MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMN RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMON ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

EXAMEN ESPECIAL A LA INFORMACION PRESUPUESTARIA-CUENTA GENERAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMON EJERCICIO 2009

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

MARZO-2010
MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO N 001-2010-OCI/MDSR

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EXAMEN ESPECIAL A LA INFORMACIN PRESUPUESTARIA-CUENTA GENERAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMN, EJERCICIO 2009.

MEMORNDUM DE CONTROL INTERNO N 001-2010-OCI/MDSR

CONTENIDO

PAG.

I. II. III.

INTRODUCCIN CONDICIONES REPORTABLES RECOMENDACIONES

02 04

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EXAMEN ESPECIAL A LA INFORMACIN PRESUPUESTARIA-CUENTA GENERAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMN, EJERCICIO 2009.

I.

I N T R O D U C C I O N.

Hemos desarrollado LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA referidos a la Comprensin, Estudio y Evaluacin del Control Interno implementado principalmente en el rea de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin, y complementariamente de Contabilidad, Abastecimiento y Personal, vinculados a la gestin e informacin presupuestaria de la Municipalidad Distrital de San Ramn, al 31 de Diciembre de 2009 que venimos ejecutando. Es necesario precisar que en cumplimiento de la Ley de Control Interno de las Entidades del Estado N 28716, los Gobiernos Locales implantan obligatoriamente sistemas de control interno en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, orientando su ejecucin a los objetivos siguientes: a) Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economa en las operaciones de la entidad, as como la calidad de los servicios pblicos que presta; b) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de prdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, as como, en general, contra todo hecho irregular o situacin perjudicial que pudiera afectarlos; c) Cumplir con la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones; d) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin; e) Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales; f) Promover el cumplimiento de los funcionarios y servidores pblicos a rendir cuenta por los fondos y bienes pblicos a su cargo y/o por una misin u objetivo encargado y aceptado. La misma norma puntualiza en que corresponde al Titular y a los funcionarios responsables de los rganos directivos y ejecutivos de la entidad, la aprobacin de las disposiciones y acciones necesarias para la implantacin de dichos sistemas y que stos sean oportunos, razonables, integrados y congruentes con las competencias y atribuciones de las respectivas entidades, con la finalidad que la gestin de sus recursos, bienes y operaciones se efecte correcta y eficientemente, y sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organizacin y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las polticas y
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMN RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL mtodos de autorizacin, registro, verificacin, evaluacin, seguridad y proteccin especialmente aplicados a la comprobacin interna de todas las operaciones que son reflejadas en la Informacin Presupuestaria y Financiera. En tal sentido, la Comisin de Auditora se remiti al Sistema de Control Interno en vigencia vinculado al procesamiento e informacin presupuestaria de la entidad, a efecto de evaluarlo y determinar su situacin, as como determinar el alcance o ampliar nuestros procedimientos de auditora, en condiciones de los riesgos inherentes, de control y deteccin que regularmente suelen existir, con el propsito de realizar las verificaciones y exmenes relacionados con la formulacin, ejecucin y evaluacin de las operaciones objeto de procesamiento contable por el referido ejercicio. Tal labor implica una comprensin y estudio bsico del sistema en mencin, cuyos resultados nos permiten obtener un nivel de confiabilidad, acerca del funcionamiento del control interno implementado por la entidad. En ese orden, se han detectado ciertos asuntos relacionados con el funcionamiento del sistema y su estructura, que se indican mas adelante, considerados necesarios revelarlos en trminos de CONDICIONES REPORTABLES, cuya exposicin se realiza en el Captulo II del presente Memorndum, en cumplimiento de las Normas de Auditoria Gubernamental promulgadas por la Contralora General de la Repblica. Estas Condiciones Reportables dan razn de las principales deficiencias de diseo y operacin del Control Interno en el rea objeto de evaluacin, relacionadas con sus actividades administrativas y funcionales, que en nuestra opinin podran afectar en forma negativa la capacidad de la entidad para funcionar y gestionarse en forma ms eficiente y efectiva. Para fines del presente informe, hemos dirigido nuestra atencin a los procedimientos y polticas significativos de la estructura de control, que emanan de nuestras tareas en su fase comprensin y evaluacin. Ello no niega que en el desarrollo de las pruebas sustantivas posteriores, puedan hallarse ms deficiencias o desviaciones que sern reportadas en las mismas condiciones, a efecto de que su despacho adopte las medidas recomendadas en forma inmediata posible. Los asuntos que a continuacin explicamos y comentamos involucran los aspectos deficientes o dbiles ms importantes, teniendo en consideracin principalmente la vigencia del Artculo 7 de la Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, la Ley N 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado y la Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno.

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II. CONDICIONES REPORTABLES A) ASPECTOS DE AMBIENTE DE CONTROL 1. AUSENCIA DE INSTRUMENTOS QUE SISTEMATICEN LAS ACTIVIDADES FUNCIONALES Y DE CONTROL ESPECIFICOS EN EL REA DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y RACIONALIZACIN. La Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin de la Municipalidad Distrital de San Ramn, carece de un Manual de Procedimientos o Directivas Internas que permitan: a) Sistematizar sus labores respecto al cumplimiento de las normas legales, tareas tcnicas, aprobaciones, autorizaciones y responsabilidades, en todas las fases del proceso presupuestario. b) Establecer las acciones o actos de comprobacin, autorizacin y supervisin necesarias, fundamentalmente en las fases de programacin y formulacin, ejecucin de ingresos y gastos, monitoreo de los procesos y operaciones presupuestarias, y en la evaluacin del presupuesto institucional. c) Procedimientos de comparacin y conciliacin peridica entre las informaciones financiera versus la presupuestaria, de la ejecucin de los ingresos y gastos de cada perodo fiscal. No se consider llevar a efecto la Resolucin de Contralora N 3202006-CG Normas de Control Interno, que dispone lo siguiente: Numeral 1.7 Asignacin de autoridad y responsabilidad de la Norma General para el Componente Ambiente de Control: Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, as como establecer relaciones de informacin, niveles y reglas de autorizacin, as como los lmites de su autoridad. Numerales 3.1 y 3.5 de las Normas Bsicas para las Actividades de Control Gerencial: La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida, especficamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. Las instrucciones que se imparten a todos los funcionarios de la institucin deben ser principalmente por escrito u otro medio susceptible a ser verificado y formalmente establecido. Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y despus de realizarse, as como tambin deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisin posterior.
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMN RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Deben tambin realizarse verificaciones y conciliaciones entre los registros de una misma unidad, entre estos y los de distintas unidades, as como contra los registros generales de la institucin y los de terceros ajenos a sta, con la finalidad de establecer la veracidad de la informacin contenida en los mismos. Dichos registros estn referidos a la informacin operativa, financiera, administrativa y estratgica propia de la institucin Numeral 5.1 de la Norma General para la Supervisin: El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si stos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeo de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevencin, cumplimiento y correccin necesarias para garantizar idoneidad y calidad de los mismos. 2. EN LAS EVALUACIONES DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL OMITIERON CONSIDERAR EL COMPONENTE EVALUACIN DE RIESGOS PROPIO DE UN ADECUADO SISTEMA DE CONTROL INTERNO. La evaluacin semestral del Presupuesto Institucional de la entidad, ha ignorado la necesidad de implementar y aplicar oportunamente el componente evaluacin de riesgos, que forma parte de cualquier sistema de control interno, al generarse omisin en identificar, valorar y establecer respuestas oportunas ante los riesgos que afectaron el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en la formulacin del Presupuesto Institucional y el Plan Operativo Institucional en ambos casos para el ejercicio 2009. Dicha omisin no permitieron a lo largo del ejercicio, establecer los riesgos y administrarlos sistemticamente para una mejor gestin de los recursos, y as lograrse razonablemente los objetivos institucionales y presupuestarios. Se inobserv el cumplimiento de las siguientes normas vigentes: Literal b) del Artculo 3 de la Ley de Control Interno de las Entidades Pblicas N 28716, que establece como componente de los sistemas de control interno, la inclusin de la evaluacin de riesgos, en cuya virtud deben identificarse, analizarse y administrarse los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales.

