantillas de formulario de acceso annimo

Antes de permitir el acceso a una plantilla de formulario de forma annima, debe tener en cuenta las posibles consecuencias para la seguridad y las implicaciones de los intentos de usar de forma inadecuada la plantilla de formulario. Debe garantizar que ni los scripts ni otros procesos automatizados o no humanos pueden obtener acceso a las plantillas de formulario. Una forma de lograrlo es hacer que los usuarios que envan plantillas de formulario especifiquen un cdigo de identificacin, como una pequea cadena alfanumrica que se muestre en una imagen, que no puede "leer" un script ni un proceso automatizado. Las plantillas de formulario que contienen informacin confidencial, como informacin de autenticacin, nombres de servidores o bases de datos, o cdigos de propiedad, no se deben exponer a usuarios annimos. Las plantillas de formulario que contienen cdigo o funcionalidad que puede invocar procesos en un servidor deben evaluarse y comprobarse cuidadosamente para garantizar que no se pone en peligro la seguridad al permitir que usuarios annimos tengan acceso a la plantilla. Para evitar que los usuarios enven varias copias de un formulario, puede plantearse la posibilidad de incluir cdigo que realice el seguimiento de la direccin IP de cada usuario que enva un formulario y evitar envos duplicados desde la misma direccin IP.

Consideraciones de ancho de banda y capacidad para las plantillas de formulario de acceso annimo
Cuando se permite el acceso annimo a una plantilla de formulario en Internet, se pierde el control sobre el nmero de veces que ese formulario se enva. Por lo tanto, antes de publicar una plantilla de formulario de acceso annimo en Internet, tenga en cuenta las expectativas en relacin con los siguientes factores: Cuntos usuarios enviarn el formulario en un perodo de tiempo determinado? Cuntos datos se deben transferir y almacenar?

Cunto tiempo de procesador del servidor y qu cantidad de memoria y capacidad de proceso se usar cada vez que se enve el formulario? A continuacin, puede estimar la cantidad de ancho de banda, el tiempo de procesador del servidor y la capacidad de la base de datos que se necesita para admitir la plantilla de formulario.
283

La herramienta de administracin de IIS permite reducir el ancho de banda y el nmero de conexiones simultneas para un sitio web si se desea controlar el uso. Consulte tambin Planeacin de las plantillas de formulario necesarias

284

Planeacin de la asignacin de nombre a las plantillas de formulario

Debe establecer una convencin de nomenclatura para la plantillas de formulario que evite cualquier confusin sobre su origen y uso. Por supuesto, puede asignar los nombres que desee a las plantillas de formulario pero, a largo plazo, resulta til seguir una convencin de nomenclatura lgica. Entre los procedimientos recomendados generales se incluyen: Asegurarse de que los diseadores de plantillas de formulario estn al corriente de las convenciones de nomenclatura que establezca y de que comprenden el procedimiento para comprobar si un nombre de plantilla ya existe antes de guardar con ese nombre una plantilla nueva. A la inversa, como administrador, puede cambiar los nombres de plantilla para que cumplan las convenciones de nomenclatura antes de actualizarlas en el sistema. Establecer una convencin de nomenclatura que refleje la informacin relevante sobre las plantillas. Evitar el uso de las fechas en los nombres de las plantillas de formulario, ya que la informacin de la fecha puede resultar confusa si una plantilla de formulario se actualiza posteriormente. Asegurarse de distribuir las convenciones de nomenclatura de plantillas de formulario a los diseadores y administradores de InfoPath. Recordar que las plantillas de formulario pueden volver a usarse en la empresa y que los programadores pueden usar nombres de archivo para organizar las plantillas de formulario. Consulte tambin Planeacin del control de versiones para plantillas de formulario Planeacin de plantillas de formulario personalizadas

285

Planeacin de la actualizacin de plantillas de formulario

Puede actualizar plantillas de formulario implementadas por el administrador en InfoPath Forms Services al cargar una versin nueva de una plantilla de formulario existente. El proceso de actualizacin permite configurar la forma en la que se lleva a cabo la transicin entre la versin existente y la versin actualizada. Hay tres formas de actualizar una plantilla de formulario. Antes de actualizar una plantilla de formulario, evale las circunstancias y elija el tipo de actualizacin ms adecuado. Actualizacin forzada Si desea eliminar la plantilla de formulario existente cuando se lleve a cabo la actualizacin, puede usar una actualizacin forzada. Las sesiones existentes para rellenar formularios finalizan y todos los datos de usuario se pierden. Para continuar, el usuario debe comenzar una nueva sesin para rellenar formularios con la plantilla de formulario actualizada. Este mtodo de actualizacin slo se debe usar cuando se ha identificado un problema grave con la plantilla de formulario y se debe eliminar del sistema inmediatamente. Inactividad y actualizacin Si necesita asegurarse de que una plantilla de formulario no volver a estar disponible para su uso transcurrido un tiempo determinado y desea permitir que las sesiones existentes para rellenar formularios se completen, puede inactivar la plantilla de formulario existente y, a continuacin, actualizar a la versin nueva. Este mtodo de actualizacin resulta til cuando una plantilla de formulario incluye contenido o cdigo que quedar obsoleto o anticuado en un momento dado. Actualizacin gradual Si desea permitir que la plantilla de formulario existente permanezca disponible durante un perodo de tiempo indefinido, puede cargar la nueva versin como una plantilla de formulario nueva y eliminar la versin antigua cuando ya no se use. Es el mtodo que se debe emplear en la mayora de las actualizaciones normales. Nota: Antes de actualizar una plantilla de formulario, asegrese de haber revisado correctamente la plantilla nueva y compruebe si existen problemas que puedan afectar a la seguridad y al funcionamiento correcto del formulario.

286

Planeacin para retirar plantillas de formulario (Office SharePoint Server)

Los administradores de InfoPath Forms Services pueden retirar las plantillas de formulario que hayan quedado obsoletas. Por ejemplo, es posible que desee retirar una plantilla de formulario de encuesta cuando sta se haya completado. Cuando una plantilla de formulario ya no se usa, normalmente se debe retirar en lugar de eliminarla. Esto mantiene un registro de las plantillas de formulario que se han usado en la empresa y permite que se puedan volver a usar ms adelante. Con el fin de mantener las bibliotecas de documentos actualizadas y despejadas, asegrese de que se retiran las plantillas de formulario que ya no se usan y de que se aplica una directiva para auditar y actualizar las plantillas de formulario existentes. Cuando se implementa una plantilla de formulario, se debe tener en cuenta lo siguiente: En el futuro, esta plantilla de formulario deber retirarse o actualizarse? Cmo se realizar el seguimiento del ciclo de vida de las plantillas de formulario que deben retirarse? Si planea retirar una plantilla de formulario que todava est en uso, debe plantearse usar los siguientes mtodos: Lleve a cabo una actualizacin gradual. En una actualizacin gradual, se implementa la ltima versin de una plantilla de formulario junto con la versin actual y se redirige a los usuarios la ltima versin. Cuando ya no se tiene acceso a la versin anterior de la plantilla de formulario, sta se puede retirar de forma segura. Ponga en modo inactivo la plantilla de formulario antes de realizar la actualizacin. Esto evita que las sesiones actuales se terminen, lo que puede producir la prdida de datos y una interrupcin brusca de la actividad de rellenado de formularios de los usuarios. Para obtener ms informacin acerca del procedimiento para poner en modo inactivo las plantillas de formulario, consulte la seccin correspondiente en el tema relativo a la administracin de plantillas de formulario. Consulte tambin Planeacin de la actualizacin de plantillas de formulario

287

Planeacin del control de versiones para plantillas de formulario

En este artculo: Retencin de documentos Planeacin de capacidad

Puede configurar InfoPath Forms Services para que habilite el control de versiones para las plantillas de formulario en el nivel de la biblioteca de documentos. Al habilitar el control de versiones, la biblioteca crea una nueva versin de la plantilla de formulario cada vez que la plantilla se edita y se guarda, y conserva las versiones anteriores segn la definicin del administrador. Si las plantillas de formulario se editan regularmente en una biblioteca de documentos dada, debe configurar la biblioteca para el control de versiones. Esto evita que las plantillas de formulario existentes se sobrescriban cuando se realizan las modificaciones, y proporciona un mecanismo para revertir a una versin anterior. Tenga en cuenta que el control de versiones no se aplica a las actualizaciones de plantillas de formulario. Cuando se actualiza una plantilla de formulario al actualizar una nueva versin de una plantilla de formulario existente, la versin anterior de la plantilla de formulario deja de estar disponible, y no se proporciona ningn mecanismo para revertir desde una actualizacin. Nota: Slo se puede configurar el control de versiones para una biblioteca de documentos dada. No se puede configurar el control de versiones "global" para sitios, colecciones de sitios o granjas de servidores.

Retencin de documentos
Si el control de versiones est habilitado para una biblioteca de documentos, el propietario de la biblioteca tiene la opcin de permitir que se retengan versiones anteriores ilimitadas. El propietario de la biblioteca tambin puede permitir que slo se retenga un determinado nmero de versiones, aunque no existe ninguna previsin para la eliminacin automtica de documentos cuando se supera un lmite de tiempo determinado, que tambin se conoce como extincin. Esto significa que los documentos podran retenerse potencialmente durante aos a menos que se eliminen manualmente. Es posible que desee considerar los siguientes factores: La directiva de la organizacin puede requerir que los documentos que superen una antigedad determinada se destruyan. Debe planear la forma de cumplir tales directivas, as como de controlar la antigedad de los documentos de la granja de servidores. Si se cargan nuevas versiones de documentos sin control de versiones, existe el riesgo de que los usuarios puedan obtener acceso a los documentos obsoletos. Debe garantizar que las bibliotecas de documentos estn configuradas para evitar que los documentos obsoletos permanezcan disponibles en el sistema.
288

Planeacin de capacidad
El administrador de la granja de servidores no tiene control directo sobre si los propietarios de las bibliotecas habilitan el control de versiones para sus bibliotecas. Por lo tanto, debe tener en cuenta lo siguiente al planear la capacidad de la granja de servidores: Debe planear usar la creacin de informes para ejecutar informes regulares sobre el tamao de las bibliotecas de documentos de la granja de servidores. Debe asegurarse de que hay suficiente capacidad en la base de datos para ofrecer sobrecarga para un nmero de documentos potencialmente elevado. Consulte tambin Planeacin de la implementacin de plantillas de formulario

289

Planeacin del acceso de dispositivos mviles a plantillas de formulario

InfoPath Forms Services proporciona acceso a formularios habilitados para el explorador desde dispositivos mviles como PDA de mano que admiten HTML, CHTML o XHTML. Puesto que cada dispositivo mvil representa las pginas web de forma diferente, el comportamiento de los formularios variar en funcin del dispositivo usado. Nota: InfoPath Forms Services no admite exploradores WAP (protocolo de aplicacin inalmbrica). Debido a la falta de estandarizacin entre los dispositivos mviles, la experiencia del usuario puede variar significativamente en funcin del tipo de dispositivo que se usa. Los diferentes dispositivos mviles dividirn de forma automtica la interfaz de usuario en distintas vistas, que variar segn cada dispositivo. Entre los posibles ejemplos se incluyen los siguientes: Paginacin automtica Cambio automtico entre vista de lista y detalles para las listas

Cambio automtico a una vista de edicin independiente para cada campo que se pueda editar Adems, como no todos los dispositivos mviles admiten la ejecucin de scripts, y debido a la baja memoria y capacidad de ancho de banda de muchos de esos dispositivos, InfoPath Forms Services no puede usar una arquitectura de cliente (CSA) para dispositivos mviles como lo hace con los exploradores web estndar. En su lugar, InfoPath Forms Services usa controles ASP.NET para dispositivos mviles. Esto significa que un explorador de dispositivo mvil no podr hacer lo siguiente: Proporcionar acciones de cliente mediante scripts. Tales acciones se devolvern al servidor. Usar la devolucin fuera de banda como lo hace un explorador web estndar. En su lugar, el explorador del dispositivo mvil siempre llevar a cabo una devolucin de toda la pgina. Por lo tanto, los exploradores de los dispositivos mviles necesitarn realizar devoluciones con mucha mayor frecuencia que un explorador de escritorio que obtenga acceso a InfoPath Forms Services. Debe planear cuidadosamente la forma de admitir la infraestructura mvil para poder maximizar el rendimiento. Cuando InfoPath Forms Services recibe una solicitud HTTP, el servidor detecta si la solicitud procede de un dispositivo mvil y la redirige a la pgina adecuada. Los controles de ASP.NET para dispositivos mviles pueden detectar el dispositivo al realizar una conexin y cambiar automticamente el protocolo que se usa para la conexin. Para obtener ms informacin acerca de los controles ASP.NET para dispositivos mviles, consulte la informacin de controles mviles (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72731&clcid=0xC0A) (en ingls) en el sitio web de Microsoft.
290

Cuando se planea el acceso de dispositivos mviles, debe tener en cuenta lo siguiente: Cuntos dispositivos mviles van a obtener acceso a los documentos y plantillas de formulario? Cmo estarn conectados estos dispositivos a la red (puntos de acceso inalmbricos de la organizacin, por Internet)? Hay un estndar para el tipo de dispositivo mvil que obtiene acceso al servidor? De ser as, sera ms sencillo que los diseadores de plantillas de formulario ejercieran el control sobre la forma de mostrar los formularios mviles. Consulte tambin Planeacin de la implementacin de plantillas de formulario

291

Planeacin de flujos de trabajo para plantillas de formulario

Los flujos de trabajo implementan procesos de negocio en documentos, pginas web, formularios y elementos de lista de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Se pueden asociar a bibliotecas, listas o tipos de contenido. Para obtener ms informacin acerca de los flujos de trabajo, consulte Planeacin de flujos de trabajo. Hay tres contextos para planear los flujos de trabajo en relacin con los formularios: Plantillas de formulario de flujo de trabajo personalizado. La plantilla de formulario se incluye en un paquete de flujo de trabajo personalizado para recopilar informacin como parte del flujo de trabajo. Flujos de trabajo para la aprobacin de plantillas de formulario. El flujo de trabajo se usa para aprobar una plantilla de formulario, como sucedera para aprobar cualquier otro tipo de pgina o documento de una biblioteca. Flujos de trabajo iniciados desde un formulario. El flujo de trabajo est asociado al botn Enviar o Guardar en la plantilla de formulario. Cuando el usuario hace clic en el botn en una sesin para rellenar formularios, se inicia el flujo de trabajo.

Plantillas de formulario de flujo de trabajo personalizado

Puede cargar en Office SharePoint Server 2007 un paquete de flujo de trabajo personalizado que incluya flujos de trabajo y plantillas de formulario. Cuando un flujo de trabajo usa una plantilla de formulario como interfaz para recopilar datos durante el proceso del flujo de trabajo, estas plantillas de formulario se integran en la experiencia de la aplicacin mediante un elemento web de InfoPath Forms Services. Estas plantillas de formulario de flujo de trabajo de servidor son especficas del flujo de trabajo y no se pueden activar en una coleccin de sitios ni agregar a una biblioteca de documentos. Estas plantillas de formulario se almacenan en la biblioteca de formularios de la granja de servidores y debe cargarlas un administrador. Office SharePoint Server 2007 incluye varias plantillas de formulario para su uso exclusivo en los flujos de trabajo predeterminados. Estas plantillas de formulario no se pueden usar fuera de estos flujos de trabajo.

Flujos de trabajo para la aprobacin de plantillas de formulario

Puede usar un flujo de trabajo para revisar o aprobar una plantilla de formulario de la misma forma que se pueden usar los flujos de trabajo para enviar a revisin cualquier documento o pgina. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de flujos de trabajo para la administracin de documentos.
292

Flujos de trabajo iniciados desde un formulario

InfoPath Forms Services se puede usar para iniciar flujos de trabajo mediante el botn Enviar de un formulario. Por ejemplo, se pueden usar plantillas de formulario habilitadas para el explorador en un flujo de trabajo que distribuya los documentos entre los usuarios para completar tareas de administracin de documentos, como revisarlos, aprobar su publicacin o administrar su disposicin. Adems, se pueden disear plantillas de formulario aprobadas por el administrador para iniciar un flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando se enva una plantilla de formulario que se usa para recopilar informacin de clientes, podra iniciar un flujo de trabajo para notificar al personal correspondiente y requerir las acciones necesarias en un perodo de tiempo dado. Si va a implementar plantillas de formulario que desencadenarn flujos de trabajo, tenga en cuenta lo siguiente: Los flujos de trabajo deben habilitarse para las colecciones de sitios en las que se implementar la plantilla de formulario. Si no se habilitan los flujos de trabajo para una coleccin de sitios, una plantilla de formulario habilitada para flujo de trabajo generar errores en el servidor cuando se enve. Debe asegurarse de que el flujo de trabajo existe y est habilitado en el entorno de produccin. Normalmente, un diseador de plantillas de formulario disear una plantilla de formulario en un entorno de desarrollo que puede tener flujos de trabajo y otras caractersticas personalizadas no implementadas en el sistema de produccin. Asegrese de que el flujo de trabajo est configurado para funcionar de la misma forma en el entorno de produccin que en el entorno de desarrollo. Consulte tambin Planeacin de flujos de trabajo

293

VII. Planeacin de la inteligencia empresarial

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Planeacin de la inteligencia empresarial Determinacin de necesidades de datos profesionales e inteligencia empresarial Determinacin del mbito del anlisis de inteligencia empresarial Planeacin de la administracin de conexiones de datos Planeacin de indicadores clave de rendimiento Planeacin de informes Planeacin de paneles y filtros Planeacin de la seguridad de Excel Services Determinacin de requisitos de recursos para admitir Excel Services Planeacin de la representacin de datos de KPI de Excel Planeacin de informes de Excel en cubos OLAP Planeacin del acceso a hojas de clculo de Excel Planeacin de conexiones de datos profesionales con el Catlogo de datos profesionales Planeacin de perfiles de datos profesionales Planeacin de listas de datos profesionales Planeacin de elementos web de datos profesionales Planeacin de acciones para datos profesionales Planeacin de la bsqueda de datos profesionales

294

Planeacin de la inteligencia empresarial

La inteligencia empresarial permite almacenar los datos que representan procesos de negocio clave de su organizacin, para organizar esos datos de una manera til y para presentarlos como informacin significativa. Los trabajadores del conocimiento, a continuacin, pueden usar esa informacin para aumentar la productividad y proporcionar comentarios que mejoren los procesos de negocio subyacentes. La planeacin de la inteligencia empresarial es un componente clave de cualquier implementacin de Microsoft Office SharePoint Server. En primer lugar, se identifican las necesidades empresariales de su organizacin. A continuacin, se identifican las caractersticas de Office SharePoint Server que le ayudarn a recopilar, presentar o actuar en los datos de la organizacin. Cuando planee la inteligencia empresarial y los datos profesionales, siga estos pasos: 1. Planeacin de las necesidades de inteligencia empresarial Tenga en cuenta los procesos de negocio y las aplicaciones de datos profesionales que se usan habitualmente en la organizacin, planee los escenarios en los que trabaja con datos profesionales y determine el mbito de anlisis de inteligencia empresarial que desea tener en cuenta la organizacin. Consulte los siguientes artculos para ayudarle en la planeacin de las necesidades de inteligencia empresarial: Determinacin de necesidades de datos profesionales e inteligencia empresarial proporciona una explicacin de cmo usar la inteligencia empresarial y cmo presentar los datos profesionales para aumentar la eficacia de los anlisis de datos y procesos de negocio en los escenarios empresariales frecuentes de su organizacin. Determinacin del mbito del anlisis de inteligencia empresarial proporciona una explicacin del grado de profundidad adecuado durante la planeacin del anlisis y el uso de los datos profesionales. 2. Planeacin de la inteligencia empresarial Planee orgenes de datos para la funcionalidad bsica de inteligencia empresarial de Microsoft Office SharePoint Server 2007 y, a continuacin, planee las herramientas de anlisis usadas en los sitios de SharePoint en funcin de esos orgenes de datos. Consulte los siguientes artculos para ayudarle en la planeacin de la inteligencia empresarial: Planeacin de la administracin de conexiones de datos proporciona una explicacin acerca de la conexin con datos en cubos de Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services y otras bases de datos. Planeacin de indicadores clave de rendimiento proporciona una explicacin de cmo calcular cuadros de mandos fciles de usar de intervalos de datos en bibliotecas de conexin de datos, hojas de clculo de Excel Services en Microsoft Office SharePoint Server 2007, listas de datos profesionales y listas de SharePoint.

295

 Planeacin de informes proporciona una explicacin de cmo presentar indicadores clave de rendimiento (KPI) y elementos web de datos profesionales en las pginas del Centro de informes y otros sitios para mejorar el anlisis de datos profesionales y procesos de negocio clave. Planeacin de paneles y filtros proporciona una explicacin de cmo mostrar varios informes y KPI relacionados y conectar los componentes web para los datos profesionales de modo que pueda filtrar los datos en funcin de propiedades empresariales clave para todos los informes en la pgina de panel. 3. Planeacin de Excel Services Planee el uso de Excel Services para analizar datos profesionales y aumentar la inteligencia empresarial. Consulte los siguientes artculos para ayudarle en la planeacin de Excel Services: Planeacin de la seguridad de Excel Services proporciona una descripcin de las consideraciones de seguridad que se deben tomar con Excel Services. Determinacin de requisitos de recursos para admitir Excel Services proporciona una explicacin de los factores que pueden afectar al rendimiento y disponibilidad de Excel Services. Planeacin de la representacin de datos de KPI de Excel proporciona una explicacin de cmo los datos en hojas de clculo se pueden representar en elementos web de listas KPI o agregarlos a un panel. Planeacin de informes de Excel en cubos OLAP proporciona una explicacin de las funciones de procesamiento analtico en lnea (OLAP) y las frmulas que se pueden usar para crear informes personalizables. Planeacin del acceso a hojas de clculo de Excel proporciona una explicacin de cmo administrar hojas de clculo y controlar el acceso a los libros. Planeacin de conexiones de datos externos para Excel Services proporciona una gua para configurar Office SharePoint Server 2007 de forma que los libros cargados en Excel Services puedan actualizar datos externos correctamente. 4. Planeacin de la presentacin de datos profesionales Planee el uso de datos de aplicaciones de lnea de negocio para analizar y usar datos en sus sitios de SharePoint. Consulte los siguientes artculos para ayudarle en la planeacin de presentaciones de datos profesionales: Planeacin de conexiones de datos profesionales con el Catlogo de datos profesionales proporciona una explicacin de cmo registrar aplicaciones en el Catlogo de datos profesionales. Planeacin de perfiles de datos profesionales proporciona una explicacin de los tipos de datos profesionales y propiedades que se deben incluir al registrar aplicaciones en el Catlogo de datos profesionales. Planeacin de listas de datos profesionales proporciona una explicacin de cmo agregar columnas a listas de SharePoint que contienen datos de aplicaciones registradas en el Catlogo de datos profesionales.

296

 Planeacin de elementos web de datos profesionales proporciona una explicacin de cmo crear elementos web basndose en listas de datos profesionales, los distintos tipos de elementos web de datos profesionales y los sitios que se pueden beneficiar del uso de estos elementos web. Planeacin de acciones para datos profesionales proporciona una explicacin de cmo crear acciones segn las propiedades de los datos profesionales y cmo mostrar dichas acciones en elementos web que se pueden conectar a otros elementos web de datos profesionales y filtrar elementos web. 5. Planeacin de la bsqueda de datos profesionales Planee la inclusin de datos de aplicaciones empresariales en consultas de bsqueda desde sus sitios de SharePoint. Consulte el siguiente artculo para ayudarle en la planeacin de bsquedas de datos profesionales: Planeacin de la bsqueda de datos profesionales proporciona una explicacin de cmo agregar orgenes de contenido de datos profesionales, asignar propiedades de datos profesionales rastreados a propiedades administradas usadas en las consultas de bsqueda, y modificar la experiencia de la bsqueda de modo que los datos profesionales resulten ms fciles de encontrar y que los resultados de la bsqueda de datos profesionales sean ms relevantes. Para obtener una demostracin sobre cmo habilitar Excel Services, consulte la demostracin de habilitacin de Excel Services y conexiones de datos para un sitio de grupo de SharePoint. Para obtener ms informacin acerca de la funcionalidad de Excel Services y comprender las relaciones entre los diversos componentes de Microsoft Office SharePoint Server 2007, consulte las notas del producto sobre las guas paso a paso de Excel Services.

297

Determinacin de necesidades de datos profesionales e inteligencia empresarial

En este artculo: Acerca de la inteligencia empresarial Planeacin de caractersticas de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007 Planeacin de escenarios de datos profesionales Determinacin de necesidades de inteligencia empresarial para la organizacin Hojas de trabajo

Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye funciones de inteligencia empresarial que pueden ayudarle a proteger la integridad de los datos en toda la organizacin a la vez que habilitan escenarios eficaces de bsqueda, integracin, anlisis, representacin y uso compartido de datos. La funcionalidad de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007 permite la administracin y el control centralizados de recursos compartidos que pueden incluir informes, formularios, documentos, hojas de clculo y conexiones de datos. Como parte de la planeacin de la implementacin inicial de Office SharePoint Server 2007, debe comprender la inteligencia empresarial y cmo se relaciona con los procesos y las condiciones de la organizacin. Esto permite identificar las necesidades de inteligencia empresarial especficas de la organizacin y usar dichas necesidades para identificar qu caractersticas de Office SharePoint Server 2007 debe implementar para mejorar los procesos de negocio con el tiempo.

Acerca de la inteligencia empresarial

La inteligencia empresarial, llamada en ocasiones administracin del rendimiento empresarial, es un conjunto de tecnologas que se usa para facilitar la compresin de los procesos de negocio y los datos asociados. El uso correcto de la inteligencia empresarial facilita la administracin de los datos de la organizacin para que sean tiles, procesables y capaces de transformar los procesos de negocio subyacentes. Estos objetivos se logran mediante los siguientes procesos: Recopilacin de datos El primer paso para desarrollar la inteligencia empresarial es crear y almacenar datos que representen de forma precisa las actividades de la organizacin. Las bases de datos slo resultan tiles si los datos de los que se realiza el seguimiento son representativos de los procesos y las condiciones de negocio. Dado que puede ser difcil determinar qu falta en los orgenes de datos, se pueden recopilar datos adicionales para mejorar los procesos de negocio. Conversin de datos en informacin til Los datos se suelen representar como conjuntos de campos con los valores correspondientes. Por s mismos, los datos son
298

neutrales y no son intrnsecamente tiles. Si usa herramientas y procesos de negocio para que los datos sean de utilidad, se genera informacin. Un mtodo clave para generar informacin consiste en crear una vista de los datos que contenga un subconjunto de datos til para uno o ms grupos de usuarios de la organizacin. Uso de la informacin para transmitir conocimientos Los conocimientos se generan al proporcionar informacin procesable a los usuarios que pueden usar dicha informacin. Disponer de una lista de los datos que puedan ser de inters para un grupo de usuarios concreto es mejor que disponer de datos sin procesar, pero en realidad no permite realizar ninguna accin. Al personalizar la informacin, identificar las audiencias y los grupos, y proporcionar un mtodo para que los usuarios analicen e interacten con los datos, se genera informacin procesable, que es la base de los conocimientos de la organizacin. Conversin de los conocimientos en acciones Al crear la base de conocimientos de la organizacin, los trabajadores de la informacin actan de forma ms eficaz en la consecucin de los objetivos de negocio clave y los administradores pueden identificar oportunidades para lograr mejoras y tomar decisiones basadas en dichos conocimientos para mejorar los procesos de negocio. La inteligencia empresarial proporciona un conjunto de soluciones eficaz que se corresponde con cada uno de estos pasos en un proceso integrado que permite mejorar continuamente los procesos de negocio. Empezando por los datos, crea informacin que puede ayudarle a comprender los procesos. A continuacin, acta segn dicha informacin para crear una base de conocimientos y actualizar la informacin al mismo tiempo que modifica los procesos de negocio. Estos cambios generan datos e informacin nuevos que puede usar para profundizar en los conocimientos y seguir modificando los procesos de negocio en el futuro. La inteligencia empresarial incluye varias estrategias y tcnicas diseadas para mejorar los procesos de negocio: Integracin de datos Incluye el almacenamiento, la minera y la consolidacin de datos. La integracin de datos implica la recopilacin de informacin de varios orgenes estructurados y no estructurados, y su consolidacin en un nico origen de datos que se puede usar para crear informacin significativa mediante las herramientas de inteligencia empresarial de una organizacin. La presentacin de la informacin permite a los usuarios consultar los orgenes de datos y buscar informacin utilizable que se puede analizar en relacin con los objetivos de negocio a la vez que se garantiza la seguridad y la integridad de los datos en un rea de trabajo de colaboracin. Presentacin de la informacin Incluye la deteccin, la visibilidad, el anlisis y la colaboracin de la informacin. Informes Se incluye el uso de cuadros de mandos y otras herramientas para comparar la informacin de varios procesos de negocio. Las herramientas de informes, como los cuadros de mandos, permiten a los trabajadores de la informacin evaluar la informacin, realizar acciones segn la misma y crear de este modo una base de conocimientos para la organizacin. Cada una de estas estrategias se corresponde con una fase esencial del rendimiento empresarial. El uso conjunto de todas estas tcnicas genera una serie de respuestas positivas

299

que aumentan los conocimientos y que se pueden usar para mejorar la organizacin y sus procesos de negocio y datos asociados con el tiempo.

Planeacin de caractersticas de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 proporciona diversas herramientas que permiten mostrar la informacin y generar conocimientos en la organizacin. Puede usar las caractersticas de personalizacin e identificacin de Office SharePoint Server 2007 para aumentar la capacidad de uso de los datos y permitir a los trabajadores de la informacin de la organizacin usar la informacin basada en los datos. Puede agregar contenido a varios orgenes y buscarlo ms fcilmente mediante las caractersticas de bsqueda. Office SharePoint Server 2007 complementa estas caractersticas con un conjunto de caractersticas importantes de inteligencia empresarial. Estas caractersticas son: Caractersticas de integracin de datos, como las bibliotecas de conexiones de datos, el Catlogo de datos profesionales, los perfiles de datos profesionales y las listas de datos profesionales. Caractersticas de presentacin de informacin e informes, como los informes, los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los paneles.

Planeacin de caractersticas de integracin de datos de Office SharePoint Server 2007

El almacenamiento y la minera de datos son tcnicas de recopilacin de informacin til a partir de los orgenes de datos existentes. Las soluciones de inteligencia empresarial suelen usar herramientas de procesamiento analtico en lnea (OLAP) para proporcionar datos significativos y exponer patrones subyacentes que, de otro modo, podran no ser evidentes. Office SharePoint Server 2007 usa Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. Se prefiere el uso de OLAP y SQL Server 2005 Analysis Services para orgenes de datos de gran tamao con datos relativamente estables y no modificados. A continuacin, estos datos se usan para generar informacin en procesos que cambian ms rpidamente. Office SharePoint Server 2007 tambin usa datos de otras aplicaciones empresariales, llamadas aplicaciones de lnea de negocio. Aunque no formen parte de la funcionalidad de inteligencia empresarial clave, los datos de estas aplicaciones se pueden mostrar y analizar mediante mtodos similares a los de los datos de las bibliotecas de conexiones de datos, lo que proporciona una vista integrada de todos los datos profesionales de la organizacin. Las aplicaciones de lnea de negocio administran los datos de personas y operaciones de negocio, y se usan con frecuencia en organizaciones y empresas de gran tamao. Algunos ejemplos de aplicaciones de lnea de negocio son:
300

SAP Business Information Warehouse o mySAP ERP Siebel eBusiness Applications

Soluciones de acceso a datos heredados de Attunity Microsoft BizTalk Server

Estas aplicaciones se registran en el Catlogo de datos profesionales. Office SharePoint Server 2007 usa los datos del Catlogo de datos profesionales para generar tipos de informacin adicionales para los trabajadores de la informacin de la organizacin. Esta informacin se puede integrar fcilmente con el resto de las caractersticas de las colecciones de sitios de Office SharePoint Server 2007. La consolidacin de datos es el proceso de agrupacin de los datos con sentido para que dichos datos sean tiles. Las caractersticas de consolidacin de datos clave de Office SharePoint Server 2007 son las bibliotecas de conexiones de datos, los perfiles de datos profesionales y las listas de datos profesionales. Una biblioteca de conexiones de datos es una biblioteca de conexiones a orgenes de datos que se pueden analizar con SQL Server 2005 Analysis Services. Esto permite analizar y mostrar los datos mediante las caractersticas de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007. Las bibliotecas de conexiones de datos incluyen vnculos a orgenes de datos, como cubos de SQL Server 2005 Analysis Services, que son relevantes para un sitio o una coleccin de sitios concretos. Los perfiles de datos profesionales son listas de propiedades asociadas a tipos de datos profesionales de aplicaciones de lnea de negocio registradas en el Catlogo de datos profesionales. Cada perfil de datos profesionales es una consolidacin significativa de datos relevantes de procesos de negocio clave para crear informacin que puedan usar los usuarios de la organizacin. Por ejemplo, puede tener un perfil de datos profesionales para los clientes que realice un seguimiento de los nmeros de telfono, las direcciones, las direcciones de correo electrnico y las ubicaciones de cada cliente. Las listas de datos profesionales son listas de SharePoint que recopilan una o ms columnas directamente de los datos de una o ms aplicaciones empresariales. Cada lista incluye una coleccin de elementos con varias columnas que representan las propiedades de cada elemento. Las listas pueden contener informacin similar a la de los perfiles de datos profesionales. Adems, puede crear listas para KPI, otra caracterstica de inteligencia empresarial importante.

Planeacin de las caractersticas de presentacin de informacin e informes de Office SharePoint Server 2007
Una vez consolidados los datos de forma significativa, las herramientas de inteligencia empresarial adicionales permiten a los trabajadores de la informacin consultar y analizar la informacin resultante y actuar segn esta informacin del modo ms rpido y eficaz posible. Para consultar los datos profesionales, use las caractersticas de datos profesionales de la bsqueda de Office SharePoint Server 2007. Las aplicaciones se registran en el Catlogo de datos profesionales y, a continuacin, se rastrean los orgenes de contenido de dichas aplicaciones. El subconjunto de datos seleccionado por los administradores para el Catlogo de datos profesionales est disponible para que los administradores de la bsqueda lo asignen a las propiedades administradas que afectan a los resultados de las consultas de bsqueda.

301

Los usuarios de la organizacin pueden buscar datos profesionales y encontrar resultados tiles y relevantes. Por ejemplo, el administrador del Catlogo de datos profesionales registra una aplicacin de ventas y selecciona tipos de datos profesionales para los clientes, las lneas de productos y los ayudantes de ventas, y selecciona adems las propiedades de los perfiles de datos profesionales asociados a dichos tipos de datos profesionales. A continuacin, el administrador del proveedor de servicios compartidos (SSP) responsable de la bsqueda crea un origen de contenido para la aplicacin. Una vez rastreado el origen de contenido, el administrador del SSP para la bsqueda asigna ciertas propiedades rastreadas a las propiedades administradas que usa el sistema durante las consultas de bsqueda. Los usuarios que buscan un cliente por el nombre, la ubicacin o la direccin del cliente tienen ms probabilidades de encontrar al cliente si el nombre, la ubicacin y la direccin del cliente son propiedades administradas. Estas propiedades administradas tambin se pueden usar para crear mbitos de bsqueda. Puede analizar los datos profesionales si los presenta en los sitios de la coleccin de sitios. Los datos profesionales almacenados como informacin en listas o perfiles de datos profesionales del Catlogo de datos profesionales se pueden usar en varias tecnologas diseadas para habilitar el anlisis de la informacin de modo que los trabajadores de la informacin puedan actuar segn dicha informacin y generar conocimientos. Por ejemplo, puede crear KPI, que calculan un valor a partir de un intervalo de datos, y comparar los datos con un destino para indicar el rendimiento de los procesos de negocio clave. Si analiza una lista de KPI relacionados, puede ver cmo interactan los distintos procesos de negocio. Adems, puede crear informes a partir de los KPI o las lista de datos profesionales mediante las propiedades del Catlogo de datos profesionales y mostrar esta informacin junto con la informacin relacionada de SharePoint, como los documentos o las reas de trabajo. Los paneles muestran varios elementos web de datos profesionales para distintos orgenes de datos y procesos de negocio en una sola ubicacin. Los elementos web de los paneles se conectan a los filtros de modo que el propietario del panel pueda limitar el mbito de los datos presentados en todos los elementos web. Los usuarios pueden aplicar uno o ms filtros para analizar los datos del modo ms relevante para cada persona. En los paneles, los usuarios de la organizacin tambin pueden usar Excel Calculation Services y los elementos web de Excel Web Access para examinar los orgenes de datos y filtrarlos en funcin de una o ms columnas de cada libro. Cada una de estas herramientas de anlisis genera ms informacin procesable. Para completar el ciclo de inteligencia empresarial, hay varios mtodos proporcionados por Office SharePoint Server 2007 para actuar segn la informacin inmediatamente despus de analizar los datos. Si usa Microsoft Office Excel 2007 y tiene los permisos adecuados, puede iniciar un cliente de Office Excel 2007 para editar directamente el libro subyacente. Puede agregar acciones de datos profesionales que aparecen en los resultados de bsqueda, el perfil de datos profesionales, los informes y los paneles directamente relacionados con la informacin de cada una de estas opciones de presentacin. Puede editar los perfiles de datos profesionales a medida que se recopila informacin nueva acerca de su negocio. Los trabajadores de la informacin de la organizacin pueden actuar segn la informacin conforme la examinan para agregar de inmediato comentarios que aumenten la productividad. Adems, pueden detectar patrones

302

subyacentes a los procesos de negocio, que se pueden usar para mejorar los procesos, la recopilacin de datos y la presentacin de la informacin.

Planeacin de escenarios de datos profesionales

Las caractersticas de inteligencia empresarial se implementan como parte de escenarios de datos profesionales ms amplios. Estos escenarios se pueden definir de varios modos, incluidos los siguientes: Segn la finalidad de la organizacin y la coleccin de sitios que usan los datos profesionales. Segn los procesos de negocio especficos de un escenario ms amplio de la organizacin. Segn la infraestructura de tecnologa de la informacin, la implementacin y los problemas de seguridad.

Planeacin de escenarios basados en la finalidad

Algunos ejemplos de escenarios basados en la finalidad de una organizacin y una coleccin de sitios son: Centro de llamadas Busque solicitudes de servicio al cliente (CSR) abiertas en la base de datos de CSR del sitio del Centro de bsqueda, actualice las CSR con los formularios de InfoPath Forms Services asociados a las acciones empresariales y vea el rendimiento de los tcnicos de primera lnea mediante el uso de KPI. Registros de empleados y personalizacin Destine los datos a los empleados en los sitios de portal en funcin de las propiedades de Siebel o SAP, y permita que los empleados actualicen la informacin mediante formularios habilitados para web. Orientacin al cliente Use formularios de InfoPath Forms Services habilitados para web de modo que los clientes puedan personalizar la informacin de cuenta, actualizar la informacin de reclamacin al seguro o enviar formularios oficiales. Resulta til tener en cuenta estos tipos de escenarios al planear las necesidades de inteligencia empresarial de la estructura del sitio. Las necesidades de inteligencia empresarial pueden ser mucho ms diversas que estos ejemplos y cada organizacin es nica. En el caso de su organizacin, se recomienda establecer un escenario amplio que sea relevante para poder iniciar la planeacin especfica para implementar una solucin para dicho escenario. Para cada coleccin de sitios de la organizacin, identifique los casos en que se usan aplicaciones empresariales e identifique las aplicaciones que son fundamentales para la finalidad de cada coleccin de sitios. Piense en las caractersticas que va a usar en lneas generales.

Planeacin de escenarios basados en procesos

Algunos ejemplos de escenarios basados en procesos de negocio ms especficos de un marco ms amplio de datos profesionales e inteligencia empresarial son:
303

 Anlisis de predicciones Muestre elementos adicionales que pueden ser de inters para los usuarios que adquieren un elemento mostrado. Por ejemplo, muestre productos adicionales creados por el mismo usuario u organizacin. Venta cruzada Ofrezca servicios y productos con descuento en la compra. Por ejemplo, ofrezca un artculo gratuito por la compra de dos artculos similares. Minera de datos Busque y use los datos ocultos. Cree modelos de comportamiento basados en el seguimiento. Por ejemplo, busque el acceso con clave de tarjeta por hora del da, fecha, edificio o evento para determinar los patrones de trfico. Previsin de ventas Revise el estado de la cuenta o las caractersticas del cliente actuales y realice los ajustes correspondientes en funcin de los datos activos. Aprobacin de pedidos de compra Compruebe el estado del presupuesto actual y otros datos antes de aprobar un pedido de compra generado por un flujo de trabajo. Puede identificar escenarios similares para representar distintos conjuntos de procesos de negocio de la organizacin. A continuacin, puede planear las caractersticas especficas necesarias para controlar cada conjunto de procesos de negocio. Adems, debe tener en cuenta la planeacin de la infraestructura, la seguridad y otros aspectos relacionados con la tecnologa de la informacin. La planeacin de escenarios y procesos de negocio en cada escenario identificado se ve afectada por el entorno de la implementacin, y los escenarios generales similares con distintos escenarios de implementacin se planean de forma distinta. Es til tener en cuenta estos tipos de escenarios si el objetivo es la planeacin de la inteligencia empresarial y desea determinar el mbito correspondiente de la solucin de inteligencia empresarial.

Planeacin de escenarios basados en TI

Algunos ejemplos de escenarios basados en aspectos de la implementacin y la seguridad son: Coleccin de sitios de recursos humanos Un origen se corresponde con un consumidor. El administrador de aplicaciones usa las caractersticas de datos profesionales para crear una coleccin de sitios que muestre los datos de recursos humanos de un almacn de datos. Los datos de la coleccin de sitios son confidenciales y se muestran slo en dicha coleccin de sitios. Informes de gastos entre sitios y colecciones de sitios Un origen se corresponde con varios consumidores. Los propietarios del sitio de grupo desean mostrar una lista de informes de gastos pendientes para sus grupos. Los usuarios desean que aparezca un elemento web de informes de gastos en las pginas principales de sus sitios personales. Dado que los datos de gastos cambian con frecuencia, los datos se recopilan en SAP mediante el registro de la aplicacin en el Catlogo de datos profesionales y, a continuacin, se usan en varios sitios. Bases de datos de incidencias de productos Varios orgenes se corresponden con varios consumidores. Los propietarios de un sitio de grupo desean incluir datos activos de la aplicacin de base de datos de incidencias de productos en sus sitios de grupo. Hay varias bases de datos para los distintos productos y grupos.
304

 Datos de incidencias de productos para un asociado externo Un asociado de negocio usa una extranet con acceso a un subconjunto de incidencias de productos relevantes. Es til tener en cuenta estos tipos de escenarios en la planeacin de la arquitectura y la implementacin de la solucin de inteligencia empresarial. Con independencia de los aspectos de la implementacin, los miembros de los equipos de planeacin deben considerar todos los escenarios y caractersticas de negocio en el contexto de la infraestructura compatible de la organizacin.

Determinacin de necesidades de inteligencia empresarial para la organizacin

Uno o varios de los escenarios descritos anteriormente, o escenarios similares, pueden existir en cualquier organizacin que implemente Office SharePoint Server 2007. Al planear los datos profesionales y la inteligencia empresarial, debe tener en cuenta los escenarios que se pueden aplicar a su organizacin y seleccionar las caractersticas de Office SharePoint Server 2007 correspondientes a dichos escenarios. Los escenarios giran en torno a varios procesos de negocio, cada uno de los cuales se basa en uno o ms orgenes de datos. Estos orgenes los usan las caractersticas que presentan los datos a los trabajadores de la informacin, quienes actan segn dicha informacin. Las necesidades de inteligencia empresarial para cada proceso de negocio se corresponden con una serie de pasos bsicos de inteligencia empresarial. Estos pasos bsicos de inteligencia empresarial son: 1. Establezca una conexin con los orgenes de datos profesionales y recopile los datos. 2. Presente los datos profesionales como informacin. 3. Consulte y analice los datos. 4. Acte segn los datos. Los pasos de planeacin de caractersticas correspondientes son: 1. Planee las aplicaciones de lnea de negocio, el Catlogo de datos profesionales y las bases de datos de SQL Server. 2. Planee los perfiles y las listas de datos profesionales. 3. Planee la bsqueda de datos profesionales, los KPI y los informes. 4. Planee los paneles, el sitio del Centro de informes y las acciones de datos profesionales. Si tiene en cuenta estos aspectos al planear la implementacin inicial de las caractersticas de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007, tendr ms probabilidades de crear una solucin de inteligencia empresarial que cumpla sus objetivos.

305

Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las decisiones. Para obtener ms informacin, consulte las acciones de la hoja de trabajo descritas en los temas acerca de la planeacin de caractersticas concretas de datos profesionales y de inteligencia empresarial.

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para determinar las necesidades de datos profesionales e inteligencia empresarial: Hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)

306

Determinacin del mbito del anlisis de inteligencia empresarial

En este artculo: Planeacin del mbito de inteligencia empresarial Principios de inteligencia empresarial Ejemplos de inteligencia empresarial

Planeacin del mbito de inteligencia empresarial

La inteligencia empresarial es el proceso que consiste en recopilar, almacenar y analizar datos profesionales en toda la organizacin, y obtener acceso a ellos. Microsoft SQL Server 2005 proporciona una base de almacenamiento y administracin de datos profesionales y un conjunto de herramientas de informes y anlisis. Microsoft Office SharePoint Server 2007 proporciona anlisis de datos profesionales y acceso controlado a ellos, al igual que la capacidad de aprovechar los datos para tomar mejores decisiones profesionales. Office SharePoint Server 2007 admite flujos de trabajo, administracin de documentos, bsqueda, integracin de datos, anlisis de datos y representacin de datos. Adems, permite mantener la integridad de los datos y administrar de forma centralizada recursos compartidos que pueden incluir formularios, informes, documentos, hojas de clculo y conexiones de datos. El conjunto de Microsoft BI es una solucin integral basada en Microsoft SQL Server 2005, Office SharePoint Server 2007, aplicaciones cliente de 2007 Microsoft Office system y productos de administracin de rendimiento proporcionados por el grupo de Office Business Applications. SQL Server 2005 es la base de almacenamiento y anlisis de datos del conjunto de Microsoft BI. SQL Server 2005 ofrece almacenamiento de datos de sistema de administracin de bases de datos relacionales (RDBMS) y un conjunto de herramientas de administracin, incluidas las siguientes: SQL Server 2005 Analysis Services SQL Server 2005 Integration Services SQL Server 2005 Reporting Services SQL Server 2005 Business Intelligence Development Studio

Principios de inteligencia empresarial

Entre los principios de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007 se incluyen: Recopilacin de datos Integrar datos de diversos orgenes estructurados y sin estructurar. Almacenamiento de datos Proporcionar un repositorio de datos seguro y administrado de forma centralizada.
307

 Anlisis de datos Crear vistas jerrquicas para mejorar la deteccin de datos y la representacin de datos que se puedan comprender en trminos empresariales. Acceso a datos Mejorar la calidad de los datos y garantizar su integridad al proporcionar acceso seguro a los recursos de datos compartidos en un rea de trabajo de colaboracin. Limpieza de datos Asegurar que los datos del origen tengan sentido, que no se repitan y que no contengan valores nulos. Extraccin, transformacin, y carga (ETL) Extraer datos de las bases de datos de origen, transformar los datos en las estructuras usadas en las bases de datos de destino y cargar los datos en las bases de datos de destino.

Ejemplos de inteligencia empresarial

A continuacin se ofrecen algunos ejemplos de soluciones de inteligencia empresarial: Anlisis predictivo Determinar el resultado probable de un evento o la probabilidad de un estado de la base de datos mediante la informacin extrapolada a partir de un conjunto de datos conocidos. Minera de datos Ordenar los datos para identificar patrones y establecer relaciones de causa y efecto. Previsin de ventas Revisar estados de cuentas actuales o caractersticas de clientes, y realizar ajustes basados en datos activos. Aprobacin de pedidos de compra Comprobar estados presupuestarios actuales y otros datos antes de aprobar un pedido de compra generado por un flujo de trabajo. Anlisis de bucle cerrado Seguimiento y mejoras constantes de la calidad y el rendimiento de productos y procesos en funcin de los comentarios. El anlisis de bucle cerrado permite alinear las operaciones diarias de una organizacin con una estrategia empresarial a largo plazo. Adems, el anlisis de bucle cerrado permite que los datos sean ms fciles de detectar y procesar.

308

Planeacin de la administracin de conexiones de datos

En este artculo: Acerca de la administracin de conexiones de datos en Office SharePoint Server 2007 Planeacin del acceso a datos externos Planeacin del acceso a bibliotecas de conexiones de datos

Acerca de la administracin de conexiones de datos en Office SharePoint Server 2007

Dado que las conexiones a los orgenes de datos son voltiles, los administradores de TI necesitan un mtodo eficaz para mantener y actualizar las conexiones de las hojas de clculo de Microsoft Office Excel 2007 con los orgenes de datos. Los almacenes fsicos que contienen orgenes de datos se pueden mover y los nombres de los almacenes fsicos se pueden cambiar. Si una hoja de clculo contiene vnculos directos a orgenes de datos, la integridad de los vnculos depende de la validez de la direccin lgica del origen vinculado. Si la direccin lgica de un origen de datos cambia o si la direccin del almacn de datos que contiene los orgenes de datos cambia, el vnculo al origen de datos se rompe. Las hojas de clculo de Excel pueden contener datos de varios orgenes de datos externos. El seguimiento y el mantenimiento de las conexiones con varios orgenes de datos en una sola hoja de clculo puede resultar difcil y consumir mucho tiempo. Normalmente, los administradores de TI deben realizar un seguimiento y mantener varios orgenes de datos en cientos o miles de hojas de clculo. Con Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede evitar que se rompan los vnculos a los orgenes de datos al definir conexiones de datos y almacenarlas en bibliotecas de conexiones de datos que se pueden administrar, actualizar, mantener e incluir de forma centralizada en un sitio de SharePoint.

Planeacin del acceso a datos externos

Para planear una estrategia para la administracin de conexiones de datos, debe determinar a qu tipo de hojas de clculo de Excel de datos externos se tiene acceso en el escenario de implementacin. Las hojas de clculo de Excel pueden tener acceso a los datos de Microsoft SQL Server y a los datos de procesamiento analtico en lnea (OLAP). Puede determinar cmo controla el servidor las conexiones de datos de los libros abiertos en Excel Calculation Services. Puede configurar Excel Calculation Services para: Bloquear todas las conexiones de datos. Permitir las conexiones de datos slo desde bibliotecas de conexiones de datos de confianza.
309

 Permitir conexiones de datos incrustadas y conexiones de datos desde bibliotecas de conexiones de datos de confianza. Las conexiones de datos se pueden guardar como archivos de conexin de datos de Office (.odc), que se almacenan de forma independiente con respecto a los archivos de hoja de clculo. Los autores de libros que tienen permisos de escritura en Office SharePoint Server 2007 pueden crear archivos de conexin de datos en Office Excel 2007 con el Asistente para la conexin de datos. Este asistente permite a los autores de los libros crear archivos .odc y guardarlos en una biblioteca de conexiones de datos. Los autores de los libros con permisos de acceso a la biblioteca de conexiones de datos pueden usar los archivos .odc para crear vnculos de conexin de datos en los libros.

Planeacin del acceso a bibliotecas de conexiones de datos

Excel Services de Microsoft Office SharePoint Server 2007 proporciona un mtodo eficaz para administrar las conexiones de las hojas de clculo de Excel con los orgenes de datos externos al impedir el uso de conexiones de datos incrustadas en las hojas de clculo. En lugar de usar un vnculo incrustado para establecer una conexin directa con un origen de datos externo, la hoja de clculo obtiene la ltima definicin de conexin de una biblioteca de conexiones de datos y usa dicha definicin para conectarse con el origen de datos. Las bibliotecas de conexiones de datos contienen archivos .odc y metadatos acerca de las conexiones. Las bibliotecas de conexiones de datos permiten a las hojas de clculo ubicar orgenes de datos externos y mantener las conexiones con los orgenes de datos cuyo nombre se ha cambiado o que se han movido a otros servidores. Si un origen de datos externos se mueve a otro servidor, el archivo .odc de la biblioteca de conexiones de datos se puede actualizar mediante el uso de la ubicacin del nuevo servidor y la conexin de la hoja de clculo se actualiza automticamente. Puede restringir el acceso de almacenamiento a las bibliotecas de conexiones de datos y permitir slo a los autores de confianza guardar los archivos de conexin. Las bibliotecas de conexiones de datos restringidas permiten garantizar la autorizacin de todos los archivos de conexin de una biblioteca de conexiones de datos. Al configurar Excel Calculation Services para usar slo conexiones de la biblioteca de conexiones de datos en lugar de conexiones directas a orgenes de datos externos, puede garantizar que las hojas de clculo se conecten slo a bases de datos autorizadas. De forma predeterminada, las bibliotecas de conexiones de datos se crean como parte de la plantilla del Centro de informes. No obstante, las bibliotecas de conexiones de datos se pueden crear en cualquier ubicacin de Office SharePoint Server 2007 y se puede tener acceso a ellas desde un sitio del portal de Office SharePoint Server 2007 administrado de forma centralizada.

310

Planeacin de indicadores clave de rendimiento

En este artculo: Acerca de los indicadores clave de rendimiento (KPI) Planeacin de orgenes de datos para KPI Planeacin de KPI en informes Planeacin de KPI en paneles Planeacin de KPI en Mi sitio Hojas de trabajo

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son cuadros de mandos grficos simples que pueden usarse para evaluar datos profesionales en relacin con objetivos empresariales. Como parte de la planeacin de la implementacin inicial de Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe entender los orgenes de datos usados en los KPI, cmo configurar estos orgenes de datos y evaluar el estado de los indicadores, y cmo mostrar KPI en los sitios que usa la organizacin. Puede usar estos planes durante la implementacin inicial.

Acerca de los indicadores clave de rendimiento (KPI)

Los KPI constituyen un mtodo centralizado para presentar la inteligencia empresarial de una organizacin. Los KPI, tambin conocidos como indicadores de estado o cuadros de mandos, evalan los datos profesionales en relacin con objetivos empresariales y muestran el estado actual por medio de indicadores grficos fciles de entender. Por ejemplo, un KPI puede usar iconos tipo semforo para indicar que la satisfaccin del cliente supera, cumple o no cumple los objetivos. Si la satisfaccin del cliente supera un objetivo preestablecido, que se calcula contando el porcentaje de puntuaciones de satisfaccin positivas en toda la organizacin, el KPI de satisfaccin del cliente se muestra con un semforo verde. Si la satisfaccin del cliente no cumple los objetivos mnimos, el KPI de satisfaccin del cliente se muestra con un semforo rojo. De otro modo, se muestra con un semforo amarillo. Los KPI aumentan la velocidad y la eficiencia de la evaluacin del progreso en relacin con objetivos empresariales clave. Sin KPI, los empleados y los directores empresariales tendran que extraer los datos de rendimiento minuciosamente y evaluar los datos respecto a los objetivos y, a continuacin, invertir el tiempo necesario en presentar los datos en un informe independiente para los responsables de la toma de decisiones empresariales. Resulta difcil obtener estados de forma oportuna sin un mtodo rpido y automatizado para evaluar datos activos. Con los KPI, los usuarios que deseen averiguar el rendimiento actual pueden consultar rpidamente un informe en su sitio empresarial, o incluso ver los indicadores relevantes en sus sitios personales.
311

Los KPI se conectan a datos profesionales de diversos orgenes y, a continuacin, usan elementos web que muestran esta informacin en una lista de KPI o en una vista detallada para un nico KPI. Los elementos web se pueden agregar a los informes en el sitio del Centro de informes o se pueden mostrar en otras listas y sitios. Cada KPI obtiene un valor nico de un origen de datos, ya sea desde una nica propiedad o mediante el clculo de promedios de datos seleccionados y, a continuacin, compara este valor con un valor preseleccionado. Puesto que los valores se calculan a partir de un intervalo de datos en lugar de mostrar datos en un formulario de lista, los KPI tienden a ser ms tiles al medir el rendimiento en varios grupos o proyectos. Sin embargo, al calcular un intervalo de datos para una persona especfica, como una lista de ventas para un nico empleado, un KPI puede evaluar el rendimiento individual. Para usar KPI, primero debe crear una lista de KPI. Las listas de KPI se crean a partir de una plantilla que permite agregar KPI basndose en cualquiera de los orgenes de datos que se describen en la siguiente tabla.
Origen de datos Descripcin

Listas de SharePoint

Los datos proceden de una lista de SharePoint que puede incluir datos profesionales del Catlogo de datos profesionales o Microsoft SQL Server 2005. Los datos proceden de un libro de Excel. Los datos proceden de almacenes de bases de datos conocidos como cubos, para las conexiones en una biblioteca de conexiones de datos. Los datos proceden de una lista esttica, en lugar de basarse en orgenes de datos subyacentes. Esto se usa con menos frecuencia, para realizar pruebas antes de la implementacin o, en ocasiones, cuando no estn disponibles orgenes de datos normales pero sigue deseando proporcionar indicadores de rendimiento.

Libros de Microsoft Office Excel 2007 SQL Server 2005 Analysis Services

Informacin escrita de forma manual

Despus de crear una lista de KPI, puede crear un elemento web enlazado a esa lista de KPI. Los datos de los KPI se muestran en uno de los elementos web siguientes: Elemento web Lista KPI Elemento web Detalles de KPI

El elemento web Lista KPI muestra una lista de KPI que corresponden a la lista de KPI enlazada. El elemento web Detalles de KPI muestra propiedades detalladas para un nico KPI.
312

Despus de crear un elemento web de KPI, se puede implementar este elemento web de varias maneras: En un informe de pgina de lista de KPI en el sitio del Centro de informes o un sitio secundario del Centro de informes, o en una biblioteca de informes en otro sitio. En una pgina de resumen de varios informes o en un panel. En un sitio de personalizacin.

La pgina de lista de KPI es un tipo de informe creado en torno a un elemento web Lista KPI y un resumen relacionado, y posiblemente otros elementos web dependiendo de la finalidad del informe. Cuando se crea un informe de pgina de lista de KPI, se incluye un elemento web Lista KPI de forma predeterminada. Se debe agregar cada KPI de la lista igualmente. Tambin puede resaltar un nico KPI en un informe mediante un elemento web Detalles de KPI. Los KPI suelen usarse como parte de una pgina de resumen de varios informes, o de un panel. Los paneles usan elementos web de filtro para filtrar los datos mostrados en los elementos web en funcin de determinados valores. Los KPI de filtro se pueden aplicar de forma dinmica, lo que permite a los encargados de tomar decisiones empresariales comparar rpidamente el rendimiento en diferentes perodos de tiempo. Los paneles tambin pueden filtrar por otras propiedades. Los KPI de los paneles son ms que una vista nica de los datos. Los KPI se calculan en amplias categoras, como las ventas totales o promedio para los empleados de una organizacin. Al planear los KPI, y las listas y elementos web usados para mostrarlos, asegrese de que sabe cmo se evaluar cada KPI durante la implementacin inicial y de identificar el origen de datos y el mtodo de clculo para cada KPI.

Planeacin de orgenes de datos para KPI

Cada KPI de una lista de KPI se basa en un origen de datos. Al planear KPI en sus sitios, tambin se planean los orgenes de datos. Si un KPI se basa en una lista de SharePoint, debe planear la lista, incluidas sus propiedades. A menudo, las listas de KPI se basan en listas de datos profesionales que usan columnas que estn vinculadas a aplicaciones de datos profesionales. Los valores de estas columnas se actualizan a medida que los datos subyacentes se actualizan. Debe planear el registro de estas aplicaciones en el Catlogo de datos profesionales e importar las propiedades que se usarn para los KPI. Las listas de SharePoint que usan los KPI tambin deben crearse antes de poder crear los KPI correspondientes. Incluya cada lista necesaria para la implementacin de los KPI en su plan para cada sitio de cada coleccin de sitios. Si un KPI se basa en un libro de Office Excel 2007, asegrese de que los libros correctos existan para mostrar informacin significativa. A veces los libros no estn bien organizados o les falta informacin que podran usar los KPI, y sta es una oportunidad para mejorarlos. Estas mejoras servirn de ayuda al mostrar estos mismos datos en un elemento web de Excel Web Access o al trabajar directamente dentro de la ventana de la aplicacin Office Excel 2007.

313

Para los datos de un cubo de SQL Server 2005 Analysis Services, planee la inclusin de estos datos en una biblioteca de conexiones de datos. Para listas de SharePoint, libros de Excel y cubos de SQL Server 2005 Analysis Services usados como orgenes de KPI, debe tener en cuenta dnde residen las bibliotecas de conexiones de datos, los libros y las listas. Normalmente es conveniente almacenar este contenido en el sitio donde se usa. Si va a colocar un KPI en la pgina principal del sitio de portal, lo lgico es crear una lista de KPI en la pgina principal. Si va a colocar un KPI en un informe del sitio del Centro de informes, lo lgico es colocar las listas, los libros y las bibliotecas de conexiones de datos para los KPI en la lista de KPI, y la lista de KPI en s en la biblioteca de informes. Si va a colocar un KPI en un sitio de personalizacin, es conveniente colocar los orgenes de datos relacionados all. La siguiente ilustracin muestra un KPI en relacin con otros orgenes de datos.

Es posible usar orgenes de datos almacenados en bibliotecas de documentos y bibliotecas de conexiones de datos de otros sitios, lo cual fomenta la colaboracin y la reutilizacin de listas de KPI valiosas. Sin embargo, durante la implementacin inicial, conviene mantener la informacin organizada de forma simple y lgica. Esto tambin simplifica la planeacin de la seguridad, porque se puede dar por supuesto que un sitio y su contenido se almacenan en el mismo lugar y no de forma dispersa por toda la coleccin de sitios. Los valores escritos manualmente suelen usarse para pruebas o fines temporales, por lo que probablemente slo los usar en la planeacin y la implementacin inicial con el fin de probar la funcionalidad de los KPI antes de comenzar una implementacin a gran escala. Independientemente del origen de datos de cada KPI, debe tomar una decisin respecto al conjunto de valores que se va a usar al indicar el rendimiento. Piense cmo se va a calcular un valor comparativo a partir del origen de datos. Qu columnas de datos va a usar? Se calcular un valor a partir de un total, un promedio, un mximo, un mnimo, o de algn otro modo?

314

Si planea con antelacin, puede evitar retrasos cuando se d cuenta, por ejemplo, de que un libro de Excel no contiene el conjunto de datos real cuyo rendimiento desea mostrar en el KPI. Planee con antelacin, seleccione distintos orgenes de datos si se da cuenta de que los orgenes que selecciona inicialmente no proporcionarn la informacin que necesita para crear KPI tiles y, a continuacin, registre el plan de modo que pueda finalizar la implementacin de la forma ms rpida y eficaz posible.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las decisiones de planeacin de KPI.

Planeacin de KPI en informes

Los KPI son caractersticas comunes de los informes del sitio del Centro de informes y otros sitios que contienen bibliotecas de informes. Uno de los tres tipos principales de informes es un informe de pgina de lista de KPI. Este informe incluye un elemento web Lista KPI al que se pueden agregar KPI para un proceso de negocio en particular, junto con un resumen de los procesos relacionados y cualquier contenido y elementos web relacionados. Al planear pginas de lista de KPI, cntrese en los procesos de negocio clave para cada coleccin de sitios y combine tantos KPI en cada lista como pueda para procesos relacionados. Contine hasta que haya planeado KPI para cada proceso de negocio relacionado con el propsito central de la coleccin de sitios. Esto produce un nmero manejable de pginas de lista de KPI, para las que puede planear listas de KPI y KPI, adems de las listas de SharePoint, los libros de Excel y los cubos de SQL Server 2005 Analysis Services que usa cada KPI. Tambin es conveniente que decida qu pginas de lista de KPI son lo suficientemente importantes para incluirse en la pgina principal del sitio del Centro de informes y para cules debe crearse un vnculo desde la pgina. Asimismo, conviene considerar qu KPI funcionan conjuntamente en los paneles. Para las colecciones de sitios de gran tamao que atienden un gran nmero de aplicaciones y procesos de negocio, plantese si debe planear ms de una pgina del Centro de informes. Para obtener ms informacin acerca de los informes, consulte el tema sobre la planeacin de informes.

Planeacin de KPI en paneles

Los paneles, tambin conocidos como pginas de resumen de varios informes, le permiten filtrar elementos web en el nivel de la pgina, de modo que cada elemento web muestre slo resultados filtrados. Esto puede resultar til para crear pginas de resultados mensuales o semanales, resultados para un equipo o resultados filtrados por varios criterios. A menudo, los KPI constituyen una parte fundamental de los paneles. Los KPI no se pueden conectar a todos los tipos de filtros, pero pueden conectarse a muchos de ellos. Cuando decida
315

si va a incluir un KPI en un panel, piense hasta qu punto est relacionado con las otras partes de la pgina. Para obtener ms informacin acerca de los paneles, consulte el tema sobre la planeacin de paneles y filtros.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los KPI, las listas de KPI y los orgenes de datos que se utilizan en las pginas de panel y otros sitios clave que usan KPI.

Planeacin de KPI en Mi sitio

Los KPI tienden a ser ms tiles en informes y paneles que en los sitios de personalizacin, los sitios personales y la pgina de perfil pblico que componen cada Mi sitio. Sin embargo, es posible que desee agregar elementos web de KPI a estos sitios de todos modos. Para los sitios de personalizacin, que se crean con un elemento web de filtro de usuario actual que se puede conectar a elementos web en la pgina, los KPI no estn conectados pero muestran informacin en todo el grupo de personas que usa el sitio de personalizacin con el fin de complementar los elementos web que estn conectados y filtrados. En un sitio de personalizacin para el equipo de un centro de llamadas, un elemento web Lista KPI que muestra la satisfaccin del cliente, el tiempo promedio de las llamadas y el nmero de problemas resueltos para todo el equipo complementa un elemento web de Excel Web Access personalizado para mostrar datos para el representante del servicio de atencin al cliente especfico que est viendo la pgina. No puede filtrar un elemento web de KPI directamente mediante el filtro de usuario actual en un sitio de personalizacin. La razn es que los datos de un KPI no suelen ser significativos cuando se calculan en un subconjunto filtrado de sus datos originales. Un elemento web que realiza un seguimiento del nmero de ventas para el grupo y el nmero de ventas para una persona producir valores muy diferentes, y el KPI slo puede evaluar en relacin con uno de los conjuntos de valores. Por lo tanto, el filtrado de KPI de este modo no es posible. Puede destinar los KPI para que aparezcan slo en los sitios de personalizacin cuando el visitante actual sea miembro de la audiencia correcta. Esto le permite destinar toda la lista de KPI o cada KPI individual de la lista en funcin del mbito del KPI, tal como se destinan los elementos de cualquier lista. Si el KPI es de inters slo para algunos usuarios, como los de un mismo grupo de trabajo, puede destinarlo a una audiencia definida para incluir slo los usuarios del grupo de trabajo. Por ejemplo, en un equipo de ventas, puede mostrar los resultados de la oficina de ventas de Nueva York slo a los asociados de la oficina de Nueva York. Puede usar el elemento web Lista KPI para mostrar varios indicadores de estado dentro un elemento web, como los registros de ventas de los ltimos trimestres. Tambin puede usar un KPI que muestre el volumen de ventas, el valor total de ventas y la mejora en comparacin con el trimestre anterior en un elemento web.
316

Durante la planeacin, puede decidir modificar la plantilla del sitio personal para incluir uno o ms elementos web de KPI, quizs conectados a listas ya rellenadas. Esto puede ser til para aquellos KPI que se desea poner de relieve, aunque es posible que los usuarios los quiten de sus sitios personales ms adelante. Los KPI son menos tiles en las pginas de perfil pblico, que muestran informacin sobre una persona en lugar de hacerlo sobre procesos de negocio. La fase de planeacin de la implementacin inicial no es el mejor momento para considerar la posibilidad de agregar KPI al perfil pblico. Reflexione sobre el KPI para cada sitio de personalizacin para garantizar que refleja el propsito del sitio y de la coleccin de sitios en general. Si la coleccin de sitios es un sitio de grupo para un equipo de ventas, los KPI de datos de ventas de un sitio de personalizacin son adecuados. Si se trata de una coleccin de sitios creada para la colaboracin en toda una organizacin mayor, el KPI tendr que destinarse, si es que se va a incluir. Si se trata de un sitio para informacin de recursos humanos, que ningn grupo de la organizacin utiliza para cumplir sus objetivos sino que simplemente proporciona directivas y aplicaciones empresariales, no resulta adecuado usar un KPI.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los KPI, las listas de KPI y los orgenes de datos que se utilizan en los sitios de personalizacin y otros sitios personalizados que usan KPI.

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para planear los KPI: Hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)

317

Planeacin de informes
En este artculo: Acerca de los informes Planeacin de elementos web para informes Planeacin de informes para el sitio del Centro de informes Planeacin de la biblioteca de informes Planeacin de otras caractersticas del sitio del Centro de informes Hojas de trabajo

Los informes son vistas web de datos profesionales de varios orgenes. En Microsoft Office SharePoint Server 2007, los informes se muestran en pginas por medio de elementos web de indicadores clave de rendimiento (KPI) y datos profesionales. Estos informes se pueden usar solos o en paneles de varios informes para analizar y actuar segn los datos profesionales y la inteligencia empresarial. Como parte de la planeacin de la implementacin inicial de Office SharePoint Server 2007, es necesario entender qu elementos web hay que usar en los informes y cmo configurar estos elementos web para que usen datos profesionales. Tambin debe saber cmo combinar los informes en las pginas de informes como el sitio del Centro de informes, cmo configurar la administracin de las bibliotecas de informes y qu otra informacin y caractersticas hay que habilitar para el sitio del Centro de informes y otras pginas habilitadas para informes.

Acerca de los informes

Los informes se crean mediante elementos web de datos profesionales y elementos web de KPI para resumir los datos y elementos web de Excel Web Access para los anlisis de inteligencia empresarial. Los informes se muestran en la interfaz del explorador web. Cada informe se genera a partir de uno o varios elementos web. Los orgenes de datos de los elementos web de un informe pueden ser Microsoft SQL Server 2005, ya sea SQL Server 2005 Analysis Services o SQL Server 2005 Reporting Services, o aplicaciones de lnea de negocio como SAP y Siebel. Los datos de los elementos web de los informes suelen estar disponibles en listas de datos profesionales, que pueden ser el origen directo de los datos. Los informes pueden aparecer en los siguientes sitios de SharePoint de sus colecciones de sitios: Sitio del Centro de informes El sitio del Centro de informes, que se crea al crear la coleccin de sitios, contiene una biblioteca de informes, paneles y contenido de soporte, as como una pgina principal con vnculos a los informes y al contenido de soporte. Otros sitios del Centro de informes Se pueden crear sitios del Centro de informes adicionales para las colecciones de sitios que contienen un gran nmero de informes asociados a procesos de negocio bien diferenciados.

318

 Bibliotecas de informes en otros sitios Cualquiera que pueda crear bibliotecas de documentos en una coleccin de sitios puede crear bibliotecas de informes. Estas bibliotecas crean informes que usan uno de los tres tipos de contenido: un informe, un informe de Microsoft Office Excel 2007 o una pgina de panel. Los informes tambin aparecen como elementos en las listas y los resultados de bsqueda. Los elementos web de datos profesionales usados en los informes pueden aparecen en sitios adicionales, incluidos sitos de personalizacin, reas de trabajo y sitios de colaboracin de equipos, pero estos sitios no son informes.

Planeacin de elementos web para informes

Los informes son pginas que se crean a partir de uno o varios elementos web de datos profesionales. Entre estos elementos web se encuentran: Elemento web Lista de datos profesionales Elemento web Lista KPI y elemento web Detalles de KPI Elemento web de Excel Web Access Elemento web de informe de Reporting Services

Al crear un informe, debe proporcionar la ubicacin de un elemento web de datos profesionales o un elemento web de KPI. La galera de elementos web sugiere estos mismos elementos web, junto con el elemento web Editor de contenido, pero puede agregar cualquier elemento web de datos profesionales incluidos otros elementos web con distintas vistas de listas de datos profesionales, el elemento web Acciones para datos profesionales u otros elementos web especializados. Para obtener ms informacin acerca de estos elementos web, consulte el tema sobre la planeacin de elementos web de datos profesionales. Los informes tambin incluyen los siguientes elementos web: Elemento web Resumen Se trata de un elemento web Editor de contenido en la zona izquierda pensado para transmitir el propsito del informe y de los datos profesionales que contiene. Elemento web Detalles del contacto Contiene una imagen y propiedades clave de la persona asociada a la pgina de informe, normalmente el propietario de la pgina. Las pginas de panel contienen elementos web adicionales. Para obtener ms informacin acerca de las pginas de panel, consulte el tema sobre la planeacin de paneles y filtros. Cada informe est basado en un conjunto de datos profesionales de un elemento web de datos profesionales. Cada informe se complementa con un resumen que explica el propsito del informe y proporciona detalles acerca del propietario del mismo. Los elementos web usados para cada informe deben centrarse estrictamente en una nica tarea o conjunto de tareas relacionadas. Muchos informes contienen slo un nico elemento web Lista de datos profesionales o un elemento web de KPI. Siga estos pasos para planear los elementos web para los informes: 1. Identifique un proceso de negocio.
319

2. Planee la inclusin de un informe para dicho proceso de negocio. 3. Identifique los elementos web que transmitirn la informacin que necesitan los usuarios para actuar en el contexto del proceso de negocio. Por ejemplo, un proceso de negocio comn en una organizacin de ventas es identificar qu equipos cumplen los objetivos de ventas. Decide crear un informe de KPI de ventas de los equipos que ponga de relieve la informacin. Decide usar un elemento web Lista KPI para enumerar los equipos relevantes, y el KPI para cada equipo se evaluar calculando las ventas totales de todos los integrantes de cada equipo. Implementar una lista de datos profesionales que se conectar a la base de datos de ventas e incluir columnas que enumerarn el nombre del equipo, los nombres de los empleados y las ventas de cada equipo. Tambin necesitar una explicacin de los objetivos del equipo para ponerla en el elemento web Resumen. En la planeacin, registrar el informe, el elemento web, la lista y las columnas de lista, y actualizar las hojas de trabajo de planeacin correspondientes. En el caso de los informes basados en elementos web Lista de datos profesionales, es posible que tenga varias propiedades que registrar, cada una de ellas asociada a un tipo de datos profesionales distinto en el Catlogo de datos profesionales.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los elementos web de datos profesionales y de inteligencia empresarial. Registre los elementos web conectados, los orgenes de datos y las listas de SharePoint utilizados por el elemento web en la misma tabla. Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los sitios de paneles clave identificados durante la planeacin de los sitios y para registrar los elementos web que usan estos sitios. Registre tambin las caractersticas habilitadas para el sitio del Centro de informes, como bibliotecas de documentos, documentos e imgenes para cada sitio.

Planeacin de informes para el sitio del Centro de informes

El sitio del Centro de informes es una pgina que se crea automticamente para las colecciones de sitios en Office SharePoint Server 2007. Se trata de una nica ubicacin que tiene vnculos a todos los informes y paneles de la coleccin de sitios. Para ver el sitio del Centro de informes, los usuarios deben hacer clic en Informes en Inicio rpido.
320

El diseo predeterminado del sitio del Centro de informes incluye los siguientes elementos web: En la zona de la izquierda: Uso del sitio del Centro de informes Se trata de un elemento web Editor de contenido que contiene informacin de introduccin al sitio del Centro de informes. Los administradores del sitio pueden modificar el texto de este elemento web dependiendo del contenido y las necesidades empresariales de la coleccin de sitios y del sitio del Centro de informes. Anuncios Se trata de un elemento web Vista de lista que se usa para publicar anuncios relevantes en el sitio del Centro de informes. De forma predeterminada, tiene un anuncio de bienvenida. Los colaboradores del sitio del Centro de informes pueden agregar anuncios. Elementos destacados Herramienta de elementos web de vnculo de resumen que se puede usar para destacar informes, KPI y paneles. De forma predeterminada, incluye un vnculo a una gua de referencia rpida. Desde el modo de diseo, los usuarios con los permisos adecuados pueden agregar vnculos o encabezados de grupos, o bien configurar el estilo y el diseo de este elemento web. En la zona de la derecha: Elemento web Detalles del contacto Los colaboradores pueden agregar uno o varios contactos aqu que sean relevantes en el sitio del Centro de informes. Eventos prximos Elemento web Vista de lista usado para agregar eventos relevantes para los procesos de negocio en el sitio del Centro de informes. Los colaboradores pueden agregar eventos. Al principio las otras zonas estn vacas, pero a menudo se usan para presentar listas de datos profesionales o KPI importantes sin tener que abrir otro informe. El men Inicio rpido del sitio del Centro de informes contiene vnculos a informes, paneles y recursos. El vnculo Informes abre la biblioteca de informes, que contiene una lista de todos los informes del sitio del Centro de informes. Hay tres tipos de pginas de informes: Informe Esta pgina destaca un elemento web de datos profesionales, como un elemento web Lista de datos profesionales o un elemento web Lista KPI. Informe de Excel Esta pgina destaca datos de una hoja de clculo de Excel en concreto. Pgina de panel Esta pgina destaca ms de un elemento web de datos profesionales, que normalmente se filtran en el nivel de la pgina por propiedades concretas. De forma predeterminada, cada pgina de panel contiene un elemento web Lista KPI y un elemento web Excel Web Access. Cada tipo de pgina de informe incluye una pgina de resumen y detalles de contacto para el propietario del informe. Puede crear sitios del Centro de informes adicionales que se centren en conjuntos de datos profesionales e inteligencia empresarial especficos si selecciona la plantilla Sitio del Centro de informes al crear un sitio. El nmero de sitios del Centro de informes y los informes que se
321

incluyen en cada sitio del Centro de informes dependen del propsito de cada coleccin de sitios. Para la mayora de implementaciones, basta con empezar con un sitio del Centro de informes. Si la planeacin del sitio del Centro de informes se vuelve compleja, puede considerar la posibilidad de usar ms carpetas para la biblioteca de informes, o incluso ms bibliotecas de informes para organizar un gran nmero de informes. El nmero de posibles informes para un Centro de informes puede ser bastante alto incluso para un proceso de negocio sencillo que use una nica aplicacin empresarial. Tome como ejemplo una aplicacin de informes de ventas. Es posible que desee crear informes que realicen un seguimiento del rendimiento de los empleados, la satisfaccin del cliente, las ventas de un producto especfico, las ventas por ubicacin y el total de ingresos por trimestre, entre otros. Algunos de los informes estarn formados por elementos web Lista KPI que muestran el rendimiento en un formato de cuadro de mandos, otros estarn formados por elementos web Detalles de KPI que se centran en un nico elemento de una lista de KPI y otros pueden ser listas de datos profesionales que realizan un seguimiento de varias propiedades. Muchos procesos de negocio usan ms de una aplicacin. Puede usar elementos web de Excel Web Access para llevar a cabo un anlisis o actualizar informacin en hojas de clculo. Puede usar SQL Server 2005 Analysis Services para ver informacin en un almacn de datos relacionado. Existen varias acciones que puede realizar para simplificar la planeacin de un Centro de informes: Cntrese lo mximo posible en el propsito de cada coleccin de sitios y el sitio del Centro de informes relacionados. Seleccione slo las listas de datos profesionales y de KPI entre grupos ms importantes para la implementacin inicial y deje el resto para las operaciones en curso. Presente los elementos web relacionados en pginas de panel y use la caracterstica para destinar filtros y elementos web a fin de mejorar la relevancia y la flexibilidad. Para obtener ms informacin acerca de las pginas de panel y los filtros, consulte el tema sobre la planeacin de paneles y filtros. Para ms informacin acerca de cmo destinar elementos web, consulte el tema sobre la planeacin de elementos web personalizados. Planee las listas de datos profesionales y los elementos web para facilitar la reutilizacin, de modo que pueda usar las mismas listas subyacentes de informes, paneles, sitios de personalizacin y galeras de elementos web para otros sitios. Registre las listas que necesitar para implementar los informes de alta prioridad, incluya esta informacin en la planeacin de listas de datos profesionales y registre los tipos de datos profesionales y las propiedades de las aplicaciones empresariales relevantes en la planeacin de perfiles de datos profesionales. Planee el seguimiento de los patrones de uso para que pueda actualizar de forma efectiva el sitio del Centro de informes durante las operaciones en curso.

322

Planeacin de la biblioteca de informes

La biblioteca de informes contiene vnculos a todos los informes del sitio del Centro de informes. Incluye un historial de versiones de cada informe y archiva las versiones anteriores para que pueda verlas. Esto permite crear nuevas versiones de informes de eventos especiales o hitos y, posteriormente, revertir a un informe previo. Tambin puede cambiar la vista de la lista de la biblioteca de informes. Las vistas disponibles de forma predeterminada son: Informes actuales Esta vista muestra las versiones actuales de todos los informes. Todos los informes y paneles Esta vista muestra todas las versiones de los informes, con las versiones ms recientes primero. Paneles Esta vista muestra slo las pginas de panel. Puede editar estas vistas para agregar columnas o contenido de filtros, o bien crear nuevas vistas. Los informes basados en elementos web de Excel Web Access tienen una pgina de perfil de informe que incluye informacin adicional acerca de la hoja de clculo de Excel. Cuando planee la biblioteca de informes, piense quin es ms probable que administre los informes de la coleccin de sitios y si los informes tienen que organizarse en carpetas por aplicacin empresarial, equipo de trabajo o proceso de negocio. Estas decisiones se vern influenciadas por la arquitectura de informacin que planee y el propsito de cada coleccin de sitios segn se identifique durante la planeacin del sitio.

Planeacin de otras caractersticas del sitio del Centro de informes

Si hace clic en Administrar contenido y estructura en el men Acciones del sitio del sitio del Centro de informes, ver una lista que contiene vnculos a cada uno de los informes y la informacin siguiente: Anuncios Conexiones de datos Documentos Manual Imgenes Pginas Biblioteca de referencia Biblioteca de informes Calendario de informes KPI de ejemplo Tareas de flujo de trabajo

323

Cada uno de estos elementos se usa para almacenar contenido que se puede usar en los informes del sitio del Centro de informes. Al planear los sitios del Centro de informes de la coleccin de sitios, tome nota de este contenido para que pueda incluirlo en los informes que ponga a disposicin de los usuarios durante la implementacin inicial. Entre los ejemplos de contenido til para la implementacin inicial se incluyen documentos que describen procesos de negocio relacionados con informes clave, conexiones de datos usadas por los informes de SQL Server 2005 Analysis Services y SQL Server 2005 Reporting Services, e imgenes para propietarios de informes. La mayora del contenido complementario se agregar durante las operaciones en curso despus de la implementacin inicial. Tambin puede agregar bibliotecas de informes adicionales al sitio del Centro de informes o a otros sitios. Puede resultar conveniente planear varias bibliotecas de informes si un Centro de informes es particularmente complejo. Por ejemplo, un sitio de portal de un departamento puede incluir informes para varias aplicaciones o equipos de trabajo distintos. Cada uno de stos puede implementarse mediante una biblioteca de informes diferente, y puede usar la caracterstica para destinar elementos web del sitio del Centro de informes para que los usuarios puedan ver slo los informes relevantes para su trabajo. Los permisos se pueden establecer por separado para cada biblioteca si distintos usuarios administran distintos conjuntos de informes.

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para planear los informes: Hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)

324

Planeacin de paneles y filtros

En este artculo: Paneles y filtros Planeacin de elementos web de paneles Planeacin de filtros Hojas de trabajo

Los paneles presentan informes e indicadores clave de rendimiento (KPI) acerca de los datos profesionales y los procesos de negocio de una organizacin. La vista de estos informes se puede filtrar automticamente o se puede filtrar segn las propiedades que seleccionen los usuarios, lo que permite el anlisis comparativo de los datos de toda la organizacin. Como parte de la planeacin de la implementacin inicial de Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe conocer los elementos web que son comunes en los paneles, cmo se usan los filtros en los paneles y en otros sitios de SharePoint, cmo se conectan los filtros y los elementos web de datos profesionales, y cmo se presentan esos filtros a los usuarios de paneles y otros sitios de SharePoint habilitados para filtros.

Paneles y filtros
Los paneles, tambin conocidos como pginas de resumen de varios informes, contienen uno o varios elementos web (por ejemplo, elementos web de datos profesionales o elementos web de Excel Web Access) o KPI que se pueden filtrar para ofrecer una vista unificada y flexible de los datos y contenido de varios orgenes. Los datos que se presentan en paneles se pueden filtrar en el nivel de pgina o por elemento web mediante la funcionalidad de Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services. Por ejemplo, se puede crear un panel Informe de cliente que muestre todos los KPI y elementos web de datos profesionales de los procesos de negocio principales de la organizacin relativos a un cliente concreto. Los paneles son uno de los tres tipos de contenido que se pueden agregar a una biblioteca de informes. El sitio del Centro de informes que se crea automticamente para los sitios de portal y otras colecciones de sitios contiene una biblioteca de informes, pero los usuarios pueden agregar bibliotecas de informes a otros sitios. Los paneles estn formados por un conjunto de elementos web de datos profesionales y un conjunto de elementos web de filtro que conectan los elementos web y cambian los datos mostrados en funcin de los datos compartidos entre los elementos web conectados. Adems, se pueden crear sitios que filtren los datos, como paneles, si se agregan elementos web de datos profesionales y de filtro conectados a otras plantillas de sitio. Algunos elementos web de filtro filtran los datos automticamente. Otros permiten que los usuarios que ven un panel especifiquen valores o los seleccionen en una lista y despus los apliquen haciendo clic en el botn Aplicar filtro de la pgina. El botn Aplicar filtro se

325

implementa como otro elemento web que es invisible en el panel hasta que se agregan a la pgina uno o varios filtros que tienen valores especificados por el usuario. El botn Aplicar filtro y los filtros especificados por el usuario aparecen en una zona de filtro especial en la plantilla del panel. De manera predeterminada, un panel contiene los siguientes elementos de diseo y elementos web.
Zona Elemento web Descripcin

Parte superior izquierda

Elemento web de resumen

Es un elemento web Editor de contenido que se puede modificar para agregar texto explicativo de la informacin proporcionada en el panel. Contiene la informacin de contacto del propietario del panel. En esta zona aparecen otros filtros agregados al panel. Este elemento web se puede configurar para mostrar datos de las hojas de clculo de Microsoft Office Excel 2007. En funcin de la finalidad del panel, los administradores pueden quitar este elemento web o complementarlo con otros elementos web similares. Esta zona est vaca, pero es el lugar perfecto para agregar otros elementos web de datos profesionales, como elementos web de lista KPI y elementos web de lista de datos profesionales. Este elemento web se usa para agregar vnculos a informes, documentos, sitios y otro contenido relacionados.

Parte superior derecha

Elemento web Detalles del contacto Elemento web Aplicar filtro Elemento web de Excel Web Access

Filtro Parte inferior izquierda

Mitad inferior

No hay elementos web predeterminados

Parte inferior derecha

Elemento web de informacin relacionada

326

La utilidad de los paneles depende de los elementos web y filtros subyacentes, y de las conexiones que se establezcan entre esos componentes. Por lo tanto, una planeacin minuciosa de los elementos web y filtros que se usan y de la forma en que interactan puede marcar la diferencia en el grado de eficacia con el que los usuarios pueden usar los datos profesionales en la organizacin.

Planeacin de elementos web de paneles

Los paneles se crean para presentar una vista de los datos profesionales importantes que se usan en procesos de negocio comunes. El primer factor que debe tenerse en cuenta al crear un panel o un sitio basado en los mismos tipos de elementos web es la finalidad del sitio. Esto garantiza que los procesos de negocio comunes asociados a esa finalidad se puedan mostrar en el panel. Al planear las colecciones de sitios, se debe tener en cuenta la finalidad de cada sitio, que normalmente se basa en los grupos de usuarios de una organizacin y los distintos proyectos en que trabajan. Algunas colecciones de sitios grandes, como sitios de portal corporativos centralizados, tienen un conjunto de finalidades bastante amplio y organizan grupos de usuarios diversos que trabajan en una gran variedad de procesos de negocio. Lo habitual es tener colecciones de sitios de menor tamao para grupos, proyectos y procesos de negocio ms precisos. Con independencia de la estructura de las colecciones de sitios, se crearn paneles que organicen la informacin de cada conjunto discreto de procesos de negocio. Algunos grupos de usuarios pueden tener un nico conjunto de procesos que usen con regularidad, mientras que otros pueden trabajar con procesos diferentes. El nmero de paneles y el contenido de cada uno de ellos debe reflejar el trabajo realizado por los usuarios y grupos de la organizacin. Para cada sitio se deben agrupar los procesos de negocio, identificar los elementos web que se pueden usar para mostrar los datos necesarios para comprender el estado de los proyectos clave y proporcionar un nico punto de entrada a informacin ms detallada sobre esos proyectos. Estos elementos web contienen datos profesionales importantes que se pueden filtrar con otros elementos web. Estos son algunos de los elementos web de datos profesionales que se suelen agregar a los paneles: Elementos web de Excel Web Access adicionales Elementos web de lista de datos profesionales Elementos web Lista KPI y elementos web Detalles de KPI Elemento web de informe de Reporting Services

Cuando planee cada uno de los elementos web de datos profesionales de un panel, tenga presentes las implicaciones de las conexiones subyacentes con los orgenes de datos y elementos web de filtro. En el caso de las conexiones de datos, desear agregar bibliotecas de documentos para los libros de Excel, registrar las aplicaciones de lnea de negocio en el Catlogo de datos profesionales e importar el conjunto apropiado de propiedades a los perfiles de datos profesionales. Tambin desear crear listas de SharePoint para los KPI y agregar conexiones a la biblioteca de conexiones de datos de SQL Server 2005 Analysis Services y SQL Server 2005 Reporting Services.
327

Planeacin de elementos web de Excel Web Access de paneles

Los elementos web de Excel Web Access proporcionan informacin acerca de los libros de Excel directamente en la pgina del panel. La vista predeterminada es un subconjunto de celdas que el propietario del sitio selecciona al agregar el elemento web. Los filtros automticos se aplican antes de que los usuarios vean la pgina. Los filtros que tienen valores especificados por el usuario se muestran como mens de lista o cuadros de texto. Estos filtros permiten la seleccin de valores y el filtrado de la vista segn esos valores. Los usuarios que tienen los permisos apropiados en una hoja de clculo pueden abrirla para su edicin al hacer clic en el vnculo correspondiente del elemento web. Por ejemplo, se pueden usar los datos de un libro de Excel para mostrar los datos de ventas de todos los empleados de una divisin.

Planeacin de elementos web de datos profesionales de paneles

Los elementos web de lista de datos profesionales contienen datos de listas que se generan desde las aplicaciones registradas en el Catlogo de datos profesionales. El tipo ms comn de este elemento web es una lista sencilla, pero tambin se pueden agregar elementos web que detallen los elementos individuales de un origen de datos o que muestren listas de datos relacionados con propiedades asociadas del origen de datos. Por ejemplo, se puede agregar un elemento web que muestre una lista de clientes, un conjunto detallado de informacin sobre un cliente o una lista de clientes de una zona determinada. Tambin se puede agregar un elemento web de accin para datos profesionales que realice una accin previamente definida relacionada con los datos incluidos en una de las aplicaciones de datos profesionales. Todos estos elementos web de datos profesionales se pueden conectar entre s para que puedan compartir los datos. La cantidad de datos que se pueden compartir y cmo se comparten dependen del elemento web, como se describe en la tabla siguiente.
Elemento web Nmero mximo de filas de datos que se comparten con otros elementos web Elementos web que pueden enviar datos a este elemento web Tipo de datos que puede recibir este elemento web

Elemento web Lista de datos profesionales

Hasta dos filas de datos, cada una conectada a un nico elemento web de datos profesionales

Otros elementos Filtro, parmetro, web de datos valores de filtro o profesionales, valores de consulta elemento web de filtro del usuario actual, elemento web de filtro de perfil de propiedades

328

Elemento web

Nmero mximo de filas de datos que se comparten con otros elementos web

Elementos web que pueden enviar datos a este elemento web

Tipo de datos que puede recibir este elemento web

Elemento web Lista relacionada con datos profesionales

Hasta dos filas de datos, cada una conectada a un nico elemento web de datos profesionales

Otros elementos web de datos profesionales, elemento web de filtro del usuario actual, elemento web de filtro de perfil de propiedades

Filtro, parmetro, valores de filtro, valores de consulta o elementos relacionados

Elemento web Elemento de datos profesionales

Una fila de datos para otro elemento web de datos profesionales

Otros elementos Filtro, parmetro o web de datos nuevo elemento profesionales, elemento web de filtro del usuario actual, elemento web de filtro de perfil de propiedades Otros elementos Cualquiera web de datos profesionales, elemento web de filtro del usuario actual, elemento web de filtro de perfil de propiedades

Elemento web de accin para datos profesionales

No puede enviar datos a otros elementos web

Estas conexiones permiten usar varios elementos web para crear o complementar datos en otro elemento web dinmicamente. Puede: Usar los datos de elementos web de lista de datos profesionales para crear elementos web Elemento de datos profesionales o elementos web Lista relacionada con datos profesionales. Enviar una fila de un elemento web de datos profesionales a un elemento web Accin para datos profesionales como una accin nueva. Filtrar los datos para un elemento web segn los valores pasados desde otros elementos web de datos profesionales, el elemento web de filtro del usuario actual o el elemento web de filtro de perfil de propiedades. Para obtener ms informacin acerca de los elementos web de filtro del usuario actual y de filtro de perfil de propiedades, y los dems elementos web de filtro que se pueden usar para filtrar todos los elementos web de una pgina de panel, consulte Planeacin de filtros ms adelante en este mismo artculo.
329

Planeacin de elementos web de KPI de paneles

Los elementos web de KPI muestran el estado de los procesos de negocio al comparar un valor, que se calcula a partir de un origen de datos subyacente que tiene un valor que representa un objetivo para ese proceso, y al indicar el estado mediante un grfico simple. Por ejemplo, un KPI puede usar iconos tipo semforo para indicar que la satisfaccin del cliente supera, cumple o no cumple los objetivos. Si la satisfaccin del cliente supera un objetivo preestablecido, que se calcula contando el porcentaje de puntuaciones de satisfaccin positivas en toda la organizacin, el KPI de satisfaccin del cliente se muestra con un semforo verde. Si la satisfaccin del cliente no cumple los objetivos mnimos, el KPI de satisfaccin del cliente se muestra con un semforo rojo. De otro modo, se muestra con un semforo amarillo. Los KPI se pueden basar en datos de listas de SharePoint, libros de Excel o SQL Server 2005 Analysis Services. Los elementos web de informe de Reporting Services presentan los datos directamente desde SQL Server 2005 Reporting Services.

