Es el profesional universitario experto en contabilidad, auditora, impuestos, sistemas de procedimientos de informacin, contralora y finanzas.

Su preparacin incluye materias como: Contabilidad, Auditora, Control Interno, Costos, Presupuestos, Sistematizacin. Materias complementarias como: Matemticas, Administracin, Economa y Derecho.

En las sociedades existen empresas agropecuarias, industriales, comerciales, bancarias, de servicios, etc. Estas se dedican a satisfacer necesidades humanas. Las actividades de las empresas estn sujetas a un crecimiento acelerado, y como consecuencia de ello a una constante modernizacin, para no caer en obsolescencia y por lo tanto a desaparecer del mercado. Por el crecimiento acelerado de actividades se hace necesario una perfecta organizacin, con el objeto de funcionar eficientemente. En consecuencia, una organizacin no puede funcionar sin sistemas y procedimientos.

La sistematizacin se ocupa de desarrollar sistemas y procedimientos eficientes; entendindose por eficiencia, la MAXIMIZACIN en la utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros. Es decir, con el menor esfuerzo, en el menor tiempo y al menor costo.

El CPA est llamado a jugar un papel importante en el campo de la sistematizacin, su misin no se debe nicamente a problemas contables y financieros de la empresa. Su actividad debe evaluar si se aprovechan los recursos de la empresa para un buen funcionamiento. El CPA est obligado a adentrarse en el conocimiento de los sistemas que funcionan en la empresa, utilizando su ingenio y creatividad para llevar a cabo innovaciones y mejoras.

Debe tener capacidad y entrenamiento necesarios para crear, administrar o evaluar una organizacin. En una Auditora Administrativa deber analizar aspectos de la organizacin como: simplicidad, efectividad y economa de la estructura organizativa. En una Auditora Operacional, su labor consiste en evaluar si los procedimientos son adecuados, econmicos, consistentes, razonables, prcticos, eficientes y con un control adecuado. En sntesis, el CPA puede brindar asesora en materia administrativa en general y en forma especfica en ciertas reas en materia de sistemas y procedimientos. Por lo tanto, deber estar bien preparado para estas actividades o de lo contrario, dejar este campo en manos de otros profesionales.

UNIDAD No. 1

DEFINICIONES

Guatemala, Julio 2010

Ejemplos de objetivos. Un objetivo es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea con la realizacin de una sola operacin, de una actividad concreta, de un procedimiento, de una funcin completa o de todo el funcionamiento de la institucin.
De la Institucin De la funcin Administracin personal Operar con la mxima eficiencia de Tener el personal ms eficiente

Del procedimiento Seleccin de Encontrar al mejor candidato Personal para cada puesto vacante
De la Actividad Examen mdico De la Operacin Tomar el pulso Seleccionar candidatos sanos Seleccionar candidatos deficiencias circulatorias sin

Una poltica es una norma de carcter general que gua la actuacin de los integrantes de la institucin sobre una funcin determinada para alcanzar los objetivos. As, existen polticas comerciales, financieras, de personal, de produccin, etc. Ejemplos de polticas: De personal: Proporcionar adiestramiento intensivo a todos los empleados, en el trabajo que han de desempear. Comercial: Proporcionar a los consumidores una combinacin de precios, calidad, variedad y servicio, en forma eficiente y amable.

Un procedimiento o proceso, es la sucesin cronolgica o secuencia de operaciones concatenadas, y su mtodo de ejecucin, que realizadas por una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una funcin o un aspecto de ella. Un procedimiento es una rutina de trabajo. Se puede hablar de un procedimiento de manejo de correspondencia, compra de equipo, seleccin de personal, etc. Qu: Planeacin; Quin: Direccin, Cmo: Procedimiento. Organizacin, Cundo:

En un sentido genrico, actividad es un conjunto de actos, as se habla de actividad administrativa en general, como el conjunto de actos administrativos que realiza una institucin o parte de ella. En un sentido ms restringido, actividad es un sinnimo de labor. Cuando un procedimiento puede subdividirse en varios grupos de operaciones afines y sucesivas, ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, cada uno de estos grupos de operaciones constituyen una actividad o labor. Dentro del procedimiento de manejo de correspondencia se realizan las actividades o labores de engrapado, foliado, sellado, envase, franqueo y despacho.

Una operacin es cada una de las acciones, fsicas o mentales, pasos o etapas que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada. La operacin es la divisin mnima del trabajo administrativo. Hasta que grado de detalle debe llegarse en la descripcin y anlisis de una operacin que depende del formato y del objeto del diagrama as como del destino del manual de que se trata. La actividad engrapado comprende las siguientes operaciones: 1. Tomar una engrapadora. 2. Juntar las hojas de que se compone una carta. 3. Colocarla dentro de la engrapadora en la posicin en que deben quedar unidas. 4. Presionar la engrapadora.

Un mtodo es la manera de efectuar una operacin o una secuencia de operaciones. As, por ejemplo, podr hacer un mtodo manual, mecnico o electrnico para el registro de operaciones contables; un mtodo mecanogrfico o fotogrfico para sacar copias, etc.

Un sistema es un conjunto ordenado de procedimientos operacionales y mtodos relacionados entre s, que contribuyen a realizar una funcin. Existe un sistema contable, sistema financiero, sistema de archivo, etc.

Una funcin es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la institucin, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad administrativa. En instituciones pequeas, puede encomendarse a un rgano el cumplimiento de dos o ms funciones, que no sean incompatibles.

La operacin, la actividad y la funcin se refieren a lo que se hace y a quin lo hace. El mtodo, el procedimiento y el sistema, se refieren, adems, a cmo se hace y en qu orden o con qu secuencia se hace. Una descripcin de labores o actividades es una relacin de lo que hace una persona o una unidad administrativa, sin que contenga necesariamente la secuencia ni el mtodo conforme a los cuales deban ser ejecutados. Un procedimiento es una relacin de operaciones, agrupadas en actividades, que indican siempre una secuencia u orden en que deben ejecutarse y muchas veces la manera de hacerlo.

La operacin siempre es realizada por una persona. La actividad o labor se refiere, segn el caso, a unidades administrativas de varios miembros o a personas. La funcin siempre se asigna a un rgano, para que las actividades que la componen sean ejecutadas por las personas que integran el rgano, en forma de labores individuales, aplicando el principio de divisin del trabajo. Un objeto es una meta; una funcin es un conjunto de actividades que se realizan de acuerdo con un sistema o conjunto de procedimientos.

Un mismo puesto puede ser desempeado por varias

personas, a la vez, que realicen las mismas operaciones, con las mismas responsabilidades en las mismas condiciones de trabajo, a cada una de estas unidades administrativas personales se les llama plaza. Podra decirse que plaza es el conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo, asignadas de manera permanente a un empleado en particular, en determinada adscripcin. El nmero de empleado que desempean el puesto, es el nmero de plazas que tiene.