Numeral 2 Norma General para el Componente Evaluacin de Riesgos de la Resolucin de Contralora N 320-2006-CG Normas de Control Interno, que otorga a la administracin de Riesgos el
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMN RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL carcter de proceso que debe ser ejecutado en todas las entidades. El titular o funcionario designado debe asignar las responsabilidades de ejecucin a un rea o unidad orgnica de la entidad. Aade la misma fuente en el numeral 2.1 que el planeamiento de la administracin de riesgos, es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar riesgos que pueden impactar en una entidad impidiendo el logro de objetivos. Se deben desarrollar planes, mtodos de respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa para la obtencin de recursos necesarios para definir las acciones en respuesta ante los riesgos. 3. PERSONAL DE LA OFICINA DE PRESUPUESTO DESCONOCE SUS FUNCIONES LABORALES, ASIMISMO NO CUENTA CON CAPACITACION EN MATERIA PRESUPUESTAL. De la informacin recibida por la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin, se ha evidenciado que el personal que labora en esta oficina, desconoce sus funciones laborales, al no tener conocimiento en forma escrita de sus funciones que tienen que cumplir, asimismo no cuentan con capacitaciones en materia presupuestal. Tal hecho inobserva las normas vigentes siguientes: La Norma General de Control Interno N 01 Norma General de Ambiente de Control, que en el Numeral 1.8 Asignacin de autoridad y responsabilidad indica lo siguiente: Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, as como establecer relaciones de informacin y niveles y reglas de autorizacin, as como los lmites de su autoridad. El Comentario N 01 seala lo siguiente: Un elemento importante, para la eficiencia del control interno, es que todo el personal que labora en las entidades del estado asuma su responsabilidad funcional, por la cual cada miembro es responsable de sus actos y de rendir cuenta de los mismos Numeral 1.6 Administracin de los recursos humanos, Comentario N 02 indica lo siguiente: En el desarrollo de personal se debe considerar la creacin de condiciones laborales adecuadas, la promocin de actividades de capacitacin y formacin que permitan al personal aumentar y perfeccionar sus capacidades y habilidades, la existencia de un sistema de evaluacin del desempeo objetivo, rendicin de cuentas e incentivos que motiven la adhesin a los valores y controles institucionales.

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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMN RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 4. ACTIVIDADES DEL AREA DE PRESUPUESTO NO SON SUPERVISADAS ADECUADAMENTE POR LA ADMINISTRACION MUNICIPAL. De la informacin recibida por la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin, se ha evidenciado que las actividades realizadas por esta rea no son supervisadas adecuadamente por las instancias respectivas de la administracin municipal. Lo antes expuesto contraviene las normas vigentes siguientes: El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), aprobado con Ordenanza Municipal N 005-2009-MDSR., de fecha 21.ENE.2009, que en el Captulo VII rgano de Administracin Municipal, numeral 7.1 Gerencia Municipal, Articulo 102 seala lo siguiente: El Gerente Municipal cumple las funciones y competencias siguientes: 1. Dirigir, supervisar y controlar las acciones de los rganos de Administracin Municipal, como gestin, asesoramiento, apoyo, de lnea de la Municipalidad oportunamente y de acuerdo a la normatividad vigente B) ASPECTOS DE PROGRAMACIN PRESUPUESTARIA 5. LA ENTIDAD MULTIANUAL NO CUENTA CON EL PLAN ESTRATEGICO

De la informacin recibida por la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin, se ha evidenciado que la Municipalidad Distrital de San Ramn no cuenta con el Plan Estratgico Multianual. El hecho descrito inobserva las normas vigentes siguientes: La Norma General de Control Interno N 01 Norma General de Ambiente de Control, que en el numeral 1.4 Administracin Estratgica seala lo siguiente: Las entidades del Estado requieren la formulacin sistemtica y correlacionada de su plan estratgico y objetivos para su administracin y control efectivo Del plan estratgico se derivan los objetivos y sus metas asociadas, la programacin de operaciones y expresadas en unidades monetarias en el presupuesto anual. Todas estas actividades deben ser formuladas de modo concordante con los planes y polticas establecidas. Comentario N 02 indica:

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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMN RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL El anlisis de la situacin y del entorno se concreta considerando los resultados logrados, los hechos que implicaron desvos a las programaciones precedentes, identificando las necesidades emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de la ciudadana y los recursos disponibles, en un marco de calidad de servicio. C) ASPECTOS DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA 6. NO SE HA ELABORADO EL CRONOGRAMA DE EJECUCION FISICA DE LAS METAS PRESUPUESTARIAS. De la informacin recibida por la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin, se ha evidenciado que no se ha elaborado el cronograma de ejecucin fsica de las metas presupuestarias, para su mejor control de avance. El hecho descrito inobserva las normas vigentes siguientes: La Norma General de Control Interno N 01 Norma General de Ambiente de Control, que en el numeral 1.4 Administracin Estratgica seala lo siguiente: Las entidades del Estado requieren la formulacin sistemtica y correlacionada de su plan estratgico y objetivos para su administracin y control efectivo Del plan estratgico se derivan los objetivos y sus metas asociadas, la programacin de operaciones y expresadas en unidades monetarias en el presupuesto anual. Todas estas actividades deben ser formuladas de modo concordante con los planes y polticas establecidas. D) ASPECTOS DE AFECTACIN PRESUPUESTARIA 7. DEFICIENCIA EN LA AFECTACION PRESUPUESTAL POR LA APORTACION A ESSALUD POR EL PAGO DE PLANILLAS DEL PERSONAL DEL CAS. De la informacin recibida por la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin, se ha evidenciado que la afectacin presupuestal por la aportacin a ESSALUD por los pagos de planillas de personal del rgimen especial de Contratacin Administrativa de Servicios (CAS) se realizo en la especifica 2.3.2.8.1.2 Sin Descripcin. La situacin expuesta contraviene las normativas vigentes siguientes: Clasificadores Presupuestarios de Ingresos y Gastos del Sector Pblico para el Ejercicio 2009, aprobados por el Artculo 1 de la
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMN RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Resolucin Directoral N 045-2008.EF/76.01, de fecha 23.AGOS.2008, la cual seala: 2.1.3.1.1.5 Contribuciones a Essalud.- Gastos por Contribuciones a Essalud que la entidad estatal debe pagar en su condicin de empleador. Incluye las contribuciones por Contrato Administrativo de Servicios. E) OTROS ASPECTOS 8. NO EXISTE LA PUBLICACIN ACERCA DE LA INFORMACIN ECONMICO, PRESUPUESTARIO Y FINANCIERO, EN EL PORTAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMON. Se ha evidenciado con fecha 11.MAR.2010 que en el Portal de la Municipalidad Distrital de San Ramn (.www.munisanramon.gob.pe), en la seccin transparencia, no existe la publicacin sobre la informacin trimestral de asuntos econmicos, presupuestarios y financieros de ningn ao, as tenemos: No se encontraron el Balance General y Estado de Gestin.