Planeacin de filtros
Los filtros son elementos web que se conectan a otros elementos web de filtro y elementos web de datos profesionales para habilitar las vistas dinmicas de datos profesionales en paneles y en otros sitios que usan filtros y elementos web de datos profesionales. Existen varios tipos de datos que se admiten para los filtros, cada uno de los cuales est asociado a un elemento web de filtro diferente. Algunos filtros se aplican a los elementos web de una pgina automticamente sin que los usuarios que ven la pgina realicen ninguna entrada. Estos filtros los agregan los propietarios de los paneles para limitar el mbito de los datos en cualquier sitio de panel. En funcin de las propiedades de cada elemento web de filtro, la mayora de estos filtros, aunque no todos, se aplican a todos los elementos web de una pgina. Los dems filtros se aplican a todos los datos de todos los elementos web de la pgina, segn los valores seleccionados por los usuarios de la pgina. Tres de estos elementos web de filtro usan valores especificados por el usuario para los datos, mientras que el resto permite a los usuarios seleccionar valores en una lista que se crea a partir de los valores seleccionados en varios orgenes de datos por el propietario del sitio. No todos los elementos web se pueden conectar a un filtro. Cada filtro muestra a qu elementos web de la pgina se puede conectar cuando se selecciona el men Elemento web en modo de diseo, se elige Conexiones y, despus, Enviar valores de filtro a. Todos los elementos web que pueden aceptar valores de filtros tambin muestran esa informacin en su men Conexiones.

330

Los tipos de datos y elementos web admitidos aparecen en la tabla siguiente.

Tipo de datos Formato de seleccin Elemento web

Texto Nmero Lista de SharePoint Catlogo de datos profesionales SQL Server 2005 Analysis Services Lista especificada manualmente

Usuario Usuario Lista Lista

Elemento web de filtro de texto Elemento web de filtro de nmero Elemento web Filtro de lista de SharePoint Elemento web Filtro de catlogo de datos profesionales Elemento web de filtro de Analysis Services Cualquier elemento web de filtro que use una lista especificada manualmente en las propiedades del elemento web Cualquier elemento web de destino Elemento web de filtro del usuario actual Elemento web Filtro de cadena de consulta (direccin URL) Elemento web de filtro de opciones Elemento web Filtro de campo de pgina

Lista Lista

Valores basados en elementos web de destino Usuario actual Parmetro de cadena de consulta Valor fijo Valor de campo de pgina

Lista Automtico Automtico Automtico Automtico

Planeacin de elementos web de filtro automtico

Cuando se muestra el panel en un explorador web, se aplican varios filtros automticamente. El propietario del sitio configura estos filtros para limitar el mbito de los datos mostrados. Estos filtros slo se ven en modo de diseo y se deben planear e implementar antes que todos los dems filtros que se aplican despus, segn lo que elija el usuario. Los elementos web de filtro que aplican los filtros automticamente son: Elemento web de filtro del usuario actual
331

Elemento web Filtro de cadena de consulta (direccin URL) Elemento web Filtro de lista con autor Elemento web Filtro de campo de pgina Elemento web de filtro de organizacin (subordinados directos)

El elemento web de filtro del usuario actual y el elemento web de filtro de perfil de propiedades relacionado se incluyen en la plantilla del sitio de personalizacin y tambin se pueden agregar a sitios de panel. Filtran segn las propiedades de nombre de cuenta y nombre preferido, respectivamente, del perfil del usuario actual. Pueden pasar estas propiedades a otros filtros como valores predeterminados y a elementos web de datos profesionales. Para algunos elementos web de personalizacin, el resultado es una vista personalizada que tiene informacin sobre el usuario que ve el sitio en ese momento. El elemento web de filtro de perfil de propiedades se usa slo en pginas de personalizacin. No est disponible en las galeras de elementos web de otras pginas. Para obtener ms informacin acerca de los elementos web de personalizacin, consulte el tema sobre la planeacin de elementos web personalizados. El elemento web de filtro de lista de autor permite filtrar la pgina segn una lista de propiedades creada por el propietario del sitio. El elemento web de filtro de cadena de consulta (direccin URL) filtra automticamente uno o varios elementos web segn una cadena de consulta proporcionada por el propietario del panel. Se puede proporcionar una direccin URL predeterminada para el filtro si la cadena de consulta no proporciona una direccin URL vlida. El elemento web de filtro de campo de pgina permite filtrar el contenido de la pgina segn las columnas de la lista de pgina del panel o cualquier otra pgina del elemento web. Se pueden filtrar uno o varios elementos web conectados segn los valores de la columna seleccionada. Tambin se pueden agregar columnas a la lista para ampliar la capacidad de filtrado de los elementos web de la pgina.

Planeacin de filtros que usan valores especificados por el usuario

Los filtros que usan valores especificados por el usuario se basan en los siguientes elementos web de filtro: Elemento web Filtro de texto Elemento web de filtro de nmero

Cada uno de estos filtros permite a cada usuario especificar los valores que se usarn para filtrar todos los elementos web del panel. El filtrado comienza cuando el usuario hace clic en el botn Aplicar filtro en la pgina del panel. Los valores predeterminados del elemento web de filtro de texto se pueden tomar del elemento web de filtro del usuario actual o del elemento web de filtro de perfil de propiedades.

332

Planear estos filtros es sencillo. Si desea que los usuarios puedan aplicar filtros rpidamente segn valores que no estn en ninguna lista, puede habilitar estos filtros. Por lo general, se recomienda habilitar estos filtros primero para disponer de algunos filtros con un esfuerzo mnimo por parte del propietario del sitio e implementar ms tarde los filtros basados en listas de orgenes de datos. Sin embargo, despus de crear filtros ms complejos que son ms relevantes para la finalidad del sitio, quizs dejen de ser necesarios. Incluya en sus planes los filtros ms complejos y habilite estos filtros en una primera fase de la implementacin sin necesidad de ninguna planeacin adicional.

Planeacin de filtros que usan valores seleccionados de una lista

Algunos de los filtros que usan valores especificados por el usuario proporcionan esos valores en una lista creada a partir de otros orgenes de datos. Los filtros son: Lista especificada manualmente (la usa cualquier elemento web de filtro) Elemento web Filtro de lista de SharePoint Elemento web Filtro de catlogo de datos profesionales Elemento web de filtro de Analysis Services

Si desea habilitar el filtrado segn una lista simple de valores y no desea crear una lista de SharePoint o buscar otros orgenes de datos que tengan esos valores, puede usar una lista creada manualmente en la pgina de propiedades avanzadas de filtro de los elementos web de filtro. Crear una lista as es una tarea rpida y sencilla, y es un primer paso recomendado, adems de habilitar filtros de fecha y de texto simples, para proporcionar funcionalidad de panel hasta que se implementen filtros ms complejos. Con ms frecuencia y especialmente en una fase posterior de la implementacin, desear usar propiedades de orgenes de datos ms complejos. Merece la pena dedicar tiempo a planear estas clases de filtros, ya que requieren tambin la planeacin de los orgenes de datos subyacentes. Desear crear listas de SharePoint, registrar las aplicaciones empresariales en el Catlogo de datos profesionales y agregar conexiones a cubos de SQL Server 2005 Analysis Services en las bibliotecas de conexiones de datos antes de crear filtros basados en estos orgenes. El elemento web de filtro de Catlogo de datos profesionales filtra otros elementos web de una pgina segn los valores de las propiedades encontradas en SQL Server 2005 Reporting Services o en aplicaciones registradas en el Catlogo de datos profesionales. Suele usarse en combinacin con los elementos web de datos profesionales para filtrar la vista y puede usar cualquier propiedad reconocida. Los elementos web de filtro de Analysis Services se seleccionan en una vista de rbol jerrquica. Permiten filtrar los elementos web de una pgina segn los valores de los indicadores de estado y cubos de SQL Server 2005 Analysis Services. Suelen usarse para filtrar KPI que estn basados en datos de SQL Server 2005 Analysis Services. Esta vista tambin permite mostrar datos de almacenes de datos complejos de forma que cualquiera que use un panel pueda seleccionar rpidamente cualquier nodo del rbol y filtrar por ese nodo. Esto facilita los anlisis de datos complejos que son difciles de crear de otra forma.
333

Es una opcin recomendada para almacenes de datos grandes que tienen datos de slo lectura o que se actualizan poco, aunque se pueden usar para todo tipo de datos. El acceso a algunos orgenes de datos, como aplicaciones del Catlogo de datos profesionales y cubos de SQL Server 2005 Analysis Services, puede requerir la configuracin del inicio de sesin nico para que la conexin a los datos sea correcta. Incluya en sus planes el inicio de sesin nico para estos orgenes de datos para garantizar el funcionamiento correcto de los filtros y los elementos web relacionados. Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre la planeacin del inicio de sesin nico.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los elementos web de datos profesionales y de inteligencia empresarial que se usan en los paneles. Registre los elementos web de filtro conectados y las propiedades que usa cada filtro, los orgenes de datos y las listas de SharePoint que usa el elemento web en la misma tabla. Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los sitios de paneles clave identificados durante la planeacin de los sitios y para registrar los elementos web que usan estos sitios.

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para planear los paneles y los filtros: Hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)

334

Planeacin de la seguridad de Excel Services

En este artculo: Acerca de la seguridad de Excel Services Planeacin de la autenticacin de usuarios Planeacin de la comunicacin entre servidores Planeacin de la autenticacin de datos externos Hojas de trabajo

Acerca de la seguridad de Excel Services

Adems de los requisitos de seguridad para implementar Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe revisar las consideraciones de seguridad para una implementacin que incluya Excel Services en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Windows SharePoint Services 3.0 proporciona la plataforma en que se basa Office SharePoint Server 2007. La funcionalidad de Excel Services en Microsoft Office SharePoint Server 2007, en combinacin con Office SharePoint Server 2007, es el mtodo principal para controlar, proteger y administrar el acceso a los libros de Excel en la empresa. Excel Services es un servidor de aplicaciones de clase empresarial diseado para maximizar el rendimiento, la escalabilidad y la seguridad. Una implementacin de Excel Services proporciona una representacin ligera de los libros e interactividad con ellos, y permite reutilizar fcilmente los componentes de los libros, como los grficos e informes de tabla dinmica, que se pueden representar en los paneles de inteligencia empresarial. Excel Services permite aprovechar los clculos de las hojas de clculo de Excel del servidor para las aplicaciones personalizadas y ofrece a los usuarios la posibilidad de bloquear los libros y proteger los datos privados y la propiedad intelectual. Esto garantiza que los datos de los libros estarn protegidos mientras los usuarios que interactan con los libros en un servidor pueden aprovechar al mximo las funciones de actualizacin de datos y nuevos clculos de Excel Services. La seguridad es un componente importante para la habilitacin de estos escenarios de representacin de datos. Es necesario tener en cuenta diversos factores durante la planeacin de un entorno cuyo fin es garantizar la seguridad de los libros representados en un servidor. Debe planear la administracin de la seguridad de los libros y del servidor. Excel Services proporciona un nivel considerable de control granular para el procesamiento y la presentacin de libros de Excel. Puede controlar el modo en que se abren los libros en el servidor y una serie de capacidades especficas habilitadas para cada libro. Este artculo es una introduccin a la configuracin de seguridad de Excel Services y los componentes relacionados que debe tener en cuenta al planear una implementacin. Adems, en este artculo se proporcionan instrucciones para usar Excel Services para proteger y administrar el acceso a los libros del servidor.
335

El modelo de seguridad para Excel Services se basa en el concepto de que para garantizar la integridad y la calidad de los datos, el administrador debe poder administrar de forma centralizada los recursos compartidos y el acceso de los usuarios a la propiedad intelectual corporativa incluida en los libros. Para ello, Excel Services permite especificar lo siguiente: Ubicaciones de archivos de confianza Se trata de las bibliotecas de documentos de SharePoint, las rutas de acceso UNC o los sitios web HTTP en los que se tiene que confiar de manera explcita para que Excel Calculation Services pueda obtener acceso a ellos. Excel Calculation Services slo abre los libros almacenados en ubicaciones de archivos de confianza. Proveedores de datos de confianza Se trata de bases de datos externas en las que Excel Calculation Services debe confiar, segn se ha configurado explcitamente, al procesar las conexiones de datos de los libros. Excel Calculation Services slo intenta procesar una conexin de datos si dicha conexin se establece con un proveedor de datos de confianza. Bibliotecas de conexiones de datos de confianza Se trata de bibliotecas de documentos de SharePoint que contienen archivos de conexin de datos de Office (.odc). Los archivos .odc se usan para administrar de forma centralizada las conexiones con orgenes de datos externos. En lugar de permitir conexiones incrustadas con orgenes de datos externos, Excel Calculation Services se puede configurar para requerir el uso de archivos .odc para todas las conexiones de datos. Los archivos .odc se almacenan en bibliotecas de conexiones de datos y es necesario confiar explcitamente en dichas bibliotecas para que Excel Calculation Services permita que los libros tengan acceso a ellas. De forma predeterminada, no se permite el acceso a los libros y las conexiones de datos entre dominios. Para permitir que los elementos web, las pginas o los servicios web tengan acceso a los libros de las ubicaciones de archivos de confianza (y las conexiones de datos de las bibliotecas de conexiones de datos de confianza) entre dominios, ejecute la utilidad de lnea de comandos Stsadm.exe, como se muestra en el siguiente ejemplo, donde el Nombre del SSP es el nombre del proveedor de servicios compartidos de Excel Services: stsadm.exe -o Set-EcsSecurity -Ssp <Nombre del SSP> -AllowCrossDomainAccess true|false Las pginas web que realizan la solicitud y los libros o las conexiones de datos deben ubicarse en la misma granja de servidores. Nota: Al abrir un libro en Excel Calculation Services, se almacena un archivo temporal en la carpeta %TEMP% del servidor de aplicaciones que ejecuta Excel Calculation Services.

Planeacin de la autenticacin de usuarios

Los libros de Excel que se abren con Excel Calculation Services se deben almacenar en la base de datos de contenido de Office SharePoint Server 2007, ya que Windows SharePoint Services 3.0 mantiene una lista de control de acceso (ACL) para estos archivos. Excel Calculation Services tambin puede abrir los libros desde rutas de acceso UNC y sitios web HTTP, aunque se recomienda usar la base de datos de contenido de Office SharePoint Server 2007 para almacenar los libros.

336

La autenticacin para el acceso de usuarios a un sitio de portal de SharePoint se realiza con Windows SharePoint Services 3.0. De forma predeterminada, Windows SharePoint Services 3.0 usa la autenticacin integrada de Windows. Adems de los mtodos de autenticacin incluidos, Excel Services tambin admite la autenticacin basada en formularios genrica. No obstante, la configuracin de Windows SharePoint Services 3.0 para usar la autenticacin basada en formularios genrica no se incluye en este artculo.

Planeacin de la comunicacin entre servidores

Puede determinar cmo se comunican los servidores web front-end con los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services y cmo se comunican los servidores de aplicaciones con los orgenes de datos back-end mediante la configuracin de Excel Services para usar el acceso a los datos del subsistema de confianza o la delegacin. El subsistema de confianza es la configuracin predeterminada para una granja de servidores de Windows dado que no tiene requisitos de configuracin adicionales para el modelo de delegacin. En el modelo del subsistema de confianza, los servidores web front-end y los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services confan en las cuentas de las aplicaciones de Office SharePoint Server 2007 asociadas mediante el uso del proveedor de servicios compartidos (SSP). En un entorno de subsistema de confianza, al abrir archivos desde Office SharePoint Server 2007, se pueden realizar comprobaciones de permisos en los archivos en relacin con las identidades de los usuarios finales incluso si no est configurado Kerberos. Si los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services abren libros de recursos compartidos UNC o sitios web HTTP, la cuenta de usuario no se puede suplantar y se debe usar la cuenta de proceso. Nota: Para suplantar la cuenta de usuario e implementar la autorizacin de libros, debe configurar la delegacin limitada de Kerberos entre los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services y los recursos UNC o HTTP. La delegacin limitada de Kerberos es la configuracin ms segura para la comunicacin entre servidores web front-end y servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services. La delegacin limitada de Kerberos es tambin la configuracin ms segura para obtener acceso a los orgenes de datos back-end desde servidores de aplicaciones. La delegacin limitada de Kerberos es la configuracin preferida para implementar Excel Services. Para las conexiones de datos externos, la autenticacin integrada de Windows slo funciona si se implementa el modelo de delegacin.

337

Planeacin de la autenticacin de datos externos

Los libros pueden contener conexiones de datos directas incrustadas y vnculos a los archivos de conexin de datos almacenados en las bibliotecas de conexiones de datos. Durante la actualizacin, segn la configuracin de Excel Services, se puede usar la conexin de datos directa incrustada para consultar el origen de datos o se puede usar el vnculo a la biblioteca de conexiones de datos para consultar el archivo .odc. El archivo .odc contiene informacin de conexin de datos y se debe almacenar en una biblioteca de conexiones de datos. Para configurar Excel Services para procesar las conexiones a los orgenes de datos externos, seleccione una configuracin en la seccin Datos externos de la pgina Excel Services: Agregar ubicacin de archivo de confianza de la aplicacin web de Administracin central de SharePoint. Para establecer la configuracin administrativa de Excel Services, abra la aplicacin web de Administracin central de SharePoint desde Office SharePoint Server 2007 y realice el siguiente procedimiento. Configuracin administrativa de Excel Services 1. En la pgina principal de Administracin central, haga clic en Administracin de aplicaciones. 2. En la seccin Servicios compartidos de Office SharePoint Server de la pgina Administracin de aplicaciones, haga clic en Crear o configurar los servicios compartidos de esta granja de servidores. 3. En la pgina Administrar los servicios compartidos de esta granja de servidores, haga clic en SharedServices1 (Predeterminado). Se trata del SSP que configurar. 4. En la pgina principal de Servicios compartidos, en la seccin Configuracin de Excel Services, haga clic en Ubicaciones de archivos de confianza. 5. En la pgina Ubicaciones de archivos de confianza de Excel Services, haga clic en Agregar ubicacin de archivo de confianza. 6. En la seccin Direccin, escriba la ubicacin y el nombre de la biblioteca de documentos de SharePoint que desee agregar como ubicacin de archivos de confianza en Excel Services. Si la biblioteca de documentos se almacena en la base de datos de contenido de Windows SharePoint Services 3.0, asegrese de que Windows SharePoint Services 3.0 est seleccionado como Tipo de ubicacin. La delegacin es obligatoria en la mayora de las implementaciones de granjas de servidores con conexiones integradas. Cuando Excel Calculation Services recupera la informacin de conexin, las credenciales se designan como Almacenada (se recuperarn de la base de datos de SSO), Integrada o Ninguna. Para las conexiones de datos con credenciales integradas, la delegacin es obligatoria para las implementaciones escaladas en varios servidores. En una implementacin independiente, la delegacin no es obligatoria.

338

Supongamos que se establece una conexin de datos en un libro abierto en un servidor de aplicaciones de Excel Calculation Services que usa el mtodo de credenciales almacenadas. Excel Calculation Services tiene que recuperar las credenciales vlidas de una base de datos de autenticacin de inicio de sesin nico (SSO). A continuacin, usa las credenciales para realizar la autenticacin en un origen de datos para poder establecer la conexin de datos. Excel Services es compatible con tres mtodos de autenticacin: la autenticacin integrada de Windows, el inicio de sesin nico (SSO) y Ninguno.

Autenticacin integrada de Windows

La autenticacin integrada de Windows suele requerir la delegacin limitada de Kerberos, que es el mtodo de autenticacin ms seguro. Se recomienda habilitar la delegacin limitada de Kerberos para la autenticacin desde servidores web front-end hasta servidores de aplicaciones que ejecuten Excel Calculation Services y desde Excel Calculation Services hasta orgenes de datos externos. En los escenarios de Excel Services, se recomienda usar la autenticacin integrada de Windows.

Autenticacin SSO
La autenticacin SSO permite a los usuarios tener acceso a mltiples recursos del sistema sin tener que proporcionar credenciales de autenticacin ms de una vez. Office SharePoint Server 2007 implementa la autenticacin SSO al incluir un servicio de Windows y una base de datos de credenciales segura. Las funciones de SSO acoplables compatibles con Excel Services le permiten implementar su propio proveedor de SSO. Office SharePoint Server 2007 incluye un proveedor de SSO de Windows que funciona con Excel Services. Todos los proveedores de SSO que implemente con Excel Services deben mantener una marca para cada entrada de SSO que especifique si la entrada de SSO usa credenciales basadas en Windows o credenciales de otro entorno. El proveedor de SSO de Windows de Office SharePoint Server 2007 mantiene una marca con este fin. Excel Services usa la base de datos de SSO para recuperar credenciales para la autenticacin de conexiones. La autenticacin SSO de Office SharePoint Server 2007 admite asignaciones individuales y asignaciones de grupos. SSO mantiene un conjunto de credenciales para las identidades de aplicacin (identificadores de aplicacin) de los recursos almacenados en la base de datos de SSO de Office SharePoint Server 2007. En el caso de las asignaciones individuales, un nivel de seguridad comprueba las credenciales de usuario en varias listas individuales para un identificador de aplicacin almacenado en la base de datos de SSO. Las asignaciones individuales son tiles si necesita informacin de registro del acceso de usuarios individuales a los recursos compartidos. En el caso de las asignaciones de grupos, un nivel de seguridad comprueba las credenciales de grupo para varios usuarios del dominio en un conjunto nico de credenciales para un recurso identificado mediante un identificador de aplicacin almacenado en la base de datos de SSO. Las asignaciones de grupos son ms fciles de mantener que las asignaciones individuales y su rendimiento es superior. Para habilitar las funciones de SSO para Office SharePoint Server 2007, inicie el servicio de inicio de sesin nico de Microsoft y, a continuacin, configure las opciones de SSO en la
339

aplicacin web de Administracin central de SharePoint. Use los siguientes procedimientos para instalar y configurar una base de datos de SSO para autenticar las conexiones de datos. Inicio del servicio de inicio de sesin nico 1. En Herramientas administrativas, haga clic en Servicios. 2. Haga doble clic en Servicio de Inicio de sesin nico de Microsoft. 3. En la ficha Iniciar sesin de la pgina de propiedades del servicio de inicio de sesin nico, haga clic en Esta cuenta y, a continuacin, escriba el dominio, el nombre de usuario y la contrasea que us para instalar y administrar el servidor. 4. Haga clic en Aplicar. 5. En la ficha General de la pgina de propiedades del servicio de inicio de sesin nico, cambie el tipo de inicio a Automtico, haga clic en Iniciar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Nota: Inicie el servicio de inicio de sesin nico en todos los servidores web front-end y todos los servidores de aplicaciones de la granja de servidores que ejecutan Excel Calculation Services. Administracin de la configuracin de SSO 1. En Herramientas administrativas, abra la aplicacin web de Administracin central de SharePoint. 2. En la pgina principal de Administracin central, haga clic en Operaciones. 3. En la seccin Configuracin de seguridad, haga clic en Administrar configuracin de inicio de sesin nico (Single Sign-on). 4. En la pgina Administrar configuracin de inicio de sesin nico (Single Sign-on), haga clic en Administrar la configuracin del servidor. 5. En el cuadro Nombre de cuenta de la cuenta de administrador de SSO, escriba el mismo dominio y nombre de usuario que los usados para configurar el servicio de inicio de sesin nico. Si el nombre de usuario usado para configurar el servicio de inicio de sesin nico es miembro de un grupo de seguridad de Windows, puede escribir el nombre del grupo de seguridad de Windows en lugar del nombre de usuario. 6. En el cuadro Cuenta de administrador de definiciones de aplicaciones de empresa, escriba el mismo dominio y nombre de usuario que us para configurar el servicio de inicio de sesin nico.

Ninguno
Si se especifica Ninguno como mtodo de autenticacin para la implementacin de Excel Services, Excel Services intenta usar las cadenas de conexin entrante para conectarse con la base de datos especificada en la cadena. Segn el proveedor de bases de datos, la base de datos puede usar la cadena de conexin para autenticar al usuario.
340

Excel Services no analiza las cadenas de conexin para determinar un mtodo de autenticacin. Las cadenas de conexin se pasan simplemente al proveedor de bases de datos. Las cadenas de conexin pueden especificar que la autenticacin integrada de Windows es obligatoria. Las cadenas de conexin tambin pueden incluir un nombre de usuario y una contrasea especficos. En cualquier caso, al especificar Ninguno como mtodo de autenticacin, Excel Services requiere la suplantacin de una cuenta de servicio desatendida. Si el proveedor de bases de datos determina que la cadena de conexin especifica la autenticacin integrada de Windows y si la base de datos autoriza el acceso, la conexin se establece mediante el contexto de seguridad de la cuenta desatendida. Si la cadena de conexin contiene un nombre de usuario y una contrasea y si la base de datos autoriza el acceso, la conexin se establece mediante el contexto de seguridad de la cuenta de usuario autorizada.

Cuenta de servicio desatendida

La cuenta de servicio desatendida es una cuenta con permisos de bajo nivel que Excel Calculation Services puede suplantar al establecer una conexin de datos que use credenciales de SSO desde un entorno no basado en Windows o cuyo mtodo de autenticacin sea Ninguno. Si no se configura ninguna cuenta de servicio desatendida, las conexiones de datos generan un error si se usa el SSO de un entorno distinto de Windows o Ninguno como mtodo de autenticacin. La suplantacin de la cuenta desatendida protege las bases de datos de Office SharePoint Server 2007 y cualquier otro origen de datos al que Excel Services pueda tener acceso directamente desde las conexiones no autorizadas de equipos cliente que usen Excel Calculation Services para abrir conexiones de datos externos. Cuando se suplanta una cuenta de servicio desatendida, las credenciales asociadas con un subproceso de aplicacin de Excel Calculation Services no se pueden usar para tener acceso a ninguna otra base de datos. Adems, cuando se suplanta una cuenta de servicio desatendida, las consultas de datos externos se ejecutan en el contexto de seguridad de una cuenta con permisos de nivel bajo en lugar de ejecutarse en el contexto de seguridad de un subproceso de aplicacin de Excel Calculation Services con permisos de nivel superior. Puede configurar la cuenta de servicio desatendida como una cuenta de dominio o una cuenta de equipo local. Si la cuenta de servicio desatendida se configura como una cuenta de equipo local, asegrese de que la configuracin es idntica en todos los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services en ejecucin. Restrinja los permisos de la cuenta de servicio desatendida para habilitar slo el inicio de sesin en la red. Compruebe que la cuenta de servicio desatendida no tiene acceso a ningn origen de datos ni a bases de datos de Office SharePoint Server 2007. Use el siguiente procedimiento para habilitar la cuenta de servicio desatendida. Habilitacin de la cuenta de servicio desatendida 1. En los cuadros Nombre y Contrasea de la seccin Datos externos de la pgina Configuracin de Excel Services, escriba el nombre y la contrasea que desee usar. 2. Haga clic en Aceptar.

341

Configuracin de seguridad
Para configurar las opciones administrativas de Excel Services, incluida la configuracin de seguridad, abra la aplicacin web de Administracin central de SharePoint desde Herramientas administrativas de Microsoft Windows Server 2003 y realice el siguiente procedimiento. Configuracin de seguridad de Excel Services 1. En la pgina principal de Administracin central, haga clic en Administracin de aplicaciones. 2. En la seccin Servicios compartidos de Office SharePoint Server de la pgina Administracin de aplicaciones, haga clic en Crear o configurar los servicios compartidos de esta granja de servidores. 3. En la pgina Administrar los servicios compartidos de esta granja de servidores, haga clic en SharedServices1 (Predeterminado). Se trata del SSP que configurar. 4. En la pgina principal de Servicios compartidos, en la seccin Configuracin de Excel Services, haga clic en Editar configuracin de Excel Services. Adems, puede usar la pgina Configuracin de Excel Services para configurar las opciones del mtodo de acceso a archivos y el cifrado de datos, que tienen una repercusin directa en la implementacin segura.

Mtodo de acceso a archivos

En la seccin Seguridad de la pgina Configuracin de Excel Services, vaya a Mtodo de acceso a los archivos y seleccione Suplantacin o Cuenta de proceso. Suplantacin Permite ejecutar un subproceso en un contexto de seguridad distinto del contexto del proceso propietario del subproceso. Seleccione Suplantacin para que Excel Calculation Services autorice a los usuarios cuando intenten obtener acceso a los libros almacenados en las ubicaciones UNC y HTTP. La seleccin de esta opcin no tiene efecto en los libros que estn almacenados en bases de datos de Office SharePoint Server 2007. En la mayora de las implementaciones de granjas de servidores en las que los servidores web front-end y los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services se ejecutan en equipos diferentes, la suplantacin requiere la delegacin Kerberos restringida. Cuenta de proceso Si los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services estn abriendo libros de recursos compartidos UNC o sitios web HTTP, la cuenta de usuario no se puede suplantar y se debe usar la cuenta de proceso.

Cifrado de datos
Puede usar el protocolo de seguridad de Internet (IPsec) o la Capa de sockets seguros (SSL) para cifrar la transmisin de datos entre servidores de aplicaciones, orgenes de datos, equipos cliente y servidores web front-end de Excel Calculation Services. Para requerir la transmisin de datos cifrada entre los equipos cliente y los servidores web front-end, cambie la opcin Cifrado de la conexin de Ninguno a Todas las conexiones. Ninguno es el valor predeterminado. Si cambia la opcin Cifrado de la conexin a Todas las conexiones, el servidor de
342

aplicaciones de Excel Calculation Services slo permite la transmisin de datos entre equipos cliente y servidores web front-end mediante conexiones SSL. Si decide requerir la transmisin de datos cifrada, deber configurar manualmente IPsec o SSL. Puede requerir conexiones cifradas entre los equipos cliente y los servidores web front-end a la vez que permite conexiones no cifradas entre los servidores web front-end y los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services.

Ubicaciones de archivos de confianza

Las ubicaciones de archivos de confianza son sitios de SharePoint, rutas de acceso UNC o sitios web HTTP en los que un servidor que ejecuta Excel Calculation Services tiene permiso para obtener acceso a los libros. En la seccin Ubicacin de la pgina Excel Services: Agregar ubicacin de archivo de confianza, puede configurar la direccin, el tipo de ubicacin y si las bibliotecas secundarias de las ubicaciones de archivos de confianza tambin son de confianza. Si selecciona Confiar en nodos secundarios, puede aumentar la capacidad de administracin, pero tambin puede generar un posible problema de seguridad al habilitar la confianza automtica en los subsitios y subdirectorios de ubicaciones de confianza recin creados.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de ubicaciones de archivos de confianza (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73327&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los nombres de los sitios de SharePoint, las rutas de acceso UNC y los sitios web HTTP de confianza. En la seccin Administracin de sesiones, puede configurar opciones para conservar la disponibilidad de los recursos y aumentar el rendimiento y la seguridad de Excel Calculation Services. El rendimiento puede verse afectado si un nmero considerable de usuarios tienen varias sesiones de Excel Calculation Services abiertas a la vez. Puede controlar el consumo de recursos y limitar la duracin de las sesiones de Excel Calculation Services abiertas si configura dos opciones de tiempo de espera distintas para las sesiones abiertas. La opcin Tiempo de espera de la sesin determina la cantidad de tiempo durante el que una sesin de Excel Calculation Services puede permanecer abierta e inactiva despus de cada interaccin del usuario. La opcin Tiempo de espera de sesin breve determina la cantidad de tiempo durante el que una sesin de Excel Calculation Services puede permanecer abierta e inactiva despus de la solicitud de sesin inicial. Adems, puede controlar el nmero de segundos permitidos para una sola solicitud de sesin mediante la configuracin del valor Duracin mxima de la solicitud. Al limitar la cantidad de tiempo durante el cual las sesiones permanecen abiertas, puede reducir el riesgo de ataques por denegacin de servicio. En la seccin Propiedades del libro, puede configurar un tamao mximo para cualquier libro con permiso para abrirlo en una sesin de Excel Calculation Services. El rendimiento y la disponibilidad de los recursos se pueden reducir si los usuarios abren libros extremadamente
343

grandes. A menos que controle el tamao permitido de los libros en ejecucin en las sesiones de Excel Calculation Services abiertas, existe el riesgo de que los usuarios superen la capacidad de los recursos y se produzca un error en el servidor. Nota: Si un servidor de aplicaciones que ejecuta Excel Calculation Services genera un error o se apaga, todas las sesiones abiertas en el servidor se pierden. En una instalacin independiente, Excel Services deja de estar disponible. Esto significa que los libros no se pueden cargar, volver a calcular, actualizar o recuperar mediante Excel Calculation Services. En una implementacin de granja de servidores que incluya varios servidores de aplicaciones que ejecuten Excel Calculation Services, el hecho de que se apague un servidor no afecta a las sesiones abiertas que se ejecutan en el resto de los servidores. Los usuarios con sesiones que se ejecutan en un servidor que se apaga reciben un mensaje para volver a abrir los libros. Si los usuarios inician una sesin nueva, se les dirige automticamente a los servidores de aplicaciones activos que ejecutan Excel Calculation Services. En la seccin Datos externos, puede determinar si los libros almacenados en ubicaciones de archivos de confianza y abiertos en sesiones de Excel Calculation Services pueden tener acceso a un origen de datos externos. Puede especificar si Permitir datos externos se establece en Ninguno, Slo bibliotecas de conexiones de datos de confianza o Bibliotecas de conexiones de datos de confianza e incrustadas. Si selecciona Slo bibliotecas de conexiones de datos de confianza o Bibliotecas de conexiones de datos de confianza e incrustadas, se permite a los libros almacenados en las ubicaciones de archivos de confianza obtener acceso a los orgenes de datos externos. Se puede tener acceso a las conexiones de datos externos slo si estn incrustadas en un libro o vinculadas en un libro. Excel Calculation Services comprueba la lista de ubicaciones de archivos de confianza antes de abrir un libro. Si selecciona Ninguno, Excel Calculation Services bloquea todos los intentos de acceso a un origen de datos externos. Si administra las conexiones de datos para un nmero amplio de autores de libros, considere la posibilidad de especificar Slo bibliotecas de conexiones de datos de confianza. De este modo, se garantiza que todas las conexiones de datos de todos los libros generados por autores de libros autenticados usen una biblioteca de conexiones de datos de confianza para obtener acceso a todos los orgenes de datos externos. Si administra conexiones de datos para un nmero reducido de autores de libros, considere la posibilidad de especificar Bibliotecas de conexiones de datos de confianza e incrustadas . Esto permite a los autores de libros incrustar conexiones directas a orgenes de datos externos en los libros a la vez que se mantiene el acceso a las bibliotecas de conexiones de datos de confianza en caso de error de los vnculos incrustados. En el rea Avisar al actualizar de la seccin Datos externos, puede especificar si se va a mostrar una advertencia antes de que se actualice un libro desde un origen de datos externos. Al seleccionar Advertencia de actualizacin habilitada, garantiza que los datos externos no se actualicen automticamente sin la interaccin del usuario. En el rea Detener si no es posible actualizar al abrir, puede especificar si Excel Calculation Services detiene la apertura de un libro si ste contiene una conexin de datos con actualizacin
344

al abrir que genera un error. Si selecciona Detencin de apertura habilitada, garantiza que los valores almacenados en la memoria cach no se muestren si se produce un error en la operacin de actualizacin al abrir el libro. Si la actualizacin al abrir se realiza correctamente, los valores almacenados en la memoria cach se purgan. Si se desactiva la casilla Detencin de apertura habilitada, existe el riesgo de mostrar los valores almacenados en la memoria cach si la operacin de actualizacin al abrir no se realiza correctamente. En el rea Duracin en cach de datos externos de la seccin Datos externos, puede especificar el tiempo mximo durante el que se pueden usar los valores almacenados en la memoria cach antes de que expiren. Para asegurarse de que slo los usuarios de confianza tienen acceso a los libros almacenados en ubicaciones de confianza, es importante exigir la aplicacin de las ACL en todas las ubicaciones de archivos de confianza. Hay tres escenarios principales para implementar Excel Services con Office SharePoint Server 2007: empresas, departamentos de tamao reducido y escenarios personalizados. En una implementacin empresarial, tenga en cuenta las siguientes instrucciones: No configure la compatibilidad con funciones definidas por el usuario. No permita que los libros usen conexiones de datos incrustadas para tener acceso directamente a los orgenes de datos externos. Limite el uso de bibliotecas de conexiones de datos para el acceso a orgenes de datos externos desde los libros. Limite el tamao de los libros que se pueden abrir en Excel Calculation Services. Confe de forma selectiva en las ubicaciones de archivos especficas y no habilite Confiar en nodos secundarios para los sitios y directorios de confianza. En una implementacin de un departamento de tamao reducido, tenga en cuenta las siguientes instrucciones: Habilite la confianza para todas las ubicaciones de archivos usadas por los miembros del departamento para almacenar los libros. Habilite Confiar en nodos secundarios para todos los sitios y directorios de confianza. Limite el acceso de forma selectiva a ubicaciones de archivos especficas en caso de problemas. En una implementacin personalizada, tenga en cuenta las siguientes instrucciones: Habilite Excel Calculation Services para que abra libros de gran tamao. Configure un tiempo de espera de sesin prolongado. Configure memorias cach de datos de gran tamao. Cree una sola ubicacin de confianza para esta implementacin. No habilite Confiar en nodos secundarios para esta ubicacin de confianza.

345

Proveedores de datos de confianza

Puede controlar el acceso a datos externos si define explcitamente los proveedores de datos de confianza y los registra en la lista de proveedores de datos de confianza. La lista de proveedores de datos de confianza designa proveedores de datos externos especficos con los que pueden conectarse los libros abiertos en Excel Calculation Services. Antes de crear una instancia de un proveedor de datos para permitir que un libro se conecte con un origen de datos externos, Excel Calculation Services comprueba la informacin de conexin para determinar si el proveedor aparece en la lista de proveedores de datos de confianza. Si el proveedor est en la lista, se intenta establecer la conexin; de lo contrario, la solicitud de conexin se omite.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de proveedores de datos de confianza (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73325&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los nombres de los proveedores de datos de confianza.

Bibliotecas de conexiones de datos de confianza

Una biblioteca de conexiones de datos de confianza es una biblioteca de documentos en la que se ha determinado que es seguro obtener acceso a los archivos .odc. Las bibliotecas de conexiones de datos se usan para proteger y administrar las conexiones de datos para los libros a los que se tiene acceso mediante un servidor que ejecuta Excel Calculation Services. En la lista de bibliotecas de conexiones de datos de confianza se designan bibliotecas de conexiones de datos especficas desde las que los libros abiertos en Excel Calculation Services tienen permiso para obtener acceso a los archivos .odc. Si una conexin de datos est vinculada desde un libro al que tiene acceso un servidor que ejecuta Excel Calculation Services, el servidor comprueba la informacin de la conexin y la lista de bibliotecas de conexiones de datos de confianza. Si la biblioteca de conexiones de datos est en la lista, se intenta establecer una conexin mediante el archivo .odc de la biblioteca de conexiones de datos; de lo contrario, la solicitud de conexin se omite.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de bibliotecas de conexiones de datos de confianza (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73324&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los nombres de las bibliotecas de conexiones de datos de confianza.

346

Permisos de slo vista

Para especificar usuarios que slo tengan permiso para ver los libros, agrguelos al grupo Lectores de Office SharePoint Server 2007 o cree un grupo nuevo configurado con permisos de slo vista. El grupo Lectores se configura con permisos de slo vista de forma predeterminada. Los usuarios agregados a un grupo configurado con permisos de slo vista pueden ver, abrir, interactuar con, actualizar y volver a calcular los libros, pero no pueden tener acceso al origen de los archivos en modo alguno, excepto si usan Excel Services. Esto facilita la proteccin de la informacin con derechos de propiedad. Los datos de origen nunca se muestran a los usuarios designados. Los libros y los objetos de datos de los libros configurados con permisos de slo vista no se pueden abrir en Office Excel 2007; no obstante, en Office Excel 2007 se puede representar una instantnea del libro que muestre slo los valores y el formato de los intervalos que puede ver el servidor. Puede configurar las opciones de los sitios en Office SharePoint Server 2007 para controlar el acceso a los datos de los libros mediante la configuracin de permisos de slo vista en libros administrados de forma centralizada y representados en un explorador web. Adems, puede configurar las opciones de los sitios en Office SharePoint Server 2007 para permitir que los libros actualicen los datos externos en el servidor y proteger y administrar las conexiones de datos externos. Use el siguiente procedimiento para guardar los objetos de datos especificados como elementos de slo vista. Almacenamiento de los objetos de datos especificados como elementos de slo vista 1. Abra un libro que contenga objetos de datos, como grficos y tablas, en Office Excel 2007. 2. Publique el libro en una biblioteca de documentos de SharePoint incluida como una ubicacin de confianza para Excel Services. 3. En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de dilogo Guardar como, escriba la direccin URL de la biblioteca de documentos de SharePoint en que desea guardar el archivo. Asegrese de que la casilla Abrir libro en Excel Services est activada. 4. Haga clic en Opciones de Excel Services. 5. En el cuadro de dilogo Opciones de Excel Services, seleccione Elementos en el libro en el men desplegable. 6. Seleccione los elementos que desee representar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 7. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Guardar.

Conexiones de datos externos

El componente Excel Calculation Services de Excel Services se usa para conectar a orgenes de datos externos. Excel Calculation Services procesa la informacin de conexin de datos externos, que contiene todo lo que el servidor necesita para conectarse con un origen de datos, incluidos el modo de autenticacin, la cadena de conexin usada, la cadena de consulta usada y dnde y cmo recopilar las credenciales para la conexin. Estas conexiones se pueden definir en dos ubicaciones: incrustadas en los libros y en los archivos .odc. La informacin de conexin es
347

idntica en ambas ubicaciones. Los archivos .odc son archivos de tamao reducido que conservan la informacin de conexin en texto sin formato y en un formato reutilizable. Puede usar el cliente de Office Excel 2007 para crear y editar archivos .odc y conexiones incrustadas en los libros. En el cliente de Office Excel 2007, puede ejecutar el Asistente para la conexin de datos o configurar las opciones en la pgina de propiedades Conexiones. Adems, puede exportar un archivo .odc segn esta configuracin. La pgina de propiedades Conexiones muestra la informacin de conexin, incluidas las propiedades de autenticacin de Excel Services.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de conexiones de datos externos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73323&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los nombres de los archivos .odc y las ubicaciones de los orgenes de datos externos correspondientes.

Archivos .odc
Los libros pueden contener vnculos a archivos .odc e informacin de conexin incrustada. Esto permite a los libros recuperar el archivo .odc, leer el contenido e intentar conectarse a un origen de datos externos si la informacin de conexin incrustada genera un error. Los archivos .odc se deben administrar y mantener para garantizar que contienen informacin exacta acerca de las conexiones de datos. Adems, puede configurar Excel Calculation Services para usar la informacin de conexin del archivo .odc exclusivamente en vez de intentar conectarse en primer lugar mediante la informacin incrustada. Este enfoque permite a los administradores implementar un conjunto reducido de archivos .odc administrados que proporcionan informacin de conexin actualizada para varios libros. Los autores de los libros pueden especificar, para cada conexin, qu informacin de conexin puede usar cada libro. Para ello, abra el cliente de Office Excel 2007 y haga clic en Conexiones del libro en la ficha Datos. Agregue una conexin al libro, abra Conexiones del libro y, a continuacin, consulte las propiedades de la conexin recin agregada. En la ficha Definicin, seleccione Utilizar siempre archivo de conexin. Esta opcin permite que el libro recupere un archivo de conexin de una biblioteca de conexiones de datos y use la informacin de conexin del archivo para conectarse a un origen de datos externos. Adems, puede establecer esta configuracin si selecciona Utilizar siempre archivo de conexin en la pgina final del Asistente para la conexin de datos.

Administracin de archivos .odc

Las bibliotecas de conexiones de datos proporcionan un repositorio para las colecciones de archivos .odc. Los administradores pueden administrar las conexiones de datos en el servidor mediante la creacin de una biblioteca de conexiones de datos y archivos .odc que requieren que los libros usen siempre un archivo de conexin. Los libros que consumen conexiones

348

directamente de una biblioteca de conexiones de datos siempre obtienen informacin de conexin actualizada antes de conectarse a un origen de datos. Si la informacin del origen de datos (por ejemplo, el nombre del servidor) cambia, slo tiene que actualizar un archivo .odc en la biblioteca de conexiones de datos y todos los libros que usan el archivo .odc se actualizarn automticamente en la prxima actualizacin. Adems, puede usar los permisos de slo vista para restringir el acceso a los archivos .odc.

Funciones definidas por el usuario

Si los escenarios de implementacin incluyen libros que contienen funciones definidas por el usuario para extender las capacidades de Excel Calculation Services, deber configurar Excel Services para admitir las funciones definidas por el usuario. Para configurar esta compatibilidad, debe habilitar las funciones definidas por el usuario en las ubicaciones de archivos de confianza que contienen los libros que requieren acceso a las funciones definidas por el usuario. Adems, debe registrar los ensamblados de funciones definidas por el usuario en la lista de ensamblados de funciones definidas por el usuario de Excel Services. Use los siguientes procedimientos para habilitar las funciones definidas por el usuario. Habilitar funciones definidas por el usuario 1. En la seccin Excel Services de la pgina principal de Servicios compartidos, haga clic en Funciones definidas por el usuario. 2. En la pgina Funciones definidas por el usuario de Excel Services, haga clic en Agregar un ensamblado de funcin definida por el usuario. 3. En el cuadro Ensamblado, escriba el nombre seguro del ensamblado o la ruta de acceso al archivo del ensamblado de funcin definida por el usuario que desea registrar. 4. En Ubicacin del ensamblado, lleve a cabo las siguientes acciones: a. Seleccione la memoria cach de ensamblados global (GAC) si implementa un ensamblado de funciones definidas por el usuario en la GAC de cada servidor de aplicaciones de Excel Calculation Services de la granja de servidores. b. Seleccione Archivo local si desea guardar una funcin definida por el usuario en un directorio que se encuentre en un servidor de aplicaciones de Excel Calculation Services (una ruta de acceso local) o en un recurso compartido de red (una ruta de acceso UNC). c. Asegrese de que la casilla Habilitar ensamblado est activada y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Habilitacin de funciones definidas por el usuario para libros en una ubicacin de archivos de confianza 1. En la seccin Excel Services de la pgina principal de Servicios compartidos, haga clic en Ubicaciones de archivos de confianza. 2. En la pgina Ubicaciones de archivos de confianza de Excel Services, haga clic en la direccin URL de la ubicacin del archivo de confianza cuyas propiedades desea editar.
349

3. En la seccin Funciones definidas por el usuario de la pgina Excel Services: Modificar ubicacin de archivo de confianza, seleccione Funciones definidas por el usuario permitidas y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para planear la seguridad de Excel Services: Hoja de trabajo de conexiones de datos externos (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73323&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de bibliotecas de conexiones de datos de confianza (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73324&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de proveedores de datos de confianza (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73325&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de ubicaciones de archivos de confianza (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73327&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte tambin Demostracin de habilitacin de Excel Services y conexiones de datos para un sitio de grupo de SharePoint (http://office.microsoft.com/en-us/sharepointserver/HA102078901033.aspx ) (en ingls)

350

Determinacin de requisitos de recursos para admitir Excel Services

En este artculo: Acerca de las topologas de Excel Services Planeacin de conexiones de cliente simultneas Planeacin de solicitudes de sesin de Excel Calculation Services simultneas Pruebas de rendimiento de Excel Services Limitacin del nmero y la duracin de las sesiones abiertas

Muchos factores pueden afectar al rendimiento y disponibilidad de la implementacin de Microsoft Office SharePoint Server 2007, incluidos el ancho de banda de la red y el consumo de recursos. Excel Services en Microsoft Office SharePoint Server 2007 de Office SharePoint Server 2007 puede afectar al rendimiento del sistema, dependiendo del volumen de conexiones de cliente y el nmero de solicitudes de sesin de Excel Calculation Services simultneas. El tamao y la complejidad de los clculos tambin pueden afectar al consumo de recursos de Excel Calculation Services. El mbito y la complejidad de los clculos de Excel pueden afectar al rendimiento y la disponibilidad de Excel Services en una implementacin de Office SharePoint Server 2007. A medida que aumenta el volumen, la complejidad y la frecuencia de los clculos, ms recursos del sistema se consumen. Defina los requisitos de hardware de lnea base para la memoria del sistema, la velocidad de la CPU y el almacenamiento de cada servidor de aplicaciones que ejecute Excel Calculation Services.

Acerca de las topologas de Excel Services

Office SharePoint Server 2007 se divide lgicamente en tres niveles: el nivel del servidor web front-end, el nivel del servidor de aplicaciones y el nivel de base de datos. Durante la instalacin, Excel Services instala dos componentes (Excel Web Access y Excel Web Services) en el nivel de servidor web front-end y un componente (Excel Calculation Services) en el nivel de servidor de aplicaciones, tal como muestra el siguiente diagrama.

351

Un equilibrador de carga de red permite a Office SharePoint Server 2007 escalar los servidores web front-end. El equilibrador de carga de red est disponible para todas las aplicaciones de Office SharePoint Server 2007. Puede escalar los servidores de aplicaciones agregando equipos dentro del marco de los servicios compartidos en Office SharePoint Server 2007. Hay tres esquemas para las solicitudes de equilibrio de carga de Excel Calculation Services: direccin URL del libro, operacin por turnos y local. Puede configurar esquemas de equilibrio de carga distintos para cada proveedor de servicios compartidos (SSP). Para obtener informacin acerca de cmo instalar los componentes de Excel Services de Office SharePoint Server 2007, consulte los siguientes artculos: Implementacin de Office SharePoint Server 2007 en un equipo independiente Implementacin de Office SharePoint Server 2007 en un entorno de granja de servidores

Modelos de acceso a datos

Existen dos modelos de acceso a datos que puede usar para cualquiera de las topologas de granja de servidores de Excel Services: subsistema de confianza y delegacin limitada de Kerberos. Subsistema de confianza Configuracin predeterminada de una granja de servidores de Windows, porque no tiene los requisitos de configuracin adicionales del modelo de delegacin. En el modelo del subsistema de confianza, los servidores web front-end y los servidores de aplicaciones que ejecutan Excel Calculation Services confan en las cuentas de las aplicaciones de Office SharePoint Server 2007 asociadas mediante el uso del SSP. En un entorno de subsistema de confianza, al abrir archivos desde Microsoft Office SharePoint Server 2007, se pueden realizar comprobaciones de permisos en los archivos en relacin con las identidades de los usuarios finales incluso si no est configurado Kerberos. Si los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services estn abriendo libros de recursos compartidos UNC o sitios web HTTP, la cuenta de usuario no se puede suplantar y se debe usar la cuenta de proceso.
352

 Delegacin limitada de Kerberos Es la configuracin ms segura para la comunicacin entre servidores web front-end y servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services. La delegacin limitada de Kerberos es tambin la configuracin ms segura para obtener acceso a los orgenes de datos back-end desde servidores de aplicaciones. La delegacin limitada de Kerberos es la configuracin preferida para implementar Excel Services. Para las conexiones de datos externos, la autenticacin integrada de Windows slo funciona si se implementa el modelo de delegacin.

Topologas de Excel Services

En esta seccin se describen las siguientes topologas de Excel Services: Topologa de un nico servidor de Excel Services Topologa de subsistema de confianza de una granja de servidores pequea de Excel Services Topologa Kerberos de una granja de servidores pequea de Excel Services Topologa de subsistema de confianza de una granja de servidores mediana de Excel Services Topologa Kerberos de una granja de servidores mediana de Excel Services Topologa de subsistema de confianza de una granja de servidores grande de Excel Services Topologa Kerberos de una granja de servidores grande de Excel Services Topologa de extranet de Excel Services Topologa de intranet corporativa de Excel Services Topologa de sistemas de alto rendimiento (HPC) de Excel Services

353

Topologa de un nico servidor de Excel Services

El siguiente diagrama de topologa muestra la arquitectura lgica de una implementacin de Excel Services independiente en un nico servidor.

En este ejemplo, todos los componentes de Office SharePoint Server 2007 se instalan en un nico equipo, que incluye los componentes de servidor web front-end de Excel Services, y Excel Calculation Services, el componente de servidor de aplicaciones de Excel Services. Tambin incluye las bases de datos de configuracin y contenido, que se instalan mediante Microsoft SQL Server Express Edition. Esta topologa es til para probar la funcionalidad principal de Excel Services, pero no se recomienda como solucin escalable. Esta configuracin admite varias aplicaciones web de Windows SharePoint Services 3.0 mediante la autenticacin integrada de Windows. En esta configuracin, se puede proporcionar el acceso a datos
354

externos mediante bibliotecas de conexiones de datos, el servicio de inicio de sesin nico (SSO) de Microsoft o conexiones de datos incrustadas en libros. El equilibrio de carga lo proporciona el componente de equilibrio de carga de Excel Services. Esta topologa usa el mtodo de acceso a datos de subsistema de confianza. El mtodo de acceso a archivos es una cuenta de proceso de Excel Calculation Services configurada como un administrador de SSO.

Topologa de subsistema de confianza de una granja de servidores pequea de Excel Services

El siguiente diagrama de topologa muestra la arquitectura lgica para una implementacin de Excel Services en una granja de servidores pequea que usa el modelo de acceso a datos de subsistema de confianza.

En este ejemplo, los componentes de servidor web front-end de Excel Services y el componente de servidor de aplicaciones estn instalados en un mismo servidor, y las bases de datos de contenido y configuracin de SQL Server 2005 estn instaladas en otro servidor. Esta configuracin tambin muestra el servicio de inicio de sesin nico (SSO) en ejecucin en el servidor de Office SharePoint Server 2007. La configuracin tambin muestra la cuenta de proceso de Excel Calculation Services configurada como un administrador de SSO.

355

Topologa Kerberos de una granja de servidores pequea de Excel Services

El siguiente diagrama de topologa muestra la arquitectura lgica para una implementacin de Excel Services en una granja de servidores pequea que usa el modelo de acceso a datos de delegacin limitada de Kerberos.

En este ejemplo, los componentes de servidor web front-end de Excel Services y el componente de servidor de aplicaciones estn instalados en un mismo servidor, y las bases de datos de contenido y configuracin de SQL Server 2005 estn instaladas en otro servidor. Esta configuracin tambin muestra el servicio de inicio de sesin nico (SSO) en ejecucin en el servidor de Office SharePoint Server 2007. La configuracin tambin muestra la cuenta de proceso de Excel Calculation Services configurada como un administrador de SSO.

356

Topologa de subsistema de confianza de una granja de servidores mediana de Excel Services

El siguiente diagrama de topologa muestra la arquitectura lgica para una implementacin de Excel Services en una granja de servidores mediana que usa el modelo de acceso a datos de subsistema de confianza.

En este ejemplo, los componentes de servidor web front-end de Excel Services, el componente de servidor de aplicaciones y las bases de datos de contenido y configuracin de SQL Server 2005 estn instalados en tres servidores distintos. Esta configuracin tambin muestra el servicio de inicio de sesin nico (SSO) en ejecucin en el servidor web front-end de Office SharePoint Server 2007 y en el servidor de aplicaciones de Excel Services. La configuracin tambin muestra la cuenta de proceso de Excel Calculation Services configurada como un administrador de SSO.

357

Topologa Kerberos de una granja de servidores mediana de Excel Services

El siguiente diagrama de topologa muestra la arquitectura lgica para una implementacin de Excel Services en una granja de servidores mediana que usa el modelo de acceso a datos de delegacin limitada de Kerberos.

En este ejemplo, los componentes de servidor web front-end de Excel Services, el componente de servidor de aplicaciones y las bases de datos de contenido y configuracin de SQL Server 2005 estn instalados en tres servidores distintos. Esta configuracin tambin muestra el servicio de inicio de sesin nico (SSO) en ejecucin en el servidor web front-end de Office SharePoint Server 2007 y en el servidor de aplicaciones de Excel Services. La configuracin tambin muestra la cuenta de proceso de Excel Calculation Services configurada como un administrador de SSO.

358

Topologa de subsistema de confianza de una granja de servidores grande de Excel Services

El siguiente diagrama de topologa muestra la arquitectura lgica para una implementacin de Excel Services en una granja de servidores grande que usa el modelo de acceso a datos de subsistema de confianza.

En este ejemplo, hay varios componentes de servidor web front-end de Excel Services, varios componentes de servidor de aplicaciones y varias bases de datos de contenido y configuracin de SQL Server 2005 instalados en servidores distintos. Esta configuracin tambin muestra el servicio de inicio de sesin nico (SSO) en ejecucin en el servidor web front-end de Office SharePoint Server 2007 y en el servidor de aplicaciones de Excel Services. La configuracin tambin muestra la cuenta de proceso de Excel Calculation Services configurada como un administrador de SSO.

359

Importante: Para las implementaciones en granjas de servidores grandes, se recomienda ejecutar Office SharePoint Server 2007 en un entorno homogneo. Todos los servidores de una granja de servidores grande deben ejecutar una versin de 32 bits de Windows Server 2003 o una versin de 64 bits de Windows Server 2003. No se recomienda ejecutar Office SharePoint Server 2007 en un entorno mixto.

Topologa Kerberos de una granja de servidores grande de Excel Services

El siguiente diagrama de topologa muestra la arquitectura lgica para una implementacin de Excel Services en una granja de servidores grande que usa el modelo de acceso a datos de delegacin limitada de Kerberos.

360

En este ejemplo, hay varios componentes de servidor web front-end de Excel Services, varios componentes de servidor de aplicaciones y varias bases de datos de contenido y configuracin de SQL Server 2005 instalados en servidores distintos. Esta configuracin tambin muestra el servicio de inicio de sesin nico (SSO) en ejecucin en el servidor web front-end de Office SharePoint Server 2007 y en el servidor de aplicaciones de Excel Services. La configuracin tambin muestra la cuenta de proceso de Excel Calculation Services configurada como un administrador de SSO.

Topologa de extranet de Excel Services

El siguiente diagrama de topologa muestra la arquitectura lgica para componentes de servidor web front-end de Excel Services, componentes de servidor de aplicaciones y bases de datos de contenido y configuracin de SQL Server 2005 implementados en una red perimetral.

361

En este ejemplo, los componentes de Excel Services se aslan de orgenes de datos externos y equipos cliente en una red perimetral segura tras firewalls. Esta configuracin ofrece una seguridad mejorada para los orgenes de datos y ayuda a evitar los daos en datos y el acceso no autorizado a los datos. Nota: Si hay un firewall de Windows activado en los servidores de aplicaciones, deber abrir el puerto especfico en el que se ejecuta el sitio web de servicios compartidos que hospeda Excel Calculation Services.

362

Topologa de intranet corporativa de Excel Services

El siguiente diagrama de topologa muestra la arquitectura lgica para una implementacin de Excel Services que asla los componentes de servidor web front-end y las bases de datos de contenido y configuracin de SQL Server 2005 en una red perimetral separada de la intranet corporativa. Los servidores de aplicaciones de Excel Services se implementan en la intranet corporativa y todos los componentes de Excel Services se aslan de los equipos cliente remotos y de orgenes de datos externos.

En este ejemplo, los servidores de aplicaciones de Excel Services se implementan en la red corporativa y se protegen del acceso externo directo. Esta configuracin le permite controlar de
363

manera estricta quin puede obtener acceso a los servidores de aplicaciones y los datos. Si asla los servidores web front-end en una red perimetral, limitar la superficie expuesta a ataques del entorno a los servidores web orientados al pblico. Nota: Si hay un firewall de Windows activado en los servidores de aplicaciones, deber abrir el puerto especfico en el que se ejecuta el sitio web de servicios compartidos que hospeda Excel Calculation Services.

Topologa de sistemas de alto rendimiento (HPC) de Excel Services

El siguiente diagrama de topologa muestra la arquitectura lgica para una implementacin que incluye Microsoft Windows Compute Cluster Server 2003 y Excel Services.

En este ejemplo, los componentes de servidor web front-end de Excel Services y el componente de servidor de aplicaciones se instalan en nodos de Compute Cluster individuales que comprenden Compute Cluster. Estos nodos comparten una base de datos de contenido y configuracin de SQL Server 2005 que se ejecuta en un servidor que es externo a Compute Cluster. Un nodo principal ejecuta el programador de Compute Cluster que programa y proporciona equilibro de carga para los trabajos entre los nodos del clster.

364

Planeacin de conexiones de cliente simultneas

El nmero de conexiones de cliente simultneas puede afectar al rendimiento y la disponibilidad de los servidores web front-end. En el caso de una implementacin diseada para admitir un gran nmero de conexiones cliente, debe planear la implementacin de suficientes servidores web front-end para admitir un nivel adecuado de rendimiento y disponibilidad del sistema. Determine el nmero de servidores web front-end que se necesitan para su escenario de implementacin. Defina los requisitos de hardware de lnea base para la memoria del sistema, la velocidad de la CPU y el almacenamiento de cada servidor web front-end.

Planeacin de solicitudes de sesin de Excel Calculation Services simultneas

Para determinar la escala adecuada de una implementacin para admitir Excel Calculation Services en Office SharePoint Server 2007, debe saber cuntas solicitudes de sesin de Excel Calculation Services simultneas necesita admitir el escenario. Para una implementacin diseada para admitir un gran volumen de sesiones de Excel Calculation Services, debe planear suficientes servidores de Excel Calculation Services para admitir un nivel adecuado de rendimiento y disponibilidad. Agregue servidores de Excel Calculation Services para mejorar el rendimiento y la disponibilidad. El proxy de Excel Calculation Services es un componente de servidor web front-end que se usa para equilibrar la carga de las solicitudes de sesiones entre los servidores de aplicaciones disponibles que ejecutan Excel Calculation Services. Puede configurar un lmite de sesin por usuario para los servidores de aplicaciones que ejecutan Excel Calculation Services. Este valor es el nmero mximo de sesiones simultneas permitido para cada usuario. Los sitios web de Windows SharePoint Services 3.0 se pueden configurar para permitir el acceso de usuario annimo. En este caso, el lmite de sesin de Excel Calculation Services para un nico usuario seguir siendo aplicable. Todos los usuarios annimos comparten el mismo valor de lmite de sesin que se configura para un nico usuario. Se recomiendan los siguientes cambios de configuracin para un entorno de Excel Services que admite un gran nmero de solicitudes de sesin y clculos de libro de Excel Calculation Services. Tiempo de espera de IIS Si se espera que los clculos de Excel Services tarden ms de 110 segundos, aumente el valor de tiempo de espera de IIS. Se producir una excepcin ThreadAbort cuando los clculos superen el valor de tiempo de espera de IIS. El valor de configuracin predeterminado del tiempo de espera de IIS es de 110 segundos. MaxConnection de ASP.NET Cuando el nmero de solicitudes de conexiones de cliente requiera que los servidores web front-end abran varias conexiones simultneas con los servidores de aplicaciones que ejecutan Excel Calculation Services, debe incrementar el nmero mximo de conexiones ASP.NET. En ASP.NET, establezca la opcin MaxConnection en un lmite de conexiones mximo de 10, tal como se muestra en el siguiente ejemplo: <configuration> <system.net> <connectionManagement> <add address="*" maxconnection="10" /> </connectionManagement> </system.net> <system.web>
365

Considere la posibilidad de configurar las siguientes opciones del Registro de Windows Server 2003 para mejorar el rendimiento de Excel Calculation Services. Precaucin: La edicin incorrecta del Registro puede causar graves daos al sistema. Antes de realizar cambios en el Registro, debe hacer una copia de seguridad de los datos de valor guardados en el equipo. HeapDeCommitFreeBlockThreshold Durante un perodo en que los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services experimenten un gran volumen de solicitudes, es posible que tengan problemas de rendimiento provocados por errores de asignacin de memoria. Debido a la fragmentacin de la memoria, esto puede suceder incluso si los servidores de aplicaciones tienen una cantidad de memoria RAM suficiente instalada para administrar el volumen de solicitudes. Para solucionar este problema, use el Editor del Registro para cambiar la opcin HeapDeCommitFreeBlockThreshold a REG_DWORD 0x00040000. Para cambiar la opcin, use la siguiente ruta de acceso del Registro: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Session Manager MaxUserPort Es posible que tenga que aumentar el intervalo de puertos disponibles cambiando el valor de la opcin del Registro MaxUserPort. El valor de la opcin MaxUserPort especifica el nmero de puerto ms alto que TCP puede asignar cuando una aplicacin requiere un puerto de usuario disponible del sistema. Para cambiar esta opcin del Registro, ejecute el Editor del Registro y use la siguiente ruta de acceso del Registro: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters TcpNumConnections Es posible que tenga que aumentar el nmero mximo de conexiones que TCP puede tener abiertas simultneamente cambiando el valor de la opcin del Registro TcpNumConnections. Si la clave del Registro TcpNumConnections no existe, ejecute el Editor del Registro para crear y configurar la clave. Para cambiar esta opcin del Registro, ejecute el Editor del Registro y use la siguiente ruta de acceso del Registro: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters TcpTimedWaitDelay Durante un perodo en que los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services estn experimentando un gran volumen de solicitudes, es posible que se denieguen algunas de las solicitudes. Si esto ocurre, puede tratarse de un problema con la configuracin predeterminada de la clave del Registro TcpTimedWaitDelay. De forma predeterminada, la opcin TcpTimedWaitDelay est establecida en 240 segundos, o cuatro minutos. sta es la cantidad de tiempo que debe transcurrir antes de que una sesin de TCP cerrada pueda liberarse y los recursos puedan volver a asignarse. Para solucionar este problema, use el Editor del Registro para cambiar el valor de la opcin TcpTimedWaitDelay de 240 a 30 segundos. Si la clave del Registro TcpTimedWaitDelay no existe, ejecute el Editor del Registro para crear y configurar la clave mediante la siguiente ruta de acceso del Registro: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\ControlSet\Services\Tcpip\Parameters

366

Pruebas de rendimiento de Excel Services

Los siguientes resultados de pruebas de rendimiento sirven de orientacin basndose en comparaciones de rendimiento, tiempos de respuesta y uso de recursos de Excel Services por medio de distintas topologas y conjuntos de datos. Estas recomendaciones tambin se basan en comparaciones de factores de rendimiento por medio de distintos esquemas de autenticacin de datos externos para el procesamiento analtico en lnea (OLAP) y las conexiones de datos externos relacionales. Los requisitos de recursos y los tiempos de respuesta en Excel Services dependen del tamao del libro, la complejidad del libro, el nmero de usuarios simultneos y la latencia de datos externos. Las pruebas se ejecutan mediante un conjunto de datos definido, y los resultados pueden variar dependiendo del diseo del conjunto de datos. La configuracin de lnea base para cada conjunto de datos probado incluye paneles de Office SharePoint Server 2007, y cada panel representa dos elementos web de Excel Web Access y dos elementos web de indicador clave de rendimiento (KPI). El resultado son cuatro sesiones de Excel Calculation Services por cada visita a la pgina. Se da por supuesto que el veinte por ciento de las sesiones tienen alguna interactividad, como la paginacin o la actualizacin de datos. Las pruebas se basan en la suposicin de que 5.000 usuarios obtienen acceso de forma activa a paneles y KPI del portal vinculados a celdas de libros de Microsoft Office Excel 2007.

Configuracin de hardware
Las pruebas de rendimiento se ejecutaron en servidores web front-end de Office SharePoint Server 2007, servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services y servidores de base de datos de contenido y configuracin de SQL de Office SharePoint Server 2007 con las siguientes configuraciones de hardware:
Servidores Configuracin de hardware

Servidores web front-end de Office SharePoint Server 2007 Servidores de aplicacin de Excel Calculation Services Servidores de base de datos de contenido y configuracin de SQL de Office SharePoint Server 2007

Dos CPU AMD Opteron 275 de doble ncleo a 2,2 GHz, con 9,83 GB de RAM Dos CPU AMD Opteron 275 de doble ncleo a 2,2 GHz, con 9,83 GB de RAM Cuatro CPU AMD Opteron 880 de doble ncleo a 2,4 GHz, con 8 GB de RAM

367

Tablas de atributos del conjunto de datos

Esta seccin proporciona informacin acerca de los atributos del conjunto de datos y escenarios usados para las pruebas de rendimiento. Las excepciones de dichos atributos se indican en las configuraciones individuales, segn proceda. El rendimiento de Excel Services depende de los atributos del conjunto de datos, incluidos el uso de memoria, el uso de la CPU, la capacidad de proceso y el tiempo de respuesta. Es importante considerar las caractersticas de cada conjunto de datos antes de usar los resultados de las pruebas de rendimiento que aqu se proporcionan. Los resultados que obtendr variarn segn los datos usados en su entorno y otras variables.

Escenarios de pruebas de rendimiento

Las pruebas de rendimiento se ejecutaron con los siguientes escenarios de pruebas. Los escenarios se basan en la suposicin de que un total de 5.000 usuarios obtienen acceso de forma activa a las pginas de paneles y los libros de Excel, con Office Excel Web Access. Los escenarios tambin se basan en la suposicin de que se obtiene acceso a diversos paneles con distintas frecuencias. Las pruebas incluyen: Un pequeo nmero de paneles a los que obtiene acceso con frecuencia un gran nmero de usuarios. Un gran nmero de paneles a los que obtiene acceso rara vez un pequeo nmero de usuarios. Este intervalo de uso de paneles corresponde a un entorno empresarial en el que se usa un nmero pequeo de paneles en toda la organizacin y en el que grupos de la organizacin usan un gran nmero de paneles.
Nmero de usuarios Frecuencia de visualizaciones Nmero de paneles Nmero de libros

3,750 1,500 1,000 250 150

Dos veces al da Tres veces a la semana Una vez a la semana Una vez al mes El 30% de 1.000 archivos los visualizan usuarios que obtienen acceso a elementos web de Excel Web Access

5 25 50 150 300

10 24 50 40 25

368

Libros sin conexiones de datos externos

Los libros de este escenario no estn conectados a un origen de datos externo. El consumo de recursos queda determinado por el tamao, la complejidad, la cantidad de formato y el nmero de clculos usados en cada libro. El tamao de los libros queda determinado por el nmero de filas y columnas que contiene cada uno. Todos estos factores afectan al consumo de recursos y el rendimiento en Excel Services. Los libros incluyen diversas caractersticas, como el formato, el formato condicional y los grficos. El conjunto de datos usado incluye diversos libros con los siguientes atributos:
Porcentaje de libros Filas Columnas Porcentaje de clculos Porcentaje de formato Funciones voltiles

2% 38% 5% 20% 15% 15% 5%

<5,000 <5,000 <5,000 5,000 7,000 7,001 10,000 10,001 15,000 15,001 20,000

10 45 10 45 60 365 10 40 10 50 10 50 10 50

50% 20% 5% 10% 10% 10% 10%

50% 50% 50% 50% 50% 50% 50%

S No No No No No No

Libros con conexiones de datos OLAP

Los libros de este escenario contienen conexiones de datos a cubos de Analysis Services. Estos libros incluyen diversas caractersticas, como el formato y el formato condicional. Adems de las variables que afectan al consumo de recursos y el rendimiento en cada escenario, la cantidad de datos de Analysis Services que consumen los libros en este escenario y si los libros se actualizan o no al abrirse pueden afectar al rendimiento de Excel Services. Este escenario se basa en la suposicin de que un 15% de los libros tienen conexiones de datos que se actualizan al abrirse. El almacenamiento en cach tiene un gran impacto en el rendimiento de las conexiones de datos externos. Normalmente, Excel Services usa datos en cach si existe una conexin con un origen de datos externo y las mismas credenciales varias veces. El rendimiento del almacenamiento en cach tambin se ve afectado por la configuracin de Duracin en cach de datos externos de Excel Services.

369

Porcentaje

Filas

Tamao de fila

Otros

10%

<1,000

512 2,048

SSO de biblioteca de conexiones de datos (DCL) (o Kerberos) SSO de biblioteca de conexiones de datos (DCL) (o Kerberos), actualizar al abrir Uno a cuatro informes de tabla dinmica y uno a cuatro informes de grfico dinmico incrustados en libros Cuatro a seis informes de tabla dinmica y cuatro a seis informes de grfico dinmico incrustados en libros Dos informes de tabla dinmica y dos informes de grfico dinmico incrustados en libros

20%

<1,000

512 2,048

40%

<1,000

100 512

20%

<1,000

<100

10%

1,000 5,000

<100

Libros con conexiones de datos relacionales

Los libros de este escenario contienen conexiones de datos a bases de datos relacionales de SQL Server. Estos libros incluyen diversas caractersticas, como el formato y el formato condicional. Adems de las variables que afectan al consumo de recursos y el rendimiento en cada escenario, si los libros se actualizan o no al abrirse puede afectar al rendimiento de Excel Services en este escenario. Este escenario se basa en la suposicin de que un 15% de los libros tienen conexiones de datos que se actualizan al abrirse. El almacenamiento en cach tiene un gran impacto en el rendimiento de las conexiones de datos externos. Normalmente, Excel Services usa datos en cach si existe una conexin con un origen de datos externo y las mismas credenciales varias veces. El rendimiento del almacenamiento en cach tambin se ve afectado por la configuracin de Duracin en cach de datos externos de Excel Services.

370

Porcentaje

Filas

Tamao de fila

Otros

2%

<1,000

<512

SSO de biblioteca de conexiones de datos (DCL) (o Kerberos), actualizacin peridica SSO de biblioteca de conexiones de datos (DCL) (o Kerberos), actualizar al abrir Uno o dos informes de tabla dinmica y uno o dos informes de grfico dinmico incrustados en libros SSO de biblioteca de conexiones de datos (DCL); uno a dos informes de tabla dinmica y uno a dos informes de grfico dinmico incrustados en libros SSO de biblioteca de conexiones de datos (DCL); dos a cuatro informes de tabla dinmica y dos a cuatro informes de grfico dinmico incrustados en libros SSO de biblioteca de conexiones de datos (DCL); uno o dos informes de tabla dinmica incrustados en libros

20%

<500

<512

40%

1,001 5,000

1024 2,048

20%

5,000 10,000

1024 2,048

10%

10,000 20,000

512 1,024

8%

20,000 65,000

<512

Distribucin de libros por orgenes de datos

Las pruebas de rendimiento se ejecutaron mediante la siguiente distribucin de libros. Para algunas de las configuraciones se indican excepciones a esta distribucin. En cada configuracin, los libros
371

se distribuyeron segn los porcentajes mostrados en las tablas de atributos del conjunto de datos. Por ejemplo, el 30% de los libros no contenan datos externos. De stos, un 20% tenan entre 5.000 y 7.000 filas, como se muestra en los libros sin tabla de conexiones de datos externos. Esto tuvo como resultado un 6% de la distribucin total de libros (20% de 30%), que consiste en libros sin datos externos y que contienen entre 5.000 y 7.000 filas. Algunas de las configuraciones aslan libros de un tipo especfico. Por ejemplo, libros que contienen conexiones de datos OLAP configurados para actualizarse al abrirse.
Tipo de libro Porcentaje

Libros sin datos externos Libros con conexiones de datos OLAP Libros con conexiones de datos relacionales

30% 35% 35%

Mezcla de solicitudes usada en las pruebas de rendimiento

Las pruebas de rendimiento se ejecutaron con la siguiente mezcla de solicitudes. Existen excepciones a esta mezcla de solicitudes. Por ejemplo, en las pruebas en que se usan libros sin datos externos, no existen operaciones interactivas con consultas de datos externos. Para algunas de las configuraciones se indican excepciones.
Tipo de solicitud Porcentaje del total de solicitudes

OpenWorkbook (incluye una GetRrange) Solicitudes interactivas con consultas de datos externos GetRange (paginacin) Solicitudes interactivas Find, Sort y Filter en los libros

65% 15% 10% 10%

Resultados de pruebas de rendimiento

Las tablas de esta seccin muestran los resultados de las pruebas para cada configuracin probada.

Configuracin de subsistema de confianza de una granja de servidores pequea de Excel Services

En la siguiente tabla, se muestran los datos establecidos para esta configuracin.

372

Tipo de libro

Porcentaje

Libros sin datos externos Libros con conexiones de datos OLAP Libros con conexiones de datos relacionales

30% 35% 35%

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores web front-end de esta configuracin:
Contador de rendimiento Resultado

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

14,32 5,52 1,91 41,97 822

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services de esta configuracin:
Contador de rendimiento Resultado

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Sesiones por segundo Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

15,52 2,05 2,94 1,91 41,97 3844

373

Configuracin de subsistema de confianza de una granja de servidores grande de Excel Services

En la siguiente tabla, se muestran los datos establecidos para esta configuracin.
Tipo de libro Porcentaje

Libros sin datos externos Libros con conexiones de datos OLAP Libros con conexiones de datos relacionales

30% 35% 35%

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores web front-end de esta configuracin.
Contador de rendimiento Servidor web frontend 1 Servidor web frontend 2 Servidor web frontend 3

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

4,62 10 0,12 1,13 738

4,54 9,69 0,2 1,21 713

4,63 10,01 0,25 1,21 742

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services de esta configuracin.
Contador de rendimiento Resultado

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Sesiones por segundo Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

14,8 4,74 2,58 33,29 37,84 3867

374

Configuracin Kerberos de una granja de servidores grande de Excel Services

En la siguiente tabla, se muestran los datos establecidos para esta configuracin.
Tipo de libro Porcentaje

Libros sin datos externos Libros con conexiones de datos OLAP Libros con conexiones de datos relacionales

30% 35% 35%

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores web front-end de esta configuracin.
Contador de rendimiento Servidor web frontend 1 Servidor web frontend 2 Servidor web frontend 3

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

15,39 4,48 0,46 4,43 906

15,36 4,3 0,5 4,33 909

15,58 4,35 0,45 4,36 899

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services de esta configuracin.
Contador de rendimiento Resultado

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Sesiones por segundo Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

46,36 1,36 9,43 63,55 54,82 6387

375

Configuracin de subsistema de confianza de una granja de servidores grande de Excel Services, con datos OLAP, con actualizacin al abrirse y SSO
En la siguiente tabla, se muestran los datos establecidos para esta configuracin.
Tipo de libro Porcentaje

Libros con conexiones de datos OLAP; actualizacin al abrirse; usa SSO para la autenticacin de datos externos

100%

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores web front-end de esta configuracin:
Contador de rendimiento Servidor web frontend 1 Servidor web frontend 2 Servidor web frontend 3

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

1,84 7,6 0,001 0,59 379

1,83 7,5 0,001 0,61 375

1,85 8,07 0 0,62 384

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services de esta configuracin:
Contador de rendimiento Resultado

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Sesiones por segundo Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

6,52 3,82 1,08 1,22 45,29 4995

376

Configuracin Kerberos de una granja de servidores grande de Excel Services, con datos OLAP y actualizacin al abrirse
En la siguiente tabla, se muestran los datos establecidos para esta configuracin.
Tipo de libro Porcentaje

Libros con conexiones de datos OLAP; actualizacin al abrirse; usa Kerberos para la autenticacin de datos externos; las credenciales de usuario se delegan para la autenticacin con orgenes de datos OLAP

100%

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores web front-end de esta configuracin.
Contador de rendimiento Servidor web frontend 1 Servidor web frontend 2 Servidor web frontend 3

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

0,99 19,29 0,001 0,41 417

1 18,32 0 0,41 431

0,99 19,36 0,001 0,38 425

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services de esta configuracin.
Contador de rendimiento Resultado

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Sesiones por segundo Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

2,95 17,39 0,59 11,63 54,8 10419

377

Configuracin Kerberos de una granja de servidores grande de Excel Services con grupos de SQL Server 2005 Analysis Services
En la siguiente tabla, se muestran los datos establecidos para esta configuracin.
Tipo de libro Porcentaje

Libros con conexiones de datos OLAP; actualizacin al abrirse, con Kerberos para la autenticacin de datos externos; las credenciales de usuario se delegan para la autenticacin con orgenes de datos OLAP; los usuarios se asignan a grupos de SQL Server 2005 Analysis Services

100%

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores web front-end de esta configuracin.
Contador de rendimiento Servidor web frontend 1 Servidor web frontend 2 Servidor web frontend 3

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

8,7 3,63 0,004 2,31 435

8,38 3,69 0,004 2,31 431

8,62 3,7 0,006 2,3 452

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services de esta configuracin.
Contador de rendimiento Resultado

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Sesiones por segundo Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

25,67 1,69 5,22 2,73 63,07 7850

378

Configuracin de subsistema de confianza de una granja de servidores grande de Excel Services con datos relacionales
En la siguiente tabla, se muestran los datos establecidos para esta configuracin.
Tipo de libro Porcentaje

Libros con conexiones de datos relacionales; actualizacin al abrirse, con SSO para la autenticacin de datos externos

100%

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores web front-end de esta configuracin.
Contador de rendimiento Servidor web frontend 1 Servidor web frontend 2 Servidor web frontend 3

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

24,07 3,17 9,15 6,49 959

24,2 3,16 10,41 6,65 965

24,6 3,15 13,77 6,78 1062

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services de esta configuracin.
Contador de rendimiento Resultado

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Sesiones por segundo Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

76,16 0,43 14,84 17,79 46,62 35,88

Configuracin Kerberos de una granja de servidores grande de Excel Services con datos relacionales
En la siguiente tabla, se muestran los datos establecidos para esta configuracin.
379

Tipo de libro

Porcentaje

Libros con conexiones de datos relacionales; 100% actualizacin al abrirse, con delegacin limitada de Kerberos para la autenticacin de datos externos En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores web front-end de esta configuracin.
Contador de rendimiento Servidor web frontend 1 Servidor web frontend 2 Servidor web frontend 3

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

22,78 3,03 0,59 6,18 836

22,6 2,97 0,5 6,15 838

23,1 2,98 0,39 6,16 843

En la siguiente tabla, se muestran los resultados de las pruebas de los servidores de aplicaciones de Excel Calculation Services de esta configuracin.
Contador de rendimiento Resultado

Solicitudes por segundo Tiempo de respuesta promedio en segundos Sesiones por segundo Cola de ASP.NET CPU Bytes privados del proceso de W3wp

68,41 0,74 13,87 21,46 55,87 6328

Limitacin del nmero y la duracin de las sesiones abiertas

Adems de agregar recursos, limitar el nmero de sesiones de Excel Calculation Services abiertas puede ayudar a mitigar los problemas de rendimiento y disponibilidad. Una manera de
380

limitar el nmero de sesiones de Excel Calculation Services abiertas es disminuir el valor de la configuracin de tiempo de espera de la sesin. Limitar la duracin de las sesiones sin razn puede provocar el cierre de las sesiones activas, lo que puede llevar a la prdida de datos. La solucin ms recomendable es usar el modo de sesin breve de Office Excel Web Access para establecer una configuracin de tiempo de espera inicial ms corta para las sesiones que no tienen interactividad del lado cliente cuando las sesiones se abren. Puede establecer una segunda configuracin de tiempo de espera para las sesiones que estn activas inmediatamente al abrirse. En este ejemplo, las sesiones que permanecen inactivas durante el perodo de la configuracin de tiempo de espera inicial las cierra el servidor de Excel Calculation Services. Las sesiones que estn activas antes de que expire la configuracin de tiempo de espera inicial permanecern abiertas hasta que expire la segunda configuracin de tiempo de espera. Consulte tambin Microsoft Windows Compute Cluster Server 2003 (http://www.microsoft.com/hpc/en/us/default.aspx) (en ingls)

381

Planeacin de la representacin de datos de KPI de Excel

En este artculo: Acerca de la representacin de datos de KPI de Excel Elementos web Lista KPI para Office SharePoint Server 2007 KPI de Excel y SQL Server 2005 Analysis Services

Acerca de la representacin de datos de KPI de Excel

En Microsoft Office SharePoint Server 2007, los datos de las hojas de clculo de Microsoft Office Excel 2007 se pueden representar en elementos web de listas de indicadores clave de rendimiento (KPI) individuales o se pueden agregar a un panel de un sitio de SharePoint. Un panel es una pgina que contiene un conjunto de elementos web. Un panel puede ser una lista de KPI formada por varios elementos web Lista KPI. Cada elemento web puede representar datos derivados de distintas hojas de clculo de Excel o de varios objetos de datos dentro de la misma hoja de clculo.

Elementos web Lista KPI para Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 incluye un nuevo elemento web Lista KPI. Este nuevo elemento web est diseado para representar el estado actual de datos voltiles de un modo que pueda entenderse fcilmente en trminos empresariales. Al usar KPI, los usuarios pueden supervisar el estado y las tendencias de mediciones empresariales importantes a medida que tienen lugar. Los KPI se pueden usar para condensar grandes cantidades de datos y representar los datos como iconos fciles de comprender.

KPI de Excel y SQL Server 2005 Analysis Services

Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services es un origen de datos que Excel Services en Microsoft Office SharePoint Server 2007 representa como KPI. Cuando un servidor que ejecuta SQL Server 2005 Analysis Services se implementa y rellena con datos profesionales, el servidor funciona como un modelo dimensional unificado (UDM) al que Excel Services puede conectarse. El UDM es un nivel lgico entre aplicaciones de informes y orgenes de datos back-end. El nivel de UDM se puede disear para representar datos en trminos empresariales y facilitar a los usuarios la creacin de informes. Un diseador de UDM puede formatear los datos que consume Excel Services desde un servidor de SQL Server 2005 Analysis Services. El diseador de UDM puede establecer reglas de formato
382

condicional basadas en el servidor que se pueden implementar para sealar aquellos valores que ponen en peligro la integridad de una base de datos, como un balance negativo o cualquier otro valor que infrinja las reglas empresariales. El diseador de UDM tambin puede configurar estados visuales e indicadores de tendencias que ayudan a los usuarios a entender con rapidez datos de KPI representados en trminos empresariales.

383

Planeacin de informes de Excel en cubos OLAP

En este artculo: Acerca de la creacin de informes de Excel en cubos OLAP Funciones de OLAP Frmulas de OLAP

Acerca de la creacin de informes de Excel en cubos OLAP

Puede usar las nuevas funciones y frmulas de procesamiento analtico en lnea (OLAP) de Microsoft Office Excel 2007 para crear informes altamente personalizables y modelos analticos que se pueden actualizar automticamente para incluir los datos profesionales de orgenes de datos externos ms recientes.

Funciones de OLAP
Si usa las nuevas funciones de OLAP de Office Excel 2007, puede usar una hoja de clculo de Office Excel 2007 como base de los informes para los datos de los cubos OLAP. Puede usar las siguientes funciones de OLAP para importar datos de Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services directamente en las celdas de la hoja de clculo de Office Excel 2007 para el anlisis de datos no estructurado: CUBEMEMBER Enva una expresin multidimensional (MDX) a un cubo OLAP y captura un miembro o tupla. CUBEVALUE Enva una o ms MDX a un cubo OLAP y captura un valor agregado. CUBESET Enva una MDX a un cubo OLAP que define un conjunto del cubo y ubica el conjunto en una celda de la hoja de clculo. CUBESETCOUNT Devuelve el nmero de elementos de un conjunto. CUBERANKEDMEMBER Captura el elemento N de un conjunto.

CUBEMEMBERPROPERTY Devuelve un valor de propiedad del miembro desde un cubo OLAP. CUBEKPIMEMBER Devuelve un objetivo, un valor, un estado o una tendencia de indicador clave de rendimiento (KPI) de un cubo OLAP.

Frmulas de OLAP
Las frmulas de OLAP de Excel proporcionan un mtodo adicional para mostrar los datos de SQL Server 2005 Analysis Services en las hojas de clculo de Office Excel 2007. Si usa frmulas
384

de OLAP de Excel, puede crear informes con mayor control de la ubicacin de los datos que en los informes de tabla dinmica. Adems, puede usar las frmulas de OLAP de Excel para escribir MDX personalizadas en un informe.

385

Planeacin del acceso a hojas de clculo de Excel

En este artculo: Acerca de la administracin de hojas de clculo Planeacin de una estrategia para controlar el acceso a los libros y garantizar la integridad de los datos Planeacin de una estrategia para restringir el acceso a objetos de datos individuales dentro de libros

Acerca de la administracin de hojas de clculo

Mediante Excel Services en Microsoft Office SharePoint Server 2007 puede controlar el acceso a los datos de un libro al tiempo que garantiza la integridad de los datos. Puede usar Excel Calculation Services para aplicar la administracin centralizada de informacin propietaria, mantener una versin de la verdad para libros de Microsoft Office Excel 2007 y controlar cmo y para quin estn disponibles los datos del libro en funcin de los permisos de usuario. Dependiendo del tipo de acceso permitido, puede restringir los permisos de los usuarios para que slo puedan ver, permitindoles ver las instantneas de libros sin poder modificar los datos en Office Excel 2007. Los libros que tienen restricciones de slo vista permiten a los usuarios abrir, interactuar con, actualizar y volver a calcular los libros en un explorador web. Tambin puede conceder permiso abierto a los usuarios, lo que les permite tener acceso a los libros y actualizarlos.

Planeacin de una estrategia para controlar el acceso a los libros y garantizar la integridad de los datos
Mediante la configuracin de permisos de slo vista, puede garantizar que los libros de Excel slo se representarn en un explorador web. Los usuarios que tengan permisos de slo vista se limitarn a abrir una instantnea del libro en Office Excel 2007. En Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede configurar permisos de slo vista y restricciones de acceso para las bibliotecas de documentos en un sitio de SharePoint. De esta forma, los datos de los libros slo estarn disponibles para los usuarios con acceso autenticado al sitio.

386

Planeacin de una estrategia para restringir el acceso a objetos de datos individuales dentro de libros
El acceso a objetos de datos seleccionados de un libro, como componentes de tabla dinmica y grficos, se puede controlar de forma independiente del resto del libro cuando el libro se publica en un servidor de aplicaciones que ejecuta Excel Calculation Services. La vista del libro en Excel Services, cuando se representa en un explorador web, siempre es la vista publicada, que puede limitarse a los elementos visibles para el servidor en el libro. Los usuarios que tienen permisos de slo vista podrn abrir solamente una instantnea de los elementos publicados. Los usuarios que tienen permisos completos podrn abrir el libro completo, incluidos los elementos que no se han designado como visibles para el servidor.

387

Planeacin de conexiones de datos externos para Excel Services

En este artculo: Conexiones de Excel Services con datos externos Conexiones y libros de Excel Proveedores de datos Autenticacin con datos externos Bibliotecas de conexiones de datos y conexiones administradas Seguridad de Excel Services y datos externos Configuracin paso a paso del servidor para datos externos Configuracin paso a paso de los libros para datos externos Preguntas ms frecuentes

Para configurar Microsoft Office SharePoint Server 2007 de forma que los libros cargados en Excel Services en Microsoft Office SharePoint Server 2007 puedan actualizar datos externos correctamente, debe comprender las relaciones y dependencias que existen entre Office SharePoint Server 2007 y Excel Services. Las instrucciones proporcionadas en este artculo ayudan a resolver el mensaje Error al actualizar los datos.

Conexiones de Excel Services con datos externos

En este artculo se proporcionan instrucciones para ayudarle a configurar los siguientes componentes del servidor de aplicaciones de Office SharePoint Server 2007: Excel Services Inicio de sesin nico (SSO) Office SharePoint Server 2007

388

En este artculo tambin se incluye informacin general que describe a grandes rasgos los conceptos de servidor de aplicaciones y datos externos, algunos de los cuales son especficos de Office Excel 2007. Esta informacin general contiene datos importantes que le ayudarn a configurar correctamente Excel Services para que los libros usen datos externos. Asimismo, se muestra cmo configurar los libros de Office Excel 2007 y se ofrecen respuestas a las preguntas ms frecuentes, incluidas las relativas a los siguientes temas: Seguridad del servidor y datos externos Conexiones de datos administradas

Conexiones y libros de Excel

Todos los libros de Excel que usan datos externos contienen una conexin a un origen de datos. Las conexiones se componen de todos los elementos que son necesarios para establecer comunicaciones con un origen de datos externo y recuperar datos de l. Por ejemplo: Una cadena de conexin (cadena que especifica a qu servidor se conecta y cmo se conecta al mismo). Una consulta (cadena que especifica qu datos se van a recuperar). Otros elementos especficos necesarios para obtener los datos.

Conexiones incrustadas y vinculadas

Los libros de Excel pueden contener conexiones incrustadas y conexiones vinculadas. Las primeras se almacenan internamente, como parte del libro. Las segundas se almacenan de forma externa, como archivos independientes a los que el libro hace referencia. Desde un punto de vista funcional, no existen diferencias entre las conexiones incrustadas y vinculadas. Ambas especifican correctamente todos los parmetros necesarios para que la conexin con los datos sea satisfactoria. Los archivos de las conexiones vinculadas se pueden almacenar, proteger, administrar y reutilizar de forma centralizada y suelen ser una buena opcin cuando se planea un enfoque general para conseguir que un grupo de usuarios grande se conecte a datos externos. Para obtener ms informacin, consulte Bibliotecas de conexiones de datos y conexiones administradas. Para una sola conexin, un libro puede tener una copia incrustada de la informacin de conexin y un vnculo a un archivo de conexin externo. La conexin puede configurarse para que use siempre un archivo de conexin externo para actualizar los datos de un origen de datos externo. En este ejemplo, si no se puede recuperar el archivo de conexin externo o si no se puede establecer una conexin con el origen de datos, el libro no puede recuperar los datos. Si la conexin no est configurada para usar solamente un archivo de conexin externo, Excel intenta usar la copia incrustada de la conexin. Si no lo consigue, Excel intenta usar el archivo de conexin para conectarse al origen de datos externo. La opcin de especificar que slo se usen archivos de conexin para establecer un vnculo de comunicaciones con un origen de datos externo es una caracterstica nueva de 2007 Microsoft Office system que proporciona compatibilidad con los escenarios de conexiones administradas que se describen en Bibliotecas de conexiones de datos y conexiones administradas.

389

Excel Services puede usar conexiones procedentes de un archivo de conexin externo y conexiones incrustadas en los libros. Existen algunas restricciones para los archivos de conexin externos. Para obtener ms informacin, consulte Seguridad de Excel Services y datos externos. Si se permiten ambos tipos de conexiones en el servidor, Excel se comporta de la forma descrita en el prrafo anterior. Por razones de seguridad, Excel Services se puede configurar para que permita que las conexiones slo se realicen desde archivos de conexin. Con esta configuracin, se omiten todas las conexiones incrustadas para los libros cargados en el servidor y slo se intenta establecer conexin cuando hay un vnculo a un archivo de conexin vlido que sea de confianza para el administrador del servidor. Para obtener ms informacin, consulte Bibliotecas de conexiones de datos de confianza. Nota: Existen muchos tipos de archivos de conexin y Excel Services slo funciona con archivos de conexin de datos de Office (.odc).

Proveedores de datos
Los proveedores de datos son controladores que las aplicaciones cliente (como Excel y Excel Services) usan para conectarse a orgenes de datos especficos. Por ejemplo, para la conexin a Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services se usa un proveedor de datos MSOLAP especial. El proveedor de datos se especifica como parte de la conexin en la cadena de conexin. En el contexto de este artculo, no es necesario que sea un experto en proveedores de datos, aunque debe saber que: Normalmente, los proveedores de datos son conjuntos de bibliotecas completamente probados y estables que se pueden usar para la conexin a datos externos. El administrador del servidor debe confiar explcitamente en los proveedores de datos que Excel Services use. Para obtener informacin acerca de cmo agregar un nuevo proveedor de datos a la lista de proveedores de confianza, consulte Adicin de un proveedor de datos de confianza para Excel Services. Nota: De manera predeterminada, Excel Services confa en muchos proveedores de datos estables conocidos. En la mayora de los casos, no es necesario agregar proveedores de datos, ya que suelen agregarse para soluciones personalizadas. Los proveedores de datos controlan las consultas, el anlisis de las cadenas de conexin y otra lgica especfica de la conexin. Esta funcionalidad no forma parte de Excel Services. Excel Services no puede controlar el comportamiento de los proveedores de datos.