No se encontraron el Presupuesto de Ejecucin de Ingresos y Gastos, de acuerdo con los clasificadores presupuestales vigentes. Al respecto la entidad no est cumpliendo con lo que dispone las normas vigentes siguientes: Ley N 27806 - Ley de Transparencia y Acceso la Informacin Pblica, que en el Captulo I, Art. 22 sobre la Informacin que deben publicar todas las entidades de la Administracin Pblica, en lo esencial indica los siguientes comentarios: "Toda entidad de la Administracin Publica, publicar trimestralmente lo siguiente: Su presupuesto, especificando los ingresos y gastos, financiamiento y resultados operativos de conformidad con los clasificadores presupustales vigentes. Los Proyectos de Inversin Publica en Ejecucin especificando el Presupuesto total del Proyecto, el presupuesto del periodo correspondiente y su nivel de ejecucin y el presupuesto acumulado". Las Normas de Control Interno N 04 - Norma General para la Informacin y Comunicacin, que en el Numeral 4.8 Comunicacin Externa, Comentario 05 indica: Deben aplicarse controles efectivos para la comunicacin externa de forma de que se prevenga flujos de informacin que no hayan sido debidamente autorizados. Sin embargo, debe garantizarse la

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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMN RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL transparencia y el derecho de acceso a la informacin pblica, de acuerdo con la normativa respectiva vigente. 9. INFORMACION PRESUPUESTARIA NO CUENTAN CON OFICIOS DE PRESENTACION A LAS INSTANCIAS RESPECTIVAS. De la informacin recibida por la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin, se ha evidenciado que el informe en original de la Evaluacin Presupuestaria I Semestre 2009 y la fotocopia de la Conciliacin del Marco Legal del Presupuesto Ao Fiscal 2009, no se encuentran adjuntos los oficios que fueron remitidos a las instancias respectivas, dificultando saber si han cumplido con las fechas de acuerdo a la normatividad vigente. Lo antes mencionado inobserva la norma vigente siguiente: Las Normas de Control Interno N 01 Norma General para Componente el Ambiente de Control, que en el Numeral 1.3 Administracin Estratgica, Comentario 03 indica: Los productos de las actividades de formulacin, cumplimiento, seguimiento y evaluacin deben estar formalizadas en documentos debidamente aprobados y autorizados, con arreglo a la normativa vigente respectiva.

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III.

RECOMENDACIONES

Al Alcalde de la Municipalidad Distrital de San Ramn, para que en cumplimiento de sus obligaciones establecidas en el numeral 22) del artculo 20 de la Ley Orgnica de Municipalidades N 27972, y conforme a lo dispuesto por el Artculo 7 de la Ley 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, Artculo 4 de la Ley N 28716 de Control Interno de las Entidades del Estado y el numeral 3. Segundo prrafo de la Resolucin de Contralora N 320-2006-CG Normas de Control Interno, disponga y/o ejecute las medidas indicadas a continuacin: 1. Que, el Titular de la entidad disponga, apruebe, supervise y monitoree la formulacin e implementacin de un Manual de Procedimientos o Directivas, que regirn en el rea de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin de la Municipalidad Distrital de San Ramn, principalmente dirigidos a sistematizar en las condiciones y particularidades de la entidad, el cumplimiento de las normas legales y tareas tcnicas especializadas, fijar los procedimientos de comprobacin, autorizacin, supervisin, y responsabilidades, en todas las fases del proceso presupuestario, adems de definir las caractersticas y periodos en los que se realizarn comparaciones y conciliaciones peridicas entre las informaciones financiera versus la presupuestaria, de la ejecucin de los ingresos y gastos y los saldos peridicos. (Condicin Reportable N 01) 2. Que, el Titular de la entidad, ordene y verifique que a partir del Periodo Fiscal 2010, las evaluaciones presupuestarias semestral y anual, tengan en consideracin la inmediata y efectiva implementacin del componente evaluacin de riesgos como parte de su administracin y control interno, cuya aplicacin deber ser incorporada en los anlisis, problemtica, y medidas correctivas inherentes a dichas evaluaciones. (Condicin Reportable N 02).

3. Que, el Gerente Municipal coordine y disponga al Sub Gerente de Personal para que el personal que se encuentra en el Manual de Organizacin y Funciones (MOF), que labora en la entidad se le haga
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN RAMN RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL saber individualmente en forma escrita sus funciones laborales que tienen que cumplir, asimismo tome las acciones necesarias del caso para que el personal de la oficina de Planificacin, Presupuesto y Racionalizacin, cuente con actividades de capacitacin en materia presupuestal, con la finalidad de aumentar y perfeccionar sus capacidades y habilidades. (Condicin Reportable N 03) 4. Que, el Gerente Municipal tome las acciones necesarias del caso para que supervise y controle las acciones de la oficina de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin, en forma oportuna y de acuerdo a la normatividad vigente. (Condicin Reportable N 04) 5. Que, el Gerente Municipal coordine y disponga al Jefe de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin las acciones necesarias para que se proceda de manera inmediata a formular el Plan Estratgico Multianual de la Entidad, por ser un instrumento de gestin que debe ser tomado en cuenta para la elaboracin de los Planes Operativos Institucionales y Presupuestos Institucionales, desde una perspectiva de mediano y largo plazo, segn los aspectos de asignacin de los fondos pblicos para el cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad, de acuerdo a sus prioridades. (Condicin Reportable N 05) 6. Que, el Gerente Municipal disponga que el Jefe de Planificacin, Presupuesto y Racionalizacin, elabore un cronograma de ejecucin fsica de las metas presupuestarias, para tener un mejor control de avance. (Condicin Reportable N 06) 7. Que, el Gerente Municipal coordine y disponga a la oficina de Planificacin, Presupuesto y Racionalizacin para que las afectaciones presupuestarias de ingresos y gastos se realicen en sus respectivos clasificadores de acuerdo al Clasificador Presupuestario del Sector Publico vigente. (Condicin Reportable N 07)

8. Que, el Gerente Municipal disponga que el Jefe de Planificacin, Presupuesto y Racionalizacin y el Sub Gerente de Contabilidad en coordinacin con el Jefe de Informtica publiquen en el Portal de la Municipalidad Distrital de San Ramn, en la seccin transparencia, respecto a la informacin trimestral de asuntos econmicos, presupuestarios y financieros en forma relevante y oportuna de conformidad con la normatividad vigente. (Condicin Reportable N 08)

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NUMERO 03. DISTRIBUCIN PORCENTUAL DE LOS RECURSOS DEL FONCOMUN QUE NO MANTUVO CRITERIOS DE UNIFORMIDAD EN LA FORMULACIN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA. La distribucin porcentual del Fondo de Compensacin Municipal (Foncomun) para el ejercicio fiscal del 2007, aprobada por el Concejo Municipal segn Acta de Sesin Extraordinaria N 044 del 19.DIC.2006 y declarada literalmente en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA-numeral 3.00 Exposicin de Motivos del Presupuesto de Ingresos, folio N 29), los cuales asignaron 50% para gastos corrientes y 50% para gastos de capital, en los hechos fue variada contradictoriamente con la formulacin de la estructura de los Gastos incluida en el Articulo 1 de la Resolucin de Alcalda N 716-2006-A/MPS que aprob dicho PIA y su Formato A-3/GL Formulacin del Presupuesto del Gobierno Local para el Ao Fiscal 2007, Gastos a nivel distrital, documentos en los cuales, se incorporaron los importes siguientes, a partir de los cuales se llevaron a cabo las modificaciones y evaluaciones posteriores. FUENTE 5. RECUSOS DETERMINADOS TOTAL 5. GASTOS CORRIENTES Rubros: Otros Impuestos Municipales Foncomun TOTAL 6. GASTOS DE CAPITAL Rubros: S/. S/. 4,127,969

577,000 3,550,969 4,357,448

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Foncomun Canon. Sobrecanon, Rentas de Aduna TOTAL 3'650,970 706,478 8,485,417

Fuente: Formato A-3/GL del PIA (SIAF) y Artculo 1 de la Resolucin de Alcalda N 716-2006A/MPS.

Los datos precedentes establecen que el Foncomun del 2007 fue distribuido de la siguiente manera: - Para Gastos Corrientes - Para Gastos de Capital Totales S/. 3,550,969 49.30 % 3,650,970 50.70 % 7201,939 100.00 %

Estas variaciones sealan datos contradictorios incluidos en un mismo documento el cual requera de precisin, claridad, uniformidad y concordancia en todos sus aspectos, incumplindose: El Numeral 3.5 de las Normas Bsicas para las Actividades de Control Gerencial aprobada por la Resolucin de Contralora N 320-2006-CG Normas de Control Interno, que dispone:, Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y despus de realizarse, as como tambin deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisin posterior. Deben tambin realizarse verificaciones y conciliaciones entre los registros de una misma unidad, entre estos y los de distintas unidades, as como contra los registros generales de la institucin y los de terceros ajenos a sta, con la finalidad de establecer la veracidad de la informacin contenida en los mismos. Dichos registros estn referidos a la informacin operativa, financiera, administrativa y estratgica propia de la institucin. Artculo 47 de la Ley de Bases de la Descentralizacin N 27783, el cual dispone que a partir del ejercicio presupuestal del ao 2003, los recursos del Fondo de Compensacin Municipal (FONCOMUN) que perciban las municipalidades sern utilizados para los fines que acuerde el respectivo Concejo Municipal acorde a sus propias necesidades reales, determinndose los porcentajes de aplicacin para gasto corriente e inversin y los niveles de responsabilidad correspondiente. NUMERO 04 APROBACIN ADMINISTRATIVA DE INSTRUMENTOS DE GESTION ROF, CAP Y PAP SIN ORDEN SECUENCIAL Y NECESARIO TRACTO SUCESIVO. La aprobacin de las modificaciones de los instrumentos de gestin vigentes para el ejercicio fiscal 2007 como son: Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), Cuadro para Asignacin de Personal (CAP) y el Presupuesto Analtico de Personal (PAP), no ha mantenido un orden secuencial, cronolgico y razonable conforme a la legislacin que rige para estos efectos. Conforme a nuestras verificaciones los citados documentos fueron aprobados de la manera siguiente: i. Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) con Ordenanza Municipal N 002-2007-CM/MPS del 12.FEB.2007. ii. Cuadro para Asignacin de Personal (CAP), con Ordenanza Municipal N 0012007-CM/MPS del 31.ENE.2007

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iii. Presupuesto Analtico de Personal (PAP), con Resolucin de Alcalda N 0602007-A/MPS del 25.ENE.2007. En el presente caso, no existe coherencia en la aprobacin del R.O.F. efectuada el 12.FEB.2007, respecto al C.A.P aprobado el 31.ENE.2007, pues conforme al Artculo 8 del D.S. N 043-2004-PCM, ste ltimo instrumento requiere previamente para su formulacin y aprobacin de la estructura orgnica prevista en su R.O.F. Por su parte, tambin la aprobacin del P.A.P. producida el 25.ENE.2007 fue anterior al C.A.P. con fecha 31.ENE.2007, cuando por sentido lgico y conforme a la Directiva N 001-82-INAP/DNP, tal documento requiere previamente del C.A.P y lo dispuesto por las normas de austeridad en vigencia. En consecuencia el orden de formalizacin de estos documentos no resulta razonable bajo la ptica de la legislacin especfica que los rige (tracto sucesivo), ocasionndose distorsin administrativa ante la ausencia de acciones de verificacin tcnica y legal ms diligentes, especialmente respecto a su formalizacin. Se omiti aplicar la normativa indicada a continuacin: El Numeral 3.5 de las Normas Bsicas para las Actividades de Control Gerencial aprobada por la Resolucin de Contralora N 320-2006-CG Normas de Control Interno, que dispone: Los procesos, actividades o tareas significativas deben ser verificadas antes y despus de realizarse, as como tambin deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisin posterior. Artculo 8 del D.S. N 043-2004-PCM Aprueban Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Cuadro de Asignacin de Personal CAP- de las Entidades de la Administracin Pblica que precepta: El CAP es un documento de gestin institucional que contiene los cargos clasificados de la Entidad en base a la estructura orgnica vigente prevista en su R.O.F. Lo anterior significa que primero se debi aprobar el Reglamento de Organizacin y Funciones y luego el Cuadro para la Asignacin de Personal, pero se hizo lo contrario. Directiva para la Formulacin del Presupuesto Analtico de Personal (PAP) N 001-82-INAP/DNP, aprobada por la Resolucin Jefatural N 019-82INAP/DIGESNAP, la cual establece que el Presupuesto Analtico de Personal es el documento en el cual se considera el presupuesto para los servicios especficos de personal permanente y del eventual, teniendo en cuenta los CAP y lo dispuesto por las normas de austeridad en vigencia. En el presente caso, se aprob el CAP previamente al PAP.

NUMERO 05. OMISION EN APROBAR DIRECTIVAS ACERCA CONTRATACIONES HONORARIOS EN LA MODALIDAD DE SERVICIOS NO PERSONALES. Y

En el desarrollo de nuestro examen hemos evidenciado que en el periodo fiscal del 2007, la Municipalidad Provincial de Satipo, realiz la contratacin de una cantidad considerable de personal para diversos rganos de la entidad en la modalidad de locacin de servicios o servicios no personales (SNP), a quienes se les asignaron tareas funcionales y fijaron variados importes de retribuciones mensuales, los mismos que no estn sustentados en una Directiva de Polticas de MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO N 001-2010-OCI/MDSR

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Contratacin y Rgimen de Fijacin de los Niveles de Honorarios por Servicios no Personales debidamente analizado y justificado en cuanto a procesos de racionalizacin y alcances presupuestarios, sobre cuya base debieron realizarse los contratos correspondientes de manera uniforme y normalizada, lo cual fue confirmado por el actual Sub Gerente de Recursos Humanos mediante Informe N 242-2008-SGRH/MPS. En tales condiciones existe el riesgo que los recursos de la entidad no fueron aplicados eficiente y eficazmente, en la prestacin de servicios a la poblacin usuaria y el funcionamiento interno de la Institucin. En lo pertinente se desatendi adoptar el numeral 1.5 Administracin de Recursos Humanos de la Norma General para el Componente Ambiente de Control, aprobado por la Resolucin de Contralora N 320-2006-CG Normas de Control Interno, que hace hincapi en que: Es necesario que el titular o funcionario designado establezca polticas y procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificacin y administracin de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio a la comunidad.