390

Autenticacin con datos externos

Los servidores de datos requieren que los usuarios se autentiquen. La autenticacin es bsicamente el acto de identificarse ante el servidor. El siguiente paso es la autorizacin. En esencia, la autorizacin es el hecho de comunicar al servidor qu puede hacer el usuario que se autentica. La autenticacin es necesaria para que el servidor de datos pueda proceder a la autorizacin o para aplicar restricciones de seguridad que impidan que los datos se expongan a usuarios no autorizados. Excel Services necesita informar al origen de datos de quin solicita los datos. En la mayora de los escenarios, ser el usuario que est viendo un informe de Excel en un explorador. Fundamentalmente, la finalidad de este artculo es explicar la autenticacin entre Excel Services y un origen de datos externo. En el diagrama siguiente se muestra la autenticacin en este nivel. La flecha de la derecha representa el vnculo de autenticacin desde un servidor de aplicaciones donde se ejecuta Excel Calculation Services hasta un origen de datos externo.

Existen varias formas de implementar la autenticacin, pero este artculo se limitar a los tres mtodos que conciernen a Excel Services: Autenticacin de Windows SSO Ninguna

Excel Services determina el tipo de autenticacin a partir de una propiedad de la conexin que debe estar establecida explcitamente y que se puede establecer mediante el cliente de Office Excel 2007. Si no se encuentra el tipo de autenticacin, se intenta usar la autenticacin de Windows, que es la predeterminada. Para obtener ms informacin, consulte Especificacin de la autenticacin del servidor para una conexin existente.

391

Autenticacin de Windows
Este mtodo usa la identidad de usuario de Windows para autenticarse en un origen de datos. En lo que concierne a este artculo, no es importante conocer el mecanismo especfico que usa el sistema operativo para hacerlo (como NTLM o la delegacin limitada). Lo que es importante saber es que la autenticacin de Windows se considera la manera ms segura de tener acceso a datos externos y normalmente es el mtodo predeterminado para tener acceso a datos externos cuando se usa un cliente de Excel para la conexin a orgenes de datos, como SQL Server 2005 Analysis Services. En la mayora de los entornos empresariales, Excel Services se configurar como parte de una granja de servidores donde el servidor web front-end, el servidor back-end de Excel Calculation Services y un origen de datos se ejecutarn en equipos diferentes, como se ilustra en el diagrama de Autenticacin con datos externos. Esto significa que se requerir la delegacin o Kerberos (se recomienda la delegacin limitada) para que las conexiones de datos puedan usar la autenticacin de Windows. Esto se debe a que la delegacin es necesaria para garantizar la comunicacin de las identidades de usuario entre los equipos con confianza y seguridad. En una implementacin de granja de servidores, estas clases de conexiones no funcionarn en Excel Services a menos que Kerberos est correctamente configurado.

SSO
SSO (inicio de sesin nico) es una base de datos centralizada que se usa normalmente para almacenar las credenciales (par de identificador de usuario y contrasea) que las aplicaciones usarn para autenticarse en otras aplicaciones. En este caso, Excel Services usa SSO para almacenar y recuperar las credenciales que usar para autenticarse en orgenes de datos externos. Cada entrada de SSO contiene un identificador de aplicacin que sirve como elemento de bsqueda que se usa para recuperar el conjunto de credenciales correspondiente. Cada identificador de aplicacin puede tener aplicados permisos de manera que slo determinados usuarios o grupos puedan tener acceso a las credenciales que estn almacenadas para ese identificador de aplicacin. Mediante el identificador de aplicacin, Excel Services recuperar las credenciales de la base de datos SSO en nombre del usuario que tiene acceso al libro (ya sea a travs del explorador o Excel Web Services). Despus, Excel Services usar esas credenciales para autenticarse en el origen de datos y recuperar los datos. Nota: El identificador de aplicacin debe establecerse explcitamente para la conexin. Para obtener informacin acerca de cmo especificar un identificador de aplicacin, consulte Especificacin de la autenticacin del servidor para una conexin existente.

392

Ninguno
Este mtodo de autenticacin significa que no deberan recuperarse credenciales o que no debera realizarse ninguna accin especial para la autenticacin de la conexin. Por ejemplo, Excel Services no debe intentar delegar las credenciales ni debe intentar recuperar las credenciales de la base de datos SSO. En estos casos, Excel Services simplemente debe pasar la cadena de conexin al proveedor de datos y permitir que ste se ocupe de la autenticacin. En trminos ms prcticos, esto significa que normalmente una cadena de conexin especificar un nombre de usuario y una contrasea que debera usarse para la conexin al origen de datos. Sin embargo, a veces la cadena de conexin podra especificar que se use la seguridad integrada, es decir, la identidad de Windows del usuario o equipo que emite la solicitud. En estos casos, la conexin al origen de datos no se realizar como Excel Services, sino como la cuenta desatendida. Para obtener ms informacin, consulte Cuenta desatendida.

Bibliotecas de conexiones de datos y conexiones administradas

Una biblioteca de conexiones de datos es un nuevo tipo de lista que se ha agregado a Office SharePoint Server 2007. Se trata de una lista de SharePoint que est diseada para almacenar archivos de conexin a los que despus pueden hacer referencia las aplicaciones de 2007 Office system, como Office Excel 2007. Las bibliotecas de conexiones de datos ofrecen a los clientes la posibilidad de administrar, proteger, almacenar y reutilizar las conexiones de datos de forma centralizada.

Reutilizacin de conexiones
Puesto que la biblioteca de conexiones de datos se encuentra en una ubicacin conocida de Office SharePoint Server 2007 y muestra descripciones y nombres descriptivos de la empresa, los usuarios pueden reutilizar las conexiones que otros usuarios hayan creado o configurado. Un trabajador de la informacin con conocimientos avanzados o un experto en datos puede crear conexiones y otros usuarios pueden reutilizarlas sin tener que conocer los detalles de los proveedores de datos, los nombres de servidores o la autenticacin. La ubicacin de la biblioteca de conexiones de datos incluso se puede publicar en los clientes de Office para que las conexiones de datos se muestren directamente en Excel o en cualquier otra aplicacin cliente que use la biblioteca de conexiones de datos. Para obtener ms informacin, consulte Creacin de una biblioteca de conexiones de datos.

Administracin de conexiones
Dado que los libros contienen un vnculo a un archivo de una biblioteca de conexiones de datos, si cambia algo relacionado con la conexin (como un nombre de servidor o un identificador de aplicacin de SSO), slo es necesario actualizar ese archivo de conexin en lugar de cientos de libros. Los libros adoptarn los cambios de la conexin automticamente la prxima vez que usen ese archivo de conexin desde Excel o en Excel Services.
393

Proteccin de las conexiones

La biblioteca de conexiones de datos es una lista de SharePoint que admite todos los permisos admitidos por Office SharePoint Server 2007, incluidos los permisos por carpeta y por elemento. La ventaja que esto ofrece en el servidor es que una biblioteca de conexiones de datos se puede convertir en un almacn de conexin de datos bloqueado sometido a un estricto control. Muchos usuarios podran tener acceso de slo lectura para poder usar las conexiones de datos, pero no se les permitira agregar conexiones nuevas. Al usar listas de control de acceso (ACL) con la biblioteca de conexiones de datos y al permitir slo a los autores de confianza cargar conexiones, la biblioteca de conexiones de datos pasa a ser un almacn de conexiones de confianza, es decir, de conexiones de las que existe una absoluta certeza de que no contienen consultas malintencionadas. Excel Services se puede configurar para cargar archivos de conexin slo de bibliotecas de conexiones de datos en las que confe explcitamente el administrador del servidor y para bloquear la carga de conexiones incrustadas. Con esta configuracin, Excel Services usa la biblioteca de conexiones de datos para aplicar una capa de seguridad adicional a las conexiones de datos. Las bibliotecas de conexiones de datos se pueden usar incluso con la nueva funcin Lector de Office SharePoint Server 2007, que permitir usar estas conexiones para actualizar los libros cargados en Excel Services. Si se aplica la funcin Lector, los usuarios no pueden tener acceso al contenido del archivo de conexin desde una aplicacin cliente, como Excel. Por lo tanto, el contenido del archivo de conexin est protegido, aunque se puede seguir usando para los libros actualizados en el servidor.

Seguridad de Excel Services y datos externos

Excel Services tiene muchos niveles de seguridad. En las subsecciones siguientes se analizan nicamente los conceptos relevantes para el acceso a datos externos.

Ubicaciones de archivos de confianza

Excel Services slo carga libros desde ubicaciones de archivos de confianza, que bsicamente son directorios (que pueden incluir subdirectorios) desde los que el administrador permite explcitamente cargar libros. Estos directorios se agregan a una lista interna de Excel Services que se conoce como lista de ubicaciones de archivos de confianza. Las ubicaciones de confianza pueden especificar un conjunto de restricciones para los libros que se cargan desde ellas. Todos los libros que se carguen desde una ubicacin de confianza adoptarn las opciones configuradas para la misma. A continuacin, se ofrece una breve lista de las opciones de configuracin de las ubicaciones de confianza que afectan a los datos externos: Cmo se puede tener acceso a los datos externos. Las opciones son: No se permite el acceso a los datos (opcin predeterminada). Slo se pueden usar los archivos de conexin de una biblioteca de conexiones de datos de Office SharePoint Server 2007.

394

 Se permiten las conexiones incrustadas en los libros, adems de los archivos de conexin de una biblioteca de conexiones de datos. Si se van a mostrar o no las advertencias de actualizacin de consultas. Si se debe interrumpir la carga del libro si los datos externos no se actualizan al abrir el libro. Esta opcin se usa cuando el libro tiene resultados de datos almacenados en la memoria cach que cambian en funcin de la identidad del usuario que lo abre. El objetivo es ocultar los resultados almacenados en la memoria cach y garantizar que cualquier usuario que abra el libro vea slo los datos que le corresponden. En este caso, el libro intentar actualizarse al abrirse. La opcin Actualizar al abrir se puede establecer para cada conexin. Si se produce un error en la actualizacin, el libro no se mostrar a los usuarios que no lo puedan abrir en el cliente de Excel. Nota: Esto slo funciona si el libro est bloqueado por los permisos de la funcin Lector en Office SharePoint Server 2007, ya que un usuario que puede abrir el libro directamente en Excel siempre puede ver los resultados de datos almacenados en la memoria cach. Perodo de expiracin de la memoria cach de datos externos. Los datos del servidor se comparten entre muchos usuarios para mejorar la escala y el rendimiento, y los perodos de duracin de la memoria cach se pueden ajustar. De esta forma, se admiten escenarios en los que es necesario limitar la ejecucin de las consultas porque pueden tardar mucho tiempo en ejecutarse. En estos escenarios, los datos suelen cambiar slo diaria, semanal o mensualmente, en lugar de cada minuto o cada hora.

Bibliotecas de conexiones de datos de confianza

Como sucede con los archivos de libro, Excel Services slo cargar los archivos de conexin de las bibliotecas de conexiones de datos de confianza de Office SharePoint Server 2007, que son bibliotecas que el administrador del servidor ha agregado explcitamente a una lista de confianza interna. Para obtener informacin acerca de cmo las bibliotecas de conexiones de datos permiten a un administrador proteger y administrar los archivos de conexin, consulte Bibliotecas de conexiones de datos y conexiones administradas. Para obtener informacin acerca de cmo confiar en una biblioteca de conexiones de datos para usarla con Excel Services, consulte Confianza en una biblioteca de conexiones de datos de Excel Services.

Proveedores de datos de confianza

Excel Services slo usar proveedores de datos externos que se agreguen a una lista interna de proveedores de confianza. Se trata de un mecanismo de seguridad que impide que el servidor use proveedores en los que el administrador no confa. Para obtener informacin acerca de cmo confiar en un proveedor de datos, consulte Adicin de un proveedor de datos de confianza para Excel Services.

395

Cuenta desatendida
La cuenta desatendida es una cuenta especial que Excel Services suplanta cada vez que intenta autenticarse en un origen de datos que no usa la autenticacin integrada de Windows. Puesto que Excel Services no controla el proveedor de datos ni analiza directamente las cadenas de conexin especficas del proveedor, necesita minimizar las amenazas para la seguridad que plantea el hecho de que se pueda usar la propia identidad de Excel Services para realizar una conexin a un origen de datos. La cuenta desatendida se usa para mitigar dichas amenazas. Normalmente, Excel Services se ejecuta con una cuenta con privilegios elevados y este nivel de privilegios no es adecuado para los usuarios finales que slo intentan ver los datos. Cuando la autenticacin de datos externos se establece en Ninguna o en SSO, si el identificador de aplicacin de SSO no almacena credenciales de Windows, la suplantacin de la cuenta desatendida tiene lugar antes de intentar la conexin con los datos. Dado que normalmente la cuenta desatendida no tiene privilegios en el origen de datos, impedir que se realicen conexiones accidentales o malintencionadas en el contexto de una cuenta con privilegios. Si la cuenta desatendida tiene acceso al origen de datos (si el tipo de autenticacin se establece en Ninguna), se establecer la conexin correctamente con las credenciales de la cuenta de servicio desatendida. Tome precauciones cuando disee soluciones que usen deliberadamente esta cuenta para conectarse a los datos. Se trata de una sola cuenta que es accesible para cualquier libro del servidor. Un usuario que cargue un libro en Excel Services y que establezca el tipo de autenticacin en Ninguna podra ver los datos desde el servidor. En algunos casos puede ser necesario, pero SSO es la solucin recomendada para administrar contraseas por usuario o por grupo.

Subsistema de confianza y delegacin

Cuando se implementa Excel Services, se especifica el mtodo que se usar para la comunicacin entre los distintos componentes de la granja de servidores. Se configura en modo de subsistema de confianza o en modo de delegacin. Este modo slo se puede cambiar mediante la herramienta de lnea de comandos Stsadm.exe. En el modo de subsistema de confianza (el predeterminado en una implementacin de granja de servidores), los componentes de servidor front-end y back-end tienen una confianza bidireccional, que permite recuperar archivos de Office SharePoint Server 2007 con la cuenta de Excel Services. Sin embargo, aunque Excel Services recupere los archivos, realiza una comprobacin de seguridad para garantizar que el usuario que solicita el archivo tiene los permisos correctos. En este modo, el servidor back-end de Excel Calculation Services conoce la identidad del usuario, pero no tiene un token de seguridad de usuario completo y, en consecuencia, no puede delegarla en otros equipos. La delegacin (predeterminada en implementaciones de un solo equipo o de evaluacin) es un modo segn el cual los servidores front-end de la granja de servidores siempre delegan la identidad del usuario en los servidores back-end. En este caso, los archivos los recupera el usuario final que solicita el libro y no la cuenta de Excel Services. El servidor back-end de Excel Calculation Services posee la identidad completa del usuario (token de seguridad) y, por lo tanto, puede delegarla en otros servidores.

396

Nota: En modo de delegacin, el servidor back-end de Excel Calculation Services puede delegar en cualquier equipo del mismo servidor, ya que la delegacin en equipos que residan en otro servidor requiere la configuracin de Kerberos. Las conexiones que usan la autenticacin de Windows slo funcionan cuando Excel Services se implementa en modo de delegacin, ya que cuando el servidor se encuentra en modo de subsistema de confianza, el componente de clculo back-end del servidor de aplicaciones no posee el token de seguridad completo del usuario final (la persona que ve los libros) y, por lo tanto, no puede delegar la identidad en el origen de datos.

Configuracin paso a paso del servidor para datos externos

En esta seccin se ofrecen instrucciones paso a paso para configurar el servidor de manera que permita la conectividad con datos externos. Este proceso incluye la configuracin de todos los componentes de Office Server que son necesarios para que Excel Services actualice los datos externos y, por lo tanto, va ms all de la simple administracin de Excel Services. En esta seccin se hace referencia al sitio web de Administracin central de SharePoint y a la administracin del proveedor de servicios compartidos (SSP). Tambin se incluyen instrucciones para iniciar esas consolas. Para completar los pasos, necesitar acceso a las consolas de Administracin central y de administracin del SSP, respectivamente. Acceso a la consola de Administracin central 1. En la barra de tareas, haga clic en Inicio, elija Todos los programas y Microsoft Office Server, y haga clic en Administracin central de SharePoint 3.0. Acceso a la consola de administracin del SSP 1. Desde la consola de Administracin central, realice uno de estos procedimientos: 2. Seleccione el nombre del SSP en la barra de navegacin de la izquierda. Por ejemplo, SharedServices1 en la ilustracin siguiente.

397

3. En la barra de navegacin superior, haga clic en la ficha Administracin de aplicaciones. a. En la pgina Administracin de aplicaciones, haga clic en Crear o configurar los servicios compartidos de esta granja de servidores . b. En la pgina Crear o configurar los servicios compartidos de esta granja de servidores, seleccione el nombre del SSP.

Adicin de un proveedor de datos de confianza para Excel Services

Excel Services slo intentar procesar las conexiones que usen proveedores de datos de confianza. Para los tipos ms comunes de conexiones de datos (como ODBC, OLEDB, SQL Server y OLAP), no es necesario agregar un proveedor porque, de manera predeterminada, Excel Services confa en muchos proveedores estndar. Normalmente, slo se agregan proveedores para soluciones muy personalizadas. Para obtener ms informacin, consulte Proveedores de datos. Adicin de un nuevo proveedor para su uso con Excel Services 1. Asegrese de que el proveedor de datos est instalado en cada uno de los servidores de la granja de servidores. El procedimiento es especfico del proveedor de datos que se use y queda fuera del alcance de este artculo. 2. Inicie la consola de administracin del SSP. Para obtener ms informacin, consulte Configuracin paso a paso del servidor para datos externos.

398

3. En la seccin Configuracin de Excel Services, haga clic en Proveedores de datos de confianza, como se muestra en la ilustracin siguiente.

4. En la pgina Proveedores de datos de confianza de Excel Services, haga clic en Agregar proveedor de datos de confianza. 5. Especifique el identificador de proveedor, el tipo de proveedor y una descripcin, como se muestra en la ilustracin siguiente.

6. Haga clic en Aceptar. Nota: Este identificador de proveedor se debe usar en las cadenas de conexin que genere el proveedor.

399

Habilitacin de datos externos para Excel Services

Los datos externos deben habilitarse explcitamente para cada ubicacin de archivos de confianza. Habilitacin del acceso a los datos externos para una ubicacin de archivos de confianza 1. Inicie la consola de administracin del SSP. Para obtener ms informacin, consulte Configuracin paso a paso del servidor para datos externos. 2. En la seccin Configuracin de Excel Services, haga clic en Ubicaciones de archivos de confianza, como se muestra en la ilustracin siguiente.

3. En la pgina Ubicaciones de archivos de confianza de Excel Services, seleccione el nombre de la ubicacin de archivos de confianza desde la que intenta cargar libros o haga clic en Agregar ubicacin de archivo de confianza para crear una nueva, como se muestra en la ilustracin siguiente.

4. En la pgina de detalles de la ubicacin de archivos de confianza, desplcese hasta la seccin Datos externos, como se muestra en la ilustracin siguiente.

400

5. Seleccione el botn de opcin Slo bibliotecas de conexiones de datos de confianza para permitir el acceso a los archivos de conexin de una biblioteca de conexin de datos. Otra posibilidad es seleccionar el botn de opcin Bibliotecas de conexiones de datos de confianza e incrustadas para habilitar las conexiones incrustadas en un libro y las conexiones desde una biblioteca de conexin de datos. Aqu tambin puede cambiar otras opciones de configuracin de datos externos que afectan al servidor, como las advertencias de actualizacin, los tiempos de espera de la memoria cach de datos, etc.

401

Establecimiento de la cuenta desatendida

La cuenta desatendida es necesaria para permitir las conexiones que tienen la autenticacin establecida en Ninguna o SSO cuando el identificador de aplicacin de SSO no usa las credenciales de Windows. Para obtener ms informacin acerca de la cuenta desatendida, consulte Cuenta desatendida. Si no se van a usar estos tipos de conexiones, no es necesario configurar la cuenta desatendida. Configuracin de las opciones de la cuenta desatendida 1. Inicie la consola de administracin del SSP. Para obtener ms informacin, consulte Configuracin paso a paso del servidor para datos externos. 2. En la pgina principal de Servicios compartidos, en la seccin Configuracin de Excel Services, haga clic en Editar configuracin de Excel Services, como se muestra en la ilustracin siguiente.

3. En la pgina Editar configuracin de Excel Services, desplcese hasta la seccin Cuenta de servicio desatendida. Escriba el nombre de usuario de dominio y la contrasea de la cuenta que desea usar, como se muestra en la ilustracin siguiente.

4. Haga clic en Aceptar.

402

Configuracin del inicio de sesin nico de Office Server

SSO permite que los servidores de aplicaciones de nivel intermedio almacenen y recuperen credenciales de usuario. La clave para la recuperacin de credenciales es el identificador de aplicacin. Los identificadores de aplicaciones se usan para asignar usuarios a conjuntos de credenciales. Esta asignacin est disponible para grupos e individuos. Una asignacin de grupo implica que todos los usuarios que pertenezcan a un grupo especfico del dominio se asignan al mismo conjunto de credenciales. Las asignaciones de grupo son ptimas para la escala y el rendimiento en Excel Services, porque permiten el uso compartido de la memoria cach de datos externos. En las asignaciones individuales, un usuario se asigna a un conjunto de credenciales propio. Office SharePoint Server 2007 admite cualquier proveedor de SSO que implemente la interfaz de SSO acoplable de Office SharePoint Server 2007. Office Server incluye su propia versin de SSO, denominada SSO de Office SharePoint. En esta seccin slo se trata la configuracin de SSO de Office SharePoint y no se describe ninguna configuracin de proveedor de SSO de terceros. Si el usuario necesita una funcionalidad superior a la que ofrece el SSO de Office SharePoint, se puede usar otro proveedor de SSO. Nota: Microsoft tambin ofrece una nueva versin de inicio de sesin nico empresarial (EntSSO) con Microsoft Host Integration Server y Microsoft BizTalk Server. EntSSO no es compatible con Excel Services. EntSSO proporciona ms funcionalidad, como identificadores de aplicaciones que admiten varias asignaciones de grupo, administracin de identificadores de aplicacin por identificador de aplicacin y funciones que ayudan a rellenar y actualizar las contraseas almacenadas en la base de datos de SSO. En esta seccin no se pretende detallar todo lo que el usuario puede conseguir con SSO. Slo se ofrecen los pasos bsicos, en configuraciones comunes, para configurar el SSO de Office SharePoint correctamente en el servidor de manera que se pueda usar para actualizar los datos de Excel Services.

Inicio del servicio de inicio de sesin nico de Microsoft en el servidor

El servicio de inicio de sesin nico de Microsoft se debe iniciar en cada servidor de la granja de servidores. Inicio del servicio de inicio de sesin nico 1. En Herramientas administrativas, haga clic en Servicios. 2. Haga doble clic en Servicio de Inicio de sesin nico de Microsoft para iniciar la pgina de propiedades del servicio de inicio de sesin nico, tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

403

3. En la ficha General de la pgina de propiedades del servicio de inicio de sesin nico, establezca el tipo de inicio en Automtico.

4. En la ficha Iniciar sesin de la pgina de propiedades del servicio de inicio de sesin nico, haga clic en Esta cuenta y, a continuacin, escriba la cuenta de dominio con la que desea ejecutar el servicio, tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

404

Nota: Para la mayora de las implementaciones de evaluacin o demostracin, como la instalacin con un solo clic, es ms fcil usar las mismas credenciales que las de la cuenta que se us para instalar Office Server. Para obtener ms informacin acerca de los requisitos de cuenta para instalar SSO, consulte Ms informacin sobre las cuentas y privilegios de SSO de Office Server. 5. Haga clic en Aplicar. 6. En la ficha General de la pgina de propiedades del servicio de inicio de sesin nico, haga clic en Iniciar para iniciar el servicio y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Configuracin de SSO en Office Server

SSO debe configurarse para poder agregar identificadores de aplicacin y contraseas. Para obtener informacin acerca de cmo configurar los identificadores de aplicacin, consulte Creacin de un nuevo identificador de aplicacin en SSO.

405

Configuracin de SSO en Office Server 1. Inicie la consola de Administracin central. Para obtener ms informacin, consulte Configuracin paso a paso del servidor para datos externos. 2. En la ficha Operaciones, en la seccin Configuracin de seguridad, seleccione Administrar configuracin de inicio de sesin nico (Single Sign-on) , tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

3. En la pgina Administrar configuracin de inicio de sesin nico (Single Sign-on), seleccione Administrar la configuracin del servidor, como se muestra en la ilustracin siguiente.

406

4. En la pgina Administrar configuracin de inicio de sesin nico (Single Sign-on), escriba las credenciales de la cuenta de administrador de SSO y de la cuenta de administrador de definiciones de aplicaciones de empresa. Nota: La cuenta de administrador de definiciones de aplicaciones de empresa se usa para administrar los identificadores de aplicacin y las contraseas en SSO. En la mayora de las configuraciones, se puede especificar la cuenta que se us para instalar el servidor tanto para la cuenta de administrador de SSO como para la cuenta de administrador de definiciones de aplicaciones de empresa. Para obtener ms informacin acerca de las cuentas que se usan para configurar SSO, consulte Ms informacin sobre las cuentas y privilegios de SSO de Office Server. 5. Acepte la configuracin predeterminada de la base de datos y de tiempo de espera. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar la pgina.

Ms informacin sobre las cuentas y privilegios de SSO de Office Server

En esta seccin se proporcionan ms detalles acerca de las pertenencias, los derechos y los privilegios especficos de las distintas cuentas que se usan para configurar el SSO de Office Server. Esta informacin no es extensiva necesariamente a los proveedores de SSO acoplables de terceros. Para fines de evaluacin o demostracin, se puede usar la cuenta con la que se instal Office Server para configurar el SSO. Es la configuracin ms sencilla. Sin embargo, en una implementacin de produccin o de empresa, se considera ms seguro que la cuenta de administrador y de servicio de SSO sea diferente de la cuenta que se us para instalar el servidor. Cuenta de servicio de SSO El usuario que usa la cuenta de servicio de SSO debe ser miembro del grupo WSS_Admin_WPG en el equipo local y debe ser una cuenta de dominio.

407

 Cuenta de administrador de SSO Puede ser cualquier cuenta de usuario o de grupo de dominio. El usuario que establece la cuenta de administrador de SSO debe ser miembro del grupo de dominio en el que se establece dicha cuenta. Alternativamente, si se usa una cuenta individual como cuenta de administrador de SSO, debe ser la cuenta del usuario actual. Cuando Excel Services se configura en modo de subsistema de confianza, la cuenta del grupo de aplicaciones del SSP debe ser miembro del grupo de administradores de SSO. (Para obtener ms informacin, consulte Subsistema de confianza y delegacin.) Esto permite que funcionen los vales de SSO, que Excel Services usa en tales configuraciones. La cuenta del grupo de aplicaciones del SSP es la cuenta de seguridad que se usa para ejecutar el grupo de aplicaciones de servicios compartidos en IIS. Cuenta de administrador de aplicaciones de SSO Puede ser cualquier cuenta de usuario individual o de grupo de dominio. Las cuentas que se agregan como cuentas de administrador de aplicaciones de SSO deben tener como mnimo acceso de lectura en el sitio de Administracin central, ya que ste es el sitio desde el que se administran las cuentas de SSO. Cuenta de configuracin de SSO En esta seccin se describen los requisitos de la cuenta que se usa para configurar SSO. La cuenta que se usa para instalar y configurar SSO debe: Tener derechos de administrador local del servidor que almacena la clave maestra que se usa para el cifrado y descifrado de las contraseas. Este servidor se conoce tambin como "servidor secreto". Ser miembro de las siguientes funciones de SQL Server en el equipo de SQL Server que almacena las contraseas de SSO: administrador de seguridad, administrador de servidores y creador de base de datos. Ser administrador de la granja de servidores de Office Server. Esto permite al usuario escribir en la base de datos de configuracin de Office SharePoint Server 2007 durante la configuracin de SSO. Ser miembro del grupo de administradores de SSO que se establece durante la configuracin de SSO. Poder iniciar sesin en la consola del servidor donde se va a configurar SSO.

Ejemplo de cuentas y privilegios de SSO Un administrador cuyo nombre es Enrique usa la cuenta de dominio CORPDOMAIN\ServerAdmin para instalar Office SharePoint Server 2007. Se trata de una cuenta de administrador para todos los servidores de la granja de servidores y tambin tiene derechos administrativos en la granja de servidores de Office Server. Enrique inicia sesin en el equipo con la cuenta CORPDOMAIN\ServerAdmin. A continuacin, agrega la cuenta CORPDOMAIN\ServerService al grupo WSS_Admin_WPG en cada equipo. Para iniciar el servicio de inicio de sesin nico en cada equipo, ejecuta el servicio como CORPDOMAIN\ServerService. A continuacin, Enrique inicia la consola de Administracin central para configurar SSO. Establece el grupo de dominio CORPDOMAIN\OfficeServerAdmins de forma que sea la cuenta de administrador de SSO y la cuenta de administrador de aplicaciones de SSO.
408

La cuenta CORPDOMAIN\ServerAdmin, que Enrique usa para esta configuracin, es miembro del grupo de dominio CORPDOMAIN\OfficeServerAdmins. Enrique va a las pginas de administracin del SSP para volver a comprobar la cuenta con la que se ejecuta el SSP. Observa que el SSP se ejecuta como CORPDOMAIN\SharedServiceAdmin. Enrique sabe que, para que Excel Services funcione, CORPDOMAIN\SharedServiceAdmin debe tener derechos de administrador de SSO. CORPDOMAIN\SharedServiceAdmin es miembro del grupo de dominio CORPDOMAIN\OfficeServerAdmins, que fue el grupo que se us como administrador de SSO. Despus de configurar el resto del servidor y Excel Services, Enrique comprueba que Excel Services puede usar SSO para la actualizacin de datos externos.

Creacin de un nuevo identificador de aplicacin en SSO

Creacin de un nuevo identificador de aplicacin en SSO 1. Inicie la consola de Administracin central. Para obtener ms informacin, consulte Configuracin paso a paso del servidor para datos externos. 2. En la ficha Operaciones, en la seccin Configuracin de seguridad, seleccione Administrar configuracin de inicio de sesin nico (Single Sign-on) . 3. En la pgina Administrar configuracin de inicio de sesin nico (Single Sign-on), seleccione Administrar la configuracin de las definiciones de aplicaciones de empresa, como se muestra en la ilustracin siguiente.

4. En la pgina Administrar las definiciones de aplicaciones de empresa, haga clic en Nuevo elemento en la barra de herramientas para crear un identificador de aplicacin. 5. Especifique los valores de la nueva aplicacin. El nombre de la aplicacin es lo que los usuarios deben escribir como identificador de aplicacin de SSO en sus conexiones de datos en el cliente de Excel al configurar la conexin para que funcione en el servidor. Normalmente, el nombre de Mostrar y el nombre de Aplicacin deberan ser iguales. 6. Escriba la direccin de correo electrnico del usuario o grupo que va a administrar
409

esta definicin de aplicacin. 7. Seleccione el tipo de Cuenta. a. Seleccione Grupo si a todos los usuarios de un grupo especfico se les debera asignar el mismo conjunto de credenciales. Ms adelante, tendr la oportunidad de definir el grupo de dominio desde el que realizar la asignacin. b. Seleccione Individual si cada usuario se debe asignar a un conjunto nico de credenciales. Nota: No elija Grupo que utiliza una cuenta restringida. No es compatible con Excel Services. 8. En la seccin Tipo de autenticacin, active la casilla Autenticacin de Windows si las credenciales que piensa almacenar para este identificador de aplicacin van a ser credenciales de dominio de Windows. Nota: Para los escenarios de Excel Services, dado que esta entrada de SSO va a almacenar nombres de usuario y contraseas, no es necesario modificar los valores de Campo en Informacin de cuenta de inicio de sesin al final de la pgina. 9. Si es necesario, configure las opciones de una aplicacin que use una asignacin de grupo y almacene credenciales de Windows, como se muestra en la ilustracin siguiente. Ser una configuracin comn para recuperar datos de un origen OLAP, como SQL Server 2005 Analysis Services.

410

10. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la pgina para guardar la definicin de aplicacin.

411

11. En la pgina Administrar configuracin de inicio de sesin nico (Single Sign-on), haga clic en Administrar la informacin de cuenta para definiciones de aplicaciones de empresa, como se muestra en la ilustracin siguiente.

12. En la pgina Administrar la informacin de cuenta para definiciones de aplicaciones de empresa, puede controlar qu cuentas tienen acceso a las credenciales almacenadas para un identificador de aplicacin y administrar las credenciales reales que se encuentran almacenadas para un identificador de aplicacin. 13. En la lista desplegable Definicin de aplicacin de empresa, seleccione el identificador de aplicacin que especific en el ltimo paso, tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

14. En el cuadro de texto Nombre de cuenta de grupo, escriba el grupo que debe tener acceso a las credenciales almacenadas para este identificador de aplicacin. No es la cuenta que se usa para tener acceso al origen de datos, sino la cuenta de usuario o de grupo de dominio que se debe asignar a las credenciales que se usan realmente para autenticarse en el
412

origen de datos. Nota: Si todos los usuarios del dominio deben tener acceso a estas credenciales, escriba DOMINIO\usuarios del dominio en este cuadro de texto. 15. Asegrese de que est seleccionado el botn de opcin Actualizar informacin de cuenta y haga clic en el botn Establecer. 16. Se iniciar la pgina de informacin de la cuenta. Escriba el nombre de usuario y la contrasea de la cuenta que debe almacenarse en SSO, tal como se muestra en la siguiente ilustracin. Es la cuenta que Excel Services usa para tener acceso al origen de datos. Cuando haya escrito las credenciales, haga clic en Aceptar.

Nota: Si la contrasea se deja en blanco cuando las credenciales de SSO son credenciales de Windows, Excel Services intentar realizar la transicin de protocolo en nombre del usuario final para conectarse al origen de datos. La transicin de protocolo no se explica en este artculo. 17. Regresar a la pgina para administrar la informacin de la cuenta. Puede cerrar el explorador o hacer clic en Listo para volver a la pgina principal de administracin de SSO.

Creacin de una biblioteca de conexiones de datos

La biblioteca de conexiones de datos es una plantilla de lista de Office SharePoint Server 2007. Se puede crear prcticamente en cualquier ubicacin de Office SharePoint Server 2007 donde se puede crear una lista. Nota: De manera predeterminada, el sitio del centro de informes tiene una biblioteca de conexiones de datos, desde donde se administran todas las conexiones de datos que usan los informes de ese sitio.

413

Adicin de una biblioteca de conexiones de datos a un sitio de SharePoint existente 1. Desde un sitio de SharePoint, haga clic en Ver todo el contenido del sitio en la barra de navegacin izquierda del sitio, como se muestra en la ilustracin siguiente.

2. Haga clic en el botn Crear que est cerca de la parte superior de la pgina, como se muestra en la ilustracin siguiente.

3. En la siguiente pgina, en la seccin Bibliotecas, seleccione Biblioteca de conexin

414

de datos, tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

4. En la siguiente pgina, escriba un nombre para la biblioteca de conexiones de datos y, si lo desea, una descripcin, tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

5. Haga clic en Crear.

415

Confianza en una biblioteca de conexiones de datos de Excel Services

Para que Excel Services use los archivos de conexin, es necesario agregar explcitamente la biblioteca de conexiones de datos a la lista interna de bibliotecas de conexiones de datos de confianza. Adicin de una biblioteca de conexiones de datos a la lista de confianza 1. Inicie la consola de administracin del SSP. Para obtener ms informacin, consulte Configuracin paso a paso del servidor para datos externos. 2. En la seccin Configuracin de Excel Services, seleccione Bibliotecas de conexin de datos de confianza. 3. En la pgina Bibliotecas de conexiones de datos de confianza de Excel Services, escriba la direccin URL de la biblioteca de conexiones de datos y, opcionalmente, una descripcin, como se muestra en la ilustracin siguiente.

Nota: La direccin URL se debe conectar directamente con la biblioteca de conexiones de datos, como se muestra en la ilustracin anterior. La direccin URL no se puede conectar al directorio de formularios ni a la pgina ASPX predeterminada. Si copia un vnculo a una biblioteca de conexiones de datos directamente desde el explorador, elimine las cadenas /forms o /default.aspx de la direccin URL. 1. Haga clic en Aceptar.

416

Exposicin de la biblioteca de conexiones de datos en el cliente de Office

Para simplificar la bsqueda y la reutilizacin de las conexiones, las bibliotecas de conexiones de datos se pueden mostrar en la interfaz de usuario de conexiones de datos en el cliente de Office (actualmente se muestra en Office Excel 2007 y Microsoft Office Visio 2007). De esta forma, los usuarios pueden elegir en la biblioteca de conexiones de datos una conexin por su nombre descriptivo o su descripcin, como parte de la experiencia de edicin de documentos. Para que las bibliotecas de conexiones de datos se muestren directamente en la aplicacin cliente, la biblioteca de conexiones de datos se debe publicar desde el servidor en el equipo cliente. El equipo cliente debe estar asociado a ese servidor o bien se debe establecer directamente una clave del Registro.

Publicacin de la biblioteca de conexiones de datos en el cliente de Office

Publicacin de la biblioteca de conexiones de datos en el cliente de Office 1. Inicie la consola de administracin del SSP. Para obtener ms informacin, consulte Configuracin paso a paso del servidor para datos externos. 2. En la seccin Perfiles de usuario y Mis sitios, haga clic en Vnculos publicados para aplicaciones cliente de Office, como se muestra en la ilustracin siguiente.

3. En la pgina Vnculos publicados para aplicaciones cliente de Office, haga clic en Nuevo. 4. Escriba la direccin URL de la biblioteca de conexiones de datos. Nota: La direccin URL debe sealar directamente a la biblioteca de conexiones de datos, como se muestra en la imagen, y no al directorio de formularios ni a la pgina ASPX predeterminada. Si copia un vnculo a una biblioteca de conexiones de datos directamente desde el explorador, elimine las cadenas /forms o /default.aspx de la direccin URL.

417

5. Elija Biblioteca de conexiones de datos en la lista desplegable Tipo, tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

6. Haga clic en Aceptar. Nota: Si se usa la caracterstica Identificacin de audiencia, slo los usuarios que sean miembros de la audiencia de SharePoint especificada recibirn el vnculo a la biblioteca de conexiones de datos. De manera predeterminada, si no se usa Identificacin de audiencia, todos los usuarios recibirn el vnculo a la biblioteca de conexiones de datos si tienen permisos para verla. Asociacin del equipo cliente al servidor Para que el equipo cliente pueda recibir la lista publicada de bibliotecas de conexiones de datos, primero debe asociarse al servidor del portal. Para ello, se puede habilitar Mi sitio y establecer Mi sitio como sitio predeterminado. Nota: En la mayora de las implementaciones reales, este paso ya est realizado y no es necesaria ninguna accin. Habilitacin de Mi sitio 1. Inicie la consola de Administracin central. Para obtener ms informacin, consulte Configuracin paso a paso del servidor para datos externos. 2. En la barra de navegacin superior, haga clic en la ficha Administracin de aplicaciones. 3. En la pgina Administracin de aplicaciones, en la seccin Seguridad de aplicaciones, haga clic en Administracin de sitios sin intervencin del administrador, como se muestra en la siguiente ilustracin.

418

4. En la pgina Administracin de sitios sin intervencin del administrador, seleccione una aplicacin web (la predeterminada es vlida para la mayora de las implementaciones) y haga clic en Activada, como se muestra en la ilustracin siguiente.

5. Haga clic en Aceptar. El usuario final que va a reutilizar las conexiones de la biblioteca de conexiones de datos es quien debe establecer Mi sitio como el sitio predeterminado. Establecimiento de Mi sitio como el sitio predeterminado 1. Navegue hasta el portal y haga clic en Mi sitio en la parte superior derecha de la barra de herramientas, como se muestra en la ilustracin siguiente.

2. En la pgina Mi sitio, seleccione Establecer como Mi sitio predeterminado en la parte superior derecha de la pgina, tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

419

3. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo que se abre. Nota: La configuracin predeterminada de Mi sitio se puede propagar a otros servidores para ese usuario a travs de Active Directory.

Configuracin de una clave del Registro para mostrar una biblioteca de conexiones de datos en el cliente
Esta seccin contiene pasos que explican cmo crear una clave del Registro que har que una biblioteca de conexiones de datos, o cualquier otra ubicacin HTTP o UNC, se muestre en la interfaz de usuario de la conexin. Creacin de una clave del Registro para mostrar una biblioteca de conexiones de datos 1. En la barra de tareas, haga clic en Inicio y, a continuacin, haga clic en Ejecutar. Escriba regedit y, a continuacin, presione ENTRAR, tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

2. Vaya a la carpeta HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Common\Server Links\Published. 3. Si la carpeta Published no existe, deber crearla. En ese caso, haga clic con el botn secundario en la carpeta Server Links y seleccione Clave nueva, como se muestra en la ilustracin siguiente. Asigne a la clave el nombre Published.

420

4. Cree un nuevo valor de cadena para la carpeta Published; para ello, haga clic con el botn secundario dentro de la carpeta y seleccione el valor Nueva cadena, como se muestra en la ilustracin siguiente.

5. Asigne a la cadena el nombre descriptivo de la biblioteca de conexiones de datos. 6. Haga clic con el botn secundario en el valor de cadena y seleccione Modificar, como se muestra en la ilustracin siguiente.

7. Escriba la ruta de acceso HTTP a la biblioteca de conexiones de datos en el cuadro de dilogo Editar cadena, como se muestra en la ilustracin siguiente.

8. Haga clic en Aceptar.

421

Configuracin paso a paso de los libros para datos externos

En esta seccin se tratan las opciones comunes que deben configurarse en el cliente de Excel para permitir que un libro actualice los datos externos cuando se carga en Excel Services. En esta seccin tambin se explica cmo reutilizar las conexiones de una biblioteca de conexiones de datos y cmo exportar conexiones a una biblioteca de conexiones de datos.

Creacin de una conexin

La forma ms sencilla de crear una nueva conexin de datos en un libro de Excel consiste en usar el Asistente para la conexin de datos. Este asistente tambin permite configurar las opciones de autenticacin de Excel Services. El Asistente para la conexin de datos genera archivos .odc, que se vinculan desde el libro, como se describe en Conexiones incrustadas y vinculadas. Creacin de una conexin 1. En Excel, en la ficha Datos, en la seccin Obtener datos externos, seleccione Desde otros orgenes y Desde el Asistente para la conexin de datos en la lista desplegable, como se muestra en la siguiente ilustracin.

2. Recorra cada pantalla del asistente y tome las decisiones adecuadas para su origen de datos. En la ltima pantalla del asistente, haga clic en el botn Configuracin de autenticacin, tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

422

3. En el cuadro de dilogo Autenticacin, seleccione el botn de opcin que corresponde a su opcin de autenticacin. Los tipos de autenticacin se describen en Autenticacin con datos externos y se muestran en la siguiente ilustracin.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Autenticacin y, a continuacin, haga clic en Finalizar para finalizar el asistente.
423

Nota: Este asistente genera un archivo .odc que se puede guardar directamente en una biblioteca de conexiones de datos. Para ello, elija el botn Examinar en la ltima pantalla del asistente y escriba la ruta de acceso HTTP a la biblioteca de conexiones de datos en el cuadro de dilogo de archivo correspondiente. Cuando el archivo est en la biblioteca de conexiones de datos, otros usuarios podrn reutilizarlo.

Reutilizacin de una conexin existente de una biblioteca de conexiones de datos

Si una biblioteca de conexiones de datos est llena de archivos de conexin y se expone al cliente de Office, las conexiones que contiene se pueden reutilizar directamente desde Excel. Para obtener ms informacin, consulte Exposicin de la biblioteca de conexiones de datos en el cliente de Office. Reutilizacin de una conexin existente 1. En la cinta de datos de Excel, seleccione Conexiones existentes, como se muestra en la ilustracin siguiente.

La carpeta DCL se muestra en la seccin Archivos de conexin en la red del cuadro de dilogo Conexiones existentes, tal y como se expone a continuacin.

424

2. Cada biblioteca de conexiones de datos tendr una carpeta independiente. Haga doble clic en la carpeta de una biblioteca de conexiones de datos para ver las conexiones que almacena, tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

425

3. Seleccione la conexin que desee usar y, a continuacin, haga clic en Abrir. 4. En el cuadro de dilogo Importar datos, seleccione cmo desea ver los datos en Excel, como se muestra en la ilustracin siguiente.

Nota: La opcin Tabla no se admite en Excel Services. Si se elige, ese libro no se cargar en Excel Services.

Especificacin de la autenticacin del servidor para una conexin existente

En esta seccin se explica cmo establecer la autenticacin del servidor para las conexiones que se crearon previamente en un libro de Excel. Para obtener informacin acerca de cmo crear una conexin, consulte Creacin de una conexin. Especificacin de la autenticacin del servidor 1. En la cinta de datos de Excel, en la seccin Conexiones, haga clic en Conexiones, tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

2. En el cuadro de dilogo Conexiones del libro, que muestra todas las conexiones de datos externas que el libro usa actualmente, seleccione la conexin que debe cambiarse y, a continuacin, haga clic en Propiedades, como se muestra en la siguiente ilustracin.

426

3. En el cuadro de dilogo Propiedades de conexin, que permite cambiar muchas propiedades de la conexin, incluida la opcin Actualizar al abrir, elija la ficha Definicin, como se muestra en la ilustracin siguiente.

4. Haga clic en el botn Configuracin de autenticacin. 5. En el cuadro de dilogo Configuracin de autenticacin de los servicios de Excel , seleccione el botn de opcin que corresponde al tipo de autenticacin que prefiera, como se muestra en la siguiente ilustracin. Para obtener ms informacin acerca de los tipos de autenticacin, consulte Autenticacin con datos externos.
427

6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo de autenticacin de Excel Services y haga clic en Aceptar una vez que est fuera de los cuadros de dilogo de conexiones y propiedades del libro.

Almacenamiento de una conexin existente en una biblioteca de conexiones de datos

Almacenamiento de una conexin existente 1. En el cuadro de dilogo Propiedades de conexin, en la ficha Definicin, haga clic en Exportar archivo de conexin, tal como se muestra en la ilustracin siguiente.

2. En el cuadro de dilogo Archivo, escriba la ruta de acceso HTTP a la biblioteca de conexiones de datos y, a continuacin, haga clic en Guardar. Cuando se exporta un archivo .odc de esta manera, la conexin del libro se vincula a ese archivo .odc, como se describe en Conexiones y libros de Excel. Ms informacin acerca de las propiedades de la ficha Definicin La ficha Definicin del cuadro de dilogo Propiedades de conexin tiene otras propiedades que pueden afectar a la forma en que se usan y comportan las conexiones tanto en el equipo cliente como en el servidor. Todas estas propiedades se conservan en el archivo .odc, que se genera al hacer clic en Exportar archivo de conexin, y las hereda cualquier libro que use ese archivo .odc ms adelante.

428

Esta configuracin se respeta en el cliente de Excel y en Excel Services. En esta seccin se ofrecen algunas observaciones sobre la manera en que dos de las propiedades ms importantes afectan a las conexiones entre el cliente y el servidor. Para obtener ms informacin acerca del comportamiento de estas dos opciones en un nivel superior, consulte Conexiones y libros de Excel. Archivo de conexin Es la ruta de acceso al archivo de conexin con el que mantiene un vnculo esta conexin del libro. Para usar un archivo de conexin diferente, elija el botn Examinar y escriba la ruta de acceso a otro archivo de conexin. Nota: Si se cambian las opciones de configuracin de la ficha Definicin del cuadro de dilogo Propiedades de conexin se romper el vnculo al archivo de conexin, ya que la copia de la conexin en el libro dejar de ser una rplica exacta del archivo de conexin. Utilizar siempre archivo de conexin Especifica si se debe usar primero la copia incrustada de la conexin o si se debe usar siempre el contenido del archivo de conexin vinculado para actualizar los datos. Si se activa esta casilla, siempre se omite la copia incrustada de la informacin de conexin, con independencia de si la conexin al archivo de conexin es correcta.

Preguntas ms frecuentes
Cmo se pueden obtener datos de Microsoft Access en los libros en Excel Services?
Los libros que actualizan los datos desde una base de datos de Access no son compatibles con las caractersticas que incluye Excel Services. Esto se debe a que estos tipos de soluciones presentan problemas de escala y rendimiento en entornos de servidor de empresa. Aunque existe la posibilidad de que esto funcione si se agrega el proveedor correcto a la lista de proveedores de confianza y se instalan los archivos DSN (nombre de origen de datos) necesarios en el servidor, no se admite.

Cmo se pueden usar otros libros como orgenes de datos en Excel Services?
Esta posibilidad no se admite en esta versin de Excel Services. Los libros vinculados son una caracterstica no admitida y no se cargarn en el servidor. Considere la posibilidad de mover los datos de los libros vinculados a un solo libro. Otra alternativa es usar una funcin definida por el usuario (UDF) para capturar los datos de un libro diferente.

429

Por qu no funcionan las conexiones con autenticacin de Windows incluso cuando se ha configurado Kerberos correctamente en la granja de servidores?
Esto sucede porque el usuario que ve el libro no tiene los permisos adecuados en el origen de datos o porque el modelo de acceso del servidor se configur como subsistema de confianza. En el modo de subsistema de confianza, las conexiones con autenticacin de Windows generan errores automticamente, ya que el servidor de clculo back-end no tiene la identidad completa (token de seguridad) del usuario y, por tanto, no puede delegar en el origen de datos.

Si no se delegan las credenciales cmo puede Excel Services comprobar los permisos por usuario en los archivos?
Aunque el modelo de acceso sea un subsistema de confianza, Excel Services puede seguir realizando comprobaciones de permisos por usuario en los archivos almacenados en Office SharePoint Server 2007. Excel Services forma parte de Office SharePoint Server 2007 y, por lo tanto, es de confianza para realizar comprobaciones de permisos por usuario aunque no pueda delegar la identidad de un usuario final. Sin embargo, esto no afecta a la forma en que Excel Services se conecta a los datos externos. En estas topologas, tal y como se describa en el prrafo anterior, las conexiones con autenticacin de Windows no funcionan porque el servidor de aplicaciones back-end no puede delegar la identidad del usuario que ve el libro.

Cules son las instrucciones para usar cubos locales en el servidor?

Excel Services no admite los cubos locales de SQL Server 2005 Analysis Services. Estos cubos no se escalan bien en entornos de produccin empresariales porque no se disearon para satisfacer la demanda de un gran nmero de usuarios que actualizan los datos inmediatamente. No se recomienda su uso con Excel Services.

Cmo se puede controlar mejor la manera en que se obtiene acceso a los datos externos desde el servidor?
Las ubicaciones de archivos de confianza proporcionan un nivel detallado de control de la forma en que se comportan los libros en el servidor, incluso de cmo se actualizan los datos externos. Cuando un usuario carga un libro en Excel Services, la ubicacin de confianza del libro se resuelve en el nivel ms profundo. Por ejemplo, si se carga un libro desde http://server/site/doc %20lib/ y existe un conjunto de reglas de ubicacin de confianza para http://server y un conjunto diferente para http://server/site/doc%20lib, se aplicarn las reglas de esta ltima. De esta forma, se admiten escenarios en los que se aplica un conjunto concreto de restricciones de seguridad en un nivel muy amplio o muy detallado. Por ejemplo, se puede agregar el portal completo como ubicacin de confianza (http://server o http://).
430

Nota: Debe activar la casilla Incluir secundarios para permitir que el libro se cargue desde todos los subdirectorios. Puede optar por configurar las opciones de ubicacin de confianza en este nivel para que se muestren siempre advertencias de datos y permitir la actualizacin slo mediante el uso de bibliotecas de conexiones de datos. Puede permitir que los libros almacenados en una biblioteca de documentos ms segura carguen cualquier conexin de datos (incrustada o de la biblioteca de conexiones de datos). Los valores de tiempo de espera de la memoria cach de datos externos podran ser demasiado altos, ya que los libros de esta biblioteca de documentos tardan mucho tiempo en actualizar los datos y los datos no se actualizan con mucha frecuencia. Los administradores deberan agregar ubicaciones de archivos de confianza y cambiar lo que se permite en cada una de ellas de manera que se ajuste a sus requisitos de seguridad especficos.

Qu factores se deben tener en cuenta con respecto al rendimiento y los datos externos?
Deben considerarse varios factores al disear el acceso a los datos externos desde Excel Services. Excel Services comparte la memoria cach de datos en el nivel intermedio. La memoria cach se comparte cuando las conexiones son idnticas y las credenciales que se usan para la conexin al origen de datos son las mismas, lo que garantiza que los usuarios tengan derechos para los mismos datos. En consecuencia, Excel Services se escala mejor cuando muchos usuarios usan las mismas credenciales para conectarse a los datos. Para estos casos, las asignaciones de grupo de SSO (Ninguna cuando se guarda un par de nombre de usuario y contrasea en una cadena de conexin o Ninguna cuando se usa la cuenta desatendida) son tipos de autenticacin adecuados. (Cabe sealar que SSO es la mejor opcin desde el punto de vista de la seguridad.) Para SQL Server 2005 Analysis Services y versiones posteriores, las memorias cach de datos se pueden compartir aunque se usen asignaciones individuales de SSO o credenciales de Windows. Se trata de una optimizacin que slo se aplica en SQL Server 2005 Analysis Services y versiones posteriores, y slo si los usuarios son miembros de los mismos grupos en Analysis Services y no hay clculos de cubo ni configuraciones de seguridad que usen la identidad de un usuario individual. Aumente la duracin de la memoria cach de datos externos si es necesario. Si un libro tarda mucho tiempo en actualizar los datos debido al tamao de una consulta, piense en aumentar el tiempo de espera de la memoria cach de datos para esa ubicacin de confianza. Deshabilite la interactividad del panel para los informes de tabla dinmica OLAP. Cuando los usuarios interactan con informes de tabla dinmica basados en OLAP, se ejecutan nuevas consultas en el origen de datos back-end para esa sesin de usuario. En este caso, ese usuario deja de compartir la memoria cach de datos. Considere la posibilidad de publicar el libro de manera que la vista de los datos sea apropiada para la mayora de los usuarios y deshabilite la interactividad cuando sea oportuno hacerlo.
431

Cmo se pueden proteger los datos de manera que estn visibles slo desde un libro publicado en Excel Services?
Excel Services aprovecha las ventajas del conjunto de permisos de slo vista de Office SharePoint Server 2007. Todos los usuarios que se agregan al grupo de lectores de Office SharePoint Server 2007 obtienen este nivel de permisos de manera predeterminada. Esto slo se aplica a los archivos cargados desde Office SharePoint Server 2007 cuando la ubicacin de archivos de confianza se establece en el tipo SharePoint. Los usuarios que tienen permisos de slo vista pueden cargar, representar, interactuar, actualizar, volver a calcular y capturar instantneas de los libros cargados en Excel Services. Estos usuarios no pueden obtener acceso al origen de datos real ni al contenido del libro directamente, lo que significa que no pueden descargar ni guardar el libro, abrirlo directamente en Excel u obtener acceso al contenido del archivo si no es a travs de Excel Services. sta es la forma recomendada para proteger y mantener una versin nica y real de los libros. En este caso, los usuarios slo pueden ver las partes del libro que han sido identificadas como "visibles en el servidor" por el autor del libro, que usa la caracterstica Publicar en Excel Services en el cliente de Excel. Al publicar las partes correctas del libro y protegerlo con permisos de slo vista, el autor del libro garantiza que no se exponen datos confidenciales ni informacin de propiedad. Si los usuarios tienen permiso para descargar el origen del libro y no tienen acceso directo al origen de datos, si la conexin de datos usa SSO o la cuenta desatendida para realizar actualizaciones en el servidor, no pueden actualizar esa conexin desde el cliente de Excel. Esto se debe a que el cliente de Excel no puede usar SSO o la cuenta desatendida del servidor para actualizar las conexiones directamente. En estos casos, el autor del libro debe tomar medidas y quitar del libro los datos almacenados en la memoria cach o bien asegurarse de que los datos del libro almacenados en la memoria cach pueden ser vistos por todos los usuarios que abran el libro en el cliente de Excel.

Despus de seguir las instrucciones de este artculo, al cargar el libro en el servidor, aparece un error que indica una serie de caractersticas no admitidas relacionadas con las tablas de consulta. Cmo se puede solucionar?
Al crear un libro y la primera vez que se importan datos externos a un libro, aparece un cuadro de dilogo Importar datos como el de la ilustracin siguiente, con opciones para visualizar los datos.

432

Cuando se selecciona Tabla en este cuadro de dilogo, se crea una tabla de consulta. Puesto que estas estructuras no se admiten en Excel Services, el libro no se cargar en el servidor. Para solucionarlo, elimine la tabla del libro. Vuelva a conectarse a los datos y la prxima vez seleccione Informe de tabla dinmica. Un informe de tabla dinmica puede parecerse mucho a una tabla de consulta si se usan las herramientas de tablas dinmicas de la ficha Diseo en la cinta de opciones. Pruebe a desactivar Subtotales, Totales generales y los indicadores de detalles. A continuacin, elija el formato tabular como diseo del informe. Otra opcin, que requiere cdigo personalizado, consiste en usar un archivo UDF para recuperar los datos y devolverlos al libro como una tabla, que se puede representar, cargar y actualizar en Excel Services, pero este tema no se trata en este artculo.

Al tener una conexin ODBC y no disponer de un archivo .odc, cmo se puede usar una conexin a una biblioteca de conexiones de datos para que funcione en Excel Services?
Excel Services funciona solamente con archivos .odc. Si tiene una conexin en un libro que desea guardar en una biblioteca de conexiones de datos y que funcione con Excel Services, debe exportar esa conexin como archivo .odc. Para ello, puede usar el comando Exportar archivo de conexin del cuadro de dilogo Propiedades de conexin que se describe en Especificacin de la autenticacin del servidor para una conexin existente , ya que siempre exporta
archivos .odc.

433

Cmo funcionan los permisos de slo vista y los archivos .odc en una biblioteca de conexiones de datos?
Los permisos de slo vista conceden a los usuarios el derecho de usar un archivo Excel en Excel Services, pero no desde ninguna otra aplicacin cliente, ni siquiera Excel. Los archivos .odc funcionan de la misma manera. Si un libro usa un archivo .odc para actualizar datos, la copia de ese libro en el servidor se actualizar correctamente para un usuario con permisos de slo vista en el archivo .odc. Sin embargo, aunque el usuario tenga permisos para abrir el libro en el cliente de Excel, la conexin no usar el archivo .odc para actualizarlo desde el cliente de Excel. El usuario slo puede usar el archivo .odc al actualizar libros que se ejecuten en el servidor que usa el archivo .odc. Normalmente, el usuario tendr las mismas restricciones de permisos de slo vista en el libro y en el archivo .odc. Si se espera que los usuarios abran el libro en el cliente de Excel pero no el archivo .odc, la conexin incrustada en el libro no debera exponer el contenido del archivo .odc. En este caso, la conexin incrustada no debe ser una copia del archivo .odc. Asegrese de que los datos almacenados en la memoria cach en el libro no expongan datos del origen de datos al que seala el archivo .odc. Consulte tambin Excel Services (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78464&clcid=0xC0A) Arquitectura de Excel Services (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78465&clcid=0xC0A )
Planeacin de la seguridad de Excel Serviceshttp://technet.microsoft.com/es-es/library/ cc263086.aspx)

Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc303422.aspx) Determinacin de requisitos de recursos para admitir Excel Services
(http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc263500.aspx)

Introduccin al inicio de sesin nico (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78476&clcid=0xC0A ) Implementacin de un proveedor de SSO acoplable (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=78479&clcid=0xC0A) Creacin de soluciones personalizadas con Excel Services (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=78480&clcid=0xC0A) Autenticacin Kerberos en Windows Server 2003 (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=78481&clcid=0xC0A) Demostracin de habilitacin de Excel Services y conexiones de datos para un sitio de grupo de SharePoint (http://office.microsoft.com/en-us/sharepointserver/HA102078901033.aspx) (en ingls)

434

Planeacin de conexiones de datos profesionales con el Catlogo de datos profesionales

En este artculo: Acerca del Catlogo de datos profesionales Planeacin de conexiones con el Catlogo de datos profesionales Planeacin de la presentacin de datos profesionales Hojas de trabajo

El Catlogo de datos profesionales se usa para conectar los datos de las aplicaciones de lnea de negocio con las propiedades administradas usadas en la bsqueda empresarial de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Una vez registradas las aplicaciones en el Catlogo de datos profesionales, los tipos y las propiedades de datos profesionales seleccionados por los administradores se pueden usar en los sitios y listas de SharePoint, y en los elementos web de datos profesionales correspondientes. A continuacin, estos sitios, listas y elementos web se pueden usar para analizar y actuar segn los datos profesionales. Los datos de lnea de negocio usados por el Catlogo de datos profesionales se pueden combinar con la funcionalidad principal de inteligencia empresarial de Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services, SQL Server 2005 Reporting Services, Excel Services en Microsoft Office SharePoint Server 2007 y los indicadores clave de rendimiento (KPI) basados en los orgenes de datos de las bibliotecas de conexiones de datos. El resultado es una vista integrada de los datos profesionales y los procesos de negocio de la organizacin. Como parte de la planeacin de la implementacin inicial de Office SharePoint Server 2007, debe entender cmo conectar las aplicaciones con el Catlogo de datos profesionales y cmo presentar estos datos en los sitios, las listas y los elementos web. A continuacin, puede planear caractersticas ms especficas que usen los datos profesionales, como perfiles de datos profesionales, acciones para datos profesionales, informes y paneles. En su conjunto, estas planeaciones forman una planeacin de implementacin exhaustiva que puede usar con las hojas de trabajo de planeacin durante la implementacin inicial de Office SharePoint Server 2007.

Acerca del Catlogo de datos profesionales

El Catlogo de datos profesionales es un servicio para registrar aplicaciones de lnea de negocio y determinados tipos y propiedades de datos profesionales de dichas aplicaciones. El Catlogo de datos profesionales se administra desde la pgina de administracin de servicios compartidos de cada proveedor de servicios compartidos (SSP). Para cada aplicacin de lnea de negocio usada por las aplicaciones web y las colecciones de sitios de un SSP, debe registrar en primer lugar la aplicacin de lnea de negocio y los tipos y propiedades de datos profesionales que desee presentar a los usuarios.
435

Una vez registradas las aplicaciones en el Catlogo de datos profesionales, puede decidir cmo presentar y usar los datos de estas aplicaciones en los sitios, las listas y los elementos web. Las propiedades del Catlogo de datos profesionales aparecen en los perfiles de datos profesionales y se pueden usar en las listas y elementos web de datos profesionales, o en los elementos web de filtro que filtran la vista de elementos web de datos profesionales. A continuacin, estos elementos web se pueden usar en la creacin de sitios de SharePoint, incluidos los informes y los paneles, que muestran los datos profesionales. Para buscar los datos, rastree las propiedades de los datos profesionales como parte de los orgenes de contenido de datos profesionales. Al igual que con todas las propiedades rastreadas, las propiedades rastreadas de los datos profesionales se asignan a las propiedades administradas para la bsqueda y dichas propiedades se usan durante la consulta para establecer la prioridad de los resultados de la bsqueda correspondientes. Las propiedades de los usuarios pueden asociarse a las propiedades de los perfiles de usuario importados por los servicios de perfiles desde los servicios de directorio, como el servicio de directorio de Active Directory o los servicios de directorio del protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP), o agregarse como propiedades adicionales de perfiles de usuario. El uso de datos de lnea de negocio en los sitios de SharePoint permite integrar el anlisis de datos de estos sitios con el anlisis de datos basado en las bibliotecas de conexiones de datos. Esto permite generar conocimientos acerca de los procesos de negocio clave, tomar decisiones y actuar segn dichas decisiones. Por ejemplo, un departamento de ventas para una organizacin de gran tamao usa una aplicacin de lnea de negocio que realiza un seguimiento de los productos, los asociados de ventas, los clientes, las oficinas de ventas y las ventas individuales. El administrador del SSP registra las aplicaciones, adems de los tipos de datos profesionales relevantes para los productos, los clientes y las oficinas de ventas. Para cada tipo de datos profesionales, el administrador del SSP incluye las propiedades correspondientes. Por ejemplo, para los clientes se incluyen las propiedades de ubicacin, direccin, descripcin y administrador de compras. Puede crear una lista de datos profesionales a partir de los datos de ventas de una biblioteca de conexiones de datos y puede agregar columnas para las propiedades registradas en el Catlogo de datos profesionales. A continuacin, esta lista de clientes y ventas se puede usar en los elementos web de datos profesionales usados en los informes para poder comparar las ventas entre los clientes en el sitio del Centro de informes. Al asignar las propiedades correspondientes a las propiedades administradas de la bsqueda, un usuario que busque una ubicacin especfica de un cliente encontrar a dicho cliente cerca de la parte superior de los resultados de la bsqueda.

Planeacin de conexiones con el Catlogo de datos profesionales

Para iniciar la planeacin del Catlogo de datos profesionales, tenga en cuenta las aplicaciones de lnea de negocio usadas por la organizacin. Se suele tener acceso a las bases de datos y los almacenes de datos de gran tamao mediante el uso de bibliotecas de conexiones de datos y no mediante el Catlogo de datos profesionales. El Catlogo de datos profesionales es la ubicacin en que se registran las aplicaciones de lnea de negocio.
436

Para cada aplicacin, es importante tener en cuenta los siguientes factores: Las propiedades tiles para el anlisis de procesos de negocio y la toma de decisiones empresariales. Las propiedades menos relevantes o que contienen datos que no desea mostrar en toda la organizacin. Los sitios que usarn los datos profesionales, como los informes, los paneles y los sitios de personalizacin. Los elementos web usados por los sitios de SharePoint con datos profesionales, incluidos los elementos web de lista de datos profesionales o los elementos web de KPI. Las listas necesarias para crear elementos web de datos profesionales. Las acciones para datos profesionales que desee crear y las propiedades en que se basan dichas acciones. Las propiedades que prev que usen los usuarios al buscar datos profesionales. Los detalles de la planeacin de las propiedades de los perfiles de datos profesionales, las listas y los elementos web de datos profesionales, las acciones para datos profesionales y las propiedades para buscar los datos profesionales se describen ms detalladamente en otros artculos. Al planear las conexiones con el Catlogo de datos profesionales, es importante centrarse en primer lugar en las aplicaciones que se van a conectar y en cmo establecer dichas conexiones. Debe tener en cuenta que la mayora de los usuarios de la organizacin no tienen acceso directo a las aplicaciones de lnea de negocio. Esto se recomienda por varios motivos. Algunos datos pueden ser confidenciales y no todos los datos de la aplicacin se muestran en los sitios, las listas y los elementos web. Adems, puede que desee limitar el impacto en el rendimiento en los servidores que hospedan estas aplicaciones de lnea de negocio. Por estos motivos, una prctica habitual es copiar los datos de una aplicacin de lnea de negocio en otro servidor y, a continuacin, usar dicha ubicacin en el Catlogo de datos profesionales y en los orgenes de contenido de los datos profesionales. Para limitar an ms el acceso a los datos, se recomienda usar una sola cuenta o grupo que contenga un nmero reducido de cuentas tanto para obtener acceso a los datos profesionales de la aplicacin como para rastrear los datos para la bsqueda. En el caso de la bsqueda, se recomienda crear una regla de rastreo para las aplicaciones de datos profesionales que use la cuenta de administracin para cada aplicacin de lnea de negocio como cuenta de rastreo para cada direccin de inicio de datos profesionales. Una vez conectadas las aplicaciones, todos los usuarios con los permisos adecuados pueden usar todos los tipos y propiedades de datos profesionales incluidos en los sitios, las listas y los elementos web. Normalmente, los administradores de las colecciones de sitios crean un grupo de SharePoint para ver los datos profesionales e incluyen a los usuarios encargados de analizar y actuar segn los datos profesionales. Con frecuencia, los usuarios actan segn los datos profesionales mediante la toma de decisiones empresariales que no estn directamente relacionadas con la aplicacin. Si la actuacin segn los datos requiere la modificacin de los datos en la base de datos subyacente, cada usuario puede realizar cambios en funcin de sus permisos en la base de datos correspondiente.
437

En el caso de las acciones para datos profesionales hospedados en InfoPath Forms Services, se debe establecer la configuracin de seguridad correcta segn la planeacin de InfoPath Forms Services de modo que los usuarios que usen los formularios cuenten con la actualizacin de los datos en la aplicacin subyacente y no slo en una ubicacin duplicada usada por el Catlogo de datos profesionales. Si se usa una ubicacin duplicada, se recomienda planear la frecuencia de sincronizacin de los datos de dicha ubicacin con los datos de lnea de negocio del servidor de aplicaciones. Una vez que se decide quin tiene acceso a los datos y qu aplicaciones desea registrar, debe estudiar qu tipos y propiedades de datos profesionales se van a incluir. Una regla sencilla, si desea que los usuarios de la organizacin analicen los datos en funcin de un conjunto de tipos de datos profesionales, consiste en incluir esos tipos de datos profesionales en el Catlogo de datos profesionales. Al planear la implementacin inicial, empiece por los tipos de datos profesionales que probablemente analizarn los usuarios de la organizacin segn la finalidad y los procesos de negocio clave de los sitios. Incluya esos tipos de datos profesionales y planee las propiedades con ms probabilidades de generar resultados tiles. Por ejemplo, para un sitio de servicio al cliente, tiene sentido incluir los tipos de datos profesionales para los clientes y los asociados de ventas, lo que permite a los usuarios con los permisos de datos profesionales correspondientes ver y comparar las ventas de los clientes o los asociados de ventas y tomar decisiones empresariales segn los resultados.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar cada aplicacin conectada y los tipos y propiedades de datos profesionales correspondientes, adems de las cuentas con permiso para el servidor de aplicaciones, todos los servidores que contengan una copia de los datos usados por el Catlogo de datos profesionales y las cuentas que pertenecen a grupos de SharePoint con acceso a los datos del Catlogo de datos profesionales. Para los orgenes de datos de bases de datos de SQL Server y otras bases de datos relacionales que se almacenarn en bibliotecas de conexiones de datos, registre el origen de datos planeado y los tipos y propiedades de datos profesionales relevantes usados por SQL Server 2005 Analysis Services y SQL Server 2005 Reporting Services al analizar y mostrar los datos. Para obtener ms informacin acerca de los tipos y propiedades de datos profesionales usados en el Catlogo de datos profesionales, consulte Planeacin de perfiles de datos profesionales.

438

Planeacin de la presentacin de datos profesionales

Despus de conectar las aplicaciones de lnea de negocio y los datos para los tipos y las propiedades de datos profesionales correspondientes con el Catlogo de datos profesionales, puede estudiar cmo se van a presentar estos datos en la organizacin para poder usarlos en el anlisis de datos, la colaboracin y la toma de decisiones empresariales. Debe tener en cuenta los datos profesionales que desea incluir en cada sitio de la estructura de sitios planeada. Segn la finalidad de cada sitio planeado, puede identificar las aplicaciones, los tipos de datos profesionales y las propiedades que se van a usar para crear las listas y los elementos web de datos profesionales usados en cada sitio. Tras confirmar que los datos relevantes estn disponibles en el Catlogo de datos profesionales, puede planear los elementos web y las listas de SharePoint relevantes usados por cada sitio.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los KPI, los informes y las listas y elementos web de datos profesionales basados en cada origen de datos, y agregar las propiedades usadas por cada lista o elemento web. En el caso de los KPI, registre el mtodo de clculo planeado y los destinos de cada nivel indicador de KPI. Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los sitios que usan aplicaciones de datos profesionales para su jerarqua de colecciones de sitios y para cada coleccin de sitios. Adems, registre los elementos web de datos profesionales y las listas de SharePoint que se usan para cada sitio. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de datos profesionales en los sitios de personalizacin o en los sitios que usan elementos web identificados, consulte Planeacin de Mis sitios. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de datos profesionales en la listas de SharePoint, consulte Planeacin de listas de datos profesionales. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de elementos web de datos profesionales, consulte Planeacin de elementos web de datos profesionales. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de acciones para datos profesionales, consulte Planeacin de acciones para datos profesionales.

439

Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de la bsqueda de datos profesionales, consulte Planeacin de la bsqueda de datos profesionales.

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para planear las conexiones de datos profesionales con el Catlogo de datos profesionales: Hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)

440

Planeacin de perfiles de datos profesionales

En este artculo: Perfiles de datos profesionales Planeacin de conexiones con el Catlogo de datos profesionales Planeacin de la inclusin de orgenes de contenido de datos profesionales Planeacin de las propiedades de los perfiles de datos profesionales Hojas de trabajo

La correcta planeacin de los perfiles de datos profesionales puede transformar una coleccin de sitios de un lugar donde los usuarios colaboran en los documentos y establecen vnculos con contenido y sitios que admiten dicho contenido en un lugar donde los usuarios pueden interactuar de forma dinmica y sencilla con datos profesionales clave que se sincronizan entre el explorador web y los orgenes de datos subyacentes. Como parte de la planeacin de la implementacin inicial de Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe saber qu aplicaciones de datos profesionales desea conectar al Catlogo de datos profesionales y qu tipos y propiedades de datos profesionales de esas aplicaciones desea que estn disponibles en Office SharePoint Server 2007. Despus, podr usar estos planes durante la implementacin inicial de Office SharePoint Server.

Perfiles de datos profesionales

Los perfiles de datos profesionales describen las propiedades de todas las personas, organizaciones, productos y ubicaciones empresariales importantes, o cualquier otro tipo de informacin cuyo seguimiento efectan las aplicaciones de empresa. Puede crear perfiles para todos los tipos de datos, en funcin de las necesidades de la organizacin y el propsito de cada coleccin de sitios que planee. Otras caractersticas de Office SharePoint Server 2007 tambin usan las propiedades de los perfiles de datos profesionales.

Planeacin de conexiones con el Catlogo de datos profesionales

El Catlogo de datos profesionales es un servicio que expone datos de aplicaciones de empresa en Windows SharePoint Services 3.0 y Office SharePoint Server 2007. El Catlogo de datos profesionales se puede usar en varias colecciones de sitios de una o varias granjas de servidores. Cada aplicacin de lnea de negocio se representa mediante una instancia de aplicacin web que contiene sus datos en el proveedor de servicios compartidos (SSP), consolidados en un nico Catlogo de datos profesionales.

441

El Catlogo de datos profesionales permite que las aplicaciones de lnea de negocio proporcionen datos como propiedades de Office SharePoint Server 2007. Estas propiedades se pueden usar en listas, elementos web (incluidos informes y resmenes de varios informes, como los paneles) e indicadores clave de rendimiento (KPI) creados a partir de las listas de datos profesionales. Estas propiedades tambin se pueden usar como metadatos para la bsqueda, los perfiles de datos profesionales y de usuario, y las aplicaciones web personalizadas. Algunos ejemplos de aplicaciones de lnea de negocio son: SAP Business Information Warehouse o mySAP ERP Siebel eBusiness Applications Soluciones de acceso a datos heredados de Attunity Microsoft BizTalk Server

El Catlogo de datos profesionales tambin reconoce las propiedades de los servidores de base de datos, como Microsoft SQL Server y Oracle, as como las propiedades de Excel Calculation Services. Los datos de aplicacin se pueden administrar de forma interactiva mediante acciones para datos profesionales, a menudo mediante formularios de Microsoft Office InfoPath 2007. Para poder usar los datos de las aplicaciones de lnea de negocio en los perfiles de datos profesionales y otras caractersticas de Office SharePoint Server 2007, debe realizar los pasos siguientes: 1. Registrar la aplicacin en el Catlogo de datos profesionales. 2. Asignar las propiedades de aplicacin a las propiedades de la coleccin de sitios y del esquema del SSP. 3. Crear y rastrear el origen de contenido para la aplicacin de datos profesionales.

Planeacin de la inclusin de orgenes de contenido de datos profesionales

Se pueden crear orgenes de contenido para rastrear datos profesionales. Las propiedades de los perfiles de datos profesionales se actualizan siempre que se rastrea un origen de contenido que contiene la ubicacin de la aplicacin de empresa. Para obtener ms informacin acerca del rastreo de datos profesionales, consulte Planeacin de conexiones de datos profesionales con el Catlogo de datos profesionales.

Planeacin de las propiedades de los perfiles de datos profesionales

Los perfiles de datos profesionales se crean cuando se registra una aplicacin en el Catlogo de datos profesionales. Se crean para todos los tipos de datos profesionales de una aplicacin de empresa que el administrador del SSP decida mostrar. Existen copias de estos perfiles para cada coleccin de sitios que use el mismo SSP. Los perfiles de datos profesionales son similares a los perfiles de usuario por el hecho de que contienen un conjunto de propiedades y valores asociados. El SSP rastrea las propiedades de
442

cada perfil, tras lo cual estn disponibles para su uso en las consultas de bsqueda y las caractersticas para datos profesionales de Office SharePoint Server 2007. Adems de las propiedades de los tipos de datos profesionales, los perfiles de datos profesionales incluyen vnculos a todas las acciones para datos profesionales que se han creado para la aplicacin. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de acciones para datos profesionales. Las propiedades de las aplicaciones de empresa del Catlogo de datos profesionales deben considerarse parte del plan general de la arquitectura de la informacin. Segn el propsito de cada coleccin de sitios, decida si va a necesitar usar cada una de las aplicaciones de empresa. Despus de identificar las colecciones de sitios que van a usar los datos de las aplicaciones de empresa, determine qu caractersticas de las colecciones de sitios van a usar estos datos y cmo se van a usar los datos en el SSP. A continuacin, se citan algunos ejemplos de tipos de datos que se pueden usar en cada coleccin de sitios de la organizacin: Usuarios (por ejemplo, clientes, empleados y asociados de negocio). Organizaciones que podran ser tambin clientes, asociados, grupos internos o divisiones, y otros grupos asociados a los datos de una de las aplicaciones de empresa principales de su organizacin. Lugares (por ejemplo, distintas zonas de ventas). Productos o servicios proporcionados por la organizacin.

Muchas aplicaciones de empresa realizan el seguimiento de estos tipos de datos. Importar los datos al Catlogo de datos profesionales como tipos de datos profesionales es relativamente sencillo. Entre los factores que se deben tener en cuenta en la planeacin, se incluyen: Qu propiedades se van a incluir durante la importacin. Cmo se mostrarn esas propiedades en el perfil de datos profesionales.

Cmo se mostrarn esas propiedades en otras caractersticas que dependen de las propiedades de los datos profesionales. nicamente los administradores de SSP pueden ver las propiedades de los perfiles de datos profesionales del Catlogo de datos profesionales. Sin embargo, cualquier usuario puede ver el perfil de datos profesionales de cada tipo de datos profesionales si hace clic en un vnculo a ese tipo de datos en una lista de datos profesionales o elemento web. Por ejemplo, en una lista de transacciones de cliente recientes, si se hace clic en el nombre del cliente, se muestra su perfil, con su nombre, direccin, nmero de telfono y direccin de correo electrnico. De manera similar, si se hace clic en el nombre de producto en la misma lista, se muestra un perfil para el producto que contiene su nombre, descripcin y precio. Las propiedades de los perfiles de datos profesionales se pueden mostrar de estas otras maneras: Bsqueda de datos profesionales Listas de datos profesionales Elementos web de datos profesionales

Elementos web de filtro que aplican un filtro segn las propiedades del Catlogo de datos profesionales (como los filtros de los sitios de personalizacin y paneles)
443

KPI basados en orgenes de datos profesionales Informes generados a partir de uno o varios KPI o elementos web de datos profesionales Acciones para datos profesionales Formularios habilitados para el explorador de InfoPath Forms Services

Las propiedades de empresa que hacen referencia a datos de perfil de usuario o a propiedades de lista de discusiones se redirigen a los almacenes de perfiles que corresponden a esos tipos de datos de perfil, que no se almacenan en el Catlogo de datos profesionales. Por ejemplo, los registros de personal almacenados en SAP, que se importan mediante el servicio compartido de personas y audiencias, aparecen como perfiles de usuario que se pueden administrar desde el SSP correspondiente. Cada una de las caractersticas de la lista anterior que se crea con datos profesionales tiene consideraciones de planeacin propias y precisas. Al planear los perfiles de datos profesionales, es importante centrarse en incluir las propiedades relevantes que harn que los perfiles sean tiles por s mismos, adems de ser tiles para estas otras caractersticas. En este caso, podra ser til empezar por el final: primero planear los sitios; despus, resaltar las caractersticas de datos profesionales de cada sitio y planear cada uno de ellos; finalmente, enumerar todas las propiedades relevantes que se deban incluir en el perfil de datos profesionales para cada tipo de datos profesionales de ese sitio. Cuando vaya a evaluar todos los sitios, dispondr de una lista de aplicaciones, tipos de datos profesionales y propiedades de cada uno de estos tipos. Despus, lo nico que har ser asegurarse de que se incluyen esas propiedades al registrar las aplicaciones en el Catlogo de datos profesionales. Por ejemplo, cuando planee las colecciones de sitios, puede decidir que se realice un seguimiento de las ventas de la empresa en una sola coleccin de sitios. En ese caso, piense en usar la plantilla del sitio de portal para hospedar un sitio central que contenga noticias e informacin relacionadas con todos los ayudantes y jefes de ventas, sitios de personalizacin donde se realice el seguimiento de las ventas de cada empleado y un panel que presente las ventas de toda la organizacin, que se pueden filtrar por fecha, ayudante de ventas, lnea de producto o ubicacin. Asimismo, desear que los empleados puedan realizar bsquedas de clientes, especialmente cuando administren cuentas clave para la empresa. Los administradores y los responsables de planear la coleccin de sitios, planean los elementos web y las listas que son necesarios para satisfacer estas necesidades profesionales. El panel tendr un conjunto de elementos web de datos profesionales, como KPI, elementos web de Excel Web Access y elementos web que muestren datos de aplicaciones registradas en el Catlogo de datos profesionales. Cada uno de esos elementos web de datos profesionales recopilar sus datos de un tipo de datos profesionales diferente en la aplicacin de empresa central que realiza el seguimiento de las ventas. Los datos relevantes (y las propiedades asociadas) dependern de la informacin de la que se realice el seguimiento. Cada elemento web de filtro empleado aplicar el filtro segn una propiedad diferente de datos profesionales. La bsqueda se basar en un subconjunto de propiedades administradas que se usan en consultas y mbitos de bsqueda cuando los usuarios buscan clientes, productos u oficinas de ventas. Por ltimo, las acciones profesionales que se implementan normalmente usan propiedades de datos profesionales. Para cada una de las pginas y sitios que planee para la coleccin de sitios, debe planear los tipos de datos profesionales y las propiedades relevantes que sern necesarios. Cuando finalice,
444

tendr una lista de tipos de datos profesionales para la aplicacin, las propiedades de las que se desea realizar un seguimiento para cada uno de ellos y las propiedades que se usan con ms frecuencia en toda la coleccin de sitios. Cada coleccin de sitios se planear de manera similar y el administrador del SSP para el Catlogo de datos profesionales dispondr finalmente de una lista completa de perfiles de datos profesionales que aplicar durante la implementacin inicial. La planeacin de propiedades y perfiles de datos profesionales es un proceso iterativo en el cual primero se prev la arquitectura de la informacin, despus se consideran los sitios planeados segn esa arquitectura de la informacin, se identifican las caractersticas de cada sitio y, por ltimo, se usa la informacin sobre las propiedades requeridas por esas caractersticas para planear y crear perfiles de datos profesionales en el Catlogo de datos profesionales. En ese proceso, es posible que tambin desee identificar las posibles lagunas del plan de la arquitectura de la informacin o quizs descubra que algunas propiedades de datos profesionales son menos prioritarias y pueden esperar a una fase posterior de la implementacin. Puede ser igual de importante decidir lo que no se debe incluir en la implementacin inicial.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los sitios que usan aplicaciones de datos profesionales para su jerarqua de colecciones de sitios y para cada coleccin de sitios. Adems, registre los elementos web de datos profesionales y las listas de SharePoint que se usan para cada sitio. Use la hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) para tomar nota de las aplicaciones registradas en el Catlogo de datos profesionales, junto con las propiedades y tipos de datos profesionales incluidos para cada perfil de datos profesionales. Para los orgenes de datos de bases de datos de SQL Server y otras bases de datos relacionales que se almacenarn en bibliotecas de conexiones de datos, registre el origen de datos planeado y los tipos y propiedades de datos profesionales relevantes usados por SQL Server 2005 Analysis Services y SQL Server 2005 Reporting Services al analizar y mostrar los datos. Para cada origen de datos de la hoja de trabajo, registre los KPI, los informes y los elementos web y las listas de datos profesionales que se basen en ese origen de datos, y agregue las propiedades que usa cada lista o elemento web. En el caso de los KPI, registre el mtodo de clculo planeado y los destinos de cada nivel indicador de KPI.
445

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para planear los perfiles de datos profesionales: Hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)

446

Planeacin de listas de datos profesionales

En este artculo: Acerca de las listas de datos profesionales Planeacin de columnas de datos profesionales Planeacin de columnas dependientes Planeacin de acciones profesionales en listas de datos profesionales Planeacin de elementos web para listas de datos profesionales Hojas de trabajo

En Microsoft Office SharePoint Server 2007, las listas de datos profesionales son listas que contienen columnas con datos de otros orgenes de datos, como bibliotecas de conexiones de datos, Excel Calculation Services, otras listas de SharePoint o el Catlogo de datos profesionales. En Office SharePoint Server 2007, puede usar listas de datos profesionales para mostrar los tipos de datos profesionales y las propiedades de aplicaciones de datos profesionales dentro de las listas de SharePoint y para crear elementos web de listas de datos profesionales. Estas listas y elementos web luego pueden usarse en los sitios de todas las aplicaciones web y colecciones de sitios que se usan en la organizacin. Como parte de la planeacin de la implementacin inicial de Office SharePoint Server 2007, debe comprender la forma de agregar columnas de datos profesionales a las listas de SharePoint, cmo agregar acciones de datos profesionales a listas de datos profesionales y cmo crear elementos web de datos profesionales basados en listas de datos profesionales. A continuacin, puede planear las listas en la implementacin inicial de Office SharePoint Server 2007.

Acerca de las listas de datos profesionales

Las listas de datos profesionales permiten mostrar datos de aplicaciones profesionales en las listas de SharePoint. Las listas de datos profesionales se crean agregando columnas de datos profesionales a cualquier lista de SharePoint existente. Tambin puede crear listas de datos profesionales al crear y configurar un elemento web de lista de datos profesionales, lo que crea automticamente la lista correspondiente con campos de datos profesionales seleccionados. Las listas de datos profesionales se usan como origen de datos al crear los elementos web para las pginas, como el sitio del Centro de informes, otros sitios de SharePoint que tengan informes o elementos web de inteligencia empresarial, pginas de resumen de varios informes, denominadas paneles, y sitios de personalizacin. Los datos de las listas de datos profesionales pueden tomarse de las aplicaciones registradas en el Catlogo de datos profesionales y de aplicaciones de lnea de negocio subyacentes. Adems, los datos de Microsoft SQL Server y Excel Calculation Services pueden mostrarse en las listas de SharePoint y en elementos web de lista.
447

Planeacin de columnas de datos profesionales

Desde cualquier lista de SharePoint, los usuarios que dispongan de permisos para agregar y quitar columnas en la lista tienen la opcin de incluir una o ms columnas de datos profesionales. Estas columnas podrn conectarse a orgenes de datos para suministrar datos profesionales a cualquier lista existente. Las columnas de datos profesionales estn asociadas a tipos de datos profesionales en el Catlogo de datos profesionales. El encabezado de la columna es el tipo de datos profesionales y cada fila de la columna contiene un elemento distinto de ese tipo. Por ejemplo, una columna de datos profesionales para el tipo de datos profesionales "cliente" aparece como una columna "cliente" que incluye diferentes clientes para cada elemento de la lista. Los datos de columnas de datos profesionales se toman directamente de las aplicaciones profesionales. Cada elemento de datos profesionales tiene su perfil de datos profesionales correspondiente. ste le permite crear listas que se vinculan directamente con datos profesionales valiosos. Por ejemplo, en un escenario de servicio al cliente, al hacer clic en el nombre del cliente en la columna de clientes se abre un perfil de ese cliente. El perfil contiene una lista de propiedades relevantes del cliente, como su ubicacin, nmero de compras, direccin, direccin de correo electrnico y nmero de telfono. Al planear los sitios de una coleccin de sitios, es importante tener en cuenta qu listas de datos profesionales han de incluirse en la implementacin inicial. La mayora de las listas de datos profesionales se crearn durante las operaciones en curso por parte de usuarios individuales, pero algunas listas son tan esenciales para los datos profesionales de la organizacin que puede ser recomendable crearlas e implementarlas desde el principio. Algunas listas usan elementos web de lista de datos profesionales. Para cada elemento web de lista de datos profesionales que cree y se base en una lista de SharePoint, planee crear la lista e incluir las columnas que se necesitarn en cada elemento web. Cada columna que se identifica durante la planeacin es un tipo de datos profesionales que se puede importar al registrar una aplicacin empresarial en el Catlogo de datos profesionales.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las columnas necesarias para las listas y los elementos web planeados.

Planeacin de columnas dependientes

Las columnas de datos profesionales pueden estar asociadas a columnas dependientes que aparecen automticamente junto a la columna principal. No es posible modificar estas columnas dependientes porque sus valores proceden del origen de datos conectado. Los valores se actualizan automticamente cada vez que se actualiza la vista de la lista, tras un perodo de

448

tiempo establecido o cuando alguien que tiene los permisos adecuados hace clic en el botn Actualizar datos profesionales situado en la parte superior de la lista. Los usuarios pueden filtrar y ordenar por columnas dependientes como sucede con las dems columnas. La persona que agrega columnas de datos profesionales decide qu columnas dependientes se han de incluir. Las columnas dependientes representan las propiedades relacionadas con un tipo de datos profesionales concreto en el Catlogo de datos profesionales, que pueden ser o no tipos de datos profesionales por s mismos. Cuando planee las listas de datos profesionales en la implementacin inicial de Office SharePoint Server 2007, tome nota de las propiedades que se necesitan para crear estas columnas dependientes.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las propiedades que necesitar para crear las columnas independientes. Use esa informacin cuando registre cada aplicacin empresarial en el Catlogo de datos profesionales.

Planeacin de acciones profesionales en listas de datos profesionales

Cuando agrega una columna de datos profesionales a una lista, tambin agrega un conjunto de acciones asociadas con el tipo de datos profesionales para esa columna de datos profesionales. Estas acciones aparecen cuando los usuarios mantienen el puntero encima del elemento sobre el que desean actuar. En el ejemplo de la base de datos de clientes, los usuarios que usen la lista pueden realizar una accin para cualquier cliente simplemente sealando el nombre del cliente en la lista y, a continuacin, seleccionando una accin en el men que aparece. Por ejemplo, una accin comn es "Editar perfil del cliente", que abre una pgina de Microsoft Office InfoPath 2007 que tiene propiedades para el cliente seleccionado.

Planeacin de elementos web para listas de datos profesionales

Las listas de datos profesionales se usan al crear elementos web de lista de datos profesionales. Los siguientes elementos web se basan en listas de datos profesionales: Elemento web Lista de datos profesionales Elemento web Detalles de datos profesionales Elemento web Asociacin de datos profesionales Elemento web Lista KPI (indicadores clave de rendimiento)
449

Los tres primeros elementos web usan los datos de aplicaciones del Catlogo de datos profesionales en las listas de datos profesionales para mostrar inteligencia empresarial en informes, paneles, sitios de personalizacin y otros sitios de inteligencia empresarial. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de elementos web de datos profesionales. El elemento web Lista KPI puede basarse en informacin de listas de datos profesionales mediante la seleccin de una lista de SharePoint como origen de un KPI concreto. Los KPI tambin pueden crearse a partir de bases de datos de SQL Server 2005 Analysis Services a los que tienen acceso las bibliotecas de conexiones de datos. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de indicadores clave de rendimiento.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las listas de SharePoint y los elementos web relacionados que se usan para las pginas de paneles y otros sitios clave que emplean listas de datos profesionales.

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para planear las listas de datos profesionales: Hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)

450

Planeacin de elementos web de datos profesionales

En este artculo: Acerca de los elementos web de datos profesionales Planeacin de elementos web de datos profesionales principales Planeacin de elementos web de datos profesionales especializados Planeacin de elementos web de KPI Planeacin de elementos web de Excel Web Access Planeacin de elementos web de SQL Server 2005 Analysis Services

Planeacin de elementos web de filtro conectados a elementos web de datos profesionales Planeacin de la implementacin de elementos web Hojas de trabajo

En Microsoft Office SharePoint Server 2007, los elementos web de datos profesionales se usan en informes, pginas habilitadas para informes, como el sitio del Centro de informes, y otros sitios de SharePoint, incluidos los sitios de personalizacin, para mostrar una vista web de datos profesionales que favorece el anlisis, la creacin de informes y las actuaciones sobre esos datos de una manera que permite generar conocimiento dentro de la organizacin. Como parte de la planeacin de la implementacin inicial de Office SharePoint Server 2007, debe entender las diferentes variedades de elementos web de datos profesionales, comprender cmo se usan para mostrar datos profesionales y favorecer la inteligencia empresarial, as como planear los elementos web especficos que se implementarn en cada sitio.

Acerca de los elementos web de datos profesionales

Los datos profesionales pueden mostrarse en elementos web y listas de SharePoint para las pginas y los sitios de cada coleccin de sitios que use su organizacin. Entre los orgenes de estos datos se incluyen Microsoft SQL Server 2005 y sus aplicaciones relacionadas, como SQL Server 2005 Reporting Services y aplicaciones de lnea de negocio registradas en el Catlogo de datos profesionales. Los datos profesionales se pueden exponer directamente en las listas mediante el elemento de lista de datos profesionales. Tambin se pueden exponer a travs de los elementos web diseados especficamente para las caractersticas de personalizacin. En funcin de dnde se usen los elementos web, la experiencia es completamente diferente. Si es una simple lista, la experiencia es muy similar al uso de cualquier lista de SharePoint, con la excepcin de que los datos estn conectados al origen de datos y se actualizan automticamente. Si es un nico
451

elemento web dentro de un informe, el propietario de la pgina controla la interactividad y podra ser simplemente una presentacin de los datos. Si est en una pgina de resumen de varios informes, puede filtrarse junto con otros elementos web de datos profesionales de la pgina. Si est en un sitio de personalizacin o sitio personal, la informacin del elemento web est se identifica por la audiencia y slo se presenta la que sea relevante para quien consulta la informacin. Tambin hay elementos web especficos para aplicaciones de lnea de negocio habituales, como SAP. Entre los tipos de elementos web que se usan para mostrar los datos profesionales en los sitios de SharePoint se incluyen: Elementos web de datos profesionales principales Elementos web de datos profesionales especializados Elementos web de indicadores clave de rendimiento (KPI) Elementos web de Excel Web Access Elementos web de SQL Server 2005 Analysis Services

Elementos web de filtro que estn conectados a elementos web de datos profesionales (por ejemplo, el elemento web de filtro del usuario actual y el elemento web de filtro de perfil de propiedad usados en sitios de personalizacin y el elemento web de filtro de catlogo de datos profesionales) Estos elementos web se usan para crear fragmentos de inteligencia empresarial que se pueden mostrar en informes vinculados desde el sitio del Centro de informes, otros sitios de SharePoint que tienen informes o datos profesionales, en las pginas de resumen de varios informes, tambin denominadas paneles, y en sitios de personalizacin. Las bibliotecas de conexiones de datos exponen archivos de conexin de datos (.odc) de Office y archivos de conexin de datos universal (.udcx).