F) ASPECTOS DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA

NUMERO 06 TRATAMIENTO PROCESAL CON DISTORSION DE PERSONAL GANADOR DE CONCURSO PODRA GENERAR FUTURAS ACCIONES LEGALES EN CONTRA DE LA ENTIDAD. En el periodo fiscal 2007 la Municipalidad Provincial de Satipo, convoc a concurso pblico mritos la ocupacin de diversas plazas incluidas en el Cuadro para la Asignacin de Personal, cuyos titulares cesaron anteriormente o no fueron ocupadas, declarndose en la Resolucin de Alcalda N 438-2007-A/MPS, que la seleccin de tal personal se sujet a la modalidad de servicios personales a plazo fijo, en concordancia con los Artculos 28 y 32 del D.S. N 005-90-PCM. Sin embargo, conforme al literal i) del Artculo 4 de la Ley 28927 Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2007, proceda el ingreso de personal y nombramiento en caso de reemplazo por cese del personal o para suplencia temporal, siempre y cuando se cuente con plaza presupuestada e ingresen necesariamente por concurso pblico. Por su parte el Artculo 38 del D.S. N 005-90-PCM, dispone que las entidades de la Administracin Pblica slo podrn contratar personal para realizar funciones de carcter temporal (plazo fijo) para el desempeo de: a) Trabajos para obra o actividad determinada; b) Labores en proyectos de inversin y proyectos especiales, cualquiera sea su duracin; o c) Labores de reemplazo de personal permanente impedido de prestar servicios, siempre y cuando sea de duracin determinada. En los hechos y bajo principios de primaca de la realidad, los ganadores del mencionado concurso pblico ocuparon las plazas para trabajos permanentes, establecidos en el CAP y PAP en la modalidad de reemplazo por cese, al no estipularse expresamente en sus contratos que cumplan obligaciones de MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO N 001-2010-OCI/MDSR

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suplencia temporal en ningn caso, suscribindolos en trminos de plazo fijo del 01.JUN.2007 al 30.DIC.2007, retirndose en su mayora a la conclusin de este perodo. Tal situacin distorsionada en los hechos potencialmente podra originar el riesgo de posteriores acciones administrativas o legales de reposicin, dado que no se les impuso un tratamiento jurdico y procesal adecuado, y tampoco se adoptaron precauciones ante la disposicin fundamentalmente presupuestaria. No se aplic y concord de manera apropiada la vigencia de las siguientes disposiciones legales: Artculo 4 de la Ley N 28927 Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2007, que dispuso: En Acciones de personal Queda prohibido el ingreso de personal por servicios personales y el nombramiento, salvo en los casos siguientes: i) El reemplazo por cese del personal o para suplencia temporal de los servidores del sector pblico, siempre y cuando se cuente con la plaza presupuestada. En este caso, el ingreso a la administracin pblica se efecta necesariamente por concurso pblico de mritos. En caso de suplencia de personal, una vez finalizada la labor para la cual fue contratada la persona, los contratos respectivos quedan resueltos automticamente Artculo 38 del D.S. N 005-90-PCM Reglamento de la Carrera Administrativa, la cual fijo el mandato siguiente: Las entidades de la Administracin Pblica slo podrn contratar personal para realizar funciones de carcter temporal o accidental. Dicha contratacin se efectuar para el desempeo de: a) Trabajos para obra o actividad determinada; b) Labores en proyectos de inversin y proyectos especiales, cualquiera sea su duracin; o c) Labores de reemplazo de personal permanente impedido de prestar servicios, siempre y cuando sea de duracin determinada. Esta forma de contratacin no requiere necesariamente de concurso y la relacin contractual concluye al trmino del mismo. Los servicios prestados en esta condicin no generan derecho de ninguna clase para efectos de la Carrera Administrativa. NUMERO 07. DOCUMENTACION DE CONTRATACIONES PERSONALSE HALLA INCOMPLETA. POR SERVICIOS NO

Se ha verificado selectivamente que la Sub Gerencia de Logstica para el ejercicio fiscal 2007, no mantuvo archivados adecuadamente la totalidad de los contratos por Servicios no Personales para fines de su comprobacin por parte de Auditoria u otras instancias de fiscalizacin. REFERENCIAS: N de Contrato 178 179 194 216 NOMBRES Y APELLIDOS DEL CONTRATADO Sadith Guiselle Pizarro Poves Willinthon Rivera Anda No determinado Ral Alfredo Alarcn Poma Etc. Perodo abr-07 abr-07 abr-07

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Esta situacin revela inadecuadas prcticas de documentacin respecto a instrumentos de sustentacin de los egresos presupuestarios por parte del rgano responsable de las contrataciones de servicios, los que requieren hallarse completos de manera regular dentro de la Institucin, adems impide el desarrollo de acciones de verificacin. Los responsables inobservaron el numeral 3.8 Documentacin de procesos, actividades y tareas de las Normas Bsicas para las Actividades de Control Gerencial, aprobado por la Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, que estipula: Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estndares establecidos, facilitar la correcta revisin de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos y servicios generados. La documentacin correspondiente a los procesos, actividades y tareas deben estar disponibles para facilitar la revisin de los mismos. NUMERO 08 PAGOS DE HONORARIOS CON RECIBOS QUE NO CONTIENEN LOS DATOS REQUERIDOS POR LAS DISPOSICIONES LEGALES. De la revisin selectiva de la documentacin sustentatoria de los gastos de retribuciones al personal contratado por Servicios no Personales (SNP), hemos verificado que los Recibos por Honorarios utilizados para la justificar los pagos realizados por la Sub Gerencia de Tesorera, incumplieron el requisito de informacin no necesariamente impresa de fecha de emisin y consignar los importes netos percibidos en letras (literalmente), conforme a las prcticas habituales de estas operaciones, no hallndose en tal situacin en aptitud plena de sustentar idneamente los pagos realizados.

REFERENCIAS:
C/P N 536 540 675 2030 2353 2544 3568 4225 FECHA 28.03.07 28.03.07 04.04.07 09.07.07 06.08.07 20.08.07 31.10.07 14.12.07 PROVEEDOR DE SERVICIOS SOTELO RAVICHAGUA GILBERTO PASCUAL PAYTN JHON RODDY PASCUAL PAYTN JHON RODDY SOTELO RAVICHAGUA GILBERTO PASCUAL PAYTN JHON RODDY FRANCO VARGAS ROBERTO PASCUAL PAYTN JHON RODDY FRANCO VARGAS ROBERTO ORDEN DE SERVICIOS 132 128 215 660 802 893 1370 1667 RECIBO POR HONORARIOS N 001-00405 001-000002 001-000003 001-000410 001-000006 001-000001 001-000009 001-000005 Importe neto sin mencin literal y discordancia en la suma neta Sin fecha de emisin y no describi el monto neto en letras Idem caso anterior Monto neto no descrito literalmente Sin fecha de emisin y no describi el monto neto en letras Sin monto neto en letras Sin fecha de emisin y no describi el monto neto en letras Sin fecha correcta y no describi el monto neto en letras OMISIONES

Se omiti el cumplimiento del Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la Resolucin de Superintendencia N 007-99/SUNAT, que en su Artculo 8

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en relacin a los Requisitos de Informacin no impresa de los Recibos por Honorarios establece: 2.9. Descripcin o tipo de servicio prestado. 2.10. Monto de los honorarios. 2.11. Monto discriminado del tributo que grave la operacin, indicando la tasa de retencin correspondiente, en su caso. 2.12. Importe neto recibido por el servicio prestado, expresado numrica y literalmente. 2.13. Fecha de emisin. NUMERO 09. AUTORIZACIN DE PAGOS DE HONORARIOS POR SERVICIOS NO PERSONALES QUE NO REUNEN LAS FORMALIDADES DE PAGO ADJUNTAS. De la verificacin selectiva de los comprobantes de pago por la prestacin de servicios no personales en el ejercicio 2007, hemos comprobado que el personal contratado no acompa al momento de percibir sus honorarios, principalmente copias actualizadas y vigentes de sus inscripciones en el Registro Nacional de Proveedores captulo de servicios, y en otros casos los recibos no consignan las retenciones del 10% por rentas de cuarta categora, o copias demostrativas de los formatos de suspensin de retenciones tramitada y aprobada por la SUNAT, lo que igualmente evidencia la falta de idoneidad de los desembolsos presupuestales realizados por rea de Tesorera, con autorizacin de Contabilidad, Gerencia de Administracin y Finanzas y Logstica.
FORMALIDADES C/P FECHA
273 1151 1162 1164 1191 1196 1304 1305 1567 1955 1965 1995 2007 1567 4116 4491 4435 522 2544 4225 4224 2353 05/03/2007 11/05/2007 11/05/2007 11/05/2007 15/05/2007 16/05/2007 16/05/2007 22/05/2007 08/05/2007 04/07/2007 05/07/2007 06/07/2007 09/07/2007 08/05/2007 06/12/2007 27/12/2007 05/12/2007 27/03/2007 20/08/2007 14/12/2007 14/12/2007 06/08/2007 ARROYO SOBREVILLA, YELIZABET ROLANDO QUISPE LLANCO JHON RODDY PAITAN PASCUAL ENMA CLOTILDE BENAVIDES VICENTE MAMANI CONDORI MARGARITA ALVARADO RAFAEL IVAN OSCAR GARCIA EUFRACIO RENE F. PEA AYUQUE RAUL ROBERTO QUISPE QUISPE ANIBAL VARGAS ORTECHO JHONATHAN FERRINI NIETO SADIH ROCIO ITALO ANDERSON MENDEZ SERGIO REVOLO ROJAS QUISPE QUISPE ANIBAL SOTELO RAVICHAGUA GILBERTO RODRIGUEZ SALVATI, HUGO CESAR RODRIGUEZ SALVATI, HUGO CESAR CELIA MAYRA, GUARDA ALVISO FRANCO VARGAS, ROBERTO FRANCO VARGAS, ROBERTO COTERA HINOSTROZA G PAITAN PASCUAL JHON RODDY

PROVEEDOR NO REQUISITOS ACOMPAO 1, 2, 3, Y 4

A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A-B A-B. SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE SI REUNE

MONTO PAGADO

500 1200 120 600 550 587 800 1200 650 700 700 700 300 650 2800 1300 1300 350 1000 2000 2000 2520

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3645 3175 06/11/2007 02/10/2007 RODRIGUEZ SALVATI, HUGO CESAR RODRIGUEZ SALVATI, HUGO CESAR A A SI REUNE SI REUNE 1300 1300

2030 09/07/2007 SOTELO RAVICHAGUA GILBERTO A SI REUNE 2800 A = COPIA DE INSCRIPCIN EN EL REGISTRO NACIONAL DE PROVEEDORES (RNP) DE CONSUCODE. B = Sin retencin del 10% del Impuesto a la Renta-Cuarta Categora, ni demostracin de constancia de suspensin de tales retenciones. 1, 2, 3, Y 4 = Orden de Servicio, Conformidad del Trabajo, Orden de Pedido y Contrato .

Tratndose de la omisin en efectuar las retenciones al momento de los pagos, ello adems constituye infraccin tributaria penada con doble multa, segn lo prescribe el Cdigo Tributario vigente en el 2007. Estos desembolsos eludieron cumplir con las siguientes normas: Numeral 3.8 Documentacin de procesos, actividades y tareas de las Normas Bsicas para las Actividades de Control Gerencial, aprobado por la Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, el cual dispone: Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estndares establecidos, facilitar la correcta revisin de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos y servicios generados. Artculo 8 del D.S. N 083-2004-PCM, T.U.O de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que dispuso crearse el Registro Nacional de Proveedores, puntualizando en que para ser postor de cualquier abastecimiento al Estado, se requiere estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores (RNP) y no estar sancionado e impedido para contratar con el Estado. Para el caso de los proveedores de bienes y servicios, ejecutores y consultores de obras debern presentar en sus propuestas y dems actos copia simple del Certificado de Inscripcin ante el RNP; adicionalmente y en todos los casos, los postores presentarn una declaracin jurada de no tener sancin vigente segn el RNP, la misma que, en caso de ser favorecido con la Buena Pro, debern reemplazar por una constancia emitida por aquel, salvo en los procesos de adjudicacin de menor cuanta en los cuales la verificacin ser efectuada directamente por la Entidad. NUMERO 10 LIBRO DE RETENCIONES DEL IMPUESTO A LA RENTA CUARTA-QUINTA CATEGORA UTILIZADO PARA COMPROMETER RETRIBUCIONES POR SERVICIOS NO PERSONALES CARENTE DE FORMALIDADES LEGALES. De la revisin y verificacin del Libro de Retenciones del Impuesto a la Renta de Cuarta-Quinta Categora (incisos e y f del Artculo 34 del T.U.O. de la Ley del Impuesto a la Renta aprobado por el D.S. N 179-2004-EF y sus modificatorias), hemos establecido que dicho registro contable y tributario utilizado como fuente para realizar los compromisos presupuestarios de las retribuciones por Servicios no Personales en el ejercicio 2007, no reuni los requisitos formales y legales establecidos por las normas en vigencia. Las omisiones sustanciales consistieron en las siguientes: 1. No fue legalizado conforme a las disposiciones legales y tributarias en la materia. 2. No se halla foliado en un orden secuencial.

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3. No fue empastado en concordancia a lo exigido por las normas tributarias y de la Contadura Pblica de la Nacin. 4. La denominacin del registro como Libro de Retenciones de Impuesto a la Renta de Cuarta-Categora (Inciso e) Artculo 34 del D.S. N 054-99-EF y el inciso j) del Artculo 21 del D.S. N 122-94-EF, no es la correcta, por cuanto precisamente sta ltima disposicin dispone la sola denominacin de Libro de Retenciones incisos e) y f) del Artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta. 5. El registro no se sujet a los requerimientos previstos en el numeral 4. del Artculo 13 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, en cuanto a datos necesarios y el formato prefijado normativamente. En tales condiciones los compromisos y pagos de honorarios efectuados sobre la base del mencionado registro, no guardan los requerimientos formales y legales establecidos para este propsito. Se evit llevar a efecto la aplicacin de las siguientes disposiciones legales: Inciso j) del D.S. N 122-94-EF Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, que estipul: Las retribuciones pagadas con motivo del trabajo prestado en forma independiente a que se refieren los incisos e) y f) del Artculo 34 de la Ley, y sus correspondientes retenciones, sern consignadas en un libro denominado Libro de Retenciones incisos e) y f) del Artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta, el que servir para sustentar tales gastos. En tal sentido, los perceptores de las mencionadas retribuciones no debern otorgar comprobantes de pago por dichas rentas. La SUNAT podr establecer otros requisitos que deber contener el mencionado libro." Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, que dispone especficamente: b. Artculo 2, 2.1: Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios sern legalizados por los notarios o, a falta de stos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias. Los notarios o jueces a que se refiere el prrafo anterior colocarn una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente informacin: a. Nmero de legalizacin asignado por el notario o juez, segn sea el caso; b. Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del deudor tributario, segn sea el caso; c. Nmero de RUC; d. Denominacin del libro o registro; e. Fecha de la incautacin del libro o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso; f. Nmero de folios de que consta; g. Fecha y lugar en que se otorga; y, h. Sello y firma del notario o juez, segn sea el caso. 2.2 El notario o juez, segn sea el caso, sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que debern estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