Planeacin de elementos web de datos profesionales principales

Los elementos web de datos profesionales principales incluyen: Elementos web de lista de datos profesionales Elementos web de detalles de datos profesionales Elementos web de asociacin de datos profesionales Elementos web de acciones para datos profesionales Elementos web de filtro de catlogo de datos profesionales

Los primeros cuatro elementos web de datos profesionales se usan para mostrar informacin basada en los datos almacenados por SQL Server y notificados por SQL Server 2005 Reporting Services, y las propiedades de aplicaciones de lnea de negocio registradas en el Catlogo de datos profesionales. Los tres primeros pueden agregarse a informes del sitio de Centro de informes u otras pginas que muestren informes o datos profesionales.

452

El elemento web de lista de datos profesionales presenta los datos profesionales en un formato de lista sencillo que incluye varios elementos de un tipo de datos profesionales del Catlogo de datos profesionales. Un ejemplo sera una lista de los clientes de una base de datos de servicio al cliente. Esa lista puede estar conectada a un elemento web de filtro para mostrar la informacin que slo se basa en el usuario actual o un valor especfico para una propiedad de la aplicacin empresarial relevante. Puede editar las propiedades de vista de un elemento web de lista de datos profesionales de la misma manera que puede editar la vista de cualquier lista, para filtrar por propiedad o limitar el nmero de elementos que se muestran en el elemento web. El elemento web tambin puede destinarse a audiencias, de modo que slo lo vean algunos usuarios. El elemento web de detalles de datos profesionales muestra los detalles de un solo elemento, como un solo cliente en una base de datos de clientes. El elemento web de asociacin de datos profesionales presenta una lista relacionada que muestra una lista de elementos relacionados con un elemento de otro tipo de datos profesionales. Un ejemplo sera una lista de clientes que trabajen en una zona de ventas determinada. Las listas relacionadas se pueden asociar a ms de un tipo de datos profesionales de origen para acotar el enfoque de la lista. Un ejemplo sera una lista de pedidos de ventas de un cliente de una divisin de ventas concreta. Los tipos de datos profesionales de origen son el cliente y la divisin de ventas, y los elementos de la lista son los pedidos de ventas. Como ocurre con la vista del elemento web de lista de datos profesionales, la vista del elemento web de asociacin de datos profesionales puede filtrarse o limitarse a un nmero especfico de elementos de lista, y puede conectarse a elementos web de filtro o destinarse a audiencias. El elemento web de acciones para datos profesionales agrega una simple direccin URL a una pgina asociada a la accin nombrada en el vnculo. Sirve para permitir a los usuarios realizar acciones comunes de aplicaciones empresariales directamente desde el explorador web. A menudo, un elemento web de acciones para datos profesionales se encuentra en la misma pgina con un elemento web de datos profesionales relacionado para que los usuarios puedan ver informacin y actuar sobre ella inmediatamente. Por ejemplo, un elemento web de acciones para datos profesionales para la accin "Ver perfil de cliente" puede encontrarse en un panel que tenga un elemento web de Excel Web Access que muestre las ventas para un cliente y un elemento web de KPI que muestre la satisfaccin del cliente. Un analista que vea un KPI de satisfaccin del cliente baja puede correlacionar esa informacin con informes sobre ventas recientes y, a continuacin, hacer clic en el vnculo de la accin para datos profesionales para obtener ms informacin sobre el cliente y ponerse en contacto con l a fin de mejorar el servicio. El elemento web de filtro de catlogo de datos profesionales filtra otros elementos web de una pgina en funcin de los valores que se encuentren en SQL Server 2005 Reporting Services o el Catlogo de datos profesionales. Suele usarse en combinacin con los elementos web de datos profesionales para filtrar la vista y puede usar cualquier propiedad reconocida. Para obtener ms informacin acerca del filtrado de datos, consulte Planeacin de paneles y filtros.

453

Planeacin de elementos web de datos profesionales especializados

Los elementos web de datos profesionales especializados incluyen: Elemento web de IView (SAP) Elemento web de consumidor WSRP (Servicios web para portlets remotos)

Los elementos web de iView y de consumidor WSRP admiten la presentacin de datos desde portlets de SAP y WSRP respectivamente. Si su organizacin usa SAP o portlets remotos, estos elementos web le permiten integrar estos elementos web en las pginas de elementos web para que pueda tener una sola vista de todos los datos profesionales en lugar de diferentes sitios para diferentes vistas de datos profesionales basadas en web. Para usar el elemento web de IView, debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Configure SAP para el sitio. 2. Seleccione un servidor SAP e IView para el elemento web. 3. Compruebe que se confa en el servidor SAP e IView en el sitio. Para usar el elemento web de consumidor WSRP, debe realizar los siguientes pasos: 1. Configure los productores WSRP para el sitio. 2. Seleccione un servidor de portlet y un portlet para el elemento web. 3. Compruebe que se confe en el servidor de portlet y el portlet en el sitio.

Planeacin de elementos web de KPI

Los elementos web de KPI presentan los datos profesionales con indicadores grficos del estado actual de un proceso de negocio clave. Por ejemplo, un KPI puede usar iconos tipo semforo para indicar que la satisfaccin del cliente supera, cumple o no cumple los objetivos. Si la satisfaccin del cliente supera un objetivo preestablecido, que se calcula contando el porcentaje de puntuaciones de satisfaccin positivas en toda la organizacin, el KPI de satisfaccin del cliente se muestra con un semforo verde. Si la satisfaccin del cliente no cumple los objetivos mnimos, el KPI de satisfaccin del cliente se muestra con un semforo rojo. De otro modo, se muestra con un semforo amarillo. Cada KPI de un elemento web de lista de KPI y el nico KPI de cada elemento web de detalles de KPI se evala en funcin de un solo valor de un origen de datos, bien desde una sola propiedad o calculando un promedio o total en los datos seleccionados. Puesto que se calculan a lo largo de un intervalo de datos en lugar de mostrar los datos en forma de lista, pueden ser ms tiles al medir el rendimiento en grupos o proyectos. Sin embargo, al calcular un intervalo de datos para una persona especfica, como una lista de ventas para un nico empleado, un KPI puede evaluar el rendimiento individual. Los dos elementos web de KPI muestran una lista de KPI calculados de manera independiente, o detalles de un solo KPI. Puede conectar elementos web de KPI para filtrar elementos web con el fin de filtrar cada KPI por propiedades o usuarios especficos. Los orgenes de datos de listas de KPI incluyen:
454

 Listas de SharePoint Los datos proceden de una lista de SharePoint que puede incluir datos profesionales del Catlogo de datos profesionales o SQL Server 2005. Libros de Excel Los datos proceden de un libro de Excel. SQL Server 2005 Analysis Services Los datos proceden de almacenes de bases de datos, denominados cubos, para las conexiones de una biblioteca de conexiones de datos. Informacin especificada manualmente Los datos proceden de una lista esttica, en lugar de basarse en orgenes de datos subyacentes. Esto se usa con menos frecuencia, para realizar pruebas antes de la implementacin o, en ocasiones, cuando no estn disponibles orgenes de datos normales pero sigue deseando proporcionar indicadores de rendimiento. Si el elemento web de lista de KPI se agrega a una pgina, debe proporcionar un vnculo a una lista de KPI que los contenga. Los elementos web de lista de KPI incluyen vnculos a los detalles de cada KPI. Al hacer clic en el vnculo del KPI, aparece una pgina web de detalles personalizables que contiene informacin adicional. La vista de los elementos web de lista de KPI basados en listas de SharePoint puede limitarse o filtrarse igual que la vista de cualquier lista. El elemento web de detalles de KPI muestra los indicadores de rendimiento para un solo elemento en una lista de KPI. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de elementos web de KPI, consulte Planeacin de indicadores clave de rendimiento.

Planeacin de elementos web de Excel Web Access

Los elementos web de Excel Web Access estn disponibles para los sitios personales y sitios de personalizacin. El elemento web de Excel Web Access se usa para proporcionar la informacin procedente de una hoja de clculo especfica directamente dentro del elemento web mediante el uso de Excel Calculation Services. Tambin permite realizar funciones analticas en el explorador web sin afectar a las hojas de clculo u orgenes de datos subyacentes. Los usuarios que tienen los permisos adecuados pueden abrir una ventana de Microsoft Office Excel 2007 directamente desde este elemento web para editar la hoja de clculo. El elemento web de Excel Web Access tambin puede usarse para realizar funciones analticas con datos de SQL Server 2005 Analysis Services.

Planeacin de elementos web de SQL Server 2005 Analysis Services

Los elementos web de SQL Server 2005 Analysis Services estn disponibles para los sitios personales y sitios de personalizacin. El elemento web de SQL Server 2005 Analysis Services presenta los datos directamente desde SQL Server 2005 Analysis Services. Este elemento puede usarse en informes o pginas de resumen de varios informes, o en otros sitios que usen datos profesionales, como los sitios de personalizacin.

455

Planeacin de elementos web de filtro conectados a elementos web de datos profesionales

Una caracterstica de los elementos web de datos profesionales es la capacidad de filtrar los datos mostrados en cada elemento web mediante el uso de uno o ms elementos web de filtro. Los filtros pueden estar conectados a un nico elemento web o a todos los elementos web en una pgina. Cuando varios elementos web de datos profesionales estn conectados a un nico filtro, los datos de todos los elementos web de datos profesionales pueden filtrarse por la misma propiedad y valor. Por ejemplo, una pgina puede filtrar los datos de todos los elementos web de datos profesionales del ltimo mes o de un usuario determinado. Este tipo de pginas de resumen de varios informes, denominadas paneles, pueden ser muy tiles para presentar una vista uniforme de los datos profesionales de la organizacin.

Planeacin de la implementacin de elementos web

Cada uno de estos elementos web debe agregarse a un sitio y, a continuacin, conectarse al origen de datos subyacente. Una vez que se realiza esa conexin y el elemento web muestra los datos profesionales, puede usarse para crear una pgina relacionada con el elemento web, denominada informe. Tambin puede usarse en una pgina de resumen de varios informes que muestra varios elementos web de datos profesionales. Los informes pueden aparecer en el sitio del Centro de informes o cualquier otro sitio de informes, y los elementos web de datos profesionales se pueden usar en otros sitios, como los sitios de personalizacin. La planeacin de sitios permite identificar los elementos web que tiene pensado crear y que usarn datos profesionales. Cada elemento web requiere ciertas propiedades. Es recomendable que decida qu propiedades son ms relevantes para quienes van a ver cada elemento web en un sitio. Entre los sitios y las pginas que normalmente usan elementos web de datos profesionales se incluyen: El sitio del Centro de informes Otros sitios que usen informes El panel predeterminado de la coleccin de sitios Sitios de personalizacin

Para una implementacin inicial, piense en los elementos web que va a usar para cada uno de estos sitios. Aunque los elementos web de datos profesionales se pueden usar en cualquier sitio, no es necesario planear los elementos web de dichos sitios, que se crean durante las operaciones en curso. Para cada elemento web: Enumere las aplicaciones y los tipos de datos profesionales que necesita para implementar el elemento web. Enumere las propiedades que necesita para implementar el elemento web para que pueda incluir esas propiedades en el perfil de datos profesionales para los tipos de datos profesionales y las aplicaciones empresariales correspondientes.
456

 Asegrese de que la informacin relativa a cada propiedad y tipo de datos profesionales de cada aplicacin sea lo suficientemente completa para que resulte til cuando se importe. Planee crear listas en las que se basen los elementos web de datos profesionales. Contemple las implicaciones de seguridad de cada lista y tenga en cuenta los grupos de SharePoint que tendrn acceso a cada lista y el elemento web correspondiente. Decida si la vista del elemento web debe limitarse o filtrarse. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de listas de datos profesionales. Decida si el elemento web est conectado a elementos web de filtro. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de paneles y filtros. Decida si el elemento web debe destinarse a audiencias especficas, para cada sitio que use el elemento web. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de elementos web personalizados. Piense si ya hay otro elemento web o sitio que realiza el mismo propsito que este elemento web con el fin de minimizar la duplicacin innecesaria de la funcionalidad. Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de los sitios y subsitios. Aunque la planeacin de elementos web lleva tiempo, permite comprender el mbito de la implementacin de los elementos web antes de comenzar, de manera que puede asignar prioridades a lo que es ms importante para la implementacin inicial, y programar la implementacin de sitios y elementos web de menor prioridad para otra ocasin. Tambin permite reducir el tiempo de implementacin al identificar los orgenes de datos y listas de los que dependen los elementos web de datos profesionales.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los elementos web de datos profesionales y de inteligencia empresarial. Registre los elementos web conectados, los orgenes de datos y las listas de SharePoint utilizados por el elemento web en la misma tabla. Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los elementos web que se usan en cada sitio planeado en la jerarqua de coleccin de sitios.

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para planear los elementos web de datos profesionales: Hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls)
457

 Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)

458

Planeacin de acciones para datos profesionales

En este artculo: Acciones para datos profesionales Planeacin del mbito de las acciones de empresa Planeacin de las propiedades de las acciones de empresa Planeacin de elementos web de accin para datos profesionales Planeacin de acciones de empresa personalizadas Hoja de trabajo

Las acciones para datos profesionales proporcionan una manera de permitir a los usuarios que ven datos profesionales en informes, paneles u otras pginas habilitadas para informes actuar inmediatamente sobre los datos que estn viendo. Si se usa InfoPath Forms Services y se configuran permisos en las bases de datos correspondientes, los usuarios que tengan los permisos correctos podrn realizar cambios directos en los datos profesionales subyacentes. Como parte de la planeacin de la implementacin inicial de Microsoft Office SharePoint Server 2007, debera saber cmo crear acciones de empresa, cmo planear las pginas que realizan la accin, cmo planear las propiedades que se usan en las acciones para datos profesionales, cmo determinar quin tiene acceso a una accin y cmo se muestra la accin en los resultados de la bsqueda, en las listas de SharePoint y en los sitios que contengan el elemento web de accin para datos profesionales. A continuacin, puede usar estos planes durante la implementacin inicial de Office SharePoint Server 2007.

Acciones para datos profesionales

Las acciones para datos profesionales son acciones que configuran los administradores y que abren una pgina web que proporciona informacin relevante acerca de los datos profesionales, de forma que los usuarios puedan colaborar con conocimiento de causa en funcin de los datos que se muestren en la organizacin. Las acciones para datos profesionales permiten proporcionar a los usuarios de la organizacin formas de interactuar directamente con los datos profesionales desde los sitios de las colecciones de sitios. Para cada una de las aplicaciones registradas en el Catlogo de datos profesionales, cada tipo de datos profesionales tiene un perfil. Las acciones para tareas comunes se crean mediante el uso de los datos profesionales incluidos en el perfil. Una accin de empresa tiene dos propiedades simples: un nombre de accin y la direccin URL de la pgina web que se usa para procesar la accin y proporcionar resultados de alguna clase. La pgina web suele ser: Una pgina web esttica que tiene un resultado fijo. Una lista de SharePoint.
459

 Una pgina habilitada para formularios de Microsoft Office InfoPath 2007 que puede interactuar con los datos profesionales en la base de datos o en el servidor de aplicaciones empresariales. Una pgina personalizada para la interaccin o presentacin de datos ms complejos, como una pgina .aspx dinmica. Una vez creadas las acciones, stas aparecen en un elemento web de accin para datos profesionales para los elementos de: Resultados de la bsqueda Listas de SharePoint Informes y paneles

Algunos ejemplos de resultados de bsqueda que pueden incluir acciones son empleados, clientes, informes de ventas y oficinas regionales. Cualquier tipo de datos profesionales del Catlogo de datos profesionales se puede asociar a una o varias acciones en un elemento web de accin para datos profesionales y esas acciones aparecen como parte de esos elementos cuando se muestran en los resultados de la bsqueda. De forma similar, un tipo de datos profesionales de una lista incluye las acciones asociadas que se han creado para ese tipo. Las acciones tambin se muestran en los perfiles de datos profesionales del Catlogo de datos profesionales para las aplicaciones y los tipos de datos profesionales correspondientes. El elemento web de accin para datos profesionales se puede usar en otras pginas, como en el sitio del Centro de informes y en sitios de personalizacin. Por ejemplo, podra implementar una accin Resolver para una aplicacin de base de datos de clientes. Despus de buscar un incidente concreto en la base de datos, un representante del servicio al cliente vera la accin Resolver junto al informe de incidentes del cliente en los resultados de la bsqueda. El representante hara clic en el vnculo de la accin para abrir una pgina con campos de formulario para el tipo de resolucin, la fecha de resolucin y el nombre del representante que resuelve el problema. Es posible que el representante del servicio al cliente vea esta accin tambin en su sitio personal, en un sitio de personalizacin diseado para el seguimiento y la solucin de problemas con los clientes o en un elemento web personalizado que aparezca en otra pgina, como el sitio del Centro de informes.

Planeacin del mbito de las acciones de empresa

Al planear las acciones de empresa, deben tenerse en cuenta las acciones comunes que los usuarios realizan para cada aplicacin de empresa. Es probable que con cada accin que se facilite desde Office SharePoint Server 2007 aumente el nmero de usuarios que realizan esa accin, lo que puede afectar a varios aspectos de la planeacin: Seguridad La seguridad se controla en la pgina de destino asociada a cada accin, que puede ser una pgina web sencilla, un formulario de Office InfoPath 2007 o una pgina ms personalizada. Con independencia de la pgina de destino, slo los usuarios que tengan acceso a esa pgina podrn realizar la accin. Si el destino no es un sitio de SharePoint, los usuarios que usen la pgina deben iniciar sesin por separado. Cuando planee las acciones de empresa, asegrese de que los usuarios que las van a realizar
460

tengan los permisos adecuados para el sitio de destino. Para ello, puede comparar el plan de pertenencia y permisos de cada sitio y tomar nota de las diferencias. Despus, para cada accin, identifique cmo afectan esas diferencias a las acciones que tiene previsto crear durante la implementacin inicial. Si existen discrepancias, puede cambiar los permisos de forma que los usuarios correctos tengan acceso a un sitio o puede cambiar la ubicacin de destino prevista. Rendimiento Si se permite que los usuarios de una organizacin tengan un fcil acceso a las aplicaciones empresariales desde las acciones de empresa de una coleccin de sitios, seguramente aumentar el uso de esas aplicaciones. Se generar una carga adicional en las bases de datos y en los servidores de aplicaciones empresariales. En la mayora de las organizaciones, ser un incremento fcil de controlar. Sin embargo, en las organizaciones grandes, el rendimiento del servidor podra verse afectado. Diseo del sitio Tenga en cuenta el tiempo y recursos que necesitar para la planeacin del sitio cuando disee acciones ms complejas. Es posible que tenga poco tiempo para disear y desarrollar pginas ms complejas para controlar la interaccin entre los sitios de SharePoint y las aplicaciones empresariales. D prioridad a las acciones ms importantes. Podr agregar otras acciones segn vaya siendo necesario, como parte de las operaciones normales, despus de la fase de implementacin y configuracin iniciales. Los administradores de sitios deben tomar nota de las acciones de empresa que desean desarrollar y de la programacin para implementar dichas acciones, y despus proporcionar esos detalles a los administradores de TI del equipo de planeacin. De esta forma, los administradores de TI podrn prever el posible impacto en los planes de capacidad tanto para la implementacin inicial como para las operaciones a largo plazo.

Planeacin de las propiedades de las acciones de empresa

Las acciones de empresa a menudo requieren que los usuarios suministren en formularios los valores de determinadas propiedades de negocio. Las acciones de empresa tambin pueden abrir pginas web en las que se usan ciertas propiedades para realizar clculos. Para hacer que estn disponibles las propiedades correctas, tome nota de las mismas e inclyalas en una lista completa de propiedades de datos profesionales para los perfiles de datos profesionales. sta es la informacin importante que se debe tener en cuenta en la planeacin: Las aplicaciones empresariales que tienen acciones importantes que desea que estn disponibles en cada coleccin de sitios. Los tipos de datos profesionales del Catlogo de datos profesionales que estn asociados a cada accin. Las propiedades asociadas a cada tipo de datos profesionales. Por ejemplo, puede que necesite una accin de empresa que resuelva los registros del servicio al cliente que se deben asociar al tipo de datos profesionales correspondiente a dichos registros y que aparezcan cuando alguien vea un registro del servicio al cliente. Durante la planeacin, registre la base de datos del servicio al cliente, el tipo de datos profesionales del registro del
461

servicio al cliente y las propiedades de las que se hace un seguimiento para cada registro del servicio al cliente, como la fecha de servicio, el tipo de problema, el nombre del cliente y la ubicacin del servicio. Proporcione esta informacin a los usuarios que planean servicios compartidos de forma que los administradores de los proveedores de servicios compartidos (SSP) puedan importar las propiedades cuando las registren en el Catlogo de datos profesionales.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar sus planes de accin para datos profesionales. Enumere los orgenes de datos y las propiedades y tipos de datos profesionales relacionados, tanto para las bases de datos de las bibliotecas de conexiones de datos como para las aplicaciones de lnea de negocio registradas en el Catlogo de datos profesionales. Las acciones para datos profesionales que usan esas propiedades tambin se deberan registrar.

Planeacin de elementos web de accin para datos profesionales

El elemento web de accin para datos profesionales agrega un vnculo a una pgina asociada a la accin. Cuando se crean acciones de empresa para cualquier tipo de datos profesionales del Catlogo de datos profesionales, este elemento web se incluye en los resultados de la bsqueda y en los elementos de lista de cualquier ejemplo de ese tipo de datos profesionales. Si crea una resolucin para un problema de un informe de servicio al cliente para el tipo de datos profesionales de informe de servicio al cliente, aparecer un elemento web que contiene la accin Resolver en los resultados de la bsqueda o en las listas que contengan informes de servicio al cliente. Puede usar ese mismo elemento web en otros sitios, como el sitio del Centro de informes o sitios de personalizacin. Al agregar el elemento web de accin para datos profesionales, puede agregar una o varias acciones asociadas a un nico tipo de datos profesionales. Puede usar varios vnculos de accin en el mismo sitio para proporcionar acciones que estn asociadas a ms de un tipo de datos profesionales, con lo que se ofrece interactividad para los datos profesionales siempre que sea conveniente. A menudo un elemento web de accin para datos profesionales se encuentra en la misma pgina como elemento web relacionado (por ejemplo, elemento web de indicador clave de rendimiento (KPI), elemento web de lista de datos profesionales o elemento web de Excel Web Access) de manera que los usuarios pueden ver la informacin y actuar inmediatamente en consecuencia. Los elementos web de cada pgina se pueden elegir en funcin de cul sea la mejor manera de lograr la finalidad de la misma, que se determina durante la planeacin de la arquitectura de la informacin y de la estructura del sitio. A medida que planee los sitios clave de las colecciones
462

de sitios, actualice el plan del sitio para incluir oportunidades de acciones para datos profesionales.

Planeacin de acciones de empresa personalizadas

Puede usar las herramientas para programadores de Office SharePoint Server 2007 para personalizar las acciones de empresa de manera que hagan algo ms que llevar al usuario a una direccin URL concreta. Valdr la pena invertir tiempo y recursos en la creacin de una accin personalizada si la accin est directamente relacionada con un proceso de negocio clave. Para obtener ms informacin sobre la creacin de acciones personalizadas, consulte el kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=72208&clcid=0xC0A) (en ingls).

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para planear las acciones para datos profesionales: Hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls)

463

Planeacin de la bsqueda de datos profesionales

En este artculo: Acerca de la bsqueda de datos profesionales Planeacin de la bsqueda de datos profesionales Hojas de trabajo

La integracin de datos profesionales con otras funciones de Microsoft Office SharePoint Server 2007 proporciona la oportunidad de usar toda la eficacia del motor de bsqueda Enterprise Search para encontrar, ver y actuar segn datos profesionales relevantes. Esta integracin slo est disponible en la versin Enterprise de Office SharePoint Server 2007. Las implementaciones de la versin Standard de Office SharePoint Server 2007 no pueden registrar aplicaciones de datos profesionales ni buscar datos profesionales mediante el uso del motor de bsqueda Enterprise Search. Al planear la bsqueda de datos profesionales, es importante entender la funcionalidad de bsqueda. Tambin es importante lo siguiente: Planee la inclusin de datos profesionales en orgenes de contenido. Seleccione las propiedades adecuadas de los datos profesionales para asignarlas a propiedades administradas en el esquema de la bsqueda. Cree listas de control de acceso (ACL) para tipos de datos profesionales. Use mbitos y filtros de bsqueda para cambiar cmo se agrupan las consultas de bsqueda y qu resultados de bsqueda se encuentran. Planee la integracin de la capacidad de bsqueda de datos profesionales en los sitios de su coleccin de sitios.

Acerca de la bsqueda de datos profesionales

Los resultados de datos profesionales se excluyen de los resultados de bsqueda generales. Los resultados de las bsquedas de datos profesionales pueden mostrarse de cuatro formas distintas: Cuando se usa un mbito de bsqueda que incluye datos profesionales para la bsqueda, los resultados de la bsqueda incluyen datos profesionales. De manera predeterminada no se proporciona un mbito de bsqueda de datos profesionales, pero los administradores pueden crear mbitos de bsqueda que incluyan datos profesionales. Los usuarios pueden restringir los resultados de bsqueda iniciales mediante la seleccin de la opcin para buscar orgenes de datos profesionales. Los usuarios pueden seleccionar una ficha de datos profesionales que se proporciona en el sitio del Centro de bsqueda para que la bsqueda incluya todos los datos profesionales de la ficha. De manera predeterminada no se incluye una ficha para todos los datos profesionales,
464

pero los administradores pueden agregar fichas para buscar todos los datos profesionales o para buscar datos de aplicaciones empresariales especficas. Si el trmino de bsqueda en una consulta de bsqueda estndar coincide con una frase de palabras clave seleccionada por un administrador, el resultado de los datos profesionales aparece en los resultados recomendados. Los administradores del servicio de bsqueda y de colecciones de sitios individuales deben configurar varias opciones antes de que los datos profesionales estn disponibles en los resultados de la bsqueda. Realice el siguiente procedimiento para hacer que los datos profesionales estn disponibles para la bsqueda. Procedimiento para hacer que los datos profesionales estn disponibles para la bsqueda 1. En el caso de las aplicaciones de lnea de negocio, registre la aplicacin en el Catlogo de datos profesionales y establezca el nmero de conexiones. 2. Cree un origen de contenido para los datos de aplicaciones profesionales. 3. Rastree el origen de contenido de los datos de las aplicaciones para agregar sus propiedades como nuevas propiedades rastreadas en el esquema del sitio de portal. 4. Seleccione las propiedades relevantes en la seccin Configurar bsqueda del Catlogo de datos profesionales y asgnelas a propiedades administradas para la bsqueda. 5. Cree ACL para los tipos de datos profesionales en el Catlogo de datos profesionales. 6. Vuelva a rastrear el origen de contenido del origen de datos profesionales para actualizar las propiedades administradas y ACL. 7. Cree mbitos de bsqueda para los datos profesionales. 8. Configure las palabras clave para los datos profesionales. La mayora de estas tareas las realiza el administrador del servicio compartido de bsqueda o del Catlogo de datos profesionales. Algunas tareas las realizan los administradores de las colecciones de sitios. Los administradores de servicios compartidos y los de las colecciones de sitios contribuirn al plan de bsqueda de datos profesionales.

Planeacin de la bsqueda de datos profesionales

Al planear la bsqueda de datos profesionales, es importante tener en cuenta sus necesidades profesionales y cmo se pueden usar caractersticas de bsqueda para mejorar la visibilidad de los datos profesionales y la capacidad de uso de caractersticas de inteligencia empresarial. Lo primero que debe tener en cuenta es qu procesos de negocio son relevantes para cada coleccin de sitios, y qu aplicaciones empresariales se usan para evaluar y trabajar en esos procesos. Cuando identifique esas aplicaciones, piense cmo van a buscar esos datos profesionales los usuarios y cul es el mbito de los datos profesionales. A menudo, los usuarios buscarn los datos profesionales de una aplicacin determinada desde varios sitios
465

y colecciones de sitios, pero no todos los sitios usarn los mismos datos profesionales. En funcin del mbito de los procesos de negocio, las aplicaciones empresariales asociadas y los datos profesionales, se vern afectadas varias decisiones.

Planeacin de proveedores de servicios compartidos para datos profesionales

A menudo puede confiar en la seguridad de las aplicaciones empresariales para limitar el acceso a los datos profesionales pero, en el caso de datos especialmente confidenciales que un grupo de usuarios de la organizacin usa con frecuencia, pero no toda la organizacin, se recomienda considerar la posibilidad de disponer de proveedores de servicios compartidos (SSP) independientes. El contenido y los datos no se comparten entre los SSP, por lo que los usuarios que realicen bsquedas mediante el servicio compartido de bsqueda de un SSP no vern los resultados de otro SSP. Esta opcin normalmente slo resulta adecuada cuando los conjuntos de contenido, incluidos los documentos y otros sitios que no sean de datos profesionales, son totalmente diferentes. De lo contrario, se puede usar la seguridad de la aplicacin, los grupos de SharePoint y los filtros y mbitos de bsqueda para limitar la disponibilidad de los datos. En el Catlogo de datos profesionales de cada SSP, tendr que registrar cada aplicacin de lnea de negocio que tenga datos que desee que estn disponibles a travs de la caracterstica de bsqueda y otras caractersticas de Office SharePoint Server, tales como elementos web de datos profesionales, plantillas de formulario de InfoPath, flujos de trabajo, etc. Los administradores de SSP deben hablar con los administradores de las granjas de servidores acerca de las implicaciones de capacidad y rendimiento de las aplicaciones empresariales. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de conexiones de datos profesionales con el Catlogo de datos profesionales.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de la arquitectura de la informacin (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar el nmero de SSP y los orgenes de datos para el Catlogo de datos profesionales de cada SSP. Use la herramienta de planeacin de jerarquas de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73143&clcid=0xC0A) (en ingls) para planear el nmero de SSP y los orgenes de datos para el Catlogo de datos profesionales de cada SSP. Use la hoja de trabajo para el clculo de los requisitos de capacidad de datos (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73274&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar el nmero de conexiones para cada origen de datos profesionales.
466

Planeacin de orgenes de contenido de datos profesionales

Para usar datos profesionales en los resultados de la bsqueda, debe crear orgenes de contenido de datos profesionales. Los orgenes de contenido de datos profesionales se agregan al igual que otros orgenes de contenido, pero tienen algunos pasos de configuracin adicionales que deben tenerse en cuenta durante la planeacin. Las direcciones de inicio de los datos profesionales incluyen ubicaciones de bases de datos de Microsoft SQL Server 2005 u otras bases de datos y diversas aplicaciones de lnea de negocio. Estas ubicaciones se encuentran a menudo en servidores independientes que existen antes de la implementacin de Office SharePoint Server 2007, aunque las aplicaciones pueden hospedarse en el mismo servidor. Para equilibrar la carga, se recomienda hospedar las bases de datos en servidores independientes. Cuando planee las granjas de servidores para su implementacin, tenga en cuenta cmo se conectarn a los servidores de aplicaciones. Para obtener ms informacin acerca de cmo implementar servidores de aplicaciones, consulte el tema sobre el diseo de granjas de servidores y topologas (Office SharePoint Server). Para ayudar a mantener la seguridad y limitar el impacto en el rendimiento de las aplicaciones de datos profesionales, no es recomendable usar la ubicacin real donde se almacenan los datos profesionales al rastrear orgenes de contenido de datos profesionales. Normalmente deber crear un almacn de datos que tenga una copia de los datos, incluidos todos los tipos de datos profesionales importantes, propiedades y valores. Esta ubicacin se usar en el origen de contenido de la aplicacin empresarial. Es recomendable crear orgenes de contenido adicionales para admitir los escenarios siguientes: Desea rastrear datos profesionales de una aplicacin con ms frecuencia que los datos profesionales de otras aplicaciones empresariales. Desea crear mbitos de bsqueda que estn limitados a un conjunto especfico de datos de una o ms aplicaciones mediante el uso de orgenes de contenido. Puede crear mbitos de bsqueda basados en propiedades en lugar de en orgenes de contenido para que los orgenes de contenido no sean necesarios si las propiedades permiten lograr el mismo resultado. Desea crear una ficha Centro de bsqueda que seale a un conjunto especfico de datos profesionales definido por el origen de contenido. Al igual que con los mbitos de bsqueda, sta no es la nica forma de definir cmo se muestran los datos profesionales en el sitio del Centro de bsqueda. La frecuencia con la que puede rastrear orgenes de contenido de datos profesionales depende del impacto en los servidores de aplicaciones de datos profesionales. Trabaje con los administradores de cada aplicacin de datos profesionales para implementar una programacin razonable.

467

Accin de hoja de trabajo

Use la seccin relativa a los orgenes de contenido de la hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las decisiones tomadas acerca de los orgenes de contenido de datos profesionales, junto con el calendario de rastreo previsto para cada origen de contenido. Para obtener ms informacin acerca de los orgenes de contenido, consulte Planeacin del rastreo de contenido.

Planeacin de las propiedades de bsqueda de datos profesionales

Para usar datos profesionales, debe seleccionar las propiedades de los datos profesionales que estarn disponibles para la bsqueda como propiedades administradas. Las propiedades de SQL Server se pueden asignar directamente despus de que se hayan rastreado, pero las aplicaciones de lnea de negocio primero deben estar registradas en el Catlogo de datos profesionales. Las propiedades administradas sern el subconjunto de propiedades que desee usar cuando busque datos profesionales. Los procesos de negocio clave identificados durante la planeacin de la arquitectura de la informacin sugerirn las propiedades administradas ms probables. Puede asignar varias propiedades rastreadas a una sola propiedad administrada y seleccionar si una de ellas tiene prioridad o si la propiedad administrada tiene varios valores e incluye todos los valores encontrados para las propiedades rastreadas. Cuando decida qu propiedades y qu tipos de datos profesionales de una aplicacin de datos profesionales desea que estn disponibles para la bsqueda, debe pensar qu desean encontrar los usuarios, cmo se presentar esa informacin y qu impacto tendr el rastreo en el almacn de datos que contiene los datos. Con frecuencia ser recomendable no mostrar todos los datos sino slo aqullos sobre determinadas propiedades. Por ejemplo, una organizacin que disponga de varias oficinas en varias regiones puede que slo desee mostrar los resultados de oficinas concretas de unas cuantas regiones clave, en funcin de las necesidades empresariales. Usted decide qu tipos de datos profesionales y qu propiedades quiere incluir para cada tipo de datos profesionales. Entre los factores que deben tenerse en cuenta al decidir qu propiedades desea que estn disponibles se incluyen: Directivas de confidencialidad Es posible que tenga buenas razones profesionales para mantener la confidencialidad de determinados registros. Por ejemplo, registros que puedan ser importantes para planeadores de negocio clave y no para la mayora de los usuarios que trabajen con datos de la aplicacin. Puede decidir mostrar las propiedades de tipos de datos profesionales que no sean confidenciales, pero no mostrar aquellos que sean confidenciales.
468

 Impacto en el rendimiento Algunas propiedades puede que no sean confidenciales, pero el impacto de rastrear esas propiedades y de permitir a los usuarios tener acceso a ellas y cambiarlas mediante el uso de acciones profesionales puede contrarrestar las ventajas de la decisin. Considere con detenimiento el funcionamiento de cada grupo de tipos de datos profesionales que habilite.
Accin de hoja de trabajo

Use la seccin de planeacin de las propiedades administradas de la hoja de trabajo de planeacin de la experiencia de bsqueda del usuario final (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar las propiedades administradas. Para obtener ms informacin acerca de las propiedades rastreadas y administradas para la bsqueda, consulte Planeacin de la experiencia de bsqueda de los usuarios finales (Office SharePoint Server).

Planeacin del acceso y la seguridad de los resultados de bsqueda de datos profesionales

Puede usar la seguridad de cada aplicacin empresarial para limitar el acceso a los resultados de bsqueda de datos profesionales. Tambin puede limitar el acceso a la bsqueda de datos profesionales mediante el uso de grupos de SharePoint. Cualquier usuario que tenga acceso a una aplicacin de datos profesionales, si es una aplicacin de base de datos, como SQL Server 2005 o una aplicacin de lnea de negocio, tambin puede tener acceso a los datos profesionales de dicha aplicacin. Los resultados de bsqueda de datos profesionales usan esa seguridad para garantizar que slo los usuarios que tengan los permisos correctos puedan ver los resultados de la bsqueda. Sin embargo, tambin puede aplicar permisos a los datos profesionales y a los resultados de la bsqueda de datos profesionales desde Office SharePoint Server 2007. Un usuario sin permisos en la base de datos puede seguir viendo los resultados de la bsqueda si tiene los permisos de SharePoint correctos. Es recomendable limitar el nmero de usuarios que tienen acceso directo a una aplicacin empresarial. En muchas organizaciones, esto puede ser una sola cuenta o un grupo que contiene un nmero reducido de usuarios. Puede crear grupos de SharePoint que tengan los permisos correctos para ver datos profesionales y los resultados de bsqueda correspondientes para cada aplicacin y, a continuacin, asignar usuarios de su organizacin a esos grupos. Al conceder permisos, tenga en cuenta los requisitos de seguridad ms importantes y los usuarios para quienes son relevantes los datos de cada aplicacin empresarial. Asocie cada aplicacin a los usuarios que necesitarn buscar datos profesionales para realizar sus trabajos.

469

Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de grupos y niveles de permisos personalizados (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73134&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar el acceso a las aplicaciones. Use la hoja de trabajo de seguridad de sitios y contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar el acceso a las aplicaciones.

Planeacin de los mbitos de bsqueda de datos profesionales

Los mbitos de bsqueda se pueden usar para permitir a los usuarios buscar determinados subconjuntos de datos profesionales. Cuando planee la arquitectura de la informacin, identifique los procesos de negocio clave o los grupos de procesos. Algunos de estos procesos estarn estrechamente vinculados a aplicaciones de datos profesionales concretas. Para crear un mbito de bsqueda para aplicaciones especficas y contenido relacionado con esas aplicaciones, puede aplicar reglas de mbito basadas en propiedades de datos profesionales para acotar el mbito de los resultados de la bsqueda, o crear un origen de contenido que incluya slo las direcciones de inicio para ese proceso de negocio y basar el mbito de bsqueda en ese origen de contenido. Para obtener ms informacin acerca de cmo planear mbitos de bsqueda, consulte Planeacin de la experiencia de bsqueda de los usuarios finales.

Planeacin de palabras clave para datos profesionales

Para cada aplicacin empresarial, se recomienda que tenga tambin en cuenta los resultados ms relevantes de la bsqueda, as como los trminos de la bsqueda que se van a usar con ms probabilidad cuando se realicen consultas de bsqueda. Por ejemplo, si tiene una lista de indicadores clave de rendimiento (KPI) que realizan el seguimiento de un proceso de negocio clave, puede decidir qu debe aparecer en la parte superior de los resultados de la bsqueda cuando los usuarios busquen datos profesionales con trminos comunes para ese proceso de negocio. Puede usar trminos especiales, lo que se conoce tambin como palabras clave y opciones ms probables, para resaltar datos profesionales clave. Puede resaltar estas listas, bases de datos y tipos de datos profesionales especficos de una aplicacin en el Catlogo de datos profesionales. Por ejemplo, puede resaltar el perfil de datos profesionales de un cliente como opcin ms probable para una palabra clave relativa a ese cliente, y el perfil pasar a la parte superior de los resultados de bsqueda. Puede asignar prioridades a los trminos especiales importantes que desea configurar durante la implementacin inicial considerando para ello frases clave para cada proceso de negocio y la aplicacin asociada. A continuacin, puede pensar cul es el contenido ms importante para esos trminos. Registre esos trminos para crear una referencia que pueda usar durante la implementacin para probar trminos de bsqueda y ver si el contenido clave aparece lo suficientemente alto en los resultados de bsqueda. Si no es as, puede crear trminos especiales para aumentar esos resultados.

470

Accin de hoja de trabajo

Use la seccin de palabras clave de la hoja de trabajo de planeacin de la experiencia de bsqueda del usuario final (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar palabras clave. Para obtener ms informacin acerca de las palabras clave y los trminos especiales, consulte Planeacin de la experiencia de bsqueda de los usuarios finales.

Planeacin de fichas de datos profesionales en el sitio del Centro de bsqueda

El sitio del Centro de bsqueda incluye una ficha de datos profesionales que se puede usar para buscar en todos los orgenes de datos profesionales. Puede que desee identificar fichas de datos profesionales adicionales para aplicaciones, bases de datos o registros especficos que estn incluidos en una aplicacin o base de datos. Examine la jerarqua de la informacin y considere la posibilidad de agregar fichas de datos profesionales para cada uno de los procesos de negocio clave de la organizacin. Si existe la probabilidad de que los usuarios deseen buscar en un conjunto especfico de datos, quizs merezca la pena crear una ficha para ese fin. El uso de las fichas de datos profesionales en el sitio del Centro de bsqueda tambin ofrece una forma de ampliar la bsqueda sin necesidad de crear largas listas de mbitos de bsqueda en el men mbitos de bsqueda. Puede que tambin desee personalizar la apariencia y funcionalidad de cada ficha. Para obtener ms informacin acerca de cmo personalizar el sitio del Centro de bsqueda, consulte el tema sobre la bsqueda en Office SharePoint Server 2007 (http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ ms497338.aspx), en el kit de desarrollo de software de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms550992.aspx).

Ejemplo
Contoso, Ltd. es una empresa de tecnologa que posee un centro de llamadas de clientes para atender las llamadas de soporte tcnico. El centro de llamadas est configurado en una sola coleccin de sitios. Los representantes del soporte tcnico mantienen un seguimiento de los clientes y sus problemas mediante el uso de una aplicacin de lnea de negocio y disponen de un archivo de los problemas de clientes anteriores almacenado en bases de datos de SQL Server 2005 que pueden analizar mediante el uso de SQL Server 2005 Analysis Services. Cada una de estas aplicaciones, as como los clientes y lneas de productos relacionados, se registran en la hoja de trabajo de la arquitectura de la informacin (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0xC0A) (en ingls). El administrador del Catlogo de datos profesionales planea registrar la aplicacin de problemas de los clientes en el Catlogo de datos profesionales, asignar las propiedades de los datos de aplicaciones empresariales a propiedades administradas usadas por la caracterstica de bsqueda y crear perfiles de datos profesionales para tipos de datos profesionales clave,
471

tales como cliente, regin, unidad de negocio y lnea de productos. Las propiedades planeadas se registran en la hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls). Las propiedades administradas usadas por la caracterstica de bsqueda se registran en la seccin de planeacin de propiedades administradas de la hoja de trabajo de planeacin de la experiencia de bsqueda del usuario final (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0xC0A) (en ingls). El contenido de la coleccin de sitios est relacionado con un conjunto integrado de procesos de negocio y usuarios que comparten informacin con equipos y procesos, por lo que no son necesarios ms SSP para aislar el contenido. Slo se necesita un SSP. Esto se debe registrar en la herramienta de planeacin de la jerarqua de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73143&clcid=0xC0A) (en ingls). El administrador del servicio de bsqueda planea crear un origen de contenido para la aplicacin de servicio al cliente, para que los datos de los clientes y sus problemas puedan actualizarse con ms frecuencia que el resto del contenido en la coleccin de sitios. Este origen de contenido se registra en la seccin de orgenes de contenido de la hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0xC0A) (en ingls). El administrador del Catlogo de datos profesionales decide usar una sola cuenta que tenga acceso a la aplicacin de servicio al cliente para rastrear los datos de la aplicacin. A los usuarios adicionales se les concedern permisos no directamente en la aplicacin, sino agregndolos a grupos de SharePoint que tengan acceso a datos profesionales en la coleccin de sitios. Los permisos para los datos de la base de datos de SQL Server 2005 se limitarn por cubo para que cada persona pueda ver slo los datos relevantes para sus reas de responsabilidad. A la mayora de los usuarios de su organizacin se les conceder acceso de slo lectura para los datos directamente relevantes para sus trabajos. Esta informacin se registra en la hoja de trabajo de seguridad de sitios y contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0xC0A) (en ingls). El equipo de planeacin planea mbitos para clientes y problemas de clientes, junto con otros mbitos de bsqueda no relacionados con los datos profesionales. El equipo de planeacin registra esta informacin en la seccin de planeacin de mbitos de la hoja de trabajo de planeacin de la experiencia de bsqueda del usuario final (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=74967&clcid=0xC0A) (en ingls). Cuando considera los trminos especiales para los datos profesionales, el administrador de los servicios de bsqueda de Contoso, Ltd. identifica expertos de soporte tcnico para cada lnea de productos principal y crea las opciones ms probables para cada experto en funcin de las palabras clave relacionadas con su rea de experiencia. El equipo planea crear un sitio de Centro de bsqueda dedicado que contenga informacin sobre los clientes e informes de servicio al cliente, as como documentos importantes y sitios relevantes para los representantes del servicio al cliente. El equipo comienza con el sitio del Centro de bsqueda proporcionado por la plantilla del sitio de portal y planea las caractersticas segn las necesidades empresariales. El equipo planea una ficha de cliente de modo que los representantes del servicio al cliente puedan buscar clientes especficos en la base de datos, y una ficha independiente para los informes de servicio al cliente.

472

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para planear la bsqueda de datos profesionales: Hoja de trabajo de mtodos de autenticacin (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73278&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73748&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de grupos y niveles de permisos personalizados (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73134&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo para el clculo de los requisitos de capacidad de datos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73274&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de la arquitectura de la informacin (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73273&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de planeacin de la experiencia de bsqueda del usuario final (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de seguridad de sitios y contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73135&clcid=0xC0A) (en ingls) Herramienta de planeacin de jerarquas de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73143&clcid=0xC0A) (en ingls)

473

VIII. Planeacin de la bsqueda

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Identificacin del equipo de bsqueda Planeacin de la experiencia de bsqueda de los usuarios finales Consideraciones de seguridad para la bsqueda

474

Planeacin de la bsqueda
En este artculo: Razones para tener dos servicios de bsqueda Planeacin del equipo de bsqueda Planeacin del rastreo de contenido Planeacin de la experiencia de bsqueda de los usuarios finales

Planear la bsqueda es una parte importante de la planeacin e implementacin de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Si dedica tiempo a planear la implementacin de la bsqueda, ahorrar tiempo en el futuro y podr reforzar la eficacia de otros procesos de negocio. Planear la bsqueda detenidamente puede servirle como preparativo para realizar una implementacin inicial limitada. Despus tendr la oportunidad de perfeccionarla; por ejemplo, podr agregar ms contenido rastreado al ndice de contenido. Un proceso de planeacin eficaz le ayudar a mejorar la eficacia de la solucin de bsqueda, aunque la implemente por etapas o las necesidades cambien despus de la implementacin inicial. Tambin debera incluir en el plan los siguientes aspectos prcticos relacionados con el uso de las caractersticas de bsqueda: Qu funciones realizarn las personas encargadas de administrar las caractersticas de bsqueda. Si desea personalizar los elementos web de bsqueda o el sitio del Centro de bsqueda (slo Enterprise Edition). Si desea usar aplicaciones de bsqueda personalizadas. Si necesita incluir datos de orgenes externos.

Razones para tener dos servicios de bsqueda

Office SharePoint Server 2007 proporciona dos servicios de bsqueda: Office SharePoint Server Search y Bsqueda en la Ayuda de Windows SharePoint Services. Ambos se pueden usar para rastrear, indizar y consultar contenido, pero cada uno usa un ndice independiente. El servicio Office SharePoint Server Search se basa en el servicio de bsqueda que se proporciona con versiones anteriores de Productos y Tecnologas de SharePoint, pero incluye muchas mejoras. Debe usar el servicio Office SharePoint Server Search para rastrear e indizar todo el contenido que deba poder buscarse (aparte del sistema de ayuda). Nota: En esta gua de planeacin, el servicio Office SharePoint Server Search se denomina servicio de bsqueda.

475

El servicio Bsqueda en la Ayuda de Windows SharePoint Services es el mismo que proporciona Windows SharePoint Services 3.0, aunque en Windows SharePoint Services 3.0 se denomina servicio de bsqueda de Windows SharePoint Services. Windows SharePoint Services 3.0 usa este servicio para indizar el contenido del sitio y el contenido de la Ayuda, as como para resolver consultas. Como su nombre indica, en Office SharePoint Server 2007, el servicio Bsqueda en la Ayuda de Windows SharePoint Services tiene como objeto permitir las bsquedas en el sistema de Ayuda integrado en Office SharePoint Server 2007. Dado que el servicio Bsqueda en la Ayuda de Windows SharePoint Services usa un ndice distinto al del otro servicio de bsqueda, cuando los usuarios realizan consultas a travs del cuadro Buscar del sistema de ayuda, los resultados que obtienen proceden nicamente del contenido de la Ayuda. Si no se desea que los usuarios realicen bsquedas en el sistema de ayuda, no es necesario iniciar este servicio.

Planeacin del equipo de bsqueda

Debe identificar el equipo de bsqueda y asignar funciones de administracin a los integrantes del equipo. Segn el tamao de la organizacin, es posible que algunos miembros del equipo de bsqueda reciban ms de una funcin. Para obtener ms informacin, consulte Identificacin del equipo de bsqueda.

Planeacin del rastreo de contenido

Para que los usuarios puedan realizar bsquedas de contenido, dicho contenido debe estar disponible para las consultas de bsqueda, para lo cual debe rastrearlo a fin de generar el ndice. Para planear el rastreo se determina dnde se encuentra el contenido que se desea rastrear, qu tipo de contenido es y, entre otros elementos, las credenciales de seguridad necesarias para tener acceso al contenido. En esta seccin de la gua le ayudaremos a tomar las decisiones necesarias para planear el rastreo de manera eficaz. En ella dispone de una hoja de trabajo donde podr anotar las opciones que elija durante esta parte de la fase de planeacin. Despus, podr usarla para implementar la bsqueda. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin del rastreo de contenido.

Planeacin de la experiencia de bsqueda de los usuarios finales

Despus de planear cmo rastrear el contenido, se puede planear la experiencia de bsqueda del usuario final, que incluye determinar lo que ven los usuarios al realizar consultas y lo que ven en las pginas de resultados de la bsqueda. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de la experiencia de bsqueda de los usuarios finales.

476

Identificacin del equipo de bsqueda

En este artculo: Acerca del equipo de planeacin de la bsqueda Acerca del proceso de planeacin de la bsqueda Planeacin de los equipos de operaciones y de implementacin de la bsqueda Hoja de trabajo

Acerca del equipo de planeacin de la bsqueda

Para poder empezar a planear las caractersticas y la implementacin del servicio Office SharePoint Server Search para Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe entender la funcin del equipo de planeacin de la bsqueda. En la planeacin de la bsqueda participan los siguientes administradores: Administradores del proveedor de servicios compartidos (SSP), que administran grandes conjuntos de contenido en una granja de servidores o entre varias granjas de servidores. Los administradores del SSP conocen las necesidades de contenido de nivel superior de la organizacin y qu informacin del conjunto de contenido es importante para los usuarios. Administradores de la coleccin de sitios, que administran las necesidades de contenido especficas de una sola coleccin de sitios, frecuentemente en el mbito de una divisin, una finalidad organizativa o una lnea de productos especfica. Administradores de aplicaciones, que administran la experiencia del usuario final; entre sus tareas se incluye la definicin de palabras clave, las opciones ms probables y los mbitos. Los administradores deben planear la experiencia de bsqueda del usuario final en el nivel de la coleccin de sitios, pero tambin pueden hacerlo para sitios individuales. Administradores de TI, que planean los detalles de la arquitectura y la topologa de una o varias granjas de servidores de la organizacin segn las necesidades de contenido que otros han identificado. Normalmente, los administradores de TI slo se ocupan del contenido si afecta a operaciones de TI como la planeacin de la disponibilidad, la confiabilidad y la capacidad.

Acerca del proceso de planeacin de la bsqueda

El proceso de planeacin de la bsqueda incluye estos pasos principales: 1. Identificar el contenido administrado por los administradores del SSP y los administradores de las colecciones de sitios durante la planeacin del contenido; las necesidades de contenido se reflejan en la taxonoma desarrollada para la organizacin. Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de la arquitectura de la informacin del sitio.

477

2. Los administradores de colecciones de sitios y los administradores del SSP tienen en cuenta las capacidades de bsqueda que desean implementar para satisfacer las necesidades de contenido y comunican las capacidades necesarias a los administradores de TI y los administradores de aplicaciones. 3. Las necesidades de contenido de alta prioridad se incluyen en la planeacin de TI, se implementan en una implementacin piloto y el resto de las necesidades de contenido se incluyen en fases sucesivas de la planeacin. 4. Cuando haya contenido suficiente y estn disponibles las capacidades de bsqueda para dicho contenido, la implementacin inicial est disponible para toda la organizacin. 5. En funcin de la cantidad de contenido y el nivel de detalle de la planeacin, la planeacin y la implementacin continan tras la implementacin inicial.

Planeacin de los equipos de operaciones y de implementacin de la bsqueda

Para implementar el servicio Office SharePoint Server Search, se requieren todos los tipos de administradores incluidos en la seccin anterior. Para realizar operaciones programadas regularmente, necesita como mnimo un administrador del SSP y un administrador de la coleccin de sitios. Los mismos usuarios del equipo de planeacin de la bsqueda deben implicarse en las fases de implementacin y operaciones, aunque esto puede variar entre las organizaciones.

Hoja de trabajo
Use la hoja de trabajo siguiente para registrar informacin acerca del equipo de planeacin de la bsqueda y otros miembros del equipo que no participarn en la fase de planeacin pero quizs s en las fases de implementacin o de operaciones: Hoja de trabajo del equipo de bsqueda (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73621&clcid=0xC0A) (en ingls)

478

Planeacin del rastreo de contenido

En este artculo: Rastreo e indizacin del contenido Identificacin de los orgenes de contenido que se desean rastrear Planeacin de los orgenes de contenido Planeacin de la autenticacin Planeacin de controladores de protocolo Planeacin para administrar el impacto del rastreo Planeacin de las reglas de rastreo

Planeacin de la configuracin de bsqueda que se administra en el nivel de granja de servidores Indizacin de contenido en idiomas diferentes Hoja de trabajo

El objeto de este artculo es ayudar a los administradores del servicio de bsqueda a comprender el rastreo y la indizacin de contenido en Microsoft Office SharePoint Server 2007 y a planear el rastreo de contenido. Para que los usuarios finales puedan usar la funcionalidad de bsqueda empresarial de Office SharePoint Server 2007 para realizar bsquedas de contenido, primero es necesario rastrear el contenido que se desea que est disponible para las consultas de los usuarios. Para el propsito de este artculo, contenido es cualquier elemento que se puede rastrear, como una pgina web, un documento de Microsoft Office Word, datos profesionales o un archivo de mensaje de correo electrnico. Cuando planee el rastreo de contenido, plantese las preguntas siguientes: Cul es la ubicacin fsica del contenido que desea rastrear? Parte del contenido que desea rastrear se encuentra almacenado en tipos de orgenes diferentes, como recursos compartidos de archivos, sitios de SharePoint, sitios web u otros lugares? Desea rastrear todo el contenido de orgenes especficos o slo una parte? Qu tipos de archivos componen el contenido que desea rastrear? Cundo y con qu frecuencia debera rastrear el contenido? Cmo se protege este contenido?

Use la informacin de este artculo para responder a estas preguntas y tomar las decisiones de planeacin necesarias sobre el contenido que desea rastrear y cmo y cundo desea rastrearlo. En determinados puntos clave de este artculo se le pedir que rellene una seccin de una hoja de trabajo que guarda relacin con la informacin que ha ledo. Puede ir registrando sus decisiones en la hoja de trabajo mientras avanza en este artculo o puede hacerlo al final. De una u otra forma, la hoja de trabajo completada le ser til cuando implemente la solucin de bsqueda.
479

Nota: En este artculo se describe el proceso de planeacin para rastrear e indizar contenido en un ndice. Si, mientras planea cmo rastrear el contenido, descubre que desea usar un ndice de contenido adicional, registre sus decisiones de planeacin para cada proveedor de servicios compartidos (SSP) en una hoja de trabajo distinta. Office SharePoint Server 2007 incluye el servicio Office SharePoint Server Search, que se usa para rastrear e indizar contenido. Este servicio forma parte de un SSP y todo el contenido rastreado mediante un SSP determinado se indiza en un solo ndice. Para obtener informacin acerca de cmo elegir el nmero de SSP que hay que usar para indizar contenido, consulte Planeacin de los proveedores de servicios compartidos.

Rastreo e indizacin del contenido

El rastreo y la indizacin del contenido es el proceso a travs del cual el sistema tiene acceso y analiza el contenido y sus propiedades, a veces denominadas metadatos, para generar un ndice de contenido a partir del cual se pueden resolver las consultas de bsqueda. Si el contenido se rastrea correctamente, el rastreador tiene acceso y lee los archivos o fragmentos de contenido individuales que se desea que estn disponibles para las consultas de bsqueda. Las palabras clave y los metadatos de esos archivos se almacenan en el ndice de contenido, que en ocasiones tambin se denomina ndice. El ndice est formado por las palabras clave que estn almacenadas en el sistema de archivos del servidor de ndices y los metadatos que se almacenan en la base de datos de bsqueda. El sistema mantiene una asignacin entre las palabras clave, los metadatos asociados a los fragmentos de contenido individuales en los que se rastrean las palabras clave y la direccin URL del origen desde el que se rastre el contenido. Nota: El rastreador no efecta ningn cambio en los archivos de los servidores host, sino que simplemente tiene acceso a ellos y los lee; el texto y los metadatos de esos archivos se envan al servidor de ndices para su indizacin. Sin embargo, dado que el rastreador lee el contenido del servidor host, algunos servidores que hospedan ciertos orgenes de contenido podran actualizar la fecha de ltimo acceso de los archivos que han sido rastreados.

Identificacin de los orgenes de contenido que se desea rastrear

En muchos casos, es posible que las necesidades de la organizacin requieran que simplemente se rastree todo el contenido de los sitios de SharePoint de la granja de servidores de la organizacin. En ese caso, no sera necesario identificar los orgenes de contenido que se desea rastrear, ya que todas las colecciones de sitios de una granja de servidores se pueden rastrear con el origen de contenido predeterminado. Para obtener ms informacin acerca del origen de contenido predeterminado, consulte Planeacin de los orgenes de contenido ms adelante en este artculo.
480

Muchas organizaciones tambin necesitan rastrear contenido situado fuera de la granja de servidores, como recursos compartidos de archivos o sitios web en Internet. Office SharePoint Server 2007 puede rastrear e indizar contenido hospedado en otros Windows SharePoint Services o en granjas de servidores de Office SharePoint Server, sitios web, recursos compartidos de archivos, carpetas pblicas de Microsoft Exchange, servidores de IBM Lotus Notes y datos profesionales que se almacenan en bases de datos. Esto aumenta considerablemente la cantidad de contenido que puede ser objeto de consultas de bsqueda. Sin embargo, en muchos casos es posible que no se desee rastrear todas las colecciones de sitios de la granja de servidores, ya que el contenido almacenado en algunas colecciones de sitios podra no ser relevante en los resultados de bsqueda. En este caso, debe realizar una de estas acciones, o ambas: Tome nota de las colecciones de sitios que no desea rastrear. Si decide usar el origen de contenido predeterminado, debe asegurarse de que las direcciones de inicio de las colecciones de sitios que no desea rastrear no aparecen en el origen de contenido predeterminado. Tome nota de cada una de las direcciones de inicio de las colecciones de sitios que no desea rastrear. Si decide crear orgenes de contenido adicionales para usarlos para rastrear este contenido, necesita conocer las direcciones de inicio. Dispone de informacin sobre cundo se debe usar uno o ms orgenes de contenido en la seccin Planeacin de los orgenes de contenido de este artculo. Con Actualizacin de la infraestructura para los servidores de Microsoft Office system instalada, hay dos formas de procesar las consultas de bsqueda para devolver los resultados de la bsqueda a los usuarios. Puede consultar el ndice de contenido de Search Server o puede usar la bsqueda federada. Sugerencia: Tenga en cuenta que la Actualizacin de la infraestructura para los servidores de Microsoft Office system proporciona a Office SharePoint Server 2007 la capacidad de realizar bsquedas federadas, presentada por primera vez en Search Server 2008. Cada enfoque tiene sus ventajas. Para obtener informacin acerca de la comparacin de estos dos enfoques para procesar consultas de bsqueda, consulte la introduccin a la bsqueda federada (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=122651&clcid=0xC0A) (en ingls). Para obtener acceso a una lista y una breve descripcin de los artculos acerca de la comprensin y el uso de la federacin, consulte la informacin relativa al trabajo con la federacin (Office SharePoint Server). Para obtener ms informacin acerca de la Actualizacin de la infraestructura para los servidores de Microsoft Office system, consulte el tema sobre la instalacin de Actualizacin de la infraestructura para los servidores de Microsoft Office system (Office SharePoint Server 2007).

481

Planeacin de los orgenes de contenido

Para poder rastrear contenido, antes debe determinar dnde se encuentra y en qu tipos de servidores se hospeda. Una vez recopilada esta informacin, un administrador de servicios compartidos puede crear uno o varios orgenes de contenido para usarlos para rastrear el contenido. Estos orgenes de contenido proporcionan la informacin siguiente al rastreador durante la operacin de rastreo: Tipo de contenido que se desea rastrear (por ejemplo, un sitio de SharePoint o un recurso compartido de archivos). Direccin de inicio a partir de la cual iniciar el rastreo. Comportamiento que se usar en el rastreo (por ejemplo, hasta qu profundidad se rastrear desde la direccin de inicio o cuntos saltos de servidor se permitirn). Programacin de rastreo.

Nota: En ocasiones, rastrear contenido con un origen de contenido concreto se denomina "rastrear el origen de contenido". Esta seccin ayuda a planear los orgenes de contenido que requiere la organizacin. El origen de contenido predeterminado se llama Sitios locales de Office SharePoint Server. Los administradores de servicios compartidos pueden usar este origen de contenido para rastrear e indizar todo el contenido de todas las aplicaciones web asociadas con el SSP. De forma predeterminada, Office SharePoint Server 2007 agrega al origen de contenido predeterminado la direccin de inicio (en este caso, una direccin URL) del sitio de nivel superior de cada coleccin de sitios creada en la aplicacin web que usa el mismo SSP. Para algunas organizaciones, el simple uso del origen de contenido predeterminado para rastrear todos los sitios de las colecciones de sitios satisface sus requisitos de bsqueda, pero muchas organizaciones necesitan orgenes de contenido adicionales. En ocasiones es necesario crear orgenes de contenido adicionales para: Rastrear distintos tipos de contenido. Rastrear contenido segn una programacin diferente a la de otro contenido. Limitar o aumentar la cantidad de contenido que se rastrea.

Los administradores de servicios compartidos pueden crear hasta 500 orgenes de contenido en cada SSP y cada origen de contenido puede contener hasta 500 direcciones de inicio. Para hacer que la administracin sea lo ms sencilla posible, slo debe crear los orgenes de contenido que sean absolutamente necesarios.

482

Rastreo de distintos tipos de contenido

Slo se puede rastrear un tipo de contenido por origen de contenido. Dicho de otro modo, se puede crear un origen de contenido que incluya direcciones URL para sitios de SharePoint y otro que incluya direcciones URL para recursos compartidos de archivos, pero no se puede crear un solo origen de contenido que incluya direcciones URL para sitios de SharePoint y recursos compartidos de archivos. En la tabla siguiente se enumeran los tipos de orgenes de contenido que se pueden configurar.
Este tipo de origen de contenido Incluye este tipo de contenido

Sitios de SharePoint

Sitios de SharePoint de la misma granja de servidores o de granjas de servidores de Office SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0 u Office SharePoint Server 2007 diferentes Sitios de SharePoint de las granjas de servidores de Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 o Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 Nota: A diferencia de lo que sucede cuando se rastrean sitios de SharePoint en Office SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0 u Office SharePoint Server 2007, el rastreador no puede rastrear automticamente todos los subsitios de una coleccin de sitios de versiones anteriores de Productos y Tecnologas de SharePoint. Por lo tanto, al rastrear sitios de SharePoint de versiones anteriores, se debe especificar la direccin URL de cada sitio de nivel superior y cada subsitio que se desee rastrear. Los sitios enumerados en el Directorio de sitios de granjas de servidores de Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 se rastrean al mismo tiempo que el sitio de portal. Para obtener ms informacin acerca del Directorio de sitios, consulte el artculo acerca del Directorio de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=88227&clcid=0xC0A ) (en ingls).

Sitios web

Otro contenido web en su organizacin que no se encuentre en sitios de SharePoint Contenido en sitios web de Internet

Recursos compartidos de archivos

Contenido en recursos compartidos de archivos de la organizacin

483

Este tipo de origen de contenido

Incluye este tipo de contenido

Carpetas pblicas de Exchange Lotus Notes

Contenido de Microsoft Exchange Server Mensajes de correo electrnico almacenados en bases de datos Lotus Notes Nota: A diferencia de todos los dems tipos de orgenes de contenido, la opcin de origen de contenido de Lotus Notes no aparece en la interfaz de usuario hasta que haya instalado y configurado el software de requisitos previos adecuado. Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre la configuracin de Office SharePoint Server Search para rastrear Lotus Notes (Office SharePoint Server 2007).

Datos profesionales

Datos profesionales almacenados en aplicaciones de lnea de negocio

Planeacin de los orgenes de contenido para datos profesionales

Los orgenes de contenido de datos profesionales requieren que las aplicaciones que hospedan los datos estn registradas antes en el Catlogo de datos profesionales. Debe crear uno o ms orgenes de contenido independientes de los tipos de orgenes de contenido de datos profesionales para rastrear datos profesionales. Puede crear un origen de contenido para rastrear todas las aplicaciones registradas en el Catlogo de datos profesionales, o puede crear orgenes de contenido independientes para rastrear aplicaciones individuales registradas en el Catlogo de datos profesionales. A menudo, las personas que planean la integracin de los datos profesionales en sus colecciones de sitios no son las mismas personas implicadas en el proceso de planeacin de contenido general. Por lo tanto, incluya a los administradores de aplicaciones profesionales en sus equipos de planeacin de contenido para que puedan aconsejarle cmo integrar sus datos en su otro contenido y presentarlo de forma eficaz en las colecciones de sitios. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de la bsqueda de datos profesionales, consulte Planeacin de la bsqueda de datos profesionales.

Rastreo de contenido segn programaciones diferentes

Los administradores de servicios compartidos a menudo deben decidir si un contenido se rastrea con ms frecuencia que otro. Cuanto mayor sea el volumen de contenido que se rastrea, existen ms probabilidades de que se rastree contenido de orgenes diferentes, que podran ser o no ser del mismo tipo y estar hospedados en servidores de velocidad diferente.

484

Estos factores aumentan las posibilidades de que se requieran orgenes de contenido adicionales para rastrear el contenido diferente en momentos diferentes. Entre las razones principales por las que el contenido se deba rastrear segn programaciones diferentes, se pueden citar las siguientes: Para admitir los perodos de inactividad y de uso mximo. Para rastrear con ms frecuencia el contenido que se actualiza ms a menudo.

Para rastrear el contenido hospedado en servidores host ms lentos en un proceso independiente del contenido rastreado en servidores host ms rpidos. En muchos casos no es posible conocer toda esta informacin hasta despus de implementar Office SharePoint Server 2007 y usarlo durante algn tiempo. Algunas de estas decisiones se toman durante la fase de operaciones. Sin embargo, se recomienda tener en cuenta estos factores durante la planeacin para anticipar las programaciones de rastreo segn la informacin que est disponible. En las dos secciones siguientes se proporciona ms informacin sobre el rastreo de contenido segn programaciones diferentes.

Perodos de inactividad y de uso mximo

Tenga en cuenta los perodos de inactividad y de uso mximo de los servidores que hospedan el contenido que desea rastrear. Por ejemplo, si va a rastrear contenido hospedado en muchos servidores diferentes fuera de la granja de servidores, es probable que las copias de seguridad de estos servidores se realicen segn programaciones diferentes y tengan distintos perodos de uso mximo. Lo normal es que no pueda controlar la administracin de los servidores que no pertenecen a su granja de servidores, por lo que es recomendable que coordine las operaciones de rastreo con los administradores de los servidores que hospedan el contenido que desea rastrear para asegurarse de que no intenta rastrear contenido en sus servidores durante perodos de inactividad o de uso mximo. Es habitual que el contenido que se encuentra fuera del control de su organizacin est relacionado con el contenido de sus sitios de SharePoint. Puede agregar las direcciones de inicio de este contenido a un origen de contenido existente o crear un nuevo origen de contenido para el contenido externo. Como la disponibilidad de los sitios externos vara considerablemente, resulta til agregar orgenes de contenido independientes para el contenido externo diferente. De esta forma, los orgenes del contenido externo se pueden rastrear en un momento distinto al de los dems orgenes de contenido. Despus, puede actualizar el contenido externo segn una programacin de rastreo que tenga en cuenta la disponibilidad de cada sitio.

Contenido que se actualiza con frecuencia

Cuando planee las programaciones de rastreo, tenga en cuenta que algunos orgenes de contenido suelen actualizarse con ms frecuencia que otros. Por ejemplo, si sabe que el contenido de algunas colecciones de sitios u orgenes externos se actualiza solamente los viernes, malgastara recursos si rastrease el contenido ms de una vez a la semana. Sin embargo, es posible que la granja de servidores contenga otras colecciones de sitios que se actualizan continuamente de lunes a viernes, pero no los sbados o los domingos.
485

En este caso, podra ser conveniente realizar el rastreo varias veces al da, pero solamente una vez o dos los fines de semana. La manera en que se almacena el contenido en las colecciones de sitios del entorno puede servirle de gua para crear orgenes de contenido adicionales para cada coleccin de sitios de cada aplicacin web. Por ejemplo, si una coleccin de sitios almacena solamente informacin archivada posiblemente no necesite rastrear ese contenido con tanta frecuencia como una coleccin de sitios que almacene contenido que se actualiza a menudo. En este caso, rastreara las dos colecciones de sitios con orgenes de contenido diferentes para poder usar distintas programaciones y no tener que rastrear los sitios de informacin archivada con tanta frecuencia como el resto del contenido.

Programaciones de rastreo completas e incrementales

Los administradores de servicios compartidos pueden configurar las programaciones de rastreo de manera independiente para cada origen de contenido. Pueden especificar, para cada origen de contenido, una hora para realizar rastreos completos y otra hora para realizar rastreos incrementales. Tenga en cuenta que es necesario realizar primero un rastreo completo de un origen de contenido dado para poder realizar uno incremental. Si elige realizar un rastreo incremental de contenido que todava no se ha rastreado, el sistema realizar un rastreo completo. Nota: Dado que un rastreo completo rastrea todo el contenido que el rastreador haya encontrado y para el que tenga acceso de lectura como mnimo, independientemente de si ya se ha rastreado previamente, los rastreos completos tardan bastante ms en completarse que los incrementales. Es recomendable que planee las programaciones de rastreo teniendo en cuenta la disponibilidad, el rendimiento y el ancho de banda de los servidores en los que se ejecuta el servicio de bsqueda y los servidores que hospedan el contenido rastreado. Cuando planee las programaciones de rastreo, tenga presentes los siguientes procedimientos recomendados: Agrupe las direcciones de inicio de los orgenes de contenido segn una disponibilidad similar y con un uso de recursos generales aceptable para los servidores que hospedan el contenido. Programe rastreos incrementales de cada origen de contenido durante perodos en los que los servidores que hospedan el contenido estn disponibles y cuando la demanda de recursos del servidor sea baja. Escalone las programaciones de rastreo para que la carga en los servidores de la granja de servidores se distribuya en el tiempo. Programe rastreos completos slo cuando sea necesario, por las razones expuestas en la seccin siguiente. Se recomienda que los rastreos completos sean menos frecuentes que los incrementales.

486

 Programe los cambios de administracin que requieran un rastreo completo de forma que tengan lugar poco antes de la programacin de rastreos completos que ha planeado. Por ejemplo, es recomendable que intente programar la creacin de la regla de rastreo antes del siguiente rastreo completo programado de forma que no sea necesario realizar otro rastreo completo. Realice los rastreos simultneos en funcin de la capacidad del servidor de ndices para rastrearlos. La recomendacin es que escalone las programaciones de rastreo de forma que el servidor de ndices no rastree usando varios orgenes de contenido al mismo tiempo. Para que el rendimiento sea ptimo, es conveniente que escalone las programaciones de rastreo de los orgenes de contenido. El rendimiento del servidor de ndices y de los servidores que hospedan el contenido determina hasta qu punto se pueden superponer los rastreos. Con el tiempo, segn se vaya familiarizando con lo que suelen durar los rastreos para cada origen de contenido, estar preparado para desarrollar una estrategia de programacin.

Razones para realizar un rastreo completo

Las razones por las cuales un administrador del servicio de bsqueda puede realizar un rastreo completo son: Se instalaron uno o varios Service Pack o revisiones en servidores de la granja de servidores. Para obtener ms informacin, consulte las instrucciones de la revisin o Service Pack. Un administrador de SSP agreg una nueva propiedad administrada. Para volver a indizar pginas ASPX en sitios de Windows SharePoint Services 3.0 u Office SharePoint Server 2007. Nota: El rastreador no puede detectar cundo han cambiado las pginas ASPX en sitios de Windows SharePoint Services 3.0 u Office SharePoint Server 2007. Por ello, en los rastreos incrementales no se vuelven a indizar las vistas o pginas principales cuando se eliminan elementos de lista individuales. Es recomendable que realice peridicamente rastreos completos de los sitios que contengan archivos ASPX para asegurarse de que estas pginas se vuelven a indizar. Para detectar los cambios de seguridad que se realizaron en un recurso compartido de archivos tras el ltimo rastreo completo del recurso compartido de archivos. Para solucionar errores consecutivos en los rastreos incrementales. En algunos casos aislados, si un rastreo incremental genera un error cientos de veces seguidas en cualquier nivel de un repositorio, el servidor de ndices quita el contenido afectado del ndice. Se han agregado, eliminado o modificado reglas de rastreo. Para reparar un ndice daado.

El administrador de los servicios de bsqueda ha creado una o ms asignaciones de nombres de servidor.

487

 La cuenta asignada a la regla de rastreo o cuenta de acceso a contenido predeterminado ha cambiado. El sistema realiza un rastreo completo cuando se solicita un rastreo incremental en las siguientes circunstancias: Un administrador de SSP detuvo el rastreo anterior. Se restaur una base de datos de contenido de la copia de seguridad. Nota: Si est ejecutando la Actualizacin de la infraestructura para los servidores de Microsoft Office system, puede usar la operacin restore de la herramienta de lnea de comandos stsadm para cambiar si una restauracin de base de datos de contenido causa un rastreo completo. Un administrador de granja de servidores ha separado y vuelto a adjuntar una base de datos de contenido. Nunca se ha realizado un rastreo completo del sitio. El registro de cambios no contiene entradas para las direcciones que se estn rastreando. Sin entradas en el registro de cambios de los elementos que se estn rastreando, no se pueden realizar rastreos incrementales. La cuenta asignada a la regla de rastreo o cuenta de acceso a contenido predeterminado ha cambiado. Para reparar un ndice daado. En funcin de la gravedad del dao, el sistema puede intentar realizar un rastreo completo si se detecta que el ndice est daado. Puede ajustar las programaciones despus de la implementacin inicial basndose en el rendimiento y la capacidad de los servidores en la granja de servidores y los servidores que hospedan el contenido.
Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones que tome sobre los orgenes de contenido para la implementacin inicial en las tablas de la seccin de orgenes de contenido de la hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0xC0A) (en ingls).

488

Limitacin o aumento de la cantidad de contenido que se rastrea

Es posible seleccionar el grado de rastreo de las direcciones de inicio de cada origen de contenido. Tambin se especifica el comportamiento de rastreo, lo que a veces se conoce como configuracin de rastreo. Las opciones que se pueden elegir para un origen de contenido concreto varan en funcin del tipo de origen de contenido que se seleccione. No obstante, la mayora de las opciones determinan la profundidad de la jerarqua que se rastrea a partir de cada direccin de inicio enumerada en el origen de contenido. Tenga en cuenta que este comportamiento se aplica a todas las direcciones de inicio de un origen de contenido determinado. Si es necesario rastrear algunos sitios en mayor profundidad, se pueden crear orgenes de contenido adicionales que abarquen esos sitios. Las opciones disponibles en las propiedades de cada origen de contenido varan en funcin del tipo de origen de contenido que se seleccione. En la tabla siguiente se describen las opciones de configuracin del rastreo para cada tipo de origen de contenido.
Tipo de origen de contenido Opciones de configuracin del rastreo

Sitios de SharePoint

Todo lo que se encuentre bajo el nombre de host de cada direccin de inicio Slo el sitio de SharePoint de cada direccin de inicio

Sitios web

Slo en el servidor de cada direccin de inicio Slo la primera pgina de cada direccin de inicio Personalizado (se especifica la profundidad de pgina y el nmero de saltos de servidor) Nota: El valor predeterminado de esta opcin es una profundidad de pgina y un nmero de saltos de servidor ilimitados.

Recursos compartidos de archivos

La carpeta y todas las subcarpetas de cada direccin de inicio Slo la carpeta de cada direccin de inicio

Carpetas pblicas de Exchange

La carpeta y todas las subcarpetas de cada direccin de inicio Slo la carpeta de cada direccin de inicio

Datos profesionales

Rastrear todo el Catlogo de datos profesionales Rastrear las aplicaciones seleccionadas

489

Como demuestra la tabla anterior, los administradores de servicios compartidos pueden usar opciones de configuracin de rastreo para limitar o aumentar la cantidad de contenido que se rastrea. En la tabla siguiente se describen los procedimientos recomendados para definir las opciones de configuracin del rastreo.
Para este tipo de origen de contenido En estas circunstancias Use esta opcin de configuracin de rastreo

Sitios de SharePoint

Desea incluir el contenido del propio sitio. O bien No desea incluir el contenido disponible en los subsitios o desea rastrearlos segn una programacin diferente.

Rastrear slo el sitio de SharePoint de cada direccin de inicio

Sitios de SharePoint

Desea incluir el contenido del propio sitio. O bien Desea rastrear todo el contenido situado bajo la direccin de inicio segn la misma programacin.

Rastrear todo lo que se encuentre bajo el nombre de host de cada direccin de inicio

Sitios web

El contenido del propio sitio es relevante. O bien El contenido disponible en los sitios vinculados seguramente no sea relevante.

Rastrear slo en el servidor de cada direccin de inicio

Sitios web

El contenido relevante se encuentra solamente en la primera pgina.

Rastrear slo la primera pgina de cada direccin de inicio

490

Para este tipo de origen de contenido

En estas circunstancias

Use esta opcin de configuracin de rastreo

Sitios web

Desea limitar la profundidad de rastreo de los vnculos en las direcciones de inicio.

Personalizado (especifique el nmero de niveles de pginas y el nmero de saltos de servidor que se deben rastrear) Nota: Es recomendable que comience con un nmero pequeo en un sitio con muchas conexiones, ya que, si especifica una profundidad de ms de tres pginas o ms de tres saltos de servidor, se podra rastrear todo Internet.

Recursos compartidos de archivos Carpetas pblicas de Exchange Recursos compartidos de archivos Carpetas pblicas de Exchange Datos profesionales

El contenido disponible en las subcarpetas seguramente no sea relevante.

Rastrear slo la carpeta de cada direccin de inicio

El contenido de las subcarpetas seguramente sea relevante.

Rastrear la carpeta y subcarpeta de cada direccin de inicio

Todas las aplicaciones registradas en el Catlogo de datos profesionales tienen contenido relevante. No todas las aplicaciones registradas en el Catlogo de datos profesionales tienen contenido relevante. O bien Desea rastrear algunas aplicaciones en una programacin diferente.

Rastrear todo el Catlogo de datos profesionales

Datos profesionales

Rastrear las aplicaciones seleccionadas

491

Planeacin de los tipos de archivos incluidos e IFilters

El contenido se rastrea slo si la extensin de nombre de archivo correspondiente forma parte de la lista de tipos de archivo incluidos y se ha instalado en el servidor de ndices un IFilter que los admita. Durante la instalacin inicial se incluyen automticamente varios tipos de archivo. Cuando planee los orgenes de contenido en la implementacin inicial, determine si el contenido que desea rastrear usa tipos de archivos que no estn incluidos. En ese caso, deber agregarlos en la pgina Administrar tipos de archivo durante la implementacin y asegurarse de que hay un IFilter instalado y registrado para admitir ese tipo de archivo. Office SharePoint Server 2007 proporciona varios IFilters y hay ms disponibles de Microsoft y otros fabricantes. Para obtener ms informacin sobre el procedimiento de instalacin y registro de los IFilters adicionales que estn disponibles en Microsoft, consulte el artculo acerca del procedimiento para registrar Microsoft Filter Pack de Microsoft con SharePoint Server 2007 y Search Server 2008 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=110532&clcid=0xC0A). Si es necesario, los programadores de software pueden crear IFilters para tipos de archivo nuevos. Por otra parte, si desea excluir del rastreo algunos tipos de archivo, puede eliminar la extensin de nombre de archivo correspondiente de la lista de tipos de archivo incluidos. De esta forma, no se rastrearn los nombres de archivo que tengan esa extensin. En la tabla siguiente se enumeran los tipos de archivo admitidos por los IFilters que se instalan de manera predeterminada y los tipos de archivo que estn habilitados en la pgina Administrar tipos de archivo de manera predeterminada.
Extensin de nombre de archivo Compatible con IFilter de manera predeterminada Tipo de archivo incluido de manera predeterminada

ascx asm asp aspx bat c cmd cpp css cxx def dic doc

S S S S S S S S S S S S S

S No S S No No No No No No No No S

492

Extensin de nombre de archivo Compatible con IFilter de manera predeterminada

Tipo de archivo incluido de manera predeterminada

docm docx dot eml exch h hhc hht hpp hta htm html htw htx jhtml jsp lnk mht mhtml mpx msg mspx nsf odc one php pot pps

S S S S No S S S S S S S S S No No S S S S S No No S No No S S

S S S S S No No No No No S S No No S S No S S No S S S S No S No No
493

Extensin de nombre de archivo Compatible con IFilter de manera predeterminada

Tipo de archivo incluido de manera predeterminada

ppt pptm pptx pub stm tif tiff trf txt url vdx vsd vss vst vsx vtx xlb xlc xls xlsm xlsx xlt xml

S S S S S S No S S No No No No No No No S S S S S S S

S S S S No S S No S S S S S S S S No No S S S No S

IFilters y Microsoft Office OneNote No se proporciona un IFilter para la extensin de nombre de archivo .one usada por Microsoft Office OneNote 2007. Si desea que los usuarios puedan buscar contenido en archivos de Office OneNote, deber instalar un IFilter para OneNote. Para ello, realice uno de los siguientes procedimientos.
494

Instale la aplicacin cliente de Microsoft Office OneNote 2007 en el servidor de ndices.

El IFilter proporcionado por Office OneNote 2007 sirve para rastrear archivos tanto de Office OneNote 2003 como de Office OneNote 2007. El IFilter instalado por Office OneNote 2003 solamente puede rastrear archivos de Office OneNote 2003. Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre la instalacin y el registro de IFilter de OneNote (Office SharePoint Server 2007). Instale y registre Microsoft Filter Pack. El paquete de filtros que proporciona IFilter de OneNote puede usarse para rastrear slo los archivos de Office OneNote 2007. Para obtener ms informacin, consulte el artculo sobre el registro de Microsoft Filter Pack con SharePoint Server 2007 y Search Server 2008 (http://www.microsoft.com/spain/windowsserver2003/ccs/default.mspx/?id=946336 ).
Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones que tome sobre los tipos de archivo incluidos e IFilters para la implementacin inicial en la seccin de inclusiones de tipos de archivo e IFilters de la hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0xC0A) (en ingls).

Limitacin o exclusin de contenido mediante reglas de rastreo

Si agrega una direccin de inicio a un origen de contenido y acepta el comportamiento predeterminado, se rastrearn todos los subsitios o carpetas que se encuentren debajo de dicha direccin a menos que los excluya mediante una o varias reglas de rastreo. Para obtener ms informacin sobre las reglas de rastreo, consulte Planeacin de las reglas de rastreo ms adelante en este artculo.

Otras consideraciones al planear orgenes de contenido

No puede rastrear las mismas direcciones mediante varios orgenes de contenido. Por ejemplo, si usa un origen de contenido determinado para rastrear una coleccin de sitios y todos sus subsitios, no podr usar un origen de contenido diferente para rastrear uno de dichos subsitios por separado en otra programacin. Para incluir esta restriccin, es recomendable que rastree algunos de estos sitios por separados. Considere el escenario siguiente: El administrador del SSP de Contoso desea rastrear http://contoso, el cual contiene los subsitios http://contoso/sites/site1 y http://contoso/sites/site2. Desea rastrear http://contoso/sites/site2 en una programacin diferente que los dems sitios. Para ello, agrega las direcciones http://contoso y http://contoso/sites/site1 a un origen de contenido y selecciona la opcin Rastrear slo el sitio de SharePoint de cada direccin de inicio. A continuacin, agrega http://contoso/sites/site2 a otro origen de contenido y especifica una programacin diferente para dicho origen de contenido. Adems de rastrear las programaciones, existen otras cuestiones que deben tenerse en cuenta a la hora de planear orgenes de contenido. Por ejemplo, si agrupa direcciones de inicio en un solo
495

origen de contenido o si crea orgenes de contenido adicionales para rastrear las direcciones de inicio que dependen principalmente de consideraciones administrativas. Con frecuencia, los administradores realizan cambios que requieren una actualizacin completa de un origen de contenido determinado. Los cambios realizados en un origen de contenido requieren un rastreo completo de dicho origen de contenido. Para facilitar la administracin, organice los orgenes de contenido de modo que la actualizacin de orgenes de contenido, de reglas de rastreo y el rastreo de contenido resulten cmodos para los administradores.

Resumen de orgenes de contenido

Tenga en cuenta lo siguiente a la hora de planear orgenes de contenido: Un origen de contenido determinado se puede usar para rastrear slo uno de los siguientes tipos de contenido: sitios de SharePoint, sitios web que no son sitios de SharePoint, recursos compartidos de archivos, carpetas pblicas de Exchange, bases de datos de Lotus Notes y datos profesionales. Los administradores de servicios compartidos pueden crear hasta 500 orgenes de contenido en cada SSP y cada origen de contenido puede contener hasta 500 direcciones de inicio. Para hacer que la administracin sea lo ms sencilla posible, slo debe crear los orgenes de contenido que sean absolutamente necesarios. Cada direccin URL de un origen de contenido determinado debe ser del mismo tipo de origen de contenido. En el caso de un origen de contenido determinado, puede elegir el alcance del rastreo desde las direcciones de inicio. Estas opciones de configuracin se aplican a todas las direcciones de inicio del origen de contenido. Las opciones disponibles del alcance segn el cual se pueden rastrear las direcciones de inicio varan segn el tipo de origen de contenido que se seleccione. Puede programar el momento en que se realizar un rastreo completo o incremental para todo el origen de contenido. Para obtener ms informacin sobre la programacin de rastreos, consulte el apartado sobre las programaciones de rastreo que aparece anteriormente en este artculo. Los administradores de los servicios compartidos pueden modificar el origen de contenido predeterminado, crear orgenes de contenido adicionales para el rastreo de otro contenido o bien pueden llevar a cabo ambas acciones. Por ejemplo, pueden configurar el origen de contenido predeterminado para rastrear tambin contenido en otra granja de servidores o pueden crear origen de contenido nuevo para rastrear otro contenido. Para rastrear de forma eficaz todo el contenido necesario para la organizacin, use tantos orgenes de contenido como crea necesario para los tipos de orgenes que desee rastrear, as como para la frecuencia con la que desea planear el rastreo de los mismos.

Planeacin de la autenticacin
Cuando el rastreador tenga acceso a las direcciones de inicio que aparecen en los orgenes de contenido, los servidores que hospedan dicho contenido debern autenticar y conceder acceso
496

al rastreador. Esto significa que la cuenta de dominio usada por el rastreador debe tener al menos el permiso de lectura para el contenido. La cuenta predeterminada de acceso al contenido es la cuenta que se usa de forma predeterminada a la hora de rastrear orgenes de contenido. El administrador de los servicios compartidos se encarga de especificar esta cuenta. Como alternativa, puede usar las reglas de rastreo para especificar otra cuenta de acceso al contenido para usarla al rastrear un contenido determinado. Independientemente de si usa la cuenta predeterminada de acceso al contenido u otra cuenta de acceso al contenido especificado por una regla de rastreo, la cuenta de acceso al contenido que use deber tener acceso de lectura para todo el contenido que se rastree. En caso contrario, el contenido no se rastrear y no estar disponible para las consultas. Es recomendable que seleccione una cuenta predeterminada de acceso al contenido que tenga el acceso ms amplio a la mayora del contenido rastreado y que slo use las dems cuentas de acceso al contenido cuando las consideraciones de seguridad requieran cuentas de acceso al contenido independientes. Para obtener ms informacin sobre la creacin de cuentas de acceso al contenido independientes para rastrear contenido que no puede leerse mediante la cuenta predeterminada de acceso al contenido, consulte el apartado Planeacin de las reglas de rastreo ms adelante en este artculo. Para cada origen de contenido que planee, identifique las direcciones de inicio a las que la cuenta predeterminada de acceso al contenido no puede tener acceso y planee agregar reglas de rastreo para los patrones de direcciones URL que abarquen dichas direcciones de inicio. Nota: Asegrese de que la cuenta de dominio usada para la cuenta predeterminada de acceso al contenido o cualquier otra cuenta de acceso al contenido no sea la misma cuenta de dominio usada por un grupo de aplicaciones asociado con la aplicacin web que se rastrea. Al hacerlo, podra hacer que se rastreara e indizara contenido no publicado de sitios de SharePoint y versiones secundarias de archivos (historial) de los sitios de SharePoint. Para obtener ms informacin sobre las consideraciones relativas a la planeacin de cuentas de acceso al contenido, consulte el apartado Planeacin de las reglas de rastreo que aparece ms adelante en este artculo.
Accin de hoja de trabajo

Registre la cuenta predeterminada de acceso al contenido que el rastreador usar al rastrear contenido en la seccin de la cuenta predeterminada de acceso al contenido de la hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0xC0A) (en ingls). Otra consideracin importante es que el rastreador debe usar el mismo mtodo de autenticacin que el servidor host. De forma predeterminada, el rastreador intenta autenticar mediante la autenticacin NTLM. Puede configurar el rastreador para que use otro mtodo de autenticacin
497

en caso necesario. Para obtener ms informacin, consulte los requisitos de autenticacin para el rastreo de contenido del apartado sobre planeacin de mtodos de autenticacin (Office SharePoint Server).

Planeacin de controladores de protocolo

Todo el contenido que se rastrea requiere el uso de un controlador de protocolo para obtener acceso a dicho contenido. Office SharePoint Server 2007 proporciona controladores de protocolo para todos los protocolos de Internet comunes. Sin embargo, si desea rastrear contenido que requiera un controlador de protocolo no instalado con Office SharePoint Server 2007, deber instalar un controlador de protocolo de terceros o personalizado para poder rastrear dicho contenido. En la siguiente tabla se muestran los controladores de protocolo que se instalan de forma predeterminada.
Controlador de protocolo Usado para rastrear

Bdc Bdc2 Archivo http https Notas Rb Rbs Sps Sps3 Sps3s

Catlogo de datos profesionales Direcciones URL del Catlogo de datos profesionales (protocolo interno) Recursos compartidos de archivos Sitios web Sitios web a travs de la Capa de sockets seguros (SSL) Bases de datos de Lotus Notes Carpetas pblicas de Exchange Carpetas pblicas de Exchange a travs de SSL Perfiles personales de las granjas de servidores de Windows SharePoint Services 2.0 Rastreos de perfiles personales slo de granjas de servidores de Windows SharePoint Services 3.0 Rastreos de perfiles personales slo de granjas de servidores de Windows SharePoint Services 3.0 a travs de SSL Importacin de perfiles personales Importacin de perfiles personales de granjas de servidores de Windows SharePoint Services 2.0 a travs de SSL Direcciones URL raz de Windows SharePoint Services 3.0 (protocolo interno) Sitios de Windows SharePoint Services 2.0 Sitios de Windows SharePoint Services 2.0 a travs de SSL

Spsimport Spss

Sts Sts2 Sts2s

498

Controlador de protocolo

Usado para rastrear

Sts3 Sts3s

Sitios de Windows SharePoint Services 3.0 Sitios de Windows SharePoint Services 3.0 a travs de SSL

Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones que tome sobre los controladores de protocolo para la implementacin inicial en la seccin de controladores de protocolo de la hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0xC0A) (en ingls).

Planeacin para administrar el impacto del rastreo

El rastreo de contenido puede reducir significativamente el rendimiento de los servidores que hospedan el contenido. El impacto que esto tiene en un servidor determinado vara en funcin de la carga que el servidor host experimente y si el servidor dispone de suficientes recursos (particularmente CPU y RAM) para mantener los acuerdos de nivel de servicio durante condiciones de uso normal o de uso mximo. Las reglas de impacto del rastreador permiten a los administradores de granjas administrar el impacto del rastreador en los servidores que se rastrean. Para cada regla de impacto del rastreador, puede especificar una sola direccin URL o usar caracteres comodn en la ruta URL para incluir un bloque de direcciones URL al que se aplica la regla. A continuacin, puede especificar el nmero de solicitudes simultneas para pginas realizadas para la direccin URL especificada u optar por solicitar slo un documento cada vez y esperar el intervalo en segundos que elija entre las solicitudes. Las reglas de impacto del rastreador reducen o incrementan la velocidad a la que el rastreador solicita contenido de una direccin de inicio o de un intervalo de direcciones de inicio determinados (a veces denominado nombre de sitio), independientemente del origen de contenido usado para rastrear dichas direcciones. En la tabla siguiente, se muestran los caracteres comodn que se pueden usar en el nombre del sitio al agregar una regla.
Comodn a usar Resultado

* como el nombre del sitio *.* como el nombre del sitio

Aplica la regla a todos los sitios. Aplica la regla a los sitios con puntos en el nombre.
499

Comodn a usar

Resultado

*.nombre_sitio.com como nombre del sitio

Aplica la regla a todos los sitios del dominio nombre_sitio.com (por ejemplo, *.adventureworks.com). Aplica la regla a todos los sitios que finalizan con un nombre de dominio de nivel superior especfico, por ejemplo *.com o *.net. Reemplaza un nico carcter en una regla. Por ejemplo, *.adventure-works?.com se aplicar a todos los sitios de los dominios adventure-works1.com, adventure-works2.com, etc.