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2.3 Tanto los notarios como los jueces llevarn un registro cronolgico de las legalizaciones que otorguen. En dicho registro indicarn el nmero de la legalizacin, los Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del deudor tributario, el nmero de RUC, la denominacin del libro o registro que se ha legalizado, la fecha de la incautacin del libro o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que orden la diligencia de ser el caso, el nmero de folios de que consta y la fecha en que se otorga la legalizacin. 2.4 En ningn caso el nmero de legalizacin, folios o de registros podr contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras. - Artculo 3.- OPORTUNIDAD DE LA LEGALIZACIN Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios debern ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. - Artculo 5.- DEL EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS 5.1 Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas debern empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. La obligacin sealada en el prrafo anterior no ser de aplicacin cuando el nmero de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podr comprender dos (2) o ms ejercicios gravables. 5.2 Para efecto de lo dispuesto en el primer prrafo del numeral precedente, el empaste deber efectuarse, como mximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros. Para efecto de lo dispuesto en el segundo prrafo del numeral precedente, el empaste deber efectuarse, como mximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aqul en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas. c.Artculo 13, Numeral 4.1 Libro de Retenciones incisos e) y f) del artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta: Se deber incluir mensualmente la siguiente informacin: a) Fecha de retencin, cuando esta coincida con la fecha de pago de la retribucin o, en su defecto fecha de pago de la retribucin. b) Informacin de la persona que prest el servicio, de acuerdo a lo siguiente: (i) Tipo de documento de identidad (segn tabla 2). (ii) Nmero del documento de identidad, de ser el caso. (iii) Apellidos y Nombres. c) Informacin de la retribucin, de acuerdo a lo siguiente: (i) Monto bruto de la retribucin. (ii) Monto de las retenciones efectuadas. (iii) Monto neto de la retribucin. d) totales. Numeral 4.2: A tal efecto, se deber emplear el formato 4.1: "Libro de retenciones incisos e) y f) del artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta".

G) ASPECTOS DE PRESUPUESTARIA

INFORMACION

FORMALIZACION

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NUMERO 11 AUSENCIA DE UNIFORMIDAD EN APROBACIN DE MODIFICACIONES DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL Conforme al Anexo N 03/GL Resumen de Modificaciones Presupuestarias Ao Fiscal 2007, que forma parte de la Evaluacin Anual del Presupuesto Institucional del periodo en mencin, las modificaciones presupuestarias fueron formalizadas a travs diecisiete (17) Resoluciones de Alcalda y sesenta y seis (66) Acuerdos de Concejo, los cuales comprendieron indistintamente incorporaciones de mayores fondos pblicos en el Nivel Institucional (crditos suplementarios), y Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Funcional Programtico, sin embargo, si se ha buscado imponer la jerarqua del inciso 16) del Artculo 9 de la Ley Orgnica de Municipalidades N 27972, no se mantuvo uniformidad y consistencia en la aprobacin de tales actos administrativos relacionados al manejo presupuestal de la entidad. La Directiva para la Ejecucin Presupuestaria y Anexos por nivel de Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local para el 2007, aprobada por Resolucin Directoral N 003-2007-EF/76.01, dispuso que dichas modificaciones debieron ser aprobadas especficamente por Resoluciones de Alcalda en ambos casos, fijando incluso la norma el Modelo N 03/GL cuando se trate de modificaciones en el nivel funcional programtico. No se ha establecido una prctica administrativa homognea frente a la Directiva para la Ejecucin Presupuestaria y Anexos por nivel de Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local para el 2007, aprobada por Resolucin Directoral N 003-2007-EF/76.01, que en calidad de norma especfica implement los siguientes mandatos: Artculo 10, numeral 10.3: La aprobacin de la incorporacin de mayores fondos pblicos (crditos suplementarios y saldos de balance), se efecta por Resolucin de Alcalda, debiendo expresar en su parte considerativa el sustento legal y las motivaciones que las originan. Artculo 11, numeral 11.1: Son Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Funcional Programtico, las Habilitaciones y Anulaciones que varen los crditos presupuestarios aprobados en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) o el Presupuesto Institucional Modificado (PIM), segn sea el caso, debiendo formalizarse mensualmente dentro de los diez (10) das siguientes de vencido el respectivo mes, mediante Resolucin del Titular del Pliego, a nivel de Pliego, Funcin, Programa, Subprograma, Actividad, Proyecto, Fuente de Financiamiento, Categora del Gastos y Grupo Genrico del Gasto. Las Resoluciones (de Alcalda) que se emitan, se elaboran de acuerdo al modelo N 03/GL Formalizacin de Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Funcional Programtico que se adjuntan al presente como Anexo (Subrayado y aadidos entre parntesis es nuestro). NUMERO 12. INFORMACION PRESUPUESTARIA Y CONTABLE PRESENTADA FUERA DE PLAZO

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Se ha verificado que la Informacin Financiera y Presupuestaria de la Municipalidad Provincial de Satipo correspondiente a tres (03) Trimestres del perodo fiscal 2007, fue presentada a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, fuera de los plazos establecidos por las normas pertinentes, conforme pasamos a demostrar:
Periodo 2007 I Trimestre II Trimestre III Trimestre N de Oficio de Remisin 786-2007-A/MPS 787-2007-A/MPS 931-2007-A/MPS Fecha de Presentacin 13.AGO.2007 13.AGO.2007 08.NOV.2007 Plazo de Presentacin 07.JUN.2007 30.JUL.2007 30.OCT.2007 Norma Vigente R.C.184-2005-EF/93.01 Dir. N 004-2007-EF/93.01 Dir. N 004-2007-EF/93.01 Das de Retraso 66 das 14 das 09 das

Lo expuesto denota demora y retraso en el procesamiento, formulacin y presentacin de la informacin, la cual obvi elevarse de conformidad con la normativa correspondiente. Los responsables no consideraron el cumplimiento de las siguientes disposiciones: Literal 4.2 Informacin y Responsabilidad de las Normas Bsicas para la Informacin y Comunicacin aprobada por la Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, que determina: La informacin debe permitir a los funcionarios y servidores pblicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados en su informacin y comunicados en tiempo y forma oportuna. Resolucin de Contadura N 184-2005-EF/93.01, que en su Artculo 2 precepta que el plazo para la presentacin de la informacin financiera y presupuestaria vence a los treinta das hbiles de concluido trimestre anterior. Directiva N 004-2007-EF/93.01 Preparacin y Presentacin de Informacin Financiera y Presupuestaria Trimestral y Semestral por entidades usuarias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, que en su numeral 7 establece el plazo de presentacin de la informacin Financiera y Presupuestaria trimestral y semestral, el cual no debe exceder de treinta das calendarios despus de concluido el periodo a que se informa, disposicin que tuvo vigencia a partir de la presentacin de la informacin contable correspondiente al I Semestre del Ejercicio Fiscal 2007.

III.