*.nombre_dominio_nivel_superior como nombre del sitio ?

Puede crear una regla de impacto del rastreador que se aplique a todos los sitios de un dominio de nivel superior determinado. Por ejemplo, *.com se aplica a todos los sitios de Internet con direcciones que acaban en .com. Y, por ejemplo, un administrador de un sitio de portal puede agregar un origen de contenido para samples.microsoft.com. La regla de *.com se aplicar a este sitio a menos que agregue una regla de impacto del rastreador especficamente para samples.microsoft.com. En el caso del contenido de la organizacin que rastrean otros administradores, puede coordinar con dichos administradores la configuracin de reglas de impacto del rastreador en funcin del rendimiento y la capacidad de los servidores. En la mayora de los sitios externos, esta coordinacin no es posible. Solicitar demasiado contenido en servidores externos o realizar consultas con demasiada frecuencia puede ocasionar que los administradores de dichos sitios limiten su acceso en el futuro si los rastreos usan demasiados recursos o demasiado ancho de banda. Por lo tanto, el procedimiento recomendado es realizar un rastreo ms lentamente. De este modo, puede minimizar el riesgo de perder el acceso para rastrear el contenido en cuestin. Durante la implementacin inicial, establezca las reglas de impacto del rastreador de modo que ejerzan el menor impacto posible en otros servidores mientras se sigue rastreando con frecuencia el suficiente contenido para garantizar la validez del contenido rastreado. Durante la fase de operaciones, puede ajustar las reglas de impacto del rastreador basndose en sus experiencias y datos de los registros de rastreo.
Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones que tome sobre las reglas de impacto del rastreador para la implementacin inicial en la seccin de reglas de impacto del rastreador de la hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0xC0A) (en ingls).

500

Planeacin de las reglas de rastreo

Las reglas de rastreo se aplican a una direccin URL o a un conjunto de direcciones URL determinado representado mediante comodines (tambin conocido como la ruta de acceso a la que se aplica la regla). Puede usar reglas de rastreo para llevar a cabo las operaciones siguientes: Evitar rastrear contenido irrelevante excluyendo una o varias direcciones URL. Esto tambin ayuda a reducir el uso de recursos del servidor y el trfico de red, as como a incrementar la relevancia de los resultados de la bsqueda. Rastrear los vnculos en la direccin URL sin rastrear la direccin URL en s. Esta opcin es til en aquellos sitios con vnculos de contenido pertinente cuando la pgina que contiene los vnculos no contiene informacin relevante. Permitir que se rastreen las direcciones URL complejas. Esta opcin rastrea las direcciones URL que contienen un parmetro de consulta especificado con un signo interrogativo. En funcin del sitio, estas direcciones URL pueden o no incluir contenido relevante. Puesto que las direcciones URL complejas con frecuencia pueden redireccionar a sitios no relevantes, es una buena idea habilitar nicamente esta opcin en sitios donde se sepa que el contenido disponible de las direcciones URL complejas es relevante. Permitir que el contenido en sitios de SharePoint se rastree como pginas HTTP. Esta opcin permite al servidor de ndices rastrear sitios de SharePoint que se encuentra detrs de un firewall o en escenarios en los que el sitio que se est rastreando restringe el acceso al servicio web usado por el rastreador. Especificar si se debe usar la cuenta predeterminada de acceso al contenido, una cuenta de acceso al contenido diferente o un certificado de cliente para rastrear la direccin URL especificada. Nota: Las reglas de rastreo se aplican simultneamente a todos los orgenes de contenido en el SSP. Con frecuencia, la mayora del contenido de una direccin de un sitio determinado es pertinente, pero no un subsitio ni un intervalo de sitios debajo de dicha direccin de sitio. Al seleccionar una combinacin ms especfica de direcciones URL para las cuales deben crearse reglas de rastreo que excluyan elementos innecesarios, los administradores de servicios compartidos puede maximizar la relevancia del contenido en el ndice a la vez que minimizan el impacto en el rendimiento del rastreo y el tamao de las bases de datos de bsqueda. La creacin de reglas de rastreo para excluir direcciones URL es particularmente til a la hora de planear direcciones de inicio para contenido externo, cuyo impacto en el uso de los recursos no est bajo control del personal de la organizacin. Al crear una regla de rastreo, puede usar los caracteres comodn estndar en la ruta de acceso. Por ejemplo: http://servidor1/carpeta* contiene todos los recursos web con una direccin URL que comienza por http://servidor1/carpeta. *://*.txt incluye cada documento con la extensin de nombre de archivo .txt.

501

Como el contenido de rastreo consume recursos y ancho de banda, es mejor incluir menos cantidad de contenido que sepa que es importante que una cantidad mayor de contenido que quiz no sea importante. Despus de la implementacin inicial, puede revisar los registros de consulta y de rastreo y ajustar los orgenes de contenido y las reglas de rastreo para que sean ms relevantes e incluyan ms contenido.

Especificacin de una cuenta de acceso al contenido diferente

En el caso de las reglas de rastreo que incluyen contenido, los administradores tienen la opcin de cambiar la cuenta de acceso al contenido para la regla. Se usa la cuenta predeterminada de acceso al contenido a no ser que se especifique otra cuenta en una regla de rastreo. La razn principal para usar una cuenta de acceso al contenido distinta para una regla de rastreo es que la cuenta predeterminada de acceso al contenido no tenga acceso a todas las direcciones de inicio. En el caso de dichas direcciones de inicio, puede crear una regla de rastreo y especificar una cuenta que no tenga acceso. Nota: Asegrese de que la cuenta de dominio usada para la cuenta predeterminada de acceso al contenido o cualquier otra cuenta de acceso al contenido no sea la misma cuenta de dominio usada por un grupo de aplicaciones asociado con la aplicacin web que se rastrea. Al hacerlo, podra hacer que se rastreara e indizara contenido no publicado de sitios de SharePoint y versiones secundarias de archivos (historial) de los sitios de SharePoint.
Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones que tome sobre las reglas de rastreo para la implementacin inicial en la seccin de reglas de rastreo de la hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73748&clcid=0xC0A) (en ingls).

Planeacin de la configuracin de bsqueda que se administra en el nivel de granja de servidores

Adems de las opciones que se configuran en el nivel del SSP, existen varias opciones que se administran en el nivel de granja que afectan al modo en que se rastrea el contenido. Considere las siguientes opciones de configuracin de bsqueda en el nivel de granja de servidores a la hora de planear el rastreo: Direccin de correo electrnico del contacto: el rastreo de contenido afecta a los recursos de los servidores que se estn rastreando. Para poder rastrear contenido, primero deber especificar, en las opciones de configuracin, la direccin de correo electrnico de la persona de la organizacin con la que deben ponerse en contacto los administradores en el caso de que el rastreo afecte negativamente a los servidores. Esta direccin de correo electrnico aparece en los registros de los administradores de los servidores que se estn
502

rastreando de modo que dichos administradores puedan ponerse en contacto con alguna persona si el impacto del rastreo en su rendimiento o ancho de banda es demasiado alto o si se producen otros problemas. La direccin de correo electrnico de contacto debe pertenecer a una persona que tenga la experiencia y la disponibilidad necesarias para responder rpidamente a las solicitudes. Como alternativa, puede usar un alias de una lista de distribucin supervisada rigurosamente como direccin de correo electrnico de contacto. Con independencia de si el contenido rastreado se almacena internamente en la organizacin o no, es importante que el tiempo de respuesta sea rpido. Configuracin del servidor proxy: puede optar por usar un servidor proxy a la hora de rastrear contenido. El servidor proxy que se va a usar depende de la topologa de su implementacin de Office SharePoint Server 2007 y de la arquitectura de los otros servidores de la organizacin. Configuracin del tiempo de espera: se usa para limitar el tiempo que espera el servidor de bsqueda mientras se conecta a otros servicios. Configuracin de SSL: la configuracin de la Capa de sockets seguros (SSL) determina si el certificado SSL debe coincidir exactamente para rastrear contenido.
Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones que tome sobre la configuracin de la bsqueda en granjas de servidores para la implementacin inicial en la seccin de configuracin de bsqueda en granjas de servidores de la hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0xC0A).

Indizacin de contenido en idiomas diferentes

Cuando se rastrea contenido, el rastreador determina cada palabra individual en el contenido que encuentra. Los idiomas que tienen palabras separadas por espacios en blanco simplifican la tarea del rastreador de distinguir cada palabra. En otros idiomas, la bsqueda del lmite entre las palabras puede ser ms compleja. Office SharePoint Server 2007 proporciona separadores de palabras y lematizadores de manera predeterminada para ayudar a rastrear e indizar contenido en muchos idiomas. Los separadores de palabras encuentran los lmites de las palabras en los datos de texto indizado, mientras que los lematizadores conjugan verbos. Si se rastrea alguno de los idiomas de la tabla que se muestra a continuacin, Office SharePoint Server 2007 usa de forma automtica el separador de palabras y el lematizador adecuado para dicho idioma. Un asterisco (*) indica que la caracterstica de lematizacin est activada de forma predeterminada.

503

Idioma admitido de forma predeterminada

Idioma admitido de forma predeterminada

Alemn* rabe Bengal Blgaro* Cataln Checo* Coreano Croata Dans Eslovaco* Esloveno* Espaol* Fins* Francs* Griego* Gujarati Hebreo Hindi Hngaro* Indonesio Ingls Islands* Italiano Japons

Kannada* Letn* Lituano* Malayalam* Malayo Marathi Neerlands Noruego (Bokmaal) Polaco* Portugus Portugus (Brasil) Punyab Rumano* Ruso* Serbio (cirlico)* Serbio (latino)* Sueco Tailands Tamil* Telugu* Turco* Ucraniano* Urd* Vietnamita

Cuando el rastreador indiza el contenido de un idioma que no est admitido, se usa el separador neutro. Si el separador neutro no proporciona los resultados esperados, puede probar soluciones de terceros que funcionan con Office SharePoint Server 2007. Como procedimiento recomendado, asegrese de instalar el separador de palabras y el lematizador adecuados para cada uno de los idiomas para los que necesita compatibilidad. Los separadores de palabras y los lematizadores deben instalarse en todos los servidores que ejecuten el servicio Office SharePoint Server Search. Para obtener ms informacin sobre los separadores de palabras y los analizadores lingsticos, consulte Planeacin de sitios multilinges.

504

Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones que tome sobre los separadores de palabras y los lematizadores para la implementacin inicial en la seccin de separadores de palabras y lematizadores de la hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=73748&clcid=0xC0A ).

Hoja de trabajo
Si todava no lo ha hecho, registre las decisiones de planeacin sobre los orgenes de contenido y otras decisiones acerca del rastreo de contenido en la hoja de trabajo siguiente: Hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73748&clcid=0xC0A) (en ingls) Si decide crear slo algunos de los orgenes de contenido planeados y reglas de rastreo durante la implementacin y la configuracin iniciales, podr usar esta hoja de trabajo como parte de las operaciones en curso.

505

Planeacin de la bsqueda del usuario final

En este artculo: Planeacin de lo que vern los usuarios cuando realicen una consulta Planeacin de lo que vern los usuarios en los resultados de la bsqueda

Los administradores de la bsqueda pueden mejorar la relevancia y la presentacin de los resultados de la bsqueda si planean cuidadosamente la experiencia de bsqueda del usuario final. El objetivo de esta planeacin es crear una experiencia de bsqueda que permita a los usuarios encontrar rpidamente la informacin que necesitan. Este artculo contiene informacin que puede ayudar a los administradores del proveedor de servicios compartidos (SSP) y los administradores de la coleccin de sitios a optimizar la experiencia de bsqueda del usuario final. En la primera seccin de este artculo se describe lo siguiente: La interfaz de usuario de bsqueda para realizar consultas de bsqueda. El procedimiento de planeacin de mbitos personalizados. Esto incluye informacin acerca de los mbitos predeterminados que los usuarios usan para filtrar el contenido incluido en cada consulta de bsqueda. Los administradores pueden usar esta informacin para poder identificar cundo la organizacin podra necesitar crear mbitos personalizados. En esta subseccin se describe adems cmo planear los mbitos personalizados necesarios. Las bsquedas avanzadas y el modo en que se pueden usar las propiedades para filtrar los resultados de la bsqueda. Los administradores pueden usar esta informacin para comprender las opciones de que disponen para administrar palabras clave y propiedades a fin de optimizar la capacidad de los usuarios para realizar bsquedas avanzadas eficaces. Las ventajas del uso de bsquedas de propiedades con mbitos. Esto incluye la relacin existente entre las propiedades rastreadas y las propiedades administradas y cmo planearlas. En la segunda seccin de este artculo se describen las pginas de resultados de bsqueda y las caractersticas que los administradores pueden controlar que afectan a lo que los usuarios ven en los resultados de la bsqueda. En esta seccin se describe lo siguiente: La planeacin de las palabras clave y las opciones ms probables. Esto incluye cmo planear palabras clave eficaces, las opciones ms probables para una determinada organizacin y cmo el hecho de asociar sinnimos con palabras clave puede mejorar la experiencia del usuario final. El modo en que los administradores pueden controlar la clasificacin por relevancia de sitios concretos para aumentar la relevancia de los resultados de la bsqueda. Describe la nueva caracterstica de ubicaciones federadas que se puede usar para buscar en varios orgenes y combinar los resultados en una nica pgina de resultados de bsqueda. Esta caracterstica requiere la Actualizacin de la infraestructura para los servidores de Microsoft Office system. Para obtener ms informacin, consulte el tema

506

sobre la instalacin de Actualizacin de la infraestructura para los servidores de Microsoft Office system (Office SharePoint Server 2007). El modo en que se controla la aparicin de vnculos en los resultados de la bsqueda. La planeacin de las alertas basadas en bsquedas.

La funcionalidad descrita en este artculo permite a los administradores controlar en gran medida la experiencia de bsqueda del usuario final. Aunque se recomienda evaluar constantemente la eficacia de las consultas de bsqueda durante las operaciones normales, si disea un buen plan antes de la implementacin inicial, crear consultas de bsqueda eficaces desde el principio y reducir los costos de administracin en el futuro.

Planeacin de lo que vern los usuarios cuando realicen una consulta

Para planear eficazmente las opciones de configuracin que contribuyen a alcanzar el objetivo de ayudar a los usuarios a encontrar el contenido que buscan, es importante tener en cuenta en primer lugar qu es lo que ven los usuarios finales en la interfaz de usuario.

Niveles de la interfaz de usuario de bsqueda

Para comprender cmo planear la experiencia de bsqueda del usuario final, resulta til familiarizarse primero con la interfaz de usuario que los usuarios finales utilizan al realizar consultas. Como cabra esperar, esta interfaz de usuario es sencilla. El punto central de esta interfaz de usuario es un cuadro de bsqueda en el que los usuarios pueden escribir consultas de bsqueda. Se incluye un cuadro de bsqueda en todas las pginas no administrativas de la coleccin de sitios y tambin en el Centro de bsqueda. Por ejemplo, el cuadro de bsqueda aparece, de forma predeterminada, en los niveles de sitio y lista. En las secciones siguientes se describe la interfaz de usuario de bsqueda en cada nivel de la coleccin de sitios.

Interfaz de usuario de bsqueda en el nivel de sitio

El cuadro de bsqueda en el nivel de sitio (llamada 2) es el cuadro de texto situado en la esquina superior derecha de las pginas del sitio web en que los usuarios pueden escribir las consultas de bsqueda. Una vez que los usuarios han escrito la consulta, deben hacer clic en el botn Iniciar la bsqueda (llamada 3) para ejecutar la consulta. Los usuarios expertos pueden hacer clic en el vnculo Bsqueda avanzada (llamada 4) para usar la pgina Bsqueda avanzada para crear consultas. Ms adelante en este artculo, se proporciona informacin acerca de la pgina Bsqueda avanzada.

507

Es posible que lo primero que se pregunten los usuarios al ver un cuadro de bsqueda en una interfaz de usuario sea "En qu cuerpo de contenido se ejecutar la consulta?". La lista mbito de bsqueda, situada a la izquierda del cuadro de bsqueda (llamada 1), especifica el cuerpo de informacin del ndice de contenido en que se ejecutar la consulta. Nota: Los mbitos de bsqueda, llamados tambin mbitos, definen los elementos del ndice en los que se ejecuta la consulta de bsqueda. El mbito determina, en parte, qu elementos se muestran en la pgina de bsqueda para una consulta concreta. Esto permite a los usuarios realizar consultas en subconjuntos de contenido del ndice de contenido, lo que mejora la relevancia de los resultados de la bsqueda.

Interfaz de usuario de bsqueda en el nivel de lista

En los niveles de lista y biblioteca, la interfaz de usuario de bsqueda tiene el mismo aspecto y funciona del mismo modo que la interfaz de usuario de bsqueda en el nivel de sitio, excepto por la disponibilidad de un mbito predeterminado adicional llamado Esta lista. El cuadro de bsqueda en el nivel de lista se encuentra en la esquina superior derecha de cada lista y biblioteca de todas las colecciones de sitios. La lista mbito de bsqueda se establece en el mbito Todos los sitios de forma predeterminada, aunque los usuarios pueden seleccionar otro mbito de la lista.

Interfaz de usuario de bsqueda del Centro de bsqueda

El Centro de bsqueda proporciona una interfaz de usuario centralizada y altamente personalizable en que los usuarios pueden realizar consultas de bsqueda. El Centro de bsqueda consta de un cuadro de bsqueda para escribir consultas de bsqueda y un vnculo a una pgina Bsqueda avanzada para que los usuarios pueden crear consultas de bsqueda avanzadas. De forma predeterminada, el cuadro de bsqueda se establece en el mbito Todos los sitios para que los usuarios puedan buscar en todo el contenido del ndice. No obstante, el mbito Personas, usado para buscar personas en la organizacin, est disponible en una ficha independiente. Los administradores pueden agregar fichas y asociarlas a mbitos personalizados, que los usuarios pueden usar para consultar distintos subconjuntos de contenido.

508

Para ir al Centro de bsqueda, los usuarios deben hacer clic en la ficha Buscar de la barra de vnculos superior (llamada 1). De forma similar al cuadro de bsqueda en el nivel de sitio, el cuadro de bsqueda del Centro de bsqueda (llamada 3) es un cuadro de texto en que los usuarios pueden escribir las consultas de bsqueda. A continuacin, los usuarios hacen clic en el botn Iniciar la bsqueda (llamada 4) para ejecutar las consultas. El mbito Todos los sitios se selecciona de forma predeterminada, aunque el usuario puede seleccionar otra ficha disponible, como la ficha Personas, para usar otro mbito de bsqueda. Los usuarios expertos pueden hacer clic en el vnculo Bsqueda avanzada (llamada 5) para usar la pgina Bsqueda avanzada para crear consultas. El Centro de bsqueda usa la misma pgina Bsqueda avanzada que el cuadro de bsqueda en el nivel de sitio. Ms adelante en este artculo, se proporciona informacin acerca de la pgina Bsqueda avanzada. A diferencia del cuadro de bsqueda en el nivel de sitio, el cuadro de bsqueda del Centro de bsqueda no tiene ninguna lista mbito de bsqueda adyacente a la izquierda de forma predeterminada para seleccionar varios mbitos. En su lugar, los usuarios hacen clic en la ficha (llamada 2) correspondiente al mbito en el que desean buscar. Office SharePoint Server 2007 proporciona dos mbitos predeterminados en el Centro de bsqueda: Todos los sitios y Personas. Nota: El propietario del sitio del Centro de bsqueda puede agregar una lista mbito de bsqueda adyacente a un cuadro de bsqueda mediante la edicin del elemento web Cuadro de bsqueda. En la siguiente tabla se muestran los mbitos predeterminados disponibles en Office SharePoint Server 2007 y los niveles en que estn disponibles.
Este mbito Permite a los usuarios En este nivel Personalizable

Todos los sitios

Buscar en todo el contenido del ndice.

Centro de bsqueda Sitio de nivel superior Subsitio Listas y bibliotecas

Personas

Buscar personas.

Centro de bsqueda Sitio de nivel superior Subsitio Listas y bibliotecas

Este sitio: Nombre del sitio

Buscar en el sitio actual y todos sus subsitios. Buscar en la lista actual.

Sitio de nivel superior Subsitio Listas y bibliotecas Listas y bibliotecas

No

Esta lista: Nombre de lista

No

509

Nota: El mbito Todos los sitios es el mbito predeterminado en todos los niveles de cada coleccin de sitios. No obstante, los usuarios pueden seleccionar cualquier mbito disponible.

Planeacin de mbitos personalizados

Para saber cundo la organizacin puede necesitar complementar los mbitos predeterminados con mbitos personalizados, primero debe conocer los mbitos predeterminados. En esta seccin se incluye informacin acerca de los mbitos predeterminados proporcionados con Microsoft Office SharePoint Server 2007. Puede usar los mbitos personalizados con reglas de mbito para agrupar determinados contenidos del ndice en un conjunto de contenido en el que ejecutar las consultas. Por ejemplo, puede hacer que sea posible realizar bsquedas en un conjunto especfico de sitios web o en todos los documentos de Word creados por un usuario concreto, creados durante un perodo de tiempo determinado o cualquier combinacin de estos parmetros. Los mbitos creados en el nivel del SSP se denominan mbitos compartidos dado que se comparten con todas las colecciones de sitios que usan dicho SSP. Los administradores de la coleccin de sitios deciden qu mbitos compartidos usar y cmo mostrarlos. Tambin se pueden crear mbitos personalizados en el nivel de la coleccin de sitios, de manera que stos slo estarn disponibles para la coleccin de sitios en la que se crearon. Los mbitos creados en este nivel a veces se denominan mbitos del nivel de coleccin de sitios.

Escenario de mbito
Durante la planeacin de la estructura del contenido y los sitios para una organizacin de gran tamao, se determina que los recursos humanos son una divisin de grandes dimensiones que ofrece contenido relevante para todos los empleados en varios sitios de SharePoint y aplicaciones de lnea de negocio. Por tanto, el administrador del SSP crea un mbito compartido para el contenido relacionado con los recursos humanos. El administrador de la coleccin de sitios del sitio de recursos humanos usa ese mbito compartido y crea mbitos adicionales en el nivel de la coleccin de sitios. Los mbitos del nivel de coleccin de sitios estn destinados a las directivas de la compaa y la informacin de nuevas contrataciones porque se trata de conceptos bsicos relevantes para la coleccin de sitios. Estos mbitos del nivel de coleccin de sitios no tienen sentido como mbitos compartidos, porque no es probable que las personas que buscan en otras colecciones de sitios deseen mbitos tan especficos. Los administradores de la coleccin de sitios pueden usar los mbitos compartidos definidos por el administrador de servicios compartidos o copiar los mbitos compartidos que deseen usar en la coleccin de sitios y modificarlos. A continuacin, pueden seleccionar los grupos de presentacin en que se va a incluir cada mbito, como la lista desplegable del cuadro de bsqueda y la pgina Bsqueda avanzada.

510

Nota: Los administradores de la coleccin de sitios no pueden modificar ni eliminar mbitos compartidos; no obstante, pueden copiar un mbito compartido y, a continuacin, modificar la copia. En resumen, los administradores del SSP y de la coleccin de sitios crean en primer lugar los mbitos necesarios para la organizacin y, a continuacin, un administrador de la coleccin de sitios los asocia con grupos de presentacin de modo que estn disponibles en los cuadros de bsqueda asociados a dichos grupos de presentacin. Los administradores de la coleccin de sitios pueden asociar uno o ms mbitos a un grupo de presentacin. Ms adelante en este artculo se incluye informacin acerca de los grupos de presentacin. Al planear los mbitos de bsqueda, se examina la arquitectura de la informacin para identificar conjuntos amplios de contenido en que es probable que los usuarios deseen buscar. (Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de la arquitectura de la informacin del sitio.) Algunos de estos conjuntos de contenido abarcarn la arquitectura de la informacin en varios sitios y otros abarcarn subconjuntos de informacin en las colecciones de sitios. Los administradores de la coleccin de sitios deciden si desean implementar mbitos compartidos o mbitos de nivel de coleccin de sitios en una coleccin de sitios en particular en funcin de las necesidades de los usuarios de dicha coleccin de sitios. El contenido que slo es relevante en determinadas colecciones de sitios se debe incluir en la planeacin de mbitos en el nivel de coleccin de sitios.

Planeacin de mbitos compartidos

Dado que determinadas colecciones de sitios estn asociadas a un SSP concreto, toda la configuracin del SSP afecta a todos los sitios asociados. El administrador del SSP administra los mbitos compartidos para todos los sitios que usan el mismo SSP. Los administradores del SSP pueden realizar las siguientes tareas: Crear y editar mbitos compartidos. Agregar reglas de mbito a mbitos compartidos. Eliminar mbitos compartidos. Actualizar los cambios efectuados en los mbitos.

Los mbitos compartidos son visibles y estn disponibles para que los usen los administradores en todas las colecciones de sitios que usan el mismo conjunto de servicios compartidos. Los siguientes mbitos compartidos se crean automticamente para cada SSP y estn disponibles en el Centro de bsqueda de forma predeterminada: Todos los sitios Personas

511

Planeacin de mbitos para colecciones de sitios

Durante la fase de planeacin, los administradores de la coleccin de sitios desearn crear mbitos basndose en la arquitectura de la informacin del sitio. Pueden decidir crear mbitos, realizar una copia de mbitos compartidos (una copia de un mbito compartido se convierte en un mbito en el nivel de la coleccin de sitios) o ambas opciones. Por ejemplo, los administradores de la coleccin de sitios pueden agregar mbitos seleccionando mbitos compartidos que sean tiles para quienes usen su coleccin de sitios y, despus, complementarlos creando otros mbitos para la coleccin de sitios. En la siguiente tabla se muestran las acciones relacionadas con los mbitos que pueden realizar los administradores de la coleccin de sitios.
Los administradores de la coleccin de sitios pueden realizar estas acciones en los mbitos compartidos Los administradores de la coleccin de sitios pueden realizar estas acciones en los mbitos en el nivel de coleccin de sitios

Elegir cmo se mostrarn los mbitos de bsqueda (cuadro desplegable de bsqueda, bsqueda avanzada o ambos). Copiar y modificar un mbito compartido para usarlo como mbito de la coleccin de sitios. Ver el estado. Por ejemplo, qu reglas de mbito contienen y el orden en la lista de mbitos en la que aparecen.

Elegir cmo se mostrarn los mbitos de bsqueda (cuadro desplegable de bsqueda, bsqueda avanzada o ambos). Crear mbitos en el nivel de coleccin de sitios. Editar mbitos en el nivel de coleccin de sitios (se proporciona ms informacin a continuacin). Agregar reglas de mbito. Eliminar mbitos en el nivel de coleccin de sitios. Ver el estado. Por ejemplo, qu reglas de mbito contienen y el orden en la lista de mbitos en la que aparecen.

Los administradores de la coleccin de sitios no pueden crear ni agregar reglas de coincidencia directamente en los mbitos compartidos, aunque pueden copiar un mbito compartido como mbito de coleccin de sitios y modificar la copia. Nota: Una vez que un administrador de la coleccin de sitios copia un mbito compartido, la copia se convierte en un mbito en el nivel de coleccin de sitios que el administrador puede usar para realizar cualquiera de las acciones que se le permiten en cualquier otro mbito en el nivel de coleccin de sitios. Al crear o editar un nuevo mbito en el nivel de coleccin de sitios, se especifica la siguiente:
512

Ttulo nico.

Descripcin del mbito (opcional).

Grupo de presentacin, a veces denominado grupo de mbito. Los administradores de la coleccin de sitios pueden asignar mbitos a los grupos de presentacin para determinar dnde aparecen en el sitio. De forma predeterminada, Office SharePoint Server 2007 proporciona grupos de presentacin para la lista desplegable del cuadro de bsqueda y la pgina Bsqueda avanzada. Los administradores de la coleccin de sitios pueden asignar uno o ms mbitos a un grupo de presentacin. Pgina de resultados. Puede decidir usar la pgina de resultados de la bsqueda predeterminada para mostrar los resultados de la bsqueda cuando se use este mbito o puede especificar una pgina diferente. Tenga en cuenta que, si decide usar una pgina diferente, primero debe crearla. De forma predeterminada no existen mbitos en el nivel de coleccin de sitios, pero cada coleccin de sitios tiene acceso a todos los mbitos compartidos.

Planeacin de grupos de presentacin

Los grupos de presentacin proporcionan un mtodo para asignar mbitos a un cuadro de bsqueda determinado. Los administradores de la coleccin de sitios disponen de varias opciones para configurar los grupos de presentacin existentes, o bien pueden optar por crear uno o ms grupos de presentacin nuevos. Normalmente, un propietario del sitio identifica la necesidad de disponer de un grupo de presentacin determinado. Por ejemplo, es posible que los usuarios de un sitio de grupo en particular necesiten buscar con frecuencia contenido disperso entre varias bibliotecas de documentos. Para limitar el cuerpo de contenido en que buscan, deben realizar bsquedas independientes en distintos cuadros de bsqueda (por ejemplo, en el cuadro de bsqueda de cada biblioteca) o crear una consulta avanzada para filtrar los resultados de la bsqueda. Para proporcionar a los usuarios un mtodo ms sencillo para realizar estas bsquedas frecuentes, el administrador de la coleccin de sitios crea un grupo de presentacin y le asigna el mbito correspondiente. A continuacin, los propietarios de los sitios pueden asociar este grupo de presentacin a un cuadro de bsqueda concreto (por ejemplo, un cuadro de bsqueda de una pgina de bsqueda personalizada del sitio). Los usuarios pueden usar ese cuadro de bsqueda para realizar bsquedas en el contenido definido por el mbito (en este caso, las bibliotecas de documentos). De forma predeterminada, Office SharePoint Server 2007 proporciona dos grupos de presentacin: Cuadro desplegable de bsqueda Los mbitos Todos los sitios y Personas se asignan a este grupo de presentacin y el cuadro de bsqueda lo usa de forma predeterminada. Bsqueda avanzada El mbito Todos los sitios se asigna a este grupo de presentacin y el cuadro de bsqueda de la pgina Bsqueda avanzada lo usa de forma predeterminada. Los administradores de la coleccin de sitios pueden realizar las acciones siguientes: Agregar mbitos a cualquier grupo de presentacin. Quitar mbitos de cualquier grupo de presentacin. Crear grupos de presentacin y asignarles los mbitos que deseen. Cambiar el orden en que aparecen los mbitos en la lista mbitos de bsqueda.
513

 Especificar el mbito seleccionado de forma predeterminada en la lista mbitos de bsqueda. Los propietarios de los sitios pueden hacer lo siguiente: Asignar grupos de presentacin diferentes al cuadro de bsqueda y la pgina Bsqueda avanzada en el sitio del Centro de bsqueda. Crear pginas de bsqueda con los elementos web de cuadro de bsqueda y de cuadro de bsqueda avanzada y asignar el grupo o los grupos de presentacin que deseen usar.

Planeacin de reglas de mbito

Un mbito se define agregndole reglas de mbito. Las reglas de mbito establecen qu contenido se asocia y no se asocia al mbito. Las reglas de mbito que se agregan a un mbito concreto definen su extensin. Cada regla de mbito se basa en un tipo de regla de mbito determinado, que define las propiedades, las ubicaciones y los orgenes de contenido. En la tabla siguiente se muestran los tipos de regla de mbito que estn disponibles para los mbitos de bsqueda compartidos y los mbitos de bsqueda en el nivel de coleccin de sitios.
Este tipo de regla de mbito Est disponible para los mbitos de bsqueda compartidos Est disponible para los mbitos de bsqueda en el nivel de coleccin de sitios Prueba el contenido segn

Direccin web (http://servidor/sitio) Consulta de propiedad (Autor = Arturo Lpez) Origen de contenido Todo el contenido

S S S S

S S No S

Ubicacin Propiedad nica Un origen de contenido concreto Todo el contenido del ndice de contenido

El tipo de regla de mbito Todo el contenido es el ms sencillo, ya que asocia todo el contenido rastreado al mbito. En el caso de los otros tres tipos de regla de mbito, un administrador del SSP puede especificar el comportamiento de la regla de mbito que determinar el contenido que se asociar al mbito. Estos comportamientos se describen en la siguiente lista: Incluir Los elementos que coinciden con esta regla aparecen en los resultados de la bsqueda a menos que otra regla los quite. Al combinar reglas, este comportamiento es similar al del operador lgico OR. Requerir Los elementos que coinciden con otras reglas deben coincidir tambin con sta para aparecer en los resultados de la bsqueda. Este comportamiento es equivalente al del operador lgico AND.
514

 Excluir Los elementos que coinciden con esta regla se excluyen de los resultados de la bsqueda aunque coincidan con otras reglas. Este comportamiento es equivalente al del operador lgico AND NOT. A menudo, los mbitos se basan en una nica regla de mbito. Sin embargo, es razonable usar mbitos con varias reglas. Se pueden crear mbitos basados en un tema especfico o en un conjunto de contenido que tenga una relacin conceptual. Para ello, se pueden incluir y excluir varias ubicaciones, propiedades o una combinacin de ubicaciones y propiedades relacionadas conceptualmente. La combinacin lgica de reglas determina el contenido que se incluye o excluye del mbito. Uso de reglas de mbito basadas en la ubicacin Puede crear reglas basadas en la ubicacin (direccin web o ruta de acceso UNC) del contenido con el tipo de regla de mbito Direccin web. Varios escenarios de uso requieren reglas de este tipo, incluida la bsqueda de contenido en las siguientes ubicaciones: En un grupo de bibliotecas de documentos. En un conjunto de carpetas ubicado en un nico repositorio de documentos grande, por ejemplo, al buscar en un archivo de la compaa. En sitios externos para un tema concreto. En otros servidores de la organizacin.

Cada regla de mbito Direccin web contiene una nica ubicacin, definida por una nica carpeta, nombre de dominio o nombre de servidor. En funcin del conjunto de contenido que se desea que est disponible en un mbito, se agregan reglas de coincidencia hasta que todas las ubicaciones relevantes estn incluidas en el mbito y todas las ubicaciones irrelevantes queden excluidas del mismo. Examine la planeacin de la arquitectura de la informacin y la estructura de los sitios para decidir mejor qu ubicaciones se deben incluir en cada mbito. Uso de reglas de mbito basadas en propiedades administradas Puede basar las reglas de mbito en un valor especfico para una nica propiedad administrada con el tipo de regla de mbito Consulta de propiedad. Antes de crear este tipo de regla de mbito, realice las siguientes comprobaciones: La propiedad administrada que desea usar existe, ya sea porque es una propiedad administrada predeterminada o porque la ha creado un administrador del SSP. La propiedad administrada se ha configurado para que est disponible para su uso en mbitos. Aunque se creen varias propiedades administradas, slo algunas se configuran para que estn disponibles para su uso en mbitos de forma predeterminada. Slo se pueden usar en mbitos de bsqueda las propiedades administradas que los administradores del SSP hayan configurado especficamente como disponibles para los mbitos. Nota: Los administradores del SSP pueden habilitar una propiedad para que est disponible para su uso en mbitos mediante la pgina Editar propiedad administrada de esa propiedad.

515

Una vez creada la regla de mbito, cada elemento de contenido que coincida con la consulta de propiedad se comprueba con ese valor especfico, y se incluye o se excluye en funcin de la regla. Las reglas basadas en propiedades slo se pueden consultar con el operador Es exactamente, y no con otros operadores como Contiene. Por ejemplo, un administrador de la coleccin de sitios de un sitio del portal de ventas puede crear mbitos para cada oficina de ventas si usa la propiedad administrada SalesOffice y establece el valor de la regla en cada mbito en el valor de la oficina relevante. Dado que esta propiedad administrada se usa para definir el mbito, los resultados de la bsqueda incluirn solamente el contenido de la oficina de ventas al usar este mbito. Cuando una organizacin planea las propiedades administradas para el SSP, debe tener en cuenta los mbitos. Para crear un mbito para un conjunto de contenido determinado, es necesario garantizar que hay propiedades de ese contenido que se encuentran asignadas a propiedades administradas que se pueden incluir en reglas de mbito. Uso de reglas de mbito basadas en un origen de contenido Un administrador del SSP puede crear orgenes de contenido adicionales por varias razones. Normalmente se crean para rastrear el contenido segn una programacin distinta a la de otro contenido. A menudo, un administrador del SSP crear un origen de contenido independiente para rastrear contenido que se encuentre en una granja de servidores de SharePoint distinta o en un recurso compartido de archivos, por ejemplo. Si ya existe un origen de contenido que abarca el contenido en el que los usuarios desean buscar, por ejemplo, un archivo de almacenamiento, un administrador del SSP puede crear un mbito compartido con una regla de mbito (tipo de origen de contenido) para permitir que los usuarios realicen bsquedas en esa parte del contenido. nicamente los mbitos compartidos pueden contener reglas de mbito basadas en un origen de contenido especfico. Este tipo de regla de mbito no est disponible para los mbitos en el nivel de coleccin de sitios. La planeacin del origen de contenido puede ayudarle a identificar los conjuntos de contenido que son ms fciles de administrar cuando se encuentran en orgenes de contenido independientes. Para cada origen de contenido que planee, considere si el contenido indizado con ese origen de contenido tendra sentido agrupado en un mbito compartido para los usuarios de la coleccin de sitios. Si es as, puede agregar una regla de mbito para ese origen de contenido. Considere tambin si el origen de contenido se puede dividir en cuerpos de contenido ms pequeos que los usuarios quizs deseen buscar. Si es as, puede combinar reglas de mbito para especificar el origen de contenido con otros tipos de regla de mbito para crear un mbito ms restringido. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de orgenes de contenido, consulte Planeacin del rastreo de contenido. Uso del tipo de regla de mbito Todo el contenido Cuando se crea una regla de mbito con el tipo de regla de mbito Todo el contenido, todo el contenido del ndice de contenido est disponible para el mbito. Si desea crear un mbito

516

ms restringido, puede agregar reglas de mbito a un mbito que tenga el tipo de regla Todo el contenido para excluir del mbito un contenido concreto. Exclusin de contenido mediante el uso de una regla de mbito con comportamiento de exclusin El mbito compartido Todos los sitios se puede copiar y usar como punto de partida para incluir todo el contenido del ndice de contenido. Despus, se pueden agregar reglas de mbito que excluyan contenido de los resultados de la bsqueda para crear mbitos que sean amplios pero que no incluyan un determinado conjunto de resultados. A veces es ms sencillo usar una copia del mbito de bsqueda compartido Todos los sitios con reglas de exclusin que crear un mbito de bsqueda complejo que contenga reglas que incluyan cada subconjunto de contenido del sitio. Independientemente de si comienza con una copia del mbito compartido Todos los sitios u otro mbito, quizs prefiera agregar las reglas de mbito que excluyan contenido en un proceso y agregar las reglas de mbito que incluyan contenido en otro proceso diferente, ya que las razones para excluir e incluir contenido en los resultados de la bsqueda pueden ser sustancialmente diferentes.

Ejemplo de planeacin de mbitos

Contoso Corporation tiene una divisin de servicios de TI, una divisin de atencin al cliente y una divisin de ventas. Cada una de estas tres divisiones tiene una coleccin de sitios propia y tambin hay una coleccin de sitios del portal central para las noticias de la compaa e informacin de recursos humanos. Todo el contenido rastreado se indiza en un nico ndice de contenido. Dado que el contenido de cada divisin es distinto, el administrador del SSP crea un origen de contenido independiente para la coleccin de sitios de cada una de las tres divisiones de manera que cada una se pueda rastrear segn una programacin diferente. El administrador del SSP tambin crea un cuarto origen de contenido que se usa para rastrear la coleccin de sitios del portal central que contiene la informacin de recursos humanos y las noticias de la compaa. De forma predeterminada, todo el contenido indizado de cada una de las colecciones de sitios se incluye en el mbito compartido Todos los sitios, que est disponible para todas las colecciones de sitios. El administrador del SSP crea un mbito compartido independiente para la coleccin de sitios de cada divisin y despus crea, para cada mbito compartido, una regla de mbito que incluye el origen de contenido adecuado para el mbito compartido de cada coleccin de sitios. Por ejemplo, para la divisin de atencin al cliente, el administrador del SSP crea un mbito denominado Atencin al cliente y despus le agrega una regla de mbito. Al agregar la regla de mbito, el administrador del SSP selecciona Origen de contenido como tipo de regla de mbito, selecciona el origen de contenido Atencin al cliente en la lista de orgenes de contenido disponibles y, a continuacin, selecciona el comportamiento de inclusin para incluir todos los elementos rastreados con ese origen de contenido.

517

Nota: Todos los orgenes de contenido existentes aparecen en la lista Origen de contenido de la pgina Agregar regla de mbito cuando se crea una regla de mbito basada en un origen de contenido. En la siguiente tabla se incluyen los mbitos compartidos creados por el administrador del SSP en Contoso Corporation.
Este mbito compartido Contiene

Divisin de servicios

Todo el contenido de la coleccin de sitios Servicios de TI que se rastre con el origen de contenido Divisin de servicios. Todo el contenido de la coleccin de sitios Atencin al cliente que se rastre con el origen de contenido Atencin al cliente. Todo el contenido de la coleccin de sitios Ventas que se rastre con el origen de contenido Ventas. Todo el contenido de la coleccin de sitios Portal central que se rastre con el origen de contenido Atencin al cliente.

Atencin al cliente

Ventas

Portal central

Adems de los mbitos compartidos creados por el administrador del SSP, el mbito predeterminado Todos los sitios incluye todo el contenido rastreado del ndice. El mbito compartido Todos los sitios est disponible para todas las colecciones de sitios de forma predeterminada. El administrador de la coleccin de sitios de cada divisin decide usar el mbito compartido Todos los sitios y el mbito compartido que incluye el contenido de su coleccin de sitios, pero en ningn caso tiene previsto usar el mbito Portal central, incluso aunque se trate de un mbito compartido. Esa opcin slo est disponible en la lista desplegable mbito de bsqueda de la coleccin de sitios del portal central. El administrador de la coleccin de sitios de cada divisin hace copias del mbito compartido que el administrador del SSP cre para su coleccin de sitios. (Las copias del mbito compartido se convierten en mbitos del nivel de coleccin de sitios.) A continuacin, cada uno de los administradores de las colecciones de sitios agrega reglas de mbito a los mbitos del nivel de coleccin de sitios dirigidas slo al conjunto de contenido ms importante que los usuarios desean consultar al usar estos mbitos. Por ejemplo, el administrador de la coleccin de sitios de ventas crea mbitos para el contenido relacionado con cada lnea de productos en funcin de las propiedades administradas de los documentos de marketing y otro contenido, as como en la ubicacin de los sitios de grupo y las bibliotecas de documentos relacionados.
518

Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones sobre mbitos, reglas de mbito y grupos de presentacin en la seccin de planeacin de mbitos de la hoja de trabajo de planeacin de la experiencia de bsqueda del usuario final (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81039&clcid=0xC0A) (en ingls).

Bsquedas avanzadas
En muchos casos, los usuarios escriben una frase de palabras clave en el cuadro de bsqueda y despus hacen clic en el botn Iniciar la bsqueda o presionan la tecla Entrar para ejecutar la consulta. Si con esta tcnica no obtienen el resultado que desean en las primeras pginas de resultados de la bsqueda, algunos no lo intentarn de nuevo, mientras que otros usuarios con ms experiencia crearn una consulta ms detallada destinada al contenido que buscan. Los usuarios con mucha experiencia pueden crear consultas de bsqueda avanzadas en el cuadro de bsqueda. Por ejemplo, para buscar contenido que incluya la palabra "negociar" creado por Enrique Gil, podran escribir la siguiente consulta en el cuadro de bsqueda: negociar autor:gil Sin embargo, la mayora de los usuarios no estn familiarizados con la sintaxis necesaria para crear consultas avanzadas de esta forma. Por lo tanto, para crear una consulta ms detallada, la mayora usa la pgina Bsqueda avanzada, que permite restringir la consulta al contenido que buscan mediante sintaxis. En la tabla siguiente se describen las opciones de la pgina Bsqueda avanzada relacionadas con palabras clave.
Al buscar en documentos con esta opcin Se obtiene este resultado

Todas estas palabras

Busca contenido que incluya todas las palabras clave que el usuario escriba, pero las palabras no tienen que aparecer en ningn orden concreto en el contenido. Busca contenido que incluya las palabras que el usuario escribe, en el mismo orden. Busca contenido que incluya cualquiera de las palabras escritas por el usuario. Busca contenido que no incluya ninguna de las palabras escritas por el usuario.

La frase exacta Cualquiera de estas palabras Ninguna de estas palabras

519

Adems, los usuarios pueden usar la pgina Bsqueda avanzada para restringir la bsqueda a un idioma o un tipo de documento especficos. Por ltimo, los usuarios pueden seleccionar restricciones de propiedades para filtrar los resultados de la bsqueda en funcin de si el valor de la propiedad seleccionada coincide con el valor especificado. Por ejemplo, los usuarios pueden seleccionar la propiedad Autor, seleccionar el operador de inclusin Contiene, escribir un valor y, a continuacin, hacer clic en Buscar. De forma predeterminada se proporcionan varias propiedades, denominadas propiedades administradas, como Autor y Ttulo, pero la mayora de estas propiedades no estn disponibles para su uso en mbitos. Los administradores del SSP eligen qu propiedades administradas desean que estn disponibles para los mbitos y pueden crear propiedades adicionales para satisfacer las necesidades de su organizacin. Las propiedades administradas que el administrador del SSP habilita para su uso en mbitos estn disponibles para todas las colecciones de sitios.

Planeacin de propiedades de bsqueda

Una forma de organizar el contenido de las colecciones de sitios para que las bsquedas sean eficaces es agrupar el contenido que tenga un tema comn en la misma ubicacin. De esta forma, se puede sacar partido de los mbitos predeterminados en el nivel de sitio y de lista para realizar bsquedas en el contenido. Por ejemplo, se puede crear un sitio para almacenar toda la informacin de un proyecto determinado. Dentro de ese sitio, se pueden crear listas y bibliotecas de documentos independientes para almacenar distintos tipos de informacin relacionada con ese proyecto. Los usuarios emplean el mbito predeterminado Este sitio para realizar bsquedas en todo el contenido del sitio, o bien el mbito Esta lista para realizar bsquedas en el contenido de una lista o biblioteca concreta del sitio. Los administradores del SSP y de la coleccin de sitios pueden crear los mbitos personalizados que estimen necesarios para que los usuarios realicen bsquedas en distintas partes del contenido. Aunque sta es una manera relativamente sencilla de organizar el contenido para que las bsquedas sean eficaces, no se ajusta de por s a las necesidades de todas las organizaciones, especialmente cuando se busca en una gran cantidad de contenido. Algunas de las razones se exponen a continuacin: No siempre es posible organizar todo el contenido que tenga un tema comn en la misma ubicacin. A pesar de que todo el contenido con un tema comn se organice en la misma ubicacin en la fase de implementacin, con el tiempo, es posible que se disperse en la coleccin de sitios. Se recomienda organizar el contenido por ubicacin cuando tenga sentido hacerlo y, despus, usar propiedades como complemento.

520

Propiedades administradas y rastreadas

Al rastrear el contenido, el rastreador tambin rastrea las propiedades de metadatos asociadas a dicho contenido. Las propiedades rastreadas incluyen los metadatos del contenido almacenado en los archivos, las bases de datos y las aplicaciones de lnea de negocio usados por la organizacin. Las propiedades rastreadas pueden representar distintos tipos de informacin, como el autor, el ttulo y la direccin de correo electrnico. En versiones anteriores de Productos y Tecnologas de Microsoft SharePoint, se poda reducir la duplicacin de propiedades mediante la asignacin de algunas de ellas a otras propiedades comunes, pero muchas confundan los resultados de la bsqueda porque eran irrelevantes. Por tanto, las propiedades relevantes eran difciles de encontrar entre la gran cantidad de propiedades irrelevantes. Office SharePoint Server 2007 mitiga esta confusin, ya que permite que los administradores del SSP creen propiedades administradas. A continuacin, pueden asignar propiedades rastreadas (que son las que el rastreador recopila y agrega al almacn de propiedades al rastrear contenido) a las propiedades administradas que se usan en las consultas de bsqueda. La relacin entre las propiedades administradas y rastreadas es sencilla pero eficaz. Los administradores del SSP pueden asignar una o varias propiedades rastreadas (las que detecta el rastreador) a propiedades administradas (las que se pueden usar en reglas de mbito y consultas). Esta asignacin es importante porque muchas propiedades rastreadas contienen el mismo tipo de metadatos y a menudo sus nombres no son intuitivos. Por ejemplo, de forma predeterminada, las propiedades rastreadas denominadas "Mail:6" y "Office:4" se asignan a una propiedad administrada que se llama Autor. Esto se debe a que los valores de estas dos propiedades rastreadas contienen el nombre del autor. Esta asignacin entre propiedades rastreadas y propiedades administradas simplifica la administracin y beneficia a los usuarios. Los administradores se benefician de que tienen un menor nmero de propiedades con las que trabajar al crear los mbitos. Los usuarios finales que crean consultas avanzadas en el cuadro de bsqueda se benefician de que tienen que memorizar menos nombres de propiedades y stos son ms intuitivos. Ventajas de las propiedades administradas: Los usuarios pueden emplear propiedades administradas para crear consultas en el cuadro de bsqueda que filtren los resultados. Puede usar propiedades en la pgina Bsqueda avanzada para permitir que los usuarios finales filtren sin dificultad los resultados de la bsqueda. Los propietarios de sitios pueden personalizar la pgina Bsqueda avanzada para usar distintas propiedades administradas. Los administradores del SSP y de la coleccin de sitios pueden crear mbitos personalizados con reglas que filtren los resultados de la bsqueda a partir de las consultas. Los usuarios finales pueden aprovechar las consultas avanzadas basadas en propiedades sin tener que aprender a crear una consulta avanzada. De forma predeterminada se crean varias propiedades administradas y despus se asignan a propiedades rastreadas. Los administradores del SSP pueden asignar ms propiedades
521

rastreadas a las propiedades administradas existentes y tambin pueden crear otras propiedades administradas.

Uso de propiedades en las consultas

Para que el valor de las propiedades rastreadas influya en una consulta de bsqueda, stas se deben asignar a una propiedad administrada y el usuario debe realizar una bsqueda con respecto a dicha propiedad administrada. La inclusin de los valores de demasiadas propiedades rastreadas puede tener un efecto negativo en la relevancia y el rendimiento de la bsqueda. Si desea usar la propiedad administrada en un mbito, debe hacer que est disponible para los mbitos. No obstante, no necesita hacer esto para usar la propiedad administrada en la pgina Bsqueda avanzada o como parte de una consulta en un cuadro de bsqueda. Los administradores que planean la implementacin inicial de Office SharePoint Server 2007 deben registrar el conjunto inicial de propiedades administradas planeadas para el servicio de bsqueda para cada SSP usado en la implementacin. Para encontrar muchas de estas propiedades rastreadas, consulte las propiedades de las aplicaciones de datos profesionales y las propiedades mostradas en las aplicaciones para tipos de contenido como documentos de Microsoft Office Word u Office Excel. Si tiene acceso a un servidor de pruebas, puede rastrear el contenido de alta prioridad y usar las propiedades rastreadas que aparecen como ayuda para la planeacin. Si planea detenidamente las propiedades administradas y la forma en que se implementarn, puede simplificar las bsquedas del contenido del sitio. Cuando planee la implementacin, se recomienda reducir al mnimo el nmero de propiedades administradas. Esto implica estimar con detalle qu propiedades son las ms tiles para la organizacin e implementarlas como punto de partida. Si es necesario, siempre tendr la posibilidad de crear ms propiedades administradas despus de la implementacin.

Planeacin de las propiedades administradas

Una forma prctica de identificar posibles propiedades administradas consiste en examinar el contenido existente y sus metadatos de prioridad alta. Si tiene acceso a una granja de servidores de prueba antes de la implementacin activa de Office SharePoint Server 2007, puede rastrear el contenido y ver las propiedades rastreadas que aparecen, y usar dichas propiedades para identificar parte de la arquitectura de la informacin. Sin embargo, la mayora de las organizaciones obtendrn ms ventajas si planean una arquitectura de la informacin en papel antes de realizar una implementacin provisional, porque puede ayudar a centrar la planeacin y a identificar el contenido y los procesos que no estn tan bien organizados como deberan. La clave para crear un conjunto de propiedades administradas til reside en determinar los conceptos ms importantes y encontrar propiedades en el contenido que se puedan asignar a propiedades administradas que permitan a los usuarios encontrar contenido relevante cuando realicen bsquedas. Dado que la asignacin de propiedades adicionales aumenta el tamao de la base de datos de bsqueda y, con ello, reduce el rendimiento, se recomienda asignar propiedades slo si se tiene la seguridad de que la asignacin es relevante.

522

Es difcil detectar propiedades de contenido sin rastrear primero el contenido. Por consiguiente, se recomienda esperar a planear las propiedades administradas hasta que se tenga una buena idea del contenido de cada coleccin de sitios. A continuacin, en un servidor de pruebas, puede rastrear todo ese contenido para obtener una lista con las propiedades rastreadas y compararlas con la arquitectura de la informacin al crear propiedades administradas. La asignacin de propiedades puede ser una tarea compleja incluso despus de rastrear el contenido, ya que es difcil identificar el tipo de contenido o la aplicacin que usa la propiedad. Si no est seguro de la naturaleza y del contenido de una propiedad determinada, quizs sea preferible que configure una asignacin en un entorno de prueba y experimente realizando bsquedas con dicha propiedad. Muchas de las propiedades administradas ms tiles se crean automticamente cuando se instala Office SharePoint Server 2007. Use estas propiedades administradas como un punto de partida cuando planee las dems propiedades administradas. Las propiedades creadas automticamente son: Autor Descripcin Nombre del sitio Tipo Tamao de archivo ltima modificacin Direccin URL Ttulo

Tenga en cuenta que para realizar bsquedas eficaces mediante el uso de propiedades, primero se deben asignar valores a las propiedades rastreadas. Por ejemplo, si tiene un documento con una propiedad asignada a una propiedad administrada llamada Autor y no se ha asignado ningn valor a dicha propiedad en el documento, el documento no se mostrar en los resultados de la bsqueda cuando los usuarios ejecuten consultas con la propiedad Autor para buscar un autor concreto. Procedimiento para evitar la creacin de propiedades administradas duplicadas Algunas propiedades son muy bsicas y pueden parecer diferentes segn el tipo de contenido. Es el caso de las propiedades Autor y Ttulo de los documentos. Lo ms importante que se puede hacer con estas propiedades bsicas durante la planeacin es reducir la duplicacin. Para ello, cree un nico conjunto de propiedades administradas y asigne las propiedades rastreadas que tengan el mismo significado a las propiedades de dicho conjunto. En el caso de la propiedad Autor, puede asignar cada una de las apariciones individuales de una propiedad rastreada relativa a autores a una sola propiedad administrada Autor. Puede asignar una o ms propiedades rastreadas a una o ms propiedades administradas.

523

Sugerencia: La adicin de cada propiedad Autor como una propiedad administrada independiente no tiene sentido porque agrega propiedades administradas adicionales a la base de datos sin simplificar la experiencia del usuario. Puede optar por dar prioridad a varias propiedades rastreadas para que, si se encuentra ms de una propiedad durante el rastreo, se use solamente el valor de la propiedad que tiene la prioridad ms alta para las consultas que usen la propiedad o propiedades administradas. Si no se establecen prioridades en las propiedades rastreadas, se usan para las consultas los valores de todas las propiedades rastreadas asignadas a la propiedad administrada, de tal forma que la propiedad administrada se convierte en multivalor. Esto significa que el resultado de la bsqueda devuelve resultados para todo el contenido que incluya valores para cualquiera de las propiedades asignadas que coincidan con la consulta. Si una propiedad tiene un solo valor, un mtodo razonable es elegir la propiedad rastreada ms comn como propiedad administrada y, a continuacin, establecer prioridades en las propiedades asignadas en funcin de la frecuencia con la que aparecen. No siempre es fcil determinar qu propiedad se rastrea con ms frecuencia, pero una de las estrategias es dar prioridad a propiedades que se sabe que estn asociadas a las aplicaciones que ms se usan. Cuando asigne propiedades, tenga cuidado de no asignar propiedades irrelevantes o que apenas tengan coincidencias, ya que las asignaciones imprecisas pueden reducir la relevancia de los resultados de la bsqueda. Si es posible, pruebe las bsquedas de las propiedades administradas antes de la implementacin inicial y planee la revisin de los datos de uso de las consultas de bsqueda durante las operaciones normales para definir con mayor precisin las propiedades que ha asignado. Adicin de propiedades para presentar conceptos clave en la arquitectura de la informacin Adems de las propiedades rastreadas que se asignan a propiedades administradas de forma predeterminada, otras propiedades rastreadas podran asignarse claramente a conceptos de la arquitectura de la informacin que todava no han sido capturados por las propiedades administradas existentes. Por ejemplo, una compaa podra identificar el servicio de atencin al cliente como un proceso de negocio clave en su arquitectura de la informacin. Los conceptos clave asociados al servicio de atencin al cliente en la arquitectura de la informacin pueden incluir a los clientes, representantes del servicio de atencin al cliente y regiones de atencin al cliente. Para cada concepto de la arquitectura de la informacin, pregntese si existe una propiedad rastreada que lo represente y que se pueda asignar a una propiedad administrada. Si es as, convirtala en propiedad administrada. Escenario Una aplicacin de lnea de negocio realiza un seguimiento de los datos de los clientes y los empleados, y es probable que las propiedades de dichos datos se conviertan en propiedades administradas una vez registradas en el Catlogo de datos profesionales y rastreadas como parte de un origen de contenido de datos profesionales. Adems, es posible que identifique las propiedades rastreadas para las aplicaciones que se deben asignar a estas propiedades
524

administradas (por ejemplo, una propiedad de identificador del representante del servicio al cliente de una aplicacin de datos independiente o una propiedad Autor para un tipo de aplicacin usada exclusivamente por representantes del servicio al cliente). Una consulta de bsqueda que use esa propiedad o un trmino asociado a dicha propiedad incluir resultados de bsqueda para todos los elementos que contengan cualquiera de las propiedades rastreadas asignadas a la propiedad administrada de identificador del representante del servicio al cliente. Cada proceso de negocio principal identificado en la arquitectura de la informacin tendr asociado un conjunto de tipos de archivo o aplicaciones de datos profesionales que se pueden usar para identificar probables propiedades administradas. Tenga en cuenta que aunque muchos conceptos de la arquitectura de la informacin no estn representados por propiedades, estos conceptos son tiles durante la planeacin de la estructura del sitio y la implementacin de otras caractersticas de bsqueda. La arquitectura de la informacin puede identificar propiedades administradas que no se tuvieron en cuenta, pero slo porque un concepto aparezca en la arquitectura de la informacin no significa que exista o debiera existir una propiedad administrada para el mismo.

Planeacin de las propiedades de datos profesionales

Como parte de la planeacin de la bsqueda de datos profesionales, los administradores del SSP deben asignar las propiedades de las aplicaciones empresariales a las propiedades administradas. Las propiedades se deben seleccionar como propiedades administradas para que los datos profesionales de una aplicacin aparezcan en los resultados de la bsqueda. En el ejemplo de servicio al cliente descrito se muestra la asignacin de propiedades de datos profesionales a las propiedades administradas que usa la bsqueda. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de datos profesionales, consulte Planeacin de la bsqueda de datos profesionales.
Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones relativas a las propiedades rastreadas y administradas en las tablas de la seccin acerca de la planeacin de las propiedades administradas de la hoja de trabajo de planeacin de la experiencia de bsqueda del usuario final (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=81039&clcid=0xC0A) (en ingls).

Uso de propiedades administradas en los mbitos de bsqueda

Cada propiedad administrada se puede exponer como una propiedad para las reglas de mbito de bsqueda. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de los mbitos de bsqueda, consulte la seccin "Planeacin de los mbitos de bsqueda" que encontrar anteriormente en este mismo artculo.

525

Planeacin de la integracin de propiedades para tipos de archivo nuevos

Office SharePoint Server 2007 usa categoras de propiedades para agrupar las propiedades rastreadas segn las propiedades detectadas al rastrear los documentos. Para obtener informacin acerca de las categoras de propiedades asociadas a tipos de archivo, consulte la pgina en que se describe la administracin de metadatos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81062&clcid=0xC0A). Para obtener ms informacin acerca del rastreo de contenido, consulte Planeacin del rastreo de contenido.

Planeacin de lo que vern los usuarios en los resultados de la bsqueda

Office SharePoint Server 2007 proporciona varias opciones que permiten a los administradores de colecciones de sitios y de SSP controlar lo que los usuarios ven en las pginas de resultados de la bsqueda. Aunque puede controlar los resultados de la bsqueda de distintos modos, antes de la implementacin se recomienda: Planear las palabras clave, las opciones ms probables y los sinnimos. Prever qu sitios son los ms y menos relevantes para controlar qu posicin deben ocupar respecto a los primeros resultados de la bsqueda. Planear si se van a usar ubicaciones federadas y elementos web de federacin. Esta caracterstica requiere la Actualizacin de la infraestructura para los servidores de Microsoft Office system. Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre la instalacin de Actualizacin de la infraestructura para los servidores de Microsoft Office system (Office SharePoint Server 2007). Planear la presentacin de los vnculos. Planear si los usuarios pueden usar alertas basadas en bsquedas.

Planeacin de palabras clave, opciones ms probables y sinnimos

Las palabras clave, en ocasiones denominadas frases de palabras clave, son las palabras que los usuarios escriben en un cuadro de bsqueda al crear una consulta. Cuando los usuarios realizan una bsqueda sencilla con palabras clave, por ejemplo, cuando escriben la palabra "widget" en el cuadro de bsqueda y hacen clic en el botn Iniciar la bsqueda, Office SharePoint Server 2007 muestra los resultados de bsqueda de todo el contenido del mbito seleccionado que contenga esa palabra clave. Office SharePoint Server 2007 permite a los administradores de las colecciones de sitios crear una entidad denominada palabra clave que est directamente relacionada con frases de palabras clave con el mismo nombre ubicadas en el ndice. Un administrador de la coleccin de sitios puede crear una palabra clave con una o ms palabras. Por ejemplo, una palabra clave puede ser una sola palabra, como "OOF", o un grupo de palabras que se deben escribir en un orden concreto, como "fuera de la oficina".

526

Adems del nombre de la palabra clave, tambin conocida como frase de palabras clave, los administradores de colecciones de sitios pueden crear palabras clave compuestas por una o varias de las siguientes opciones: Una definicin de la palabra clave que aparece en los resultados de bsqueda. Uno o ms sinnimos.

Una o ms opciones ms probables, que son las direcciones URL que los administradores del SSP especifican como de alta relevancia para una palabra clave determinada. Nota: Aunque se puede crear una palabra clave que no contenga ninguna de estas opciones, hacerlo no mejora la relevancia de los resultados de la bsqueda. Las palabras clave permiten a los administradores de colecciones de sitios aumentar la relevancia de las consultas del usuario final. Los resultados de la bsqueda de cualquier coleccin de sitios se pueden modificar para aumentar el nivel de contenido especfico a fin de que aparezca en un nivel superior en respuesta a las consultas que usan trminos de bsqueda concretos. Aunque las palabras clave se planean, implementan y administran en el nivel de coleccin de sitios, se recomienda una planeacin y una implementacin coherentes en toda la organizacin. Las definiciones de palabras clave son una buena manera de proporcionar un fcil acceso a informacin acerca de los conceptos de alta prioridad de cada coleccin de sitios. Para cada concepto, los administradores de la coleccin de sitios pueden crear una palabra clave de forma que su definicin aparezca en el elemento web Resultados de bsqueda ms probables, al lado de los resultados de la bsqueda. Por ejemplo, un portal de ventas dedicado a la venta de una lnea de productos concreta podra proporcionar definiciones de sus principales artculos. Estas definiciones se pueden usar para ayudar a los asociados de ventas a conocer mejor los productos, o se pueden mostrar en los resultados de bsqueda en un sitio del portal pblico al que tengan acceso los clientes.

Ejemplo de palabra clave

El administrador de una coleccin de sitios sabe que los usuarios finales tienen dificultades para encontrar el calendario usado para realizar el seguimiento de los perodos en los que los integrantes del grupo estn fuera de la oficina. Los usuarios informan de que, cuando buscan el calendario, las consultas generan varias pginas de resultados irrelevantes, y que abandonan la bsqueda despus de examinar las primeras pginas de resultados de la bsqueda. El administrador de la coleccin de sitios decide crear una palabra clave llamada "oof" que contiene los siguientes elementos: Definicin de la palabra clave: acrnimo que usamos para indicar "fuera de la oficina". Sinnimo: ausente.

Opcin ms probable: direccin URL del calendario y descripcin de la opcin ms probable.

527

Despus, el administrador de la coleccin de sitios pide a los usuarios finales que usen la nueva palabra clave "oof" o su sinnimo, "ausente", cuando busquen el calendario. En la siguiente ilustracin se muestra un ejemplo de la pgina de resultados de bsqueda predeterminada que los usuarios finales vern al buscar la palabra clave "oof" desde el Centro de bsqueda en este escenario. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, las opciones ms probables y las descripciones de palabras clave slo aparecen en las pginas de resultados de bsqueda para las bsquedas que se ejecutan mediante el Centro de bsqueda.

En la ilustracin anterior se muestra la consulta que ejecut el usuario final (llamada 1). La caracterstica para resaltar palabras clave tambin muestra las palabras clave del contenido como texto en negrita (llamada 2). La descripcin que el administrador de la coleccin de sitios asign a esta palabra clave aparece en la esquina superior derecha de la pgina de resultados de la bsqueda de forma predeterminada (llamada 3). Cada palabra clave se puede asociar a una definicin, y las definiciones pueden incluir direcciones URL. En consecuencia, se recomienda lo siguiente: Identificar los orgenes de las definiciones durante la planeacin. Durante la planeacin, incluir un paso independiente para disear un glosario de todas las definiciones usadas por las palabras clave en cada coleccin de sitios. Crear algunas palabras clave con la nica finalidad de asociarlas a una definicin. La opcin Ms probable (llamada 4) aparece directamente bajo la descripcin de la palabra clave, si la hay. La opcin ms probable es algo ms que una direccin URL. Contiene tambin un ttulo y puede incluir una descripcin de forma opcional. En este ejemplo, el administrador de la coleccin de sitios asign a la opcin ms probable el nombre "Out of Office page" (pgina de fuera de la oficina). La descripcin que el administrador asign a la opcin ms probable aparece directamente debajo del nombre de dicha opcin y, a continuacin, se muestra la direccin URL de la opcin ms probable. Las opciones ms probables suelen ser de utilidad para documentos especficos, sitios y usuarios familiarizados con el concepto asociado a un trmino de bsqueda. Es importante tener en cuenta el ttulo y la descripcin de cada opcin ms probable durante la planeacin del contenido para aumentar la relevancia y las posibilidades de uso de cada opcin ms probable. Puede asociar un mximo de 25 opciones ms probables a cada palabra clave en la interfaz de usuario de administracin, y muchos ms al modelo de objetos, pero se recomienda no usar las opciones ms probables en exceso. Una planeacin eficaz del contenido puede ayudarle a
528

identificar el nmero correspondiente de opciones ms probables de cada palabra para equilibrar el nmero de resultados y la relevancia de la bsqueda. Nota: Dado que el administrador de la coleccin de sitios codifica de forma rgida la direccin URL de una opcin ms probable, puede ser cualquier direccin URL. Puede incluso sealar a contenido no rastreado. Puede usar la misma opcin ms probable para ms de una palabra clave. Si la opcin ms probable ya existe, puede agregarla a cualquier palabra clave sin necesidad de volver a especificar sus propiedades y, por lo tanto, sin incluir opciones ms probables redundantes. Adems, puede cambiar simultneamente la direccin URL y la descripcin de la opcin ms probable para todas las palabras clave que la usan. Esto es especialmente til si va a usar un sitio de prueba durante la planeacin y antes de la implementacin inicial.

Informacin acerca de los sinnimos

Los sinnimos son una o ms palabras estrechamente relacionadas con una palabra clave concreta. Por ejemplo, algunos sinnimos tiles de la palabra clave "vehculo" pueden ser "auto", "automvil" o "utilitario". Se trata de sinnimos tiles para esta palabra clave porque es bastante probable que los usuarios que busquen vehculos escriban una de estas palabras en el cuadro de bsqueda. Los administradores de la coleccin de sitios pueden definir uno o ms sinnimos para cada palabra clave. La finalidad de un sinnimo es mostrar una definicin de palabra clave y una opcin ms probable en la pgina de resultados de la bsqueda equivalentes a las mostradas al usar la palabra clave. En el ejemplo anterior, si los usuarios finales ejecutan una consulta de bsqueda con el sinnimo "fuera de la oficina", vern una descripcin de palabra clave y unas opciones ms probables iguales a las que ven al ejecutar la consulta de bsqueda con la palabra clave "oof". Sin embargo, la diferencia es que ven resultados de bsqueda slo para el contenido que incluye las palabras "fuera de la oficina" en lugar del contenido que incluye la palabra "oof". Los sinnimos son tiles cuando se usan varios trminos de bsqueda para el mismo concepto y contenido, a fin de consolidar los resultados de bsqueda y que no aparezcan dispersos en varios trminos de bsqueda. La lista que se actualiza cuando un administrador de la coleccin de sitios crea palabras clave y agrega sinnimos se denomina diccionario de sinnimos. El diccionario de sinnimos de Office SharePoint Server 2007 es compatible con el diccionario de sinnimos de Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003.

Uso de la arquitectura de la informacin para identificar palabras clave

Puede analizar el contenido de la arquitectura de la informacin para compilar una lista de trminos con la que crear palabras clave que puede asociar a contenido especfico y muy relevante. El contenido relevante es cualquier informacin especfica que se desee que los usuarios vean primero o de forma ms destacada cuando realicen bsquedas con una palabra clave especfica. A continuacin se muestran algunos ejemplos de contenido relevante para cada concepto o rea de contenido profesional principal:
529

Documentos Sitios Personas Definiciones

Trminos aprobados u oficiales que significan lo mismo pero que no se incluyeron en la consulta de bsqueda. La asociacin de palabras clave con una opcin ms probable resulta til para animar a los usuarios a consultar los documentos clave necesarios para colaborar en los procesos de negocio clave. Por ejemplo, una empresa puede tener una plantilla especial para los informes de gastos y una palabra clave "informe de gastos" que aumente el nivel de la plantilla para ubicarla al principio de los resultados de la bsqueda. Sin esta palabra clave, los empleados pueden pasar varios minutos preguntando a sus compaeros la direccin URL correcta o buscando en el sitio web de la empresa. Con la palabra clave asociada a la direccin URL de la plantilla de informe de gastos como opcin ms probable, los empleados pueden encontrar rpidamente la plantilla. Las palabras clave de los sitios son tiles para identificar la ubicacin de sitios con informacin relevante en una organizacin de gran tamao. Por ejemplo, "vacaciones" puede ser una palabra clave asociada a una opcin ms probable que contenga la direccin URL del sitio de recursos humanos que incluye informacin acerca del tiempo no trabajado remunerado de los empleados. Lo ideal es que la opcin ms probable incluya la direccin URL de la pgina exacta que proporciona informacin acerca de las vacaciones de la compaa. Las palabras clave que ayudan a los empleados a buscar a otros empleados favorecen la colaboracin entre los empleados de la organizacin que tengan un conocimiento importante que compartir o la bsqueda de empleados importantes de la empresa. Por ejemplo, puede asociar un cargo como "consejero delegado" al consejero delegado de una compaa o puede convertir Mi sitio de un usuario en una opcin ms probable para una palabra clave relacionada con la organizacin o el rea de conocimiento, como "departamento de qumica".

Consideraciones de seguridad de las palabras clave

A diferencia de las versiones anteriores de Office SharePoint Portal Server, las palabras clave y las opciones ms probables no se ven afectados por los permisos de seguridad y todos los lectores de la coleccin de sitios pueden ver todas las opciones ms probables y palabras clave para dicha coleccin de sitios que aparecen en los resultados de la bsqueda. Los usuarios que no tienen permisos para ver la pgina a la que est vinculada una opcin ms probable no pueden visitar dicha pgina. Sin embargo, s pueden ver la descripcin de la opcin ms probable en la pgina de resultados de la bsqueda y las direcciones URL del contenido. Esto podra revelar informacin que algunos usuarios no deberan ver. Las palabras clave estn diseadas para proporcionar resultados de alta prioridad a todos los usuarios. Si desea dirigir contenido a determinados usuarios en funcin de sus permisos, puede usar audiencias y elementos web destinados en las ubicaciones correspondientes de la coleccin de sitios.
530

Planeacin de palabras clave en la organizacin

Es importante planear las palabras clave de antemano de manera que exista coherencia entre todas las palabras clave de la organizacin. Aunque se implementen en el nivel de coleccin de sitios, siempre que sea posible se debera garantizar su coherencia en todas las colecciones de sitios. Ejemplo de planeacin de palabras clave correcta Contoso Corporation tiene dos colecciones de sitios, una para las ventas y otra para el departamento de marketing. A cada coleccin de sitios se le asigna un administrador distinto. Dado que los usuarios de estas colecciones de sitios dedican mucho tiempo a buscar la lista de clientes de la corporacin, estos administradores de colecciones de sitios deciden que necesitan crear una palabra clave para su coleccin de sitios y asociar una opcin ms probable a la palabra clave que vincule a los usuarios directamente con la lista de clientes. Para garantizar que los usuarios finales tengan una experiencia coherente en ambas colecciones de sitios, los dos administradores de las colecciones de sitios colaboran para decidir cmo se deben definir la palabra clave y la opcin ms probable. Sugerencia: La planeacin de la coherencia de las palabras clave en la organizacin requiere una buena colaboracin entre los administradores de las colecciones de sitios. Siempre que sea posible, asegrese de que las palabras clave y las opciones ms probables sean coherentes en las colecciones de sitios. Al evitar el uso de palabras clave y opciones ms probables distintas en las colecciones de sitios que sealen al mismo contenido, puede evitar la confusin del usuario final. Por ejemplo, si el administrador de la coleccin de sitios de ventas cre la palabra clave "lista principal" y el administrador de la coleccin de sitios de marketing cre la palabra clave "lista maestra", los usuarios finales que usen ambas colecciones de sitios se pueden confundir si sus bsquedas de palabras clave no muestran de forma coherente la opcin ms probable que esperan ver en la pgina de resultados de la bsqueda. Es decir, un empleado que use principalmente la coleccin de sitios de ventas est acostumbrado a buscar con la palabra clave "lista principal" y espera que funcione en ambas colecciones de sitios. En las organizaciones pequeas, es probable que el equipo de planeacin de contenido sea pequeo y est organizado en torno a una nica coleccin de sitios, y la planeacin de las palabras clave puede estar en manos de uno o dos empleados. En cambio, en las organizaciones grandes un equipo de planeacin ms grande puede resultar til. Deberan incluirse planeadores de negocio y administradores en cada nivel para garantizar que se cubren todas las necesidades de la empresa. Las opciones ms probables aparecen en los resultados de la bsqueda incluso si el contenido no se ha rastreado. ste es otro motivo para planear palabras clave durante la implementacin inicial, pues de esta forma el contenido de prioridad alta puede estar disponible en las primeras etapas de una implementacin antes de que se hayan rastreado todos los orgenes de contenido. En algunos casos poco frecuentes en que el contenido no se puede rastrear porque en la bsqueda falta un IFilter relevante o por cualquier otro motivo tcnico, puede usar las opciones ms probables para facilitar la bsqueda de contenido incluso si no se ha rastreado.
531

Los usuarios clave de cada nivel de la organizacin planean las palabras clave para sus colecciones de sitios. Estas personas usan la misma planeacin de contenido general, adaptada al contenido de las colecciones de sitios que planean. Al planear palabras clave, tarea que se inicia antes de la implementacin y contina en una serie de fases tras la implementacin, todos los grupos de programadores de contenido se pueden comunicar entre s para mantener la coherencia de la planeacin general. No todas las palabras clave se planearn antes de la implementacin. La funcin de los equipos de planeacin de contenido consiste en identificar los conceptos de alta prioridad que sean ms importantes para las consultas de bsqueda en la organizacin, a fin de que las consultas de bsqueda sean relevantes para los usuarios desde el primer da de la implementacin. El equipo de planeacin puede identificar una persona de contacto para cada palabra clave, que puede ser integrante o no del equipo de planeacin. Tras la implementacin y despus de haber identificado los trminos de bsqueda comunes en los registros de bsqueda, los administradores de la coleccin de sitios pueden ampliar la lista de palabras clave. En la fase de planeacin, los administradores de listas de palabras clave deben tener en cuenta cmo coinciden las palabras clave con las consultas. Las palabras clave deben coincidir exactamente con la cadena completa de trminos de bsqueda y no se puede usar ninguna sintaxis especial, como los signos ms (+) y menos (-), al buscar contenido en las listas. Esto evita la devolucin de varias listas de palabras clave para la misma consulta de bsqueda, lo que simplifica los resultados de la bsqueda.

Planeacin de la administracin de palabras clave

Los detalles de la administracin de palabras clave son importantes principalmente para las operaciones diarias de las colecciones de sitios, pero hay algunos aspectos de la administracin que merece la pena considerar durante la planeacin. En concreto, las propiedades de contacto y publicacin opcionales que los administradores de la coleccin de sitios pueden asignar a las propiedades. Sugerencia: Cuanta ms planeacin se realice antes de la implementacin, menos administracin ser necesaria durante las operaciones diarias. Adems de las propiedades incluidas en la seccin "Planeacin de palabras clave, opciones ms probables y sinnimos" que aparece anteriormente en este artculo, cada palabra clave tiene las siguientes propiedades opcionales: Fechas de inicio, finalizacin (expiracin) y revisin Contacto

Es posible que las palabras clave deban someterse a aprobacin antes de que afecten a los resultados de la bsqueda, y tambin que deban configurarse para que se inicien o expiren despus de un determinado perodo de tiempo. No es probable que las palabras clave de prioridad alta identificadas durante la planeacin inicial sean temporales, excepto para el contenido que sea relevante para los empleados que usan una coleccin de sitios durante la implementacin inicial.
532

El contacto de cada palabra clave es la persona con la que se debe poner en contacto cuando expira una palabra clave, si se ha establecido una fecha de expiracin. Los planeadores de contenido de cada coleccin de sitios deben considerar quin va a administrar las palabras clave despus de la implementacin inicial e incluir al menos a algunas de esas personas en el proceso de planeacin en el nivel de la coleccin de sitios. No obstante, parte del proceso de planeacin consiste en prever quin va a tomar las decisiones sobre las palabras clave en el futuro. Tomar estas decisiones durante el proceso de planeacin puede mejorar la transicin a las operaciones normales de la coleccin de sitios y favorecer el uso coherente y eficaz de las palabras clave en el futuro. Si se usa el modelo de objetos, tambin se pueden importar y exportar palabras clave entre las colecciones de sitios como una hoja de clculo de Excel; por consiguiente, si algunos resultados ms probables corresponden a otras colecciones de sitios, puede planear las palabras clave una vez e implementarlas en todas las colecciones de sitios relevantes. Esto permite a los administradores de palabras clave de una coleccin de sitios del nivel de divisin o proyecto sugerir las opciones ms probables para una coleccin de sitios central en un entorno de servicios compartidos. Para obtener ms informacin acerca de la administracin de palabras clave, consulte la gua de operaciones de Office SharePoint Server 2007.
Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones relativas a las palabras clave en la seccin de palabras clave de la hoja de trabajo de planeacin de la experiencia de bsqueda del usuario final (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81039&clcid=0xC0A) (en ingls).

Planeacin de la relevancia de los resultados de bsqueda

Cuanto mayor sea el cuerpo de contenido en el que se realice la bsqueda, ms posibilidades habr de que se muestren varias pginas de resultados de bsqueda para una consulta concreta. Esto es especialmente cierto cuando se usan consultas de palabras clave bsicas en lugar de consultas avanzadas. Para ayudar a que la experiencia del usuario sea positiva, asegrese de que se muestren vnculos al contenido ms relevante lo antes posible en las pginas de resultados de bsqueda. Office SharePoint Server 2007 permite a los administradores del SSP asignar valores de relevancia a las pginas web indizadas. Cada valor de relevancia, que est asociado a una pgina web concreta, determina la proximidad del vnculo de una pgina concreta al inicio de la pgina de resultados de bsqueda. Las pginas a las que se asigna un valor de relevancia se denominan pginas relevantes.

533

La configuracin de pginas relevantes es un factor que hay que tener en cuenta al establecer la prioridad de los resultados de la bsqueda. Para obtener ms informacin acerca de la relevancia de la bsqueda, consulte la introduccin a la arquitectura de relevancia de Enterprise Search (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=93736&clcid=0xC0A ). La configuracin de las pginas relevantes se establece en el nivel del SSP y se aplica a todas las consultas realizadas con dicho SSP. Los administradores del SSP pueden asignar sitios a uno de los cuatro niveles de pgina relevante: Pginas ms relevantes Pginas relevantes de segundo nivel Pginas relevantes de tercer nivel Sitios con disminucin de nivel

Las pginas web se ponderan en funcin de lo relevantes que sean, y cada nivel recibe una ponderacin de relevancia proporcional. De forma predeterminada, todas las pginas de nivel superior de las aplicaciones web se agregan como ms relevantes. Puede mover estas pginas a otros niveles o quitarlas completamente de la configuracin de pginas relevantes. Los sitios no asignados a una clasificacin de pgina relevante se ponderan segn su distancia de clics desde un sitio relevante. La distancia en clics hace referencia al nmero de vnculos entre un elemento de contenido y una pgina relevante vinculada al elemento de contenido. Para obtener ms informacin, consulte la seccin acerca de la distancia en clics de la introduccin a la arquitectura de relevancia de Enterprise Search (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=93736&clcid=0xC0A). Los sitios a los que se les asigna el valor Disminuir el nivel de los sitios normalmente aparecern hacia el final de los resultados de la bsqueda, una vez considerados los dems factores de ponderacin de relevancia. Esto significa que suelen aparecer en la pgina de resultados de la bsqueda despus de las pginas que no se especifican como pginas relevantes. Se recomienda usar esta configuracin para los sitios que contienen informacin menos relevante (por ejemplo, un sitio de almacenamiento). Al planear la configuracin de las pginas relevantes, tenga en cuenta la finalidad de cada sitio y revise sus subsitios. Agrupe los sitios relevantes en los tres niveles por importancia y agrupe los sitios que no es probable que sean relevantes como sitios con disminucin de nivel. A continuacin, se muestran los procedimientos recomendados para planear la configuracin de las pginas relevantes: Los sitios de SharePoint y las aplicaciones empresariales centrales para los procesos de negocio de prioridad alta sern por lo general los ms relevantes. Es probable que los sitios que fomentan la colaboracin o la accin sean ms relevantes que los sitios meramente informativos. Es probable que los sitios que son informativos pero no fundamentales para los procesos de negocio de alta prioridad o que se usan para colaboracin se encuentren en el segundo o tercer nivel de sitios relevantes.

534

 Por lo general, los sitios externos son los menos relevantes, porque la organizacin no puede controlar el contenido en dichos sitios. No necesita asignar una configuracin de pgina relevante a cada sitio. Se recomienda seleccionar la relevancia para un nmero reducido de sitios de los que se sabe que son los ms relevantes o menos relevantes, y ajustar la configuracin de pgina relevante durante las operaciones normales segn los comentarios de los usuarios y la informacin de los registros de las consultas.
Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones acerca de las pginas relevantes en la seccin de pginas relevantes de la hoja de trabajo de planeacin de la experiencia de bsqueda del usuario final (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=81039&clcid=0xC0A) (en ingls).

Planeacin del uso de ubicaciones federadas y elementos web de federacin

Nota: La informacin proporcionada en esta seccin se aplica a Office SharePoint Server 2007 que tengan instalada la Actualizacin de la infraestructura para los servidores de Microsoft Office system. Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre la instalacin de Actualizacin de la infraestructura para los servidores de Microsoft Office system (Office SharePoint Server 2007). La federacin, una nueva caracterstica que se introdujo por primera vez en Search Server 2008 y que est disponible en Office SharePoint Server 2007 mediante la instalacin de la Actualizacin de la infraestructura para los servidores de Microsoft Office system, se puede planear con el resto de la experiencia de bsqueda del usuario final. La federacin permite a los usuarios finales emitir una consulta que busca en varios orgenes y combina los resultados en una nica pgina de resultados de bsqueda. Entre estos orgenes se incluyen: Los repositorios de contenido empresarial de la compaa Los motores de bsqueda de Internet o los servicios de suscripcin que usa la compaa

Documentos empresariales indizados por Office SharePoint Server 2007 en otras divisiones o regiones del mundo Cuando el usuario final emite una consulta, Office SharePoint Server 2007 da formato a los resultados y los representa junto con los resultados indizados mediante los nuevos elementos web de federacin.

535

Cuando planee la experiencia que desee que tengan los usuarios al buscar en ubicaciones federadas, intente satisfacer los hbitos y necesidades de bsqueda de los usuarios de la compaa. Formlese estas preguntas: Qu contenido consideran ms productivo los usuarios finales? Cules son las consultas que usan actualmente? Destine las bsquedas a las ubicaciones federadas para resolver los problemas de informacin clave de la compaa. Cuando se usa la federacin, resulta tentador agregar muchas ubicaciones federadas para satisfacer todas las posibles necesidades de los usuarios. Por desgracia, esto conduce a que muchos usuarios descarten los resultados federados al considerarlos demasiado desordenados. Para ayudar a garantizar que los resultados federados devuelvan respuestas tiles a las consultas, las ubicaciones federadas pueden hacer coincidir formatos de consulta especficos con reglas desencadenadoras. Cuando se crea una regla desencadenadora para una ubicacin federada, el elemento web asociado con dicha ubicacin slo mostrar los resultados para las consultas que coincidan con el diseo o el prefijo que se especifique. Por ejemplo, supongamos que trabaja en una compaa llamada Contoso, donde los empleados fabrican un producto denominado artculo. Los empleados necesitan encontrar esos artculos muchas veces al da mediante un identificador de artculo de diez dgitos. Los artculos estn almacenados en una base de datos que no se puede rastrear mediante Office SharePoint Server 2007. Para permitir que los empleados de Contoso puedan buscar los artculos, cree un conector de federacin que busque en la base de datos de artculos. Sin embargo, mostrar la informacin de artculos en cada consulta podra resultar frustrante para los usuarios. Por lo tanto, debe crear un desencadenador de ubicaciones federadas con un diseo que reconozca las consultas de diez dgitos. As, cuando los usuarios busquen identificadores de artculos, recibirn un mejor resultado federado de la base de datos de artculos. Para obtener ms informacin acerca del uso de desencadenadores y reglas desencadenadoras, consulte el tema sobre el trabajo con desencadenadores y plantillas de consulta. Se pueden agregar y configurar resultados federados en la pgina de resultados de bsqueda con un elemento web de resultados federados o un elemento web de mejores resultados federados. De forma predeterminada, la pgina de resultados de bsqueda contiene dos elementos web de resultados de bsqueda federados y un elemento web de mejores resultados federados. La ubicacin federada y sus propiedades se definen en los elementos web en la pgina de resultados de bsqueda. Para obtener ms informacin acerca de la federacin, consulte el tema sobre la federacin de resultados de bsqueda desde otras ubicaciones.

Planeacin de la presentacin de los vnculos

Los administradores del SSP pueden usar asignaciones de nombre de servidor para cambiar el modo en que se muestran las direcciones URL o los intervalos concretos en los resultados de la bsqueda. Las asignaciones de nombre de servidor se establecen en el nivel de SSP para todo el contenido rastreado por el SSP y se aplican siempre que se realiza un rastreo completo de los orgenes de contenido afectados. Es posible que desee usar asignaciones de nombre de servidor en los siguientes escenarios:

536

 Desea impedir que surjan problemas de acceso y posibles puntos vulnerables de seguridad causados por vnculos que muestran las direcciones locales del servidor. Por ejemplo, en funcin de cmo se rastree el contenido, una direccin URL podra mostrar una ruta de acceso local del servidor. Desea ocultar las direcciones URL complejas en los resultados de la bsqueda, motivo por el cual las reemplazar por un nombre ms conciso en el servidor. Por razones de seguridad, desea ocultar el nombre del origen de contenido, como el nombre del servidor o del recurso compartido. Use asignaciones de nombre de servidor slo si tiene uno de los problemas de presentacin descritos en la lista anterior. En la mayora de los casos, la planeacin de las asignaciones de nombre de servidor antes de la implementacin inicial ser mnima.
Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones acerca de las pginas relevantes en la seccin de pginas relevantes de la hoja de trabajo de planeacin de la experiencia de bsqueda del usuario final (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=81039&clcid=0xC0A) (en ingls).

Planeacin de alertas basadas en bsquedas

El administrador del SSP puede decidir si se activarn alertas basadas en bsquedas para un SSP determinado. Si se activan estas alertas y el servidor est configurado para enviar correo electrnico, los usuarios finales pueden hacer clic en el vnculo Enviarme alertas, situado en la parte superior de las pginas de resultados de bsqueda, y especificar los tipos de cambios para los que desean recibir alertas y la frecuencia con la que desean recibir alertas por correo electrnico. Tenga en cuenta que si permite las alertas basadas en bsquedas, el sistema usa recursos adicionales en los servidores de correo y aumenta la carga de los servidores de consultas debido a que las consultas para cada alerta basada en bsquedas se ejecutan cada vez que se procesa una alerta basada en bsquedas. Al planear la implementacin inicial, tenga en cuenta los recursos disponibles para las alertas y la probabilidad de que los usuarios que usan sus sitios utilicen las alertas de forma productiva. De forma predeterminada, las alertas basadas en bsquedas estn activadas. Sugerencia: Si desactiva las alertas basadas en bsquedas en el proveedor de servicios compartidos, se recomienda que todos los propietarios de sitios quiten el vnculo Enviarme alertas de la parte superior de las pginas de resultados de bsqueda. Durante las operaciones, las alertas basadas en bsquedas se deshabilitan automticamente siempre que se restablece el ndice de contenido completo para evitar el envo de notificaciones para todas las alertas basadas en bsquedas. A continuacin, los administradores tienen que volver a habilitar las alertas basadas en bsquedas.
537

Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones en relacin con las alertas basadas en bsquedas en la seccin de alertas basadas en bsquedas de la hoja de trabajo de planeacin de la experiencia de bsqueda del usuario final (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81039&clcid=0xC0A) (en ingls).

538

Consideraciones de seguridad para la bsqueda

Microsoft Office SharePoint Server 2007 usa una tcnica, denominada a veces recorte de seguridad, para garantizar que los usuarios no vean el contenido o los vnculos a contenido que no tienen permiso para ver. Sin embargo, cuando se utiliza el servicio Office SharePoint Server Search o el servicio Bsqueda en la Ayuda de Windows SharePoint Services para realizar consultas de bsqueda, pueden darse situaciones en las que los usuarios podran ver vnculos a contenido para el que no tienen acceso. Aunque no podrn usar el vnculo de la pgina de resultados de bsqueda para ver el contenido, los vnculos que aparecen en la pgina de resultados de bsqueda pueden ir acompaados de texto que revele informacin que los usuarios no deben ver. En este artculo se describen las circunstancias en las que esto puede ocurrir y se indica cmo evitarlas.

Uso compartido de datos entre los elementos web

Cuando se comparten datos entre elementos web, se recomienda no usar permisos especficos para evitar el riesgo de revelar informacin que los usuarios no deberan ver en las pginas de resultados de bsqueda. Establezca en su lugar permisos slo en el nivel del sitio o la coleccin de sitios y no comparta datos con un elemento web que est incluido en una pgina con permisos distintos de los de los datos que se estn compartiendo. Nota: Los permisos se pueden establecer en el nivel de sitio, lista, biblioteca o elemento. Si debe usar permisos especficos, no comparta los datos entre los elementos web. Si no puede evitar esto de ninguna manera, no rastree este contenido. Consulte la siguiente seccin para obtener informacin sobre cmo impedir que se rastree contenido. Si ya ha rastreado el contenido, considere la posibilidad de quitarlo del ndice.

Exclusin de contenido del rastreo

Los propietarios y los diseadores de sitios pueden impedir que se rastree contenido que podra suponer un riesgo de revelacin de informacin de cualquiera de las maneras siguientes: Los diseadores pueden agregar manualmente el elemento <META NAME="ROBOTS" CONTENT="NOHTMLINDEX"/> en aquellas pginas cuyo contenido no desean que sea rastreado por el servidor de ndices. En el nivel de sitio, use la pgina Visibilidad de la bsqueda (a la que se obtiene acceso desde la pgina Configuracin del sitio) para impedir que el servidor de ndices rastree un sitio determinado. Tambin puede usar esta pgina para especificar una de las siguientes acciones: No indizar pginas ASPX si este sitio contiene permisos especficos
539

Indizar siempre todas las pginas ASPX de este sitio No indizar nunca las pginas ASPX de este sitio

En un nivel de lista o de biblioteca, realice el procedimiento siguiente para especificar que el contenido de una lista o biblioteca no aparezca en los resultados de la bsqueda. Excluir contenido de una lista o biblioteca de los resultados de bsqueda 1. En la lista o biblioteca que contiene el contenido que no desea que se muestre en los resultados de bsqueda, en el men Configuracin, haga clic en Configuracin de biblioteca <Tipo de biblioteca> o Configuracin de lista. 2. En la seccin Configuracin general, haga clic en Configuracin avanzada. 3. En la seccin Buscar, seleccione No y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

540

IX. Planeacin de la comunicacin

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Planeacin de la comunicacin Planeacin de la integracin de presencia Planeacin del correo electrnico entrante Planeacin del correo electrnico saliente

541

Planeacin de la comunicacin
Habilitar la comunicacin es un componente clave para la creacin de aplicaciones web en las cuales los miembros del grupo puedan interactuar y mantenerse al da con los cambios de informacin mediante alertas. Entre las caractersticas de las colecciones de sitios que dependen de la correcta configuracin de las comunicaciones, se incluyen: Presencia en lnea para permitir el envo de mensajes en tiempo real entre miembros del grupo. Alertas para notificar a los miembros del grupo cuando hay cambios. Mensajes administrativos relacionados con solicitudes de acceso a sitios y otros temas relacionados con la administracin de sitios. Grupos de discusin. Para aprovechar al mximo las caractersticas de comunicacin, la planeacin debe incluir una comprensin de los requisitos de software. Tambin se deben incluir las implicaciones para la privacidad y la seguridad relacionadas con la habilitacin de la comunicacin, en especial fuera del firewall corporativo.

Componentes de las comunicaciones

Las comunicaciones incluyen tres componentes: presencia en lnea, correo electrnico entrante y correo electrnico saliente. Para planear la comunicacin, use los siguientes artculos: Planeacin de la integracin de presencia proporciona informacin acerca de cmo permitir que los usuarios vean la presencia en lnea de los miembros del grupo e inicien conversaciones de mensajera instantnea desde una coleccin de sitios. Planeacin del correo electrnico entrante proporciona informacin acerca de la configuracin del correo electrnico para grupos de discusin. Planeacin del correo electrnico saliente proporciona informacin acerca del uso de alertas y mensajes administrativos.