RECOMENDACIONES

Al Alcalde de la Municipalidad Provincial de Satipo, para que en cumplimiento de sus obligaciones establecidas en el numeral 22) del artculo 20 de la Ley Orgnica de Municipalidades N 27972, y conforme a lo dispuesto por el Artculo 7 de la Ley 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, Artculo 4 de la Ley N 28716 de Control Interno de las Entidades del Estado y el numeral 3. segundo prrafo de la Resolucin de Contralora N 320-2006-CG Normas de Control Interno, disponga y/o ejecute las medidas indicadas a continuacin: N 01 Que, el Titular de la entidad disponga, apruebe, supervise y monitoree la formulacin e implementacin de un Manual de Procedimientos o Directivas, que regirn en el rea de Planeamiento y Presupuesto de la Municipalidad Provincial de MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO N 001-2010-OCI/MDSR

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Satipo, principalmente dirigidos a sistematizar en las condiciones y particularidades de la entidad, el cumplimiento de las normas legales y tareas tcnicas especializadas, fijar los procedimientos de comprobacin, autorizacin, supervisin, y responsabilidades, en todas las fases del proceso presupuestario, adems de definir las caractersticas y periodos en los que se realizarn comparaciones y conciliaciones peridicas entre las informaciones financiera versus la presupuestaria, de la ejecucin de los ingresos y gastos y los saldos peridicos. (Condicin Reportable N 01) N 02. Que, el Titular de la entidad, ordene y verifique que a partir del Periodo Fiscal 2008, las evaluaciones presupuestarias semestral y anual, tengan en consideracin la inmediata y efectiva implementacin del componente evaluacin de riesgos como parte de su administracin y control interno, cuya aplicacin deber ser incorporada en los anlisis, problemtica, y medidas correctivas inherentes a dichas evaluaciones. (Condicin Reportable N 02). N 03. Que, el Alcalde de la Municipalidad Provincial de Satipo, disponga por medio escrito, que para la programacin, formulacin y ejecucin de los gastos cuya fuente constituya el Fondo de Compensacin Municipal (FONCOMUN), en los perodos fiscales posteriores al 2007, se convoquen a Sesiones de Concejo cuya agenda bsica sea adoptar Acuerdos expresos y especficos para fijar la distribucin porcentual de tales recursos, sobre la base de estudios y evaluaciones respaldadas en Informes Tcnicos de los responsables de planeamiento y presupuesto, administracin y finanzas y contabilidad, los cuales deben proponer con suma claridad las necesidades reales de recursos a ser destinados a gastos corrientes y gastos de capital, manteniendo los porcentajes de manera consistente y uniforme en todos los documentos del proceso presupuestario de la entidad . (Condicin Reportable N 03) N 04 Que, el Titular de la entidad, en va aclaracin regularice la aprobacin de los instrumentos de gestin vigentes en el 2007, como son Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), Cuadro para la Asignacin de Personal (CAP) y Presupuesto Analtico de Personal(PAP), estableciendo su ordenamiento secuencial y cronolgico acorde con las disposiciones que rigen para cada caso, teniendo en consideracin la necesaria sujecin a la legalidad y la emisin de las normas municipales que correspondan hacerse uso en cumplimiento de la Ley Orgnica de Municipalidades N 27972. (Condicin Reportable N 04) N 05 Que, el Gerente Municipal de la entidad, coordine con los Sub Gerentes de Logstica, Recursos Humanos y Gerente de Administracin y Finanzas, la preparacin y aprobacin inmediata de una Directiva de Polticas de Contratacin y Rgimen de Fijacin de los Niveles de Honorarios del Personal en Locacin de Servicios (SNP), acorde con una soporte tcnico y administrativo originado en mtodos de racionalizacin, planificacin, administracin de recursos y austeridad presupuestaria, adems de tener presente la actual legislacin vigente en este aspecto. (Condicin Reportable N 05) N 06 Que, el Gerente de Administracin y Finanzas, y los Sub Gerentes de Asesora Jurdica y de Recursos Humanos, realicen todas las coordinaciones necesarias para adoptar las precauciones y medidas estratgicas de previsin y cautela, con la finalidad de evitar o afrontar satisfactoriamente cualquier accin administrativa o MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO N 001-2010-OCI/MDSR

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legal que podra iniciar alguno de los mencionados ganadores de concurso, informando con las reservas del casos de sus avances al Gerente Municipal. (Condicin Reportable N 06) N 07. Que, el Gerente de Administracin y Finanzas de la entidad, recomiende y verifique mediante inspecciones y comprobaciones, que la Sub Gerencia de Logstica y en general todas las dependencias bajo su autoridad, mantengan debidamente ordenada, completa y bajo lineamientos de normas y tcnicas contemporneas de archivo, los documentos y legajos sustentatorios de las operaciones inherentes a sus dependencia, todo bajo responsabilidad. (Condicin Reportable N 07) N 08 Que, el Gerente Municipal de la entidad, disponga que las Gerencias de Administracin y Finanzas, Sub Gerencias de Logstica, Contabilidad y de Tesorera, realicen los controles y comprobaciones que les competen, a efecto de asegurarse que los Recibos por Honorarios por Servicios no Personales y toda documentacin materia de desembolso, guarden los requisitos de informacin necesariamente impresa y no impresa establecidos por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria a travs del Reglamento de Comprobantes de Pago en vigencia, en concordancia con la Directiva de Tesorera vigente (Artculo 8 del la Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15 modificada por la Resolucin Directoral N 017-2007-EF-77.15). (Condicin Reportable N 08) N 09. Que, el Gerente Municipal disponga, que los responsables de las Sub Gerencias te de Tesorera, Logstica y Contabilidad, por cualquier adquisicin de servicios como es el caso de prestadores por SNP, deber demostrar al momento de su contratacin y pago, su inscripcin vigente en el Registro Nacional de Proveedores, en estricto cumplimiento del Artculo 8 del D.S. N 083-2004-PCM, T.U.O de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y dems disposiciones reglamentarias y normativas al respecto. Asimismo de superar los montos de los Recibos por Honorarios la cantidad de S/. 1,500.00, debern exigir bajo responsabilidad las retenciones por Rentas de Cuarta Categora, o la exhibicin de la Constancia de Suspensin de Retenciones en formulario expedido por la SUNAT, todo bajo responsabilidad. (Condicin Reportable N 09) N 10 Que, el Gerente Municipal ordene tratndose de la utilizacin del Libro de Retenciones incisos e) y f) del Artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta, los responsables de los compromisos, pagos, aprobaciones y autorizaciones, cumplan necesariamente con las prescripciones normativas y formalidades dispuestas por la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT con relacin a tal registro, bajo responsabilidad. (Condicin Reportable N 10) N 11 Que, el Titular de la entidad solicite opinin legal al Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica con la finalidad de aclarar y concordar la jerarqua del inciso 16) del Artculo 9 de la Ley Orgnica de Municipalidades N 27972, frente a las Directivas Anuales para la Ejecucin Presupuestaria como la del 2007, emanadas para su cumplimiento obligatorio por el Ministerio de Economa y Finanzas, respecto a la aprobacin y formalizacin de las modificaciones presupuestarias, a efecto de definir motivadamente la norma municipal ms idnea que uniformice tales actos administrativos con relacin a la ejecucin presupuestaria de la entidad. (Condicin Reportable N 11). MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO N 001-2010-OCI/MDSR

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N 12 Que, el Titular de la entidad, ordene que la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Cooperacin Tcnica y la Sub Gerencia de Contabilidad y Finanzas, lleven a cabo coordinaciones, verificaciones, y acciones conjuntas permanentes para la preparacin y presentacin oportuna de la Informacin Financiera y Presupuestaria Trimestral ante los rganos correspondientes, dentro de los plazos establecidos por las normas en vigencia, bajo causal de sancin en caso de omisin; adicionalmente sus rganos gerenciales superiores debern comprobar el cumplimiento estricto de tal mandato conforme a sus competencias adoptando las medidas correctivas que hubiera lugar de persistir los retrasos. (Condicin Reportable N 12) Satipo, 03 de Octubre de 2008

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