542

Planeacin de la integracin de presencia

En este artculo: Presencia en lnea Ventajas de incorporar la presencia en lnea Consideraciones organizativas Requisitos de software Requisitos de las cuentas de correo electrnico

La presencia en lnea permite a los usuarios que tienen acceso a un sitio ver quin est conectado y enviarles mensajes instantneos. La presencia en lnea puede constituir una herramienta eficaz de colaboracin que ayuda a los miembros de un sitio a averiguar rpidamente quin est disponible para responder preguntas. Este artculo explica qu es la presencia en lnea, cmo puede usarse en una organizacin y el software que se necesita para habilitarla.

Presencia en lnea
La presencia en lnea permite a los usuarios ver quin est conectado y disponible para comunicarse con ellos en cualquier momento. Cuando se habilita la presencia en lnea (y se instala el software necesario), aparece un indicador de estado de conexin junto al nombre del usuario siempre que su nombre aparezca en una coleccin de sitios. El indicador de estado de conexin muestra si el usuario est desconectado o conectado y disponible para contestar preguntas a travs de un cliente de mensajera instantnea. Cuando un usuario est en lnea, se puede hacer clic en el indicador de estado de conexin para enviar un mensaje instantneo. Este acceso directo a orgenes de conocimientos avanzados puede ayudar a los miembros de un equipo a trabajar de forma ms efectiva y eficiente. Cuando el nombre de un miembro aparece en un sitio, el indicador de estado de conexin est disponible. Este indicador de estado de conexin est integrado en el servicio de directorio de Active Directory, Microsoft Exchange Server y MSN Messenger con el fin de proporcionar informacin, como el estado de disponibilidad y la ubicacin de la oficina, de modo que constituye una herramienta til para programar reuniones y enviar correo electrnico incluso cuando un usuario est desconectado. El estado de conexin lo representa un control ActiveX que se instala con Microsoft Office. El control ActiveX habilita el estado de conexin que se mostrar. Este control comprueba la direccin de correo electrnico registrada para el usuario y dirige una consulta al servidor de presencia para ese cliente para ver si est conectado. El control ActiveX no almacena informacin de conexin ni direcciones de correo electrnico; simplemente dirige consultas desde el sitio a la direccin de correo electrnico y representa el estado que corresponda.

543

La presencia en lnea est habilitada de manera predeterminada; sin embargo, deben cumplirse los requisitos de software y de cuenta de correo electrnico para que la funcionalidad est a disposicin de los usuarios finales.

Ventajas de incorporar la presencia en lnea

La ventaja de habilitar la presencia en lnea es la posibilidad de usarla para mejorar la colaboracin entre los miembros de un grupo y aumentar el rendimiento de los procesos de negocio. Cuando se integran la mensajera instantnea y la informacin de presencia en un sitio de SharePoint, los miembros de un grupo pueden ver quin est conectado y saber de inmediato si est disponible para una pregunta rpida o una reunin breve. Los usuarios tienen la capacidad de simplificar los procesos de trabajo, ya que pueden notificar de forma inmediata a los miembros del equipo cualquier cambio en documentos o en la agenda o establecer sesiones de colaboracin en grupo por mensajera instantnea.

Consideraciones organizativas
Puesto que la presencia en lnea se habilita en el nivel de la aplicacin web, se encuentra habilitada para todos los sitios y subsitios de ese servidor virtual. Por tanto, es fundamental asegurarse de que todas las colecciones de sitios del servidor virtual compartan este nivel de transparencia. Aunque la presencia en lnea resulta beneficiosa en numerosos entornos en que la colaboracin es esencial, es importante equilibrar las ventajas de una colaboracin extendida entre los miembros de un grupo con los requisitos de seguridad y conformidad, especialmente en relacin con la implementacin de un cliente de mensajera instantnea. La planeacin para la presencia debe incluir la garanta de que las comunicaciones tanto externas como internas en el cliente de mensajera instantnea respetan la directiva general de la empresa relativa a la seguridad y al cumplimiento de la normativa y las prcticas empresariales. Por ejemplo, en algunos sectores muy regulados, las conversaciones de mensajera instantnea deben conservarse de acuerdo con los requisitos de mantenimiento de registros de las comunicaciones por va electrnica. Las compaas sujetas a la ley Sarbanes-Oxley deben archivar las conversaciones de mensajera instantnea como parte de sus requisitos de retencin de registros.

Requisitos de software
Puesto que el estado de conexin lo representa Office, se requiere Office 2003 o posterior en todos los equipos cliente. Asimismo, es necesario instalar uno de los siguientes clientes de mensajera instantnea en los equipos cliente para habilitar la comunicacin en tiempo real: Microsoft Windows Messenger 4.6 MSN Messenger 4.6 o posterior Microsoft Office Communicator 2005 o posterior

544

Si MSN Messenger o Windows Messenger est instalado en el equipo cliente, el usuario final ver el estado de conexin slo de sus contactos de Messenger de manera predeterminada. Si est instalado Office Communicator, el usuario final ver el estado de conexin de todos los usuarios que tienen permisos en la coleccin de sitios.

Requisitos de las cuentas de correo electrnico

Para mostrar el estado de conexin, la caracterstica de presencia usa una direccin SIP (protocolo de inicio de sesin) para comunicarse con el cliente de mensajera instantnea. Si no hay ninguna direccin SIP disponible, se puede configurar una direccin de .NET (MSN Messenger) o una direccin de mensajera instantnea de Exchange (Windows Messenger) de forma individual. Sin embargo, slo las direcciones SIP pueden aprovechar las caractersticas de presencia adicionales, como la capacidad de enviar y recibir correo electrnico y mostrar informacin de disponibilidad mediante el indicador de estado de conexin.

545

Planeacin del correo electrnico entrante (Office SharePoint Server)

En este artculo: Acerca del correo electrnico entrante Decisiones clave para planear el correo electrnico entrante Opciones de configuracin y modos de configuracin Antes de configurar el correo electrnico entrante Planeacin del servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint Hoja de trabajo

Acerca del correo electrnico entrante

El correo electrnico entrante es una caracterstica de Microsoft Office SharePoint Server 2007 que permite a los sitios de SharePoint recibir y almacenar mensajes y archivos adjuntos de correo electrnico en listas y bibliotecas. Esta nueva caracterstica permite a los equipos almacenar el correo electrnico que envan a otros miembros de los equipos sin tener que abrir el sitio de SharePoint y cargar el contenido que se envi por correo electrnico. Esto es posible porque a la mayora de tipos de listas y bibliotecas se les puede asignar una direccin de correo electrnico nica. Este artculo ayudar a los administradores de servidores y de granjas de servidores a comprender las decisiones que tienen que tomar antes de implementar la caracterstica de correo entrante en su organizacin.

Decisiones clave para planear el correo electrnico entrante

Hay varias decisiones clave que puede tomar a medida que planea el correo electrnico entrante. Estas decisiones incluyen lo siguiente: La aceptacin de correo electrnico entrante de todos los servidores de correo electrnico o slo de los servidores de correo electrnico seguros. El uso del servicio de administracin de directorios para crear listas de distribucin y contactos desde sitios de SharePoint. La especificacin de la carpeta en la que desea que el cliente compruebe si hay correo electrnico entrante. La especificacin de la direccin del servidor de correo electrnico que se mostrar en pginas web cuando los usuarios creen una direccin de correo electrnico entrante para un sitio, una lista o un grupo.
546

La implementacin de algunos escenarios (por ejemplo, el uso del servicio de administracin de directorios) requiere la participacin de uno o ms profesionales de TI. No obstante, puede implementar un escenario de correo electrnico entrante bsico aunque su organizacin no disponga de personal de TI.

Escenario bsico
Si su organizacin no dispone de personal profesional de TI, puede habilitar un escenario de correo electrnico entrante bsico si instala el servicio Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP) en el servidor en el que se ejecuta Office SharePoint Server 2007 y habilita el correo electrnico entrante con el modo de configuracin automtica con todas las opciones de configuracin predeterminadas. En este escenario, el correo electrnico se entrega directamente al servidor SMTP y Office SharePoint Server 2007 comprueba peridicamente si hay correo electrnico en la carpeta de buzn de correo electrnico predeterminada que el servicio SMTP configura automticamente. La seleccin del modo de configuracin automtica y la aceptacin de todas las opciones predeterminadas es la forma ms sencilla de habilitar el correo electrnico entrante, puesto que todas las opciones de configuracin se crean automticamente y, por consiguiente, se necesitan pocos conocimientos especializados. Para la mayora de las organizaciones, esta configuracin es suficiente. Para habilitar un escenario de correo electrnico entrante bsico, siga estos pasos: 1. El administrador del servidor usa el Asistente para componentes de Windows a fin de instalar el componente Servicios de correo electrnico en el servidor en el que desea recibir el correo electrnico entrante. Con esto, se instala y se inicia el servicio SMTP en ese servidor. 2. Para habilitar el correo electrnico entrante, el administrador de la granja de servidores debe usar el modo de configuracin automtica y aceptar todos los valores predeterminados. 3. El administrador de la coleccin de sitios habilita la caracterstica de correo electrnico entrante en las bibliotecas y listas en las que desea almacenar el correo electrnico entrante y asigna a cada biblioteca y lista una direccin de correo electrnico nica con el formato direccin@direccinServidorSMTP. Por ejemplo, sharedfiles@SMTPserver.contoso.com. Cuando los usuarios envan correo electrnico a la direccin de una lista o biblioteca, Office SharePoint Server 2007 detecta que se ha entregado correo electrnico nuevo y lo enva a la lista o biblioteca adecuada segn la direccin de correo electrnico. Nota: Si este escenario bsico satisface sus necesidades, puede omitir el resto de este artculo. Para obtener ms informacin, consulte el tema acerca de la configuracin del correo electrnico entrante en el sistema de ayuda.

547

Escenarios avanzados
Para administradores ms avanzados, hay opciones adicionales disponibles, y la implementacin de algunas de estas opciones requiere ms conocimientos especializados que si se elige el escenario bsico con todas las opciones predeterminadas. En esta seccin se describen las siguientes opciones de configuracin: Servidor de correo electrnico seguro Carpeta de buzn de correo electrnico Servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint Direccin de servidor de correo electrnico entrante para mostrar

Servidor de correo electrnico seguro

Puede configurar Office SharePoint Server 2007 para que acepte correo electrnico de cualquier servidor de correo electrnico o slo correo electrnico que se haya enrutado a travs de una aplicacin de servidor de correo electrnico seguro como, por ejemplo, Microsoft Exchange Server. Para esta opcin, que slo est disponible en el modo automtico, se requiere que un profesional de TI configure el enrutamiento de correo electrnico a travs del servidor de correo electrnico seguro. Si enruta el correo electrnico a travs de un servidor de correo electrnico seguro, puede obtener las siguientes ventajas: Autenticacin de usuarios El servicio SMTP no puede autenticar a los usuarios que enven correo electrnico al sitio, pero Exchange Server s puede hacerlo. El administrador del servidor puede usar el sitio web de Administracin central de SharePoint para especificar que el sistema debe aceptar correo electrnico de usuarios autenticados slo si el correo electrnico se enva a travs de Exchange Server. Filtrado de correo no deseado Exchange Server proporciona funciones de filtrado de correo no deseado para eliminar el correo electrnico comercial no solicitado antes de reenviarlo a su destino (en este caso, el servidor en el que se ejecuta Office SharePoint Server 2007). Otra tcnica que puede reducir el correo electrnico no deseado es permitir a los miembros del sitio de grupo que archiven el correo electrnico slo en listas en las que haya concedido permisos de escritura a sus miembros. Proteccin antivirus Exchange Server proporciona proteccin antivirus para el correo electrnico que se enrute a travs de esta aplicacin.

548

Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones acerca de los servidores de correo electrnico seguros en la seccin de servidores de correo electrnico seguros de la hoja de trabajo de planeacin de correo electrnico entrante (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=82857&clcid=0xC0A) (en ingls).

Carpeta de buzn de correo electrnico

Puede especificar la ubicacin desde la que Office SharePoint Server 2007 recuperar el correo electrnico entrante. La ventaja de usar esta opcin es que permite a Office SharePoint Server 2007 recuperar correo electrnico entrante de un recurso compartido de red que se encuentre en otro servidor. No obstante, se recomienda no hacerlo. El motivo de esto es que Office SharePoint Server 2007 no puede detectar los cambios de configuracin en el servidor de correo electrnico remoto que entrega el correo electrnico en la carpeta de buzn. Esto significa que si un administrador configura el servidor de correo electrnico para que ya no entregue correo electrnico en esta carpeta, Office SharePoint Server 2007 no puede detectar que la configuracin ha cambiado y, por tanto, no podr recuperar los archivos desde la nueva ubicacin. Tambin puede usar el servicio SMTP para recibir correo electrnico y especificar la carpeta en la que se debe entregar el correo electrnico en lugar de aceptar el valor predeterminado del servicio SMTP. Esto resulta til si la ubicacin de la carpeta predeterminada est llena o casi llena. Nota: Si la configuracin del correo electrnico entrante se establece en el modo avanzado, debe asegurarse de que la cuenta de inicio de sesin del servicio del temporizador de Windows SharePoint Services tiene permisos de modificacin en la carpeta de buzn de correo electrnico.
Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones acerca de los servidores de correo electrnico seguros en la seccin de servidores de correo electrnico seguros de la hoja de trabajo de planeacin de correo electrnico entrante (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=82857&clcid=0xC0A) (en ingls). Nota: Como esta opcin slo est disponible en el modo avanzado, no puede especificar una carpeta de buzn de correo electrnico y, a la vez, especificar uno o ms servidores de correo electrnico seguros.
549

Servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint

El servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint conecta los sitios de SharePoint al directorio de usuarios de la organizacin para proporcionar caractersticas de correo electrnico mejoradas. La ventaja de usar este servicio es que permite a los usuarios crear y administrar grupos de distribucin de correo electrnico desde sitios de SharePoint. Este servicio tambin crea contactos en el directorio de usuarios de la organizacin para que los usuarios puedan encontrar listas de SharePoint habilitadas para correo electrnico en sus libretas de direcciones. Un escenario de administracin de directorios tpico consta de los pasos siguientes: 1. Un administrador de la coleccin de sitios crea un nuevo grupo de SharePoint. 2. El administrador elige crear una lista de distribucin para asociarla con ese grupo de SharePoint y asigna una direccin de correo electrnico a la lista de distribucin. 3. Con el tiempo, el administrador va agregando y quitando usuarios en este grupo de SharePoint. A medida que se agregan y se quitan usuarios en el grupo, el servicio de administracin de directorios de SharePoint los agrega y los quita automticamente en la lista de distribucin, que se almacena en el servicio de directorio de Active Directory. Como las listas de distribucin estn asociadas con un grupo de SharePoint concreto, esta lista de distribucin est disponible para todos los miembros de dicho grupo de SharePoint. 4. Al usar el servicio de administracin de directorios de SharePoint, se generan direcciones de correo electrnico automticamente para los paneles de discusin y los calendarios de los sitios de grupo, de forma predeterminada, y se agregan a la lista de distribucin del grupo. De forma predeterminada, las direcciones de correo electrnico de estas dos listas tendrn el formato siguiente: direccinDelGrupo.discussions y direccinDelGrupo.calendar. 5. Al incluir direcciones de correo electrnico para los paneles de discusin y los calendarios en la lista de distribucin, todo el correo electrnico y las invitaciones a las reuniones que se enven a esta lista de distribucin se archivarn en el sitio de grupo. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin del servicio de administracin de directorios de SharePoint, consulte "Planeacin del servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint", ms adelante en este artculo.

Direccin para mostrar del servidor de correo electrnico entrante

Los administradores pueden especificar la direccin del servidor de correo electrnico que se mostrar en pginas web cuando los usuarios creen una direccin de correo electrnico entrante para un sitio, una lista o un grupo. A menudo, esta configuracin se usa junto con el servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint para proporcionar una direccin del servidor de correo electrnico ms fcil de escribir para los usuarios.

550

Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones acerca de los servidores de correo electrnico seguros en la seccin de servidores de correo electrnico seguros de la hoja de trabajo de planeacin de correo electrnico entrante (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=82857&clcid=0xC0A) (en ingls).

Opciones de configuracin y modos de configuracin

Como administrador del grupo de servidores, puede elegir entre dos modos de configuracin al habilitar el correo electrnico entrante: configuracin automtica y configuracin avanzada. Como se describe en la seccin "Escenario bsico" anterior, puede elegir el modo de configuracin automtica con los valores predeterminados. No obstante, este modo tiene opciones adicionales entre las que puede elegir. En la tabla siguiente se describen las opciones de configuracin disponibles y si se configuran en la pgina Configurar correo electrnico entrante de Administracin central con el modo de configuracin automtica o con el modo de configuracin avanzada.
Opcin de configuracin Modo de configuracin automtica Modo de configuracin avanzada

Servidores de correo electrnico seguros Carpeta de buzn de correo electrnico Servicio de administracin de directorios de SharePoint Direccin del servidor de correo electrnico entrante para mostrar

S No S S

No S S S

Los modos de configuracin avanzada y automtica se parecen en que ambos permiten a los administradores de granjas de servidores configurar el servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint y la direccin del servidor de correo electrnico que se mostrar en las pginas web. Estos modos de configuracin difieren en que el modo de configuracin automtica reemplaza la capacidad de elegir los servidores de correo electrnico desde los que se aceptar correo por la capacidad de especificar la carpeta en la que se entrega el correo electrnico.

551

Office SharePoint Server 2007 usa esta carpeta de buzn de correo electrnico para detectar mensajes de correo electrnico nuevos. Nota: La configuracin de la carpeta de buzn de correo electrnico no est disponible en el modo automtico, porque ste establece automticamente esta carpeta en la carpeta especificada por el servicio SMTP.

Antes de configurar el correo electrnico entrante

Antes de configurar el correo electrnico entrante, lleve a cabo las tareas siguientes: Instale el servicio SMTP en cada servidor en el que desee recibir y procesar el correo electrnico entrante. Tambin puede especificar otra forma de entrega de correo electrnico en su carpeta de buzn de correo electrnico. Si usa el servicio SMTP en el servidor en el que se ejecuta Office SharePoint Server 2007, asegrese de que tambin se ejecute en el servidor el servicio de aplicacin web de Windows SharePoint Services. Esto permite a Office SharePoint Server 2007 procesar el correo electrnico que se reciba en el servidor web. Para obtener ms informacin acerca de cmo instalar el servicio SMTP, consulte el sistema de Ayuda de Windows.

Planeacin del servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint

Puede configurar el servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint con el modo de configuracin automtica o el modo de configuracin avanzada. Puede elegir habilitar el servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint en el servidor o la granja de servidores donde se ejecuta Office SharePoint Server 2007, o bien usar este servicio en otra granja de servidores. Una ventaja de usar el servicio que se ejecuta en otra granja de servidores es que los permisos de Active Directory se administran en una ubicacin centralizada (es decir, en la otra granja de servidores). Para habilitar este servicio en su propio servidor o granja de servidores donde se ejecute Office SharePoint Server 2007, la cuenta del grupo de aplicaciones de Administracin central de SharePoint usada por Office SharePoint Server 2007 debe tener acceso de escritura al contenedor que especifique en Active Directory. Esto requiere que un administrador de Active Directory configure la unidad organizativa (UO) y los permisos de sta. La ventaja de usar el servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint en una granja de servidores remota es que no necesita la ayuda de un administrador de Active Directory para crear y configurar la unidad organizativa si sta ya existe.

552

Opciones de configuracin del servicio de administracin de directorios

Al configurar el servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint para crear grupos de distribucin y contactos en Active Directory, debe proporcionar la informacin siguiente: Nombre del contenedor de Active Directory en el que se crearn los contactos y grupos de distribucin nuevos. Debe proporcionarse en el formato siguiente: OU=nombreDeContenedor, DC=nombreDeDominio, DC=nombreDeDominioDeNivelSuperior Nombre del servidor SMTP que se usar para el correo electrnico entrante (tambin puede aceptar el servidor SMTP predeterminado, si existe). Debe proporcionarse en el formato siguiente: servidor.subdominio.dominio.dominio_nivel_superior Por ejemplo, SharePointServer.soporte.contoso.com Si se aceptarn mensajes slo de usuarios autenticados. Si se permitir a los usuarios crear grupos de distribucin desde sitios de SharePoint. Si elige S en esta opcin, tambin puede elegir si los usuarios pueden realizar cualquier combinacin de las acciones siguientes: Crear un nuevo grupo de distribucin. Cambiar la direccin de correo electrnico de un grupo de distribucin. Cambiar el ttulo y la descripcin de un grupo de distribucin. Eliminar un grupo de distribucin.

Al configurar el servicio de administracin de directorios de Microsoft SharePoint para crear grupos de distribucin y contactos mediante un servicio de administracin de Microsoft SharePoint remoto, debe proporcionar la informacin siguiente: La direccin URL del servicio de administracin de directorios remoto. Por ejemplo, http://server:adminport/_vti_bin/SharePointEmailWS.asmx. El nombre del servidor SMTP que se va a usar para el correo electrnico entrante. Si se aceptarn mensajes slo de usuarios autenticados. Si se permitir a los usuarios crear grupos de distribucin desde sitios de SharePoint.

Accin de hoja de trabajo

Registre las decisiones acerca de los servidores de correo electrnico seguros en la seccin de servidores de correo electrnico seguros de la hoja de trabajo de planeacin de correo electrnico entrante (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=82857&clcid=0xC0A) (en ingls).

553

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para registrar sus decisiones acerca del correo electrnico entrante: Hoja de trabajo de planeacin de correo electrnico entrante (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=82857&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte tambin Demostracin de configuracin de un sitio de SharePoint Server 2007 para recibir correo electrnico (http://office.microsoft.com/en-us/sharepointserver/HA102047921033.aspx ) (en ingls)

554

Planeacin del correo electrnico saliente (Office SharePoint Server)

En este artculo: Acerca del correo electrnico saliente Requisitos generales Servidor SMTP de salida Direcciones de envo y de respuesta Juego de caracteres

El correo electrnico saliente es la base sobre la que los administradores de sitios pueden implementar varias caractersticas atractivas de notificacin de correo electrnico. Dichas caractersticas ayudan a los usuarios finales a realizar un seguimiento de los cambios y actualizaciones en colecciones de sitios individuales y permiten a los administradores de sitios enviar mensajes de estado. Estas caractersticas de correo electrnico incluyen tanto alertas de correo electrnico como mensajes administrativos. Alertas En una coleccin de sitios de gran tamao y en crecimiento, los usuarios necesitan un mtodo eficaz para mantenerse al da de las actualizaciones de listas, bibliotecas, discusiones y otros elementos importantes del sitio. La configuracin de alertas proporciona una forma eficaz de no perderse ningn cambio. Por ejemplo, si varios grupos dependen unos de otros para revisar documentos, los integrantes de cada grupo pueden configurar alertas para recibir una notificacin cuando se produzcan cambios en los documentos de los que son responsables. Los usuarios pueden especificar para qu reas de la coleccin de sitios o para qu documentos quieren hacer un seguimiento y decidir con qu frecuencia desean recibir las alertas. Nota: Los usuarios deben tener al menos el permiso Ver para configurar alertas. Mensajes administrativos Es posible que los administradores del sitio deseen recibir avisos cuando los usuarios soliciten acceso a un sitio o cuando los propietarios del sitio superen su espacio de almacenamiento especificado. La configuracin de correo electrnico saliente permite a los administradores del sitio recibir notificaciones automticas de los problemas administrativos del mismo. Este artculo ayuda a los administradores del sitio a comprender tanto los usos de integrar el correo electrnico saliente y los requisitos para integrarlo en sus colecciones de sitios.

555

Acerca del correo electrnico saliente

La configuracin correcta del correo electrnico es un requisito para implementar alertas y notificaciones de correo electrnico. La caracterstica de correo electrnico saliente usa un servicio SMTP (Protocolo simple de transferencia de correo) saliente para retransmitir alertas y notificaciones por correo electrnico. La compatibilidad con el correo electrnico saliente se puede habilitar tanto en el nivel de granja de servidores (disponible en la seccin Operaciones de la Administracin central) como en el nivel de aplicacin web (disponible en la seccin Administracin de aplicaciones de la Administracin central). Por tanto, puede especificar distintas configuraciones para una aplicacin web especfica. La configuracin del correo electrnico saliente en el nivel de aplicacin web invalida la establecida en el nivel de granja de servidores.

Requisitos generales
La configuracin del correo electrnico saliente incluye varios componentes que deben tenerse en cuenta al planear esta caracterstica: Un servicio SMTP para retransmitir alertas y notificaciones de correo electrnico. Necesitar el nombre DNS o la direccin IP del servidor de correo SMTP que va a usar. Una direccin para usarla en el encabezado de un mensaje de alerta que identifique quin enva el mensaje. Una direccin de respuesta que se muestra en el campo Para de un mensaje cuando el usuario responde a una alerta o notificacin. Un juego de caracteres para usar en el cuerpo de los mensajes de alerta.

Servidor SMTP de salida

El servicio SMTP es un componente de Internet Information Services (IIS); sin embargo, no est habilitado de forma predeterminada con IIS. Se puede habilitar mediante la opcin Agregar o quitar programas del Panel de control. Una vez que haya determinado el servidor SMTP que debe usarse, dicho servidor deber configurarse para permitir el acceso annimo y la transmisin de mensajes de correo electrnico. Adems, el servidor SMTP debe tener acceso a Internet si desea tener la capacidad de enviar mensajes a direcciones de correo electrnico externas. Para obtener ms informacin sobre la instalacin, configuracin y administracin del servicio SMTP, consulte la Ayuda del Administrador IIS (Internet Information Services) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72343&clcid=0xC0A). Nota: Slo un miembro del grupo Administradores de la granja puede configurar un servidor SMTP. El usuario tambin debe pertenecer al grupo Administradores local en el servidor.

556

Direcciones de envo y de respuesta

Al configurar el correo electrnico de salida, puede especificar dos direcciones de correo electrnico: la de envo y la de respuesta. Direccin de envo Las alertas y notificaciones se envan desde una cuenta administrativa en la granja de servidores. Probablemente, esta cuenta no es la que desea mostrar en el campo De de un mensaje de correo electrnico. La direccin que use no tiene por qu ser una cuenta de correo electrnico real; puede ser una sencilla direccin descriptiva que los usuarios finales pueden reconocer. Por ejemplo, "Administrador del sitio" podra ser una direccin De adecuada. Direccin de respuesta sta es la direccin que se mostrar en el campo Para de un mensaje si un usuario responde a una alerta o notificacin. La direccin de respuesta debera ser una cuenta controlada para garantizar que los usuarios finales reciban respuestas rpidas a las preguntas que puedan tener. Por ejemplo, un alias como Central de asistencia podra ser una direccin de respuesta adecuada.

Juego de caracteres
Cuando se configura el correo electrnico, es necesario especificar el juego de caracteres que se va a usar en el cuerpo de los mensajes de correo electrnico. Un juego de caracteres es una asignacin de caracteres a sus valores de cdigo identificativos. El juego de caracteres predeterminado para el correo electrnico de salida es Unicode UTF-8, que permite la coexistencia del mayor nmero de caracteres (incluido el texto bidireccional) en un mismo documento. En la mayora de los casos, la configuracin predeterminada UTF-8 funciona correctamente, aunque la mejor forma de representar algunos idiomas del este de Asia es usar su propio juego de caracteres. Tenga en cuenta que, si selecciona un cdigo de idioma especfico, es menos probable que el texto se muestre correctamente en los lectores de correo configurados para otros idiomas.

557

X. Planeacin de la administracin de documentos

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Planeacin de la administracin de documentos Qu es la administracin de documentos? Identificacin de participantes y partes interesadas en la administracin de documentos Anlisis del uso de documentos Planeacin de las bibliotecas de documentos Planeacin de flujos de trabajo para la administracin de documentos Planeacin del control de versiones, aprobacin de contenido y desprotecciones Planeacin de Information Rights Management Planeacin de directivas de administracin de informacin Planeacin de almacenamiento de contenido empresarial

558

Planeacin de la administracin de documentos

Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye caractersticas de administracin de documentos que se pueden usar para controlar el ciclo de vida de los documentos de la organizacin (cmo se crean, revisan, publican y usan, y cmo se eliminan o conservan). En los artculos de este captulo se incluyen instrucciones para planear las caractersticas de administracin de documentos de la solucin basada en Office SharePoint Server 2007. En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Qu es la administracin de documentos? se incluye una introduccin a la administracin de documentos en la empresa y una descripcin del proceso de planeacin de administracin de documentos recomendado en esta gua de planeacin. Identificacin de participantes y partes interesadas en la administracin de documentos se describe la creacin de un equipo de planeacin de administracin de documentos. Anlisis del uso de documentos se proporcionan instrucciones para determinar los tipos de documentos usados en la empresa y analizar las fases de los ciclos de vida de los documentos. Planeacin de las bibliotecas de documentos describe el uso de las bibliotecas de documentos para organizar los documentos de la empresa. describe la planeacin de los tipos de contenido, que son el mecanismo de Office SharePoint Server 2007 para definir y compartir los atributos de documentos, elementos de lista y carpetas. Planeacin del control de versiones, aprobacin de contenido y desprotecciones proporciona orientacin en la planeacin de control de contenido en Office SharePoint Server 2007, como al utilizar el control de versiones de archivos, la proteccin y desproteccin de documentos, y la aprobacin para publicar contenido. Planeacin de Information Rights Management describe cmo planear Information Rights Management en los documentos almacenados en las bibliotecas de documentos para poder controlar qu acciones pueden realizar los usuarios en los documentos al abrirlos en las bibliotecas de Office SharePoint Server 2007. describe cmo utilizar la caracterstica de flujo de trabajo de Office SharePoint Server 2007 para disear procesos relacionados con el documento. Planeacin de directivas de administracin de informacin describe la planeacin y la implementacin de las directivas de la empresa que facilitarn el cumplimiento por parte de la organizacin de las obligaciones normativas y legales adems de los procedimientos recomendados, como la auditora de documentos y su correcta conservacin.

559

 Planeacin de almacenamiento de contenido empresarial contiene informacin para ayudar a los programadores y diseadores de soluciones a planear y configurar adecuadamente una solucin de administracin de contenido empresarial a gran escala basada en Office SharePoint Server 2007 para que funcione correctamente y proporcione las caractersticas que los usuarios del sitio necesitan. Notas del producto: administracin de metadatos de la empresa con tipos de contenido explica cmo implementar el conjunto de caractersticas que definen las propiedades de los metadatos de cada tipo de contenido y cmo promover el uso coherente y eficaz de los metadatos en todo el contenido de una organizacin. Libro descargable: administracin de documentos de Office SharePoint Server (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc263233.aspx) proporciona un vnculo a un documento de Microsoft Office Word que contiene todos los artculos de la biblioteca tcnica sobre la administracin de documentos con Office SharePoint Server. Consulte tambin Planeacin de la administracin de registros

560

Qu es la administracin de documentos?
En este artculo: Elementos de un sistema de administracin de documentos Proceso de planeacin

La administracin de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organizacin, es decir, cmo se crean, revisan, publican y usan, adems de cmo se eliminan o conservan al final del ciclo. Aunque el trmino "administracin" implica el control completo de la informacin, un sistema de administracin de documentos eficaz debe reflejar la referencia cultural de la organizacin que vaya a usarlo. Las herramientas que se usen para la administracin de documentos deben ser flexibles, permitindole controlar estrechamente los ciclos de vida de los documentos si ello se adapta a la referencia cultural y los objetivos de su empresa, pero al mismo tiempo deben permitirle implementar un sistema menos estructurado si es lo ms conveniente. Un sistema de administracin de documentos bien diseado favorece la bsqueda y el uso compartido de la informacin. Organiza el contenido de una forma lgica y facilita la estandarizacin de la creacin y presentacin de contenido en una empresa. Favorece la administracin del conocimiento y la minera de informacin. Ayuda a la organizacin a satisfacer sus responsabilidades legales. Proporciona caractersticas en cada etapa del ciclo de vida de un documento, desde la creacin de la plantilla hasta la creacin, revisin, publicacin, auditora y finalmente la destruccin o el archivado del documento.

Elementos de un sistema de administracin de documentos

Una solucin de administracin de documentos eficaz especifica: Qu tipos de documentos y otro contenido se pueden crear dentro de una organizacin. Qu plantillas se van a usar para cada tipo de documento. Qu metadatos se van a proporcionar para cada tipo de documento. Dnde almacenar los documentos en cada etapa de sus ciclos de vida. Cmo controlar el acceso a un documento en cada etapa de su ciclo de vida.

Cmo mover documentos dentro de la organizacin al mismo tiempo que los integrantes del equipo contribuyen a crear, revisar, aprobar, publicar y eliminar los documentos. Qu directivas se han de aplicar a los documentos de modo que se auditen las acciones relacionadas con los documentos, se conserven o eliminen correctamente los documentos y se proteja el contenido importante para la organizacin. Cmo se convierten los documentos cuando pasan de una fase a otra de sus ciclos de vida.

561

 Cmo se tratan los documentos como registros corporativos, que se deben conservar de acuerdo con los requisitos legales y las directrices corporativas. Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye caractersticas que implementan todos estos aspectos de la administracin de documentos. Para garantizar que los trabajadores de la informacin pueden beneficiarse fcilmente de esta funcionalidad sin tener que abandonar sus operaciones diarias ni el uso de herramientas con las que estn familiarizados, las aplicaciones del sistema Microsoft Office 2007, como Microsoft Outlook y Microsoft Word, tambin incluyen caractersticas que admiten cada una de las fases del ciclo de vida de un documento.

Proceso de planeacin
El proceso de planeacin de la administracin de documentos consta de los siguientes pasos principales: 1. Identificar las funciones de administracin de documentos Compruebe que sus planes incorporan los comentarios de las personas claves de la organizacin con un inters directo, que cuenta con el equipo correcto para implementar la solucin y que sabe quin participar en los procesos de administracin de documentos. Consulte Identificacin de participantes y partes interesadas en la administracin de documentos para obtener ms informacin acerca de la creacin de un equipo de planeacin para la administracin de documentos. 2. Analizar el uso de los documentos Despus de identificar quin trabaja en los documentos, determine en qu tipos de documentos trabajan y cmo se usarn. Para obtener ms informacin, consulte Anlisis del uso de documentos. 3. Planear la organizacin de los documentos Puede organizar documentos en bibliotecas, sitios de grupo y sitios de portal. Office SharePoint Server 2007 ofrece varias caractersticas para organizar y almacenar los documentos, desde sitios especializados, como el repositorio de registros, hasta bibliotecas de documentos de formato libre para la colaboracin y creacin de documentos ad-hoc. Dentro de una biblioteca, puede organizar an ms el contenido en carpetas y subcarpetas. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de las bibliotecas de documentos. 4. Planear cmo se desplaza el contenido entre las ubicaciones Puede que sea necesario mover o copiar un documento de una biblioteca de un sitio a otro en diferentes fases de su ciclo de vida. Por ejemplo, el proceso de publicacin puede incluir el desplazamiento de un documento de un sitio de almacenamiento provisional a un sitio de Internet pblico. Si el contenido necesita convertirse de un formato a otro a medida que se desplaza de un sitio a otro, recomendamos que tambin planee las conversiones de contenido. Para obtener ms informacin, consulte la seccin sobre la planeacin del flujo de contenido en el tema Planeacin de las bibliotecas de documentos. 5. Planear tipos de contenido Use tipos de contenido para organizar informacin acerca de los tipos de documentos, tales como metadatos, plantillas de documento, directivas y procesos de flujo de trabajo. ste es un paso esencial para ayudarle a organizar los documentos y aplicar coherencia en la organizacin. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de los tipos de contenido.
562

6. Planear el control del contenido Puede planear el grado apropiado de control de cada tipo de contenido y ubicacin de almacenamiento. Por ejemplo, en el caso de una biblioteca de documentos, puede planear que se exija la proteccin y desproteccin de los documentos, e impedir su distribucin no autorizada mediante el uso de Information Rights Management. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin del control de versiones, aprobacin de contenido y desprotecciones. 7. Planear los flujos de trabajo La planeacin de los flujos de trabajo de su organizacin le permite controlar y realizar un seguimiento de cmo los documentos se mueven de un integrante del equipo a otro a medida que cada participante colabora en el ciclo de vida de un documento. Office SharePoint Server 2007 incluye flujos de trabajo para tareas del equipo comunes, tales como revisar y aprobar documentos. Office SharePoint Server 2007 tambin admite flujos de trabajo de creacin e instalacin personalizados. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de flujos de trabajo para la administracin de documentos. 8. Planear directivas Para cada tipo de contenido, planee directivas de administracin de informacin para garantizar que los documentos se auditan, retienen, etiquetan y controlan correctamente conforme a los requisitos institucionales y legales de su organizacin. Office SharePoint Server 2007 incluye directivas que implementan la auditora, la retencin de documentos, etiquetado y cdigos de barras (para garantizar que se pueda correlacionar el contenido impreso con las versiones correspondientes en las bibliotecas de documentos). Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de directivas de administracin de informacin.

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92638&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ).

563

Identificacin de participantes y partes interesadas en la administracin de documentos

El primer paso de la planeacin de la administracin de documentos consiste en determinar los participantes y las partes interesadas en la solucin de administracin de documentos. Puede usar una encuesta para recopilar esta informacin. Por ejemplo, la encuesta puede contener las siguientes preguntas: 1. Quin crea documentos en su organizacin? 2. Qu tipos de documentos crean? 3. Quin revisa los documentos? 4. Quin edita los documentos 5. Quin usa los documentos? 6. Quien aprueba la publicacin de documentos? 7. Quin disea los sitios web usados para hospedar documentos? 8. Quin establece las instrucciones y las directivas para administrar documentos? 9. Quin administra los registros de la organizacin? 10. Quin implementa y mantiene los servidores en los que estn almacenados los documentos?
Accin de hoja de trabajo

Cada una de estas preguntas puede tener varias respuestas. Registre la informacin que recopile de la encuesta en la hoja de trabajo de participantes en la administracin de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73285&clcid=0xC0A) (en ingls), como en el siguiente ejemplo.

Posicin

Tipos de documentos

Funcin

Analista financiero Redactor tcnico

Nota de estudio de equidad Modelo financiero Pgina web

Autor

Analista financiero Administrador

Nota de estudio de equidad Modelo financiero

Revisor

564

Posicin

Tipos de documentos

Funcin

Editor tcnico

Nota de estudio de equidad Pgina web

Editor

Cliente

Nota de estudio de equidad Modelo financiero Pgina web

Lector

Abogado corporativo Administrador

Nota de estudio de equidad Modelo financiero Pgina web

Aprobador de contenido

Administrador del servidor Administrador de bases de datos Agente de cumplimiento Administrador de registros Administrador del sitio Administrador del sitio

Todos Todos Todos Todos Todos Todos

Especialista en TI Especialista en bases de datos Especialista legal Administrador de registros Publicador de contenido Auditor de contenido

Identificar las partes interesadas en el contenido le ayudar a garantizar una solucin de administracin de documentos exhaustiva y a disear sitios y bibliotecas de documentos que se adapten a las necesidades y los procesos de contenido de su empresa.

Hoja de trabajo
Hoja de trabajo de participantes en la administracin de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73285&clcid=0xC0A) (en ingls)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92638&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ).

565

Anlisis del uso de documentos

Despus de identificar a las personas con un inters directo en el contenido, solicteles informacin que pueda ayudarle a analizar cmo se usan los documentos en la organizacin. Esto es una parte importante del proceso de planeacin, porque el anlisis le ayuda a determinar: Cmo se estructuran las bibliotecas de documentos Qu plantillas de sitios se han de usar Cuntos sitios necesitar Qu directivas de administracin de informacin se aplicarn a los sitios Qu topologa de servidor fsico necesitar para implementar la solucin

Entre la informacin que se ha de recopilar, se incluye: Tipo de documento, como nota de investigacin de capital, revisin del rendimiento de los empleados, memorando interno o especificacin del producto. Objetivo de cada tipo de documento, como "proporciona a los clientes recomendaciones acerca del capital junto con datos complementarios". Autor de cada tipo de documento (como funcin, no como persona; por ejemplo, "Analista financiero", "Especialista en recursos humanos" o "Administrador de productos"). Formato del documento. Si el documento se transforma de un formato a otro, registre dicha informacin. Usuarios de cada tipo de documento, como "Clientes" o "Integrantes del equipo". Otras funciones que se aplican al ciclo de vida del documento, como "Revisor tcnico" o "Editor de copia". Ubicacin del documento; por ejemplo, "equipo cliente", "servidor web" o "servidor de archivos". Tenga en cuenta que esta pregunta podra tener varias respuestas, como cuando un documento se crea en un equipo cliente pero despus se publica en un servidor web. Cmo los lectores ven el documento; por ejemplo, desde una pgina web o un recurso compartido de archivos.
Accin de hoja de trabajo

La Hoja de trabajo de anlisis de uso de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0xC0A) (en ingls) se ofrece para registrar el anlisis del uso de los documentos. A continuacin se incluyen ejemplos de informacin que puede recopilarse y registrarse en la hoja de trabajo de dos organizaciones diferentes en una empresa.

566

Tipo

Propsito

Autor

Usuario

Formato

Otras funciones

Ubicaciones

Nota de estudio de equidad

Proporciona Analista a los clientes financiero preferentes de un servicio financiero instrucciones para comprar o vender una o ms acciones

Cliente

DOCX (para la creacin); PDF (para la publicacin)

Revisor (tcnico); revisor (legal); aprobador; editor de copia; administrador de registros; administrador del sitio

Creacin del sitio Pruebas del sitio Repositorio de registros Internet

Anlisis Los formatos de creacin y publicacin independientes requieren una conversin de formato. El gran nmero de revisores requiere uno o ms flujos de trabajo (procesos empresariales implementados en el servidor). Los cuatro sitios (creacin, pruebas, Internet y repositorio de registros) requieren mecanismos para mover el contenido de un sitio a otro. La necesidad de archivar el contenido en un repositorio de registros corporativos y las implicaciones regulatorias de publicar el asesoramiento sobre valores requieren directivas corporativas y procedimientos recomendados tales como la retencin y la auditora del contenido.
Tipo Propsito Autor Usuario Formato Otras funciones Ubicaciones

Revisin del rendimiento de los empleados

Evala el rendimiento de un empleado e incluye la autoevaluacin y la evaluacin del responsable

Trabajador de la informacin; administrador

Gerentes; .DOC especialistas en recursos humanos

Revisor (recursos humanos); revisor (legal); aprobador (responsable al mando); administrador de registros

Equipo cliente Servidor de correo electrnico (como datos adjuntos) Servidor web corporativo Repositorio de registros corporativos
567

Anlisis Dos autores y varios revisores requieren uno o ms flujos de trabajo. El documento viaja de un equipo de escritorio a otro como datos adjuntos de correo electrnico. A continuacin, reside en un servidor web corporativo (probablemente muy bloqueado) y se archiva en un repositorio de registros. La naturaleza confidencial de este contenido requiere Information Rights Management (IRM) en los equipos de escritorio y en los servidores, adems de las directivas corporativas y los mejores procedimientos (como la auditora) que protejan la privacidad del empleado y el status legal de la empresa.

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para registrar la informacin tratada en este artculo: Hoja de trabajo de anlisis de uso de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73284&clcid=0xC0A) (en ingls)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92638&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ).

568

Planeacin de las bibliotecas de documentos

En este artculo: Planeacin de las bibliotecas de documentos Planeacin del flujo de contenido Promocin de bibliotecas de documentos desde programas cliente de Office

Las bibliotecas de documentos son colecciones de archivos de Microsoft Office SharePoint Server 2007 que se comparten con otros usuarios del sitio. Casi todas las caractersticas de administracin de documentos de Microsoft Office SharePoint Server 2007 se proporcionan a travs de bibliotecas de documentos. Como parte de la planeacin de la administracin de documentos, se debe determinar qu bibliotecas de documentos se ajustan mejor a las necesidades de la organizacin. Al identificar las bibliotecas de documentos que mejor responden a las necesidades de su organizacin, es posible que tambin determine que necesita varios sitios o colecciones de sitios. Por ejemplo, si est creando contenido de publicacin para clientes externos, podra necesitar un sitio (y una biblioteca) para crear y revisar el contenido, y otro sitio (probablemente en una instalacin de Office SharePoint Server 2007 independiente) para publicar el contenido. Al planear bibliotecas de documentos en varios sitios, es posible que tambin deba planear el modo de flujo de contenido de un sitio a otro: por procesos manuales, flujos de trabajo o soluciones personalizadas.

Planeacin de las bibliotecas de documentos

En la siguiente tabla, se enumeran los usos tpicos de las bibliotecas de documentos de Office SharePoint Server 2007.
Biblioteca Propsito

Biblioteca en un sitio de grupo

Colaboracin; fcil uso compartido de contenido entre compaeros; control de contenido, como control de versiones y moderacin; bsqueda de Office SharePoint Server 2007. Contenido destinado a una audiencia ms amplia de la organizacin. Es similar a una biblioteca en un sitio de grupo, pero generalmente se implementa a travs de un proceso de revisin y aprobacin ms exigente.

Biblioteca en un rea de portal

569

Biblioteca

Propsito

Biblioteca en un Sitio del Centro de documentacin

Biblioteca a gran escala que resulta til como base de conocimientos o archivo histrico de la empresa. Incluye caractersticas para ayudar a los usuarios a desplazarse, buscar y administrar una gran cantidad de documentos en una jerarqua profunda, mediante un conjunto de elementos web especializados. Administracin de registros especializados; cada biblioteca corresponde a un tipo de registro, como contratos, que la organizacin debe conservar para fines de conformidad con las leyes. Las bibliotecas conservan documentos, metadatos y auditoras asociadas, y estn diseadas para ser de slo lectura. Contiene pginas web para incorporar en un sitio web de Internet o intranet. Office SharePoint Server 2007 permite editar pginas web directamente y administra automticamente las bibliotecas de documentos subyacentes para cada pgina. Contenido disponible para descarga desde un sitio web. Permite presentar el contenido de bibliotecas de documentos en un sitio de Internet. Diseada para traducir documentos si la empresa trabaja con varios idiomas. Incluye un flujo de trabajo de traduccin especializado y vistas que muestran versiones en varios idiomas del mismo documento o todos los documentos en un idioma determinado. Admite el uso compartido, la administracin y la reutilizacin de diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007.

Biblioteca en un repositorio de registros

Biblioteca en un sitio de Internet (HTML)

Biblioteca en un sitio de Internet (hbrido)

Biblioteca de documentos de administracin de traducciones

Biblioteca de diapositivas

570

El siguiente ejemplo muestra cmo usar el anlisis que ha completado en Anlisis del uso de documentos como ayuda para planear la organizacin de bibliotecas de documentos de la empresa. En este ejemplo, Contoso Ltd. ofrece contenido a los clientes en funcin de estudios de mercado. El contenido es principalmente creado por consultores que trabajan de forma remota. Esto se realiza en un ciclo en el que: 1. Un socio evala ideas de contratacin y solicitudes de propuestas. 2. Una vez que se ha establecido un contrato, un jefe de proyecto rene a un grupo de consultores y crea un sitio de trabajo especfico para la contratacin, en el que se registran los resultados de la investigacin y se completa el proyecto. 3. Cuando el proyecto est listo, los documentos de entrega se publican en un sitio de Internet protegido, donde los clientes tienen acceso a ellos. 4. El grupo escribe documentos de procedimientos recomendados y casos prcticos basados en el proyecto. 5. Los administradores de conocimiento recopilan, organizan y archivan los procedimientos recomendados y otros documentos. 6. Los documentos de entrega, los contratos y otros registros se conservan como registros corporativos. 7. Los asociados usan el contenido que mantienen los administradores de conocimiento para evaluar las oportunidades y crear nuevas propuestas. La siguiente tabla muestra un anlisis de uso de documentos para este caso.
Documentos Propsito Autor Usuarios Formato

Ideas de contratacin y solicitudes Propuestas

Desarrollar nuevas contrataciones de clientes Describir una propuesta de contratacin del cliente Confirmar una contratacin de consultora

Jefe del proyecto

Director de ventas, jefe del proyecto

.doc

Jefe del proyecto

Administradores .doc de proyectos, integrantes del grupo del proyecto, clientes Jefe del .doc proyecto, administrador del proyecto, director de ventas, clientes

Contratos

Abogado

571

Documentos

Propsito

Autor

Usuarios

Formato

Resultados de investigacin y borradores de documentos de entrega del proyecto Documentos de entrega

Generar los documentos relacionados con la contratacin del cliente Generar documentos de entrega finales, probablemente convertidos a partir del formato .doc Capturar conocimientos de la organizacin

Jefe del proyecto, Editores, colaborador del revisores proyecto, tcnicos consultor

.doc y otros tipos

Jefe del proyecto

Clientes

.pdf

Procedimientos recomendados y documentos de casos prcticos Registros corporativos

Colaborador del proyecto, consultor, administrador de conocimiento Todos

Todos los integrantes del grupo

Distintos tipos

Conservar determinado contenido; por ejemplo, documentos de entrega, como registros corporativos

Administradores de registros corporativos, abogados corporativos

Todos

Este anlisis de uso de documentos sugiere las siguientes conclusiones: Los jefes de proyecto necesitan contar con bibliotecas en sitios de grupo para almacenar ideas de contratacin, solicitudes de contratacin y borradores de propuestas. Los abogados necesitan contar con bibliotecas en un rea del portal para almacenar plantillas de contratos y contratos activos. Los jefes de proyecto y los colaboradores necesitan contar con bibliotecas en sitios de grupo para crear resultados de investigaciones, documentos de entrega y casos prcticos. Los clientes necesitan contar con bibliotecas en un sitio de Internet para ver los documentos de entrega finales. Todos los integrantes de la empresa necesitan tener acceso a un sitio del Centro de documentacin para ver los documentos de procedimientos recomendados y casos prcticos.

572

 Los administradores de registros corporativos y los abogados necesitan tener acceso a un repositorio de registros de empresa para mantener los registros corporativos. La siguiente ilustracin muestra cmo se pueden distribuir estas bibliotecas. Los sitios se hospedan en tres colecciones de sitios: una coleccin de sitios de Internet para acceso de clientes, una coleccin de sitios de extranet para la creacin remota por parte de los integrantes del grupo y una coleccin de sitios de intranet para el mantenimiento seguro del sitio de administracin de registros.

Accin de hoja de trabajo

La hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=77248&clcid=0xC0A) (en ingls) se proporciona para registrar las decisiones de planeacin de bibliotecas. Use esta hoja de trabajo para enumerar las bibliotecas necesarias para la solucin, junto con los tipos de documentos que contienen. Tenga en cuenta que las bibliotecas pueden contener ms de un tipo de documento.

573

Planeacin del flujo de contenido

El contenido de una solucin de administracin de documentos basado en Office SharePoint Server 2007 suele ser dinmico, ya que se traslada de un sitio a otro segn sea necesario para satisfacer las necesidades de los usuarios de los documentos. Por lo tanto, durante la planeacin de las bibliotecas de documentos, tambin deber planear el flujo de contenido de una biblioteca o un sitio a otros. Office SharePoint Server 2007 ofrece las siguientes maneras para mover contenido, ya sea de forma manual o dinmica: Puede crear flujos de trabajo personalizados para copiar o mover contenido de una biblioteca o sitio a otra biblioteca o sitio. El flujo de trabajo gua un documento a travs de un proceso empresarial, asignando tareas a los participantes cuando se activa su funcin en el ciclo de vida del documento. Los flujos de trabajo pueden disearse para mover un documento de una biblioteca o un sitio a otra biblioteca o sitio. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de flujos de trabajo, consulte Planeacin de flujos de trabajo para la administracin de documentos. Los autores pueden copiar un documento en una biblioteca de cualquier sitio en el que tengan permisos de creacin. La relacin entre el documento de origen y de destino se mantiene para que la copia pueda actualizarse segn sea necesario. Las pginas web y los sitios web completos se pueden almacenar provisionalmente y publicar de un sitio a otro, ya sea de forma manual o automtica de acuerdo con una programacin establecida. El contenido puede enviarse al sitio de administracin de registros mediante la interfaz de usuario de Office SharePoint Server 2007, un flujo de trabajo o una solucin personalizada basada en el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0. Mediante carpetas web o sitios de red, un autor puede copiar o mover manualmente contenido de una biblioteca de documentos, desde una biblioteca o un sitio hasta otra biblioteca o sitio. Retomando el ejemplo anterior, en la siguiente ilustracin se muestra cmo aplicar algunas de estas tcnicas de flujo de contenido. Tenga en cuenta que el sitio de Internet representado se ha agregado al sitio del portal de creacin.

574

 Mediante el uso de caractersticas de publicacin, las pginas web se publican en el sitio de Internet. Mediante el comando Copiar, los documentos se copian en el sitio del Centro de documentacin. Mediante el uso de un flujo de trabajo personalizado, los documentos se copian en las bibliotecas de documentos del sitio de Internet. Mediante el uso del comando de envo al repositorio de registros, los contratos se envan al repositorio de registros empresariales.

Promocin de bibliotecas de documentos desde programas cliente de Office

Se pueden personalizar los cuadros de dilogo Abrir y Guardar del sistema Office 2007 para animar a los integrantes de la organizacin a usar las bibliotecas de documentos como ubicaciones de almacenamiento. Al agregar sitios a la barra Mis direcciones ubicada junto a los cuadros de dilogo Abrir y Guardar, se puede proporcionar acceso con un solo clic a las ubicaciones donde los usuarios deben almacenar sus documentos. Esto permite a los integrantes del grupo interactuar con las bibliotecas de documentos durante la accin de guardar desde programas cliente del sistema Office 2007, en lugar de tener que ir directamente al servidor para cargar sus documentos.

575

Para promover el uso de los sitios en los cuadros de dilogo Abrir y Guardar, es posible publicarlos mediante un servicio web de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Este servicio proporciona una lista de sitios destinados a usuarios especficos segn sus funciones o los sitios de los que son miembros. Un programa cliente del sistema Office 2007 puede descubrir automticamente este servicio web a travs de la funcin Mis sitios de SharePoint del usuario. Otros productos de servidor tambin pueden implementar este servicio web y proporcionar la ubicacin del servicio al cliente de Office. Una vez que haya configurado esta funcin, el sistema Office 2007 agregar una entrada a la barra Mis direcciones e incluir las ubicaciones definidas por el servicio web. Como alternativa, los administradores pueden establecer claves de registro para agregar sitios especficos a la barra Mis direcciones en los cuadros de dilogo Abrir y Guardar de Office. Las claves de registro se implementan mediante directivas de grupo y una plantilla del servicio de directorio de Microsoft Active Directory proporcionada con el kit de recursos del sistema Office 2007. Es posible limitar las ubicaciones en las que los integrantes de la organizacin pueden guardar archivos mediante el cuadro de dilogo Guardar de Office. Por ejemplo, puede restringir la capacidad de guardar archivos en equipos de escritorio y obligar a los usuarios a guardar el contenido en una biblioteca de documentos. El sistema Office 2007 permite controlar las ubicaciones que los usuarios pueden explorar para guardar sus documentos y as guiarlos para guardar sus documentos en ubicaciones aprobadas. Tenga en cuenta que esto no garantiza que los usuarios no guarden archivos en sus equipos locales u otras ubicaciones no aprobadas. Existen muchas maneras de introducir archivos en un equipo, y las personas que realmente tengan la intencin de hacerlo podran sobrepasar la mayora de las restricciones. Sin embargo, al limitar el acceso a estas ubicaciones mediante el cuadro de dilogo Guardar de Office, puede reducir considerablemente la cantidad de integrantes del grupo que usarn las ubicaciones no aprobadas. Para restringir las ubicaciones disponibles en el cuadro de dilogo Guardar de Office, use directivas de grupo para establecer las claves de registro apropiadas para habilitar esta configuracin y definir las ubicaciones locales de red o de servidor aprobadas. Cuando esta opcin est habilitada, cualquier ubicacin que no haya sido definida de esta manera, incluidos los vnculos estndar al escritorio y a Mis sitios de red, se quitar de la barra Mis direcciones. La lista de ubicaciones aprobadas puede estar limitada a una o varias aplicaciones de Office. Por ejemplo, un administrador puede restringir las ubicaciones para guardar documentos desde Microsoft Office Access 2007 y permitir que desde las dems aplicaciones de Office se puedan guardar documentos en cualquier ubicacin.

576

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92638&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ). Consulte tambin Planeacin de los tipos de contenido (Office SharePoint Server)

577

Planeacin de los tipos de contenido

En este artculo: Qu son los tipos de contenido? Integracin de propiedades con la versin Office 2007 Plantillas de columna Tipos de contenido de carpeta Planeacin de tipos de contenido de documentos Planeacin de tipos de contenido de listas Planeacin de conversiones de documentos Despus de planear tipos de contenido: pasos siguientes Hojas de trabajo

En este tema se describen los tipos de contenido y las caractersticas relacionadas, y se proporcionan directrices para planear los tipos de contenido de una solucin basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Qu son los tipos de contenido?

Un tipo de contenido define los atributos de un elemento de lista, documento o carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar: Las propiedades que se van a asociar a los elementos de su tipo. Los flujos de trabajo que se pueden iniciar desde los elementos de su tipo

Las directivas de administracin de informacin que se van a asociar a los elementos de su tipo. Las plantillas de documento (para tipos de contenido de documento). Las conversiones de documentos que estarn disponibles (para tipos de contenido de documento) Las caractersticas personalizadas Puede asociar un tipo de contenido a una lista o biblioteca. Si lo hace, especifica que la lista o biblioteca puede contener elementos de ese tipo de contenido y que el comando Nuevo de esa lista o biblioteca permitir a los usuarios crear nuevos elementos de ese tipo. Nota: Las propiedades, flujos de trabajo, directivas y plantillas tambin se pueden asociar directamente a una lista o biblioteca. Sin embargo, esto limita estas asociaciones a la lista o biblioteca y no se puede reutilizar en la solucin.

578

Las bibliotecas y listas de documentos pueden contener varios tipos de contenido. Por ejemplo, una biblioteca puede contener tanto los documentos como los grficos relacionados con un proyecto. Cuando una lista o biblioteca contiene varios tipos de contenido: El comando Nuevo de esa lista o biblioteca permite a los usuarios crear nuevos elementos de cualquiera de los tipos de contenido asociados. Se muestran las columnas relacionadas con todos los tipos de contenido disponibles. Los tipos de contenido personalizados se definen en la galera de tipos de contenido de un sitio. Un tipo de contenido personalizado debe derivarse, directa o indirectamente, de un tipo de contenido bsico, como Documento o Elemento. Una vez definido en un sitio, el tipo de contenido personalizado estar disponible en ese sitio y en todos los subsitios de nivel inferior. Para hacer que un tipo de contenido est ms ampliamente disponible, defnalo en la galera de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una coleccin de sitios. Por ejemplo, si la organizacin usa una plantilla de contrato concreta, en la galera de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una coleccin de sitios se puede crear un tipo de contenido que defina los metadatos de ese contrato, la plantilla del contrato, los flujos de trabajo necesarios para revisar y completar el contrato, las directivas que exigen la auditora de las acciones relacionadas con el contrato, el perodo de retencin del contrato y las etiquetas que se insertarn en las versiones impresas del contrato. A continuacin, cualquier biblioteca de documentos de su coleccin de sitios a la que se asocie el tipo de contenido del contrato incluir todas estas caractersticas y permitir a los autores crear nuevos contratos basados en la plantilla. En los sitios basados en Office SharePoint Server 2007, cada elemento de lista o elemento de biblioteca predeterminado (por ejemplo, Contrato, Tarea o Documento) tiene un tipo de contenido bsico correspondiente en la galera de tipos de contenido del sitio. Al planear los tipos de contenido, puede usar estas definiciones de tipos de contenido bsicos como punto de partida, basando los nuevos tipos de contenido en los existentes o modificando los tipos bsicos. Los tipos de contenido se organizan en una jerarqua que permite que un tipo de contenido herede sus caractersticas de otro tipo de contenido. Esto permite que las clases de documentos compartan caractersticas en una organizacin, a la vez que permite que los equipos personalicen estas caractersticas para sitios o listas concretos. Por ejemplo, todos los documentos de entrega al cliente de una empresa pueden requerir un conjunto de metadatos como por ejemplo un nmero de cuenta, nmero de proyecto y jefe de proyecto. Al crear un tipo de contenido de nivel superior de entrega al cliente del que heredarn todos los dems tipos de documentos de entrega al cliente, se garantiza que la informacin necesaria, como los nmeros de cuenta y de proyecto, estarn asociados a todas las variantes de los documentos de entrega al cliente de la organizacin. Tenga en cuenta que, si se agrega otra columna obligatoria al tipo de contenido de nivel superior de entrega al cliente, el propietario del tipo de contenido puede propagar los cambios a todos los tipos de contenido que hereden de l, lo que agregar la nueva columna a todos los documentos de entrega al cliente.

579

Integracin de propiedades con la versin Office 2007

En el sistema Microsoft Office 2007, cuando un usuario edita un documento desde un servidor de administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007, aparece un Panel de informacin del documento en la parte superior de dicho documento. El Panel de informacin del documento muestra un formulario editable que refleja las propiedades del documento en el servidor. En Office SharePoint Server 2007 es fcil personalizar el formulario de propiedades de un tipo de contenido. Cuando se configura un tipo de contenido, se puede iniciar Microsoft Office InfoPath 2007, que genera un formulario de propiedades predeterminado basado en las propiedades del tipo de contenido. Este formulario predeterminado incluye los mismos controles, diseo y esquema que usara el sistema Office 2007 si no se hubiese definido ningn formulario personalizado. Despus, puede personalizar e implementar el formulario como lo hara con cualquier otro formulario de Office InfoPath 2007. Por ejemplo, puede agregar el logotipo de la compaa, fuentes y una combinacin de colores a un formulario, conectarlo a un origen de datos personalizado, agregar lgica condicional y disear caractersticas de formulario, disponibles para los usuarios dependiendo de cul sea su funcin. Adems de editar las propiedades del Panel de informacin del documento, los autores que usen Microsoft Office Word 2007 pueden insertar en sus documentos las propiedades definidas en el servidor. Por ejemplo, si las propiedades del documento incluyen un nombre de abogado, este nombre se puede insertar en la pgina de ttulo, en el pie de pgina o en cualquier lugar del documento donde se use el nombre. Si se asigna un nuevo abogado a un caso concreto, la propiedad Nombre de abogado se puede actualizar en el servidor de administracin de documentos, tras lo cual el nombre de abogado actualizado se reflejar en cada instancia de esta propiedad que se haya insertado en un documento.

Plantillas de columna
Cada elemento de metadatos relacionado con un tipo de contenido es una columna, que es a su vez una ubicacin en una lista para almacenar informacin. Las listas o las bibliotecas de Office SharePoint Server 2007 se muestran, por lo general, de forma grfica como columnas de informacin. Sin embargo, segn la vista asociada con la lista, las columnas pueden aparecer de otra forma, como das de un calendario. En formularios relacionados con una lista o una biblioteca, las columnas se muestran como campos. Puede definir columnas para su uso en varios tipos de contenido. Para ello, deben crearse en una galera de plantillas de columnas. Hay una galera de plantillas de columnas en cada sitio de una coleccin de sitios. Como sucede con los tipos de contenido, las columnas definidas en la galera de plantillas de columnas de un sitio estarn disponibles en ese sitio y todos sus subsitios.

580

Tipos de contenido de carpeta

Los tipos de contenido de carpetas definen los metadatos asociados con una carpeta de una lista o una biblioteca. Cuando se aplica un tipo de contenido de carpetas a una lista o a una biblioteca, el comando Nuevo de la lista o la biblioteca incluir el tipo de contenido de carpeta y permitir a los usuarios crear carpetas de ese tipo. Puede definir las vistas de una lista o biblioteca que slo estn disponibles en las carpetas de un determinado tipo de contenido. Esto es til si desea que una carpeta contenga un tipo de documento determinado y que las vistas de esa carpeta slo muestren las columnas relevantes para el tipo de documento incluido en ella. Mediante el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007 se puede personalizar el comando Nuevo para un tipo de contenido de carpeta de manera que, cuando un usuario crea una carpeta de ese tipo, sta se rellena previamente con varios archivos y documentos basados en plantillas almacenadas en el servidor. Esto es til, por ejemplo, para implementar un tipo de documento compuesto que requiere varios archivos que contribuyen a un nico documento entregable.

Planeacin de tipos de contenido de documentos

Planee los tipos de contenido de documento de una solucin con la ayuda de la hoja de trabajo de anlisis de uso de documentos, que rellen en el tema Anlisis del uso de documentos. Use la hoja de trabajo Tipo de contenido para registrar las decisiones acerca de cada nuevo tipo de contenido. Cada tipo de contenido de documento debe heredar su configuracin directamente del tipo de contenido bsico Documento o de un tipo de contenido que sea descendiente del mismo. De esta forma se garantizar que las columnas bsicas de los tipos de documento, como Ttulo y Creado por, estarn presentes y que se podr asociar una plantilla al tipo de contenido. El primer paso de la planeacin de los tipos de contenido de documento es revisar cada uno de los tipos de documento enumerados en la hoja de trabajo de anlisis de uso de documentos, para determinar si hay un tipo de contenido existente que est disponible para los documentos de ese tipo. Si es suficiente un tipo de contenido bsico (como Documento), escriba el nombre del tipo de contenido en la columna Tipo de contenido de la hoja de trabajo de anlisis de uso de documentos. Despus de revisar la lista de tipos de documento para determinar cules pueden usar tipos de contenido bsicos, realice los pasos siguientes para planear los nuevos tipos de contenido de documento. Para cada tipo de contenido que planee, rellene una hoja de trabajo de planeacin del tipo de contenido independiente. 1. Especifique el tipo de documento a partir de la hoja de trabajo de anlisis de uso de documentos. 2. Escriba la direccin URL del sitio en el que se definir el nuevo tipo de contenido. Tenga presente que los tipos de contenido estn disponibles en el sitio en el que se definen y en todos los subsitios del mismo.

581

3. Determine el tipo de contenido primario Especifique el tipo de contenido primario en el campo "Parent Content Type" (Tipo de contenido primario) de la hoja de trabajo de planeacin del tipo de contenido. Ser un tipo de contenido primario o personalizado que ya haya planificado. 4. Determine las columnas En la tabla de planeacin de columnas de la hoja de clculo de planeacin del tipo de contenido, siga estos pasos: a. Especifique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna que indica si se trata de un elemento nuevo, en cada entrada, escriba No. b. Para cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que va a crear. Tenga en cuenta que el nombre de una columna es importante, porque en l puede comunicarse el propsito de la columna. Por lo tanto, aunque una columna de un tipo que necesita ya se encuentre definida en la galera de columnas de la coleccin de sitios, puede definir una columna similar con un nombre ms significativo para su aplicacin. Junto con los nombres de las columnas adicionales, escriba sus tipos e indique si son nuevas o no. 5. Determinar la plantilla En la seccin de planeacin de plantillas de la hoja de trabajo, escriba el nombre de la plantilla que debe asociarse con este tipo de contenido junto con su tipo, como por ejemplo .Docx, y una breve descripcin del propsito de la plantilla. Si no se hereda la plantilla a partir del tipo de contenido primario, en el campo "New?" (Nuevo?), escriba No. 6. Determinar los flujos de trabajo Los flujos de trabajo adjuntan la lgica empresarial a documentos y enumeran documentos en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Puede asociar cualquier flujo de trabajo disponible con un tipo de contenido. A continuacin, el flujo de trabajo se podra iniciar en cualquier documento de dicho tipo de contenido. Para obtener una explicacin completa de la planeacin del flujo de trabajo, consulte Planeacin de flujos de trabajo para la administracin de documentos. Despus de revisar los flujos de trabajo y determinar los flujos de trabajo que estn disponibles, escriba cada flujo de trabajo que debe asociarse con el tipo de contenido en la tabla de planeacin de flujos de trabajo de la hoja de trabajo de planeacin de tipos de contenido. Si no se hereda el flujo de trabajo del tipo de contenido primario, escriba dicha informacin en la columna New?. 7. Determine la directiva Una directiva es un conjunto de reglas para un tipo de contenido, se compone de las caractersticas de directiva que proporcionan los detalles de cada regla, como si se pueden imprimir o no los elementos del tipo de contenido o qu acciones del elemento se deben auditar. Se puede aplicar una directiva a cualquier tipo de contenido personalizado. Tenga en cuenta que no puede aplicar una directiva a un tipo de contenido bsico. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de directivas, consulte Planeacin de directivas de administracin de informacin. Despus de revisar las directivas y de determinar qu caractersticas de directiva y plantillas de directiva estn disponibles, realice lo siguiente en la seccin de planeacin de la directiva de la hoja de trabajo de planeacin del tipo de contenido:

582

a. Si el tipo de contenido primario tiene valores de configuracin de directiva, se aplicarn tal cual en el nuevo tipo de contenido. Esto garantiza que, una vez establecidas, las directivas se aplican en todos los tipos de contenido relevantes. Si el tipo de contenido actual hereda su configuracin de directiva del tipo primario, en la seccin de planeacin de la directiva de la hoja de trabajo de planeacin del tipo de contenido, responda (S) a la pregunta "Is the policy defined in the parent content type?" (Est definida la directiva en el tipo de contenido primario?). b. Si el tipo de contenido actual hereda una directiva basada en el tipo de contenido primario, en el campo "Record the Policy Name" (Registrar el nombre de la directiva) de la seccin de planeacin de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de directiva. De forma similar, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea aplicar una plantilla de directiva, en el campo "Record the Policy Name" de la seccin de planeacin de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de directiva. c. Si el tipo de contenido actual hereda una o varias caractersticas de directiva individuales del tipo de contenido primario, especifique cada una de esas caractersticas en la tabla "Feature" (Caracterstica) de la seccin de planeacin de la directiva de la hoja de trabajo. Por el contrario, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea asociar caractersticas de directiva al tipo de contenido actual, especifique esas caractersticas en la tabla "Feature". Tenga en cuenta que no puede asociar caractersticas de directiva individuales y un nombre de directiva a un tipo de contenido. 8. Determine las conversiones de documentos Office SharePoint Server 2007 permite que se instalen en el servidor componentes de conversin de documentos para cambiar de un formato a otro. Para obtener una introduccin sobre las conversiones de documentos, consulte el tema Planeacin de conversiones de documentos a continuacin. Puede asociar uno o varios convertidores de documentos a un tipo de contenido. Por ejemplo, si un tipo de contenido est asociado a una plantilla de tipo .docx, puede asociar al tipo de contenido el convertidor De documento de Word a pgina web que se incluye en Office SharePoint Server 2007. De esta forma, los autores pueden escribir documentos de ese tipo de contenido en Microsoft Office Word 2007 y despus convertirlos a pginas web para publicarlos. Nota: En las pginas de Administracin central de Office SharePoint Server 2007, los administradores pueden habilitar un convertidor de documentos para que est disponible en cualquier biblioteca de documentos de una aplicacin web. Cuando un convertidor se habilita de esta manera, no es necesario asociarlo a tipos de contenido en ningn sitio de la aplicacin web. En la seccin de planeacin de conversiones de documentos de la hoja de trabajo de planeacin del tipo de contenido, registre cada uno de los convertidores de documentos que desea asociar al tipo de contenido, especifique si el convertidor es nuevo (y debe instalarse) y agregue notas opcionales.

583

Planeacin de tipos de contenido de listas

Los elementos de un tipo de contenido de listas incluyen las columnas de metadatos asociados con el tipo de contenido junto con los flujos de trabajo que se pueden ejecutar sobre elementos de ese tipo de contenido de lista. Use un tipo de contenido de listas para definir un tipo de elemento de lista nico para su solucin. Por ejemplo, en una solucin para el centro de llamados de un cliente, en el que trabajan profesionales de soporte tcnico para investigar y resolver problemas tcnicos de clientes, se podra usar un tipo de contenido de listas para normalizar los datos de cada incidente de soporte y para admitir el seguimiento del incidente mediante un flujo de trabajo.

584

Accin de hoja de trabajo

Planee nuevos tipos de contenido de lista mediante los pasos siguientes. Para cada tipo de contenido de lista que planee, rellene una hoja de trabajo de planeacin del tipo de contenido diferente. En el campo "Document Type" (tipo de documento) de la hoja de trabajo, escriba Lista. 1. Escriba la direccin URL del sitio en el que se definir el nuevo tipo de contenido. Los tipos de contenido estn disponibles en el sitio donde se definen y en todos sus subsitios. 2. Determine el tipo de contenido primario Especifique el tipo de contenido primario en el campo "Parent Content Type" (Tipo de contenido primario) de la hoja de trabajo de planeacin del tipo de contenido. Ser un tipo de contenido primario o personalizado que ya haya planificado. 3. Determine las columnas En la tabla de planeacin de columnas de la hoja de clculo de planeacin del tipo de contenido, siga estos pasos: a. Especifique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna que indica si se trata de un elemento nuevo, en cada entrada, escriba No. b. Para cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que va a crear. Junto con los nombres de las columnas adicionales, escriba sus tipos e indique si son nuevas o no. 4. En la seccin de planeacin de la plantilla de la hoja de trabajo, escriba Ninguna. 5. Determinar los flujos de trabajo Si hay un flujo de trabajo disponible relevante para el tipo de contenido de lista, puede, opcionalmente, asociarlo con el tipo de contenido. A continuacin, el flujo de trabajo se podra iniciar en cualquier elemento de lista de dicho tipo de contenido. Para obtener una explicacin completa de la planeacin del flujo de trabajo, consulte Planeacin de flujos de trabajo para la administracin de documentos. Despus de revisar los flujos de trabajo y determinar los flujos de trabajo que estn disponibles, escriba cada flujo de trabajo que debe asociarse con el tipo de contenido en la tabla de planeacin de flujos de trabajo de la hoja de trabajo de planeacin de tipos de contenido. Si no se hereda el flujo de trabajo del tipo de contenido primario, escriba dicha informacin en la columna New?. 6. En la seccin de planeacin de la directiva de la hoja de trabajo, escriba Ninguna.

Planeacin de conversiones de documentos

Office SharePoint Server 2007 permite la instalacin en el servidor de componentes de conversin de documentos para cambiar de un formato a otro. Las conversiones se pueden ejecutar desde la interfaz de usuario o mediante programacin, como desde un flujo de trabajo personalizado. La relacin entre los documentos de origen y sus homlogos transformados se mantiene.
585

Office SharePoint Server 2007 incluye convertidores que crean pginas web a partir de documentos de Microsoft Office Word 2007 y de formularios de Microsoft Office InfoPath 2007. Adems de proporcionar la infraestructura de servidor necesaria para instalar y ejecutar convertidores de documentos, Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye un servicio de equilibrio de la carga que se puede configurar para optimizar el uso de los recursos del servidor. Una parte de la planeacin de las conversiones de documentos consiste en configurar la granja de servidores para que se equilibre la carga de manera ptima a medida que se transforman los documentos. Para que est disponible para los usuarios, un convertidor debe estar instalado en la granja de servidores y un administrador del servidor debe habilitarlo. Una vez que un convertidor est habilitado para un servidor, est disponible para ejecutarse en los documentos de origen de ese servidor. Para configurar convertidores de documentos, se realizan los pasos siguientes: 1. En el anlisis de uso de documentos que se realiza en Anlisis del uso de documentos, identifique los documentos candidatos a conversin, es decir, los documentos que estn escritos en un formato pero que se deben publicar o archivar en otro. 2. Busque los programas de conversin para cada conversin que se deba implementar en los servidores. 3. Si es necesario, instale los programas de conversin en los servidores de aplicaciones (de nivel intermedio) de la granja de servidores. 4. Configure los servicios del iniciador y del equilibrador de carga, bien en los servidores web o bien en los servidores de aplicaciones (de nivel intermedio). 5. Identifique los puntos del flujo de documentos en los que tendrn lugar las conversiones. 6. Identifique cmo se implementarn las conversiones, ya sea manualmente o mediante soluciones personalizadas que las inicien.

Despus de planear tipos de contenido: pasos siguientes

Despus de planear tipos de contenido de documentos y listas, se sugiere seguir estos pasos: Si todava no lo ha hecho, en la columna de tipo de contenido de la hoja de trabajo de anlisis de uso de documentos, registre cada tipo de contenido que haya planeado. Ordene las hojas de trabajo de planeacin del tipo de contenido segn la direccin URL del sitio e identifique las nuevas columnas que se deben definir para cada sitio. Identifique nuevas plantillas que se deban disear. Identifique los nuevos flujos de trabajo que se deben planear e instalar.

Identifique las nuevas plantillas de directiva que se deben planear y las nuevas caractersticas de directiva que se deben planear e instalar.

586

Hojas de trabajo
Use las hojas de trabajo siguientes para registrar la informacin que se ha tratado en este artculo: Hoja de trabajo de anlisis de uso de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73284&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de tipos de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73288&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de planeacin de tipos de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73292&clcid=0xC0A) (en ingls)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92638&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ).

587

Planeacin del control de versiones, aprobacin de contenido y desprotecciones

En este artculo: Planeacin del control de versiones Planeacin de la aprobacin de contenido Planeacin de la proteccin y la desproteccin Hoja de trabajo

Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye caractersticas que facilitan el control de acceso al contenido. Las opciones de las caractersticas de control de contenido descritas en este artculo se configuran en las bibliotecas de documentos. Para compartir estas opciones en las bibliotecas de la solucin, se pueden crear plantillas de bibliotecas de documentos que incluyan la configuracin de control de contenido; de esta forma se garantiza que las nuevas bibliotecas reflejen sus decisiones de control de contenido.

Planeacin del control de versiones

Control de versiones es el mtodo mediante el cual se numeran y se guardan iteraciones sucesivas de un documento. Office SharePoint Server 2007 tiene tres opciones de control de versiones: Ninguno especifica que no hay versiones anteriores de documentos guardadas. Si no se est usando el control de versiones, las versiones anteriores de documentos no se pueden recuperar y el historial del documento tambin se perder, ya que los comentarios que acompaan a cada iteracin de un documento no se guardan. Use esta opcin en bibliotecas de documentos cuyo contenido sea irrelevante o no se vaya a cambiar nunca. Slo versiones principales Especifica que las versiones numeradas de documentos se conservan mediante un esquema simple de control de versiones (como 1, 2, 3). Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, se puede especificar cuntas versiones anteriores se conservarn, contando hacia atrs desde la versin actual. En las versiones principales, cada vez que se guarde una nueva versin de un documento, todos los usuarios con permisos para la biblioteca de documentos podrn ver el contenido. Use esta opcin cuando no desee diferenciar entre borradores de documentos y las versiones publicadas. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que usa un grupo de trabajo en una organizacin, el control de versiones principal es una buena opcin si todos los miembros del equipo deben ver todas las iteraciones de cada documento. Versiones principales y secundarias Especifica la conservacin de versiones numeradas de documentos mediante un esquema de versiones principales y secundarias (como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Las versiones que terminan en .0 son versiones principales y
588

las que terminan con un valor distinto de cero son versiones secundarias. Las versiones anteriores principales y secundarias de los documentos se guardan junto con las versiones actuales. Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuntas versiones anteriores principales se conservarn, contando hacia atrs desde la versin actual. Tambin puede especificar para cuntas versiones principales se deben mantener versiones secundarias. Por ejemplo, si se especifica que las versiones secundarias deben mantenerse para dos versiones principales y la versin principal actual es 4.0, se mantendrn todas las versiones secundarias que empiecen por 3.1. En las versiones principales y secundarias, cualquier usuario con permisos de lectura puede ver las versiones principales de los documentos. Puede especificar los usuarios que pueden ver las versiones secundarias. Normalmente, a los usuarios que pueden modificar elementos se les conceden permisos para ver las versiones secundarias y trabajar con ellas, y a los usuarios con permisos de lectura se les permite ver slo las versiones principales. Use el control de versiones principales y secundarias cuando desee diferenciar entre contenido publicado que puede ser visualizado por una audiencia y contenido de borrador que an no est listo para la publicacin. Por ejemplo, en un sitio web de Recursos Humanos que describe las ventajas de la organizacin, use el control de versiones principales y secundarias para restringir el acceso de los empleados a las descripciones de ventajas mientras se revisan las descripciones.
Accin de hoja de trabajo

En la hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0xC0A) (en ingls), especifique el esquema de control de versiones que se usar para cada biblioteca de documentos de la lista: ninguna, principales o principales y secundarias.

Planeacin de la aprobacin de contenido

La aprobacin de contenido es el mtodo mediante el cual los integrantes del sitio con permisos de aprobador controlan la publicacin de contenido. Un borrador de documento que espera la aprobacin de contenido est pendiente. Cuando un aprobador revisa el documento y aprueba su contenido, ste pasa a estar disponible para que los usuarios del sitio con permisos de lectura puedan verlo. El propietario de una biblioteca de documentos puede activar la aprobacin de contenido para una biblioteca de documentos y, opcionalmente, puede asociar un flujo de trabajo a la biblioteca que ejecutar el proceso de aprobacin. Use la aprobacin de contenido para formalizar y controlar el proceso que pone un contenido determinado a disposicin de una audiencia. Por ejemplo, una empresa que publica como contenido uno de sus productos o servicios puede requerir una revisin legal y una aprobacin antes de publicar dicho contenido. El modo en que los documentos se envan para su aprobacin vara segn la configuracin de versiones de la biblioteca de documentos:
589

 Ninguno si no se encuentra en uso ningn control de versiones y se guardan los cambios realizados en un documento, el estado del documento pasar a Pendiente. Office SharePoint Server 2007 mantiene la versin anterior del documento de modo que los usuarios con permisos de lectura puedan verlo. Una vez que se hayan aprobado los cambios pendientes, la nueva versin del documento podr ser visualizada por los usuarios con permisos de lectura y se descartar la versin anterior. Si no hay ningn control de versiones en uso y se carga un documento nuevo en la biblioteca de documentos, se agregar a la biblioteca con el estado Pendiente y no ser visible a los usuarios con permisos de lectura hasta que se apruebe. Slo versiones principales si el control de versiones principales est en uso y se han guardado los cambios de un documento, el documento pasar al estado Pendiente y la versin principal anterior del documento podr ser visualizada por los usuarios con permisos de lectura. Una vez que se hayan aprobado los cambios, se crea una nueva versin principal del documento que estar disponible para los usuarios del sitio con permisos de lectura, mientras que la versin anterior se guardar en la lista del historial del documento. Si el control de versiones principal est en uso y se carga un documento nuevo en la biblioteca de documentos, se agregar a la biblioteca con el estado pendiente y no ser visible a los usuarios con permisos de lectura hasta que se apruebe como versin 1. Versiones principales y secundarias Si el control de versiones principales y secundarias est en uso y se guardan los cambios realizados en un documento, el autor tiene la opcin de guardar una nueva versin secundaria del documento como borrador o de crear una nueva versin principal, lo que cambia el estado del documento a pendiente. Una vez que se aprueban los cambios realizados en el documento, se crea una nueva versin principal del documento y sta pasa a estar disponible para los usuarios del sitio con permisos de lectura. En las versiones principales y secundarias, ambas versiones de los documentos se guardan en la lista del historial del documento. Si el control de versiones principales y secundarias est en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, ste se puede agregar a la biblioteca con el estado de borrador como versin 0.1, o bien el autor puede solicitar la aprobacin inmediata, en cuyo caso el estado del documento pasa a pendiente.
Accin de hoja de trabajo

En la hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0xC0A) (en ingls), especifique si se deber requerir la aprobacin de contenido de las bibliotecas de documentos de la lista.

590

Planeacin de la proteccin y la desproteccin

Se puede requerir que los usuarios protejan o desprotejan los documentos de una biblioteca de documentos antes de modificarlos. Es recomendable llevar a cabo esta accin siempre. Entre las ventajas de requerir la proteccin y desproteccin de documentos se incluyen: Mejor control sobre el momento en que se crean las versiones de un documento. Cuando un documento se desprotege, el autor puede guardarlo sin protegerlo. Los otros usuarios de la biblioteca de documentos no podrn ver estos cambios y no se crear una nueva versin. Slo se crea una nueva versin (visible para los otros usuarios) cuando un autor protege un documento. Esto da al autor ms flexibilidad y control. Mejor captura de metadatos. Cuando se protege un documento, el autor puede escribir comentarios que describen los cambios realizados en el documento. As se va creando un registro histrico con los cambios realizados en el documento. Si la solucin requiere que los usuarios protejan y desprotejan los documentos al modificarlos, los programas cliente del sistema Microsoft Office 2007 incluyen caractersticas que admiten estas acciones. Los usuarios pueden desproteger documentos, deshacer la desproteccin y proteger los documentos desde programas de cliente del sistema Office 2007. Cuando se desprotege un documento, ste se guarda en la carpeta Mis documentos del usuario, en una subcarpeta de borradores de SharePoint. Esta carpeta se muestra en Microsoft Office Outlook 2007. Mientras el documento est desprotegido, el usuario slo puede guardar modificaciones en esta carpeta local. Cuando el usuario est listo para proteger el documento, el documento se vuelve a guardar en la ubicacin original del servidor. En los programas cliente del sistema Office 2007, los usuarios pueden optar por dejar los documentos desprotegidos en el servidor cambiando las opciones de edicin de contenido.
Accin de hoja de trabajo

En la hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0xC0A) (en ingls), especifique si debe requerirse o no la proteccin y desproteccin de las bibliotecas de documentos enumeradas.

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo como ayuda para planear el control de versiones, la aprobacin de contenido y la desproteccin: Hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73306&clcid=0xC0A) (en ingls)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin:
591

 Gua para la administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92638&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ). Consulte tambin Planeacin de las bibliotecas de documentos

592

Planeacin de Information Rights Management

En este artculo: Information Rights Management en Office SharePoint Server 2007 Hoja de trabajo

Information Rights Management (IRM) permite a los creadores de contenido controlar y proteger sus documentos. El contenido de los documentos con derechos administrados se cifra y se suministra con una licencia de emisin que impone restricciones a los usuarios. Estas restricciones varan segn el nivel de permisos de los usuarios. Restricciones tpicas incluyen hacer que un documento sea de slo lectura, deshabilitar la copia de texto, no permitir a los usuarios guardar una copia del documento o impedir a los usuarios que impriman el documento. Las aplicaciones cliente que leen tipos de archivo compatibles con IRM usan la licencia de emisin dentro de un documento administrado por IRM para aplicar las restricciones en los usuarios que tienen acceso al documento.

Information Rights Management en Office SharePoint Server 2007

Microsoft Office SharePoint Server 2007 admite el uso de IRM en documentos almacenados en las bibliotecas de documentos. Entre los documentos que pueden ser administrados mediante derechos en Office SharePoint Server 2007 se incluyen formularios de Microsoft InfoPath, formatos de archivo de Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint, adems de formatos de archivo XML abierto de Word, Excel y PowerPoint. Para agregar otros tipos de archivo, un administrador debe instalar protectores, es decir, programas que controlan el cifrado y el descifrado de documentos administrados mediante derechos, para cada nuevo tipo de archivo. El uso de IRM en Office SharePoint Server 2007 permite controlar de un modo centralizado qu acciones pueden realizar los usuarios en los documentos cuando los abren desde bibliotecas de Office SharePoint Server 2007. Esto se opone a cuando IRM se aplica a los documentos almacenados en los equipos cliente, donde el propietario de un documento puede elegir qu derechos puede asignar a cada usuario del documento. Use IRM en las bibliotecas de documentos para controlar el contenido confidencial que se almacena en el servidor. Por ejemplo, si hace que una biblioteca de documentos est disponible para obtener una vista previa de futuros productos para otros equipos de usuarios de su empresa, puede usar IRM para evitar que stos publiquen el contenido para audiencias que no pertenezcan a la organizacin. Cuando se habilita IRM en una biblioteca de documentos y se descarga un documento de un tipo que puede ser administrado mediante derechos desde el servidor a una aplicacin cliente, Office SharePoint Server 2007 cifra el documento y le agrega una licencia de emisin. Cuando el documento se vuelve a cargar en el servidor, Office SharePoint Server 2007 descifra el archivo y lo almacena en la biblioteca en formato no cifrado. Al cifrar los documentos slo
593

cuando se descargan y al descifrarlos slo cuando se cargan, Office SharePoint Server 2007 habilita caractersticas como la bsqueda y la indizacin para que funcionen de la forma habitual en los archivos de la biblioteca de documentos protegidos mediante IRM. Los permisos de IRM que se aplican a un documento, cuando los usuarios lo cargan desde una biblioteca de documentos, se basan en los permisos de cada usuario sobre el contenido del documento en la configuracin de seguridad de Office SharePoint Server 2007. En la tabla siguiente se describe cmo los permisos de Office SharePoint Server 2007 se convierten en permisos de IRM:
Permisos de Office SharePoint Server 2007 Permisos IRM

Administrar permisos, Administrar web

Control total, tal y como lo define el cliente. Esto generalmente permite un usuario leer, editar, copiar, guardar y modificar los permisos de contenido administrado con derechos. Permisos para editar, copiar y guardar. Opcionalmente, puede permitir a los usuarios con estos permisos imprimir documentos desde la biblioteca de documentos. Permisos de lectura. Un usuario puede leer el documento, pero no puede copiar ni actualizar su contenido. Tambin puede permitir que los usuarios con el permiso Ver elementos de lista puedan imprimir documentos de la biblioteca de documentos. Ninguna otra asignacin de permisos a permisos IRM.

Editar elementos de lista, Administrar lista, Agregar y configurar pginas

Ver elemento de lista

Otros

Para usar IRM en Office SharePoint Server 2007, debe instalar Microsoft Windows Rights Management Services Client, versin 1, en cada servidor cliente web de la granja de servidores. Adems, debe tener disponible en la red de Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) para Windows Server 2003, Service Pack 1.0 o posterior. Para instalar Windows Rights Management Services Client y obtener informacin adicional acerca de Microsoft Windows Rights Management Services, visite el centro tecnolgico de Windows Rights Management Services (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73121&clcid=0xC0A). Para obtener una descripcin de los pasos necesarios para configurar Microsoft Windows Rights Management Services con el fin de permitir que Office SharePoint Server 2007 cree contenido administrado mediante derechos, consulte la seccin sobre la implementacin de Office SharePoint Server 2007.

Hoja de trabajo
Para cada biblioteca de documentos, especifique si va a requerir o no IRM y, si se necesitan protectores para tipos de documentos adicionales, anote esa informacin en la columna
594

correspondiente (Require Information Rights Management). Use la siguiente hoja de trabajo para registrar la informacin: Hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73306&clcid=0xC0A) (en ingls)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92638&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ).

595

Planeacin de flujos de trabajo para la administracin de documentos

Los flujos de trabajo implementan procesos empresariales en documentos, pginas web, formularios y elementos de lista de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Se pueden asociar a bibliotecas, listas o tipos de contenido. Para obtener una introduccin a los flujos de trabajo, consulte el tema Planeacin de flujos de trabajo. En la administracin de documentos, use flujos de trabajo para distribuir los documentos de una persona a otra, a fin de que cada una pueda completar sus tareas de administracin de documentos, como revisar los documentos, aprobar su publicacin o administrar su disposicin. Adems, puede usar flujos de trabajo personalizados para mover documentos de una biblioteca o un sitio a otra biblioteca o sitio. Por ejemplo, puede disear un flujo de trabajo para copiar un documento de un sitio a otro cuando el documento est programado para ser archivado. Office SharePoint Server 2007 incluye flujos de trabajo que responden a las siguientes necesidades de administracin de documentos: Recopilar comentarios: enva un documento para revisin. Aprobacin: enva un documento para su aprobacin, por lo general, como requisito previo para su publicacin. Disposicin: administra la expiracin y disposicin de documentos. Recopilar firmas: distribuye un documento para reunir firmas. Traduccin: administra la traduccin de un documento a uno o varios idiomas.

Aprobacin de documentos del este asitico: distribuye un documento para su aprobacin mediante firmas de sello y un proceso de consenso orientado al grupo. Puede asociar un flujo de trabajo con un tipo de contenido cuando desee que el flujo de trabajo est disponible siempre que dicho tipo de contenido est en uso. Por ejemplo, un tipo de contenido de pedido de compra podra requerir la aprobacin de un administrador antes de que se complete la transaccin. Para asegurarse de que el flujo de trabajo de aprobacin est siempre disponible cuando se inicia un pedido de compra, cree un tipo de contenido de pedido de compra y ascielo con el flujo de trabajo de aprobacin. A continuacin, agregue el tipo de contenido de pedido de compra a cualquier biblioteca de documentos en la que se vayan a almacenar los pedidos de compra. Para planear los flujos de trabajo para la solucin de administracin de documentos, analice cada tipo de contenido de documento que desea implementar e identifique los procesos empresariales que deben estar disponibles para ejecutarse en el contenido de dicho tipo. A continuacin, identifique los flujos de trabajo que debern estar disponibles para el contenido. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de tipos de contenido, consulte el tema Planeacin de los tipos de contenido.

596

Accin de hoja de trabajo

En la seccin relativa a la planeacin de flujos de trabajo de la hoja de trabajo de planeacin de tipos de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73292&clcid=0xC0A) (en ingls), escriba el nombre de cada uno de los flujos de trabajo y sus propsitos, e indique si se necesita un flujo de trabajo nuevo (personalizado) para implementar el proceso. A continuacin, se incluye una tabla de ejemplo en la que se analizan los flujos de trabajo para un tipo de contenido de contrato:
Proceso del contrato Flujo de trabajo del contrato Nuevo?

Revisar borradores Obtener la aprobacin del administrador y el asesor legal Resolver asuntos pendientes Obtener firmas

Recopilar comentarios Aprobacin Seguimiento de problemas Recopilar firmas

No No No No

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para registrar la informacin tratada en este artculo: Hoja de trabajo de planeacin de tipos de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73292&clcid=0xC0A) (en ingls)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92638&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ).

597

Planeacin de directivas de administracin de informacin

En este artculo: Acerca de las directivas de administracin de informacin y las caractersticas de directiva Acerca de los informes de directivas de administracin de informacin Acerca de la integracin de directivas de administracin de informacin con aplicaciones de 2007 Office System Caractersticas de directiva disponibles en Office SharePoint Server 2007

Acerca de las directivas de administracin de informacin y las caractersticas de directiva

Una directiva de administracin de informacin es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Cada regla de una directiva es una caracterstica de directiva. Por ejemplo, una caracterstica de directiva de administracin de informacin podra especificar el tiempo que debe conservarse un tipo de contenido, o podra proporcionar auditora de documentos. Las directivas de administracin de informacin permiten controlar quin puede obtener acceso a la informacin de la organizacin, lo que se puede hacer con ella y cunto tiempo se la debe conservar. Nota: En este tema, el trmino "directiva" hace referencia a directiva de administracin de informacin, a menos que se especifique lo contrario. Las directivas pueden implementarse para ayudar a una organizacin a cumplir los requisitos de conformidad con las leyes, como la necesidad de conservar registros. Por ejemplo, una directiva de recursos humanos, que una organizacin usa para garantizar que los registros de empleados se administran conforme a directrices legales recomendadas, podra incluir las siguientes caractersticas de directiva: Auditora, para registrar el historial de modificacin y visualizacin de cada documento relacionado con los empleados. Retencin, para asegurarse de que el contenido de trabajos en curso no se mantenga durante un perodo innecesariamente prolongado. Etiquetas, para asegurarse de que las copias fsicas de cada uno de los documentos sean correctamente identificables. Restricciones de impresin, para garantizar que los documentos confidenciales relacionados con los empleados slo se impriman en impresoras seguras. Tenga en cuenta que ste es un

598

ejemplo de una directiva personalizada que debe implementarse mediante el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007 o adquirirse a travs de un proveedor de software de terceros. Las caractersticas de directiva se implementan como programas que se ejecutan en Office SharePoint Server 2007. Un administrador del servidor puede habilitarlas y configurarlas y, una vez habilitadas, las pueden usar los administradores de sitios para definir directivas. Office SharePoint Server 2007 incluye cinco caractersticas de directiva para ayudarle a administrar el contenido. Mediante el uso del modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007, se pueden disear e instalar caractersticas de directiva personalizadas que permitan satisfacer necesidades empresariales exclusivas. Una caracterstica de directiva puede usar uno o varios recursos de directiva, que son programas que proporcionan alguna funcionalidad a una caracterstica de directiva. Por ejemplo, un recurso de directiva para una caracterstica de directiva de generacin de cdigos de barras podra proporcionar el valor nico de cdigo de barras. Se pueden desarrollar recursos de directiva personalizados e instalarlos para respaldar las caractersticas de directiva. Cuando la organizacin usa aplicaciones cliente del sistema Microsoft Office 2007 junto con Office SharePoint Server 2007, las directivas se aplican tanto en el servidor como en las aplicaciones cliente. Esto se realiza de forma transparente. Las caractersticas de directiva que se aplican a un documento se describen en una declaracin de directiva asociada a este, y las aplicaciones que reconocen la directiva impiden que los usuarios realicen tareas que infrinjan la directiva del documento. Para implementar una directiva, debe asociarla con los tipos de contenido, las bibliotecas o las listas de sitios. Nota: En la galera de tipos de contenido de sitio, se puede aplicar una directiva a cualquier tipo de contenido personalizado, pero no se la puede aplicar directamente a un tipo de contenido principal. Puede asociar una directiva con una biblioteca, una lista o un tipo de contenido de las siguientes maneras: Asociar caractersticas de directiva con una directiva de coleccin de sitios y, a continuacin, asociar esa directiva con un tipo de contenido, una lista o una biblioteca. El sitio de nivel superior de una coleccin de sitios incluye una galera de directivas de coleccin de sitios en la que los administradores del sitio de nivel superior pueden crear nuevas directivas. Despus de crear una directiva de coleccin de sitios, puede exportarla para que los administradores de otras colecciones de sitios la importen a sus galeras de directivas de coleccin de sitios. Esto permite estandarizar las directivas en toda la organizacin. Cuando una directiva de coleccin de sitios se asocia con un tipo de contenido, y ese tipo de contenido est asociado con una lista o biblioteca, el propietario de la lista o biblioteca no podr modificar la directiva de la coleccin de sitios en la lista o biblioteca. De esta forma, se garantiza que las directivas asignadas a un tipo de contenido se apliquen en cada nivel de la jerarqua de sitios.

599

 Asociar un conjunto de caractersticas de directiva directamente con un tipo de contenido y, a continuacin, agregar el tipo de contenido a una o varias listas o bibliotecas. Para asegurarse de que una directiva creada con este mtodo se use en toda una coleccin de sitios, asciela con un tipo de contenido de la galera de tipos de contenido de sitio de la coleccin de sitios de nivel superior. De este modo, cada elemento de la coleccin de sitios de ese tipo de contenido, y cada elemento de un tipo de contenido que herede el tipo de contenido original, incluir la directiva. Cuando se usa este mtodo de asociacin de una directiva con un tipo de contenido, resulta ms difcil volver a usar la directiva en otras colecciones de sitios, ya que las directivas creadas con este mtodo no se pueden exportar. Nota: Para controlar de manera ms estricta las directivas que estn en uso en una coleccin de sitios, los administradores de colecciones de sitios pueden deshabilitar la capacidad para establecer caractersticas de directiva directamente en un tipo de contenido. Cuando se restringe la posibilidad de establecer caractersticas de directiva en un tipo de contenido, los diseadores de tipo de contenido slo pueden asociar las directivas de la galera de directivas de la coleccin de sitios con los tipos de contenido. Asociar un conjunto de caractersticas de directiva directamente con una lista o biblioteca. Este mtodo slo puede usarse si la lista o biblioteca no admite varios tipos de contenido. Este mtodo de creacin de una directiva slo es til para una directiva estrictamente definida que se aplica a una nica lista o biblioteca. Nota: Para controlar de manera ms estricta las directivas que estn en uso en una coleccin de sitios, los administradores de colecciones de sitios pueden deshabilitar la capacidad para establecer caractersticas de directiva directamente en una biblioteca. Cuando se restringe la posibilidad de establecer caractersticas de directiva en una biblioteca, los diseadores de tipo de contenido slo pueden asociar las directivas de la galera de directivas de la coleccin de sitios con las bibliotecas.

Acerca de los informes de directivas de administracin de informacin

Para realizar un seguimiento del uso de las directivas en cada aplicacin web de la solucin, puede configurar los informes de uso de directiva de administracin de informacin mediante Administracin central de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Los informes de directiva de administracin de informacin ayudan a supervisar el grado de uso de las directivas por parte de la organizacin. Puesto que las directivas suelen implementarse para ayudar a una organizacin a cumplir con normativas especficas, la supervisin frecuente del uso de la directiva le ayudar a asegurarse de que su organizacin las cumpla. Office SharePoint Server 2007 incluye una plantilla de informe de directiva predeterminada en formato XML-SS y permite crear una plantilla de informe personalizada basada en el esquema
600

XML-SS. Se puede especificar una programacin de creacin de informes de directiva o generar los informes de forma manual. Se genera un informe de directiva para cada coleccin de sitios de una aplicacin web. Para cada lista y biblioteca, el informe registra lo siguiente: El nmero de elementos que usa cada directiva. De cada directiva en uso, bien basada en una directiva de la coleccin de sitios o configurada en un tipo de contenido, un resumen de la directiva (su descripcin), junto con una descripcin de las caractersticas de la directiva. Para obtener ms informacin acerca de cmo crear e implementar un informe de directiva de coleccin de sitios personalizado, consulte la gua de implementacin de Ofice SharePoint Server 2007.

Acerca de la integracin de directivas de administracin de informacin con aplicaciones de 2007 Office System
Las directivas de administracin de informacin de Office SharePoint Server 2007 se exponen en los clientes del sistema Office 2007. Al configurar una directiva de administracin de informacin en el servidor, puede escribir una declaracin de directiva que informe a los trabajadores de la informacin acerca de las directivas que se aplican en los documentos. Por ejemplo, la declaracin de directiva podra indicar que un documento expirar tras un determinado perodo, o que ste incluye informacin confidencial que no se debe revelar a personas ajenas a la compaa. La declaracin incluso podra proporcionar un nombre de contacto en caso de que el trabajador de la informacin necesitase obtener ms informacin acerca de la directiva. Las directivas incluidas en Office SharePoint Server 2007 se exponen a los trabajadores de la informacin a travs de caractersticas de cliente del sistema Office 2007. Por ejemplo, cuando se define una etiqueta como parte de una directiva, los usuarios pueden insertar etiquetas en documentos mediante el men Insertar de la mayora de las aplicaciones cliente del sistema Office 2007. Si un documento requiere una etiqueta, la aplicacin solicitar al usuario la etiqueta cuando ste guarde un documento en el que no se ha insertado una etiqueta. De forma similar, los usuarios podrn insertar cdigos de barras desde aplicaciones cliente si esa caracterstica de directiva forma parte de la directiva del documento. En el sistema Office 2007 tambin se pueden integrar caractersticas de directiva personalizadas. Sin embargo, se deben implementar los comportamientos especficos de directiva que se desean tener disponibles desde programas cliente del sistema Office 2007, y se debe proporcionar a los usuarios un medio para instalar estos comportamientos en sus equipos cliente a travs de determinados mecanismos, como complementos, que permitan que los comportamientos estn disponibles desde programas cliente del sistema Office 2007. Por ejemplo, si implementa una caracterstica de directiva personalizada que restringe las impresoras que se pueden usar para imprimir un tipo de contenido, debe proporcionar un complemento personalizado para que los clientes de Microsoft Office apliquen la restriccin desde aplicaciones cliente de Office.

601

Caractersticas de directiva disponibles en Office SharePoint Server 2007

En esta seccin se describen las caractersticas de directiva incluidas en Office SharePoint Server 2007. Expiracin La caracterstica de directiva de expiracin ayuda a deshacerse de contenido mediante un mtodo coherente que se puede controlar y administrar. Se puede establecer que el contenido de un tipo especfico expire en una fecha determinada o tras un perodo calculado a partir de alguna actividad en el documento (como su creacin). Auditora La caracterstica de directiva de auditora registra los eventos y las operaciones realizadas en los documentos y elementos de lista. Puede configurar la auditora para registrar eventos como los siguientes: Modificacin de un documento o elemento Visualizacin de un documento o elemento Proteccin o desproteccin de un documento Modificacin de los permisos de un documento o elemento Eliminacin de un documento o elemento

Etiquetado La caracterstica de directiva de etiquetado especifica una etiqueta para asociarla a un tipo de documento o elemento de lista. Las etiquetas son reas de texto de bsqueda que Office SharePoint Server 2007 genera en funcin de las propiedades y del formato que se especifique. Por ejemplo, en un bufete de abogados, un documento relacionado con una causa legal podra incluir una etiqueta con los nombres de los clientes, el nmero de caso, el abogado asignado a la causa, etc. Las etiquetas resultan especialmente tiles en las versiones impresas de documentos como una forma de mostrar las propiedades del documento en una copia impresa. Adems de usar etiquetas para los documentos, es posible asociar una etiqueta con un elemento de lista e incluir dicha etiqueta en las vistas de la lista. Cdigos de barras La caracterstica de directiva de cdigo de barras permite realizar un seguimiento de las copias fsicas de un documento mediante la creacin de un valor de identificador nico para un documento y la insercin de una imagen de cdigo de barras de dicho valor en el documento. De forma predeterminada, los cdigos de barras cumplen con el estndar comn de cdigo 39 (ANSI/AIM BC1-1995, cdigo 39). Adems, es posible conectar otros proveedores de cdigos de barras mediante el modelo de objetos de directivas.

602

Planeacin de directivas de administracin de informacin

Al planear las directivas de la solucin, primero debe determinar las necesidades de directivas en toda la organizacin y, a continuacin, disear directivas de coleccin de sitios para satisfacer estas necesidades y distribuir las directivas para su inclusin en las galeras de directivas de coleccin de sitios de todos los sitios relevantes. Esto podra requerir la planeacin de caractersticas de directiva personalizadas. Tenga en cuenta que, si la directiva requiere caractersticas y recursos de directiva personalizados, stos deben estar instalados y habilitados en todas las granjas de servidores en las que se usa la solucin. Consulte la gua Implementacin de Office SharePoint Server 2007 para obtener ms informacin acerca de cmo implementar y habilitar las caractersticas y los recursos de Office SharePoint Server 2007. Un ejemplo tpico de una directiva aplicable a toda la organizacin es una directiva diseada para promover procedimientos recomendados sobre auditora y expiracin de especificaciones de productos entre las divisiones de una organizacin. Se disea una sola directiva de coleccin de sitios para aplicarse a todas las especificaciones de productos, a fin de que su auditora y retencin se realicen de forma coherente. Despus de definir la directiva de la coleccin de sitios y probarla, se exporta y, a continuacin, se importa a las galeras de directivas de coleccin de sitios de otras colecciones de sitios en las que se almacenan especificaciones de productos. Luego se la asocia con todos los tipos de contenido de especificaciones de productos de las distintas colecciones de sitios, a fin de aplicar la directiva en todos los documentos de especificaciones de productos.

603

Accin de hoja de trabajo

Como ayuda para planear las directivas de administracin de informacin, use la hoja de trabajo de directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73307&clcid=0xC0A) (en ingls). Cree una hoja de trabajo distinta para cada directiva que planee y, en cada hoja de trabajo, registre lo siguiente: El propsito de la directiva, como "Directiva para aplicar a todas las especificaciones de productos". La coleccin de sitios en la que se va a disear la directiva. El mbito en el que se define la directiva. Si la directiva se va a usar en varias colecciones de sitios, debe definirla en la galera de plantillas de directiva. Defina una directiva para un tipo de contenido si la directiva est orientada de forma ms restringida a un nico tipo de contenido de una coleccin de sitios. Cada caracterstica de directiva, como "Expiracin" o "Auditora". Opcionalmente, puede escribir notas de configuracin de una caracterstica de directiva. Por ejemplo, para la auditora, puede especificar las acciones que se auditarn, como "elementos de edicin". Si la caracterstica es personalizada, enumere todos los recursos que deben estar instalados para que la caracterstica funcione. Todos los tipos de contenido a los que se aplicar la directiva, y enumere todas las colecciones de sitios en las que se usan los tipos de contenido.

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo con este artculo como ayuda para planear la implementacin: Hoja de trabajo de directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73307&clcid=0xC0A ) (en ingls)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92638&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ).
604

Planeacin de almacenamiento de contenido empresarial

Este artculo contiene informacin para ayudar a los programadores y diseadores de soluciones a planear y configurar adecuadamente una solucin de administracin de contenido empresarial, a gran escala y basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007, para que funcione correctamente y proporcione las caractersticas necesarias para los usuarios del sitio. Office SharePoint Server 2007 es compatible con el almacenamiento de documentos de gran capacidad; una biblioteca de documentos puede contener hasta 5 millones de documentos. Sin embargo, en funcin sobre cmo se use el contenido, el rendimiento de los sitios que contienen un gran nmero de documentos puede llegar a degradarse. Los consejos preceptivos que se facilitan en este artculo le ayudarn a disear soluciones de administracin de contenido a gran escala que se adaptarn a los requisitos de su empresa al tiempo que proporcionar a los usuarios de la solucin un entorno con buen rendimiento en el que poder crear y usar documentos. Las decisiones que tome sobre las capacidades de colecciones de sitios, sitios y bibliotecas en Office SharePoint Server 2007 deben tener en cuenta no slo las restricciones de almacenamiento fsico de su entorno Office SharePoint Server 2007 sino tambin el uso del contenido y los patrones de vista de los usuarios. Por ejemplo, si los usuarios ven o consultan un conjunto de documentos en una biblioteca de documentos que contiene miles de documentos, el rendimiento puede verse afectado de forma negativa si el sitio no est configurado correctamente. O, si un acuerdo de nivel de servicio requiere que se hagan dos copias de seguridad del contenido cada da, el servicio podra no realizarse satisfactoriamente si el conjunto de contenido es demasiado grande. En este artculo se describen las tcnicas que puede usar para proporcionar la funcionalidad de administracin de contenido necesaria y mantener al mismo tiempo un rendimiento aceptable. En este tema, se describen cuatro niveles de almacenamiento de contenido: Coleccin de sitios Sitio Biblioteca Carpeta

Para cada nivel de almacenamiento, en este artculo se describen las ventajas de organizar el contenido en ese nivel, se analiza cmo puede disminuir el rendimiento a medida que aumentan los documentos almacenados y ofrece recomendaciones para mejorar el rendimiento cuando existen grandes volmenes de contenido. En este artculo: Escenarios tpicos de administracin de contenido a gran escala Colecciones de sitios: ventajas y limitaciones del almacenamiento de contenido Sitios: ventajas y limitaciones del almacenamiento de contenido Bibliotecas: ventajas y limitaciones del almacenamiento de contenido
605

Carpetas: ventajas y consideraciones del almacenamiento de contenido Resumen de recomendaciones

Nota: Aunque los ejemplos de este artculo son principalmente relevantes para soluciones basadas en Office SharePoint Server 2007, la informacin de consejos preceptivos aqu proporcionados se aplica tanto a Office SharePoint Server 2007 como a Windows SharePoint Services 3.0.

Escenarios tpicos de administracin de contenido a gran escala

Normalmente, los escenarios de administracin de contenido a gran escala son variantes de uno de los siguientes escenarios: Entorno de creacin de documentos a gran escala Archivo de contenido a gran escala Archivo de contenido a escala extremadamente grande

Las descripciones de escenarios aqu proporcionadas estn pensadas para clarificar qu queremos decir con soluciones a gran escala y para proporcionar ejemplos que esperamos reflejen sus objetivos de administracin de contenido.

Entorno de creacin de documentos a gran escala

En un entorno de creacin de documentos a gran escala, un sitio puede contener una biblioteca en la que los usuarios editen activamente 50.000 o ms documentos a travs de 500 o ms carpetas. El control de versiones est habilitado y normalmente existen 10 o ms versiones anteriores de cada documento. Los documentos se protegen y desprotegen con frecuencia y se usan flujos de trabajo para controlar sus ciclos de vida. Veinte o ms tipos de contenido podran estar en uso. Una base de datos tpica de este tipo de sitio contiene aproximadamente 150 gigabytes (GB) de datos. (Tenga en cuenta que cada versin de un documento se almacena por separado en la base de datos). Normalmente, en un entorno de creacin de documentos a gran escala, el 80% de los usuarios del sitio son autores que tienen acceso a las versiones principal y secundaria de los documentos, mientras el 20% de los usuarios del sitio tiene permisos de slo lectura y slo puede ver las versiones principales del contenido. Un sitio de entorno de creacin de documentos a gran escala se puede basar en la plantilla de sitio Centro de documentos de Office SharePoint Server 2007, que incluye una biblioteca de documentos nica y de gran tamao que est optimizada para la creacin de documentos a gran escala. Consulte el Sitio del Centro de documentacin.

Archivo de contenido a gran escala

Un archivo a gran escala es un repositorio de documentos en el que los usuarios ven documentos o cargan documentos nuevos. Poca o ninguna creacin tiene lugar en el sitio.
606

Hay dos escenarios principales de almacenamiento a gran escala: base de conocimientos y administracin de registros. En un sitio de base de conocimientos, slo existe una nica versin de la mayora de los documentos, de modo que el sitio se puede ampliar hasta contener fcilmente un milln de documentos o ms. Normalmente, el contenido se almacena en una nica base de datos de hasta 400 GB. En un escenario tpico, como un centro de soporte tcnico de una empresa, 10.000 usuarios podran tener acceso al contenido, principalmente para leerlo. Un subconjunto de los usuarios (entre 3.000 y 4.000) carga nuevo contenido en el sitio. Un sitio de base de conocimientos puede basarse en la plantilla de sitio de Centro de documentacin. Otro tipo de archivo a gran escala es un centro de registros, basado en la plantilla de sitio Centro de registros. Esta plantilla de sitio contiene caractersticas que se pueden usar para administrar la retencin y disposicin de los registros (documentos que sirven como evidencia de actividades o transacciones realizadas por la organizacin y que se deben conservar durante un perodo de tiempo). Similar a un sitio de base de conocimientos, un centro de registros contiene una nica versin de cada documento y normalmente puede contener un milln de documentos o ms. El nmero de usuarios que envan contenido a un centro de registros es mucho mayor que el de usuarios que lo ven o leen.

Archivo de contenido a escala extremadamente grande

Si la interfaz de usuario de un sitio se personaliza para excluir operaciones de interfaz de usuario que consumen muchos recursos, como consultas de visualizacin complejas, se puede usar un archivo de contenido a escala extremadamente grande como biblioteca de referencia o repositorio de contenido. Un archivo de almacenamiento a escala extremadamente grande puede contener hasta diez millones de documentos distribuidos entre 5.000 o ms carpetas. La base de datos puede superar los tres terabytes (TB). En un archivo a escala extremadamente grande, los usuarios (50.000 o ms) principalmente navegan por el contenido mediante bsquedas. El contenido se enva mediante un formulario de envo personalizado.

Colecciones de sitios: ventajas y limitaciones del almacenamiento de contenido

Una coleccin de sitios es un conjunto de sitios web que tienen el mismo propietario y comparten la configuracin de administracin. Cada coleccin de sitios contiene un sitio web de nivel superior y puede contener uno o ms subsitios. Normalmente, una coleccin de sitios tiene una estructura de navegacin compartida.

Ventajas de almacenar contenido en la misma coleccin de sitios

Normalmente, los sitios en una coleccin de sitios estn interrelacionados por su propsito. Para que el uso de la solucin sea lo ms sencillo posible, almacene todos los datos y contenidos relacionados dentro de una misma coleccin de sitios. Las ventajas de hacerlo incluyen:
607

 Los tipos de contenido y las columnas administrados en una coleccin de sitios se pueden compartir entre todos los sitios de la coleccin de sitios. Por el contrario, no hay ningn mecanismo automtico para propagar los tipos de contenido y las definiciones de columna por varias colecciones de sitios. Las directivas de administracin de informacin administradas en la coleccin de sitios pueden estar disponibles para el contenido de todos los sitios de la coleccin de sitios. Office SharePoint Server 2007 actualiza automticamente los vnculos a archivos cuyos nombres cambian o que se mueven dentro de una coleccin de sitios, para reflejar sus nuevos nombres o ubicaciones. Por el contrario, los vnculos a documentos en otras colecciones de sitios no se actualizan. Si la coleccin de sitios est en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0, la bsqueda slo se puede realizar en el contenido de esa coleccin de sitios. Si la coleccin de sitios est en un servidor que ejecuta Office SharePoint Server 2007, puede buscar en el contenido de varias colecciones de sitios. Algunas vistas en Windows SharePoint Services 3.0 y en Office SharePoint Server 2007 enumeran documentos de varios sitios dentro de una misma coleccin de sitios (por ejemplo, una vista que enumera todas las tareas asignadas a un usuario en toda la coleccin de sitios). Asimismo, los programadores pueden crear consultas de base de datos entre sitios dentro de una coleccin de sitios, pero dichas consultas entre sitios no se admiten entre varias colecciones de sitios. Las cuotas de contenido y otras cuotas slo se pueden administrar en el nivel de coleccin de sitios.

Lmites al almacenar contenido en la misma coleccin de sitios

Tenga en cuenta los siguientes lmites al planear cmo asignar el contenido entre una o ms colecciones de sitios: Crear un nmero excesivo de subsitios de cualquier sitio en una coleccin de sitios podra afectar al rendimiento y a la facilidad de uso. Limite el nmero de subsitios de cualquier sitio a 2.000 como mximo. Todos los sitios de una coleccin de sitios comparten los mismos recursos back-end. En concreto, todo el contenido de una coleccin de sitios debe almacenarse en la misma base de datos de contenido. Debido a esto, el rendimiento de las operaciones de base de datos (como la copia de seguridad y la restauracin de contenido) dependern de la cantidad de contenido que haya en toda la coleccin de sitios, del tamao de la base de datos, de la velocidad de los servidores donde se hospeda la base de datos y otros factores. Dependiendo de la cantidad de contenido y de la configuracin de la base de datos, quizs tenga que segmentar una coleccin de sitios en varias colecciones de sitios para cumplir los acuerdos de nivel de servicio relativos a copias de seguridad y restauracin, rendimiento y otros requisitos. Escapa al mbito de este artculo proporcionar orientacin normativa acerca de cmo administrar el tamao y el rendimiento de las bases de datos. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de capacidad, consulte la introduccin al captulo: Planeacin de la capacidad.
608

 Sobre todo, mantenga en colecciones de sitios separadas los sitios extremadamente activos. Por ejemplo, un sitio de base de conocimientos en Internet que permite la navegacin annima podra generar una gran cantidad de actividad en la base de datos. Si otros sitios usan la misma base de datos, su rendimiento podra verse afectado. Al colocar el sitio de base de conocimientos en una coleccin de sitios separada con su propia base de datos, puede liberar recursos para otros sitios que ya no tienen que competir con l por los recursos de base de datos. Tenga en cuenta que Windows SharePoint Services 3.0 y Office SharePoint Server 2007 tienen varias caractersticas que mitigan la necesidad de que el departamento de TI restaure contenido. La Papelera de reciclaje y la Papelera de reciclaje de la coleccin de sitios proporcionan un doble mecanismo de seguridad para restaurar elementos eliminados sin darse cuenta. El control de versiones de los documentos tambin proporciona una red de seguridad para los documentos perdidos porque sus versiones anteriores estn disponibles. Para garantizar la disponibilidad de las versiones anteriores an ms, un administrador puede quitar el permiso Eliminar versiones de los permisos de los autores; esto puede contribuir a garantizar que las versiones anteriores de contenido estn disponibles sin tener que restaurarlas desde la base de datos.

Sitios: ventajas y limitaciones del almacenamiento de contenido

Un sitio web es el medio principal de organizar contenido relacionado en Office SharePoint Server 2007 y en Windows SharePoint Services 3.0.

Ventajas de almacenar contenido en el mismo sitio

Resulta ms fcil crear pginas que muestran vistas de varias bibliotecas y listas cuando se encuentran en el mismo sitio. La interfaz de usuario de navegacin del sitio est optimizada para que sea ms fcil encontrar y desplazarse a las bibliotecas del mismo sitio. Puede definir y asignar permisos a los grupos en el nivel de sitio. Puede definir un conjunto de tipos de contenido y columnas de sitio para su uso en un sitio.

El sitio de Centro de documentacin

Office SharePoint Server 2007 incluye una plantilla de sitio de Centro de documentacin. Use esta plantilla para crear un sitio que est optimizado para crear y usar un gran nmero de documentos. Para habilitar los procedimientos recomendados para la administracin de documentos, los sitios basados en la plantilla de sitio de Centro de documentacin tienen habilitadas de forma predeterminada las caractersticas de administracin de documentos recomendadas, que incluyen: Caractersticas de navegacin para ayudar a los autores a encontrar su contenido.
609

Control de versiones principales/secundarias habilitado. Proteccin y desproteccin de documentos obligatorias. Varios tipos de contenido habilitados.

Un elemento web Documentos relevantes que genera una vista personalizada de documentos desprotegidos, creados o modificados por ltima vez por el usuario actual. Puede configurar el elemento web para que use ms de un criterio. Un elemento web Prximas tareas que genera una vista personalizada de tareas relacionadas con los documentos asignadas al usuario actual. La indizacin de columnas es una tcnica que ayuda a garantizar que una vista o una consulta devuelvan una lista de elementos en el intervalo recomendado de 2.000 elementos o menos. Use la siguiente tabla para determinar las columnas adecuadas para indizar para cada consulta que admita el elemento web Documentos relevantes:
Si configura el elemento web Documentos relevantes para... En la biblioteca de documentos compartidos, indice la siguiente columna:

Incluir documentos modificados por ltima vez por m Incluir documentos creados por m Incluir documentos desprotegidos por m

Modificado por Creado por Desprotegido por

Junto con la indizacin de columnas para mejorar el rendimiento del elemento web Documentos relevantes, asegrese de que la casilla Mostrar elementos de toda la coleccin de sitios no est activada al configurar el elemento web en un entorno de administracin de documentos a gran escala.

Lmites al almacenar contenido en el mismo sitio

Ms de 2.000 bibliotecas y listas en un nico sitio degradarn el rendimiento. Las pruebas de facilidad de uso muestran que tener ms de 50 listas y bibliotecas en la estructura de navegacin del sitio hace ms difcil navegar por el contenido mediante la interfaz de usuario.

Bibliotecas: ventajas y limitaciones del almacenamiento de contenido

Una biblioteca de documentos es una ubicacin en un sitio que contiene los archivos de uno o ms tipos de contenido. Las bibliotecas de documentos estn diseadas para administrar y almacenar documentos relacionados y para permitir a los usuarios crear nuevos documentos de los tipos adecuados.

610

Ventajas de almacenar contenido en la misma biblioteca

Es ms fcil para los usuarios agregar nuevos documentos o buscar documentos existentes en una nica biblioteca. Muchos parmetros de configuracin de la administracin de documentos, como los permisos, el control de versiones y la aprobacin, se aplican en el nivel de biblioteca. Las vistas creadas mediante la interfaz de usuario se enlazan a una biblioteca particular. Las directivas de administracin de informacin, como la configuracin de auditora y retencin de contenido, se pueden aplicar a una biblioteca.

Lmites al almacenar contenido en la misma biblioteca

El tamao mximo recomendado para una biblioteca es de 10.000.000 documentos. Para aplicar la configuracin de administracin de documentos nica al contenido, como desprotecciones o control de versiones obligatorios, el contenido debe almacenarse en una biblioteca independiente. Si se usan varios tipos de contenido en una biblioteca y cada tipo de contenido tiene una o ms columnas de metadatos que slo se aplican a ese tipo de contenido, las vistas pueden resultar confusas. Para aliviar este problema, puede asociar cada tipo de contenido con una biblioteca independiente. El rendimiento de las vistas de contenido se degrada cuando el nmero de elementos vistos supera los 2.000 elementos. Las soluciones de esta limitacin son organizar el contenido de la biblioteca en carpetas que contengan cada una 2.000 elementos o menos, o crear vistas que se beneficien de columnas indizadas para devolver conjuntos de 2.000 elementos o menos (consulte a continuacin para ver una explicacin acerca de cmo usar columnas indizadas en las vistas). Nota: Todo el contenido de pginas web en un sitio se almacena en una nica biblioteca Pginas en ese sitio, que contiene todas las pginas de contenido de ese sitio web. La limitacin recomendada de 2.000 elementos o menos por vista o consulta se aplica a las bibliotecas de pginas adems de a las bibliotecas de documentos.

Uso de columnas indizadas para mejorar el rendimiento de las vistas

Como se mencion anteriormente, el rendimiento de las vistas se degrada si el nmero de elementos mostrados supera los 2.000 elementos. Una tcnica til para limitar el nmero de elementos para mostrar en una vista consiste en indizar una columna usada en la vista y, a continuacin, filtrar la vista segn esa columna de modo que se muestren 2.000 elementos o menos. (Una columna indizada es una columna de la cual Office SharePoint Server 2007 mantiene un registro para hacer que las consultas relacionadas con la vista sean ms eficaces). Por ejemplo, si es poco probable que ms de 2.000 elementos en una biblioteca se modifiquen en un perodo cualquiera de siete das, podra indizar la columna Modificado en una biblioteca y,
611

a continuacin, filtrar una vista de modo que slo se muestren los elementos modificados en los ltimos siete das. (Para ello, especifique que la columna Modificado es menor que Hoy-7). Otro ejemplo: si es probable que cada autor cree menos de 2.000 elementos, podra indizar la columna Creado por y, a continuacin, filtrar una vista de modo que los autores slo vean los documentos que han creado. (Para ello, especifique que la columna Creado por es igual a Me). Los siguientes tipos de columna se pueden indizar y usar para filtrar las vistas: Una lnea de texto Varias lneas de texto Nmero Moneda Opcin Fecha y hora Bsqueda S/No Persona o grupo Calculada Slo se puede usar una columna indizada en una vista.

Otra consideracin que debe tomar al crear vistas filtradas por columnas indizadas son: No debe crear filtros con "or" para proporcionar varios criterios al usar una columna indizada para filtrar una vista. Usar la caracterstica Lmite de elementos para modificar una vista no mejora el rendimiento de la vista. Nota: Si un usuario intenta crear una vista que podra beneficiarse del uso de una columna indizada, Office SharePoint Server 2007 mostrar un mensaje de advertencia recomendando ese enfoque.

Carpetas: ventajas y consideraciones del almacenamiento de contenido

Una carpeta es una subdivisin con nombre del contenido de una biblioteca similar a las carpetas en un sistema de archivos. El propsito principal de las carpetas es organizar el contenido para que coincida con la funcionalidad esperada de la biblioteca. Por ejemplo, si una biblioteca est destinada a proporcionar especificaciones de productos, los nombres del conjunto de carpetas en la biblioteca podran coincidir con cada rea caracterstica en el producto o con cada integrante del equipo que escribe especificaciones de productos. Las carpetas se pueden usar para mejorar el rendimiento de la biblioteca. Si el contenido se divide entre varias carpetas, cada una de las cuales contiene 2.000 elementos o menos, las vistas en las carpetas funcionarn correctamente. Tenga en cuenta que, para beneficiarse de esto, las vistas disponibles dentro de carpetas deben estar configuradas para mostrar slo los
612

elementos dentro de las carpetas (esta caracterstica est disponible en la interfaz de creacin de vistas de Office SharePoint Server 2007 predeterminada). Tenga tambin en cuenta que, si las carpetas contienen 2.000 elementos o menos, las vistas en las carpetas no tienen que filtrarse mediante columnas indizadas.

Resumen de recomendaciones
A continuacin se muestra un resumen de las recomendaciones para mejorar el rendimiento en cada nivel de almacenamiento cuando se almacenan grandes volmenes de contenido:
Nivel Lmites de rendimiento

Coleccin de sitios

2.000 subsitios de cualquier sitio es el lmite recomendado. Se usa la misma base de datos de contenido para una misma coleccin de sitios. Esto puede afectar al rendimiento en operaciones tales como la copia de seguridad y la restauracin.

Sitio Biblioteca

2.000 bibliotecas y listas es el lmite recomendado. 10.000.000 documentos es el lmite recomendado. 2.000 elementos por vista es el lmite recomendado.

Carpeta

2.000 elementos por carpeta es el lmite recomendado.

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92638&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ). Consulte tambin Planeacin de rendimiento y capacidad (http://technet.microsoft.com/eses/library/cc262971.aspx). Planeacin de la administracin de registros (http://technet.microsoft.com/eses/library/cc262114.aspx).

613

XI. Planeacin de la administracin de registros

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Planeacin de la administracin de registros Qu es la administracin de registros? Identificacin de funciones de administracin de registros Planeacin de la recopilacin de registros Planeacin de retencin de registros de mensajes de correo electrnico

614

Planeacin de la administracin de registros

Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye caractersticas de administracin de registros que pueden servir de ayuda para que la organizacin cumpla sus requisitos regulatorios y legales, y para que administre la informacin corporativa. En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Qu es la administracin de registros? repasa los elementos de un sistema de administracin de registros y ofrece una introduccin a la planeacin de la administracin de registros. Identificacin de funciones de administracin de registros ayuda a identificar a los miembros de la organizacin que tienen las funciones y la cualificacin necesarias para la administracin de registros as como para permitir la planeacin e implementacin de una solucin de administracin de registros basada en Office SharePoint Server 2007. Desarrollo del plan de archivo ofrece orientacin sobre cmo determinar los tipos de registros de la organizacin y sobre la creacin de un plan de archivo para especificar los perodos de retencin, los planes de disposicin y otra informacin de cada tipo de registro. describe cmo planear las bibliotecas de documentos, los metadatos, las directivas y otras caractersticas de un sitio de Centro de registros, el sitio de Office SharePoint Server 2007 que se usa para implementar el plan de archivo y administrar los registros. Planeacin de la recopilacin de registros ayuda a planear la forma en que los registros electrnicos e impresos de la organizacin deben trasladarse al sitio del Centro de registros. describe las tareas de planeacin relacionadas con la retencin de registros fsicos mediante Office SharePoint Server 2007. Planeacin de retencin de registros de mensajes de correo electrnico describe las tareas de planeacin relacionadas con la retencin de mensajes de correo electrnico mediante el uso de Office SharePoint Server 2007. Libro descargable: Gua de administracin de registros para Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262578.aspx) trata consideraciones generales de planeacin de administracin de registros y las directrices de configuracin de Office SharePoint Server 2007. Demostracin: adicin de una biblioteca a un sitio del centro de registros (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc263523.aspx)muestra los procesos para agregar una biblioteca a un centro de registros existente, para aplicar directivas a la biblioteca y para configurar el sitio del centro de registros para que los documentos enviados se enruten a la biblioteca correcta. Consulte tambin Planeacin de la administracin de documentos

615

Qu es la administracin de registros?
En este artculo: Elementos de un sistema de administracin de registros Informacin general acerca de la planeacin de la administracin de registros

Elementos de un sistema de administracin de registros

Un registro es un documento u otra entidad electrnica o fsica de una organizacin que sirve como prueba de una actividad o transaccin realizada por la organizacin y que necesita ser conservado o retenido durante un perodo de tiempo. La administracin de registros es el proceso por el que una organizacin: Determina qu tipos de informacin deben considerarse registros. Determina cmo los documentos activos que se convertirn en registros deben controlarse mientras estn en uso y determina cmo deben recopilarse una vez que se declare que sean registros. Determina de qu manera y durante cunto tiempo cada tipo de registro debe conservarse para cumplir los requisitos de las disposiciones regulatorias, empresariales o legales. Investiga e implementa soluciones tecnolgicas y procesos de negocio para ayudar a garantizar que la organizacin cumple con sus obligaciones de administracin de registros de una forma rentable y no intrusiva. Realiza tareas relacionadas con registros tales como la eliminacin de registros expirados o el almacenamiento y la proteccin de los registros relacionados con eventos externos tales como demandas. Determinar qu documentos y otros elementos fsicos o electrnicos de la organizacin son registros es responsabilidad de los agentes que se encargan del cumplimiento de las regulaciones corporativas, administradores de registros y abogados. Al clasificar cuidadosamente todo el contenido de la empresa en su organizacin, pueden ayudarle a garantizar que los documentos se retienen durante el perodo de tiempo correcto. Un sistema de administracin de registros bien diseado ayuda a proteger una organizacin de manera legal, ayuda a la organizacin a demostrar el cumplimiento de las obligaciones regulatorias y aumenta la eficacia organizativa al favorecer la eliminacin de elementos obsoletos que no son registros.

616

Un sistema de administracin de registros incluye los siguientes elementos: Un anlisis de contenido que describe y clasifica el contenido de la empresa que puede convertirse en registros, proporciona ubicaciones de origen y describe cmo se desplazar el contenido a la aplicacin de administracin de registros. Un plan de archivo que describe, para cada tipo de registro de la empresa, dnde deben conservarse como registros, las directivas que se aplican a los mismos, cmo deben conservarse, cmo deben eliminarse y quin es el responsable de administrarlos. Un documento de requisitos de conformidad que define las reglas a las que deben adherirse los sistemas de TI de la organizacin para garantizar el cumplimiento de la normativa, junto con los mtodos que se usan para garantizar la participacin de los integrantes del equipo de la empresa.

617

 Un mtodo para recopilar los registros que ya no estn activos de todos los orgenes de registros, tales como servidores de colaboracin, servidores de archivos y sistemas de correo electrnico. Un mtodo para auditar registros mientras estn activos. Un mtodo para capturar metadatos de registros e historiales de auditoras y para conservarlos. Un proceso para suspender registros (suspender su disposicin) cuando se producen eventos tales como litigios. Un sistema para supervisar y crear informes sobre el control de registros con el fin de asegurarse de que los empleados los estn archivando, estn teniendo acceso a los mismos y los estn administrando de acuerdo con las directivas y los procesos definidos. Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye caractersticas que pueden ayudar a las organizaciones a implementar sistemas y procesos de administracin de registros integrados. Para garantizar que los trabajadores de la informacin puedan participar fcilmente en el sistema de administracin de registros de la empresa, las aplicaciones del sistema Microsoft Office 2007, como Microsoft Office Outlook 2007 y Microsoft Office Word 2007, tambin incluyen caractersticas que admiten procedimientos para la administracin de registros.

Informacin general acerca de la planeacin de la administracin de registros

En este tema se describen los pasos de planeacin que debe seguir para ayudar a garantizar que el sistema de administracin de registros que implemente basado en Office SharePoint Server 2007 alcance los objetivos de administracin de registros de la organizacin. A continuacin se ofrece un avance del proceso de planeacin de la administracin de registros: 1. Identificar funciones de administracin de registros Una administracin de registros satisfactoria requiere funciones especializadas tales como: Administradores de registros y agentes que se encargan de garantizar el cumplimiento de directivas para clasificar los registros de la organizacin y ejecutar el proceso de administracin de registros. Personal de TI para implementar sistemas que permiten una administracin de registros eficaz. Administradores de contenido para identificar dnde se guarda la informacin organizativa y comprometerse a que sus equipos sigan los procedimientos de administracin de registros. 2. Analizar el contenido de la organizacin Antes de crear un plan de archivo, los administradores de registros y los administradores de contenido recopilan informacin sobre el uso de los documentos en la organizacin para determinar qu documentos y otros elementos pueden convertirse en registros.

618

3. Desarrollar un plan de archivo Una vez que haya analizado el contenido organizativo y haya determinado las programaciones de retencin de contenido, rellene el resto del plan de archivo. Los planes de archivo difieren segn cada organizacin, pero en general describen los tipos de elementos que la empresa reconoce como registros, indican dnde se almacenan, describen sus perodos de retencin y proporcionan otra informacin como quin es el responsable de administrarlos y a qu categora ms amplia pertenecen los registros. 4. Desarrollar programaciones de retencin Para cada tipo de registro, determine cundo va a dejar de estar activo (en uso), cunto tiempo debera retenerse despus y cmo debera eliminarse al final. 5. Evaluar y mejorar los procedimientos de administracin de documentos Asegrese de que se apliquen las directivas correctas en los repositorios de documentos. Por ejemplo, asegrese de que el contenido se audita correctamente para que puedan conservarse las auditoras adecuadas junto con los registros. 6. Disear la aplicacin de administracin de registros Office SharePoint Server 2007 incluye una plantilla de sitio especializada, el Repositorio de registros, que est diseada para la administracin de registros. En funcin del plan de archivo, disee las bibliotecas del sitio, los tipos de contenido, las directivas y su serie de registro, que define en qu lugar del registro del sitio debe almacenarse ese tipo. 7. Planear cmo se mueve el contenido al sitio del Centro de registros Si usa Office SharePoint Server 2007 para la administracin de documentos activos y como aplicacin de administracin de registros, puede crear flujos de trabajo personalizados para mover los documentos al repositorio de registros en los momentos adecuados. Si usa Office SharePoint Server 2007 o sistemas de administracin de documentos externos, puede planear y desarrollar interfaces que muevan el contenido de esos sistemas al repositorio de registros, en funcin de la interfaz programable del repositorio de registros. 8. Planear la integracin de Microsoft Exchange Microsoft Exchange Server 2007, junto con Office Outlook 2007, incluye caractersticas diseadas para facilitar el flujo de correo electrnico hacia el repositorio de registros mediante el uso de carpetas y comandos especializados. Si usa Exchange Server 2007 como servidor de correo electrnico, puede planear cmo clasificar el correo electrnico y moverlo al repositorio de registros. 9. Planear la documentacin y los informes de conformidad Para comprobar que su organizacin realiza los procedimientos de administracin de registros requeridos y para comunicar estos procedimientos, debe documentar sus planes y procesos de administracin de registros. Si su empresa participa en procesos judiciales relacionados con registros, es posible que necesite crear estas instrucciones de administracin de registros, planes de implementacin y mtricas de eficacia.

619

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de registros de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92720&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ). Consulte tambin Identificacin de funciones de administracin de registros Desarrollo del plan de archivo Diseo del centro de registros Planeacin de la recopilacin de registros

620

Identificacin de la administracin de registros

La administracin eficaz de registros requiere un compromiso de toda la organizacin en cuanto a la planeacin, implementacin, supervisin y participacin en el programa de administracin de registros. Para lograrlo, los integrantes de la organizacin que tengan funciones y conocimientos relacionados con la administracin de registros deben respaldar el esfuerzo. Cuando comience a planear la solucin de administracin de registros, identifique las personas de la organizacin que ocuparn las siguientes funciones: Administradores de registros Por lo general, son los integrantes del departamento legal de una organizacin. Tienen experiencia en el proceso de clasificacin de documentos electrnicos y fsicos, y en la identificacin de los documentos que deben registrarse. Los administradores de registros ayudan a determinar las directivas de administracin de registros de la organizacin y participan en la planeacin de la solucin de administracin de registros. Son responsables de investigar y disear el plan de archivo y la programacin de retencin, y participan en la redaccin del documento de requisitos de conformidad. Los administradores de registros tambin trabajan con el sistema de administracin de registros, realizando determinadas tareas, como la suspensin de registros durante los procesos judiciales y su disposicin al finalizar el perodo de retencin. La participacin de los administradores de registros es fundamental para el xito del sistema de administracin de registros. Supervisores de cumplimiento Tambin son integrantes del departamento legal de una organizacin. En algunas organizaciones, esta funcin est a cargo de los administradores de registros. Los supervisores de cumplimiento supervisan todos los aspectos de la administracin de registros empresariales para asegurarse de que la organizacin cumpla estrictamente con las normativas y directrices relevantes. Son principalmente responsables de redactar el documento de requisitos de conformidad, que describe la metodologa, las directrices y los planes de aprendizaje relacionados con la administracin de registros empresariales. Profesionales de TI Son responsables de la implementacin, el funcionamiento y el mantenimiento de los equipos y las aplicaciones que implementan la solucin de administracin de registros. Garantizan que la solucin de administracin de registros sea segura, adecuada y confiable, y que se comunique con los servidores de administracin de documentos y los servidores de correo electrnico que le suministran registros. Diseadores del sitio En una solucin de administracin de registros basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007, son los expertos en la creacin y configuracin de sitios web que implementan un sitio de Centro de registros. Administradores de contenido Administran los equipos de usuarios que producen documentos o que controlan los archivos fsicos o electrnicos que podran convertirse en registros. Su funcin es proporcionar liderazgo en la identificacin de registros, en la
621

planificacin de procesos para los equipos que garanticen prcticas recomendadas de administracin de registros y en asegurarse de que los trabajadores de la informacin de sus equipos participen en el esfuerzo de administracin de registros de la organizacin. Trabajadores de la informacin Son los participantes del sistema de administracin de registros. Crean o administran documentos electrnicos e impresos, memorandos, informes, mensajes y dems contenido que podra convertirse en registros. El xito de la solucin de administracin de registros depende de la calidad de la participacin de los trabajadores de la informacin de la organizacin. Nota: El diseo del sistema de administracin de registros puede tener un efecto importante en el grado de cumplimiento por parte de los trabajadores de la informacin. Por ejemplo, si crea procesos simples para la conservacin de registros, aumentar la participacin, ya que ser menos probable que los trabajadores de la informacin consideren estas tareas como impedimentos para realizar su trabajo. Adems, si los procesos de documentacin y aprendizaje de administracin de registros son eficaces, aumentar la participacin activa de los trabajadores de la informacin. Es posible que la organizacin ya haya ocupado todas las funciones descritas en este artculo. De no ser as, puede ser conveniente buscar expertos en administracin de registros y cumplimiento. Las organizaciones profesionales, como la asociacin de directores y administradores de registros, pueden brindarle ayuda para localizar profesionales de administracin de registros en su rea. Las tareas iniciales del equipo responsable de disear el sistema de administracin de registros incluyen: analizar el uso de contenido en la organizacin, analizar los requisitos de cumplimiento de la ley y otros que afectan a las decisiones de administracin de registros, evaluar los recursos de hardware y de aplicaciones que se usan para conservar los registros, y planear la mejor estrategia para garantizar la cooperacin de los trabajadores de la informacin en la administracin de registros. Puesto que esta planeacin abarca tantas disciplinas de la organizacin, forme un equipo diverso para planear la solucin de administracin de registros, que incluya todas las funciones descritas anteriormente.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja trabajo de participantes y partes interesadas en la administracin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar el nombre, la direccin de correo electrnico, la funcin y dems informacin de contacto de cada participante que se incluya en el equipo de planeacin de la administracin de registros.

622

Hoja de trabajo
Como ayuda para planear la implementacin, use la: hoja de trabajo de participantes y partes interesadas en la administracin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0xC0A) (en ingls)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de registros de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92720&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ).

623

Desarrollo del plan de archivo

En este artculo: Acerca de los registros, documentos activos y documentos archivados Determinacin de qu es un registro Consecucin del plan de archivo

El plan de archivo es el documento principal de la planeacin de la administracin de registros. Aunque los planes de archivo pueden variar entre las organizaciones, normalmente: Describen los tipos de elementos que la organizacin reconoce como registros. Describen la categora ms amplia de registros a la que pertenecen los elementos. Indican dnde se almacenan los registros. Describen los perodos de retencin de registros. Definen quin es el responsable de administrar los distintos tipos de registros.

Acerca de los registros, documentos activos y documentos archivados

Antes de que pueda determinar el plan de archivo, debe entender las diferencias entre registros, documentos activos y documentos archivados. Registros Son documentos u otras entidades fsicas u electrnicas que actan como prueba de las actividades o transacciones realizadas por la organizacin. Se deben conservar durante un determinado perodo de tiempo para que se puedan presentar si es necesario, por ejemplo, en el caso de que se descubran disposiciones legales o regulatorias. Cuando se declara que un documento activo es un registro, se traslada o copia en un lugar protegido, como un lugar fsico o un repositorio de registros electrnicos y se asigna un perodo de retencin que especifica cunto tiempo lo mantendr la organizacin. (Tenga en cuenta que el perodo de retencin podra ser permanente, lo que significa que el registro se conservara de forma indefinida.) Cuando el perodo de retencin de un registro expira, un administrador de registros lo elimina o mueve a un archivo para mantenerlo a salvo como un documento de inters histrico. Documentos activos stos son documentos en uso, como los mensajes de correo electrnico en la bandeja de entrada de un trabajador de la informacin, las especificaciones impresas de un producto que estn en el escritorio de alguien, los documentos de una biblioteca de documentos, o las pginas de un sitio web corporativo. Se espera que los documentos activos cambien, se copien y se compartan a lo largo del tiempo, y que normalmente se muevan en la organizacin.

624

Los documentos activos pueden declararse como registros si sirven como prueba de una actividad o transaccin realizada por la organizacin. Por ejemplo, si su organizacin proporciona un servicio que incluye el envo de contenido a un cliente, dicho contenido se convierte en un registro de la entrega del servicio y debe conservarse una copia del documento. Algunos tipos de documentos activos nunca se convertirn en registros; por ejemplo, no se puede clasificar como un registro un mensaje de correo electrnico enviado entre compaeros de trabajo para acordar dnde reunirse para el almuerzo. En algn momento del ciclo de vida de un documento, ste deja de estar activo. Por ejemplo, cuando se presenta a un cliente un documento que se ha de entregar, ya no sera necesario administrar este contenido como un registro activo. Pero si el documento es un registro, debe ser guardado y protegido durante un determinado perodo de retencin. Documentos archivados stos son documentos que ya no estn activos, pero no son registros (ya sea porque ya no tienen que retenerse o porque nunca se clasificaron como registros). Los documentos archivados los conserva una empresa por razones no legales, como a modo de historial.

Determinacin de qu es un registro
Determinar qu documentos activos de su organizacin podran ser declarables como registros requiere la colaboracin de administradores de registros, abogados, directores de cumplimiento y administradores de contenido. Tenga en cuenta que, incluso si su empresa no se encuentra en un sector muy regulado, hay leyes generales (como la Ley Sarbanes-Oxley de 2002) que deben conocer los administradores de registros que podran obligar a su empresa a retener los registros. Junto con el derecho empresarial, debe evaluar los requisitos legales especficos de su organizacin. El objetivo de este artculo slo es proporcionar informacin general acerca de cmo determinar qu es un registro en la organizacin. Lo ms probable es que su empresa ya est llevando a cabo algn tipo de administracin de registros, que haya completado la mayora de las funciones de administracin de registros que necesite y que ya tenga una taxonoma de registros. Generalmente, para determinar qu son registros en su organizacin: 1. Debe conocer cules son las obligaciones legales de su empresa y sus necesidades profesionales. 2. En un esfuerzo de colaboracin en las divisiones de su organizacin, debe analizar el uso de documentos activos. 3. Debe elaborar una lista de tipos de documentos activos que deben convertirse en registros. Por ejemplo, puede determinar que los siguientes elementos deben retenerse como registros: Contratos para alquilar espacios corporativos. Documentos relacionados con los beneficios de los empleados. Documentos relacionados con la investigacin y el desarrollo de productos.

4. Clasifique los registros.

625

Accin de hoja de trabajo

Resulta til porque los registros de la misma categora a menudo tienen los mismos perodos de retencin y pueden requerir un tratamiento equivalente de otras maneras. Puede usar la hoja de trabajo de categoras de registro (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los resultados de su investigacin. Aqu se muestra una hoja de trabajo de ejemplo:
Registros Categora de registro Descripcin Sitios

Planes de beneficios, planes de seguros, planes de pensiones Partes de horas de nminas, informacin adicional de nminas Facturas de proveedor

Descripciones de beneficios de los empleados

Descripciones del plan de beneficios para todos los empleados

http://ejemplo

Registros de nminas Resmenes de horas trabajadas, horas extra y sueldos pagados Facturas Registros de mercancas o servicios adquiridos de proveedores Proporciona educacin interna o externa

http://ejemplo

http://ejemplo

Encuestas sobre productos, cuestionarios, manuales de aprendizaje, vdeos de aprendizaje Formularios de envos, informes de envos Comunicados de prensa, artculos de peridicos

Material de aprendizaje

http://ejemplo

Registros de envos Comunicados de prensa

Documenta el envo de materiales Informacin de relaciones pblicas acerca de productos y servicios

http://ejemplo http://ejemplo

626

Registros

Categora de registro

Descripcin

Sitios

Hojas de contacto de emergencia, formularios de inscripcin de planes mdicos, currculum vtae, informes sobre el estado de los beneficios

Registros de personal Registros de historiales de empleo y acciones relacionadas con el personal.

http://ejemplo

Consecucin del plan de archivo

Despus de determinar qu documentos deben retenerse como registros y crear un conjunto de categoras de registro, complete el plan de archivo mediante la definicin de perodos de retencin para cada categora de registro, indicando cmo eliminar los registros cuando sus perodos de retencin hayan caducado y proporcionando otra informacin como el administrador de los registros principal de cada tipo de registro y el medio en el que ha de almacenarse el registro. A continuacin se incluye un plan de archivo de ejemplo completado:
Registros Descripcin Medios Categora de registro Retencin Disposicin Contacto

Planes 401k

Descripcin del plan de prestaciones para los empleados. Descripcin del plan de seguros para los empleados. Descripcin del plan de pensiones del empleado

Pginas web Planes de beneficios para los empleados Impreso Planes de beneficios para los empleados Planes de beneficios para los empleados

X aos

Ninguno

Ana Trujillo

Planes de seguros

X aos

Ninguno

Ana Trujillo

Planes de pensiones

Impreso

X aos

Ninguno

Ana Trujillo

627

Registros

Descripcin

Medios

Categora de registro

Retencin Disposicin Contacto

Partes de horas de nminas

Resmenes de horas trabajadas, horas extra y salarios pagados Resmenes de perodos en los que se ha sufrido alguna enfermedad, vacaciones y otros elementos de nminas ajenos al salario Registros de mercancas o servicios adquiridos de proveedores Encuesta de satisfaccin del cliente Cuestionario para determinar datos demogrficos del cliente Contenido de aprendizaje impreso Contenido de aprendizaje en vdeo

Documentos electrnicos

Registros X aos de nminas

Destruir

Ana Trujillo

Informacin adicional de la nmina

Documentos electrnicos

Registros X aos de nminas

Destruir

Ana Trujillo

Facturas de proveedor

Impreso

Facturas

X aos

Destruir

Juan Saavedra

Encuestas sobre el producto Cuestionarios

Pginas web Materiales de encuesta Impreso Materiales de encuesta

X aos

Archivar

Almudena Benito Almudena Benito

X aos

Archivar

Manuales de aprendizaje Vdeos de aprendizaje

Impreso

Material de X aos aprendizaje Material de X aos aprendizaje

Destruir

Almudena Benito Almudena Benito

Vdeo

Destruir

628

Registros

Descripcin

Medios

Categora de registro

Retencin Disposicin Contacto

Formularios de envo Informes de envo Comunicados de prensa

Configuracin del envo de material Documentan el envo de material Comunicados sobre productos y servicios

Impreso

Materiales de envo Materiales de envo

X aos

Destruir

Juan Saavedra Juan Saavedra Almudena Benito

Hojas de clculo electrnicas Documentos electrnicos

X aos

Destruir

Informacin X aos sobre relaciones pblicas Informacin X aos sobre relaciones pblicas Registros X aos de personal Registros X aos de personal

Archivar

Artculos de peridico

Noticias sobre Impreso productos y servicios Informacin de los empleados Formularios de inscripcin de los empleados en planes de salud Currculum vtae recibidos Documentos electrnicos Documentos electrnicos

Archivar

Almudena Benito

Hojas de contacto de emergencia Formularios de inscripcin en planes mdicos

Destruir

Ana Trujillo Ana Trujillo

Destruir

Currculum vtae

Mixtos

Registros X aos de personal

Destruir

Ana Trujillo

Nota: El ejemplo anterior es un ejemplo y no una recomendacin de ninguna configuracin de ningn plan de archivo concreto. No se suministran perodos de retencin para insistir en el hecho de que se trata de un ejemplo y no una recomendacin de ninguna directiva de administracin de registros.

629

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo con este artculo como ayuda para planear la implementacin: Hoja de trabajo de categoras de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73300&clcid=0xC0A) (en ingls)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de registros de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92720&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ).

630

Diseo del centro de registros

En este artculo: Acerca del sitio del centro de registros Planeacin de bibliotecas de documentos para la retencin de registros Planeacin de metadatos Planeacin de la tabla de enrutamiento de registros

Para administrar los registros de Microsoft Office SharePoint Server 2007, los diseadores de sitios y los administradores de registros planean e implementan un sitio de centro de registros. Este sitio, basado en la plantilla del sitio del centro de registros, contiene caractersticas que sirven para implementar el plan de archivo y administrar los registros mientras se encuentran retenidos. Diseo del sitio del centro de registros en cuatro pasos: 1. En funcin del plan de archivo, planee las bibliotecas de documentos que necesita para almacenar los registros. 2. Planee los metadatos para cada tipo de registro y defina columnas en las bibliotecas de documentos para contener y mostrar los metadatos. 3. Para cada tipo de registro, planee las directivas para definir perodos de retencin y especificaciones de auditora que ayuden a cumplir las obligaciones de las disposiciones legales de su empresa. 4. Segn el anlisis del contenido activo que se convertir en registros, planee la tabla de enrutamiento de registros, que asigna cada tipo de registro a la biblioteca apropiada en el sitio del centro de registros. Cuando un registro se enva al sitio del centro de registros, ya sea mediante programacin o a travs de la interfaz de usuario, esta tabla se usa para determinar cmo clasificar el documento en el plan de archivo.

Acerca del sitio del centro de registros

La plantilla del sitio del centro de registros de Office SharePoint Server 2007 est diseada para implementar la administracin y retencin de los registros. Mediante la combinacin de las caractersticas estndar de Office SharePoint Server 2007 con las caractersticas especializadas de administracin de registros, el sitio del centro de registros proporciona la siguiente funcionalidad: Distribucin de registros Cuando se enva un documento al sitio del centro de registros, ya sea mediante el uso de un mtodo predeterminado, como el comando Enviar a Centro de registros, o mediante la interfaz programable, el registro se distribuye a la biblioteca de documentos que corresponde a su tipo. La correlacin entre los tipos de registros entrantes y sus bibliotecas de documentos se administra en la tabla de enrutamiento de registros, como se describe ms adelante en este artculo, en la seccin Planeacin de la tabla de enrutamiento de registros.
631

Cuando se enva un registro al sitio del centro de registros, se enva otra informacin junto con el registro. Esta otra informacin incluye el historial de auditora del registro, que se almacena en un archivo XML, y todos sus metadatos, que se almacenan en un archivo XML y en las columnas de metadatos en el sitio del centro de registros. Aplicacin de directivas Office SharePoint Server 2007 incluye las siguientes caractersticas que resultan tiles para la administracin de registros: Auditora Registra eventos y operaciones que se realizan en documentos. En el contexto de administracin de registros, resulta til registrar quin est viendo y teniendo acceso a informacin en el sitio del centro de registros. Expiracin Especifica cunto tiempo debe retenerse el registro y proporciona una accin que se realizar cuando finalice el perodo de retencin, como iniciar un flujo de trabajo de aprobacin de disposicin. En el contexto de administracin de registros, el perodo de retencin normalmente se inicia cuando el registro se almacena en el sitio del centro de registros. Cdigos de barras Esta caracterstica proporciona a cada registro un grfico de cdigo de barras y un valor numrico nicos. El valor del cdigo de barras se almacena e indiza junto con la versin electrnica del registro. En el contexto de la administracin de registros, los cdigos de barras resultan tiles para retener los registros fsicos y realizar su seguimiento. Cuando los registros de una biblioteca tienen versiones impresas, los cdigos de barras proporcionan una forma de correlacionar las versiones fsicas con sus homlogas electrnicas. Consulte el tema Planeacin de la retencin de registros fsicos para conocer ms detalles sobre cmo planear la retencin de registros fsicos. Interfaz programable Una solucin completa de administracin de registros permite que los registros fluyan hasta el sistema de administracin de registros de todos los orgenes de registros de la organizacin. La interfaz programable del sitio del centro de registros proporciona un mtodo para enviar un archivo, sus metadatos asociados y su historial de auditora al sitio del centro de registros como parte de un proceso de negocio. Con este mtodo, cualquier sistema de administracin de documentos puede configurarse para enviar archivos al sitio del centro de registros. Tambin puede agregar mdulos que amplan la clasificacin de registros entrantes, por ejemplo, para clasificar registros en funcin de los valores de sus metadatos. Adems de ampliar la interfaz para mover los registros al sitio del centro de registros, se pueden ampliar otros aspectos del sitio del centro de registros. Por ejemplo, puede disear caractersticas de directiva adicionales que cumplan los requisitos especficos de su empresa. Suspensin El sitio del centro de registros de Office SharePoint Server 2007 proporciona una forma de suspender la directiva de expiracin de un registro. Incluye una caracterstica Suspender que permite a los administradores de registros crear "suspensiones" con nombre que protegen registros especificados para que no puedan expirar ni ser destruidos. Por ejemplo, en el caso de una auditora interna o un proceso legal, colocar los registros relevantes en espera asegura que esos registros, que pueden necesitarse para la produccin, estarn disponibles hasta que finalice la auditora o el juicio.
632

Planeacin de bibliotecas de documentos para la retencin de registros

El enfoque ms sencillo para planear bibliotecas de documentos para la retencin de registros, y el enfoque recomendado en esta gua de planeacin, consiste en crear una biblioteca de documentos para cada tipo de registro del plan de archivo (consulte Desarrollo del plan de archivo). Por ejemplo, cada registro del plan de archivo de ejemplo siguiente podra almacenarse en una biblioteca independiente:
Registros Descripcin Medios Categora de registro Retencin Disposicin Contacto

Plan 401K

Descripcin del plan de prestaciones para los empleados. Descripcin del plan de seguros para los empleados.

Pginas web

Planes de beneficios para los empleados

X aos

Ninguno

Ana Trujillo

Plan de seguros

Documentos Planes de electrnicos beneficios para los empleados Informacin sobre relaciones pblicas Informacin sobre relaciones pblicas

X aos

Ninguno

Ana Trujillo

Comunicados Comunicados Documentos de prensa sobre electrnicos productos y servicios Artculos de peridico Noticias sobre productos y servicios Impreso

X aos

Archivar

Almudena Benito

X aos

Archivar

Almudena Benito

Accin de hoja de trabajo

Para ayudarle a planear bibliotecas de documentos para la retencin de registros, enumere cada tipo de registro y asgnelo a una biblioteca de documentos. Para registrar informacin acerca de la biblioteca, como qu directivas se han de aplicar y qu columnas de metadatos se han de agregar a ella, use la hoja de trabajo de la biblioteca de documentos para retencin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0xC0A) (en ingls) para cada biblioteca.
633

Planeacin de metadatos
Despus de planear bibliotecas de documentos para la retencin de registros, el siguiente paso consiste en determinar los metadatos para definir cada biblioteca. Hay dos categoras de metadatos que debe tener en cuenta: Metadatos de registros Metadatos adicionales

Planeacin de metadatos de registros

Los metadatos de registros son los metadatos que se envan junto con un registro al sitio del centro de registros. Determinar cules son los metadatos ptimos para un tipo de registro depende de ese tipo de registro y puede requerir debates entre los administradores de registros y los administradores de contenido en los servidores activos. Una vez determine que se estn generando y almacenando los metadatos adecuados para un tipo de registro, puede configurar la biblioteca de documentos de destino para ese tipo de registro con el fin de conservar los metadatos junto con el registro. Cuando un registro se enva a la biblioteca de documentos de destino: Los nombres y los valores de cada columna de metadatos asociados al registro se guardan junto con el registro en un archivo XML, en una carpeta de propiedades oculta que se crea en la biblioteca de destino. Los valores de los metadatos se copian para que coincidan con las columnas de la biblioteca de destino. Para cada columna de metadatos de un tipo de registro, defina una columna en la biblioteca de documentos de destino que coincida con el nombre y el tipo de la columna entrante. Para especificar que la columna debe enviarse con el registro y que debe tener asociado un valor de datos, configure la columna en la interfaz de usuario de Office SharePoint Server 2007 para que requiera los datos (para ello seleccione la opcin Esta columna debe contener informacin). Por ejemplo, si los registros de origen incluyen una columna "Departamento" de tipo "Una lnea de texto", defina una columna con ese nombre y escriba la biblioteca de documentos de destino. Nota: Si se enva un registro para la retencin y no hay metadatos que son obligatorios (porque no se proporciona ningn valor o porque no se encuentra la columna), al remitente se le pedirn los metadatos necesarios. Si no se proporcionan los metadatos, no se aceptar el registro para la retencin. Si el documento se enva mediante programacin (y no desde la interfaz de usuario), el archivo se coloca en un rea de almacenamiento temporal y se devuelve, al programa que realiza la llamada, informacin que se debe tratar mediante programacin para proporcionar la columna de informacin necesaria antes de que el registro se agregue a la biblioteca de destino.

634

Accin de hoja de trabajo

En la hoja de trabajo de la biblioteca de documentos para retencin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73298&clcid=0xC0A) (en ingls), registre el nombre y tipo de cada columna de metadatos de registros que desee almacenar junto con el registro y especifique si la columna debera ser obligatoria.

Planeacin de metadatos adicionales

Adems de mostrar las columnas de metadatos asociados con los registros retenidos, es recomendable agregar otras columnas de informacin para que se muestren en las bibliotecas de documentos de administracin de registros. Por ejemplo, puede que prefiera agregar una columna "Administrador de registros" para mostrar el nombre de la persona de su equipo que es el responsable de administrar los registros almacenados en la biblioteca de documentos. Tenga en cuenta que, al igual que con las columnas enviadas junto con registros, si se especifica que estas columnas adicionales son necesarias, el remitente del registro pedir los metadatos que no tenga y no se aceptar el registro a menos que se suministren los metadatos. Si no desea que al remitente se le pidan los valores de los metadatos adicionales, no configure las columnas para que requieran los datos. Nota: Puede definir columnas para usarlas en varias bibliotecas de documentos. Para ello, puede crearlas en la galera de plantillas de columna asociada al sitio del centro de registros.
Accin de hoja de trabajo

En la hoja de trabajo de la biblioteca de documentos para retencin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73298&clcid=0xC0A) (en ingls), registre el nombre y tipo de cada columna de metadatos adicional que desee almacenar junto con el registro y especifique si la columna debera ser obligatoria.

Planeacin de directivas
Una directiva de administracin de informacin es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Cada regla de una directiva es una "caracterstica de directiva". Por ejemplo, una caracterstica de directiva de administracin de informacin puede especificar cunto tiempo debe retenerse un tipo de contenido o qu acciones de contenido deben auditarse. Las directivas de administracin de informacin permiten controlar quines pueden tener acceso a la informacin de la organizacin, lo que pueden hacer con ella y cunto tiempo pueden retenerla.
635

Los administradores de registros deben configurar las directivas de un sistema de administracin de registros para reflejar las obligaciones de las disposiciones legales de la organizacin. Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye las caractersticas de directiva siguientes, que resultan tiles para administrar registros en el sitio del centro de registros: Auditora, para demostrar que los registros se estn administrando correctamente. Expiracin, para controlar cunto tiempo se retienen los registros en el sitio del centro de registros. Cdigos de barras, para realizar un seguimiento de los registros fsicos. En funcin de sus necesidades de administracin de registros, tambin puede adquirir o desarrollar caractersticas de directiva de administracin de registros propias que no estn incluidas en Office SharePoint Server 2007, como las directivas que firman registros digitalmente o los convierten a un formato fijo. Se recomiendan dos opciones para planear las directivas de administracin de registros: Si las mismas directivas se aplican a varios tipos de registro, por ejemplo porque se encuentran en la misma categora de registro, cree una directiva de coleccin de sitios independiente para cada conjunto de tipos de registro. Asocie cada directiva de coleccin de sitios a las bibliotecas de documentos correspondientes.
Accin de hoja de trabajo

En el tema Desarrollo del plan de archivo, determin las categoras de registros con ayuda de la hoja de trabajo de categoras de registro (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73300&clcid=0xC0A) (en ingls). Para cada categora de registro que requiera una directiva, cree y configure la directiva en la galera de directivas de coleccin de sitios; para ello, agregue caractersticas de directiva y configrelas. Para obtener ms informacin general acerca de las directivas y su planeacin, incluidos vnculos a hojas de trabajo para planeacin de directivas, consulte el tema Planeacin de directivas de administracin de informacin. Si un tipo de registro requiere un nico conjunto de opciones de directiva, asocie las caractersticas de directiva correspondientes directamente en la biblioteca de documentos para ese tipo de registro y configure las caractersticas de directiva de forma adecuada para esa biblioteca.

636

Accin de hoja de trabajo

En la hoja de trabajo de la biblioteca de documentos para retencin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73298&clcid=0xC0A) (en ingls) de una biblioteca, registre las decisiones tomadas para la configuracin de directivas: Para asociar una directiva de coleccin de sitios a la biblioteca de documentos en funcin de la categora de registro del contenido almacenado en la biblioteca de documentos, en la seccin de directiva de la hoja de clculo, registre el nombre de la plantilla de directiva para dicha categora de registros. Para asociar caractersticas de directiva nicas directamente a la biblioteca de documentos, en la seccin de directiva de la hoja de trabajo, especifique cada caracterstica de directiva junto con notas de configuracin para esa caracterstica.

Planeacin de la tabla de enrutamiento de registros

La tabla de distribucin de registros es una lista del sitio del centro de registros que muestra cada tipo de registro que puede enviarse al sitio y especifica la biblioteca en la que se va a almacenar. Cuando se envan los archivos al sitio del centro de registros mediante el uso del comando Enviar a Centro de registros o la interfaz programable, esta lista se usa para enviar el archivo de entrada a su ubicacin correcta. Cada entrada de la tabla de enrutamiento de registros es una lista de series de registros que especifica: Ttulo y descripcin de la serie de registros. El nombre de una serie de registros indica un tipo de elemento que puede enviarse al sitio del centro de registros para la serie de registros actual. Si los archivos se envan al sitio del centro de registros desde un servidor basado en Office SharePoint Server 2007 o Windows SharePoint Services 3.0, el nombre debe coincidir con un nombre de tipo de contenido de la biblioteca que contiene el registro activo. Si los archivos se envan desde otro origen, el nombre debe coincidir con el tipo de documento que puede enviarse desde ese origen de archivo mediante la interfaz programable. Ubicacin (una biblioteca de documentos) en la que se van a guardar los registros de la serie de registros actual. Lista de tipos de registros, llamados alias. stos son otros nombres para los registros que pueden enviarse al sitio del centro de registros para esta serie de registros. Por ejemplo, si su organizacin tiene varios departamentos que usan nombres diferentes para el mismo
637

tipo de registro subyacente (por ejemplo, "contratos" y "acuerdos"), puede definir un alias para cada nombre usado en el mismo tipo de registro. Si los registros se envan al sitio del centro de registros desde un servidor basado en Office SharePoint Server 2007 o Windows SharePoint Services 3.0, los alias sern tipos de contenido. Si los registros provienen de otro origen de archivos, los alias deben coincidir con los tipos que se pueden especificar para ese origen de registros en la interfaz programable. Una serie de registros en la tabla de enrutamiento de registros debe especificar la biblioteca de documentos predeterminada. Cuando un sitio del centro de registros recibe un archivo que no coincide con un alias en la lista de enrutamiento de registros, el archivo se traslada a la ubicacin especificada como predeterminada, donde puede ser manualmente archivado por un administrador de registros. La plantilla del sitio del centro de registros incluye una biblioteca de documentos de registros no clasificados y una serie de registros como ubicacin predeterminada inicial; recomendamos que conserve esta serie de registros como valor predeterminado. Un buen mtodo para planear la tabla de enrutamiento de registros es: 1. Para cada biblioteca de documentos que cre en el sitio del centro de registros, planee crear una entrada en la tabla de enrutamiento de registros. 2. D a una serie de registros el mismo ttulo que el tipo de registro principal que vaya a retenerse mediante el uso de esa serie de registros. 3. Segn el anlisis de documentos activos en su empresa, obtenga una lista de todos los tipos de contenido u otros tipos de registro que podran enviarse para la serie de registros actual; stos se deben enumerar en el plan de archivo, y sern los alias de la serie de registros. Por ejemplo, si, en un sitio del centro de registros de recursos humanos, decide conservar todos los planes de pensiones, planes de seguros y planes 401k en una biblioteca de documentos de planes de beneficios de empleados, especificara todos estos tipos de registros como alias en la entrada de series de registros para la biblioteca de documentos de planes de beneficios de empleados. 4. Determine qu serie de registros debe ser la predeterminada.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de tabla de enrutamiento de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar sus decisiones sobre las series de registros que tenga previsto crear en la tabla de enrutamiento de registros. Tenga en cuenta que debe haber una serie de registros para cada biblioteca de documentos en el sitio del centro de registros.

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo con este artculo como ayuda para planear la implementacin:
638

 Hoja de trabajo de la biblioteca de documentos para retencin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de categoras de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73300&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de tabla de enrutamiento de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73303&clcid=0xC0A) (en ingls)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de registros de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92720&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ). Consulte tambin Diseo de la arquitectura del centro de registros (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc263486.aspx)

639

Planeacin de la recopilacin de registros

En este artculo: Tcnicas para mover archivos al sitio del centro de registros Finalizacin del plan

Tras desarrollar un plan de archivos y disear el sitio del centro de registros, planee cmo se movern los documentos impresos y electrnicos activos de su organizacin al sitio del centro de registros. En este artculo se explican las tcnicas que puede usar para mover contenido al sitio del centro de registros y se sugiere un mtodo para planear cmo se convierten en registros los elementos del plan de archivos.

Tcnicas para mover archivos al sitio del centro de registros

Puede usar las siguientes tcnicas para mover archivos al sitio del centro de registros: Enviar contenido desde un sitio web basado en Microsoft Office SharePoint Server 2007 manualmente. Usar carpetas de correo electrnico administradas en Microsoft Exchange Server 2007. Usar una solucin personalizada basada en el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0, como un flujo de trabajo personalizado.

Envo manual de contenido al sitio del centro de registros

Si un archivo se almacena en una biblioteca de documentos en un sitio web basado en Office SharePoint Server 2007, un trabajador de la informacin puede declararlo como registro mediante el envo de una copia del mismo al sitio del centro de registros con el comando Enviar a Centro de registros. Cuando un administrador de la coleccin sitios configura la conexin al sitio del centro de registros, este comando est disponible en todos los documentos activos de la coleccin de sitios. Adems de enviar una copia del documento al sitio del centro de registros, el comando Enviar a Centro de registros enva los metadatos del documento, su historial de auditora y su ubicacin en el servidor de documentos activo. Si se requieren metadatos adicionales en el sitio del centro de registros, se pide al usuario que los proporcione. Aunque el envo manual de registros al sitio del centro de registros no es una solucin prctica a gran escala, puede usarla para complementar otros mtodos para mover el contenido al sitio del centro de registros. Nota: Cuando se usa el comando Enviar a Centro de registros para declarar un registro y enviarlo al sitio del centro de registros, deja el documento activo en su ubicacin actual. El documento activo puede seguir usndose o se puede eliminar, segn corresponda.
640

Uso de carpetas de correo electrnico administradas en Microsoft Exchange Server 2007 para enviar correo electrnico y archivos al sitio del centro de registros
Exchange Server 2007 incluye caractersticas de directiva similares a las implementadas mediante Office SharePoint Server 2007. En Exchange Server 2007, los administradores pueden configurar una carpeta de Exchange de modo que, cuando un usuario mueva un mensaje de correo electrnico a la carpeta, el mensaje se copie al sitio del centro de registros mediante el Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP). Cuando se recibe un mensaje de correo electrnico copiado de Office SharePoint Server 2007 en el sitio del centro de registros, se trata como cualquier otro archivo enviado a dicho sitio; se mueve a la biblioteca de documentos que corresponda segn la entrada coincidente en la tabla de enrutamiento de registros. Para obtener ms informacin acerca de la tabla de enrutamiento de los registros, consulte Diseo del centro de registros. Las caractersticas de directivas y de retencin de registros descritas arriba son caractersticas de carpetas de correo electrnico administradas en Exchange Server 2007. Si se usan carpetas de correo electrnico administradas, los administradores de Exchange pueden definir carpetas que se dirigen a propsitos de negocio especficos, como problemas de personal, planeacin de productos o contratos. Al asignar directivas a estas carpetas administradas, los administradores pueden garantizar una expiracin adecuada del contenido, configurar conexiones a otros servidores (como un sitio del centro de registros en Office SharePoint Server 2007) o iniciar cualquier accin personalizada que se haya configurado en Exchange Server 2007. El uso de carpetas de correo electrnico administradas puede aplicarse mediante reglas (como mover mensajes a carpetas segn las lneas de asunto) o puede ser voluntario, en cuyo caso se requerira a los trabajadores de la informacin que movieran el correo electrnico manualmente a las carpetas adecuadas. Para ver una descripcin completa de la implementacin de carpetas de correo electrnico administradas y otras caractersticas de Exchange Server 2007, consulte la gua del administrador de Exchange Server 2007.

Uso de una solucin personalizada para enviar archivos al sitio del centro de registros
Puede enviar archivos y mensajes de correo electrnico mediante programacin al sitio del centro de registros desde servidores de archivos y correo electrnico, independientemente de si estn basados en Office SharePoint Server 2007 o en Exchange Server 2007. Para hacerlo, desarrolle e instale programas que tengan interfaces para los mtodos de administracin de registros implementados en el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 y, a continuacin, integre estos programas en sus procesos de administracin de documentos o correo electrnico. Si usa el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0, puede determinar la lista de tipos de registros definida en una tabla de enrutamiento de registros del sitio del centro de registros y luego enviar un archivo (incluido su contenido, propiedades e historial de auditora) a una serie de registros en particular. Para obtener una descripcin completa de cmo programar el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0, consulte el kit de desarrollo de software (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A) de Office SharePoint Server 2007.
641

Puede usar el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 para crear un flujo de trabajo personalizado que copie archivos en el sitio del centro de registros. Un flujo de trabajo que enva archivos al sitio del centro de registros se puede integrar en su sistema de administracin de documentos como parte de un flujo de trabajo que gua un documento durante su ciclo de vida. Para los tipos de documentos que tienen un ciclo de vida previsible, como informes de gastos, puede implementar un flujo de trabajo que gue el documento por sus diversas fases y, como paso final, enve una copia del documento al sitio del centro de registros. El flujo de trabajo podra desencadenarse al crear un nuevo documento.

Finalizacin del plan

Tras completar la fase de Desarrollo del plan de archivo y revisar los mtodos para mover contenido al sitio del centro de registros, debe completar el plan; para ello, determine cmo enviar cada tipo de registro al sitio Centros de registros. Entre los factores que debe tener en cuenta se encuentran los siguientes: Es el cumplimiento obligatorio o voluntario? Puede contar con la colaboracin de los trabajadores de la informacin de su organizacin para que cumplan los procesos de administracin de registros? En general, evite los procesos manuales; sin embargo, si son necesarios, prepare una formacin y supervisin adecuadas para garantizar el cumplimiento por parte del equipo. Se almacenar el contenido en servidores de administracin de documentos de Office SharePoint Server 2007? Se almacenar el correo electrnico en servidores de correo electrnico de Exchange Server 2007? Si el correo electrnico se almacena en servidores de correo electrnico de Exchange Server 2007, puede usar mecanismos integrados, como por ejemplo carpetas de correo electrnico administradas, para implementar la conexin al sitio del centro de registros. Si el correo electrnico se almacena en otros servidores de correo electrnico, puede usar el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 para disear e implementar mtodos personalizados para enviar archivos al sitio del centro de registros. Va a mantener contenido fsico? La administracin de contenido fsico activo, como documentos impresos o CD-ROM, y el envo de este contenido a una cmara de registros para su conservacin (junto con el seguimiento del registro en un sitio del centro de registros) requieren una planeacin exclusiva que no se describe en este tema. Por ejemplo, si no existe una versin electrnica de un documento impreso, es posible que tenga que realizar un seguimiento del elemento mediante una lista y sus directivas y flujos de trabajo asociados. Para ver una explicacin completa de las estrategias y las tcnicas de seguimiento de un registro fsico, tanto cuando est activo como despus de enviarlo al sitio del centro de registros, consulte el tema Planeacin de la retencin de registros fsicos.

642

En la siguiente tabla se indica cmo algunos registros de un plan de archivos se movern a un sitio de repositorio de registros:
Documentos Descripcin Medios Ubicacin de origen Se convierte en un registro...

Plan de prestaciones

Descripcin del plan de prestaciones para los empleados.

Pginas web

Biblioteca de documentos de Office SharePoint Server 2007 Documento fsico asociado con un elemento de lista en Office SharePoint Server 2007

Mediante un flujo de trabajo personalizado asociado con una directiva de expiracin Mediante el envo a una cmara fsica y la creacin de un elemento de lista en el sitio del centro de registros para realizar un seguimiento (con un cdigo de barras)

Plan de seguros

Descripcin del plan de seguros para los empleados.

Impreso

Partes de horas de nminas

Resmenes de horas trabajadas, horas extra y salarios pagados

Documentos electrnicos

Servidor de Mediante registros de un programa nminas no personalizado basado en Office SharePoint Server 2007 Biblioteca de documentos de Office SharePoint Server 2007 Mediante un flujo de trabajo personalizado asociado con la directiva de expiracin y mediante el uso manual del comando Enviar a Centro de registros

Archivos de desarrollo de productos

Especificaciones de productos y documentos asociados.

Documentos electrnicos

643

Documentos

Descripcin

Medios

Ubicacin de origen

Se convierte en un registro...

Correo electrnico de desarrollo de productos

Mensajes de Correo correo electrnico electrnico relacionados con el desarrollo de productos.

Carpetas administradas de Exchange Server 2007

Manualmente moviendo mensajes a una carpeta de Exchange conectada al sitio del centro de registros

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de registros de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92720&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ).

644

Planeacin de la retencin de registros fsicos

En este artculo: Uso de Office SharePoint Server para administrar registros fsicos Planeacin de la retencin de registros fsicos Hoja de trabajo

En este artculo se describen las tareas de planeacin relacionadas con la retencin de registros fsicos mediante Microsoft Office SharePoint Server 2007. Al igual que con los elementos digitales, como documentos electrnicos y mensajes de correo electrnico, un elemento fsico puede ser un registro y puede requerir administracin. Al usar Office SharePoint Server 2007 junto con su sistema de almacenamiento y recuperacin de registros fsicos, puede implementar una solucin de administracin de registros que incluya registros tanto fsicos como electrnicos. Los registros fsicos que se administran a travs de Office SharePoint Server 2007 pueden incluir cualquier elemento no digital, como documentos impresos, DVD, cintas de vdeo, otros medios e incluso hardware como prototipos de productos. Puede administrar elementos fsicos individuales o un conjunto de elementos, como una caja de documentos relacionados. Nota: Un sistema de administracin de registros bien diseado ayuda a proteger una organizacin legalmente, ayuda a la organizacin a demostrar el cumplimiento de cualquier normativa y aumenta la eficacia organizativa mediante la promocin de la eliminacin de elementos fsicos y electrnicos no actualizados que no son registros. Determinar qu elementos electrnicos o fsicos de la organizacin son registros es responsabilidad de los administradores de registros corporativos, agentes de cumplimiento y abogados. Categorizar cuidadosamente todo el contenido empresarial de la organizacin le ayudar a garantizar que se conservan los registros durante el perodo de tiempo que corresponda.

Uso de Office SharePoint Server para administrar registros fsicos

En esta seccin se describen las caractersticas de Office SharePoint Server 2007 que es conveniente tener en cuenta al planear una solucin de administracin de registros que admita la retencin y la eliminacin de registros fsicos.

Registros fsicos y el sitio del centro de registros

La plantilla de sitio del centro de registros de Office SharePoint Server 2007 est diseada para implementar la administracin y retencin de los registros. Incluye caractersticas de administracin de registros, como la aplicacin de directivas, la retencin de registros y la
645

distribucin de registros, y cuenta con una interfaz totalmente programable. Para ver una descripcin completa del sitio del centro de registros, consulte Diseo del centro de registros. El sitio del centro de registros est diseado para administrar registros electrnicos y fsicos. Esto facilita la administracin de ambos tipos de registros como parte del mismo plan de archivos, la aplicacin de los mismos tipos de metadatos a registros tanto electrnicos como fsicos y la asociacin de las mismas directivas a los registros cuando corresponda. Puede administrar los registros electrnicos y fsicos en el mismo sitio del centro de registros o puede usar un sitio del centro de registros para registros electrnicos y otro para registros fsicos. Al planear la administracin de registros fsicos en un sitio del centro de registros, stas son algunas de las cuestiones que debe tener en cuenta: Use listas en lugar de bibliotecas de documentos para realizar el seguimiento de los registros fsicos. Puesto que el almacenamiento en s de un elemento fsico tiene lugar de forma separada, los usuarios no "envan" un elemento fsico a un sitio del centro de registros mediante la interfaz de usuario (ni mediante una personalizacin basada en la interfaz programable). En lugar de ello, los administradores de registros agregan nuevos registros fsicos al sitio mediante la creacin de nuevos elementos en las listas usadas para administrar los registros y mediante la creacin de caractersticas asociadas (consulte el siguiente apartado) para administrar los registros fsicos con las listas de Office SharePoint Server 2007. Normalmente, los nuevos elementos de lista se agregan mediante programacin, por ejemplo mediante de un flujo de trabajo personalizado. Nota: No es necesario agregar registros fsicos a la tabla de enrutamiento de registros en el sitio del centro de registros, que enva registros electrnicos a las bibliotecas de documentos correspondientes pero no enruta registros fsicos. Se recomienda agregar funciones adicionales, como flujos de trabajo personalizados, a las listas para proporcionar procesos especficos de registros fsicos, como el seguimiento de inventarios, la administracin del almacenamiento, la transferencia de propiedad y la eliminacin de registros fsicos. Para ver un caso prctico que incluye descripciones de personalizaciones del centro de registros que admiten la administracin de registros fsicos, consulte Caso prctico: administracin de registros fsicos en Microsoft.

Listas y registros fsicos

A diferencia de los registros electrnicos como documentos, que se almacenan y administran en bibliotecas de documentos de Office SharePoint Server 2007, los registros fsicos se almacenan en una ubicacin fsica adecuada, dependiendo del tipo de elemento. Para realizar un seguimiento de las ubicaciones, los propietarios, el estado y otra informacin de los registros fsicos y guiarlos a travs de su ciclo de vida, use listas de Office SharePoint Server 2007 en lugar de bibliotecas de documentos en el sitio del centro de registros. Despus de agregar un elemento que representa un registro fsico a una lista, puede administrarlo con las mismas caractersticas de administracin de registros que ofrecen las bibliotecas de documentos para los registros digitales:
646

 Metadatos Los metadatos de Office SharePoint Server 2007 se implementan como columnas de informacin que se pueden mostrar en listas o en bibliotecas de documentos. Los administradores de registros usan los metadatos para registrar informacin acerca de los registros, como sus descripciones, los tipos de medios, la categora del registro, la eliminacin de cada elemento, el valor del cdigo de barras y el propietario del registro. Si usa la Galera de columnas de sitio del sitio del centro de registros, puede definir las columnas de metadatos que son tiles para registros tanto electrnicos como fsicos. Esto le ayuda a mantener la misma informacin acerca de los registros independientemente de sus medios, al tiempo que facilita la bsqueda y la recuperacin de los elementos tanto electrnicos como fsicos por medio de propiedades de elementos de biblioteca y de lista. Para obtener ms informacin acerca de los metadatos y las columnas de los sitios, consulte Planeacin de los tipos de contenido. Flujos de trabajo Puede asociar un flujo de trabajo con una lista. Despus se puede realizar un seguimiento de los elementos fsicos representados en la lista por medio del flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando se agrega un nuevo elemento a una lista, se puede iniciar un flujo de trabajo personalizado que asigne tareas para garantizar el almacenamiento fsico correcto del elemento. Se pueden agregar otros flujos de trabajo a la lista, por ejemplo para recuperar un elemento fsico. Para obtener ms informacin acerca de la creacin de flujos de trabajo personalizados, consulte el kit de desarrollo de software (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A) de Office SharePoint Server 2007. Formularios Puede usar la integracin de InfoPath Forms Services con Office SharePoint Server 2007 para asociar formularios con listas y usarlos para implementar comandos asociados con la administracin de registros fsicos. Por ejemplo, puede usar formularios en el explorador para proporcionar acceso a inventarios de registros fsicos o para facilitar las solicitudes de servicio relacionadas con registros fsicos. Para obtener informacin acerca de la planeacin de formularios, consulte Planeacin de InfoPath Forms Services. Directivas de administracin de informacin Una directiva de administracin de informacin es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Cada regla de una directiva de administracin de informacin es una caracterstica de directiva. Las directivas y las caractersticas de directiva se pueden aplicar a elementos de lista y usarse en el contexto de la administracin de registros fsicos: Expiracin La caracterstica de directiva de expiracin ayuda a deshacerse de los elementos de una manera coherente, de la que se puede realizar un seguimiento y que se puede administrar. Puede establecer que los elementos de lista expiren en una fecha determinada o en un perodo de tiempo calculado. Puede asociar un flujo de trabajo con la directiva de expiracin de una lista de modo que, cuando un elemento expire, el flujo de trabajo asigne tareas para garantizar la destruccin del elemento u otra eliminacin. Para obtener ms informacin acerca de la caracterstica de directiva de expiracin, consulte Planeacin de directivas de administracin de informacin.

647

 Cdigos de barras La caracterstica de directiva de cdigo de barras le permite realizar un seguimiento de un elemento fsico por medio de la creacin de un valor de identificacin nico para el elemento y la adicin de una imagen de cdigo de barras de dicho valor al elemento. De manera predeterminada, los cdigos de barras de Office SharePoint Server 2007 cumplen el estndar comn Code 39 (ANSI/AIM BC1-1995, cdigo 39), sin embargo tambin se pueden conectar otros proveedores de cdigos de barras mediante el modelo de objetos de directiva. Al asociar un valor de cdigo de barras con un elemento de lista que representa un registro fsico, se garantiza que el elemento fsico se puede localizar a partir del elemento de lista y viceversa. Para obtener ms informacin acerca de la caracterstica de directiva de cdigo de barras, consulte Planeacin de directivas de administracin de informacin. Etiquetas La caracterstica de directiva de etiquetas especifica las etiquetas que Office SharePoint Server 2007 puede generar, en funcin de un conjunto de metadatos de lista o de biblioteca de documentos. Puede personalizar el formato de una etiqueta y puede insertar etiquetas en documentos electrnicos o imprimirlas. Durante la administracin de registros fsicos, adjunte etiquetas impresas a elementos fsicos para ayudar a identificar los registros fsicos y correlacionarlos con sus elementos de lista asociados. Para obtener ms informacin acerca de la caracterstica de directiva de etiquetas, consulte Planeacin de directivas de administracin de informacin. Auditora La caracterstica de directiva de auditora registra los eventos y las operaciones realizadas en un documento o elemento de lista, como el cambio, la visualizacin o la eliminacin del elemento. Las acciones que se auditan son extensibles. En el contexto de la administracin de registros, la auditora es una operacin esencial que ayuda a garantizar un registro completo de las actividades relativas a un elemento. Para obtener ms informacin acerca de la caracterstica de directiva de auditora, consulte Planeacin de directivas de administracin de informacin. Tipos de contenido Un tipo de contenido define la informacin y las caractersticas disponibles para un elemento de lista, un documento o una carpeta, incluidos sus metadatos, los flujos de trabajo y las directivas de administracin de informacin. Dado que los tipos de contenido pueden organizarse de forma jerrquica, un conjunto de tipos de contenido puede tener algunas caractersticas en comn, como los metadatos compartidos, al tiempo que cuentan con caractersticas nicas. Los tipos de contenido son tiles en la administracin de registros porque se pueden agrupar caractersticas para registros de un tipo determinado de una forma fcilmente reutilizable. Puede crear tipos de contenido para sus registros electrnicos y fsicos que compartan informacin comn, como metadatos para clasificar los registros, y que tengan caractersticas nicas basadas en sus medios. Por ejemplo, puede definir un tipo de contenido "registro de documento" general y, a continuacin, crear tipos de contenido de documentos fsicos y electrnicos que hereden sus metadatos del tipo de contenido general. Despus puede agregar caractersticas nicas al tipo de contenido de documento fsico que no sean relevantes para el tipo de contenido de documento electrnico, como una caracterstica de directiva de cdigo de barras o un flujo de trabajo de registros fsicos. Para obtener ms informacin acerca de tipos de contenido, consulte Planeacin de los tipos de contenido.

648

 Carpetas Puede definir tipos de contenido de carpetas personalizados. En la administracin de registros fsicos, puede usar carpetas para representar ubicaciones de almacenamiento fsicas, como cajas o estantes en un almacn. Los elementos de lista de las carpetas representan los elementos en las ubicaciones de almacenamiento fsicas. Por ejemplo, si un conjunto de documentos impresos est almacenado en una caja, puede almacenar los registros de cada documento en una carpeta que represente la caja, con metadatos que identifiquen el valor de cdigo de barras, la ubicacin fsica y otra informacin personalizada de la caja. Para obtener ms informacin acerca de las carpetas y los tipos de contenido, consulte Planeacin de los tipos de contenido. Datos adjuntos Puede adjuntar elementos electrnicos, como imgenes digitalizadas, a los elementos de lista. Esto resulta til en el contexto de la administracin de registros fsicos para ayudar a identificar un registro fsico y correlacionarlo con su elemento de lista correspondiente.

Caso prctico: administracin de registros fsicos en Microsoft

El equipo de registros de Microsoft Legal and Corporate Affairs (LCA) cre una solucin para el seguimiento de inventarios usando muchas de las caractersticas descritas en este tema, incluido el sitio del centro de registros, formularios, flujos de trabajo y directivas de administracin de informacin. Esta solucin ofrece a los empleados de Microsoft un acceso fcil a la informacin de registros fsicos y elimina la necesidad de realizar bsquedas manuales en los inventarios. La solucin, que se basa en Office SharePoint Server 2007 y Microsoft Office InfoPath 2007, usa formularios y flujos de trabajo para automatizar la recopilacin y la administracin de los registros fsicos. Encontrar las notas del producto de esta solucin en lnea, en las que se describen los objetivos y las ventajas de la misma junto con su arquitectura. Consulte la pgina acerca de la simplificacin de la administracin de registros mediante los flujos de trabajo de SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=80869&clcid=0xC0A) (en ingls).

649

Planeacin de la retencin de registros fsicos

Accin de hoja de trabajo

Puede usar la hoja de trabajo de planeacin de registros fsicos (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=81626&clcid=0xC0A) (en ingls) con este artculo para ayudarle a planear la administracin de registros fsicos basada en Office SharePoint Server 2007. Use una hoja de trabajo independiente para cada tipo de registro fsico de su plan de archivos. 1. En Physical Record (Registro fsico), escriba el tipo de registro, como "Descripcin de plan de jubilacin". 2. En Record Category (Categora de registro), escriba la categora segn su plan de archivos, como "Planes de prestaciones de recursos humanos". 3. En Media (Medios), escriba el tipo de medio, como "Folleto impreso". 4. En Records Center (Centro de registros), escriba la direccin URL del sitio del centro de registros. 5. En List (Lista), escriba el nombre de la lista para administrar este tipo de registro fsico. 6. En la tabla Metadata (Metadatos), indique las columnas de metadatos que desea mostrar para este tipo de registro. Para cada elemento de metadatos, indique su tipo, como Persona. En la columna Source (Origen), especifique dnde se define el elemento de metadatos, como "Galera de columnas de sitio" o "Lista actual". 7. En la tabla Policies (Directivas), registre la plantilla de directiva que se asociar con esta lista, o registre cada caracterstica de directiva individualmente y proporcione notas de configuracin segn sea necesario. Para obtener ms informacin acerca de las directivas de administracin de informacin, consulte Planeacin de directivas de administracin de informacin. 8. En la tabla Workflows (Flujos de trabajo), registre cada flujo de trabajo que estar disponible para este tipo de registro, especifique el tipo de contenido con el que funcionar el flujo de trabajo y agregue cualquier nota relevante, como una descripcin del uso previsto del flujo de trabajo y la persona encargada de su desarrollo. 9. En la tabla Forms (Formularios), registre cualquier desarrollo de formularios necesario para este tipo de registro y agregue notas relevantes, como una descripcin del uso previsto del formulario y la persona encargada de su desarrollo.

650

Hoja de trabajo
Hoja de trabajo de planeacin de registros fsicos (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=81626&clcid=0xC0A) (en ingls)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de registros de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92720&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ). Consulte tambin Diseo del sitio del centro de registros

651

Planeacin de retencin de registros de mensajes de correo electrnico

En este artculo: Uso de un sitio de centro de registros para retener mensajes de correo electrnico Uso de Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server para administrar registros de mensajes de correo electrnico Administracin de registros de mensajes de correo electrnico sin Exchange Server 2007 Planeacin de la retencin de registros de mensajes de correo electrnico Hojas de trabajo

Los mensajes de correo electrnico almacenados en servidores de correo electrnico pueden ser registros. Dado que los trabajadores de la informacin usan cada vez ms aplicaciones cliente de correo electrnico para comunicar informacin empresarial, los directores de cumplimiento corporativo y los administradores de registros deberan incluir los mensajes de correo electrnico en sus planes de administracin de registros. Para ello, deberan: Tener en cuenta los mensajes de correo electrnico en los planes de archivo. Proporcionar una forma de conservar registros de mensajes de correo electrnico, retenerlos para investigaciones legales y deshacerse de ellos. Proporcionar un modo de que los trabajadores de la informacin clasifiquen sus mensajes de correo electrnico como registros. Proporcionar un modo de que los trabajadores de la informacin transfieran mensajes de correo electrnico a centros de registros. En este artculo se describen tareas de planeacin relacionadas con la retencin de mensajes mediante Microsoft Office SharePoint Server 2007. Adems de Office SharePoint Server 2007, Microsoft Exchange 2007 incluye caractersticas compatibles con los objetivos de los administradores de registros y agentes de cumplimiento corporativo. Puesto que las caractersticas de Exchange 2007 que admiten la administracin de registros estn diseadas para integrarse fcilmente con las caractersticas de administracin de registros de Office SharePoint Server 2007, puede usar ambos productos sin ningn problema para administrar la clasificacin, retencin y expiracin de los mensajes. Por lo tanto, este tema se centra en la forma de planear la administracin de registros de mensajes de correo electrnico mediante Office SharePoint Server 2007 con Exchange 2007. Si usa una solucin personalizada basada en los modelos de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 y Office SharePoint Server 2007, se podrn implementar soluciones de administracin de registros de correo electrnico que no requieran Exchange 2007 basndose en Office SharePoint Server 2007. La seccin Administracin de registros de mensajes de correo electrnico sin Exchange Server 2007 describe cmo planear la retencin de registros de correo electrnico cuando Exchange 2007 no est en uso.

652

Para leer una introduccin sobre las capacidades de administracin de registros de Office SharePoint Server 2007, consulte Planeacin de la administracin de registros. Para obtener informacin detallada acerca de la planeacin, implementacin y funcionamiento de un sistema de mensajera basado en Exchange 2007, consulte la biblioteca tcnica de Microsoft Exchange Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83249&clcid=0xC0A).

Uso de un sitio de centro de registros para retener mensajes de correo electrnico

Como se describe en el artculo Diseo del centro de registros, los diseadores de sitios y los administradores de registros planean e implementan un sitio de centro de registros para administrar los registros en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Las caractersticas siguientes del sitio de centro de registros, que son las caractersticas principales usadas para administrar registros, retienen los registros de mensajes de correo electrnico del mismo modo que retienen otros tipos de registros: Bibliotecas de documentos Las bibliotecas de documentos se crean en el sitio de centro de registros para almacenar registros. Puede crear nuevas bibliotecas para retener registros de correo electrnico o almacenar esos registros en bibliotecas existentes. Por ejemplo si su sitio de centro de registros tiene una biblioteca de documentos "Contratos", puede almacenar mensajes de correo electrnico relacionados con contratos en dicha biblioteca, junto con otros tipos de documentos relacionados con contratos. Metadatos Los metadatos de mensajes de correo electrnico se definen y se crean de la misma manera que otros tipos de metadatos en el sitio del centro de registros. Los metadatos de los registros de mensajes de correo electrnico normalmente incluyen campos de correo electrnico comunes como Para, De y Asunto. Estos campos se envan automticamente al centro de registros junto con registros de mensajes de correo electrnico enviados desde Office Outlook 2007 y Exchange 2007. Para obtener ms informacin, consulte Uso de Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server para administrar registros de mensajes de correo electrnico ms adelante en este artculo. Para almacenar los metadatos de los registros de mensajes de correo electrnico, primero debe (como ocurre con cualquier tipo de metadatos de registro) definir las columnas de metadatos en una biblioteca de documentos o en el tipo de contenido asignado a la biblioteca de documentos. Para obtener informacin detalla acerca de cmo planear metadatos para administrar registros, consulte la seccin sobre planeacin de metadatos del artculo Diseo del centro de registros. Registro de enrutamiento Cuando se enva un mensaje de correo electrnico al sitio del centro de registros, el registro se enruta a la biblioteca de documentos correcta basndose en el tipo de contenido asociado al mensaje. Esta informacin del tipo de contenido del mensaje de correo electrnico se enva automticamente con los registros de mensajes de correo electrnico enviados desde Office Outlook 2007 y Exchange 2007 mediante la caracterstica de etiquetado de Exchange 2007. Para obtener ms informacin, consulte Uso de Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server para administrar registros de mensajes de correo electrnico ms adelante en este artculo. En las soluciones personalizadas de registro de mensajes de correo electrnico que no usan Exchange 2007, el tipo de
653

contenido lo determina la solucin predeterminada, que adems lo enva mediante programacin al sitio del centro de registros. Para obtener ms informacin, consulte el kit de desarrollo de software (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A) de Office SharePoint Server 2007. Directivas Como sucede con otros tipos de registros, los registros de mensajes de correo electrnico requieren directivas de auditora y expiracin. Una vez que un registro de mensaje se enva al sitio del centro de registros y se enruta a una biblioteca de documentos, el conjunto de directivas de administracin de informacin configurado en dicha biblioteca de documentos se aplica a los registros de mensajes almacenados en la biblioteca. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de directivas de administracin de registros, consulte la seccin sobre planeacin de directivas del artculo Diseo del centro de registros. Suspensin El sitio del centro de registros de Office SharePoint Server 2007 incluye una caracterstica de suspensin. En la administracin de registros, una suspensin es una accin que suspende la disposicin del documento, de modo que permanece protegido en el centro de registros hasta que se levanta la suspensin. Esta caracterstica permite a los administradores de registros crear suspensiones con nombre que impiden que registros especficos expiren y sean destruidos. Puede suspender uno o ms registros de mensajes de la misma manera que suspende otros registros.

Uso de Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server para administrar registros de mensajes de correo electrnico
Exchange 2007 incluye caractersticas que facilitan la administracin de los registros de mensajes de correo electrnico y que pueden integrarse fcilmente en una solucin de administracin de registros basada en Office SharePoint Server 2007. Estas caractersticas le ayudan a asegurarse de que: Los trabajadores de la informacin pueden clasificar correctamente sus mensajes de correo electrnico. Una vez que se clasifican los mensajes de correo electrnico, permanecen activos durante un tiempo establecido por un administrador de Exchange 2007. Los mensajes de correo electrnico que se deben conservar ms all de sus perodos de retencin activos se envan a un sitio del centro de registros para ser retenidos a largo plazo. Las caractersticas de administracin de registros de Exchange 2007 incluyen: Carpetas administradas Estas carpetas son configuradas por un administrador de Exchange 2007 para que las directivas de administracin de la informacin se apliquen a los mensajes almacenados en las carpetas. Un tipo tpico de directiva aplicada a una carpeta administrada es una directiva de expiracin, que especifica cunto tiempo puede mantenerse un mensaje en una carpeta antes de que se elimine o se mueva a otra carpeta para su revisin. Cuando se usan en una aplicacin de cliente de correo electrnico como Office Outlook 2007, las carpetas administradas tienen las mismas caractersticas que otras

654

carpetas. Cuando se selecciona una carpeta administrada en Office Outlook 2007, se muestra una declaracin que describe las directivas asociadas a la carpeta. Normalmente, las carpetas administradas reciben nombres que indican la clasificacin empresarial de los mensajes de correo electrnico que estn diseadas para contener. Por ejemplo, se puede dar el nombre "Investigacin y desarrollo" o "Contratos y concesiones" a una carpeta administrada. Basndose en el nombre de una carpeta administrada y su estamento de directivas, se espera que los trabajadores de la informacin comprendan el propsito de la carpeta y usen mtodos habituales, como arrastrar y colocar, para almacenar los mensajes de correo electrnico adecuados en la carpeta. Tenga en cuenta que, cuando un trabajador de la informacin arrastra un mensaje de correo electrnico hasta una carpeta administrada, dicha accin clasifica el mensaje y le aplica las directivas correspondientes. Diario La caracterstica Diario de Exchange 2007 enva una copia de un mensaje de correo electrnico a una ubicacin de almacenamiento de destino fuera del buzn. Si se configura como ubicacin de destino del diario un sitio del centro de registros, un administrador de Exchange 2007 puede implementar una retencin de registros de mensajes de correo electrnico mediante Exchange 2007 y Office SharePoint Server 2007. Puede configurar una carpeta administrada para convertirla en un diario si especifica una ubicacin de destino del diario (como un sitio del centro registros de Office SharePoint Server 2007) y una etiqueta que indique el tipo de mensaje de correo electrnico que contiene la carpeta (por ejemplo, "Desarrollo del producto" o "Importancia crtica"). Cuando un trabajador de la informacin mueve un mensaje de correo electrnico a una carpeta administrada con el diario habilitado, una copia del mensaje, la etiqueta del mensaje, los metadatos y los datos adjuntos se envan a la ubicacin de destino. La etiqueta asociada con una carpeta administrada la usa el sitio del centro de registros para enrutar un mensaje de correo electrnico registrado en un diario a su biblioteca de documentos correcta para su retencin a largo plazo. La etiqueta debe coincidir con el nombre de una serie de registros en la lista Distribucin de registros. (De forma alternativa, la etiqueta puede coincidir con un alias de la serie de registros). Esto es similar al modo en que se usan los tipos de contenido en la lista Distribucin de registros para determinar la biblioteca de documentos correcta cuando se enva un documento al centro de registros. Para obtener una descripcin completa del enrutamiento de registros y de las series de registros, consulte la seccin sobre planeacin de la tabla de enrutamiento de registros en el artculo Diseo del centro de registros. Metadatos Cuando se enva un mensaje de correo electrnico al sitio del centro de registros mediante la caracterstica de diario de Exchange 2007, los siguientes valores de metadatos se envan con el mensaje: Para De Asunto CC CCO
655

Cuando un registro de mensajes de correo electrnico se enva a una biblioteca de documentos de destino, los nombres y los valores de cada columna de metadatos asociados con l se guardan en un archivo XML en una carpeta "_properties" que se crea en la biblioteca, y los valores de metadatos se copian tambin en columnas equivalentes en la biblioteca de destino. Asegrese de que las bibliotecas de documentos diseadas para conservar los mensajes de correo electrnico incluyen las columnas necesarias para almacenar los valores de metadatos que se envan con los mensajes. Si una columna para almacenar metadatos en una biblioteca de documentos est configurada para requerir informacin y a un mensaje de correo electrnico enviado a la biblioteca le falta un valor, no se solicita inmediatamente dicho valor al remitente. (Este comportamiento difiere de lo que ocurre cuando se enva un documento). En su lugar, Office SharePoint Server 2007 guarda el mensaje enviado en una biblioteca de suspensin. Tras un perodo de tiempo especificado, que puede configurar el administrador de Exchange 2007, Office SharePoint Server 2007 enva al remitente un mensaje de correo electrnico con un vnculo a una pgina web donde el remitente puede especificar los valores de metadatos que faltan para todos los mensajes pendientes. Para obtener ms informacin acerca de cmo planear y configurar las caractersticas de administracin de registros de Exchange 2007, consulte Administracin de registros de mensajera (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83452&clcid=0xC0A).

Administracin de registros de mensajes de correo electrnico sin Exchange Server 2007

Mediante el uso de una solucin personalizada basada en los modelos de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 y Office SharePoint Server 2007, puede crear una solucin para administrar los registros de mensajes de correo electrnico que se base en Office SharePoint Server 2007 y que no requiera Exchange 2007. Cuando se implementa la retencin de registros de mensajes de esta forma, es necesario desarrollar programas con interfaces a los mtodos de administracin de registros implementados en el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 y, a continuacin, integrar esos programas en sus procesos de administracin del correo electrnico. Para obtener una descripcin completa de cmo programar el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007, consulte el kit de desarrollo de software (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A) de Office SharePoint Server 2007. La planeacin de retencin de registros de mensajes de correo electrnico sin Exchange 2007 es igual que la de la retencin de otros tipos de registros. Para obtener instrucciones generales sobre cmo planear soluciones de administracin de registros de correo electrnico de esta forma, consulte Planeacin de la administracin de registros.

Planeacin de la retencin de registros de mensajes de correo electrnico

En esta seccin se describen los pasos recomendados para planear la retencin de registros de mensajes de correo electrnico tanto si usa Office SharePoint Server 2007 como
656

Exchange 2007.Si no usa Exchange 2007, los pasos para planear la retencin de registros de mensajes son similares a los pasos para planear la retencin de otros tipos de registros. Para obtener ms informacin, consulte los siguientes recursos: Desarrollo del plan de archivo Planeacin de la recopilacin de registros

Los pasos siguientes describen cmo planear la retencin de registros de mensajes de correo electrnico usando tanto Office SharePoint Server 2007 como Exchange 2007. Estos pasos le guiarn a la hora de planear una biblioteca de documentos independiente para almacenar el contenido de cada carpeta administrada, que es la forma ms sencilla de planear bibliotecas de documentos para la retencin de registros de mensajes de correo electrnico. 1. En la hoja de trabajo de carpetas administradas (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=84737&clcid=0xC0A) (en ingls) registre el nombre de cada carpeta administrada en una lnea independiente. A continuacin, para cada carpeta administrada, registre la siguiente informacin: a. En la columna Nombre de carpeta, escriba el nombre de la etiqueta que se usar al registrar los mensajes en el diario. b. En la columna Etiqueta, especifique la etiqueta que indica el tipo de mensaje de correo electrnico que contiene la carpeta. c. En la columna Campos de metadatos, enumere los nombres de los campos de metadatos que se enviarn al sitio del centro de registros. d. En la columna Notas, incluya notas adicionales, como la directiva de retencin y otras directivas que se apliquen a esta carpeta administrada. 2. Asegrese de que los registros de mensajes de correo electrnico son parte del plan de archivo. a. Repase el tema Desarrollo del plan de archivo. b. En la hoja de trabajo de categoras de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73300&clcid=0xC0A) (en ingls), agregue los tipos de mensajes a la columna Registros y proporcione una categora y una descripcin del registro de mensaje. Por ejemplo, si se envan informes de estado semanales en forma de mensajes de correo electrnico, podra agregar "Mensaje de correo electrnico de estado" a la columna Registros y clasificarlo como Registros de personal. 3. Por cada carpeta administrada, complete una hoja de trabajo de biblioteca de documentos para retencin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73298&clcid=0xC0A) (en ingls) con la siguiente informacin: a. En la primera seccin, escriba el tipo de registro (por ejemplo, "mensaje de correo electrnico de estado semanal"), la categora del registro (por ejemplo, " Registros de personal") y el nombre de la biblioteca de documentos que conservar registros de este tipo. b. En la seccin Plan de metadatos, en la columna Nombre de columna, escriba en filas distintas los nombre de los campo de metadatos que se enviarn para su retencin con los mensajes que se almacenarn en esta biblioteca. En el campo Tipo, indique que
657

los metadatos son "metadatos de registro". Indique si los metadatos son obligatorios. Si el campo de metadatos es nuevo, regstrelo en la hoja de trabajo. Tenga en cuenta que un nuevo campo de metadatos requiere que se agregue una nueva columna a la galera de columnas de sitio. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de los tipos de contenido. c. En la seccin relativa al plan de directiva, escriba las caractersticas de directiva que se van a asociar a esta biblioteca de documentos (por ejemplo, auditora y expiracin). Normalmente, la configuracin de directiva est relacionada con una categora de registros, como se especifica en la hoja de trabajo de categoras de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0xC0A) (en ingls). Los detalles de configuracin de directivas escapan del mbito de este artculo. Para obtener informacin sobre la configuracin de directivas de administracin de la informacin y sobre su uso en un sitio del centro de registros, consulte Planeacin de directivas de administracin de informacin y Diseo del sitio del centro de registros. d. Escriba la informacin de enrutamiento de registros de todas las carpetas administradas. En la hoja de trabajo de la tabla de enrutamiento de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0xC0A) (en ingls), en una nueva lnea, escriba el ttulo de la serie de registros, que debera ser el nombre de la etiqueta usada para registrar los mensajes de correo electrnico en esta serie de registros. Escriba una descripcin para esta serie de registros, como "Mensajes de informe de estado de correo electrnico". Escriba el nombre de la biblioteca de documentos que almacenar los registros de mensajes de correo electrnico. Este nombre debera coincidir con el nombre de una biblioteca de documentos registrada en una hoja de trabajo de biblioteca de documentos para retencin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0xC0A) (en ingls). Si hay otras carpetas administradas que se enrutan a la misma biblioteca de documentos, escriba sus etiquetas en la columna Alias.

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para registrar sus decisiones de diseo acerca de la retencin de registros de mensajes de correo electrnico. Hoja de trabajo de carpetas administradas (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=84737&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de categoras de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73300&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de la biblioteca de documentos para retencin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de tabla de enrutamiento de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73303&clcid=0xC0A) (en ingls)

658

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresin: Gua para la administracin de registros de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92720&clcid=0xC0A) (en ingls) Consulte la lista completa de libros disponibles en la pgina de libros descargables para Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc262788(technet.10).aspx ). Consulte tambin Planeacin de la administracin de registros Biblioteca tcnica de Microsoft Exchange Server 2007 (http://technet.microsoft.com/eses/library/bb124558.aspx)

659

XII. Planeacin de la seguridad del sitio y del contenido

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Planeacin de la seguridad del sitio Determinacin de niveles de permiso y grupos Definicin de niveles de permisos personalizados Seleccin de los grupos de seguridad que usar

660

Planeacin de la seguridad del sitio y del contenido

Hay varios elementos que componen la seguridad del entorno. Uno de estos elementos son los permisos que controlan el acceso a los sitios y al contenido de los sitios. Un nuevo modelo de seguridad y nuevas caractersticas de seguridad (como grupos de SharePoint para controlar la pertenencia al grupo, y permisos en el nivel de elemento y de documento) facilitan el control de quin tiene acceso a qu contenido en los sitios. En este captulo, se explica cmo funcionan la seguridad y el contenido de los sitios y se proporciona una gua a la hora de tomar decisiones sobre la seguridad del sitio. Otro elemento fundamental para la seguridad del entorno es la forma de estructurar la seguridad en el nivel de la aplicacin web: seleccionar mtodos de autenticacin y especificar los mtodos de cifrado que se deben usar. Para obtener ms informacin, consulte la introduccin al captulo Planeacin y diseo de la seguridad [Office SharePoint Server]. En este captulo: Planeacin de la seguridad del sitio ayuda a comprender los elementos de seguridad del sitio y la forma de asignar los permisos, as como a seleccionar los niveles de seguridad del sitio que se van a usar en la coleccin de sitios o en el subsitio. Determinacin de niveles de permiso y grupos revisa los grupos y niveles de permisos disponibles, y ayuda a determinar si necesita grupos o niveles de permisos adicionales. Definicin de niveles de permisos personalizados ayuda a crear cualquier nivel de permiso personalizado que pueda necesitar. Seleccin de los grupos de seguridad que usar ayuda a determinar los grupos de seguridad y las cuentas de usuario de Microsoft Windows que se usan para conceder acceso a sitios, decidir si se usa el grupo Todos los usuarios autenticados y si se permite el acceso annimo. define los niveles de administracin desde el nivel del servidor hasta el nivel del subsitio, y ayuda a seleccionar los administradores necesarios para cada nivel.

661

Planeacin de la seguridad del sitio

En este artculo: Elementos de seguridad del sitio Asignacin de permisos Acerca de los permisos especficos y la herencia de permisos Eleccin de los niveles de seguridad para el sitio Planeacin de la herencia de permisos Hoja de trabajo

Este artculo trata sobre la planeacin del control de acceso y las autorizaciones en la coleccin de sitios, el sitio y los niveles secundarios del sitio. No incluye informacin sobre la planeacin de la seguridad del servidor ni de la granja de servidores. Para obtener ms informacin sobre la planeacin de otros aspectos de la seguridad, como mtodos de autenticacin y cifrado, consulte Planeacin de la seguridad del sitio y del contenido. La seguridad de los sitios se controla mediante la asignacin de permisos a usuarios y grupos para un objeto asegurable especfico (como un sitio, una lista o un elemento). Al planear la seguridad del sitio, debe decidir: Hasta qu punto desea controlar los permisos de los objetos asegurables individuales. Por ejemplo, si desea controlar el acceso a todo el sitio o si desea usar una configuracin de seguridad especfica para una lista, una carpeta o un elemento en particular. Cmo desea categorizar y administrar a los usuarios (mediante grupos de usuarios). Este artculo abarca los puntos esenciales de la seguridad para sitios y lo ayuda a determinar los objetos asegurables a los que debe aplicar permisos especficos. Para obtener ms informacin acerca de la categorizacin de usuarios en grupos, consulte Seleccin de los grupos de seguridad que usar. Nota: La forma en que los grupos y permisos interactan ha cambiado considerablemente respecto a la versin anterior. En la versin anterior, los grupos de nivel de sitio se usaban para contener usuarios y permisos, es decir, cuando se agregaba un usuario a un grupo de sitios, se determinaban automticamente los permisos que se haban concedido al usuario para un sitio. En esta versin, los conceptos de grupos de usuarios y permisos se han separado: los grupos de SharePoint en el nivel de coleccin de sitios contienen los usuarios, los niveles de permisos contienen los permisos y los grupos no tienen permisos hasta que se les asigna un nivel de permiso para un objeto asegurable concreto (como por ejemplo un sitio, lista o biblioteca, carpeta, elemento o documento).

662

Elementos de seguridad del sitio

Independientemente del tipo de sitio que cree, la seguridad del sitio incluye los cinco elementos siguientes: Permisos de usuario individuales Permisos individuales que permiten realizar acciones especficas. Por ejemplo, el permiso Ver elementos permite al usuario ver elementos en una lista. Los administradores de granjas pueden controlar los permisos que estn disponibles para la granja de servidores a travs de la pgina Permisos de usuario para aplicacin web en Administracin central. (Para llegar a esta pgina, en la pgina de administracin de aplicaciones, bajo Seguridad de aplicaciones, haga clic en Permisos de usuario para aplicacin web). Para obtener informacin sobre los permisos disponibles, consulte el tema sobre permisos de usuario y niveles de permisos. Nivel de permiso Conjunto predefinido de permisos que otorga a los usuarios permiso para realizar acciones relacionadas. Los niveles de permisos predeterminados son: Acceso limitado, Lectura, Colaborar, Diseo y Control total. Por ejemplo, el nivel de permiso de lectura incluye los permisos Ver elementos, Abrir elementos, Ver pginas y Ver versiones (entre otros), todos los cuales son necesarios para leer documentos, elementos y pginas de un sitio de SharePoint. Los permisos pueden incluirse en varios niveles de permisos. Cualquier usuario al que se le haya asignado un nivel de permisos que incluya el permiso Administrar permisos puede personalizar los niveles de permisos. Para obtener informacin sobre los niveles de permisos predeterminados y los permisos contenidos en stos, consulte el tema sobre permisos de usuario y niveles de permisos. Usuario Persona con una cuenta de usuario que se puede autenticar mediante el mtodo de autenticacin usado en el servidor. Puede agregar usuarios individuales y asignarles directamente un nivel de permiso a cada uno; no es necesario que los usuarios sean parte del grupo. Se recomienda asignar permisos a grupos, en lugar de a usuarios. Dado que no es eficaz mantener directamente las cuentas de usuario, slo debe asignar permisos a usuarios individuales en casos excepcionales. Para obtener ms informacin acerca de los tipos de cuentas de usuario, consulte el tema sobre permisos de usuario y niveles de permisos. Grupo Grupo de usuarios. Puede ser un grupo de seguridad de Windows (por ejemplo, Departamento_A) que se agregue al sitio o un grupo de SharePoint (por ejemplo, Creadores del sitio, Miembros del sitio o Visitantes del sitio. A cada uno de los grupos de SharePoint se le asigna un nivel de permisos predeterminado, pero se puede cambiar el nivel de permisos de un grupo cuando sea necesario. Todos los usuarios que tengan asignado un nivel de permisos que incluya el permiso Crear grupos (incluido en el nivel de permisos Control total de forma predeterminada) pueden crear grupos personalizados de SharePoint. Objeto protegible A los usuarios o grupos se les asigna un nivel de permisos para un objeto protegible especfico: sitio, lista, biblioteca, carpeta, documento o elemento. De forma predeterminada, los permisos para una lista, biblioteca, carpeta, documento o elemento se heredan del sitio, lista o biblioteca primarios. Sin embargo, cualquiera que tenga asignado un nivel de permisos para un objeto protegible determinado que incluya el permiso Administrar permisos puede cambiar los permisos para dicho objeto protegible. De forma predeterminada, los permisos se controlan inicialmente en el nivel de sitio y todas las listas y bibliotecas heredan los permisos del sitio. Use los permisos de nivel de lista, nivel de carpeta y nivel de elemento para controlar ms detalladamente qu usuarios pueden ver o interactuar con el contenido del sitio. En cualquier momento, puede volver a heredar los permisos de una lista primaria, el sitio completo o un sitio primario.

663

Asignacin de permisos
Puede asignar un nivel de permisos a un usuario o grupo para un objeto protegible especfico (sitio, lista o elemento). Los usuarios individuales o grupos pueden tener diferentes niveles de permisos para diferentes objetos protegibles. Nota: Puesto que mantener cuentas de usuario directamente resulta ineficaz, se recomienda usar en lo posible permisos de grupo. En concreto, si usa permisos especficos (consulte la siguiente seccin), debe usar grupos para evitar tener que realizar un seguimiento de las cuentas de usuario individuales. Los usuarios entran y salen de los equipos y cambian de responsabilidades con frecuencia, as que querr evitar el seguimiento de todos esos cambios y actualizar continuamente los permisos para objetos protegidos de forma exclusiva. En el siguiente diagrama se muestra cmo los usuarios y los grupos reciben niveles de permisos especficos para un objeto protegible en concreto.

664

Acerca de los permisos especficos y la herencia de permisos

Puede usar permisos especficos (permisos en los niveles de lista o biblioteca, carpeta, elemento o documento) para controlar con mayor precisin las acciones que pueden realizar los usuarios en el sitio. Los siguientes objetos asegurables estn disponibles para la asignacin de permisos: Sitio Controla el acceso a todo el sitio. Lista o biblioteca Controla el acceso a una lista o biblioteca especfica.

Carpeta Controla el acceso a las propiedades de una carpeta (como el nombre de la carpeta). Elemento o documento Controla el acceso a un elemento de lista o documento especfico.

Herencia de permisos y personalizacin avanzada de permisos

De forma predeterminada, los permisos de un sitio se heredan del sitio. Sin embargo, puede interrumpir esta herencia para cualquier objeto protegible en un nivel inferior de la jerarqua si modifica los permisos (mediante la asignacin de un permiso exclusivo) de ese objeto protegible. Por ejemplo, puede editar los permisos para una biblioteca de documentos, lo que interrumpe la herencia del sitio. Sin embargo, la herencia slo se interrumpe para ese objeto protegible especfico para el que asign permisos; el resto de permisos del sitio no experimentan cambios. Puede volver a heredar los permisos de la lista o sitio primarios en cualquier momento.

Herencia de permisos y subsitios

Los propios sitios web son objetos protegibles a los que se pueden asignar permisos. Puede configurar subsitios para heredar permisos de un sitio primario o crear permisos nicos para un sitio determinado. La herencia de permisos es la forma ms sencilla de administrar un grupo de sitios web. Sin embargo, si un subsitio hereda los permisos de su sitio primario, ese conjunto de permisos es compartido. Esto significa que los propietarios de los subsitios que heredan los permisos del sitio primario pueden modificar los permisos de dicho sitio primario. Si slo desea cambiar los permisos del subsitio, debe interrumpir la herencia de permisos antes de realizar el cambio. Los subsitios pueden heredar permisos de un sitio primario. Puede hacer que un subsitio deje de heredar permisos mediante la creacin de permisos exclusivos. Esto copia los grupos, usuarios y niveles de permisos del sitio primario en el subsitio y, a continuacin, interrumpe la herencia. Si cambia de permisos exclusivos a heredados, los usuarios, grupos y niveles de permisos comienzan siendo heredados, y perder todos los usuarios, grupos o niveles de permisos que haya definido de forma exclusiva en el subsitio. Los niveles de permisos tambin se pueden heredar (y, de forma predeterminada, se heredan), de modo que el nivel de permiso Lectura es igual, independientemente del objeto al que se aplique. Puede interrumpir dicha herencia si

665

modifica el nivel de permiso. Por ejemplo, puede que no desee que el nivel de permiso Lectura de un subsitio determinado incluya el permiso Crear alertas.

Eleccin de los niveles de seguridad para el sitio

Cuando crea la estructura de permisos, es importante encontrar el equilibrio entre la facilidad de administracin, el rendimiento y la necesidad de controlar permisos especficos para elementos individuales. Si usa muchos permisos especficos, emplear ms tiempo administrando los permisos, y los usuarios experimentarn un rendimiento ms bajo cuando intenten tener acceso al contenido del sitio. En cualquier servidor o sitio web tambin es importante seguir el principio de mnimo privilegio al autorizar el acceso al sitio: los usuarios deben tener slo aquellos niveles de permisos que necesiten. Comience usando grupos estndar (por ejemplo, Miembros, Visitantes y Propietarios) y controlando los permisos en el nivel de sitio para que la administracin sea lo ms sencilla posible. Incluya a la mayora de los usuarios en los grupos Visitantes o Miembros. Limite el nmero de personas del grupo Propietarios slo a aquellos usuarios a los que permitir cambiar la estructura, la configuracin o la apariencia del sitio. De forma predeterminada, los usuarios del grupo Miembros pueden colaborar en el sitio, agregando o quitando elementos o documentos, pero no pueden cambiar la estructura, la configuracin ni la apariencia del sitio. Puede crear grupos de SharePoint y niveles de permisos adicionales si necesita un mayor control sobre las acciones que pueden realizar los usuarios. Si existen ciertas listas, bibliotecas, carpetas, elementos o documentos que contienen informacin confidencial y deben ser an ms seguros, puede conceder permisos a un grupo o usuario individual especficos. Sin embargo, tenga en cuenta que no es posible ver todos los permisos especficos de listas, bibliotecas, carpetas, elementos o documentos de un sitio. Esto significa que resulta difcil saber quin tiene permisos para qu objetos protegibles y dificulta restablecer cualquier permiso especfico en bloque.

Planeacin de la herencia de permisos

Resulta ms sencillo administrar permisos cuando existe una jerarqua definida de permisos y permisos heredados. Se complica cuando algunas listas de un sitio tienen aplicados permisos especficos y cuando algunos sitios tienen subsitios con permisos exclusivos y subsitios con permisos heredados. En la medida de lo posible, organice los sitios y subsitios y las listas y bibliotecas de modo que puedan compartir la mayora de los permisos. Separe la informacin confidencial en sus propias listas, bibliotecas o subsitios. Por ejemplo, resulta mucho ms sencillo administrar un sitio con permisos heredados como en la siguiente tabla.
Objeto protegible Descripcin Permisos exclusivos o heredados

SitioA SitioA/SubsitioA
666

Pgina principal del grupo Grupo confidencial

nico nico

Objeto protegible

Descripcin

Permisos exclusivos o heredados

SitioA/SubsitioA/ListaA SitioA/SubsitioA/BibliotecaA SitioA/SubsitioB SitioA/SubsitioB/ListaB SitioA/SubsitioB/BibliotecaB

Informacin confidencial Documentos confidenciales Informacin de proyecto compartida en grupo Informacin no confidencial Documentos no confidenciales

nico nico Heredados Heredados Heredados

En comparacin, no resulta tan sencillo administrar un sitio con permisos heredados como en la siguiente tabla.
Objeto protegible Descripcin Permisos exclusivos o heredados

SitioA SitioA/SubsitioA SitioA/SubsitioA/ListaA SitioA/SubsitioA/BibliotecaA

Pgina principal del grupo Grupo confidencial Informacin no confidencial Documentos no confidenciales, pero con uno o dos documentos confidenciales Informacin de proyecto compartida en grupo Datos no confidenciales, pero con uno o dos elementos confidenciales Documentos no confidenciales, pero con una carpeta especial que contiene documentos confidenciales

nico nico Exclusivos, pero con los mismos permisos que SitioA Heredados, pero con permisos exclusivos en el nivel de documento Heredados Heredados, pero con permisos exclusivos en el nivel de elemento Heredados, pero con permisos exclusivos en el nivel de carpeta y documento

SitioA/SubsitioB SitioA/SubsitioB/ListaB

SitioA/SubsitioB/BibliotecaB

Hoja de trabajo
En la hoja de trabajo de seguridad de sitio y contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73135&clcid=0xC0A) (en ingls), especifique la jerarqua de sitios y, despus, enumere los permisos necesarios en cada nivel de la jerarqua y cualquier herencia de permisos.
667

Determinacin de niveles de permiso y grupos

En este artculo: Revisin de los grupos predeterminados disponibles Revisin de los niveles de permisos disponibles Determinacin de la necesidad de grupos o niveles de permisos adicionales Hoja de trabajo2

La decisin ms importante sobre la seguridad del sitio y del contenido en Microsoft Office SharePoint Server 2007 es decidir cmo clasificar a los usuarios y qu niveles de permisos asignarles. Existen varios grupos predeterminados de SharePoint cuyo objetivo es ayudar en la clasificacin de los usuarios de acuerdo con los tipos de acciones que deben realizar, pero tambin pueden existir requisitos exclusivos u otras formas de agrupar a los usuarios. Asimismo, existen niveles de permisos predeterminados, pero pueden no adaptarse exactamente a las tareas que sus grupos necesitan realizar. En este artculo, se revisan los grupos y los niveles de permisos predeterminados. Puede decidir usarlos como estn, personalizarlos o crear diferentes grupos y niveles de permisos.

Revisin de los grupos predeterminados disponibles

Con los grupos de SharePoint, se administran conjuntos de usuarios, en lugar de usuarios individuales. Los grupos de SharePoint pueden estar compuestos por varios usuarios individuales, pueden abarcar un solo grupo de seguridad de Windows o pueden ser una combinacin de estos dos tipos. Los grupos de SharePoint no ofrecen derechos especficos para el sitio, simplemente son una forma de contener un grupo de usuarios. De acuerdo con el tamao y la complejidad de su organizacin o sitio web, es posible organizar los usuarios en varios grupos o solo en unos pocos. En la siguiente tabla, se enumeran los grupos de SharePoint predeterminados, creados para los sitios de Office SharePoint Server 2007.
Nombre del grupo Nivel de permisos predeterminado

Lectores restringidos Lectores de recursos de estilo Visores

668

Lectura restringida en el sitio (adems de Acceso limitado a listas especficas) Lectura en la Galera de pginas maestras y Lectura restringida en la Biblioteca de estilos Slo vista

Nombre del grupo

Nivel de permisos predeterminado

Visitantes de la pgina principal Miembros de la pgina principal Usuarios de distribucin rpida

Leer Colaborar Colaborar en la biblioteca de elementos de distribucin rpida (adems de Acceso limitado al resto del sitio) Aprobar (adems de Acceso limitado) Diseo Administrar la jerarqua (adems de Acceso limitado) Control total

Aprobadores Diseadores Administradores de jerarquas Propietarios de la pgina principal Nota:

El nivel de permisos Acceso limitado se usa para proporcionar a los grupos acceso a una lista, biblioteca de documentos, elemento o documento especficos, sin concederles acceso al sitio completo. No quite este nivel de permisos de los grupos de la lista anterior. Si lo hace, es posible que los grupos no puedan navegar por el sitio para llegar a elementos especficos con los que deben interactuar. Adems, estn disponibles los siguientes usuarios y grupos especiales para tareas administrativas de niveles superiores: Administradores de coleccin de sitios: puede designar uno o varios usuarios como administradores de coleccin de sitios principales o secundarios. Estos usuarios quedan registrados en la base de datos como contactos para la coleccin de sitios, tienen control total sobre los sitios de la coleccin, pueden realizar auditoras de todo el contenido del sitio y reciben cualquier alerta administrativa (como comprobaciones para saber si el sitio est en uso). Generalmente, los administradores de coleccin de sitios se designan al crear el sitio, pero es posible modificarlos cuando sea necesario desde las pginas de Administracin central o Configuracin del sitio. Administradores de granja: controlan qu usuarios pueden administrar la configuracin del servidor y de la granja de servidores. El grupo de Administradores de granja reemplaza la necesidad de agregar usuarios al grupo de administradores del servidor o al grupo de administradores de SharePoint usado en Windows SharePoint Services 2.0. Los administradores de granjas no tienen acceso al contenido del sitio de forma predeterminada; deben ser propietarios del sitio para ver su contenido. Para hacer esto, deben agregarse como administradores de coleccin de sitios, accin que se incluye en los registros de auditora. El grupo de administradores de la granja de servidores slo se usa en Administracin central y no est disponible para ningn sitio.

669

 Administradores integrantes del grupo de Administradores del servidor local que pueden realizar acciones de administrador de granja de servidores y otras tareas, como las siguientes: Instalar nuevos productos o aplicaciones. Implementar elementos web y nuevas caractersticas en la memoria cach de ensamblados global. Crear nuevas aplicaciones web y nuevos sitios web de IIS. Iniciar servicios.

Al igual que el grupo de Administradores de granja de servidores, los miembros del grupo de Administradores del servidor local no tienen, de forma predeterminada, acceso al contenido del sitio. Una vez que haya identificado los grupos que necesita, determine los niveles de permisos para asignar a cada uno de los grupos del sitio.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de grupos y niveles de permisos personalizados (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73134&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los grupos que sea necesario crear.

Revisin de los niveles de permisos disponibles

La posibilidad de ver, cambiar o administrar un sitio en particular se determina en funcin del nivel de permisos asignados a un usuario o grupo. Este nivel de permisos controla todos los permisos para el sitio y los subsitios, las listas, las bibliotecas de documentos, las carpetas y los elementos o documentos que heredan los permisos del sitio. Sin los niveles de permisos apropiados, es posible que los usuarios no puedan realizar sus tareas o que puedan realizar tareas que no se deseaba que realicen. De forma predeterminada, los siguientes niveles de permisos estn disponibles: Acceso limitado: incluye permisos que permiten a los usuarios ver listas especficas, bibliotecas de documentos, elementos de lista, carpetas o documentos cuando se otorgan permisos. Leer: incluye permisos que permiten a los usuarios ver elementos en pginas del sitio. Colaborar: incluye permisos que permiten a los usuarios agregar o cambiar elementos en pginas del sitio, listas o bibliotecas de documentos. Diseo: incluye permisos que permiten a los usuarios cambiar el diseo de las pginas del sitio mediante el uso del explorador o de Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Aprobar: incluye permisos para editar y aprobar pginas, elementos de lista y documentos.

670

 Administrar la jerarqua: incluye permisos para sitios y pginas de edicin, elementos de lista y documentos. Lectura restringida: incluye permisos para ver pginas y documentos, pero no las versiones histricas ni informacin de derechos de usuario. Control total: incluye todos los permisos. Para obtener ms informacin acerca de los permisos que se incluyen en los niveles de permisos predeterminados, consulte Permisos de usuarios y niveles de permisos.

Determinacin de la necesidad de grupos o niveles de permisos adicionales

Los grupos y niveles de permisos predeterminados estn diseados para proporcionar un marco general para los permisos, y abarcan una amplia gama de tipos de organizaciones y las funciones incluidas en ellas. Sin embargo, es posible que stos no se asocien exactamente con el modo en que los usuarios estn organizados o con la variedad de tareas que los usuarios realizan en los sitios. Si los grupos y niveles de permisos predeterminados no se adaptan a su organizacin, puede crear grupos personalizados, cambiar los permisos incluidos en los niveles de permisos especficos o crear niveles de permisos personalizados.

Necesita grupos personalizados?

La decisin de crear grupos personalizados es bastante sencilla y tiene un impacto mnimo en la seguridad del sitio. Bsicamente, si se aplica alguna de las siguientes condiciones, deber crear grupos personalizados en lugar de usar los grupos predeterminados: Tendr ms (o menos) funciones de usuario dentro de la organizacin de las que aparecen en los grupos predeterminados. Por ejemplo, si adems de Aprobadores, Diseadores y Administradores de jerarquas, tiene un grupo de usuarios cuya responsabilidad es publicar contenido en el sitio, posiblemente necesite crear un grupo Editores. Existen nombres conocidos para funciones exclusivas en la organizacin que realizan tareas muy distintas en los sitios. Por ejemplo, si va a crear un sitio pblico para vender los productos de su organizacin, puede ser conveniente crear un grupo Clientes que reemplace los grupos Visitantes u Observadores. Se desea conservar la relacin de uno a uno entre los grupos de seguridad de Windows y los grupos de SharePoint. (Por ejemplo, su organizacin cuenta con un grupo de seguridad para Administradores del sitio web, y desea usar este nombre como nombre de grupo para simplificar la identificacin al administrar el sitio). Se prefiere usar otros nombres de grupo.

671

Necesita niveles de permisos personalizados?

La decisin de personalizar niveles de permisos es menos sencilla que la de personalizar grupos de SharePoint. Cuando personaliza los permisos asignados a un nivel de permisos en particular, debe realizar un seguimiento de este cambio, comprobar que funcione para todos los grupos y sitios afectados por el cambio y asegurarse de que el cambio no afecte negativamente la seguridad ni la capacidad y el rendimiento del servidor. Por ejemplo, desde el punto de vista de la seguridad, si personaliza el nivel de permisos Colaborar para incluir el permiso Crear subsitios, que normalmente forma parte del nivel de permisos Control total, los miembros del grupo Colaboradores podrn crear y poseer subsitios, as como invitar a usuarios malintencionados a sus subsitios o publicar contenido no autorizado. En lo que respecta a la capacidad, si personaliza el permiso Leer para incluir el permiso Crear alertas, que suele ser parte del nivel de permisos Colaborar, todos los miembros del grupo de visitantes de la pgina principal podrn crear alertas, lo que podra sobrecargar los servidores. Deber personalizar los niveles de permisos predeterminados si se aplica alguna de las siguientes condiciones: Un nivel de permisos predeterminado incluye todos los permisos excepto uno, que los usuarios necesitan para realizar sus tareas, y se desea agregar este permiso. Un nivel de permisos predeterminado incluye un permiso que los usuarios no necesitan. Nota: No se deben personalizar los niveles de permisos predeterminados si existen dudas respecto de la seguridad de un permiso en particular o de otro tipo, y se desea deshabilitar dicho permiso para todos los usuarios asignados a los niveles de permisos en los que ste se incluye. En tal caso, debe desactivar el permiso para todas las aplicaciones web de la granja de servidores en lugar de cambiar todos los niveles de permisos. Para administrar los permisos de una aplicacin web, en Administracin central, en la pgina de administracin de aplicaciones, en la seccin Seguridad de aplicaciones, haga clic en Permisos de usuario para aplicacin web. Si desea realizar varios cambios en un nivel de permisos determinado, es preferible crear un nivel de permisos personalizado que incluya todos los permisos necesarios. Es conveniente crear niveles de permisos adicionales si se aplica alguna de las siguientes condiciones: Se desean excluir varios permisos de un nivel de permisos determinado. Se desea definir un conjunto exclusivo de permisos para un nuevo nivel de permisos.

Para crear un nivel de permisos, puede copiar un nivel de permisos existente y luego realizar cambios. Tambin puede crear un nivel de permisos y luego seleccionar los permisos que desea incluir. Nota: Algunos permisos dependen de otros. Si se borra un permiso del cual depende otro permiso, ste tambin se borrar.

672

Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de grupos y niveles de permisos personalizados (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73134&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar los niveles de permiso que sea necesario crear o personalizar.

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para determinar los niveles de permiso y grupos que desee: Hoja de trabajo de grupos y niveles de permisos personalizados (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73134&clcid=0xC0A) (en ingls)

673

Definicin de permisos personalizados

En este artculo: Personalizacin de un nivel de permisos existente Copia de un nivel de permisos existente Creacin de un nivel de permisos

Despus de determinar que necesita niveles de permisos personalizados y de decidir los permisos que va a incluir en el nuevo nivel de permisos, puede crear un nivel de permisos personalizado. Se pueden crear niveles de permisos para un sitio o una coleccin de sitios. Para crear un nivel de permisos personalizado, siga cualquiera de los tres procedimientos descritos en este artculo.

Personalizacin de un nivel de permisos existente

Si el nivel de permisos personalizados que desea usar es casi idntico a un nivel de permisos predeterminado existente y no necesita usar este nivel predeterminado, puede personalizarlo para que incluya o excluya los permisos que necesite o no necesite. 1. En la pgina Configuracin del sitio, en Usuarios y permisos, haga clic en Permisos avanzados. 2. En la barra de herramientas, haga clic en Configuracin y, a continuacin, en Niveles de permisos. 3. En la lista de niveles de permisos, haga clic en el nombre del nivel de permisos que desea personalizar. 4. En la lista de permisos, active o desactive las casillas para agregar o quitar permisos del nivel de permisos. 5. Haga clic en Enviar.

Copia de un nivel de permisos existente

Si el nivel de permisos personalizado que desea usar es parecido a un nivel de permisos predeterminado existente y necesita usar tanto este ltimo como el nivel personalizado, puede copiar el nivel de permisos personalizado y, a continuacin, modificar la copia y guardarla como un nivel de permisos nuevo. 1. En la pgina Configuracin del sitio, en Usuarios y permisos, haga clic en Permisos avanzados. 2. En la barra de herramientas, haga clic en Configuracin y, a continuacin, en Niveles de permisos. 3. En la lista de niveles de permisos, haga clic en el nombre del nivel de permisos que desea copiar.
674

4. En la parte inferior de la pgina, haga clic en Copiar nivel de permisos. 5. En la pgina Copiar nivel de permisos, en el cuadro Nombre, escriba un nombre para el nuevo nivel de permisos. 6. En el cuadro Descripcin, escriba una descripcin para el nuevo nivel de permisos. 7. En la lista de permisos, active o desactive las casillas para agregar permisos o quitar permisos del nivel de permisos. 8. Haga clic en Crear.

Creacin de un nivel de permisos

Si no hay ningn nivel de permisos parecido al que necesita, puede crear uno e incluir slo los permisos que necesite. 1. En la pgina Configuracin del sitio, en Usuarios y permisos, haga clic en Permisos avanzados. 2. En la barra de herramientas, haga clic en Configuracin y, a continuacin, en Niveles de permisos. 3. En la barra de herramientas, haga clic en Agregar un nivel de permisos. 4. En la pgina Agregar un nivel de permisos, en el cuadro Nombre, escriba un nombre para el nuevo nivel de permisos. 5. En el cuadro Descripcin, escriba una descripcin para el nuevo nivel de permisos. 6. En la lista de permisos, active las casillas para agregar permisos al nivel de permisos. 7. Haga clic en Crear.

675

Seleccin de los grupos de seguridad que usar

En este artculo: Determinacin de los grupos y cuentas de seguridad de Windows que usar para conceder acceso a los sitios Decisin sobre el uso de todos los usuarios autenticados Decisin sobre permitir el acceso de usuarios annimos Hoja de trabajo

Para que la administracin de usuarios sea ms sencilla, es recomendable asignar permisos de sitio a grupos en lugar de usuarios individuales. En el servicio de directorio Microsoft Active Directory, normalmente se usan los dos tipos de grupos siguientes para organizar los usuarios: Grupo de distribucin Grupo que slo se usa para la distribucin de correo electrnico y no tiene habilitada la seguridad. Los grupos de distribucin no se pueden incluir en las listas de control de acceso discrecional (DACL) usadas para definir permisos en recursos y objetos. Grupo de seguridad Grupo que se puede incluir en las listas de control de acceso discrecional (DACL) usadas para definir permisos en recursos y objetos. Un grupo de seguridad se puede usar tambin como una entidad de correo electrnico. Puede usar los grupos de seguridad para controlar los permisos del sitio agregando directamente el grupo de seguridad y concediendo permisos a todo el grupo. Los grupos de distribucin no se pueden usar de esta forma; sin embargo, se puede expandir una lista de distribucin y agregar cada uno de los usuarios a un grupo de SharePoint. Si usa este mtodo, debe administrar el proceso de mantener el grupo de SharePoint sincronizado con el grupo de distribucin. Si usa grupos de seguridad, no tiene que administrar a cada uno de los usuarios de la aplicacin de SharePoint. Active Directory se ocupa de la administracin de los usuarios, porque ha incluido el grupo de seguridad y no cada uno de los usuarios del grupo.

Determinacin de los grupos y cuentas de seguridad de Windows que usar para conceder acceso a los sitios
Cada organizacin configura sus grupos de seguridad de Windows de distintas maneras. Para que la administracin de permisos sea sencilla, los grupos de seguridad deben ser: Lo suficientemente grandes y estables para que no haya que agregar ms grupos a los sitios de SharePoint constantemente. Lo suficientemente pequeos para poder asignar los permisos adecuados.

676

Por ejemplo, es probable que un grupo de seguridad denominado "todos los usuarios del edificio 2" no sea lo suficientemente pequeo para asignar permisos, a menos que todos los usuarios del edificio 2 tengan la misma funcin en su trabajo, por ejemplo administrativos de cuentas por cobrar. Esto no suele ser as, por lo que debera buscar un grupo de usuarios ms pequeo, como "cuentas por cobrar" u otro grupo pequeo en que los usuarios estn estrechamente relacionados.

Decisin sobre el uso de todos los usuarios autenticados

Si desea que todos los usuarios del dominio puedan ver el contenido del sitio, considere la posibilidad de conceder acceso a todos los usuarios autenticados (grupo de seguridad de Windows Usuarios de dominio). Este grupo especial permite a todos los usuarios del dominio tener acceso a un sitio web, con el nivel de permiso que se seleccione, sin tener que habilitar el acceso annimo.

Decisin sobre permitir el acceso de usuarios annimos

Puede habilitar el acceso annimo para que los usuarios puedan ver las pginas de forma annima. La mayor parte de los sitios web de Internet permiten que se visite el sitio de forma annima, pero podran solicitar la autenticacin si alguien desea modificar el sitio o adquirir algn artculo en un sitio de compras. El acceso annimo se debe conceder en el nivel de la aplicacin web en el momento de crearla. Si se permite el acceso annimo en la aplicacin web, los administradores del sitio puede decidir si: Conceder acceso annimo a un sitio. Conceder acceso annimo slo a las listas y bibliotecas. Bloquear totalmente el acceso annimo a un sitio.

El acceso annimo se basa en la cuenta de usuario annimo en el servidor web. Esta cuenta se crea y mantiene mediante Microsoft Internet Information Services (IIS), no a travs del sitio de SharePoint. De forma predeterminada en IIS, la cuenta de usuario annimo es IUSR_ nombreDeEquipo. Cuando se habilita el acceso annimo, se concede dicho acceso de cuenta para el sitio de SharePoint. Permitir el acceso a un sitio, o a las listas y bibliotecas, concede el permiso Ver elementos a la cuenta de usuario annimo. Incluso con el permiso Ver elementos, hay restricciones referentes a las acciones que pueden llevar a cabo los usuarios. Los usuarios annimos no pueden realizar lo siguiente: Usar la llamada a procedimiento remoto (RPC) de Microsoft Office SharePoint Designer, es decir, no pueden abrir sitios para modificarlos en Office SharePoint Designer. Tampoco pueden usar DAV (el protocolo de carpetas web de Windows), es decir, no pueden ver el sitio en Mis sitios de red. Cargar o editar documentos en bibliotecas de documentos, incluidas las bibliotecas wiki.

677

Importante: Para crear sitios, listas o bibliotecas ms seguros, no habilite el acceso annimo. El acceso annimo permite que los usuarios contribuyan a listas, discusiones y encuestas, probablemente usando espacio de disco del servidor y otros recursos. Adems, permite a los usuarios annimos conocer la informacin del sitio, incluidas las direcciones de correo electrnico y todo el contenido expuesto en listas, bibliotecas y discusiones. Tambin puede establecer directivas de permisos para el usuario annimo para diferentes zonas (Internet, Extranet, Intranet, otras), si una misma aplicacin web suministra contenido a esas distintas zonas. Las directivas se describen en la lista siguiente: Ninguno Sin directiva. sta es la opcin predeterminada. No se aplican otras adiciones o restricciones de permisos a los usuarios annimos del sitio. Leer Los usuarios annimos pueden leer el contenido, a menos que el administrador del sitio desactive el acceso annimo. Denegar escritura Los usuarios annimos no pueden escribir contenido, incluso si el administrador del sitio intenta conceder este permiso a la cuenta de usuario annimo. Denegar a todos Los usuarios annimos no pueden tener ningn acceso, incluso si los administradores de sitios intentan conceder a la cuenta de usuario annimo acceso a sus sitios.

Hoja de trabajo
En la hoja de trabajo de seguridad de sitios y contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73135&clcid=0xC0A) (en ingls), enumere los grupos de seguridad que vaya a usar y los niveles de permisos que necesitar en cada nivel de la jerarqua de sitios .

678

Seleccin de administradores y propietarios para la jerarqua de administracin

En este artculo: Niveles de administracin Hoja de trabajo

La administracin de Microsoft Office SharePoint Server 2007 tiene lugar en numerosos niveles, como en la granja de servidores como unidad, en servicios compartidos y en sitios individuales. En la administracin de Office SharePoint Server 2007 pueden estar involucradas muchas personas.

Niveles de administracin
A la mayora de niveles de la jerarqua de servidores y sitios les corresponde un grupo de administracin. Aunque el nivel de la aplicacin web no tiene un grupo de administradores nico, los administradores de granjas de servidores y los administradores de servicios tienen control sobre las aplicaciones web dentro de su mbito. Los miembros del grupo de administradores de granjas de servidores y los miembros del grupo de administradores del servidor local pueden definir una directiva para conceder permisos a usuarios individuales en el nivel de la aplicacin web. Para obtener ms informacin, consulte la seccin de la directiva para aplicaciones web del artculo sobre elementos de arquitectura lgica. Los grupos de usuarios que tienen permisos administrativos en distintos niveles se describen en la siguiente lista: Nivel de servidor o granja de servidores Grupo de administradores de granjas de servidores Los miembros del grupo de administradores de granjas de servidores tienen permisos y responsabilidades sobre todos los servidores de la granja de servidores. Los miembros pueden realizar todas las tareas administrativas en Administracin central para el servidor o la granja de servidores. Los integrantes de este grupo tambin pueden realizar operaciones de lnea de comandos. Este grupo no tiene acceso a sitios individuales ni a su contenido. Sin embargo, los integrantes pueden asumir la propiedad de una coleccin de sitios especfica si es necesario (por ejemplo, si el administrador de un sitio deja la organizacin y debe agregarse un nuevo administrador). Grupo de administradores Los miembros del grupo de administradores del servidor local pueden realizar todas las acciones de los administradores de granjas de servidores y otras tareas, incluida la instalacin de nuevos productos y aplicaciones, la implementacin de elementos web y nuevas caractersticas en la memoria cach de ensamblados global, la creacin de nuevas aplicaciones web y nuevos sitios web de Internet Information Services (IIS) y la inicializacin de servicios. Al igual que los administradores de granjas de servidores, de manera predeterminada, los miembros de este grupo del servidor local no tienen acceso al contenido de los sitios.
679

Nota: Los administradores de granjas de servidores y los administradores tambin pueden asumir la propiedad de colecciones de sitios especficas si es necesario. Para asumir la propiedad, puede agregarse a s mismos como administradores de la coleccin de sitios mediante la pgina Administradores de la coleccin de sitios de Administracin central. Nivel de servicios compartidos Administradores del SSP Pueden controlar los servicios incluidos en un proveedor de servicios compartidos (SSP) y establecer la configuracin de dichos servicios. Administradores de servicios Pueden establecer la configuracin de un servicio especfico en un SSP. Por ejemplo, el administrador de servicio del servicio de bsqueda de Servicio1 puede establecer la configuracin de bsqueda para Servicio1. Nivel del sitio Administradores de coleccin de sitios Tienen el nivel de permiso Control total en todos los sitios web de una coleccin de sitios. Esto significa que tienen acceso al contenido de todos los sitios de esa coleccin de sitios, incluso si no tienen permisos explcitos en ese sitio. Propietarios de sitios De manera predeterminada, los miembros del grupo Propietarios de un sitio tienen el nivel de permiso Control total en ese sitio. Pueden realizar las tareas de administrador en el sitio y en cualquier lista o biblioteca dentro de ese sitio.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de administradores y propietarios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73126&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar qu administradores se asignan a cada nivel. Consulte el diagrama de la jerarqua de sitios para asegurarse de asignar propietarios para cada coleccin de sitios, sitio web de nivel superior y subsitio que vaya a planear.

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para elegir administradores y propietarios para la jerarqua de administracin: Hoja de trabajo de administradores y propietarios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73126&clcid=0xC0A) (en ingls)

680

XIII. Planeacin de la creacin y el mantenimiento de sitios

En este captulo se incluyen los siguientes artculos: Planeacin de la creacin y el mantenimiento de sitios Planeacin del proceso para la creacin de sitios Planeacin del mantenimiento y la administracin de sitios

681

Planeacin de la creacin y el mantenimiento de sitios

Si piensa incluir varias colecciones de sitios en el entorno de Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe asegurarse de contar con un plan para la creacin y el mantenimiento de sitios. Sin este plan, es difcil controlar o realizar un seguimiento para saber cundo se crean sitios de SharePoint, qu sitios estn activos y cundo se pueden eliminar sin inconvenientes los sitios inactivos. Antes de implementar sitios y ponerlos a disponibilidad de los usuarios, se deben responder preguntas como las siguientes: Desea controlar detalladamente la creacin de sitios o permitir que varios usuarios creen sitios? En qu nivel de la jerarqua de sitios se deben crear los sitios adicionales? Cmo se buscan y se quitan los sitios no usados en su entorno?

Los artculos y las hojas de trabajo de este captulo ofrecen ayuda para disear y registrar un plan para la creacin y el mantenimiento de sitios. Lo ayudarn a estar preparado para administrar el crecimiento en su entorno. Para planear la creacin y el mantenimiento de sitios use los siguientes artculos: Planeacin del proceso para la creacin de sitios le ayuda a determinar el tipo de proceso de creacin de sitios ms adecuado para su organizacin y el mtodo para implementar dicho proceso. Planeacin del mantenimiento y la administracin de sitios le ayuda a planear el mantenimiento de los sitios de SharePoint desde el comienzo para asegurarse de que sus sitios se mantengan actualizados, tiles y utilizables.

682

Planeacin del mantenimiento y la administracin de sitios

En este artculo: Planeacin del mantenimiento de sitios Planeacin de la administracin de colecciones de sitios Hoja de trabajo

Todos los sitios web, en especial los que tienen ms de un autor, se desordenan. La revisin y la limpieza peridicas pueden ayudar a mantener el buen funcionamiento del sitio, sin importar su tamao. Si se elabora un plan de mantenimiento del sitio (o los sitios) desde el comienzo, es posible asegurarse de que permanezcan actualizados, tiles y usables.

Planeacin del mantenimiento de sitios

El plan de mantenimiento de un sitio es diferente del plan para otros entornos y contiene elementos especficos. El mantenimiento de sitios para los sitios administrados por un departamento de TI no es igual al mantenimiento de sitios creados por usuarios y sitios administrados. Sin embargo, algunos de los procedimientos recomendados que puede incluir en un plan de mantenimiento de sitios son los siguientes: Pregunte a los usuarios qu desean en los sitios administrados por TI. Realice encuestas peridicas para determinar qu necesitan los usuarios del sitio. Use registros e informes de uso para determinar qu reas del sitio se usan y correlacione esta informacin con las encuestas a los usuarios para establecer posibles mejoras. Archive contenido o sitios obsoletos. No obstante, para archivar o eliminar contenido o sitios obsoletos, asegrese de que los usuarios comprendan el plan y realice estas acciones en momentos predecibles. Por ejemplo, puede publicar un cronograma que indique cundo se archivar contenido o se eliminarn sitios no usados. Revise peridicamente los permisos del sitio. Por ejemplo, puede revisarlos cada tres meses para quitar los permisos de usuarios que ya no formen parte del grupo o el proyecto. Seleccione un intervalo de tiempo razonable para las actividades de mantenimiento. Por ejemplo, si planea encuestas peridicas a los usuarios, no las realice ms de dos veces al ao (preferiblemente, no ms de una vez al ao). Cree un plan para realizar copias de seguridad regulares del contenido del sitio. Determine o detecte la frecuencia con la que se realizarn las copias de seguridad y el proceso para restaurar contenido cuando sea necesario. Para obtener ms informacin acerca de cmo planear copias de seguridad y un proceso de restauracin, consulte Planeacin de proteccin y recuperacin de datos (Office SharePoint Server).

683

Comience ahora, durante el proceso de planeacin, a crear un plan para el mantenimiento del sitio. Registre el plan e incluya la frecuencia de ajuste del sitio y archivado de contenido. Muestre el plan a otros miembros del equipo y a representantes de la base de usuarios para que lo revisen. De esta forma, podr identificar dudas de los usuarios ahora, determinar la mejor forma de responder a ellas y contar con un plan para el mantenimiento del sitio en el momento de poner el sitio en funcionamiento.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de mantenimiento de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73146&clcid=0xC0A) (en ingls) para crear un plan de mantenimiento de sitios.

Planeacin de la administracin de colecciones de sitios

Una parte del plan de mantenimiento de sitios debe incluir un mtodo para administrar el tamao y la cantidad de colecciones de sitios del entorno. Esto es de especial importancia si se permite la administracin de sitios sin intervencin del administrador. La mayora de las organizaciones desean poder predecir y controlar el crecimiento esperado de los sitios, ya que esto tiene un impacto sobre los recursos de base de datos. Por ejemplo, si una base de datos de contenido especfica contiene 100 sitios, y uno de esos sitios ocupa ms del 50 por ciento del espacio, puede ser necesario que ese sitio tenga una base de datos de contenido propia. De esta forma, se reserva espacio para el crecimiento adicional al mismo tiempo que se mantiene la capacidad para realizar copias de seguridad de las bases de datos y restaurarlas. Dos mtodos para administrar colecciones de sitios son los siguientes: Cuotas de coleccin de sitios: use este mtodo para controlar el tamao mximo de las colecciones de sitios. Confirmacin y eliminacin del uso de sitios: use este mtodo para supervisar y eliminar colecciones de sitios que no estn en uso.

Planeacin de cuotas de coleccin de sitios

Use cuotas para hacer un seguimiento del almacenamiento del sitio y limitarlo. Puede enviar un mensaje de advertencia por correo electrnico a los propietarios del sitio cuando el almacenamiento alcance un tamao determinado (en megabytes) y luego bloquear el sitio para impedir que se agregue contenido una vez alcanzado el tamao mximo. Al planear la capacidad de la base de datos y el servidor, determine los lmites de tamao que se aplicarn, si desea usarlos. Para aprovechar al mximo las cuotas: Cree diferentes plantillas de cuota para los distintos tipos de sitios. Se pueden usar diferentes cuotas para diferentes divisiones, tipos de clientes o rutas (por ejemplo, los sitios en la ruta /sites pueden contar con slo 100 MB para cada coleccin de sitios, mientras que los sitios en la ruta /vip pueden ocupar hasta 300 MB por coleccin de sitios). Cuando se crea una coleccin de
684

sitios desde la Administracin central, se puede especificar en qu plantilla de cuota se basar. Tenga en cuenta que los sitios creados con Administracin de sitios sin intervencin del administrador usan la cuota predeterminada para la aplicacin web. Otorgue espacio suficiente para un crecimiento razonable en los sitios. De acuerdo con el uso de cada sitio, las necesidades de espacio varan notablemente. Los sitios estn diseados para crecer a medida que se usan. Un lmite de cuota de 50 MB probablemente no sea suficiente espacio de almacenamiento inicial para la mayora de los sitios y mucho menos si el sitio tiene una vida prolongada. Ofrezca un intervalo de tiempo razonable entre el mensaje de correo electrnico de advertencia y el bloqueo del sitio cuando se supera la cuota. Por ejemplo, no establezca el lmite para la advertencia en 80 MB y el lmite de almacenamiento del sitio en 85 MB. Podra resultar muy molesto para los usuarios que se aplicara el bloqueo mientras ellos estn cargando archivos grandes si el tiempo de preaviso fue muy breve.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de mantenimiento de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73146&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar sus decisiones sobre el uso de cuotas de coleccin de sitios.

Planeacin de la confirmacin y eliminacin del uso de sitios

Debe planear cmo se administrarn los sitios que quedan inactivos una vez finalizado un proyecto o los sitios que los usuarios crean slo como prueba y luego son abandonados. La confirmacin y eliminacin del uso de sitios puede servir como ayuda para mantener el entorno ordenado, ya que permite identificar los sitios que ya no son necesarios. Esta caracterstica enva automticamente un mensaje de correo electrnico a los propietarios de los sitios para confirmar si ellos consideran que el sitio est en actividad. Si el propietario no responde al mensaje (despus de un nmero especificado de mensajes a lo largo de un perodo determinado), el sitio puede eliminarse. Para planear la confirmacin y eliminacin del uso de sitios, decida: Cunto tiempo se esperar para comprobar si un sitio est inactivo. El perodo predeterminado para los sitios de equipos o proyectos es de 90 das a partir de la creacin del sitio, pero probablemente sea necesario asignar un perodo mayor. Para un sitio de prueba o personal, 90 das puede ser demasiado. Generalmente, el ciclo de vida de un sitio que fue creado, usado activamente y ahora puede ser eliminado o archivado lleva al menos seis meses o probablemente unos aos para completarse. Enviar un recordatorio cada seis meses resulta til en estas situaciones. La frecuencia con la que se enviar un mensaje de correo electrnico a los propietarios de los sitios para comprobar si los sitios estn inactivos. Despus del primer mensaje, si el administrador no responde, es posible seguir enviando avisos adicionales con una frecuencia diaria, semanal o mensual.
685

 Si desea eliminar automticamente los sitios que no se usan. Si el administrador del sitio no responde a varios mensajes de correo electrnico, desea continuar y eliminar el sitio automticamente? Se recomienda que realice una copia de seguridad en primer lugar. Para ello, asegrese de que se hacen copias de seguridad de forma regular y de que puede usar el kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72208&clcid=0xC0A para personalizar esta funcionalidad de modo que realice automticamente una copia de seguridad del sitio antes de eliminarlo, sin embargo, este no es el comportamiento predeterminado. Si se van a eliminar automticamente los sitios que no se usan, la cantidad de mensajes de correo electrnico que se enviarn a los propietarios de los sitios antes de la eliminacin. De forma predeterminada, se envan cuatro avisos semanales antes de eliminar el sitio, pero se puede modificar este nmero de acuerdo con sus necesidades.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de mantenimiento de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73146&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar sus decisiones sobre la confirmacin de uso y eliminacin de sitios.

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para planear el mantenimiento y la administracin de sitios: Hoja de trabajo de mantenimiento de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73146&clcid=0xC0A) (en ingls)

686

Planeacin del proceso para la creacin de sitios

En este artculo: Determinacin de quin puede crear sitios y del mtodo para la creacin de sitios Planeacin de la administracin de sitios sin intervencin del administrador Planeacin de los procesos de creacin de sitios personalizados Hoja de trabajo

Algunas organizaciones tienen que mantener un gran control sobre quin puede crear sitios, o cundo se crean los sitios. Otras organizaciones pueden permitir a los usuarios ms acceso y libertad para crear sitios cuando sea necesario. Este artculo ayuda a determinar qu tipo de proceso de creacin de sitios se adapta mejor a su organizacin y el mtodo que se debe usar para implementar ese proceso.

Determinacin de quin puede crear sitios y del mtodo para la creacin de sitios
De manera predeterminada, las nuevas colecciones de sitios (y, por lo tanto, los nuevos sitios web de nivel superior) slo se pueden crear mediante Administracin central, lo que significa que slo las pueden crear los miembros del grupo de Administradores de granjas de servidores. Es probable que esta conducta se adapte a su organizacin si desea mantener su entorno estrictamente controlado y administrado, con slo algunas personas autorizadas a agregar sitios de nivel superior. Sin embargo, puede que el mtodo predeterminado de creacin de sitios de nivel superior no se adapte a su organizacin si tiene alguno de los siguientes requerimientos: Desea que los usuarios puedan crear, de manera fcil, sitios de nivel superior informales y hasta descartables (por ejemplo, para proyectos a corto plazo). Desea crear un espacio informal para la interaccin de una comunidad, un grupo o un equipo. Est hospedando sitios de nivel superior (de manera interna o externa) y desea que el proceso de solicitud y recepcin de un sitio de nivel superior sea lo ms rpido y barato posible. Hay varias maneras de permitir a los usuarios crear sus propios sitios y, an as, mantener algo de control sobre el entorno. Evale cul de los siguientes mtodos es el mejor para su organizacin. Administracin de sitios sin intervencin del administrador En Administracin central, puede activar la administracin de sitios sin intervencin del administrador para permitir a los usuarios crear colecciones de sitios en la ruta /sitios (u otra ruta de acceso que se especifique) en una aplicacin web en particular. Se puede sacar un mejor partido a este mtodo cuando se desea permitir a grupos o comunidades crear sitios. Este mtodo tambin funciona bien si hospeda sitios y desea permitir a los usuarios crear sitios sin tener que esperar
687

un proceso complicado. La pgina de suscripcin de la administracin de sitios sin intervencin del administrador se puede personalizar o reemplazar con una pgina que incluya toda la informacin que podra necesitar para realizar la integracin con un sistema de facturacin o para realizar un seguimiento de metadatos personalizados acerca del sitio en el momento de su creacin. Este mtodo no funciona bien cuando un gran nmero de usuarios necesita tener acceso a varios sitios. Dado que la Administracin de sitios sin intervencin del usuario crea colecciones de sitios que tienen permisos independientes, los usuarios deben agregarse de forma exclusiva a colecciones de sitios diferentes. Si, en su lugar, usa subsitios, los usuarios pueden heredar desde el sitio primario de la coleccin de sitios. Subsitios de sitios existentes Permite a los usuarios nicamente crear subsitios de sitios existentes, en lugar de crear nuevas colecciones de sitios y sitios de nivel superior. Cualquier usuario que tenga nivel de permiso Control total o Administrador de jerarqua en un sitio existente puede crear subsitios. Este mtodo es el ms limitado, ya que an se mantiene el control sobre la cantidad de colecciones de sitios. Debido a que los sitios son siempre subsitios de otros sitios, puede ser fcil organizarlos (si slo hay unos pocos) o muy difcil organizarlos y navegarlos (por ejemplo, si todas las personas de su organizacin quieren tener subsitios y los crean en diferentes niveles de la jerarqua de la coleccin del sitio, es posible que sta ltima se torne muy difcil de explorar en un breve tiempo). Nota: Si no desea que los usuarios dispongan de esta funcin, puede quitar el derecho Crear subsitios de los niveles de permisos Control total y Administrador de jerarqua, ya sea para la coleccin de sitios o para las aplicaciones web. Sitios personales Permita a los usuarios crear sitios personales (tambin conocidos como Mis sitios). Los sitios personales son colecciones de sitios almacenados en la ruta de acceso /personal de la aplicacin web. Los sitios personales se crean para usuarios individuales, de modo que no son el mtodo adecuado si est intentando crear sitios para grupos o comunidades. Para obtener ms informacin acerca de los sitios personales, consulte Planeacin de Mis sitios. Nota: Tenga en cuenta que ninguno de estos mtodos puede controlar la cantidad de espacio ocupada por cada sitio en sus bases de datos de contenido. Para controlar los tamaos de los sitios, deber usar cuotas y establecer un lmite de tamao para las colecciones de sitios. No se puede establecer lmites de tamao individuales para los subsitios. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin del mantenimiento y la administracin de sitios.

688

Planeacin de la administracin de sitios sin intervencin del administrador

La Administracin de sitios sin intervencin del administrador permite a los usuarios crear y administrar sus propios sitios web de nivel superior automticamente. Al activarla para una aplicacin web, los usuarios podrn crear sus propios sitios web de nivel superior en una ruta especfica (de manera predeterminada, la ruta /sites). Cuando est activada, esta funcin se anuncia a s misma con un mensaje agregado en el sitio de nivel superior situado en la ruta raz de la aplicacin web, por lo que cualquier usuario con permiso para ver ese anuncio puede seguir el vnculo. Nota: Si desea usar una ruta distinta de /sites para la Administracin de sitios sin intervencin del administrador, deber agregarla como una ruta de inclusin comodn. Para obtener ms informacin, consulte Planeacin de sitios de colaboracin. Esta funcin puede, obviamente, afectar a la seguridad de su servidor web. De manera predeterminada, la Administracin de sitios sin intervencin del administrador est deshabilitada, por lo que deber activar la caracterstica para poder usarla. La Administracin de sitios sin intervencin del administrador se habilita para una sola aplicacin web por vez. Si desea usarla en todas las aplicaciones web de la granja de servidores, deber habilitarla de manera individual para cada aplicacin web. Si habilita la Administracin de sitios sin intervencin del administrador, deber tener en cuenta lo siguiente: Por lo general, se requerir un administrador secundario de la coleccin de sitios. Las alertas administrativas, como las que se usan cuando se superan las cuotas o la comprobacin de sitios web no usados son tareas que corresponden a los administradores principales y secundarios. Tener ms de un contacto permite reducir la implicacin del administrador en estos sitios. Defina una cuota de almacenamiento y establzcala como la cuota predeterminada para la aplicacin web. Revise la cantidad de sitios permitida por la base de datos de contenido. En combinacin con las cuotas, lo ayudar a limitar el tamao de las bases de datos del sistema. Active las notificaciones de sitios web en desuso, para poder identificar los sitios olvidados o que ya no son de utilidad. Debido a que la Administracin de sitios sin intervencin del administrador crea nuevos sitios web de nivel superior en una aplicacin web existente, todos los nuevos sitios cumplen automticamente con la configuracin predeterminada de la aplicacin web en lo relativo a cuotas, notificacin de sitios web en desuso y otras polticas administrativas.

689

Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para registrar sus decisiones acerca del uso de la administracin de sitios sin intervencin del administrador.

Planeacin de los procesos de creacin de sitios personalizados

Por supuesto, puede crear su propio proceso de creacin de sitios mediante un formulario personalizado para solicitar a un sitio que se integre con un sistema de facturacin back-end para cobrar una tarifa a una tarjeta de crdito de un cliente o a un centro de costo corporativo. Si tiene procesos o sistemas complicados que desea incluir como parte de la creacin de sitios, deber crear una aplicacin personalizada que llame a la interfaz de creacin del sitio y realice las tareas requeridas. Sin embargo, si slo desea agregar algunos campos personalizados a la pgina de creacin de sitios (por ejemplo, para determinar qu departamento de la empresa est solicitando un sitio en particular), deber tener en cuenta la caracterstica Administracin de sitios sin intervencin del administrador y personalizar la pgina de registro para que incluya la informacin que necesita. Puede personalizar la pgina scsignup.aspx en la definicin del sitio para que incluya los metadatos que necesita sin tener que desarrollar una aplicacin en su totalidad.
Accin de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls) para planear el proceso de creacin de sitios. Para obtener ms informacin acerca de la creacin de aplicaciones personalizadas o la edicin de pginas en una definicin de sitio, consulte el kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72208&clcid=0xC0A ) (en ingls).

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para planear el proceso de creacin de sitios: Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)

690

Hojas de trabajo de planeacin de Office SharePoint Server 2007

En este artculo: Planeacin de hojas de trabajo por tareas Planeacin de hojas de trabajo por ttulo

Este artculo proporciona enlaces a hojas de trabajo que pueden usarse para registrar informacin recopilada previamente as como decisiones que tomadas durante planeacin de la implementacin de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Use estas hojas de trabajo como complemento del libro sobre planeacin y arquitectura para Office SharePoint Server 2007, pero no en su lugar.

Planeacin de hojas de trabajo por tareas

Para esta tarea Use esta hoja de trabajo Para

Planeacin del diseo global

Hoja de trabajo para determinar sitios Identificar los (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73282&clcid=0xC0A) sitios de nivel (en ingls) superior necesarios para la solucin y las caractersticas que se estudiarn para cada sitio Hoja de trabajo de pginas de artculo Planear los (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73316&clcid=0xC0A) campos de las (en ingls) pginas de contenido Hoja de trabajo de pginas de diseo Planear las (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73317&clcid=0xC0A) pginas de (en ingls) diseo de las pginas web Hoja de trabajo de pginas maestras (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73318) (en ingls) Planear las pginas maestras de las colecciones de sitios

Planeacin de la estructura y
publicacin de un sitio web

691

Para esta tarea

Use esta hoja de trabajo

Para

Hoja de trabajo de rutas de acceso de sitio Registrar las (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73148&clcid=0xC0A) rutas de acceso (en ingls) administradas que se deben crear para hospedar los sitios de colaboracin Hoja de trabajo de creacin de sitios Registrar un plan (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) de creacin de (en ingls) sitios Hoja de trabajo de pginas de bienvenida Planear los (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73320&clcid=0xC0A) campos de las (en ingls) pginas de bienvenida Planeacin de contenido y sitios personalizados Hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas Planear (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) conexiones, (en ingls) orgenes, caractersticas de personas y audiencias Hoja de trabajo de propiedades de bsqueda Planear (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73272&clcid=0xC0A) propiedades para (en ingls) la bsqueda, asignando propiedades rastreadas a propiedades administradas Hoja de trabajo de creacin de sitios Registrar un plan (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) de creacin de (en ingls) sitios Planeacin de InfoPath Forms Services Hoja de trabajo de conexiones de datos para plantillas de formulario (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73321&clcid=0xC0A) (en ingls) Planear las conexiones de datos de InfoPath Forms Services

692

Para esta tarea

Use esta hoja de trabajo

Para

Hoja de trabajo de implementacin de plantillas de formulario aprobadas por el administrador (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73322&clcid=0xC0A) (en ingls)

Registrar informacin para planear plantillas de formulario aprobadas por el administrador

Planeacin de la Hoja de trabajo de mtodos de autenticacin Planear y registrar inteligencia (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73278&clcid=0xC0A) los mtodos de empresarial (en ingls) autenticacin que se permitirn en el entorno Hoja de trabajo de datos profesionales Planear la (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) arquitectura de la (en ingls) informacin segn la taxonoma de conceptos clave y procesos de negocio Hoja de trabajo de caractersticas de bsqueda de consulta Planear y y rastreo (http://go.microsoft.com/fwlink/? registrar la linkid=73276&clcid=0xC0A) (en ingls) configuracin del rastreo y la bsqueda Hoja de trabajo de grupos y niveles de permisos personalizados (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73134&clcid=0xC0A) (en ingls) Registrar los grupos y los niveles de permisos personalizados que deben crearse Registrar informacin que le ayudar a planear requisitos de capacidad

Hoja de trabajo para el clculo de los requisitos de capacidad de datos (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73274&clcid=0xC0A) (en ingls)

693

Para esta tarea

Use esta hoja de trabajo

Para

Hoja de trabajo de conexiones de datos profesionales Registrar los (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73323&clcid=0xC0A) nombres de los (en ingls) archivos .odc y las ubicaciones de los orgenes de datos externos correspondientes para la planeacin relativa a Excel Services Hoja de trabajo de la arquitectura de la informacin Planear la (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0xC0A) arquitectura de la (en ingls) informacin segn la taxonoma de conceptos clave y procesos de negocio Hoja de trabajo de propiedades de bsqueda Planear (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73272&clcid=0xC0A) propiedades para (en ingls) la bsqueda, asignando propiedades rastreadas a propiedades administradas Hoja de trabajo de seguridad de sitios y contenido Registrar los (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0xC0A) permisos (en ingls) heredados y nicos, as como los niveles de acceso que necesita cada grupo Hoja de trabajo de creacin de sitios Registrar un plan (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) de creacin de (en ingls) sitios

694

Para esta tarea

Use esta hoja de trabajo

Para

Herramienta de planeacin de jerarquas de sitios Crear un (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73143&clcid=0xC0A) diagrama de (en ingls) jerarqua de sitios con Microsoft Office Visio Hoja de trabajo de bibliotecas de conexiones de datos de confianza (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73324&clcid=0xC0A) (en ingls) Registrar los nombres de las bibliotecas de conexin de datos de confianza

Hoja de trabajo de proveedores de datos de confianza Registrar los (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73325&clcid=0xC0A) nombres de los (en ingls) proveedores de datos de confianza Hoja de trabajo de ubicaciones de archivos de confianza Registrar los (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73327&clcid=0xC0A) nombres de sitios (en ingls) de SharePoint, rutas de acceso UNC (convencin de nomenclatura universal) y sitios web de confianza Planeacin de la bsqueda Hoja de trabajo del equipo de bsqueda Determinar y (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73621&clcid=0xC0A) registrar quines (en ingls) integrarn el equipo de planeacin e implementacin de la solucin de bsqueda

695

Para esta tarea

Use esta hoja de trabajo

Para

Hoja de trabajo de planeacin del rastreo de contenido Para cada origen (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0xC0A) de contenido, (en ingls) determinar qu elementos se rastrearn y cundo se llevar a cabo el rastreo Planeacin de la comunicacin Planeacin de la Hoja de trabajo de anlisis de uso de documentos Registrar la administracin (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0xC0A) informacin de documentos (en ingls) recopilada al analizar el uso de los documentos Hoja de trabajo de tipos de contenido Planear un tipo (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73288&clcid=0xC0A) de contenido (en ingls) Hoja de trabajo de bibliotecas de documentos Planear (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0xC0A) bibliotecas segn (en ingls) sitios y tipos de documentos Hoja de trabajo de participantes y partes interesadas en la administracin de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73285&clcid=0xC0A) (en ingls) Identificar las personas con un inters directo en la planeacin de la administracin de documentos y registrar las prcticas de administracin de documentos

Hoja de trabajo de directivas Planear las (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73307&clcid=0xC0A) directivas de (en ingls) administracin de informacin para los tipos de contenido

696

Para esta tarea

Use esta hoja de trabajo

Para

Planeacin de la Hoja de trabajo de la biblioteca de documentos para administracin retencin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? de registros linkid=73298&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planear una biblioteca de documentos para retener registros

Hoja de trabajo de categoras de registros Planear (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0xC0A) categoras de (en ingls) registros Hoja de trabajo de participantes y partes interesadas en la administracin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73330&clcid=0xC0A) (en ingls) Identificar las partes interesadas en la planeacin de la administracin de registros y analizar las prcticas de administracin de registros

Hoja de trabajo de tabla de enrutamiento de registros Disear la tabla (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0xC0A) de enrutamiento (en ingls) de registros Planeacin de la seguridad
del sitio y del contenido

Hoja de trabajo de administradores y propietarios Registrar los (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73126&clcid=0xC0A) propietarios de (en ingls) cada sitio y coleccin de sitios Hoja de trabajo de grupos y niveles de permisos personalizados (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73134&clcid=0xC0A) (en ingls) Registrar los grupos y los niveles de permisos personalizados que deben crearse

697

Para esta tarea

Use esta hoja de trabajo

Para

Hoja de trabajo de seguridad de sitios y contenido Registrar los (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0xC0A) permisos (en ingls) heredados y nicos, as como los niveles de acceso que necesita cada grupo Planeacin de la Hoja de trabajo de creacin de sitios Registrar un plan creacin y el (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) de creacin de mantenimiento (en ingls) sitios de sitios Hoja de trabajo de mantenimiento de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73146&clcid=0xC0A) (en ingls) Registrar el plan para mantener sitios, incluidos los valores de cuotas y las opciones de eliminacin automtica

Diseo de granjas de servidores y topologas

Hoja de trabajo del plan de disponibilidad Identificar los (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73333&clcid=0xC0A) requisitos de (en ingls) redundancia y planear las opciones de disponibilidad de las funciones de servidor Hoja de trabajo de mtodos de autenticacin Planear y registrar (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73278&clcid=0xC0A) los mtodos de (en ingls) autenticacin que se permitirn en el entorno Hoja de trabajo de configuracin de autenticacin de la aplicacin web (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73334&clcid=0xC0A) (en ingls) Planear la configuracin de autenticacin de aplicaciones web individuales

Diseo de la arquitectura lgica

698

Para esta tarea

Use esta hoja de trabajo

Para

Planeacin y diseo de la seguridad

Hoja de trabajo de definiciones de aplicaciones de empresa con inicio de sesin nico (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73335&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planear la configuracin para definiciones de aplicaciones de empresa individuales (con inicio de sesin nico) Planear la configuracin de inicio de sesin nico en el nivel de la granja de servidores Registrar informacin que le ayudar a planear requisitos de capacidad

Hoja de trabajo de configuracin de granjas de servidores con inicio de sesin nico (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73336&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la Hoja de trabajo para el clculo de los requisitos de capacidad capacidad de datos (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73274&clcid=0xC0A) (en ingls)

Hoja de trabajo para la estimacin del rendimiento mximo Registrar cada (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73337&clcid=0xC0A) tipo de acceso (en ingls) a sitios para determinar el rendimiento mximo necesario Planeacin y Hoja de trabajo para el clculo de los requisitos de diseo de la capacidad de datos (http://go.microsoft.com/fwlink/? administracin y linkid=73274&clcid=0xC0A) (en ingls) el almacenamiento de bases de datos Registrar informacin que le ayudar a planear requisitos de capacidad

699

Planeacin de hojas de trabajo por ttulo

Use esta hoja de trabajo Para esta tarea Para

Hoja de trabajo de administradores y propietarios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73126&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la seguridad
del sitio y del contenido

Registrar los propietarios de cada sitio y coleccin de sitios Registrar la informacin recopilada al analizar el uso de los documentos Planear los campos de las pginas de contenido Planear y registrar los mtodos de autenticacin que se permitirn en el entorno

Hoja de trabajo de anlisis de uso de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la administracin de documentos

Hoja de trabajo de pginas de artculo (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73316&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de mtodos de autenticacin (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73278&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la estructura y
publicacin de un sitio web

Planeacin de la inteligencia empresarial Diseo de la arquitectura lgica

Hoja de trabajo del plan de disponibilidad (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73333&clcid=0xC0A) (en ingls)

Diseo de granjas Identificar los de servidores y requisitos de topologas redundancia y planear las opciones de disponibilidad de las funciones de servidor

700

Use esta hoja de trabajo

Para esta tarea

Para

Hoja de trabajo de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la inteligencia empresarial

Planear la arquitectura de la informacin segn la taxonoma de conceptos clave y procesos de negocio Planear un tipo de contenido Planear y registrar la configuracin del rastreo y la bsqueda Registrar los grupos y los niveles de permisos personalizados que deben crearse Planear las conexiones de datos de InfoPath Forms Services Registrar informacin para planear plantillas de formulario aprobadas por el administrador

Hoja de trabajo de tipos de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73288&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de caractersticas de bsqueda de consulta y rastreo (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73276&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la administracin de documentos Planeacin de la inteligencia empresarial Planeacin de la bsqueda

Hoja de trabajo de grupos y niveles de permisos personalizados (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73134&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la inteligencia empresarial Planeacin de la seguridad

del sitio y del contenido

Hoja de trabajo de conexiones de datos para plantillas de formulario (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73321&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de InfoPath Forms Services

Hoja de trabajo de implementacin de plantillas de formulario aprobadas por el administrador (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73322&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de InfoPath Forms Services

701

Use esta hoja de trabajo

Para esta tarea

Para

Hoja de trabajo para determinar sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73282&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin del diseo global

Identificar los sitios de nivel superior necesarios para la solucin y las caractersticas que se estudiarn para cada sitio Planear bibliotecas segn sitios y tipos de documentos Planear una biblioteca de documentos para retener registros Identificar las personas con un inters directo en la planeacin de la administracin de documentos y registrar las prcticas de administracin de documentos

Hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la administracin de documentos

Hoja de trabajo de la biblioteca de documentos para retencin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73298&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la administracin de registros

Hoja de trabajo de participantes y partes interesadas en la administracin de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73285&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la administracin de documentos

702

Use esta hoja de trabajo

Para esta tarea

Para

Hoja de trabajo para el clculo de los requisitos de capacidad de datos (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73274&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la inteligencia empresarial Planeacin de la capacidad Planeacin y diseo de la administracin y el almacenamiento de bases de datos

Registrar informacin que le ayudar a planear requisitos de capacidad

Hoja de trabajo para la estimacin del rendimiento mximo (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73337&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la capacidad

Registrar cada tipo de acceso a sitios para determinar el rendimiento mximo necesario Registrar los nombres de los archivos .odc y las ubicaciones de los orgenes de datos externos correspondient es para la planeacin relativa a Excel Services Planear la arquitectura de la informacin segn la taxonoma de conceptos clave y procesos de negocio

Hoja de trabajo de conexiones de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73323&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la inteligencia empresarial

Hoja de trabajo de la arquitectura de la informacin (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la inteligencia empresarial

703

Use esta hoja de trabajo

Para esta tarea

Para

Hoja de trabajo de pginas de diseo (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73317&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de pginas maestras (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73318) (en ingls)

Planeacin de la estructura y
publicacin de un sitio web

Planear las pginas de diseo de las pginas web Planear las pginas maestras de las colecciones de sitios Planear conexiones, orgenes, caractersticas de personas y audiencias Planear las directivas de administracin de informacin para los tipos de contenido Planear categoras de registros Identificar las partes interesadas en la planeacin de la administracin de registros y analizar las prcticas de administracin de registros

Planeacin de la estructura y
publicacin de un sitio web

Hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de contenido y sitios personalizados

Hoja de trabajo de directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73307&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la administracin de documentos

Hoja de trabajo de categoras de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de participantes y partes interesadas en la administracin de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73330&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la administracin de registros Planeacin de la administracin de registros

704

Use esta hoja de trabajo

Para esta tarea

Para

Hoja de trabajo de tabla de enrutamiento de registros (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0xC0A) (en ingls) Hoja de trabajo de propiedades de bsqueda (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73272&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la administracin de registros Planeacin de contenido y sitios personalizados Planeacin de la inteligencia empresarial Planeacin de la bsqueda

Disear la tabla de enrutamiento de registros Planear propiedades para la bsqueda, asignando propiedades rastreadas a propiedades administradas Planear la configuracin para definiciones de aplicaciones de empresa individuales (con inicio de sesin nico) Planear la configuracin de inicio de sesin nico en el nivel de la granja de servidores Registrar los permisos heredados y nicos y registre los niveles de acceso que necesita cada grupo.

Hoja de trabajo de definiciones de aplicaciones de empresa con inicio de sesin nico (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73335&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin y diseo de la seguridad

Hoja de trabajo de configuracin de granjas de servidores con inicio de sesin nico (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73336&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin y diseo de la seguridad

Hoja de trabajo de seguridad de sitios y contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la inteligencia empresarial Planeacin de la seguridad

del sitio y del contenido

705

Use esta hoja de trabajo

Para esta tarea

Para

Hoja de trabajo de creacin de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de contenido y sitios personalizados Planeacin de la inteligencia empresarial Planeacin de la creacin y el

mantenimiento de sitios

Registrar un plan de creacin de sitios

Planeacin de la estructura y
publicacin de un sitio web

Herramienta de planeacin de jerarquas de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73143&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la inteligencia empresarial

Crear un diagrama de jerarqua de sitios con Microsoft Office Visio Registrar el plan para mantener sitios, incluidos los valores de cuotas y las opciones de eliminacin automtica Registrar las rutas de acceso administradas que se deben crear para hospedar los sitios de colaboracin

Hoja de trabajo de mantenimiento de sitios (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73146&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la creacin y el
mantenimiento de sitios

Hoja de trabajo de rutas de acceso de sitio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73148&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la estructura y
publicacin de un sitio web

706

Use esta hoja de trabajo

Para esta tarea

Para

Hoja de trabajo de bibliotecas de conexiones de datos de confianza (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73324&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la inteligencia empresarial

Registrar los nombres de las bibliotecas de conexin de datos de confianza Registrar los nombres de los proveedores de datos de confianza Registrar los nombres de sitios de SharePoint, rutas de acceso UNC (convencin de nomencla-tura universal) y sitios web de confianza Planear la configuracin de autenticacin de aplicaciones web individuales Planear los campos de las pginas de bienvenida

Hoja de trabajo de proveedores de datos de confianza (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73325&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la inteligencia empresarial

Hoja de trabajo de ubicaciones de archivos de confianza (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73327&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la inteligencia empresarial

Hoja de trabajo de configuracin de autenticacin de la aplicacin web (http://go.microsoft.com/fwlink/? linkid=73334&clcid=0xC0A) (en ingls)

Diseo de la arquitectura lgica

Hoja de trabajo de pginas de bienvenida (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73320&clcid=0xC0A) (en ingls)

Planeacin de la estructura y
publicacin de un sitio web

707